Voorbeeld Praktijkopdracht Bibliotheekmedewerker niveau 4 Betreft: Dagelijkse werkzaamheden coördineren
Kwalificatiedossier Kwalificatie Kerntaak 1 Werkproces 1.4
Medewerker informatiedienstverlening 2011-2012 Bibliotheekmedewerker Bemiddelt tussen klant en informatie Coördineert dagelijkse werkzaamheden
Opdracht 1:
Rapportage informatiebemiddeling Maak een rapport over de organisatorische voorwaarden voor de informatiebemiddeling in jouw organisatie: bekijk hierbij de aspecten beschikbare tijd, menskracht, hulpmiddelen en omgeving. Betrek je collega’s en de klanten hierbij door hen te interviewen. Achterhaal zaken die anders zouden kunnen. Vraag goed door als je knelpunten of behoeften signaleert. Maak het rapport aan de hand van een beschrijving van de huidige situatie en een beschrijving van de gewenste situatie. Maak gebruik van de ervaringen van de collega’s en klanten en formuleer eventuele suggesties voor verbetering. Bespreek je rapport met je praktijkopleider. Plan een werkoverleg en bereid dit goed voor. Presenteer je bevindingen aan je collega’s.
Opdracht 2:
Inventarisatie werkzaamheden Inventariseer de werkzaamheden van je afdeling. Stel vragen aan je collega’s over wat zij doen. Maak een overzicht van de werkzaamheden. Bekijk de inventarisatie van werkzaamheden van de afdeling en de verdeling van de werkzaamheden over de verschillende medewerkers. Ga na of de verschillende werkprocessen logisch op elkaar aansluiten en in hoeverre medewerkers werkzaamheden van elkaar kunnen overnemen. Bespreek je verslaglegging met je praktijkopleider.
Opdracht 3:
Planning van werkzaamheden Spreek met je leidinggevende of praktijkopleider af voor welke taken jij verantwoordelijk bent en spreek een termijn af. Bespreek de volgende punten: Welke werkzaamheden moeten plaats vinden. Voor welke taken jij verantwoordelijk bent en wat jouw rol en van anderen hierbij is. Hoeveel tijd jij voor jouw taak/taken hebt en of er een ‘deadline’ is. Wie jij moet aanspreken als taken niet goed gaan of niet afkomen. Wie verantwoordelijk is als taken niet goed gaan of niet afkomen. Welke omstandigheden zich kunnen voordoen en welke oplossingen er kunnen zijn. Zet op papier wat je precies moet doen. Communiceer de afspraken naar de betrokkenen. Organiseer en plan gedurende enkele dagen de afspraken die horen bij de taken waar je verantwoordelijk voor bent. Maak een verslag waarin staat hoe het gegaan is: Wat jouw bijdrage was. Hoe je ervaring was: wat ging goed, wat ging niet goed, wat vond je collega van jouw manier van werken? Waar je de volgende keer aandacht aan kunt besteden. Bespreek je verslag met je praktijkopleider. Geef in je gesprek aan welke suggesties jij hebt voor verbeterpunten voor werkzaamheden. PW 2011
Werkproces 1.4 Coördineert dagelijkse werkzaamheden
2
Opdracht 4:
Voeren teamoverleg Een belangrijk onderdeel van je werk is het afstemmen van je werkzaamheden en uitwisselen van informatie met je collega’s. Vaak gebeurt dit tijdens een werkoverleg. Plan en organiseer (samen met degene die normaal gesproken het werkoverleg organiseert) een werkoverleg. Stel een agenda op en verstuur deze naar de genodigden. Zit de vergadering voor.
Opdracht 5:
Zorg dragen voor kwaliteit In deze praktijkopdracht ga je onderzoek doen naar de kwaliteitszorg in jouw bibliotheek. Zoek uit hoe in jouw organisatie omgegaan wordt met kwaliteitszorg. Zoek uit of er procedures, richtlijnen of protocollen bestaan. Geef aan wat die richtlijnen voor jouw dagelijkse werk betekenen. Geef in een kort verslag weer hoe de kwaliteitszorg zoals die binnen jouw organisatie bestaat van invloed is op je werk. Voer vervolgens een onderzoek uit onder klanten naar hun tevredenheid met de producten en de dienstverlening. Stel enkele vragen op. Leg deze voor aan je praktijkopleider. Interview mondeling of telefonisch enkele klanten en/of collega’s. Vat de resultaten van het onderzoek samen en doe aanbevelingen. Leg deze voor aan je praktijkopleider.
Opdracht 6:
Coördinatie werkzaamheden In deze praktijkopdracht ga je gedurende enkele dagen de dagelijkse werkzaamheden coördineren. Maak vooraf afspraken met je praktijkopleider over wat je gaat doen. Maak aan anderen bekend wat zij moeten doen en wat er precies van hen wordt verwacht. Houd je op de hoogte van de werkzaamheden en gemaakte afspraken door tussentijds korte overlegmomenten in te plannen. Rapporteer tussentijds en achteraf over de werkzaamheden aan je praktijkopleider.
PW 2011
Werkproces 1.4 Coördineert dagelijkse werkzaamheden
3
Ondersteuning bij de opdrachten
Stappenplan Deze stappenplannen kun je raadplegen bij het voorbereiden en uitvoeren van de opdrachten van deze praktijkopdracht. Coördinatie van werkzaamheden Stap 1
Verdeel de werkzaamheden over de verschillende medewerkers en zorg daarbij voor afstemming.
Stap 2
Instrueer nieuwe medewerkers, invalkrachten, stagiaires etc. over wat er van hen wordt verwacht en wat hun werkzaamheden zijn.
Stap 3
Zie toe op een adequate personeelsbezetting en neem zo nodig maatregelen om tekorten op te vangen.
Stap 4
Bewaak de voortgang van de werkzaamheden en van de dienstverlening.
Stap 5
Onderneem actie als de voortgang van de werkzaamheden of de dienstverlening gevaar lopen.
Stap 5
Stem de interne communicatie af.
Organiseren van een (werk)overleg
PW 2011
Stap 1
Stel de datum en het tijdstip van het overleg vast (voor zover niet met een vast vergaderschema wordt gewerkt). Houd rekening met de vaste werkroosters van de verschillende medewerkers die bij het werkoverleg betrokken zijn.
Stap 2
Stel de agenda op: Bepaal voor ieder agendapunt wat van jou tijdens het overleg verwacht wordt. Bepaal voor ieder agendapunt hoeveel tijd beschikbaar is en wat het doel van het agendapunt is: het komen tot een oplossing, een standpunt van de vergadering, besluitvorming etc.
Stap 3
Stel vast of t.b.v. de agendapunten schriftelijke informatie toegevoegd moet worden aan de agenda en voeg deze zo nodig toe.
Stap 4
Informeer de deelnemers aan het werkoverleg over het tijdstip en de agenda van het overleg.
Stap 5
Bereid het overleg voor. Draag zorg voor verslaglegging van het werkoverleg. Spreek af wie het verslag maakt en in welke vorm het verslag gemaakt zal worden (met/zonder actiepuntenlijst, besluitenlijst etc.).
Werkproces 1.4 Coördineert dagelijkse werkzaamheden
4
Stap 6
Bereid alle agendapunten inhoudelijk voor of controleer of degene die verantwoordelijk is voor een agendapunt voldoende voorbereid is.
Stap 7
Leid het overleg.
Stap 8
Meld relevante punten uit het overleg aan de leidinggevende(n).
Stap 9
Controleer het verslag en corrigeer zo nodig onjuistheden. Laat het verslag verspreiden.
Voorzitten van een overleg Stap 1
Zorg dat je op tijd bent, dat je alle benodigde spullen bij je hebt en dat je goed bent voorbereid.
Stap 2
Neem de agenda door met alle aanwezigen en controleer of er nog iets aan de agenda gewijzigd moet worden.
Stap 3
Bewaak de tijd.
Stap 4
Vat aan het eind van een agendapunt dat wat gezegd is samen. Benoem eventueel gemaakte afspraken.
Stap 5
Rond het overleg op de afgesproken tijd af.
Stap 6
Spreek een nieuwe datum voor een volgend overleg af.
Zorgdragen voor kwaliteit
PW 2011
Stap 1
Stel je op de hoogte van de procedures, richtlijnen, normen, protocollen, wet- en regelgeving van de organisatie waar je werkt.
Stap 2
Bespreek met de praktijkopleider hoe je bepaalde procedures moet toepassen.
Stap 3
Doe zo nodig verbetervoorstellen voor de kwaliteit van het werk.
Werkproces 1.4 Coördineert dagelijkse werkzaamheden
5
