Voorbeeld Praktijkopdracht Secretaresse niveau 3 Betreft: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
Kwalificatiedossier Kwalificatie Kerntaak 1 Werkproces 1.1
Secretariële beroepen 2011-2012 Secretaresse Voert taken rondom informatiemanagement uit Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
Opdracht 1:
Fysieke informatie verwerken, behandelen en bewaken Verwerk aan de hand van de eventuele aanwezige instructies de post in overleg met je praktijkopleider op vertrouwelijke, zakelijke en overige post. Bekijk samen met je praktijkopleider wat vertrouwelijke post is en wat zakelijke post is. Geef verdachte poststukken direct aan je praktijkopleider. Maak de post open en controleer of er niets in de enveloppen is achtergebleven en of alle in de brief genoemde bijlagen aanwezig zijn. Check, voordat je een envelop weggooit, of de gegevens van de afzender in de brief zijn vermeld. Voorzie de post van een (op datum gecontroleerde) stempel en vul de nodige informatie in. Bepaal of er poststukken gekopieerd of gescand moeten worden en voer deze handelingen uit. Afhankelijk van de afspraken vernietig je het origineel of archiveer je het stuk. Sorteer de post op basis van belangrijkheid en urgentie voordat je die aan je praktijkopleider voorlegt. Ga na of er gebruik wordt gemaakt van een postregistratiesysteem. Zo ja, vraag de praktijkopleider of een collega om uit te leggen hoe je moet omgaan met het postregistratiesysteem. Registreer de ingekomen post met behulp van het postregistratiesysteem. Distribueer de post zoals gebruikelijk is binnen de organisatie waar je werkzaam bent. Stuur belangrijke informatie tijdig door naar de betreffende medewerker. Behalve fysieke post ontvangt de organisatie ook goederen van leveranciers en poststukken die per koeriersdienst worden afgeleverd. Verwijs deze leveranciers en koeriersdiensten altijd door naar de betreffende contactpersoon.
Opdracht 2:
Digitale informatie verwerken - Een e-mail ontvangen Verwerk aan de hand van de eventuele aanwezige instructies de binnengekomen e-mails. Zorg dat ook de bijlagen worden geopend en indien nodig geregistreerd worden. Schakel bij twijfel je praktijkopleider in. - Een e-mail doorsturen en allen beantwoorden Bedenk bij het doorsturen en allen beantwoorden van een bericht voor wie het bericht van belang is. Vaak is het bericht niet voor iedereen bestemd. - Een e-mail bericht maken en versturen Bepaal of je een zakelijke, formele of een informele e-mail moet overbrengen. Zorg er voor dat de volgende onderdelen van een bericht niet ontbreken: de geadresseerde, het onderwerp, de aanhef en de afsluiting. Zorg in het bericht voor een heldere opbouw, een duidelijke schrijfstijl, een goede lay-out en een vriendelijke toon. Zorg dat je bij berichten in de moderne vreemde taal je aan de etiquette-eisen van het taalgebied houdt. Zorg dat je de eventuele bijlagen niet vergeet. Zorg dat je bericht beantwoordt aan de e-mailetiquette. Zoek het adres op waaraan het bericht verstuurd wordt. Wees matig met de CC’tjes. Bedenk wie het bericht ook nog in BCC moeten ontvangen. PW 2011
Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
2
- Een e-mail opslaan en afhandelen Overleg met je praktijkopleider of en hoe e-mails moeten worden geregistreerd. Ga na of berichten centraal of decentraal worden geregistreerd. Gebruik bijvoorbeeld voor het inrichten van het e-mailarchief dezelfde structuur als voor het papieren archief. Overleg over de bewaartermijn en het verwijderen van gedateerde e-mails.
Opdracht 3:
Omgaan met social media - Gebruik LinkedIn Bespreek met je praktijkopleider wie LinkedIn gebruiken en wat jij hierin kunt betekenen. Informeer naar het protocol voor het gebruik van LinkedIn. Maak in overleg met je praktijkopleider een account aan. - Gebruik Twitter Overleg met je praktijkopleider of men Twittert en in welke situaties Twitter gebruikt wordt. Informeer of jouw organisatie een protocol heeft voor het gebruik van Twitter. Lees het bericht voordat je het verstuurt goed na. (Het afbreukrisico voor de organisatie maar ook voor jezelf kan groot zijn bij verkeerde interpretaties van berichten.) Wellicht maakt de organisatie waar je werkt nog gebruik van andere social media zoals Facebook, Dropbox, You-Tube, Yammer etc. Vraag of je hiervan gebruik mag maken en in welke situaties. Laat altijd eerst je bericht lezen voordat je het verstuurt.
Opdracht 4:
Verwerken van teksten in het Nederlands Werk verschillende teksten uit in het Nederlands op basis van aangeleverde concepten, instructies of eigen aantekeningen. Het zijn concepten van e-mails, brieven, mailings, begeleidend schrijven of offertes. Bepaal de volgorde waarin je de documenten gaat afhandelen en zorg voor een zakelijk, duidelijk en correct geformuleerde inhoud. De documenten die snel de deur uit moeten, moet je ook als eerste afhandelen. Vergeet niet dat eventuele bijlagen meegestuurd moeten worden. Zorg dat bedragen, aantallen, namen, adressen of tijden correct worden vastgelegd. Als de praktijkopleider de informatie die in de brief moet komen nog niet volledig heeft, vraag dan naar de ontbrekende gegevens of zoek ze op in het (digitale) archief of op internet. Controleer of de gegevens die je hebt verzameld relevant, juist en volledig zijn. Luister goed, vraag zonodig door en maak aantekeningen. Vraag eventueel een voorbeeld van een brief aan je praktijkopleider en lees deze door. Zoek woorden die je niet kent op in een woordenboek of op internet. Houd rekening met de huisstijl, vakjargon en het logo van de organisatie. Zorg voor een zakelijk, duidelijk en correct geformuleerde inhoud op de juiste toon. Bespreek de documenten met je praktijkopleider en corrigeer daarna je werk, als dat nodig is. Sla het document op en zorg dat jij en anderen het terug kunnen vinden. Zorg dat het resultaat wordt ondertekend. Handel het document op de juiste wijze af, denk hierbij aan: de registratie, de archivering, eventuele bijlagen en de juiste wijze van verzending. PW 2011
Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
3
Opdracht 5:
Verwerken van teksten in een moderne vreemde taal Neem de concepten. Werk verschillende teksten uit in een moderne vreemde taal op basis van aangeleverde concepten, instructies of eigen aantekeningen. Het zijn concepten van e-mails, brieven, mailings, begeleidend schrijven of offertes. Stel vragen aan je praktijkopleider over de gegevens die in de documenten moeten worden vermeld. Bepaal de volgorde waarin je de documenten gaat afhandelen en zorg voor een zakelijk, duidelijk en correct geformuleerde inhoud. De documenten die snel de deur uit moeten, moet je ook als eerste afhandelen. Vergeet niet dat eventuele bijlagen meegestuurd moeten worden. Zorg dat bedragen, aantallen, namen, adressen of tijden correct worden vastgelegd. Als de praktijkopleider de informatie die in de brief moet komen nog niet volledig heeft, vraag dan naar de ontbrekende gegevens of zoek ze op in het (digitale) archief of op internet. Controleer of de gegevens die je hebt verzameld relevant, juist en volledig zijn. Luister goed, vraag zonodig door en maak aantekeningen. Vraag eventueel een voorbeeld van een brief aan je praktijkopleider en lees deze door. Zoek woorden die je niet kent op in een woordenboek of op internet. Houd rekening met de huisstijl, vakjargon en het logo van de organisatie. Zorg voor een zakelijk, duidelijk en correct geformuleerde inhoud op de juiste toon. Bespreek de documenten met je praktijkopleider en corrigeer daarna je werk, als dat nodig is. Sla het document op en zorg dat jij en anderen het terug kunnen vinden. Zorg dat het resultaat wordt ondertekend. Handel het document op de juiste wijze af, denk hierbij aan: de registratie, de archivering, eventuele bijlagen en de juiste wijze van verzending.
Opdracht 6:
Uitgaande e-mails en poststukken registreren en verzendklaar maken Check of de adressering op de brief overeenkomt met het adres op de envelop. Maak zonodig kopieën of een scan van de documenten voor het archief. Informeer wie binnen en soms buiten de organisatie een kopie ontvangt. Sorteer indien nodig de ‘in te schrijven’ en ‘niet in te schrijven post/e-mails’. Ga na hoe de documenten moeten worden aangeleverd. (Moet het document al in een envelop zitten, moeten de stukken gevouwen worden of juist niet, moeten de enveloppen op postcode gesorteerd aangeleverd worden?) Ga na wat er met aangetekende stukken moet gebeuren om ze verzendklaar te maken. Informeer naar de voorwaarden voor verzending zoals port betaald, antwoordnummer, post bundelen, etc. Bepaal het gewicht van het poststuk en zorg dat je tarievenboekjes voor het frankeren van de poststukken bij de hand hebt. Zorg ervoor dat je de documenten zo in de envelop doet dat op de plek waar het poststempel of de postzegel komt geen nietjes of paperclips zitten. Stel de frankeermachine correct in en frankeer de post.
PW 2011
Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
4
Ondersteuning bij de opdrachten
Stappenplan Deze stappenplannen kun je raadplegen bij het voorbereiden en uitvoeren van de opdrachten van deze praktijkopdracht. Stappenplan 1 Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7
Scheid persoonlijke en vertrouwelijke post en open de overige post. Scheid in te schrijven en niet in te schrijven post. Zet een datumpoststempel op de brieven en bepaal waar de post naar toe moet. Schrijf de post in, in het postregistratiesysteem en vul, indien nodig, de gegevens in op het stempel (nummer, afdeling, archief). Ga na of de post gescand en gedigitaliseerd moet worden. Maak zo nodig kopieën van de post en ga na of iemand de post nog moet zien voordat je de post verspreidt naar personen of afdelingen. Verspreid de post (via postbakjes, interne postenveloppen of secretaresses).
Stappenplan 2 Stap 1 Neem de concepten, trefwoorden of aangeleverde bestanden nauwkeurig door. Stap 2 Verzamel de gegevens die nodig zijn om het concept uit te werken. Het kan gaan om gegevens over producten, procedures, argumenten voor bepaalde meningen of besluiten enz. Zorg dat je voldoende informatie verzamelt om later teksten te kunnen verwerken. Stap 3 Werk de aangeleverde tekst en de verzamelde gegevens uit tot een concept in het Nederlands of in een moderne vreemde taal. Stap 4 Controleer of het concept inhoudelijk juist en volledig is op stijl-, grammatica- en interpunctieregels, gewenste huisstijl/lay-out, kenmerk en corrigeer het, als het nodig is. Stap 5 Sla, na goedkeuring van de praktijkopleider, de definitieve tekst op, en print deze, maak zo nodig een kopie of kopieën of verstuur het resultaat per e-mail. Stap 6 Registreer de definitieve tekst, voeg bijlagen toe en laat het ondertekenen. Pas het relatiebestand aan, als dat nodig is. Stap 7 Sorteer de post in wel in te schrijven en niet in te schrijven post en schrijf de poststukken in. Stap 8 Controleer of de poststukken volledig zijn. Kijk bijv. of alle bijlagen erbij zitten en maak waar nodig kopieën, adresseer de enveloppen, zoek ontbrekende postcodes op in het telefoonboek of op internet en pak de poststukken in. Stap 9 Sorteer de post op verzendwijze (per expresse, aangetekend, drukwerk en dergelijke) en sorteer de post eventueel op postcode (bijvoorbeeld bij partijenpost). Stap 10 Weeg de post en bepaal welke post gefrankeerd moet worden. Brieven onder een antwoordnummer hoeven niet gefrankeerd te worden aan de hand van het tarievenboek. Stap 11 Vul eventuele formulieren in (bijvoorbeeld bij partijenpost) en breng de post naar de postkamer of het postkantoor.
PW 2011
Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
5
