Niveau
Beschikbare Tools
Beschrijving
Voorbeeld bijbehorende klantvraag
PROFACT
1.
Organisational scan
1.
Scan met betrekking tot de aansluiting van organisatorische en juridische structuur op missie en ondernemingsdoelstellingen
1.
Past de huidige organisatiestructuur en juridische structuur nog wel bij mijn ondernemingsdoelen en toekomstvisie
2.
Financial performance scan
2.
Scan van de financiële gegevens
2.
Mijn onderneming draait in financieel opzicht goed maar er is altijd mogelijkheid tot verbetering; waar zitten mijn verbeterpunten?
3.
Prognosis/budget scan
3.
Scan met betrekking tot de kwaliteit van beschikbare prognoses; aandacht voor onder meer gehanteerde grondslagen en uitgangspunten en de betrouwbaarheid van de uitkomsten
3.
Ik moet regelmatig vaststellen dat opgestelde prognoses en/of budgets significant afwijken van de realisatie. Zijn de gekozen uitgangspunten niet juist? Wordt de prognose niet ‘gedragen’ door de betrokkenen? Waar zit de pijn?
4.
Financial sensitivity scan
4.
Indicatie van de gevoeligheid van het ondernemingsresultaat voor conjuncturele invloeden
4.
Wat is de impact van conjuncturele invloeden op mijn ondernemingsresultaat?
5.
Risk management maturity scan
5.
Inventarisatie van de mate waarin men proactief met het benutten van kansen en het beheersen van risico’s omgaat vs. wenst om te gaan
5.
Waar staan wij in onze onderneming eigenlijk op het gebied van risicomanagement en risicobereidheid? Pakken we risicomanagement structureel en integraal op kunnen we nog verbeteren
6.
ICT management maturity scan
6.
Inventarisatie van de ‘maturity’ fase waarin het ICT management van de onderneming zich bevindt
6.
Mijn organisatie is (te) snel gegroeid en ICT problemen komen regelmatig voor. Ik heb het idee dat mijn ICT infrastructuur niet meer goed aansluit op mijn onderneming. Hoe kan ik dit vaststellen?
Focus 1
Niveau
Beschikbare Tools
Beschrijving
Voorbeeld bijbehorende klantvraag
PROFACT
7.
Asset management maturity scan
7.
Inventarisatie van de mate waarin prestaties, risico’s en kosten in samenhang met de functies van assets worden gemanaged en passen in de strategie en beleidsdoelstellingen van de onderneming
7.
Wij hebben een afdeling voor beheer en onderhoud. Maar doen we daarmee wel aan asset management? is ons asset management wel afgestemd op de gekozen ondernemingsstrategie en beleidsdoelstellingen? Hoe breng ik beiden (beter) in lijn met elkaar?
8.
Safety management maturity scan
8.
Inventarisatie van de mate waarin men proactief met het beheersen van veiligheidsrisico’s omgaat vs. wenst om te gaan
8.
Hoe weet ik dat mijn bedrijf up to date is ten aanzien van veiligheid (mens/machine)? Worden normen en voorschriften (tijdig) geactualiseerd? Is er sprake van structureel en gedragen veiligheidsbeleid of gebeurt veiligheidsmanagement ad-hoc?
9.
Business continuity management scan
9.
Inventarisatie van de mate van aandacht die een onderneming heeft voor continuïteitsbedreigende risico’s
9.
Zijn wij als onderneming op de hoogte van de meest kritieke bedrijfsonderdelen en –processen? Wat zijn de gevolgen voor de continuïteit als deze bedrijfsonderdelen of –processen zouden uitvallen c.q. voor langere tijd niet beschikbaar zijn?
Focus 2
10. Operational performance management scan
10. Inventarisatie waarbij met name onderstaande elementen aan bod komen: Worden prestaties gemeten? Is er een verbeteringscyclus aanwezig? Wordt die ook gevolgd? Sluit deze aan bij de ontwikkelingen/wensen/eisen/normen
10. Hoe scoort mijn operationele bedrijfsvoering in termen van effectiviteit en efficiency?
Niveau
Beschikbare Tools
PROFACT
Naar aanleiding van de binnen Profact Focus geïnventariseerde verbetergebieden worden onderstaande tools gebruikt om de verbetermogelijkheden te analyseren
Analysis 1
Beschrijving
Voorbeeld bijbehorende klantvraag
1.
SWOT-analysis
1.
Analyse van het interne en externe “krachtenveld”
1.
Waar zitten de kansen/bedreigingen en sterktes/zwaktes van mijn onderneming? Welke maatregelen moet ik nemen om kansen en sterktes optimaal te benutten resp. bedreigingen en zwaktes te mitigeren?
2.
Prognoses/budget analysis
2.
Analyse van de opgestelde prognoses en/of budgets, gehanteerde grondslagen en uitgangspunten en betrouwbaarheid van uitkomsten
2.
Ik moet regelmatig vaststellen dat opgestelde prognoses en/of budgets significant afwijken van de realisatie. Zijn de gekozen uitgangspunten niet juist? Wordt de prognose niet ‘gedragen’ door de betrokkenen? Waar zit de pijn? Waar zitten verbetermogelijkheden?
3.
Financial performance Analysis
3.
Analyse van de beschikbare financiële cijfers waarbij tevens een verband wordt gelegd met de onderkende sterktes en zwaktes van de onderneming
3.
Mijn onderneming draait in financieel opzicht goed maar er is altijd mogelijkheid tot verbetering; waar zitten mijn verbeterpunten? En hoe implementeer ik die verbeteringen?
4.
Dependability analysis
4.
Analyse van betrouwbaarheid en beschikbaarheid van systemen, producten en productieprocessen
4.
Onze onderneming heeft verplichtingen aan derden inzake leveringszekerheid. Hoe waarborgen we de leveringszekerheid van onze productie(lijn?
5.
Business continuity analysis
5.
Analyse die continuïteitsbedreigende risico’s voor een onderneming in kaart brengt en vervolgens zowel preventieve als correctieve maatregelen formuleert om deze risico’s te mitigeren
5.
Welke gebeurtenis(sen) kan/kunnen de continuïteit van mijn onderneming bedreigen en welke maatregelen kan ik hiertegen treffen?
Niveau
Beschikbare Tools
Beschrijving
Voorbeeld bijbehorende klantvraag
PROFACT
6.
6.
Analyse van de mate van effectiviteit van inzet van bedrijfsmiddelen gerelateerd aan kosten van onderhoud en instandhouding
6.
Hoe kunnen we de relatie tussen de prestaties van onze installaties/machinepark en de kosten van instandhouding en onderhoud inzichtelijk maken? Waar zitten verbetermogelijkheden?
7.1 Risk management framework
7.1 Gestructureerde vastlegging van het beleid inzake risicobeheersing (wat is actie-vereisend en wat niet)
7.
Hoe kunnen wij als organisatie de veiligheid en het welzijn van zowel onze cliënten als medewerkers waarborgen/verbeteren?
7.2 Risk matrix / graphic presentation showing severity and impact
7.2 Inventarisatie van risico’s t.a.v. een specifiek onderwerp (bijvoorbeeld veiligheid) en uitwerking van de geïnventariseerde risico’s in de vorm van een gestructureerd overzicht van ongewenste gebeurtenissen, risico inschatting en maatregelen, samengevat in een risicografiek (“bollengrafiek”)
8.
HILP-analysis
8.
Analyse waarbij de focus ligt op de risico’s met een High Impact en Low Probability
8.
Wat zijn de meest kritieke risico’s voor mijn onderneming (kans van optreden weliswaar klein, maar gevolgen desastreus -> Brand als gevolg van vervuild ventilator system, langdurige productie-uitval a.g.v. niet testen back-up energievoorziening)
9.
Activity based life cycle costing analysis
9.
Analyse om de kosten (investering, rente, beheer en onderhoud) van een product of systeem met betrekking tot de totale levensduur inzichtelijk te maken, gebaseerd op de ABCmethodiek
9.
Ik heb behoefte aan een beter inzicht in de kosten van mijn product of systeem gedurende de gehele levensduur. De traditionele kostencalculaties zijn hiervoor ontoereikend. Is er een alternatief?
Overall Equipment Efficiency (OEE) analysis
Analysis 2
Niveau
Beschikbare Tools
Beschrijving
Voorbeeld bijbehorende klantvraag
PROFACT
10. Machine safety analysis
10. Analyse waarbij de IST situatie ten aanzien van machineveiligheid wordt geïnventariseerd en vervolgens wordt afgezet tegen de SOLL positieve (gewenste situatie, resp. norm en/of voorschriften)
10. Wij willen onze machine gaan aanpassen/moderniseren; welke maatregelen moeten we treffen om te voldoen aan alle normen/richtlijnen die op deze machine van toepassing zijn?
Analysis 2
Niveau
Beschikbare Tools
Beschrijving
Voorbeeld bijbehorende klantvraag
PROFACT
Uitwerking van de verbetermogelijkheden primair gericht op het zekerstellen van de continuïteit en de verbetering van de (interne) bedrijfsvoering door middel va
Continuity
IPI based continuity plan
Integral Performance Improvement; methode die waarborgt dat verbetering op systematische wijze wordt ingericht en geïmplementeerd. IPI onderkent de volgende stappen: Identify, Investigate, Intervene, Implement, Institutionalise & Inspect
Ik zie het belang in van een geïntegreerd verbetermanagement system voor mijn organisatie en processen en wil dit gaan toepassen; Maar hoe pak ik dit aan?
Alternative prognoses/budgets based on improvement measures and/or cost savings
In kaart brengen van de impact op de prognose als rekening gehouden wordt met aangepaste uitgangspunten/randvoorwaarden, voorgestelde verbetermaatregelen en/of maatregelen om kosten terug te dringen
Welke maatregelen kan ik treffen om mijn ondernemingsresultaten te verbeteren op korte termijn en welke invloed hebben deze maatregelen op de performance?
Extensive analysis of the financial performance incl. implementation of improvement measures
Formuleren van verbetermogelijkheden en implementatietraject n.a.v. uitgebreide analyse van de financiële performance
Welke maatregelen moet ik treffen om mijn financiële performance te verbeteren?
Niveau
PROFACT
Beschikbare Tools
Beschrijving
Voorbeeld bijbehorende klantvraag
Uitwerking van de verbetermogelijkheden uit Profact analysis, primair gericht op het “overeind” houden van een onderneming. Het bewerkstelligen van een omslag op korte termijn met behulp van:
Turnaround
Step by step and structured Turnaround plan including imperative time schedule of necessary steps to be taken
Op basis van Profact analysis dan wel naar aanleiding van een specifieke opdracht (financier of ondernemer) blijkt dat naast analyse dringend verbeteringen moeten worden gerealiseerd om op korte termijn de continuïteit van onderneming te kunnen waarborgen. (cashflow, rendement, resultaat onder druk), Op basis van de bevindingen uit Profact analysis worden concrete verbetermaatregelen geformuleerd waaraan een tijdspad c.q. indicatie wordt gekoppeld.
Er is sprake van een kritieke situatie; mijn financier eist inzicht in de oorzaken van de aanhoudende tegenvallende cashflow en resultaten, de risico’s van mogelijke (dis)continuïteit, te nemen verbetermaatregelen en bijbehorende tijdsplanning.
Afhankelijk van de ernst van de situatie moet ook gedacht worden aan onderwerpen als afstoten van actieve of bedrijfsonderdelen, ontslag of outsourcing, Sale and leaseback, etc.
Alternative prognoses/budgets based on improvement measures and/or cost savings
Als onder Continuity plan waarbij echter de urgente situatie noopt tot onmiddellijke actie en een ‘plan de campagne’ om per direct orde op zaken te stellen in de vorm van dwingende prioritering
Welke maatregelen moet ik treffen om mijn ondernemingsresultaten per direct te verbeteren, in welke volgorde en welke invloed hebben deze maatregelen op de performance van mijn onderneming?
