Naam van het voorbeeld en school/oudervereniging Vrijetijdsbeurs (voor jongeren met een beperking) BuSO Sint-Elisabeth Wijchmaal (Peer)
Korte beschrijving van het voorbeeld Voor ouders van jongeren met beperkingen (mentale handicap /autisme) is het niet altijd evident om een vrijetijdsbesteding te vinden die bij hun zoon of dochter past. Al te vaak kunnen ze niet meedoen in de gewone clubs. Aan de andere kant zijn er tal van initiatieven die, op een gepast niveau, vrijetijdsbesteding op wekelijkse basis, vakantiewerking of begeleide vakanties aanbieden. Deze initiatieven zijn te weinig bekend. Daarom organiseert de ouderraad van BuSO Sint-Elisabeth in Wijchmaal (Peer) in samenwerking met de school om de drie jaar een vrijetijdsbeurs. Voor het organiseren van een vrijetijdsbeurs is een goede voorbereiding en planning noodzakelijk. Hieronder vind je de werkwijze en een aantal aandachtspunten. Werkwijze Stap 1: Planning
Voor de laatste editie van de vrijetijdsbeurs zijn we ongeveer één jaar vooraf begonnen. Vastleggen van een datum en een alternatieve datum: hierbij moet je rekening houden met bv. inschrijvingen voor zomerkampen . Reserveren van de zaal. Dit was bij ons in de turnzaal van de school. Bekijk wat praktisch mogelijk is om de standhouders aan te bieden (elektriciteit wel, internet niet). Bepaal van bij het begin voor wie je de beurs wil organiseren (bv. doelgroep mentaal gehandicapten of jongeren met autisme…). Bepaal één contactpunt voor alle communicatie in verband met de beurs of maak duidelijke afspraken over deelgebieden. Bv. één persoon communicatie met standhouders, één persoon contacten intern met de school enz. Contactpersonen en of e-mailadressen zoeken van verschillende verenigingen o Bij ons konden we gebruik maken van een brochure die de provincie Limburg uitgeeft met een verzameling van allerhande verenigingen die zich bezig houden met kinderen en jongeren met beperkingen o We contacteerden standhouders van de vorige editie o Doorblader brochures zoals bv. ‘Vrije tijd en handicap’
Stap 2: Communicatie met de standhouders
Al de verenigingen die een aanbod hebben voor de doelgroep voor wie je de beurs organiseert, schrijf je aan met een algemene brief. Hiermee ga je na of ze interesse hebben om een stand te plaatsen op de vrijetijdsbeurs. Je wacht op antwoorden en je stuurt diegene die wensen deel te nemen een bevestiging. Hierin kan je ook mededelen dat je hen voor praktische afspraken nog zal contacteren ongeveer 1 maand voor de beurs. Indien je ongeveer een maand voor de beurs zicht hebt op het aantal deelnemers, kan je beginnen met het maken van praktische afspraken. Hiervoor kan je je best in de plaats stellen van iemand die zijn of haar vereniging wil promoten en wat jij daarvoor allemaal zou kunnen gebruiken. Daarna kan je een tweede brief of e-mail sturen met de exacte locatie, begin- en einduur van de beurs. Verder kan je hierin extra informatie voor de beurs en meer specifiek over de stand geven. Bv. o Als standaard gaan we uit van één tafel met twee stoelen en één paneel (bv. h 240 cm x b 120 cm.) Indien je meer plaats nodig hebt voor de stand van jouw vereniging dan kan dat. Dit kan je kenbaar maken op bijgevoegd formulier. o Elektriciteit kan voorzien worden. o Internet, waterleiding en afvoer kunnen niet voorzien worden. o Videorecorder, TV, viewer etc. kunnen niet door ons ter beschikking gesteld worden en dienen desgewenst zelf meegebracht te worden. o Er is de mogelijkheid om de stand op te bouwen vanaf 17.00 uur. Indien je vroeger wil opbouwen kan dit op aanvraag. Tevens kan je van de gelegenheid gebruikmaken om iets meer te weten te komen over de verschillende verenigingen en of standhouders: o Bv. om organisatorische redenen hebben we een kleine vragenlijst opgesteld. Gelieve deze in te vullen en terug te sturen naar één van de onderstaande e-mailadressen voor XXXXX (datum ) o Naam van de vereniging o Contactpersoon o Door hoeveel personen wordt de stand van uw vereniging bemand? o Hebben jullie meer ruimte nodig dan 1 tafel met 2 stoelen ? o Hebben jullie elektriciteit nodig op jullie stand ? o Welk type activiteiten organiseert uw vereniging ? o Wanneer gaan deze activiteiten door? (Wekelijks, vakantie activiteit,zomerkampen) o Indien jullie bijkomende vragen of speciale behoeften hebben kan je die hier stellen. (Deze informatie is belangrijk in verband met bv. muziekgroepen)
Stap 3: Uitnodigingen voor belangstellenden Bij de uitnodiging voor belangstellenden kan je gebruik maken van verschillende mogelijkheden. Ga na wat je in de school aan mogelijkheden hebt. Bv:
Persoonlijke uitnodiging verspreiden via de leerlingen van de school Ouders via de website van de school Personeel van de school via Smartschool
Indien je school, zoals onze BuSO school, de campus deelt met een andere school of een VAPG-instelling, kan je deze mensen mogelijk via interne kanalen uitnodigen.
Je kan ook andere scholen van de scholengemeenschap op de hoogte brengen van je initiatief Je kan overwegen je vrijetijdsbeurs open te stellen voor andere verenigingen KVG, CLB, VCOV… Maak een mooie affiche en hang deze uit op plaatsen waar mensen van je doelgroep vaak komen
Stap 4: Klaarzetten van de zaal
Voorzie voor elk van de standhouders wat er afgesproken is. Voorzie ook materiaal en ruimte om één of twee bijkomende standen te maken (reserve). Voorzie een informatiestand van de ouderraad die ook dienst doet als secretariaat. Plaats je stand strategisch zodat elke standhouder en deelnemer je gezien heeft. Verwelkom elke standhouder en begeleid hen naar hun stand.
Stap 5: Tijdens de beurs
Zorg voor permanentie op het secretariaat. Ga bij alle standhouders persoonlijk informeren of alles naar wens is.
Stap 6: Aan het einde van de beurs
Zorg voor een permanentie op het secretariaat. Ga bij alle standhouders persoonlijk informeren of ze tevreden waren en of ze gerichte contacten hadden met geïnteresseerden. Alles weer netjes opruimen.
Stap 7: Na de vrijetijdsbeurs
Artikeltje maken voor in het schoolkrantje. Dankbrief maken voor de standhouders en strookje toevoegen om te peilen naar hun tevredenheid. Evaluatie van de beurs op een volgende vergadering van je ouderraad.
Context van de school en actoren BuSO Sint Elisabeth is gelegen in Wijchmaal (Peer) en biedt onderwijs aan in opleidingsvormen OV1, OV2, OV3 en OV4 (Campus OV4 is gelegen te Overpelt). De school heeft ook een uitgebreide specialisatie op gebied van autisme. Dit heeft tot gevolg dat de school voor ca. 135 leerlingen uit het gewoon secundair en hoger onderwijs GON-begeleiding organiseert inzake autisme. Op de Campus is er ook een school voor buitengewoon basisonderwijs (BuBAO) en een begeleidingscentrum. Dit is een voorziening van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) met ondermeer een internaat en een semi-internaat. Vroeger was er een overkoepelende ouderraad voor de drie entiteiten. Sinds enkele jaren werkt elke entiteit met een autonome ouderraad. Zo kan de ouderraad van het BuSO Sint-Elisabeth de inhoudelijke vormingsactiviteiten voor de ouders nog méér afstemmen op de noden van de doelgroep. Dat de ouders telkens talrijk aanwezig zijn op de activiteiten van de ouderraad is het bewijs van maatwerk. De voorbije schooljaren werden vormingsavonden georganiseerd met uiteenlopende themata: - ‘ Je kind loslaten’ - ‘ Verlengde minderjarigheid en bewindvoering, nooit van gehoord’ - ‘ De GOK Cyclus 2009-2011’ Verder organiseert de ouderraad een praatcafé bij de bespreking van de schoolresultaten. De vrijetijdsbeurs als driejaarlijkse ontmoetingsactiviteit werd gekaderd in het gouden jubileum van de school. Verder maakt de school deel uit van de scholengemeenschap WICO uit Noord-Limburg. Hierdoor begeeft de school zich binnen het regionaal onderwijs veel minder op een eiland. De afgevaardigden van de
ouderraden ontmoeten mekaar in het tweemaandelijks medezeggenschapscollege en groeien zo meer naar mekaar toe.
Waarom vindt de VCOV dit goed?
Met deze activiteit speel je in op een specifieke nood van ouders met kinderen met een handicap.
Gouden tips (voorwaarden voor het welslagen)
Start tijdig Plaats jezelf kritisch in de positie van elke deelnemer aan de vrijetijdsbeurs, zowel standhouder als bezoeker en vraag je af waarom jij wel of niet zou meedoen en wat je van de organisatie verwacht. Zorg voor persoonlijk contact met de standhouders en de bezoekers Doe een evaluatie van het initiatief en peil naar de tevredenheid van zowel de standhouders als de bezoekers. Zo werk je al een beetje aan een volgende editie.
Contactgegevens voor meer info Lode Cox,
[email protected] Voorzitter Ouderraad BuSO Sint - Elisabeth Wijchmaal – Peer Lid van de schoolraad BuSO Sint-Elisabeth en van het medezeggenschapscollege van de scholengemeenschap WICO
Bijlagen 1. Algemene brief voor standhouders 2. Uitnodigingsbrief voor deelnemers 3. Dankbrief standhouders
