VLAAMSE OVERHEID DEPARTEMENT MOBILITEIT EN OPENBARE WERKEN AFDELING GEOTECHNIEK ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG. Besteknummer DOV

1

VLAAMSE OVERHEID

DEPARTEMENT MOBILITEIT EN OPENBARE WERKEN

AFDELING GEOTECHNIEK

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

Besteknummer DOV 2008-1 Ontwikkeling van een lange termijnvisie voor Databank Ondergrond Vlaanderen op inhoudelijk en informaticatechnisch vlak Uitvoeren van aanvullende inhoudelijke en/of informaticatechnische analyses m.b.t. informatisering van ondergrondgegevens

OPENING VAN DE OFFERTES: op vrijdag 14 november 2008 om 10u 30 Bij MOW, Afdeling Geotechniek – Tramstraat 52 – 9052 Zwijnaarde

Ondersteunend Centrum DOV

Bestek nummer DOV 2008-1

2

HOOFDSTUK I – ALGEMENE BEPALINGEN I.1.

AANBESTEDENDE OVERHEID

Deze opdracht wordt uitgeschreven door het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse regering, voor wie optreedt de Vlaamse minister van Openbare Werken, Energie, Leefmilieu en Natuur. Volgende administratieve entiteiten zijn met de opvolging van deze opdracht belast: 1. Opdrachtgevende entiteit, instaande voor de gunning en de administratieve opvolging: Vlaamse Overheid Departement Mobiliteit en Openbare Werken Afdeling Geotechniek Tramstraat 52, 9052 Zwijnaarde Voor deze opdracht is bevoegd: ir. Gauthier Van Alboom, afdelingshoofd 2. Uitvoerende entiteit die optreedt namens het samenwerkingsverband DOV, instaande voor de opvolging van de hoofdopdracht nl. het ontwikkelen van de lange termijnvisie voor DOV Vlaamse Overheid Departement Leefmilieu Natuur en Energie Afdeling Land en Bodembescherming, Ondergrond, Natuurlijke Rijkdommen Dienst Ondergrond Vlaanderen Tramstraat 52, 9052 Zwijnaarde Tel 09/240.75.22 – ir. Marleen Van Damme, DOV-coördinator Fax 09/240.75.01 Contactpersoon voor bijkomende inlichtingen: ir. Marleen Van Damme, DOV-coördinator, [email protected] 3. Uitvoerende entiteit, instaande voor de opvolging van vervolgopdrachten: de entiteiten van de Vlaamse Overheid die DOV-partners zijn in het samenwerkingsverband dd. 3 juli 2006 of deze die in de loop van de komende drie jaar tot dit samenwerkingsverband toetreden. Huidige partners zijn: • Departement LNE, Afdeling Land en Bodembescherming, Ondergrond, Natuurlijke Rijkdommen • Departement MOW, Afdeling Geotechniek • VMM, Afdeling Operationeel Waterbeheer Contactpersoon voor bijkomende inlichtingen: ir. Marleen Van Damme, DOV-coördinator, [email protected]

Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet in het Nederlands naar de betreffende entiteit worden gestuurd. Dossier- en besteknummer (te vermelden in alle briefwisseling): DOV 2008-1 I.2 Voorwerp en classificatie van de opdracht 1. Algemeen De opdracht omvat het verstrekken van externe expertise met het oog op 1. de ontwikkeling van een lange termijnvisie voor de Databank Ondergrond Vlaanderen op inhoudelijk en informaticatechnisch vlak (hoofdopdracht) 2. het uitvoeren van aanvullende inhoudelijke en/of informaticatechnische analyses m.b.t. informatisering van ondergrondgegevens (vervolgopdrachten)



3

De te leveren diensten situeren zich in twee domeinen: o o

leveren van ICT-gerichte diensten: expertise m.b.t. businessanalyse, functionele analyse, en (geo)informaticatechnologie (ICT-experten) leveren van inhoudelijke diensten: expertise m.b.t. geologie, hydrogeologie, pedologie en geotechniek (materie-experten).

Deze expertise wordt voor iedere fase van de hoofdopdracht en in de vervolgopdrachten gecoördineerd ingezet. De ICT- en materie-experten dienen samen te werken om de beoogde resultaten te bereiken. Het aandeel van de respectievelijke profielen in het totaal van de prestaties kan per fase van de hoofdopdracht of in de vervolgopdrachten verschillen. De opdrachtgevende entiteit heeft het recht de hoofdopdracht en/of de vervolgopdrachten niet te gunnen en eventueel een nieuwe gunningsprocedure te beginnen op dezelfde of op een andere wijze. De ganse opdracht (zowel hoofdopdracht als vervolgopdrachten) is een bestellingsopdracht. 2. Specifieke omschrijving van het voorwerp 1. Hoofdopdracht: ontwikkeling van een lange termijnvisie De opdracht tot het opmaken van de lange termijnvisie is opgebouwd uit vier fasen: De opdracht is opgebouwd uit vier fasen: o fase 1: Inventarisatie van de behoeften en globale toetsing aan de geldende randvoorwaarden o fase 2: Doorlichting van de huidige toepassing en uitdieping van de functionele behoeften in elk van de huidige en eventueel toekomstige deeldomeinen van DOV en van de informaticatechnische aspecten o fase 3: Formuleren van de lange termijnvisie en van de operationele doelstellingen o fase 4: Uitwerken van mogelijke ontwikkelingstrajecten, het opstellen van een concreet meerjarenplan en eindrapportering 2. Vervolgopdrachten: uitvoeren van aanvullende inhoudelijke en/of informaticatechnische analyses m.b.t. informatisering van ondergrondgegevens in opdracht van de DOV-partners Hiermee worden vervolgopdrachten bedoeld met het oog op het uitvoeren van doorgedreven analyses in het kader van de informatisering van ondergrondgegevens in de huidige en toekomstige deeldomeinen van DOV. Naargelang de scope kan elke vervolgopdracht het leveren van diensten omvatten waarvoor inzet van de ICT-experten en/of de materie-experten vereist is. Vervolgopdrachten kunnen tot maximum drie jaar na de toewijzing worden besteld. 3. Classificatie Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten in de zin van art. 5 van de Wet van 24 december 1993. De diensten hebben betrekking op de volgende CPV-codes:

Omschrijving Systeem- en Technisch advies Bedrijfsanalyseadvies Strategie- en planningsdiensten voor informatiesystemen of -technologie Strategisch onderzoek van informatiesystemen of -technologie Diensten in verband met informatietechnologie Onderzoek naar vereisten inzake informatietechnologie Advies over projectmanagement Planning van systeemimplementatie Ondersteunend Centrum DOV

CPV-code2003 72220000-3 72221000-0 72222000-7 72222200-9 72222300-0 72223000-4 72224000-1 72224100-2

CPV-code 2007 72220000-3 72221000-0 72222000-7 72222200-9 72222300-0 72223000-4 72224000-1 72224100-2


4

Geotechnische diensten Dienstverlening inzake wetenschappen en techniek Geologie, geofysica en andere vormen van wetenschappelijke prospectie Geologische advisering Bodemonderzoeksdiensten Diensten voor ondergronds onderzoek I.3.

74233200-3 74270000-2 74271000-9 74271220-7 74271500-4 74272000-6

71332000-4 71350000-6 71351000-3 71351220-1 71351500-8 71352000-0

Gunningswijze en opening van de offertes.

De opdracht zal gegund worden volgens de procedure van de algemene offerteaanvraag. De offertes worden ingediend op het in punt I.1.1 vermeld adres ter attentie van de in punt I.1.1. vermelde contactpersoon: • Hetzij per post, onder gesloten omslag en aangetekend. Offertes die bezorgd worden per taxipost of door een private koerier dienst, worden niet als aangetekende zendingen beschouwd. • Hetzij via persoonlijk afgifte onder gesloten omslag tegen ontvangstbewijs aan de in rubriek I.1.1. vermelde persoon of zijn medewerkers. De offertes dienen uiterlijk vóór de opening van de zitting in het bezit te zijn van de voorzitter. Offertes overhandigd aan de voorzitter van de openingszitting vóór de opening van de zitting, zullen nog worden aanvaard. Er zal overgegaan worden tot de opening van de offertes op 14/11/2008 om 10u30 in openbare zitting, in lokaal 42 (grote vergaderzaal) afdeling Geotechniek, Tramstraat 52, 9052 Zwijnaarde ten overstaan van de ir. Gauthier Van Alboom of zijn afgevaardigde. De inschrijvingen moeten bovenstaand adres ten laatste bereiken op 14/11//2008 om 10u30. I.4.

Toepasselijke wettelijke bepalingen

Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: -

-

I.5

Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage de algemene aannemingsvoorwaarden. alle andere teksten die de hierboven vermelde teksten wijzigen en die van kracht zijn op de datum van opening van de offertes.

Overige algemene toepasselijke wettelijke bepalingen

1. Als dit bestek spreekt over gunnings- of aanbestedingsdocumenten, dan bedoelt het daarmee het bestek en alle bijhorende documenten die gediend hebben als basis voor het indienen van de offertes. 2. De opdrachtgevende entiteit kan bijkomende inlichtingen vragen aan één of meerdere inschrijvers, alvorens de offertes goed te keuren en kan aan de inschrijvers vragen alle inlichtingen te verstrekken om de aangeboden prijzen te controleren. De inschrijver duidt bij zijn offerte een persoon aan met naam, die gemachtigd is hem te vertegenwoordigen en die binnen de 48 uur gevolg kan geven aan een oproep voor het verstrekken van eventueel vereiste verduidelijkingen. 3. Voorliggende opdracht heeft een looptijd van drie jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld in de toewijzingsbrief.



5

I.6.

Lijst afwijkingen algemene aannemingsvoorwaarden

De bepaling waarvan het bestek DOV 2008-1 afwijkt van de algemene aannemingsvoorwaarden zijn het artikel: ARTIKEL 75 -middelen van optreden van de opdrachtgevende overheid



6

HOOFDSTUK II – ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN IN TOEPASSING VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 08.01.96 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR DIENSTEN Artikel 69, 69bis, Uitsluiting en sociale zekerheidsbijdragen Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 69. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest via elektronische weg op conform art. 72, §5. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 69bis, §2. Artikel 70 en 71 Kwalitatieve selectiecriteria De inschrijver toont zijn financiële en economische draagkracht aan door het voorleggen van: • Een bankverklaring waarin de bankier de financiële gezondheid van de inschrijver bevestigt, rekening houdend met de omvang en complexiteit van de opdracht. De inschrijver toont zijn technische bekwaamheid aan door het voorleggen van: o Minimaal drie controleerbare referenties voor de uitvoering van de opdrachten met vergelijkbare draagwijdte zoals voorzien in onderhavige opdracht tot opmaak van de lange termijnvisie voor een waarde van minstens 25.000 Euro excl. BTW gedurende de laatste drie jaar, m.i.v. certificaten van waardering door vroegere opdrachtgevers, met vermelding van de opdrachtgever, datum, inhoud, omvang en budget van de opdracht. o Een verklaring die de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de inschrijver en de omvang van het kader weergeeft tijdens de laatste twee jaren en waaruit blijkt dat de inschrijver in staat is de vereiste profielen gelijktijdig in te zetten zoals verder nader omschreven in de technische bepalingen. o De namen van de in te zetten teamleden en met hun gespecialiseerde referenties en c.v., alsook de namen en de kwalificaties van de eventuele vervangers. Alle in te zetten teamleden in elk van de percelen en fasen van de hoofdopdracht alsook in de vervolgopdrachten dienen te voldoen aan de vereisten opgenomen in Hoofdstuk IV (technische bepalingen) en over minimaal drie referenties in gelijkaardige projecten. o Toelichting van de technische capaciteit voor de uitvoering van de in de hoofdopdracht en de vervolgopdrachten bedoelde business-, functionele en/of inhoudelijke analyses. De inschrijver toont aan dat hij beschikt over de nodige ondersteunende instrumenten (bv. software) om de gevraagde opdrachten uit te voeren. o Maatregelen die voorzien worden m.b.t. de kwaliteitsborging. De inschrijver toont aan dat hij kan voldoen aan de voorwaarden omschreven in Hoofdstuk IV (technische bepalingen) (punt 5). Uitvoering van bepaalde deeltaken via onderaanneming is niet toegelaten. Ingeval aan bovenvermelde kwalitatieve selectiecriteria enkel kan voldaan worden door samenwerking met meerdere diensten, dienen de verschillende betrokken partijen een tijdelijke vereniging op te richten. Artikel 78 Onverenigbaarheden Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel. Artikel 86 en 88 Prijsbepaling en prijsonderzoek Art. 86. M.b.t. de hoofdopdracht: De hoofdopdracht is een opdracht voor een globale prijs, voor het geheel van de prestaties. M.b.t. de vervolgopdrachten:



7

De vervolgopdrachten zijn opdrachten volgens prijslijst waarvan de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn. Door de eenheidsprijzen toe te passen op de geraamde hoeveelheden van de vervolgopdrachten, wordt het totaal te betalen bedrag vastgesteld. Als een uitvoerende entiteit de beslissing neemt om een vervolgopdracht uit te voeren, start een traject dat uitgesplitst kan worden in verschillende deeltrajecten. Elk deeltraject vereist de inzet van één of meerdere personen van een welbepaald profiel, overeenkomend met de profielen zoals vereist voor en/of voortvloeiend uit de uitvoering van de hoofdopdracht. In de prijslijst worden daarom volgende profielen onderscheiden: ICT-experten • Businessanalist • Functioneel analist • Solution-architect • geo-informaticus Materie-experten • Expert geologie • Expert geotechniek • Expert grondwater • Expert bodem De eenheidsprijzen (excl. BTW) voor de prestaties zijn forfaitair vastgesteld. Zij omvatten alle kosten van briefwisseling, telefoon, informatica of andere middelen die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Het overleg tussen de uitvoerende entiteit en de opdrachtnemer met betrekking tot het afbakenen van een vervolgopdracht wordt niet gefactureerd. Voor elk van de hierboven voorziene prestaties wordt in de bijgevoegde inventaris een indicatieve hoeveelheid opgegeven. De inschrijver kan hieruit geen rechten putten. De opdrachtgevende entiteit bestelt naargelang de behoeften. Art. 88. Op verzoek van de opdrachtgevende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De opdrachtgevende overheid kan ofwel zelf overgaan tot ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. Artikel 89 en 90 Vorm en Inhoud van de inschrijving Artikel 89. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij bij zijn offerte een inventaris moet invullen op het bij het bestek behorende formulier. Op elke offerte of inventaris die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver bovenaan ieder document de volgende verklaring vermelden: “Ik, ondergetekende …, verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en inventaris en neem daarvoor de volledige verantwoordelijkheid op.” De inschrijvingen die door gemachtigden worden ingediend, moeten duidelijk de volmachtgever(s) voor wie wordt gehandeld, vermelden. De gemachtigden voegen bij hun inschrijving de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt, of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht. Zij kunnen ook aan die verplichtingen voldoen door de verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt. Alle bescheiden en nota’s die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedagtekend en ondertekend onder de vermelding: “Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden”.



8

Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Artikel 90. Alle documenten en nota’s die bij de offerte worden gevoegd moeten worden gedateerd en ondertekend onder de vermelding: “opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden”. De inschrijving behelst de volgende documenten, in te dienen in de aangegeven volgorde: 1) Het offerteformulier met bijhorende inventaris, op te stellen overeenkomstig het bij dit bestek gevoegde model. Het offerteformulier (met bijhorende inventaris) moet aangevuld, gedateerd en ondertekend worden door de inschrijver. Wanneer een inschrijving door een gevolmachtigde wordt ingediend, de authentieke of onderhandse akte waarbij hem die machtiging wordt verleend of een voor eensluidend verklaard afschrift van het oorspronkelijke stuk of een kopie van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de bevoegdheden van de gevolmachtigde werden gepubliceerd. 2) Indien de inschrijver van een vreemde nationaliteit is, • en personeel in dienst heeft dat onderworpen is aan de besluitwet van 27 juni 1969 die de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de arbeiders wijzigt: een getuigschrift van de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid voor het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor indiening van de offertes • en/of ander dan voormeld personeel in dienst heeft: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver, volgens de rekening die ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt, voldaan heeft op die datum aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land 3) Indien de inschrijver van een vreemde nationaliteit is, een kopie van de jaarrekening (de balans, de resultatenrekeningen en de toelichting) van het laatst afgesloten boekjaar 4) Documenten in het kader van de kwalitatieve selectie (zie Art. 69, 69bis, 70 en 71 kwalitatieve selectie) 5) Documenten nodig in het kader van de gunningscriteria (zie art 115 Gunningscriteria)

Artikel 102 – Taalgebruik De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de opdrachtgevende entiteit en de uitvoerende entiteiten. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de opdrachtgevende entiteit een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. Artikel 115 – Gunningscriteria en varianten De voordeligste offerte is gebaseerd op de beoordeling van de offertes, rekening houdend met de volgende criteria waaraan gewichten zijn toegekend. Offertes die minder dan 50 % behalen voor één van de drie criteria zullen als onvoldoende worden beschouwd en zullen worden geweerd bij de verdere evaluatie. 1. Hoofdopdracht (40%) 1. Plan van aanpak (50%). De inschrijver dient bij zijn offerte een plan van aanpak te voegen voor de ontwikkeling van de lange termijnvisie. In dit plan van aanpak zal de inschrijver op een gestructureerde, omstandige en gedetailleerde manier uiteenzetten hoe men in de verschillende vooropgestelde fasen te werk zal gaan. In het bijzonder dient te worden uitgewerkt hoe men de ICT-experten en de materie-experten zal laten



9

samenwerken en hoe de interactie met de uitvoerende entiteit zal zijn om tot het globale vooropgestelde eindresultaat te komen. Dit plan van aanpak wordt geëvalueerd via inhoudelijke beoordeling van volgende elementen: projectbeheer, organisatie van het team en kwaliteitsborging en de wisselwerking met de uitvoerende entiteit, structuur van de aanpak (samenhang van en onderlinge afstemming tussen de fases), eventuele inhoudelijke aanvullingen die men aanbrengt en binnen de vooropgestelde scope van de opdracht, globale samenhang van het voorstel en blijk van inleving in de vooropgestelde opdracht en op basis van evaluatie van de mondelinge presentatie van het geheel ten overstaan van het OC-DOV. 2. De opgegeven globale prijs voor de hoofdopdracht (50%). Deze globale prijs komt tot stand als som van de forfaitaire prijzen per uitvoeringsfase van de hoofdopdracht. 2. Vervolgopdrachten (40%) 1. De kwaliteit van een vervolgopdracht (50%) Dit criterium zal beoordeeld worden aan de hand van het uitgewerkte projectvoorstel van de inschrijver voor de uitvoering van de voorbeeld case “doelgroep architecten” en van de mondelinge presentatie ervan ten overstaan van het OC-DOV. Hierbij wordt nagegaan in welke mate de inschrijver in staat is het projectvoorstel zodanig uit te werken dat alle relevante ICT- en materie-aspecten aan bod komen. 2. De totaalprijs gebaseerd op de opgegeven eenheidsprijzenvoor de vervolgopdrachten (50%) De prijsvergelijking tussen de verschillende inschrijvers zal beoordeeld worden op basis van de in de inventaris opgegeven indicatieve hoeveelheden. De laagste totaalprijs krijgt de beste score. 3. Sterkte van het voorgestelde team (20 %) 1. Algemene technische bagage van het voorgestelde team (wordt beoordeeld op basis van opleidingsen ervaringsprofiel van alle teamleden) (50 %) 2. Aantoonbare ervaring in het voor het profiel vereiste specialisatiedomein van het voorgestelde team (wordt beoordeeld op basis van kennisprofiel van alle teamleden) (50 %) Het indienen van vrije varianten is niet toegestaan

Artikel 116 – Gestanddoeningstermijn De gestanddoeningstermijn wordt gebracht op 150 kalenderdagen, ingaande op de dag na de zitting voor de opening der inschrijvingen. Tijdens deze termijn blijft de inschrijver gebonden door zijn offerte.



10

HOOFDSTUK III – KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.09.96 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE BIJLAGE BIJ DIT BESLUIT (ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN VOOR OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN) 1. Algemene administratieve voorschriften in toepassing van het koninklijk besluit van 26.09.96 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten Artikel 4 en 5: Betalingsmodaliteiten en voorschotten. De diensten worden per bestelling in globo betaald na de oplevering ervan.

2. Algemene administratieve voorschriften in toepassing van aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor diensten

de

bijlage:

Algemene

Artikel 1 – Leiding en toezicht op de uitvoering Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a) de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; b) de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c) het nazicht van de facturen d) het opstellen van de processen-verbaal e) de opleveringen f) het instaan voor het bestendig toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn Dit mandaat ligt bij de uitvoerende entiteit die voor de hoofdopdracht en de vervolgopdrachten verschillend kunnen zijn. Het kan bijgevolg uitgeoefend worden door personen buiten de opdrachtgevende entiteit. Artikel 5 – Borgtocht Er wordt een borgtocht van 5% van de waarde van de opdracht gevraagd, afgerond naar het hoger tiental. Voor de berekening van de waarde van de opdracht wordt de ingeschreven prijs voor de uitvoering van de hoofdopdracht in rekening gebracht. Indien de borgtocht in speciën wordt gesteld, moet de overschrijving geschieden op postrekeningnummer 679-2004099-79 van de Deposito- en Consignatiekas, Kunstlaan 30 te 1040 Brussel. Het bewijs van de borgstelling dient binnen de 30 kalenderdagen, volgend op de dag van de betekening, aan de opdrachtgevende entiteit geleverd te worden. Bij niet naleving voorziet de wetgeving overheidsopdrachten in de toepassing van een ambtshalve boeteclausule per dag vertraging. Artikel 9 – Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven op het einde van de looptijd van de overeenkomst, op uitdrukkelijke vraag van de opdrachtnemer en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd. Artikel 14 – Intellectuele rechten -

Rechten inzake studies



11

De gedetailleerde analyses en studies die door de opdrachtnemer worden opgemaakt voor de uitvoerende entiteit, worden de exclusieve eigendom van de uitvoerende entiteit vanaf de oplevering. Op deze studies heeft de uitvoerende entiteit alle rechten inzake de reproductie, de aanpassing, het gebruik en de uitvoering ervan. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe alle bijhorende documentatie te leveren aan de uitvoerende entiteit. De uitvoerende entiteit mag de studies ook laten gebruiken door derden. De uitvoerende entiteit verwerft bovendien het recht om de studies en de bijhorende documentatie te kopiëren. -

auteursrecht

De opdrachtnemer verklaart dat in de contracten met zijn werknemers geen enkele clausule is opgenomen die het auteursrecht aan die werknemers verleent. Indien de uitvoerende entiteit door één van de hierboven vermelde redenen verhinderd wordt om de resultaten van de studies te gebruiken, dient de opdrachtnemer op zijn kosten deze studieresultaten aan te passen. -

vertrouwelijkheid

Beide partijen, elk van hun kant, zullen geen vertrouwelijke informatie verspreiden die afkomstig is van de andere partij, die hen werd meegedeeld of in kennis gebracht tijdens of ten gevolge van de uitvoering van de opdracht. -

gebruik van de resultaten

De resultaten van de opdracht zijn eigendom van het Vlaamse Gewest. De opdrachtnemer mag hiervan op geen enkele wijze gebruik maken tenzij na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de uitvoerende entiteit.

Artikel 15 – Betalingen Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. De facturatie gebeurt na oplevering van een bestelling. De opdrachtnemer voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij elke factuur. Facturen worden opgemaakt in drievoud en moet de volgende vermelding bevatten: “Waar en echt verklaard voor de som van (het totale bedrag in letters)”, gevolgd door de handtekening van de opdrachtnemer. Facturen moeten verder volgende gegevens bevatten: Post- of bankrekeningnummer; Adres van de bank; Factuurnummer; Factuurdatum; BTW-tarief en toegepast tarief; Proces-verbaal van oplevering Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 euro of minder bedraagt. De facturen moeten ingediend worden bij de opdrachtgevende entiteit die de factuur desgevallend verder zal distribueren naar de uitvoerende entiteit. De betrokken uitvoerende entiteit is verantwoordelijk voor de oplevering en de betaling van de factuur.



12

Artikel 18 rechtsvorderingen Elke rechtsvordering van de opdrachtnemer wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding. Artikel 19 – Opleveringen Nadat aan alle vereisten van de bestelling voldaan is, zal er een oplevering plaatshebben. De prestaties zullen per afzonderlijke bestelling opgeleverd worden. Artikel 67 – Elementen begrepen in de prijzen Er kan geen aparte verplaatsingskost worden aangerekend. Zowel de verplaatsingskost als de verplaatsingstijd dienen in de forfaitaire (eenheids)prijzen inbegrepen te zijn. De eenheidsprijzen omvatten tevens alle kosten van briefwisseling, telefoon, informatica of andere middelen die nodig zijn voor de uitvoering van de bestelling. Het voorafgaand overleg tussen uitvoerende entiteit en opdrachtnemer met betrekking tot een vervolgopdracht wordt niet gefactureerd. Eindrapporten worden steeds zowel digitaal als gedrukt (in vier exemplaren) aangeleverd. Tussentijdse rapportering gebeurt steeds digitaal.

Art 69, § 1 Vaste of minimale hoeveelheden De overeenkomst vangt aan vanaf het ogenblik dat de inschrijver aangetekend in kennis wordt gesteld van de goedkeuring van zijn offerte. De diensten van onderhavige opdracht maken het voorwerp uit van een bestellingsopdracht. Dit betekent dat de opdrachtgevende entiteit, afhankelijk van de behoeften en overeenkomstig de bepalingen van dit bestek bestellingen kan plaatsen. Dit geldt zowel voor de vervolgopdrachten als voor de hoofdopdracht, waarvoor de bestelling voor de uitvoering hetzij fase per fase zal gebeuren, hetzij meerdere of alle fases zal omvatten. Alle bestellingen die de uitvoerende entiteiten wensen te plaatsen, worden per bestelbrief aan de opdrachtnemer overgemaakt door de opdrachtgevende entiteit. Ingeval de opdracht effectief wordt gegund zal de opdrachtgevende entiteit minimum een bestelling plaatsen van 40.000 euro (excl. BTW) (inclusief de hoofdopdracht). Indien dit minimum niet bereikt wordt, heeft de opdrachtnemer recht op een schadevergoeding van 5 % van het te weinig bestelde bedrag zonder BTW, doch slechts in de mate dat de vermindering niet gecompenseerd is door de bestelling van aanvullende diensten. De opdrachtnemer is verplicht daartoe een schuldvordering of geschreven aanvraag in te dienen. De opdrachtnemer bezit geen enkele exclusiviteit op basis van de toekenning van deze offerte. De opdrachtgevende en/of uitvoerende entiteit kan bijgevolg dezelfde of gelijkaardige opdrachten laten uitvoeren door anderen dan de opdrachtnemer of door zijn eigen diensten. De opdrachtnemer kan hierdoor geen aanspraak maken op enige vergoeding.

Artikel 69 §§3 en 4 – Uitvoeringstermijnen Deze overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar die aanvangt op het ogenblik dat de opdrachtnemer in kennis is gesteld van de goedkeuring van zijn offerte. Jaarlijks kan de overeenkomst eenzijdig door de opdrachtgevende entiteit worden opgezegd mits een aangetekend schrijven één maand voor de verjaardag van de overeenkomst.



13

De deelbestellingen kunnen geplaatst worden met ingang van de dag volgend op de kennisgeving van de gunning van deze opdracht en binnen de looptijd van drie jaar van de overeenkomst en met dien verstande dat de prestaties uiterlijk tot en met 12 maanden na de laatste deelbestelling kunnen worden uitgevoerd. De totale uitvoeringstermijn voor de vier opeenvolgende fasen van de hoofdopdracht bedraagt maximaal 6 maand. Indien de 4 fasen de hoofdopdracht evenwel afzonderlijk worden besteld zal de uitvoeringstermijn van een fase bij de bestelling worden vastgelegd. De uitvoeringstermijn van iedere vervolgopdracht zal bij de bestelling ervan worden vastgelegd. Artikel 70 – Leveringsplaats Voor de hoofdopdracht dienen de diensten in overwegende mate geleverd te worden in de kantoren van de uitvoerende entiteit, nl. op het volgende adres: Databank Ondergrond Vlaanderen, Tramstraat 52, 9052 Zwijnaarde Teneinde voldoende voeling te krijgen met de business-processen en ICT-behoeften van de DOV partners zullen eveneens diensten moeten geleverd worden bij de betrokken Afdelingen en eventueel in één of meerdere van hun buitendiensten. Volgende locaties zijn aan de orde: • MOW, Afdeling Geotechniek, Zwijnaarde • LNE, Hoofd- en buitendiensten Natuurlijke Rijkdommen, Brussel, Gent en Hasselt • LNE, Dienst Land en Bodembescherming, Brussel • VMM, Afdeling Operationeel Waterbeheer, Brussel en Aalst, Gent, Brugge, Antwerpen, Leuven of Hasselt De concrete plaats(en) waar de diensten voor de vervolgopdrachten dienen geleverd te worden, zal voor elke opdracht apart in de bestelling door de uitvoerende entiteit worden vastgesteld. Artikel 72 – Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer De opdrachtnemer dient de opdrachtgevende entiteit met betrekking tot de diensten in het kader van deze overeenkomst te vrijwaren tegen elke vordering van een derde die het gevolg is van het miskennen door de opdrachtnemer van bepaalde rechten, welke ook de rechten zijn. (eigendomsrecht, gebruiksrecht, exclusieve distributierechten, etc...) De opdrachtnemer dient op zijn kosten tussen te komen in elk al dan niet gefundeerd geding dat voortvloeit uit deze eisen. Artikel 75 – Middelen van optreden van de aanbestedende overheid Indien de prestaties van de betreffende opdracht niet geleverd werden bij het verstrijken van de uitvoeringstermijn, zal de opdrachtnemer een boete betalen die per kalenderdag vertraging 150 euro bedraagt. Het totale bedrag van de boetes wordt evenwel beperkt tot 5 (vijf) procent van de overeengekomen prijs van een verleende opdracht.



14

HOOFDSTUK IV – TECHNISCHE BEPALINGEN 1. Voorwerp van de opdracht Het samenwerkingsverband DOV zoekt externe ondersteuning bij het uitvoeren van inhoudelijke en informaticatechnische analyses die noodzakelijk zijn bij de informatisering van allerhande types ondergrondgegevens. Het opzet is tweeledig. Enerzijds wordt een hoofdopdracht voor ogen gehouden, anderzijds worden vervolgopdrachten in het vooruitzicht gesteld. Wat via DOV tot nu gerealiseerd is, is het resultaat van meer dan 10 jaar analyseren, bouwen, verbouwen, migreren. Wat er is, is indrukwekkend en wordt door de buitenwereld uitermate gewaardeerd. Behoeften evolueren echter voortdurend, wetgeving wijzigt, Europese verplichtingen vereisen bijsturing aan DOV. Aandacht voor de impact van de INSPIRE-richtlijn is cruciaal in deze opdracht. Om verder te gaan met de uitbouw van DOV dringt een aanpak ten gronde zich op. Het in 2008 uitgevoerde klantentevredenheidsonderzoek is hierin een eerste stap geweest. Via onderhavig bestek wordt hierop voortgebouwd. In een “hoofdopdracht” dient een lange termijnvisie voor DOV ontwikkeld te worden. Aansluitende vervolgopdrachten moeten nadien toelaten bepaalde aspecten van het resultaat van de hoofdopdracht verder uit te diepen, zowel op inhoudelijk als op (geo)informaticatechnisch vlak.

2. In te zetten expertise Zowel in de hoofdopdracht als in de vervolgopdrachten is de samenwerking vereist van verschillende disciplines: enerzijds ICT-experten en anderzijds materie-experten. Zowel in de hoofdopdracht als in de vervolgopdrachten zullen mogelijks meerdere profielen gelijktijdig moeten worden ingezet. Het aandeel van de inzet van de verschillende experten kan verschillen naargelang de opdracht en/of fase in de opdracht. ICT-experten – informaticagerichte diensten • Businessanalist • Functioneel analist • solution-architect • geo-informaticus

Materie-experten – inhoudelijke diensten • • • •

Expert geologie Expert geotechniek Expert grondwater Expert bodem



15

Detailvereisten: ICT-expertise – informaticagerichte diensten

Functie

Business Analist

Taakomschrijving

De Business Analist zal de nodige high level business analyses en modelleringen uitvoeren. Hij/zij is ook verantwoordelijk voor de uitwerking van bedrijfsgerichte behoeftenanalyses en ICT-projectgerichte vereistendefinities. Hierbij dient aandacht geschonken aan het uittekenen van diverse scenario’s voor de ontwikkeling en/of de migratie van informatiesystemen, met in kaart brengen van bereik, kosten, planning, systeemvereisten, kennis, enz. Hij/zij zal aanbevelingen doen m.b.t. de juiste strategische keuzes op inhoudelijk en technisch vlak i.v.m. bovenvernoemde projecten.

Hij/zij zal de uitvoering van elke bestelopdracht coördineren Gewenste opleiding en Universitaire opleiding (Master of bachelor) met technische/engineering of ervaring bedrijfseconomische achtergrond of gelijkwaardig door ervaring en met minimaal 3 jaar praktische ervaring in high level business analyses.en modellering , in bedrijfsgerichte behoeftenanalyses en in ICT-projectgerichte vereistendefinities Gewenste kennis • minimaal drietal dergelijke opdrachten voor ICT-projecten uitgevoerd hebben •

Kennis van BPR methodologie

•

Kennis van ERP modules

•

Praktische kennis van modelleringstalen zoals UML, BPMN

•

project en change management methodologie

•

kosten/baten analyses

•

change management

•

goede kennis en overzicht van ICT-technologie en de nieuwe ICT-trends

•

sterke affiniteit met ICT in relatie tot bedrijfsprocessen

•

enige ICT-technische achtergrondkennis over webapplicaties, relationele DB en applicaties met GIS-functionaliteit.

Gewenste persoonlijke • bekwaamheden •

Functie Taakomschrijving

leidinggevende capaciteiten Communicatievaardigheid zowel mondeling als schriftelijk

Functionele Analist De Analist zal de nodige bedrijfgerichte functionele analyses en functionele ontwerpen uitvoeren. Hierbij is hij/zij verantwoordelijk voor het vertalen van de bedrijfsgerichte behoeftenanalyses en ICT-projectgerichte vereistendefinities naar een passend aanpassing van de huidige DOV-bedrijfstoepassing. Hij/zij documenteert de functionele analyse en het functioneel ontwerp tijdig, volledig en correct en volgens de opgelegde standaarden.

Gewenste opleiding en Hogere opleiding (Master of bachelor) met technische/engineering of ervaring bedrijfseconomische achtergrond of gelijkwaardig door ervaring en met minimaal 5 jaar praktische ervaring in functionele analyse en functioneel ontwerp Ruime ervaring met analyse en design technieken, ervaring met webontwikkeling is een pluspunt Ondersteunend Centrum DOV


16

Gewenste kennis

•

kennis van methodologie inzake functionele analyse en functioneel ontwerp

•

ruime ervaring met technieken inzake functionele analyse en functioneel ontwerp

•

praktische ervaring met modelleringstalen zoals UML en met Object georiënteerd ontwikkelen (OO)

•

communicatievaardigheden

• • •

ervaring met een actuele programmeertaal is een pluspunt Kennis en/of ervaring met analyseren en ontwikkelen van webapplicaties Kennis en/of ervaring met datawarehouse

Gewenste persoonlijke • bekwaamheden •

Communicatievaardigheid zowel mondeling als schriftelijk Zin voor initiatief

•

Kunnen werken in teamverband

•

Beschikken over coaching skills

•

Analytisch en synthese

Functie

Solution Architect

Taakomschrijving

De Solution Architect zal de optimale technische systeemarchitectuur ontwerpen, met betrekking tot hardware, de middleware en de applicatiesoftware met nadruk op schaalbaarheid, bedrijfszekerheid, performantie en stabiliteit. Hij/zij levert een belangrijke input bij de uitwerking van definitiestudies en/of analyses van (nieuwe) ICT-projecten voor DOV. Hij/zij brengt de behoeften in kaart en vertaalt deze naar generieke architectuuroplossingen. De Solution Architect zal aanbevelingen doen m.b.t. de juiste keuzes op technisch vlak.

Gewenste opleiding en Universitaire opleiding (Master of bachelor) met technische/engineering of ervaring bedrijfseconomische achtergrond of gelijkwaardig door ervaring en met minimaal 3 jaar praktische ervaring als ICT Architect Gewenste kennis • globaal goede kennis en overzicht van ICT-technologie en de nieuwe ICTtrends • • • • • • Gewenste persoonlijke • bekwaamheden • •


ervaring met modelmatige en methodologische aanpak en met modelleringstalen zoals UML, BPMN, SOA Kennis van plannen, ontwerp, implementatie, beheer van een data warehouse omgeving (bv. Cognos of Datastage). Kennis van data warehousing concepten, processen en architecturen. Kennis van data warehouse security aspecten. Kennis mbt uittekenen van minstens twee data warehouse architectuur componenten uit volgende lijst : data integratie (ETL), rapportering & analyse (BI), databanken en metadata. minimaal drietal dergelijke projecten uitgevoerd Communicatievaardigheid zowel mondeling als schriftelijk Zin voor initiatief Kunnen werken in teamverband


17

Functie Taakomschrijving

Geo-informaticus De Geo-informaticus analyseert de volledige DOV-toepassing op GEO-ICT-vlak en stelt verbeterings- en/of nieuwe projecten op in nauw overleg met de uitvoerende entiteit. Hij/zij beschrijft use cases, werkt mee aan functionele analyse en schrijft testscenario’s uit. Hij/zij zal in het bijzonder de huidige DOV-situatie analyseren in relatie tot de verplichtingen vervat in de INSPIRE-richtlijn en veranderingsprojecten uitwerken.

Gewenste opleiding en Universitaire opleiding (Master of bachelor) met technische/engineering of ervaring bedrijfseconomische achtergrond of gelijkwaardig door ervaring en met minimaal 3 jaar praktische ervaring. Hij/zij beheerst de verschillende functionele componenten van een GIS: het gegevensbestand, de invoer van rasterdata (vb. via GPS, scanning,...) of vectordata (vb via digitalisatie,...), de opslag en het beheer, de transformatie- en analyseprocedures, de uitvoeren presentatiemogelijkheden. Hij/zij heeft ervaring in het opstellen van functionele analyses en behoeftenanalyses. Hij/zij is sterk vertrouwd met de problematiek vervat in de INSPIRE-richtlijn en beheerst de normen en standaarden waarnaar in deze richtlijn en gerelateerde documenten wordt verwezen. Gewenste kennis

•

kennis van datamodelleringstechnieken, UML, XML Schema, GML en eventueel ook GeoScieML

•

degelijke vaktechnische kennis (theoretisch en praktisch) in geo-ICT.

•

beheerst één of meer moderne programmeeromgevingen en standaard GIS software omgevingen (bijvoorbeeld ESRI, IONIC, INTERGRAPH,...)

•

Kennis van Open GIS Standaarden en/of Open Source GIS initiatieven

•

vertrouwd met internettechnologieën (HTTP, XML, XSLT, Microsoft .Net, SOAP, WSDL,…)

Gewenste persoonlijke • bekwaamheden • •

Communicatievaardigheid zowel mondeling als schriftelijk Zin voor initiatief Kunnen werken in teamverband

Materie-experten – inhoudelijke diensten Functie Taakomschrijving

Expert geologie/hydrogeologie/pedologie/geotechniek Aanbrengen van inhoudelijke kennis in de hoedanigheid van domeineigen inhoudelijke expert Instaan voor rapportering m.b.t. eigen inbreng, afgestemd op het geheel van de opgedragen opdracht, in samenwerking met andere expertises

Gewenste opleiding en Universitaire opleiding (Master) in respectievelijk: ervaring • geologie (expert geologie) •

geologie met kennis van hydrogeologie (expert hydrogeologie)

•

bodemkunde of bio-ingenieurswetenschappen (expert pedologie)

•

ingenieurswetenschappen (bouwkunde, geotechniek en mijnbouwkunde) (expert geotechniek)

met 5 jaar ervaring in domeineigen dataverwerking, databeheer,



18

datamodellering en geografische voorstelling Gewenste kennis

•

Kennis van relevante wetgeving in eigen deeldomein en aanverwante domeinen

•

Noties m.b.t. vereisten als gevolg INSPIRE-richtlijn

• Gewenste persoonlijke • bekwaamheden • •


Praktische kennis van GIS Communicatievaardigheid zowel mondeling als schriftelijk Zin voor initiatief Kunnen werken in teamverband


19

3. Gedetailleerde beschrijving van de hoofdopdracht: ontwikkelen van een lange termijnvisie 3.1.

Doel van de opdracht:

Uitwerken van een duurzaam ontwikkelingstraject en een onderbouwde lange termijnvisie voor de Databank Ondergrond Vlaanderen. Deze opdracht richt zich zowel op het inhoudelijke aspect (geologie, grondwater, geotechniek en pedologie) als op het informaticatechnische vlak van DOV. Dit alles gebeurt binnen het kader van een overheidsstructuur, rekening houdend met huidige en toekomstige regionale, nationale en Europese regelgeving. In het bijzonder wordt hierbij rekening gehouden met de vereisten die voortvloeien uit de Europese INSPIRE-richtlijn. 3.2.

Structuur van de opdracht

De opdracht is opgebouwd uit vier fasen: o fase 1: Inventarisatie van de behoeften en globale toetsing aan de geldende randvoorwaarden o fase 2: Doorlichting van de huidige toepassing en uitdieping van de functionele behoeften in elk van de huidige en ev. toekomstige deeldomeinen van DOV en van de informaticatechnische aspecten o fase 3: Formuleren van de lange termijnvisie en van de operationele doelstellingen o fase 4: Uitwerken van mogelijke ontwikkelingstrajecten, het opstellen van een concreet meerjarenplan en eindrapportering 3.3.

Tijdsverloop

In onderstaand overzicht wordt indicatief aangegeven hoe de profielen in elk van de fasen van de hoofdopdracht zouden kunnen ingezet te worden. De businessanalist dient in deze hoofdopdracht de leiding te nemen en in te staan voor de afstemming, de gerichte inzet van de verschillende profielen en voor de eindrapportering. Het staat de inschrijver vrij zich op deze indicatieve tijdbestedingen te baseren dan wel een gefundeerd alternatief voor te stellen.

Doorlooptijden per fase worden als volgt vooropgesteld: • Fase 1: 3 weken, • Fase 2: 5 weken, • Fase 3: 3 weken, • Fase 4: 2 weken. Het geheel van de 4 fases wordt niet noodzakelijk aaneensluitend doorlopen. De maximale uitvoeringstermijn voor het geheel is vastgesteld op 6 maand. Om de uitvoering van deze opdracht in goede banen te leiden, zullen verschillende overlegmomenten worden ingelast: Startvergadering: • Voorstelling door opdrachtnemer van aanpak van de opdracht • Maken van duidelijke afspraken m.b.t. aanpak en scope van de werkzaamheden, detecteren van eventuele verkeerde interpretaties van de omschreven opdracht, duidelijke afspraken omtrent wisselwerking tussen ICT- en materie-experten en met de uitvoerende entiteit • Vastleggen van de leveringsdata van de vorderingsrapporten en vastleggen van de verschillende vorderingsvergaderingen.



20

Vorderingsvergaderingen: voorstelling en bespreking van de tussentijdse resultaten van de verschillende fases, eventuele bijsturing Eindvergadering: na afwerking van alle fasen: voorstelling en bespreking van de eindresultaten Elke fase wordt expliciet afgerond d.m.v. een tussentijds rapport. Een volgende fase kan slechts aanvangen nadat een vorige expliciet werd afgesloten en bevel tot verder gaan werd gegeven. Tijd vereist voor overleg en coördinatie met de uitvoerende entiteit is geacht inbegrepen te zijn binnen de ingeschatte tijdsbesteding per fase. 3.4.

Inhoudelijke afbakening van de verschillende fasen

Fase 1: Inventarisatie van de behoeften en globale toetsing aan de geldende randvoorwaarden DOV omvat gegevens over volgende luiken: het geologische luik, het geotechnische luik, het hydrogeologische luik, het pedologische luik en het luik grondwatervergunningen. Voor beschrijving van de structuur, de organisatie en de werking van DOV wordt verwezen naar de website. (http://dov.vlaanderen.be). M.b.t. deze opdracht wordt in het bijzonder verwezen naar het jubileumjaarverslag 1996-2006 en het jaarverslag 2007. Fase 1 omvat een verkenning van DOV as-is, met haar partners, huidige en toekomstige behoeften en randvoorwaarden. Volgende informatie wordt bij aanvang ter beschikking gesteld: 1. -

2. 3. -

Behoeften Resultaten van een bevraging naar behoeften, zowel bij interne partners als bij externe gebruikers (Klantentevredenheidsonderzoek zoals uitgevoerd in opdracht van DOV door Significant NV in de periode januari tot juni 2008) Beschrijving van businessprocessen bij de inhoudelijke partners van het samenwerkingsverband DOV DOV-toepassing Documentatie over de toepassing Jaarverslag 2007 Jubileumjaarverslag 1996-2006 Werkmethodes bij de Vlaamse Overheid Outsourcingscontract Voorschriften, normen en afspraken

Deze informatie is heterogeen: o o o

Bedrijfsprocessen zijn deels gemodelleerd via Corporate Modeller, deels opgenomen in kwaliteitshandboeken, strategische doelstellingen,… De volumineuze documentatie m.b.t. de DOV-toepassing is het resultaat van 12 jaar ontwikkelingswerk. De resultaten van het klantentevredenheidsonderzoek zijn tekstueel beschreven

Het Ondersteunend Centrum DOV zal de nodige toelichting verschaffen gedurende deze eerste fase. Een eerste analyse van de aangeboden informatie tijdens deze eerste fase moet leiden tot: 1.

Een businessanalyse op hoog niveau - De activiteitendiagramma’s van de drie partners betrokken bij DOV - In kaart brengen van de externe instanties die DOV-gerelateerd (kunnen) zijn en waarvan de projecten een aanknopingspunt kunnen vormen - Analyse van het beleidsveld rond DOV - Toetsing van de situatie van DOV in Vlaanderen/België ten opzichte van die in omringende regio’s/landen



21

2.

Een toetsing van DOV aan geldende randvoorwaarden en/of aan externe ontwikkelingen Juridisch kader: regelgeving m.b.t. openbaarheid van bestuur, hergebruik van overheidsinformatie, egov-decreet, INSPIRE, voorschriften vanwege GIS-Vlaanderen, … Administratief kader: Outsourcingscontract van de Vlaamse Overheid, normen en standaarden, Technologische kader: beschikbaarheid van reeds ontwikkelde software, gelijkaardige toepassingen die als voorbeeld kunnen dienen.

3.

Een beknopte omschrijving van de huidige scope van DOV en een eerste evaluatie (DOV as is + evaluatie) - Opgave van de mate waarin DOV beantwoordt aan de noden van de drie partners - Opgave van de mate waarin DOV inspeelt op wat leeft in de deeldomeinen

4.

Een inventaris van de behoeften op langere termijn (fit gab analyse) - Dit omvat de inventarisatie van de (interne en externe) tekortkomingen, behoeften en verwachtingen,

Het resultaat van deze eerste fase vormt de basis voor de volgende fases en wordt na afronding aangeboden aan de uitvoerende entiteit door middel van een tussentijds verslag dat overzichtelijk, homogeen en duidelijk gestructureerd is. Indien een technische omschrijving noodzakelijk blijkt, dan dient een verklarende toelichting te worden bijgevoegd. Fase 2: Doorlichting van de huidige toepassing en uitdieping van de functionele behoeften in elk van de deeldomeinen van DOV en van de informaticatechnische aspecten Fase 2 omvat een grondige doorlichting van de Databank Ondergrond Vlaanderen, zowel op inhoudelijk als op informaticatechnisch vlak. Van deze doorlichting zal een verslag worden opgemaakt dat tussentijds aan de uitvoerende entiteit wordt bezorgd. Volgende onderwerpen komen minstens bij de inhoudelijke doorlichting aan bod: a. De gebruikers en de gerelateerde bedrijfsprocessen Dit omvat het in kaart brengen van de huidige gebruikers van DOV. Hierbij moet er zowel op de interne als de externe gebruikers gefocust worden. De interne gebruikers zijn de leden van het OC-DOV en de betrokken personeelsleden van de DOV partners. Hierbij is een beschrijving van de interne situatie bij de partners belangrijk waarbij moet nagegaan worden hoe DOV aansluit bij de interne processen. Interne processen die niet of nog niet voldoende ondersteund zijn, worden geanalyseerd. Met betrekking tot de externe gebruikers is het belangrijk dat volgende instanties in het kader van deze opdracht maximaal gezamenlijk benaderd worden via een workshop: OVAM, INBO, VITO, VIOE, Aquafin, VEA, LNE (AMV, AMI), BGD, NIRAS, SCK, KSB. Hierbij wordt gepeild naar verwachtingen van DOV en naar het potentieel aanbod voor DOV vanuit deze instellingen. Een vragenlijst of gespreksgids wordt uitgewerkt en voor goedkeuring aan de uitvoerende entiteit voorgelegd alvorens de bevraging aan te vatten. M.b.t. de overige doelgroepen (universiteiten, studiebureaus, architecten, deskundigen water en bodem, …) worden de resultaten van het KTO uitgediept, worden de raakvlakken, behoeften en potenties van deze doelgroepen gestructureerd in beeld gebracht en wordt een strategie/organisatiemodel uitgetekend om deze doelgroepen actief bij de verdere planning van DOV te kunnen betrekken. Er wordt in beeld gebracht hoe bedrijfsprocessen bij de interne en externe instanties op elkaar ingrijpen en/of van elkaar afhankelijk zijn. Analyse van de beleidsinstrumenten (bv. regelgeving) zal hierbij vereist zijn. Nagegaan wordt welke hiaten /potenties hierbij aanwezig zijn om tot een doeltreffend databeheer voor alle doelgroepen te komen.



22

b. De inhoudelijke scope van DOV as-is en to-be Huidige deeldomeinen worden bekeken vanuit eerder wetenschappelijk oogpunt: wat is beschikbaar binnen DOV, wat is er al bij de doelgroepen, wat vereist afstemming, hoe kunnen relaties worden gelegd. Nieuwe mogelijke deeldomeinen worden inhoudelijk afgebakend en de betrokken actoren worden in beeld gebracht. c. Doorlichting m.b.t. het aspect “authentieke (geografische) gegevensbronnen” zoals vooropgesteld in het kader van het egov-decreet en het GDI-decreet Volgende onderwerpen dienen minstens bij de informaticatechnische doorlichting aan bod te komen: a. Uitdiepen van de informaticatechnische randvoorwaarden per DOV-partner en van DOV als informaticaproject binnen VO b. Evaluatie van de bestaande situatie: detecteren van de zwakke en sterke punten m.b.t. keuzes, software, technologie, concept en werkmethodes in elk van de “lagen” (netwerk, servers, middleware, toepassing) c. Inschatten van de potenties van de huidige infrastructuur, middleware, concept van de huidige bedrijfstoepassing d. Volledige analyse van de kostenstructuur met het oog op de bepaling van de huidige Total cost of ownership, benchmarking ten opzichte van gelijkaardige projecten, uitwerken van verbeteringsvoorstellen

Fase 3: Formuleren van de lange termijnvisie en van de operationele doelstellingen Fase 3 omvat het uitwerken van de lange termijnvisie van DOV. Dit komt neer op het bepalen van een aantal haalbare doelstellingen op lange termijn, dit zowel op strategisch, inhoudelijk als op operationeel niveau. Dit zal gebeuren op basis van de inzichten, verworven tijdens fases 1 en 2. De lange termijnvisie en operationele doelstellingen zullen verwoord worden in een verslag dat tussentijds aan de uitvoerende entiteit wordt bezorgd. Fase 4: Uitwerken van mogelijke ontwikkelingstrajecten, opstellen van een concreet meerjarenplan en eindrapportering Nu de te bereiken doelstellingen (fase 3) gekend zijn, kunnen op basis van de huidige situatie (bepaald in fase 1 en 2 ) en rekening houdend met de randvoorwaarden (fase 2) migratietrajecten uitgewerkt worden. Hierbij zullen de inhoudelijke wensen op de huidige technische voorzieningen worden afgestemd. Zowel op inhoudelijk als op informaticatechnisch vlak zullen minstens 2 alternatieven uitgewerkt worden. Elk alternatief dient gemotiveerd te worden en alle alternatieven dienen tegenover elkaar afgewogen te worden (kosten/batenstudie, impact etc..) De indeling van deze alternatieven (bvb. afzonderlijke trajecten uitwerken op inhoudelijk en informaticatechnisch vlak, afzonderlijk GIS-luik etc…) zal in nauw overleg tijdens de uitvoering van de studie bepaald worden. Tot slot zal, in nauw overleg met de uitvoerende entiteit, uit deze trajecten een gemotiveerde keuze van een optimaal migratietraject worden voorgesteld. Dit optimaal migratietraject zal vertaald worden in een meerjarenplan van informaticaprojecten. Dit laatste zal als vertrekpunt moeten kunnen fungeren van een rollend meerjarenplan voor DOV, dat jaarlijks moet kunnen worden geactualiseerd. Ontwikkelingstrajecten en concreet meerjarenplan worden verwoord in een verslag dat tussentijds aan de uitvoerende entiteit wordt bezorgd. Tijdens deze fase wordt ook de eindrapportering gedaan. De tussentiidse verslagen worden hiertoe geïntegreerd tot één samenhangend rapport. Indien de resultaten van de volgende fases van die aard zijn



23

dat zich aanpassingen opdringen van de tussentijdse verslagen uit de voorgaande fases, dan worden deze in deze fase doorgevoerd en/of gefinaliseerd. 4. Toelichting m.b.t. de eventuele vervolgopdrachten Vervolgopdrachten situeren zich in hetzelfde kader als de hoofdopdracht en vereisen inzet van ICT- en/of materie-expertise. Indien het zwaartepunt van een individuele opdracht eerder bij het business-analyse/ICTGIS ligt zal de leiding door dit expertisedomein worden waargenomen, vice versa indien klemtoon meer op het inhoudelijke ligt. Verwacht wordt dat elke vervolgopdracht gestructureerd wordt aangepakt en met inzet van geëigende tools en werkmethoden die in dergelijke opdrachten relevant zijn (bv. UML). In de inventaris wordt een vermoedelijke hoeveelheid opgegeven voor elk profiel. Door opdrachtnemer uit te werken realistische doch op dit ogenblik een voorbeeld case: Doorgedreven analyse van de wisselwerking tussen DOV en de doelgroep architecten DOV wenst zich meer klantgericht op te stellen ten opzichte van deze doelgroep. Van de inhoudelijke experten wordt verwacht aan te geven of de data die nu reeds voorhanden zijn aan de behoefte voldoet, welke leemten er zijn en hoe deze leemten zouden kunnen worden weggewerkt. Van de business-analist wordt verwacht de diverse processen te doorgronden. Het is aan de ICT/GIS expert om functionele en/of technische oplossingen voor te stellen. Verwacht wordt dat de inschrijver een gedetailleerd en gemotiveerd projectvoorstel uitschrijft om deze case grondig aan te pakken met inbegrip van raming van vereist aantal mensdagen van elk profiel. Het projectvoorstel omvat tevens een lijst van werkproducten die bij de uitvoering van deze case tot stand zouden komen.

5. Kwaliteitswaarborgen De opdrachtnemer waarborgt minstens volgende kwaliteit: • Behoudens overmacht of verzoek van de opdrachtgevende entiteit, blijft de samenstelling van het opgegeven projectteam ongewijzigd. Ingeval een lid van het projectteam wegvalt, zal de opdrachtnemer dat lid vervangen door een kwalitatief gelijkwaardig projectteamlid. De vervanging van een projectteamlid is afhankelijk van de goedkeuring door de opdrachtgevende entiteit. • De opdrachtnemer streeft een maximale objectiviteit en wetenschappelijkheid na. Hij is te allen tijde bereid, in het kader van een transparante samenwerking, alle procedures en beslissingen aan de opdrachtgevende entiteit voor te leggen. • De uitvoerende entiteit beschikt over diverse interne deskundigen en werkt samen met een aantal externe partners die elk hun eigen inbreng kunnen hebben voor bepaalde problematieken. Daarom is de opdrachtnemer in het kader van de hoofd- en/of vervolgopdrachten bereid om voor bepaalde deelaspecten samen te werken met andere door de uitvoerende entiteit voorgestelde adviseurs (natuurlijke of rechtspersonen). De modaliteiten van deze samenwerking zullen afzonderlijk beschreven worden bij elke bestelopdracht. • De opdrachtgevende entiteit is vrij het oordeel van externe neutrale experten in te winnen. • Naar rapportering toe, en in het bijzonder naar rapportering die bestemd is voor externe communicatie, wordt van de opdrachtnemer verwacht dat hij in alle documenten een maximale neutraliteit nastreeft m.b.t. de politieke beleidskeuzes, en zijn inspanningen hiervoor kan documenteren (bv. met een extern ingewonnen advies). De eventuele kost voor specifieke prestaties om dit doel te bereiken is ten laste van de opdrachtnemer. • De opdrachtnemer verbindt er zich toe alle interne kwaliteitscontroles en –maatregelen te documenteren. Om de kwaliteit van de prestaties voor de hoofdopdracht en de vervolgopdrachten te waarborgen, toont de opdrachtnemer aan dat hij de technologische evolutie in zijn expertisedomein permanent opvolgt, gebruik maakt van gedocumenteerde eigentijdse technologie die maximaal is afgestemd op de doelstellingen van de betrokken opdrachten. Referenties en verwijzingen worden expliciet in de rapportering in het kader van de uitvoering van de bestelde opdrachten opgenomen.



24

Vlaamse Overheid Departement Mobiliteit en Openbare Werken Afdeling Geotechniek Offerteformulier A. ALGEMENE VERBINTENIS HETZIJ De vennootschap (handelsnaam of benaming en rechtsvorm): Met maatschappelijke zetel te (land, gemeente, straat, nummer): Nationaliteit: Ondernemingsnummer: RSZ-nummer: BTW-nummer Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) ( naam, voornamen, en hoedanigheid ) HETZIJ: De combinatie (het consortium / tijdelijke handelsvennootschap ), gevormd door de volgende vennootschappen: 1. De vennootschap (handelsnaam of benaming en rechtsvorm): Met maatschappelijke zetel te (land, gemeente, straat, nummer): Nationaliteit: Ondernemingsnummer: RSZ-nummer: BTW-nummer 2. De vennootschap (handelsnaam of benaming en rechtsvorm): Met maatschappelijke zetel te (land, gemeente, straat, nummer): Nationaliteit: Ondernemingsnummer: RSZ-nummer: BTW-nummer 3. De vennootschap (handelsnaam of benaming en rechtsvorm): Met maatschappelijke zetel te (land, gemeente, straat, nummer): Nationaliteit: Ondernemingsnummer: RSZ-nummer: BTW-nummer

respectievelijk vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) (naam + hoedanigheid) 1. 2. 3. die de volgende deelgenoot (handelsnaam of benaming)…………………………………………………………………………………….. aanwijzen als vertegenwoordiger van de inschrijver ten overstaan van het Bestuur, en die zich hierbij hoofdelijk en solidair verbinden voor de goede uitvoering van de opdracht,



25

Verbindt of verbinden zich op zijn of hun roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht, voor een bedrag gelijk aan de totaal geraamde prijs van de opdracht zijnde: (in cijfers, inclusief BTW): (in letters, inclusief BTW):

B. ONDERAANNEMERS OFWEL 1 Er zullen geen onderaannemers worden aangewend. OFWEL De volgende onderaannemers (met de respectieve nationaliteit) zullen worden aangewend 1) Handelsnaam of benaming, en nationaliteit: 2) Handelsnaam of benaming, en nationaliteit:

C. PERSONEEL Het personeel dat zal worden aangewend, heeft als nationaliteit:

D. REKENINGNUMMER De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnummer van de financiële instelling geopend op naam van E. RSZ -verplichtingen De Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 2.500 euro in de zin van art. 69bis, § 1 van het KB van 8 januari 1996, voegt bij deze offerte alle inlichtingen over de in dezelfde bepaling bedoelde schuldvorderingen die hij zou bezitten. De buitenlandse inschrijver voegt bij deze offerte desgevallend een attest of een verklaring in de zin van art. 69bis, § 2 van het KB van 8 januari 1996 Bij deze offerte worden de in art. 90, § 4 van het KB van 8 januari 1996 bedoelde attesten voor buitenlandse inschrijvers gevoegd.

F. UITSLUITINGSCRITERIA De inschrijver(s) verklaart zich niet te bevinden in één van de omstandigheden bedoeld in artikel 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. Gedaan te .................................................. op ....................................... De inschrijver(s),

1

Doorhalen wat niet van toepassing is.



26 OPGAVE REFERENTIES + DIPLOMA VAN DE VOORGESTELDE MEDEWERKERS Naam inschrijver: Profiel van de medewerker: Naam medewerker: Geboortedatum medewerker: Nationaliteit van de medewerker: Hoogste diploma medewerker: Gedetailleerd CV: in bijlage toe te voegen; Specialisatie m.b.t. opleiding: in bijlage toe te lichten Bijzonderheden m.b.t. kennis: in bijlage toe te lichten Ervaring: Periode

Naam van de klant + adres

Contactpersoon bij de klant (naam + telefoonnummer)

Uitgeoefende functie bij de klant, gepresteerd aantal mensdagen en beknopte omschrijving van concrete realisaties

1 2 3

Betrokkenheid bij referentie 1: in bijlage toe te lichten Betrokkenheid bij referentie 2: in bijlage toe te lichten Betrokkenheid bij referentie 3: in bijlage toe te lichten



27 INVENTARIS Voorafgaande opmerkingen: 1. De vermelde eenheidsprijzen omvatten alle in het bestek opgenomen prestaties; alle kosten noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht (kantoorkosten, verplaatsingskosten, …) zijn begrepen in de prijzen. 2.De prijs per uur is de prijs per mensdag gedeeld door 8 Hoofdopdracht: ontwikkeling van de lange termijnvisie voor DOV De hoofdopdracht wordt uitgevoerd voor een globale prijs. In onderstaande tabel worden de door de inschrijver gehanteerde aantallen mensdagen van een welbepaald profiel en eenheidsprijzen meegedeeld ter informatie en verantwoording van de globale prijzen. De hieronder indicatief opgegeven aantallen mensdagen dienen desgewenst aangepast worden.

Fase

Aantal mensdagen

Prijs per mensdag (in EURO) Voluit geschreven

Totaalprijs In cijfers Excl. BTW

Fase 1 Business Analist Functionele Analist Solution Architect Geo-informaticus Expert geologie Expert hydrogeologie Expert pedologie Expert geotechniek

(6) (4) (4) (4) (4) (4) (4) (4) Totaal Fase 1


(10) (9) (9) (9) (9) (9) (9) (9) Totaal Fase 2



Totaalprijs In cijfers Incl. 21% BTW

28 Fase 3 Business Analist Functionele Analist Solution Architect Geo-informaticus Expert geologie Expert hydrogeologie Expert pedologie Expert geotechniek

(6) (4) (4) (4) (4) (4) (4) (4) Totaal Fase 3


(4) (3) (3) (3) (3) (3) (3) (3) Totaal Fase 4 Algemeen totaal voor het gedeelte “ hoofdopdracht”



29 Vervolgopdrachten Vervolgopdrachten worden verleend volgens prijslijst. In onderstaande tabel worden de vermoedelijke hoeveelheden opgenomen. Deze hoeveelheden komen overeen met de te verwachten te leveren diensten gedurende de looptijd van de opdracht (gedurende 3 jaar na de gunning).Het reële aantal mensdagen zal bij elke deelbestelling worden bepaald in functie van de behoeften. Profiel

Aantal mensdagen

Business Analist Functionele Analist Solution Architect Geo-informaticus Expert geologie Expert hydrogeologie Expert pedologie Expert geotechniek

(VH) 48 120 36 96 48 48 48 48

Prijs per mensdag (in EURO) Voluit geschreven

Totaalprijs In cijfers Excl. BTW

Totaalprijs In cijfers Incl. 21% BTW

Totaal van het gedeelte “vervolgopdrachten”

Gezien, onderzocht en aangevuld met de aanduiding der eenheidsprijzen en de totale sommen welke gediend hebben tot het vaststellen van de totaal geraamde prijs van zijn (haar) inschrijving van heden om bij deze gevoegd te worden. Gedaan te ............................................, de ................................... De inschrijver(s)



VLAAMSE OVERHEID DEPARTEMENT MOBILITEIT EN OPENBARE WERKEN AFDELING GEOTECHNIEK ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG. Besteknummer DOV

Recommend Documents