Vlaamse overheid Agentschap voor Facilitair Management Afdeling Technisch Beheer Boudewijnlaan 30, bus BRUSSEL

2014/AFM/OA/30170

Vlaamse overheid Agentschap voor Facilitair Management Afdeling Technisch Beheer Boudewijnlaan 30, bus 60 1000 BRUSSEL

Besteknummer

2014/AFM/OA/30170

Opdracht voor aanneming van

Leveringen

Wijze van gunning

Open Aanbesteding

Voorwerp van de opdracht: Levering

:

Levering van ‘Gasolie’, ‘Gasolie Winter’ en ‘Gasolie Extra’ te vullen in de opslagtanks en infrastructuren van de Vlaamse overheid en de lokale besturen

CPV-classificatie

: 09134000-7 (Gasolie)

De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als bijzonder bestek. De opening van de offerteformulieren zal plaatsvinden op 06/10/2014 om 09.45 uur, ten overstaan van de administrateur-generaal of zijn afgevaardigde, Agentschap voor Facilitair Management – team Aanbestedingen, Boudewijngebouw – Boudewijnlaan 30 - bus 60 1000 Brussel, lokaal 5 E01. Nadere inlichtingen kunnen bekomen worden via onderstaand e-mail adres: [email protected] De antwoorden worden gepubliceerd als terechtwijzend bericht bij de aankondiging op enotification. De berichten en terechtwijzende berichten gepubliceerd in “ e-notification” en/of in het “Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen” in verband met deze opdracht maken integraal deel uit van de contractuele voorwaarden. De inschrijver wordt geacht hiervan kennis te hebben genomen en er rekening mede te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. Er wordt een informatievergadering voorzien op 24/9/2014 om 13u30 op het onderstaand adres: Boudewijngebouw Lokaal: Vergaderzaal Balkon 5 rechts Boudewijnlaan 30 1000 Brussel Pagina 1 van 38

2014/AFM/OA/30170 Er is mogelijkheid tot het indienen van schriftelijke vragen welke zullen beantwoord worden op deze informatievergadering. Deze vragen dienen per mail bezorgd te worden uiterlijk tegen vrijdag 19/9/2014 om 16h, mailadres: [email protected] Tijdens en na de informatievergadering worden geen verdere bijkomende vragen beantwoord en worden er ook geen vragen meer aanvaard m.b.t. deze aanbesteding. Bij het indienen van de vragen dient het besteknummer als referentie vermeld te worden. De antwoorden worden ook gepubliceerd op https://enot.publicprocurement.be/

I.1. AANBESTEDENDE OVERHEID 1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de Vlaamse minister bevoegd voor de huisvesting van de ambtenaren van de Vlaamse Gemeenschap. 2. Volgende administratieve entiteit (hierna: het Bestuur) is belast met de opvolging van deze opdracht voor perceel 1: Agentschap voor Facilitair Management Afdeling Technisch Beheer Boudewijnlaan 30 bus 60 1000 Brussel Alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, behoudens toepassing van volgend punt. De opvolging van deze opdracht voor perceel 2 wordt uitgevoerd door de besteller zelf. Alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht (perceel 2) moet naar de respectievelijke besteller worden gestuurd, behoudens toepassing van volgend punt.

3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 te 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of inpand gegeven. 4. Het Agentschap voor Facilitair Management treedt in deze opdracht in hoofde van de Vlaamse Gemeenschap op als opdrachtencentrale cfr. Artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006. Dit betekent dat Vlaamse entiteiten, gevestigd in het Vlaams of Brussels Hoofdstedelijk Gewest (perceel 1), en lokale overheden gevestigd in het Vlaams Gewest (perceel 2) op basis van deze overeenkomst in eigen naam en voor eigen rekening opdrachten binnen de raamovereenkomst (bestellingen) kunnen plaatsen, rechtstreeks bij de leverancier, zonder tussenkomst van het Bestuur. Zij zullen daarbij instaan voor de opvolging van de uitvoering van de binnen de raamovereenkomst geplaatste opdrachten, overeenkomstig de bepalingen van dit bestek. Elke opdracht die wordt geplaatst binnen de raamovereenkomst zal gezien worden als een afzonderlijke opdracht (zie artikel I.6 Overige algemeen toepasselijke bepalingen – punt 5). Onder ‘lokale overheden’ wordt deze overheden verstaan zoals gedefinieerd in artikel 4 van het Decreet van Openbaarheid van Bestuur. Pagina 2 van 38

2014/AFM/OA/30170 Het Bestuur wijst erop dat zij zelf ook opdrachten binnen deze raamovereenkomst kan plaatsen, meer bepaald voor de door het Agentschap Facilitair Management (AFM) beheerde leveringspunten. Het Bestuur is enkel verantwoordelijk voor problemen bij de uitvoering van de opdrachten die zij zelf heeft geplaatst. Het Bestuur stelt een leidend ambtenaar aan voor de gehele opdracht wat betreft de rapportering. Andere entiteiten (via perceel 1) en lokale overheden (via perceel 2) die gebruik maken van deze overeenkomst dienen ten alle tijden de afname van de overeenkomst op te volgen en, op vraag van deze leidend ambtenaar, een rapportering betreffende de afname over te maken. De leverancier moet op verzoek van deze leidend ambtenaar rapporten opmaken van alle opdrachten op basis van dit bestek (zie kwartaalrapporteringen in technische bepalingen van dit bestek) . Elke entiteit of lokale overheid die binnen de raamovereenkomst opdrachten plaatst, dient een leidend ambtenaar aan te stellen. Volgende situaties kunnen zich voordoen in toepassing van de principes van Opdrachtencentrale:

5. Voor de toepassing van de administratieve bepalingen wordt hierna verstaan onder: 1° het Bestuur: het Agentschap voor Facilitair Management (AFM), dat belast is met de overkoepelende administratieve opvolging van deze opdracht. Per afzonderlijke opdracht voor perceel 2 ligt de administratieve opvolging bij de besteller zelf. 2° de besteller: elke entiteit die behoort tot de Vlaamse Gemeenschap/het Vlaamse Gewest, elke entiteit met afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest zijn of zullen worden opgericht of elke lokale overheid zoals gedefinieerd in artikel 4 van het Decreet van Openbaarheid van Bestuur.

I.2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Deze opdracht heeft als voorwerp de levering van ‘Gasolie’, ‘Gasolie Winter’ en ‘Gasolie Extra’, te vullen in de opslagtanks en infrastructuren van de Vlaamse overheid en de lokale overheden, zoals beschreven in de technische bepalingen van dit bestek. Deze opdracht is een opdracht voor leveringen in de zin van artikel 3 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. De CPV-classificatie van de opdrachten: CPV 09134000-7 (Gasolie) De opdracht wordt gesloten voor een duur van 3 jaar. Er is mogelijkheid tot verlenging van de opdracht, door het Bestuur, met 6 maanden aan identieke condities (zie artikel I.6. OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN). Deze opdracht is ingedeeld in 2 percelen: Pagina 3 van 38

2014/AFM/OA/30170 •

Perceel 1:

Levering van ‘Gasolie’, ‘Gasolie Winter’ en ‘Gasolie Extra’ te vullen in de opslagtanks en infrastructuren van de Vlaamse overheid.

•

Perceel 2:

Levering van ‘Gasolie’, ‘Gasolie Winter’ en ‘Gasolie Extra’ te vullen in de opslagtanks en infrastructuren van de lokale overheden zoals gedefinieerd in artikel 4 van het Decreet van Openbaarheid van Bestuur. Levering aan particulieren maakt geen deel uit van deze overeenkomst, alsook niet alle mogelijke vormen van groepsaankopen die bedoeld is voor de particuliere markt.

In toepassing van art. 36 van de Wet van 15/6/2006 houdt de overheid zich het recht voor om één of meerdere percelen niet toe te wijzen en deze opnieuw aan te besteden volgens dezelfde of een andere procedure. Het is mogelijk om voor één of meerdere percelen in te schrijven. Indien de inschrijver voor beide percelen inschrijft, kunnen de offertes in één document opgenomen worden. Het is de inschrijver toegestaan prijskortingen te bieden, onder de vorm van een procentuele korting, in geval hij voor meerdere percelen een offerte indient en meerdere percelen aan hem worden gegund. Tenzij de aanbestedende overheid zelf de besteller is, verbindt een door een andere besteller geplaatste opdracht binnen de raamovereenkomst de aanbestedende overheid niet en kan de aanbestedende overheid door de leverancier geenszins aansprakelijk worden gesteld voor de moeilijkheden met betrekking tot die geplaatste opdracht. Er worden geen minimale afnames gegarandeerd. Alle in dit bestek vermelde hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden. Dit houdt in dat het mogelijk is dat niet de totaliteit van de leveringen zijn uitgevoerd na beëindigen van deze overeenkomst. Dit kan onder geen enkele voorwaarde aanleiding geven tot schadevergoeding ten voordele van de dienstverlener. Het te leveren type gasolie voor infrastructuren dient aangepast te zijn aan de specifieke eisen van deze infrastructuur. Onder infrastructuren wordt verstaan (niet-limitatief): gebouwinfrastructuur, scheepsinfrastructuren (bv. opslagtanks van vaartuigen), technische infrastructuren (bv. dieselgroepen, zware werkmachines), met de voor deze infrastructuren toepasselijke gasolie en tarieven (bv. gasolie industrie). Onder infrastructuren wordt niet verstaan: (bedrijfs)voertuigen. Opmerking : ingeval het Bestuur ook besluit om leveringen te laten uitvoeren in ZeeuwsVlaanderen dient de inschrijver conform te zijn met de overeenstemmige Nederlandse bepalingen. De kwaliteit van de brandstof dient minimaal te beantwoorden aan de Nederlandse vereisten, zelfs indien dit inhoudt dat brandstof met geringere emissie dient geleverd te worden. Perceel 1: De onderhavige opdracht betreft de levering per tankwagen van gasolie, gasolie winter of gasolie extra, te vullen in de opslagtanks en/of infrastructuren van de Vlaamse overheid, in haar vestigingen gesitueerd in het Vlaamse Gewest, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en Zeeuws-Vlaanderen, Nederland. Perceel 2: De onderhavige opdracht betreft de levering per tankwagen van gasolie, gasolie winter of gasolie extra, te vullen in de opslagtanks en/of infrastructuren van de lokale overheden zoals gedefinieerd in artikel 4 van het Decreet van Openbaarheid van Bestuur.

Pagina 4 van 38

2014/AFM/OA/30170 I.3.

GUNNINGSWIJZE

De gunning van deze opdracht gebeurt via: open aanbesteding.

I.4.

TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN

Behoudens afwijkingen in onderhavig bestek en met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver, zijn op deze opdracht onder meer toepasselijk: -

Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten);

-

Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing);

-

Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering);

-

Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013.

U kunt deze regelgeving terugvinden op: http://www.bestuurszaken.be/regelgevingoverheidsopdrachten

I.5.

TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN EN PLANNEN •

De Codex over het Welzijn op het werk (met inbegrip van de artikelen vervat in het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming, A.R.A.B.);

•

De AREI (Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties);

•

Het Koninklijk Besluit van 13 december 2006 betreffende de benaming, de kenmerken en het zwavelgehalte van de marine gasolie;

•

Het Koninklijk Besluit van 19 september 2013 betreffende de benamingen en de kenmerken van de gasolies bestemd voor verwarming en voor gebruik in niet voor de weg bestemde mobiele machines;

•

NBN T52-716, en de wijzigingen die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offerten;

•

NBN EN 590, en de wijzigingen die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offerten;

•

Het Koninklijk besluit van 15 juni 2006 betreffende het toezicht op de verplichtingen voortspruitend uit de wet van 26 januari 2006 betreffende de aanhouding van verplichte voorraden aardolie en aardolieproducten en de oprichting van een agentschap voor het beheer van een deel van deze voorraad Pagina 5 van 38

2014/AFM/OA/30170 en tot wijziging van de wet van 10 juni 1997 betreffende de algemene regeling voor accijnsproducten, het voorhanden hebben, en het verkeer daarvan en de controles daarop, en haar uitvoeringsbesluiten; •

De publicaties in het Belgisch Staatsblad en het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen voor wat betreft opslag, transport en verhandeling van vloeibare brandstoffen,

•

De veiligheidsvoorschriften welke van toepassing zijn op de plaats van levering;

•

De programma-overeenkomst van 1 augustus 1987 afgesloten tussen de Belgische Staat en de Belgische Petroleum federatie, aangevuld met bijvoegsel bij de programma-overeenkomst van kracht vanaf 1 augustus 1992 en de wijzigingen van kracht sedert 1 oktober 1996, en de aanvulling van de programma-overeenkomst (mei 2001) voor zover dit contract ongewijzigd blijft voor de duur van de opdracht;

•

De berichten en wijzigingsberichten bekendgemaakt op e-notification die betrekking hebben op alle overheidsopdrachten of enkel op de opdrachten onderworpen aan het huidig bestek, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver wordt derhalve geacht er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte;

•

De Europese Richtlijnen aangaande gasolie voor verwarming, met hun specifieke bepalingen en overgangsmaatregelen voor het Belgisch grondgebied, en de richtlijnen voor gasolie (andere toepassingen);

•

De Europese Richtlijn 1999/32/EG;

•

De Europese Richtlijn 2001/81/EG;

•

Het Koninklijk Besluit dd 29 september 1995 tot vaststelling van de voorwaarden tot erkenning van beproevingslaboratoria gelast met de analyse van aardolieproducten krachtens artikel 160 van de wet van 30 december 1992 houdende sociale en diverse bepalingen;

•

Het Ministerieel besluit dd 24 januari 2002 tot wijziging van het ministerieel besluit van 25 april 2001 houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het Beheerscomité van het Fonds voor de analyse van aardolieproducten, ingesteld bij artikel 5 van het koninklijk besluit van 8 februari 1995 tot vaststelling van de modaliteiten voor de werking van het Fonds voor de analyse van aardolieproducten;

•

Alle verdere wetgeving die van toepassing is op de producten die geleverd worden;

•

Alle wijzigingen aan de Wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offerten.

Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk de volgende typebestekken en voorschriften: • De normen uitgegeven door het NBN • De Europese normen, de ISO normen en de Butgb-goedkeuringen indien hiernaar verwezen wordt. Pagina 6 van 38

2014/AFM/OA/30170

Het gebouwenpatrimonium omvat diverse gebouwen van specifieke aard, zoals (niet exhaustief): • Kantoorgebouwen • Luchthavens • Uitbatingsgebouwen, zoals regieposten betrokken door de afdeling Wegen & Verkeer • Gebouwen voor opvang van personen (psychiatrie, jeugdbescherming, …) • Onderzoeksgebouwen • Musea, gebouwen met culturele en educatieve functie met bezoekers • Loodsen (opslag, werkplaatsen,…) • Sportinfrastructuren • Gebouwen van politiezones en hulpdiensten • Gebouwen met openbare functies • Infrastructuren van openbaar nut De wetgeving welke toepasselijk is op deze activiteiten is van kracht. Elke verwijzing in de bovengenoemde wetgeving evenals in de teksten van de bestekken naar de aanbestedende overheid of ambtenaren daarvan moet gelezen worden als een verwijzing naar de Vlaamse Gemeenschap en haar personeelsleden.

I.6.

OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN 1. Voorliggende raamovereenkomst heeft een looptijd van 3 jaar, te rekenen vanaf de sluiting van deze raamovereenkomst. Er is mogelijkheid tot verlenging van de opdracht, door het Bestuur, met 6 maanden aan identieke condities (artikel 37 §2 Wet Overheidsopdrachten), voor overgang naar een nieuwe leverancier. De verlenging wordt door het Bestuur uiterlijk 3 maanden voor het verstrijken van de looptijd van de opdracht aan de leverancier per aangetekend schrijven meegedeeld. De opdrachtnemer is hierdoor gebonden. 2. Het Bestuur kan jaarlijks een einde aan de opdracht stellen, per aangetekende brief, tenminste 5 maanden voor het einde van elk contractjaar. Deze beslissing tot opzegging van de opdracht geeft geen recht op schadevergoedingen. Ook hier heeft het Bestuur het recht om verderzetting van de leveringen op te leggen aan identieke condities voor een periode van maximum 6 maanden (het Bestuur bepaalt hoelang deze periode wordt voorzien) volgend op het einde van het contractjaar waarin door het Bestuur werd beslist een einde aan de opdracht te stellen. Het Bestuur dient, ook in dit geval, deze verlenging ten laatste 5 maanden voor de beëindiging van het contractjaar waarin de beslissing van niet-verlenging is kenbaar gemaakt, per aangetekende brief, over te maken aan de leverancier. 3. Deze opdracht is een raamovereenkomst, d.w.z. dat de opdracht wordt uitgevoerd door middel van opdrachten die geplaatst worden binnen deze raamovereenkomst naargelang van de werkelijke behoeften, ZONDER verbintenis vanwege de aanbestedende overheid voor de af te nemen hoeveelheden. Er worden geen minimale afnames gegarandeerd. Alle in dit bestek vermelde hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden.

Pagina 7 van 38

2014/AFM/OA/30170 4. In het kader van deze opdracht wordt elke binnen de raamovereenkomst geplaatste opdracht als een afzonderlijke opdracht beschouwd, onafhankelijk van de uitvoering van de overige opdrachten geplaatst binnen de raamovereenkomst. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de uitvoering van elke opdracht geplaatst binnen de raamovereenkomst ligt bij de entiteit of lokale overheid die de opdracht plaatst. De levering van gasolie, gasolie extra of gasolie ‘Winter’ maakt het voorwerp uit van de bestelbonnen die rechtstreeks geadresseerd worden aan de leverancier door de bestellende diensten, op basis van hun behoeften. Het model van de bestelbon, dat door de diensten gebruikt wordt, is terug te vinden in Bijlage 1. Volgende aspecten worden per afzonderlijke opdracht geregeld en is door de bestellende overheid in de bestelbon te vermelden: • De te leveren hoeveelheid gasolie • De plaats van levering • De leveringstermijn • De persoon die verantwoordelijk is voor het toezicht op de uitvoering • Aan wie dient betaald te worden Voor perceel 2dient bijkomend de borgtocht te worden geregeld per afzonderlijk geplaatste opdracht. 5. Een door de besteller geplaatste opdracht binnen de raamovereenkomst verbindt enkel de besteller voor wat betreft de betaling en oplevering. Het agentschap voor Facilitair Management kan als opdrachtencentrale niet aansprakelijk worden gesteld voor de moeilijkheden met betrekking tot betaling en oplevering van die opdracht, tenzij het agentschap voor Facilitair Management zelf de besteller is. Alle briefwisseling met betrekking tot specifieke binnen de raamovereenkomst geplaatste opdrachten dient dan ook gestuurd te worden aan de overheid die dergelijke opdracht heeft geplaatst. 6. Het sluiten van een overeenkomst op basis van onderhavig bestek geeft de leverancier geen exclusiviteitrecht. Er kunnen gedurende de geldigheidsduur van het contract prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in onderhavig bestek, uitgevoerd worden door andere leveranciers. De leverancier kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding. De volgende omstandigheden zijn mogelijk (niet-limitatieve lijst): • het verwerven van gebouwen door het Bestuur, waarvoor een contract voor levering van gasolie lopende is met een andere leverancier en waarvan de verbreking van het contract zou leiden tot schadevergoeding • het delen van gebouwen door het Bestuur met derden, waarvoor een contract voor levering van gasolie gesloten wordt via de beheersraad van het gebouw. Indien eventuele eigenaars of exploitanten van multi-tenant gebouwen, waar diensten of personen van de Vlaamse overheid gehuisvest zijn, interesse hebben om beroep te doen op de leveringen van de leverancier, zal dit aan de zelfde condities gebeuren overeenkomstig dit bestek (Enkel voor perceel 1). Deze uitbreiding is voorzien teneinde voor de financiële diensten van het Bestuur te beschikken over uniforme en gelijkaardige documenten voor facturatie en dossierbehandeling, en te beschikken over vergelijkbare technische en financiële hulpmiddelen. Pagina 8 van 38

2014/AFM/OA/30170 Het Bestuur wil immers ook beroep kunnen doen op de goedgekeurde leveringsprijzen van deze overeenkomst in multi-tenant gebouwen (waar diensten van de Vlaamse overheid zijn gehuisvest) in het geval nieuwe energiecontracten dienen afgesloten te worden, maar waar bv. de eigenaar de energiecontracten beheert. Het gevolg is dat alle andere gehuisveste diensten (ook eventueel private instanties) in het multi-tenant gebouw, ingeval geen afzonderlijke stookoliedebietmeters aanwezig zijn, ook gebruik kunnen maken van deze overeenkomst.

7. De inschrijver verbindt er zich toe vanaf de sluiting tot het einde van het contract de in zijn offerte opgegeven producten te kunnen leveren. Bij een eventuele productaanpassing wordt een evenwaardig product geleverd tegen dezelfde voorwaarden als in de oorspronkelijke overeenkomst, waaronder de prijs. Het evenwaardig product dient te voldoen aan de technische bepalingen zoals bepaald in het bestek. De goedkeuring van dit product is het voorwerp van een bijakte, bekrachtigd door de aanbestedende overheid en de inschrijver. 8. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het bestuur een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. Deze vertaling gebeurt op kosten van de inschrijver.

I.7.

LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING

De bepalingen van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 (hierna KB uitvoering) (algemene uitvoeringsregels) waarvan wordt afgeweken zijn: • Art. 12: Het aandeel in onderaanneming is gelimiteerd tot 50% van de prijs van de inschrijving, per perceel. Motivatie: gezien de specifieke opdracht wenst het Bestuur een duidelijk overzicht te behouden over de aangestelde onderaannemers. Bovendien is het voor de bestellers duidelijker en veiliger wanneer zo weinig mogelijk onderaannemers worden aangewend teneinde de leveringen te kunnen controleren en opleveren. Dit wordt bekomen door het aandeel van onderaannemers te beperken tot minimaal de helft van de inschrijvingsprijs, per perceel. • Art. 25 t.e.m. 33: borgtocht betreft een forfaitair bedrag voor perceel 1. Motivatie: gezien de grootte van het leveringscontract is een forfaitair bedrag aangewezen. • Art. 25 t.e.m. 33: borgtocht wordt voor perceel 2 gesteld ten aanzien van de bestellende lokale overheid. Motivatie: het Agentschap voor Facilitair Management treedt in deze opdracht in hoofde van het Vlaams Gewest op als opdrachtencentrale cfr. Artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006. Dit betekent dat Vlaamse entiteiten, gevestigd in het Vlaams of Brussels Hoofdstedelijk Gewest, en lokale overheden gevestigd in het Vlaams Gewest, op basis van deze raamovereenkomst opdrachten kunnen plaatsen. Gezien dit een apart perceel betreft dienen de lokale overheden zelf in te staan voor de afhandeling van de borgtocht. • Art. 120 en 127: betaling leveringen (facturatie aan andere partijen mogelijk dan aan organiserende overheid). Motivatie: het Agentschap voor Facilitair Management treedt in deze opdracht in hoofde van het Vlaams Gewest op als opdrachtencentrale cfr. Artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006. Dit betekent dat Vlaamse entiteiten, gevestigd in het Vlaams of Brussels Hoofdstedelijk Gewest, en lokale overheden gevestigd in het Vlaams Gewest, op basis van deze raamovereenkomst opdrachten kunnen plaatsen. Pagina 9 van 38

2014/AFM/OA/30170 • •

Art. 45: straffen. Motivatie: het Bestuur acht het noodzakelijk dat een aparte strafbepaling eigen aan de specifieke prestaties wordt toegepast. Art. 45, 123 en 124: vertragingsboetes wegens laattijdige uitvoering. Motivatie: het Bestuur acht het noodzakelijk dat een aparte boetebepaling eigen aan de specifieke prestaties wordt toegepast, zijnde dat gasolie een belangrijke energiebron is om de huisvesting van het personeel binnen de Vlaamse overheid/lokale overheid te waarborgen, alsook de minimale comforteisen volgens ARAB te kunnen bewerkstelligen, en rekening houdend met de onzeker toekomst wat betreft de algemene elektriciteitsbevoorrading in België, is een afwijking noodzakelijk.

Pagina 10 van 38

2014/AFM/OA/30170

II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN ___________________________________________________

A.

PLAATSING VAN DE OPDRACHT

A.1. SELECTIE A.1.1.

UITSLUITING EN BELANGENVERMENGING (ART. 61 T.E.M. 64 KB PLAATSING)

Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, de jaarrekeningen, het attest van fiscale schulden en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, §1. Volgende documenten moeten aan de offerte toegevoegd worden: -

de Belgische inschrijver: een uittreksel uit het strafregister;

-

de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte opgemaakt is, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;

-

de buitenlandse inschrijver: alle bovenvermelde attesten en uittreksels of evenwaardige documenten, uitgereikt door het betrokken land (RSZ-attest, attest fiscale schulden, uittreksel strafregister, attest niet-faling,…). Wanneer een document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of indien hierin niet wordt voorzien, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijk of overheidsinstantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst.

-

de Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 62, § 1 KB Plaatsing, of een achterstallige fiscale schuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 63, § 2 KB Plaatsing: alle inlichtingen waaruit blijkt dat de inschrijver één of meer schuldvorderingen bezit op een aanbestedende overheid of overheidsbedrijf, in de zin van deze artikelen;

Non-discriminatie:

Pagina 11 van 38

2014/AFM/OA/30170 Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: -

het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen;

-

de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.

Belangenvermenging: Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in art. 64 KB Plaatsing.

A.1.2.

KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67 EN 71 KB PLAATSING)

De minimale vereisten qua financiële en economische draagkracht zijn: -

Beschikken over een jaarlijkse gemiddelde omzet over de laatste 3 boekjaren welke minimaal gelijk is aan een vierde van de waarde van de leveringen van gasolie per perceel waarvoor hij zich kandidaat stelt.

De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: -

Verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming en haar omzet betreffende leveringen voor gasolie, gasolie winter en gasolie extra over de laatste drie boekjaren per perceel.

De minimale vereisten qua technische bekwaamheid zijn: -

De afgelopen 3 jaar minstens voor 3 verschillende opdrachtgevers gasolieleveringen van minimaal 80.000 liter te hebben volbracht. Beschikken over een minimum van 4 tankwagens per perceel, en indien de inschrijver een offerte indient voor beide percelen: een minimum van 6 tankwagens in totaliteit. Dit rekening houdend met de petroleumdekking dat garandeert dat de inschrijver een dagelijkse levering van minimaal 50.000 liter kan uitvoeren. De vrachtwagens voor levering dienen uitgerust te zijn met een temperatuurcompensator t.o.v. 15°C, ter correctie van de geleverde hoeveelheid in functie van de temperatuur. Pagina 12 van 38

2014/AFM/OA/30170 -

-

Beschikken over een afschrift van het Kwaliteitscertificaat voor de Distributie van Brandstoffen (of gelijkwaardig). De gelijkwaardigheid is aan te tonen door de inschrijver. Beschikken over veiligheidsprocedures en –opleidingen welke door de inschrijver georganiseerd zijn om alle aspecten van de levering (opslag, transport, overtanken, …) te omvatten.

De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: -

-

-

Een lijst met minstens 3 van de belangrijkste leveringen (leveringen van minimaal 80.000 liter) voor verschillende opdrachtgevers die de afgelopen 3 jaren werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De leveringen worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit heeft afgegeven of medeondertekend of in geval van leveringen voor een particuliere afnemer door attesten van de afnemer of bij ontstentenis eenvoudigweg door een verklaring van de leverancier. Een beschrijving van de betreffende de beschikbare logistieke middelen: een minimum van 4 tankwagens per perceel, en indien de inschrijver een offerte indient voor beide percelen: een minimum van 6 tankwagens in totaliteit. Dit rekening houdend met de petroleumdekking dat garandeert dat de inschrijver een dagelijkse levering van minimaal 50.000 liter kan uitvoeren. De vrachtwagens voor levering dienen uitgerust te zijn met een temperatuurcompensator t.o.v. 15°C, ter correctie van de geleverde hoeveelheid in functie van de temperatuur. Een afschrift van het Kwaliteitscertificaat voor de Distributie van Brandstoffen (of gelijkwaardig). De gelijkwaardigheid is aan te tonen door de inschrijver. Een verklaring betreffende de veiligheidsprocedures en –opleidingen welke door de inschrijver georganiseerd zijn om alle aspecten van de levering (opslag, transport, overtanken, …) te omvatten.

De inschrijver gaat ermee akkoord dat de aanbestedende overheid, de leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde, eventueel vergezeld van andere deskundigen, zich ter plaatse in de onderneming en in de vestiging of het bedrijf van waaruit de goederen gedistribueerd worden, van de technische bekwaamheid komen vergewissen.

A.1.3. BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING) De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid.

Pagina 13 van 38

2014/AFM/OA/30170 Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing.

A.2. MODALITEITEN A.2.1. PERCELEN (ART. 11 en 89 KB PLAATSING) Deze opdracht is als volgt verdeeld in percelen: •

Perceel 1:

Levering van ‘Gasolie’, ‘Gasolie Winter’ en ‘Gasolie Extra’ te vullen in de opslagtanks en infrastructuren van de Vlaamse overheid.

•

Perceel 2:

Levering van ‘Gasolie’, ‘Gasolie Winter’ en ‘Gasolie Extra’ te vullen in de opslagtanks en infrastructuren van de lokale overheden zoals gedefinieerd in artikel 4 van het Decreet van Openbaarheid van Bestuur. Levering aan particulieren maakt geen deel uit van deze overeenkomst, alsook niet alle mogelijke vormen van groepsaankopen die bedoeld is voor de particuliere markt.

A.2.2. VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) Er zijn geen “verplichte” of “facultatieve” (= toegelaten) varianten.

A.2.3.

OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING)

Het indienen van vrije opties is verboden.

A.3. OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD A.3.1.

OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING)

De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op 06/10/2014 om 9.45 uur. A.3.2. INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING) De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, § 1 van het KB Plaatsing. De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…). Indien meerdere personen samen moeten optreden (gezamenlijke bevoegdheid, combinatie), moeten zij elk een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen Pagina 14 van 38

2014/AFM/OA/30170 ofwel moet uit de toegevoegde documenten de machtiging blijken om namens meerdere personen of ondernemingen de offerte elektronisch te ondertekenen. Een gescande handtekening is onvoldoende. De elektronische handtekening moet geschieden door middel van een geavanceerde handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat. Een elektronische handtekening kan geplaatst worden op 3 manieren: 1. Door middel van een eID (elektronische identiteitskaart); 2. Door middel van een gekwalificeerd certificaat aan te kopen bij een private actor; 3. Door middel van een eigen elektronisch middel waarbij de inschrijver garandeert dat deze handtekening voldoet aan de voorwaarden van artikel 52, § 1 van het KB plaatsing. Enkele praktische instructies: • De offertes moeten worden opgemaakt in PDF-formaat. • De inventaris wordt in excel opgemaakt. • Het offerteformulier en de inventaris moeten wel afzonderlijk worden ingediend. • De ingediende documenten mogen niet gezipt worden. • De maximale grootte per document is 80MB. Een te groot document kan u opsplitsen in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 350MB.

Voor hulp bij het indienen van uw offerte kunt u gebruik maken van de handleiding etendering. Om het indienen door middel van elektronische middelen toe te lichten is een zipfile ‘Elektronisch_Indienen’ toegevoegd. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00.

A.3.3.

VORM EN INHOUD OFFERTE (ART. 80 EN 82 KB PLAATSING)

Art. 80. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte en inventaris moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Art. 82. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die bij de offerte gevoegd moeten worden:

− − −

− −

Het ingevulde offerteformulier (STUK 1) De ingevulde inventaris (STUK 2) De documenten die de handtekenbevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de offerte staven (STUK 3). De inschrijver kan zijn handtekeningsbevoegdheid bewijzen door één van de volgende documenten voor te leggen: • een uittreksel uit het Belgisch Staatsblad waaruit zijn benoeming en handtekeningsbevoegdheid blijkt • een authentieke volmacht • onderhandse volmacht met vaste datum Andere documenten ter staving van de bevoegdheid worden niet aanvaard. Het uittreksel uit het strafregister (STUK 4) De documenten inzake selectiecriteria (Stuk 5):

Pagina 15 van 38

2014/AFM/OA/30170 •

•

•

•

•

−

−

Verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming en haar omzet betreffende leveringen voor gasolie, gasolie winter en gasolie extra over de laatste drie boekjaren per perceel. (STUK 5a) Een lijst met minstens 3 van de belangrijkste leveringen (leveringen van minimaal 80.000 liter) voor verschillende opdrachtgevers die de afgelopen 3 jaren werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De leveringen worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit heeft afgegeven of medeondertekend of in geval van leveringen voor een particuliere afnemer door attesten van de afnemer of bij ontstentenis eenvoudigweg door een verklaring van de leverancier. (STUK 5b) Een beschrijving van de betreffende beschikbare logistieke middelen: een minimum van 4 tankwagens per perceel, en indien de inschrijver een offerte indient voor beide percelen: een minimum van 6 tankwagens in totaliteit. Dit rekening houdend met de petroleumdekking dat garandeert dat de inschrijver een dagelijkse levering van minimaal 50.000 liter kan uitvoeren. De vrachtwagens voor levering dienen uitgerust te zijn met een temperatuurcompensator t.o.v. 15°C, ter correctie van de geleverde hoeveelheid in functie van de temperatuur. (STUK 5c) Een afschrift van het Kwaliteitscertificaat voor de Distributie van Brandstoffen (of gelijkwaardig). De gelijkwaardigheid is aan te tonen door de inschrijver. (STUK 5d) Een verklaring betreffende de veiligheidsprocedures en –opleidingen welke door de inschrijver georganiseerd zijn om alle aspecten van de levering (opslag, transport, overtanken, …) te omvatten. (STUK 5e)

De coördinatenlijst met minimaal volgende gegevens (STUK 6): • de commercieel contactpersoon (account manager) voor het Bestuur (Afdeling technisch Beheer, team Technieken): naam, voornaam, adres, telefoonnummer, mobiel nummer, e-mail adres, faxnummer; elke wijziging dient minstens 5 werkdagen voor haar inwerkingtreding medegedeeld te worden. • de ondersteunend contactpersoon (dispatcher) voor de bestellende diensten/entiteiten/lokale overheden (zie verder voor de vereisten van dit contactnummer): naam, voornaam, adres, telefoonnummer, mobiel nummer, email adres, faxnummer; elke wijziging dient minstens 5 werkdagen voor haar inwerkingtreding medegedeeld te worden. • de back-up contactpersoon voor de ondersteunend contactpersoon (dispatcher) voor de bestellende diensten/entiteiten/lokale overheden (zie verder voor de vereisten van dit contactnummer): naam, voornaam, adres, telefoonnummer, mobiel nummer, e-mail adres, faxnummer; elke wijziging dient minstens 5 werkdagen voor haar inwerkingtreding medegedeeld te worden. De technische fiches van de producten, per type gasolie, zijnde de ‘klassieke’ gasolie (conform NBN T 52-716), gasolie extra (conform NBN EN590) en een speciale gasolie, verder aangeduid als “gasolie, type Winter” (conform NBN T 52-716), welke geschikt is voor vulling in bovengrondse tanks, met vermelding van de parameters van de brandstof en de drempelwaarden (STUK 7).

Pagina 16 van 38

2014/AFM/OA/30170 A.3.4.

VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING)

De inschrijver dient op het offerteformulier aan te geven welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en welke de identiteit van de onderaannemers is die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid Het aandeel in onderaanneming is gelimiteerd tot 50% van de prijs van de inschrijving, per perceel. De leverancier licht steeds toe wat hij in onderaanneming laat uitvoeren. A.3.5.

INVENTARIS (ART. 84 KB PLAATSING)

In de inventaris laat men de post vergezellen: 1) voor de opdracht volgens prijslijst: van de vermelding “VH”, vermoedelijke hoeveelheid. De inventaris wordt opgemaakt op basis van de gegevens van volgende entiteiten: Perceel 1 IVA Facilitair Management: vermoedelijke hoeveelheid gebaseerd op de in 2013 geleverde hoeveelheden gasolie Andere entiteiten die ressorteren onder de Vlaamse overheid: vermoedelijke hoeveelheden, op basis van een klantenbevraging vóór publicatiedatum van bestek 2014/AFM/OA/30170 (deze cijfers zijn ook opgenomen in dit bestek).

-

Perceel 2 Een beperkte bevraging van de Vlaamse lokale overheden vóór publicatiedatum van bestek 2014/AFM/OA/30170, details in bijlage 3

Bovenop deze vermoedelijke hoeveelheden wordt nog een procentuele hoeveelheid van 20% in rekening gebracht voor perceel 1. Voor perceel 2 wordt rekening gehouden met lokale overheden die eventueel pas tijdens de loop van deze overeenkomst zullen instappen. Daarom wordt de vermoedelijke hoeveelheid gebaseerd op een raming die rekening houdt met entiteiten of lokale overheden die pas tijdens de loop van de overeenkomst wensen gebruik te maken van deze overeenkomst plaatsen (zie principes opdrachtencentrale). De vermelde hoeveelheden zijn JAARLIJKSE hoeveelheden. Perceel 1: -Gegevens van IVA Facilitair Management : Voor 2013 zijn volgende hoeveelheden gasolie (er is geen onderscheid gemaakt naar types gasolie) geleverd: Totaal 2013: 34.486 liter -Andere Entiteiten: Volgende entiteiten hebben via een klantenbevraging in 2de kwartaal 2014 hun interesse getoond in deze overeenkomst: Pagina 17 van 38

2014/AFM/OA/30170

Entiteit

Geraamde hoeveelheid in liter op jaarbasis (alle types)

LNE

60.000

Maritieme Dienstverlening & Kust

2.000

BLOSO

218.000

Maritieme Dienstverlening & Kust

55.000

Maritieme Dienstverlening & Kust

3.000

Plantentuin Meise

15.000

OPZC Rekem

120.000

De Singel

30.000

Universiteit Antwerpen

5.500

Agentschap Natuur en Bos

200.000

VDAB

48.000

KMSKA

10.000

Waterwegen en Zeekanalen

88.750

AWV Limburg

10.000

AWV West-Vlaanderen

25.000

Een detail van leverpunten per entiteit is opgenomen in bijlage 2.

Perceel 2: -Lokale overheden: Volgende lokale overheden hebben via een klantenbevraging in 2de kwartaal 2014 hun interesse getoond in deze overeenkomst: Entiteit

West-Vlaanderen - Provinciebestuur

Geraamde hoeveelheid in liter op jaarbasis (alle types)

52.600

Zie voor meer detail de gegevens opgenomen in bijlage 3.

Pagina 18 van 38

2014/AFM/OA/30170 Entiteiten en/of lokale overheden die inschrijven tijdens de loop van de overeenkomst: Er wordt een marge van 20% in rekening gebracht voor perceel 1. Dit laat toe hoeveelheden van entiteiten, die zich niet kenbaar gemaakt hebben vóór publicatiedatum van dit bestek, in rekening te brengen. Voor perceel 2 wordt rekening gehouden met lokale overheden die eventueel pas tijdens de loop van deze overeenkomst zullen instappen. Daarom wordt de vermoedelijke hoeveelheid gebaseerd op een raming die hiermee rekening houdt. Samengevat: Perceel 1: op basis van gegevens van 2013, wordt volgende jaarlijkse vermoedelijke hoeveelheid bepaald voor dit bestek op basis van een vrijblijvende klantenbevraging, met abstractie van type (gewoon, winter, extra) of aanwending: (34.486 l + 890.250 l) + 20% = 1.109.683 liter Perceel 2: op basis van gegevens ingevoerd door de lokale overheden in de vrijblijvende klantenbevraging en rekening houdend met lokale overheden die eventueel pas tijdens de loop van deze overeenkomst zullen instappen, wordt volgende jaarlijkse vermoedelijke hoeveelheid bepaald voor dit bestek, met abstractie van type (gewoon, winter, extra) of aanwending: 500.000 liter Afname vorig leveringscontract gasolie (besteknummer 2010/AFM/OA/087) Teneinde de inschrijvers een beter zicht te geven op de mogelijke afname van gasolie met het nieuw leveringscontract, kan het Bestuur meedelen dat in het vorig leveringscontract er in 2013 een totale afname van 1.583.700 liter gasolie is verwezenlijkt (alle types gasolies samen) voor wat in dit bestek wordt aangeduid als Perceel 1. Aanvullende informatie : De inschrijver dient er rekening mee te houden dat sommige vestigingen over meer dan 1 opslagtank beschikken. De inschrijver dient tevens voor ogen te houden dat niet alle gebouwen van het Bestuur kantoorgebouwen zijn. Diverse gebouwen hebben een culturele, operationele (regieposten – Wegen & Verkeer), agrarische of andere bestemming waardoor meerdere vulopdrachten tijdens het jaar kunnen noodzakelijk zijn (zie ook artikel I.5). De in de inventaris opgenomen gegevens zijn informatief en houden geen enkele verplichting van het Bestuur in ten overstaan van de inschrijvers, noch naar de hoeveelheden noch naar de verdeling van de hoeveelheden over de producten gasolie, gasolie winter en gasolie extra. Zij kunnen ook naderhand niet door de inschrijver gebruikt worden voor discussie. A.3.6.

VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING)

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 150 kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes.

A.4. PRIJS A.4.1.

PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING)

Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst. Op basis van de op te geven hoeveelheidskorting en de officiële prijzen, welke van toepassing zijn op tijdstip van het Pagina 19 van 38

2014/AFM/OA/30170 plaatsen van een opdracht binnen de raamovereenkomst (= datum van bestelling), wordt het te betalen bedrag vastgesteld. In deze context verwijst het Bestuur tevens naar de informatie welke door de FOD Economie wordt ter beschikking gesteld van het publiek. Zie volgende website: http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/cijfers/energie/prijzen/index.jsp De netto prijs per liter wordt uitgedrukt exclusief BTW, tot maximum 5 decimalen na de komma, en dit ten overstaan van de officiële basisprijs welke van toepassing is op tijdstip van het plaatsen van een opdracht binnen de raamovereenkomst (= datum van bestelling), met vermelding van de korting van toepassing. Zie ook informatie verstrekt door de FOD Economie bevoegd voor leveringen in België Opmerking: deze hoeveelheidskorting geldt voor de 3 types gasolie, zijnde de ‘klassieke’ gasolie (conform NBN T 52-716), gasolie extra (conform NBN EN590) en een speciale gasolie, verder aangeduid als “gasolie, type Winter”, welke geschikt is voor vulling in bovengrondse tanks. Per afnamehoeveelheid daarentegen, vastgelegd in 5 categorieën (zie inventaris), kan een andere hoeveelheidskorting worden opgegeven. De opdracht wordt gegund aan de laagst regelmatige inschrijver, zijnde de inschrijver met de hoogste gemiddelde gewogen korting, per perceel. Bepaling hoogste gemiddelde gewogen korting Teneinde tot een adequate prijsvergelijking te komen zal het Bestuur in de beoordeling van de inschrijvingen voor elk perceel de volgende regel hanteren waarbij de opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver met de hoogste gewogen hoeveelheidskorting: 0,10 x (hoeveelheidskorting voor levering ≤ 750 liter) + 0,25 x (hoeveelheidskorting voor levering > 750 liter en ≤ 2000 liter ) + 0,40 x (hoeveelheidskorting voor levering > 2000 liter en ≤ 13000 liter) + 0,15 x (hoeveelheidskorting voor levering > 13000 liter en ≤ 21000 liter) + 0,10 x (hoeveelheidskorting voor levering > 21000 liter) A.4.2.

PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING)

a)

Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vijf decimalen preciseren. Bij de bepaling van de prijs na hoeveelheidskorting zal steeds gewerkt worden tot op vijf cijfers na de komma. Indien het zesde cijfer een vijf of hoger getal is, wordt het vijfde cijfer met één verhoogd voor afronding.

b)

De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat de voor deze opdracht op te geven prijzen moeten berekend worden exclusief BTW. Het percentage en het bedrag van de BTW worden afzonderlijk vermeld.

Pagina 20 van 38

2014/AFM/OA/30170 A.4.3.

INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19 KB PLAATSING)

De opgegeven prijzen dienen het volgende omvatten: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) A.4.4.

de prijs van de in DEEL II beschreven prestaties; de levering in België en Nederland op de plaats aangeduid door de besteller; de kosten voor verpakking, verzekering, inklaren,… de kosten voor de documentatie die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist; de tol- en accijnsrechten en om het even welke andere belasting, met uitzondering van de BTW; de kosten m.b.t. de opvolgingsvergaderingen en rapportering ; de kosten voor het ter beschikking stellen van de aanspreekpunten; alle andere kosten verbonden aan de leveringen. PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING)

Er is geen prijsherziening voorzien omdat de prijsvaststelling gebeurt door middel van hoeveelheidskortingen op de officiële prijzen.

A.4.5.

PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING)

Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.

B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN B.1.1. LEVERINGSTERMIJN (ART. 116 KB UITVOERING) •

Perceel 1 & 2:

Vangt aan ten vroegste op 1/3/2015.

Tenzij een andere termijn uitdrukkelijk wordt gestipuleerd op de bestelbon, of tenzij een andere termijn schriftelijk (fax, brief) wordt afgesproken tussen de bestemmeling en de leverancier vooraleer de levering dient plaats te hebben, dienen de binnen de raamovereenkomst geplaatste opdrachten zo spoedig mogelijk uitgevoerd te worden. De uiterste leveringstermijn wordt vastgesteld op drie (3) officiële werkdagen en gaat in op de eerste werkdag die volgt op de datum van verzending van de correct of voldoende ingevulde bestelbon door de bestellende dienst (bv. Plaatsing van een opdracht per fax op 10/9/2015, levering ten laatste op 15/09/2015). Dit is de maximum

Pagina 21 van 38

2014/AFM/OA/30170 toegelaten leveringstermijn, tenzij anders aangegeven op de bestelbon of schriftelijke anders afgesproken. Met datum van verzending wordt bedoeld: a. datum van verzending bestelbon per fax of per mail b. de dag van verzending bestelbon per post Elke plaatsing van een opdracht binnen de raamovereenkomst gebeurt schriftelijk (via fax, mail of brief), inbegrepen correcties. De voor elke bestelbon vastgestelde uiterste leveringsdatum wordt als bindend beschouwd en de niet-naleving ervan brengt de toepassing van vertragingsboetes wegens laattijdige levering met zich mee. Belangrijke opmerking: De leveringstermijn wordt geschorst voor de duur van de sluiting van de firma wegens jaarlijkse vakantie. Deze periode(s) moet(en) vermeld worden onder punt G. van het offerteformulier. Het is niet toegelaten in het kader van deze opdracht dat de leverancier jaarlijkse vakanties neemt tijdens het stookseizoen (periode van 1 oktober tot en met 31 maart). De leveringen mogen niet onderbroken worden tijdens deze periode. De aannemer is ertoe gehouden dienovereenkomstige maatregelen te treffen. Buiten het stookseizoen zullen de jaarlijkse vakanties niet langer dan 2 opeenvolgende weken duren, met een maximum duur van de jaarlijkse vakanties van 4 weken. De leverancier is ertoe gehouden dienovereenkomstige maatregelen te treffen. B.1.2. PLAATS VAN LEVERING EN MODALITEITEN (ART. 118 KB UITVOERING) Elke bestelbon zal het adres of de adressen vermelden waar de gasolie geleverd moet(en) worden. De leveringen dienen te gebeuren op werkdagen tussen 8u00 en 16u30. Deze tijden kunnen door middel van een bijakte worden aangepast. De leverancier deelt de juiste leveringsdatum ten laatste 1,5 werkdag op voorhand mee aan de op de bestelbon vermelde contactpersoon ingeval de standaard leveringstermijn van 3 werkdagen wordt toegepast. In het andere geval, wanneer op de bestelbon uitdrukkelijk wordt afgeweken van de standaard leveringstermijn, deelt de leverancier de juiste leveringsdatum ten minste 3 werkdagen op voorhand mee aan de op de bestelbon vermelde contactpersoon. Indien de leverancier ondanks de gemaakte afspraken om de een of andere reden, ter plaatse, verhinderd wordt te leveren, stelt hij de op de bestelbon vermelde contactpersoon hiervan onmiddellijk in kennis.

B.1.4.

LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING)

Elke entiteit of lokale overheid die opdrachten binnen de raamovereenkomst plaatst, dient een leidend ambtenaar aan te stellen. Deze wordt bekend gemaakt bij het plaatsen van een opdracht. Het mandaat van de leidend ambtenaar bestaat enkel uit: Pagina 22 van 38

2014/AFM/OA/30170 a. De technische en administratieve opvolging van de leveringen tot en met de oplevering; b. De keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c. Het nazicht van de facturen en schuldvorderingen; d. Het opstellen van de processen-verbaal; e. De opleveringen; In zijn rol als opdrachtencentrale zal de aanbestedende overheid instaan voor het bestendig toezicht op de prestaties. Dit toezicht omvat het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn, alsook het nemen van maatregelen van ambtswege cfr. 47 en 124 KB uitvoering.

B.1.5.

a)

BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING)

Perceel 1: De forfaitaire borgtocht voor Perceel 1 is vastgesteld op 50.000,00€ (Vijftig duizend Euro). Perceel 2: Voor Perceel 2 dient op verzoek van de bestellende lokale overheid een borg gesteld te worden conform de bepalingen van dit artikel. De bestellende lokale overheid en de leverancier staan in voor deze administratie verbonden aan de borgstelling. Het bedrag van de borgtocht wordt bepaald door middel van volgende berekening: Gasolieverbruik van de leveringspunten in het jaar voorafgaand aan de het plaatsen van een opdracht binnen de raamovereenkomst (liter) waarvoor de lokale overheid een opdracht plaatst (facturen voor te leggen door de bestellende lokale overheid) * 1/20 (één twintigste) van de officiële gasolie-prijs (€/liter) op het tijdstip van het plaatsen van een opdracht binnen de raamovereenkomst (gasolie verwarming, meer dan 2000 liter). In deze context verwijst het Bestuur tevens naar de informatie welke door de FOD Economie wordt ter beschikking gesteld van het publiek. Zie volgende website: http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/cijfers/energie/prijzen/index.jsp Bijvoorbeeld: • Datum geplaatste opdracht 24/9/2015 • Verbruiken van het jaar 2014 komen in aanmerking voor bepaling van de borg. Met een maximum van 25.000,00€ per gesloten opdracht.

b)

De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe. De termijn van 30 kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en voor de inhaalrustdagen bepaald bij een K.B. of in een algemeen bindend verklaarde Collectieve Arbeidsovereenkomst. Deze periodes moeten vermeld worden in het offerteformulier. Pagina 23 van 38

2014/AFM/OA/30170

De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB Uitvoering, met name: 1° in speciën; 2° in publieke fondsen; 3° in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; 4° via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving. Voor wat 1° tot en met 3° betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. c)

Het bewijs van de borgstelling dient voor perceel 1 te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid: Agentschap Facilitair Management Afdeling Klanten & Ondersteuning – Team Financiën t.a.v. Dhr Stijn David Boudewijnlaan 30, bus 60 B-1000 Brussel Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in artikel 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. Het bewijs van de borgstelling dient voor perceel 2 te worden bezorgd op het adres vermeld bij de plaatsing van de opdracht en ter attentie van de respectievelijke lokale overheid.

d)

De borgtocht kan vrij gemaakt worden na de oplevering, op het einde van de looptijd van de opdracht en nadat alle leveringen, waarop de borgtocht betrekking heeft, werden uitgevoerd en op voorwaarde dat de leverancier aan al zijn verplichtingen heeft voldaan. Perceel 1: Vergezeld van het borgtochtbewijs, naar het adres en ter attentie van het Bestuur vermeld onder artikel B.1.5 c). Perceel 2: Vergezeld van het borgtochtbewijs, naar het adres vermeld bij de plaatsing van de opdracht en ter attentie van de respectievelijke lokale overheid.

B.1.6. VASTE OF MINIMALE HOEVEELHEDEN (ART. 117 KB UITVOERING) a)

b)

De leveringen worden uitgevoerd per 500 liters minimum per opslagtank. Uitzonderlijk kan de bestellende partij een lagere hoeveelheid opgeven indien de capaciteit van de opslagtank lager is dan 500 liter. Deze uitzondering is enkel van toepassing indien op eenzelfde site (of binnen een afstand in vogelvlucht van 1.000 meter van een leveringspunt) op dezelfde dag een andere levering plaatsgrijpt, waarbij het totale aantal liters hoger ligt dan 500 liter. De afgeleverde hoeveelheid gasolie, gasolie Winter of gasolie extra moet kunnen nagegaan worden door een reglementaire teller geplaatst op de tankwagen, dit om de bestemmelingen toe te laten te controleren voor en na het overtanken.

Pagina 24 van 38

2014/AFM/OA/30170 Er zijn geen vaste of minimale hoeveelheden (zie artikel A.3.5). De vermoedelijke hoeveelheden uit de inventaris zijn bijgevolg geraamd. De opdrachtgever behoudt zich onverkort het recht voor om bepaalde posten uit de inventaris niet toe te wijzen. Dit kan onder geen enkele voorwaarde aanleiding geven tot schadevergoeding ten voordele van de leverancier.

B.2. BETALINGEN (ART. 66, 120, 127 KB UITVOERING) B.2.1.

WIJZE VAN BETALING (ART. 66 KB UITVOERING)

De leveringen worden betaald na oplevering per geplaatste opdracht binnen de raamovereenkomst.

B.2.2. PROCEDURE (ART. 120 en 127 KB UITVOERING) a) De leveringen worden gefactureerd per bestelbon. De leverancier maakt een factuur op en stuurt deze samen met een ondertekende leveringsbon op naar de bestellende klant. De bestellende klant kan het Bestuur zijn en/of een entiteit (voor perceel 1) of een lokale overheid (voor perceel 2). b) De factuur geldt als schuldvordering. c) De betaling vindt plaats binnen een termijn van 30 dagen na de datum van ontvangst van de factuur, of 30 dagen na de ontvangstdatum van de levering indien de factuur voor de levering werd ontvangen of de datum van ontvangst van de factuur niet vaststaat. d) Facturen dienen te voldoen aan volgend formaat: 1° In de hoofding: de vermelding: i. Perceel 1: VO/ waarbij staat voor de code die door het Bestuur aan het gebouw wordt toegekend, en welke waarde ook terug te vinden is op de bestelbon ii. Perceel 2: waarbij staat voor de code die door het lokale overheid aan het gebouw wordt toegekend, en welke waarde ook terug te vinden is op de bestelbon op de plaats voorbehouden voor de gebouwencode 2° Nummer van het bestek 3° Nummer (referentie) en datum van de bestelbon 4° Nummer (referentie) en datum van de leveringsbon 5° Naam en adres van de bestellende klant, van de betalende klant (indien verschillend) en van de bestemmeling (indien verschillend) 6° Hoeveelheid en aard (gasolie, gasolie winter en/of gasolie extra) van het geleverde product 7° De eenheidsprijs en het totaal bedrag, telkens zonder BTW 8° De BTW-aanslagvoet en het BTW-bedrag overeenkomstig de aard van de geleverde brandstof 9° Het totaal bedrag met inbegrip van de BTW

Pagina 25 van 38

2014/AFM/OA/30170 10° Het telefoonnummer (van de leverancier, niet van de transportfirma) voor verwerking van klachten of opmerkingen; dit nummer is een Belgisch geografisch nummer of een Belgisch non-geografisch nummer van het type 0800, 078 of 070. Een leverancier die beide percelen bedient kan éénzelfde nummer gebruiken voor verschillende percelen. De voertaal is steeds het Nederlands. 11° De volgende formules : i. “voor waar en echt verklaard voor een bedrag van …. Euro” (bedrag in letters), met de eigenhandige handtekening (geen stempel) van de gevolmachtigde ii. “de verschuldigde som moet gestort worden op rekeningnummer ………… geopend op naam van ………………. te ………………. (financiële instelling)” De vermelding van beide formules is niet vereist indien de leverancier vrijstelling geniet van certificatie van facturen, verleend door een machtiging uitgaande van de FOD Economie. Het nummer en de datum van deze machtiging dienen op de factuur vermeld te worden. e) Elke factuur wordt opgemaakt op naam en adres van de dienst of persoon die vermeld wordt in de rubriek “betalende klant” van de bestelbon (niet noodzakelijk dezelfde dienst als de bestellende klant). Deze gegevens kunnen te allen tijde door het Bestuur aangepast worden in functie van interne reorganisaties of aanpassing van de infrastructuur of het beschikbaar komen van bijkomende informatie. De inschrijver wordt gewezen op volgende mogelijke situaties: 1° de factuur kan ten laste zijn van 1 entiteit van de Vlaamse overheid of van de lokale overheid 2° de factuur kan ten laste zijn van meerdere entiteiten van de Vlaamse overheid of van de lokale overheden, welke de betaling uitvoeren volgens een vooraf gecommuniceerde verdeelsleutel bij plaatsing van de opdracht. 3° de factuur kan ten laste zijn van een entiteit van de Vlaamse overheid/lokale overheid en een derde partij, welke zowel een private partij als een andere overheidsinstelling kan zijn. Dergelijke situatie komt voor wanneer de Vlaamse overheid of de lokale overheid een gebouw deelt met derden. De toe te passen verdeelsleutels worden gecommuniceerd bij plaatsing van de opdracht. 4° de factuur kan ten laste zijn van een private partij, welke instaat voor het beheer van een gebouw of gebouwensite waarin diensten van de Vlaamse overheid gehuisvest zijn. Dergelijke situatie komt voor wanneer contractuele afspraken bestaan tussen de Vlaamse overheid en deze derde partij (private partij of andere overheidsinstelling) aangaande de verdeling van lasten en de uitoefening van de betalingsverantwoordelijkheid. De toe te passen verdeelsleutels worden gecommuniceerd bij plaatsing van de opdracht. De betalende klant is rechtstreeks en exclusief de enige die in aanmerking komt als verantwoordelijke voor de betaling van de facturen die betrekking hebben op de leveringspunten van deze klant. De aanbestedende overheid is bijgevolg geen schuldenaar, noch van de hoofdsom noch van eventuele intresten. Zij kan echter ook optreden als betalende klant en is in die zin dus enkel verantwoordelijk voor de betaling van facturen die betrekking hebben op haar eigen leveringspunten. Pagina 26 van 38

2014/AFM/OA/30170 De betaling van de leveringen kan geblokkeerd worden indien de factuur niet beantwoordt aan de gestelde vereisten. De leverancier heeft geen recht op intresten van uitstel van betaling tenzij de blokkering gebeurt op basis van een fout van het Bestuur, noch op verbreking van het contract. De bestellende diensten zijn de enige verantwoordelijken voor alle inlichtingen ingevuld (of niet) op de bestelbon. Ingeval van twijfel (onleesbare bestelbon, foutieve adresgegevens, …) wordt de leverancier verzocht rechtstreeks contact op te nemen met de bestellende dienst alvorens de levering uit te voeren. B.2.3. OVERIGE BEPALINGEN a) Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt. b) De betalingen geschieden op 1 rekeningnummer c) Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. d) De levering wordt uitgevoerd voor rekening van de besteller. e) Er worden geen voorschotten uitgekeerd.

B.3. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN B.3.1.

STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING)

Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens de toepassing van bijzondere straffen). Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, §2, 1° en 2° KB Uitvoering a)

De enige straf wordt bepaald op 270 euro; de dagelijkse straf op 135 euro. Verder is van toepassing: i) Niet deelnemen aan eventueel geplande vergaderingen zonder geldige reden. Deze vergaderingen worden minstens 3 werkdagen vooraf meegedeeld. Straf: enige straf per vergadering. ii) Niet verwittigen van de lokale contactpersonen bij uitstel van uitvoering prestaties. Straf: enige straf per niet verwittiging. iii) Ernstige onregelmatigheid bij de levering. Straf: enige straf per onregelmatigheid. iv) Ingeval de kwaliteit van de brandstof niet overeenstemt met de maximale waarde zoals bepaald in de NBN-specificatie van toepassing op het product. Straf: enige straf + dagelijkse straf per honderd liter (naar boven afgerond tot op geheel getal) overgepompte niet-conforme brandstof.(1) v) Ingeval van foutieve facturen: enige straf per foutief opgestelde factuur vi) Ingeval van vrijgave van facturatie- of verbruiksgegevens van het Bestuur zonder toestemming: enige straf per inbreuk Pagina 27 van 38

2014/AFM/OA/30170 vii)

Niet opmaken en verzenden van het facturatierapport 3-maandelijks. Straf: enige straf + enige straf per week vertraging

(1) Bovendien worden het ledigen en reinigen van de opslagtanks en van de verwarmingsinstallatie, evenals het verwijderen van het slechte product, ambtshalve doorgevoerd en de kosten ervan worden ten laste gelegd van de leverancier, vermeerderd met de som van duizend (1.000) Euro voor dekking van andere kosten. Tevens heeft de aanbestedende overheid het recht om tot ontbinding van het contract over te gaan bij vaststelling van minstens 3 inbreuken op een tijdsbestek van twee jaar, en dit zonder recht op schadevergoeding vanwege de leverancier. b)

De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als: i) De inbreuk is gepleegd. ii) Er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze afwijking van de algemene uitvoeringsregels wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende leverancier mogelijk is.

B.3.2.

VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN 123-124 KB UITVOERING)

Ingeval van laattijdige levering zal de leidend ambtenaar zonder ingebrekestelling door het eenvoudig verstrijken van de leveringstermijn een boete wegens laattijdige levering opleggen. De vertragingsboetes worden van rechtswege toegepast voor het totaal aantal dagen vertraging. In afwijking van art. 123 wordt de berekeningswijze van de vertragingsboetes aangepast. Motivatie: rekening houdend met de bijzondere eisen van de opdracht, zijnde dat gasolie een belangrijke energiebron is om de huisvesting van het personeel binnen de Vlaamse overheid/lokale overheid te waarborgen, alsook de minimale comforteisen volgens ARAB te kunnen bewerkstelligen, en rekening houdend met de onzeker toekomst wat betreft de algemene elektriciteitsbevoorrading in België, is een afwijking noodzakelijk. De vertragingsboetes worden berekend naar rata van 5 procent per dag vertraging van de waarde van de met vertraging gebeurde levering. De maximum vertragingsboete bedraagt 50 procent van de waarde van de met vertraging gebeurde levering. Worden niet aangerekend: de vertragingsboetes waarvan het totaal bedrag geen vijftig (50) euro per levering bereikt. Uitzonderingen op het principe van laattijdigheid worden bepaald door volgende situaties en begrippen: • ontoegankelijkheid van de plaats van levering door omstandigheden buiten de macht van de leverancier of zijn onderaannemers, te wijten aan de bestemmeling van de levering of van de mede-gebruikers (incl. de eigenaars) van het terrein van levering • levering op afgesproken datum volgens bestelbon, welke later valt dan de bij dit bestek bepaalde contractuele leveringstermijn, waarbij de uitgestelde levering binnen een maximum van 2 werkdagen na afgesproken datum wordt uitgevoerd • gevallen van overmacht welke door de bestemmeling als dusdanig aanvaard worden, zoals (niet-exhaustief) natuurrampen, ongeval (zie verder), brand, … Pagina 28 van 38

2014/AFM/OA/30170 •

onmogelijkheid tot levering te wijten aan lokale omstandigheden welke de arbeidsveiligheid in gevaar brengen

Opmerking: ingeval de levering niet kan plaatsvinden door een ongeval of de gevolgen van een ongeval is de leverancier in de mate van het mogelijke eraan gehouden om de bestemmeling te contacteren en een nieuwe afspraak te maken. Ingeval van onoverkomelijke file door een ongeval dient de leverancier wel een directe kennisgeving van vertraging met alle ter beschikking staande middelen te gebeuren (GSM, …).

B.3.3.

RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING)

Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.

B.4. OPLEVERING B.4.1.

OPLEVERING (ART. 129, 131 en 135 KB UITVOERING)

Elke binnen de raamovereenkomst geplaatste opdracht wordt afzonderlijk opgeleverd. Deze (definitieve) oplevering gebeurt door het ondertekenen van de leveringsbon na de levering. Daarnaast zal een afzonderlijke oplevering plaatsvinden voor de gehele opdracht. De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden worden ten laste van de leverancier aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. Dit kan bijv. inhouden: facturen ingediend door aannemers voor het verlenen van bijstand aan de leverancier bij het vervullen van zijn opdracht. De kosten van de prestaties die de leverancier in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijner laste. Bij elke levering wordt een leveringsbon (in dit geval het tellerdocument) in viervoud origineel ondertekend en gedateerd door een afgevaardigde aanwezig bij de levering. Drie exemplaren van de leveringsbon worden als volgt verdeeld: -

één exemplaar behoudt de leverancier (via de vervoerder) als bewijs van levering

-

één exemplaar behoudt de bij de levering aanwezige afgevaardigde van de bestemmeling

-

één exemplaar en twee kopieën worden door de leverancier naar het adres gestuurd dat op de bestelbon vermeld wordt in de rubriek “betalende klant” (samen met de originele factuur en twee kopieën hiervan, alsook een kopie van de bestelbon van de klant)

Pagina 29 van 38

2014/AFM/OA/30170 De leveringsbon vermeldt ook: -

het nummer van het bestek

-

de naam van de leverancier

-

de referte en de datum van de klantbestelbon

-

naam en adres van de bestemmeling

-

datum van levering

-

aard van de levering

-

de geleverde hoeveelheid aangeduid door de teller van het leverende voertuig

Indien de levering niet kon worden uitgevoerd binnen de contractueel opgelegde termijn, dient de reden vermeld te worden op de drie exemplaren van de origineel ondertekende en gedateerde leveringsbon.

B.4.2.

KEURINGSPROEVEN (ART. 41, 42 en 43 KB UITVOERING)

De keuringen worden als volgt bepaald: •

Kosten van de keuringen De keuringskosten vallen ten laste van de leverancier voor wat de waarde van de stalen betreft en worden als volgt berekend: -

per keuring van gasolie wordt in totaal een staalafname van drie liter (3 x 1 liter) afgenomen

-

de waarde van deze stalen is afhankelijk van de officiële prijs van kracht op de dag van de eigenlijke staalafname

De overige keuringskosten vallen ten laste van de opdrachtgever van de keuringen behoudens vaststelling van niet-conformiteit van de leveringen. •

Stalen en analyse Bij sommige leveringen zullen, bij wijze van steekproef, stalen van de geleverde producten afgenomen worden door de bestemmelingen of door gemachtigden van de aanbestedende overheid, teneinde de karakteristieken ervan te bepalen. De referentiemethode voor de bepaling van het zwavelgehalte is EN-methode 24260 (1994), ISO 8754 (2003) en ISO 14596 (2007). De arbitragemethode is ISO 14596. De statistische interpretatie van de resultaten van de controles op het zwavelgehalte geschiedt overeenkomstig ISO-norm 4259 (2006). De bestuurder van de tankwagen moet op aanvraag van de bestemmelingen van de levering, drie stalen van elk één liter afnemen uit de tankwagen. Deze afname gebeurt onmiddellijk voor het overtanken van het product in de opslagtanks van de Pagina 30 van 38

2014/AFM/OA/30170 bestemmelingen en dit zonder gebruik te maken van het pistool, zodanig dat de teller nog niet in werking kan treden. De recipiënten worden daarna hermetisch afgesloten en voorzien van een etiket dat de volgende inlichtingen vermeldt: -

nummer van het bestek

-

datum van de levering

-

geleverde hoeveelheid en aard van het product

-

benaming, adres en gebouwencode van de bestemmelingen

-

handtekening van de verantwoordelijke van de bestemmeling van de levering

-

andere opmerkingen

Eén van de stalen is bestemd voor ontleding, het tweede wordt overhandigd aan de leverancier en het derde fungeert als “getuigenstaal”. De proeven die het gevolg zijn van de technische keuring van de leveringen zullen uitgevoerd worden in een laboratorium gekozen door de klant. Voor de analyse van de gasolie wordt het eerste staal gebruikt. De kosten van de analyse zijn voor rekening van het aanbestedend bestuur of de bestemmeling. Indien één van de drie partijen, hetzij de aanbestedende overheid, hetzij de leverancier, hetzij de bestemmeling de resultaten betwist, wordt overgegaan tot een tweede analyse op het staal van de leverancier. Deze analyse gebeurt in een ander laboratorium dan dit van de eerste analyse. Ingeval het resultaat van de analyse negatief is voor de leverancier zullen de kosten ervan door hem gedragen worden; in het tegenovergestelde geval zijn de kosten ten laste van de partij die de tweede analyse heeft aangevraagd. Indien ook de resultaten van deze 2e analyse betwist worden, kan overgegaan worden tot een derde analyse op het getuigenstaal. Voor de keuze van het labo en de betaling van de analyse worden dezelfde principes gehanteerd als bij de tweede analyse. Tegen de resultaten van deze analyse is geen beroep mogelijk. Ingeval uit de proeven bovendien blijkt dat de stalen niet beantwoorden aan de vereisten, zal de leverancier verantwoordelijk gesteld worden voor de kosten gekoppeld aan de totale keuringsprocedure. •

Informatie aangaande de keuringen Alle informatie aangaande de keuringen wordt vertrouwelijk behandeld tussen alle partijen. Ingeval de leverancier uit eigen beweging overgaat tot het uitvoeren van analyses, is hij vrij om deze resultaten door te geven aan de aanbestedende overheid die instaat voor de opvolging van het dossier.

Pagina 31 van 38

2014/AFM/OA/30170 B.5.

UITVOERINGSVOORWAARDEN

B.5.1. NON-DISCRIMINATIE De leverancier verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… De levernacier verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid). De leverancier verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard. Indien een personeelslid van de leverancier zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de leverancier de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement. Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de leverancier, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid. De leverancier vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid. De leverancier verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband. De leverancier ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.

Pagina 32 van 38

2014/AFM/OA/30170

III. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ___________________________________________________

A.

LEVERINGEN

De leveringen dienen conform te zijn aan de wettelijke en contractuele bepalingen, op minstens volgende domeinen: -

transport, opslag en behandeling van de vloeibare brandstoffen

-

samenstelling van de gasolie: -

gasolie, overeenkomstig NBN T52-716

-

gasolie extra, overeenkomstig NBN EN 590 (ook gasolie industrie)

alsmede alle veranderingen en wijzigingen welke door de overheid worden opgelegd en geratificeerd. Ingeval door de overheid nieuwe voorwaarden worden opgelegd welke minder strikt zijn dan de contractueel overeengekomen voorwaarden, blijven de contractueel overeengekomen voorwaarden van kracht.

Het type gasolie Winter is een type gasolie welk de leverancier op de markt brengt, waarbij hij maatregelen neemt tegen: -

paraffinevorming bij lage temperaturen: door gepaste toevoeging van lampolie wordt het punt waarbij paraffinevorming en de gasolie een troebel uitzicht krijgt (troebelpunt) optreedt verlaagd. Deze paraffinevorming doet zich i.h.b. voor bij extern opgestelde installaties (blootstelling aan wind en buitentemperatuur)

-

verminderde filtreerbaarheid, door toevoeging van CFPP (cold filter plugging Point) additieven waardoor het samenkleven van paraffine kristallen belemmerd wordt

De gasolie Winter dient een CFPP waarde van -20°C of lager te garanderen. Het te leveren type gasolie voor infrastructuren dient aangepast te zijn aan de specifieke eisen van deze infrastructuur. Onder infrastructuren wordt verstaan (niet-limitatief): gebouwinfrastructuur, scheepsinfrastructuren (bv. opslagtanks van vaartuigen), technische infrastructuren (bv. dieselgroepen, zware werkmachines), met de voor deze infrastructuren toepasselijke gasolie en tarieven (bv. gasolie industrie). Onder infrastructuren wordt niet verstaan: (bedrijfs)voertuigen. De levering van de brandstof door overtanken gebeurt enkel nadat de (afgevaardigde van de) bestemmeling hiertoe toestemming heeft gegeven, nadat hij zich ervan vergewist heeft dat de opslagtank wel degelijk de bestelde hoeveelheid gasolie kan opnemen. Het overtanken gebeurt steeds in aanwezigheid van deze afgevaardigde en grijpt plaats onder zijn volledige verantwoordelijkheid, evenals deze van de transportfirma’s en de leverancier. De leverancier dient vast te stellen of de installatie toelaat om het overtanken aan te vatten of verder te zetten zonder gevaar. Indien dit niet het geval is zal hij de levering weigeren of Pagina 33 van 38

2014/AFM/OA/30170 stopzetten. Hij zal de aanbestedende overheid telefonisch en per e-mail verwittigen van de vastgestelde tekortkomingen en dit schriftelijk bevestigen. Indien de leverancier vaststelt dat, wegens praktische problemen gekoppeld aan de veiligheid van de opdracht en van de installaties, het overtanken enkel kan aanvatten mits ondersteuning door de lokale contactpersoon, heeft hij het recht beroep te doen op diens bijstand. Ingeval deze laatste hiertoe niet bereid is heeft de leverancier het recht de levering te weigeren of stop te zetten. Ingeval de opslagtank een rode dop bezit, wordt dit door de leverancier gemeld aan de aanbestedende overheid door telefonisch en per e-mail te verwittigen en de vastgestelde tekortkomingen schriftelijk te bevestigen. Dit geldt enkel voor perceel 1. Tevens gelden de eerder vermelde voorschriften voor overtanken met behulp van een pomp. Ingeval van nalatigheid met betrekking tot één der voorgaande punten wordt de leverancier verantwoordelijk gesteld voor de kosten van onderhoud, herstelling of vervanging van de volledige installatie of sommige delen ervan en voor gebeurlijke beschadigingen van roerende en onroerende goederen. Indien het overtanken gebeurt met behulp van een pomp, moet de leverancier erover waken dat de druk in de persleiding niet meer bedraagt dan 3.5kg/cm².

B.

FACTURATIE

De leverancier houdt voor facturatie rekening met de officiële prijzen welke van toepassing zijn op het tijdstip van het plaatsen van een opdracht (bestelling) binnen de raamovereenkomst voor deze gasolie (en niet op het tijdstip van levering) mits correct of voldoende ingevulde bestelbon. Met tijdstip van het plaatsen van een opdracht binnen de raamovereenkomst wordt bedoeld: a. datum van verzending bestelbon per fax of per mail b. werkdag volgend op de dag van verzending bestelbon per post

Onder correct of voldoende ingevulde bestelbon wordt verstaan een bestelbon waarop minimaal volgende gegevensvelden zijn ingevuld: • • • •

Contactgegevens bestellende dienst (Dienst, Naam+Voornaam, Straat+Nr, Postcode+Gemeente, Telefoon/GSM, Handtekening, Datum) Gegevens leveringspunt (Straat+Nr, Postcode+Gemeente, Type brandstof, Naam contact, Telefoon/GSM contact, Leverhoeveelheid) Facturatie-adres (Straat+Nr, Postcode+Gemeente, Naam contact) Datum van levering of volgens contract

Pagina 34 van 38

2014/AFM/OA/30170 De leverancier bevestigt de ontvangst van de bestelbon (telefonisch, per fax of per e-mail met ontvangstnotificatie), en deelt eventueel extra relevante informatie zoals coördinaten van de transportfirma e.d. mee. Indien de leverancier de ontvangst van de bestelbon niet bevestigd, wordt ervan uitgegaan dat de levering geschiedt volgens de gegevens op de bestelbon.

De leveringstermijn gaat pas in vanaf het moment van ontvangst van een correct of voldoende ingevulde bestelbon.

C.

VERBRUIKSRAPPORTERING

De inschrijver dient in zijn prijsbepaling ook rekening te houden met het feit dat hij de nodige rapportering aangaande het gebruik van deze overeenkomst dient te voorzien, per perceel. Uit hoofde van deze opdracht wenst het opdrachtgevend Bestuur per kwartaal (bij het eerste verbruiksrapport dient een volledig kwartaal verstreken te zijn; Kwartalen zijn afgestemd op het standaard kalenderjaar) een verbruiksrapportering van alle in het juist verstreken kwartaal uitgevoerde leveringen binnen dit leveringscontract te bezorgen aan het Bestuur op elektronische wijze, per e-mail, en dit op de 1ste werkdag van elk kwartaal. Het mailadres zal door het Bestuur worden gecommuniceerd bij de eerste opvolgingsvergadering. De elektronische versie van het rapport dient gegarandeerd virusvrij te zijn, gemeten naar de bekende virussen een week voor verzending. Deze rapportering wordt samengesteld op basis van de leveringen die in het juist verstreken kwartaal t.o.v. 1ste werkdag van het huidige kwartaal zijn uitgevoerd, ongeacht de betalende partij, en is opgesteld in Excel-formaat. Dit omvat dus zowel de prestaties welke gebeuren op kredieten van AFM als prestaties op kredieten van derden.

Deze verplichte driemaandelijkse rapportering wordt samengesteld op basis van de leveringen van de voorbije drie kalendermaanden, en is opgesteld in Excel-formaat. Dit rapport bevat volgende velden, bij voorkeur in de hieronder vermelde volgorde: -

hoofding : leverancier (≠ transportfirma)

-

hoofding : nummer van het bestek

-

hoofding : klantennummer

-

hoofding : perceel (nummer) indien van toepassing

-

kolom A: bestellende entiteit/dienst

-

kolom B: gebouwencode of gelijkaardige code

-

kolom C: type gasolie (G: gasolie, E: gasolie extra, W: gasolie winter) Pagina 35 van 38

2014/AFM/OA/30170 -

kolom D: geleverde hoeveelheid

-

kolom E: datum van levering, in formaat “dd/mm/jjjj”

-

kolom F: toegepaste korting volgens goedgekeurde inventaris

-

kolom G: gefactureerd bedrag excl BTW

-

kolom H: BTW-voet

-

kolom I:

-

kolom J: leveringstermijn (werkdagen)

-

kolom K: opmerkingen van de leverancier (max. 30 alfanumerieke tekens)

gefactureerd bedrag incl BTW

Per regel wordt een levering weergegeven

D.

OPVOLGING

De inschrijver dient in zijn prijsbepaling ook rekening te houden met het feit dat het opdrachtgevend Bestuur, uit hoofde van zijn verplichtingen, zal overgaan tot de organisatie van opvolgingsvergaderingen, maximum 2 per jaar, welke doorgaan in één van de gebouwen van het Bestuur in Vlaanderen of Brussel.

E.

AANSPREEKPUNTEN

De aanspreekpunten zijn de personen die, in functie van de aard van het probleem, het Bestuur (of zijn vertegenwoordiger) en de lokale verantwoordelijken te woord staan en het gesignaleerde probleem of de vraag ter hand neemt en dus het ownership neemt van de klacht of vraag.

Het Bestuur wenst te beschikken over een commercieel contactpersoon (account manager) die instaat voor volgende zaken: -

Beheer van het contract

-

Prijsgebonden elementen

-

Opvolging van overkoepelende facturatie

-

Contact met de hogere hiërarchie binnen het bedrijf, voor escalatie

-

Eerste aanspreekpunt ingeval van administratieve en financiële contractelementen

-

De persoon of dienst die instaat voor de opvolging van de overeenkomst. Pagina 36 van 38

2014/AFM/OA/30170

Het Bestuur wenst te beschikken over een ondersteunend contactpersoon (dispatcher) die instaat voor volgende zaken: -

Het plaatsen van opdrachten binnen de raamovereenkomst (bestellingen), registreren en inplannen van deze opdrachten, alsook opvolging ervan

-

Facturatie aangelegenheden

-

Klachtenbehandeling

-

Eerste aanspreekpunt ingeval van technische en logistieke contractelementen, in samenspraak met de account manager

De leverancier voorziet ook een back-up contactpersoon voor de ondersteunend contactpersoon (dispatcher). Deze back-up contactpersoon voert dezelfde taken uit of kan dezelfde taken uitvoeren als de ondersteunend contactpersoon (dispatcher).

Het Bestuur benadrukt dat elke wijziging in de status van de contactpersoon onverwijld moet medegedeeld worden. De continuïteit dient gegarandeerd te blijven. Tijdens normale afwezigheid kan deze contactpersoon zich laten vervangen door de back-up contactpersoon.

Minimale bereikbaarheid tijdens de kantooruren van 8.00 – 17.00 via een nationaal geografisch nummer of een nationaal niet-geografisch nummer waarvan de gesprekskosten lager dan of gelijk zijn aan deze verbonden met een geografisch nummer. Uitzonderlijk mag ook een 0800-nummer doorgegeven worden hoewel het Bestuur dergelijke oplossing niet verkiest wegens mogelijke conflicten met de instellingen van de telefoniesystemen (nl. international barring).

Alle kosten verbonden aan het ter beschikking stellen van deze aanspreekpunten zitten inbegrepen in de totale prijs.

Pagina 37 van 38

2014/AFM/OA/30170 Opgemaakt te Brussel,

Ing Stefaan De Taeye Ingenieur Energiebeheer

Ing. Stefan De Fraine Teamhoofd Technieken

Goedgekeurd door de functioneel bevoegde Vlaamse minister,

Te Brussel, …../……/2014

Pagina 38 van 38