Beheersovereenkomst tussen. de Vlaamse Regering. het Agentschap voor Facilitair Management

Beheersovereenkomst 2011 - 2015 tussen de Vlaamse Regering en het Agentschap voor Facilitair Management

21 oktober 2010

Beheersovereenkomst AFM 2011 – 2015

1

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ..........................................................................................................2 A. Generiek deel ........................................................................................................4 I.

Algemene bepalingen..................................................................................4 Artikel 1 – Ondertekenende partijen..................................................................4 Artikel 2 – Voorwerp van de overeenkomst ......................................................4 Artikel 3 – Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst ..............................5 Artikel 4 – Definities ..........................................................................................5

II.

Engagementen van het AFM.......................................................................7 Artikel 5 – Missie, visie, waarden en strategische doelstellingen......................7 Artikel 6 – Operationele beleids- en organisatiedoelstellingen........................11 Artikel 7 – Interne werking ..............................................................................39 Artikel 8 – Aanvullende opdrachten ................................................................54 Artikel 9 – Andere engagementen ..................................................................54

III.

Engagementen van de Vlaamse Regering...............................................55 Artikel 10 – Financiële bepalingen ..................................................................55 Artikel 11 – Andere engagementen ................................................................56

IV.

Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen................57 Artikel 12 – Herkomst van de financiële middelen van het AFM .....................57 Artikel 13 – Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen .......58 Artikel 14 – Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen .........................................................................................................58

V.

Opvolging, rapportering en evaluatie ......................................................59 Artikel 15 – Opvolging.....................................................................................59 Artikel 16 – Rapportering ................................................................................59 Artikel 17 – Evaluatie ......................................................................................61

VI.

Geschillenregeling.....................................................................................62 Artikel 18 – Geschillenregeling .......................................................................62

VII. Aanpassingen beheersovereenkomst – opschortende voorwaarden...62 Artikel 19 – Aanpassing beheersovereenkomst – opschortende voorwaarden62 VIII. Aanvullende bepalingen en overgangsbepalingen.................................63 Artikel 20 – Aanvullende bepalingen...............................................................63 B. Specifiek deel ......................................................................................................63


2

Artikel 21 – Verplichtingen van het AFM inzake tarieven ................................63 Artikel 22 – Samenwerkingsovereenkomsten .................................................63


3

A. Generiek deel I. Algemene bepalingen

Artikel 1 – Ondertekenende partijen Tussen de Vlaamse Regering, hierna genoemd de regering, vertegenwoordigd door de Viceminister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand, de heer Geert Bourgeois, hierna genoemd de minister, enerzijds, en het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid “Agentschap voor Facilitair Management”, hierna genoemd het AFM, gevestigd te Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel, vertegenwoordigd door de administrateur-generaal van het AFM, mevrouw Kristel Gevaert, anderzijds wordt volgende beheersovereenkomst afgesloten:

Artikel 2 – Voorwerp van de overeenkomst Deze beheersovereenkomst wordt afgesloten : �

Ter uitvoering van artikel 5 en 8 van het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap “Agentschap voor Facilitair Management”.

�

Overeenkomstig artikel 8 en 9 van het Kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003.

Deze beheersovereenkomst is een wederzijdse overeenkomst die handelt over de regels en voorwaarden waaronder het AFM haar taken vervult. Het regelt de concretisering van de kwalitatieve en kwantitatieve wijze waarop het agentschap zijn taken moet vervullen, met strategische en operationele doelstellingen, beschreven aan de hand van meetbare criteria. Het is een stuur- en opvolgingsinstrument, in het bijzonder gericht op een doelmatige uitvoering of dienstverlening, opvolging en evaluatie. Deze beheersovereenkomst legt dan ook de wederzijdse rechten en verplichtingen vast van de Vlaamse Regering enerzijds, en het AFM anderzijds.


4

Artikel 3 – Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst Onderhavige beheersovereenkomst treedt in werking op 1 januari 2011 en loopt, onder voorbehoud van de mogelijkheid tot verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding, tot 31 december 2015. Indien bij het verstrijken van deze beheersovereenkomst geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden, wordt deze beheersovereenkomst stilzwijgend verlengd, tot op het ogenblik dat een nieuwe beheersovereenkomst in werking treedt. Als geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden binnen een termijn van één jaar na de in het voorgaande lid bedoelde verlenging, of wanneer een beheersovereenkomst werd ontbonden of geschorst, kan de Vlaamse regering na overleg met het hoofd van AFM voorlopige regels vaststellen inzake de aangelegenheden zoals bepaald in artikel 9 §1 van het Kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003. Deze voorlopige regels zullen als beheersovereenkomst gelden tot op het ogenblik dat een nieuwe beheersovereenkomst in werking treedt. Om in te spelen op wijzigende omstandigheden kan tijdens de duur van deze beheersovereenkomst, op verzoek van één van de ondertekenende partijen, en conform artikel 19 van deze beheersovereenkomst, een addendum aan deze beheersovereenkomst worden toegevoegd teneinde bepalingen toe te voegen, te wijzigen of te schrappen.

Artikel 4 – Definities Voor de toepassing van deze beheersovereenkomst wordt verstaan onder: AFM: agentschap voor facilitair management AFM servicelijn: algemeen aanspreekpunt van AFM voor klanten AgO: agentschap voor overheidspersoneel Archibus: facilitair management informatiesysteem in gebruik bij het AFM BBB: Beter Bestuurlijk Beleid CAG: college van ambtenaren-generaal van de Vlaamse overheid CRM: customer relationship management DAB: dienst met afzonderlijk beheer ESR: Europees Systeem van Nationale en Regionale Rekeningen GDPB: gemeenschappelijke dienst voor preventie en bescherming op het werk GOK: gesplitst ordonnanceringskrediet GPP: globaal preventieplan GVK: gesplitst vastleggingskrediet HRM: human resources management


5

IAVA: interne audit van de Vlaamse administratie IF: inspectie van financiën IIP: investors in people ILVO: instituut voor landbouw- en visserijonderzoek IMZ: interne milieuzorg ISO: internationale organisatie voor standaardisatie LNE: leefmilieu, natuur en energie MODO: toepassing voor rapportering en opvolging van doelstellingen NGK: niet-gesplitst krediet NVT: niet van toepassing OBD: operationele beleidsdoelstelling OOD: operationele organisatiedoelstelling P2O: interne toepassing voor personeel, planning en opvolging PITA: toepassing voor registratie en opvolging van projecten SLA: service level agreement VAC: Vlaams administratief centrum VAPH: Vlaams agentschap voor personen met een handicap ViA: Vlaanderen in actie VIOE: Vlaams instituut voor onroerend erfgoed Vlimpers: personeelssysteem in gebruik bij een deel van de VO, waaronder het AFM VO: Vlaamse overheid VRK: variabel krediet VTE: voltijds equivalent VTO: vorming, training, opleiding VVC: Vlaams verkeerscentrum


6

II. Engagementen van het AFM Het hoofdstuk ‘engagementen van het AFM’ is gestructureerd aan de hand van volgende doelstellingencascade:

Oprichtingsbesluit

Miss ie

Visie+waarden

Strategische doelstellingen

Beleidsnota Bestuurszaken

Beheersovereenkomst

Operationele beleids- en organisatiedoelstellingen

Projectfiches & projectplannen

Concrete projecten, verbeteracties en dagelijkse werking

Jaarlijks ondernemingsplan

Artikel 5 – Missie, visie, waarden en strategische organisatiedoelstellingen De missie van het AFM werd bepaald door de Vlaamse Regering en vastgelegd in het oprichtingsbesluit van 11 juni 2004 van het agentschap: “Het Agentschap voor Facilitair Management (AFM) verstrekt facilitaire dienstverlening met het oog op het kwaliteitsvol, effectief, marktconform en zuinig uitbouwen en beheren van het patrimonium, teneinde de dienstverlening van de organisatie-entiteiten binnen de beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid te ondersteunen.” De visie van het AFM werd bepaald door de directie van het agentschap: “Het AFM wil uitgroeien tot hét kenniscentrum voor facilitair management en hierin het eerste aanspreekpunt zijn voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid. Daarbij wil het AFM een voorbeeldfunctie vervullen naar de maatschappij door op efficiënte wijze een duurzaam facilitair management te realiseren binnen de Vlaamse overheid.”


7

Bij het streven naar de realisatie van de visie staan volgende 8 waarden centraal: �

Algemene waarden van de Vlaamse overheid: o Klantgerichtheid o Samenwerken o Voortdurend verbeteren o Betrouwbaarheid

�

Gedeelde waarden voor het AFM: o Verantwoordelijkheidszin o Professioneel o Transparant o Dynamisch

De doelstellingen die hieronder generiek worden omschreven dienen gelezen te worden als een globale doelstelling die voor wat betreft de onderwerpen die eigen zijn aan de werking van AFM, door AFM zelf worden opgenomen en voor de andere onderwerpen maximaal een beroep wordt gedaan op andere entiteiten of kenniscellen die zich in deze materie specialiseren, tot hun kerntaak rekenen en/of er beter voor uitgerust zijn. Teneinde de visie te kunnen realiseren werden 4 strategische hoofddoelstellingen bepaald: 1. Binnen de Vlaamse overheid dé referentie worden inzake marktkennis m.b.t. facilitair management �

Productmanagement o welke producten en diensten zijn er op de markt o wat zijn de sterktes/zwaktes van de verschillende producten/diensten o wat zijn de richtprijzen van de verschillende producten/diensten o wat zijn de laatste trends/evoluties/innovaties (in de pijplijn) o hierbij steeds rekening houdend met het aspect duurzaamheid

�

Leveranciersmanagement o welke aanbieders zijn er op de markt o wat zijn de sterktes/zwaktes van de verschillende aanbieders o over welke kwaliteitslabels of officiële certificeringen beschikken de verschillende aanbieders o welke ervaringen hebben wijzelf of anderen met hen reeds gehad o hoe betrouwbaar zijn de verschillende aanbieders (op basis van feiten) o wat zijn de richtprijzen bij de verschillende aanbieders o wat zijn de leveringsvoorwaarden en –termijnen bij elk van hen o wie zijn de contactpersonen en hoe is onze relatie met deze personen

2. Binnen de Vlaamse overheid dé referentie worden inzake de toepassing van de wet- en regelgeving m.b.t. facilitair management �

Juridisch o wetgeving inzake overheidsopdrachten o regelgeving inzake alle inhoudelijke materies • alle niveau’s (Europees, nationaal, regionaal, lokaal)


8

•

�

alle disciplines (huurwetgeving, voedselveiligheid, welzijn op het werk, enz.)

brandveiligheid,

Normen, standaarden en beleid binnen de Vlaamse overheid o standpunten en beleidsbeslissingen Vlaamse Regering o omzendbrieven o standpunten Inspectie van Financiën o standpunten en doelstellingen belangengroepen � milieu (IMZ, enz.) � veiligheid (GDPB, enz.) � personeel (vakbonden, enz.) � …

3. Continu een efficiënte en effectieve dienstverlening verzekeren �

Betrouwbaar - we doen wat we zeggen o binnen de termijnen die we beloofd hebben o tegen de kostprijs die we aangegeven hebben o we volgen de dienstverlening nauw op en informeren de klant bij problemen of wijzigingen

�

Efficiënt o beperkte doorlooptijden o minimale administratieve lasten o optimale inzet van beschikbare personeelsleden en middelen

�

Effectief o we bereiken de beloofde resultaten (en dit wordt ook opgevolgd) o we garanderen de beloofde kwaliteit (en dit wordt ook opgevolgd)

4. Een duurzaam facilitair beleid voeren o Een efficiënte en duurzame huisvestingsstrategie � Optimaal ruimtegebruik � Optimale duurzaamheidsgraad van gebouwen nastreven � Duurzaamheid meten en in kaart brengen � … o Een zuinig en milieubewust energiebeleid � Energieverbruik meten en in kaart brengen � Optimaal gebruik van energiebesparende maatregelen � Sensibiliseren van gebruikers � … o Een milieubewust en ethisch bewust aankoopbeleid � Duurzaamheidscriteria integreren in raamcontracten � Voorbeeldfunctie naar alle entiteiten van de VO � Pilootprojecten opstarten of ondersteunen � …


9

5. Ondersteunende, strategische doelstellingen Ter ondersteuning van de 4 strategische hoofddoelstellingen zijn er nog 5 ondersteunende, strategische doelstellingen binnen AFM bepaald: � � � � �

Een transparante rapportering aanreiken Een diepgaande kennis verwerven van onze (potentiële) klanten Een aantrekkelijk dienstenaanbod bieden Een goede bekendheid en positief imago verwerven én behouden Beschikken over een hechte en gemotiveerde ploeg van professionele personeelsleden


10

Artikel 6 – Operationele beleids- en organisatiedoelstellingen Voor elk van de 3 strategische doelstellingen en voor de 6 ondersteunende, strategische doelstellingen werden één of meerdere operationele doelstellingen bepaald, die concreter meet- en opvolgbaar zijn en waarvan de realisatie tijdens de duur van deze beheersovereenkomst het agentschap telkens een stap dichter zal brengen bij de uiteindelijke realisatie van haar visie. Deze operationele doelstellingen werden opgedeeld in: �

operationele beleidsdoelstellingen (OBD’s), die voortvloeien uit het Vlaams regeerakkoord 2009-2014 en beleidsnota(’s) van de minister(s) van de Vlaamse Regering

�

operationele organisatiedoelstellingen (OOD’s), die voortvloeien uit interne denkoefeningen binnen het AFM, adviezen van IAVA, de resultaten van door AFM uitgevoerde klantenbevragingen, enz.

Gedurende de duur van deze beheersovereenkomst zal de directie van het AFM erover waken dat de doelstellingen uit deze beheersovereenkomst systematisch worden doorvertaald en verder geconcretiseerd in de jaarlijkse ondernemingsplannen. Daarbij zal de directie van het AFM – rekening houdende met de beschikbaarheid van mensen, middelen en tijd – verzekeren dat de nodige prioriteiten duidelijk worden bepaald om de doelstellingen zoals bepaald in deze beheersovereenkomst maximaal te kunnen realiseren, ook wanneer dit eventueel ten koste zou gaan van andere (interne) projecten en organisatiedoelstellingen. In onderstaande tabellen staan per strategische en per ondersteunende doelstelling alle operationele beleids- en organisatiedoelstellingen opgelijst, waar relevant/mogelijk telkens met minstens 1 indicator aan de hand waarvan de realisatie kan worden opgevolgd en/of afgemeten. De indicatoren bestaan uit: �

prestatie-indicatoren, waarbij steeds een concrete streefnorm werd bepaald die men wenst te bereiken voor het einde van deze beheersovereenkomst. Deze prestatie-indicatoren geven een duidelijke indicatie over de performantie van het AFM met betrekking tot haar doelstellingen en de eventuele nood aan bijsturing op bepaalde deelgebieden.

�

kengetallen, die een concreet beeld scheppen van de output van het AFM, maar waarbij een streefnorm niet relevant is. Deze kengetallen kunnen echter wel een belangrijke informatiebron vormen voor beleidskeuzes of beleidsevaluatie, in het bijzonder wanneer deze in de jaarlijkse ondernemingsplannen kunnen gekoppeld worden aan de aanwending van de beschikbare budgettaire middelen.

Waar een kwantitatieve indicator niet relevant of mogelijk is (bvb. waar het beoogde resultaat bestaat uit het aanreiken van een rapport) werd als streefnorm steeds een


11

concrete timing aangegeven tegen wanneer het beoogde resultaat moet gerealiseerd zijn. De streefnormen vormen de minima wat niet wegneemt dat AFM hogere ambities zal bepalen, intern dan wel in samenspraak met de minister, zij het dat deze geen rechtstreekse gevolgen hebben binnen de voorliggende overeenkomst. De indicatoren en streefnormen die nog verdere concretisering behoeven, zullen geëxpliciteerd worden in de jaarlijkse ondernemingsplannen. De entiteitgerelateerde doelstellingen, en waar relevant de bijhorende streefnormen, worden ook opgenomen in de persoonlijke doelstellingen van de leidinggevenden van de entiteit zodat deze mee in rekening gebracht worden bij de bepaling van de evaluatie en mogelijke functioneringstoelage van de leidinggevenden binnen het agentschap. Het wel of niet behalen van de streefnormen en/of ambities zal bepalen of AFM respectievelijk nieuwe dienstverleningen kan aanbieden en/of de klantendoelgroepen kan uitbreiden dan wel omgekeerd. In het eerste geval gebeurt dit binnen het beschikbaar budgettair en VTE-kader en in het laatste geval is het mogelijk dat de werkings- en/of investeringsmiddelen van AFM verminderd worden. In elk van de gevallen moet AFM erop toezien dat de kerntaken op een kwalitatieve manier worden uitgevoerd en verzekerd.


12

Operationele beleids- en organisatiedoelstellingen bij strategische doelstelling 1: ‘Binnen de Vlaamse overheid dé referentie worden inzake marktkennis m.b.t. facilitair management’ Operationele beleidsdoelstelling (OBD)

OBD 1.1 AFM duidelijk positioneren als het kenniscentrum m.b.t. facilitair management voor de volledige Vlaamse overheid, ondermeer door: � de adviesfunctie verder te versterken � kennismanagement � leveranciersmanagement

Indicator

Streefnorm

Bron

Frequentie

Stijgende trend

Servicedesk (in ontwikkeling)

Continu

Midden 2011

NVT

Eenmalig

Stijgende trend # adviesvragen door AFM ontvangen % van de entiteiten van de VO dat een adviesvraag aan AFM richtte

Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 8.1 AFM als kenniscentrum

OBD 1.2 In nauwe samenwerking met het departement Bestuurszaken (cel vastgoedbeleid), onderzoeken van de verschillende huisvestingsmogelijkheden voor alle diensten van de Vlaamse overheid die momenteel gehuisvest zijn in het Boudewijngebouw, naar aanleiding van het nakende einde van het huurcontract voor dit gebouw Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 8.3 AFM - Concrete huisvestingsdossiers


Aan de minister een grondig onderbouwd voorstel aanreiken met één of meerdere huisvestingsscenario’s voor alle diensten momenteel gehuisvest in het Boudewijngebouw, waarbij zowel de voor- en nadelen als de financiële en praktische implicaties van elk scenario duidelijk en volledig worden toegelicht. Dit huisvestingsproject fungeert als pilootproject voor toepassing van het nieuwe beleidskader inzake de huisvesting van ambtenaren van de VO .

13

Operationele beleidsdoelstelling (OBD)

OOD 1.1 Uitwerken van een efficiënte en geïntegreerde adviesverlening ter ondersteuning van de entiteiten bij de transitie naar “anders werken”. Daarbij neemt het AFM, als “front office”, de taak op zich om de fysieke wijzigingen in de arbeidsomgeving toe te lichten, mensen vertrouwd te maken met de principes van anders werken en in overleg te zoeken naar de best mogelijke inrichting voor de bijzondere taken van de entiteit. AFM zal verder samenwerken met andere entiteiten met het oog op ondersteuning op vlak van organisatorische voorbereidingen.

Indicator

“Front office” voor geïntegreerde adviesverlening doorheen het volledige traject geïmplementeerd

Streefnorm

Bron

Eind 2011

NVT

Frequentie

# adviesvragen m.b.t. “anders werken” door AFM ontvangen Continu Kengetal/NVT

Servicedesk (in ontwikkeling)

Voor de specifieke kennis die het AFM zelf niet in huis heeft worden duidelijke samenwerkingsakkoorden gesloten met partners waar deze kennis wel aanwezig is (zoals bvb. AgO)


14

Operationele beleids- en organisatiedoelstellingen bij strategische doelstelling 2: ‘Binnen de Vlaamse overheid dé referentie worden inzake de toepassing van de wet- en regelgeving m.b.t. facilitair management’ Operationele organisatiedoelstelling (OOD)

OOD 2.1 Verzekeren dat de geldende wet en regelgeving steeds gerespecteerd wordt bij alle overheidsopdrachten van AFM

Indicator

% van overheidsopdrachten van AFM waarvoor een juridische betwistingsprocedure werd opgestart (rechtszaak, arbitrage, klacht, enz.) % van overheidsopdrachten van AFM dat 1 of meerdere malen negatief geadviseerd werd door IF omwille van inbreuken tegen de geldende wet- of regelgeving


Streefnorm

Bron

Frequentie

Interne database

Continu

Jaarlijks: <5%

<2%

15

% van de personeelsleden van AFM die vanuit hun functie te maken hebben met OOD 2.2 Verzekeren dat alle overheidsopdrachten dat in het voorbije jaar personeelsleden van AFM die vanuit hun een (opfrissings-) opleiding m.b.t. (de evolutie functie te maken hebben met overheidsopdrachten steeds goed vertrouwd op het vlak van) de wetgeving overheidsopdrachten volgde zijn met de evoluties inzake de geldende wet- en regelgeving. Hiervoor maakt AFM maximaal gebruik van de kennis bij andere entiteiten zoals bijvoorbeeld de afdeling overheidsopdrachten van het departement Bestuurszaken. Er zal met hen een haalbare planning per jaar worden vastgelegd.


Jaarlijks:

90 % P2O

Continu

16

Operationele beleids- en organisatiedoelstellingen bij strategische doelstelling 3: ‘Continu een efficiënte en effectieve dienstverlening verzekeren’


OBD 3.1 Op initiatief van het departement Bestuurszaken (cel vastgoedbeleid), meewerken aan het grondig evalueren van alle elementen van het huisvestingsbeleid, waarbij alle bevindingen en adviezen gebundeld worden in een omvattend voorstel voor een toekomstig efficiënt, effectief en duurzaam huisvestingsbeleid van de Vlaamse overheid. Daarbij worden ook de kerntaken en samenwerkingsverbanden duidelijk vastgelegd voor de verschillende organisaties die betrokken zijn bij vastgoedbeleid, vastgoedbeheer en facilitair management binnen de Vlaamse overheid

Indicator

Aan de minister een evaluatierapport aanreiken voor alle activiteiten waarbij AFM verantwoordelijk/betrokken is met concrete voorstellen over de wijze waarop het vastgoedbeleid, vastgoedbeheer en facilitair management van de Vlaamse overheid kan geoptimaliseerd worden..

Streefnorm

Bron

Frequentie

Eind 2012

NVT

Eenmalig

Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 8.2 Efficiëntie en effectiviteit door facilitair management


17


OBD 3.2 Afsluiten van dienstenovereenkomsten (Service Level Agreements – SLA’s) met klanten, waarin duidelijke afspraken en garanties bepaald zijn over de te leveren dienstverlening, de kwaliteit, de timing en de voorwaarden (wie betaalt wat). Dergelijke dienstenovereenkomsten worden zowel afgesloten voor de continue dienstverlening als voor de projecten.

Indicator

Bron

Frequentie

Interne database

Continu

NVT

Eenmalig

25% eind 2011

% van klanten (entiteiten van de VO) waarmee 1 of meerdere dienstenovereenkomsten (SLA’s) werd afgesloten

50% eind 2012

75% eind 2013

100% eind 2014


OBD 3.3 Verzorgen van de volledige voorbereiding en coördinatie van de verhuis naar en het (technisch, administratief en operationeel) beheer van het VAC Leuven, het VAC Brugge en het VAC Gent

Streefnorm

VAC Leuven operationeel in gebruik genomen VAC Brugge operationeel in gebruik genomen

1/3/2011

begin 2012

VAC Gent operationeel in gebruik genomen Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 8.3 AFM: concrete huisvestingsdossiers


begin 2014

18


OBD 3.4 Op basis van wederzijdse engagementen van alle betrokken diensten en de verantwoordelijke ministers komen tot een concrete oplossing voor een aantal prioritaire knelpuntdossiers inzake de huisvesting van diensten van de Vlaamse overheid Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 8.3 AFM: concrete huisvestingsdossiers

Indicator

Operationele opstart van een concreet project voor: � Loodsgebouw te Antwerpen �

VVC te Antwerpen

�

ILVO te Merelbeke

�

buitendiensten VIOE

Streefnorm

Bron

Frequentie

NVT

Eenmalig

NVT

Continu

2011

2011

2012

2012 Kengetal/NVT # entiteitsspecieke diensten die door AFM werden aangekocht of ontwikkeld OBD 3.5 Het ‘volg-of-verklaar’ principe naleven, waarbij maximaal gebruik gemaakt wordt van reeds bestaande gemeenschappelijke dienstverlening en enkel entiteitsspecifieke diensten worden aangekocht of ontwikkeld wanneer deze niet kunnen worden opgevangen door de reeds beschikbare gemeenschappelijke dienstverlening

% van de gevallen waarin AFM besliste om geen gebruik te maken van reeds bestaande gemeenschappelijke dienstverlening waarvoor een bedrijfscasus werd opgesteld om aan te tonen dat deze beslissing noodzakelijk was en/of dat dit een beter alternatief vormde dan gebruik te maken van de gemeenschappelijke dienstverlening

100%

Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 9.1 Oprichten van een overkoepelend dienstenplatform


19


Indicator

Streefnorm

Bron

Frequentie

NVT

Continu

25% eind 2011 OBD 3.6 In kaart brengen van de bouwfysische toestand van het erfgoedpatrimonium dat door AFM wordt beheerd en (in nauwe samenwerking met alle relevante actoren) opmaken van een efficiënt, geïntegreerd en respectvol beheersplan voor dit erfgoedpatrimonium. Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 7.2 Vlaams erfgoedpatrimonium en culturele identiteit


% van het erfgoedpatrimonium beheerd door AFM waarvoor de bouwfysische toestand duidelijk in kaart is gebracht en er een beheersplan werd opgemaakt

50% eind 2012

75% eind 2013

100% eind 2014

20

Operationele beleids- en organisatiedoelstellingen bij strategische doelstelling 4: ‘Een duurzaam facilitair beleid voeren’


Indicator

Streefnorm

OBD 4.1 Een voorbeeldrol opnemen inzake duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen bij overheidsopdrachten. Daarbij zullen, waar mogelijk, gecertificeerde producten inzake recyleerbaarheid worden opgenomen in raamcontracten en zal de duurzaamheidsgraad van alle raamcontracten van AFM duidelijk in kaart gebracht worden.

Bron

Interne database (te ontwikkelen) % van raamcontracten van het AFM dat ten minste 1 duurzaamheidscriterium (milieu-, sociale of ethische criteria) bevat als gunnings of uitsluitingscriterium # gecertificeerde producten opgenomen in raamcontracten van AFM

Frequentie

continu

70% eind 2012 90% eind 2015 (100% in 2020) Stijgende trend

cf. beleidsnota Bestuurszaken, 6.3 Overheidsopdrachten en e-procurement 6.4 Duurzaam facilitair management en aankoopbeleid


21


Indicator

Streefnorm

OBD 4.2 Een voorbeeldrol opnemen inzake een verhoging van de duurzaamheidsgraad van het voertuigenpark beheerd door AFM �

�

�

�

uitvoeren van een nulmeting van de duurzaamheidsgraad en de CO2 uitstoot van het voertuigenpark beheerd door AFM als aankoopcentrale voor de volledige VO raamcontracten aanbieden voor voertuigen met een hoge duurzaamheidsgraad uitvoeren van een pilootproject met plug-in hybride voertuigen voor de estafettedienst van AFM als aankoopcentrale voor de volledige VO een raamcontract ‘energiezuinig rijden’ afsluiten en deze opleiding verankeren in het opleidingsaanbod van de VO

cf. beleidsnota Bestuurszaken, 6.4 Duurzaam facilitair management en aankoopbeleid cf. sleutelproject 4.3 MJP


Bron

Frequentie

VO-rapportering

Continu

Rapportering leverancier(s)

% van de voertuigen beheerd door AFM waarvoor de duurzaamheidsgraad en de CO2 uitstoot duidelijk in kaart gebracht zijn

80% eind 2011 100% eind 2014

NVT NVT Evaluatierapport aanreiken met concrete voorstellen over de wijze waarop de VO een voorbeeldfunctie kan opnemen inzake elektrische voertuigen binnen haar interne werking

Eind 2013

# personeelsleden van de VO die de opleiding ‘energiezuinig rijden’ gevolgd hebben Stijgende trend

22


Indicator

Streefnorm

OBD 4.3 In samenspraak met het departement LNE (cel IMZ) een voorbeeldrol opnemen inzake een reductie van het energieverbruik en de CO2-emissie van het gebouwenpark dat door AFM beheerd wordt �

uitvoeren van een nulmeting van het energieverbruik en de CO2-uitstoot van het gebouwenpark beheerd door AFM

% van de gebouwen beheerd door AFM waarvoor het energieverbruik en de CO2 uitstoot duidelijk in kaart gebracht zijn

25% eind 2011 50% eind 2012 75% eind 2013 100% eind 2014

�

een meerjarenplan opstellen om het gebouwenpark beheerd door AFM stapsgewijs en op de meest efficiënte wijze energiezuiniger te maken

Energieverbuik per m²: � gemiddeld � per gebouw (beheerd door AFM)

Dalende trend

zelf steeds groene energie gebruiken

% groene stroom (op totaal door AFM aangekochte stroom)

100%

# raamcontracten voor energiebesparende maatregelen aangeboden door AFM

Kengetal / NVT

� �

als aankoopcentrale voor de volledige VO raamcontracten aanbieden voor diverse efficiënte en effectieve energiebesparende maatregelen

Bron

Frequentie

VO-rapportering

Continu

cf. beleidsnota Bestuurszaken, 6.4 Duurzaam facilitair management en aankoopbeleid cf. beleidsnota Energie 2009 - 2014


23


Indicator

Streefnorm

Bron

Frequentie

OBD 4.4 In samenspraak met het departement Bestuurszaken (cel vastgoedbeleid) onderzoeken welk van de verschillende bestaande internationale, nationale of regionale kwaliteitsprogramma’s (standaarden en/of kwaliteitslabels) inzake duurzame huisvesting (bvb. LEED, BREEAM, Greencalc, VALIDEO, enz.) het best past bij de Vlaamse overheid

Aan de minister een evaluatierapport aanreiken met concrete voorstellen over welk van de bestaande kwaliteitsprogramma’s het best geschikt is voor de Vlaamse overheid om een voorbeeldfunctie op te nemen inzake duurzame huisvesting

Eind 2011

NVT

Eenmalig

Intussen zal het handboek ‘Waarderen van kantoorgebouwen’ tweejaarlijks worden geactualiseerd (rekening houdende met nieuwe technieken, verbeterde processen, nieuwe wet- en regelgeving, enz), zodat het ambitieniveau inzake duurzaamheid steeds op peil blijft.

Geactualiseerde versie van het handboek ‘Waarderen van kantoorgebouwen’ beschikbaar

2011 2013 2015

cf. beleidsnota Bestuurszaken, 6.4 Duurzaam facilitair management en aankoopbeleid


24


Indicator

Streefnorm

Bron

Frequentie

OBD 4.5 Het AFM staat, binnen een duidelijk juridisch kader, in voor de volledige coördinatie en opvolging van de duurzame en sociaal bewuste herbestemming van roerende goederen voor de volledige Vlaamse overheid

# roerende goederen dat door het AFM een duurzame en sociaal bewuste herbestemming kreeg (per productcategorie)

Kengetal / NVT

Interne database (te ontwikkelen)

continu

NVT

Eenmalig

cf. beleidsnota Bestuurszaken, 6.4 Duurzaam facilitair management en aankoopbeleid OOD 4.1 In samenwerking met dep. LNE uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek omtrent het plaatsen van fotovoltaïsche panelen op Vlaamse overheidsgebouwen.

Begin 2011 Aan de minister een grondig onderbouwd voorstel aanreiken met één of meerdere scenario’s voor de plaatsing van fotovoltaïsche panelen op Vlaamse overheidsgebouwen, waarbij zowel de voor- en nadelen als de Eind 2011 financiële en praktische implicaties van elk scenario duidelijk en volledig worden toegelicht

Indien dit haalbaarheidsonderzoek positief is en goedkeuring van de Vlaamse Regering bekomen wordt, afsluiten van een raamcontract voor het plaatsen van fotovoltaïsche panelen op Vlaamse overheidsgebouwen

Raamcontract voor het plaatsen van fotovoltaïsche panelen op Vlaamse overheidsgebouwen beschikbaar en ontsloten naar alle entiteiten van de VO

Kengetal/NVT

# kWp (kilowatt-peak) fotovoltaïsche panelen aanwezig op Vlaamse overheidsgebouwen

Cf. sleutelproject 4.3 MJP


25

Operationele beleids- en organisatiedoelstellingen bij de ondersteunende, strategische doelstellingen: Operationele beleidsdoelstelling (OBD)

OBD 5.1 Klantenbevragingen en bilateraal overleg met klanten organiseren om voeling te houden met de noden, verwachtingen en opportuniteiten voor uitbreiding of bijsturing van de samenwerking. Deze informatie dient systematisch geregistreerd en beheerd te worden in een gestructureerde kennisdatabank (CRM systeem) van (potentiële) klanten. Opm: Op het moment dat het dienstencentrumconcept (dat momenteel onderzocht wordt) gevalideerd is zal dit bilateraal overleg met klanten worden afgestemd op en/of ingepast in dit nieuwe concept.

Indicator

Streefnorm

Bron

Frequentie

% van de entiteiten van de VO dat bevraagd werd bij klantenbevragingen

100%

% van de raamcontracten van AFM waarvoor een specifieke klantenbevraging of focusgroep werd gehouden

100%

% van de klanten (entiteiten) van AFM waarmee in de voorbije 2 jaar ten minste 1 specifiek bilateraal overleg werd gehouden om de noden, verwachtingen en eventuele opportuniteiten voor uitbreiding of bijsturing van de samenwerking te bespreken

100%

Continu

Kennisdatabank (CRM-systeem) van (potentiële) klanten opgemaakt en geïmplementeerd

Eind 2011

Continu

Interne database

2011 2013 2015



26


Indicator

Streefnorm

Bron

Frequentie

OBD 5.2 In samenspraak met het departement Bestuurszaken een duidelijk structureel kader uittekenen waarbinnen AFM haar dienstverlening op een efficiënte en effectieve manier kan aanbieden; en dit periodiek herevalueren in functie van de evoluties en mogelijke noden en/of opportuniteiten.

Aan de minister een grondig onderbouwd voorstel aanreiken met één of meerdere scenario’s voor een structureel kader waarbinnen AFM haar dienstverlening kan aanbieden, waarbij zowel de voor- en nadelen als de financiële, praktische en juridische implicaties van elk scenario duidelijk en volledig worden toegelicht

Eind 2011

NVT

Continu evalueren en bijsturen waar nodig

Daarbij wordt ondermeer onderzocht in welke mate en hoe: � het dienstencentrumconcept (met kostentoewijzing en –transparantie) kan worden toegepast voor het AFM � (een deel van) de dienstverlening van AFM betalend kan worden gemaakt voor (bepaalde) klantengroepen � inkomstenstromen kunnen aangewend worden om nieuwe of uitgebreide dienstverlening te financieren (incl. bijkomende personeelskost) � budgetten voor facilitaire kosten logischer en efficiënter kunnen worden gealloceerd (centraal of decentraal)

Opm: Taak AFM = voorstel gewenste situatie formuleren Taak dept. BZ = adviseren m.b.t. mogelijke voor- en nadelen; financiële, praktische en juridische implicaties, zorgen voor aanpassing van oprichtingsbesluiten en andere wet- en regelgeving, enz.

Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 9.2.3 Een duidelijk kader voor AFM


27


OBD 5.3 Alle door AFM aangeboden producten of diensten duidelijk (gestandaardiseerd) beschrijven en kaderen, teneinde deze vervolgens op transparante wijze te ontsluiten naar alle entiteiten van de Vlaamse overheid via het (door dep. BZ te ontwikkelen) overkoepelend dienstenplatform

Indicator

Streefnorm

% van de door AFM aangeboden raamcontracten dat wordt ontsloten via het overkoepelend dienstenplatform

100%

% van de elementen van het dienstverleningsaanbod van AFM dat wordt ontsloten via het overkoepelend dienstenplatform

100%

Bron

Frequentie

Overkoepelend Continu dienstenplatform (te ontwikkelen door dep. BZ)

Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 9 Een overheidsbreed dienstenplatform gebouwd op sterke entiteiten


28


OBD 5.4 Dienstverlening uitbreiden met een (gezien de momenteel beschikbare mensen en middelen) beperkt aanbod voor de coördinatie en logistieke ondersteuning van evenementen van de Vlaamse overheid Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 8.1 AFM als kenniscentrum

Indicator

Streefnorm

Bron

# aanvragen voor coördinatie en logistieke ondersteuning van evenementen van de VO door AFM ontvangen

Stijgende trend Servicedesk (in ontwikkeling)

% van de entiteiten van de VO dat een aanvraag voor coördinatie en logistieke ondersteuning van evenementen aan AFM richtte

Stijgende trend

% van de aanbestedingen door AFM voor generieke facilitaire producten of diensten (= niet specifiek voor 1 situatie of locatie) waarbij opgetreden wordt als aankoopcentrale voor de volledige VO

100%

Frequentie

Continu

Opm: In een eerste fase beperkt tot het opbouwen en ontsluiten van kennis m.b.t. mogelijke interessante locaties en leveranciers (catering, audiovisuele ondersteuning, enz.), waarbij AFM kan instaan voor het aanleveren van contactgegevens, richtprijzen en/of offertes

OBD 5.5 Bij elke aanbesteding die georganiseerd wordt voor de invulling van [generieke] facilitaire noden steeds optreden als aankoopcentrale voor de volledige Vlaamse overheid, zodat ook andere entiteiten op efficiënte wijze gebruik kunnen maken van dit partnerschap.

Interne database

Continu



29


Indicator

OBD 5.6 Onderzoeken van de wenselijkheid en haalbaarheid van eventuele samenwerkingsverbanden en partnerschappen met lokale besturen in Vlaanderen op het vlak van facilitaire voorzieningen, waarbij door middel van efficiënte raamcontracten mogelijk gecombineerde efficiëntiewinsten te realiseren vallen voor beide partijen

Streefnorm

Bron

Frequentie

Aan de minister een grondig onderbouwd Eind 2011 voorstel aanreiken met één of meerdere scenario’s voor een structureel samenwerkingskader met lokale besturen in Vlaanderen, waarbij zowel de voor- en nadelen als de financiële, juridische (bvb. aanpassing oprichtingsbesluit AFM) en praktische implicaties van elk scenario duidelijk en volledig wordt toegelicht

NVT

Eenmalig

Een duidelijke checklist van minimale vereisten Eind 2012 waaraan een gebouw dient te voldoen om als ‘toegankelijk gebouw’ te kunnen bestempeld worden ter validatie voorgelegd aan de minister

NVT

Eenmalig


OBD 5.7 In samenspraak met alle relevante actoren (o.m. VAPH, Dept. BZ - dienst emancipatiezaken, cel vastgoedbeleid, Team Vlaamse Bouwmeester, enz.) komen tot een duidelijke en eenduidige definitie van ‘een toegankelijk gebouw’, indien mogelijk met een Vlaams kwaliteitslabel en verschillende gradaties en classificaties (bvb. gaande van 1 tot 4 ‘sterren’)

Een voorstel voor een duidelijk herkenbaar Vlaams kwaliteitslabel ‘toegankelijk gebouw’ (logo, benaming, enz.) ter validatie voorgelegd aan de minister

Eind 2012

Cf. beleidsnota Bestuurszaken 2004 – 2009


30


OBD 5.8 De fysieke toegankelijkheid van de gebouwen van de VO stelselmatig verhogen Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 3.9.5 Iedereen toegang tot de Vlaamse overheid verzekeren

Indicator

Streefnorm

% van de administratieve gebouwen waar AFM Tegen 2015: instaat voor het technisch beheer dat voldoet 70% aan de definitie van ‘een toegankelijk gebouw’ (zie OBD 6.1)

OBD 5.9 Streven naar kwaliteitslabels: �

�

�

‘smiley’-kwaliteitslabel inzake voedselhygiëne en gecertificeerde autocontrolesystemen voor de restaurants en cafetaria’s van de DAB Catering een (nog te bepalen) kwaliteitslabel voor het energiemanagementsysteem van AFM behouden van het ISO-certificaat voor de DAB Schoonmaak (DABS)

Een ‘smiley’-kwaliteitslabel behaald voor 1 pilootrestaurant

Eind 2011

Een ‘smiley’-kwaliteitslabel behaald voor alle restaurants en cafetaria’s beheerd door het AFM

Eind 2013

Kwaliteitslabel behaald voor energiemanagementsysteem van AFM

Eind 2013

ISO-certificaat behouden door de DABS

Bron

Frequentie

Op te nemen in Archibus

Continu

NVT

continu

Continu



31


Indicator

Streefnorm

OBD 5.10 Via e-procurement alle overheidsopdrachten van het AFM elektronisch publiceren en offertes elektronisch ontvangen, teneinde een efficiënte rapportering rond overheidsopdrachten mogelijk te maken.

% van alle overheidsopdrachten van AFM dat elektronisch werd gepubliceerd % van alle overheidsopdrachten van AFM waarvoor offertes elektronisch kunnen worden ingediend

100%

Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 6.3 Overheidsopdrachten en e-procurement

% van alle overheidsopdrachten van AFM waarvoor effectief elektronische offertes werden ontvangen

Stijgende trend

OBD 5.11 In samenspraak met het departement Bestuurszaken alle gebouwen waar Vlaamse ambtenaren gehuisvest zijn duidelijk en volledig in kaart brengen en alle relevante beheersinformatie ontsluiten naar zowel beleidsmakers als geresponsabiliseerde topambtenaren, zodat het huisvestingsbeleid verder kan worden geoptimaliseerd en eventuele efficiëntiewinsten zichtbaar worden.

% van de gebouwen (beheerd door AFM) waar ambtenaren van de VO gehuisvest zijn waarvoor alle relevante beheersinformatie werd ontsloten

Tegen eind 2011: 100%


Bron

Frequentie

Interne database

continu

Project VO-rapportering

continu

Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 7.4 Vastgoed kennen om goed te beheren


32


OBD 5.12 Verzorgen van een transparante rapportering van alle facilitaire kosten, zowel voor de eigen interne werking van AFM als voor de facilitaire diensten die entiteiten van de Vlaamse overheid afnemen bij AFM

Indicator

Streefnorm

Een volledig rapport beschikbaar van alle facilitaire kosten (per kostenpost) voor de interne werking van AFM

Eind 2013

% van klanten (entiteiten van de VO) waarvoor een volledig rapport beschikbaar is van alle facilitaire kosten (per kostenpost) van de diensten afgenomen bij AFM

100% eind 2013

IIP-label behaald

OBD 5.14 Een waardengedreven en duurzaam personeelsbeleid voeren, met bijzondere aandacht voor mensen uit de kansengroepen Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 3.9 Elk talent telt: de kracht van diversiteit benutten


OBD 5.13 Het kwaliteitslabel ‘Investors In People’ (IIP) behalen

Bron

Frequentie

Datawarehouse (te ontwikkelen)

Continu

Eind 2014

NVT

Continu

% vrouwen in hoger of middenkader (N-1 of hoger)

33 %

Vlimpers en/of P2O

Continu

% allochtone personeelsleden

5,5 %

% personeelsleden met een arbeidshandicap

3%



33


Indicator

OBD 5.15 In het jaarlijks ondernemingsplan duidelijk de personeelsbehoeften koppelen aan de processen en projecten van het AFM, waarbij zowel mogelijke efficiëntiewinsten als mogelijke bijkomende behoeften steeds grondig worden onderbouwd.

# VTE nodig voor continu beleid, met behoud van kwalitatieve dienstverlening # VTE reëel beschikbaar

Cf. beleidsnota Bestuurszaken, 1.2 Efficiëntiewinsten realiseren

# VTE nodig voor invulling opportuniteiten en/of nieuw beleid


Streefnorm

Bron

< 642,6 (aantal Ondernemings juni 2009) plan

Frequentie

Jaarlijks

Stijgende trend # VTE uitgespaard door efficiëntiewinsten < # VTE bespaard

34

Operationele organisatiedoelstelling (OOD)

OOD 5.1 Een duidelijk en laagdrempelig centraal aanspreekpunt (AFM Servicelijn) aanbieden, waar klanten steeds op eenvoudige wijze terecht kunnen met vragen, klachten, suggesties en meldingen m.b.t. facilitaire ondersteuning

Indicator

# contacten van de AFM Servicelijn, waarvan: �

# vragen

�

# klachten

�

# suggesties

�

# meldingen

Streefnorm

Kengetal/NVT

Bron

Interne database AFM Servicelijn

Frequentie

Continu

Kengetal/NVT Kengetal/NVT Kengetal/NVT Kengetal/NVT % van contacten van de AFM Servicelijn met totale doorlooptijd van minder dan 10 werkdagen


100%

35


OOD 5.2 Door een regelmatige evaluatie en bijsturing van de dienstverlening, verhogen van de klantentevredenheid voor elk element van de huidige dienstverlening van AFM. Voor de evaluatie en bijsturing van de dienstverlening zal ondermeer gebruik gemaakt worden van: � klantenbevragingen � klachten en suggesties van klanten � ‘mystery shopping’ � interne en/of externe kwaliteitsaudits � procesanalyses � risicoanalyses � berekeningen inzake kostprijsefficiëntie � enz.


Indicator

Gemiddelde klantentevredenheid:

Streefnorm

Tegen 2015:

�

Algemeen (totaal)

70 %

�

(her)huisvesting van ambtenaren

�

Coördinatie van (ver)bouwprojecten

�

Werkplekinrichting

�

Administratief gebouwbeheer

�

Technisch gebouwbeheer

�

Operationeel gebouwbeheer

�

Schoonmaak

+ 10 % t.o.v. 2009 + 10 % t.o.v. 2009 + 10 % t.o.v. 2009 + 10 % t.o.v. 2009 + 10 % t.o.v. 2009 + 10 % t.o.v. 2009 + 5 % t.o.v. 2009

�

Catering

+ 5 % t.o.v. 2009

�

Digitale drukkerij

+ 5 % t.o.v. 2009

�

Logistiek transport

+ 5 % t.o.v. 2009

�

Contractbeheer

+ 5 % t.o.v. 2009

�

Voertuigenbeheer

+ 5 % t.o.v. 2009

�

Adviesverlening

+ 10 % t.o.v. 2009

Bron

Frequentie

Imagobarometer 2011 AFM 2013 2015

36


Indicator

Streefnorm

Bron

Frequentie

OOD 5.3 Opstellen en implementeren van duidelijke, transparante en uniforme procedures

% van de processen van AFM waarvoor duidelijke, transparante en uniforme procedures werden opgesteld én geïmplementeerd

OOD 5.4 Verhogen van de bekendheid (zowel de ‘merknaam’ AFM als de aangeboden dienstverlening) en verbeteren van het imago van AFM bij alle entiteiten van de Vlaamse overheid

Gemiddelde vertrouwdheid van entiteiten van de VO met de door AFM aangeboden dienstverlening (in %)

70 %

Gemiddelde score inzake ‘imago van AFM’ bij entiteiten van de VO

70%

OOD 5.5 Uitwerken en implementeren van een archiefbeheersplan voor AFM, zodat op elk moment een transparant overzicht beschikbaar is van welke gearchiveerde informatie waar te vinden is.

Duidelijke en uniforme procedure archiefbeheer opgemaakt en geïmplementeerd

2011

NVT

Eenmalig

OOD 5.6 Het ziekteverzuim binnen AFM terugbrengen tot het gemiddelde van de volledige Vlaamse overheid

ziekteafwezigheidspercentage

Gemiddelde van de VO

P2O en/of Vlimpers

Continu


Overzicht procedures

Continu

Imagobarometer 2011 AFM 2013 2015

ziekteduur meldingsfrequentie


37


OOD 5.7 Door middel van een specifiek vormingsbeleid op maat van het agentschap continu investeren in de gerichte vorming en bijscholing van de personeelsleden, teneinde de professionaliteit en de inzetbaarheid verder te verhogen

OOD 5.8 Verhogen van de personeelstevredenheid


Indicator

Streefnorm

Bron

Eind 2013

NVT

VTO-participatie

Kengetal/NVT

P2O en/of Vlimpers

VTO-concentratie

Kengetal/NVT

VTO-duur

Kengetal/NVT

VTO-kost

Kengetal/NVT

Gemiddelde personeelstevredenheid AFM: � algemeen � m.b.t. het werk / de functie � m.b.t. de waarden / de context � m.b.t. de loopbaan / de voorwaarden � m.b.t. de leiding / de aansturing

Gemiddelde van de VO

Vormingsplan op maat van AFM uitgewerkt en geïmplementeerd

Personeels bevraging

Frequentie

Continu

2011 2013 2015

38

Artikel 7 – Interne werking 1. Elke entiteit verhoogt verder de maturiteit van de eigen organisatie aan de hand van een verbetertraject Het AFM onderschrijft de organisatiebrede doelstelling om de maturiteit van iedere entiteit binnen de VO continu verder te verhogen door middel van gerichte actieplannen voor organisatiebeheersing, ondermeer aan de hand van de leidraad organisatiebeheersing van IAVA. Rekening houdende met de reeds eerder uitgevoerde zelfevaluaties en risicoanalyses enerzijds en de ontvangen adviezen naar aanleiding van een sterkte zwakteanalyse uitgevoerd door IAVA, zal het AFM zich tijdens de duur van deze beheersovereenkomst prioritair toeleggen op het verhogen van de maturiteit voor volgende thema’s inzake organisatiebeheersing: �

Doelstellingen, proces- en risicomanagement

�

Belanghebbendenmanagement

�

Monitoring

Conform de geldende afspraken en richtlijnen inzake organisatiebeheersing en zoals opgenomen in het kwaliteitsbeleidsplan van het AFM zal de directie van het AFM jaarlijks een grondige zelfevaluatie en risicoanalyse uitvoeren van de interne werking. Op basis van deze zelfevaluatie en risicoanalyse en rekening houdend met de beschikbare mensen, middelen en tijd zal de directie van het AFM vervolgens jaarlijks een actieplan uitwerken om de maturiteit van het agentschap gericht verder te verhogen. Dit actieplan zal vervolgens doorvertaald worden in het jaarlijkse ondernemingsplan én in de planningsdocumenten van de betrokken personeelsleden, aan de hand van specifieke, gerichte en meetbare doelstellingen. Een gedegen opvolging en evaluatie van de jaarlijkse actieplannen om de maturiteit van het AFM verder te verhogen zal verankerd worden in het kwaliteitsbeleidsplan. Deze worden ondersteund enerzijds door de hiervoor specifiek voorziene functies in het personeelsplan (team kwaliteit en organisatiebeheersing + interne controller) en anderzijds door een maandelijkse opvolging en bijsturing door de directie van het AFM. Door middel van deze aanpak streeft het AFM er dan ook naar om: �

ten laatste eind 2011 maturiteitsniveau 3 te behalen voor tenminste 9 van de 11 thema’s van de leidraad organisatiebeheersing

�

tegen het einde van deze beheersovereenkomst maturiteitsniveau 4 te behalen op zoveel mogelijk thema’s van de leidraad organisatiebeheersing


39

2. Elke entiteit definieert een verbetertraject om meetbare efficiëntiewinsten te realiseren. Het AFM engageert zich om gedurende de looptijd van deze beheersovereenkomst: �

een verbetertraject uit te effectiviteitwinsten te realiseren

werken

om

meetbare

efficiëntie-

en

�

dit verbetertraject regelmatig te evalueren en bij te sturen, in functie van de evolutie van noden en opportuniteiten.

Dit verbetertraject wordt echter ruimer opgevat dan enkel de entiteitspecifieke projecten en interne werking. Het AFM schrijft zich dan ook uitdrukkelijk in in de diverse projecten die door het CAG worden aangestuurd en/of die kaderen binnen het Vlaams Regeerakkoord, Vlaanderen in Actie (ViA), enz. Zo zal het AFM ondermeer actief meewerken aan de realisatie van 2 sleutelprojecten uit het meerjarenprogramma ‘slagkrachtige overheid’: �

bijdrage tot het sleutelproject ‘duurzaam optreden van de Vlaamse overheid’, ondermeer door binnen de VO een voorbeeldfunctie op te nemen inzake duurzame overheidsopdrachten en door het door AFM beheerde gebouwenpark stelselmatig en op efficiënte wijze duurzamer en energiezuiniger te maken

�

bijdrage tot het sleutelproject ‘rationalisatie managementondersteunende dienstverlening’, ondermeer door voorstellen te formuleren voor een efficiëntere en effectievere facilitaire ondersteunende dienstverlening (zowel doorheen de VO als intern binnen AFM)

Als startpunt voor het verbetertraject om efficiëntie- en effectiviteitwinsten te realiseren volgen hierna 2 tabellen: �

voorstellen van mogelijke bijdragen effectiviteitwinsten voor de volledige VO

�

voorstellen van mogelijke efficiëntie- en effectiviteitwinsten binnen de interne werking van het AFM


van

AFM

aan

efficiëntie-

en

40

Mogelijke bijdrage van AFM aan efficiëntie- en effectiviteitwinsten voor de VO: Verbeteractie 1. Uitbouwen van een dienstverlening door AFM voor de coördinatie van de herbestemming van roerende goederen (bvb. meubilair) van de volledige VO

Aard van efficiëntiewinst �

Besparing op aankoop roerende goederen door meer hergebruik

Omvang van efficiëntiewinst

Onderbouwde raming tegen midden 2011

� �

Besparing op personeelsinzet door centralisatie van kennis en ervaring bij AFM

�

Besparing op de kosten van evenementen door betere kennis van marktprijzen en sterkere onderhandelingspositie

2. Uitbouwen van een dienstverlening door AFM voor de organisatie van evenementen van de volledige VO: �

Ontwikkelen van een kennisdatabank van potentiële locaties en leveranciers van diensten (catering, audiovisuele voorzieningen, enz.), inclusief contactpersonen en richtprijzen

�

Aan de entiteiten van de VO voorleggen van interessante offertes op maat van hun specifieke noden en verwachtingen


Onderbouwde raming tegen eind 2013

41

3. In de nieuwe aanbesteding door AFM voorzien in de omschakeling van papieren maaltijdcheques naar digitale maaltijdcheques

4. Samen met het departement Bestuurszaken in kaart brengen van alle generieke facilitaire producten of diensten waarvoor momenteel doorheen de VO meerdere (raam-)contracten bestaan. Vervolgens kan AFM in overleg met de entiteiten die als aanbestedende overheid optreden trachten te komen tot een samenwerking in de vorm van 1 enkel raamcontract voor elk generiek facilitair product of dienst.


�

Besparing op de kosten voor verloren gegane maaltijdcheques

�

Besparing op personeelsinzet voor de administratie van bijbestellingen

�

Besparing op personeelsinzet voor de manuele verdeling van maaltijdcheques na verloren gegane leveringen

�

Besparing op de personeelsinzet voor tellen en afhandelen van geïnde maaltijdcheques

�

Besparing op personeelsinzet door centralisatie van kennis en ervaring

�

Besparing op personeelsinzet en administratieve lasten door beperking tot 1 procedure per generiek product of dienst

�

Besparing op de kosten door schaalvoordelen



42

5. In de raamcontracten voor generieke facilitaire producten of diensten meer aandacht besteden aan flexibele bestel- en leveringsvoorwaarden vanwege de leveranciers

�

Besparing op kosten voor ruimte en infrastructuur van magazijnen bij de entiteiten van de VO

�

Besparing op kosten van verouderde of niet-bruikbare voorraden

�

Besparing op personeelsinzet voor voorraadbeheer bij de entiteiten van de VO

� 6. In samenspraak met het beleidsdomein Onderwijs & Vorming onderzoeken van de haalbaarheid en wenselijkheid om de activiteiten van hun drukkerij te integreren in de werking van de drukkerij van � AFM



Besparing op kosten voor infrastructuur en toestellen Besparing op kosten voor producten en diensten door schaalvoordelen

�


�

Besparing op personeelsinzet vermits afwezigheden en piekmomenten efficiënter kunnen opgevangen worden binnen 1 groot team dan binnen 2 afzonderlijke teams


43

7. Optimalisatie van het door AFM beheerde zaalreservatiesysteem � en de bijhorende afspraken inzake zaal- en cateringreservaties, zodat personeelsleden van de VO gehuisvest in één van de grote � administratieve gebouwen nog efficiënter en gebruiksvriendelijker vergaderzalen en de bijhorende catering kunnen reserveren

Besparing op tijdsbesteding voor het reserveren van zalen en catering

�

Efficiëntere planning van cateringpersoneel door duidelijkere afspraken inzake cateringreservaties

�

Besparing op tijdsbesteding voor opvragen en centraliseren van de behoeften bij alle entiteiten van de VO

�

Besparing op personeelsinzet voor administratieve opvolging van de hoeveelheden van elk product waarop elke entiteit (volgens het historische aandeel in het beschikbare centrale budget) al dan niet recht heeft

8. Het huidige centrale budget bij AFM voor de aankoop van ‘koffie op de werkplek’ (voor een deel van de ambtenaren van de VO historisch gegroeid maar deels achterhaald door BBB) pro rata toewijzen aan de geresponsabiliseerde entiteiten; met uitzondering van het gedeelte van dit budget dat wordt aangewend voor deze dienstverlening in VAC’s en in de 5 grote administratieve gebouwen in Brussel. Vervolgens kan elke entiteit zelf, op basis van haar specifieke noden en verwachtingen, de cateringproducten en –diensten kiezen die AFM zal aanbieden door middel van een raamcontract voor de volledige VO.

�


Besparing op personeelsinzet voor administratieve opvolging van wijzigingen in de cateringreservaties



Mogelijkheid voor entiteiten om de middelen gericht aan te wenden voor de aankoop van producten of diensten die tegemoetkomen aan de specifieke noden of verwachtingen

44

9. Komen tot een betere rapportering en ontsluiting van managementinformatie m.b.t. facilitair management, zowel naar beleidsmakers als naar geresponsabiliseerde topambtenaren (bvb. omtrent ruimtegebruik, kosten huisvesting, energieverbruik, enz.)

10. Implementeren van een nieuwe, flexibele en performante toepassing voor het beheer van het voertuigenpark van de VO; waarbij entiteiten van de VO de keuze geboden wordt om het volledige beheer aan AFM toe te vertrouwen dan wel om zelf in te staan voor (een deel van) het beheer van het voertuigenpark van hun entiteit via deze centrale toepassing.


�

Besparing op personeelsinzet om informatie op te zoeken en gevraagde rapportering aan te leveren

�

Beleidsmakers kunnen efficiëntere en effectievere beleidskeuzes maken (bvb: inefficiënte locaties afstoten ten voordele van meer efficiënte locaties, energiebesparende maatregelen, enz.)

�

Geresponsabiliseerde topambtenaren kunnen onderling benchmarken en worden zo gestimuleerd om te leren van zogenaamde ‘best practices’ binnen de VO

�

Besparing op personeelsinzet voor opvolging van en rapportering over het voertuigenpark bij alle entiteiten van de VO

�

Besparing op kosten en personeelsinzet voor het beheer en de regelmatige opwaarderingen van de verschillende toepassingen die momenteel in gebruik zijn



45

11. Zoveel mogelijk overgaan tot de opmaak van raamcontracten bij andere entiteiten vb. kleine werken, schilderwerken, enz. voor zover deze als aankoopcentrale werden afgesloten

�


12. Komen tot jaarcontracten voor cateringproducten (i.p.v. weekcontracten)

�

Besparing door schaalvoordelen


Onderbouwde raming tegen eind 2011 Onderbouwde raming tegen eind 2011

46

Mogelijke interne efficiëntiewinsten voor AFM: Verbeteractie 1. Optimalisatie van de interne organisatiestructuur van AFM door

Aard van efficiëntiewinst �

Efficiëntere én effectievere personeelsinzet, vermits elk personeelslid de beschikbare tijd maximaal kan wijden aan zijn/haar kerntaken

�

Gerichter opbouwen van kennis en expertise per materie

middel van een grondige reorganisatie. Daarbij wordt maximaal gestreefd naar: �

clusteren van inhoudelijk gespecialiseerde functies per materie

�

duidelijk afgebakende verantwoordelijkheden en bevoegdheden, die minder verspreid zitten over verschillende functies


�

Besparing op tijdsinvestering om na te gaan wie binnen AFM de aangewezen persoon is voor welke materie

�

Besparing op tijdsinvestering voor intern overleg om te komen tot beslissingen, vermits de verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijker afgebakend en minder verspreid zijn over verschillende functies

Omvang van efficiëntiewinst

Onderbouwde raming tegen eind 2011 (evaluatie en bijsturing reorganisatie)

47

2. Oprichting van een gespecialiseerde afdeling ‘studie en advies’

�

Gerichter opbouwen van kennis en expertise per materie

�

Besparing op doorlooptijd voor de overheidsopdrachten

�

Besparing van kosten en administratieve lasten door een daling van het aantal wijzigingen, rechtzettingen en verrekeningen voor gegunde opdrachten

�

Besparing op de personeelsinzet

�

Besparing op tijdsinvestering voor financiële rapportering

binnen de nieuwe organisatiestructuur, die ondermeer zal instaan voor de inhoudelijke opmaak van alle bestekken van het AFM. Door deze taken te centraliseren binnen gespecialiseerde functies in 1 afdeling wordt gestreefd naar een kortere doorlooptijd en hogere kwaliteit van de overheidsopdrachten.

3. Centralisatie van alle taken met betrekking tot financiële opvolging en administratieve verwerking van facturatie in 1 team binnen AFM, waardoor synergieën mogelijk zijn.



1 VTE tegen eind 2011 (evaluatie en bijsturing reorganisatie)

48

4. Centralisatie van alle aanvragen, suggesties, klachten en meldingen van klanten via een uniek loket, namelijk de AFM Servicelijn.

�

Efficiëntere personeelsinzet doordat personeelsleden van AFM niet te pas en te onpas gestoord worden door inkomende telefoons of mails van klanten

�

Efficiëntere en effectievere dienstverlening doordat centraal geregistreerde aanvragen, klachten, suggesties en meldingen moeilijker vergeten of over het hoofd gezien worden

�

Besparing op tijdsinvestering voor rapportering door centrale registratie en opvolging van alle aanvragen, suggesties, klachten en meldingen in 1 performante toepassing

5. Flexibelere inzet van personeelsleden uit de verzending in de grote administratieve gebouwen, waarbij zij buiten de piekmomenten voor de verzending mee inspringen voor het uitvoeren van andere taken Besparing op de personeelsinzet verbonden aan het operationele beheer van de gebouwen (bvb. afvalverwijdering, …)



4 VTE tegen eind 2011: • 1 in Boudewijn • 1 in Ellips • 1 in VACA • 1 in VACH

49

6. Uitwerken en implementeren van duidelijke en uniforme procedures en/of dienstnota’s voor elk element van de dienstverlening én de interne werking van AFM

�

Efficiëntere én effectievere personeelsinzet door het beter ontsluiten van kennis en ervaring

Dit moet leiden tot een snellere en meer kwalitatieve dienstverlening, met minder fouten en minder betwiste dossiers

�

Besparing op kosten en tijdsinvestering voor de correctie en resolutie van fouten en betwiste dossiers

�

7. Onderzoeken van de haalbaarheid van een online kassasysteem voor de DAB Catering

8. Onderzoeken van de haalbaarheid om, in het kader van het einde van het huurcontract voor het Boudewijngebouw, de digitale drukkerij van AFM op een meer kostenefficiënte locatie te huisvesten

9. Ook voor de eigen werking van het AFM zoveel mogelijk overgaan tot de opmaak van raamcontracten of bestelopdrachten i.p.v. afzonderlijke opdrachten voor vaak voorkomende werken, diensten of aankopen van producten



Besparing op kosten en tijdsinvestering voor het opleiden en inwerken van nieuwe personeelsleden

Besparing op de personeelsinzet voor administratieve verwerking en opvolging van inkomsten

Besparing op de huisvestingskosten voor de drukkerij

Besparing op personeelsinzet en administratieve lasten

1 VTE na eventuele implementatie



50

10. Mits door het departement Bestuurszaken de nodige aanpassingen zijn doorgevoerd om alle voor AFM noodzakelijke functionaliteiten te kunnen bieden zal AFM volledig overschakelen op de PITA- en MODO-toepassingen voor alle rapportering in het kader van de beleids- en beheerscyclus.

11. Verder uitwerken en implementeren van een toepassing en methodiek voor de efficiënte opvolging van en rapportering over de realisatie van alle interne projecten en verbeteracties


Besparing op de personeelsinzet voor beleidsondersteuning en rapportering

0,5 VTE in 2011, indien alle functionaliteiten beschikbaar

Besparing op de personeelsinzet voor beleidsondersteuning en rapportering

0,5 VTE in 2011

51

3. Onder controle houden van de personeelsomvang en -kost Gegeven de afspraken – in uitvoering van het Vlaams regeerakkoord, om de totale personeelsomvang en -kost niet meer te laten aangroeien – streeft het AFM ernaar om tegen het einde van de regeerperiode minstens 5% van de VTE en de personeelskredieten af te bouwen voor de huidige activiteiten en activiteitsgraad zonder kwaliteitverlies ten opzichte van het reëel aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord 2009-2014, dit met het oog op het creëren van nieuwe beleidsruimte in aantal VTE. Alle overgedragen VTE gelinkt aan de overdracht van activiteiten van of naar andere entiteiten worden niet meegerekend op voorwaarde dat de VTE niet blijven bestaan bij de overdrager. Outsourcing gekoppeld aan vergelijkbare financiële implicaties als de bespaarde personeelskredieten, wordt niet als besparing in rekening gebracht. Over deze inspanning zal jaarlijks worden teruggekoppeld in de ondernemingsplannen. Bij het behalen van de bovenstaande doelstelling, kunnen de minister en AFM afstemmen over de wijze waarop de bespaarde middelen (VTE en kredieten) (gedeeltelijk) worden ingezet voor nieuwe beleidsinitiatieven. Mede in dit kader maakte het AFM in 2010 reeds een nieuw personeelsplan op voor haar nieuwe organisatiestructuur, die op 1 oktober 2010 geïmplementeerd wordt. In de herstructureringsplannen en het bijhorend nieuw personeelsplan wordt o.m. aangegeven: �

op welke kerntaken het accent gelegd wordt gedurende deze beheersovereenkomst en welke personeelsbehoeften daartegenover staan om de kwaliteit te kunnen garanderen

�

welke taken (stelselmatig) kunnen worden afgebouwd of uitbesteed en welke besparing op vlak van personeelsbehoeften daartegenover staat

Het reëel aantal medewerkers bij het ingaan van het Vlaamse Regeerakkoord 2009 – 2014 bedroeg voor het AFM 642,6 VTE (= totaal aantal VTE dat betaald werd door de entiteit; cijfers van juni 2009, zoals gevalideerd door het CAG op 18/11/2009). Het reëel aantal medewerkers bij de opmaak van de beheersovereenkomst 2011 2015 bedraagt voor het AFM 625,1 VTE ( = totaal aantal VTE dat betaald werd door de entiteit, cijfers van juli 2010, zoals aangeleverd door het departement Bestuurszaken). Vanaf de aanvangsdatum van de beheersovereenkomst zal elke eventuele verhoging van het reëel aantal VTE bij het AFM voorafgaandelijk, bij voorkeur in het kader van het opstellen van het ondernemingsplan, worden gemotiveerd en ter goedkeuring voorgelegd aan de Vlaamse Regering of een door haar gemandateerde. De motivatie tot een verhoging moet gepaard gaan met een structureel en haalbaar plan met het oog op de volledige en zo snel mogelijke afbouw van deze toename, in principe, ten laatste twee jaar voor het einde van de beheersovereenkomst. In een dergelijk plan voor de volledige afbouw kunnen interne compensaties in het reëel aantal VTE binnen het beleidsdomein in rekening gebracht worden op voorwaarde dat het gaat over een effectieve, gegarandeerde en eenduidige afbouw Beheersovereenkomst AFM 2011 – 2015

52

met eenzelfde meetbaar effect op het aantal ambtenaren als van het AFM wordt gevraagd. Indien blijkt dat personeelsuitbreiding ingevolge nieuw beleid niet kan worden ingevuld door middel van interne recrutering of verschuivingen van personeel ( binnen de eigen entiteit en in tweede orde binnen het beleidsdomein) moet de behoefte aan bijkomend personeel worden gemotiveerd en voorafgaand worden voorgelegd voor beslissing aan de Vlaamse regering. Met het afbouwen van het aantal medewerkers, worden ook de overeenkomstige, niet aangewende begrotingsmiddelen (personeelskredieten en kosten gerelateerd aan de werkplaatsen en de werking) van het AFM, waar mogelijk, gereduceerd.


53

Artikel 8 – Aanvullende opdrachten Op het ogenblik van het afsluiten van deze beheersovereenkomst zijn er geen aanvullende opdrachten voor het AFM. Aanvullende opdrachten voor het AFM die zouden ontstaan tijdens de looptijd van deze beheersovereenkomst zullen steeds afzonderlijk worden onderhandeld tussen de minister en het AFM en worden opgenomen in een addendum dat zal worden toegevoegd aan deze beheersovereenkomst.

Artikel 9 – Andere engagementen Het Managementcomité van het beleidsdomein Bestuurszaken engageert zich om gedurende de looptijd van deze beheersovereenkomst: (1) het management- en prestatiemeetsysteem ‘MODO’ te hanteren voor de rapportering over de beleids- en beheersdoelstellingen aan de functioneel bevoegde minister(s); (2) de samenwerking tussen het agentschap en departement verder te versterken via duidelijke afspraken rond de processen van beleidsvoorbereiding en –rapportering, die jaarlijks door het Managementcomité worden (her)bekrachtigd; (3) aan de hand van gemeenschappelijke indicatoren en/of kengetallen een gecoördineerde monitoring op het niveau van het beleidsdomein op te zetten rond een aantal thema’s, waarmee de directie van het agentschap rekening houdt bij het nastreven van de gewenste output en de te leveren prestaties. De thema’s, die onder de rubriek ‘Engagementen van het agentschap’ van deze beheersovereenkomst een entiteitspecifieke invulling kunnen hebben, zijn: �

personeelstevredenheid;

�

aanwezigheidsbeleid;

�

diversiteit;

�

personeelsomvang;

�

duurzaamheid

�

vorming, training en opleiding;

�

werkplekken.


54

III. Engagementen van de Vlaamse Regering Artikel 10 – Financiële bepalingen Bij de aanvang van een legislatuur maakt het departement Financiën en Begroting een inschatting van de globale budgettaire ruimte op basis van de macro economische parameters. De hieruit resulterende meerjarenbegroting (met een tijdshorizon van 5 jaar) geeft een raming van de inkomsten en uitgaven over de legislatuur voor de verschillende entiteiten van de Vlaamse overheid. In het kader van de begrotingscyclus (begrotingsopmaak en begrotingscontrole) worden periodiek door het Vlaams Parlement de financiële bepalingen gestemd die moeten doorvertaald worden in het jaarlijks ondernemingsplan. In de mate van het mogelijke zullen bij de opmaak van de jaarlijkse ondernemingsplannen de budgetten aan de operationele organisatiedoelstellingen worden gelinkt. De regering verleent aan het AFM, mits goedkeuring door het Vlaams parlement, de nodige budgetten voor de financiering van haar functionele en statutaire uitgaven. Deze financiële engagementen van de regering dienen te passen binnen de contraintes van de meerjarenbegroting en de jaarlijks door het Vlaams Parlement gestemde begroting. Dit gebeurt met een vrijwaring van de kwaliteit van de dienstverlening. De aard en bestemming van de middelen waarover het AFM kan beschikken worden nader omschreven in artikel 12 van deze beheersovereenkomst. Conform de randvoorwaarden voor het begrotingsakkoord van 13 juli 2006 inzake de nota aan de Vlaamse Regering i.v.m. ‘De generieke elementen van de beheersovereenkomsten in de vernieuwde Vlaamse overheid’ (VR/2005/22.07/DOC.0716): 1. dient voor deze beheersovereenkomst en voor alle definitieve ondernemingsplannen een voorafgaand begrotingsakkoord te worden bekomen 2. beschikt de Vlaamse minister bevoegd voor financiën en begroting over een interventiemogelijkheid (zoals voorzien in het artikel 6 §6 van het gewijzigde Besluit van de Vlaamse Regering van 19 januari 2001 houdende regeling van de begrotingscontrole en –opmaak) om in geval van een budgettaire noodwendigheid een aanpassing of bijstelling via heronderhandeling te kunnen afdwingen Elke heronderhandeling van de beheersovereenkomst zal steeds gebeuren in onderling overleg tussen de administrateur-generaal van het AFM en de Vlaamse Regering. Aanvullende opdrachten die de regering aan het AFM wenst toe te vertrouwen kunnen aanleiding geven tot een nood aan bijkomende middelen. In voorkomend geval verbindt het AFM er zich toe een aangepast begrotingsvoorstel voor te leggen aan de regering, waarna beide partijen in onderling overleg overgaan tot een


55

grondige evaluatie van de bijkomende opdracht(en) en de bijhorende vereiste extra middelen. Artikel 11 – Andere engagementen De regering verbindt er zich toe om steeds een sluitend juridisch kader aan te reiken waarbinnen het AFM haar activiteiten kan ontplooien en haar engagementen kan realiseren. Verder verbindt de regering er zich toe actief te waken over een consequente toepassing en correcte uitvoering van alle beslissingen van de Vlaamse overheid doorheen de volledige Vlaamse administratie.


56

IV. Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen Artikel 12 – Herkomst van de financiële middelen van het AFM De financiële middelen van het AFM (zoals goedgekeurd bij begrotingsopmaak 2010): 1/ Begroting van de Vlaamse Gemeenschap In de begroting van de Vlaamse Gemeenschap worden de budgetten ingeschreven onder de programma’s A apparaatkredieten en F Facilitair onder entiteit BFO Agentschap voor Facilitair Management. De budgetten 2010 onder het programma apparaatkredieten zijn bestemd voor de interne werking van het agentschap: • BA500 1100 lonen en sociale lasten: € 11.520.000 NGK • BA502 1211 algemene werkingskosten informatica: € 350.000 GVK en € 300.000 GOK • BA 503 1211 algemene werkingskosten exclusief informatica: € 762.000 euro NGK • BA 504 7422 investeringen informatica: € 258.000 GVK en € 204.000 GOK • BA 505 74 22 overige investeringsgoederen: € 80.000 NGK De budgetten onder het programma facilitair zijn beleidskredieten, bestemd voor de financiering van diverse uitgaven in het kader van vastgoedbeheer en werkplekinrichting (studies, verwerving, huur, inrichting, onderhoud, verzekeringen, energie, meubilair,…), gebouwgebonden dienstverlening, catering en schoonmaak. Bij de begrotingsopmaak 2010 zijn volgende kredieten ingeschreven: • • • •

€ 90.346.000 NGK € 21.003.000 GVK € 17.726.000 GOK € 1.523.000 VRK

2/ Inkomsten Het AFM verwerft volgende inkomsten:

opbrengsten uit vervreemding en beheer van administratieve gebouwen en aanhorigheden; deze opbrengsten worden jaarlijks geraamd en ingeschreven in de middelenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap, waarbij in de middelenbegroting 2010 onder programma F facilitair voor € 1.671.000 inkomsten zijn ingeschreven.

opbrengsten uit de levering van diverse facilitaire diensten (o.a. catering, schoonmaak, print- en drukwerk, enz.) waarbij de ontvangsten i.v.m. schoonmaak en catering opgenomen worden in de begroting van de respectievelijke DAB’s.


57

Artikel 13 – Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen Inzake financieel beleid is het AFM tot nader order onderhevig aan de wetgeving op de rijkscomptabiliteit. Zowel het AFM als geheel, als de Dienst met Afzonderlijk Beheer Schoonmaak en de Dienst met Afzonderlijk Beheer Catering afzonderlijk engageren zich ertoe om bij het nastreven van de organisatiedoelstellingen het ESR-vorderingssaldo te realiseren, zoals wordt bepaald in het kader van de begrotingscyclus (resp. bij begrotingsopmaak en –controle). Artikel 14 – Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen Het AFM maakt jaarlijks, conform de geldende procedures en termijnen, een begrotingsvoorstel op en legt dit ter bespreking voor aan de minister. Dit gemotiveerde voorstel houdt rekening met de geldende normen, is transparant en geënt op het principe van doelmatigheid, d.w.z. het efficiënt, effectief en zuinig aanwenden van de beschikbare middelen. Het huurbudget wordt opgesteld volgens zero-based –budgetting. Het AFM verbindt er zich toe om periodiek aan de minister te rapporteren over de aanwending van de beschikbare middelen. Over de rapporteringsmodaliteiten worden onderling afspraken gemaakt tussen AFM en de minister. Naast deze algemene en transparante rapportering omtrent de aanwending van de financiële middelen zal specifiek voor de investerings- en werkingsmiddelen voor gebouwen een fysisch programma op een termijn van drie jaar worden uitgewerkt. Dit fysisch programma en de opvolging ervan beogen een meerjarenplanning en een duidelijk overzicht van de uitgevoerde investerings- en onderhoudswerken.


58

V.

Opvolging, rapportering en evaluatie

Artikel 15 – Opvolging Teneinde op een systematische wijze de uitvoering van de opdrachten en doelstellingen op te volgen zal het AFM een intern management- en prestatiemeetsysteem uitbouwen. Dit systeem zal ondermeer gericht zijn op het meten en rapporteren van de prestatie indicatoren met betrekking tot de strategische en operationele doelstellingen van het AFM, die zijn opgenomen in artikel 5 en 6 van deze beheersovereenkomst. Het AFM verbindt er zich ook toe op een systematische wijze het proces van beleidsuitvoering, de geleverde prestaties en de daartoe ingezette middelen te evalueren en indicaties te verzamelen over de bereikte effecten, met het oog op de continue optimalisatie van de interne processen en het leveren van input voor beleidsevaluatie en beleidsontwikkeling in het beleidsveld waarin het actief is. De ondertekenende partijen gaan tevens het wederzijdse engagement aan om regelmatig bilateraal overleg te plegen en systematisch alle informatie te laten doorstromen die relevant is voor de uitvoering van de beheersovereenkomst. Het regelmatige overleg heeft ondermeer betrekking op: �

Bespreking van interne en externe factoren die een invloed hebben op de uitvoering van de beheersovereenkomst

�

Bespreking van beleidsinitiatieven die relevant zijn voor de uitvoering van de beheersovereenkomst en de opdrachten van het AFM

�

Bespreking van relevante voorstellen en beslissingen uit parlementaire commissies en van (antwoorden op) parlementaire vragen

Artikel 16 – Rapportering Teneinde een gestructureerde en doelmatige rapportering over de beleidsuitvoering te garanderen engageert het AFM zich om 2 formele rapporteringsmomenten in te bouwen: een jaarrapportering en een afsluitend eindrapport van de beheersovereenkomst. 1. Jaarrapport over de uitvoering van de beheersovereenkomst Het jaarrapport zal vóór 31 maart van het jaar volgend op het betrokken jaar aan de minister en aan het departement Bestuurszaken worden voorgelegd en volgende elementen bevatten: �

Een overzicht van de mate waarin de strategische en operationele organisatiedoelstellingen uit de beheersovereenkomst werden


59

gerealiseerd, met een toelichting bij de doelstellingen die niet (volledig) werden gerealiseerd �

Een overzicht van de meest recent opgetekende waarden voor alle indicatoren en kengetallen opgenomen in de beheersovereenkomst

�

Een toelichting over de interne en/of externe factoren die van invloed kunnen zijn op de verdere realisatie van de strategische en operationele organisatiedoelstellingen uit de beheersovereenkomst

�

Een stand van zaken m.b.t. de financiële toestand en uitvoering van de begroting

�

Een rapport over de realisatie van het personeelsplan tijdens het betrokken jaar

Met het oog op het verminderen van de interne planlasten zal, in samenspraak tussen het AFM en de minister, nagegaan worden of het jaarrapport over de uitvoering van de beheersovereenkomst kan worden geïntegreerd in de rapportering over de uitvoering van het ondernemingsplan. Het departement kan de voortgangsrapportering evalueren, waar nodig aanvullende toelichtingen vragen aan het AFM en een gemotiveerd verslag opstellen van zijn evaluatie. 2. Eindrapport over de uitvoering van de beheersovereenkomst Een voorstel van eindrapport zal uiterlijk zes maanden voor het einde van de duurtijd van de beheersovereenkomst aan de minister en aan het departement Bestuurszaken worden voorgelegd en volgende elementen bevatten: �

Een overzicht van de mate waarin de strategische en operationele organisatiedoelstellingen uit de beheersovereenkomst werden gerealiseerd, met een toelichting bij de doelstellingen die niet (volledig) werden gerealiseerd

�

Een overzicht van de evolutie van de waarden voor alle indicatoren en kengetallen opgenomen in de beheersovereenkomst over de volledige duur van de beheersovereenkomst

�

Een toelichting over de interne en/of externe factoren die van invloed zijn geweest op de realisatie van de strategische en operationele organisatiedoelstellingen uit de beheersovereenkomst

Het departement Bestuurszaken kan het voorstel van eindrapport evalueren, waar nodig aanvullende toelichtingen vragen aan het AFM en een gemotiveerd verslag opstellen van zijn evaluatie.


60

Artikel 17 – Evaluatie De voortgang en resultaten van de beheersovereenkomst worden jaarlijks in onderling overleg besproken en geëvalueerd door de minister en de directie van het AFM. Daarbij wordt ingegaan op volgende vragen: �

Heeft het AFM de in de beheersovereenkomst vooropgestelde doelstellingen en engagementen gerealiseerd en, zo niet, welke relevante factoren speelden daarbij een rol?

�

Welke preventieve of correctieve acties zijn eventueel noodzakelijk om de vooropgestelde doelstellingen te halen?

�

Wanneer zullen eventuele verbeteracties en bijsturingen tussentijds in onderling overleg worden besproken en geëvalueerd?

�

Welke wijzigingen inzake beleid, budget, personeelsformatie en beheersovereenkomst dienen eventueel te gebeuren naar de toekomst toe?

Deze jaarlijkse evaluatieronde inzake de beheersovereenkomst vindt telkens plaats in de maanden april/mei en wordt gehouden op basis van volgende documenten: �

Een jaarrapport over de uitvoering van deze beheersovereenkomst, aangeleverd door het AFM

�

Een financieel rapport, aangeleverd door het AFM

�

Een rapport over de realisatie van het personeelsplan, aangeleverd door het AFM

�

Indien van toepassing, een departement Bestuurszaken

evaluatierapport

Deze jaarlijkse evaluatieronde resulteert steeds evaluatieverslag, dat door de minister voorgelegd wordt aan de regering.

aangeleverd in

een

door

voorstel

het van

Vanuit het gegeven van de politieke primauteit kan de politieke overheid ook steeds ingrijpen bij de niet- of onvoldoende uitvoering van de beheersovereenkomst.


61

VI. Geschillenregeling Artikel 18 – Geschillenregeling Voor alle eventuele geschillen met betrekking tot deze beheersovereenkomst wordt steeds, in onderling overleg tussen de ondertekenende partijen, gestreefd naar een wederzijds aanvaardbare oplossing. Enkel in de hoogst uitzonderlijke gevallen waarin na herhaaldelijk overleg geen wederzijds aanvaardbare oplossing kan worden bereikt, wordt het geschil, na advies van het CAG te hebben ingewonnen, voorgelegd aan de voltallige Vlaamse Regering die de finale beslissing neemt. VII. Aanpassingen beheersovereenkomst – opschortende voorwaarden Artikel 19 – Aanpassing van de beheersovereenkomst – opschortende voorwaarden Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het agentschap actief is, hetzij in de beleidsopties, hetzij door een interventie door de Vlaamse minister bevoegd voor financiën en begroting t.g.v. een belangrijke wijziging van het financiële engagement van de Vlaamse Regering tijdens de duur van de beheersovereenkomst, en deze wijzigingen de opdrachten van het agentschap dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de partijen, dan kan de beheersovereenkomst op vraag van één van de ondertekenende partijen (of van de minister bevoegd voor financiën en begroting) opnieuw onderhandeld en aangepast worden. De administrateur-generaal van het agentschap kan de functioneel bevoegde minister te allen tijde wijzen op de aangevoelde noodzaak om de beheersovereenkomst bij te sturen. Daarop kan de functioneel bevoegde minister vervolgens beslissen om de heronderhandeling van de beheersovereenkomst al dan niet aan te vatten. Ook wanneer de functioneel bevoegde minister nieuwe beleidsinitiatieven wenst te ontwikkelen, nieuwe en/of gewijzigde beleidsaccenten wenst te leggen of nieuwe opdrachten aan het AFM wenst toe te vertrouwen kan de beheersovereenkomst, op vraag van één van de ondertekenende partijen, opnieuw onderhandeld en aangepast worden.


62

VIII. Aanvullende bepalingen en overgangsbepalingen Artikel 20 – Aanvullende bepalingen De minister engageert zich om, conform artikel 8 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid, onderhavige beheersovereenkomst evenals elke verlenging, wijziging, schorsing of ontbinding ervan, mede te delen aan het Vlaams Parlement, vóór de ondertekening ervan. Het AFM engageert zich om deze beheersovereenkomst, evenals elke verlenging, wijziging, schorsing of ontbinding ervan, kenbaar te maken door de tekst ervan integraal te publiceren via haar extranetsite en te ontsluiten naar het Vlaams Parlement via de extranetsite van het departement Bestuurszaken.

B. Specifiek deel

Artikel 21 – Verplichtingen van het AFM inzake tarieven Het AFM bepaalt in principe autonoom de prijs van de door haar geleverde dienstverleningen. In de gevallen waar goedkeuring noodzakelijk is, zal het AFM haar voorstellen tot vaststelling of aanpassing van de prijs steeds voorafgaandelijk bespreken in het daartoe bevoegde of aangewezen overlegorgaan én tijdens het regelmatig overleg met de minister.

Artikel 22 – Samenwerkingsovereenkomsten �

Protocolovereenkomst met betrekking tot de samenwerking tussen het AFM, het departement Bestuurszaken en de cel Interne Milieuzorg (IMZ – voormalige CCM) binnen de Vlaamse administratie.

�

Samenwerkingsakkoord tussen de afdeling gebouwen van het AFM en de (voormalige) Interne Dienst voor Preventie en Bescherming – IDPB (nu Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming – GDPB) => dit samenwerkingsakkoord zal in de loop van deze beheersovereenkomst worden geactualiseerd, waarbij ondermeer afstemming met het recent opgemaakt Globaal PreventiePlan (GPP) zal worden verzekerd


63

Opgemaakt in ... exemplaren te Brussel

Voor de Vlaamse Regering,

De Viceminister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands ~/esluur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand,

/

L",..

k~~-~r=-~' ~'CO-'~'OOC"_'OC'_'C'H'C""""'-''f._"_"_"_.,'

__'''-'.,,.,

·',·0·__.""'_' _, ,..,. .'..-,- '-

"~"_~_,_,._"_,._"._"'_""'_,,.."'~ r

Geert BOURGEOIS

Voor het Agentschap voor Facilitair Management (AFM),

De administrateur-generaal,

Kriste! GEVAERT

Beheersovereenkomst AFM 2011 - 2015

64

Beheersovereenkomst tussen. de Vlaamse Regering. het Agentschap voor Facilitair Management

Recommend Documents