Visitatie: instrument voor evaluatie
Collegiale toetsing van specialisten ouderengeneeskunde en hun vakgroep
Visitatie als kwaliteitsinstrument Goede behandelresultaten, tevreden patiënten, soepele samenwerking tussen disciplines, zorgvernieuwing: iedereen wil dat patiënten de best mogelijke zorg krijgen. Een goed systeem van zelfevaluatie helpt specialisten ouderengeneeskunde te onderzoeken of zij en de vakgroep hun ambities op dat terrein waarmaken. Zelfevaluatie stimuleert het (individuele) beroepsmatige handelen. En het sluit aan bij het zogeheten ‘Kwaliteitsmanifest’ van de KNMG. Daarin staat dat elke arts zich open en toetsbaar moet opstellen. Visitatie is een beproefd instrument voor zelfevaluatie. Visitatie houdt artsen alert op hun functioneren als individu en als groep. Het biedt een hulpmiddel om doelen duidelijk te stellen en veranderingen in gang te zetten. Visitatie is een systematische methode om het professioneel handelen van artsen én vakgroep continu te verbeteren. Eventuele tekortkomingen in de kwaliteit van zorg zijn zelden te wijten aan onkunde, ondeskundigheid of desinteresse van zorgverleners. Zij hangen vaak samen met de organisatie van de zorg. Er zijn dus altijd mogelijkheden om de kwaliteit (verder) te verbeteren.
Collegiale toetsing op basis van gelijkwaardigheid Visitatie is ‘een intercollegiale doorlichting van de zorgverlening van de betreffende professional op locatie’. Het is een manier om verbeterkansen op te sporen in de context waarbinnen de arts opereert. In het geval van de ouderengeneeskunde gaat het zowel om de individuele arts als om de vakgroep waarin hij functioneert. Visitatie werkt volgens de principes van peer review. Het is dus een collegiale toetsing op basis van gelijkwaardigheid, vertrouwelijkheid en deskundigheid. Het model is gestoeld op het leren van elkaar. Een visitatie is niet bedoeld om elkaar te controleren. Het gaat dus niet om het uitdelen van cijfers, maar vooral om elkaar een spiegel voor te houden en tips te geven. Visitatie staat ook los van functionerings gesprekken of beoordelingsgesprekken, die met de hiërarchisch leidinggevende worden gevoerd. Bij visitatie komt de kwaliteit van het handelen van de specialist ouderengeneeskunde en zijn vakgroep aan de orde. De motivatie om te veranderen en te ver beteren is daarbij een belangrijk aspect. Visitatie is niet gericht op het proces en de procedures. Centraal staan de uitkomsten van zorg, de indicatoren. Een maal gevisiteerde groepen worden opgenomen in een vierjarige visitatiecyclus.
Waarop richt visitatie zich? In het visitatiesysteem worden vier kwaliteits domeinen onderscheiden: evaluatie van de zorg, patiëntenperspectief, vakgroepfunctioneren en professionele ontwikkeling. De visitatie richt zich op het individueel functioneren, samenwerking in de vakgroep, het functioneren van de organisatie en op medisch inhoudelijke aspecten. Evaluatie vormt de basis voor een complete cyclus van kwaliteitsverbetering. Zwaartepunt van het visitatiesysteem is het in kaart brengen van de professionele competenties binnen de vakgroep. De volgende zeven competentiegebieden worden daarbij onderscheiden: medisch handelen, communicatie, samenwerking, kennis en wetenschap, maatschappelijk handelen, organisatie en professionaliteit. Het gaat bij de visitatie dus om meer dan het medisch technisch handelen. Door op verschillende manieren en via meerdere personen gegevens te verzamelen, ontstaat een betrouwbaar beeld van het functioneren van de specialist ouderengeneeskunde en zijn vakgroep. Er is veel ruimte om tot reflectie op het eigen professionele handelen te komen. Het visitatieteam spreekt geen oordeel uit over het functioneren van haar collega’s in de te visiteren vakgroep.
Hoe gaat een visitatie in z’n werk? Het woord ‘visitatie’ zegt het al: vakgenoten gaan bij elkaar op ‘visite’ om te zien hoe de zorgverlening in de betreffende praktijk is georganiseerd. De vakgroep die om een visitatie heeft verzocht bereidt deze voor met een zelfevaluatie. De secretaris van het visitatieteam houdt aansluitend een voorbespreking met de contactpersoon van de vakgroep. De visitatiedag zelf bestaat uit een rondleiding over de afdeling en een aantal gesprekken met personen die nauw met de gevisiteerde(n) samenwerken, zoals leden van het multidisciplinaire team, management en directie, verpleegkundigen, verzorgenden en huisartsen. Aan de hand van een checklist worden verschillende medische en verpleegkundige dossiers doorgelicht. Aan het eind van de dag geven de visitatoren hun feedback en doen zij suggesties ter verbetering. Het visitatieteam legt zijn bevindingen, aanbevelingen en adviezen binnen twee weken vast in een visitatierapport. De Landelijke Commissie Visitatie van Verenso houdt toezicht op de kwaliteit van de visitaties. Zij organiseert de visitaties en formeert de visitatieteams. Deze commissie stelt ook het visitatierapport vast, waarna het naar de gevisiteerde vakgroep wordt gestuurd. In de visitatiesystematiek worden vier instrumenten ingezet: het portfolio, de Quick Scan, casuïstiek en de 360° feedback.
Het portfolio Het portfolio is een verzameling gegevens over het professioneel functioneren van de specialist ouderengeneeskunde, inclusief diens eigen reflecties daarop. Het portfolio moet aansluiten bij de zeven compe tentiegebieden. Deel 1 bestaat uit feitelijke informatie. Deel 2 bevat informatie over het functioneren. Het derde deel bestaat uit de reflectie op het eigen professionele functioneren. Zonder reflectie is er geen bewust handelen, geen leermoment en geen innovatie mogelijk.
De Quick Scan Het portfolio van de specialist ouderengeneeskunde vormt de basis voor de Quick Scan en brengt op deze manier de sterke en zwakke kanten van het vakgroepfunctioneren in kaart. Met behulp van de Quick Scan, een digitale vragenlijst over individueelen vakgroepfunctioneren, komen verbeterpunten snel en overzichtelijk in beeld. Het resultaat is een prioriteitenlijst van verbeterpunten waaraan de vakgroep wil werken. Tijdens de visitatie worden de resultaten van de Quick Scan en de opgestelde verbeterplannen besproken met het visitatieteam.
Casuïstiek Aan de hand van een aantal dossiers wordt nagegaan op welke wijze de vakgroep de richtlijnen van de beroepsgroep hanteert. Feedback over het gebruik en de bruikbaarheid van richtlijnen is van belang in een traject van toetsing, bij het ontwikkelen van het vakgroepbeleid en voor een toekomstige herziening van een richtlijn. Toetsing van het gebruik van richt lijnen is bedoeld om de patiëntenzorg te verbeteren. Casuïstiek verschaft informatie over de omstandig heden waaronder de specialist ouderengeneeskunde werkt. Ook levert het informatie op over de organisatie van de zorg voor de patiënten.
De 360° feedback De 360° feedback geeft antwoord op de vraag wat de omgeving van de vakgroep vindt. Denk daarbij aan het multidisciplinaire team, verpleging en verzorging en verwijzers zoals de huisarts. Over hun opvattingen worden kwalitatieve gegevens verzameld. De vakgroep kiest zelf enkele relevante personen uit, aan wie zij twee concrete vragen stelt: - Kunt u drie goede punten noemen van het professioneel functioneren van de vakgroep? - Kunt u drie verbeterpunten voor de vakgroep noemen? Met de verzamelde informatie vormt het visitatieteam zich vooraf een zo goed mogelijk beeld van de vakgroep. Zo kan men de tijd tijdens de visitatie efficiënter benutten.
Het project visitatie van Verenso In het kader van het Zorg voor Beter-programma startte de toenmalige NVVA (nu: Verenso) in december 2007 een project om een methodiek voor individuele visitatie en evaluatie van specialisten ouderengeneeskunde te ontwikkelen en uit te testen. Daarbij is een reeds bestaande en getoetste methodiek voor medische professionals vertaald naar de beroepsgroep. De methodiek vormt een belangrijke aan vulling op de bestaande kwaliteitsinstrumenten als accreditatie en herregistratie. Zij gaat uit van het principe van continue kwaliteitsverbetering en terugkerende leer- en verbetercycli. Het introduceren van visitatie past in het beleid van Verenso om het kwaliteitssysteem van de beroepsgroep up-to-date te houden. De methodiek is met een aantal vakgroepen in de praktijk getest en de eerste visitatoren zijn inmiddels opgeleid. Het is de bedoeling om de visitatie na afronding van het project breed in te voeren. Voor deelname aan visitatie worden accreditatiepunten toegekend. Nadat het systeem voldoende is uitgekristalliseerd, wordt het een verplicht onderdeel van de herregistratie-eisen.
Wat is het resultaat van een visitatie? Tijdens de visitatiedag komen het visitatieteam en de vakgroep tot een collegiaal gesprek over sterke punten en verbeterpunten voor de vakgroep en haar individuele leden. Van de vakgroep wordt verwacht dat zij wil werken aan verbetering. Zij moet bereid zijn in alle openheid inzicht te geven in het functioneren van de vakgroep als geheel en van de individuele leden daarbinnen. Van het visitatieteam wordt op zijn beurt een luisterende en stimulerende houding verwacht. Aan het einde van de visitatiedag presenteert het visitatieteam zijn eerste indrukken op hoofdlijnen. De vakgroep mag hierop reageren. Vervolgens maakt het visitatieteam een eindverslag. Dit verslag is vertrouwelijk en alleen bestemd voor de vakgroep. Op basis van het verslag maakt de vakgroep een ver beterplan. Dit plan bevat een omschrijving van de zaken die de vakgroep de komende periode wil gaan veranderen, plus verbeterpunten van individuele vakgroepleden. Het verbeterplan vormt de aanzet voor een volgend bezoek. Daarmee wordt visitatie een cyclisch proces.
Een visitatie aanvragen: van project naar proeffase Visitaties geschieden uitsluitend op aanvraag door een vakgroep. In overleg met de contactpersoon van de te visiteren vakgroep worden een visitatie datum en het dagprogramma vastgesteld. Voor ondersteuning bij het invullen van de documentatieset en andere voorbereidingen, kan de te visiteren vakgroep zich richten tot de secretaris van het visitatieteam. De vakgroepen die gevisiteerd worden, zijn daarvoor kosten verschuldigd. Ook wordt van hen verwacht dat zij het visitatieteam koffie/thee en een lunch aanbieden. In 2010, nadat nadere invulling is gegeven aan de opzet en structuur van de visitatie, gaat Verenso daadwerkelijk aan de slag volgens bovenstaande opzet. Vakgroepen die zich in deze fase willen laten visiteren, kunnen zich hiervoor opgeven. Ook specialisten ouderengeneeskunde die als visitator willen optreden kunnen zich hiervoor aanmelden. De proeffase is bedoeld om de bevindingen vanuit het project breed te toetsen in de praktijk. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Franz Roos:
[email protected].
‘Van suggesties door collega’s kun je veel leren’ ‘Visitatie wil een spiegel voorhouden: bekijk jezelf eens goed! En het biedt de mogelijkheid je te spiegelen aan je collega’s. Het is best spannend om anderen over je schouder te laten meekijken. In het begin dachten collega’s dat het erom ging disfunctioneren aan te tonen. Mensen voelden zich daardoor soms bedreigd. In werkelijkheid breng je juist in kaart waar de kwaliteiten liggen. En daar horen natuurlijk ook verbeterpunten bij. Uiteindelijk levert het veel op om even een pas op de plaats te maken en met vakgenoten naar je eigen praktijkvoering te kijken. Door anderen de ruimte te geven om met nieuwe ideeën en suggesties te komen, kun je veel leren. Dat is goed voor je professionele ontwikkeling als specialist ouderengeneeskunde. In de hele zorgsector zie je een tendens om de kwaliteit van het werk inzichtelijk te maken en transparant te zijn. Je toetsbaar opstellen hoort daar gewoon bij.’
ontwerp: Het Lab grafisch ontwerpers, BNO Arnhem
november 2009
ercatorlaan 120 M 3528 BL Utrecht
Postbus 20069 3502 LB Utrecht
T 030 28 23 481 F 030 28 23 494
[email protected] www.verenso.nl
