Visie en werkwijze SV Colmschate 33

Visie en werkwijze SV Colmschate ‘33 PLAN VAN AANPAK

Opdrachtgever: Voorzitter SV Colmschate ‘33 Opdrachtnemer: Bestuurslid J&S a.i.

Titel: Subtitel: Status Versie:

Visie en werkwijze SV Colmschate ‘33 Pan van aanpak Definitief 1.0 19 juni 2008

Inhoud 1.

Versiebeheer

3

2. 2.1 2.2

Inleiding Aanleiding Doel plan van aanpak

4 4 4

3. 3.1 3.2

Opdracht Formulering Producten

4 4 4

4. 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3

Werkwijze Fasering en mijlpalen Rapportage en communicatie Rapportage Communicatie Planning

5 5 6 6 6 6

Pagina 2


1.


Versiebeheer

GESCHIEDENIS Versienr. Datum 0.1 11 juni 2008 1.0

19 juni 2008

DISTRIBUTIE Versienr. Datum 0.1 19 juni 2008 1.0 20 juni 2008

Wijziging Eerste concept t.b.v. overleg Dagelijks Bestuur SV Colmschate ’33 Definitieve versie, vastgesteld tijdens overleg Dagelijks Bestuur SV Colmschate ’33

Auteur P. Janssen P. Janssen

Groep/naam Dagelijks Bestuur SV Colmschate ‘33 Dagelijks Bestuur SV Colmschate ‘33

Pagina 3


2.


Inleiding 2.1

Aanleiding

Tijdens de Algemene Leden Vergadering (ALV) van 3 maart 2008 is een nagenoeg geheel nieuw bestuur van de SV Colmschate ’33 aangesteld. Ten aanzien van het gevoerde beleid zijn in het verleden verschillende, veelal gedateerde en niet formeel goedgekeurde, documenten opgesteld. Daar van het nieuwe bestuur de te varen koers voor de komende jaren wordt verwacht bestaat de dringende behoefte aan het formuleren en vaststellen van een duidelijke visie en werkwijze. Om het opstellen van een strategie en de operationalisering hiervan mogelijk te maken wordt gestart met het project “Visie en werkwijze SV Colmschate ’33”.

2.2

Doel plan van aanpak

Doel van dit plan van aanpak (PVA) is het beheerst laten verlopen van het project “Visie en werkwijze SV Colmschate ’33”. Het project verloopt volgens een transparant stappenplan met bijbehorend tijdpad. De voortgang van het project wordt bewaakt via periodieke rapportages.

3.

Opdracht 3.1

Formulering

Stel het strategische beleid van SV Colmschate ’33 op en geef aan op welke wijze hieraan uitvoering dient te worden gegeven. Zorg dat deze visie tijdens de ALV wordt vastgesteld.

3.2

Producten

De op te leveren hoofdproducten zijn: 1. Beleidsdocument: “Blauwdruk SV Colmschate ‘33” (missie, strategie, beleid, doelstellingen, taken, sturing- en beheersingsinstrumenten, budgettering en verantwoording, verantwoordelijkheden en bevoegdheden etc.). 2. Plannings- en uitvoeringsdocument: “Seizoen Jaarplan SV Colmschate ‘33” (algemeen beleidsplan, deelplannen technische- en ondersteunende clusters, begroting etc.).

Pagina 4



Om deze hoofdproducten op te kunnen stellen zijn de volgende deelproducten noodzakelijk: 1. Plan van aanpak 2. Analyse rapport huidige situatie (beschrijving IST-situatie, inventarisatie problemen / knelpunten ondermeer aan de hand van SWOT en conclusies en aanbevelingen “Millennium +” en eventuele andere documenten [de Vitale Sportvereniging, voetbaltechnischplan, financieelbeleid, statuten en huishoudelijk reglement, vrijwilligersnotitie, kwaliteitshandboek], vaststellen noodzaak tot verandering incl. verbetervoorstellen etc.). 3. Evaluatie rapport

4.

Werkwijze Door zorg van een werkgroep, bestaande uit het Algemeen Bestuur en aangevuld met de woordvoerder/communicatie medewerker, worden de gevraagde producten opgeleverd. Hierbij treedt het bestuurslid J&S a.i. op als auteur van de concepten. De werkgroep kan indien noodzakelijk gebruik maken van de binnen de vereniging aanwezige expertise (b.v. commissie voorzitters). De voorzitter stelt de concepten vast en draagt indien van toepassing zorg voor formele besluitvorming door deze te agenderen tijdens de ALV.

4.1

Fasering en mijlpalen

Het project kent de volgende fasering en mijlpalen: Fase:

Mijlpaal:

Voorbereidingsfase: Opdrachtdefinitie.

Plan van Aanpak

Analysefase: Vaststellen huidige situatie.

Analyse rapport

Studiefase: Vaststellen toekomstige situatie.

Beleidsdocument: “Blauwdruk SV Colmschate ’33”

Pagina 5



Planning- en uitvoeringsfase: Plannen, uitvoeren en verantwoorden van alle activiteiten.

Planningsdocument: “Seizoen Plan SV Colmschate ‘33”

Evaluatierapport

Evaluatiefase: Na één jaar uitvoeren evalueren.

4.2

Rapportage en communicatie

4.2.1

Rapportage

De auteur van de concept documenten rapporteert zijn uitgevoerde activiteiten aan de voorzitter. De voorzitter rapporteert de voortgang van het project aan de ALV. 4.2.2

Communicatie

De woordvoerder/medewerker communicatie van SV Colmschate ’33 draagt zorg voor de gewenste communicatie binnen de vereniging. Hij stelt hiertoe indien nodig een communicatieplan op.

4.3

Planning

De in paragraaf 4.1 vermelde fasering is als basis genomen voor de planning van het project. De planning wordt aangegeven in weeknummers / data waarin een bepaalde actie afgerond dient te zijn. Onderstaand worden de te verrichten werkzaamheden, de op te leveren (deel)producten (mijlpalen) en de verantwoordelijke functionarissen (actoren) aangegeven. De hieronder opgenomen planning dient als leidraad voor het project en zal telkens als gevolg van voortschrijdend inzicht geactualiseerd moeten worden.

Week nr. 24

Werkzaamheden

Mijlpaal

Actoren

VOORBEREIDINGSFASE Opstellen Plan van Aanpak

Concept PVA

Opdrachtnemer

130608

Pagina 6


25


Vaststellen Plan van Aanpak

PVA

Opdrachtgever

190608

25 190608

26 260608

27

ANALYSEFASE Evalueren millennium document; pagina’s 33 t/m 48 (SWOT plus conclusies en aanbevelingen) Evalueren documenten Vitale Sportvereniging, vrijwilligersnotitie, kwaliteitshandboek en financieelbeleid, Evalueren voetbaltechnisch plan

Werkgroep

Werkgroep

Werkgroep

030708

33 150808

34 220808

36 050908

38 180908

39 220908

47 211108

48 281108

50 121208

51

52 221208

010509

150509

290509

Opstellen concept analyserapport

Concept analyse rapport

Bespreken concept analyserapport Concept analyse rapport Vaststellen concept analyse Analyse rapport rapport + voorbereiden ALV Presentatie analyse rapport + Presentatie ALV verdere activiteiten project t.b.v. ALV gereed Instemming ALV met Presentatie ALV analyserapport en verdere activiteiten project STUDIEFASE Opstellen beleidsdocument Concept “Blauwdruk “Blauwdruk SV Colmschate ‘33” SV Colmschate ‘33” Bespreken concept “Blauwdruk SV Concept “Blauwdruk Colmschate ‘33” SV Colmschate ‘33” Vaststellen concept “Blauwdruk SV Concept “Blauwdruk Colmschate ‘33” SV Colmschate ‘33” Presentatie “Blauwdruk SV Presentatie Colmschate ‘33” gereed “Blauwdruk SV Colmschate ‘33” Instemming ALV “Blauwdruk SV Presentatie ALV Colmschate ‘33” PLANNING- EN UITVOERINGSFASE Opstellen eerste concept Concept Seizoenjaarplan Seizoenjaarplan Bespreken eerste concept Concept Seizoenjaarplan Seizoenjaarplan Opstellen tweede concept Concept Seizoenjaarplan Seizoenjaarplan

Opdrachtnemer

Werkgroep Opdrachtgever Woordvoerder/ communicatie medewerker Opdrachtgever / ALV

Opdrachtnemer Werkgroep Opdrachtgever Woordvoerder/ communicatie medewerker Opdrachtgever / ALV Opdrachtnemer Werkgroep Opdrachtnemer

Pagina 7


120609

070909


Bespreken + vaststellen tweede concept Seizoenjaarplan Presentatie Seizoenjaarplan gereed

Concept Seizoenjaarplan Presentatie Seizoenjaarplan

Instemming ALV Seizoenjaarplan

Presentatie ALV

140909

EVALUATIEFASE Instemming ALV Evaluatierapport Presentatie ALV 140910

Werkgroep / opdrachtgever Woordvoerder/ communicatie medewerker Opdrachtgever / ALV Opdrachtgever / ALV

Pagina 8

Visie en werkwijze SV Colmschate 33

Recommend Documents