VINDEN EN BINDEN VAN VRIJWILLIGERS
1. Werven van vrijwilligers Uw organisatie wil vrijwilligers binnenhalen. Dan kunt u natuurlijk een briefje ophangen in de supermarkt. Maar daarmee komt u er meestal niet. U kunt natuurlijk ook heel voortvarend te werk gaan. Bijvoorbeeld zoveel mogelijk oproepen in huis-aan-huisbladen zetten. Voor iedereen die blijk geeft wel interesse te hebben, de deuren wijd openzetten. Maar werkt dat ook? Het antwoord is wederom: meestal niet. Het binnen halen van vrijwilligers is veel meer dan een simpele actie waar u eventjes veel energie in moet stoppen.
1.1 Voorbereiding Wie (meer) vrijwilligers wil, zal vooral ook goed moeten nadenken over de werving van vrijwilligers. Waarom wilt u werven, hoe pakt u het aan en wie wilt u waarvoor binnen halen? Want: wilt u vooral snel vrijwilligers? Of wilt u liever de juiste persoon op de juiste plek in uw organisatie? Verantwoordelijk Beperk het werven van nieuwe vrijwilligers niet tot een taak voor een of twee personen, maar laat in principe de hele organisatie hier aan meewerken. Zo wordt de werving iets waar iedereen binnen uw organisatie zich verantwoordelijk voor voelt. Het werkt ook goed om mensen in subgroepjes verantwoordelijk te maken voor de werving van specifieke doelgroepen of voor de organisatie van een evenement of activiteit.
1.2 Wie en waarom Als u iedereen wilt werven dan bereikt u niemand. Algemene wervingsboodschappen die bedoeld zijn voor zoveel mogelijk mensen werken niet. Plaatst u bijvoorbeeld een tekst als ‘iedereen is welkom bij ons. We hebben altijd een tekort aan vrijwilligers’ in uw advertentie, dan zullen maar weinig mensen zich daardoor aangesproken voelen. Met een lage respons als gevolg. Een werving is vaak pas succesvol als u eerst goed heeft nagedacht over een aantal vragen. Na deze voorbereiding kunt u gericht gaan werven. Waarom u werft, bepaalt wie u werft.
Waarom ga ik vrijwilligers werven? Wees duidelijk over de redenen waarom u nieuwe vrijwilligers werft: heeft u tekort aan ‘handjes’, wilt u uw bestuur uitbreiden of verfrissen, of werft u nieuwe mensen omdat bepaalde kennis of vaardigheden ontbreken? Vaak wordt ook naar nieuwe vrijwilligers gezocht om een afspiegeling te zijn van de achterban(cliënten, leden en dergelijke) of de samenleving. De reden waarom u werft bepaalt wie u wilt werven.
1.3 Takenpakket In de meest voorkomende gevallen werft u vrijwilligers omdat u een tekort heeft aan mankracht of bepaalde kennis en ervaring. Het is zaak dit eerst te verkennen. Waar heeft uw organisatie precies behoefte aan? En vervolgens: Welke werkzaamheden wilt u de nieuwe vrijwilligers uit laten voeren? Omschrijf zijn taken nauwkeurig. Wat gaat de nieuwe vrijwilliger precies doen? Een duidelijke taakomschrijving maakt straks de werving en selectie van de juiste vrijwilliger eens tuk makkelijker. Meedenken Een veelvoorkomend probleem bij vrijwilligersorganisatie is het formuleren of bedenken van leuke aantrekkelijke klussen. Zeker als uw organisatie met nieuwe doelgroepen aan de slag wil, zoals scholieren (maatschappelijke stages), jongeren allochtonen of gehandicapten. Vraag de mensen uit de betreffende doelgroep(en) gerust om eens mee te denken. Zij weten zelf heel goed wat ze leuk vinden en wat ze wel of niet kunnen of mogen. Bovendien bespaart u zichzelf een vaak onmogelijke klus: u kunt niet weten wat scholieren van veertien leuk vinden. U kunt niet weten wat een gehandicapte wel en niet kan doen… Eenvoudigweg omdat u zelf niet (meer) tot de doelgroep behoort! Door mensen uit de doelgroep mee te laten denken, laat u zien dat u hen serieus neemt en dat is al een belangrijke stap in het binden van toekomstige vrijwilligers.
1.4 Profiel Als de taken helder en duidelijk zijn, kijkt u vervolgens wat iemand moet kunnen om die taken goed uit te kunnen voeren. Soms zijn het heel eenvoudige vaardigheden of kwaliteiten als: op tijd komen, samenwerken, computervaardigheden, of initiatiefrijk. Op basis van deze informatie stelt u een profiel op: waar moet de vrijwilliger die u wilt werven aan voldoen? In een selectie- of intakegesprek kijkt u samen met de vrijwilliger naar het profiel en beslist u of de vrijwilliger de juiste aanwinst is voor uw organisatie. U kunt beter strenger selecteren bij de poort, dan opgescheept zitten met vrijwilligers waar u eigenlijk niet zo veel aan heeft.
1.5 Beloning Iedereen wil iets terug voor zijn vrijwillige inzet: voor de een is het zinvolle vrijetijdsbesteding, voor de ander is het de status die aan een bestuursfunctie hangt of de sociale contacten. En sommige zijn meer geïnteresseerd in de materiele beloning in de vorm van financiële vergoeding of cadeautjes. Zoveel vrijwilligers, zoveel verschillende beloningen! Het is dus belangrijk te weten wie u zoekt zodat u een beloning op maat kunt bieden. Stel u zelf de vraag: ‘Waarom zou iemand vrijwilliger bij mijn organisatie willen worden?’ Dus: wat heeft u vrijwilligers eigenlijk te bieden? Wat is er zo leuk en interessant aan juist uw organisatie? Waarom zouden mensen een deel van hun vrije tijd op willen offeren om juist bij uw organisatie te komen werken? Het antwoord op deze vraag is uw beste verkoopargument. Want als u weet wat er zo leuk is bij u, dan kunt u dat vast ook overbrengen op de mensen die u wilt binnenhalen.
2. De wervingscampagne Heeft u eenmaal helder waarom u vrijwilligers zoekt, welke werkzaamheden ze gaan verrichten en aan welke eisen de vrijwilliger moet voldoen, dan kan de wervingscampagne van start.
2.1 De advertentie ‘Wij zoeken enthousiaste vrijwilligers voor het verzorgen van de dieren. Voor meer informatie kunt u terecht bij Geja op tel. 0123-445566’. Hoe vaak komt u niet soortgelijke advertenties tegen in de krant? Wervende teksten die uitmunten in vaagheid en waar niemand op reageert. Vrijwilligers willen vooraf graag duidelijke informatie over de werkzaamheden, de duur van de taak of activiteit, de werktijden, het resultaat, de beloning. De manier van inwerken en begeleiding en regels waaraan vrijwilligers zich moeten houden. In de wervingsboodschap zet u ieder geval voor hoe lang u een vrijwilliger zoekt (duur van het vrijwilligerswerk), een inschatting van hoeveel uur het kost per dag/week/maand en wat het resultaat moet worden. Op uw website zet u aanvullende informatie over de organisatie en de mensen die er werken, over de inwerkperiode, wat u te bieden heeft (beloning, vergoedingen enzovoorts).
Vrijwilliger aanspreken Waardoor voelt u zich het meest aangesproken? A. Uw buurman vraagt op een verjaardag of er iemand is die wil helpen behangen. B. Uw buurman vraagt u om te helpen met behangen: hij vindt dat u thuis heel mooi heeft behangen en zou het bij hem in huis ook zo mooi willen krijgen. Grote kans dat u zich bij optie b eerder voor uw buurman zult inzetten, dan bij optie A. u wordt in optie B immers aangesproken op uw vaardigheden en kennis(van het behangen) en krijgt een compliment dat u het zo goed doet. Met het werven van vrijwilligers werkt het precies hetzelfde. Ook vrijwilligers voelen zich positief aangesproken als zij gevraagd worden op basis van hun ervaringen en kennis die ze hebben, wanneer uw aanbod aansluit bij hun dromen en wensen of als zij door persoonlijke relaties worden gevraagd. U moet dus goed kunnen aangeven waarom u een specifieke vrijwilliger zoekt of wat u de vrijwilliger te bieden heeft. Het volstaat niet meer om in uw wervingsboodschap aan te geven waarvoor u vrijwilligers zoekt. U moet aangeven waarom de vrijwilliger juist bij u moet zijn. Checklist werving • Laat iedereen in uw organisatie weten dat u nieuwe vrijwilligers gaat werven; • Werf selectief; • Wat levert het op? Wees daar duidelijk over; • Hoe concreter hoe beter. Maak een duidelijke taakomschrijving; • Uw wervingsboodschap sluit aan bij u nieuwe vrijwilliger; • De plek waart uw wervingsboodschap te lezen is, bepaalt wie het leest. • Laat zien wie u bent. • Zorg dat u bereikbaar bent via uw website en email. • Voor iedere goede vrijwilliger is een passende klus te vinden. • Denk strategisch: door iets voor kinderen te organiseren bereikt u jonge ouders. • Jongeren zijn expert in jong zijn: maak daar gebruik van! • Geef nieuwe vrijwilligers een warm welkom. Imago Uw imago kan bepalen of vrijwilligers graag bij u aan de slag gaan of juist niet. Als uw organisatie een negatief, suf, saai en oubollig imago heeft onder bepaalde groepen, zal het erg
lastig zijn onder deze groepen te werven voor vrijwilligerswerk. Het omgekeerde geldt natuurlijk ook: als uw organisatie bekend staat als een eigentijdse club die goed voor zijn vrijwilligers zorgt, zal het een stuk gemakkelijker zijn om vrijwilligers te werven.
Laat zien wie u bent Het is daarom belangrijk dat u zich bewust bent van u imago. Vraag eens rond of anderen uw organisatie kennen en wat het beeld is dat ze erbij hebben. Uit onderzoek blijkt ook dat vrijwilligers eerder bij een organisatie aan de slag gaan die ze kennen, dan bij een onbekende organisatie. laat dus zien wie u bent! U kunt bijvoorbeeld een open vrijwilligersdag houden. Ook het organiseren van een leuke activiteit is een manier om mensen kennis te laten maken met uw organisatie.
2.2 De juiste doelgroep bereiken Als u weet wie u zoekt, is de volgende stap te bedenken waar deze vrijwilligers te vinden zijn of wat ze lezen. Zoekt u nieuwe vrijwilligers om met gehandicapten te zwemmen, hang dan een wervende tekst op in het zwembad. Daar zijn immers mensen te binden die van zwemmen houden. Zoekt u vrijwilligers om een website te bouwen of onderhouden, ga dan eens met opleidingen of wijkcentra praten waar cursussen gehouden worden. Misschien mag u voor de groep een wervend praatje komen houden. Let wel: werving verloopt het beste door persoonlijk contact. Een van de belangrijkste redenen waarom mensen geen vrijwilligerswerk doen, is omdat ze nooit gevraagd zijn. Activiteiten organiseren Wanneer u de organisatie wilt verjongen, kunt u hard op zoek gaan naar jonge mensen en proberen hen warm te maken voor vrijwilligerswerk binnen uw organisatie. Dat is een hele klus, zeker als men de organisatie niet kent. Een strategische zet in zo’n geval is om activiteiten voor deze groep te organiseren. Zo krijgt u de juiste doelgroep binnen, een goede basis voor de werving. Internet Voor veel mensen is internet een van de belangrijkste informatiebronnen en is e-mail een veelgebruikt communicatiemiddel. Dit geldt ook voor vrijwilligers. U moet er rekening mee houden dat (potentiële) vrijwilligers bij het zoeken naar klussen veel gebruik maken van digitale vacaturebanken of via sites van organisaties waar ze actief zouden willen worden. Zorg dus dat uw vacatures ook beschikbaar zijn via digitale vacaturebanken en zet uw vacatures ook op uw site. Uw website is ook een belangrijke bron van informatie voor nieuwe vrijwilligers. Uw site is uw visitekaartje en geeft in ieder geval informatie over wat uw organisatie doet, wie er werken, waar u gevestigd bent en bij wie men terecht kan voor vragen of aanvullende informatie. Denk er wel aan uw website actueel te houden en regelmatig (minimaal een keer per dag) uw e-mail te bekijken. Flexibel Wat doet u als een goede en gemotiveerde vrijwilliger is de schoot krijgt geworpen, maar geen geschikte klus voor hem heeft? Soms melden vrijwilligers zich immers uit zichzelf aan, zonder dat u een advertentie de deur uit heeft gedaan. Stuurt u de vrijwilliger dan weer naar huis? U kunt zich beter flexibel opstellen en creatief zijn in het creëren van nieuwe klussen. Wees creatief en flexibel Hetzelfde geldt als u wel op zoek bent naar een vrijwilliger en u vindt iemand die zich voor uw organisatie in wil zetten, maar niet voor de vier uur per week die u graag gevuld ziet, maar voor vier uur per maand. Dan kan hij de klus die u voor hem had bedacht, niet uitvoeren. Maar
ongetwijfeld kan hij wel andere waardevolle dingen doen binnen de organisatie. bespreek dit samen en wees creatief in het vinden van oplossingen.
2.3 Na de selectie Iedere nieuwe vrijwilliger is als het goed is (lees: als er kritisch is geworven) een aanwinst voor de organisatie. Zorg er dan ook goed voor! Geef ze een warm welkom als ze voor het eerst komen. Neem de tijd om even rustig kennis te maken en het takenpakket door te spreken, leg uit hoe de inwerkperiode eruit ziet en wat u van de vrijwilliger verwacht. Belangrijk hierbij is dat er een duidelijk contactpersoon voor de nieuwe vrijwilliger(s) is; iemand die ze opvangt, waar ze terecht kunnen voor vragen en die de taken voor de nieuwe vrijwilligers coördineert. Dit om te voorkomen binnen de organisatie iedereen zich op de nieuwe vrijwilliger stort met allerlei klussen. Het komt maar al te vaak voor dat nieuwe vrijwilligers door meerdere mensen worden ‘geclaimd’ voor (vervelende) werkzaamheden. De nieuweling vindt vaak alles nog leuk, durft misschien nog niet zo goed nee te zeggen en wordt al snel in het diepe gegooid met te veel (vervelend) werk. De ideale basis om snel weer af te haken!
3. Vrijwilligers begeleiden en behouden Hoe u vrijwilligers kunt binnenhalen heeft u kunnen lezen in het vorige hoofdstuk. Maar hoe houdt u nieuwe vrijwilligers binnen de deuren van uw organisatie? wat kunt u doen om ze tevreden te houden? En hoe kunt u het beste handelen als u de samenwerking wilt beëindigen? Een goede afsluiting is niet alleen netjes, maar kan soms ook heel waardevol zijn voor uw organisatie.
3.1 Begeleiden Als u nieuwe vrijwilligers binnen de muren van uw organisatie heeft gekregen, kunt u maar beter niet achterover gaan leunen. Integendeel: nu begint het echte werk pas. Goede begeleiding is namelijk essentieel voor het behouden van vrijwilligers! Maar wat moet u nu verstaan onder goede begeleiding? Wat komt er allemaal bij kijken? En wie zijn erbij betrokken? De volgende vijf punten vormen een goede leidraad bij het succesvol begeleiden van (nieuwe) vrijwilligers.
1. Inwerkperiode Hebt u wel eens gedacht aan een inwerkperiode voor de nieuwe vrijwilliger? Dat geeft zowel de nieuwe vrijwilliger als de organisatie de tijd om aan elkaar te wennen, en te zien wat u aan elkaar heeft. En zo voorkomt u dat de nieuwe vrijwilliger gaat ‘zwemmen’. U kunt een bepaling over de inwerkperiode of proeftijd opnemen in de vrijwilligersovereenkomst. Bepaal, natuurlijk het liefst samen met de vrijwilliger, welke activiteiten en werkzaamheden passend zijn voor die eerste periode van kennismaking met uw organisatie. Deze werkzaamheden moeten natuurlijk ook leuk zijn! Bouw evaluatiemomenten in om te bespreken of de vrijwilliger op zijn plek is. 2. Begeleiden en aanpassingen Bepaal in een zo vroeg mogelijk stadium wat de nieuwe vrijwilliger al kan en vooral ook wat hij nog niet kan. Ga ook na wat de ambities van de nieuwe vrijwilliger zijn. U moet beseffen dat de ene vrijwilliger meer begeleiding nodig heeft dan de andere. Iemand die vanuit een maatschappelijke stage vrijwilligerswerk gaan doen, heeft wellicht meer behoefte aan een coachende begeleider die stap voor stap meedenkt. Terwijl iemand die zijn of haar specifieke kennis voor de organisatie wil inzetten, juist behoefte heeft aan een duidelijke opdracht en
daarnaast veel vrijheid om de opdracht uit te voeren. Het kan zijn dat er aanpassingen nodig zijn voor de vrijwilliger. Bijvoorbeeld een aanpassing van de werkplek, bij vrijwilligers met een functiebeperking. Ook hier moet u in een zo vroeg mogelijk stadium achter proberen te komen, zodat u hier iets aan kunt doen.
3. Aanspreekpunt Niets is zo demotiverend als nergens terechtkunnen met vragen over het werk! Of onduidelijkheid over wie nu precies waarop aan te spreken is. Geregelde gesprekken over de voortgang zijn prettig en onmisbaar voor beide partijen. Zorg daarom voor een vast aanspreekpunt binnen de organisatie. denk daarbij ook eens aan mentoring. Mentoring is een vorm van begeleiding met een aantal specifieke kenmerken. In mentoring gaat het om een een-op-een relatie tussen een mentor en een ‘gementorde persoon’ oftewel de mentee. Bedenk goed wie u tot mentor benoemd. Dit moet iemand zijn met geduld en veel kijk op de dagelijkse dingen die een vrijwilliger meemaakt in zijn werk. En het liefst past u de mentor aan op de nieuwe vrijwilliger. Zoek een mentor die bij de vrijwilliger past!
4. Wet- en regelgeving Voor sommige vrijwilligers(groepen) is er wet- en regelgeving van toepassing die stimulerend dan wel belemmerend kan werken. Denk bijvoorbeeld aan vrijwilligerswerk dat in het kader van sociale activering wordt gedaan. Vergeet ook niet dat uw organisatie moet voldoen aan de eisen uit de Arbo-wet. Voor organisaties waar alleen maar vrijwilligers werken gelden echter wel minder regels dan voor organisaties waar ook betaalde werknemers werken. Zij kunnen gebruikmaken van een vrijstellingsregeling in de nieuwe Arbo-wet die op 1 januari 2007 is ingegaan. Ook al hoeft u zich dan aan minder regels te houden, u blijft natuurlijk nog steeds wel verantwoordelijk voor de gezondheid en veiligheid van uw vrijwilligers!
5. Luisteren Veel organisaties werken top-down. De leiding bepaalt, de vrijwilliger voert uit. Maar u zou het ook eens wat meer bottom-up kunnen proberen. Het heeft namelijk voordelen om ook ‘de werkvloer’ mee te laten praten over zaken die in uw organisatie spelen. Niet alleen omdat dat wel zo aardig is; de ervaringen en de invalshoek van uw vrijwilligers kunnen juist van grote waarde zijn voor het toekomstige beleid van uw organisatie. Luister daarom altijd goed naar opmerkingen, verbeterpunten en klachten van vrijwilligers! Misschien kunt u er door een kleine aanpassing al voor zorgen dat een bestaand knelpunt wordt opgelost.
3.2 Behouden Hoe kunt u vrijwilligers zo motiveren dat ze zich aan uw organisatie blijven verbinden? Centraal uitgangspunt om vrijwilligers te motiveren is ervan uit te gaan dat mensen – en dus ook vrijwilligers – veranderen door de tijd heen. Hun levensomstandigheden veranderen, hun mogelijkheden en beperkingen, hun motivatie en hun behoeften. De sleutel tot het motiveren van vrijwilligers is dan ook ze te blijven volgen. Willen zijn ook nog steeds wat u in eerste instantie van hen wilde? Zoeken ze een nieuwe uitdaging? Missen ze iets? De volgende tips kunnen u helpen bij het motiveren van uw vrijwilligers om hen vervolgens te behouden. Veranderende motieven Mensen hebben verschillende redenen om actief te worden als vrijwilliger. Bij de meesten spelen zelfs meerdere motieven een rol. Het kan zijn dat deze motieven in de loop van de tijd
veranderen. Bijvoorbeeld: Iemand komt in eerste instantie bij u binnen om weer structuur aan zijn dag te krijgen. Na verloop van tijd kan de wens tot ontplooiing steeds belangrijker worden.
Begeleiden De vijf vragen uit de 5xB- methode (Binnenhalen, Begeleiden, Belonen, Behouden en Beëindigen). 1. Welke oefenruimte bied ik mijn nieuwe vrijwilliger? 2. Voor welke aanpassingen, trainingen of deskundigenbevordering moet ik zorgen? 3. Bij wie kan de vrijwilliger terecht? 4. Is er wet- en regelgeving van toepassing op de vrijwilliger? 5. Wat doen we met de ervaringen van de vrijwilliger? Houd daarom de vinger aan de pols en zorg ervoor dat u of iemand anders in uw organisatie, bijvoorbeeld de vrijwilligersmentor of vrijwilligerscoördinator, regelmatig met vrijwilligers spreekt over hun ervaringen en eventueel veranderde wensen.
Flexibiliteit Behalve de motieven van de vrijwilligers kunnen ook hun omstandigheden veranderen in de loop der tijd. Stel: de penningmeester wordt ziek en heeft de energie niet meer voor die vier halve dagen die u ooit met elkaar had afgesproken. Een groot probleem? Einde verhaal? Dat hoeft natuurlijk niet. U kunt immers meedenken in oplossingen: door bijvoorbeeld het takenpakket van de vrijwilliger aan te passen. Een beetje flexibele organisatie zorgt ervoor dat penningmeester een ‘duobaan’ wordt. Betrekken is behouden.
Groeimogelijkheden Sommige vrijwilligers zijn vooral op zoek naar ‘veiligheid’: zij hebben plezier in een duidelijke vaste taak, zij willen weten waar ze aan toe zijn. Andere vrijwilliger willen graag het werk doen waar ontwikkelingsmogelijkheden zitten. Het blijkt goed te werken om vrijwilligers al in een vroeg stadium te betrekken bij projecten die u wilt gaan doen. Meedenken en meewerken aan de voorbereiding van een project vergroot de betrokkenheid van vrijwilligers. Als u bewust tijd maakt om met uw vrijwilligers te praten over hun wensen, dan dient u er ook voor te zorgen dat daar iets mee gebeurt. Soms kunt u op een betrekkelijk simpele manier zorgen voor meer werkplezier. Door aan zijn takenpakket een en ander toe te voegen bijvoorbeeld. Of door er juist een paar werkzaamheden af te halen. Staat u open voor hun mogelijke behoefte aan groei? Hebt u uw vrijwilligers een ‘vrijwilligerscarrière’ te bieden? Kunt u die vrijwilligers die dat nodig hebben veiligheid bieden? Kunt u voorgaande vragen met ‘ja’ beantwoorden, dan bent u al een flink eind op de goede weg.
Klachten Het zit hem soms in kleine dingen, het gevoel ergens thuis te horen en plezier te hebben in je werk. Het kan daarom geen kwaad om van vrijwilligers te horen of ze misschien met kleine aanvullingen of aanpassingen een stuk gelukkiger zouden zijn op hun werkplek. Als iemand iets
‘mist’, kan dat in allerlei dingen zitten. De sfeer binnen de organisatie, bijvoorbeeld. Of het ontbreken van een postvakje! Sta er eens bij stil, en luister dus ook naar klachten.
3.3 Samenwerking beëindigen Aan alles komt en eind. Maar hoe beëindigt u nu op een goede manier de samenwerking met u vrijwilligers? Aandacht voor het afscheid is belangrijk. Want als u investeert in afscheid nemen, heeft u daar vaak in de toekomst profijt van. Bijvoorbeeld omdat u oud-vrijwilligers later nog eens kunt vragen voor een incidentele klus. Of hun vrienden en kennissen! De volgende vijf punten vormen een goede leidraad bij het succesvol beëindigen van de samenwerking met een vrijwilliger. Beëindigen De vijf vragen uit de 5xB methode (Binnenhalen, Begeleiden, Belonen, Behouden en Beëindigen.) voor het beëindigen van de samenwerking met de vrijwilligers: 1. Waarom wil of moet de vrijwilliger stoppen? 2. Hoe wil de vrijwilliger stoppen? 3. Wat laat de vrijwilliger achter, hoe worden zaken overgedragen? 4. Wat kan de organisatie nog voor de vrijwilliger doen? 5. hoe komt de vrijwilliger terug als hij dat wil?
Redenen Vrijwilligers hebben allemaal zo hun eigen redenen om (voorlopig) te stoppen met hun vrijwilligerswerk. Misschien hebben ze er gewoon geen zin meer in. Of hebben ze iets leukers gevonden. Maar het kan ook zijn dat privé-omstandigheden hen dwingen te stoppen met het vrijwilligerswerk. Als een vrijwilliger te kennen geeft dat hij wil stoppen met het vrijwilligerswerk, is het belangrijk om die wens niet voor kennisgeving aan te nemen. Ligt het aan de sfeer binnen de organisatie? vindt de vrijwilliger niet meer voldoende uitdaging in zijn werkzaamheden? Of juist teveel? Overigens is het altijd de vrijwilliger die de samenwerking wil beëindigen. Het kan ook zijn dat u of uw organisatie besluit dat het beter is dat een vrijwilliger vertrekt. Bijvoorbeeld omdat het hoog tijd is dat een bestuurslid plaats maakt voor ‘ nieuw bloed’. Of omdat het na lang proberen nog steeds niet klikt of de vrijwilliger gewoon niet functioneert. Afscheid Het is vaak, voor zowel de organisatie als de vertrekkende vrijwilliger, goed om even stil te staan bij het afscheid. Bijvoorbeeld door het organiseren van een borrel of een feestje. Een afscheidscadeau als bedankje voor zijn inzet voor uw organisatie zal de vrijwilliger ook zeker waarderen. Daadwerkelijk afscheid nemen geeft mensen het prettige gevoel iets op een positieve manier te hebben afgesloten. Overdracht Nog voor de vrijwilliger weggaat, moet u al nadenken over de overdracht van zijn werkzaamheden. De werkzaamheden moeten natuurlijk wel kunnen worden voortgezet. Het is belangrijk dat er geen ‘gat’ ontstaat na het vertrek van een van uw vrijwilligers. U kunt een nieuwe vrijwilliger aantrekken of misschien is er binnen uw organisatie iemand die de taken (tijdelijk) over kan nemen. Zorg er in ieder geval voor dat er een goede overdracht van werkzaamheden plaats kan vinden.
Na afloop Stel, iemand wil bij uw organisatie weg. Misschien wel om elders iets nieuws te beginnen. Wat kunt u daarin betekenen voor de vertrekkende vrijwilliger? Hebt u contacten met andere organisaties? Kunt u de vrijwilliger doorverwijzen? Zorgt u voor (goede) referenties? Het geven van een getuigschrift kan de vrijwilliger ook verder helpen. ‘Iets doen’ voor uw vertrekkende vrijwilliger is niet allen goed voor de vrijwilliger. Het is ook goed voor het imago van uw organisatie. U straalt er namelijk mee uit dat u, ook wanneer de samenwerking te einde loopt goed zorgt voor u vrijwilligers. Dat zien de vrijwilligers die blijven immers ook! Terugkeer Het is altijd goed om de deur van uw organisatie open te houden. Misschien komt uw vertrekkende vrijwilliger nog eens graag terug, bijvoorbeeld voor een korte klus, voor het geven van advies of bij mentoring van nieuwe vrijwilligers. Het kan ook zijn dat iemand na afsluiting van een drukke periode, tijdens de vut of pension graag weer bij uw organisatie wil komen werken. Bespreek deze ‘terugkommogelijkheden’! Daarmee voorkomt u dat verlegenheid of onduidelijkheid het mogelijke contact in de toekomst in de weg staat.
In de bijgaande hand-out “Vinden en binden van vrijwilligers” wordt concreet aangeven hoe dit systematisch aan te pakken. Stapsgewijs in 7 stappen.
