1
Zonder vrijwilligers geen amateurkunst
Gids voor het boeien en binden van vrijwilligers
2
3
Inhoud Zonder vrijwilligers geen amateurkunst
4
Binnenhalen van vrijwilligers
6
Begeleiden van vrijwilligers
16
Belonen van vrijwilligers
24
Behouden van vrijwilligers
32
Beëindigen van een vrijwilligersrelatie
40
Meer lezen over vrijwilligers
47
Websites over vrijwilligers
48
Verantwoording
49
4
Zonder vrijwilligers geen amateurkunst Meer dan 5,5 miljoen Nederlanders van zes jaar en ouder doen aan amateurkunst! Zingen, beeldhouwen, een instrument bespelen, schilderen, fotograferen of toneelspelen, de verscheidenheid is groot. Zij krijgen les, doen mee aan workshops, repeteren voor een uitvoering en treden op. Verspreid over 16 duizend podia waren er alleen al in 2010 134 duizend amateurvoorstellingen. Veel professionele kunstenaars zoals dirigenten, choreografen
en docenten vinden werk in deze sector. Naast deze professionals zijn meer dan een miljoen vrijwilligers actief voor de amateurkunst. Zij zorgen ervoor dat de sector groeit en bloeit. In veel gevallen zetten de vrijwilligers in de amateurkunst zich in voor de vereniging van hun eigen hobby. Daarin onderscheiden zij zich van andere vrijwilligers die voor een professionele organisatie werken. De laatste groep zet zich doorgaans in voor iemand anders (ouderen, kinderen) en hun binding met de organisatie is minder groot. Vrijwilligers in de amateurkunst zetten zich juist meer in voor hun liefhebberij en hun vereniging. Sommige amateurkunstverenigingen bestaan zelfs geheel uit vrijwilligers. Maar er zijn natuurlijk ook mensen die niet zelf actief kunst beoefenen, en toch met hun tijd en expertise helpen amateurkunst mogelijk maken. Hoe het ook zij: al die vrijwilligers hebben hun eigen motieven om dit werk te doen. De een doet het bovendien intensief, de ander incidenteel. Het is een wereld met bewoners van uiteenlopend pluimage. En voor al deze vrijwilligers zijn erkenning en waardering van groot belang.
5
In deze gids staan de vrijwilligers in de schijnwerpers, van werving tot afscheid nemen. Dat gaat aan de hand van de vijf B’s: • Binnenhalen vrijwilligers • Behouden vrijwilligers • Begeleiden vrijwilligers • Belonen vrijwilligers • Beëindigen vrijwilligersrelatie
Met deze gids willen we onder meer voorkomen dat iedereen in amateurkunstland steeds het wiel opnieuw uitvindt. En we hopen zoveel mogelijk mensen in de amateurkunst ideeën aan de hand te doen over het werken met vrijwilligers. 2011 is het Europees Jaar van het Vrijwilligerswerk. Dat was een belangrijke reden om deze gids te maken. Maar natuurlijk werken de ideeën door in de jaren na 2011, in de hoop dat de amateurkunst dankzij alle vrijwilligers blijft groeien en bloeien.
De vijf B’s
6
1
Binnenhalen van vrijwilligers
7
In de amateurkunst worden traditionele verbanden en langdurige lidmaatschappen minder vanzelfsprekend. Amateurkunstenaars en vrijwilligers vragen zich steeds vaker af: wat brengt het mij? Voor de werving is het daarom belangrijk dat u zich niet al-
Bewustwording van wie u bent als organisatie is het begin van een goede werving. De kans is anders groot dat u niet de juiste mensen aantrekt, of dat mensen voortijdig afhaken. Stel u als amateurkunstorganisatie de volgende vragen:
• Wat wil ik bereiken? • Wie wil ik bereiken? • Wat hebben wij te bieden? • Waar bereiken we de vrijwilligers?
leen afvraagt wat een vrijwilliger voor de organisatie kan betekenen, maar ook wat u de vrijwilliger te bieden hebt.
Tip:
Zoek samenwerking met ‘geestverwanten’ zoals andere kunstorganisaties en liefhebbers.
8
De toon
Tip:
Denk ook eens aan sociale media voor de werving van vrijwilligers: Twitter of Facebook.
Maak van de werving geen smeekbede! Benadruk dat het vrijwilligerswerk belangrijk is voor uw organisatie, maar richt u daarbij vooral op de positieve punten. Spreek vrijwilligers aan op hun talenten: “Ik heb gehoord dat u goed schrijft, zou u een bijdrage kunnen leveren aan onze website?” Verdiep u in de motieven van uw gesprekspartner. Iemand die via het vrijwilligerswerk een baan wil vinden, heeft andere behoeften dan iemand die vooral mensen wil leren kennen.
De taak
Geef vooraf een duidelijk overzicht van de taken en de gewenste vaardigheden. Maar laat ook zien wat leuk, leerzaam of bijzonder is aan de taak. Vertel de nieuwe vrijwilliger welke meerwaarde het vrijwilligerswerk heeft, bijvoorbeeld het opdoen van vaardigheden, het leggen van contacten of een korting op activiteiten. Natuurlijk is de taakomschrijving geen keurslijf. Uiteindelijk moet vrijwilligerswerk zinvol zijn voor zowel de organisatie als de vrijwilliger.
9
Eigenlijk heb ik er niet over na hoeven denken, de aanloop was dat ik al bij een symfonieorkest in Amsterdam in het bestuur had gezeten als penningmeester. De persoonlijke kant is de affiniteit met muziek, niet spelend er wel bij willen horen. Dat is beter dan niet spelen en nergens bij horen. Daar heb ik na vijf jaar opgezegd, omdat ik alles wel had meegemaakt. Dit kwam een jaar later, ik werd benaderd door een violiste die ik kende. Ik heb er niet over na hoeven denken, ik greep het aan als een unieke kans om de boel enigszins te structureren. Er was zelfs helemaal geen bestuur, het was meer een overlegclubje, er was nog geen vereniging. De motivatie om dit te doen en te blijven doen was de muziek.” Willem Muller, penningmeester van het Louis Swing Orchestra
10
Taakomschrijving voor muziek- of theatervereniging Korte taakomschrijving
Het verkopen van toegangskaarten voor concerten en het informeren van bezoekers.
Kennis of vaardigheden
Verantwoordelijkheid dragen voor de kassa. Vriendelijk en representatief.
Wat krijg je er voor terug?
Gratis consumpties en gratis toegang tot onze voorstellingen.
De meerwaarde
Werken in een gezellig team, contacten leggen, gratis mooie voorstellingen bezoeken.
Werktijden
In overleg (gemiddeld eens per kwartaal).
11
Een vrijwilligersdienst is één maal per week een bardienst van drie uur: je zorgt voor koffie en thee, opent de deur, houdt inschrijflijsten bij voor de docent en je legt spullen klaar voor een les. Verder geef ik informatie en wat lichte eerste hulp tijdens de lessen, zoals een kind begeleiden. We hebben twaalf barmedewerkers, veelal studenten. Af en toe is er een Open Podium, waarbij wij als vrijwilligers assisteren. De taak is niet een te grote belasting.” Jedidja Witmer, vrijwilliger bij Danscentrum Utrecht
12
We zorgen wel bewust dat de nieuwe leden zich snel prettig voelen en betrokken raken bij het reilen en zeilen van de vereniging. Dat gaat zo: vooraf spreekt het aspirant-lid met het bestuur, zodat we elkaars drijfveren leren kennen. Als het aspirant-lid door de ballotage is gekomen, stellen we hem of haar voor op de vaste verenigingsavond. Iemand die lid wil worden, werkt eerst vijf avonden mee op de vaste wekelijkse samenkomsten. Omdat het soms moeilijk is binnen te komen in een hechte club, koppelen we het nieuwe lid de eerste tijd aan iemand binnen de vereniging. Als het nieuwe lid dat op prijs stelt, zoeken we iemand met wie het waarschijnlijk zal klikken.” Hermy van Kampen, voorzitter Kunstenaarsvereniging Palet in Zwolle
13
Eigen leden Bij het werven van nieuwe vrijwilligers zoeken organisaties vaak als eerste binnen de eigen ledenkring. Logisch, want de leden hebben passie voor kunst, weten de weg binnen de organisatie en dragen de organisatie een warm hart toe. Soms bestaat het vrijwilligerswerk voor hen louter uit een aanvullende taak: koffie en thee verzorgen bij de cursus die zij zelf geven (of volgen). Dat maakt het wel belangrijk te beseffen dat leden vrijwilligerswerk doen. Want ook deze vrijwilligers ontvangen graag waardering voor hun werk. Het is belangrijk nieuwe leden welkom te heten en ze direct te betrekken bij wat er gebeurt. Zij staan vaak nog open om een bijdrage te leveren aan hun nieuwe vereniging, vooral als u ze aanspreekt op hun talenten.
14
Andere betrokkenen
Maak de match
Het is zeker de moeite waard uw blik te richten op de kring buiten de eigen leden: de sympathisanten, uw publiek, vrienden of donateurs. Mensen die uw vereniging een warm hart toedragen. Betrek deze mensen bij het reilen en zeilen van uw organisatie. Schroom niet om een beroep op ze te doen als dat nodig is. In deze groep bevindt zich een belangrijk, vaak verborgen vrijwilligerspotentieel. Het is ook mogelijk vrijwilligers te werven onder mensen die u nog niet kent: denk aan ouderen, scholieren, studenten of werkzoekenden.
In de meeste regio’s is er een vrijwilligerscentrale waar u gratis advies kunt krijgen. De vrijwilligerscentrale beheert een vacaturebank, bemiddelt tussen organisaties en vrijwilligers en helpt bij het maken van een goede match. Een goede match is de start voor een vruchtbare samenwerking, waarbij de vrijwilliger zijn talenten kan ontplooien en de organisatie een stap dichterbij haar doel komt.
Tip:
Houd een bestand bij van de vrijwilligers met wie u goede ervaringen hebt.
15
Onze stichting Ramlila werkt ook met ‘Nederlandse’ vrijwilligers. Mensen die geïnteresseerd zijn in India en de Ramlila. Zo hebben we een medewerker van de kunstacademie die voor ons dingen ontworpen heeft en die binnenkort Hindi-chocoladeletters op de markt brengt. Er is een Nederlandse vrijwilliger, die Indiase kunst herstelt. Via ons krijgt ze adressen van tempels om beelden te herstellen. Het levert ons beiden iets op.” Amrika Anroedh, voorzitter Stichting Ramlila Nederland
16
2
Begeleiden van vrijwilligers
17
Natuurlijk laat u vrijwilligers niet aan hun lot over. Dankzij uw begeleiding blijven zij gemotiveerd en houden zij plezier in hun ‘werk’, en worden ze er steeds beter in. Vooral die persoonlijke groei is belangrijk. Met goede begeleiding krijgt iemand beter zicht op zichzelf en op het werk.
Waarop moet u letten? Voor veel amateurkunstorganisaties gaat het te ver een uitgebreide aanpak voor begeleiding te ontwikkelen. Ook de leiding van de organisatie bestaat vaak uit vrijwilligers en bestuursleden hebben doorgaans al veel werk aan het dagelijks bestuur. Toch zijn er enkele zaken waarop u kunt letten: • Zorg voor een duidelijke taakomschrijving, liefst met een contractje waarin u zaken vastlegt, zoals een verzekering of eventuele vergoedingen. • Leer elkaar kennen en laat de nieuwe vrijwilliger kennismaken met de andere medewerkers en leden, als de vrijwilliger nog geen lid is van de vereniging. • Geef iemand de kans om goed ingewerkt te raken door hem mee te laten lopen. • Overleg regelmatig. Maak ook duidelijk dat vrijwilligers altijd tussentijds met vragen, goede ideeën of problemen langs kunnen komen.
18
• Zorg ervoor dat vrijwilligers zich kunnen ontwikkelen. Bijvoorbeeld via een cursus van de vrijwilligerscentrale of een bijspijkeruurtje door een van de leden zelf. • Interessante onderwerpen om binnen de vereniging met actieve leden en vrijwilligers te behandelen zijn teamvorming, samenwerken, vergaderen, communicatie, feedback geven en ontvangen. • Kom als bestuur in actie als er signalen zijn dat het niet goed loopt. Bemiddel bij conflicten. • Zorg voor waardering met presentjes en aandacht en bijvoorbeeld af en toe een borrel of een feest.
Tip:
Baken de taak van de vrijwilliger duidelijk af.
19
Ik probeer zoveel mogelijk jongeren te betrekken bij ons werk. Ze kunnen allerlei organisatorische klussen doen. Ik laat ze zelf ontdekken wat wel en niet lukt. Soms weet ik van tevoren dat het verkeerd zal uitpakken, als ze bijvoorbeeld iets heel ingewikkelds willen voor het decor, maar ik laat het ze toch zelf ervaren. Op papier zijn de taken verdeeld, maar in de praktijk moet iedereen willen aanpakken wat op dat moment nodig is. We hebben overigens wel verschillende werkgroepen: catering, decor, regie, management, geluid en licht. Bij elke werkgroep zijn andere mensen actief.” Wij zeggen: het is ‘sewa’. Een kwart van je leven moet je ‘sewa’ doen (dienen): eerst dienen, dan verdienen, dan weer dienen, dan verdienen.” Amrika Anroedh, voorzitter Stichting Ramlila Nederland
20
Informeel of formeel Informeel begeleiden gaat meestal tussen de bedrijven door, bijvoorbeeld op momenten dat er vragen of problemen zijn. Zorg er dan voor dat de vrijwilliger ook weet bij wie hij terecht kan voor vragen of hulp. Informeer als begeleider ook af en toe hoe het gaat en of er nog vragen of problemen zijn.
Tip:
Maak één persoon verantwoordelijk voor de begeleiding en/of communicatie.
21
Sinds een jaar is de coördinatie in één hand. Zo leer ik mensen beter kennen en wordt het contact persoonlijker. Vooraf bepalen we de taakinhoud. De eerste taak is altijd zaalwacht, dat is goed te doen. Als dat goed gaat, kan iemand ook een andere functie krijgen. Dat kan ‘runner’ (manusje van alles) zijn, artiestenbegeleider, kaartcontroleur of podiumcoördinator. In een draaiboek staat precies wat we van iedereen verwachten. Bij grote evenementen geven we een week van te voren een rondleiding en toelichting aan de vrijwilligers. Zo leren ze elkaar kennen en ze kunnen vragen stellen. We zorgen altijd voor eten en drinken op de dag zelf, en een borrel achteraf. Dat is ook goed voor hun netwerk.” Reneé den Breems, teamassistent bij Passionate Bulkboek
22
Tips voor een begeleidingsgesprek • Het takenpakket: welke taken voert de vrijwilliger uit? Zijn deze duidelijk? Is de vrijwilliger tevreden met zijn takenpakket? Ervaart de vrijwilliger voldoende afwisseling? • Voldoening en motivatie: welke voldoening haalt de vrijwilliger uit het vrijwilligerswerk? Is zijn werk zinvol? Doet hij relevante ervaringen op? Zijn er voldoende sociale contacten? • Samenwerking en begeleiding: hoe verloopt de samenwerking? Hoe ervaart de vrijwilliger de begeleiding? Kan de vrijwilliger met zijn vragen tijdig bij iemand terecht? • Wat moet u doen om de vrijwilliger gemotiveerd te houden (of krijgen)? • Mededelingen over de organisatie.
23
Motivatie De motivatie van de vrijwilliger staat voorop. Blijf daarom voortdurend voor ogen houden waarom iemand het werk doet en of de werkzaamheden daar nog steeds bij aansluiten. Kijk voor meer informatie in het hoofdstuk Behouden van vrijwilligers.
Tip:
Bepaal de overlegvorm die het beste werkt in uw organisatie: bij elkaar komen, per mail, via een logboek.
3 24
Belonen van vrijwilligers
25
Vrijwilligers vinden de aard en sfeer van het werk belangrijk: het moet vooral nuttig, leuk en prettig zijn. Dat ze zich daarbij graag erkend en gewaardeerd voelen, is meestal belangrijker dan financiële beloningen. Als de motivatie en de behoefte aan erkenning en waardering in evenwicht zijn, voelt de vrijwilliger zich op zijn plaats.
Dat leden en vrijwilligers zich tegenwoordig steeds korter aan een organisatie binden, maakt het des te belangrijker om goed te weten waarom mensen vrijwilligerswerk bij uw organisatie doen. Wat zijn de belangrijkste motieven? • • • • • • •
mensen ontmoeten levenservaring opdoen actief blijven nieuwe dingen leren dingen doen waar je goed in bent erkenning morele overtuigingen
Vrijwilligers zijn meestal intrinsiek gemotiveerd: het gaat hen primair om het werk zelf.
26
Het feit dat je structureel bijdraagt is op zich al een beloning. Och ja, beloning; twee jaar geleden kwam een orkest langs met het verzoek of ik bij hen niet betaald de acquisitie wou doen. Daar heb ik serieus over nagedacht, omdat het echt professioneel was. Maar dat heb ik uiteindelijk niet gedaan. Het botste met mijn dagelijkse werk.” Willem Muller, penningmeester van het Louis Swing Orchestra
27
Evenwicht baten en lasten
Waarom doen mensen vrijwilligerswerk?
Zorg ervoor dat de baten en lasten voor de vrijwilliger in evenwicht zijn of liever dat de beloning hoger is dan de lasten. Naast waardering en erkenning voor het werk, kunt u eens denken aan een onkostenvergoeding, bijscholing of een activiteit speciaal voor de vrijwilliger. Probeer als organisatie die beloningen duidelijk op een rijtje te hebben en gebruik dat in gesprek met uw vrijwilligers.
Het besef dat elk individu een andere motivatie kan hebben, is misschien wel de belangrijkste vorm van erkenning. De inhoud van het werk zal altijd de meest motiverende factor zijn om vrijwilligerswerk te doen. Maar zonder waardering houdt de vrijwilliger het werk niet vol.
Tip:
Geef vrijwilligers de mogelijkheid gratis een cursus te volgen.
Vier soorten vrijwilligers en hun motivatie (volgens Movisie): • Ondernemers: zij willen doorgroeien. • Stimulatoren: zij varen wel bij sociale contacten. • Dienstverleners: zij willen een duidelijke en herkenbare functie. • Regelaars: zij voelen zich graag onmisbaar en hechten aan status.
28
Maatwerk Belonen is maatwerk. De beloning moet passen bij de organisatie en de vrijwilliger. Zorg er in elk geval voor dat vrijwilligers geen extra kosten hoeven te maken door de basisvoorzieningen te regelen: reis- en onkostenvergoeding, verzekering en veilige werkomstandigheden. Tot maximaal € 150 per maand en € 1.500 per jaar kunt u de vrijwilliger voor zijn inzet onbelast een vergoeding geven. De website van de Belastingdienst geeft informatie over de mogelijkheden en beperkingen.
Spreek niet alleen uw waardering uit tegen de vrijwilliger zelf, maar vermeld zijn inspanningen ook in nieuwsbrieven of bij activiteiten van uw vereniging. Dat genereert weer leuke reacties van andere leden en maakt dat vrijwilligers weten waarvoor ze het doen.
29
Belonen is waardering uitspreken. Niet alleen tegen de persoon in kwestie, maar ook binnen (en indien nodig buiten) de vereniging. Als voorzitter probeer ik er altijd voor te zorgen dat men waardering krijgt. Als iemand iets voor de vereniging doet, vermeld ik dat met naam en toenaam in de nieuwsbrief en op onze wekelijkse avond.” Hermy van Kampen, voorzitter Kunstenaarsvereniging Palet in Zwolle
30
De directe beloning voor het werk is dat je anderhalve jaarcursus gratis mag volgen. Voor veel studenten is dat de belangrijkste reden om het werk te doen. Toch is de waardering voor het werk groot. De vaste coördinator laat altijd blijken dat ze ons waardeert. Ze schrijft vaak even wat in het logboek. De grootste beloning is de persoonlijke waardering. Ik ben zelf als vrijwilliger gaan werken om lessen te kunnen volgen, maar zonder deze persoonlijke waardering zou ik het niet volhouden. De betrokkenheid en de sfeer onderling is belangrijk, die moet je voelen.” Jedidja Witmer, vrijwilliger bij Danscentrum Utrecht
31
Vormen van belonen Vrijwilligers kunt u erkenning geven door regelmatig werkoverleg, inspraak, een eigen taak en verantwoordelijkheid, de mogelijkheid bieden van gratis opleiding of trainingen, het organiseren van een borrel, diner of uitstapje, aandacht bij ziekte, jubilea, feestdagen en bij vertrek. Handig daarbij is een vrijwilligersdatabase, waarin u gegevens van de vrijwilligers bijhoudt, zoals verjaardagen of jubilea.
Tip:
Leren is ook een vorm van beloning.
4 32
Behouden van vrijwilligers
33
Voor de meeste verenigingen in de amateurkunst is het belangrijk om vrijwilligers te behouden. Niet alleen veroorzaakt een groot verloop onrust in de organisatie, vrijwilligers zijn voor u onmisbaar. Als u de behoeften van uw vrijwilliger goed volgt, kunt u hem beter behouden en op maat inzetten voor uw vereniging.
Voor het behouden van uw vrijwilligers kunt u zich de volgende vragen stellen: • Is het werk in onze vereniging nog interessant genoeg? • Hoe is de sfeer bij ons? Wat mist de vrijwilliger? Wat kan anders? • Past onze organisatie zich aan als de vrijwilliger verandert? • Welke ontwikkelingsmogelijkheden kan onze organisatie bieden? • Is de communicatie met onze vrijwilligers goed geregeld?
34
Er is veel verloop onder de vrijwilligers, dat is een groot probleem. Je moet immers steeds nieuwe mensen opleiden. Het beste kun je samenwerken met andere stichtingen. Het is belangrijk om een organisatie te vinden die dezelfde filosofie of missie heeft als je eigen organisatie. Wij willen mensen blij maken, zorgen voor de medemens, mensen opvoeden. Organisaties die bij ons passen, zijn Samga (een soort padvinderij) en HSFN (Hindoestaanse studentenvereniging). Met hen werken we samen om vrijwilligers te werven.” Amrika Anroedh, voorzitter Stichting Ramlila Nederland
35
Interessant werk
Open sfeer
Probeer zo goed mogelijk aan te sluiten bij de capaciteiten van de vrijwilliger. In het werk doet de vrijwilliger allerlei vaardigheden op die van belang zijn voor de vereniging en voor de vrijwilliger zelf. Door deze te waarderen, voelt de vrijwilliger zich ook gewaardeerd. Wellicht wil de vrijwilliger graag betrokken worden bij nieuwe projecten en kan hij nieuwe verantwoordelijkheden aan. Of is hij juist gebaat bij een vast omlijnde taak?
De sfeer in de organisatie is vaak doorslaggevend voor vrijwilligers. In een organisatie met een open sfeer voelt iedereen zich vrij om onderwerpen aan de orde te stellen. Soms ontstaat er in een organisatie een cultuur, die niet altijd even open is voor nieuwkomers. Wanneer u nieuwe vrijwilligers wilt behouden moet er dus aandacht zijn voor een open cultuur. Begeleid niet alleen zelf de nieuwe vrijwilliger, maar betrek ook de oudgedienden bij de ontvangst en het inwerken. Vraag vrijwilligers regelmatig wat zij missen en wat anders of beter kan.
Tip:
Bekijk geregeld of de taak van de vrijwilliger nog passend en interessant is.
36
Ook de docenten zijn erg blij met ons. Ze komen even bij je voor een praatje, een kopje thee en zijn er heel blij mee dat je helpt met het klaarleggen van de spullen. Omdat je op een vaste tijd werkt, ken je de groep en wordt het ook een beetje ‘jouw’ groep. Soms komen mensen even bij jou hun hart luchten. Het Danscentrum doet verder geregeld wat extra’s, zoals een fles wijn met kerst, iets aan einde van het jaar, een uitje of samen een workshop volgen. De onderlinge sfeer is heel goed.” Jedidja Witmer, vrijwilliger bij Danscentrum Utrecht
37
Aanpassingen in het vrijwilligerswerk
Ontwikkeling
Bedenk samen met vrijwilligers hoe de verschillende taken in de organisatie verdeeld zijn of opgedeeld kunnen worden. Sommige nieuwe vrijwilligers hebben graag een duidelijke opdracht, met een begin en afgebakend eind. Voor dit soort opdrachten kunt u werken met flexibele krachten, mensen die hebben aangegeven alleen tijdelijk iets te willen doen. Maar ook de vrijwilliger die al jaren verbonden is aan uw vereniging heeft soms behoefte om het vrijwilligerswerk anders in te vullen.
Kijk naar scholingsmogelijkheden, toegesneden op de taak van de vrijwilliger. Voor kleinere organisaties is er vaak een cursusaanbod in de regio of voor de eigen sector. Doorgaans kunt u er tegen lage kosten gebruik van maken.
Tip:
Evalueer minstens eens per jaar met vrijwilligers en bespreek wat anders of beter kan.
38
Communicatie De interne communicatie is belangrijk om vrijwilligers te behouden. Deze communicatie valt in de amateurkunst vaak samen met de communicatie naar de leden, omdat vrijwilligers doorgaans ook lid zijn. Des te meer reden dus om aandacht te besteden aan de interne communicatie. Zijn de ontvangers goed en op tijd geïnformeerd over relevante ontwikkelingen? Wie heeft de taak om deze communicatie te verzorgen? Voelt de vrijwilliger zich voldoende gehoord binnen de interne communicatie?
Tip:
Maak een nieuwsbrief voor leden en vrijwilligers die geen lid zijn.
39
“We bewaren de gegevens van iedereen in een database. Allen ontvangen de speciale vrijwilligersnieuwsbrief. We houden ook contact via Facebook en Hyves. En mensen kunnen me via mail ook makkelijk iets vragen.” Reneé den Breems, teamassistent bij Passionate Bulkboek
40
5
Beëindigen van een vrijwilligersrelatie
41
Ook het afronden van het vrijwilligerswerk vraagt uw aandacht. Onvermijdelijk houden vrijwilligers er ooit mee op. Het is aan de ene kant soms goed als iemand stopt om plaats te maken voor een opvolger met nieuw elan. Aan de andere kant is het belangrijk bij het aftreden van ‘oude rotten’ dat hun kennis en ervaring niet verloren gaan en hun werk wordt voortgezet.
Flitsvrijwilliger Het verschilt natuurlijk of iemand aan een taak is begonnen voor een korte tijd, of voor een structurele uitdaging. Bij de ‘flitsvrijwilliger’ die zich niet langdurig wil binden, weet u van tevoren dat hij na korte tijd weer stopt. Dat wil overigens niet zeggen dat u daar geen aandacht aan hoeft te besteden. Het is mogelijk dat hij na enige tijd weer beschikbaar is voor een nieuwe klus. Dan is het zinvol bij het afscheid op een vervolg te anticiperen. Voor iemand die langere tijd taken op zich neemt, speelt de vraag ‘voor hoe lang?’. Voor bestuurders is in de meeste gevallen sprake van een zittingstermijn. Dat geeft in ieder geval houvast voor het einde. Vrijwilliger kunnen hierdoor stoppen zonder ingewikkelde motieven te hoeven verzinnen. Aan de andere kant heeft ook de vereniging een mogelijkheid om een bestuurder niet te herbenoemen.
42
Vijf punten Vijf zaken vragen uw aandacht bij het beëindigen van het vrijwilligerswerk: • Waarom stopt de vrijwilliger? • Hoe wil de vrijwilliger stoppen? • Wat laat de vrijwilliger achter en hoe wordt dit overgedragen? • Wat kan de vereniging voor de vrijwilliger doen? • Hoe komt de vrijwilliger desgewenst terug?
Tip:
In de wereld van de amateurkunst zijn de vrijwilligers vaak ook lid van de vereniging. In dat geval is er geen werkelijk afscheid. De vrijwilliger houdt op met bepaalde taken, maar gaat door als lid van de vereniging. Dat neemt niet weg dat alle vijf punten relevant zijn, maar soms hoeven ze minder zwaar aangezet. Iemand die lid blijft, kan best na enige tijd weer een taak op zich nemen; de deur wordt op deze manier zelden helemaal dichtgetrokken. En voor de vereniging bestaat ook na het afscheid de mogelijkheid iemand nog eens om advies te vragen.
Verjonging kan alleen maar als af en toe een oudere vrijwilliger plaatsmaakt voor een jongere.
43
We evalueren altijd hoe alles verlopen is. Per project is een groep verantwoordelijk. Met deze groep evalueren we. In je bestuur en onder de vrijwilligers moet je de neuzen dezelfde kant op zien te krijgen. Ik spreek mensen aan op hun kwaliteiten. Ik weet ook hoe ik ze moet complimenteren.” Amrika Anroedh, voorzitter Stichting Ramlila Nederland
44
Er bestond ooit zoiets als een erelidmaatschap voor leden die heel veel voor de vereniging betekend hebben. Zij hoefden hun leven lang geen contributie meer te betalen. We hebben ervoor gekozen het erelidmaatschap af te schaffen, vanuit de visie dat iedereen belangrijk is en de inspanningen voor de verenigingen weliswaar zeer gewaardeerd, maar ook vrijwillig zijn. Daarbij vinden we dat ieder doet wat hij kan, voor de één kan een maandelijkse bardienst al net zoveel inspanning zijn als een bestuursfunctie voor de ander. We willen niemand naar voren schuiven als ‘beter dan de rest’.” Hermy van Kampen, voorzitter Kunstenaarsvereniging Palet
45
Afscheid Of iemand nu wel of niet de intentie heeft ooit terug te keren als vrijwilliger, het is altijd goed om aandacht te besteden aan een afscheid. Uiteraard dient dit in evenwicht te zijn met de verdienste van de vrijwilliger en de duur van zijn werk. Een exitgesprek werkt prima om iemands inzet en werk goed af te ronden. Het geeft de organisatie inzicht in de redenen waarom de vrijwilliger stopt, wat tot verbeteringen binnen de vereniging kan leiden. Bovendien kunt u zo aandacht besteden aan een goede overdracht.
Tip:
Bedank en evalueer achteraf. Vraag of de vrijwilliger tips heeft.
46
47
Meer lezen over vrijwilligerswerk? Publicaties Deekman, A. (2010) Samenvatting Vrijwilligers in de Amateurkunst (Utrecht, Kunstfactor) Div. (2011) Factsheets Vrijwilligerswerk (Utrecht, Kunstfactor) De Gast W.J., Hetem R., Wilbrink I. (2009) Basisboek Vrijwilligersmanagement (Bussum, Coutinho) Kuperus, M. (2007) Vereniging op Survival (Diemen, Caravel Publishing) Wentink, M.; Plemper, E.; Broenink, N.; Grinsven, S. van; Vervest, M. J. (2005) Vrijwillig Beloond, een onderzoek naar het erkennen en waarderen van vrijwilligers (Bunschoten, Verwey-Jonker instituut)
48
Websites Op de website van Movisie, het landelijk kennisinstituut en adviesbureau voor maatschappelijke ontwikkeling, is veel lezenswaardigs te vinden over allerhande facetten van het vrijwilligerswerk:
www.movisie.nl En verder: www.belastingdienst.nl (vrijwilligersvergoedingen) www.vrijwilligersplein.nl/publicaties www.nov.nl (Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk) www.vrijwilligerwerk.nl www.maatschappelijkestage.nl www.vrijwilligersmanagement.nl (Kijk op jongerenparticipatie).
49
Verantwoording Voor deze gids hebben we enkele bestuurders en vrijwilligers in verschillende organisaties geïnterviewd. Hun uitspraken zijn in de voorgaande pagina’s verwerkt. Graag spreken we onze dank uit aan de volgende personen: Amrika Anroedh, voorzitter Stichting Ramlila Nederland Stichting Ramlila Nederland voert elke twee jaar de Ramlila op, een Indiaas, spiritueel meesterwerk over het leven van de god Shri Ram. Het epos trekt voornamelijk Hindoestanen, maar wel vanuit heel Europa. Daarnaast organiseert de stichting cursussen en lezingen op sociaal, cultureel en kunstzinnig gebied. Zoals klassiek Indiase zang, tabla, cursus
Hindi, yoga en gezondheidsvoorlichting. Ook niet-Hindoestanen volgen de cursussen. Reneé den Breems, teamassistent bij Passionate Bulkboek Hoewel Passionate Bulkboek een organisatie is met elf betaalde medewerkers, begon het in 1994 als een vrijwilligersinitiatief. Passionate Bulkboek organiseert tien evenementen per jaar zoals de Dag van de Literatuur, Dag van de jonge jury, Write now, Inkt Aap en Geen daden, maar woorden. Passionate Bulkboek werkt met honderden vrijwilligers en er is aan ieder project een stagiair verbonden. Reneé den Breems coördineert de activiteiten van vrijwilligers en stagiaires.
50
Hermy van Kampen, voorzitter Kunstenaarsvereniging Palet in Zwolle Palet is een teken- en schildervereniging met zowel amateurs als professionals als lid. Kenmerkend voor de vereniging is de warme, open sfeer waarin iedereen zijn eigen weg kan gaan, maar ook elkaar kan opzoeken. Regelmatig geven de leden elkaar workshops en zij exposeren jaarlijks samen. De vereniging telt 110 leden en bestaat binnenkort 65 jaar. Willem Muller, penningmeester van het Louis Swing Orchestra Het Louis Swing Orchestra is een bigband met blazers, strijkers, slagwerk en zangers, die dansmuziek speelt uit het midden van de
vorige eeuw. Het uit amateurs samengestelde orkest treedt zo’n 10 keer per jaar op, af en toe in het buitenland, en werkt continu aan een zo professioneel mogelijke presentatie. Willem Muller stopte in mei 2011 na zes jaar als (nietmeespelende) penningmeester. Jedidja Witmer, vrijwilliger bij Danscentrum Utrecht Danscentrum Utrecht is een school voor moderne dans. Jedidja volgt sinds zeven jaar lessen bij het Danscentrum Utrecht en is er al vijf jaar vrijwilliger. Zij is professioneel dansdocente bij het Utrecht Centrum voor de Kunsten, waar zij les geeft aan kinderen. Daarnaast is zij dansdocente bij volksdansgroepen.
51
Colofon Uitgave Kunstfactor Teksten en interviews Hans Heimans Claudia Marinelli Judith Rippen Lotte Volz Coördinatie Ellis Buis Redactie Hendrikx van der Spek, Max Dohle Beeld Kunstfactor, Utrecht Louis Swing Orchestra, Amsterdam Parkexpressie, Alphen aan den Rijn Vormgeving BLADEN&CO, Willem de Bruijn Druk Atlas BV Utrecht, 2011
52
