VRIJWILLIGERS BELEIDSPLAN TENNISVERENIGING L.V.H. Zonder vrijwilligers is er geen vereniging
Inleiding. Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide is heeft een ledenaantal van rond de 300 leden, de leeftijd ligt tussen de 6 en de 80 jaar. Er zijn 3 kunstgras banen en een kantine met kleedlokalen en overdekt terras. Dit is grotendeels door de leden verwezenlijkt. De club wordt gedraaid door vrijwilligers Ze zijn belangrijk en worden zeer gewaardeerd, de club is helemaal afhankelijk van hen. Gezelligheid en saamhorigheid staan hoog in het vaandel en uit een onlangs gehouden enquête blijkt dat men de vereniging als “open” ervaart. We kennen gelukkig een groep enthousiaste vrijwilligers. Om dit zo te houden voor de toekomst vinden we het belangrijk om een vrijwilligersbeleid te voeren, dat ons alert houdt in zaken die ons allen aangaan. Bij vrijwilligersbeleid gaat het er om op een meer doordachte en planmatige manier aandacht te geven aan de werkomstandigheden en de mensen die het werk doen in de vereniging. Aanleiding van dit beleidsplan is het algemene beleidsplan 2009-2013 van onze vereniging. De doelstelling die daarin staat is: “Op gestructureerde wijze, gedurende het hele jaar, outdoor-tennisfaciliteiten aanbieden aan haar leden” “Daarnaast willen we dat onze leden zich thuis voelen en een band vormen met de nadruk op respect, saamhorigheid en gezelligheid. “ Voor deze doelen heb je vrijwilligers nodig; zonder vrijwilligers is er geen vereniging. In het beleidsplan 2009-2013 wordt aangegeven hoe belangrijk de vrijwilliger binnen de vereniging is. Twee van de concrete doelstellingen gaan hier dan ook over: 1: aanstellen van een vrijwilligerscoördinator, inmiddels gebeurd 2: schrijven van een (apart) beleidsplan voor vrijwilligers.
Doel: TV LVH streeft er naar om voldoende vrijwilligers op een prettige manier hun werk te laten doen.
Algemeen: De taken die wij binnen onze vereniging kennen zijn: * bestuurslid: voorzitter/ secretaris/ penningmeester/ voorzitters van: TC/ JC / sponsorcms/ barcms/ / PR cms./ accommodatie-onderhouds.cms * commissielid Technische Commissie * commissielid Jeugd Commissie * commissielid sponsoring * commissielid bar * commissielid Public Relations * commissielid onderhoud accommodatie - banen, groenvoorziening en clubhuis. Hiervoor is een vast persoon aangetrokken. - poetsen clubhuis. Hiervoor is een vast persoon aangetrokken. - in seizoen 1 x p week toiletten poetsen door leden. - 1 x p jaar grote schoonmaak clubhuis * vrijwilligerscoördinator * webmaster * vertrouwenspersoon * begeleiding jeugdwedstrijden. Hiervoor worden de ouders via een schema ingedeeld: om wedstrijden te tellen of te rijden. Voor de organisatiestructuur van de vereniging verwijzen we naar het algemene beleidsplan 2009-2013
Visie op het werken met vrijwilligers: Zoals al eerder aangegeven: zonder vrijwilligers is er geen vereniging. Vrijwilligers zijn heel erg belangrijk, ze zijn de steunpilaren van elke vereniging. Dat willen we ze ook laten weten, onze waardering laten voelen. We willen voldoende vrijwilligers hebben, zodat mensen niet overbelast worden. We moeten er voor zorgen dat iedereen zijn werk op een prettige manier kan doen. Zorgen voor een goede en veilige werkomgeving. Dat ouders van de jeugd zich bij de vereniging betrokken voelen en bereid zijn om meer taken te verrichten. De taak is vrijwillig, maar niet geheel vrijblijvend. Als men een taak op zich heeft genomen gaan we er van uit dat men deze zo goed mogelijk uitvoert. Werkzaamheden kunnen aangepast worden aan capaciteit en beschikbaarheid (denk aan bv tijdelijke taken) We streven naar een groep vrijwilligers die bestaat uit jong en oud, mannen en vrouwen, ouders van jeugdleden. Deskundigheid onder vrijwilligers wordt zeer gewaardeerd. Je krijgt er ook iets voor terug. Het is nl. hartstikke leuk om met elkaar in een goede sfeer dingen voor elkaar te krijgen.
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de vrijwilliger: Het vastleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur, de trainer, de ledenadministrateur, de vrijwilligerscoördinator, de kascontrolecommissie en vertrouwenspersoon, is in het voorjaar van 2010 afgerond en aan de ALV voorgelegd. Hetzelfde maar dan voor de verschillende commissies wordt in de ALV 2012 afgerond. Het takenpakket voor de vaste personen voor het onderhoud van de accommodatie is vastgelegd. Het vastleggen op papier van taken geeft duidelijkheid. Verder kan het heel handig zijn bij het zoeken naar de juiste nieuwe mensen.
Werving van de vrijwilliger: De vereniging heeft tot nu toe gelukkig altijd (net) voldoende vrijwilligers gehad. Meestal wordt iemand persoonlijk gevraagd en dat werkt prima. Maar de laatste jaren is er toch een tendens dat het steeds moeilijker wordt om nieuwe mensen te vinden. Bij tekorten komt men vaker bij dezelfde groep al actieve vrijwilligers uit. We moeten opletten dat deze groep niet overbelast wordt. Er dienen voldoende vrijwilligers in onze vereniging te zijn. Door regelmatig en op gezette tijden te werven hopen we het aantal op peil te houden en problemen te voorkomen. Een 1 of 2 jaarlijkse aktie die enthousiast gebracht dient te worden. Hierbij ook wijzen op tijdelijk / projectmatig werk. Denk bv aan onderhoudsklussen, tijdelijk iemand ondersteunen bij zijn taak of alleen bardienst draaien tijdens toernooien. Gericht werven: Om goed te kunnen werven en mensen op de juiste plek te krijgen is het belangrijk om meer van de leden te weten. In september j.l. hebben we getracht alle leden en ouders van jeugdleden in kaart te brengen d.m.v. een enquete. Hierin werd gevraagd naar opleiding, beroep, hobby’s etc. en of men bereid is iets voor de club te doen. Van de ongeveer 300 leden kwamen 61 reacties (na diverse oproepen), waarvan er 20 al vrijwilliger zijn. Gelukkig waren er ook in verhouding veel reacties van leden die wel wat voor de vereniging willen gaan doen; nu of in de toekomst. Opmerkelijk was het kleine aantal ouders dat reageerde: 11 ouder(paren) van in totaal16 kinderen (uit de 89 jeugdleden die onze vereniging op dat moment telde). Uit het aantal reacties (20%) blijkt wel dat als je werkelijk een grote groep leden aan wilt spreken, je dit op een andere manier zal moeten. De eerder genoemde inventarisatie-vragen worden aan alle nieuwe leden gevraagd op het aanmeldingsformulier en doorgegeven aan de vrijwilligers-coördinator. Op dit moment is men ook bezig met een introductie-beleid waarvoor een info-boekje gemaakt wordt. Hierin zal kort uitleg van de vrijwilligerstaken gegeven worden. De vrijwilligerscoördinator kan op een later tijdstip, als men een beetje meer ingeburgerd is in de club, de nieuwe leden persoonlijk benaderen. -vervolg-
De commissie-voorzitter is de eerst verantwoordelijke voor invulling van nieuwe vacatures en kan ism de vrijwilligerscoördinator voor invulling van openstaande vacatures zorgen. Dit kan door een persoonlijke benadering of door het plaatsen van een oproep. Ook kan de inventarisatie onder de leden er aan bijdragen om de juiste persoon op de juiste plek te krijgen. Samen met de taakomschrijving kan het werven zo gerichter gebeuren, zeker als er iemand specialistisch nodig is. Een goed gesprek vooraf om een goed beeld van elkaar te krijgen; wat wordt verwacht (taakomschrijving), hoeveel tijd kost de taak enz. Verder moet aangegeven worden wat de vereniging te bieden heeft; een nieuwe uitdaging, veel contacten, zinvol werken of gewoon gezelligheid. Ook waarom geworven wordt; tekort, verjonging, speciale deskundigheid nodig enz.
Begeleiding vrijwilliger: De begeleiding van nieuwe vrijwilligers begint met een introductiegesprek met de commissievoorzitter met daarin een toelichting van de functie. Een eventuele instructie (bv bij bardienst) moet gepland worden. Instructies moeten (waar dit van toepassing is) op papier staan. De taakomschrijving moet duidelijk zijn. Mensen mogen niet het gevoel hebben aan hun lot overgelaten te worden. De vrijwilligerscoördinator zal bij nieuwe vrijwilligers na enige tijd informeren hoe het gaat. Motiverend werken: De vrijwilliger moet inspraak kunnen hebben over het beleid binnen zijn/haar commissie. Zijn/haar mening is belangrijk en telt zeker mee! Communicatie: Het is belangrijk dat de vrijwilliger zich verbonden voelt met de vereniging. De commissievoorzitter dient zijn/haar commissieleden snel te informeren over nieuwtjes, zeker als dit direct betrekking heeft op zijn/haar taak. Het bestuur moet beleidskeuzes tijdig , open en volledig naar de leden communiceren met ruimte voor discussie. Scholing: Als de vrijwilliger een cursus tbv de tennisvereniging wil volgen kan hij/zij contact opnemen met de commissievoorzitter of de vrijwilligerscoördinator. Het cursusaanbond van de KNLTB moet door de cms-voorztitter doorgespeeld worden naar zijn cms-leden. Contact: Onder de huidige vrijwilligers is ook een korte enquete gehouden. Gelukkig was de respons daarop zeer groot. Daaruit is gebleken dat men voldoende contact binnen de commissie heeft en (op een enkeling na) men het niet nodig vindt dat de vrijwilligerscoördinator jaarlijks persoonlijk eenop-een contact met hen zoekt. We willen zeker niemand extra belasten en dit dus (voorlopig) niet doen. De vrijwilligerscoördinator zal wel 1 x per jaar een commissievergadering bijwonen. Vrijwilligers kunnen uiteraard altijd zelf contact opnemen met de vrijwilligerscoördinator. Zij zal nav dit beleidsplan alle vrijwilligers rechtstreeks benaderen om hen te informeren over haar taak en waar men haar kan vinden.
De vrijwilligerscoördinator zal contact opnemen met vrijwilligers die stoppen. Dit om meer inzicht te krijgen over de reden hiervan en er van te leren.
Waardering vrijwilliger: Persoonlijke aandacht; interesse tonen; waardering ook uitspreken. Dit kan iedereen maar met name door de voorzitter, voorzitter commissie en vrijwilligerscoördinator. Jaarlijks (begin november) wordt “de vrijwilligers-avond” georganiseerd. Een feest waar de vrijwilligers verwend worden. Een wens sturen voor de feestdagen in december Attentiebeleid. Aandacht bij: verjaardagen, ziekte, andere persoonlijke zaken d.m.v. een kaartje, mail of bloemen. Gecoördineerd door secretariaat ism met de vrijwilligerscoördinator. Er bestaat een onkostenvergoedingsregeling. De voorzitters van de commissies dienen deze kenbaar te maken bij hun leden.
Huidige knelpunten: * Jeugdcommissie heeft te weinig mensen. Hier is dringend aanvulling nodig en hier wordt aan gewerkt. * Motivatie bij de jeugdcommissie is o.a. door de werkdruk gedaald maar ook omdat er maar een klein deel van de jeugdleden actief aan clubkampioenschappen, toernooien of competitie meedoet. Het kost de commissie veel werk voor een kleine groep. Een apart jeugdbeleidsplan kan wellicht opheldering bieden. * De bardiensten zijn maar net rond te krijgen, met name bij toernooien. Ook hier zijn meer vrijwilligers welkom.
Leunen, februari 2012 Catrien Lamers, vrijwilligerscoördinator Met dank aan: Annemiek Manders Jos Linders Jos Ermers En alle leden die de enquetes ingevuld hebben.
