Vrijwilligersbeleidsplan Statina: vinden en binden. Concept 1 december 2008

Concept 1 december 2008

Vrijwilligersbeleidsplan 2009-2012 Statina: ‘vinden en binden’

Ine van Berkel Jur Marringa Jelte Jan Bakker Bob Thomassen (GSF)


Inhoud

1.

Inleiding

2

1.1 1.2

2 2

Voorwoord Samenvatting

2.

Doelstellingen vrijwilligersbeleidsplan

2

3.

Huidige situatie

3

3.1 3.2 3.3 3.4

3 3 3 4

4.

5.

Vinden

4

4.1 4.2 4.3

4 5 5

7.

Het benaderen van (potentiële) vrijwilligers Wat wordt de vrijwilliger geboden? Wat verwachten Statina van de vrijwilligers?

Binden 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.2

6.

Organigram Functieomschrijving Welke functies zijn moeilijk invulbaar? Ervaringen van huidige vrijwilligers

5

Het binden van de vrijwilliger aan Statina Bijeenkomsten/trainingen/cursussen Evaluatiegesprekken Beloning vrijwilligers De vrijwilligerscoördinator (m/v)

5 6 6 6 6

Werkomstandigheden

7

6.1 6.2

7 7

Arbeidsomstandigheden Verzekeringen

Meerjarenplanning actiepunten t/m 2010 Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5

Organigram Beschrijving functies Inventarisatie commissietaken Inventarisatielijst vrijwilligers ARBO

7 8 9 10 12 16

In het kader van de leesbaarheid is in dit stuk de hij/zijn-vorm gekozen.

Vrijwilligersbeleid Statina

1


1.

Inleiding

1.1 Voorwoord De (sport)vereniging kan niet zonder vrijwilligers. Zonder vrijwilligers geen vereniging! Het is een bekend gezegde dat iedereen die zich inzet voor een vereniging kan beamen. Toch is het niet eenvoudig voldoende vrijwilligers te vinden om alle taken binnen verenigingen te klaren. En dat zijn er toch meer dan menigeen denkt! Uit verschillende recente onderzoeken blijkt dat een groot deel van de verenigingen met deze problematiek kampt. Ook is er veel verloop onder het kader van verenigingen. Om wat cijfers te noemen; 96% van de verenigingen steunt op vrijwilligers. Uit onderzoek van NOC*NSF blijkt dat 37,5% de afgelopen jaren er niet in is geslaagd voldoende vrijwilligers te vinden. Wat de oorzaken zijn van deze ontwikkelingen is niet geheel duidelijk. Al worden steeds meer maatschappelijke trends zichtbaar zoals individualisme en de 24-uurs economie. Alternatieven van vrijetijdsbesteding zijn er vandaag de dag legio. Hoe het ook zij, duidelijk is dat de traditionele “leden voor leden cultuur” aan het veranderen is. Er komt steeds meer vrijwilligerswerk op minder schouders neer. Met als gevolg dat de zittende vrijwilligers steeds minder met het structureren, organiseren en uitdragen van het beleid bezig zijn en meer en meer met de lopende zaken. Ook Atletiekvereniging Statina is zich terdege bewust van het feit dat steeds meer beroep wordt gedaan op vrijwilligers. Derhalve is enige tijd geleden een startschot gegeven middels het formeren van een werkgroep, welke als doel heeft een beleidsplan op te stellen waarin de vrijwilliger centraal staat. De werkgroep bestond uit Jelte Jan Bakker, Jur Marringa, Ine van Berkel ondersteund door Bob Thomassen van de Gelderse Sport Federatie. Zij heeft dit vrijwilligersbeleidsplan in concept opgesteld en besproken met het bestuur. Daarna is het aangevuld met een organigram (separaat op- en vastgesteld), functiebeschrijvingen (idem) en inventarisatielijsten. De aanloop is hierbij begonnen, de sprong moet worden ingezet voor landing in 2010…..

1.2 Samenvatting Dit beleidsstuk richt zich op de structurele plannen die er zijn om het latente reservoir aan vrijwilligers beter aan te boren en hen te binden aan de club. Tevens moeten vrijwilligers, ook de vrijwilligers die reeds werkzaam zijn, zo veel mogelijk tevreden zijn zodat ze worden behouden voor Statina. In dit beleidsstuk staan verder de stappen en acties beschreven die hiervoor gezet dienen te worden; zo wordt in hoofdstuk 3 geadviseerd de interne opbouw van de organisatie in beeld te brengen door een organigram en functiebouwwerk. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de huidige communicatielijnen en eventuele verbeteringen daarin. Hoofdstuk 4: ‘vinden’ richt zich op de werving van potentiële vrijwilligers, hiervoor zal o.a. een sociale kaart worden ontwikkeld. Tenslotte wordt in hoofdstuk 5 ‘binden’ uitgebreid ingegaan op ondersteuning en begeleiding van de vrijwilligers. Voor een positief resultaat van dit vrijwilligersplan zal naast ondersteuning en goedkeuring door bestuur en vereniging een belangrijke taak zijn weggelegd voor diegene die verantwoordelijk wordt gesteld voor uitvoering van dit beleidsplan: de vrijwilligerscoördinator. Aktiepunt1 Deze persoon zal de lijnen, die zijn uitgezet, verder moeten uitwerken, bewaken en actualiseren.

2. Doelstellingen vrijwilligersbeleidsplan Voor een goed functionerend vrijwilligersbeleidsplan is het van belang duidelijk te maken wat we met een dergelijk beleidsplan willen bereiken. Oftewel wat is de doelstelling van dit vrijwilligersbeleidsplan. Zoals al eerder gememoreerd is het voor verenigingen steeds moeilijker om alle functies naar behoren in te vullen en uit te voeren. Oorzaken daarvan kunnen op verschillende terreinen gevonden worden.


2


De doelstelling voor dit beleidsplan, ligt dan ook geheel in het verlengde van de algemene doelstelling van Statina, namelijk “het (doen) beoefenen van de atletiek in welke verschijningsvormen dan ook”. De doelstelling van dit beleidsplan is: voorwaarden te scheppen die er voor zorgen dat A.V.Statina ook op termijn voldoende vrijwilligers beschikbaar heeft om haar atletiekactiviteiten verantwoord te kunnen organiseren en te begeleiden.

3. Huidige situatie 3.1 Organigram Als een organisatie als samenwerkingsverband van mensen doeltreffend wil zijn, is het noodzakelijk goed na te denken over de wijze waarop de organisatie intern opgebouwd moet worden. De diverse activiteiten moeten in goede banen worden geleid om deze soepel te laten verlopen. De structuur moet zodanig gekozen worden, dat de activiteiten in de vereniging zo goed mogelijk voortgang vinden. Het gaat hierbij dan in het bijzonder om het indelen van de te verrichten werkzaamheden in functies en taken, het vaststellen van de bevoegdheden en het inbouwen van de communicatiekanalen, procedures en richtlijnen. Een compleet organigram is bij atletiekvereniging Statina aanwezig op het bestuursniveau, er is geen organigram op vrijwilligersniveau. Om een goede coördinatie mogelijk te maken is het wenselijk een organigram te ontwerpen waarbij voor eenieder helder is welke structuur binnen Statina gehanteerd wordt. In het kader van dit beleidsplan dient de structuur van het beleidsplan Statina 2005-2010 nader bezien te worden op actualiteit. Een voorzet voor een aangepaste structuur wordt gedaan in bijlage 1.

3.2 Functieomschrijving Een gedetailleerd functiebouwwerk met daarin alle functies ingedeeld naar diverse ‘lagen’ is op papier niet beschikbaar. Een functiebouwwerk geeft de opbouw van een organisatiestructuur weer. Precieze afspraken wat taken en te onderhouden onderlinge relaties betreft, zijn hieruit echter niet af te lezen. Om deze taken en verantwoordelijkheden duidelijk te maken is het gewenst deze weer te geven in globale taak- of functieomschrijvingen. Niet alleen voor Statina is het prettig deze taak- of functieomschrijving in kaart te hebben, ook de (potentiële) vrijwilliger zelf is gebaat bij een duidelijke omschrijving van zijn of haar taken en de bijbehorende verantwoordelijkheden. De bestuursfuncties zijn overigens wel beschreven (voorzitter, penningmeester, secretaris, wedstrijdsecretariaat) in het beleidsplan Statina 2005-2010. Aanbevolen wordt deze te evalueren en van alle overige voorkomende vrijwilligersfuncties een beknopte functiebeschrijving te maken. Een voorzet daartoe –gebaseerd op de in bijlage 1 voorgestelde andere structuur- is bijgevoegd (zie bijlage 2). Het totaal van alle functiebeschrijvingen vormt het functiebouwwerk van Statina.

3.3 Welke functies zijn moeilijk invulbaar? Uit het functiebouwwerk zal blijken dat binnen Statina een diversiteit aan functies aanwezig is. De ene functie wordt uitgeoefend door één persoon de andere door tien personen. Een persoon voert verschillende functies uit en de andere maar één functie. De flexibiliteit in functies en van de vrijwilligers is dan ook zeer verschillend. Statina beschikt momenteel over circa 60 vrijwilligers welke de circa 335 leden hun sport laten beoefenen. Het verloop onder de vrijwilligers is laag te noemen. In veel gevallen kan Statina opengevallen functies vrij eenvoudig opvangen. Echter, een aantal functies zijn relatief moeilijk in te vullen. Met name het bezetten van functies die meer inzet vragen dan incidentele bijdragen, blijkt niet eenvoudig. Mogelijke reden voor die moeilijke vervulbaarheid is dat er nooit actief aan vrijwilligerswerving is gedaan binnen alle geledingen van Statina. Natuurlijk is er met enige regelmaat een beroep gedaan op leden, ouders


3


enz. maar dit zijn vaak de personen die altijd gevraagd worden voor één of meerdere vrijwilligerstaken. Bedacht moet worden dat (aanstaande) vrijwilligers behoefte hebben aan duidelijkheid en structuur. Tevens zal de benadering via een andere weg moeten gaan. De eigen leden geven namelijk aan naast de factor tijd ook de angst voor 'belastingsdruk' een zeer belangrijke rol speelt om een vrijwilligerstaak op zich te nemen. De vrijwilligerscoördinator zal hierbij nieuwe actie moeten ondernemen zoals een vrijwilligersinventarisatie enquête. Een voorzet daartoe is toegevoegd als bijlage 4.

3.4 Ervaringen van huidige vrijwilligers Zoals hiervoor al is aangegeven wordt er een vrijwilligersinventarisatie enquête uitgezet binnen Statina. In deze enquête zal ook expliciet naar de mening van de leden en huidige vrijwilligers gevraagd worden over wat zij denken en vinden van Statina. Tevens wordt er voorgesteld in het vervolg hiervan een discussieavond te organiseren voor alle vrijwilligers. Op zo’n avond kan men een aantal vooraf bepaalde stellingen aan de orde gesteld worden Hieronder volgen een aantal mogelijk stellingen als voorbeeld; • De opzet van een vrijwilligersbeleidsplan is niet noodzakelijk: Statina heeft voldoende vrijwilligers! • De vrijwilliger mag zijn taak maximaal drie jaar uitoefenen! • In hoeverre hebben vrijwilligers verplichtingen! • Functioneringsgesprekken en een vrijwilligersovereenkomst behoren bij een goed vrijwilligersbeleid! • Statina heeft ook verplichtingen richting de vrijwilliger! • Wat zie jij als vrijwilliger wat de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen voor Statina zijn?

4. Vinden 4.1 Het benaderen van (potentiële) vrijwilligers Als er een vacature is, bijvoorbeeld omdat iemand stopt met een functie, ga je op zoek naar een nieuwe vrijwilliger die het werk kan overnemen. Het kan ook zijn dat een nieuwe functie binnen Statina ontstaat omdat er nieuwe of andere taken aandienen denk hier bijvoorbeeld aan het structureren van het vrijwilligersbeleid waarvoor men o.a. een vrijwilligerscoördinator zoekt, of het invoeren van jeugdbeleid waarvoor een jeugdcoördinator wordt aangesteld. In deze gevallen ga je gericht zoeken naar de meest geschikte persoon voor die functie. Een gedegen aanpak van de werving is de basis voor het vinden van deze persoon. Deze begint met de vraag wat deze persoon binnen Statina moet gaan doen. Met andere woorden, wat is de taakomschrijving? Wat zijn de verantwoordelijkheden en over welke kwaliteiten moet hij/zij beschikken. Vervolgens dient ook bepaald te worden langs welke weg vrijwilligers benaderd worden. De meest gebruikte en vaak ook de meest effectieve manier is de persoonlijke benadering. Niet in alle gevallen is deze methode geschikt. Vaak wordt dan gekeken in de kring van bekenden. Wat niet betekent dat dit ook geschikte personen zijn. Het plaatsen van advertentie in dag-, week- en clubbladen geniet de voorkeur als het gaat om bestuursfuncties. Ook het kenbaar maken van de vacature op het prikbord in het clubhuis is een optie. De wervingsactie is doorgaans de taak van de desbetreffende commissie. Zij zorgen er ook voor dat de nieuwe vrijwilliger wordt ingewerkt in zijn functie. De vrijwilligerscoördinator zal een coördinerende rol hierbij vervullen. Tevens geniet het de voorkeur tijdens gesprekken met de kandidaten een informatiemap (over de club en functies) te overhandigen. Actiepunt 2 Behoefte aan werving is ook aanwezig bij kortstondig en speciale activiteiten. Bijvoorbeeld een ouderkind wedstrijd, een jeugdkamp of vrijwilligersdag. Een goed hulpmiddel hiervoor is de vrijwilligersinventarisatie middels een enquête, waarbij alle leden en ouders binnen Statina worden benaderd. Dit zal tevens nieuwe vrijwilligers opleveren. De gegevens die uit het onderzoek voortkomen zullen goed opgeborgen moeten worden in een zogenaamde ‘sociale kaart’ zodat er ook op een later tijdstip een beroep gedaan kan worden op personen die aangegeven hebben iets te willen betekenen


4


voor Statina. Deze kaart van leden en vrijwilligers geeft een inzicht in de wensen en de specifieke kwaliteiten en kundigheden. Actiepunt 3 Teneinde die ‘sociale kaart’ verder te vullen dient het aanmeldingsformulier zodanig aangepast te worden dat nieuwe leden cq. ouders van nieuwe leden direct moeten aangeven voor welke bijdrage ze op de lijst kunnen worden gezet. Actiepunt 4 Ouders van jeugdleden zijn voor iedere sportvereniging onmisbaar. Als we alleen al denken aan het halen en brengen van de kinderen, het stimuleren en ondersteunen van de jeugdleden, de uitvoering van kleine en grote verenigingstaken, dan kunnen we niets anders concluderen: ouders zijn gewoon nodig. De Nederlandse Culturele Sportbond en de Nederlandse Christelijke Sport Unie hebben tezamen een plan ontwikkeld om clubs van advies te dienen hoe zij ouders op een plezierige manier bij de vereniging kunnen betrekken of een bestaande relatie met de ouders kunnen verbeteren, c.q. uitbouwen. De werkgroep geeft aan dat de ouders van de huidige leden zeer bereidwillig zijn om met name bij kortstondige activiteiten handen uit de mouwen te steken.

4.2 Wat wordt de vrijwilliger geboden? Daar waar er sprake is van een werkgever/werknemer verhouding zijn we niet anders gewend dan dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst. De werknemer verricht arbeid en als beloning ontvangt de werknemer maandelijks zijn salaris. Bij een vereniging is er geen sprake van een arbeidsovereenkomst, toch mag de vrijwilliger voor zijn inzet beloond worden. Beloond worden in die zin dat er waardering wordt uitgesproken voor de inzet. Deze waardering kan blijken uit: een vrijwilligersfeest, een kerstattentie, clubblad, vrijwilligerspluim, enz. Op de volgende manieren zou hieraan uitbreiding kunnen worden gegeven. • Commissie/werkgroep afsluiting • Clubfeest • Jaarlijkse vrijwilligerdag

4.3 Wat verwachten Statina van de vrijwilligers? In de vorige paragraaf is gesproken over wat de vrijwilligers geboden moet worden. Anderzijds is het niet meer dan billijk dat Statina ‘eisen’ mag stellen aan de vrijwilliger. Er is dan wel sprake van vrijwilligheid, toch dient de vrijwilliger zich te houden aan de spelregels van de club: vrijwilligheid is niet vrijblijvend. De vrijwilliger dient bijvoorbeeld de taakomschrijving na te leven. Immers bij het aanvaarden van de taak is dit overeengekomen. In het dagelijkse functioneren dient de vrijwilliger hier zonodig op bijgestuurd te worden.

5. Binden 5.1 Het binden van de vrijwilliger aan Statina Zoals vaker in dit beleidsplan aangehaald is Statina er voor en door vrijwilligers. Waarom blijven vrijwilligers zich inzetten Statina? Deze essentiële vraag is lastig te beantwoorden. Toch kunnen een aantal redenen worden aangevoerd: gezelligheid, sociaal contact, gemoedelijkheid, sfeer, training, enz. Daar waar vele vrijwilligers georganiseerd activiteiten plannen, dienen deze ook op elkaar te worden afgestemd. Essentieel hierin is communicatie. Zonder communicatie is het namelijk niet of nauwelijks mogelijk gestroomlijnd te organiseren. Allerlei verstoringen kunnen dan negatief van invloed zijn op de planning van een activiteit maar ook op de motivatie van de vrijwilliger. De communicatie welke de vrijwilliger kan ondersteunen in zijn/haar functioneren kan altijd beter. We doen enkele suggesties. In paragraaf 4.1. is al genoemd dat een informatiemap voor zowel de leden als de vrijwilliger ontwikkeld zou kunnen worden.


5


5.1.1 Bijeenkomsten/trainingen/cursussen Indien de vrijwilliger zonder ervaring aan zijn uitdaging bij atletiekvereniging Statina begint is het voor hem of haar prettig in de nieuwe omgeving bijgespijkerd te worden. Dit kan van technische aard zijn maar ook bijvoorbeeld op het gebied van de organisatie en werkwijze. In deze gevallen is het de taak van Statina voor de juiste middelen te zorgen. Dit kan in de vorm van een bijeenkomst of begeleiding in de praktijk plaatsvinden. Verder kunnen vrijwilligers voor de functie relevante opleidingen, zoals aangeboden door de Atletiekunie volgen, doorgaans op kosten van Statina. Hier is een inventarisatie op zijn plaats om wensen en behoeften op elkaar af te stemmen. 5.1.2 Evaluatiegesprekken Zodra een vrijwilliger is geïntroduceerd zal hij/zij zijn/haar taken gaan vervullen. De vrijwilliger kan gedurende de aanvangsperiode een aantal weken behoefte hebben aan begeleiding. Het is de taak van de vereniging voor een adequate inwerkperiode zorg te dragen. Des te sneller en beter zal de vrijwilliger conform de taakomschrijving naar verwachting gaan handelen. Aandachtpunt hierbij is regelmatige contact over de verwachtingen die bij de introductie zijn gewekt en de verwerkelijking ervan, alsmede informatie over verwachtingen of wensen die bij de vrijwilligers leven. Dit versterkt de binding van de vrijwilliger aan zijn/ haar taak en aan de vereniging. 5.1.3 Beloning vrijwilligers Er zijn twee soorten ‘vrijwilligers’ bij Statina. Trainers en assistent trainers krijgen een onkostenvergoeding per training op declaratiebasis. Die vergoeding is ongeacht de functie en opleiding/licentie en wordt gegeven omdat het geven van training nog minder vrijblijvend is dan ander vrijwilligerswerk doordat er elke training een groep atleten begeleid moet worden. Andere vrijwilligers krijgen geen geldelijke vergoeding voor het uitgevoerde werk. Onderzocht kan worden of en in hoeverre differentiatie in de onkostenvergoeding van de (assistent) trainers wenselijk is. De beloning van andere vrijwilligers bestaat uit: Waardering • Voldoening • Kleine attenties • • Evt. opleiding

5.2 De vrijwilligerscoördinator (m/v) Verschillende mensen in de vereniging houden zich bezig met zaken als werven van vrijwilligers, begeleiden en inwerken van nieuwe vrijwilligers, scheppen van randvoorwaarden voor het functioneren, etc. Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid erop toe te zien dat dit allemaal goed geregeld is. Het is dan ook zaak dat het werk goed georganiseerd en aantrekkelijk is en dat de vrijwilliger zich gewaardeerd voelt en waar nodig ondersteuning krijgt. En natuurlijk dat er voldoende mensen zijn om het werk te doen. Om dit allemaal in goede banen te leiden is enige vorm van coördinatie nodig. Zo kan bijvoorbeeld iedere commissie of werkgroep zelf op zoek gaan naar nieuwe vrijwilligers. Maar misschien is het efficiënter om dat voor Statina als geheel te doen. Het kan ook niet zo zijn dat voor de ene groep vrijwilligers wel goede activiteiten geregeld zijn en voor andere niet. De coördinatie kan liggen bij één persoon, maar het kan ook over verschillende personen verdeeld zijn. Het is in ieder geval belangrijk er voor te zorgen dat iemand in de vereniging het overzicht bewaart c.q. bewaakt. Er zal een vrijwilligerscoördinator aangesteld moeten worden. Actiepunt 1 De taken van de vrijwilligerscoördinator worden onderverdeeld in een aantal werkvelden welke in dit beleidsplan genoemd worden. De voornaamste rol van de coördinator binnen Statina is vooral het erop toezien dat de taken conform het vrijwilligersbeleidsplan worden uitgevoerd en waar nodig ondersteuning verlenen.


6


De vrijwilligerscoördinator is niet per definitie degene die alle nieuwe vrijwilligers persoonlijk gaat vragen. Hij/zij zal vooral overzicht proberen te houden (gegevensbank/sociale kaart) op de interesses van leden, ouders en familie en kan aan de hand daarvan aan commissies suggesties doen voor te vragen personen, maar kan er ook voor kiezen de personen zelf te vragen.

6. Werkomstandigheden 6.1 Arbeidsomstandigheden Goede arbeidsomstandigheden moeten geëerbiedigd worden, ook als het om vrijwilligerswerk gaat. Enkele van deze zaken staan vermeldt in de Arbeidsomstandighedenwet (kortweg ARBO-wet) die ook op vrijwilligers van toepassing is. Hierbij moet gedacht worden aan: deugdelijk materiaal; voldoende hygiëne in de kleedkamers, doucheruimten en achter de bar; voldoende veiligheidsmaatregelen; eventuele aanwezigheid van beschermende kleding; maar ook aan voorlichting en onderricht. De wetgever heeft in de ARBO-wet bepaald dat alle organisaties een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) moeten opstellen als eerste stap naar goede arbeidsomstandigheden. Onlangs heeft de KNVB in samenwerking met de WOS (werkgeversorganisatie in de sport) een sporttakspecifieke RI&E ontwikkeld. Deze is te down-loaden op www.werkenindesportvereniging.nl. Er is tevens een arbo-check voor sportorganisaties ontwikkeld speciaal voor vrijwilligers in alle soorten sportverenigingen door o.a. NOC*NSF. Het is derhalve aan te bevelen een RI&E op korte termijn mee te nemen. In bijlage 5 is nader aangegeven op basis van de hiervoor genoemde site of en in hoeverre acties op dit vlak nodig zijn. Actiepunt 6

6.2 Verzekeringen Vrijwilligerswerk brengt ook risico’;s met zich mee. Tijdens het vrijwilligerswerk kan de vrijwilliger een ongeluk krijgen of schade veroorzaken aan zaken, goederen of mensen. De financiële gevolgen van deze schade zijn in principe voor de schadelijder of voor degene die aansprakelijk is voor de betreffende schade. Deze financiële gevolgen kunnen hoog oplopen. Verzekeringen kunne door hun dekking de financiële schade van zowel de vrijwilliger zelf als de sportvereniging tot het minimum beperken. Naast een opstal- en inboedelverzekering zijn voor leden c.q. vrijwilligers de volgende verzekeringen afgesloten: • Collectieve aansprakelijkheidsverzekering • Collectieve ongevallenverzekering • Collectieve rechtsbijstandverzekering Aard en omvang van deze verzekeringen moeten aan de vrijwilligers bekend gemaakt worden. Actiepunt 7

7. Meerjarenplanning actiepunten t/m 2010 • • • • • • •

Actiepunt 1: Aanstellen vrijwilligerscoördinator Actiepunt 2: Informatievoorziening vrijwilliger optimaliseren, samenstellen beknopte informatiemap Actiepunt 3: Gegevens vrijwilligersinventarisatie opslaan (sociale kaart ontwerpen). Actiepunt 4: Aanpassen aanmeldformulier Statina Actiepunt 5: Uitvoering van het vrijwilligersplan Actiepunt 6: Nagaan of aan de ARBO-eisen voldaan wordt Actiepunt 7: Verzekeringen vrijwilligers regelen en bekend maken

Deze actiepunten worden door het bestuur gerealiseerd.


7


Bijlage 1

Organigram

Wordt later toegevoegd


8


Bijlage 2

Beschrijving functies

Wordt later toegevoegd


9


Bijlage 3:

Inventarisatie commissietaken

INVENTARISATIE WERKZAAMHEDEN COMMISSIES

Naam:

Datum:

Naam van de commissie : Korte omschrijving takenpakket commissie:

-

Is de commissie vertegenwoordigd in het bestuur ?

Ja: Nee:

Namen commissieleden:

Taken per commissielid (indien van toepassing)

1. 2. 3. 4. 5.

Indien meer dan 5, graag een bijlage toevoegen !


10


Zijn er momenteel vacatures in de commissie ? Zo ja, welke ?

Nee

Zijn er taken, die nu niet worden uitgevoerd door de commissie, maar eigenlijk wel opgepakt behoren te worden / of gewenst ? Zo ja, welke ?

Nee

Ja: -

Ja: -

Wat is de reden dat deze taken blijven liggen ?

Hoe vaak vergadert de commissie per jaar ?

X per :………………….

Op een vaste datum / dag ? In welke samenstelling wordt er vergaderd ? (bijv.: altijd met alle commissieleden of samenstelling verschilt per onderwerp ?

Heeft deze commissie (directe) raakvlakken met andere commissies ? Zo ja, welke ?

Nee Ja: -

Heeft de commissie nog specifieke wensen ?


11


Bijlage 4:

Inventarisatielijst vrijwilligers

Inventarisatie vrijwilligersaanbod Het is van het grootste belang om de continuïteit van trainingen een wedstrijden bij Statina te kunnen blijven garanderen. Daarom is het van belang dat er mensen beschikbaar zijn om (deel)taken op te gaan pakken. Hieronder vindt u een opsomming van wat er allemaal binnen Statina te doen is, met de mogelijkheid aan te geven waar uw voorkeur naar uit gaat (hierna punt 1). Daarnaast is de vereniging benieuwd wat de omgeving en haar leden voor beeld hebben van de vereniging. Ook daarover enkele vragen (zie punt 2). Wij stellen het zeer op prijs indien u de moeite wilt nemen hier naar te kijken en vervolgens kenbaar te maken, waar u affiniteit mee heeft en/of u het wel een leuke taak/activiteit lijkt. Het is de bedoeling van uw aanbod gebruik te gaan maken, naar behoefte.


12


Inventarisatielijst vrijwilligersaanbod Naam 1 Wat zou u voor de vereniging kunnen en willen doen?

Jeugd Het begeleiden van jeugd bij wedstrijden Het begeleiden van jeugdactiviteiten (kamp, feest, toernooi) Organiseren van jeugdcompetitie Bardienst tijdens jeugdactiviteiten Het rijden bij uitwedstrijden van jeugd

Techniek Jurylid, wedstrijdleiding, starter, scheidsrechter (opleiding Atletiekunie in overleg voor rekening Statina) Trainer (idem)

Communicatie/sponsoring PR activiteiten Het samenstellen en maken van een clubblad Het verspreiden van een clubblad Het onderhouden van de website Verzorgen wedstrijdverslagen of andere PR t.b.v de regionale pers Sponsoractiviteiten o.a werving Meedenken in nieuwe ontwikkelingen

Commissies en bestuur Commissielid • Technische Commissie • Commissie Wedstrijden • Sponsor Commissie • Jeugd Commissie Bestuursfunctie • notulen, verslagen maken • een groep leiden/voorzitten • vergaderagenda maken • boekhouden • ledenlijst bijhouden Organiseren van interne wedstrijden Verkeersregelaar bij wedstrijden

Diversen Lichte onderhoudswerkzaamheden aan clubhuis en berging Plaatsen en onderhoud reclameborden Bardienst Schoonmaken/onderhoud van clubhuis


13


Andere activiteiten, vragen, opmerkingen Kan ik over een van de mogelijke taken een (vrijblijvend) gesprek krijgen Ik ken iemand in mijn omgeving die zou willen helpen als vrijwilliger bij Statina: graag naam en telefoonnummer noemen

Om welke reden zou u nu niets voor Statina kunnen doen? Het antwoord “geen tijd” is hiervoor niet van toepassing.

2 Beeldvorming Statina, imago

Welk beeld heeft u van Statina?

-

Welk beeld heeft men in de regio van Statina volgens u?

-

Wat moet het bestuur volgens u veranderen en/of aanpassen? (Accommodatie, materiaal, aanwezigheid van bestuur, enz.)

-

Wat zijn de sterke punten van Statina (minimaal 3 pnt) -


14


Wat zijn de minder sterke punten van Statina (minimaal 3 pnt)

-

Suggesties voor het bestuur? -

Dank voor uw medewerking! Uiteraard houden wij u op de hoogte van de ontwikkelingen binnen de vereniging en zullen wij u o.a. de resultaten van deze inventarisatie kenbaar maken!

Statina


15


Bijlage 5

ARBO

Met ingang van 1 januari 2007 is de arbowetgeving gewijzigd, waardoor werkgevers en werknemers meer ruimte voor maatwerk hebben en samen het arbobeleid kunnen invullen. De wijzigingen hebben ook gevolgen voor de sportverenigingen en dat levert veel vragen op. Zo is niet altijd duidelijk of de arbowetgeving geldt en of een sportvereniging ook een risico-inventarisatie & evaluatie (RI&E) moet opstellen. Vaak weten sportverenigingen ook niet dat er reeds een sportspecifieke RI&E bestaat. De WOS zet daarom een en ander in de vorm van vraag en antwoord op een rijtje. 1.

Wij zijn een sportvereniging met enkel en alleen vrijwilligers. Is de arbowetgeving op onze sportvereniging van toepassing?

Nee, op enkele uitzonderingen na geldt de arbowetgeving niet voor sportverenigingen met enkel en alleen vrijwilligers. Deze groep is namelijk uitgezonderd in de arbowetgeving. Voor deze sportverenigingen betekent dit onder andere dat geen RI&E hoeft te worden opgesteld en dat de regels omtrent de bedrijfshulpverlening zijn komen te vervallen. 2.

Om welke uitzonderingen gaat het dan?

In de Arbowet zijn een aantal specifieke voorschriften van toepassing verklaard op organisaties bij wie vrijwilligers werkzaam zijn. Het gaat daarbij met name om ernstige gevaren voor de veiligheid en de gezondheid waaraan vrijwilligers blootgesteld kunnen worden. Hierbij kan gedacht worden aan werken met gevaarlijke stoffen en valgevaar. Dit is nader uitgewerkt in het Arbeidsomstandighedenbesluit. Bovendien worden specifieke regels genoemd, waaraan sportverenigingen zich moeten houden indien de vrijwilliger(s) jonger is (zijn) dan 18 jaar, waarbij het vooral gaat om het regelen van deskundig toezicht. Ook zijn specifieke regels vastgesteld voor sportverenigingen ten aanzien van zwangere vrijwilligers en vrijwilligers tijdens lactatie. 3.

Betekent dit dat sportverenigingen met enkel en alleen vrijwilligers verder geheel gevrijwaard zijn van verplichtingen op het gebied van arbeidsomstandigheden?

Nee, voor wie mocht denken dat sportverenigingen met enkel en alleen vrijwilligers geheel gevrijwaard zijn van verplichtingen op het gebied van arbeidsomstandigheden komt bedrogen uit. In het Burgerlijk Wetboek is namelijk een zorgplicht opgenomen voor de werkgever ten aanzien van de veiligheid van de werkomgeving van de medewerker. Dit houdt in dat de werkgever die maatregelen moet nemen die redelijkerwijs nodig zijn om te voorkomen dat de werknemer in de uitoefening van zijn functie schade lijdt. Doet hij dit niet, dan is hij aansprakelijk voor de schade die de werknemer in de uitoefening van zijn werkzaamheden lijdt. Uit de jurisprudentie blijkt dat de rechter deze zorgplicht ruim interpreteert. De werkgever heeft deze zorgplicht ook ten aanzien van vrijwilligers, bezoekers en leden. Heeft de sportvereniging aan zijn zorgplicht voldaan, dan komt eventuele schadeplichtigheid te vervallen. Om aan de zorgplicht te voldoen is de RI&E een uitermate geschikt hulpmiddel, dat ook door veel verzekeraars als voorwaarde bij het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekering wordt gehanteerd.


16

Vrijwilligersbeleidsplan Statina: vinden en binden. Concept 1 december 2008

Recommend Documents