VI TATA KELOLA KONSULTAN LANSKAP SHEILS FLYNN ASIA 4.1
Kondisi Umum Perusahaan
4.1.1
Profil SFA SFA adalah perusahaan yang bergerak di bidang konsultasi perancangan
lanskap dan berstatus dalam bentuk PT (Perseroan Terbatas). Kantor pusat Sheils Flynn berada di London, United Kingdom (UK). Proyek yang dikerjakan Sheils Flynn tidak hanya di UK saja, tetapi juga banyak pekerjaan lanskap yang berasal di luar UK terutama di kawasan Asia. Atas dasar tersebut, Sheils flynn mendirikan konsultan cabang di Asia pada tahun 2010 yang terletak di Indonesia tepatnya di Bogor yaitu PT. Sheils Flynn Asia (SFA). SFA mempunyai cakupan kerja yang cukup luas meliputi perencanaan lanskap, perancangan lanskap, kebijakan dan konservasi lanskap, studi kelayakan, skema restorasi lanskap, serta desain dan implementasinya. Perusahaan ini dipimpin oleh tiga direktur utama yaitu Eoghan Sheils, Stephen Flynn, dan Kate Collins. Semua keputusan dan kebijaksanaan harus berdasarkan persetujuan salah satu dari ketiganya. Ketiga direktur utama tersebut dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari dibantu oleh direktur SFA yaitu Imam Prastoto dan Rahman Andra Wijaya. SFA
sangat
membantu
dalam
pendistribusian
dan
memudahkan
penyelesaian suatu proyek lanskap. Sebagian pekerjaan yang diterima Sheils Flynn ditangani oleh SFA, sehingga hubungan keduanya sangat penting dalam keberlanjutan suatu proyek. SFA mempunyai kerjasama yang baik dan formasi yang lengkap sehingga proyek yang dikerjakan tidak hanya yang berlokasi di Asia, tetapi juga menangani proyek di luar Asia khususnya di UK. 4.1.2 Struktur Oraganisasi Struktur organisasi Sheils Flynn UK dan SFA merupakan satu kesatuan yang terdiri dari direktur utama di UK, direktur Asia, direktur desain, direktur proyek, sekretaris, tim desain, dan tim pendukung (Gambar 7). Sebelumnya direktur Asia dipegang oleh Yannes Pasaribu, namun semenjak tahun 2009 beliau resign dan sampai saat ini direktur Asia dipegang oleh direktur desain
21
dan direktur proyek. Tim desain terdiri dari berbagai bidang disiplin ilmu yaitu arsitek lanskap senior, arsitek lanskap junior, dan spesialis grafis & 3D. Begitu juga dengan tim pendukung yang terdiri dari teknisi dan konsultan IT. Direktur Pusat UK Eoghan Sheils (1) Kate Collins (2) Stephen Flynn (3)
Sekretaris Widya Melfi Ariny (6)
Direktur SFA Direktur Desain Imam Prastoto S. (4) Direktur Proyek Rahman Andra Wijaya (5)
Tim Desain (Design Team)
Tim Pendukung (Support Team)
Dedy Guswandi (7)
(Senior Landscape Architect)
Gunang W (8)
(Graphic & 3D Specialist)
Euis C (9)
(Junior Landscape Architect)
Yasmina Azriani (10)
(Junior Landscape Architect) Ferdy Kusnadi (11)
(Technician)
Novi Hartanto Kurniawan (12)
(Technician)
Nurachman (13)
(IT Consultant)
Mahasiswa Magang (14)
1
2
8
9
3
4
5
6
7
10 0
11
12
13
14
Gambar 7 Struktur Organisasi dan staf PT. Sheils Flynn Asia (SFA, 2010)
22
Setiap adanya proyek maka SFA segera membentuk tim yang dipimpim oleh project leader (PL). Penentuan PL ditunjuk oleh direktur utama dan berhak mengkoordinir kinerja anggota tim lainnya sehingga pekerjaan proyek dapat diselesaikan sesuai dengan target atau deadline. Setiap seminggu sekali diadakan rapat internal yang membahas perkembangan proyek, sehingga keseluruhan staf SFA mengetahui dan dapat memberikan saran mengenai permasalahan dan perkembangan proyek yang ada. Tim pendukung (support team) yang terdiri dari technician dan IT consultant mempunyai andil yang cukup besar juga dalam membantu tim desain. Salah satunya, technician membantu sebagai drafter dan IT consultant membantu dalam mengelola sistem server, perangkat lunak (software) komputer, dan perangkat keras (hardware) komputer SFA. 4.1.3
Penghargaan Desain SFA dan SF UK turut berperan aktif dalam beberapa kompetisi desain
lanskap dan memperoleh beberapa penghargaan desain baik dalam skala nasional maupun internasional. Berikut beberapa penghargaan atas desain yang telah dibuat oleh SFA antara lain: 1.
Civic Trust Award desain Louth Bus Station UK, pada tahun 2001.
2. Civic Trust Award desain Urban Design Scheme for Horncastle Lincolnshire, pada tahun 2000. 3.
Runner up untuk International Design Competition for Garden of Hope, Love Peace and Harmony, pada tahun 2000.
4.
Civic Trust Award desain Wainfleet Market Place, pada tahun 1999.
4.2
Penanganan Proyek Lanskap di SFA
4.2.1
Tahapan Perancangan Lanskap SFA mempunyai standar tersendiri dalam mengerjakan proyek lanskap.
Tahapan setiap proyek berbeda-beda tergantung kesepakatan awal dari klien. Standar proses perancangan yang telah ditetapkan oleh SFA meliputi tahap persiapan, tahap riset dan analisa, tahap desain konsep, tahap pengembangan desain, tahap pembuatan gambar kerja, dan pelaksanaan (Gambar 8). Dalam masing-masing tahapan akan muncul pengembangan masing-masing tahapan tersebut yang
23
disesuaikan dengan kondisi masing-masing proyek berdasarkan kebutuhan dan kondisi. Pengembangan ini biasanya akan membutuhkan waktu yang lebih banyak sehingga akan terjadi perubahan jadwal target tahapan. Dalam proses pelaksanaan tiap tahapan akan ditemui beberapa hal yang menjadi kendala. Kendala-kendala tersebut dapat berasal dari dalam perusahaan sendiri maupun dari pihak luar. Beberapa faktor akan mempengaruhi tahapan tertentu sehingga pada tahapan tersebut harus dikerjakan berulang-ulang dan keluar dari jadwal. A. Tahap Persiapan (Inception)
Diawali dengan penyusunan proposal yang mencakup tujuan, penawaran konsep yang akan diterapkan di tapak, progam kerja, serta informasi.
B. Tahap 1 Riset dan Analisa (Research and Analysis/RA)
Meliputi kegiatan inventarisasi kondisi tapak, guna mempelajari kondisi tapak yang selanjutnya dianalisis guna mempelajari potensi dan kendala dalam tapak.
C. Tahap 2 Desain Konsep (Concept Design/CD)
Meliputi proses penentuan desain konsep dan pembuatan masterplan beserta gambar ilustrasi
D. Tahap 3 Pengembangan Desain (Design Development /DD)
Produk berupa planning application (PA) pada tiap zona tapak dengan gambar ilustrasi yang mendukung konsep, gambar detil secara general layout, dan perhitungan cost plan-budget review
E. Tahap 4 Pembuatan Gambar Kerja (Production Documentation/PD)
F. Tahap 5 Pelaksanaan (Implementation)
Produk akhir berupa gambar kerja detil rancangan, detil zonasi, detil material (hardscape and softscape), detil konstruksi, dan informasi lainnya yang mendukung serta sebagai acuan dalam pelaksanaan.
Implementasi rancangan ke tapak
Gambar 8 Standar Tahap Perancangan Lanskap di SFA (SFA, 2010)
24
Sebelum sampai pada klien, semua produk harus sudah melalui tahapan revisi baik dari direktur UK, direktur Asia (manajer proyek dan manajer desain). Semua produk dari masing-masing tahapan diatur jadwal penyelesaiannya, dimana produk tiap tahapan tersebut harus selesai pada waktu yang telah ditentukan sebelum jadwal rapat dengan klien. 4.2.2
Fasilitas Peralatan Kerja SFA mempunyai fasilitas yang cukup lengkap dalam membantu pengerjaan
proyek-proyek yang dikerjakan. Pada Tabel 3 disebutkan fasilitas peralatan yang digunakan di SFA. Tabel 3 Fasilitas Kerja di SFA Jenis Fasilitas
Jumlah
PC Laptop/Notebok Server Laser Printer Color Printer Plotter Scanner LCD Projector Headset Microphone Digital Camera External Hardisk Sumber: SFA (2010)
13 2 2 1 1 1 1 1 13 1 1
Fasilitas yang dimiliki SFA sangat membantu dalam setiap kegiatan perancangan dan komunikasi. Keefektifan kinerja di SFA didukung oleh tingginya spesifikasi fasilitas yang dimiliki. Untuk kinerja grafis dan 3D animasi di SFA menggunakan spesifikasi perangkat komputer yang tinggi guna kecepatan dan akurasi dalam menghasilkan desain yang berkualitas. Hal ini juga didukung dengan tersedianya fasilitas printer dan plotter dengan spesifikasi hasil di SFA. Produk gambar untuk ukuran
25
untuk membantu komunikasi agar lebih efektif antara pihak SFA dengan SF UK dan klien. Jaringan server internet yang cepat, sangat membantu dan berperan penting dalam kelancaran komunikasi dan kecepatan pengiriman data proyek sehingga waktu yang dibutuhkan lebih efisien. Kendala utama terganggunya server internet adalah petir yang sering terjadi di kebun raya tempat kantor SFA berada, sehingga pihak SFA harus mematikan server ketika hujan petir. Kedepannya SFA akan terus berupaya meningkatkan fasilitas kerja seperti rencana penambahan mesin plotter, peningkatan kinerja komputer dengan spesifikasi yang lebih baik, dan menambah kapasitas hardisk di server untuk keberlanjutan backup data setiap proyek. 4.2.3
Aplikasi Teknolgi Informasi Dalam kegiatan studio SFA didukung dengan berbagai perangkat lunak
(software) atau aplikasi (Gambar 9) yang memiliki sertifikasi dan berlisensi. Setiap komputer staf SFA telah siap dengan aplikasi yang digunakan dalam pengerjaan berbagai proyek. Spesifikasi komputer tertinggi dipakai oleh staf spesialis grafis dan 3D untuk proses render yang lebih cepat dan hasil yang baik. Berikut daftar aplikasi (software) di SFA yang dapat dilihat pada Tabel 4. Tabel 4 Aplikasi Teknologi Informasi di SFA Nama Aplikasi/ Software
Kegunaan
AutoCAD LT 2006, AutoCAD 2000 3D Studio Max
CAD Drawing 3D Rendering, Animasi
SketchUP 7 Adobe Photoshop 7.0, CS2 Adobe Illustrator (AI) Adobe Acrobat Adobe Pagemaker Adobe Image Ready CS2 Adobe InDesign Microsoft Office Outlook Express Skype
3D Rendering 2D and 3D Rendering Layout, Photo Editing Dokumen dan publikasi Presentasi Layouting and image editing Layouting and advertising Dokumen E-mail Komunikasi internal, eksternal, dan rapat (meeting) dengan UK Mapping, GIS Processing Map serching
ArcGIS Google Earth Sumber: SFA (2010)
26
AutoCAD LT 2006
Adobe Acrobat
Microsoft Office
Google Earth
3D Studio Max
Adobe Pagemaker
Adobe Photoshop 7.0
Adobe Image Ready CS2
Outlook Express
Skype
Adobe Illustrator (AI)
ArcGIS
Adobe InDesign
SketchUP 7
Gambar 9 Software yang Dipakai SFA dalam Kegiatan Perancangan Lanskap (SFA, 2010)
27
Aplikasi AutoCAD merupakan aplikasi yang sering digunakan para staf dalam mengerjakan proyek karena akurasi dari aplikasi tersebut sangat baik dan progam dibuat spesialisasi untuk perancangan. Semua produk CAD mengikuti standar yang telah ditetapkan oleh SFA. Pembuatan grafis, gambar ilustrasi, dan image editing digunakan beberapa aplikasi grafis yaitu Adobe Photoshop, dan 3D Studio Max. Untuk pekerjaan identifikasi tata guna lahan dan pemetaan lanskap biasanya digunakan aplikasi pemetaan Google Earth dan ArcGIS. Dalam kegiatan meeting dan komunikasi SFA dengan staf SF UK, dan klien digunakan aplikasi Ms. Office Power Point (presentasi) dan Skype (komunikasi via jaringan internet). Outlook Express digunakan SFA untuk pengiriman data ke SF UK dan klien karena lebih stabil dalam mengirimkan setiap paket data. Setiap permasalahan dengan aplikasi tersebut merupakan tanggung jawab dari konsultan IT (informasi dan teknologi) sehingga staf mempunyai kewenangan untuk meminta konsultan IT memperbaiki setiap ada permasalahan. Pengelolaan file, data, server, jaringan internet, software, dan hardware juga termasuk dalam tanggung jawab konsultan IT. Sejauh ini aplikasi yang ada masih mengakomodir kebutuhan SFA dalam menyelesaikan berbagai proyek. 4.2.4
Mekanisme Survei Lapang Kegiatan survei yang dilakukan SFA untuk proyek di dalam dan di luar
negeri berbeda sistemnya. Untuk proyek di dalam negeri SFA melakukan survei ke tapak secara langsung dan mempelajari kondisi tapak sesungguhnya, mendapatkan data kondisi eksisting serta identifikasi lapang melalui pengamatan secara umum. Sedangkan untuk proyek di luar negeri, SFA memperoleh data dari SF UK setelah melakukan survei ke tapak yang kemudian dimasukkan dalam folder general information. Data tersebut biasanya berupa foto eksisting tapak dengan dilampirkan informasi kondisi tapak. SF UK selalu mengirimkan setiap ada data terbaru mengenai tapak yang sedang dikerjakan, sehingga SFA hanya menerima hasil survei yang telah dilakukan oleh SF UK berikut informasi tapak lainnya. Data mengenai vegetasi eksisting beserta data topografi tapak untuk proyek di luar negeri didapatkan dari arborist/horticulturist.
28
4.3
Manajemen Kerja Studio SFA membagi manajemen kerja menjadi 2 yaitu manajemen administrasi
finansial dan manajemen kerja studio yang mencakup pengelolaan data setiap proyek, peraturan gambar kerja di studio untuk kemudahan setiap staf dalam pengerjaan setiap proyek serta mengakses data dari setiap komputer di SFA. Manajemen kerja studio yang baik sangat membantu mempercepat selesainya produk dari proyek dengan baik dan terstruktur. 4.3.1
Sistem Penyimpanan Data Setiap data atau file dari proyek disimpan dalam komputer server yang dapat
diakses sepenuhnya oleh semua staf. SFA menggunakan komputer server client untuk memudahkan dalam manajemen data semua proyek yang dikerjakan. Server adalah komputer yang menyediakan fasilitas bagi komputer-komputer lain di dalam jaringan dan client adalah komputer-komputer yang menerima atau menggunakan fasilitas yang disediakan oleh server.
Gambar 10 Sistem Komputer Server SFA (SFA, 2010) Akses terhadap data proyek yang telah tersimpan secara terstruktur juga dapat diakses lewat koneksi Wi-Fi /nirkabel lewat username dan password tertentu. Sejauh ini komputer server yang dimiliki SFA berjumlah 2 buah dan besar kemungkinan akan dilakukan penambahan seiring terus meningkatnya proyek-proyek yang dikerjakan di SFA. Kelebihan dalam menggunakan komputer server: 1. Kecepatan akses lebih tinggi karena penyediaan fasilitas jaringan dan pengelolaannya dilakukan secara khusus oleh satu komputer (server) yang tidak dibebani dengan tugas lain sebagai workstation.
29
2. Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik, karena terdapat seorang pemakai (konsultan IT) yang bertugas sebagai administrator jaringan, yang mengelola administrasi dan sistem keamanan jaringan. 3. Sistem backup data lebih baik, karena pada jaringan client-server backup dilakukan terpusat di server, yang akan mem-backup seluruh data yang digunakan di dalam jaringan. Kelemahan: 1. Biaya operasional relatif lebih mahal. 2. Diperlukan adanya satu komputer khusus yang berkemampuan lebih untuk ditugaskan sebagai server. 3. Kelangsungan jaringan sangat tergantung pada server. Bila server mengalami gangguan maka secara keseluruhan jaringan akan terganggu. Berikut sistem penyimpanan data di SFA yang terdiri dari 9 folder berdasarkan fungsi penyimpanan yang berbeda-beda: 1. Financial Menyimpan data-data yang berkaitan dengan keuangan di SFA. 2. Sage Menyimpan apliksi (software) komputer yang berhubungan dengan keuangan. 3. Marketing Menyimpan data yang berhubungan dengan aspek pemasaran SFA. 4. Library Menyimpan data standar gambar kerja SFA dengan format dwg berupa gambar 2D dan 3D softscape serta hardscape (material, standar kontruksi). Dalam folder ini juga terdapat standar layout dan layers SFA. 5. Photography Menyimpan hasil foto setiap proyek dari setiap prosesnya seperti foto hasil inventarisasi tapak hingga pelaksanaan, selain untuk menyimpan foto kegiatan oleh SFA. 6. Work Menyimpan data berupa administrasi SFA, profil staf, project, dan internet.
30
Folder project mencakup 3 folder yaitu current project, pending project, dan potential project. Current project
Project
Pending project Potential project
Current project berisi data proyek yang sedang dikerjakan (running), pending project berisi data proyek yang ditunda pengerjaannya, dan potential project berisi data proyek yang berpotensi untuk dijadikan proyek selanjutnya. Folder internet terdiri dari folder pending out dan pending in (berisi dokumen atau file yang keluar masuk dari hasil koordinasi dengan pihak SF UK atau klien).
Internet
Pending out
Pending in
Di dalam folder pending out dan pending in tersusun data sesuai dengan tanggal data proyek tersebut masuk (pending in) dan keluar (pending out). Folder ini setiap harinya digunakan staf SFA untuk mengetahui tugas yang harus dikerjakan pada hari tersebut. 7. Archive Menyimpan semua data proyek yang telah dikerjakan SFA (backup data proyek). 8. References Menyimpan
referensi dari material, site furniture, dan vegetasi yang
digunakan dalam setiap proyek. 9. Outlook Menyimpan semua e-mail yang masuk ke SFA dari SF UK maupun dari klien tentang proyek tertentu. Sistem penyimpanan data yang terkoordinir dan terstruktur akan memudahkan dalam mengakses data proyek, koordinasi masing-masing staf SFA,
31
standarisasi mekanisme kerja, keamanan data produk terjaga, dan mempercepat selesainya suatu proyek. 4.3.2 Sistem Penamaan Proyek dan Tahapan Gambar SFA mempunyai sistem penamaan proyek yang dikerjakan dengan kode abjad dan nomor yang didasarkan pada lokasi proyek (Gambar 11). Apabila proyek yang ditangani berlokasi di luar negeri/internasional maka sistem penamaannya menggunakan tiga digit dengan digit pertama menggunakan angka 2, sedangkan untuk proyek dalam negeri (lokal/ nasional) menggunakan tiga digit dengan digit pertama menggunakan angka 1 yang ditambahankan huruf “A” di awal penulisan. Sistem Penamaan Proyek SFA
Proyek Luar Negeri 1-Contoh:
Proyek Dalam Negeri
2-199 Hemingby Lane 274 Larkhall Park
A 1- Contoh: A119 Tulamben Resort Villas A122 Poni Residence
Gambar 11 Sistem Penamaan Proyek SFA Setiap tahapan perancangan dalam proyek tersebut diberikan kode untuk memudahkan dalam mengakses data dan kemudahan dalam mengevaluasi pekerjaan yang telah dilakukan di SFA. Sebagai contoh, tahapan dari proyek A119 Tulamben Resort Villas mempunyai beberapa tahapan dengan kode sebagai berikut: Riset dan Analisis (Research and Analysis) ........................................... RA Desain Konsep (Concept Design) .......................................................... CD Pengembangan Desain (Design Development) ...................................... DD Pembuatan Gambar Kerja (Production Documentation) ....................... PD Contoh: tahap pengembangan desain pada proyek Tulamben Resort Villas yaitu dengan nomor gambar A119-DD
32
Setiap tahapan mempunyai nomor gambar tersendiri yang dimulai dari 01, 02, 03, 04, 05, dan seterusnya sesuai dengan urutan pembuatan gambar. Setiap proyek mempunyai tahapan kerja yang berbeda tergantung kontrak SFA dengan klien. Setiap revisi terhadap suatu gambar dari proyek digunakan kode abjad A (gambar perdana), B (revisi pertama), C (revisi kedua), D (revisi ketiga), dan seterusnya, sehingga gambar yang akan dipresentasikan atau diberikan ke klien mempunyai format penulisan yang dapat dilihat pada Gambar 12. Kode Proyek
+
Tahap
+
Nomor Gambar +
Revisi
Contoh: A119-DD-017B (Proyek Tulamben Resort Villas, tahap Design Development, urutan gambar ke 017 gambar revisi pertama) 274-MP-06A (Proyek luar negeri Larkhall Park, tahap Masterplanning, urutan gambar ke 06 gambar perdana) Gambar 12 Sistem Penamaan Tahapan Proyek SFA Sistem ini sangat membantu SFA dalam akses data, revisi, dan memudahkan koordinasi setiap proyek. Ketelitian staf dalam mem-backup dengan kode tertentu setiap perubahan gambar sangat diperhatikan untuk menghindari overlay data baru ke yang lama sehingga data yang lama hilang. 4.3.3
Sistem Kelengkapan Gambar Kerja SFA telah mempunyai standar kelengkapan gambar kerja sehingga dapat
tersusun secara rapi dan mudah dimengerti. Data tersebut disimpan di dalam folder landscape architecture yang secara umum terdiri dari dua folder utama yaitu Xref dan detail. Data untuk kelengkapan gambar masuk dalam folder Xref dan gambar detil masuk ke dalam folder detail. SFA menggunakan mekanisme kerja CAD dengan sistem Xref karena setiap jenis gambar dapat di-overlay dengan cepat dan akurat serta apabila ada perubahan gambar dalam satu jenis gambar maka secara otomatis setiap gambar hasil overlay akan mengikuti perubahan tersebut. Sistem Xref memudahkan dalam setiap revisi terhadap proses perancangan dan SFA mempunyai kelengkapan gambar dalam folder Xref yang dapat dilihat di Tabel 5. Klasifikasi gambar details yang digunakan di SFA dapat dilihat pada Tabel 6.
33
Tabel 5 Kelengkapan Gambar Xref di SFA Klasifikasi Gambar Xref
Sistem Penamaan
Standar gambar dan layout untuk gambar skala 1:100 sampai 1:1000 Informasi bangunan (building) Gambar survei Gambar area sekitar tapak Modifikasi survei
(Project No)-(Stage)-04 (1 in 1000 scale).dwg (Project No)-B.dwg (Project No)-S.dwg (Project No)-OS.dwg (Project No)-MOS.dwg
Data yang tidak ada digambar survei tetapi setelah survei lebih lanjut ternyata ada di tapak
(Project No)-MOTHERS.dwg
Gambar legenda yaitu keterangan detil dan spesifikasi jenis elemen yang digunakan
(Project No)-LG1.dwg
Siteplan
(Project No)-SP.dwg
Layout gambar yang disesuaikan dengan ukuran kertas baik dengan posisi potrait
(Project No)-T(Paper Size)P.dwg
Layout gambar yang disesuaikan dengan ukuran kertas baik dengan posisi landscape
(Project No)-T(Paper Size)L.dwg
Masterplanning
(Project No)-MP.dwg
Planning application Arborist Sumber: SFA (2010)
(Project No)-PA.dwg (Project No)-ARB.dwg
Tabel 6 Klasifikasi Gambar Details Standar SFA Klasifikasi Gambar Details
Sistem Penamaan
Detail Edging
(Project No)-PD-DE.dwg
Detail Furniture
(Project No)-PD-DF.dwg
Detail Kerb
(Project No)-PD-DK.dwg
Detail Lighting
(Project No)-PD-DL.dwg
Detail Planting
(Project No)-PD-DP.dwg
Detail Surface
(Project No)-PD-DS.dwg
Detail Walling Sumber: SFA (2010)
4.3.4
(Project No)-PD-DW.dwg
Keterangan Detil step dan edging Detil furniture seperti bangku taman, water feature, gazebo, dll Detil kerb lurus (straight cerb) atau kerb lengkung (radius cerb) Detil penggunaan lampu, konstruksi, posisi, dan desain lampu Detil penanaman pada tapak Detil perkerasan, paving, penutup tanah lainnya. Detil pagar, dinding
Sistem Layouting Gambar SFA mempunyai layout gambar yang terdiri dari dua jenis. Layout pertama
yaitu layout informal yang digunakan dalam tahap RA sampai DD dan layout formal yang digunakan dalam tahap PD. Layout formal biasanya digunakan untuk kepentingan tender. Dalam pelaksanaannya layout informal setiap proyek berbeda
34
tetapi secara umum informasi yang ada di dalamnya sama. Informasi yang tersaji disusun secara struktural sehingga mudah dibaca dan dimengerti mengenai informasi yang disampaikan pada gambar. Berikut informasi yang ada dalam layout informal (Gambar 14) yaitu: a. Arah utara (orientasi) dan skala garis b. Logo perusahaan c. Nama proyek dan judul gambar d. Nomor gambar Layout formal memiliki standar data dan informasi di dalamnya untuk kemudahan penyusunan dan penyampaian informasi pada gambar. Standar data yang harus tertera dalam layout formal (Gambar 13) yaitu: a
b c
d
e f
g
Gambar 13 Contoh Layout 199-PA-Section Proyek 199 Hemingby Lane (SFA, 2010) a.
Arah utara dan skala garis Mempermudah dalam mengetahui orientasi gambar dan skala garis berfungsi untuk mengetahui dimensi dan perbandingannya dengan di lapang.
35
b. Kolom pernyataan Berisi poin-poin pernyataan dari SFA mengenai ketentuan pelaksanaan gambar di lapang. Poin-poin pernyataan dari SFA mengenai ketentuan pelaksanaan gambar di lapang meliputi: 1. Gambar yang telah dicetak beserta seluruh perbanyakannya dalam bentuk apapun adalah hak milik sepenuhnya Sheils Flynn Ltd, sehingga dilarang memperbanyak tanpa izin tertulis dari Sheils Flynn Ltd. 2. Semua ketidak sesuaian gambar harap dikonfirmasikan kembali ke Sheils Flynn Ltd sebelum dilakukan pengerjaan lapang. 3. Semua ukuran pada gambar harus dicek kembali terhadap tapak sebelum dilakukan pengerjaan di lapangan. 4. Dilarang memperkirakan ukuran pada gambar tersebut untuk kepentingan konstruksi. 5. Semua material yang dipasang seperti pada spesifikasi telah relevan dan sesuai dengan standar serta sesuia dengan rekomendas pemasok/produsen. c.
Kolom status gambar Terdiri dari empat poin utama: - Status gambar - Nama staf yang bertanggung jawab terhadap gambar tersebut - Inisial lembaga penanggung jawab gambar - Data gambar berupa bulan dan tahun gambar dibuat.
d. Kolom persetujuan gambar Terdiri dari pihak atau perusahaan yang terkait dan terlibat dalam pembuatan gambar proyek. e.
Keterangan gambar Berisi inisial nama-nama perancang, mengecek, dan draftman serta skala gambar.
f.
Judul dan Nomor gambar Berisi judul lembaran gambar proyek dan urutan nomor gambar.
g.
Judul proyek Terdiri dari keterangan nama proyek yang sedang ditangani SFA.
36
Gambar 14 Contoh Informal Layout Detail Illustrative Plan Proyek A119 Tulamben Resort Villas (SFA, 2010)
37
4.3.5
Standar Gambar Kerja Proyek SFA menerapkan sistem standar gambar kerja dalam mengerjakan
gambar CAD. Standar gambar kerja tersebut tersimpan pada arsip di server sebagai acuan setiap staf dalam kerja pada gambar CAD. Gambar kerja yang baik akan mudah dimengerti setiap orang yang melihat dan dibuat berdasarkan standar gambar kerja yang mewakili fungsi yang berbeda dari setiap aspek pembentuknya Standar gambar kerja SFA dapat diakses semua staf, namun tidak boleh sembarangan mengubah standar yang ada tanpa ada konfirmasi dari direktur SFA dan SF UK. Standar gambar kerja di SFA mencakup beberapa ketentuan sebagai berikut: a. Penamaan Layers Penamaan setiap layer diawali dengan huruf “L_”+ (nama layer dalam bahasa Inggris) dan ditulis dengan huruf balok. Contoh : L_COUNTOUR. Dengan adanya standar penamaan layer tersebut, memudahkan setiap staf dalam memanajemen layer sesuai standar SFA dan memudahkan untuk membedakan antara layer dari pihak lain. b. Simbol Gambar kerja mudah dimengerti dengan adanya standar simbol. Simbol tersebut dapat berupa simbol tanaman, perumahan, dll. c. Warna Penggunaan warna sangat diperhatikan dalam gambar CAD karena berpengaruh dengan tebal tipisnya gambar kerja. Warna cyan mempunyai ketebalan garis yang paling tebal (0.5 mm) dan digunakan sebagai warna garis bangunan. Warna merah (Red) mempunyai ketebalan garis 0,3 mm, warna kuning (yellow) dengan ketebalan 0,2 mm, dan seterusnya. Garis dengan ketebalan paling tipis adalah warna dengan kode warna 08 dan 09. d. Ketebalan Setiap garis dalam gambar kerja mempunyai fungsi yang berbeda-beda sehingga adanya perbedaan ketebalan garis akan memudahkan memahami maksud gambar dan fungsi gambar. Sebagai contoh yaitu untuk posisi material dalam potongan menggunakan ketebalan yang tipis (kode 08) yang menunjukkan posisi material tersebut berada di posisi belakang (background layers). Hal ini dilakukan untuk memudahkan gambar untuk dimengerti dan dipahami.
38
e.
Skala
Tinggi yang digunakan untuk teks menyesuaikan skala gambar sehingga akan terlihat proporsional dan memudahkan pembaca. Perbandingan tinggi teks dengan skala gambar yang secara umum digunakan di SFA dapat dilihat pada Tabel 7. Tabel 7 Perbandingan Tinggi Teks dengan Skala Gambar Secara Umum di SFA Tinggi teks
Skala gambar
0.125 0.25 0.5 Sumber: SFA (2010)
1:50 1:100 1:200
f.
Tekstur (TX)
Istilah hatching lebih dikenal di SFA dalam memberikan tekstur pada gambar kerja. Inti dari hatching untuk membedakan setiap bentuk maupun fungsi dari gambar kerja sehingga lebih mudah dimengerti (Lampiran 4). Standar gambar SFA sama dengan standar yang ditetapkan di SF UK, sehingga memudahkan dalam setiap revisi terhadap gambar tersebut. Penentuan standar tersebut didasarkan agar produk gambar yang dihasilkan mempunyai kualitas grafis yang baik, maksimal, proporsional, mudah dimengerti, dan fungsional untuk semua proyek yang dikerjakan di SFA serta SF UK. 4.3.6
Sistem Penanganan Proyek Beberapa proyek yang dikerjakan di SFA didapatkan dari hasil tender,
pengajuan proposal, dan klien secara langsung menunjuk SFA sebagai konsultan ahli. Setiap proyek yang dikerjakan terlebih dahulu diadakan pertemuan (meeting) dengan klien guna disepakatinya perjanjian tahapan proses perancangan atau perencanaan dari proyek tersebut. Tahapan dari masing-masing proyek berbeda beda tergantung permintaan dari klien dan apa yang ditenderkan. Dalam suatu proyek banyak pihak yang terlibat di dalamnya sehingga koordinasi dan kerjasama yang baik sangat berpengaruh terhadap kelancaran dan keberlanjutan proyek. Untuk menyatukan pola pikir dalam menangani suatu proyek, semua pihak yang terlibat melakukan rapat secara rutin dengan klien sehingga segala permasalahan dalam proses perancangan dapat diselesaikan dan didapatkan suatu
39
penyelesaian dengan koordinasi semua pihak. Spesialisasi masing-masing pihak dalam proyek akan membuat kualitas produk proyek menjadi memuaskan dan selesai sesuai batas waktu yang ditentukan. SFA merupakan pihak dengan spesialisasi sebagai perancang atau perencana lanskap dengan khas gaya desain kontemporer dan kreatif yang berkelanjutan. Keberlanjutan dari tapak yang ada dan sangat memperhatikan nilai ekologi pada tapak dan sekitar tapak. SFA sangat teliti dan detil dalam setiap pembuatan produk gambar kerja yang merupakan salah satu kunci sukses keberhasilan implementasi konsep ke tapak oleh SFA. Beberapa pihak yang sering terlibat dan bekerjasama dalam suatu proyek yaitu Architect, Arborist/Horticulturist, Engineers, Hydraulic Specialist, Lighting, Interior Designer, Image Creator, dll. Banyaknya pihak yang terlibat akan semakin terjamin kualitas produk yang dihasilkan. Dalam penyatuan terhadap konsep yang akan dikembangkan dilakukan rapat koordinasi berdasarkan persetujuan semua pihak atas persetujuan dari klien. Berbagai publikasi dilakukan SFA untuk mengembangkan proyek untuk kedepannya, salah satunya dengan perbaikan website SFA (www.sheilsflynnasia.com) yang dapat diakses lewat internet. 4.3.7
Sistem Kerja dalam Proses Perancangan Proyek Lanskap SFA akan segera melakukan rapat intern apabila proyek telah deal menjadi
pekerjaan SFA. Rapat intern dilakukan untuk menentukan project leader (PL) dan team work yang bertanggung jawab terhadap deadline harian dan penyelesaian proyek yang ditangani. Jumlah dari anggota team work setiap proyek berbeda-beda tergantung pada skala proyek, kebutuhan, dan tingkat kesulitas atau kerumitan proyek. Tugas utama dari PL yaitu sebagai koordinator dan distribusi tugas ke anggota tim lainnya. Semua tugas harian yang akan dikirim ke SF UK dikoordinir sehingga dapat selesai tepat pada waktunya dan semua progress report masingmasing anggota tim dipantau setiap harinya guna keberlanjutan proyek yang sedang ditangani. Sistem ini sangat efisien karena semua pekerjaan terstruktur dan terprogam dengan baik. Sistem kerja ini dijelaskan secara ringkas dalam Gambar 15.
40
Setiap mekanisme dalam proyek yang dikerjakan di SFA mengacu pada drawing list yang berupa jadwal atau target pekerjaan dan hasil proyek. Drawing list dibuat oleh tim SFA sebagai tahap awal dalam menyusun rencana kerja proyek yang sedang ditangani. Berikut contoh
drawing list (Gambar 16) untuk proyek 274
Larkhall Park (Masterplanning). Setiap hari drawing list selalu dilakukan pembaharuan (update) sesuai dengan kemajuan pekerjaan sebagai progess report harian. Drawing list dapat dijadikan acuan perkembangan suatu proyek dan masingmasing staf setiap harinya dengan mengisi sesuai jenis pekerjaan yang telah dilakukan. Pekerjaan printing di SFA juga dipantau dengan mengisi project cost, untuk mengetahui banyaknya kertas dengan ukuran yang dipakai sebagai acuan pengeluaran biaya operasional khusus printing. Semua pengeluaran dan biaya produksi dapat termonitor secara baik dengan adanya project cost tersebut. Data tersebut dikelola oleh sekretaris SFA sebagai laporan administrasi kantor ke direktur SF di UK nantinya. Rapat intern yang dilakukan di SFA terdapat 2 macam. Pertama intern staf SFA dan rapat intern SFA dengan SF UK. Rapat intern staf SFA secara umum dilakukan setiap dua minggu sekali dan rapat dengan SF UK tiap sebulan sekali tergantung kebutuhan proyek. Di dalam rapat dibahas tentang evaluasi kinerja tim dalam menangani proyek dan sejauh mana ketercapaian target. Informasi dan perkembangan terbaru tentang proyek untuk kedepannya juga dibahas dalam rapat intern tersebut. Semua hambatan dibahas dan diselesaikan secara bersama-sama guna pencapaian target proyek. Untuk rapat intern dengan SF UK, dilakukan dengan lcd projector dengan bantuan komunikasi lewat aplikasi jejaring sosial skype. Peran serta atau keterlibatan semua staf mengenai proyek yang sedang dibahas di rapat dapat dijadikan tolak ukur ketercapaian suatu proyek. Sejauh ini rapat yang dilakukan SFA cukup efektif walaupun dilakukan dengan pihak SF UK yang berbeda lokasi. Perbedaan waktu 6 jam dengan UK kadang menjadi kendala dalam koordinasi antara staf SFA dengan SF UK.
41
Prose perancangan dimulai Rapat intern SFA Penentuan Project Leader/PL
Penentuan tim desain
Merubah layer CAD dari klien ke standar layer SFA/SF
Site visit, crossing check, review, dan koreksi masterplan tapak
Meeting dengan klien, hasil review dan koreksi
Rapat dan evaluasi kerja bulanan tim SFA Desain konsep (concept design/CD) Penyempurnaan konsep oleh direktur SF-UK & SFA, direktur design, PL, dan meeting dengan klien
Pengembangan desain (design development/DD)
Project costing untuk tiap printing
Pengembangan desain (design development/DD)
Pembuatan gambar kerja (production documentation/PD)
Sumber: SFA 2010
Gambar 15 Sistem Kerja dalam Proses Perancangan SFA (SFA, 2010)
42
Gambar 16 Drawing List Proyek 274 Larkhall Park (SFA, 2010)
