Verzuimbeleid Lucas t.b.v de scholen voor VO van de Lucas
1.
Uitgangspunten
Het ziekteverzuimbeleid maakt onderdeel uit van het arbo- en personeelsbeleid. Onder het ziekteverzuimbeleid verstaat het bestuur van het Lucas het geheel aan plannen en maatregelen gericht op het voorkomen en/of verminderen van het verzuim. Hierbij zijn activiteiten gericht op het bevorderen van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de werknemer in relatie tot zijn/haar werk van wezenlijk belang. Met andere woorden, het ziekteverzuimbeleid draagt bij aan het scheppen van een optimaal werkklimaat in overeenstemming met de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA), Arbowet, Ziektewet, Wet Verbetering Poortwachter (WPV), Besluit ziekte en arbeidsgeschiktheid voor onderwijspersoneel primair en voortgezet onderwijs (BZA) en overige relevante regelgeving. De verantwoordelijkheid voor het opstellen en uitvoeren van het verzuimbeleid ligt bij het bevoegd gezag (bestuur en curatorium) en schoolleiding gezamenlijk. Allen laten zich hierin bijstaan door een gecertificeerde arbo-dienst. Met het ziekteverzuimbeleid worden de volgende doelstellingen nagestreefd: het voorkomen dat medewerkers door het verrichten van hun werkzaamheden arbeidsongeschikt worden; de preventie van beroepsziekten; het ziekteverzuim zo laag mogelijk houden; het voldoen aan de wettelijke regels. Het bevoegd gezag (bestuur, curatorium en directies van de scholen) draagt zorg voor het sociaal- en arbeidsomstandighedenbeleid, waarvan het ziekteverzuimbeleid onderdeel uitmaakt. Daarnaast draagt het zorg voor een adequate overlegstructuur binnen haar organisatie. De directie van elke school is verantwoordelijk voor een goede introductie van het verzuimbeleid op de scholen en bij de werknemers. Van alle kanten voelt het bestuur de noodzaak om het ziekteverzuim op de scholen terug te dringen. Op de eerste plaats omdat het bestuur zich verantwoordelijk voelt voor het welzijn van zijn personeelsleden. Daarnaast brengen zowel langdurig ziekteverzuim als frequent kortdurend verzuim de continuïteit en de kwaliteit van het onderwijs in gevaar maar zorgen zij ook voor veel overlast op school: de schoolleiding moet op zoek naar een vervanger voor de afwezige medewerker, de directe collega’s moeten wellicht werk van hem/haar overnemen. Verzuim kost door de diverse maatregelen van de overheid veel geld. Het bestuur is zich er steeds meer van bewust dat het loont om te investeren in goed verzuimbeleid. Het is dan ook van groot belang aandacht te (blijven) besteden aan een adequate aanpak van het verzuim. Niet alleen vanuit de wettelijke verplichting om te registreren, maar ook om het ziekteverzuim te kunnen sturen, evalueren en bij te stellen draagt de directie zorg voor een zorgvuldige registratie en administratie van afwezigheid.
2.
Preventie
In de eerste fase gaat het om het voorkomen van (ziekte)verzuim. De belangrijkste schakel voor preventie is de direct leidinggevende. Deze maakt de medewerker dagelijks mee. Preventie begint bij kennis vergaren. En dan gaat het om heel normale dingen als bijvoorbeeld werkoverleg, functioneringgesprekken en de gesprekken op de gang of bij een kop koffie. Kennis en informatie die aanknopingspunten bieden voor preventieve maatregelen. De kwaliteit van die informatie staat of valt met de kwaliteit van de communicatie. Aandacht van de direct leidinggevende voor problemen van de werknemer kan vaak voldoende zijn om te voorkomen dat iemand moet of gaat verzuimen wegens ziekte. 2.1
Voorlichting
Voorlichting over het ziekteverzuimbeleid is een essentieel onderdeel van de aanpak van ziekteverzuim Alleen als alle werknemers en de directie zich verantwoordelijk voelen voor een zo laag mogelijk ziekteverzuim kan dit doel worden bereikt. Het ziekteverzuim van de school wordt in het teamoverleg besproken. De kengetallen van het verzuim van de school en afzonderlijke locaties worden vergeleken met het landelijk gemiddelde en vervolgens worden zonodig afspraken gemaakt. Tevens worden de werknemers door de directie geïnformeerd over het gehanteerde ziekteverzuimbeleid en de daarmee verbonden afspraken. Het is aan de directie van de school om vast te leggen wie binnen de school verantwoordelijk is voor het ziekteverzuim, waar mensen zich ziek melden, wie contact heeft met zieke personeelsleden, wie contact heeft met de arbo-dienst en uitvoeringsinstantie. In bijlage 1 is een voorbeeld protocol Ziekmelding van school X bijgevoegd. Scholen zullen het protocol overnemen, waarbij natuurlijk in detail afgeweken kan worden.
2.2
Verzuimbeïnvloedbare factoren
Het is ook aan de directie van de school om preventieve maatregelingen te nemen ter voorkoming van ziekteverzuim: in de eerste plaats dat er binnen de school aandacht is voor arbo-zorg door bijvoorbeeld de RI&E en het plan van aanpak en in de tweede plaats hiervoor aandacht te hebben in werkoverleg en functioneringsgesprekken. Een eerste belangrijke stap is om in gesprek te geraken/zijn met de werknemer die dreigt ziek te worden. Bij een werkoverleg en functioneringssystematiek hoort een loopbaanbeleid met een scholingssystematiek. Ook dat moet in de organisatie geïmplementeerd worden met een koppeling naar mobiliteit, zodat in-, door- en uitstroom mogelijk wordt. De werknemer zorgt onder meer door een gezonde levenswijze, tijdige onderkenning en bespreking van de problemen voor het voorkomen van ziekteverzuim. Ziekte en verzuim horen bij het leven en dus ook bij het werk. Ziekte en verzuim treffen op de eerste plaats de betrokkene zelf maar ook direct het werk, de collega’s, de leerlingen en de school. Personeelsleden hebben zelf ook hun verantwoordelijkheid in het preventief voorkomen van ziekteverzuim. Van personeelsleden wordt verwacht dat ze hun problemen die mogelijk ziekteverzuim tot gevolg kunnen hebben neer leggen bij hun directie met als doel om samen naar een oplossing te zoeken. De leidinggevende kan door middel van een verzuimgesprek ook zelf het initiatief nemen. Dit gesprek staat los
van actueel verzuim en heeft als onderwerp de oorzaak van het individuele verzuimgedrag. Indien een personeelslid in een kwartaal meer dan drie keer heeft verzuimd of gedurende een kalenderjaar meer dan vijf keer, dan is een verzuimgesprek in elk geval aan de orde.Daarnaast zijn personeelsleden altijd vrij om een (open) arbeidsomstandighedenspreekuur te bezoeken of een afspraak te maken voor een Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek.
2.3
Periodiek Arbeidsgeneeskundig onderzoek
Ook voor de individuele werknemer is het van belang de arbeidsrisico’s in kaart te brengen. Daarvoor kan de werknemer terecht bij de arbo-dienst voor een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO). Aan de hand van een RI&E kan de arbodienst adviseren dat er op school een PAGO moet plaatsvinden. Daarnaast kunnen werknemers altijd op eigen initiatief een PAGO aanvragen bij de arbo-dienst. Echter alle personeelsleden vanaf 50 jaar zullen elke 3 jaar een PAGO aangeboden krijgen, deelname is vrijwillig. De arbo-dienst zal zorgdragen voor de uitnodiging aan de hand van de personeelslijsten aangedragen door het bevoegd gezag. De arbo-dienst zal melden wie is uitgenodigd en wie uiteindelijk van het PAGO gebruik heeft gemaakt. Uiteraard zal de arbo-dienst geen melding doen van de uitslag tenzij het punten zijn van algemene aard.
2.4
Taken arbeidsdeskundige, arbocoördinator & preventiemedewerker
Taken arbeidsdeskundige De Lucas maakt gebruikt van arbeidsdeskundigen. Deze hebben een eigen beroepsgroep. Een arbeidsdeskundige is evenals een arts gebonden aan regels en codes binnen die beroepsgroep. Een arbeidsdeskundige heeft als primaire taak het voorkomen van zieke werknemers en het begeleiden van (gedeeltelijk) arbeidsongeschikte werknemers. Een arbeidsdeskundige adviseert inzake reïntegratie, geeft advies met betrekking tot de ergonomie van de werkplek en helpt bij het transparant maken van verzuimproblemen. De taken van een arbeidsdeskundige zijn: 1. adviseren over realisatie van (REA)instrumenten; 2. adviseren aan de werkgever op management, organisatorisch en of inhoudelijk niveau; 3. adviseren aan de werknemer op organisatorisch het werk betreffende en inhoudelijk soms privé niveau; 4. overleg met en adviseren aan de arbo-arts; 5. overleg met UWV, CWI en Reïntegratiebedrijven; 6. overleg met hulpverlenende instanties; 7. opstellen van rapportages. Ranorwaarden om het werk van een arbeidsdeskundige goed te laten verlopen is dat hij/zij participeert in multidisciplinair overleg zoals het SMT, Management en ieder overleg inzake personeelsbeleid en dat hij/zij zelfstandig en professioneel kan opereren.
Taken arbo-coördinator Op de scholen is een arbo-coördinator actief. Deze functionaris participeert in het opstellen van het totale arbo-beleid en voert de implementatie uit. Voorwaarde is dat deze coördinator als spin in het arbo-web goed overweg kan met alle partijen binnen de organisatie. De functies van een arbo-coördinator zijn afhankelijk van de grootte van een school en de manier waarop arbo-beleid is ingebed in de organisatie en de specifieke risico’s van deze school (welk onderwijs wordt gegeven, in welke wijk ligt de school, hoe is het ziekteverzuim, veel jonge/oude leerlingen/docenten enz). In de arbo-wet is geen invulling gegeven van het takenpakket van een arbo-coördinator. De functie kan dus naar de wensen van de organisatie vrij ingevuld worden. De taken van een arbo-coördinator zijn: 1. coördinatie en rapportage arbo-beleid; 2. communicatie; 3. voorlichting; 4. informatie verspreiden; 5. registratie van risico’s; 6. ondersteuning/coördinatie ziekteverzuimbeleid, arbeidsomstandighedenspreekuur.
RI&E,
uitvoering
PAGO
en
Taken preventiemedewerker Per 1 juli 2005 dienen organisaties te beschikken over een preventiemedewerker. Deze kent, in tegenstelling tot de arbocoördinator een drietal taken die wettelijk zijn vastgelegd: medewerking verlenen aan het verrichten en opstellen van een risico inventarisatie en -, evaluatie (RI&E); uitvoeren van arbomaatregelen; adviseren aan en nauw overleggen met de medezeggenschapsraad. Het takenpakket van de arbocoördinator en de preventiemedewerker kan elkaar overlappen. Op schoolniveau dient hier dan ook afstemming in plaats te vinden.
2.5
Sociaal-medisch teamoverleg
Alle gevallen waarvan de verwachting is dat het verzuim langere tijd gaat duren worden door de directie in het SMT ingebracht. In het SMT worden alle nieuwe verzuimers en alle lopende ziektegevallen besproken. Doel van het SMT is: Overleg over de stand van zaken met betrekking tot verzuimende medewerkers. Vaststellen welke verzuimers in behandeling genomen worden. Verdeling van de onderlinge rollen en taken. Structurele aanpak preventie en verzuim
3.
Curatief beleid
In geval van ziekmelding streeft het bestuur naar het herstel van de werknemer en een zo spoedig mogelijke werkhervatting dan wel reïntegratie. Hoe dit gebeurt, staat hieronder beschreven.
3.1
Ziekmeldingsprocedure
De werknemer meldt zich ziek bij de directie van de school. Werkgever en werknemer dienen zich te houden aan het ‘Protocol ziekmelding van school’ (zie bijlage 1). Het bestuur van het Lucas dient er voor te zorgen dat alle werknemers op de hoogte zijn van het ‘Protocol ziekmelding van school’ en voorziet de directeur van een leidraad voor het voeren van een (telefonisch) gesprek bij ziekmelding (zie bijlage 2). Het bestuur maakt afspraken met de arbo-dienst of andere gecertificeerde arbodeskundigen (in ieder geval een bedrijfsarts) over het verrichten van de verzuimbegeleiding. Dit gebeurt om inzicht te krijgen in mogelijk werk gerelateerd verzuim en om onterechte ziekmelding tegen te gaan.
3.2
Betrokkenheid
De schoolleiding stimuleert de betrokkenheid van leidinggevenden en collega’s bij de situatie waarin de zieke zich bevindt. Telefoontjes, ziekenbezoek, bloemen en dergelijke worden aangemoedigd. Bij langdurig verzuim tracht de schoolleiding vervreemding van het werk tegen te gaan, zodat reïntegratie van de werknemer na zijn herstel voorspoedig verloopt. De directie houdt regelmatig (wekelijks) contact met de zieke; relevante post en andere informatie van de school worden doorgestuurd. Bijlage 5 is een leidraad voor huisbezoek door een leidinggevende.
3.3
Werkhervatting en reïntegratie
Werkhervatting brengt een aantal regels met zich mee voor werkgever en werknemer, zoals vastgelegd in het ‘Protocol werkhervatting’ (zie bijlage 6). Het bestuur dient ervoor te zorgen dat alle werknemers op de hoogte zijn van dit protocol en voorziet de schoolleiding van een leidraad voor een werkhervattinggesprek (zie bijlage 7). Het bestuur van het Lucas en de schoolleiding bevorderen de reïntegratie van zieke werknemers door tijdig maatregelen te treffen en voorschriften te leveren aan de hand waarvan de werknemer zijn werk kan hervatten, dan wel een aangepaste functie kan vervullen. Als blijkt dat de werknemer het eigen werk niet meer kan uitvoeren en er geen geschikte arbeid voorhanden is, probeert de werkgever de werknemer in een andere organisatie van passend werk te voorzien. 3.4
Aangepast werk
Door middel van tijdelijk aangepaste werkzaamheden blijft de werknemer betrokken bij zijn werk en zal hij minder snel in de WIA belanden. Bovendien kan de schoolleiding gebruik blijven maken van de kennis en capaciteiten van de werknemer. De bedrijfsarts geeft in dit geval aan wat de mogelijkheden/beperkingen zijn van de werknemer. De werkgever bekijkt welke deeltaken van de functie kunnen worden aangeboden. Bij aangepast werk dan wel arbeidstherapeutisch werk moeten afspraken worden gemaakt over het doel, de aard, inhoud en duur van het werk. Aangepast of therapeutisch werk is nooit een doel op zich, maar zal in de regel zijn gericht op
hervatting van het oorspronkelijke werk binnen een bepaalde termijn. Aangepast of therapeutisch werk kan tevens als middel worden ingezet om duidelijkheid te verkrijgen over de mogelijkheden van reïntegratie. De werkgever maakt duidelijke afspraken over de termijn waarbinnen het middel aangepast of therapeutisch werk wordt ingezet. Bij arbeidstherapeutische arbeid wordt een termijn van in totaal maximaal 6 weken aangehouden.
Bijlage 1:
Protocol ziekmelding van school
De ziekmelding De verzuimer draagt in alle gevallen zorg voor een zo spoedig mogelijke, adequate melding. De ziekmelding wordt gedaan bij de directie of, bij afwezigheid, bij de plaatsvervanger. Bij afwezigheid van beiden wordt de zieke werknemer dezelfde dag teruggebeld. De directie informeert o.a. naar de oorzaak en ernst van de ziekte, verwachte duur etc. (zie hiervoor Leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding). Zo kan in overleg met het personeelslid worden bepaald wat er over het verzuim aan het onderwijsteam, leerlingen en ouders wordt medegedeeld. Verder wordt een vervolgafspraak gemaakt met betrokkene over een volgend contact. In de eerste 6 weken van het verzuim gebeurt dit in ieder geval wekelijks. Van het telefoongesprek worden de aantekeningen bijgehouden in het reïntegratiedossier. Het doel is om de verzuimoorzaken in beeld te brengen. Ziekmelding tijdens een vakantieperiode wordt altijd gedaan bij de salarisadministratie van het bestuursbureau Lucas, telefonisch bereikbaar onder nummer 070 – 3001100. Deze ziekmelding geldt als eerste ziektedag. Door de administratie wordt vervolgens zorggedragen voor melding aan de arbo-dienst. Voor het OOP geldt, dat bij ziekmelding in een vakantieperiode altijd –weliswaar achteraf- een verklaring van een arts ter plaatse overgelegd moet worden, ter staving van de ziekmelding. Ziekmelding dient in een zo vroeg mogelijk stadium plaats te vinden, maar uiterlijk voor 7.45 uur ‘s ochtends zodat de directie tijdig voor vervanging van de afwezige medewerker kan zorgen. Het ziekgemelde personeelslid werkt er aan mee, dat de vervangende docent zo spoedig mogelijk de beschikking heeft over lesprogramma, logboek, handleidingen, werkschriften e.d. bij voorkeur voor aanvang van de les. Herstelmeldingen moeten tijdig gedaan worden, uiterlijk de dag voorafgaand aan terugkeer op het werk. Het herstelde personeelslid meldt zich op de dag van terugkeer bij de leidinggevende. Deze informeert of alle taken weer uitgevoerd kunnen worden en of er sprake is van grote achterstanden waarbij eventueel hulp geboden moet worden. Is iemand na de herstelmelding binnen 4 weken weer ziek dan blijft de eerste ziekmeldingsdatum gehandhaafd. De school zorgt ervoor dat dagelijks de ziekte en herstelmeldingen in orde worden gemaakt. Binnen zes weken moet de arbo-dienst een probleemanalyse opstellen en aanbevelingen doen t.a.v. de reïntegratie. In de zesde week van het ziekteverzuim wordt dit in een spreekuurcontact besproken met de verzuimer. Zo nodig wordt, met instemming van betrokkene, door de arbo-arts informatie opgevraagd bij de behandelend huisarts of specialist. Binnen acht weken stelt de directie samen met de werknemer een plan van aanpak op dat door beiden wordt ondertekend. Tevens worden er evaluatiemomenten afgesproken. Het plan van aanpak kan altijd bijgesteld worden.
Spreekuurcontacten worden op regelmatige tijdstippen gecontinueerd, maar vinden in ieder geval plaats op het moment dat de reïntegratie afwijkt van het vooropgestelde plan. De directie houdt een dossier bij van alle acties die ondernomen zijn. Van het dossier moet een verslag worden gemaakt t.b.v het reïntegratiedossier aanvraag. Dit verslag dient weer te geven op welke wijze de werkgever en werknemer inspanningen hebben verricht om de reïntegratie te doen laten slagen en het resultaat van deze inspanningen. Als blijkt dat de werkhervatting om medische redenen niet meer mogelijk is en ook niet meer kan worden verwacht hoeven er geen activiteiten met het oog op werkhervatting te worden verricht. In de dertiende week van ziekte meldt het bestuursbureau de verzuimer bij de UWV (1e ziektedag en mogelijke hersteldatum). Herstelmeldingen worden door de directie binnen 2 dagen bij UWV gemeld. Is iemand na een herstelmelding weer ziek dan meldt de directie dit direct bij de UWV, zodat de eerste 13 weken niet opnieuw doorlopen hoeven te worden. Naast de twee spreekuurcontacten binnen zes weken van het verzuim zullen gedurende de ziekteperiode meerdere spreekuurcontacten plaatsvinden (in de regel gedurende het eerste ziektejaar in totaal 10 contacten en gedurende het tweede jaar 4 contacten). Bij de wettelijk verplichte momenten (34 weken en 18 maanden) vindt het spreekuurcontact plaats door de arbo-arts. De overige spreekuurcontacten zijn zowel variabel qua aantal als qua het inzetten van disciplines vanuit de arbo-dienst (arbo-arts, psycholoog, bedrijfsmaatschappelijk werker). De aard van de klachten is bepalend ten aanzien van het aantal contacten, moment van het contact en de discipline. Op basis van ieder spreekuurcontact wordt een beslissing kenbaar gemaakt aan de verzuimer en door middel van een terugmeldingsformulier aan de verzuimconsulent en aan de directie van de school. Hierop staat vermeld wat het resultaat is van het spreekuur. Dit is in ieder geval nieuwe spreekuur afgesproken op d.d. ............. hervat (mogelijk) op d.d.. ............... eigen werk kan vanaf d.d.. ............... aangepast werk doen waarbij rekening moet worden gehouden met ........................... adviezen ten aanzien van de reïntegratie een prognose van het herstel er is (geen) sprake van situatieve arbeidsongeschiktheid Aan het eind van het eerste ziektejaar (tussen week 46 en 52) evalueren werkgever en werknemer de geleverde reïntegratie-inspanningen. De evaluatie wordt door de werkgever schriftelijk vastgelegd. In dit verslag worden door de werkgever opgenomen: de terugblik, de uitkomsten van de evaluatie, het afgesproken doel voor tweede ziektejaar en de gemaakte afspraken om dit doel te bereiken. Aanvraag FOA: Het reïntegratieverslag kan in het kader van de WIA-beoordeling ter onderbouwing dienen van een ontslagvergunning. Rond de 87e ziekteweek evalueert de arbo-dienst op basis van de contacten met de directie en de werknemer het verloop van de reïntegratie. De arbo-dienst of een bedrijfsarts beschrijven dit in een actueel onderdeel, onderdeel van de probleemanalyse. In de 87e ziekteweek evalueert de directie met de werknemer het plan van aanplak. De evaluatie wordt aan het plan van aanpak toegevoegd. In de 89e ziekteweek overhandigt of stuurt de directie het plan van aanpak (inclusief bijstellingen en evaluatie) aan de werknemer. De directie heeft inmiddels van de arbodienst of van een andere gecertificeerde arbodeskundige de probleemanalyse, het
actueel oordeel en eventuele bijstellingen ontvangen. De directie maakt een kopie voor zichzelf en overhandigt of stuurt de originele exemplaren aan de werknemer. De arbodienst of een andere gecertificeerde arbodeskundigen stuurt de medische informatie rechtstreeks naar de werknemer. Uiterlijk in de 91e ziekteweek levert de werknemer bij het UWV een aanvraag in voor een WIA uitkering (het aanvraagformulier ontvangt de werknemer in week 87 van het UWV), inclusief het reïntegratieverslag.Werkgever en werknemer kunnen samen besluiten om de aanvraag WIA uit te stellen. Als na 104 weken verzuim, de inspanningen niet hebben geleid tot volledige werkhervatting volgt een kering van de WIA of begint de periode van verlengde wachttijd. (De WIA geldt alleen voor werknemers die op of na 1 januari 2004 ziek zijn geworden. Werknemers die voor die datum ziek werden, vallen nog onder de WAO. NB: In de WIA blijft een werknemer met minder dan 35% loonverlies in begin sel in dienst van de werkgever. Werkgever en werknemer moeten er alles aan doen om de werknemer aan het werk te houden. Lukt dat niet dan heeft de werknemer eventueel recht op WW of bijstand. De ontslagtermijn van twee jaar wordt bij twee jaar arbeidsongeschiktheid verlengd in de situatie dat de wachttijd van 104 weken wordt verlengd door het UWV op gezamenlijk verzoek van de werknemer en werkgever, dan wel indien de werkgever zonder deugdelijke inspanningen zijn verplichtingen onvoldoende nakomt of onvoldoende reïntegratieverplichtingen heeft verricht. De duur van de verlenging van de ontslagtermijn is gelijk aan de duur waarmee de wachttijd is verlengd. Tevens wordt de ontslagtermijn verlengd met de duur van de vertraging indien de werkgever de aangifte van de arbeidsongeschiktheid bij het UWV later doet dan is voorgeschreven (uiterlijk op de eerste dag nadat de ongeschiktheid van de werknemer 13 weken heeft geduurd)
Bijlage 2: 1.
Leidraad voor een (telefonisch) gesprek bij ziekmelding
Gebruik bij het gesprek de verzuimkaart van de betreffende medewerker.
2.
Probeer te achterhalen wat de medewerker mankeert, de aard en de ernst van de aandoening. Wat is er aan de hand, aard van de ziekte/klachten, zijn deze werkgerelateerd ja of neen? Welke afspraken/werkzaamheden zijn er die door anderen overgenomen moeten worden; Welke informatie kan aan anderen (collega’s/derden) verstrekt worden en op Welke wijze; Welke stappen onderneemt de zieke (huisarts, onder de wol, specialist), e.d. 3.
Afhankelijk van de aard van de ziekte kan er aan de medewerker gevraagd worden of hij/zij bepaalde taken nog wel kan verrichten.
4.
Vat het gesprek samen en trek gezamenlijk een conclusie.
5.
Spreek af hoe nu verder (maak een schatting van de duur van de ziekteperiode) en waar het volgende contact plaatsvindt.
6.
Leg belangrijke informatie vast op de verzuimkaart.
Bijlage 3:
leidraad voor een verzuimgesprek
(gesprek losstaand van het actuele verzuim) Eventueel: behalve direct leidinggevende en medewerker ook hogere leidinggevende of personeelsfunctionaris bij het gesprek aanwezig. 1. Goede voorbereiding: • kennis van de feiten van het verzuim van betrokkene • verzuimhistorie van de laatste twee jaar. • analyseer de gegevens en cijfers (patronen etc). 2. Verzamel informatie uit alle bronnen: 8. dossier 9. verzuimkaart. 10. informatie van externe instanties o.a. de arbo-dienst 11. informatie bekend uit functioneringsgesprekken, werkhervattingsgesprek etc. 3.
Maak tevoren een afspraak waarbij doel gespreksdeelnemers worden aangegeven.
en
plaats/tijdstip/tijdsduur
en
4.
Zorg voor een rustige plaats zonder storingen.
5.
Start het gesprek met de confrontatie van de medewerker met zijn verzuimfeiten. Niet uit de losse hand, maar op papier. Laat deze aan medewerker zien.
6.
Geef aan wat de consequenties/problemen daarvan voor de school zijn.
7.
Vraag de medewerker waar volgens hem/haar de oorzaken van het verzuim moeten worden gezocht.
8.
Gesprekstechniek: laat de medewerker zo veel mogelijk aan het woord (durf stiltes te laten vallen: doorvragen, samenvatten en luisteren).
9.
Inventariseer samen met de medewerker de zaken die het verzuim beïnvloeden (heden, verleden, toekomst, bedrijfsintern, bedrijfsextern, persoonsgebonden, niet persoonsgebonden).
10.
Probeer samen met de medewerker tot oplossingen te komen. Laat medewerker zelf oplossingen aandragen (effectiviteit = kwaliteit x acceptatie).
11.
Maak afspraken: concreet, duidelijk, controleerbaar.
12.
Doe geen toezeggingen waarvoor u geen beslissingsbevoegdheid hebt en neem niet zelf alle problemen op uw schouders.
13.
Leg alle afspraken vast. Vat het gesprek samen.
14.
Evalueer het gesprek.
15.
Stel een datum vast voor een evaluatie- of vervolggesprek.
Bijlage 4:
Activiteiten tijdens ziekteverzuim
1.
Gedurende de periode dat een personeelslid afwezig is, wordt regelmatig contact onderhouden tussen de schoolleiding en het betreffende personeelslid. Enerzijds is dit noodzakelijk om binnen de school op de hoogte te zijn van de aard, ernst en duur van het ziekteverzuim. Anderzijds is dit noodzakelijk voor de overdracht van taken en voortgang van werkzaamheden van het afwezige personeelslid. Tevens wordt met elkaar overlegd welke informatie betreffende het ziekteverzuim aan het onderwijsteam, kinderen en ouders dient te worden gegeven en op welke wijze dit zal gebeuren.
2.
Duurt de afwezigheid wegens ziekte langer dan (bijv.) tien werkdagen, dan neemt de directie (telefonisch) contact op met het afwezige personeelslid om na te gaan in hoeverre een huisbezoek door de directie en/of collega’s gewenst is. Indien het afwezige personeelslid aangeeft een dergelijk bezoek op prijs te stellen, draagt de directie er zorg voor dat dit op korte termijn wordt uitgevoerd.
3.
Als blijkt dat contact tussen de school, directie of collega’s en het zieke personeelslid niet mogelijk is, zal de verzuimconsulent hierbij een coördinerende rol spelen om een oplossing te zoeken.
4.
Het personeelslid dient tijdens het ziekteverzuim bereikbaar te zijn voor de directie van de school, als ook voor het bevoegd gezag, uiteraard voor zover de gezondheidstoestand dit toelaat.
5.
Van het afwezige personeelslid wordt verwacht dat hij/zij meewerkt aan een spoedig herstel en alles in het werk zal stellen om op zo’n kort mogelijke termijn het werk te hervatten. Derhalve dienen o.a. aanwijzingen van de arbo-arts te worden opgevolgd.
6.
Tijdens de afwezigheid is het voor het afwezige personeelslid niet toegestaan werkzaamheden te verrichten dan na toestemming van arbo-arts en in overleg met het bevoegd gezag, c.q. de directie van de school.
7.
Tijdens het ziekteverzuim neemt de directie van de school eenmaal per week telefonisch contact op met het betreffende personeelslid tot 6 weken ziekteverzuim. Daarna verloopt het contact volgens de afspraken welke worden vastgelegd in het plan van aanpak.
8.
Zo vlug de gezondheidstoestand het toelaat wordt het afwezige personeelslid bij langer durend verzuim uitgenodigd om de school te bezoeken en deel te nemen aan sociale activiteiten teneinde de band met de school in stand te houden, tevens wordt relevante post doorgestuurd.
Bijlage 5:
Leidraad voor huisbezoek
1.
Maak als het kan vooraf een afspraak. Het gaat NIET om controle. Stel medewerker en (eventueel) gezinsleden in de gelegenheid zich voor te bereiden op uw komst.
2.
Besef dat u gast bent tijdens uw bezoek.
3.
Besef dat de medewerker zich (on)zekerder voelt in de eigen omgeving.
4. Bereid u voor op het bezoek: verzamelen van informatie over de zieke (via arbo-arts, collega's, verzuimkaart etc.) neem desgewenst informatie mee over de organisatie voor de zieke (verslagen, mededelingen, etc). 5.
Neem een kleine attentie mee.
6.
Benut het bezoek om meer achtergrondinformatie te krijgen en de situatie beter aan te voelen (belangstelling, geen controle). Een aantal punten van de checklist bij ziekmelding (heeft hij/zij hulp of steun nodig, wat zijn zijn/haar verwachtingen) kan hier weer aan de orde komen.
7.
Laat de medewerker zo veel mogelijk aan het woord.
8.
Tracht te achterhalen of een verder contact (eventueel met anderen) op prijs wordt gesteld.
9.
Zijn er andere mogelijkheden om de binding met de organisatie te houden mogelijk/nodig?
10.
Nadien: leg belangrijke informatie (afspraken etc.) vast.
Bijlage 6:
Protocol werkhervatting
Bij kortdurend verzuim ( < 6 weken): 1.
Wanneer een personeelslid na een periode van ziekteverzuim zijn/haar werkzaamheden wil hervatten, zonder dat hij/zij door de arbo-arts is gezien, dient minimaal een dag voor de werkhervatting overleg plaats te vinden met de directie.
2.
Bij gerede twijfel over de arbeidsgeschiktheid van de verzuimer kan de directie alsnog de arbo-arts verzoeken betrokkene op te roepen voor het spreekuur en een uitspraak te doen over de medische geschiktheid t.a.v. werkhervatting.
3.
Bij een positief antwoord van de arbo-arts kan het afwezige personeelslid zijn/haar werkzaamheden hervatten al dan niet met extra begeleiding.
4.
De directie draagt bij de werkhervatting zorg voor de herstelmelding, via het bestuursbureau, aan de arbo-dienst.
Bij langdurend verzuim (> 6 weken): • In deze gevallen waarbij contact tussen de verzuimer en de arbo-arts normaliter reeds heeft plaatsgevonden is voor werkhervatting altijd toestemming van de arbo-arts noodzakelijk. De arbo-arts licht de directie in over de datum van werkhervatting en de eventuele beperkingen waarmee rekening dient te worden gehouden. 2.
In voorkomende gevallen dient deze werkhervatting zelfs planmatig te verlopen en is er niet sprake van een ‘gewone’ werkhervatting, maar van reïntegratie in het arbeidsproces. Hiervoor dient een plan van aanpak en reïntegratieverslag te worden opgemaakt. De werkhervatting kan zowel plaatsvinden in de gehele of gedeeltelijke eigen functie als in een andere passende functie. Het einddoel van de reïntegratie dient omschreven te zijn. Bij de therapeutische werkhervatting waaraan geen loonwaarde is verbonden blijft de werknemer formeel gedurende die periode als ziek te boek staan. De begeleiding door de arbo-arts blijft hierbij op gezette tijden noodzakelijk. Ook bij therapeutisch werk dient een bepaalde periode en een einddoel te zijn vermeld. Zowel bij kortdurend als bij langdurend verzuim moet bij hervatting van de werkzaamheden een zgn. verzuimgesprek gehouden worden tussen de directie van de school en de verzuimer. Onderwerpen bij dit gesprek kunnen zijn: 12. oorzaak en verloop van het verzuim; 13. eventuele belemmeringen voor het uitvoeren van de werkzaamheden.
Bijlage 7:
Leidraad voor werkhervattingsgesprek
Opmerking bij checklist: onder staande aandachtspunten zijn afhankelijk van de duur van het verzuim! 1.
Tijdstip van het gesprek bij werkhervatting: direct op de eerste dag. (Als het goed is, is de datum van terugkeer bij u bekend).
2.
Als u zelf als leidinggevende op de dag van terugkeer niet aanwezig bent: regel vooraf wie de taak overneemt.
3.
Neem de tijd voor het gesprek. Zorg voor een rustige omgeving zonder storingen.
4.
Voor het gesprek: raadpleeg de vastgelegde informatie.
5.
Begin het gesprek met welkomstwoord en blijdschap dat de medewerker terug is.
6.
Geef doel van het gesprek aan en licht toe wat de 'agenda' (= punt 7 t/m 10) is voor het gesprek. Vraag of medewerker nog bespreekpunten heeft en voeg deze toe aan de agenda.
7.
Informeer naar het verloop van de ziekte en eventuele belemmeringen bij het uitoefenen van het werk.
8.
Geef aan welke wijzigingen er hebben plaatsgevonden tijdens de afwezigheid (voor zover niet reeds bekend).
9.
Maak werkafspraken voor de korte en lange termijn.
10.
Samenvatting en afsluiting van het gesprek. Eventueel volgend gesprek plannen.
11. Na het gesprek: Regel de gemaakte afspraken (bij aanpassing) op de werkplek. Overtuig u of de medewerker niet te vroeg begint en/of met teveel uren begint en daardoor zijn gezondheid in gevaar brengt. Leg belangrijke informatie vast.
