VERZEKERINGSMANUAL
Datum : 1 augustus 2007 Opdrachtgever : TU Delft - Directie: Finance & Control B. Gangadin
Ondersteuning : R.L. Nieuwenhuis Consultant: Aon Risk Consultant
Verzekeringsmanual
1
08-11-2007
1. INLEIDING 2. RISICOFINANCIERINGSBELEID 2.1 DOELSTELLINGEN 2.2 UITGANGSPUNTEN
3 4 4 4
2.3 VERZEKERINGEN 3. TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 3.1 UNIVERSITEITSDIENST 3.2 FACULTEITEN 3.3 MAKELAAR 4. PROCEDURES 4.1 SCHADEMELDING 4.2 PROCEDURE: SCHADEREGISTRATIE EN –ANALYSE 5. AANVRAAG NIEUWE VERZEKERING 5.1 PROCEDURE AUTOVERZEKERING BIJLAGE 1. CONTACTPERSONEN BIJLAGE 2. VERZEKERINGSOVERZICHT CONCERNNIVEAU BIJLAGE 3. SCHADEMELDINGSFORMULIER BIJLAGE 4: AANMELDING/WIJZIGING AUTOVERZEKERING
4 6 6 7 8 10 10 13 15 15 16 17 18 20
Verzekeringsmanual
2
08-11-2007
1.
INLEIDING De doelstelling van dit manual is het verschaffen van informatie over verzekeringsgerelateerde onderwerpen en het optimaliseren van de wisselwerking tussen de verschillende onderdelen van de organisatie die te maken hebben met verzekeringen. Het manual dient te worden beschouwd als een hulpmiddel en niet als een exacte weergave van de polisgegevens of ter bepaling van de schuldvraag. Uitsluitend de tekst van de originele polissen is bindend. De TU Delft streeft ernaar jaarlijks een volledig en betrouwbaar beeld te hebben van de diverse risicokosten waarmee men wordt geconfronteerd. Hieronder worden verstaan de te betalen premies, administratiekosten, expertisekosten en de te betalen eigen risico’s in geval van een schade. Daarom is het van belang dat de faculteiten en de universiteitsdiensten van de TU Delft zorgdragen voor het verstrekken van informatie aan de directie Finance & Control inzake de gemaakte risicokosten. Verzekeringsgerelateerde activiteiten worden gecoördineerd door de universiteitsdienst Finance en Control (FC). Het beheer van de verzekeringen is, afhankelijk van het onderwerp, ondergebracht bij de volgende universiteitsdiensten: De administratie voor de brandverzekeringen en het wagenpark wordt uitgevoerd door de universiteitsdienst Facilitair Management en Vastgoed (FMV); De buitenlandse reisverzekering wordt beheerd door Finance & Control (FC); Decentraal worden door de faculteit of universiteitsdienst de aan- en afmeldingen voor de dienstreizen verzorgd. Door de universiteitsdienst Bestuurlijke en Management Ondersteuning (BMO) worden de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen beheerd; Onder beheer wordt verstaan: Het in behandeling nemen van schademeldingen en schadeclaims van de betreffende verzekeringen. Dit manual beschrijft de centraal ingekochte verzekeringen. Mocht een organisatie eenheid het door de TU verzekerde pakket willen uitbreiden met een of meerdere verzekeringen specifiek voor het betreffende onderdeel dan kan hierover advies en ondersteuning geboden worden door de directie van Finance & Control.
Verzekeringsmanual
3
08-11-2007
2.
RISICOFINANCIERINGSBELEID
2.1
DOELSTELLINGEN Het risicofinancieringsbeleid is een onderdeel van het nog te vormen risicomanagementbeleid. Het risicofinancieringsbeleid levert een belangrijke bijdrage aan de doelstellingen voor risicomanagement bij de TU Delft. Het risicofinancieringsbeleid richt zich met name op de doelstellingen kostenreductie, continuïteit en efficiency.
2.2
UITGANGSPUNTEN De uitgangspunten voor risicofinanciering worden als volgt vastgelegd in het risicomanagementbeleid: a)
Een evenwichtige relatie tussen het zelf financieren van risico’s door de TU Delft enerzijds en het afwentelen van risico’s op verzekeraars anderzijds;
b)
Voor de risico’s, die voor verzekering in aanmerking komen, kenmerkt het risicofinancieringsbeleid zich door: Inkoop van verzekeringen op concernniveau;
Keuze van de externe adviseurs, waaronder de assurantie makelaar en verzekeraars wordt door directie van Finance & Control bepaald. 2.3
VERZEKERINGEN Verzekeren is een belangrijk onderdeel van risicofinancieringsbeleid. Het verzekeren van risico’s dient derhalve te worden beschouwd als onderdeel van de TU Delft risicomanagementbeleid. Het overdragen van risico’s, middels het verzekeren, is het sluitstuk van het risicomanagement proces. Aan de hand van de volgende criteria wordt de verzekeringsportefeuille samengesteld: a) b) c)
Het risicoprofiel van de TU Delft; De mogelijkheden van de TU Delft tot het zelf financieren van risico’s; De kosten van verzekeren.
Deze criteria zijn bepalend voor de te nemen eigen risico’s en/of op verzekeraars af te wentelen risico’s. Eigen risico’s worden gedragen door de organisatie eenheid waar de schade zich voordoet en toegelicht in de verantwoordingsrapportages.
Verzekeringsmanual
4
08-11-2007
Evaluatie van het risicomanagementbeleid en de risicokosten kan leiden tot een aanpassing van de verzekeringsportefeuille en de gekozen hoogtes van de eigen risico’s. De huidige verzekeringsportefeuille is tot stand gekomen met behulp van de eerder genoemde criteria.
Verzekeringsmanual
5
08-11-2007
3.
TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
3.1 3.1.1
UNIVERSITEITSDIENST Finance & Control De taken en verantwoordelijkheden van de universiteitsdienst (Finance & Control) zijn als volgt:
a) b) c)
d) e) f) g) h) i) j) k) # # # # #
3.1.2
Algeheel verantwoordelijkheid voor het verzekeringsbeleid. Het opstellen van een risicofinancieringsbeleid; Het verstrekken van uitvoeringsrichtlijnen op het gebied van risicofinanciering. Het samenstellen van de verzekeringsportefeuille: het vaststellen van de voor een verzekering in aanmerking komende risico’s, het bepalen van de dekkingsomvang daarvan en het bepalen van de te nemen eigen risico’s; en het verstrekken van informatie over de afgesloten verzekeringen; Keuze van adviseurs, assurantiemakelaar en verzekeraars; Het voeren van onderhandelingen voor de centrale inkoop van verzekeringen; Het beheer van het verzekeringsmanual; Het toezien op het uitvoering van de preventie eisen van de verzekeraars door de verantwoordelijke universiteitsdienst of faculteit. Budgethouder verzekeringen. Het bijhouden van taxaties; Agenderen van vervaldata van de taxatierapporten en opdracht geven tot het uitvoeren van hertaxaties. De Manager Integrale Veiligheid voorzien van de risico- en schadegegevens als input voor het risicomanagementbeleid. Het beheer van de schadeprocedure, zijnde: Het opstellen en beheren van de schadeprocedure. Het in ontvangst nemen/zorgdragen voor schade-aanmelding bij verzekeraar; Het onderhouden van contacten met makelaar/verzekeraar over de schaden. Het zorgdragen voor de doorgeleiding van bijbehorende stukken naar verzekeraar Voortgangscontrole van schadedossiers.
Facilitair Management en Vastgoed De taken en verantwoordelijkheden van de universiteitsdienst Facilitair Management en Vastgoed zijn als volgt: a) Het beheer van verzekerde (materiele) belangen, zijnde: Het bijhouden van relevante mutaties op het gebied van het wagenpark (nieuwe voertuigen, nieuwe berijder, etc.) Het bijhouden van relevante mutaties op het gebied van materiele risico’s zoals gebouwen en inventarissen (nieuwbouw, verbouw, verhuizingen). Bij aankoop of bouw van panden met een herbouwwaarde van meer dan € 25.000.000,- moet melding gedaan worden naar de makelaar via universiteitsdienst Finance & Control.
Verzekeringsmanual
6
08-11-2007
Het zorgdragen voor doorgeleiding van relevante informatie over verzekerde belangen naar de directie van Finance & Control. Zorgdragen voor jaarlijks overzicht van gebouwen en inventarissen ten behoeve van de verzekeringen. Uitvoeren van specifieke preventie eisen van de verzekeraar.
3.1.3
b)
Het registreren van schademeldingen met bijbehorende gegevens, zoals onder andere: Omschrijving van de gebeurtenis en de schade; Schadebedrag; Omschrijving van de oorzaak; Status
c)
Het periodiek genereren van een overzicht van de gemelde schades en een schade-analyse als input voor het risicomanagementproces. Deze overzichten moeten ter beschikking gesteld worden aan Manager Integrale Veiligheid en Directie Finance & Control.
Bestuurlijke en Management Ondersteuning De taken en verantwoordelijkheden van de universiteitsdienst Bestuurlijke en Management Ondersteuning zijn als volgt:
a) b)
3.2
Verantwoordelijkheid voor het opstellen en onderhouden van het risicomanagementbeleid ligt bij de Manager Integrale Veiligheid. Het beheer van de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, zijnde: Het in ontvangst nemen/zorgdragen voor schade-aanmelding bij makelaar/Finance en Control Het zorgdragen voor de doorgeleiding van bijbehorende stukken naar makelaar/Finance en Control. Het juridisch toetsen van aansprakelijkheidsclaims die onder het eigen risico van de verzekering vallen.
a)
Het registreren van claims met bijbehorende gegevens, zoals onder andere: Omschrijving van de gebeurtenis en de schade; Schadebedrag; Omschrijving van de oorzaak; Status.
a)
Het periodiek genereren van een overzicht van de claims en een analyse daarvan als input voor het risicomanagementproces. Deze overzichten moeten ter beschikking gesteld worden aan Manager Integrale Veiligheid en Directie Finance & Control.
FACULTEITEN De taken en verantwoordelijkheden van de faculteiten zijn de volgende:
a)
b)
Het direct na voorval melden van schaden (eigen schaden en schaden van derden) middels het schademeldingsformulier, dit betreft tevens de schaden onder het eigen risico. In hoofdstuk 4 wordt weergegeven welke soorten schades, waar gemeld moeten worden; Het zo volledig mogelijk opbouwen van een dossier omtrent een schadegebeurtenis. Dit betreft onder andere foto’s, getuigenverklaringen, processen verbaal, correspondentie, documentatie, inspectierapporten en offertes.
Verzekeringsmanual
7
08-11-2007
c)
d) e)
f)
3.3
Het uitoefenen van controle op de verstrekte informatie door de universiteitsdienst Finance en Control over de verzekeringen. Met de universiteitsdienst dient gecommuniceerd te worden, indien naar de overtuiging van de faculteit de verzekerde bedragen niet toereikend zijn. Dit geldt evenzeer voor specifieke risico’s, die naar het oordeel van de faculteit ontoereikend op verzekeraars zijn afgewenteld; Het melden van (groeps)reizen en het aantal deelnemers ten behoeve van de reisongevallen/reisbagageverzekering bij Finance & Control; Eigen risico’s worden gedragen door de faculteit waar de schade zich voordoet en toegelicht in de verantwoordingsrapportages. Deze overzichten moeten ter beschikking gesteld worden aan Manager Integrale Veiligheid en Directie Finance & Control. Het registreren van personeelsleden op dienstreis ten behoeve van de reisverzekering en de registratie van uitgezonden personeelsleden;
MAKELAAR a) Bemiddeling bij het afsluiten van verzekeringen, hieronder wordt verstaan; Het in gezamenlijk overleg met de TU Delft vaststellen van de gewenste dekkingen (omvang van de dekking, hoogte verzekerde bedragen, hoogte eigen risico’s); Het inwinnen van de benodigde risico-informatie ten behoeve van (her)verzekeraars; Het benaderen van één of meerdere (her)verzekeraars voor het verkrijgen van offertes; Indien het gaat om meerdere offertes, deze offertes met elkaar vergelijken; De offertes aan de TU Delft presenteren; In geval van opdracht, de (her)verzekeringen bij (her)verzekeraars onderbrengen en het bestaan van dekking te bevestigen aan de TU Delft; Het opmaken en afgeven, muteren dan wel controleren door de makelaar van polisdocumenten; Het incasseren en afdragen van de premie, indien van toepassing; Gedurende de looptijd van de (her)verzekeringen, in gezamenlijk overleg met de TU Delft nagaan of de (her)verzekeringen nog steeds in overeenstemming zijn met de door de TU Delft gewenste dekkingen; Het periodiek met de TU Delft afstemmen van voornemens met betrekking tot de verlengingen; Het periodiek ‘remarketen’ van in overleg met de TU Delft daartoe aangewezen verzekeringen; De afgesloten (her)verzekeringen per contractsvervaldatum te verlengen; Een inspanningsverplichting om de solvabiliteit van (her)verzekeraars te controleren.
b)
Schadebehandeling, hieronder wordt verstaan het bijstaan van de TU Delft bij het regelen en afwikkelen van schaden door; 1. Het opstellen van een schade-aanmeldingsprocedure en het volgens deze procedure verzamelen en registreren van schadegegevens en het informeren van verzekeraars; 2. Het op instructie van verzekeraars benoemen van experts dan wel andere deskundigen respectievelijk eventueel de TU Delft adviseren een contra-expert dan wel andere deskundigen te benoemen. Het onderhouden van nauwe contacten met (contra) experts dan wel andere deskundigen alsmede bewaking van de voortgang van de afwikkeling; 3. Het in nauw overleg met de TU Delft:
Verzekeringsmanual
8
08-11-2007
4. Onderhandelen met verzekeraars ter regeling en afwikkeling van schaden; 5. Het incasseren en uitbetalen van de schadepenningen.
c)
Rapportage en analyse, hieronder wordt verstaan: Het eens in de twaalf maanden opstellen van een compleet overzicht van alle verzekeringen die via de bemiddeling van de makelaar zijn afgesloten; Het eens in de drie maanden rapporteren van de voortgang van alle schaden die openstaan met betrekking tot de verzekeringen die via de bemiddeling van de makelaar zijn afgesloten; Het eens per twaalf maanden opstellen en bespreken van een overzicht van alle schaden die aangemeld zijn onder verzekeringen die via de bemiddeling van de makelaar zijn afgesloten; Het eens per twaalf maanden analyseren en bespreken van de schadestatistieken van verzekeringen die via bemiddeling van de makelaar zijn afgesloten.
Verzekeringsmanual
9
08-11-2007
4.
PROCEDURES
4.1
SCHADEMELDING In dit verzekeringsmanual wordt uitgegaan van vier soorten van schade:
1.
2.
3. 4.
Schaden aan en verliezen van eigendommen van de TU Delft (exclusief auto’s); dit betreft alle eigendommen van de TU Delft, zoals onder andere gebouwen, terreinen en middelen (zoals inventaris en instrumenten); Schaden aan derden: dit betreft alle overige materiële en immateriële schaden aan derden die (mogelijk) veroorzaakt zijn door toedoen van de TU Delft. Onder derden worden verstaan medewerkers (tenzij op reis, zie punt 4), studenten, bezoekers en omgeving; Auto gerelateerde schaden: zijnde schaden als gevolg van het besturen van een voertuig of schaden aan voertuigen van de TU Delft; Schaden aan medewerkers tijdens buitenlandse dienstreizen; dit betreft alle schades en verliezen bij en aan medewerkers tijdens dienstreizen;
NB: Het manual dient te worden beschouwd als een hulpmiddel en mag niet worden beschouwd als een exacte weergave van de polisgegevens of ter bepaling van de schuldvraag. Uitsluitend de tekst van de originele polissen is bindend.
4.1.1
Procedure: schade aan eigendommen TU Delft 1. De medewerker die de schade signaleert geeft dit zo spoedig mogelijk aan bij de facilitair manager van de betreffende faculteit; 2. Bij schade dient, indien nodig en relevant, onmiddellijk maatregelen te worden getroffen, die een schade-beperkend effect (kunnen) hebben; 3. De facilitair medewerker dient op de dag van de schadegebeurtenis het hiertoe bestemde schadeformulier zo volledig mogelijk in te vullen; 4. De facilitair medewerker dient een zo volledig mogelijk dossier op te bouwen omtrent de schadegebeurtenis. Dit betreft onder andere foto’s, getuigenverklaringen, processen verbaal, correspondentie, documentatie, inspectierapporten, taxaties en/of offertes voor reparatie; 5. De facilitair medewerker dient de schade zo spoedig mogelijk schriftelijk te melden bij de universiteitsdienst Finance & Control middels het schadeformulier. Schademeldingen dienen vergezeld te gaan van alle relevante stukken (het dossier). Niet tijdige melding van een schade kan namelijk het recht van vergoeding van de schade door de verzekeraar te niet doen; 6. Bij schaden groter dan EUR 25.000,- dient de universiteitsdienst of faculteit waar de schade is ontstaan de Manager Integrale Veiligheid en de directie van Finance & Control in kennis te stellen; 7. Bij schaden groter dan € 100.000,- dient de verzekeraar zo snel als mogelijk op de hoogte te worden gebracht door Finance & Control. 8. Eventuele instructies van de universiteitsdienst Fincance en Control of van de Manager Integrale Veiligheid dienen opgevolgd te worden;
Verzekeringsmanual
10
08-11-2007
9.
De universiteitsdienst Finance & Control zorgt voor de noodzakelijke afstemming met de makelaar en/of de door verzekeraars ingeschakelde expertise-bureaus.
Meldingsadres: Zie bijlage 1: Contactpersonen
BELANGRIJK IN GEVAL VAN EEN ERNSTIGE CALAMITEIT Ingeval van een ernstige calamiteit, bijv. een uitslaande brand dient onmiddellijk rechtstreeks contact te worden opgenomen met één van de navolgende medewerkers bij Aon Nederland te Rotterdam (in verband met brandverzekering):
Dhr. G.J.M. van Ulden Tel: 010 - 448 7157 Mob: 06 - 547 759 76
4.1.2
Procedure: melding van schaden aan derden a) De aan derden toegebrachte schaden wordt door de TU Delft ontdekt: 1. Bij schade aan derden dienen, indien nodig en relevant, onmiddellijk maatregelen te worden getroffen, die een schade-beperkend effect (kunnen) hebben; 2. De facilitair medewerker of de betrokken medewerker dient op de dag van de schadegebeurtenis het hiertoe bestemde schadeformulier zo volledig mogelijk in te vullen; 3. De facilitair medewerker of betrokken medewerker dient een zo volledig mogelijk dossier op te bouwen omtrent de schadegebeurtenis. Dit betreft onder andere foto’s, getuigenverklaringen, processen verbaal, correspondentie, documentatie, inspectierapporten en of offertes voor reparatie; 4. De facilitair medewerker of de betrokken medewerker dient de schade zo spoedig mogelijk schriftelijk te melden bij universiteitsdienst Bestuurlijke en Management Ondersteuning middels het schadeformulier. Dit schadeformulier moet vergezeld worden van alle relevante stukken zoals bij punt 3 genoemd. 5. Indien de schade valt onder een verzekering dan dient dit gemeld te worden bij Finance en Control. Schademeldingen dienen vergezeld te gaan van alle relevante stukken (het dossier). Niet tijdige melding van een schade kan namelijk het recht van vergoeding van de schade door de verzekeraar te niet doen.; 6. Indien de schade onder het eigen risico of buiten de dekking valt van de verzekering, dan is de beoordeling en behandeling van de schade in handen van de universiteitsdienst Bestuurlijke en Management Ondersteuning. 7. Bij schades (claims) groter dan EUR 25.000,- dient universiteitsdienst Bestuurlijke en Management Ondersteuning de directie Finance & Control en de Manager Integrale Veiligheid in kennis te stellen. 8. Eventuele instructies van universiteitsdienst Bestuurlijke en Management Ondersteuning dienen opgevolgd te worden;
Verzekeringsmanual
11
08-11-2007
9.
Universiteitsdienst Finance & Control zorgt voor de noodzakelijke afstemming met de makelaar en / of de door verzekeraars ingeschakelde expertise-bureaus.
b) 1. 2.
De TU Delft wordt schriftelijk aansprakelijk gesteld voor een geleden schade: De TU Delft ontvangt een schriftelijke aansprakelijkheidsstelling (claim); Erken geen aansprakelijkheid richting de benadeelde. Dit kan gevolgen hebben voor de dekking onder de aansprakelijkheidsverzekering. Laat beoordeling voor een schade boven het eigen risico altijd over aan verzekeraar. Voor schade onder het eigen risico vindt beoordeling plaats door een juridisch specialist van de universiteitsdienst Bestuurlijke en Management Ondersteuning. Bij een claimbedrag van minder dan € 250,- is de schade ter beoordeling aan de decaan van de faculteit of de verantwoordelijke van de betreffende universiteitsdienst. Bij uitbetaling van een zaakschade onder de € 250,- aan de benadeelde moet melding gedaan worden in het incidentenregister. Bij zaakschade onder de € 250,- waarbij twijfel ontstaat over aansprakelijkheid van TU Delft kan een beroep worden gedaan op een juridisch specialist binnen de universiteitsdienst Bestuurlijke en Management Ondersteuning. Bij een schade boven de € 250,- of bij letselschade wordt de verdere afhandeling van de claim verzorgd door universiteitsdienst Bestuurlijke en Management Ondersteuning. Onder andere voor de vaststelling of er sprake is van een terechte claim, voor de noodzakelijke interne afstemming met de facilitaire medewerkers c.q. de verantwoordelijke voor verzekeringen binnen Finance & Control; Bij claims groter dan EUR 25.000,- dient universiteitsdienst Bestuurlijke en Management Ondersteuning de directie van Finance & Control en de Manager Integrale Veiligheid in kennis te stellen. Tevens zorgt universiteitsdienst Finance & Control voor de externe afstemming met de makelaar en/of de door verzekeraars ingeschakelde expertise-bureaus.
3. 4. 5.
6.
7.
8.
Meldingsadres: Zie bijlage 1: Contactpersonen
4.1.3
Procedure: auto gerelateerde schade De volgende handelingen dienen (chronologisch) te worden uitgevoerd:
1. 2.
3. 4. 5.
6.
De schademelding geschiedt door de berijder direct aan de wagenparkbeheerder; Invullen van het standaard autoschadeformulier geschiedt door de berijder en wordt vervolgens aan de wagenparkbeheerder toegestuurd. Het autoschadeformulier bevindt zich in de berijdersmap; De wagenparkbeheerder communiceert met de verantwoordelijke voor verzekeringen binnen Finance & Control over de afhandeling van de schade; De wagenparkbeheerder stuurt het schadeformulier met alle bijbehorende stukken toe naar Finance & Control. De wagenparkbeheerder zorgt ervoor dat de berijder in bezit gesteld wordt van nieuw blanco schadeformulier. De berijder zorgt ervoor dat de berijdersmap altijd is voorzien van een blanco schadeformulier. De wagenparkbeheerder informeert het aanspreekpunt binnen Finance & Control over de toewijzing van het schadeherstelbedrijf, herstel bedrijfskleuren/logo TU Delft conform de specificaties huisstijl TU Delft;
Verzekeringsmanual
12
08-11-2007
7. 8. 9. 10.
4.1.4
Inzet vervangend vervoer (indien van toepassing) wordt gecommuniceerd tussen de wagenparkbeheerder en het aanspreekpunt binnen Finance & Control; Ruitschade dient uitsluitend herstelt te worden door Carglass. Finance & Control zorgt voor verzending van schadeformulier met alle relevante informatie naar de makelaar. In overleg met makelaar wordt expertise geregeld Finance & Control is verantwoordelijk voor voortgangscontrole van het schadedossier.
Schade van/aan medewerkers tijdens reizen Indien er sprake is van schade bij een binnenlands reis (bedrijfsevenement) of buitenlandse reis dan dient de onderstaande procedure in acht genomen te worden. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
De medewerker dient de schade zo spoedig mogelijk te melden bij de universiteitsdienst Finance & Control De universiteitsdienst Finance & Control stuurt de betreffende medewerker het schadeformulier op; Finance & Control voorziet medewerker van instructies hoe bepaalde situaties in het buitenland moeten worden opgelost. De medewerker dient het schadeformulier zo volledig mogelijk in te vullen en stuurt deze terug voorzien van eventuele relevante gegevens, zoals aankoopbonnen e.d.; De universiteitsdienst Finance & Control zorgt voor de afhandeling met de makelaar en/of de verzekeraar. Bij materiele schade onder de € 250,- beoordeelt de decaan van de faculteit of de directeur van de universiteitsdienst of de medewerker schadeloos wordt gesteld.
Meldingsadres: Zie bijlage 1: Contactpersonen
4.2
PROCEDURE: SCHADEREGISTRATIE EN -ANALYSE 1. Bij melding van de schade of claim bij de betreffende universiteitsdienst dient deze geregistreerd te worden. 2. Hierbij dienen minimaal de volgende gegevens vastgelegd te worden: # Dossiernummer; # Korte omschrijving gebeurtenis; # Korte omschrijving oorzaak; # Omschrijving van de (geclaimde) schade; # (Geclaimde) schadebedrag; # Gedekt / niet-gedekt; # Eigen risico; # Uitbetaling; # Status.
1. 2.
Bij een schade groter dan EUR 100.000,- vindt er door de betreffende universiteitsdienst een schade analyse plaats; Eens per half jaar wordt een overzicht van de geregistreerde schades en claims gegenereerd en ter informatie aan de Manager Integrale Veiligheid aangeboden;
Verzekeringsmanual
13
08-11-2007
3.
Eens per jaar worden de geregistreerde schades geanalyseerd door Manager Integrale Veiligheid. Hierbij wordt er onder andere gekeken of er generieke oorzaken voor schades en claims zijn te ontdekken en of er trends zijn waar te nemen in het schadeverloop.
Verzekeringsmanual
14
08-11-2007
5. 5.1
AANVRAAG NIEUWE VERZEKERING PROCEDURE AUTOVERZEKERING Bij een aankoop van een nieuwe auto moet de volgende procedure in acht genomen worden.
1.
2.
1. 2. 3. 4.
Voordat de auto wordt opgehaald bij de leverancier moet de dekking voor de autoverzekering geregeld worden bij Finance & Control. Dit gebeurt door het invullen van het aanvraag/mutatie formulier autoverzekering (bijlage X). De minimale gegevens die nodig zijn voor een voorlopige dekking zijn: Merk/Type Kenteken Meldcode (laatste vier cijfers van het chassisnummer) Gewicht Cataloguswaarde Dekking
Nadat dekkingsbevestiging (telefonisch of schriftelijk) is ontvangen van Finance & Control mag met de nieuwe auto gereden worden. Kopie factuur versturen naar Finance & Control. Finance & Control zorgt voor de dekking bij de verzekering volgens de gemaakte afspraken met de makelaar/verzekeraar. Universiteitsdienst Facilitair Management en Vastgoed zorgt ervoor dat de berijder de berijdersmap ontvangt met daarin schadeformulier, schade-instructie en groene kaart.
Meldingsadres: Zie bijlage 1: Contactpersonen
Verzekeringsmanual
15
08-11-2007
6.
BIJLAGE 1. CONTACTPERSONEN
Voor het onderbrengen en behandelen van de noodzakelijk geachte verzekeringen, alsmede voor de behandeling van de schaden, welke onder deze verzekeringen worden geclaimd is, door de TU Delft aangesteld: Aon Nederland, Makelaars in assurantiën & risico adviseurs.
CONTACTPUNT Accountmanager Aon Naam Telefoon Fax Mobiel
: Drs. P.E. (Pieter) Dijkstra : 010-448 7998 : 010-448 8746 : 06-113 416 69
Accounbeheer Aon Mw. K.D. (Kirsten) Voskuil Telefoon Fax
: 010-448 7631 : 010-448 8746
Finance & Control TU Delft Drs. B. Gangadin Telefoon Mobiel
: 015-278 6478 : 06-140 150 59
Integrale Veiligheid TU Delft Dhr. R. (Ron) Massink Telefoon
: 015-278 3949
Bestuurlijke & Juridische Zaken Mr. drs. J. (Erik) van Leeuwen Telefoon Fax
: 015-27 87136 : 015-27 83100
Verzekeringsmanual
16
08-11-2007
7.
BIJLAGE 2. VERZEKERINGSOVERZICHT CONCERNNIVEAU
Verzekeringsmanual
17
08-11-2007
Verzekeringsmanual
18
08-11-2007
Verzekeringsmanual
19
08-11-2007
Verzekeringsmanual
20
08-11-2007
