Roadmap 2014-2020
TU Delft Library
TU Delft Library
Roadmap 2014-2020 TU Delft Library
‘No crime is so great as daring to excel’
Winston Churchill
2
Inhoud 1 Inleiding
5
2
6
3
Context 2.1
Roadmap TU Delft
6
2.2
Omgevingsanalyse
7
Richting & strategie
9
3.1
9
Missie en visie
3.2 Doelgroepen
9
3.3 Strategie
9
4 Dienstverlening
14
4.1
De gebruiker centraal
14
4.2
Positionering
14
4.3
Corporate story
14
4.4 Domeinen
17
4.5 Samenwerkingsverbanden
18
5 Organisatie
21
5.1
Productgroepen
21
5.2
Ondersteunende groepen
22
6 Personeelsbeleid
24
6.1 Visie
24
6.2 Implementatie
24
6.3 Personeelsbestand
25
7 Slotwoord
27
28
Bijlage 1: Referenties
3
1 4
1 1
Inleiding
Bibliotheken bevinden zich in een uitdagende tijd. Directe vindbaarheid van kennis wordt een must, het individu wordt invloedrijker en technologische innovatie gaat steeds sneller. Ook onze gebruikers verwachten dat wij als Library op innovatieve wijze meebewegen met de eisen van deze tijd en de toekomst. Zowel bij huidige als nieuw te ontwikkelen diensten stellen we onze gebruiker centraal. Deze benadering sluit aan bij onze missie: het vrijelijk laten stromen van kennis. Om dit te realiseren én te bewaken, hebben we onze diensten geïnventariseerd en getoetst aan deze missie. Deze inventarisatie en toetsing hebben we verwezenlijkt in samenwerking met studenten, wetenschappers, docenten en bestuurders van de TU Delft: onze primaire doelgroepen.
Het resultaat is deze roadmap die naar 2020 toewerkt. Een strategisch document, waarin we omschrijven hoe we onze dienstverlening kunnen optimaliseren voor onze gebruikers (4: TU Delft Library 2013). Aan de vraag hoe we deze optimalisatie kunnen realiseren, gaat een omgevingsanalyse vooraf. We inventariseren wat om ons heen gebeurt, welke ontwikkelingen we verwachten en welke positie we daar als TU Delft Library in aannemen. We definiëren, buiten bovengenoemde missie, onze visie en strategie. Op basis hiervan leggen we de link tussen de vraag van onze gebruikers en het aanbod van onze dienstverlening, onderverdeeld in vier zogenaamde domeinen. Tot slot geven we aan hoe we onze organisatie inrichten om onze doelstellingen te verwezenlijken en lichten we toe wat dit inhoudt voor onze personeelsstrategie. Zodoende fungeert deze roadmap als ‘levend document’ en zullen we de strategie aanvullen met meerjarenplannen.
5
2 2
Context
In een verbonden globale omgeving verwacht iedereen direct de juiste informatie te kunnen vinden. De wetenschap wordt bovendien steeds meer van iedereen. De bibliotheek als fenomeen is als fysieke plek aan verandering onderhevig: het is vandaag de dag een bruisende leeromgeving. Onze (Library)roadmap werkt, net als de roadmap van de TU Delft, naar 2020 toe. In dit kader hebben we allereerst onze gebruiker centraal gesteld als voorwaarde voor ons succes. Met onze schat aan wetenschappelijke informatie dragen we vanuit de Library bij aan een duurzame maatschappij. Ons gebouw is bij uitstek de plek waar onze gebruikers kunnen samenwerken, studeren en elkaar kunnen ontmoeten.
In 2012 zijn we gestart met het uitwerken van onze roadmap. In dit kader zijn we allereerst begonnen met het creëren van onze belangrijkste voorwaarde voor succes: een organisatie zijn die draait om de gebruiker. We hebben multidisciplinaire productgroepen en ondersteunende afdelingen gedefinieerd. Een andere realiteit verliezen we niet uit het oog: het College van Bestuur (CvB) legt ons een bezuiniging op van 15% van onze lumpsumgelden. Deze maatregel resulteert erin dat we nóg kritischer naar onze organisatiestructuur en processen kijken.
2.1
Roadmap TU Delft
Met onze roadmap willen we nauw aansluiten bij de roadmap van de TU Delft: ‘Freedom to Excel’ (2: TU Delft 2012). De TU Delft is én wil een vooraanstaande ingenieursuniversiteit van mondiale betekenis blijven. Haar visie komt voort uit een maatschappelijke motivatie om technologische oplossingen aan te dragen die significante impact hebben op de weg naar een duurzame samenleving en een bloeiende economie. Erkend internationaal wereldniveau De TU Delft stelt zichzelf als doel studenten en wetenschappers te laten denken en werken vanuit inter- en multidisciplinariteit, waarbij science, design en engineering dominante invalshoeken zijn in onderwijs en onderzoek. De TU Delft draagt substantieel bij aan een duurzame samenleving door het verrichten van grensverleggend technisch-wetenschappelijk onderzoek van erkend internationaal wereldniveau. Daarnaast leidt zij maatschappelijk betrokken ingenieurs en PhD’s op en helpt zij kennis in economisch en maatschappelijk waardevolle technologische innovaties en bedrijvigheid vertalen. Met onze schat van wetenschappelijke informatie dragen we vanuit de Library bij aan deze duurzame maatschappij. Excellent onderwijs Als Library dragen we daarnaast op tal van manieren bij aan het excellente onderwijs en onderzoek aan de TU Delft, zoals opgenomen in de Roadmap 2020 van de TU Delft (2: TU Delft 2012). Zo helpen we studenten en wetenschappers slimmer, efficiënter en op een meer integere manier met informatie om te laten gaan. Ons gebouw is bij
6
uitstek de plek waar onze gebruikers kunnen samenwerken, studeren en elkaar kunnen ontmoeten. We spelen een belangrijke rol in de productie van alle vormen van online onderwijs: van blended bachelors en online masters voor studenten van de TU Delft tot MOOCs voor alle geïnteresseerden.
2.2
Omgevingsanalyse We leven in een tijd waar netwerken snel kunnen worden gevormd (en afgebroken) en waar grenzen van landen of instellingen steeds minder relevant worden. Het individu wordt invloedrijker, kan zelf snel mobiliseren, overal leren en profileert zichzelf steeds meer als persoonlijk merk. De technologische innovatie gaat steeds sneller: game changers zijn er niet meer voor twintig jaar of langer, maar voor een kortere periode. Globale omgeving Voor bibliotheken gelden specifieke ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de toekomst. Iedereen verwacht in die verbonden globale omgeving direct de juiste informatie te kunnen vinden, ongeacht locatie of device. Het gaat hierbij minder om eigen bezit van die informatie, maar om (snelle) toegang en het delen van deze kennis. Dat laatste draagt bij aan het versterken van persoonlijke zichtbaarheid. Online wetenschap Wetenschap wordt steeds meer van iedereen: iedereen kan (online) leren wat hij of zij wil. Het meer en meer delen van interessante bevindingen via open media naast de ‘gesloten traditionele tijdschriften’ maakt de wetenschap minder exclusief. Het materiaal uit die gesloten tijdschriften wordt overigens geleidelijk sneller openbaar door acties van de ‘Open Access beweging’. Die gedeelde online wetenschap wordt ook steeds diverser in de vorm van video’s, foto’s, kaarten, 3D-representaties, datasets en blogposts. Bibliotheken vervullen hierin een intermediaire rol en gaan na hoe kan worden omgaan met die media en over de selectie en duurzaamheid ervan. Bruisende leeromgeving De bibliotheek als fysieke plek is aan verandering onderhevig. Sinds een aantal jaren groeien openbare en universitaire bibliotheken naar elkaar toe. Ook is een bibliotheek allang niet meer een stilteplek waar niets mag, maar steeds meer een bruisende leeromgeving, waar inspiratie niet meer alleen uit boeken komt. Serendipiteit en contemplatie blijven behouden, maar op een andere manier.
7
8
3
3
Richting & strategie
Het is onze missie kennis vrijelijk te laten stromen. Daartoe verbinden en verrijken we onderzoek en onderwijs aan de TU Delft. We hebben een Research & Development-afdeling opgericht, vanuit waar we nieuwe innovatieve ontwikkelingen op de voet volgen. TU Delft is een groot voorstander van Open Science; vanuit de Library vervullen we hierin een richtinggevende rol. Zo hebben we resources vrijgemaakt om een goede Open Access-infrastructuur op te bouwen. Op het gebied van Open Education dragen we onder meer bij aan de productie van online onderwijs. We starten projecten in, waar mogelijk, LDE-verband.
3.1
Missie en visie
Bij de Library vinden we dat je succesvoller wordt als je kennis van anderen gebruikt en eigen kennis deelt. We zorgen er daarom voor dat kennis vrijelijk kan stromen en
beseffen daarmee als geen ander dat de oorsprong van die kennis erkend moet worden en duurzame toegankelijkheid noodzakelijk is. Zo verbinden en verrijken we onderzoek en onderwijs aan de TU Delft.
3.2
Doelgroepen
De belangrijkste producenten en consumenten van die kennis – studenten, wetenschappers en bestuurders van de TU Delft – definiëren we als onze primaire
doelgroepen. Omdat een onderzoeker ook de rol van docent kan vervullen (en vice versa), hebben we deze twee rollen samengevoegd. Met en voor onze primaire
doelgroepen ontwikkelen en leveren we onze producten en diensten 1. In dit document zullen we naar onze primaire doelgroepen refereren met de term ‘gebruikers’. Secundaire doelgroepen
Omdat we waarde hechten aan vrije kennisstroming zijn er buiten onze universiteit
mogelijke secundaire doelgroepen. Onder deze secundaire doelgroepen verstaan we
alle studenten en wetenschappers. Doordat zij de output van ons onderzoek en onderwijs kunnen gebruiken, genereren zij nieuwe kennis, die weer voor onze studenten en wetenschappers relevant is. We ontwikkelen echter geen specifieke diensten voor deze groepen, tenzij dat ten bate komt van studenten en wetenschappers binnen onze universiteit.
3.3
Strategie Om onze missie te realiseren, hebben we een strategie ontwikkeld die we in deze roadmap uiteenzetten. Hoofdstuk 5 beschrijft wat we reeds gedaan hebben en de komende jaren blijven doen om dit organisatorisch handen en voeten te geven.
1
In 2015 raakt de Library het label ‘landelijke taak’ kwijt. We zullen daarom met een nóg kritischere blik naar onze organisatiestructuur en processen kijken (5: TU Delft Library 2011).
9
3.3.1
Koers tot 2020 Om kennis vrijelijk te laten stromen, verbinden we onderwijs en onderzoek aan de TU Delft. Dat betekent dat we een brug slaan tussen de binnenwereld en de buitenwereld van de TU Delft en vice versa: alleen zo kunnen we kennis vrijelijk laten stromen. Eén van onze voornaamste taken is het optimaal toegankelijk maken van kennis voor onze gebruikers: • We bieden een relevante schat aan wetenschappelijke informatie; • Content stellen we zoveel mogelijk digitaal en locatie-onafhankelijk beschikbaar; • We volgen nieuwe (innovatieve) ontwikkelingen op de voet en dragen bij aan MOOCs (Massive Open Online Courses) en SPOCs (Small Private Online Courses). Daarnaast focussen we op ‘blended learning’. Omdat we zoveel waarde hechten aan wetenschappelijke output, digitale content en innovatieve ontwikkelingen, is het van belang dat we kennisdeling onder de aandacht brengen. Het delen van eigen kennis is namelijk cruciaal voor onderzoek, onderwijs en valorisatie. We helpen studenten en wetenschappers kennis op de juiste wijze te delen. Hiertoe adviseren we hen in de keuze van publicatiekanalen, hergebruik van materiaal van anderen of bescherming van eigen intellectueel eigendom.
3.3.2
Collectievorming Doel is over een collectie te beschikken, die altijd en overal direct toegang geeft tot relevante wetenschappelijke informatie, wereldwijd. Deze wetenschappelijke informatie moet relevant, betrouwbaar, overzichtelijk en beschikbaar zijn. Onze repositories bieden een digitaal magazijn voor alle wetenschappelijke informatie van onze gebruikers. Inhoudelijke standpunten – Samenwerking met gebruikers Voor de samenstelling van de collectie en beschikbaarstelling van externe wetenschappelijke informatiebronnen wordt voortaan niet meer gelet op een nationale rol. We zullen dus inzetten op vakgebieden, die voor de TU Delft essentieel zijn. Faculteiten willen we actief laten participeren bij de selectie van content, bijvoorbeeld in de vorm van ‘patron driven acquisition’. – Verbinding en verrijking (metadata) We zorgen voor de juiste verbinding en verrijking (metadatering) door resultaten van wetenschappelijk onderzoek adequaat te registreren. Daarnaast stellen we deze resultaten tijdig beschikbaar voor impact-analyses en rankings. Het toekomstige Current Research Information System (CRIS) moet naadloos geïntegreerd worden met de omgeving van de institutionele repository. Niet alleen publicaties moeten hierin teruggevonden kunnen worden, maar ook relevante informatie en andere onderzoeksresultaten (zoals data). De Institutionele Repository (IR) fungeert daarnaast als complementaire counterpart door datasets te beheren die de productgroep Research Data Services verzamelt. De IR creëert daarmee een bron van duurzame digitale wetenschappelijke content van en voor de TU Delft en haar partners.
10
Implementatie Samenwerking met onze gebruikers Voor een volledig ‘patron driven samenstelling’ van een collectie die aan hoge kwaliteitseisen voldoet, zullen we nauw moeten samenwerken met onze gebruikers. Die voorwaarde moet opgenomen worden in een te ontwikkelen TU-breed samenwerkingsplatform, waar gezamenlijke bibliotheekcommissies en bibliotheekmedewerkers elkaar ontmoeten. Web based Management Systeem De implementatie van een nieuw web based ‘Library Management System’ is cruciaal, inclusief de bijbehorende Discovery & Delivery-applicaties (in the cloud). Die nieuwe omgeving is namelijk essentieel als het gaat om kwaliteitsvoordelen voor de gebruiker en voor ons als Library met het oog op efficiency. En in het kader van efficiency gaan we eveneens voor een ‘digital first-benadering’. Dit houdt in dat we voor nieuw materiaal zoveel mogelijk afscheid nemen van papieren documenten. 3.3.3
Innovatie We hebben een Research & Development-afdeling opgericht, vanuit waar we nieuwe innovatieve ontwikkelingen op de voet volgen. Nieuwe ontwikkelingen initiëren we vanuit productgroepen, maar óók vanuit deze Research & Development-afdeling. Dit zorgt ervoor dat we voor onze gebruikers een interessante en vooruitstrevende organisatie blijven. De komende jaren ligt onze focus ten aanzien van innovatie op vier thema’s, die eveneens gelden als wereldwijde trends (8: Team Library R&D 2013). 1: Academic visibility We streven ernaar de zichtbaarheid van Delftse wetenschappers binnen de internationale wetenschappelijke communities en netwerken te vergroten. Dit realiseren we door op zoveel mogelijk plekken relevante informatie aan te bieden en te koppelen (linken) aan onderzoek, onderzoekers en onderzoeksresultaten. 2: Collaboration We verbinden online samenwerkingsomgevingen (Virtual Research Environments VRE’s) met datalabs. Hiermee faciliteren we het delen en/ of hergebruik van data, informatie, kennis en middelen. 3: Gamification We streven ernaar elementen uit de gametechnologie in te zetten om gebruikers bij bepaalde thema’s te betrekken. Op deze wijze kunnen we aandacht vragen voor impopulaire onderwerpen, zoals ethiek of mediawijsheid. Daarnaast stimuleren we nieuwe vormen van leren. 4: Life Long Learning We onderzoeken een mogelijke rol van ons als Library in online onderwijs, waaronder het verrijken en doorzoekbaar maken van MOOCs, SPOCs, online masters en de integratie van academic skills.
11
12
3.3.4
Open Science Open Science is de verzamelnaam voor Open onderzoek, Open onderwijs en Open ICT. TU Delft is een groot voorstander van Open Science; zij is ondertekenaar van The Berlin Declaration (2004) over Open Access publiceren en medeoprichter van het 3TU. Datacentrum (2008). 3TU.Datacentrum ondersteunt en bevordert het delen, op lange termijn toegankelijk houden en hergebruiken van research data. Open Access Op het gebied van Open Access spelen we als Library een richtinggevende rol. Open Access houdt in dat onderzoek, dat is gefinancierd met publieke middelen, zoveel mogelijk vrij toegankelijk wordt gemaakt voor iedereen. Onze medewerkers begeleiden het gesprek over dit thema en gaan op bezoek bij wetenschappers en onderzoeksgroepen die meer willen weten over de mogelijkheden van Open Access publiceren. Daarnaast hebben we bij de Library resources vrijgemaakt om een goede Open Accessinfrastructuur op te bouwen. De TU Delft voelt het als haar plicht om voor dit thema in groter verband te lobbyen in Den Haag en Brussel; vanuit de Library spelen we hierbij een belangrijke ondersteunende rol. Een belangrijke drijfveer voor dit alles is het feit dat subsidieverstrekkers nationaal (NWO) en internationaal (EU, Horizon 2020) steeds meer eisen stellen aan het Open Access-publiceren van publicaties en datasets, die gebaseerd zijn op door hun gesubsidieerd onderzoek. De TU Delft garandeert de wetenschappers dat we NWO- en Horizon 2020-compliant zijn. Vanuit de Library geven we gestalte aan die belofte. Open Education Open Education is een ander onderdeel van Open Science en een belangrijk speerpunt van de TU Delft. TU Delft is ondersteunend lid van het Open Courseware Consortium en van het edX platform met als doel open onderwijs te bevorderen. Verder is de TU Delft de komende twee jaar een Extension School aan het bouwen. Dit is een nieuwe organisatie binnen de universiteit, waarbinnen online onderwijs (als MOOCs en online masters) wordt ontwikkeld. Daarnaast wordt vanuit de Extension School onderzoek verricht naar de pedagogie en het rendement van online onderwijs. Ook worden business cases opgesteld voor online onderwijs. Als Library zijn we op het gebied van Open Education volgend aan het beleid van Onderwijs & Studentenzaken. Echter leveren we een belangrijke bijdrage op dit vlak door bijvoorbeeld de productie van allerlei soorten online onderwijs en door verrijking van de digitale leeromgeving.
13
4
4
Dienstverlening
In onze organisatie staat onze gebruiker centraal. We profileren ons in dit proces als merk met een eigen identiteit. Deze identiteit hebben we omschreven in een zogenaamde corporate story (en samengevat in een merkkompas). Vanuit dit document hebben we onze dienstverlening ingedeeld in vier ‘domeinen’. Zo draait het bij ‘Discovery & Delivery’ om de zoek- en vindtocht van relevante resources. De kern van ‘Data @ Work’ is het eenvoudig bruikbaar maken van waardevolle data. Vanuit het domein ‘Publication & Impact’ richten we ons op academische zichtbaarheid door bijvoorbeeld ondersteuning te bieden bij het schrijven en publiceren van wetenschappelijke documenten. Vanuit onze ‘Library Environment’, tot slot, bieden we een plek voor inspiratie en creatie.
4.1
De gebruiker centraal
We hechten veel waarde aan het zijn én blijven van een organisatie waarbij de
gebruiker centraal staat. Zo maken we, waar relevant, gebruik van persona’s bij het
ontwerpen van onze diensten. Een persona is een archetype van een gebruiker, ofwel een karakterisering van een bepaald type gebruiker. Daarnaast wisselen we actief
kennis uit over (behoeften en vragen van) onze gebruikersgroepen, zodat onze dienstverlening continu zo optimaal mogelijk aansluit bij de wensen van onze gebruikers.
4.2
Positionering
Ten behoeve van onze positionering hebben we onze (merk)identiteit bepaald, die we leidend maken in alles wat we doen en hoe we het doen. Het vaststellen van
een richtinggevende positionering en het consistent uitdragen daarvan in strategie,
operatie, communicatie en cultuur zorgt voor een sterk merk en een sterke organisatie. Een organisatie die in staat is om op een duidelijke en krachtige manier in te spelen op omgevingsfactoren en klantbehoeften.
4.3
Corporate story Als Library profileren we ons dus als merk met een eigen identiteit. Vanuit deze gedachte hebben we een corporate story op papier gezet (1: Brand Newton 2013). Input hiervoor hebben we verzameld op basis van interviews met Library-medewerkers en een aantal gebruikers. Onze corporate story verwoordt waar we ons bestaansrecht aan verlenen, hoe we ons gedragen, wat ons uniek maakt en welke droom we willen verwezenlijken. De corporate story hebben we tot slot samengevat in een zogenaamd merkkompas, zie figuur 1 op de volgende pagina (7: Van Eck et al. 2008, 3: Sinek 2010). Onze eerder omschreven missie en visie komen in het plaatje terug in ‘De Droom’ en bij ‘De Belofte’.
14
TU Delft Library
Droom
Eigenwaarde
Verbindend (faciliterend, serendipteit,
Je wordt succesvoller als je kennis van anderen gebruikt en je eigen kennis deelt
betekenisvol)
Aspiratiewaarde
Aspiratiewaarde
Zelfbewust
Vernieuwend
(eigenwijs, extravert, pro-actief)
Belofte
(innovatief, grensverleggend, besluitvaardig)
Wij laten kennis vrijelijk stromen Ankerwaarde
Nieuwsgierig (open blik, oprecht geïnteresseerd, hang naar kennis))
Ankerwaarde
Open (betrokken, enthousiasmerend, delen)
Figuur 1: Merkkompas TU Delft Library, 2013
De waarden geven richting aan hoe we als Library willen zijn voor en met onze gebruikers. De waarden Open en Nieuwsgierig vormen onze basis. Het zijn kenmerken waarin we sterk zijn en die door onze gebruikers al worden waargenomen (ankerwaarden). Zelfbewust en Vernieuwend zijn de kenmerken waarmee we ons kunnen en willen verbeteren (aspiratiewaarden). Het meest onderscheidende en karakteristieke deel van de Library (onze eigenwaarde) is de waarde Verbindend. De merkbelofte geeft aan dat we willen dat onze gebruikers kunnen excelleren. De merkdroom beschrijft wat we vanuit een maatschappelijk perspectief nastreven: een betere wereld, waarin kennis vrijelijk kan stromen. (Intern) communicatieplan Hoe we als organisatie gezien worden, wordt niet alleen bepaald door wat we doen, aanbieden en hoe we onze dienstverlening promoten, maar ook in hoge mate door het gedrag van onze medewerkers. Met alleen het bepalen van onze (merk)identiteit zijn we er dan ook nog niet. De uitdaging is om van binnenuit waar te maken wat we naar buiten toe beloven. Hierbij
15
16
is het van belang dat onze medewerkers onze waarden niet alleen kennen, maar ook snappen, herkennen en omarmen. Om dat te bewerkstelligen, stellen we een (intern) communicatieplan op. Daarnaast voeren we onze nieuwe identiteit uiteraard door in al onze communicatie-uitingen.
4.4
Domeinen Om een duidelijk profiel neer te zetten (waar is de Library van/ voor?), hebben we ons aanbod gegroepeerd in een viertal domeinen. Dit hebben we gedaan op basis van de vragen en wensen van onze gebruikers. Domein
Toegevoegde waarde voor gebruikers
Discovery & Delivery (D&D):
Find your way in all resources
Data @ Work (D@W):
Manage all your data
Publication & Impact (P&I):
Be read, cited & seen
Library Environment (LE):
Meet, study, work, relax: get inspired
De verschillende domeinen worden hieronder uiteengezet. De omschrijvingen zijn een momentopname van begin 2014 en zullen continu geüpdate worden. Discovery & Delivery (D&D) Bij ‘Discovery en Delivery’ staat een optimale zoek- en vindtocht naar resources centraal. Om dit te bewerkstelligen, bieden we wereldwijd beschikbare relevante wetenschappelijke informatie. Een accurate en snelle levering is hierin het uitgangspunt. Ons aanbod is dynamisch, waardoor het te allen tijde aansluit bij de actuele behoeften van onze gebruikers. Onder wetenschappelijke informatie valt zowel inhoudelijke informatie (traditionele publicaties) als nieuw gegenereerde kennis. We bieden de mogelijkheid bij te blijven door alerts en aanbevelingen gebaseerd op een persoonlijk profiel. De stip aan de horizon: In 2020 is alle relevante wetenschappelijke informatie onmiddellijk vindbaar, doorzoekbaar, raadpleegbaar, beschikbaar, verwerkbaar, bewaarbaar en deelbaar voor al onze gebruikers. Data @ Work (D@W) De kern van ‘Data @ Work’ is het eenvoudig bruikbaar maken van waardevolle data. Om dit te bereiken, moet waardevolle data professioneel worden gemanaged. Daarnaast moeten onze gebruikers worden ondersteund op een gebruiksvriendelijke manier in de zoektocht naar de juiste resources.
17
Concreet betekent dit advies, training en ondersteuning bij het gebruik van wetenschappelijke en archiveringsplatforms. Deze platforms zijn ingericht op het vinden, bewaren, toevoegen en publiceren van relevante data. We beheren deze data op een effectieve en efficiënte manier, zodat deze als bron kunnen dienen. Voor onze gebruikers zijn betrouwbaarheid, bruikbaarheid en gemak (vindbaarheid en toegankelijkheid) van belang. De stip aan de horizon: In 2020 zijn relevante data uit ons onderzoek vindbaar, beschikbaar en (her)bruikbaar. Ook zorgen we dat data, zoals correspondentie en documenten over bedrijfsvoering en andere processen, gemakkelijk beschikbaar zijn voor eigen (her)gebruik. Publication & Impact (P&I) Bij ‘Publication & Impact’ draait alles om academische zichtbaarheid. In dit kader bieden we ondersteuning bij het schrijven, publiceren en dissemineren van wetenschappelijke output. Voorbeelden hiervan zijn afstudeerscripties, online onderwijs materiaal en wetenschappelijke artikelen. Daarmee concretiseren we de positionering van de wetenschapper en vergroten we de impact van zijn/ haar publicaties. Voor docenten zorgen we ervoor dat er online publicatieplatforms en dynamische webomgevingen beschikbaar zijn. Het New Media Centre zal de logische leverancier zijn van multimediale toepassingen aan de Extension School. Het bestuur voorzien we van advies op het gebied van publicatie- en disseminatiestrategieën. Met onze activiteiten binnen dit domein dragen we bij aan de positionering van de TU Delft. We ondersteunen zowel met beschikbare tools en instructies (you do it yourself), met aanbod van diensten (we do it for you) en door actief advies/ co-creatie (we do it together). De stip aan de horizon: De komende jaren blijven we ons verdiepen in en aansluiten op nieuwe initiatieven en vormen van onderwijs en onderzoek. Zo leveren we een belangrijke bijdrage aan de productie en verrijking van Open Education en zal eind 2016 tenminste 60% van alle TU Delft-publicaties in Open Access toegankelijk zijn. We zullen verder kennis blijven opdoen over nieuwe infrastructuren voor samenwerkingsomgevingen. Library Environment (LE) Vanuit het domein ‘Library Environment’ zorgen we voor een optimale omgeving voor onze gebruikers om in te studeren, te werken en te ontspannen. De diversiteit van de ruimten is belangrijk: zo bieden we ruimten met als focus stilte & concentratie enerzijds en interactie & ontmoeting anderzijds. Concreet creëren we een aangename, neutrale en inspirerende plek voor zowel groepen als individuen. Daarnaast richten we ons vanuit dit domein op de algemene ontwikkeling en academische verbreding van onze gebruikers door een divers aanbod van activiteiten en evenementen, zoals tentoonstellingen, lezingen en debatten. We maken de omgeving geschikt voor al onze gebruikers en laten in onze Library Environment zien dat we trots zijn op prestaties van onze ingenieurs in heden en verleden. De stip aan de horizon: In 2020 willen we onze gebruikers een ideale(re) omgeving van inspiratie en creatie bieden. Hiertoe creëren we meer plekken binnen en buiten ons gebouw die uitno-
18
digen tot ontmoeten, inspireren en reflecteren. Studium Generale (SG) heeft een rol in het aanwakkeren en verbreden van interesses onder onze gebruikers in de vorm van lezingen, debatten en trainingen.
4.5
Samenwerkingsverbanden We hechten veel waarde aan het aangaan van relaties met onze gebruikers. Deze contacten onderhouden we via onze liaisons. Daarnaast gaan we strategische samenwerkingsverbanden aan, waarvoor we een relatiekaart ontwikkelen. Vanuit de TU Delft zijn er bestaande verbanden, zoals initiatieven met of in LDE-verband, 3TU. Federatie, IDEA League en CESAER. Als Library opereren we in die verbanden, evenals in netwerken met andere bibliotheken, zoals UKB (samenwerkingsverband van universiteitsbibliotheken en Koninklijke Bibliotheek) en LIBER (Association of European Research Libraries).
19
5 20
5 5
Organisatie
We bevinden ons in een proces, waarin we onze organisatie(structuur) aanscherpen. Zeven multidisciplinaire productgroepen en drie ondersteunende afdelingen definiëren binnen deze structuur onze activiteiten. Hierbij is van belang dat we onze gebruikers een geïntegreerd aanbod van ondersteunende diensten aanbieden. We maken waardevolle onderzoeksgegevens beschikbaar. Door ons te richten op nieuwe onderwijstechnieken realiseren en beheren we multimediale leermiddelen. Bovendien zorgen we voor een goed en betrouwbaar document-managementsysteem en organiseren we lezingen en workshops.
Om onze dienstverlening, zoals in het vorige hoofdstuk uiteengezet, te continueren en te optimaliseren, hebben we onze organisatie(structuur) aangescherpt (4: TU Delft Library 2013). Vooralsnog hebben we zeven productgroepen gedefinieerd, die cross-functioneel van aard zijn. Daarnaast hebben we drie ondersteunende groepen omschreven. In de volgende twee paragrafen definiëren we deze groepen, waarna we ze kort toelichten.
5.1
Productgroepen
Research Support (RS)
We ambiëren voor onderzoekers een geïntegreerd aanbod vanuit de verschillende ondersteunende diensten (zowel Library als andere diensten) op te zetten. Met onderzoek-gerelateerde vragen kan de onderzoeker zodoende met zijn/ haar ondersteuningsvragen op één adres terecht (one-stop-shop). Door deze gezamenlijke aanpak ondersteunen we de onderzoeker in alle fasen van het onderzoeksproces: bij de ideevorming, in de financierings- en acceptatiefase, bij het schrijven/ doen van het onderzoek en bij de disseminatie. Research Data Services (RDS) Ons doel is waardevolle onderzoeksgegevens voor zoveel mogelijk mensen en toepassingen beschikbaar te maken en te houden. Op het gebied van datamanagement adviseren en assisteren we onderzoekers. Vanuit deze productgroep werken we samen met collega’s van de andere TU’s, SURF, DANS, UKB-partners, buitenlandse instellingen en commerciële partners. Open Spaces (OS) Open Spaces adds meaning to meeting. Onze ‘open ruimten’ vormen ons visitekaartje vanuit een fysiek perspectief. Hiermee sluit Open Spaces naadloos aan op het Living Campus-concept, waarbij ontmoeting tot leven wordt gebracht (ontmoeten, samenwerken, kennis delen, relaxen). Inspiratie en creatie zijn hierbij sleutelwoorden.
21
Education Support (ES) De ontwikkelingen omtrent informatieproducten voor onderzoek en onderwijs gaan razendsnel. Vanuit deze groep streven we ernaar deze ontwikkelingen op een adequate manier aan onze gebruikers over te brengen. Hiertoe werken we samen met diverse partijen binnen de TU Delft, waaronder het Instituut voor Talen en Academische Vaardigheden (ITAV). Onze instructies ten aanzien van informatievaardigheden zijn opgenomen in Open Course Ware (OCW). De ontwikkelingen op het gebied van Open Education en MOOCs volgen we op de voet. Nieuwe onderwijstechnieken, zoals e-learning en virtuele spreekuren, krijgen specifieke aandacht. Document Management & Archive (DMA) Vanuit deze productgroep zorgen we ervoor dat we data voor onze gebruikers toegankelijk en inzichtelijk maken. We dragen zorg voor een goed, betrouwbaar en duurzaam document-managementsysteem. Ook de zorg en overdracht van het oude archief van de TU Delft naar het Nationaal Archief nemen we vanuit DMA op ons. (Personal) Knowledge Management optimaliseren is een belangrijke taak voor ons. New Media Centre (NMC) Vanuit deze productgroep realiseren en beheren we multimediale leermiddelen. NMC zorgt dat ook college-opnames, tutorials, keynotes en iTunesU video’s in de repositories worden opgeslagen. Daarnaast zorgen we voor de disseminatie en publicatie ervan. Daarmee leveren we een hoogwaardige praktische bijdrage aan de strategische ontwikkeling en vernieuwing van het online onderwijs aan de TU Delft. Studium Generale (SG) Omdat we de algemene kennis van onze gebruikers willen verbreden, organiseren we vanuit deze productgroep onder meer lezingen, discussies, debatten en workshops op het gebied van wetenschap, techniek, kunst en cultuur. Vanuit deze productgroep vormen we zodoende een belangrijke bijdrage aan het domein ‘Library Environment’.
5.2
Ondersteunende groepen Library Development Vanuit Development richten we ons op de manier waarop het strategische beleid wordt uitgevoerd. We vertalen de strategie naar nieuwe programma’s en houden ons bezig met de coördinatie van overlappende (productoverstijgende) taken, zoals relatiebeheer en subsidieacquisitie. Bij relatiebeheer focussen we op het onderhouden van contacten met onze gebruikers. Zo kunnen we slagvaardig handelen bij actuele vragen en wensen. Ten behoeve van subsidieacquisitie identificeren we de innovatie- en financieringsbehoeften vanuit onze organisatie. We brengen daarnaast mogelijkheden in kaart ten aanzien van derde geldstromen. Research & Development Vanuit onze Research & Development-afdeling versterken we de innovatiekracht van ons als Library door nieuwe kennis te genereren en te verspreiden. Deze nieuwe kennis is vooral gericht op ICT-tools & infrastructuur, iets dat we inzetten om het vrij(er) laten stromen van wetenschappelijke kennis mogelijk te maken (6: Bosman et al. 2012, 8:
22
Team Library R&D 2013). Onze ‘voelsprieten’ naar de buitenwereld zorgen ervoor dat we goed op de hoogte zijn van nieuwe ontwikkelingen en initiatieven. Library Operations Deze ondersteunende groep is verantwoordelijk voor onze bedrijfsvoering. Hieronder vallen: Human Resources, FMVG (Facility Management & Vastgoed), Finance, ICT, het bewaken van de projectenportfolio, capaciteitsbeheer, kwaliteitsmanagement en management-ondersteuning. Library Resources Vanuit deze groep richten we ons op de bibliotheekcollectie, waarbij de back office in twee supportgroepen verdeeld wordt: de fysieke en digitale bibliotheek. Ook expertise en advies ten aanzien van de collectievorming, licenties, financiën, metadatabeheer en bibliotheeksystemen maken deel uit van deze ondersteunende groep. Management Team Ons Management Team bestaat uit vijf personen en wordt gevormd door de managers van de ondersteunende groepen, een manager van de productgroepen (Products and Services) en de directeur. Het management is verantwoordelijk voor het overkoepelende beleid. De hoofden van de productgroepen zijn verantwoordelijk voor beslissingen op het gebied van beleid, HRM en financiën van hun specifieke productgroep, net zoals de managers van de ondersteunende groepen.
23
6 6
Personeelsbeleid
Ook ons personeelsbeleid leunt op een strategische visie. Onze merkwaarden zijn ook in dit kader van belang en gelden als uitgangspunt voor onder meer ons selectiebeleid en onze opleidingsplannen. We hebben specifieke aandacht voor mobiliteit, vitaliteit en locatieonafhankelijk werken. In ons meerjarenbeleidsplan ligt de focus op opleidingen, cursussen en trainingen die niet alleen verdiepen, maar ook verbreden. Het grootste deel van onze medewerkers is middelbaar tot hoger opgeleid. Ons personeelsomvang is 105,81 fte, inclusief 2,6 fte aan vacatureruimte verdeeld over 125 medewerkers. In de komende 6 jaren zullen bijna 12,93 fte (15 medewerkers) via natuurlijk verloop onze organisatie verlaten. De impact van de bezuinigingen is nader uitgewerkt in ons reorganisatieplan van 2014.
6.1
Visie
Zoals aangegeven in hoofdstuk 4 profileren we ons als een merk met een eigen identiteit; ons DNA. Centraal hierbij staan de volgende vijf waarden: open, nieuwsgierig, zelfbewust, vernieuwend en verbindend. Om van binnenuit waar te maken wat we naar buiten toe beloven, benoemen we competenties en leggen we criteria vast voor opleidingen en trainingen op basis van deze waarden. Ook bij ook ons selectiebeleid, onze R&O-aanpak en invulling van de fysieke en digitale werkomgeving zijn deze waarden leidend.
Mobiliteit
Mobiliteit bevordert het werkplezier en in het algemeen de kwaliteit van een organisatie. Zo kunnen tijdelijke aanstellingen of detacheringen de mobiliteit bevorderen. Ons actieve stagebeleid helpt ons bij het binnenhalen van inspirerende jongeren en draagt bij aan een ‘gezonde’ leeftijdsopbouw. Vitaliteit
Vitaliteit betreft niet alleen het lichaam, maar ook de geest. Een gezonde geest zorgt ervoor dat we beter in staat zijn om flexibel en mobiel te zijn. Om vitaliteit te (blijven) realiseren, zullen we meer activiteiten ontwikkelen om geïnspireerd te raken. We bezoeken onder meer opvallende exposities, verdiepen ons in andere culturen en nemen deel aan out-of-the-box evenementen.
6.2
Implementatie Bovenstaande visie mondt allereerst uit in een basisinventarisatie van ons medewerkersbestand. We kijken per medewerker naar de kwaliteit van functioneren en naar de potentie voor de toekomst. Meerjarenbeleidsplan Vervolgens stellen de managers van de ondersteunende groepen en de hoofden van de productgroepen een meerjarenbeleidsplan op. In ons meerjarenbeleidsplan ligt
24
de focus op opleidingen, cursussen en trainingen die niet alleen verdiepen, maar ook verbreden. Locatieonafhankelijk werken Het overgrote deel van onze medewerkers heeft geen vaste werkplek meer. Door het locatieonafhankelijk werken, bevorderen we de interne communicatie en kennisuitwisseling. Als we weten hoe we elkaar kunnen ontmoeten en onze kennis kunnen delen, maken we ons losser van het gebouw. Zodoende kan het gebouw meer het domein worden van onze gebruikers. 6.3
Personeelsbestand Zoals overal op de universiteit is het grootste deel van onze medewerkers middelbaar tot hoger opgeleid (MBO/HBO/WO). Een groot deel van onze medewerkers heeft specifieke cursussen gevolgd en is daarmee speciaal opgeleid in de bibliotheekwetenschappen of -dienstverlening. Relatief weinig medewerkers hebben buiten het bibliotheekveld kennis en ervaring opgedaan. Op 1 januari 2014 was 78% van de vaste medewerkers 45 jaar of ouder en 5% jonger dan 35 jaar. Impact van bezuinigingen Ons personeelsomvang is 105,81 fte, inclusief 2,6 fte aan vacatureruimte verdeeld over 125 medewerkers. In de komende 6 jaren zullen bijna 12,93 fte (15 medewerkers) via natuurlijk verloop onze organisatie verlaten. Ten gevolge van de eerder vermelde bezuinigingen kunnen we de meeste medewerkers niet opvolgen. Daar komen mogelijk nog maximaal 2 medewerkers bij, die ten gevolge van de bezuinigingen boventallig zullen worden. De impact van de bezuinigingen is nader uitgewerkt in ons reorganisatieplan van 2014.
25
26
7
Slotwoord We leven in een wereld, waar tijd en locatie er steeds minder toe doen. We staan 24/7 in contact met de buitenwereld. We wisselen informatie via devices moeiteloos uit. In deze verbonden globale omgeving zijn snelle toegang en het delen van kennis cruciaal. Voor ons als Library vormt kennis de rode draad. Het is onze missie om kennis vrijelijk te laten stromen. Altijd en overal. Terwijl we in dit proces op tal van manieren worden uitgedaagd, stellen we alles in het werk deze missie te realiseren. We beseffen als geen ander dat de oorsprong van kennis erkend moet worden en duurzame toegankelijkheid noodzakelijk is. In dat kader bieden we niet alleen een schat aan wetenschappelijke informatie, ook volgen we nieuwe ontwikkelingen op de voet. We gaan nog een stap verder, want met onze innovaties spelen we hierop in. Onze gebruikers vormen in onze zoektocht naar nieuwe kansen, mogelijkheden en technologieën continu het middelpunt. Alleen zó kunnen we onderzoek en onderwijs aan de TU Delft (blijven) verbinden en verrijken. Om dit op een efficiënte manier aan te vliegen, hebben we ons aanbod gegroepeerd in vier domeinen. Zo draait het bij het domein ‘Discovery & Delivery’ om de zoek- en vindtocht van relevante resources. De essentie van ‘Data @ Work’ is het eenvoudig bruikbaar maken van waardevolle data. Vanuit het domein ‘Publication & Impact’ richten we ons op academische zichtbaarheid. Denk hierbij aan het faciliteren van het creëren en publiceren van wetenschappelijke output. Vanuit onze ‘Library Environment’, tot slot, bieden we een plek voor inspiratie en creatie. De komende jaren blijven we ons verdiepen in en aansluiten op nieuwe initiatieven en vormen van onderwijs en onderzoek. Zo leveren we een belangrijke bijdrage aan de productie en verrijking van Open Education en zal eind 2016 tenminste 60% van alle TU Delft-publicaties in Open Access toegankelijk zijn. We streven ernaar in 2020 een organisatie te zijn, waar relevante wetenschappelijke informatie onmiddellijk voorhanden, doorzoekbaar, verwerkbaar en deelbaar is. We blijven samenwerken met andere universiteitsbibliotheken en andere relevante netwerken. Vanuit ons HR-beleid hebben we speciale aandacht voor vitaliteit, mobiliteit en locatieonafhankelijk werken. Onze organisatie(structuur) hebben we aangescherpt; we zetten alles in het werk om onze gebruikers te helpen hun ambities te verwezenlijken. Vandaag en morgen.
27
Bijlage 1: Referenties 1. Brand Newton, Corporate Story Library TU Delft, april 2013 2. TU Delft, Roadmap TU Delft, Freedom to Excel, Instellingsplan, 9 juli 2012 3. Simon Sinek, How great leaders inspire action, http://www.ted.com/talks/simon_ sinek_how_great_leaders_inspire_action.html, posted May 2010 4. TU Delft Library, Een passende organisatie, dd. 5-11-2012. TU Delft Library, een passende organisatie, afgerond, 19 april 2013 5. TU Delft Library, De landelijke dienstverlening van de TU Delft Library, Voor een duurzame kenniseconomie, november 2011 6. Bosman, A. J., Brummelink, M. L., Clavel, C. L., & Meijerrathken, H. W., Definitie ICT Behoefte TU Delft Library 2012-2020, 27 augustus 2012 7. Eck, M. van, Willems, N., Leenhouts, Internal branding in de praktijk. Het merk als kompas. Amsterdam: Pearson Education, 2008 8. Team Library R&D, Position paper Library R&D (final), november 2013
28
