Verslag van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 06.10.2015 ------------------------------------------------------------------------------------------------------Samenstelling: Mevrn. Liesbeth Van Hemelrijck, voorzitter Dhr. Marc Peeters, Aïcha Al Merrouni, Dhrn. Gustaaf Hendrickx, Christophe Lonnoy, Mevrn. Machteld Vandevoorde, Julie Tobback, Lieve Deturck, Dhr. Michel Claeys, Mevrn. Liesbeth Devue, Lydie Wuyts, raadsleden Dhr. D. Billen, secretaris Dhr. P. De Geyter, waarnemend financieel beheerder Iedereen aanwezig behalve Afwezig: Verontschuldigd: Mevr. Liesbeth Devue
De Voorzitter opent de vergadering om 20.00uur. Punt bij hoogdringendheid met algemene stemmen aan de agenda van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d.06.10.2015 toegevoegd: 9. Kennisgeving schrijven d.d.28.09.2015 van Agentschap Zorg &gezondheid houdende toekenning subsidies aan LDC d’Ontmoeting Agendapunt toegevoegd door raadslid M.Vandevoorde. 10. Evaluatie en bijsturen werking OCMW raad Agenda: OPENBARE VERGADERING
1. Goedkeuring van het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 01.09.2015 2. Patrimonium: Verbouwing administratief centrum tot doorgangsen LOI-woningen: Van Bladelstraat 47 – Aanvraag definitieve oplevering en vrijgave tweede helft borgsom. 3. Onderhoud verwarming en technische installaties in diverse gebouwen van de gemeente en het OCMW (01.02.201631.01.2019) – goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze. 4. Overheidsopdracht coaching voor leidinggevenden voor het lokale bestuur Herent – goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunnen. 5. Organisatie Social- Vervroegde ontbinding van de vereniging Titel VII, Hoofdstuk I OCMW decreet Social- Beslissing 6. Kennisgeving schrijven d.d.01.09.2015 van Federaal Agentschap voor de opvang van asielzoekers inzake extra LOI plaatsen. 7. Kennisgeving schrijven d.d.10.07.2015 –Omzendbrief 2015/2- de aanpassing van de meerjarenplannen 2014-2019 en de budgetten 2016.
BESLOTEN VERGADERING
1. Goedkeuring ontwerpverslag van de besloten vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 01.09.2015 2. Kennisgeving ontwerpverslag Vast Bureau d.d. 21.09.2015 3. Kennisneming beslissingen BCSD d.d.24.08.2015 en 14.09.2015 4. Betaalbaarstellingen 5. Bestelbonnen 6. Kennisgeving schrijven d.d.08.09.2015 van Agentschap Binnenlands Bestuur- Beroepscommissie voor tuchtzaken betreffende beroep tegen de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 30.07.2015 7.
PERSONEEL
a. ICT: Bevordering C-weddeschaal n.a.v. indiening diploma.
OPENBARE VERGADERING
1. Goedkeuring van het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 01.09.2015 Het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn d.d. 01.09.2015 wordt met algemene stemmen goedgekeurd, na rekening te houden met volgende bemerkingen: • Aanpassen tekst onder artikel 3.11 zoals opgenomen in de bespreking van dit agendapunt n.a.v.de raad van 01.09.2015; (raadslid Vandevoorde) • E- mail adres contactpersoon OCMW vermelden onder artikel2.5.(raadslid Vandevoorde) 2. Patrimonium: Verbouwing administratief centrum tot doorgangsen LOI-woningen: Van Bladelstraat 47 – Aanvraag definitieve oplevering en vrijgave twee de helft borgsom. De Raad, Gelet op de kennisgeving Vast-Bureau d.d. 16.02.2015 punt 4: Patrimonium – proces verbaal weigering definitieve oplevering Casa Manuel; Gelet dat de lijst met bemerkingen zoals deze werden opgenomen: 1. De laatste weken, sinds het grote appartement in Huis Marant bewoond is, komt het meer en meer voor dat de totale elektriciteitsinstallatie van Huis Marant volledig uitvalt. Advies architect: gezien de aannemer aan de bestaande elektrische installatie werken heeft uitgevoerd en in de veronderstelling dat er vroeger geen problemen waren dient de aannemer hier te onderzoeken waar de oorzaak van de kortsluiting zit en deze te verhelpen. Art.70.00 van het bestek stelt dat bestaande installaties geacht worden behouden te blijven tenzij anders vermeld in het volgende beschrijvingen. Dit betekent dat volgende werken inbegrepen zijn in onderhavige opdracht:
-
mogelijke voorlopige afkoppelingen van elektrische installaties, brandcentrale, sturingen; bescherming van te behouden installaties; het operationeel houden van de bestaande installaties; terug in werking stellen van voorlopig uit dienst gestelde installaties.
Indien blijkt dat de kortsluitingen te maken hebben met de waterlekken aan de douches is de aannemer hiervoor aansprakelijk. Gelet deze bemerking ondertussen werd opgelost 2. Kamer 107: bij het openen van de douchekraan loopt er vanonder uit de douchebak water. Aangezien onder de douchebak een elektriciteitskabel passeert, hebben wij veiligheidshalve, de bewoners tijdelijk op een andere locatie laten douchen. Advies: is duidelijk een gebrek aan de nieuwe installatie. De aannemer moet zonder uitstel dit probleem oplossen. Gelet op het mailbericht d.d.05 oktober 2015 waarbij architect Bogaert meldt dat dit probleem werd hersteld en dat er geen aanwijzingen zijn dat er nieuw lek zou zijn. 3. Kamer 201: bij het nemen van een douche, komt er langs de andere zijde van de douchemuur, van onder uit de keukenblok, douchewater. Advies: is duidelijk een gebrek aan de nieuwe installatie. De aannemer moet zonder uitstel dit probleem oplossen. Gelet deze bemerking werd opgelost. 4. Gelet op de koude waarmee we de laatste weken te maken hebben, krijgen we kamer 201 (zolderkamer van huis Marant) niet verwarmd. De radiatoren zijn nauwelijks lauw te krijgen. Advies: De radiatoren maken deel uit van de bestaande installatie verwarming. De aannemer dient na te kijken vanwaar dit probleem komt. Gelet deze bemerking werd opgelost. 5. Na de aanhoudende problemen met het douchewater in kamer 201 van huis Marant, dat vervolgens nog altijd niet is opgelost, hebben we gisterenochtend ook vastgesteld dat van onderuit de douche van het keukenpersoneel in de kelder van Casa Manuel, ook douchewater komt gestroomd. Advies: er wordt opgemerkt dat uit de douche en klokput in de douchemannen vuilwater komt. Dit doet zich voor wanneer de bovenliggende woningen gelijktijdig water lozen. De oplossing is: - de bestaande rioleringsbuis ,die naar de pompput gaat , te laten reinigen gezien het probleem een verstopping kan zijn; - Indien niet zo dient de aannemer de nodige stappen te ondernemen om de nieuwe afvoeren aan te passen en mogelijk te voorzien van de nodige sanitaire verluchting. Gelet deze bemerking werd opgelost. 6. Asbuilt-dossier blijft onvolledig en dient door de aannemer aangevuld met, vergissing voorbehouden, volgende punten: - Volgende schema's ontbreken: o wijzigingen van het LSB waar de zonneboilers geplaatst werden; o elektrische schema's van de zonneboilers. -
ASBUILT-plannen ontbreken of zijn niet aangevuld mbt: o wijziging tracee riolering op DWG plan aanpassen + correcte aanduiding foto's;
o o
wijzigingen ventilatiekanalen op DWG plan aanpassen; wijzigingen tracee leidingen sanitair / rw en CV op DWG plan aanpassen.
-
Technische fiches ontbreken van: o art.68.34: ventilator douches, werd gewijzigd; o art.61.83: uitgietbak Franke, werd goedgekeurd maar niet geplaatst, TF van vervangend toestel overmaken; o art.62.74: regenwaterhydrofoorgroep (expansievat); o brandwerend PUR; o art 72.42: inbouwspot douches; o art 73.21: parlofoon: binnenpost; o art 73.22: parlofoon buitenpost; o art 77.41: branddetectoren.
-
Attesten ontbreken van: o art.27.80: brandwerend schilderwerk; o attest van goede werking en indienststelling rookmelders; o Elektrische keuring van zonneboilers.
-
Bevestigen van de waarborgen cfr bestek.
Gelet het volledige ASBUILT- dossier aan architect Bogaert werd bezorgd en hij deze ondertussen reeds digitaal heeft overgemaakt aan het OCMW van Herent. Gelet op het proces-verbaal van definitieve oplevering van het ontwerp: Herinrichting AC tot doorgangs- en LOI woningen, Van Bladelstraat ,47 3020 Herent, opgesteld door Eureka- architectuur P. Bogaert d.d.16.09.2015; Gelet op het mailbericht d.d.05.10.2015 waarbij de architect zijn vaststellingen van zijn bezoek ter plaatse aangaande de nog openstaande punten uit de voorlopige oplevering formuleert; A. Betreft de herstelling van de douche in kamer 107: Wij hebben kunnen vaststellen dat de herstelling correct is uitgevoerd. De melding van een wederkerend lek kon niet bevestigd worden: de sporen van infiltratie in het lokaal onder kamer 107 zijn namelijk oude opgedroogde sporen. Er zijn geen aanwijzingen dat er een nieuw lek zou zijn. B. Betreft de verstopping van de afvoer in kamer K.1.9: gezien in het ontwerp was voorzien dat de nieuwe douche in deze kamer (met de vroegere keuken) mee op de bestaande afvoer van de keuken zou worden aangesloten gezien dit toen verantwoord was omdat de onderliggende bestaande "warme keuken” cfr aanbesteding niet buiten gebruik kon gesteld worden. gezien er wordt vastgesteld dat na het reinigen van de afvoer de verstopping na enkele weken terugkomt gezien dit waarschijnlijk zijn oorzaak vindt in de ontoereikende bestaande afvoer in combinatie met het (mis)gebruik van douche en gootsteen. gezien een nieuwe afvoer in de aanbesteding niet was voorzien en de aannemer dus niet aansprakelijk kan gesteld worden.
Besluit: Enig artikel: De Raad beslist om de definitieve oplevering en vrijgave tweede helft borgsom goed te keuren. 3. Onderhoud verwarming en technische installaties in diverse gebouwen van de gemeente en het OCMW (01.02.2016-31.01.2019) – goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze. De Raad, De Raad voor Maatschappelijk Welzijn, vergadert in openbare zitting, Gelet op de organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en het decreet van 18 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd, meer bepaald artikel 38; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd; Overwegende dat de huidige opdracht voor het onderhoud verwarming en technische installaties in diverse gebouwen van de gemeente en het ocmw volgens de bovenvermelde principes werd uitgeschreven en gegund; Overwegende dat het huidige meerjarencontract van de gemeente en het OCMW voor het onderhoud van de verwarming en technische installaties in diverse gemeente- en OCMW-gebouwen afloopt op 31 januari 2016 en dat de verwarming en de technische installaties in de gemeente- en OCMWgebouwen uiteraard ook daarna verder onderhouden dienen te worden; Overwegende dat de technische dienst in het kader van de opdracht “Onderhoud verwarming en technische installaties in diverse gebouwen van de gemeente en het OCMW (01.02.2016-31.01.2019)” een bestek met nr. 734-Ond. verwarming en technische installaties heeft opgesteld; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voor de ganse periode wordt geraamd op € 75.155,31 excl. btw of € 90.937,92 incl. 21% btw (gemeente: € 82.753,51 incl. btw en OCMW € 8.184,41 incl. btw); Overwegende dat de opdracht zal worden afgesloten voor een duur van 36 maanden;
Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Overwegende dat het een samengevoegde opdracht betreft waarbij het aangewezen is dat gemeente Herent de procedure zal voeren en in naam van het OCMW van de gemeente Herent zal optreden bij de gunning van de opdracht; Overwegende dat gezamenlijk aankopen kan leiden tot aanzienlijke besparingen en administratieve vereenvoudiging; Raadslid Vandevoorde merkt op dat het document uitsluitend tijdens de vergadering van de Raad ter beschikking houden niet voldoende is. De Raad moet dat document op voorhand kunnen inkijken; het maakt immers deel uit van het dossier en moet dus samen met de uitnodiging en de toelichtingen worden verstuurd zodat elk raadslid dit vooraf en vanuit zijn eigen invalshoek kan doornemen. Besluit: Artikel 1 De gemeente Herent wordt, conform artikel 38 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd, aangeduid om in naam van- en voor rekening van het OCMW van Herent op te treden voor het toewijzen van een overheidsopdracht ‘Onderhoud verwarming en technische installaties in diverse gebouwen van de gemeente en het OCMW (01.02.2016-31.01.2019)”. Artikel 2 De machtiging bedoeld in artikel 1 geldt voor het bestek en lastenvoorwaarden zoals het aan het OCMW werd meegedeeld op 6 oktober 2015 en middels dit besluit wordt goedgekeurd. Artikel 3 De gemeente wordt belast met alle procedurele verplichtingen m.b.t. de in artikel 1 bedoelde overheidsopdracht. 4. Overheidsopdracht coaching voor leidinggevenden voor het lokale bestuur Herent – goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunnen. De Raad, De Raad voor Maatschappelijk Welzijn, vergadert in openbare zitting, Gelet op de organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en het decreet van 18 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd, meer bepaald artikel 38;
Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd; Overwegende dat het wenselijk is een overheidsopdracht coaching voor leidinggevenden voor het lokale bestuur Herent uit te schrijven om de volgende redenen: het lokale bestuur heeft een personeelsvisie uitgeschreven. In deze visie wordt de klemtoon gelegd op de omschakeling van een louter administratief beheer naar een geïntegreerd, duurzaam en modern personeelsbeheer. Er wordt ingezet op tevreden, gemotiveerd en competente medewerkers. De leidinggevenden nemen een centrale rol op binnen het geheel. Van hen wordt onder andere verwacht: een flexibele leiderschapsstijl, beschikken over de juiste communicatieve vaardigheden, de kernwaarden van de organisatie uitdragen, het goede voorbeeld geven, zich opstellen als een inspirator en het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken op gepaste wijze. Gezien het belang van de visie en hun rol daarin, is het aangewezen de leidinggevenden hierin te ondersteunen mits aangepaste vorming. overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 33.057,5 excl. btw of € 39.999,5 incl. 21% btw; overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Overwegende dat het een samengevoegde opdracht betreft waarbij het aangewezen is dat gemeente Herent de procedure zal voeren en in naam van het OCMW van de gemeente Herent zal optreden bij de gunning van de opdracht; Overwegende dat gezamenlijk aankopen kan leiden tot aanzienlijke besparingen en administratieve vereenvoudiging; Besluit: Artikel 1 De gemeente Herent wordt, conform artikel 38 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd, aangeduid om in naam van- en voor rekening van het OCMW van Herent op te treden voor het toewijzen van een overheidsopdracht ‘Coaching voor leidinggevenden voor het lokale bestuur Herent”.. Artikel 2 De machtiging bedoeld in artikel 1 geldt voor het bestek en lastenvoorwaarden zoals het aan het OCMW werd meegedeeld op 6 oktober 2015 en middels dit besluit wordt goedgekeurd. De aanduiding van de personeelsleden die tot dit traject worden aangeduid dienen later nog nader bepaald te worden (III Technische bepalingen- III.1 Algemene bepalingen)
Artikel 3 De gemeente wordt belast met alle procedurele verplichtingen m.b.t. de in artikel 1 bedoelde overheidsopdracht. 5. Organisatie Social- Vervroegde ontbinding van de vereniging Titel VII, Hoofdstuk I OCMW decreet Social- Beslissing De Raad, Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie voor de centra voor maatschappelijk welzijn. Gelet op de oprichting van de vereniging SOCiAL conform hoofdstuk XII van de organieke wet van 8 juli 1976; Gelet op het besluit van 22 februari 2007 van Vlaams minister van Binnenlands Bestuur, Stedenbeleid, Wonen en Inburgering Marino Keulen tot oprichting van de vereniging SOCiAL; Gelet op de ondertekening op datum van 23 maart 2007 van de notariële akte tot oprichting van de vereniging; Gelet op de statuten van SOCiAL van 30 oktober 2009, betreffende het maatschappelijk doel: De vereniging heeft tot doel: • Om de deelnemende OCMW’s te ondersteunen bij studie- en planningsactiviteiten • Om op te treden als overlegorgaan tussen de OCMW’s • Om gemeenschappelijke projecten en diensten te organiseren Gelet op artikel 14 van de statuten van SOCiAL dat bepaalt dat de algemene vergadering beslist over de vroegtijdige ontbinding van de vereniging. Gelet op de beslissing 6 van de Raad van Beheer van 12 mei 2015 waarbij beslist werd om aan de voorzitter en de algemene coördinator ad interim de opdracht te geven tot: • Het opmaken van een inventaris van alle lopende wettelijke en contractuele verbintenissen, rechten en plichten • Het voeren van kennismakingsgesprekken met potentiële (publieke) overnamepartners • Het onderhandelen en uitwerken van een voorstel van overnamevoorwaarden, inclusief de implicaties voor het personeel
Gelet op de gevoerde kennismakings- en onderhandelingsgesprekken met potentiële (publieke) overnamepartners tijdens de periode van 12 mei 2015 tot september 2015. Gelet op het antwoord van het Directiecomité van Interleuven op de vraag naar mogelijke interesse voor een overname van SOCiAL, zoals meegedeeld door P. Willems, Directeur Interleuven op 24 juni 2015 Gelet op de beslissing van de Raad van Beheer van de Welzijnskoepel van 3 september 2015 met betrekking tot de mogelijkheden van samenwerking met
de Welzijnskoepel en/of een gedeeltelijke overname van de dienstverlening van SOCiAL: Gelet op de beslissing van de Raad van Beheer van IGO van 4 september 2015 nl. de intentie om verder te gaan met de onderhandelingsprocedure alsook het principiële akkoord van inkanteling van de dienstverlening van SOCiAL inclusief de betrokken personeelsleden. Gelet op volgende overwegingen: • • •
• • •
De mededeling van alle partnerbesturen tot stopzetting van de samenwerking met SOCiAL voor afname van gezinszorg, vanaf 13 december 2015 Derhalve een feitelijke stopzetting van de regionale Dienst voor Gezinszorg en Aanvullende thuiszorg na 1 januari 2016. Het groot aantal stopzettingen van afname van dienstverlening via SOCiAL waardoor een beperkte afname van dienstverlening na 1 januari 2016 (juridische dienstverlening, groepswerking, arbeidstrajectbegeleiding, organisatie- en communicatiebeheer) De aanvraag van het merendeel van de partnerbesturen tot uittreding uit de OCMW- vereniging SOCiAL waardoor een sterke vermindering van het aantal deelnemende besturen na 1 januari 2016 De effectieve stopzettingen door de besturen van afname van dienstverlening in de loop van 2016 (tot 30/06/2016) Derhalve een feitelijke stopzetting van de OCMW-vereniging SOCiAL na 1 juli 2016
Overwegende dat men binnen de vereniging geen structurele opportuniteiten meer ziet om de vereniging te behouden en dat het niet raadzaam wordt geacht om de samenwerking in de huidige vorm en structuur te behouden. Gelet op de beslissing van de Raad van Beheer van 25 september 2015 met betrekking tot het voorstel van ontbinding en zijn verslag ter zake met toelichting over de motivering en de gevolgen van de voorgestelde ontbinding. Gelet op de beslissing van de Algemene Vergadering van 25 september 2015 waarbij beslist werd om: • •
•
Aan de voorzitter en de algemene coördinator ad interim de opdracht werd gegeven om de procedure van ontbinding voor te bereiden overeenkomstig artikel 39 van de statuten van SOCiAL Aan de voorzitter en de algemene coördinator ad interim de opdracht te geven om conform de regelgeving overheidsopdrachten een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking op te starten tot aanstelling van een vereffenaar. Aan de leden van de vereniging een verbintenis voor te leggen waarbij de besturen zich verbinden om, na aanzuivering van alle ontvangsten en lasten alsook de kosten van liquidatie, het passief van de vereniging te verdelen onder alle aangesloten leden van de vereniging op volgende manier: a. Kosten van vervroegde ontbinding: evenredige verdeling onder alle deelnemende besturen
b. Overheadkosten: op basis van inwonersaantal c. Kosten verbonden aan operationele dienstverlening: a rato van afname Gelet op artikel 224 van het OCMW-decreet dat “Elke beslissing tot wijziging van de statuten, tot toelating van privaatrechtelijke rechtspersonen als deelgenoot, tot verlenging van de duur van de vereniging of tot vrijwillige ontbinding van de vereniging, is onderworpen aan het goedkeuringstoezicht, vermeld in artikel 220, eerste en tweede lid.” Gelet op artikel 220 van het OCMW-decreet dat een goedkeuringstoezicht voorschrijft bestaande uit volgende stappen: • •
•
Elke deelgenoot, OCMW, neemt een met redenen omklede beslissing tot de vrijwillige vereffening. De met reden omklede beslissingen van de OCMW’s worden ter goedkeuring overgemaakt aan de gemeenteraad van de desbetreffende gemeente die haar beslissing binnen de 40 dagen aan het OCMW en aan de Vlaamse regering bezorgt; De Vlaamse regering zal vervolgens binnen een termijn van 100 dagen haar beslissing tot al dan niet goedkeuring overmaken aan het OCMW;
Overwegende dat na voorgaande stappen, de algemene vergadering van SOCiAL kan overgaan tot de ontbinding van de vereniging en de vereffening opstarten: Besluit: Art 1. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist met eenparigheid van stemmen om over te gaan tot ontbinding van de OCMW-vereniging SOCiAL Art 2. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist zich te verbinden om, na aanzuivering van alle ontvangsten en lasten alsook de kosten van liquidatie, het passief van de vereniging te verdelen onder alle leden van de vereniging aangesloten op 25 september 2015 op volgende manier: a. Kosten van vervroegde ontbinding: evenredige verdeling onder alle deelnemende besturen b. Overheadkosten: op basis van inwonersaantal c. Kosten verbonden aan operationele dienstverlening: a rato van afname Art 3. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist deze beslissing ter goedkeuring over te maken aan de gemeenteraad en aan de Vlaamse regering.
6. Kennisgeving schrijven d.d.01.09.2015 van Federaal Agentschap voor de opvang van asielzoekers inzake extra LOI plaatsen.
De raad neemt kennis.
De raad informeert bij de voorzitter of er in het kader van de actuele vluchtelingenproblematiek nog nieuwe gemeentelijke initiatieven in ontwikkeling zijn. De voorzitter stelt hieromtrent op het einde vergaderingen, te berichten, gezien dit niet geagendeerd is bij dit punt.
7. Kennisgeving schrijven d.d.10.07.2015 –Omzendbrief 2015/2- de aanpassing van de meerjarenplannen 2014-2019 en de budgetten 2016 De raad neemt kennis. 8. Kennisgeving schrijven d.d.21.09.2015- Agentschap Zorg en Gezondheid- uittreding uit de regionale dienst Social De raad neemt kennis van het besluit van de administrateur –generaal tot erkenning van de dienst voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg van het OCMW van Herent van 18.09.2015. Tevens neemt de raad kennis van de toelichting van de OCMW secretaris aangaande het verschil tussen het theoretisch urencontingent( zoals vermeld in hoger vernoemd besluit) en het effectief te subsidiëren urencontingent . De Vlaamse Overheid besliste het totale budget gezinszorg en aanvullende thuiszorg in 2015 te verminderen met 2 miljoen euro. Er is voor gekozen deze besparing voor de helft zuiver op gezinszorg uit te voeren en de ander helft vanaf 1 juli via taakuitzuivering gezinszorg te realiseren. Vandaar dat Herent, via Social, vanaf 1/7 een halve VTE aanvullende thuiszorg heeft gekregen (poetsdienst). Voor de betoelaging van de prestaties van de DGZ wordt een onderscheid gemaakt tussen een theoretisch urencontingent 2015 en een maximaal te subsidiëren urencontingent 2015. Het maximaal aantal te subsidiëren uren is beperkt tot de prestatiegraad van 2013. Dit betekent dat het toegekende urencontingent (Herent = 9.243 uren - zie kolom 1) niet meer gelijk is aan het gesubsidieerde urencontingent. Indien het totale budget gezinszorg en aanvullende thuiszorg, private en openbare sector samen, overschreden wordt zal dit nog bijkomende consequenties hebben voor de hele sector. Zijnde een vermindering van het subsidiebedrag per uur bij de laatste schijf die wordt uitbetaald. (voorjaar 2016). Gezien onze DGZ begin 2015 was aangesloten bij de regionale dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg Social werd er aanvankelijk voorgesteld door het Agentschap Zorg en gezondheid om op het urencontingent van de uittredende dienst hetzelfde besparingspercentage toe te passen als op de koepelvereniging. Dit betekent dat de invullinggraad van Social in 2013 (77,79%) als maatstaf zou worden genomen. Voor Herent zou dit komen op 7187,35 uren (zie kolom 3). Er zou dan geen rekening worden gehouden met besturen die een hogere of lagere invullinggraad hebben. (Herent had een realisatie in 2013 van 79,33%).
Social diende een alternatief voorstel in dat samen met VVSG werd uitgewerkt (zie kolom 4), waarbij ook werd rekening gehouden met : - het prestatieaandeel van het betrokken bestuur - verdeling van subsidiabele uren van Social over besturen op wiens grondgebied de uren door de regionaal verzorgenden werden gepresteerd.(Social heeft zelf ook 7119,70 subsidiabele uren van de regionaal verzorgenden). In dit voorstel wordt aan Herent 7727 te subsidiëren uren toegekend. (voorstel goedgekeurd door Raad van Beheer van Social in zitting 17 juli 2015) Overzicht DGZ Herent 2015 Theoretisch UC
Gerealiseerd in 2013
9243 uren
7332,5 uren
Voorstel agentschap Maximaal te subsidiëren uren 7187,35 uren
Ten gevolge van deze besparingen is de overgangsmaatregel om te voldoen aan minimaal 10 VTE verzorgenden verschoven van 31 december 2015 naar 31 december 2017. Om aan deze voorwaarde te voldoen zouden we gaan samenwerken met DGZ van OCMW Kortenberg. Hoe de verdeling van 2016 er zal uitzien wordt bepaald bij de jaarlijkse toekenning van het urencontingent gezinszorg. Dit gebeurt doorgaans in de loop van het tweede kwartaal van het lopende jaar.
De raad informeert naar de juiste samenstelling van de personeelsbezetting van de dienst gezinszorg en de bedragen van de subsidies voor de doelgroepmedewerkers evenals de loonsubsidies. Punt bij hoogdringendheid met algemene stemmen aan de agenda van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d.06.10.2015 toegevoegd: 9. Kennisgeving schrijven d.d.28.09.2015 van Agentschap Zorg &Gezondheid houdende toekenning subsidies aan LDC d’Ontmoeting De raad neemt kennis van het schrijven d.d.28.08.2015 van het Agentschap Zorg &Gezondheid houdende de toekenning van subsidies aan LDC d’Ontmoeting. LDC d’Ontmoeting werd erkend met ingang vanaf 16 maart 2015. De subsidie-enveloppe voor het werkjaar 2015 bedraagt hierdoor 24.871,36 euro. Hierop ontvangen we nu een voorschot van 22.384,00 euro. Het saldo van 2.487,36 euro wordt uitbetaald na ontvangst en goedkeuring van het jaarverslag 2015, de kwaliteitsplanning 2016 en het financieel verslag 2015. De OCMW voorzitter schets dat de functie van centrumleider op het eerstvolgende vast bureau kan ingevuld worden.Het vast bureau besliste tot een interne vacature waarbij de kandidaat ( mw.An Knuts) zichzelf en haar visie op de uitbouw van het LDC komt toelichten op het vast bureau van 19 oktober 2015.
Ingediend voors Maximaal te subsidiëren uren 7727 uren
Raadslid Vandevoorde informeert of er nog meer kandidaten zijn en pleit ervoor om nogmaals de rondvraag bij de in aanmerking komende functies te doen. Tot op heden werd enkel een oproep gedaan tot aanspreekpunt. In dit verband merkt raadslid Tobback op dat op de laatste nieuwsbrief een foto van mw. An Knuts te zien was. De voorzitter stelt dat de herkenbaarheid van het aanspreekpunt belangrijke informatie is voor de doelgroep. De OCMW voorzitter stelt dat momenteel mw. Knuts als aanspreekpunt LDC fungeert. Raadslid Wuyts stelt dat ze het eigenaardig vindt om deze vraag naar de centrumleider terug open te trekken. De voorzitter stelt dat mw. Ann Knuts al heel wat goed werk geleverd heeft in de uitbouw van het Lokaal Dienstencentrum. De voorzitter nodigt de raadsleden uit op de bijeenkomst voor de vrijwilligers van het LDC. Een uitgelezen kans om het werk van het aanspreekpunt en het LDC te evalueren, te leren kennen. Besluit: De raad beslist om het personeel van de sociale dienst opnieuw te bevragen naar hun interesse voor de functie van centrumleider LDC d’ Ontmoeting en beslist om op het vast bureau d.d.19.10.2015 over te gaan tot een centumleider conform de reeds eerder afgesproken procedure ( voorstellingsronde en visie uitbouw lokaal dienstencentrum). Agendapunt toegevoegd door raadslid M.Vandevoorde. 10. Evaluatie en bijsturen werking OCMW raad Raadslid Vandevoorde geeft toelichting bij een eerste aanzet tot verbeterpunten voor efficiënt vergaderen met bijhorende motivering en suggesties. Samen met de inbreng van de andere raadsleden moeten de bijsturingen verder geformaliseerd worden in het huishoudelijk reglement. Ze hoopt hiermee op een constructieve manier bij te dragen tot een verbetering van de werking. - Agenda/tijdsbeheer: • •
•
Doel: Voor elk agendapunt moet de nodige discussietijd voorzien worden. Hoe? o Bewaking van de hoeveelheid van onderwerpen, rekening houdend met de belangrijkheid en nodige voorbereidings- en discussietijd. o Volgorde van agendapunten, rekening houdend met de belangrijkheid. o Bewaking van tijd tijdens de vergadering. Motivering aan de hand van enkele voorbeelden: o De Raad van september had een overvolle agenda, waaronder ook het kwartaalrapport, en heeft ongeveer 3,5 uur geduurd. Meer dan een kwart van deze tijd (één uur) werd gewijd aan Fair Trade en dit als 1e agendapunt. Ik kan mij niet voorstellen dat deze info voor de raadsleden onbekend was. Ook de bespreking van de aanpassingen in de OCMW-keuken zijn al
o
•
in eerdere raden aan bod gekomen; er werd gedurende hoogstens 5’ nieuwe info gegeven. De beschrijvende inhoud van het kwartaalrapport is door de Raad, op enkele details na, gekend. We zijn hier immers bijna 3 jaar mee begaan. Dit hoeft dus niet meer uitvoerig besproken te worden tijdens de raad. Wat de cijfermatige kant betreft, stellen we vast dat er nog zeer veel vragen zijn, maar tijdens de voorbije raden ontbrak de tijd. Zo mist een kwartaalrapport zijn doel.
Suggestie: o Er kan met een korte pauze gewerkt worden, bijv. om 21u15 waarna externe sprekers hun verhaal kunnen doen. o Voor kwartaalrapport wordt afzonderlijke raad voorzien. o Raadslid Lonnoy stelt in dit verband dat de raadsvergadering ook vroeger kan starten als een externe spreker wordt uitgenodigd
- Toelichtingen bij agendapunten: •
•
Vaststellingen: o Soms wordt er alleen staand de vergadering toelichting gegeven. o Soms worden zeer uitgebreide toelichtingen gegeven (via document Toelichtingen en/of bijlagen) die tijdens de raad bijna volledig herhaald worden. o Toelichting bij agendapunten van het besloten deel (o.a. personeel) worden zelden op voorhand (= samen met de uitnodiging) verstuurd. o Onduidelijkheid over feit of punt ter goedkeuring, dan wel ter kennisgeving geagendeerd staat. Verbeterpunten: o Voor elk goed te keuren agendapunt wordt samen met de uitnodiging een uitgebreide toelichting verstuurd, zo niet wordt het agendapunt uitgesteld. o De toegestuurde toelichting wordt tijdens de raad alleen kort samengevat. Zo kan er voldoende tijd besteed worden aan vragen/onduidelijkheden en discussie. o Zowel in de dagorde als in het document Toelichting wordt vermeld of punt ter goedkeuring, dan wel ter kennisgeving geagendeerd staat.
- Verslaggeving: •
•
Vaststelling: o Enkele raadsleden hebben gemeld dat het verslag onvoldoende de gevoerde discussies weergeeft. o Soms geeft het verslag iets anders weer dan wat de raadsleden zich herinneren. Oplossing:
Het goed te keuren verslag wordt zo kort mogelijk na de raad naar de raadsleden verstuurd. Er wordt gestreefd naar 1 week, max. 10 dagen. o Raadslid Lonnoy merkt in dit verband op dat de implementatie van het software programma e-notulen mogelijks naar de toekomst verbetering kan brengen. Voordelen/Motivering: o Zowel voor de secretaris als voor de raadsleden ligt alles nog fris in het geheugen. o Als met de uitnodiging voldoende toelichting wordt doorgestuurd, is het werk al voor groot deel klaar. Alleen de eventuele discussies en de eindbeslissing moeten nog toegevoegd worden. o De raadsleden kunnen de week voor de raad hun tijd steken in het grondig bestuderen van de agendapunten en vraagstelling. o Het agendapunt ‘Goedkeuring van verslag’ verloopt vlot. o
•
- Organogram: • •
Momenteel heb ik als raadslid geen zicht op het volledig organogram van het OCMW. Naast de structuur zou ook de volgende informatie beschikbaar moeten zijn: functie, naam, percentage tewerkstelling, type contract, welk budget (subsidie (en welke), …)
Besluit: Enig artikel: De raad beslist dit agendapunt op de zitting van november opnieuw te bekijken. Het personeelsorganogram zoals het nu bestaat zal ter informatie aan de de raadsleden worden bezogd.
BESLOTEN VERGADERING
De secretaris D Billen
de voorzitter L. Van Hemelrijck
