Verslag van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 06.03.2012 Samenstelling: Mw. C. Gielens, voorzitter, Mwn. L. Mine, K. Lercangé, A. K. Sodermans, A. Vanden Eede, A. Al Merrouni, raadsleden Dhrn. A.Van Laer J. Windels, P. Vanderheyden, M. Peeters, F. Van Haeren, raadsleden Dhr. D. Billen, secretaris Dhr. R. Seurs, beleidsmedewerker Dhr. W. Vrebos, financieel beheerder
Iedereen aanwezig behalve: Afwezig: Verontschuldigd: Dhr. P. Vanderheyden Mwn. L. Mine, K. Lercangé Dhr. D. Billen, secretaris ------------------------------------------------------------------------------------------------------De voorzitter opent de vergadering om: 20.00 uur. Volgende agendapunten wordt met algemene stemmen aan de agenda van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn toegevoegd: Openbare vergadering: 9. Aanduiding waarnemend voorzitter 10. Aanduiding plaatsvervanger van de voorzitter in bestuur SOCiAL Besloten vergadering 4.2. SOD: aanvraag 1/5e verminderde prestaties 5.DVO: standpuntbepaling ivm onthaalouder AGENDA OPENBARE VERGADERING 1. Goedkeuring ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 07.02.2012 2. Ter goedkeuring: Onthaalbrochure voor OCMW- cliënten 3. Ter goedkeuring: project “OCMW gebouw & Serviceflats”: onderhandelingsprocedure - maandelijks wassen van ramen, toewijzing van de opdracht. 4. Ter kennisgeving: periodiek PBW verslag september – oktober – november - december 2011 5. Ter kennisgeving: actieplan PBW 2012 OCMW 6. Ter goedkeuring: ondertekening toegankelijksheidscharter 7. Ter goedkeuring: renteloze lening voor energiebesparende maatregelen aan woningen waarin OCMW- cliënteel wonen 8. Betaalbaarstellingen BESLOTEN VERGADERING 1. Goedkeuring ontwerpverslag van de besloten vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 07.02.2012 2. Ontwerpverslag vast bureau d.d. 20.02.2012: kennisgeving 3. Kennisneming beslissingen BCSD d.d. 06.02.2012 en d.d. 21.02.2012 4. PERSONEEL
4.1. SOD (1p): Aanvraag tot deelname aan de basiscursus “klare wijn in troebel water” OPENBARE VERGADERING 1. Goedkeuring ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 07.02.2012 De raad keurt het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 07.02.2012 goed. 2. Ter goedkeuring: Onthaalbrochure voor OCMW- cliënten De onthaalbrochure is ontstaan vanuit de bekommernis van OCMWcliënteel aangaande de toegankelijkheid van de OCMWdienstverlening. Het aanbod van het OCMW is voor velen niet overzichtelijk en moeilijk te vatten. Huis Marant kreeg de opdracht om hieraan te verhelpen door de ontwikkeling van een brochure waarin klaar en duidelijk uitleg gegeven wordt over het OCMW. Dit initiatief kwam voort uit het dialoogproces dat onder begeleiding van de Provincie Vlaams Brabant en het Lucas- instituut in 2009-2010 plaatsvond. Het resultaat is een onthaalbrochure geschreven door- en met lay-out door cliënten. Onder begeleiding van de groepswerker kwamen zij geregeld samen in Huis Marant om na te denken over de vorm en schrijfwijze. Het uitgangsput is dat iedereen begrijpt waarvoor men bij het OCMW terecht kan. Daarnaast werd ook de klantvriendelijkheid als criterium genomen. De brochure dient uitnodigend te zijn. Staand de vergadering is een eerste versie van de brochure verdeeld. Deze actie past in de BBC onder beleidsdomein: Beleid en organisatie (01) - grotere bekendheid van het OCMW- aanbod (D 11) • Onthaalbrochure (AP 36) De brochure, versie cliënteel, wordt gebruikt als hulpverleningsinstrument door de maatschappelijk werkers. De brochure, versie breed publiek, wordt aangeboden in de folderrekken van de wachtzaal en wordt op de website geplaatst. Ocmw en gemeente zullen dezelfde website gebruiken, www.herent.be. Op een volgende raad wordt een presentatie van de website gegeven. Besluit De Raad keurt met algemene stemmen de onthaalbrochure goed. 3. Ter goedkeuring: project “OCMW gebouw & Serviceflats”: onderhandelingsprocedure - maandelijks wassen van ramen, toewijzing van de opdracht. De Raad, Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder artikel 84, dat aan de raad voor maatschappelijk welzijn de bevoegdheid verleent
inzake de vaststelling van de voorwaarden en de keuze van de procedure inzake overheidsopdrachten; Gelet op de wet van 24 december 1993 met betrekking tot de overheidsopdrachten en tot bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten, in bijzonder artikel 17§ 2,1° a) waarin de mogelijkheid voorzien is om voor de opdrachten inzake diensten de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking toe te passen indien de goed te keuren uitgave, zonder belasting op de toegevoegde waarde, het bedrag, vastgesteld door de Koning, niet overschrijdt; Gelet op het koninklijk besluit van 8 januari 1996 met betrekking tot de overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten en tot de concessies van openbare werken, in het bijzonder artikel 120, dat voornoemd bedrag vastgelegd op 67.000 EUR (exclusief BTW); Gelet op het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken, inzonderheid artikel 3, bij koninklijk besluit van 29 april 1999, dat de algemene gewijzigde aannemingsvoorwaarden slechts toepasselijk maakt op opdrachten waarvan het geraamde bedrag, zonder belasting op de toegevoegde waarde, gelijk aan of hoger is dan 22.000,00 EUR; Overwegende dat in uitvoering op de wetgeving op de overheidsopdrachten verschillende leveranciers dienen te worden aangeschreven; Overwegende dat volgende leveranciers van het wassen van ramen werden aangeschreven: Van de Veire B.V.B.A., Hoge Buizen 65, 1980 Eppegem; Euroclean, Walenstraat 90, 3500 Hasselt; Vadeca B.V.B.A., Vaartdijk 5, 3018 Leuven; Gelet op de offertes van deze firma’s: Van de Veire Euroclean Vadeca
Hoge Buizen 65, Eppegem Walenstraat 90, Hasselt Vaartdijk 5, Leuven
80,00
780,00
860,00
1.040,60
99,00
528,00
627,00
758,67
104,00 676,00
780,00
943,80
Overwegende dat alle aangeschreven leveranciers conform zijn aan de vooropgestelde criteria; Overwegend dat Euroclean ook de huidige leverancier van de gemeente is. Overwegende dat de ingediende prijzen op één perstatie per maand gebaseerd is; Overwegende dat van al de aangeschreven leveranciers Euroclean de beste koop is, ten bedrage van 758,67 euro incl. BTW, en tevens voldoet aan de vooropgestelde criteria;
Besluit: Artikel 1: De opdracht wordt gegund via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Artikel 2: De opdracht: het maandelijks wassen van ramen voor het OCMW gebouw en de serviceflats wordt toegewezen aan Euroclean, Walenstraat 90, 3500 Hasselt, tegen de prijs van 758,67 euro incl. 21% BTW / maand, dit volgens offertenummer SS/2012/C5/106/MD d.d. 24 februari 2012. 4. Ter kennisgeving: Periodiek PBW verslag september – oktober – november - december 2011 Het periodiek PBW verslag september – oktober – november en december 2011 wordt ter goedkeuring voorgelegd. Besluit: Enig artikel: De Raad neemt kennis. 5.
Ter kennisgeving: actieplan PBW 2012 OCMW Het actieplan PBW 2012 is een verdere uitwerking van het actieplan 2011. Overwegende de eigen prioriteiten voor 2012, zijnde: - samenwerking klusdienst – technische dienst gemeente - vorming rond veilig werken voor de klusdienst - vorming in functie van preventie van ongevallen voor de poetsdienst en de gezinszorg - risico- analyse voor stagiairs in SOD Besluit: Enig artikel: De Raad neemt kennis.
6.
Ter goedkeuring: ondertekening toegankelijksheidscharter Overwegende de agendering van het toegankelijkheidscharter op de gemeenteraad van maart. Overwegende de inspanningen die OCMW en gemeente leveren inzake het verhogen van de toegankelijkheid van haar dienstverlening aan de Herentenaar (de uitvoering van de visienota de Kouter). Overwegende de betrachting van het OCMW om haar dienstverlening laagdrempelig en op maat van haar doelpubliek aan te bieden.
Reglementaire motivering.
Het gemeentedecreet, meer bepaald artikel 271, dat het mogelijk maakt voor gemeente en OCMW om samen te werken en de modaliteiten van deze samenwerking vast te leggen in een beheersovereenkomst, en het OCMW-decreet, meer bepaald artikel 271, dat gelijkluidend is.
Het besluit van de OCMW-raad van 6 januari 2009 betreffende de globale visie inzake de algemene organisatie in het Nieuw Administratief Centrum.
Het besluit van de gemeenteraad van 13 januari 2009 betreffende het Nieuw Administratief Centrum – globale visie inzake de algemene organisatie.
Het besluit van de OCMW-raad van 3 mei 2011 en het besluit van de gemeenteraad van 10 mei 2011 houdende de oprichting en werking van het overkoepelend managementteam van gemeente en OCMW.
Het Lokaal Sociaal Beleidsplan 2008 – 2013, goedgekeurd door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn op 4 maart 2008 en door de gemeenteraad op 11 maart 2008.
De bepalingen betreffende een kwaliteitsvolle dienstverlening en klachtenbehandeling bij de gemeente Herent, goedgekeurd door de gemeenteraad op 13.05.2008.
De oprichting van een overkoepelend managementteam van gemeente en OCMW voor gemeente en OCMW.
De beslissing van gemeente en OCMW om vanaf 2012 samen in te stappen in het pilootproject van de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus, met eenzelfde indeling in beleidsdomeinen.
De algemene beheersovereenkomst tussen de gemeente Herent en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van de gemeente Herent, goedgekeurd bij gemeenteraadsbeslissing van 14 februari 2012 en de OCMW - raadbeslissing van 7 februari 2012.
Feitelijke motivering.
Er is in Herent een lange traditie van samenwerking tussen de gemeente en het OCMW. Een gemeenschappelijke missie, visie en doelstellingen liggen aan de basis hiervan. De doorgedreven samenwerking is een logisch gevolg van heel wat initiatieven.
Deze samenwerkingsovereenkomst is een volgende stap in een proces dat door de realisatie van het dienstencentrum de Kouter in een stroomversnelling is gebracht.
Het uiteindelijke doel van de beheersovereenkomst is het opzetten van een structuur waarbinnen gemeente en OCMW de mogelijkheden die het samenzitten in één gebouw geeft, optimaal benutten zodat dit uiteindelijk leidt tot een beter eindproduct, de dienstverlening aan de inwoners van Herent.
Tevens wordt via een verhoogde synergie tussen de ondersteunende diensten een grotere efficiëntie en effectiviteit van deze diensten nagestreefd.
Tenslotte willen OCMW en gemeente schaalvoordelen realiseren die hiervan het resultaat zullen zijn. Als samenwerkingsdomeinen worden
vermeld: het beleid, werking van de informatie-, loket- en doorverwijsfunctie, en de ondersteunende diensten ( secretariaat, ICT, personeel, financiën, organisatiebeheersing, informatie en communicatie, technisch ondersteunende diensten, archief, documentatie en aankoopdienst).
Met de realisatie van De Kouter zet het lokaal bestuur Herent een belangrijke stap op weg naar een zeer toegankelijke dienstverlening. Symbolisch willen we deze stap afronden met de ondertekening van het charter toegankelijkheid dat werd ontwikkeld door de VVSG, met de steun van de Vlaamse Overheid, departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin.
Uiteraard is dit geen eindpunt, maar het begin van de volgende stap: binnen het kader van De Kouter de dienstverlening nog verder verfijnen, toegankelijker maken en verbeteren. Die acties zullen kunnen gekoppeld worden aan de doelstellingen van het charter. Dit charter zal dus een belangrijke richtlijn blijven.
De “Handleiding bij de toegankelijkheidsscan en het charter toegankelijke lokale diensten hulpverlening” zal hierbij een leidraad zijn.
Deze actie kadert binnen de BBC: Beleid en organisatie (01) - Continue verbetering van de interne werking (D-9) o het sociaal huis ontwikkelt een geïntegreerd managementsysteem (AP12) een meldingsysteem wordt ontwikkeld ifv detectie van verbeterpunten (ACT-32) - Integratie van de ondersteunende diensten met gemeente (D-10) o Gemeenschappelijk onthaal (AP-17) Grotere bekendheid van het ocmw- aanbod (D-11) o Bekendmaking via mond-aan-mond-reclame (AP-32) Personeel als ambassadeur (ACT-103) Bezoekteam (ACT-58) o Samenwerking met de informatiedienst van de gemeente (AP-43) Gemeenschappelijke website toegankelijk maken (ACT-98) o Onthaalbrochure (AP-36)
Besluit: artikel 1 : de doelstellingen zoals die werden geformuleerd door de VVSG, met de steun van de Vlaamse Overheid, in het charter voor een toegankelijke lokale dienst- en hulpverlening te onderschrijven. De tekst van het Charter luidt als volgt: Charter voor een toegankelijke lokale dienst- en hulpverlening. De gemeente en het OCMW van Herent vinden een goede dienstverlening belangrijk. Daarom willen wij u het volgende garanderen.
1. Wij doen inspanningen om uw behoeften te leren kennen. Enkel zo kunnen wij u de dienstverlening aanbieden die u nodig hebt. 2. Wij streven er naar dat u de dienstverlening op het grondgebied kent en dat u weet waar u met uw vraag of probleem terecht kan. 3. Wij gaan regelmatig na of het huidige aanbod van de lokale dienstverlening bruikbaar is voor u en of het tegemoet komt aan uw verwachtingen. 4. De kostprijs mag u niet verhinderen om gebruik te maken van onze dienstverlening. Indien nodig onderzoeken we of we steun kunnen verlenen aan diegenen voor wie de kostprijs een probleem vormt. 5. Wij trachten onze dienstverlening te organiseren op plaatsen die voor u bereikbaar zijn. Wij brengen de dienstverlening tot bij u indien nodig en haalbaar. 6. Wij doen inspanningen om onze dienstverlening aan te bieden op verschillende momenten en op verschillende manieren, zodat openingsuren voor u geen belemmering vormen. 7. Wij proberen u steeds verder te helpen, ook als uw vraag onduidelijk is of als wij zelf het antwoord niet kennen. 8. Wij hebben vaak persoonlijke gegevens van u nodig, maar wij gebruiken deze enkel om u de dienstverlening te leveren die u nodig hebt. Wij respecteren uw privacy. 9. Wij streven naar een snelle, vriendelijke, deskundige en transparante behandeling van uw vraag. 10. Indien de dienstverlening in de gemeente niet aan uw verwachtingen voldoet, dan nodigen wij u uit om dit te melden via 016 85 3020,
[email protected], of via de meldingskaart op www.herent.be . Meer informatie over de inhoud en de betekenis van dit charter krijgt u aan het centraal onthaal, of vindt u op onze website www.herent.be. Minstens één maal om de zes jaren, beslissen de gemeenteraad en de OCMW - raad over maatregelen om dit charter in de praktijk waar te maken. Wij houden u op de hoogte van de stappen die wij zetten om de toegankelijkheid van de dienstverlening te verbeteren. Voor het lokaal bestuur van de gemeente en het OCMW Herent, Willy Kuijpers Burgemeester
Chris Gielens OCMW – voorzitter
Herman Artois Gemeentesecretaris
Roel Seurs Wrnd. OCMW – secretaris
Artikel 2 : dit besluit wordt met algemene stemmen goedgekeurd.
7.
Ter goedkeuring: renteloze lening voor energiebesparende maatregelen aan woningen waarin OCMW- cliënteel wonen Wat? De Provincie Vlaams Brabant lanceert renteloze renovatielening voor energiebesparende maatregelen aan woningen waarin cliënten van het ocmw wonen. Zowel voor huurwoningen als eigen woningen. De aanvraag voor deze subsidie moet voor 10 maart 2012 worden ingediend. Hetzij aangetekend, per post of via mail. Toekenning? Het gaat om maximaal €50000 dat kan worden toegekend aan de Vlaams- Brabantse OCMW’ s. Vereffening? Het krediet moet worden toegekend in renteloze leningen van max. €25000/lening uiterlijk op 31/07/2012. Het OCMW moet volgende stukken bezorgen: - aanvraagdocument per project ( geg. van cliënt, woning en aard van de werken) - beslissing van het Bijzonder Comité voor de Sociale dienst/project - kostenraming o.b.v. offertes - brandverzekering van de woning - akkoord eigenaar/ocmw - het saldo zal worden uitbetaald nadat het OCMW volgende stukken bezorgd: - facturen - foto’s voor en na - plaatsing rookmelder Overwegende dat deze actie kadert binnen de BBC: Algemeen maatschappelijk werk (03) - gespecialiseerde hulpverlening (D3) o Woonbegeleiding (AP-9) Besluit: De Raad keurt het indienen van een subsidie-aanvraag goed.
8.
Betaalbaarstellingen Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 1997 betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid de artikelen 71 en 72; Besluit : Artikel 1 Aanrekening AK1/2012/397 tot AK1/2012/421 voor een totaal bedrag van 21.400,70 EUR
9.
Aanduiding waarnemend voorzitter
De Raad duidt Dhr. Armand Van Laer aan als waarnemend voorzitter voor de periode van donderdag 29.03.2012 tot en met zondag 01.04.2012. 10.
Aanduiding plaatsvervanger van de Voorzitter in bestuur SOCiAL Overwegende de vraag van SOCiAL om een plaatsvervanger van de OCMW- voorzitter aan te duiden, Besluit: Enig Artikel. De Raad duidt raadslid Dhr Armand Van Laer aan als plaatsvervanger van de OCMW- voorzitter in het bestuur van vzw SOCiAL.
De voorzitter sluit de vergadering om: 21.35 uur.
In opdracht: De secretaris (wnd.) R. Seurs
de voorzitter, C. Gielens
