Verslag van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d Iedereen aanwezig behalve: Afwezig: Verontschuldigd: D. Billen, secretaris

Verslag van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 09.05. 2012 Samenstelling: Mw. C. Gielens, voorzitter, Dhr. en Mwn. A. Laer, L. Mine, K. Lercangé, A. Vanden Eede, A. Al Merrouni, F. Van Haeren, P. Vanderheyden, A.K. Sodermans, M. Peeters, M. Berthels, raadsleden Dhr. D. Billen, secretaris Dhr. R. Seurs, beleidsmedewerker (wnd. secretaris) Dhr. W. Vrebos, financieel beheerder Iedereen aanwezig behalve: Afwezig: Verontschuldigd: D. Billen, secretaris De voorzitter opent de vergadering om: 20 uur. Volgende agendapunten wordt met algemene stemmen aan de agenda van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn toegevoegd: Openbare vergadering: 10. Ter goedkeuring: aanstelling vertegenwoordiger aan de buitengewoon algemeen vergadering van IGO Leuven d.d. 21 juni te Wezemaal om 17u30. 11. Ter goedkeuring: aanstelling vertegenwoordiger aan de buitengewoon algemeen vergadering van Interleuven d.d. 27.06.2012 te Leuven om 19u. 12. Ter goedkeuring: vervanging snelkookketel (2012/008) - gunning

OPENBARE VERGADERING 1. Goedkeuring ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 3.4.2012 2. Ter goedkeuring: Onthaal - reglement De Lips gebruik folderrekken 3. Ter goedkeuring: aanstelling vertegenwoordiger aan de buitengewoon algemeen vergadering van Ethias d.d. 11.5.2012 te Seraing om 15u. 4. Ter kennisgeving: Bedrijfsbezoek - Interleuven Gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming OCMW Herent 5. Ter kennisgeving: onderzoek Cenergie naar luchtvochtigheid 6. Ter kennisgeving: opvolging personeelsvergadering 1 maart 7. Ter kennisgeving: stand van zaken verbouwing OCMW-site 8. Ter kennisgeving: toekenning subsidies voor vrijwilligersbeurs en voor groepswerking Marant 9. Betaalbaarstellingen BESLOTEN VERGADERING 1. Goedkeuring ontwerpverslag van de besloten vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 3.4.2012 2. Kennisneming beslissingen BCSD d.d. 2.4.2012 en d.d. 17.4.2012 3. 3. 3. Personeel

3.1. PED: Aanstelling administratief medewerker/vormingsverantwoordelijke 3.2. ASD Ter kennisgeving: wijziging uurrooster, gesko administratief werknemer 3.3. POD: Ter kennisgeving: Beëindiging arbeidsovereenkomst bepaalde duur in onderling akkoord 3.4. Externe tewerkstelling: Kennisgeving vakantiegeld 20122013 wegens uitdiensttreding per 05.03.2012 3.5. POD: Kennisgeving vakantiegeld 2012-2013 wegens uitdiensttreding per 22.03.2012 3.6. Vorming: BEL(1p) +SOD(3p): Aanvraag tot deelname aan de “Provinciale ontmoetingsdag van de Programmatorische Federale Overheidsdienst” 3.7. Vorming: SOD(1p): Ter kennisgeving: deelname aan de opleiding “Psycho-sociale hulp in noodsituaties” 3.8. Vorming: 1p: Ter kennisgeving: deelname aan de basisopleiding voor “ Veiligheidsconsulent” 3.9. Vorming: 1p: Aanvraag tot deelname aan de vorming “Beheer van gebouwen en infrastructuur” 3.10. Vorming: 4p: Aanvraag tot deelname aan de vorming “Opfrissingscursus 3P” OPENBARE VERGADERING 1. Goedkeuring ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 03.04.2012 De raad keurt het ontwerpverslag van de openbare vergadering d.d. 03.04.2012 goed. 2. Ter goedkeuring: Onthaal - reglement De Lips gebruik folderrekken Alle materiaal wordt aan het onthaal bezorgd, met een document waarin staat (zie model): • contactpersoon • periode waarin iets moet beschikbaar zijn (‘van’ én ‘tot’ -> een einddatum is verplicht, op enkele uitzonderingen na) • categorie waar de folder bij hoort • aantal exemplaren die ter beschikking zijn. • plaats waar de folder online te vinden is, op onze site en eventueel op andere sites Er geldt een voorrangsregeling: • Voorrang voor gemeentelijke communicatie, • Daarna communicatie van andere overheden, • Communicatie van organisaties uit de sociale en sociaalculturele sector. We waken over de neutraliteit van de communicatie, wat neerkomt op: • In principe geen commerciële activiteiten en geen korte berichten en ‘annonces’. • Geen reclame voor scholen of privé-initiatieven,

•

Geen zaken die partijpolitiek zijn.

Voor lokale verenigingen (erkend door cultuurraad of sportraad) voorzien we een eigen folder rek. Daarin kunnen zij hun werking voorstellen, uiteraard ook altijd via het onthaal. Bij gebrek aan plaats wordt voorrang gegeven aan algemene brochures die een vereniging voorstellen en aan activiteiten die een zo breed mogelijk publiek aanspreken. Als voor één thema meerdere folders worden aangeboden, moet er een keuze gemaakt worden. Dit gebeurt in samenspraak met de verantwoordelijke. Het onthaal beslist aan de hand van deze regels wat in de rekken komt, bij onenigheid wordt de vraag aan de secretarissen voorgelegd. Medewerkers onthaal leggen een map aan met daarin van elke beschikbare folder een exemplaar, plus het document. Ook een plaatsaanduiding in de rekken. Materiaal waarvan de periode verlopen is, wordt door de medewerkers van het onthaal weggehaald, eventuele overschot wordt terugbezorgd aan de contactpersoon. Is de folder eerder uitgeput, wordt aan de verantwoordelijke gevraagd om materiaal bij te bestellen, indien gewenst. Materiaal dat in de rekken wordt geplaatst, zonder eerst contact op te nemen met de dienst onthaal, wordt in elk geval verwijderd. Het is de bedoeling zoveel mogelijk materiaal digitaal ter beschikking te stellen aan de burgers. Daarom wordt aan de diensten gevraagd hun folders ook aan de site te koppelen. Besluit Art 1. De OCMW- raad beslist de paragraaf aangaande de voorrangsregel aan te passen als volgt: • Voorrang voor gemeentelijke en OCMW (Sociaal Huis) communicatie Art 2.De OCMW- raad beslist dat er na één jaar een evaluatie van dit reglement plaats vindt. Art 3. De OCMW raad gaat principieel akkoord met het reglement inzake gebruik en beheer van de folderrekken in zaal De Lips, in De Kouter, het Huis van de Gemeente. 3. Ter goedkeuring: aanstelling vertegenwoordiger aan de buitengewoon algemeen vergadering van Ethias d.d. 11.5.2012 in Seraing om 15u. De OCMW raad beslist een volmacht te geven aan de vertegenwoordiger die aangesteld is door de gemeenteraad. 4. Ter kennisgeving: Bedrijfsbezoek - Interleuven Gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming OCMW Herent

De interne dienst voor preventie en bescherming op het werk organiseerde op 12.12.2011 een bedrijfsbezoek aan De Kouter. De raad wordt ingelicht over de problemen die zich bij de diensten van het OCMW stellen. • Natuurlijke lichtinval: o De huidige zonnewering laat nog flink wat zonlicht door. Bijgevolg is er nog steeds last van verblinding en reflectie op het scherm. Vooral een probleem aan achterzijde van het gebouw (SOD). De huidige zonnewering is zeker bij een laagstaande zon onvoldoende om de inval en verblinding te voorkomen. • Elektriciteit en verlichting o Problemen met lichtsterkte en keuze van lampen. • Verluchting: o Aanbeveling tot controle van de afzuiging: stof in lucht?. o Problemen met openen van de ramen. • Tocht aan het onthaal: o Op het moment van rondgang weken de luchtgordijnen nog niet. Toch zou er ook tocht zijn wanneer de warme luchtgordijnen werken. • Lawaai o In verschillende lokalen (o.m. onthaal, SOD) is de akoestiek slecht en de nagalm vrij groot. Klacht van concentratieproblemen en moeilijke verstaanbaarheid. Dit kan leiden tot werkpost- gebonden stress. Dit op zijn beurt kan aanleiding geven tot werkrelatie- gebonden stress, job dissatisfaction en op verloop van tijd tijdelijke arbeidsongeschiktheid die op zijn beurt dan weer werkpost- en werkrelatiegebonden stress van de overige collega’s doet toenemen. Bijkomend probleem is dat dagenlang werken in een lokaal met veel nagalm kan leiden tot gezondheidsklachten. o Het OCMW heeft voor de maatschappelijke assistenten gekozen voor individuele burelen met de beperkingen die eraan gekoppeld waren als gevolg van de keuze van nachtventilatie. Het huidige gevolg is dat iedereen elkaars besprekingen kan horen. Men stoort zich eraan dat de privacy van zijn cliënt geschonden wordt, alsook aan het continue geroezemoes. Besluit Art 1. De raad bevestigt haar bezorgdheid inzake privacy en akoestiek in de bureau en de gesprekslokalen van de sociale dienst. Art 2. De raad vraagt om te onderzoeken of vloerisolatie een oplossing kan bieden op het gebied van akoestiek. Art 3. De raad is van mening dat de akoestiek in de raadzaal en D’ Hoogvorst ondermaats blijft.

5. Ter kennisgeving: onderzoek Cenergie naar luchtvochtigheid

Afgelopen winter hebben we ondervonden dat de lucht in De Kouter niet helemaal was wat je ervan kon verwachten met lichamelijke klachten als gevolg. Van 1 tot 16 februari 2012 zijn door Cenergie metingen uitgevoerd. De gegevens zijn geanalyseerd en de bevindingen zijn doorgegeven aan de bevoegde diensten. De Kouter is volgens een bepaald concept gebouwd. Zo is in het gebouw op de luchtgroepen geen bevochtiginginstallatie geïnstalleerd omdat het een 'laag energie' kantoorgebouw is. Bevochtiging verbruikt water maar ook zeer veel energie. Het energiepeil van E58 dat we horen te halen, bereiken we niet als we een bevochtigingmechanisme zouden plaatsen. Het systeem draait wel op zogenaamde 'warmtewielen' die vocht recupereren. Relatieve vochtigheid in het gebouw tussen 30 en 70 %. Dit is het percentage van de maximale hoeveelheid waterdamp die de lucht bij de gegeven temperatuur en luchtdruk bevat. Bij dalende temperatuur neemt het vermogen van de lucht waterdamp te bevatten af; bij dezelfde hoeveelheid waterdamp neemt de relatieve vochtigheid dan toe. Wordt die groter dan 100%, dan treedt condensatie op. Bij een relatieve vochtigheid tussen 30 en 70 % treden geen comfortklachten op. Conclusies van de meetcampagne van Cenenergie De relatieve vochtigheid was gedurende de meetcampagne lager dan 30 %. Dat kwam door de lage buitentemperaturen en de lage globale bezetting van het gebouw. Onder de drempel van 30 % kunnen we last krijgen van irritatie van de slijmvliezen en prikkelende ogen. Volgende maatregelen kunnen getroffen worden bij aanhoudende comfortklachten: • De luchtgroep aftoeren wanneer de buitentemperatuur lager dan 0° C is. • De draaiuren van de luchtgroep verminderen. • De luchtgroep zeker 's nachts niet laten doordraaien (tenzij daarmee verwarmd wordt). • De binnentemperatuur binnen de perken houden. bij dezelfde buitenomstandigheden zal een binnentemperatuur van 20° C een stijging van relatieve vochtigheid van 5 à 7 % teweeg brengen t.o.v. een binnentemperatuur van 23° C. • Verdampingsbakjes aan de radiotoren hangen. • Kantoorplanten zetten. Wanneer de buitentemperatuur hoger is dan 0° C is e r geen probleem met de relatieve vochtigheid. Volgende winter Een voor het vochtgehalte beter afgeregeld systeem waarbij de binnengezogen buitenlucht niet meer wordt opgewarmd (dat was afgelopen winter een maatregel tegen de kou) waardoor het vochtgehalte dus niet meer daalt zou beterschap moeten brengen. De lokalen worden dan alleen verwarmd met goed afgestelde radiatoren. Besluit De raad neemt kennis.

6. Ter kennisgeving: opvolging personeelsvergadering 1 maart Naar aanleiding van het interactief personeelsmoment van 1 maart waarop alle personeelsleden waren uitgenodigd, vergaderden Herman Artois en Roel Seurs met de dienst organisatiebeheersing in functie van verdere opvolging. Zie hier een weergave van de punten die leven bij het personeel. Verslag vergadering – overleg met gemeente- en OCMW- secretaris VERSLAG 2012/4 – 05/04/2012 Dienst Organisatiebeheersing Tijdstip: donderdag 05/04/2012, 8 u 30, bureau OCMW- secretaris Aanwezig: gemeentesecretaris, wnd. OCMW- secretaris, Danny Van Espen, Patrick Carels Verontschuldigd: Gert Philips Verslag: Patrick Carels, beleidsmedewerker gemeente T 016/85.30.83 [email protected] Agenda: Opvolging van de personeelsvergadering van 1 maart in de Kouter Vooraf Op donderdag 1 maart 2012 werd een personeelsmoment georganiseerd voor alle personeelsleden van het lokaal bestuur Herent ( gemeente en OCMW ). De eerste evaluatie gebeurde in nota OB 2012/8 en in een excel document dat de weerslag vormt van de input van het personeel. Het excel document wordt overlopen en het laatste werkblad “ Pijnpunten en oplossingen” wordt gebruikt als basis van de bespreking. De aangebrachte elementen worden besproken. De opvolging ervan gebeurt in eerste instantie met het oog op de terugkomvergadering op donderdag 31 mei. Het is de bedoeling om dit werkblad te laten uitgroeien tot een opvolgdocument inzake de inbreng van het personeel in de werking in de Kouter. Punt 1 – Gebouw Wat het gebouw betreft zijn het hoofdzakelijk de grote beschikbare ruimte, de ruime bureaus, de lichtinval en de ruime refter die als positief worden ervaren. Het is belangrijk dat ook de positieve punten belicht worden. Er zijn echter nog een aantal onopgeloste kwesties. 1.1 Luchtvochtigheid. De firma Cenergie heeft de problematiek bestudeerd in de periode 01/02/2012 tot 21/02/2012 en haar bevindingen in een rapport gegoten. Lies zorgt voor een makkelijk leesbare bijdrage die naar het personeel gecommuniceerd kan worden. Deze bijdrage kan deel uitmaken van uitgebreidere toelichting over de klimaatregeling in de

Kouter. Hierbij dient ook de temperatuur aan het onthaal bij vriestemperaturen aan bod te komen. Lies krijgt hierover nadere info van de gemeentesecretaris en overlegt met Jos Nys. Uit het verslag van Cenergie bleek o.a. dat naast verdampingsbakjes aan de radiatoren, ook het plaatsen van tropische planten met grote bladeren kan helpen. Aan Jos Beetens zal opdracht gegeven worden een voorstel van aankoop van planten uit te werken. Het personeel dient achteraf zelf in te staan voor het geven van water, de groendienst zorgt voor regelmatige bemesting. 1.2 Akoestiek. De NV NAC heeft de problemen in de vergaderlokalen opgelost. De problemen op de sociale dienst kunnen op verzoek van het bestuur opgelost worden, maar op kosten van het bestuur. 1.3 Toegang Er is uiteindelijk geopteerd voor één centrale ingang vooraan en de inrichting van het onthaal is daarop afgestemd. Er komt geen ingang/uitgang achteraan. 1.4 Parking Er zijn vooraan 2 gehandicaptenplaatsen. Het is niet de bedoeling dat voor het gebouw geparkeerd wordt, ook niet door leveranciers. Grote leveringen gebeuren aan de loods, kleinere langs de ondergrondse parking. Het is belangrijk dat op de bestelbon het juiste leveringsadres wordt weergegeven. Het is niet de bedoeling dat voetgangers vanaf de parking de toegangsweg voor voertuigen gebruiken om naar de ingang te gaan. De voetgangersweg langs de rechterkant van het gebouw (van achteren uit bekeken) is aangewezen. Er is reeds een beperkte signalisatie: deze dient verbeterd te worden. 1.5 Klok voor de refter: gezien er grote vraag naar is, wordt de opdracht tot aankoop doorgegeven aan Kris Wera. Punt 2 - Personeel Het samen zitten van gemeente- en OCMW- personeel in de Kouter wordt over het algemeen als positief ervaren, zowel voor het personeel zelf als voor de werking naar de inwoners. Toch kan dit nog beter. Er is veel vraag naar initiatieven om mekaar en mekaars werking beter te leren kennen. Hiervoor worden op korte termijn initiatieven genomen. 2.1 Dirk Alaerts heeft foto’s genomen van de personeelsleden. Deze zullen op het intranet geplaatst worden, met vermelding van de functie en de taken van betrokkene. Het gebruik van het intranet dient aangemoedigd te worden als bron van informatie. De toegang tot applicaties zoals het Kelio- tijdsregistratiesysteem, de ICThelpdesk, zalen reservatiesysteem..., via het intranet stimuleert het gebruik ervan. Het intranet zou als startpagina van de web browser moeten fungeren. Is het mogelijk dat ingesteld wordt dat de pc

intranet weergeeft bij het opstarten? – Vraag doorgespeeld aan Geert Debie – ICT. 2.2 De onthaalbrochure van het OCMW naar aanleiding van de opendeurdag geeft een duidelijke voorstelling van de dienstverlening en het personeel. Alhoewel de brochure bestemd was voor de cliënten en dus niet de ondersteunende diensten bevat, is het toch ook voor het gemeentepersoneel een zeer bruikbaar instrument. 2.3 Er zal met Lies overlegd worden of de info op het intranet op een eenvoudige manier, zonder al te veel manueel werk, in een infobrochure voor het personeel en de collegeleden kan verwerkt worden. 2.4 Op het personeelsmoment van 31 mei zal iedere dienst voorgesteld worden. Er wordt momenteel een groot scherm geïnstalleerd in de Haagbeuk. Iedere dienst zal van zichzelf en zijn werking een korte voorstelling geven van zo’n vijf minuten. Hierbij kan de info van intranet gebruikt worden. Daarnaast zal ook een terugkoppeling gebeuren van de personeelsvergadering van 1 maart. Er wordt contact genomen met Hannes en Lies voor de praktische organisatie. 2.5 Alle beschikbare kanalen worden gebruikt om de personeelsinfo te verspreiden. Er wordt voorgesteld om te werken met een wekelijkse “dienst in de kijker” via affiches op het prikbord. Dit voorstel wordt bekeken met Lies. Punt 3 – Werking 3.1 Een onopgeloste kwestie die steeds terugkwam en dat ook hoog scoorde bij de elementen waarop de focus moet liggen in 2012 is de informatie en communicatie in de Kouter. De informatie over mekaar en mekaars werking kwam al in punt 2 aan bod. De informatie- en communicatiestromen dienen geënt te zijn op de structuur van de ganse organisatie. Daarom wordt het geïntegreerd doelorganogram van de Kouter gebruikt als stramien voor de communicatiestromen. De secretarissen zullen dit via het O- MAT verder uitwerken. Informatie over beleidsbeslissingen (beleidsdoelen en –strategieën) en informatie over personeels – en organisatieaangelegenheden creëren verbondenheid van het personeel met elkaar en met de organisatie. Het is bijgevolg een belangrijk instrument zijn in het integratieproces in de Kouter. 3.2 Een ander gemeld probleem was de privacy van de OCMWcliënten aan het onthaal. Dit item dient echter geobjectiveerd en gedocumenteerd te worden. Via de Marant- werking zijn een aantal opmerkingen van het cliënteel genoteerd waaruit de nood blijkt om iets te doen rond het verlagen van psychologische drempels in De Kouter. Concreet wordt gewacht op de resultaten van een tevredenheidsonderzoek dat uitgevoerd zal worden door de Katholieke Hogeschool Leuven, departement Sociale School

Heverlee, op vraag van het OCMW. De onderzoeksopdracht begint op 30 september 2012 en dient beëindigd te worden ten laatste op 31 december 2012. Inmiddels is via een nota van Lien Wauters, diensthoofd onthaal, de werking van het onthaal geëvalueerd. Deze nota stipt een tiental punten aan die met de werking van het onthaal in het algemeen te maken hebben en die nadere aandacht verdienen. De privacy aan het onthaal en de wachtruimtes is er één van. De werking van het onthaal zal op basis van deze nota geoptimaliseerd worden. Wanneer de resultaten van het onderzoek van het OCMW bij hun cliënteel gekend zijn, zal aan de hand hiervan bekeken worden hoe en in welke mate de werking aan het onthaal dient bijgestuurd te worden. 3.3 Herko heeft naar aanleiding van de verhuis naar de Kouter op 4/10 de infobrochure TEN- FOUR voor het personeel opgesteld over de dagdagelijkse werking. Wij kunnen hierin inspiratie opdoen voor een gelijkaardig initiatief. De secretaris stuurt deze brochure elektronisch door naar de dienst OB. 3.4 Gemeente en OCMW werken mee aan een onderzoek van Lieven Janssens, burgemeester van Vorselaar en navorser aan de Universiteit Antwerpen. Het onderzoek betreft de beheersmatige samenwerking van lokale besturen. Het zal, wat Herent betreft, doorgaan op 12 juni en de ondersteunende diensten zullen bevraagd worden. Punt 4 – ICT 4.1 Een belangrijke factor in het samenwerkingsverhaal in de Kouter is het ICT- aspect. Regelmatig duikt ook de vraag op naar geïntegreerde ICT- toepassingen. De korte ervaring in de Kouter leert ons dat samenwerking slechts mogelijk is wanneer dit ondersteund worden door een gemeenschappelijk platform, gemeenschappelijke ICT- toepassingen enz. Er is reeds heel wat gerealiseerd: telefooncentrale, gemeenschappelijk gebruik van mail- en agendatoepassing, Keliosysteem, printers, ICT- helpdesk.... Aan Pascal wordt gevraagd een overzicht ( zo volledig mogelijk) te bezorgen van: - stand van zake: hardwarematig - koppelingen ... - welke software wordt gebruikt is gemeente en OCMW? - wat is er op dit moment reeds mogelijk inzake geïntegreerde toepassingen? - wat is er al mogelijk, maar wordt nog niet gebruikt? - wat zit er in de pipeline? - wat zijn de eventuele problemen en wat kan eraan gedaan worden? De bedoeling is dat deze gegevens in een eenvoudige nota gegoten wordt ( door ICT of door dienst OB met gegevens van ICT).

4.2 Inzake toegangscontrole in de Kouter wordt aan ICT gevraagd een matrix opstellen (personeel en lokalen) die op OMAT goedgekeurd wordt. Punt 5 – Organisatie Een belangrijke stap in de organisatiebeheersing is het scheppen van duidelijkheid rond de aangeboden producten en de werkprocessen. 5.1 Er is in het OCMW en in de gemeente al gewerkt rond het aanbod van producten: na de integratie van de OCMW- website staan er op www.herent.be en op het intranet reeds heel wat producten beschreven. Tegen de volgende vergadering wordt een stand van zaken opgemaakt. Verder worden ook de werkzaamheden rond de “interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus voor eerstelijns- en wegwijsinformatie” (IPDC ) opgevolgd. 5.2 Onze informaticaleverancier Schaubroeck werkt al geruime tijd aan een aantal toepassingen op het gebied van E- bestuur. Op 19 april geven zij in de Kouter een demo van het nieuwe briefwisselingspakket. Deze bijeenkomst kan best ook aangegrepen worden om een zicht te krijgen hoever zij staan met de koppeling van hun programma’s aan de producten en werkprocessen. Dit zal onze aanpak van het E- bestuur in de Kouter bepalen. 5.3 In de schoot van de federatie van gemeentesecretarissen wordt gewerkt in een werktafel gewerkt rond interne controle. De gemeentesecretaris zal de relevante info doorspelen aan de dienst. Besluit Art 1. De OCMW- raad feliciteert OCMW en gemeente voor de grote inspanningen die ze leveren om de samenwerking optimaal te laten renderen. Art 2. De OCMW- raad neemt kennis. 7. Ter kennisgeving: stand van zaken verbouwing OCMW- site Ter opvolging van de raadsbeslissing d.d. 4.10.2011 tot verbouwing van het OCMW- gebouw (Administratief Centrum) tot doorgangs- en LOI woningen, kan aan de raad meegedeeld worden dat: - het bouwaanvraag- dossier ingediend werd op 24.4.2012 bij de dienst stedenbouw van de gemeente Herent. Deze dienst stuurde het dossier door naar Ruimte en Erfgoed (Vlaams gewest) - de verdere timing er als volgt uitziet: 1. Goedkeuring van het aanbestedingsdossier: raad 4 juni 2. Opening offertes: eerste helft augustus 3. Goedkeuring aanbestedingsverslag + toewijzing aannemer: raad 4 september 4. Mogelijke start der werken: begin oktober 2012 (in samenspraak met de aannemer)

Besluit De raad neemt kennis. 8. Ter kennisgeving: toekenning subsidies voor vrijwilligersbeurs en voor groepswerking Marant Ter opvolging van de beslissingen inzake het aanvragen van een werkingssubsidie voor: - OCMW raad d.d. 7.2.2012 groepswerking Marant - Vast Bureau d.d. 23.1.2012 vrijwilligersbeurs Kan aan de raad meegedeeld worden dat de Provincie Vlaams Brabant volgende subsidies toekent aan OCMW Herent: - groepswerking Marant: 5700 euro - vrijwilligersbeurs: 1500 euro Besluit De raad neemt kennis. 9. Betaalbaarstellingen De Raad machtigt de OCMW- ontvanger tot uitvoering van de op de raad bedeelde lijst van betaalbaarstellingen. De betaalbaarstellingen die aan de raad worden voorgelegd omvatten facturen van leveranciers met betrekking tot: - Investeringsuitgaven - exploitatie-uitgaven van meer dan 5500,00 EUR (exclusief BTW) - facturen van rusthuizen voor hun residenten waarvoor het OCMW - een betalingsverbintenis heeft. Punten bij hoogdringendheid 10. Ter goedkeuring: aanstelling vertegenwoordiger voor de algemeen vergadering van IGO Leuven d.d. 21 juni te Wezemaal om 17u30 Art 1. De OCMW- raad laat zich vertegenwoordigen door Mvr. L. Mine. Art 2. In het geval dit raadslid op het ogenblik van de algemeen vergadering belet is, wordt Dhr. Armand Van Laer als plaatsvervanger aangesteld. Art 3. De OCMW- raad geeft haar afgevaardigde de volmacht tot stemmen. 11. Ter goedkeuring: aanstelling vertegenwoordiger aan de algemeen vergadering van Interleuven d.d. 27.06.2012 te Leuven om 19u. Art 1. De OCMW- raad laat zich vertegenwoordigen door Dhr. Armand Van Laer Art 2. De OCMW- raad geeft haar afgevaardigde de volmacht tot stemmen.

12. Ter goedkeuring: vervanging snelkookketel (2012/008) gunning De Raad, Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 17, § 2, 1° a (limiet van € 67.000,00 excl. btw niet overschreden); Gelet op het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 120; Gelet op het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 3, § 2; Gelet op de algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen; Overwegende dat in het kader van de opdracht “Vervangen snelkookketel” een bijzonder bestek met nr. 2012/008 werd opgesteld door de Technische Dienst; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 6.800,00 excl. btw of € 7.980,17 incl. btw; Gelet op het besluit van de budgethouder van 18 april 2012 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking;

Gelet op het besluit van het bestuur van 18 april 2012 betreffende het starten van de gunningsprocedure waarin beslist werd om volgende firma’s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: - Max & Co, Meldersestraat 40c te 3545 Zelem - ELPO-CUISINEX G.H.G, Bedrijfsstraat 18b2 te 3500 Hasselt - Metos nv, Gentsesteenweg 518a te 9300 Aalst - GROOTKEUKENTECHNIEKEN VDM BVBA, Diestesteenweg 67 te 3390 Tielt-Winge; Overwegende dat de offertes het bestuur ten laatste op 4 mei 2012 om 10.00 uur dienden te bereiken; Overwegende dat de gestanddoeningstermijn van 60 kalenderdagen eindigt op 7 juli 2012; Overwegende dat 4 offertes werden ontvangen: - Max & Co, Meldersestraat 40c te 3545 Zelem (€ 6.548,12 excl. btw of € 7.923,23 incl. 21% btw) - ELPO-CUISINEX G.H.G, Bedrijfsstraat 18b2 te 3500 Hasselt (€ 4.990,41 excl. btw of € 6.038,40 incl. 21% btw) - GROOTKEUKENTECHNIEKEN VDM BVBA, Diestesteenweg 67 te 3390 Tielt-Winge (€ 6.620,00 excl. btw of € 8.010,20 incl. 21% btw) - Metos nv, Gentsesteenweg 518a te 9300 Aalst (€ 6.928,60 excl. btw of € 8.383,61 incl. 21% btw) Gelet op het verslag van nazicht van de offertes van 8 mei 2012 opgesteld door de Technische Dienst; Overwegende dat de firma ELPO-CUISINEX G.H.G, Bedrijfsstraat 18b2 te 3500 Hasselt, een prijsofferte heeft aangeboden met een kookketel; Overwegende dat in de prijsvraag duidelijk vermeld stond waarin diende een prijsofferte aan te bieden voor een snelkookketel, zoals in ons schrijven is weergegeven; Overwegende dat wij hierdoor de aangeboden prijsofferte van de firma ELPO-CUISINEX G.H.G, Bedrijfsstraat 18b2 te 3500 Hasselt niet kunnen weerhouden; Overwegende dat de laagst regelmatige bieder, Max & Co, Meldersestraat 40c te 3545 Zelem, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 6.548,12 excl. btw of € 7.923,23 incl. 21% btw; Overwegende dat de laagst regelmatige, Max & Co, Meldersestraat 40c te 3545 Zelem, zich conform de offerte heeft ingeschreven; De technische dienst stelt voor om deze opdracht te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Max & Co, Meldersestraat 40c te 3545 Zelem tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 6.548,12 excl. btw of € 7.923,23 incl. 21% btw;

Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht niet voorzien was in het explotatiebudget 2012 en dat de financiering gebeurt met eigen middelen; Besluit: artikel 1: Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 8 mei 2012 voor de opdracht “Vervangen snelkookketel”, opgesteld door de Technische Dienst. artikel 2: Deze opdracht wordt gegund aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Max & Co, Meldersestraat 40c te 3545 Zelem, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 6.548,12 excl. btw of € 7.923,23 incl. 21% btw. artikel 3: De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 2012/008. artikel 4: De betaling zal met eigen middelen gebeuren en deze opdracht was niet voorzien in het explotatiebudget 2012. De voorzitter sluit de vergadering om: 21.50 uur. In opdracht: De secretaris (wnd.) R. Seurs

de voorzitter, C. Gielens