Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI’s Gemeente Midden-Delfland februari 2015 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college van Burgemeester en Wethouders Midden-Delfland

Inhoudsopgave

pagina

Geleidebrief Samenvattend

2 3

KPI verslag over 2014 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Lokale regelgeving Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Digitale archiefbescheiden Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depots Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen

7 8 10 12 13 13 14 15 16 17

Geacht college, Hierbij doe ik u toekomen het verslag 2014 met een verantwoording over het beheer van de archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archiefen informatiebeheer in uw gemeente. Het college van Burgemeester en Wethouders is ingevolge artikel 30 Archiefwet zorgdrager voor de gemeentelijke archiefbescheiden en dient daar in eerste instantie verantwoording over af te leggen aan de gemeenteraad. Dit gebeurt door middel van een jaarlijks verslag. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archiefen informatiebeheer in uw gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld in het kader van de nieuwe Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT). Volgens de wet RGT dient het horizontale toezicht door de gemeenteraad te worden versterkt. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook het verslag na vaststelling te ontvangen. Het voor u liggende verslag is het tweede KPI jaarverslag dat u van mij ontvangt. Voorgenomen acties en reeds getroffen maatregelen zijn in het verslag over 2014 opgenomen. Dit verslag is in samenwerking met de archiefinspecteur opgesteld. Vorig jaar was de eerste keer dat het verslag werd opgesteld, werden toen alle hoofdstukken nog redelijk globaal beschreven, dit jaar is dieper op zaken ingegaan en zijn aspecten uit de KPI kritischer bekeken. Gemeld dient te worden dat de aanpak dit jaar anders is geweest. Er is, in overleg met de provinciaal toezichthouder, voor gekozen de Excel-matrix Archief KPI dit jaar niet in te vullen, maar deze slechts te gebruiken als leidraad. Redenen hiervoor zijn het nog niet goed functionerende formulier en het pas te laat beschikbaar komen van een aangepast formulier (verwachting eind januari 2015 terwijl het verslag in februari afgerond dient te zijn). Daarnaast heeft LOPAI aangegeven dat de huidige KPI indicatoren zoals deze op Waar Staat je Gemeente worden weergegeven niet toereikend zijn voor de verticale toezichthouder. De weergave op deze website in de huidige vorm geeft wat betreft de gemeentearchivaris en archiefinspecteur een vertekend beeld. Bij aanpassing van het e-formulier KPI in 2015 door de VNG, ontvangt u volgend jaar weer een ingevulde matrix. Eveneens is er een wijziging aangebracht in het “stoplichten” systeem. Met behulp van bollen met halve kleuren wordt aangegeven dat er een verbetering of dreigende verslechtering zichtbaar is. Lees deze bollen van links naar rechts. Bijvoorbeeld: oranje-groen is een aankomende verbetering, de verwachting is dat de kleur volgend jaar groen is. Oranje-rood geeft aan dat zonder actie de verwachting is dat de kleur volgend jaar rood is. Naar aanleiding van dit KPI verslag adviseer ik u een verbeterplan archiefen informatiebeheer te laten schrijven en dit door uw college te laten vaststellen. Een verbeterplan maakt inzichtelijk op welke manier, tegen welke kosten en op welke termijn het archiefen informatiebeheer in uw gemeente verbeterd zal worden. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend Bennie Blom Gemeentearchivaris

2

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente MiddenDelfland| Archief Delft

Samenvattend Hoofdstuk 1: Lokale regelgeving Naar aanleiding van het KPI verslag over 2013 heeft de Gemeente Midden-Delfland haar Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer aangepast. Deze zijn nu in orde en voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving. Naar aanleiding van het KPI verslag over 2013 is er een dienstverleningsovereenkomst met SAAN Archiefbeheer afgesloten. Zoals reeds geconstateerd in het KPI verslag over 2013 houdt de Gemeente Midden-Delfland geen register met gemeenschappelijke regelingen bij, dit is volgens artikel 27 Wet gemeenschappelijke regelingen verplicht. Intern is afgesproken (o.a. met Juridische Zaken) de landelijke ontwikkeling rond het opzetten van een landelijk register af te wachten. Geadviseerd wordt dit punt op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Met de ODH is in 2014 een gemeenschappelijke regeling afgesloten. De akte ter beschikkingstelling is getekend. Door de verhuizing van archiefbescheiden van Torenhove naar Archief Schiedam dient Delft in 2015 haar Besluit Informatiebeheer aan te passen. Een voorstel hiertoe ligt reeds klaar.

Hoofdstuk 2: Interne kwaliteitszorg en toezicht Het beheer van archiefbescheiden moet voldoen aan toetsbare eisen door middel van een kwaliteitssysteem. Midden-Delfland heeft in 2014 geen verdere stappen ondernomen om dit te realiseren. Geadviseerd wordt een kwaliteitssysteem te implementeren en de realisatie van een kwaliteitssysteem op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer . Bij de KPI rapportage over 2013 is aangegeven dat het Handboek Informatiebeveiliging in 2014 herzien zou worden, dit is echter niet gebeurd. De herziening van het handboek staat nu gepland voor 2015/2016. Geadviseerd wordt de planning en realisatietermijn hiervan op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Benchmarking wordt, op de landelijke kwaliteitsmonitor van BRAIN na, nauwelijks toegepast. In 2014 heeft een inventarisatie van de huidige stand van zaken plaats gevonden (nulmeting) voor de invoering van een kwaliteitszorgsysteem dat ontwikkelt is door BRAIN. Nu moet het kwaliteitszorgsysteem nog worden geïmplementeerd. In het vorige KPI verslag, over 2013, is uitgesproken dat het plan in 2014-2015 zou worden toegepast. Met de huidige capaciteit aan mensen en middelen van Archief Delft, de realisatie van een nieuw archiefgebouw en de voorbereiding van de verhuizing daar naar toe is het nog onzeker of 2015 als doelstelling gehaald wordt. De Archiefverordening is aangepast. Artikelen over verslaglegging aan college van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad zijn opgenomen. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan het college van Burgemeester en Wethouders over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties.

3


Hoofdstuk 3: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Er bestaat een overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden op dossierniveau en vanaf 2011 ook op documentniveau. De Gemeente Midden-Delfland beschikt niet over een vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema volgens NEN-ISO 23801-1:2006 en NEN-ISO 23801-2:2007. Dit wordt volgens de KPI aangemerkt als taakverwaarlozing. Geadviseerd wordt dit op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Bij voorkeur wordt hier invulling aan gegeven met het door Archief2020 ontwikkelde Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden. In de KPI over 2013 is geconstateerd dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden onvoldoende waarborgt. Er moet op veel toegangen en fysieke plaatsen gezocht worden naar dossiers. Het advies over 2013 was al de gescande dossiers zo spoedig mogelijk op te nemen in Corsa zodat de toegankelijkheid gewaarborgd wordt. Aangegeven werd dat dit gepland stond voor het derde kwartaal van 2014, dit is echter nog niet gebeurd. DIV is hiervoor afhankelijk van ICT, eerst moet de storage in orde zijn. Voorlopig is dit verplaatst naar juli 2015. Dit is geen harde datum. Geadviseerd wordt om de planning en realisatietermijn hiervan op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Er wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag. In de KPI over 2013 is reeds geconstateerd dat de Gemeente Midden-Delfland niet voldoet aan het systeem voor duurzaamheid. Er is geen bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden. Geadviseerd werd een bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden op te stellen, dit is echter ook in 2014 nog niet gebeurd. Geadviseerd wordt de opzet en implementatie van een bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats is redelijk tot goed.

Hoofdstuk 4: Digitale archiefbescheiden In 2014 is naar aanleiding van de KPI over 2013 een opzet gemaakt voor een beleidsvisie met betrekking tot de opbouw van digitaal informatiebeheer. De oplevering wordt verwacht in 2015. Advies is een beleidsnotitie te laten vaststellen door het college van Burgemeester en Wethouders. Daarnaast om het schrijven van beleidsvisie en vaststellen van beleidsnotitie op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Digital born documenten vallen veelal buiten het regime van de Archiefwet 1995. Zoals in de KPI over 2013 is geconstateerd is er een overzicht van aanwezige applicaties. Of er zich archiefwaardige informatie in deze applicaties bevindt moet nog worden vastgesteld. Gegevensbeheer brengt de applicaties in beeld en applicaties zullen eerst geschoond worden. Dit project hangt samen met de vervanging van de infrastructuur van de gemeente en zal in 2015-2016 worden uitgevoerd. Geadviseerd wordt de inventarisatie van de archiefwaardigheid van de gegevens in de applicaties op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer.

4


Hoofdstuk 5: Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden In de KPI over 2013 is aangegeven dat het jaar van vernietiging c.q. overbrenging naar de archiefbewaarplaats pas na het afronden van een dossier toegevoegd aan het DMS, in plaats van op het moment van het aanmaken van een werkproces. In 2015 wordt I-navigator gekoppeld aan de nieuwe versie van Corsa, waarmee toekenning jaar van vernietiging c.q. overbrenging geheel ingeregeld wordt. De achterstand in het ter goedkeuring aanbieden van VVV-lijsten aan de gemeentearchivaris is weggewerkt. Naar aanleiding van het KPI verslag 2013, zal er in 2015 een facultatieve stukkenlijst worden opgesteld.

Hoofdstuk 6: Overbrenging en vernietiging van archiefbescheiden In 2014 heeft Midden-Delfland een machtiging tot opschorting van overbrenging van de bouwvergunningen aangevraagd en gekregen van de gedeputeerde staten. Door ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats wordt er al jaren nauwelijks meer iets overgebracht. Een deel van de archiefbescheiden is ondergebracht bij SAAN Archiefbeheer. Deze achterstand in overbrenging aan de archiefbewaarplaats Delft wordt opgelost met de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats eind 2016. Zie hiervoor ook hoofdstuk 7 van dit KPI jaarverslag. Het Archief van Maasland 1980-2003 kan niet worden overgebracht door een achterstand in de bewerking van het archief. Omdat het archief niet gesplitst zal worden, is overbrenging pas noodzakelijk in 2024. Wel zal het archief voor die tijd bewerkt moeten worden, zodat het in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht kan worden. In 2015 zal met de gemeentearchivaris worden gekeken of deze archieven bij het gereedkomen van de nieuwe archiefbewaarplaats in 2016 aan Delft overgedragen kunnen worden (daarmee worden de archieven niet formeel overgebracht) om vanaf daar bewerkt te worden. Reden hiervoor is onder andere het ontbreken van een goedgekeurde archiefruimte binnen de gemeente Midden-Delfland. Kosten voor het (laten) opstellen van een bewerkingsplan en het (laten) bewerken van het archief, om deze in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen, komen in rekening voor de gemeente Midden-Delfland. Afspraken hierover zullen schriftelijk moeten worden vastgelegd. Advies is dit punt op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer.

Hoofdstuk 7: Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depots De gemeente Midden-Delfland beschikt niet over een goedgekeurde archiefruimte. Een deel van de bescheiden wordt echter bewaard in de aanwezige ruimte in het stadskantoor te Schipluiden en er worden bescheiden bewaard in de voormalige gemeente Maasland. De Gemeente Midden-Delfland wacht op het gereedkomen van digitale storage alvorens de archiefbescheiden bij SAAN te plaatsen. De VVV-stukken kunnen eventueel in de ruimten in Schipluiden en Maasland worden bewaard. Zie ook hoofdstuk 9 van dit KPI verslag. Advies is dit ook op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. De archiefbewaarplaats aan de Oude Delft 169 in Delft voldoet niet aan de wettelijke eisen, er is sprake van een gedoogsituatie vanuit de Provincie. Eind 2016 komt de nieuwbouw van een archiefbewaarplaats gereed. In 2015 start Archief Delft samen met Archief Schiedam een pilot op het gebied van een e-depot.

5


Hoofdstuk 8: Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar en gratis te raadplegen. In 2014 is een reparatiebesluit ingediend en genomen waarmee de leges voor diensten van Archief Delft zijn opgenomen in het besluit reguliere prijzen en tarieven 2014.

Hoofdstuk 9: Rampen, calamiteiten en veiligheid Voor de ruimten die door Midden-Delfland gebruikt worden voor de bewaring van op termijn te vernietigen archiefbescheiden is in 2014 een concept calamiteitenplan opgesteld. In 2015 wordt dit uitgezet. In 2014 is inzicht verkregen in het calamiteitplan gehanteerd door SAAN Archiefbeheer. Archief Delft, waar de overgebrachte archieven berusten, moet haar calamiteitenplan herzien en aanpassen. Hoewel in 2014 een aanzet tot aanpassing is gemaakt, is het plan nog niet afgerond.

Hoofdstuk 10: Middelen en mensen Er is duidelijk inzicht in de beschikbare mensen en middelen. Het college van Midden-Delfland heeft als archiefzorgdrager in 2014 € 35.450 ter beschikking gesteld ten behoeve van het beheer van de overgebrachte en niet-overgebrachte archieven. Daarnaast was er voor de verdere uitrol en ontwikkeling van het DMS en scanning van diverse archieven € 105.052 beschikbaar. Er is eveneens voor een periode van vier jaar, ieder jaar € 100.000 beschikbaar voor het opstellen en implementeren van het informatiebeleidsplan, het informatiebeveiligingsplan is hierin opgenomen. Uit het door het college beschikbaar gestelde bedrag voor het beheer van de overgebrachte archieven, worden beheer en beschikbaar stellen van de archieven in de studiezaal geregeld. Dit budget is niet voor het verbeteren van de toegankelijkheid (bijvoorbeeld standaardiseren van de toegang of het digitaliseren en digitaal beschikbaar stellen zoals in de hoofdstukken 3 en 8 reeds opgemerkt). De wens is met Midden-Delfland afspraken te maken over het beschikbaar stellen van budget voor het verbeteren van de toegankelijkheid van de overgebrachte archiefbescheiden. Dit onder andere ter behoud van de originele archiefbescheiden.

6


1. Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen De archiefvorming van overheidsorganisaties, zoals de gemeente Midden-Delfland valt onder de Archiefwet 1995. In weerwil van de naam – het begrip archief wordt veelal geassocieerd met informatie van oudere datum – gaat de wet over het geheel van informatie. De archiefverordening en het Besluit informatiebeheer zijn de basis hoe u als gemeente Midden-Delfland de archiefwet vorm geeft. De archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd en het toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen geborgd. In de archiefverordening is de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Naar aanleiding van het KPI verslag over 2013 heeft de gemeente Midden-Delfland haar Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer aangepast. Op 16 december 2014 heeft de gemeenteraad de Archiefverordening vastgesteld en op 23 december 2014 heeft het college van Burgemeester en Wethouders het Besluit Informatiebeheer vastgesteld. Hiermee voldoet de Archiefverordening weer aan de vigerende wet- en regelgeving. e

In het Besluit Informatiebeheer Delft zijn het depot Oude Delft 169, 1 verdieping Torenhove en de archiefbewaarplaats van het stadsarchief Rotterdam aangewezen als archiefbewaarplaats. Op moment van schrijven, februari 2015, zijn de archieven uit Torenhove verhuisd naar Archief Schiedam. Om deze reden dient Delft in 2015 haar Besluit Informatiebeheer aan te passen. Een voorstel hiertoe ligt reeds klaar. Overheden kiezen steeds meer voor digitale kanalen voor zaakafhandeling met burgers. Met name de omslag naar digitaal informatiebeheer vraagt om complexe maar noodzakelijke waarborgen om informatieverlies te voorkomen. Een andere trend is dat het niet meer mogelijk is om als gemeente zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen, denk in dit verband aan de gevolgen van de wet omgevingsvergunning en de rol van social media. Tegelijkertijd zal de informatie- en kennisbehoefte van gemeenten toenemen door de verdergaande decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden. Interoperabiliteit en standaarden spelen een steeds belangrijkere rol. De informatie en kennis is nodig om financiële missers te vermijden en om de verwachtingen van de burgers te kennen. Organisatorische wijzigingen binnen een organisatie raken doorgaans ook het informatiebeheer. Als het om ingrijpende wijzigingen gaat wordt de archiefinspectie daarbij betrokken. Het moet duidelijk zijn waar informatie gebleven is en wie de verantwoordelijkheid draagt. Ook moet voorkómen worden dat archiefbescheiden verloren gaan voor de gemeente doordat een geprivatiseerde of anderszins buiten het concern geplaatste organisatie het archief tegen wet- en regelgeving in ‘meeneemt’ zonder dat er sluitende afspraken zijn gemaakt over het toekomstige beheer. Gezien het feit dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of taken uitbesteden, is artikel 4 van de Archiefwet 1995 een heel belangrijk aandachtspunt in deze. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie er verantwoordelijk is voor de archivering. Hierdoor kan de gemeente Midden-Delfland zich blijven verantwoorden voor haar handelen. In het KPI verslag over 2013 is geconstateerd dat er geen register met gemeenschappelijke regelingen wordt bijgehouden, dit is volgens artikel 27 Wet gemeenschappelijke regelingen verplicht. Zoals reeds geconstateerd in het KPI verslag over 2013 houdt de Gemeente MiddenDelfland geen register met gemeenschappelijke regelingen bij, dit is volgens artikel 27 Wet gemeenschappelijke regelingen verplicht. Intern is afgesproken (o.a. met Juridische Zaken) de landelijke ontwikkeling rond het opzetten van een landelijk register af te wachten. Geadviseerd wordt dit punt op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Met de gemeente Delft is een lichte GR afgesloten inzake het archiefbeheer van overgebrachte archieven en toezicht op de niet overgebrachte archieven. Het college van Burgemeester en Wethouders heeft de gemeentearchivaris van Delft benoemd tot gemeentearchivaris van Midden-Delfland. De archiefbewaarplaats van de gemeente Delft is aangewezen. De gemeente Midden Delfland beschikt niet over een goedgekeurde

7


archiefruimte. De archiefbescheiden worden daarom uitgeplaatst bij SAAN Archiefbeheer. De ruimte van SAAN is officieel goedgekeurd. In het KPI verslag over 2013 werd geconstateerd dat er geen dienstverleningsovereenkomst met SAAN was afgesloten. Naar aanleiding hiervan is in 2014 alsnog een dienstverleningsovereenkomst gesloten. In 2014 is een gemeenschappelijke regeling met de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) voor de overdracht van de (uitvoering van de) wettelijke milieutaken aan de omgevingsdienst afgesloten. Hierbij zijn de bevoegdheden gemandateerd en is er (in 2013) een dienstverleningsovereenkomst voor de archieven opgesteld. In 2014 is de akte van ter beschikkingstelling ondertekend. Een adequaat informatiebeheer maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zijn rechten en plichten en die van andere partijen kent, dat zij transparant kan opereren en verantwoording kan afleggen over haar handelen. Tenslotte wordt zodoende een blijvende bewaring veilig gesteld van informatie met (cultuur-)historische waarde. Ook de overbrenging van de blijvend te bewaren informatie naar de aangewezen archiefbewaarplaats (Archief Delft) behoort bij de beheertaken. De gemeentearchivaris speelt met name hierin een actieve rol, omdat het beheer na overbrenging bij deze functionaris komt te liggen. De informatie wordt na overbrenging in principe voor de eeuwigheid bewaard en is dan kosteloos raadpleegbaar voor iedereen. Naast deze (cultuur-)historische waarde die informatie op den duur kan krijgen heeft zij uiteraard een functie voor de bedrijfsvoering van een organisatie.

Naar aanleiding van het KPI verslag over 2013 heeft de Gemeente Midden-Delfland haar Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer aangepast. Deze zijn nu in orde en voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving. Naar aanleiding van het KPI verslag over 2013 is er een dienstverleningsovereenkomst met SAAN Archiefbeheer afgesloten. Zoals reeds geconstateerd in het KPI verslag over 2013 houdt de Gemeente Midden-Delfland geen register met gemeenschappelijke regelingen bij, dit is volgens artikel 27 Wet gemeenschappelijke regelingen verplicht. Intern is afgesproken (o.a. met Juridische Zaken) de landelijke ontwikkeling rond het opzetten van een landelijk register af te wachten. Geadviseerd wordt dit punt op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Met de ODH is in 2014 een gemeenschappelijke regeling afgesloten. De akte ter beschikkingstelling is getekend. Door de verhuizing van archiefbescheiden van Torenhove naar Archief Schiedam dient Delft in 2015 haar Besluit Informatiebeheer aan te passen. Een voorstel hiertoe ligt reeds klaar.

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven In het kader van de ontwikkelingen bij het archieftoezicht waarbij de provincie op afstand komt te staan is 1 versterking van het horizontaal toezicht inzake de informatievoorziening noodzakelijk. Een kwaliteitssysteem is hiervoor bij uitstek het middel. Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van Burgemeester en Wethouders ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Over het begrip kwaliteitssysteem heerst echter, ook in 2014, nog veel onduidelijkheid bij

1

Met het horizontaal toezicht wordt gedoeld op de verantwoording voor het college aan de gemeenteraad op grond van wettelijke regels zoals deze in het kader van het duaal bestuur in Nederland ingang hebben gevonden.

8


gemeenten in Nederland. Er zijn nog geen gemeenten bekend waar een daadwerkelijk kwaliteitszorgsysteem geïmplementeerd is. In het KPI verslag over 2013 is geadviseerd een kwaliteitssysteem voor archiefbeheer in te richten. MiddenDelfland heeft in 2014 geen verdere stappen ondernomen om dit te realiseren. De KPI kan ingezet worden als onderdeel van een kwaliteitssysteem, maar is het niet als zodanig. Ditzelfde geldt voor de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Een kwaliteitssysteem is geen eenmalige exercitie, maar een activiteit die cyclisch wordt uitgevoerd in een regelkring van plannen van acties, uitvoeren van de geplande acties, controleren of de resultaten van de acties werkelijk zijn zoals beoogd en het eventueel bijsturen van de uitvoering op basis van de resultaten van de controle. Hierna dient deze cyclus (plan-do-check-act) opnieuw doorlopen te worden. Geadviseerd wordt een kwaliteitssysteem te implementeren en de realisatie van een kwaliteitssysteem op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer . In het KPI verslag over 2013 is geconstateerd dat het Handboek Informatiebeveiliging voorziet in maatregelen ten aanzien van authenticiteit en beveiliging van informatie, maar dat bij een audit door Doxis in 2012 al was geconstateerd dat het handboek beveiliging I&A moet worden herzien. Bij de KPI rapportage over 2013 is aangegeven dat het handboek in 2014 herzien zou worden, dit is echter niet gebeurd. Er is in 2014 een penetratietest gedaan. Eisen en maatregelen die voor die organisatiebreed naar voren komen, moeten worden verwerkt en getoetst. De herziening van het handboek staat nu gepland voor 2015/2016. Geadviseerd wordt de planning en realisatietermijn hiervan op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer.

Archiefdienst Ook kwaliteitszorg bij archiefdiensten is een relatief nieuw begrip. Veel bedrijfsprocessen zijn niet uniform ingericht en er is landelijk geen consensus over gehanteerde normen en certificering. Op de landelijke kwaliteitsmonitor na wordt benchmarking nauwelijks toegepast. Archief Delft wil het kwaliteitszorgsysteem dat door de landelijke brancheorganisatie BRAIN is ontwikkeld gaan toepassen. In 2014 is hier een eerste aanzet toe gedaan door een inventarisatie van de huidige stand van zaken (nulmeting). In het vorige KPI verslag, over 2013, is uitgesproken dat het plan in 2014-2015 zou worden toegepast. Ondanks de reeds uitgevoerde nulmeting is het Met de huidige capaciteit aan mensen en middelen van Archief Delft, de realisatie van een nieuw archiefgebouw en de voorbereiding van de verhuizing daar naar toe is het nog onzeker of 2015 als doelstelling gehaald wordt. In het KPI verslag over 2013 was geconstateerd dat de in de Archiefverordening 2005 artikelen over verslaglegging en informeren van College en Raad ontbraken. Met het aanpassen van de Archiefverordening is dit opgelost. Ingevolge artikel 14 van de door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening MiddenDelfland 2014 brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan het college inzake de verrichte werkzaamheden in het kader van het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven. Artikel 8 bepaalt dat het college eenmaal per jaar aan de Raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties verslag doet. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht.

Het beheer van archiefbescheiden moet voldoen aan toetsbare eisen door middel van een kwaliteitssysteem. Midden-Delfland heeft in 2014 geen verdere stappen ondernomen om dit te realiseren. Geadviseerd wordt een kwaliteitssysteem te implementeren en de realisatie van een kwaliteitssysteem op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer . Bij de KPI rapportage over 2013 is aangegeven dat het Handboek Informatiebeveiliging in 2014 herzien zou worden, dit is echter niet gebeurd. De herziening van het handboek staat nu gepland voor 2015/2016. Geadviseerd wordt de planning en realisatietermijn hiervan op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Benchmarking wordt, op de landelijke kwaliteitsmonitor van BRAIN na, nauwelijks toegepast. In 2014 heeft een inventarisatie van de huidige stand van zaken plaats gevonden (nulmeting) voor de invoering van een kwaliteitszorgsysteem dat ontwikkelt is door BRAIN. Nu moet het

9


kwaliteitszorgsysteem nog worden geïmplementeerd. In het vorige KPI verslag, over 2013, is uitgesproken dat het plan in 2014-2015 zou worden toegepast. Met de huidige capaciteit aan mensen en middelen van Archief Delft, de realisatie van een nieuw archiefgebouw en de voorbereiding van de verhuizing daar naar toe is het nog onzeker of 2015 als doelstelling gehaald wordt. De Archiefverordening is aangepast. Artikelen over verslaglegging aan college van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad zijn opgenomen. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan het college van Burgemeester en Wethouders over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties.

3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven De gemeente Midden-Delfland beschikt over een overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden op dossierniveau en vanaf 2011 ook op documentniveau. Er is een set metadata die worden geregistreerd voor fysieke documenten (ordening op basis van de BAC) en een set voor digitale dossiers (ordening op basis van processen) welke zijn opgenomen in het DMS Corsa. Midden-Delfland heeft geen beschrijving van metagegevens vastgelegd in een metagegevensschema. Het ontbreken van een vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema volgens de NEN-ISO 23801-1:2006 en NEN-ISO 23801-2:2007 is een tekortkoming op het gebied van authenticiteit en context en wordt volgens de KPI aangemerkt als taakverwaarlozing. Geadviseerd wordt dit op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Bij voorkeur wordt hier invulling aan gegeven met het door Archief2020 ontwikkelde Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden. Er is geen vervangingsbesluit. Sinds 2011 wordt er binnen de gemeente digitaal gewerkt. Zoals in de KPI over 2013 is geconstateerd zou er moeten worden vastgelegd in welke vorm (analoog of digitaal) archiefbescheiden als origineel worden beschouwd, dit is echter ook in 2014 nog niet gebeurd. Eveneens in 2013 geconstateerd is dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden onvoldoende waarborgt. Er moet op veel toegangen en fysieke plaatsen gezocht worden naar dossiers. Het advies over 2013 was al de gescande dossiers zo spoedig mogelijk op te nemen in Corsa zodat de toegankelijkheid gewaarborgd wordt. Aangegeven werd dat dit gepland stond voor het derde kwartaal van 2014, dit is echter nog niet gebeurd. DIV is hiervoor afhankelijk van ICT, eerst moet de storage in orde zijn. De infrastructuur wordt vervangen, eerst worden de applicaties overgezet en daarna komt er pas mogelijkheid om de gescande dossiers in Corsa op te nemen. Voorlopig is dit verplaatst naar juli 2015. Dit is geen harde datum. Geadviseerd wordt om de planning en realisatietermijn hiervan op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Midden-Delfland voldoet aan de eisen met betrekking tot duurzame materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden en het gebruik van duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag (zuurvrije mappen, tabstroken en dozen). In de KPI over 2013 is reeds geconstateerd dat de Gemeente Midden-Delfland niet voldoet aan het systeem voor duurzaamheid. Hoewel fysieke dossiers in goede materiële staat worden gebracht en gehouden, is er geen goedgekeurde archiefruimte en is er geen bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden. Geadviseerd werd een bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden op te stellen, dit is echter ook in 2014 nog niet gebeurd. Er wordt gewacht op import en controle voor het vervangingsbesluit. Hierbij is een realisatietermijn onduidelijk. Geadviseerd wordt de opzet en implementatie van een bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Voor digitaal archiefbeheer is er geen e-depot voorziening. Wel wordt er voldaan aan de eisen door de keuze voor een open standaard. Er is eveneens een bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden vastgelegd in het Besluit Informatiebeheer. Zie verder hoofdstukken 4 en 7 over digitale archiefbescheiden en e-depots. Archiefdienst

10


Een van de kerntaken van Archief Delft is het toegankelijk maken van archieven en collecties om de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. 99 % Van alle overgebrachte archieven naar de archiefdienst zijn toegankelijk middels een inventaris of plaatsingslijst, te raadplegen via de website. De archiefdienst maakt gebruik van ABS/Archeion voor depotbeheer en bezoekersregistratie. Voor de toegangen tot de archieven (inventarissen) wordt de internationale standaard EAD gehanteerd. Voor de gemeente Midden-Delfland zijn een aantal toegangen nog niet in ISAD(G) opgemaakt. Het maken van toegangen valt niet onder het budget dat de gemeente beschikbaar stelt voor het beheer van de overgebrachte archieven. Vanuit Archief Delft kunnen deze toegangen worden opgemaakt, maar daar zal de gemeente Midden-Delfland dan extra budget beschikbaar voor moeten stellen. ABS/Archeion bevindt zich in een End-of-live constructie. In 2015/2016 wordt gekeken naar een vervangend archiefbeheersysteem. Enkele nadere toegangen zijn via het web ontsloten; Digitale Stamboom, Digitale Arena en Historisch GIS. Nieuw in 2014 is de website collectie-delft.nl waarop informatie over Willem van Oranje, Delftse biografieën en nadere toegangen zijn ontsloten. De collectie Beeld en Geluid en de bibliotheek worden beheerd in The Museum System (TMS). De toegang via het web is ernstig verouderd en werkt in veel gevallen niet goed. In ieder geval voorziet deze applicatie niet in het presenteren van originele digitale bestanden op de studiezaal zodat de digitaliseringsmaatregel tot behoud van de collectie niet werkt omdat men nog steeds het origineel kan opvragen. Er zijn plannen de Beeldbank te vervangen, echter is de datum van realisatie hiervan onzeker. Bij Archief Delft wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen zoals benoemd in de Archiefregeling 2010. Alle overgebrachte archieven van de gemeente Midden-Delfland zijn duurzaam geborgen.

Er bestaat een overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden op dossierniveau en vanaf 2011 ook op documentniveau. De Gemeente Midden-Delfland beschikt niet over een vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema volgens NEN-ISO 23801-1:2006 en NEN-ISO 23801-2:2007. Dit wordt volgens de KPI aangemerkt als taakverwaarlozing. Geadviseerd wordt dit op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Bij voorkeur wordt hier invulling aan gegeven met het door Archief2020 ontwikkelde Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden. In de KPI over 2013 is geconstateerd dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden onvoldoende waarborgt. Er moet op veel toegangen en fysieke plaatsen gezocht worden naar dossiers. Het advies over 2013 was al de gescande dossiers zo spoedig mogelijk op te nemen in Corsa zodat de toegankelijkheid gewaarborgd wordt. Aangegeven werd dat dit gepland stond voor het derde kwartaal van 2014, dit is echter nog niet gebeurd. DIV is hiervoor afhankelijk van ICT, eerst moet de storage in orde zijn. Voorlopig is dit verplaatst naar juli 2015. Dit is geen harde datum. Geadviseerd wordt om de planning en realisatietermijn hiervan op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Er wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag. In de KPI over 2013 is reeds geconstateerd dat de Gemeente Midden-Delfland niet voldoet aan het systeem voor duurzaamheid. Er is geen bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden. Geadviseerd werd een bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden op te stellen, dit is echter ook in 2014 nog niet gebeurd. Geadviseerd wordt de opzet en implementatie van een bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats is redelijk tot goed.

11


4. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Er is momenteel geen besluit tot vervanging van archiefbescheiden genomen zodat de scans die gemaakt worden van originelen slechts gelden als werkexemplaar. De gemeente werkt voor digitale archiefbescheiden niet op basis van het referentiekader opbouw digitaal informatiebeheer. In het kader van het op te stellen vervangingsbesluit is er wel het één en ander opgepakt, maar het ontbreekt aan een beleidsvisie en beleidsnotitie waardoor zaken ad hoc aangepakt worden en er niet gewerkt wordt op basis van vastgesteld beleid. In de KPI over 2013 is reeds geconstateerd dat er een beleidsvisie en beleidsnotitie inzake opbouw van digitaal informatiebeheer ontbreekt waardoor zaken ad hoc worden aangepakt en er niet gewerkt wordt op basis van vastgesteld beleid. Het advies was een beleidsvisie te schrijven en beleidsnotitie te laten vaststellen door het college van Burgemeester en Wethouders. In 2014 is hiervoor een opzet gemaakt, de geplande oplevering wordt verwacht in 2015. Advies is het schrijven beleidsvisie en vaststelling beleidsnotitie op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Op veel plaatsen in de organisatie ontstaan digitale archiefbescheiden. Deze digital born documenten vormen een zorgpunt. Steeds meer documenten worden uitsluitend in digitale vorm gecreëerd en ontvangen. Deze digital born documenten worden opgeslagen in procesapplicaties, in databases, in e-mails, op de website et cetera. Deze documenten zijn archiefbescheiden in zin van de Archiefwet 1995 en dienen als zodanig duurzaam bewaard of tijdig vernietigd te worden. Zoals in de KPI over 2013 is geconstateerd is er wel een compleet overzicht van systemen en applicaties die in gebruik zijn, maar is het onduidelijk in welke applicaties archiefwaardig materiaal wordt opgeslagen. Zoals geadviseerd naar aanleiding van de KPI over 2013 is na een inventarisatie de volgende stap te kijken welke archiefwaardige gegevens zich dan in deze applicaties bevinden en hoe hier mee om te gaan. Met een door Archief Delft georganiseerde bijeenkomst in 2014 over applicaties en de archiefwaardige gegevens die daarin ontstaan is getracht de gemeenten handvaten te bieden om tot een inventarisatie van deze applicaties te komen. Gegevensbeheer brengt de applicaties in beeld en applicaties zullen eerst geschoond worden. Dit project hangt samen met de vervanging van de infrastructuur van de gemeente en zal in 2015-2016 worden uitgevoerd. Geadviseerd wordt de inventarisatie van de archiefwaardigheid van de gegevens in de applicaties op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Onderdeel van digitale archiefbescheiden vormt ook de migratie en conversie om aan de eisen ten aanzien van geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden te kunnen blijven voldoen. In 2015 staat er een migratie van Corsa gepland. De archiefinspectie wijst er op dat er voor deze migratie een verklaring moet worden opgesteld. Deze verklaring moet een specificatie van de geconverteerde/gemigreerde archiefbestanden bevatten en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of na de conversie/migratie aan de eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat kan worden voldaan. Archiefdienst De archiefdienst beheert vrijwel alleen digitale bestanden, waarvan de originelen papieren equivalent ook worden bewaard. De digitale kopie heeft vooral de functie om het publieksbereik te vergroten. Er is nog geen beheeromgeving en – organisatie voor digitale archiefbescheiden (het zogenaamde e-depot) zodat overdracht vanuit de gemeente daarvan nog niet mogelijk is. Het onderwerp e-depot wordt behandeld in hoofdstuk 7.

In 2014 is naar aanleiding van de KPI over 2013 een opzet gemaakt voor een beleidsvisie met betrekking tot de opbouw van digitaal informatiebeheer. De oplevering wordt verwacht in 2015. Advies is een beleidsnotitie te laten vaststellen door het college van Burgemeester en Wethouders. Daarnaast om het schrijven van beleidsvisie en vaststellen van beleidsnotitie op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer.

12


Digital born documenten vallen veelal buiten het regime van de Archiefwet 1995. Zoals in de KPI over 2013 is geconstateerd is er een overzicht van aanwezige applicaties. Of er zich archiefwaardige informatie in deze applicaties bevindt moet nog worden vastgesteld. Gegevensbeheer brengt de applicaties in beeld en applicaties zullen eerst geschoond worden. Dit project hangt samen met de vervanging van de infrastructuur van de gemeente en zal in 2015-2016 worden uitgevoerd. Geadviseerd wordt de inventarisatie van de archiefwaardigheid van de gegevens in de applicaties op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer.

5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven Het college van Midden-Delfland selecteert als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden. De bewaartermijnen worden overgenomen uit het DSP en met behulp van een abonnement op wijzigingen gemuteerd. Zoals in de KPI over 2013 is aangegeven wordt het jaar van vernietiging c.q. overbrenging naar de archiefbewaarplaats pas na het afronden van een dossier toegevoegd aan het DMS, in plaats van op het moment van het aanmaken van een werkproces. Inmiddels worden jaar van vernietiging c.q. overbrenging zoveel mogelijk aan het begin van het werkproces toegekend. In 2015 wordt I-navigator gekoppeld aan de nieuwe versie van Corsa, waarmee toekenning jaar van vernietiging c.q. overbrenging geheel ingeregeld wordt. In de KPI over 2013 werd geconstateerd dat er achterstand in het ter goedkeuring aanbieden van VVV-lijsten aan de gemeentearchivaris was, waardoor er al sinds 2011 niets meer daadwerkelijk vernietigd werd. In 2014 is deze achterstand weggewerkt. 2

In het KPI verslag van 2013 is aangegeven dat er geen facultatieve stukkenlijst is, met het advies deze wel op te stellen. Midden-Delfland heeft aangegeven in 2015 een facultatieve stukkenlijst op te stellen. In de KPI over 2013 is aangegeven dat het jaar van vernietiging c.q. overbrenging naar de archiefbewaarplaats pas na het afronden van een dossier toegevoegd aan het DMS, in plaats van op het moment van het aanmaken van een werkproces. In 2015 wordt I-navigator gekoppeld aan de nieuwe versie van Corsa, waarmee toekenning jaar van vernietiging c.q. overbrenging geheel ingeregeld wordt. De achterstand in het ter goedkeuring aanbieden van VVV-lijsten aan de gemeentearchivaris is weggewerkt. Naar aanleiding van het KPI verslag 2013, zal er in 2015 een facultatieve stukkenlijst worden opgesteld.

6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? In verband met een overvolle archiefbewaarplaats wordt er al jaren nauwelijks iets overgebracht. Er is hierdoor een achterstand wat betreft overbrenging ontstaan. Sommige archiefbescheiden zijn nu ondergebracht bij SAAN archiefbeheer. Archieven die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Delft zijn: Archief Maasland 1980-2003 en de bouwvergunningen van Schipluiden en Maasland.

2

Een facultatieve stukkenlijst is een lijst met archiefbescheiden die op grond van plaatselijke belangrijke historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen niet aan de formele vaststellingsprocedure volgens het Archiefbesluit 1995 onderworpen wordt. Hiermee wordt reconstructie van de plaatselijke geschiedenis voor de toekomst beter gewaarborgd.

13


De bouwvergunningen worden door de gemeente Midden-Delfland principieel niet overgebracht in verband met het regelmatig raadplegen door burgers en bedrijven. In 2014 heeft Midden-Delfland een machtiging tot opschorting van overbrenging van de bouwvergunningen aangevraagd en gekregen van de gedeputeerde staten. Het Archief van Maasland 1980-2003 kan niet worden overgebracht door een achterstand in de bewerking van het archief. Omdat het archief niet gesplitst zal worden, is overbrenging pas noodzakelijk in 2024. Wel zal het archief voor die tijd bewerkt moeten worden, zodat het in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht kan worden. Dit is reeds in de KPI over 2013 geconstateerd. De wens vanuit Midden-Delfland is de betreffende bescheiden bij het gereedkomen van de nieuwbouw te plaatsen bij Archief Delft om vanaf daar bewerkt te worden. Reden hiervoor is onder andere het ontbreken van een goedgekeurde archiefruimte binnen de gemeente Midden-Delfland. Als dit gebeurd zal Archief Delft een bewerkingsplan moeten (laten) opstellen en de archieven bewerken (of laten bewerken) om deze in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen. De kosten voor deze bewerking komen in rekening voor de gemeente Midden-Delfland. Pas nadat deze bewerking heeft plaatsgevonden kunnen de archieven door de gemeente Midden Delfland formeel worden overgebracht. In 2015 zal met de gemeentearchivaris worden gekeken of deze archieven bij het gereedkomen van de nieuwe archiefbewaarplaats in 2016 in Delft geplaatst kunnen worden (daarmee worden de archieven niet formeel overgebracht) om vanaf daar bewerkt te worden. Afspraken hierover zullen schriftelijk moeten worden vastgelegd. Advies is dit punt eveneens op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. In 2014 heeft Midden-Delfland een machtiging tot opschorting van overbrenging van de bouwvergunningen aangevraagd en gekregen van de gedeputeerde staten. Door ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats wordt er al jaren nauwelijks meer iets overgebracht. Een deel van de archiefbescheiden is ondergebracht bij SAAN Archiefbeheer. Deze achterstand in overbrenging aan de archiefbewaarplaats Delft wordt opgelost met de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats eind 2016. Zie hiervoor ook hoofdstuk 7 van dit KPI jaarverslag. Het Archief van Maasland 1980-2003 kan niet worden overgebracht door een achterstand in de bewerking van het archief. Omdat het archief niet gesplitst zal worden, is overbrenging pas noodzakelijk in 2024. Wel zal het archief voor die tijd bewerkt moeten worden, zodat het in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht kan worden. In 2015 zal met de gemeentearchivaris worden gekeken of deze archieven bij het gereedkomen van de nieuwe archiefbewaarplaats in 2016 aan Delft overgedragen kunnen worden (daarmee worden de archieven niet formeel overgebracht) om vanaf daar bewerkt te worden. Reden hiervoor is onder andere het ontbreken van een goedgekeurde archiefruimte binnen de gemeente Midden-Delfland. Kosten voor het (laten) opstellen van een bewerkingsplan en het (laten) bewerken van het archief, om deze in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen, komen in rekening voor de gemeente MiddenDelfland. Afspraken hierover zullen schriftelijk moeten worden vastgelegd. Advies is dit punt op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer.

7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De gemeente Midden-Delfland beschikt, vooruitlopend op het vervangingsbesluit, niet over een goedgekeurde archiefruimte. Een deel van het archief is geplaatst in een archiefruimte van SAAN Archiefbeheer; deze voldoet aan de eisen. Er staan echter ook bescheiden in de aanwezige ruimte in het stadskantoor te Schipluiden en bij de voormalige gemeente Maasland, deze ruimten voldoen niet aan de eisen. Naar aanleiding van het KPI verslag over 2013 werd reeds geadviseerd alle voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden onder te brengen bij SAAN. De VVV-stukken kunnen eventueel in de ruimten in Schipluiden en Maasland worden bewaard. De voor bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden zijn nog niet naar SAAN gebracht, de Gemeente Midden-Delfland wacht op het gereedkomen van digitale storage. Zodra dit gereed is worden de stukken ondergebracht bij SAAN. De storage zou in 2014 gereedkomen, maar dit is

14


inmiddels verplaatst naar 2015. Advies is dit op te nemen in een op te stellen verbeterplan archiefen informatiebeheer. Zie ook hoofdstuk 9 van dit KPI verslag. De archiefbewaarplaats van Archief Delft is door het college van Midden-Delfland aangewezen als de archiefbewaarplaats van Midden-Delfland. In het Besluit Informatiebeheer Delft zijn het depot Oude Delft 169, e 1 verdieping Torenhove en de archiefbewaarplaats van het stadsarchief Rotterdam aangewezen als archiefbewaarplaats. In januari 2015 zullen de archieven uit Torenhove verhuizen naar Archief Schiedam. De archieven van Midden-Delfland worden vanaf dan ondergebracht in de archiefbewaarplaats aan de Oude Delft 169 en in de archiefbewaarplaats van Schiedam . De bewaarplaats aan de Oude Delft voldoet niet aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2010. Er bestaat een gedoogsituatie vanuit de Provincie. Op 12 maart 2013 is door de Gedeputeerde Staten aan het gemeentebestuur van Delft verzocht om nadere informatie rondom de voortgang van de nieuwbouw en de noodzakelijke aanpassingen in de huidige depots. Wat betreft de aanpassingen in de huidige depots voldoen we ook in 2014, omdat er geen budget beschikbaar is voor dataloggers, nog steeds niet aan artikel 39 en 45 Archiefregeling 2010. Het college van Delft heeft in juni 2013 besloten tot nieuwbouw van een archiefbewaarplaats welke eind 2016 gereed zal komen. Voor 2015 staat een verhuizing gepland aangezien de locatie Torenhove verlaten moet worden. De archiefbewaarplaats van de gemeente Schiedam zal tijdelijk worden aangewezen. Deze archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen. Met de voltooiing van de nieuwbouw zullen deze archieven centraal beschikbaar komen. De gemeente Midden-Delfland kent geen voorziening voor duurzame opslag van digitale archiefbescheiden (een zogenaamd e-depot). Het e-depot moet een gemeentebrede voorziening zijn, waarbij de landelijke ontwikkelingen nauwlettend worden gevolgd. In 2015 start Archief Delft samen met Archief Schiedam een pilot met betrekking tot het e-depot.

De gemeente Midden-Delfland beschikt niet over een goedgekeurde archiefruimte. Een deel van de bescheiden wordt echter bewaard in de aanwezige ruimte in het stadskantoor te Schipluiden en er worden bescheiden bewaard in de voormalige gemeente Maasland. De Gemeente Midden-Delfland wacht op het gereedkomen van digitale storage alvorens de archiefbescheiden bij SAAN te plaatsen. De VVV-stukken kunnen eventueel in de ruimten in Schipluiden en Maasland worden bewaard. Zie ook hoofdstuk 9 van dit KPI verslag. Advies is dit ook op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. De archiefbewaarplaats aan de Oude Delft 169 in Delft voldoet niet aan de wettelijke eisen, er is sprake van een gedoogsituatie vanuit de Provincie. Eind 2016 komt de nieuwbouw van een archiefbewaarplaats gereed. In 2015 start Archief Delft samen met Archief Schiedam een pilot op het gebied van een e-depot.

8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. Tijdens de openingstijden van de studiezaal van Archief Delft zijn openbare en originele archiefbescheiden kosteloos te raadplegen door derden. Het bezoekersreglement werd in januari 2006 vastgesteld en is gepubliceerd op de website. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand zijn gratis te raadplegen via de Digitale Stamboom. Leges worden gerekend voor bijvoorbeeld het maken van kopieën en het doen van onderzoek door een medewerker van Archief Delft. In het KPI verslag over 2013 werd gemeld dat in dat jaar verzuimd was de tarieven van Archief Delft op te nemen in het besluit reguliere prijzen en tarieven 2014. Na uitbrenging van het KPI verslag is dit opgelost met het indienen en nemen van een reparatiebesluit.

15


Voor niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Bij overdracht aan de gemeentearchivaris is nader bepaald welke documenten openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar worden gemaakt. De beperkingen houden vooral verband met de werking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De bepalingen zijn vastgelegd in de verklaring van overbrenging. In het jaarverslag van Archief Delft wordt verslag gedaan van het gebruik van de archieven door onderzoekers. Een aantal veel geraadpleegde bronnen zoals de Burgerlijke stand, Bevolkingsregisters en notarieel archief van de gemeente Midden-Delfland zijn nog niet gedigitaliseerd en niet online toegankelijk. Het streven van Archief Delft is zoveel mogelijk veel geraadpleegde bronnen uit behoudsoogpunt digitaal beschikbaar te stellen. De kosten voor het digitaliseren van archiefbescheiden vallen echter niet onder het door de gemeente beschikbaar gestelde budget voor het beheer van archiefbescheiden. Voor het behoud van de archiefbescheiden adviseert de gemeentearchivaris jaarlijks een budget beschikbaar te stellen voor digitaliseringsprojecten. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar en gratis te raadplegen. In 2014 is een repartiebesluit ingediend en genomen waarmee de leges voor diensten van Archief Delft zijn opgenomen in het besluit reguliere prijzen en tarieven 2014.

9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? Hoewel de gemeente Midden-Delfland geen goedgekeurde archiefruimte heeft, worden er wel bescheiden in de beschikbare ruimten bewaard. Zoals al in het KPI verslag over 2013 aangegeven moet de gemeente in dat geval ook beschikken over een veiligheidsplan voor die ruimten met een calamiteitenplan en een ontruimingsplan. In 2014 is het calamiteitenplan in concept afgerond, in 2015 wordt het uitgezet. De ruimte in Schipluiden wordt gemonitord met behulp van een datalogger. In de KPI over 2013 is aangegeven dat het onduidelijk was wat voor veiligheidsplan SAAN Archiefbeheer hanteert. Inmiddels heeft Midden-Delfland inzicht verkregen in het calamiteitenplan van SAAN. Archief Delft, waar de overgebrachte archiefbescheiden berusten, beschikt over een calamiteitenplan, maar dit dient herzien en aangepast te worden. De aanpassing en actualisering van het collectie calamiteitenplan stond voor 2014 gepland. In 2014 is wel een aanzet gemaakt tot aanpassing, maar het plan dient nog afgerond te worden.

Voor de ruimten die door Midden-Delfland gebruikt worden voor de bewaring van op termijn te vernietigen archiefbescheiden is in 2014 een concept calamiteitenplan opgesteld. In 2015 wordt dit uitgezet. In 2014 is inzicht verkregen in het calamiteitplan gehanteerd door SAAN Archiefbeheer. Archief Delft, waar de overgebrachte archieven berusten, moet haar calamiteitenplan herzien en aanpassen. Hoewel in 2014 een aanzet tot aanpassing is gemaakt, is het plan nog niet afgerond.

16


10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Het college van Midden-Delfland heeft als archiefzorgdrager in 2014 € 35.450 ter beschikking gesteld ten behoeve van het beheer van de overgebrachte en niet-overgebrachte archieven. Het betreft hieronder andere de kosten voor de dienstverlening door Archief Delft en de opslag van archieven bij SAAN. Er was voor 2014 € 387.112,54 begroot aan personeelskosten DIV. In totaal heeft Midden-Delfland 7 fte beschikbaar voor informatiebeheer, advies en applicatiebeheer (DIV). De medewerkers hebben het gewenste opleidingsniveau. De coördinator heeft de opleiding HMDI en SOD 1, 2 opleiding Middel Management. De senior medewerkers hebben SOD 2 en aanvullend VVA, recordmanagement en/of korte cursussen/workshops van VHIC gevolgd. De junior medewerkers hebben SOD 1 en daarnaast hebben zij korte cursussen/workshops van VHIC gevolgd. Een ondersteunend medewerker is LBO opgeleid. Een junior medewerker heeft in 2014 de opleiding Digitaal Informatiebeheer bij de VHIC afgerond. Voor de verdere uitrol en ontwikkeling van het DMS en scanning van diverse archieven was in 2014 een budget van € 105.052 beschikbaar. Daarnaast wordt er gewerkt aan het informatiebeleidsplan, waarin onder andere het informatiebeveiligingsplan is opgenomen. Hiervoor wordt vier jaar lang, elk jaar € 100.000 beschikbaar gesteld. Uit het door het college beschikbaar gestelde bedrag wordt ook het beheer van de overgebrachte archieven bekostigd. Hiervoor worden door Archief Delft het beheer en beschikbaar stellen van de archieven in de studiezaal geregeld. Dit budget is niet voor het verbeteren van de toegankelijkheid (bijvoorbeeld standaardiseren van de toegang of het digitaliseren en digitaal beschikbaar stellen zoals in de hoofdstukken 3 en 8 reeds opgemerkt). De wens is met Midden-Delfland afspraken te maken over het beschikbaar stellen van budget voor het verbeteren van de toegankelijkheid van de overgebrachte archiefbescheiden. Voor inspectie wordt voor iedere klus een aparte rekening gestuurd, hier is geen apart budget voor beschikbaar. Voor de opslag wordt er gewerkt op basis van een prijs per strekkende meter. Wat betreft de toezichthoudende rol heeft de gemeentearchivaris 0,3 fte beschikbaar, daarnaast heeft de archiefinspecteur per september 2014 een aanstelling van 0,8 fte (ten opzichte van 0,5 fte in 2013). Deze fte’s zijn in totaal voor het gehele werkgebied van Archief Delft; gemeenten Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland. De gemeentearchivaris heeft het vereiste opleidingsniveau en diploma (archivistiek A), de archiefinspecteur is in opleiding en inmiddels aan de Master Archiefwetenschap aan de UvA begonnen. Het vereiste archivistiek diploma wordt naar verwachting in 2016/2017 behaald. Er is duidelijk inzicht in de beschikbare mensen en middelen. Het college van Midden-Delfland heeft als archiefzorgdrager in 2014 € 35.450 ter beschikking gesteld ten behoeve van het beheer van de overgebrachte en niet-overgebrachte archieven. Daarnaast was er voor de verdere uitrol en ontwikkeling van het DMS en scanning van diverse archieven € 105.052 beschikbaar. Er is eveneens voor een periode van vier jaar, ieder jaar € 100.000 beschikbaar voor het opstellen en implementeren van het informatiebeleidsplan, het informatiebeveiligingsplan is hierin opgenomen. Uit het door het college beschikbaar gestelde bedrag voor het beheer van de overgebrachte archieven, worden beheer en beschikbaar stellen van de archieven in de studiezaal geregeld. Dit budget is niet voor het verbeteren van de toegankelijkheid (bijvoorbeeld standaardiseren van de toegang of het digitaliseren en digitaal beschikbaar stellen zoals in de hoofdstukken 3 en 8 reeds opgemerkt). De wens is met Midden-Delfland afspraken te maken over het beschikbaar stellen van budget voor het verbeteren van de toegankelijkheid van de overgebrachte archiefbescheiden. Dit onder andere ter behoud van de originele archiefbescheiden.

17


Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording

Recommend Documents