VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING
Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI’s gemeente Den Haag (juni 2014)
H. Zwaanswijk Archiefinspecteur Juni 2014
1
Verslag Archief en Informatiebeheer 1. Lokale regelgeving De archiefvorming van de gemeente Den Haag valt onder de Archiefwet 1995. In tegenstelling van wat de naam van de wet doet vermoeden gaat de wet over het geheel van informatie. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn de basis hoe Den Haag de Archiefwet vorm geeft. De Archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd. Het besluit regelt de inzet van mensen en middelen en het toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen geborgd. In de archiefverordening is ook de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De huidige Archiefverordening is op 23 juni 2005 vastgesteld door de raad. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft in onze gemeente de voorwaarden waaraan het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Het Besluit Informatiebeheer is op 13 april 2007 door het college van B. en W. vastgesteld. Het college van Gedeputeerde Staten heeft kennis genomen van de archiefverordening. Een adequaat informatiebeheer maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zijn rechten en plichten en die van andere partijen kent, dat zij transparant kan opereren en verantwoording kan afleggen over haar handelen. Tenslotte wordt zodoende een blijvende bewaring veilig gesteld van informatie met (cultuur-)historische waarde. Het informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht bij de gemeentelijke diensten. B&W heeft de directeuren van de diensten gemandateerd om het informatiebeheer uit te voeren. Medewerkers van de DIV/DIM secties van de respectievelijke diensten dragen zorg voor de uitvoering van het integrale informatiebeheer (vóór overbrenging naar de archiefbewaarplaats). Ook de overbrenging van de blijvend te bewaren archiefbescheiden naar het Haags gemeentearchief behoort bij de beheertaken. De gemeentearchivaris speelt met name hierin een actieve rol, omdat het beheer na overbrenging bij deze functionaris komt te liggen. De informatie wordt na overbrenging in principe voor de eeuwigheid bewaard, en is dan kosteloos voor iedereen raadpleegbaar. Naast deze (cultuur-)historische waarde die informatie op den duur kan krijgen heeft zij uiteraard een functie voor de bedrijfsvoering en verantwoording van een organisatie. Aandachtspunten Het digitaliseren van de werkprocessen van de gemeente heeft gevolgen voor de rol van de gemeentearchivaris en de informatiehuishouding. De opslag van duurzame informatie elementen in het gemeentebrede documentmanagement systeem (DMS/Plato) en het feit dat het beheer van dit DMS is belegd bij de gemeentearchivaris (GA), zorgen er voor dat de GA een andere rol heeft binnen het informatieproces. Niet meer als eindpunt van het proces maar direct bij het begin worden er archiveringsmaatregelen genomen die van 2
belang zijn voor het verdere beheer van de informatie (recordcontinuüm). Dit komt nog onvoldoende tot uiting in het huidige besluit Informatiebeheer en de Archiefverordening zodat een aanpassing van deze besluiten wenselijk is. Samenwerking en uitbesteding Gezien het feit dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of taken uitbesteden, zijn artikelen 4 en 40 van de Archiefwet een belangrijk aandachtspunt in deze. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie verantwoordelijk is voor het informatiebeheer. Hierdoor kan de gemeente Den Haag zich blijven verantwoorden voor haar handelen als geheel. Gemeenschappelijke regelingen: De gemeente houdt geen openbaar register bij van gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente aan deelneemt. De volgende samenwerkingsverbanden zijn bekend: Omgevingsdienst Haaglanden (ODH). Vanaf 11 januari 2012 is de ODH een feit. Het gebied omvat de gemeenten Den Haag, Pijnacker-Nootdorp, Delft, Zoetermeer, Midden Delfland, werkorganisatie Duivenvoorde, de gemeente Westland en de provincie Zuid Holland. De omgevingsdienst verzorgt de zogenaamde BRZO-taken, te weten vergunningsverlening en toezicht- en handhavingstaken voor complexe en risicovolle bedrijven. De dienst werkt centraal en volledig digitaal. De door de gemeente Den Haag ontvangen documenten die betrekking hebben op de BRZO-taken worden gedigitaliseerd en digitaal verstuurd aan ODH. Conform art. 28, lid 5 van de samenwerkingsovereenkomst oefent de gemeentearchivaris van de gemeente Den Haag toezicht uit op het archiefbeheer van ODH en worden de door ODH gevormde archieven overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Den Haag (art. 28, lid 5). Veiligheidsregio Haaglanden (VRH). Sinds januari 2010 bestaat deze gemeenschappelijke regeling. Het gebied omvat de zelfde gemeenten als de ODH en heeft ook dezelfde afspraken omtrent het toezicht op het archiefbeheer en de overbrenging van archiefbescheiden. Stadsregio Haaglanden. Medio 2014 zal de stadsregio vermoedelijk opgaan in een nieuw en groter samenwerkingsverband te weten de Stadsmetropool Rotterdam-Den Haag. De besluitvorming is nog niet afgerond maar hierop vooruitlopend is al wel overleg gevoerd met de DIM sectie van de Stadsregio inzake het archief. Zodra de besluitvorming is afgrond kunnen concrete afspraken worden gemaakt over het archief en welke delen hiervan voor blijvende bewaring in aanmerking komen en moeten worden overgebracht naar het Haags gemeentearchief. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Nog niet overgebrachte overheidsarchieven: Conform artikel 16 van de Archiefregeling 2010 draagt het college van B&W zorg voor het beheer van zijn archiefbescheiden en dat het beheer voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Er is echter nog geen gemeentebreed kwaliteitssysteem ontwikkeld. Overleg met de diensten inzake een kwaliteitssysteem is al 3
wel gaande en de verwachting is dat in de loop van 2015 de eerste resultaten zichtbaar worden. Overgebrachte archieven bij het Haags gemeentearchief: De kwaliteitszorg bij archiefdiensten is een relatief nieuw begrip. De branchevereniging van archiefinstellingen BRAIN beheert een landelijke kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven in het kader waarvan benchmarking wordt toegepast. In 2013 werd er deelgenomen aan de tweejaarlijkse landelijke kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven. De respons was 94 geretourneerde vragenlijsten tegenover 198 in 2011. Als rapportcijfer kreeg het Haags gemeentearchief van de klanten een 7,6. Het gemiddelde cijfer voor archiefdiensten in Nederland is een7,7. Het Handvest Dienstverlening van BRAIN wordt gebruikt om de gebruiker van de archiefdienst adequaat te bedienen. Aandachtspunten Ondanks dat een toetsbaar kwaliteitssysteem bij de gemeente als geheel ontbreekt is het wel mogelijk om met enige regelmaat de informatiehuishouding te controleren op het naleven van de wet en regelgeving en de eigen gestelde kwaliteitseisen. Het verdient aanbeveling de kwaliteitscyclus deel uit te laten maken van de jaarlijkse planning en control cyclus bij de diensten. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Nog niet overgebrachte overheidsarchieven Tot dusver is er één dienst (SZW) bij de gemeente Den Haag in het bezit van een informatiebeleidsplan of een uitgewerkt Documentair Structuur Plan (DSP) dat een onderdeel is van het informatiebeleidsplan. Een DSP is de basis van de ordening van de archiefbescheiden en geeft een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. In het DSP zijn de werkprocessen van de gemeente beschreven in samenhang met de beheeractiviteiten en de programmatuur. Alle informatie over de werkprocessen van de gemeente worden zo op een centrale plaats bijeengebracht in het DSP. Door het ontbreken van een DSP voldoet de gemeente hiermee (nog) niet aan artikel 18 van de Archiefregeling, dat bepaalt dat de gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht archiefbescheiden, geordend overeenkomstig een ordeningsstructuur. Wel kan worden gesteld dat door het maken van procesbeschrijvingen ten behoeve van het digitale werken, de noodzaak van een DSP kleiner wordt. Een aantal werkprocessen slaan na afhandeling in het processysteem de informatie elementen op in het document management systeem (DMS-Plato). Het DMS is een NEN2082 gecertificeerd systeem. Om te voldoen aan de eis gesteld in art. 18 van de Archiefregeling is het noodzakelijk dat uiteindelijk alle werkprocessen zijn beschreven. Momenteel wordt gewerkt aan het inrichten van een recordmanagement applicatie (RMA) in het DMS. Dit is een belangrijke toevoeging aan het DMS waarmee het mogelijk wordt om archiefbeheer in het DMS uit te voeren. Er is bij de inrichting van het RMA voor gekozen de GEMMA, 4
de GEMeentelijke Model Architectuur te volgen. Belangrijke onderdelen van GEMMA zijn een proces- en een informatiearchitectuur welke de gemeente Den Haag nu overneemt. Dit moet de invoer van proces en zaakgericht werken vereenvoudigen. De komende jaren wordt het zaak- en procesgerichte werken gemeentebreed ingevoerd. Dit is een van de voorwaarden voor digitaal werken. Het zaakgericht werken maakt het mogelijk dat de medewerker de zaak zoveel mogelijk digitaal afhandelt. Voor een digitaal document is het van essentieel belang dat authenticiteit, integriteit, leesbaarheid en betrouwbaarheid (NEN –ISO 15489) steeds worden gewaarborgd. Daarvoor worden metagegevens vastgelegd, liefst volgens een gangbare standaard. Den Haag beschikt over een vastgesteld metadatamodel. Analoge archiefbestanden Alle analoge nog niet overgebrachte archieven zijn toegankelijk met behulp van het document en dossierregistratiesysteem IRS4All. Een aantal diensten maakt naast IRS4All ook gebruik van excel-datasheets en Word documenten. Het Haags gemeentearchief Een van de kerntaken van het gemeentearchief is het toegankelijk maken van archieven en collecties om de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen, 100 % van alle overgebrachte archieven zijn toegankelijk middels een inventaris of plaatsingslijst, te raadplegen via de website van het Haags gemeentearchief. Daarnaast is het voor gebruikers mogelijk om specifieke inventarisnummers te laten digitaliseren, het zogenaamde digitaliseren op verzoek (DOV). Na het scannen van de documenten worden de scans toegevoegd aan de digitale inventaris en zijn de stukken voor iedereen via de website raadpleegbaar. Overigens kunnen niet alle documenten worden gedigitaliseerd, uitgesloten zijn o.a. niet openbare stukken, materieel kwetsbare stukken en foto’s. De archieven zijn beschreven in Mais Flexis en worden gepubliceerd op de website www.archieven.nl Er wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen zoals benoemd in de Archiefregeling 2010. Alle overgebrachte archieven 100% zijn duurzaam verpakt. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Voor zover processen gedigitaliseerd verlopen zijn er een aantal eisen vastgelegd. De gebruikte applicaties moeten passen in de Haagse informatiearchitectuur. De beleidsuitspraken en de kaders zoals deze zijn geformuleerd in HADORA (Haags documentaire referentie architectuur) zijn hierbij leidend. 4. Digitale archiefbescheiden Nog niet overgebrachte archieven De gemeente heeft als doelstelling om de burger steeds meer digitaal tegemoet te komen en de dienstverlening verder te verbeteren. De daarvoor gebruikte systemen worden complexer en zijn ook nog eens met elkaar verbonden omdat ze deel uit maken van ketenprocessen. Om de verschillende processen goed op elkaar te laten aansluiten zijn er
5
kaders zoals de baseline en HADORA opgesteld waarbinnen deze systemen moeten functioneren. De baseline geeft aan welke principes er gelden voor het werken met digitale documenten o.a.: - Digitale procesgebonden informatie elementen (ontvangen of gecreëerd) worden opgeslagen in DMS/Plato, het gemeentebrede documentmanagement systeem; - Voor papieren documenten is het mogelijk substitutie aan te vragen, mits de nieuwe digitale versies worden opgeslagen in DMS/Plato; - Er wordt gewerkt volgens het principe eenmalige opslag meervoudig gebruik. Behalve de baseline heeft de gemeente een document opgesteld waarin een elftal kaders worden gegeven waarbinnen DMS/Plato opereert en wie verantwoordelijk is voor het handhaven van deze kaders, HADORA. Een voorbeeld van een richtlijn uit HADORA is dat het DMS een vastgesteld metadataschema hanteert dat is gebaseerd op NEN-ISO norm 23081 (principe H3 van HADORA). Digitaal werken per dienst Uit dit onderzoek blijkt dat de DIM afdelingen van de bezochte diensten (nog) niet het volledige zicht hebben op de door de dienst gebruikte applicaties en de informatie die daarmee wordt gegenereerd en beheerd. IDC: Als uitkomst van dit onderzoek is er een overzicht gemaakt van alle door deze dienst gebruikte applicaties. ie bijlage 1. DSO: Van het WABO proces is uitgebreide documentatie voorhanden. BSD: geen applicatie bekend naast IRS4All OCW: in principe is een overzicht wel te maken, maar (nog) niet beschikbaar DPZ: (nog) geen overzicht beschikbaar DSB: (nog) geen overzicht beschikbaar Haeghegroep: (nog) geen overzicht beschikbaar SZW: (nog) geen overzicht beschikbaar. Er wordt bij deze dienst o.a. gewerkt met de volgende applicaties: KIM klachten afhandelingssysteem, Octopus bezwaar en beroep en Topdesk. Aandachtspunt Voor een volgende rapportage is het wenselijk als er een volledig overzicht per dienst beschikbaar is. 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Nog niet overgebrachte overheidsarchieven De vernietiging van archiefbescheiden heeft het college van B. en W. gemandateerd aan de respectievelijke directeuren van de diensten. Jaarlijks wordt er door de diensten archief vernietigd en wordt conform de regels een verklaring van vernietiging opgesteld. In 2013 is in totaal 2571 strekkende meter archiefmateriaal met toestemming van de gemeenterarchivaris vernietigd.
6
Voor het selecteren van de archiefbescheiden is gebruik gemaakt van de Selectielijst 2005 voor archiefbescheiden van gemeenten of de geactualiseerde Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen sinds 1 januari 1996 vastgesteld op 25 juni 2012. Er wordt geen gebruik gemaakt van een facultatieve stukkenlijst. Aandachtspunten: • Vervanging: De afgelopen jaren zijn de volgende machtigingen voor substitutie verstrekt - 2011, SZW voor op termijn te vernietigen documenten afkomstig uit lopende processen; - 2011, DPZ machtiging voor op termijn te vernietigen documenten Belastingzaken proces; - 2012, DSO eenmalige machtiging voor op termijn te vernietigen documenten Erfgoedproces; - 2013, DSO machtiging voor op termijn te vernietigen documenten WABO proces; - 2013, DSO machtiging voor op termijn te bewaren documenten WABO proces. • Vernietiging: o In de registratiefase en bij de vorming van de dossiers wordt rekening gehouden met de selectie van op termijn vernietigbare archiefbescheiden en uiteindelijk te bewaren/over te dragen archiefbescheiden. Bij de gemeente worden jaarlijks archiefbescheiden vernietigd. o De op termijn te vernietigen analoge bestanden zijn zaaksgewijs en chronologisch geordend. o De analoge archiefbescheiden worden vernietigd. De digitale scans zijn nog niet uit de ICT systemen en netwerkschijven verwijderd. De reden hiervoor is dat de bewaartermijn van deze digitale archiefbescheiden nog niet is verstreken. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Van de overgebrachte archieven is een verklaring van overbrenging aanwezig waarin eveneens de eventuele openbaarheidsbeperkingen zijn opgenomen. De overheidsarchieven worden in principe alleen overgenomen als er een plaatsingslijst aanwezig is. De archieven zijn toegankelijk gemaakt door middels van MAIS-Flexis. Jaarlijks worden de registers van de burgerlijke stand die daarvoor in aanmerking komen overgebracht naar het gemeentearchief. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De archiefbewaarplaats Spui 70 is aangewezen als gemeentelijke bewaarplaats (Archiefverordening 2005). Deze ruimte bestaat uit 5 depots (A t/m E) en een quarantaineruimte. De archiefruimte is een afzonderlijk depot eveneens op Spui 70. Bij het in gebruik nemen van het stadhuis in 1995 zijn deze ruimten door de provinciale archiefinspectie getoetst en goedgekeurd. De archiefruimten en archiefbewaarplaats voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2010. 7
Een e-depot is nog niet beschikbaar. Het is mogelijk dat DMS-Plato in de nabije toekomst gaat fungeren als E-depot. 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. Tijdens de openingstijden van de studiezaal van het Haags gemeentearchief zijn openbare en originele archiefbescheiden ouder dan twintig jaar kosteloos te raadplegen door derden. Het bezoekersreglement werd in maart 2013 vastgesteld en gepubliceerd op de website. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn gratis te raadplegen via de website van het Haags gemeentearchief. In de legesverordening van Den Haag is een wettelijk verplicht kostenoverzicht opgenomen onder andere voor het laten maken van afschriften van originelen. Bezoekers kunnen kosteloos digitale kopieën bestellen van inventarisnummers. Deze dienst, digitaliseren op verzoek (DOV), heeft als voordeel dat overal ter wereld onderzoek in de Haagse archieven kan worden uitgevoerd. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente heeft calamiteitenplan (collectie hulpverleningsplan) vastgesteld en geïmplementeerd. Het calamiteitenplan van de gemeente voldoet aan de richtlijnen van het ICN. Omdat het plan van enige tijd geleden dateert is er het voornemen om dit plan het komende jaar aan te passen aan de actuele situatie. 10. Middelen en mensen In de volgende tabel zijn per dienst het aantal DIM medewerkers opgenomen met daarbij de kosten die per DIM afdeling gemaakt worden. De tabel is afkomstig uit het (concept) eindrapport van het project Positionering DIM, 2014.
Dienst DSO OCW DPZ BSD SZW HGR DSB IDC
Kosten in € x Aantal fte 1000 26,6 1.901 15,13 1.091 11 791 7,8 554 15,5 1.104 4,2 329 14,5 961 6 403
8
Bijlage 1 Applicaties IDC Hieronder staat voor alle applicaties van het IDC (dienstspecifieke applicaties) beschreven welke archiefbescheiden er in opgeslagen worden en welke metagegevensvelden de applicatie bevat. Naam applicatie
Beschrijving applicatie Van welke afdeling, met welk doel gebruikt, welke werkprocessen?
Soort archiefbescheiden Welke informatie wordt er in de applicatie opgeslagen, losse documenten of dossiers, in welke formaten?
AAG
AAG is een pakket voor de verzekeringsadministratie van gemeenten. In het pakket worden schades geadministreerd (bijvoorbeeld brandschades) en verzekeringen die de gemeentelijke diensten hebben afgesloten. Exact is sinds 2006 niet meer in gebruik. Eos is de opvolger. Oude gegevens zijn alleen via een backup terug te halen, met Crystal Reports. Is zelden of nooit nodig, dus de verlenging van servicecontract met Exact is vorig jaar gestopt. De applicatie Masterkey wordt gebruikt voor kwaliteitscontroles van de schoonmaak van de panden die de gemeente Den Haag in beheer heeft.
Verzekeringspolissen, mailtjes (met bijvoorbeeld een schademelding) in tif-formaat, documenten in Word of pdf of tif (gescand). Er is ook een papieren versie van elk dossier. De papieren dossiers volgen de archiefwet: afgevoerd wat niet meer archiefwaardig is. De digitale informatie blijft bewaard.
Exact
Masterkey
Multipress
Multipress is een ordermanagementsysteem voor de grafische industrie. Het proces voorcalculatie t/m factuur vindt in dit systeem plaats.
Planon
Planon is een applicatie voor facilitair management, vooral voor de registratie van huisvestingspanden. Allerlei informatie over alle panden die de gemeente in beheer heeft liggen vast in de applicatie.
Metagegevens(velden) Inhoudelijke beschrijving van de archiefbescheiden, opslagformaat, maker, aanmaakdatum, relatie met werkproces, samenhang met andere archiefbescheiden, bewaartermijn. Polis, beheerder, soort verzekering, dossiernummer, omschrijving, verzekeringsmaatschappij, schadedatum, afhandeldatum, invoerder en nog meer velden.
De boekhouding van het IDC stond in Exact.
Gegevens over de schoonmaak: de verschillende ruimtes en elementen en resultaten van de schoonmaak ervan. Geen documenten. Er kunnen rapportages gegenereerd worden, maar die worden niet opgeslagen in een buiten Masterkey te lezen formaat. Bestekken (calculaties) kunnen er mee gemaakt worden maar dit gebeurt meestal in Excel. Minder relevant voor de vragenlijst. Inkoopbonnen voor externe leveranciers, die gemaild kunnen worden aan die leveranciers. Te bekijken met Multipress viewer (lijkt op Word). Als ze verstuurd worden: pdf. Verder alleen een database. De informatie wordt per pand opgeslagen: plattegronden, werkorders, reserveringen, bouwkundige tekeningen (alleen de laatste versie. De oudere versies verhuizen naar een map op de netwerkschijf. Worden nooit opgevraagd). De viewer van de bouwkundige tekeningen is
Ruimtesoort, ruimtenummer, oppervlakte, vloersoort, schoonmaakprogramma en vele andere velden. Ook historie.
Een heleboel velden: relatie, omschrijving, zoekcode, referentie, relatienummer, ordernummer, factuurdatum, geleverd op etc.
Een heleboel velden: verdieping, pand, pandcode, ruimte, kamer.
9
Naam applicatie
Superoffice
ZyLAB
Topdesk
Beschrijving applicatie Van welke afdeling, met welk doel gebruikt, welke werkprocessen?
Soort archiefbescheiden Welke informatie wordt er in de applicatie opgeslagen, losse documenten of dossiers, in welke formaten?
Via Planon worden aanvragen gedaan voor o.a. vergaderzalen, relatiegeschenken, reparatie, onderhoud. Wijzigingen in panden worden in de applicatie bijgehouden. SuperOffice is een CRMapplicatie, met een maatwerk-module voor het plannen van evenementen. Meerdere afdelingen bij het IDC gebruiken de applicatie. Bij Logistiek voor vervoersopdrachten. ZyLAB is een applicatie die bij het IDC gebruikt is voor document management. Onder andere de documenten die te maken hebben met de bouw van het stadhuis zijn in deze applicatie gearchiveerd.
Autodesk DWG True View. Is gratis viewer van Autocad.
Topdesk is een service management tool, waar alle ICT-gerelateerde meldingen in geregistreerd worden. Er is ook een versie voor HRS, voor meldingen die met HRzaken te maken hebben.
Metagegevens(velden) Inhoudelijke beschrijving van de archiefbescheiden, opslagformaat, maker, aanmaakdatum, relatie met werkproces, samenhang met andere archiefbescheiden, bewaartermijn.
Offertes, facturen en bevestigingsbrieven in Word, Excel en pdf. Alles wordt ook in papieren vorm bewaard. In dossierdozen.
NAW-velden van de klanten, dossier, datum, naam evenement.
Oude nieuwsbrieven van de FAD. Contracten, documenten en mail die te maken hebben met de bouw van het stadhuis (1990-1995). Ingescande post. Alles in tif, op te vragen als pdf. Categorieën: Afdeling beheer; Leyweg; Facilifeiten; Bouw stadhuiscomplex; Afdeling POA. Er staan ongeveer 33.000 tif-bestanden in. In Topdesk staan, naast alle meldingen, ook alle hardware en software die bij de gemeente in gebruik is. Op basis hiervan worden doorberekeningen gedaan aan de diensten. Aan meldingen hangen soms mailtjes.
O.a. Onderwerp, afzender, datum, historie, dossier-nummer, zaak, vernietiging
Van meldingen: aanmelder (en alle gegevens), behandelaar, omschrijving, doorlooptijd, onderdeel in configuratie waar de melding betrekking op heeft etc. Van configuratie-items: object-ID, soort, merk, type, specificatie, serienummer, locatie, gebruiker (dienst), status.
10
