Verslag Startbijeenkomst Nationale Studenten Enquête 2013 4 oktober 2012
12.00 - 12.30 uur:
Inloop met lunch
12.30 - 12.40 uur:
Welkom door Tom Dousma, directeur Studiekeuze123
12.40 - 13.45 uur:
Toelichting traject NSE 2013
Bekijk de gepresenteerde toelichting traject NSE 2013 terug in de presentatie. Overige zaken die werden besproken zijn: In de planning staat nu opgenomen dat de overeenkomsten voor deelname 23 november retour moeten, maar dat de vragenlijst pas 26 november definitief wordt goedgekeurd. Tom Dousma geeft namens de werkgroep Vragenlijst aan dat de contactpersonen NSE al eerder in november op de hoogte zullen worden gebracht van hoe de vragenlijst eruit zal gaan zien. In de presentatie staat opgenomen dat het maximum aantal vragen dat een instelling mag toevoegen 5 minuten bedraagt. Dit aantal is een advies vanuit Studiekeuze123. Er wordt een discussie gevoerd over de duur dat de vragenlijst openstaat. Veel contactpersonen geven aan de duur van 10 weken te lang is. De duur zou wat betreft instellingen graag worden verkort en het aantal reminders mag worden teruggebracht. Studiekeuze123 staat hier niet onwelwillend tegenover en geeft aan dit jaar onderzoek te zullen doen naar wat de gevolgen zijn van het verkorten van het veldwerk. Er kan niet al worden beloofd dat dat nog voor NSE 2013 ingevoerd zal worden. In het studentgegevensbestand dat instellingen aanleveren is het label eerste jaars/oudere jaars opgenomen. Vanuit een instelling was het verzoek gekomen dit aan te passen naar 1e, 2e, 3e, 4e jaars, zodat van elk jaar duidelijk is wat is ingevuld. Hiermee wordt het bijvoorbeeld mogelijk om, op groepsniveau, de gegevens uit de NSE te vergelijken met die van de HBO Monitor. Nogmaals wordt gevraagd dit verzoek te honoreren. Studiekeuze123 geeft aan op dit moment niet op dit verzoek in te kunnen gaan in verband met privacy die dan bij kleinere opleidingen in het geding komt. De N wordt zodanig klein dat uitkomsten dan tot de persoon terug te herleiden zijn. Indien instellingen toch graag over deze gegevens willen beschikken kunnen zij deelnemen via teruglevering studentnummers. Punt van aandacht bij het versturen van de uitnodigingen aan de studenten is of de uitnodigingen echt aankomen bij de studenten. Aan instellingen waarbij in voorgaande jaren problemen zijn geweest met het versturen van de uitnodigingen wordt gevraagd even apart contact op te nemen hierover met Studiekeuze123. Intomart neemt met alle instellingen begin december contact op over het afstellen van de spamfilters.
Gevraagd wordt om bij levering van het codeboek ervoor te zorgen dat SPSS met het bestand kan omgaan. Studiekeuze123 levert een dummiebestand. Gevraagd wordt of er een voorbeeld geleverd kan worden hoe de instellingsvragen zijn opgenomen in het bestand. Het is wenselijk dat de instellingsvragen eerder teruggeleverd worden dan wat nu aangegeven staat in de planning. Vorig jaar zijn de instellingsvragen uiteindelijk ook eerder geleverd. Er zal worden gekeken of de vragen eerder teruggeleverd kunnen worden. Wanneer beide e-mailadressen worden aangeleverd (zowel van instelling als privé) worden beide e-mailadressen gebruikt. Er zal voordat de uitnodigingen worden verstuurd een overzicht worden gemaakt wanneer welke instelling precies gemaild wordt. De peildatum voor het leveren van de gegevens is 1 december. Dit is dezelfde datum die geldt voor de aanlevering van studentgegevens aan aan DUO. Graag willen de instellingen precies weten wat verschillen zijn op variabelen en label niveau wat betreft de veranderde vragenlijst. 13.45 - 14.00 uur:
Pauze
Themasessie:
Responsverhoging
14.00 - 14.10:
Introductie op het thema en op de feiten en cijfers rond respons Door Cynthia de Gans, voorzitter werkgroep kennisdeling
Bekijk de gepresenteerde feiten en cijfers over respons terug in de presentatie. De werkgroep kennisdeling bespreekt thema‟s waarop uitwisseling tussen instellingen kan plaatsvinden en bereid hiervoor een inhoudelijke sessie voor zoals degene die vanmiddag plaatsvindt. Een thema dat voor volgende bijeenkomst bijvoorbeeld op de agenda staat is: ingaan op resultaten NSE, wat doen we hier mee en wat levert het op? Heeft u interessante thema‟s in gedachten die u graag met andere contactpersonen NSE zou bediscussiëren? Geef deze dan door via
[email protected]. De resultaten van deze bijeenkomst zullen worden teruggekoppeld via de NSE Bijblijver en via Studiekeuzeinformatie.nl. 14.10 - 14.25:
Hogeschool van Arnhem en Nijmegen - toelichting op de NSE en het proces van de HAN. Door Koen Willems
Bekijk de gepresenteerde maatregelen van de HAN voor responsverhoging terug in de presentatie.
Er wordt intern binnen de HAN veel belang gehecht aan kwaliteitszorg. De respons is de afgelopen jaren voor de HAN gestegen, maar er zijn wel grote verschillen tussen de faculteiten ( van 72% van een grote opleiding tot net boven het landelijk gemiddelde voor een kleine opleiding). Iedereen in de instelling wordt benaderd met een draaiboek en een communicatieplan. Communicatie over de NSE is gericht op studenten èn medewerkers. Er is een eigen helpdeskfunctie voor faculteits- en instituutsdirecteuren. Instituten worden van respons op de hoogte gehouden Centraal worden SLB-ers aangestuurd om studenten te wijzen op NSE, dit is decentraal opgevolgd. Resultaten worden aan studenten teruggekoppeld dmv lunches, groepsgesprekken; terugkoppeling gebeurt voorafgaand aan de enquête. Studenten worden hierbij ook op hun verantwoordelijkheid aangesproken om de enquête te vullen. 14.25 - 14.40:
Hanzehogeschool Groningen - toelichting op het communicatieproces rond de NSE. Door Pieneke Wiertz
Bekijk de gepresenteerde maatregelen van de Hanzehogeschool voor responsverhoging terug in de presentatie. De Hanzehogeschool ziet de student als partner in kwaliteitszorg. Daarom is het belangrijk „bewijs‟ te leveren van wat met eerdere resultaten is gedaan. Welke punten zijn naar aanleiding van de resultaten opgepakt? De campagne voor de NSE start al in het najaar voorafgaand aan de NSE. Er wordt geïnventariseerd wat de verbeteringen zijn binnen schools en deze worden vervolgens zichtbaar gemaakt. Tussen schools is kennisdeling van resultaten en good practices. Verantwoordelijkheid wordt veelal decentraal neergelegd. Is spannend, maar blijkt te werken. Er zijn decentraal bijvoorbeeld filmpjes gemaakt ter promotie van de NSE. Voorafgaand aan NSE campagne met terugkoppeling resultaten en start twittercampagne (tweet what you see #hanzetip). Knelpunten waar Hanzehogeschool tegenaan loopt zijn: de startdatum, afnameperiode te lang, goede waardering is belangrijker dan hoge respons. 14.40 - 14.50:
Pauze en indeling discussiegroepen
14.50 - 15.40:
Themadiscussie in groepen
In vier verschillende discussiegroepen is gesproken over de volgende vragen:
-
Wat doen instellingen nu aan responsverhogende maatregelen? Wat heeft meer/minder effect?
-
Welke brainstormideeën zijn er?
-
Wat zouden we met zijn allen ten minste moeten doen aan responsverhogende maatregelen.
Uit de verschillende groepen kwamen de volgende antwoorden naar voren: Wat doen instellingen nu aan responsverhogende maatregelen? Wat heeft meer/minder effect? -
Het terugcommuniceren van verbeteringen die nav de resultaten worden doorgevoerd
-
Het terugkoppelen van de resultaten (per soort student)
-
Snelle terugkoppeling van resultaten zowel aan student als aan docent
-
Betrokkenheid bij opleiding/instelling benadrukken
-
Persoonlijk contact/ aansporing
-
Brief ondertekenen op recordniveau
-
SMS naar student vanuit de instelling met vraag de enquête in te vullen
-
Betrekken van studieverenigingen in de communicatie over de NSE
-
Verantwoordelijkheid voor respons decentraal beleggen
-
Vooraankondiging versturen aan studenten
-
Centrale plek voor invullen NSE op intranet zetten
-
Popup bij inloggen pc/screensaver over NSE
-
Brede communicatie over NSE
-
Oproepen studenten door een vertrouwd persoon
-
Inroosteren
-
NSE afnemen in mentoruur
-
Decentraal contactpersonen NSE aanwijzen
-
“Goed doel” als incentive
-
Twee keer per jaar een werkconferentie met kwaliteitszorg, onderwijskundigen en adjuncten.
-
Lunch met CvB om NSE door te spreken als incentive
-
Incentives / geen incentives niet maatschappelijk verantwoord Negatieve punten:
-
Enquête te lang en te lang open
-
Jaarlijkse NSE zorgt voor vermoeidheid
-
Afrekenen docenten NEE; gesprek aangaan wel
-
Te veel reminders
Welke brainstormideeën zijn er? -
Groepsuitnodigingen en groepsbeloningen invoeren
-
Opname NSE in managementcontracten (vraag: op welke wijze? Representativiteit?)
-
Studiepunt geven voor invullen
-
Verplichten?
-
Verzenden vanuit instelling
-
Duiden resultaten in de instituten
-
Speciale posterborden
-
Vroeg communiceren over NSE naar docenten (november)
-
“Vul hem in want als studenten voor jou dat niet hadden gedaan had je niet zo‟n goede opleiding gehad.”
-
NSE-logo prominent op belangrijke websites
-
Persoonlijk aanspreken
-
Serieuze benadering van studenten/ studenten serieus nemen
-
Terugkoppelen van resultaten
-
Respons aan studenten tonen (opleidingen naast elkaar zetten, wedstrijd van maken)
-
Enquête rechtstreeks vullen in blackboard zonder nogmaals te moeten inloggen (heb je al in bb gedaan)
-
Neutrale toon versus beïnvloeden van invulgedrag belangrijk om in de gaten te houden.
-
Gebruik maken van panels
-
Niet te veel extra e-mail
-
Communicatie uitbesteden naar decentraal
-
Terugcommuniceren van wat met resultaten gedaan wordt verbeteren
-
NSE-cafe (werkplekken)
-
Inzetten van medewerkers en docenten en studentenverenigingen
-
NSE app – enquête toegankelijk maken voor smartphone
-
NSE Online nog gebruiksvriendelijker maken.
-
Bij introductie eerstejaarsstudenten NSE introduceren en uitleggen dat deze elk jaar terugkomt en belangrijk is te vullen ter verbetering kwaliteit onderwijs. Terugkoppeling dient hierbij geïntensiveerd te worden.
Wat zouden we met zijn allen ten minste moeten doen aan responsverhogende maatregelen. -
Persoonlijk terugkoppelen van de resultaten
-
Persoonlijk uitnodigen
-
Persoonlijk motiveren
-
Resultaten terugkoppelen aan studenten en breed terugkoppelen
-
Verbeterplannen maken en uitvoeren nav resultaten en deze communiceren aan studenten en medewerkers/docenten
-
Wel lokalen beschikbaar stellen voor het vullen, maar geen toezicht houden tijdens vullen
-
Persoonlijk
-
Gebruikmaken van social media en intranet
-
Communiceren wat ga je met resultaten doen wat heb je met resultaten gedaan
-
Voorbeelden van vervolgacties toelichten
-
Rekening houden met interferenties andere onderzoeken
15.40 – 16.15:
Terugkoppeling uitkomsten discussie door discussieleiders en aansluitend paneldiscussie over uitkomsten themadiscussie met studenten en Barry Schouten, expert op gebied van responsverhoging CBS
Ondertekening het beste door een persoon die de student kent, afzender van de mail is bepalend voor het lezen van de mail. Dus naam van de instelling in de afzender. Studenten willen graag serieus aangesproken worden, geen popi-jopie taal, variërend per instelling, op een manier die student aanspreekt, als volwassene. Incentives: vooral veel kleine prijzen met grotere kans op winnen. Incentives hebben nauwelijks meerwaarde. Meerwaarde is wel: dat er wat met de resultaten gebeurt. Persoonlijk terugkoppelen van de gevolgen van de uitkomsten heeft zin. Studenten geven een voorkeur voor het gebruik van de instellingsmail,deze wordt toch al vaak doorgelinkt naar de eigen mail. Een idee is gebruik te maken van instellingscode. Studenten kunnen dan bijvoorbeeld wanneer ze in blackboard al zijn ingelogd rechtstreeks de enquête in zonder gebruik te hoeven maken van nog weer andere wachtwoorden. Vraag die men heeft is in hoeverre werving beïnvloedend is voor de manier van invullen van enquêtes. Maak NSE smartphone vriendelijk. Er is een verschil in benadering tussen hogescholen en universiteiten: binding is bij de laatste veel minder. Tip: lokalen reserveren voor invullen nse maar dit niet „klassikaal‟ doen. Constatering: mogelijke verzadiging van studenten die jaar na jaar NSE invullen. Lengte van periode is minder van invloed dan de periode waarin je aandacht schenkt aan NSE.
16.15 - 16.30:
Reflectie, ervaringen en aanbevelingen door Barry Schouten
Bekijk de gepresenteerde opmerkingen, ervaringen en aanbevelingen terug in de presentatie. Goed om op zoek te gaan naar een alternatief voor het e-mailadres om studenten te kunnen bereiken. De boodschap moet wel aankomen. Ook rappel moet een alternatief hebben dan alles via mail. In de vooraankondiging laten weten dat het „er toe doet‟, dat de student er zelf wat aan heeft. Wel gebruik maken van ervaringen en resultaten van voorgaande jaren. Terugkoppeling activiteiten is niet zonder meer sturend. Noem vooral algemene resultaten die zijn bereikt en minder de specifieke resultaten. Op die manier voorkom je beïnvloeding op invulgedrag. Je moet met de activiteiten die je onderneemt en de maatregelen die je aanpakt zover zien te komen dat de student bereid is uiteindelijk om de enquête te vullen. 16.30 uur:
Borrel
