Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010
Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID
Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi – statische archieven 3.4. Statische archieven 4. Organisatie van het beheer 4.1 Zorgdrager 4.2 Personeel 4.3 Externe Ondersteuning 4.4 Toezicht op beheer 4.5 Archiefruimte 5. Ontwikkelingen 5.1 Projecten 5.3 Digitalisering 6. Financiële middelen 6.1. Verantwoording
Bijlagen: Verslag inspectie BHIC Archiefverordening gemeente Boxmeer 2009 Besluit Informatiebeheer gemeente Boxmeer 2009
1. Opdracht. Ingevolge artikel 8 van de archiefverordening brengt het college van burgemeester en wethouders 1 keer per 2 jaar verslag uit aan de gemeenteraad over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. 2. Postbehandeling De ingekomen en uitgaande post wordt geregistreerd in het postregistratiesysteem van Circle software. (versie 4.0) De modules docman (voor documenten) en dosman (voor dossiers) worden gebruikt. De documenten worden bij archiveren gekoppeld aan de dossiers. Voor de medewerkers is de Docman Verkenner op de werkplek als Document Management Systeem (DMS) beschikbaar. In het kader van de dienstverlening is de afhandelingtermijn van een ingekomen brief vastgesteld op 6 weken. Dit houdt in dat binnen 6 dagen iedere aanvrager bericht krijgt hoe en wanneer zijn aanvraag zal worden afgewerkt. Sedert 2010 wordt organisatie breed gewerkt met het Document Management Systeem (DMS) – Docman Verkenner. Met dit programma wordt nu alle documenten zaaksgewijs geregistreerd. Dit betekent dat alle stukken die tot één zaak behoren in het DMS worden gekoppeld. Dit betekent tevens dat de status van de afwikkeling van een zaak altijd digitaal transparant inzichtelijk is. Na een proefperiode in 2010 is in 2011 het proces B&W volledig gedigitaliseerd. In 2010 is het besluit elektronisch berichten verkeer gemeente Boxmeer vastgesteld. Hiermee is vastgesteld in welke mate en welke condities elektronische post door onze organisatie kan worden verwerkt. Binnen dit kader kan digitaal zaken doen met de gemeente verder worden ontwikkeld. In 2009 werden 9697 en in 2010 11056 ingekomen documenten geregistreerd. In 2009 werden 10403 en in 2010 11752 uitgaande documenten geregistreerd. Managementinformatie is beschikbaar vanaf 1 mei 2009. 3. Archieven 3.1 Inleiding Archieven vallen in te delen: •
Of naar hun plaats in de organisatie: centraal of decentraal.
•
Of naar hun verschijningsvorm: papier, digitaal of anderszins (foto, film e.d.)
Maar allemaal kennen zij de volgende levensfasen: •
dynamisch (dagelijks gebruikt door de medewerkers van de gemeente, meestal tot ca. 2 jaar.
•
semi – statisch (nog af en toe gebruikt door de medewerkers, meestal 2 – 20 jaar)
•
statisch (vrijwel niet meer gebruikt door de medewerkers, ouder dan 20 jaar)
3.2 Dynamische archieven Alle dynamische archieven worden beheerd door de afdeling Ondersteuning / Documentaire Informatie Voorziening (DIV). In principe wordt alle correspondentie centraal gearchiveerd. Enkele uitzonderingen hierop zijn archieven op de afdeling personeelszaken, de milieudossiers en de nog niet afgehandelde oude bouwdossiers. Zowel het dynamisch als semi -statisch archief is toegankelijk via het programma Document en Dossiermanager. Bij de dossiervorming wordt rekening gehouden met de selectie van archiefstukken voor bewaring of toekomstige vernietiging. 3.3. Semi – statische archieven Na verloop van tijd worden de stukken in het dynamisch archief minder vaak geraadpleegd of de desbetreffende zaak is al enige tijd afgehandeld. Momenteel gaat het nog vooral om papieren documenten, Om de terugvindbaarheid van de stukken te vergroten en om economisch met de kantoorruimte om te gaan worden deze stukken opgebogen in het semistatisch archief. Dit archief wordt ook door het taakveld Ondersteuning/Interne dienstverlening / Documentaire Informatie Voorziening beheerd. Het is geplaatst in de archiefruimte van het gemeentehuis en is verdeeld in te bewaren dossiers en dossiers die op termijn mogen worden vernietigd. De vernietigbare dossiers zijn op jaar geplaatst zodat jaarlijks de daarvoor in aanmerking komende dossiers vernietigd kunnen worden. Deze vernietiging vindt altijd plaats in overleg met de vakafdeling en het Brabants Historisch Informatie Centrum. Ook de toegang op deze dossiers loopt via Document – en dossiermanager van Circle. Ten behoeve van de toekomstige openbaarheid wordt het archief opgedeeld in blokken. Tegenwoordig worden daarbij tien jaren blokken gehanteerd, maar dat was in het verleden niet het geval. Na de laatste gemeentelijke herindeling in 1998 is besloten om met tien jaren blokken te gaan werken. De volgende archiefblokken bevinden zich momenteel in de archiefruimte: •
Akten van de burgerlijke stand van diverse gemeenten periode 1923 t/m 2005;
•
Oude persoonskaarten van de gemeente Vierlingsbeek en Boxmeer;
•
Zakenarchief gemeente Vierlingsbeek 1942 -1997;
•
Zakenarchief gemeente Boxmeer 1971 – 1997;
•
Zakenarchief gemeente Boxmeer 1998 – 2009;
•
Zakenarchief gemeente Boxmeer 2010 – 2012;
•
Bouwvergunningen gemeente Oeffelt 1937 – 1993;
•
Bouwvergunningen gemeente Vierlingsbeek 1942 – 1997;
•
Bouwvergunningen gemeente Boxmeer 1942 – 1997;
•
Bouwvergunningen gemeente Boxmeer 1998 – 2009;
•
Bouwvergunningen gemeente Boxmeer 2010 – 2019;
Op het zakenarchief van de gemeente Boxmeer 1971 – 1997 na, zijn alle bovengenoemde archieven geschoond en beschreven. De beschrijving van dit zakenarchief wordt uitgevoerd in eigen beheer. De planning is dat deze werkzaamheden eind 2013 voltooid zullen zijn. 3.4 Statische archieven De Archiefwet 1995 schrijft voor dat de permanent te bewaren overheidsarchieven na 20 jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Daarmee worden ze in principe openbaar voor iedereen die ze wenst te raadplegen. Bij deze overbrenging kunnen aan deze openbaarheid nog tijdelijke beperkingen worden opgelegd. De gemeente Boxmeer is voor het beheer van de statische archieven aangesloten bij het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). Het BHIC zorgt voor archiefbewaarplaatsen die voldoen aan de daaraan gestelde eisen. De overgebrachte archieven worden door het BHIC beheerd en beschikbaar gesteld aan onderzoekers. Dit gebeurt zowel in de studiezalen als, in toenemende mate, ook via internet. In 2008 zijn het zakenarchief van de gemeente Oeffelt over de periode 1937 – 1993 en het zakenarchief van de gemeente Boxmeer over de periode 1942 – 1970 overgebracht naar het Brabants Historisch Informatie Centrum te Grave. Voor beide archieven is een verklaring van overbrenging opgesteld als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 resp. artikel 9 van het Archiefbesluit 1995. In deze verklaring wordt tevens aangegeven welke correspondentie niet openbaar is in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. 4. Organisatie van het beheer 4.1. Zorgdrager Het college van burgemeester en wethouders is belast met de zorg voor de archieven van de gemeentelijke organen. De provinciale archiefinspectie houdt toezicht op de uitvoering van deze taak. Het Brabants Historisch Informatie Centrum vervult de functie van archivaris voor de gemeente Boxmeer. 4.2 Personeel Het takenpakket van het taakveld DIV bestaat per 1-1-2009 uit: •
registratie van de inkomende en uitgaande post (inclusief afdoeningbewaking),
•
dossiervorming/ordening, uitlening en afvoeren van dossiers,
•
vernietiging van archiefbescheiden,
•
algemene archiefzaken ( o.a. overleg BHIC en archiefinspectie)
•
applicatiebeheer Document – en dossiermanager (w.o. verstrekken managementinformatie)
•
verzorging cursus Document Management Systeem (DMS) voor (nieuwe) medewerkers,
•
diverse overleggen en invoering digitaal werken.
•
Verstrekken van informatie uit het archief
•
Ondersteunen en implementeren van het informatiebeleid van de gemeente
•
Ordenen en beschrijven van het zakenarchief Boxmeer 1971 -1997
4.3 Externe Ondersteuning In de jaren 2006 – 2009 is door het bureau Bruil Advisering te Wageningen diverse archieven van de voormalige gemeente Vierlingsbeek en Boxmeer opgeschoond en beschreven. Gedurende de afgelopen jaren heeft het taakveld DIV ondersteuning gehad van een inwoner van de gemeente Boxmeer, die als vrijwilliger, diverse archiefwerkzaamheden heeft uitgevoerd. De afdeling voert een actief stagebeleid voor opleiding van toekomstige materie deskundigen.
4.4 Toezicht op het beheer Op grond van artikel 32, 2e lid, van de Archiefwet 1995 wordt toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats uitgeoefend door de gemeentearchivaris. Deze taak wordt uitgevoerd door het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). In het jaar 2010 is door het Brabants Historisch Informatie Centrum een archiefinspectie uitgevoerd. Het inspectierapport is als bijlage bij dit verslag gevoegd. Conclusie van het rapport: De gemeente Boxmeer werkt op een gedegen wijze aan de uitbouw van de digitale informatievoorziening. Hierbij wordt een groeimodel gehanteerd waarin op termijn sprake zal zijn van digitale archivering gekoppeld aan digitaal werken. Hierin worden geen overhaaste stappen genomen, maar wordt gekozen voor een pragmatische aanpak gericht op de capaciteiten en mogelijkheden zoals die binnen de gemeente aanwezig zijn. Geadviseerd wordt om de periode waarin sprake is van een hybride archiefstructuur, zo kort mogelijk te houden. Dit om te voorkomen dat verwarring gaat ontstaan over de status en authenticiteit van bepaalde archiefbescheiden. Daarnaast heeft het BHIC procedureel advies uitgebracht over de vernietiging van archiefbescheiden. Tijdens de tijdelijke opslag van de archieven in de gymzaal aan de Marijkestraat en met de nieuwbouw van de archiefruimte van het nieuwe gemeentehuis is regelmatig overleg geweest met de archiefinspecteur van de provincie Noord Brabant.
4.5 Archiefruimte Sinds de nieuwbouw van het gemeentehuis beschikt de gemeente Boxmeer over een archiefruimte die volledig voldoet aan de wettelijke eisen (o.a. temperatuur en luchtvochtigheid). Door het Brabants Historisch Informatie Centrum werd op 15 maart 2010 onderzoek gedaan naar de gesteldheid van het semi – statisch archief van de voormalige gemeente Vierlingsbeek. Dit archief werd bewerkt en opgeschoond door de firma Bruil Archivering te Wageningen en was derhalve daar tijdelijk opgeslagen.
Uit onderzoek van het BHIC werd geconstateerd dat bovengenoemde archiefstukken schimmels bevatten. Naar aanleiding van dit onderzoek en op advies van het BHIC is aan Restauratie Atelier te Helmond op 17 maart 2010 opdracht verstrekt om dit archief tegen de aanwezige schimmels te behandelen bij de firma Isotron te Ede. Deze behandeling heeft plaatsgevonden op 25 en 26 maart 2010 en hierna is het archief overgebracht naar de archiefruimte van het gemeentehuis te Boxmeer. Over bovengenoemde materie heeft overleg plaatsgevonden met de archiefinspecteur. Door samenwerking met de gemeente Sint Anthonis zijn, in overleg met de archiefinspecteur, de personeelsdossiers van de gemeente Sint Anthonis overgebracht naar de gemeente Boxmeer. 5. Ontwikkelingen 5.1. Projecten Digitalisering van de Bedrijfsvoering Bij de verhuizing naar het nieuwe gemeentehuis is de ontwikkeling ingezet om in de digitale bedrijfsvoering documenten digitaal te verwerken, te ontsluiten en te bewerken. Hierdoor heeft de digitale informatie voorziening een grote impuls gekregen. Op 31 december 2011 werken alle afdelingen digitaal en is het besluitproces van het college van Burgemeester en Wethouders digitaal. Voor de commissies en de gemeenteraad zijn de voorbereidingen om digitaal vergaderen getroffen. Op basis van de wet moeten we archiefstukken nog steeds analoog bewaren. Hiermee verdwijnt het papier nog lang niet uit de organisatie. Omgevingsvergunning Sinds 1 oktober 2010 werkt de gemeente Boxmeer aan de digitale verwerking van de aanvragen om een omgevingsvergunning. Thans hebben we de mogelijkheid gecreëerd de omgevingsvergunningen digitaal te archiveren. Omdat de gemeente nog niet over substitutie (toestemming om analoge archieven te vervangen door digitale) beschikt moeten deze omgevingsaanvragen ook analoog gearchiveerd worden. Digitaal werken In 2010 hebben heel veel aandacht besteed om de organisatie voor te bereiden om digitaal te gaan werken. Er heeft veel overleg plaatsgevonden en er zijn diverse instructie dagen gegeven. Op 1 januari 2012 werkt de organisatie volledig digitaal. In de periode 1-1-2012 t/m 31-12-2016 wordt digitaal werken op het niveau van substitutie ingevoerd. Dit betekent dat archiefbescheiden, na goedkeuring van de Archiefinspectie alleen nog digitaal bewaart behoeven te worden. Document Management Systeem Ons huidige Document Management Systeem (DMS) dateert uit 2000. In de loop der jaren is dit systeem volledig uitgenut en thans functioneel, financieel en technisch volledig afgeschreven. We lopen tegen de grenzen voor verdere ontwikkeling aan. In de ICT begroting zijn reeds in 2008 middelen ter vervanging opgenomen. Deze worden nu ingezet om ons Document Management Systeem te upgraden naar een nieuw bij deze tijd passend systeem.
In 2010 is in samenwerking met IBN en RICOH een begin gemaakt met het scannen van de aanwezige bouwvergunningen in het archief. Deze digitalisering van de bouwvergunning zal eind 2011 gerealiseerd zijn. De opgebouwde AGR middelen bij het werkvoorzieningschap Noord - Oost Noord-Brabant zijn hiervoor aangewend. 6. Financiële middelen 6.1. Verantwoording 1. Thans bedraagt onze jaarlijkse bijdrage aan het Brabants Historisch Informatie Centrum een bedrag van € 114.861,00. Sedert 2010 wordt op deze middelen de nullijn gehanteerd. 2. In 2003 is door gemeente Boxmeer een overeenkomst gesloten met het Brabants Historisch Informatie Centrum om gedurende 20 jaar de archieven van de voormalige gemeentebesturen van Beugen, Boxmeer en Sambeek en haar rechtsvoorgangers van vóór 1810, te weten de dorpsbesturen en de schepenbanken, te restaureren. Hiervoor wordt jaarlijks, vanaf 2003, een bedrag van € 14.985,59 per jaar uitgetrokken. Op dit bedrag vindt jaarlijks een indexering plaats van 2,5%.
