VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WESTVOORNE 2013 (ten behoeve van horizontale verantwoording)
Van: college van Burgemeester en Wethouders Westvoorne Aan: gemeenteraad Westvoorne
Opgesteld door: L.W. Hordijk, streekarchivaris mei 2014
1
Inhoudsopgave
Geleidebrief KPI verslag 1. Lokale regelgeving 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 4. Digitale archiefbescheiden 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats 7. Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depots 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 10. Middelen en mensen Bijlagen 1. Grafiek KPI score met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden 2. Grafiek KPI score met betrekking tot naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
pagina 2
4 5 5 6 7 7 7 8 8 9
10 11
2
Geacht college, Hierbij doe ik u toekomen het verslag 2013 met een verantwoording over het beheer van de archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in uw gemeente. De gemeente Westvoorne is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief VoornePutten en Rozenburg. Ingevolge artikel 28 van die Regeling is het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden (het zogeheten oud archief), alsmede het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden opgedragen aan de streekarchivaris. Ingevolge artikel 9 van de Archiefverordening 2011 van de genoemde GR brengt de streekarchivaris jaarlijks verslag uit aan het dagelijks bestuur van de GR betreffende het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden en collecties en ingevolge artikel 15 eenmaal per twee jaar aan uw college betreffende de uitoefening van het toezicht. Artikel 8 van de door uw Raad vastgestelde Archiefverordening 2006 bepaalt ten slotte dat het college tenminste eenmaal per twee jaar aan hen over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot het beheer van en de zorg over de archieven en collecties verantwoording aflegt. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de streekarchivaris aan hen is uitgebracht. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in uw gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Archieven dat de VNG heeft ontwikkeld tegen de achtergrond van de invoering van de wet Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). Volgens de wet RGT dient het horizontale toezicht door de gemeenteraad versterkt te worden. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook het verslag na vaststelling te ontvangen. Als bijlage is opgenomen een puntsgewijs verslag dat een overzicht biedt van de mate waarin de gemeente voldoet aan de 10 archief KPI’s. Het is de bedoeling dat in de naaste toekomst het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) in het kader van het interbestuurlijk toezicht deze informatie zal opnemen op de website waarstaatjegemeente.nl. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend,
L.W. Hordijk, streekarchivaris
3
KPI 1
Lokale regelgeving
De archiefvorming van de gemeente Westvoorne valt onder de Archiefwet 1995. In weerwil van de naam – het begrip archief wordt veelal geassocieerd met informatie van oudere datum – gaat de wet over het geheel van informatie. Om aan de eisen van die wet te voldoen heeft de gemeente eigen regelgeving betreffende het beheer van de gemeentelijke archieven. Westvoorne is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten en 1 Rozenburg , gevestigd te Brielle. Aan de streekarchivaris is het beheer van de overgebrachte archieven alsmede het toezicht op de niet overgebrachte archieven opgedragen. De Gemeenschappelijke Regeling, de gemeentelijke Archiefverordening 2006 en het Besluit Informatiebeheer 2006 vormen samen de basis hoe Westvoorne de Archiefwet vorm geeft. Gezamenlijk regelen deze de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht van de streekarchivaris op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen geborgd, van het aloude charter tot het nieuwste digitale bestemmingsplan. In de Gemeenschappelijke Regeling is ook de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De huidige archiefverordening van de gemeente Westvoorne is op 28 november 2006 vastgesteld door de Raad. Het college van Gedeputeerde Staten heeft daarvan kennis genomen. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft in uw gemeente de voorwaarden waaraan het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Het Besluit Informatiebeheer is op 12 december 2006 door het college van B. en W. vastgesteld. Een adequaat informatiebeheer maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zijn rechten en plichten en die van andere partijen kent, dat zij transparant kan opereren en verantwoording kan afleggen over haar handelen. Tenslotte wordt zodoende een blijvende bewaring veilig gesteld van informatie met (cultuur-)historische waarde. Het informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht bij de sector Middelen. Medewerkers van het team Faciliteiten, Informatievoorziening-beheer & Technologie (FIT) dragen zorg voor de uitvoering van het integrale archiefbeheer tot het moment van vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Ook de overbrenging van de blijvend te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief VPR behoort bij de beheertaken. De streekarchivaris speelt met name hierin een actieve rol, omdat het beheer na overbrenging bij deze functionaris komt te liggen. De informatie wordt na overbrenging voor de eeuwigheid bewaard, en is dan kosteloos voor iedereen raadpleegbaar. Naast deze (cultuur-)historische waarde die informatie op den duur kan krijgen heeft zij uiteraard een functie voor de bedrijfsvoering en verantwoording van een organisatie. In het verslagjaar heeft de gemeente een Gemeenschappelijke Regeling getroffen met de gemeenten Bernisse, Brielle en Spijkenisse in het kader van de ICT, geo-informatie en telefonie. Als gevolg daarvan is het digitale archief in technisch beheer gegeven van het openbaar lichaam GR Syntrophos, gevestigd in Spijkenisse. De streekarchivaris is niet betrokken geweest bij de plannen en uitvoering van de Gemeenschappelijke Regeling. Binnen de regio Voorne-Putten werken de gemeenten steeds meer samen. Bij het aangaan van samenwerkingsverbanden of Gemeenschappelijke Regelingen moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor de archivering. Om dit te waarborgen is het noodzakelijk een register bij te houden van gemeenschappelijke regelingen waarin Westvoorne deelnemer is en waarin tevens is opgenomen welke bevoegdheden de gemeente heeft overgedragen dan wel welke verplichtingen het college van B. en W. als zorgdrager op zich heeft genomen. Een overzicht is weliswaar te maken, maar een register is er op het moment nog niet.
1
Oorspronkelijk (1997) een gemeenschappelijke regeling tussen de gemeenten Bernisse, Brielle, Hellevoetsluis, Rozenburg, Spijkenisse en Westvoorne en het waterschap De Brielse Dijkring. In 2010 heeft Rotterdam, als rechtsopvolger van de gemeente Rozenburg, te kennen gegeven op korte termijn uit de GR te zullen treden; in 2013 heeft het Waterschap Hollandse Delta, als rechtsopvolger van het waterschap De Brielse Dijkring, eveneens aangegeven uit de GR te zullen treden.
4
KPI 2
Interne kwaliteitszorg en toezicht
Niet overgebrachte overheidsarchieven Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B. en W. ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Er is echter nog geen algemeen landelijk aanvaard kwaliteitsysteem ontwikkeld. In opdracht van het project Archiefinnovatie decentrale overheden (AIDO) werkt een projectgroep vanaf maart 2014 aan een handreiking voor een kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer. De voorstellen worden door de betreffende afdeling met belangstelling tegemoet gezien. Procedures voor de verwerking van post, zowel papier, fax als digitaal, zijn beschreven. Er is eveneens een procedure voor papieren archiefvorming, maar niet voor digitale archiefvorming. Dit zal het komende jaar aandacht krijgen. Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden is geregeld in de gemeenschappelijke regeling Streekarchief VPR. Ingevolge de Archiefverordening van de regeling brengt de streekarchivaris eenmaal per twee jaar verslag uit van zijn bevindingen. Vanwege de invoering van de wet RGT zal hij de komende jaren jaarlijks verslag uitbrengen. Daarnaast brengt hij desgevraagd rechtstreeks advies uit, bijvoorbeeld in het geval van substitutie. De archivaris onderhoudt nauw contact met de medewerkers van het team FIT. De gemeenschappelijke regeling Streekarchief VPR leent zich ook voor regionaal overleg in zake archief- en informatiebeheer. Jaarlijks worden tweemaal bijeenkomsten belegd van dit zogeheten Ambtelijk Deelnemers Overleg, waarbij de jongste landelijke of lokale ontwikkelingen aan de orde worden gesteld. In 2013 is slechts eenmaal vergaderd: daarbij werd onder meer gesproken over de KPI’s en het Kwaliteitssysteem. Overgebrachte archieven bij het streekarchief Ook kwaliteitszorg bij archiefdiensten is een relatief nieuw begrip. Lang is het ‘oud-archief’ gezien als afgesloten hoofdstuk: het archief staat echter meer en meer in de belangstelling en moet (en kan) zich meten met andere cultuurinstellingen. Bij het streekarchief VPR, een kleine dienst waar weinig sprake kan zijn van taakverdeling en de medewerkers elkaar moeten kunnen vervangen, is begonnen met het vastleggen van procedures en het stellen van kwaliteitseisen. Het Handvest Dienstverlening van de branchevereniging van archiefinstellingen BRAIN wordt onderschreven. KPI 3
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
Niet overgebrachte overheidsarchieven Elk archief valt of staat bij het al of niet geordend zijn; bovendien moet zekerheid bestaan over de echtheid en moet zekerheid bestaan dat dit ook over een bepaalde tijd nog kan worden vastgesteld; kortom: de bestuurder, burger en ambtenaar moeten erop kunnen vertrouwen dat een dossier compleet is en elk moment ongewijzigd kan worden ingezien. De gemeente voldoet aan artikel 18 van de Archiefregeling die stelt dat de gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het volledige archief is via het Document Management Systeem (DMS) van Verseon te doorzoeken. Feitelijk gaat het hier, naast het dynamische archief, om zes verschillende overzichten. Het betreft een oud en nieuw systeem die onderling niet gekoppeld zijn, maar waarbinnen verschillende delen als dynamisch, semi-statisch en te vernietigen archiefblokken doorzoekbaar zijn. Het archiveringssysteem waarborgt de toegankelijkheid van de archiefbescheiden. Het vastleggen van metadata is daartoe een onmisbaar onderdeel. De gegevens zijn gewaarborgd in een door Westvoorne vastgesteld metadataschema conform de landelijk NEN-ISO 23081. In voorbereiding op het traject van vervanging, dat ons voor ogen staat, worden diverse handleidingen inzake het behandelen van de post herschreven. Verschillende protocollen moeten derhalve opnieuw worden vastgesteld, zoals een e-mail protocol. Dit laatste om te voorkomen dat officiële documenten buiten het systeem om worden ontvangen of verzonden. Alle analoge archieven in de archiefruimte zijn verpakt in zuurvrije zogeheten ‘Amsterdamse dozen’, waarin zij t.z.t. zullen worden overgedragen naar de archiefbewaarplaats. Deze archieven zijn – omdat overbrenging op korte termijn niet mogelijk is – nog niet bewerkt. 5
Archiefdienst Een van de kerntaken van het Streekarchief VPR is het toegankelijk maken van archieven en collecties om de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. Alle overgebrachte archieven 2 zijn toegankelijk middels een inventaris of plaatsingslijst die te doorzoeken is via de website . Deze website wordt druk bezocht en door de gebruikers als zeer positief beoordeeld. Zelfs werd de website in het verleden enkele malen genomineerd tot “beste archief-website”. Het Streekarchief VPR maakt gebruik van MAISflexis voor het ontsluiten van de collectie. Uit ervaring is bekend welke archiefbescheiden het meest ingezien of opgevraagd worden door bezoekers. Deze bronnen worden met voorrang en toegankelijk gemaakt. In sommige gevallen betreffen deze bronnen geen overheidsdocumenten maar zijn het vooral foto’s en kranten die informatie opleveren. Bij het Streekarchief wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen zoals benoemd in de Archiefregeling 2010. Alle archieven worden bij ontvangst zo nodig overgepakt in duurzaam en zuurvrij verpakkingsmateriaal. Vanwege het beperkte budget is dit jaar geen restauratie gepleegd. Voor collectiebeheer is geen landelijke standaard. De meeste archiefdiensten hanteren de 3 internationale standaard EAD . Ook het Streekarchief doet dit: de bestaande toegangen worden ingericht volgens de in EAD gestelde normen. Het toegankelijk maken van de collecties is bij het Streekarchief nooit af; voortdurend worden nieuwe bronnen voor onderzoek ontsloten. KPI 4
Digitale archiefbescheiden
Niet overgebrachte overheidsarchieven Overheden verkiezen steeds meer digitale kanalen voor zaakafhandeling met burgers. Met name de omslag naar digitaal informatiebeheer vraagt om complexe maar noodzakelijke waarborgen om informatieverlies te voorkomen. Een andere trend is dat het niet meer mogelijk is om als gemeente zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen maar dat deze dienen te werken in (digitale) ketens, denk in dit verband aan de gevolgen van de wet algemene bepalingen omgevingsrecht en de rol van social media. Tegelijkertijd zal de informatie- en kennisbehoefte van gemeenten toenemen door de verdergaande decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden. Interoperabiliteit en standaarden spelen een steeds belangrijker rol. De informatie en kennis is nodig om financiële missers te vermijden en om de verwachtingen van de burgers te kennen. Westvoorne werkt planmatig aan de implementatie van de e-overheid. Hiertoe zijn in het verleden Informatiebeleidsplannen opgesteld en nageleefd. De e-dienstverlening is gebaseerd op de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA). In de dagelijkse praktijk bevindt Westvoorne zich in de overgangsfase van analoog naar digitaal. Hoewel er enerzijds gewerkt wordt met digitale archiefbescheiden moeten de analoge dossiers bijgewerkt en, uit juridische overwegingen, bewaard blijven. Derhalve worden de voordelen van digitalisering niet optimaal benut. In samenwerking met Bernisse, Brielle en Spijkenisse is het Klanten Contact Centrum (KCC) verder uitgebouwd, onder meer met het gezamenlijke telefoonnummer 140181. Het streven blijft om in 2015 alle diensten via het KCC te leveren. Zoals aangegeven, verzorgt het openbaar lichaam Syntrophos voor de gemeente diverse taken op het gebied van ICT en geo-informatie. Feitelijk is het technisch beheer van het digitale archief overgegeven aan Syntrophos. Het archief blijft echter de zorg van de gemeente die ook het functioneel beheer van veel applicaties heeft. Er vindt voldoende vastlegging plaats van metadata, waarmee lange-termijn risico’s voor met name de integriteit en leesbaarheid van de bescheiden wordt verkleind. De digitale omgeving voldoet derhalve nog niet aan alle eisen om archiefbescheiden voor de eeuwigheid te waarborgen. Dit is overigens een probleem dat niet slechts voor Westvoorne geldt maar voor alle gemeenten op Voorne-Putten opgaat. Met het Streekarchief VPR en Syntrophos zullen nog afspraken gemaakt worden hoe hierin het beste voorzien kan worden. Het digitale archief kent eigen risico’s. Om die te beperken moeten procedures worden vastgelegd en opgevolgd. Westvoorne heeft zich de afgelopen jaren voorbereid op de overgang naar het digitale 2
www.streekarchiefvpr.nl EAD staat voor Encoded Archival Description, een reeks internationale afspraken om archieftoegangen te kunnen maken, opslaan, publiceren, koppelen en uitwisselen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de markeertaal XML. Een XML-document is in feite niets anders dan een tekstdocument zonder enige opmaak dat gemaakt kan worden in Wordpad.
3
6
archief. Het digitale archief vraagt – zeker in de fase van implementatie – veel deskundigheid en arbeidskracht. Om hieraan tegemoet te komen is samenwerking het sleutelwoord. Archiefdienst Het Streekarchief VPR beheert vrijwel alleen digitale bestanden, waarvan de originelen ook worden bewaard. De digitale kopie heeft vooral de functie om het publieksbereik van het Streekarchief VPR te vergroten en de soms kwetsbare originelen te beschermen. Het Streekarchief VPR maakt gebruik van MAISflexis om de collecties te presenteren. KPI 5
Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
Niet overgebrachte overheidsarchieven Al bij de vorming van de dossiers wordt zo mogelijk rekening gehouden met de selectie van op termijn vernietigbare archiefbescheiden en uiteindelijk te bewaren en over te dragen archiefbescheiden. Op het moment dat het dossier wordt afgesloten en overgebracht kan worden naar de kluisruimte wordt opnieuw beoordeeld of het een te bewaren of te vernietigen dossier betreft. De op termijn te vernietigen analoge bestanden worden numeriek en op jaar van vernietiging geordend. Jaarlijks wordt het daarvoor in aanmerking komende archiefblok vernietigd. In het verslagjaar heeft de vernietiging doorgang gevonden. De selectie van te vernietigen stukken geschiedt aan de hand van de Selectielijst 2005 van (inter) gemeentelijke archiefbescheiden. Nadat de vernietigingslijst de verschillende afdelingen is langs geweest is deze toegezonden aan de streekarchivaris die goedkeuring moet verlenen alvorens tot vernietiging overgegaan kan worden. De streekarchivaris heeft machtiging tot vernietiging afgegeven voor archiefbescheiden die in 2013 voor vernietiging vatbaar waren. Er vindt geen vervanging plaats in de zin der wet: op termijn te vernietigen archiefbescheiden worden bij binnenkomst gedigitaliseerd. De originelen worden op (ruime) vernietigingstermijn weggezet en kunnen dus altijd nog worden opgezocht indien dat noodzakelijk mocht blijken te zijn. Er vond in de afgelopen jaren geen vervreemding plaats van archiefbescheiden. Overgebrachte archieven Na overbrenging van overheidsarchieven is in de meeste gevallen geen sprake meer van vernietiging of vervreemding. Dat ligt anders bij de overbrenging van particuliere archieven die veelal onbewerkt worden verworven. Daarbij wordt soms meer dan de helft uiteindelijk vernietigd. KPI 6
Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats
De te bewaren archiefbescheiden dienen ingevolge de Archiefwet na een periode van twintig jaar binnen een periode van tien jaar - te worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, i.c. het Streekarchief VPR. De archieven van de voormalige gemeenten die het huidige Westvoorne vormen en dateren van voor 1980, zijn in het verleden overgebracht. Uitzondering hierop is de verzameling Bouwvergunningen die nog steeds in de eigen archiefruimte berust. Wegens ruimtegebrek bij het Streekarchief is de overbrenging van het jongste tienjarenblok, die in 2010 had moeten plaatsvinden, voor onbepaalde tijd opgeschort. In 2013 heeft dan ook geen overbrenging plaatsgevonden. Hiermee is de gemeente in gebreke. De overbrenging van de Registers van de Burgerlijke Stand heeft het afgelopen jaar wel doorgang kunnen vinden. Hiervan zijn de gebruikelijke verklaringen opgemaakt. Voor de overbrenging van digitale archieven is het nog te vroeg; wel heeft dit de aandacht in de contacten met het Streekarchief VPR. De gemeente Westvoorne kent een hybride archivering: papieren en digitale dossiers bestaan naast elkaar of vormen samen een zaakdossier. De blijvend te bewaren dossiers worden, bij het ontbreken van een besluit tot substitutie, in papieren vorm bewaard. KPI 7
Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots
De archiefbewaarplaats van het Streekarchief VPR aan De Rik 22 te Brielle is aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats voldeed bij de bouw in 1997 aan de toenmalige eisen. Zij voldoet echter niet aan de eisen, zoals gesteld in de Archiefregeling 2010. Onderzoek door de firma IOB heeft tekortkomingen aan het luchtbeheersingssysteem aan het licht 7
gebracht: dit zal in 2014 opgelost worden. De archiefbewaarplaats heeft een capaciteit van bijna vier strekkende kilometer papier en is volledig gevuld. Om nieuwe archieven te kunnen overnemen moet de capaciteit worden uitgebreid. Tevens ontbreekt een quarantaineruimte. Binnen het bestuur van de gemeenschappelijke regeling wordt over de bouwplannen gesproken; een voorstel wordt in de loop van 2014 ingewacht. In dit verband is tevens het besluit genomen om op korte termijn een toekomstvisie voor het Streekarchief te laten opstellen. De archiefruimten in het gemeentehuis te Rockanje zijn bij ingebruikname goedgekeurd; één ruimte wordt momenteel verbouwd om ruimte te creëren voor een server. In 2014 zullen de archiefruimten worden getoetst aan de eisen van de Archiefregeling 2010. In de verschillende ruimten worden zowel de te bewaren als de te vernietigen archiefbescheiden bewaard in de series B, respectievelijk V. Er is voldoende ruimte aanwezig, mede omdat er het afgelopen jaar veel materiaal dat voor vernietiging in aanmerking kwam daadwerkelijk afgevoerd is. In één van de archiefruimten is een serverruimte in aanbouw; waarover hieronder meer. De afdeling Burgerzaken heeft, buiten de archiefruimte, een eigen kluis waarin de registers van de burgerlijke stand worden bewaard. De gemeente beschikt niet over een eigen e-depot, bestemd voor permanent beheer van het digitale archief. Voor het beheer van de digitale archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van de diensten van Syntrophos. De serverruimte in Spijkenisse van Syntrophos is het de facto e-depot van de gemeente. Deze ruimte is voorzien van klimaatbeheersing, alarm en rookmelders, blusinstallatie, toegangscontrole en noodstroomvoorziening. In 2014 zal de tweede serverruimte – de bovengenoemde in het gemeentehuis te Rockanje – aan het netwerk worden aangesloten. KPI 8 Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief VPR is de informatie in principe openbaar. Slechts in uitzonderlijke gevallen worden dossiers na overbrenging voor langere tijd niet ter inzage gegeven; die bijzondere gevallen worden bij de overbrenging beschreven in de verklaring van overbrenging. Tijdens de openingstijden van de studiezaal (dinsdag-vrijdag van 9.00-16.00 uur) zijn de archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en desgewenst tegen kostprijs te kopiëren. Voor de eigen gemeentelijke organisatie blijven de overgebrachte archiefbescheiden nog steeds beschikbaar. Desgewenst kunnen dossiers worden opgehaald en geretourneerd. In de meeste gevallen volstaat een vraag: de medewerkers van het Streekarchief doen onderzoek of digitaliseren het dossier ten behoeve van de behandelend ambtenaar. Het Streekarchief beschikt bovendien over een uitgebreide website waar onder meer alle archieftoegangen zijn te doorzoeken. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn via die website te raadplegen. Het bezoekersreglement werd op 1 april 2013 vastgesteld en is gepubliceerd op de website. In de legesverordening van het Streekarchief VPR is een kostenoverzicht opgenomen, onder andere voor het laten maken van afschriften van originelen. Voor de niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Bij de overdracht van de archiefbescheiden aan de streekarchivaris is nader bepaald welke documenten niet openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar worden gemaakt. Archiefbescheiden die wegens de slechte materiële toestand niet ter inzage gegeven kunnen worden, worden afgezonderd voor restauratie. Er zijn in 2013 geen archiefbescheiden gerestaureerd. Voor uitgebreidere behandeling van de werkzaamheden van het Streekarchief VPR verwijzen wij graag naar het jaarverslag van de streekarchivaris, zoals dat door het algemeen bestuur van het Streekarchief is vastgesteld op 26 maart 2014. KPI 9
Rampen, calamiteiten en veiligheid
De gemeente heeft geen calamiteitenplan, gericht op de archief- en informatievoorziening. Voor de digitale data is een informatie-beveiligingsplan opgesteld. Ook is er een back-up procedure voor de digitale omgeving. Tapes worden op een externe locatie bewaard. Wanneer Syntrophos de tweede 8
serverruimte in Westvoorne in gebruik neemt zal dit fungeren als back-up. Syntrophos heeft met de firma Centric een uitwijkcontract. In de verslagperiode hebben zich geen incidenten voorgedaan. Het Streekarchief heeft een contract met de Documentenwacht maar beschikt niet over een calamiteitenplan en is evenmin aangesloten bij een veiligheidsnetwerk. KPI 10 Middelen en mensen Niet-overgebrachte archieven Op de totale gemeentelijke begroting 2013 van € 78.241.000,- (incl. wijzigingen) is een post van € 170.100,- opgenomen voor archief- en informatiebeheer. Bij het team FIT, belast met postverwerking, archiefbeheer en functioneel applicatiebeheer van i-Navigator en Verseon, zijn vier personeelsleden werkzaam (2,35 fte). Afgezien van nabewerking van een aantal al wat oudere ‘werk’archieven bij de afdelingen zijn er geen achterstanden ten aanzien van de bewerking van analoge archieven. Overgebrachte archieven De archiefbewaarplaats zit vol. Voor het beheer van de overgebrachte en het toezicht op de niet overgebrachte archieven droeg Westvoorne – op basis van inwonersaantal – ruim 5,6 % bij in de kosten van het Streekarchief VPR. Dat bedroeg in 2013 circa € 22.070,- (tegen € 22.525,- in 2012). Bij het Streekarchief is de formatieruimte 3,6 fte, verdeeld over vijf personen. De formatie van de archiefinspecteur voldoet niet aan het rekenmodel formatie Landelijk Overleg Provinciale 4 Archiefinspecteurs . Veel werkzaamheden worden uitgevoerd door vrijwilligers, deels in een eigen kantoorruimte, deels in de studiezaal van het Streekarchief. Er is dit jaar geen budget aangewend voor restauratiewerkzaamheden.
4
Volgens het voornoemde rekenmodel vereist elke ±100.000 inwoners 1 fte inspectie.
9
Bijlage 1. Tabel KPI score met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden
groen oranje rood Wit
Voldoet: ja, (bijna) volledig Voldoet: deels Voldoet: nee (bijna) geheel niet Onbekend of niet van toepassing
KPI
Niet overgebrachte archieven
1
Lokale regelgeving
2
Interne kwaliteitszorg en toezicht
3
Ordening, authenticiteit, context,
Het ontbreekt aan een vastgesteld metadataschema, voorgeschreven in
toegankelijkheid en duurzaamheid
de Archiefregeling
Het ontbreekt aan een vastgesteld kwaliteitssysteem, voorgeschreven in de Archiefregeling
archiefbescheiden 4
Specifieke eisen digitale archiefbescheiden
Het ontbreekt aan (vastgestelde) functionele eisen qua inhoud, verschijningsvorm en gedrag van digitale bescheiden, alsmede de implementatie daarvan, voorgeschreven in de Archiefregeling. Conversie of migratie wordt niet of onvoldoende gedocumenteerd.
5
Vernietiging, vervanging en vervreemding archiefbescheiden
6
Overbrenging van archiefbescheiden naar
Overbrenging onmogelijk vanwege ruimte gebrek streekarchief.
archiefbewaarplaats 7
Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en
Niet vastgesteld dat (server)ruimte voldoen aan eisen Archiefruimten
e-depots
conform Archiefregeling.
8
Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
9
Rampen, calamiteiten en veiligheid
Het ontbreekt aan (vastgestelde) procedures en plannen ten behoeve van bescherming van archiefbescheiden ingeval van bijzondere omstandigheden.
10
Middelen en mensen
10
Bijlage 2. Tabel KPI score met betrekking tot naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
groen oranje rood Wit
Voldoet: ja, (bijna) volledig Voldoet: deels Voldoet: nee (bijna) geheel niet Onbekend of niet van toepassing
KPI
Overgebrachte archieven
1
Lokale regelgeving
2
Interne kwaliteitszorg en toezicht
3
Ordening, authenticiteit, context,
Het ontbreekt aan een vastgesteld kwaliteitssysteem.
toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 4
Specifieke eisen digitale archiefbescheiden
5
Bij het streekarchief is analoog leidend. De digitale archiefbescheiden die het Streekarchief beheert betreffen dubbelen van analoge archiefbescheiden.
Vernietiging, vervanging en vervreemding archiefbescheiden
6
Overbrenging van archiefbescheiden naar
Overneming onmogelijk vanwege ruimtegebrek archiefbewaarplaats.
archiefbewaarplaats 7
Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en
Archiefbewaarplaats is weliswaar goedgekeurd, maar heeft een
e-depots
verouderd klimaatbeheersingssysteem. Dit wordt vervangen. Er ontbreekt een quarantaineruimte.
8
Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
9
Rampen, calamiteiten en veiligheid
Het ontbreekt aan (vastgestelde) procedures en plannen ten behoeve van bescherming van archiefbescheiden ingeval van bijzondere omstandigheden.
10
Middelen en mensen
De archiefbewaarplaats is te klein. Er wordt noodgedwongen gewerkt met onbetaalde vrijwilligers.
11
