TOEZICHT OP HET INFORMATIEBEHEER VAN DE GEMEENTE AMSTERDAM. ARCHIEFINSPECTIEVERSLAG over de jaren 2012 en 2013

TOEZICHT OP HET INFORMATIEBEHEER VAN DE GEMEENTE AMSTERDAM ARCHIEFINSPECTIEVERSLAG over de jaren 2012 en 2013

VERSLAG VAN DE GEMEENTEARCHIVARIS AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN AMSTERDAM OP GROND VAN DE ARTIKELEN 9 en 15 VAN DE ARCHIEFVERORDENING 2008

1

Managementsamenvatting

In het kader van taken en werkprocessen wordt door de gemeentelijke organisatieonderdelen informatie ontvangen en geproduceerd. Het college van burgemeester en wethouders heeft de archiefwettelijke zorg voor die informatie (‘archiefbescheiden’): de gemeente dient haar informatie, ongeacht de vorm (analoog of digitaal) of de leeftijd (lopende of afgehandelde dossiers/zaken) duurzaam, geordend en toegankelijk te bewaren gedurende de daarvoor geldende bewaartermijn, zodanig dat aan de wettelijke eisen wordt voldaan. Met het informatiebeheer op orde - wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, - kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, - is het mogelijk volledig verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen, en - kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd. In de laatste archiefinspectieverslagen is melding gemaakt van de problematiek rond het beheren van met name de digitale informatie in de gemeentelijke archieven. Deze problematiek wordt steeds weerbarstiger door diverse oorzaken, waarvan de snelle technologische ontwikkelingen één van de belangrijkste is. Ook in de inspectieverslagperiode 2012-2013 hebben deze ontwikkelingen zich doorgezet. Archieven hebben nog steeds een sterk hybride karakter. De hybride situatie houdt in dat dezelfde informatie dubbel (analoog én digitaal) wordt opgeslagen zonder dat duidelijkheid bestaat over de status, authenticiteit, volledigheid, betrouwbaarheid, kortom de rechtskracht van de informatie; dit levert in de regel een onbeheersbare situatie op. Opslaan van informatie tijdens werkprocessen is voor de meeste medewerkers van de gemeente een vanzelfsprekende en basale handeling. Zo vanzelfsprekend dat niet overal het besef leeft dat een goed informatiebeheer meer inhoudt dan alleen het opslaan van informatie. Om over actuele, volledige, betrouwbare en bruikbare informatie te kunnen beschikken is het nodig dat informatie direct vanaf ontvangst of productie goed gearchiveerd en vervolgens adequaat beheerd wordt. Uit dit verslag, met name de overzichten in bijlage 1 blijkt dat de gemeentelijke organisatieonderdelen daar niet in alle opzichten in slagen. Tijdens de behandeling van het archiefinspectieverslag 2010-2011 is bestuurlijke aandacht gevraagd voor deze problematiek. De burgemeester heeft als portefeuillehouder een plan van aanpak toegezegd dat een aantal maatregelen behelsde die in de vergadering van de commissie AZ van 28 februari 2013 geëvalueerd zijn. Eén van de meest verstrekkende maatregelen is het besluit van het college van B&W van 8 januari 2013 om met ingang van 1 januari 2015 archieven nog uitsluitend digitaal te vormen. Tegelijkertijd is het programma Digitaal Archiveren 2015 ingesteld, dat het concern faciliteert met kennis, kaders, richtlijnen en ondersteuning. In de verslagperiode van dit archiefinspectieverslag is voortvarend gewerkt aan de implementatie van het collegebesluit. Met het collegebesluit en de instelling van het Programma wordt gewerkt de oplossing van de problematiek die volgt uit het beheer van de hybride archieven. Het is verheugend te constateren dat gewerkt wordt aan het verbeteren van tekortkomingen waarover het vorige archiefinspectieverslag rapporteerde: � vrijwel alle organisatieonderdelen hebben een beheerplan informatiehuishouding opgesteld, dat inzicht geeft in de stand van zaken en duidelijk maakt waar het informatiebeheer verbeterd dient te worden; de beheerplannen kunnen een waardevol instrument vormen bij de inrichting van het informatiebeheer van de organisatieonderdelen die worden ingesteld in het kader van de concernreorganisatie;

2

� In 2013 is de reorganisatie van de gemeentelijke organisatie ingezet. Onderdeel van de plannen is het besluit om het ‘informatie- en documentbeheer’, dat voorheen per dienst en stadsdeel georganiseerd was, te centraliseren op clusterniveau en onder te brengen binnen de op te richten informatievoorzienings(IV)-units van de clusters. Daarmee wordt beoogd de verbinding te leggen tussen het informatie- en documentbeheer en de moderne digitale informatievoorziening. In elk geval zal de gefragmenteerde uitvoering van het beheer, één van de oorzaken van de bestaande problematiek, naar verwachting tot het verleden gaan behoren; � In het kader van de reorganisatie dienen archieven van diensten en stadsdelen te worden afgesloten en moeten waar nodig worden overgedragen aan het organisatieonderdeel dat hun taken voortzet. Om te voorkomen dat tijdens de reorganisatie informatie verloren gaat is in 2013 begonnen aan een inventarisatie van alle gemeentelijke archieven. Deze inventarisatie wordt medio juni 2014 afgerond en zal inzicht geven in de te ondernemen acties. Naar verwachting zal de inventarisatie een goed beeld opleveren van de nog omvangrijke papieren archieven die in de huidige organisatie aanwezig zijn; � informatiebeheerders zijn zich meer dan voorheen bewust van de eisen waaraan een beheeromgeving voor digitale informatie dient te voldoen maar dat betekent niet dat daaraan binnen alle organisatieonderdelen volledig voldaan wordt; van digitale informatie en (beheer)systemen zijn geen volledige overzichten aanwezig, en veelal kunnen organisatieonderdelen niet garanderen dat langdurig te bewaren informatie ook in de toekomst leesbaar en interpreteerbaar blijft; wel beschikt de gemeente over een goedgekeurd e-depot; � de mate van samenwerking en uitwisseling tussen de bij informatiebeheer betrokken disciplines neemt toe, zij het dat het informatiebeheer vaak nog té veel gezien wordt als een louter uitvoerende, ondergeschikte zaak; onderkend moet worden dat informatiebeheer en informatievoorziening, behalve onlosmakelijk met werkprocessen, vooral ook met elkáár verbonden zijn – mensen van juiste en volledige informatie voorzien kan tenslotte alleen wanneer die informatie voordien goed beheerd is en blijft. De situatie ten aanzien van de pluspunten uit het vorige archiefinspectieverslag is op hetzelfde niveau gebleven of licht verbeterd: � van de analoge afgehandelde dossiers zijn voor een behoorlijk deel beheeroverzichten aanwezig; � de organisatie van het analoge informatiebeheer, waaronder de vastlegging van verantwoordelijkheden, procedures en andere interne beheermaatregelen is meestal in orde; � dat geldt in grote trekken ook voor het kennisniveau binnen de organisatieonderdelen en de mate waarin medewerkers zich bewust zijn van het belang van informatiebeheer; � afgehandelde dossiers die naar de archiefruimte zijn overgeplaatst worden in het merendeel van de gevallen redelijk tot goed beheerd; � veel organisaties anticiperen beter dan voorheen op de vernietiging of overbrenging van analoge informatie; � de informatie die daarvoor in aanmerking komt is grotendeels naar het Stadsarchief Amsterdam overgebracht; � het merendeel van de archiefruimten voldoet in belangrijke mate of geheel aan de wettelijke eisen. De ontwikkelingen rondom de digitalisering van gemeentelijke werkprocessen gaan in hoog tempo verder. Maatschappelijke ontwikkelingen zoals de ontwikkeling van de ‘E-overheid’, decentralisaties van rijkstaken, ketensamenwerking en de ontwikkeling van (onder meer) intelligente zoektechnologie geven een nieuwe dimensie aan het informatiebeheer, dat steeds vaker door of in samenwerking met partners binnen en buiten de gemeente. Het Stadsarchief zal in actieve samenwerking met de CIO en de IV-units een instrumentarium ontwikkelen met behulp waarvan alert kan worden gereageerd op de snelle ontwikkelingen en de gevolgen voor het informatiebeheer.

3

Inhoudsopgave Managementsamenvatting

2

Inleiding

5

Toelichting op het verslag en overzichten van de stand van zaken

7

Verslag

14

A: Het beheer van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht 1. De interne gemeentelijke regelgeving 2. Interne kwaliteitszorg en regeling van het toezicht 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden 4. Specifieke eisen gesteld aan digitale archiefbescheiden 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 6. Overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 7. Archiefruimten 8. Calamiteiten en veiligheid 9. Middelen en mensen 10. De uitvoering van het interne gemeentelijk (‘horizontaal’) toezicht

14 14 16 17 20 21 23 25 25 26 27

B: Het beheer van de (informatie in de) archiefbewaarplaats 1. De interne gemeentelijke regelgeving 2. Interne kwaliteitszorg 3. Ordening en toegankelijkheid, duurzaamheid, en authenticiteit en context van de informatie 4. Digitale informatie in het bijzonder 5. Vervanging en vervreemding van informatie 6. De overbrenging van blijvend te bewaren informatie naar de archiefbewaarplaats 7. De fysieke archiefbewaarplaats en het e-depot 8. Ter beschikking stelling van informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats 9. Maatregelen bij calamiteiten, veiligheid 10. Middelen en mensen

29 29 29

Bijlagen

35

4

29 30 31 31 32 32 33 33

Inleiding, aan het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam De gemeente Amsterdam is conform de Archiefwet 1995 verplicht om de archiefbescheiden (hier verder ook aangeduid met ‘informatie’) die worden gevormd in het kader van de werkprocessen en taken die voortvloeien uit verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gemeente, in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Hierdoor wordt de bedrijfsvoering ondersteund en is de rechtspositie van de gemeente en haar relaties helder. Ook kan hiermee verantwoording worden afgelegd over het handelen van de gemeente, en wordt de informatie met cultuurhistorische waarde, die blijvend dient te worden bewaard, veilig gesteld. Bij uw college berust de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het in duurzame, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van de gemeentelijke archiefbescheiden. De hoofden van de organisatieonderdelen zijn verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer bij hun organisatieonderdeel. De gemeentearchivaris houdt toezicht op het informatiebeheer en is tevens aangewezen als beheerder van de (informatie in de) archiefbewaarplaats en het e-depot. Hij brengt hierover periodiek verslag uit aan uw college. Uw college dient de raad periodiek te informeren over de wijze waarop u inhoud hebt gegeven aan deze verantwoordelijkheid. Daarnaast dient, conform de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland, in het kader van interbestuurlijk toezicht informatie te worden verstrekt aan gedeputeerde staten. En zal, conform afspraken met de Vereniging Nederlandse Gemeenten, informatie worden geleverd ten behoeve van plaatsing op de website Waarstaatjegemeente.nl (www.waarstaatjegemeente.nl), die dient om gemeenten onderling te kunnen vergelijken. Dit verslag kan dienen om gedeputeerde staten van deze informatie te voorzien. Het belang van een gedegen informatiebeheer wordt de laatste jaren steeds breder onderkend. Het is verheugend om dat te constateren, ook al neemt dit niet weg dat het informatiebeheer concernbreed, getuige het verslag dat hier voorligt, nog niet op orde is. Directeuren en stadsdeelsecretarissen, andere leidinggevenden en medewerkers uit niet direct bij het inhoudelijke informatiebeheer betrokken disciplines zien steeds meer in dat het informatiebeheer een sleutelrol speelt bij de inrichting van werkprocessen en de uitvoering van de taken. Dat is niet onbelangrijk: tenslotte is informatiebeheer allang een zaak van elke individuele medewerker geworden en niet alleen meer van een vak-afdeling documentaire informatievoorziening (DIV) of een afdeling ICT-systeembeheer. Echter, het informatiebeheer raakt steeds nauwer verbonden met andere informatiedisciplines. Het beheer kan alleen met succes worden ingericht in nauwe samenwerking tussen proceseigenaren, DIV en IV, ICT, informatiemanagement en kwaliteitsmanagers, met een duidelijke rolverdeling. Op dit punt is nog een wereld te winnen. Hoe gebrekkiger het informatiebeheer, des te meer risico’s er worden gelopen. De meest in het oog springende risico’s liggen in de (on)toegankelijkheid van informatie, het (voortijdig) verloren gaan van informatie of onduidelijkheid over de status van informatie. Met andere woorden: kan de gemeente werken op basis van de juiste, volledige en authentieke informatie? Mogelijke gevolgen van onvolkomenheden in het informatiebeheer zijn een haperende bedrijfsvoering, ondeugdelijke beslissingen, en onvoldoende kennis van de eigen rechtspositie en van die van externe partijen. Ook kan dit tot financiële en/of materiële afbreukrisico’s leiden. Een ander risico is het ontstaan van achterstanden, onvoldoende verzorgde archiefbestanden die op een later tijdstip alsnog bewerkt moeten worden, áls dat op dat moment redelijkerwijs nog mogelijk is. Het wegwerken van archiefachterstanden leidt in de regel tot onevenredig hoge kostenposten. Nog afgezien van het ervaringsgegeven dat achterstanden in digitale archiefvorming nauwelijks meer weg te werken zijn.

5

Het informatiebeheer wordt gedomineerd door ICT. Verreweg de meeste ‘archiefbescheiden’ zijn origineel digitaal en vrijwel alle informatie wordt ook beheerd met digitale middelen. Maar het ICT-vakgebied is turbulent terwijl het informatiebeheer juist stabiliteit nodig heeft en dient te bieden. Daar zijn in de praktijk nog steeds te weinig garanties voor. ICT in technischorganisatorische zin krijgt naar verhouding verreweg de meeste aandacht. Het informatiebeheer wordt meestal beschouwd als ondergeschikt of secundair (‘archiveren komt later wel’), terwijl dit een vast onderdeel dient te zijn van het opzetten van informatie(beheer)systemen. De digitale beheeromgeving voldoet vrijwel nergens aan de wettelijke (of, bij gebrek daaraan, in de informatiewereld gangbare) eisen. Dit werpt de vraag op of (langdurig) te bewaren digitale informatie voldoende duurzaam beheerd kan worden. Concernbreed heerst een hybride situatie, die inhoudt dat informatie dubbel (analoog én digitaal) wordt opgeslagen, terwijl dat wellicht niet nodig is, dat er onduidelijkheid bestaat over de status, authenticiteit en rechtskracht van de informatie, dat er onzekerheid is over de volledigheid en betrouwbaarheid van informatie en dat er zeker wat betreft ‘losse’ digitale documenten die niet systematisch (genoeg) geordend zijn een probleem is ontstaan als het gaat om de beheersbaarheid en de toegankelijkheid. Opvallend is bijvoorbeeld dat bij het toezicht op de vernietiging van informatie gebleken is dat er langs formele weg nauwelijks digitale informatie vernietigd wordt. Dat kan betekenen dat er nog geen informatie is die daarvoor in aanmerking komt. Waarschijnlijker is dat er geen informatie vernietigd wordt, of, hetgeen ernstiger is, dat informatie ongecontroleerd vernietigd wordt. De gemeentelijke archiefinspectie constateert niet alleen tekortkomingen (zie voor een overzicht van wettelijke eisen en in hoeverre daaraan voldaan wordt de overzichten op blz. 7-13). Aan verbeteringen in het informatiebeheer wordt gewerkt. Uw college heeft mede naar aanleiding van conclusies uit mijn vorige verslag, over de jaren 2010 en 2011, het besluit genomen om concernbreed volledig digitaal te gaan archiveren vanaf 2015. Dit beoogt een einde te maken aan de bovenvermelde hybride situatie onder gelijktijdige verbetering van de inrichting van de digitale beheeromgeving. Het Programma digitaal archiveren 2015 bereidt de invoering van digitaal archiveren voor. De concern-reorganisatie van 2014 houdt onder andere meer centralisatie in van de uitvoering van het informatiebeheer door het Informatie en Documentbeheer (IDB) op clusterniveau te leggen en niet meer op dienstniveau. Dit zal de samenwerking en uitwisseling tussen de bij informatiebeheer betrokken medewerkers bevorderen en zorgen voor meer kennisopbouw en –deling; naar verwachting zal dit meewerken aan meer centrale regie op het informatiebeheer, meer standaardisatie, en een efficiëntere uitvoering van de beheertaken. Vrijwel alle organisatieonderdelen hebben een beheerplan informatiehuishouding inclusief verbeterplan opgesteld. Die hebben input geleverd voor het Programma digitaal archiveren 2015 en geven een overzicht van de stand van zaken, die van waarde zal zijn bij de komende concern-reorganisatie. In het kader van deze reorganisatie zal een zeer grootschalige actie op gang komen om alle informatie daar te krijgen waar die nodig is voor de taakuitvoering terwijl tegelijkertijd informatie niet ongecontroleerd mag worden weggegooid en speciale aandacht moet worden besteed aan de cultuurhistorisch waardevolle en dus blijvend te bewaren informatie. De programmadirecteur Organisatieontwikkeling heeft binnen de concern-reorganisatie het traject ‘informatiebeheer’ als risicovol bestempeld. Afgezet tegen de staat van het analoge informatiebeheer zullen de risico’s vooral liggen in het digitale informatiebeheer. Het analoge informatiebeheer is de laatste jaren grosso modo redelijk op orde. Dan gaat het om de organisatie (vastlegging van verantwoordelijkheden, het vaststellen van procedures en andere interne beheermaatregelen), de aanwezigheid van beheeroverzichten, het beheer van afgehandelde dossiers die naar de archiefruimte zijn overgeplaatst, de archiefruimten zelf, de gecontroleerde vernietiging, en de overbrenging van cultuurhistorisch waardevolle informatie naar het Stadsarchief als archiefbewaarplaats.

6

Toelichting op het verslag en overzichten van de stand van zaken Het verslag valt uiteen in twee delen. Deel A behandelt het beheer van de informatie vóór overbrenging naar de archiefbewaarplaats, terwijl deel B gaat over het beheer van de (informatie in) de archiefbewaarplaats. De wijze van uitoefening van het toezicht komt in beide delen aan de orde waar dit relevant is, maar vooral in deel A. Bij de behandeling van de onderwerpen wordt de indeling aangehouden van de zogenoemde ‘archief-KPI’s’ (kritische prestatie indicatoren). Dit is een uitgebreide vragenlijst die de Vereniging Nederlandse Gemeenten heeft opgesteld in samenwerking met archiefspecialisten van gemeenten, onder wie de gemeentelijke archiefinspecteurs van Amsterdam. De antwoorden op de vragen geven aan in hoeverre een gemeente voldoet aan de wet- en regelgeving op het terrein van het informatiebeheer. Enerzijds leveren de archief-KPI’s aan de gemeenten een middel om te bezien in hoeverre de informatiehuishouding op orde is. Anderzijds wordt het via een dergelijke standaard-lijst mogelijk om gemeenten onderling te vergelijken, een van de doelen van de website Waarstaatjegemeente.nl. Ook wordt de informatieverstrekking aan gedeputeerde staten als interbestuurlijk toezichthouder vergemakkelijkt en is direct duidelijk waar in de ogen van deze toezichthouder sprake is van taakverwaarlozing. Eerst volgen hier twee overzichten van de KPI’s met antwoorden. Deze geven aan in hoeverre aan de archief-KPI’s wordt voldaan. De cijfers vóór de rubrieksaanduidingen en in de linkerkolom verwijzen naar de desbetreffende KPI-vraag. De aanduiding TVW (taakverwaarlozing) in de rechterkolom geeft aan in welke gevallen de interbestuurlijk toezichthouder (gedeputeerde staten) van mening is dat taakverwaarlozing aan de orde is wanneer hieraan niet of deels is voldaan. In die kolom staat tevens vermeld óf sprake is van taakverwaarlozing. Overzicht 1: het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats KPI 1. Lokale regelingen 1.1.a 1.1.b 1.2.a 1.2.b 1.3 1.4 1.5.a

1.5.b 1.6 1.7

Actuele door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake archiefzorg en toezicht op het informatiebeheer, die is meegedeeld aan gedeputeerde staten

Ja TVW: nee

Actueel, vastgesteld besluit informatiebeheer inzake het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden Treffen van voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken Treffen van voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden bij de instelling van gemeenschappelijke regelingen Register van gemeenschappelijke regelingen aanwezig Vastgestelde mandaatregeling inzake bevoegdheden archiefzorg Dienstverleningsovereenkomsten bij uitbesteden van archiefbeheer(staken)

Ja Ja TVW: nee Ja

Nee Ja Ja

KPI 2. Kwaliteitssysteem archiefbeheer 2.1.a

Kwaliteitssysteem archiefbeheer aanwezig

2.1.c

Beheer voldoet aan de eisen van het kwaliteitssysteem

7

Ja TVW: nee Ja TVW: nee

2.2

Gekwalificeerde gemeentearchivaris benoemd

2.3

Verslag toezicht archiefbeheer aan b en w

Ja TVW: nee Ja

KPI 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 3.1 3.2

Actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden aanwezig Vastlegging van metadata op grond van metadataschema

Deels TVW: deels Deels TVW: deels

3.2.a 3.2.a.1

■ de inhoud, structuur en verschijningsvorm

■ wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak een stuk is opgemaakt 3.2.a.3 ■ de samenhang met andere archiefbescheiden 3.2.a.2

3.2.a.4

■ de uitgevoerde beheeractiviteiten

3.2.a.5

■ de besturingsprogrammatuur/toepassingsprogrammatuur

3.3

Archiveringssysteem waarborgt toegankelijkheid voldoende

3.4

Gebruik duurzame materialen en gegevensdragers

3.5

Gebruik duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag

3.6

Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie) aanwezig

Deels TVW: deels Ja TVW: nee Ja TVW: nee Deels TVW: deels Deels TVW: deels Deels TVW: deels Deels TVW: deels Ja TVW: nee Deels

KPI 4. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder

4.3 4.4

Werken op basis van RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer). Functionele eisen gesteld voor inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van digitale archiefbescheiden Aanvullende metagegevens Opslagformaten die aan open standaarden voldoen

4.5

Voorzieningen voor compressie en/of encryptie

4.6.a

Tijdige migratie/conversie

4.6.b

Opmaken van verklaring van conversie/migratie

4.1 4.2

8

Deels Deels TVW: deels Ja Ja TVW: nee Deels TVW: deels Deels TVW: deels Nee TVW: ja

KPI 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 5.1.a 5.1.b 5.1.c 5.2.a 5.2.b 5.3.a 5.3.b 5.3.c 5.4

Gebruik gemeentelijke selectielijst

Ja TVW: nee Deels Gebruik facultatieve stukkenlijst Tijdige vernietiging van archiefbescheiden waarvan de Deels TVW: deels bewaartermijn is verstreken TVW: Ja Opmaken van verklaringen van vernietiging nee Vervanging met juiste en volledige weergave van de gegevens in Ja TVW: nee de te vervangen archiefbescheiden Ja TVW: Opmaken van verklaring tot vervanging nee Ja TVW: Vervreemding uitgevoerd volgens de wettelijke regels nee

KPI 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 6.1.a 6.2 6.3

Tijdige overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats na maximaal 20 jaar Opmaken verklaringen van overbrenging Machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij gedeputeerde staten

Ja TVW: nee Ja TVW: nee Nee TVW: ja

KPI 7. Archiefruimten 7.3.a

Archiefruimten voldoen aan de archiefwettelijke eisen

7.3.b

Te bewaren archiefbescheiden worden in de archiefruimten bewaard

Deels TVW: deels Ja TVW: nee

KPI 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 9.1 9.2.a 9.2.b

Archiefbescheiden onderdeel van rampenplan Calamiteitenplan en ontruimingsplan archiefruimten aanwezig Verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden

Nee Deels Nee

KPI 10. Middelen en mensen 10.1 10.2.a 10.2.b 10.2.c 10.3.a

Middelen gereserveerd voor informatiebeheer Personeelsformatie informatiebeheer Achterstanden in wettelijk verplichte werkzaamheden: Aanmerkingen provinciale toezichthouder t.a.v. situatie zoals aangegeven onder 10.2.a en 10.2.b Kan kwaliteitsniveau personeel t.a.v. beheer en

9

onbekend 181,6 fte Ja Nee Ja

10.3.b 10.3.c 10.4

dienstverlening aangegeven worden Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan Aanmerkingen provinciale toezichthouder t.a.v. situatie zoals aangegeven onder 10.3.a en 10.3.b Personeelsformatie t.a.v. intern toezicht

Ja Nee 2,25 fte

Overzicht 2: het beheer van de (informatie in de) archiefbewaarplaats

KPI 1. Lokale regelingen 1.1.a 1.3.a 1.6.a 1.7.a

Actuele door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die is meegedeeld aan gedeputeerde staten Actueel Instellingsbesluit Stadsarchief Amsterdam

Ja TVW: nee Ja

Vastgestelde mandaatregeling Bij uitbesteden van archiefbeheer(staken) is in de desbetreffende overeenkomsten rekening gehouden met de gemeentelijke eindverantwoordelijkheid

Ja Ja

KPI 2. Interne kwaliteitszorg 2.1.a Kwaliteitssysteem archiefbeheer 2.1.c Beheer voldoet aan de eisen van het kwaliteitssysteem 2.2.a Gekwalificeerde gemeentearchivaris benoemd 2.2.b 2.4.a Verslag beheer archiefbewaarplaats

Ja TVW: nee Ja TVW: nee Ja TVW: nee Ja

KPI 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 3.1.a

Actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden 3.2.a Vastlegging beschrijving metagegevens in metagegevensschema In het overzicht (Scope) worden vastgelegd: 3.2.a.1 ■ de inhoud, structuur en verschijningsvorm 3.2.a.3

■ de samenhang met andere archiefbescheiden

3.2.a.4

■ de uitgevoerde beheeractiviteiten

3.2.a.5

■ de besturingsprogrammatuur/toepassingsprogrammatuur

3.3.a

Beheersysteem waarborgt toegankelijkheid voldoende

10

Ja TWV: nee Ja TWV: nee Ja TWV: nee Ja TWV: nee Ja TWV: nee Ja TWV: nee Ja TWV:

nee 3.4.a

Gebruik duurzame materialen en gegevensdragers

3.5.a

Gebruik duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag

3.6.a

Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie papier) Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie digitaal)

Deels TVW: deels Deels TVW: deels Ja Ja

KPI 4. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder 4.2.a 4.3.a 4.4.a 4.5.a 4.5.b 4.5.c 4.6.a 4.6.b

Functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit zijn vastgesteld en geïmplementeerd Aanvullende metagegevens

Ja TVW: nee Ja TVW: nee Ja TVW: nee Ja TVW: nee

Opslagformaten voldoen aan open standaarden tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht Voorzieningen getroffen ingeval van compressie en/of encryptie die voldoende beveiligd zijn; encryptiesleutel is verstrekt Maatregelen getroffen zodat tijdige conversie/migratie plaats vindt Van conversie/migratie wordt verklaring opgesteld

Ja TVW: nee Ja TVW: nee

KPI 5. Vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 5.3.a 5.3.b 5.3.c 5.4.a

Vervanging toegepast met juiste en volledige weergave van de gegevens in de te vervangen archiefbescheiden Verklaring van vervanging opgesteld en besluit op juiste wijze bekend gemaakt Zijn er in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd

Ja TVW: nee Deels TVW: deels Nee, TVW: n.v.t. nee

KPI 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 6.2.a

Opmaken verklaringen van overbrenging

Ja TVW: nee

KPI 7. Archiefbewaarplaatsen en e-depots 7.1.a 7.1.b 7.1.c 7.2.a

Aanwijzing als gemeentelijke archiefinstelling Instelling werkt op basis van kwaliteitszorgsysteem Deelname aan landelijke benchmarking Aanwijzing als gemeentelijke archiefbewaarplaats

7.2.a

Gemeentelijke archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen

11

Ja Ja Ja Ja TVW: nee Deels TVW: deels

7.2.b

Daadwerkelijk gebruik als archiefbewaarplaats

7.2.c

Plannen archiefbewaarplaats goedgekeurd door GS

7.4.a 7.4.b

Beschikking over e-depot Daadwerkelijk gebruik als e-depot

Ja TVW: nee Ja TVW: nee Ja Ja

KPI 8. Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 8.1.a

Archiefbescheiden zijn kosteloos te raadplegen

8.1.b

Mogelijkheid op eigen kosten afbeeldingen te (laten) maken

8.1.c

Regels voor gemaakte kosten

8.2.a

Motiveren toekennen van beperkingen van de openbaarheid

8.2.b

Overleg met archiefvormer over het beperken van de openbaarheid Toepassen van AW art. 15a bij toekennen openbaarheidsbeperkingen aan milieu-informatie Ja TVW: Openbaarheidsbeperkingen opnemen in verklaring van nee overbrenging Ja TVW: Machtiging tot opschorting van openbaarmaking na 75 jaar nee aangevraagd en ontvangen van GS Deels Opstellen van regels voor afwijzing van raadpleging en gebruik wegens slechte materiële staat Ja Motiveren van afwijzing van verzoek tot raadpleging Ja Uitlening voor bepaalde tijd aan archiefvormer Ja TVW: Inhoudelijke en financiële voorwaarden stellen aan uitlening aan nee externe instelling Ja Reglement voor bezoek aan studiezaal aanwezig Ja Gebruik van kwaliteitshandvest Ja Deelname aan monitor dienstverlening Ja Digitale toegang tot archievenoverzicht en bezoekersreglement

8.2.c 8.2.d 8.3 8.4.a 8.4.b 8.5.a 8.5.b 8.6.a 8.6.b 8.6.c 8.7

Ja TVW: nee Ja TVW: nee Ja TVW: nee Deels TVW: deels Ja TVW: nee Ja

KPI 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 9.1.a 9.2a 9.2b 9.3a 9.3b

Regionaal risicoprofiel met aandacht voor veiligstellen cultureel erfgoed Calamiteitenplan en ontruimingsplan archiefbewaarplaats Aanwijzing verzamelplaats ontruimde archiefbescheiden Deelname aan regionaal veiligheidsnetwerk erfgoedinstellingen Deelname aan incidentenregistratie

12

Nee Ja Deels Nee Nee

KPI 10. Middelen en mensen 10.1.a 10.2.a 10.2.b

Begroting Stadsarchief Amsterdam 2014 Personeelsformatie t.a.v. beheer en dienstverlening Achterstanden in wettelijk verplichte werkzaamheden:

10.2.c

Aanmerkingen provinciale toezichthouder t.a.v. situatie zoals aangegeven onder 10.2.a en 10.2.b Kan kwaliteitsniveau personeel t.a.v. beheer en dienstverlening aangegeven worden Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan Aanmerkingen provinciale toezichthouder t.a.v. situatie zoals aangegeven onder 10.3.a en 10.3.b Personeelsformatie t.a.v. intern toezicht

10.3.a 10.3.b 10.3.c 10.4

13

€11.100.000 98 fte Ja, qua archiefontsluiting en materiële verzorging Nee Ja Ja Nee 2,25 fte

A: Het beheer van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht

1. De interne gemeentelijke regelgeving De gemeenteraad heeft op 2 april 2008 de Archiefverordening 2008 vastgesteld. Deze regelt de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden en het toezicht op het informatiebeheer voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De verordening is per brief van 24 april 2008 aan gedeputeerde staten meegedeeld. Mogelijk zal de verordening, evenals andere interne regelgeving, geactualiseerd moeten worden als gevolg van de ingrijpende reorganisatie van het gemeentelijke bestuurs- en ambtenarenapparaat, die in de loop van 2014 haar beslag gaat krijgen en vanwege een wijziging in het archieftoezicht als gevolg van de in werking treding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht per 1 oktober 2012. Hierdoor wordt de provinciale toezichthouder meer op afstand gezet, hetgeen in de praktijk betekent dat de gemeentearchivaris met het toezicht op het volledige gemeentelijke informatiebeheer wordt belast, dus ook met het toezicht op het naar de archiefbewaarplaats overgebrachte deel. Op grond van artikel 7 van de Archiefverordening hebben burgemeester en wethouders op 16 februari 2010 het Besluit Informatiebeheer 2010 vastgesteld, inzake het beheer van de archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Middels dit besluit wordt de eindverantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding van een gemeentelijk organisatieonderdeel neergelegd bij het hoofd daarvan (directeur, stadsdeelsecretaris of anderszins). Het regelt verder aspecten als de organisatorische inrichting, het vaststellen van beheervoorschriften, en waarborging van de duurzaamheid, authenticiteit, ordening en toegankelijkheid waaronder aandacht voor de bewaring (archiefruimten, digitale beheeromgeving, bewaartermijnen). En het verplicht tot het opstellen en actueel houden van een beheerplan informatiehuishouding inclusief een verbeterplan en –planning. Op 8 januari 2013 hebben burgemeester en wethouders het besluit genomen om vanaf 2015 concernbreed formeel volledig digitaal te archiveren. Dat wil zeggen: alle informatie wordt in de originele digitale vorm gearchiveerd (‘opgeslagen’). Wanneer de informatie origineel analoog is, wordt die alsnog in gedigitaliseerde vorm gearchiveerd waarbij ervoor wordt gezorgd dat de informatie in die vorm de status van origineel krijgt. Zodoende ontstaat vanaf 2015 concernbreed een volledig digitaal archief waarvan in verband met de rechtsgeldigheid zeker is dat het de authentieke informatie bevat. Aanleiding voor dit besluit waren onder andere enkele constateringen die de gemeentearchivaris in zijn vorige archiefinspectieverslag heeft gedaan. Daarin heeft hij gewezen op problemen en risico’s die voortvloeien uit een gebrekkige digitale beheeromgeving en uit de algemeen verbreide hybride vorm van informatiebeheer. Deze houdt in dat informatie, meestal onnodig, zowel analoog als digitaal wordt opgeslagen, terwijl er onduidelijkheid bestaat over de status, authenticiteit en rechtskracht, volledigheid en betrouwbaarheid van de informatie. Daarbij komt dat wat betreft de ongestructureerde digitale informatie grote beheersbaarheidproblemen zijn ontstaan. Het besluit van 8 januari 2013 houdt mede in dat er een Programma digitaal archiveren 2015 in het leven is geroepen om de invoering van digitaal archiveren vanaf 2015 voor te bereiden. Dit vloeit voort uit de opdracht aan de CIO en de directeur van Stadsarchief om een plan van aanpak op te stellen. De gemeente ‘is voortdurend in beweging’. Dat wil zeggen: er worden onderdelen (van onderdelen van) de gemeente opgeheven of samengevoegd, er vinden taakoverdrachten plaats zowel intern als extern. Voorbeelden zijn de verzelfstandigingen van Haven Amsterdam en van het Afval Energie Bedrijf, en de opheffing van de Dienst Milieu en Bouwtoezicht met taakoverdrachten enerzijds intern en anderzijds naar de Omgevingsdienst

14

Noordzeekanaalgebied. Op kleinere schaal is te noemen de afsplitsing van Projectbureau AMSYS van Dienst Infrastructuur, Verkeer en Vervoer naar Dienst Noord/Zuidlijn, resulterend in Dienst Metro. Elke organisatorische wijziging impliceert doorgaans dat een regeling moet worden getroffen ten aanzien van de informatie(overdracht) die deze met zich meebrengt. De gemeentelijke archiefinspectie heeft hiervoor interne richtlijnen opgesteld en is in de regel bij een dergelijke ontwikkeling betrokken zodat ook voor de toekomst duidelijk blijft waar welke informatie zich bevindt, hoe die beheerd wordt en wat de afspraken zijn. Zo worden van interne informatieoverdrachten verklaringen opgesteld, evenals van tijdelijke terbeschikkingstellingen of uitleningen aan buiten de gemeente geplaatste organisatieonderdelen. Ook de ingrijpende gemeentelijke reorganisatie die in en na 2014 haar beslag krijgt zal door de gemeentelijke archiefinspectie worden gemonitord. De gemeentelijke archiefinspectie houdt overzichten bij van archiefbewegingen in het kader van reorganisaties en taakoverdrachten. Zie bijlage 3. Amsterdam participeert in een aantal gemeenschappelijke regelingen. Niet altijd zijn bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling voorzieningen getroffen als het gaat om de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling (in dat geval is dan de interne regelgeving van de gemeente Amsterdam van toepassing). Dat is wel gebeurd bij de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied 2013 en idem Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland 2008, maar bijvoorbeeld niet bij de Gemeenschappelijke Rekenkamer Metropool Amsterdam 2010. Het is onduidelijk of een register van gemeenschappelijke regelingen wordt bijgehouden conform artikel 27 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Navraag bij de Bestuursdienst Amsterdam heeft geen resultaat opgeleverd. Een dergelijk register vermeldt de deelnemers, de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst, de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen, het adres en de plaats van vestiging, en of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld. Naast samenwerking in gemeenschappelijke regelingen werkt de gemeente op grote schaal samen met private partijen. Als het specifiek het informatiebeheer betreft moet gedacht worden aan het inhuren van externen voor het uitvoeren van advies- of beheerwerkzaamheden of het uitplaatsen van papieren archiefbestanden bij een extern archiefopslagbedrijf. Maar bij willekeurig welke samenwerking dan ook waarbij externen taken van/voor de gemeente uitvoeren wordt informatie geproduceerd die in ieder geval deels als archiefbescheiden van de gemeente aangemerkt moet worden. Het is dan ook zaak om in overeenkomsten met externen hiermee rekening te houden en afspraken daarover vast te leggen. De gemeentelijke archiefinspectie constateert dat in de meeste gevallen waarin dienstverlening door externen wordt ingehuurd ten behoeve van informatiebeheerwerkzaamheden, hiermee rekening wordt gehouden. Er worden dienstverleningsovereenkomsten opgesteld. Een interessante ontwikkeling is het archiveren of anderszins informatie verwerken (delen, uitwisselen, opslaan) ‘in the cloud’. Het is nog onvoldoende bekend in hoeverre organisatieonderdelen gebruik maken van de mogelijkheden die deze ontwikkeling biedt. Bijvoorbeeld wordt in de bouwwereld een digitaal systeem (VISI) ingezet om informatie uit te wisselen bij de verwezenlijking van projecten. Amsterdam maakt hiervan gebruik, op basis van contractafspraken. Stadsarchief Amsterdam doet onderzoek naar duurzame archiveringsaspecten hiervan, in samenwerking met onder andere Stadsarchief Rotterdam, Ingenieursbureau Amsterdam, Dienst Infrastructuur Verkeer en Vervoer en het Stadsarchief van Antwerpen. In toenemende mate bieden (commerciële) partijen hun diensten aan om informatieopslag te faciliteren. Bij dit alles dient zich de vraag aan, in hoeverre de gemeente greep blijft houden op de eigen informatie (archiefbescheiden). Het is nog onvoldoende duidelijk wat de risico’s zijn voor het informatiebeheer. Duidelijk is wel dat dit nooit mag leiden tot het ongecontroleerd opslaan van informatie ‘in the cloud’ als archiveringswijze. Dit is een onderwerp waarnaar Stadsarchief Amsterdam in 2014 nader onderzoek heeft gepland.

15

Er is een Algemeen Mandaatbesluit, waardoor de directeuren van de organisatieonderdelen gemandateerd worden om aan burgemeester en wethouders toekomende bevoegdheden uit te oefenen. De bevoegdheden hebben betrekking op de vervanging, de vervreemding, de overdracht (naar een ander organisatieonderdeel), de overbrenging (naar de archiefbewaarplaats) en hieraan gerelateerd het eventueel stellen van openbaarheidsbeperkingen, en de vernietiging van informatie. In een aantal gevallen hebben directeuren een of meer van deze bevoegdheden ondergemandateerd. Het Algemeen Mandaatbesluit voldoet aan de wettelijke voorschriften voor een dergelijke regeling en de gemeente houdt zich hieraan. Het Stadsarchief Amsterdam heeft een Normenset archivering gemeente Amsterdam opgesteld. De normenset is bestemd voor de organisatie en inrichting van een digitale en analoge beheeromgeving voor de archivering van informatie binnen de gemeente Amsterdam. Aanleiding is de sterke wildgroei aan regels, normen, voorschriften en wat dies meer zij, en de schijnbare onoverzichtelijkheid en complexiteit aan regelgeving die hierdoor ontstaan is. De normenset moet begrijpelijk zijn ook voor niet-specialisten en tegelijk inzicht geven in het hoe en vooral waarom van een gedegen informatiebeheer.

2. Interne kwaliteitszorg en regeling van het toezicht Interne kwaliteitszorg De Archiefregeling schrijft voor dat een organisatie een kwaliteitssysteem hanteert waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd. Het kwaliteitssysteem dient over de gehele informatiehuishouding te gaan. Binnen de gemeente Amsterdam dient als zodanig het beheerplan informatiehuishouding zoals voorgeschreven in het Besluit Informatiebeheer 2010, inclusief een jaarlijkse actualisatie en 'verbetercyclus'. Het kwaliteitssysteem richt zich primair op de blijvend te bewaren informatie (ten aanzien daarvan is dit een wettelijke verplichting) maar om voor de hand liggende redenen is ervoor gekozen om dit systeem te hanteren voor het geheel aan informatie ongeacht de bewaartermijn. In het Besluit informatiebeheer staat duidelijk omschreven waaraan een beheerplan aandacht dient te besteden: 1. De organisatie van de informatiehuishouding 2. Een beschrijving van de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen 3. Het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheerstaken bij functionarissen 4. Procedures voor het beheer van informatie 5. Een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt bewaard 6. Een verklaring dat digitale systemen waarin blijvend te bewaren informatie wordt bewaard, voldoen aan de vastgestelde of gangbare eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur 7. De wijze waarop de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie wordt gewaarborgd 8. Een overzicht met knelpunten en een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen Het Stadsarchief Amsterdam heeft een handleiding geschreven voor het opstellen van een beheerplan, die concernbreed is toegepast. Het beheerplan wordt vastgesteld per organisatieonderdeel. De gemeentearchivaris dient van het plan in kennis te worden gesteld. Dat biedt de gelegenheid om vanuit de toezichthoudende functie advies te geven en input voor verbetermaatregelen. Door het cyclische karakter ontstaat idealiter een situatie waarin een organisatieonderdeel zich bewust is van de sterke en zwakke kanten van de eigen

16

informatiehuishouding, weet wat er wel en niet in orde is, in kan spelen op interne en externe ontwikkelingen, en een plan heeft geformuleerd om het informatiebeheer op peil te houden. Eind 2013 hebben vrijwel alle organisatieonderdelen een beheerplan opgesteld. Dat is in de meeste gevallen van voldoende kwaliteit om het doel te dienen waarvoor het is opgesteld, al besteedt een deel van de plannen niet aan alle bovengenoemde aspecten aandacht. Met name ontbreekt in een aantal gevallen een verklaring dat digitale systemen waarin blijvend te bewaren informatie wordt bewaard, voldoen aan de vastgestelde of gangbare eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Dit is vooral bedoeld om te attenderen op de algemeen bij overheidsinstellingen voorkomende situatie dat digitale beheeromgevingen niet duurzaam genoeg zijn ingericht waardoor voortijdig informatieverlies dreigt, zeker wanneer het om langdurig te bewaren informatie gaat. Uit het geheel aan beheerplannen én de door de gemeentelijke archiefinspectie, zij het steekproefsgewijs, geconstateerde situatie blijkt dat het informatiebeheer deels aan de eisen van het kwaliteitssysteem voldoet. In ieder geval is concernbreed duidelijk waar de knelpunten zitten en welke oplossingsrichting de voorkeur verdient. Zie bijlage 1 voor een overzicht. Regeling van het toezicht Het interne toezicht op het informatiebeheer is geregeld in de Archiefverordening 2008. Hiermee is belast de gemeentearchivaris. Burgemeester en wethouders hebben bepaald dat de directeur van Stadsarchief Amsterdam qualitate qua de functie van gemeentearchivaris zal bekleden. De huidige situatie is hiermee in overeenstemming doordat de directeur van Stadsarchief Amsterdam bij besluit van burgemeester en wethouders van 4 september 2012 benoemd is als gemeentearchivaris. Deze is gekwalificeerd voor de functie doordat hij aan de vereiste opleidingseisen voldoet. De gemeentearchivaris wordt ondersteund door twee gemeentelijk archiefinspecteurs. Volgens de Archiefverordening 2008 brengt de gemeentearchivaris over de wijze van toezicht houden en zijn bevindingen hierbij jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders. Vóór 2008 en ook enkele jaren daarna was dit het geval, maar de laatste jaren bleek deze frequentie niet vol te houden. Het onderhavige verslag is het tweede verslag dat niet één, maar twee jaren beslaat. Wel heeft de gemeentearchivaris regelmatig bilateraal overleg met de burgemeester, waarin ook toezicht- en informatiebeheerzaken aan de orde komen.

3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden Overzicht, ordening, toegankelijkheid en relatie met werkprocessen Informatie is onlosmakelijk verbonden met werkprocessen. Tegelijk is het informatiebeheer ook weer een werkproces op zich, maar dan wel een dat steeds meer verweven is geraakt met de (primaire) werkprocessen waarop die informatie betrekking heeft. Elke medewerker is langzamerhand óók informatiebeheerder geworden en zorgt zelf, ondersteund door richtlijnen, voor zulke essentiële beheeractiviteiten als ordening (zinvolle rangschikking van de informatie, dossiervorming) en toegankelijk maken van de informatie. In deze gefragmenteerde beheersituatie is het des te meer van belang dat een overzicht wordt bijgehouden van de beheerde informatie. Het opstellen en actueel houden van een compleet en logisch samenhangend overzicht van de informatie is dan ook een wettelijke verplichting. Een overzicht houdt in dat metadata worden vastgelegd op stuks- of dossierniveau of volgens een ander zinnig criterium. Die metadata (‘gegevens over gegevens’) kunnen worden onderscheiden in inhoudelijke en beheermetadata. Voorbeelden

17

van de laatste zijn: bewaartermijn en verblijfplaats. Als voorbeelden van inhoudelijke metadata zijn te noemen: ordeningskenmerk of werkproces, beschrijving en datering. Op grond van de door de gemeentelijke archiefinspectie uitgevoerde inspecties en informatie die uit andere bronnen verzameld is, zoals in het kader van het Programma digitaal archiveren 2015, is de conclusie gerechtvaardigd dat geen van de organisatieonderdelen beschikken over een compleet, actueel en logisch samenhangend overzicht van alle, analoge en digitale, informatie. De doorsnee-situatie is als volgt. Inkomende en uitgaande analoge stukken (en soms ook interne stukken zoals besluiten) worden geregistreerd: de zogenoemde postregistratie. Deze stukken worden onderdeel van de behandeling van een zaak: dossiers. Zolang deze dossiers in behandeling zijn (dynamisch archief) worden ze vaak niet of slechts deels geregistreerd. Afgehandelde dossiers die worden afgevoerd naar de archiefruimte (semi-statisch archief) worden bij die gelegenheid geregistreerd – met de kanttekening dat dossiers geregeld nog jaren na afhandeling in de kantooromgeving blijven. Daarnaast worden digitale mappen gevormd op gemeenschappelijke of persoonlijke schijven of in e-mailboxen. In de meeste gevallen hebben organisatieonderdelen wel een of meer overzichten van hun analoge informatie op dossierniveau. Gedetailleerde overzichten van origineel digitale informatie, of het nu om ongestructureerde informatie gaat of om (informatie in) bedrijfssystemen, zijn niet overal aanwezig. Daar waar een document management systeem (DMS) in gebruik is levert dit systeem het nodige overzicht. Er zijn overzichten vanuit ICToptiek, voor het technisch beheer en onderhoud van hard- en software. Maar die bevatten geen of nauwelijks metadata van inhoudelijke aard en besteden ook geen aandacht aan beheergegevens zoals bewaartermijn of andere aspecten die van belang zijn voor het beheer op de lange(re) termijn. Evenmin wordt de relatie gelegd met analoge informatie binnen eenzelfde zaak, en vice versa. Het Programma digitaal archiveren 2015 heeft concernbreed een zogenoemde nulmeting gehouden waarbij overzichten van digitale bestanden en systemen zijn opgesteld. Dat betekent een flinke stap voorwaarts en zal zeker van invloed zijn op het verbeteren van de situatie. Dit alles wil niet zeggen dat hieruit direct een risicovolle situatie resulteert. Tenslotte ontstaat de informatie in werkprocessen en weten de medewerkers voor de korte termijn zelf wel waar ze welke informatie hebben opgeslagen. Maar juist die persoons-afhankelijkheid is de zwakste schakel in de informatiebeheerketen. Het is onmogelijk om informatie adequaat te beheren zonder daarvan een compleet, actueel en logisch samenhangend overzicht te hebben. Hybride archivering, authenticiteit en context Het informatiebeheer is momenteel nog hybride ingericht. Dat wil zeggen dat dossiers deels analoog deels digitaal worden gevormd zonder dat de status en de context van documenten altijd duidelijk zijn en met het risico dat documenten dubbel, of juist niet aanwezig zijn. Behalve efficiency-nadelen levert dit ook risico’s op ten aanzien van het kunnen aantonen van de authenticiteit (status!) van documenten, en de volledigheid van dossiers. Kortom: onbetrouwbaarheid van informatie. Er is maar één realistische oplossing, en die houdt in dat het concern tot volledig digitaal archiveren overgaat Daartoe hebben burgemeester en wethouders op 8 januari 2013 dan ook een besluit genomen. Het is overigens maar al te begrijpelijk dat deze situatie, die vrijwel regel en nauwelijks uitzondering is, heeft kunnen ontstaan. Enerzijds werken ambtenaren vaak nog (deels) op basis van papieren informatie, anderzijds wordt steeds meer volledig digitaal gewerkt – denk aan de Amsterdamse Digitale Werkplek – en dan moet óók analoge informatie digitaal beschikbaar zijn. Het gaat dan niet over digitale informatiesystemen zoals databases, die als zodanig zijn gecreëerd en waarvan intrinsiek duidelijk is dat de erin opgenomen informatie de originele informatie is.

18

Van informatie moet duidelijk zijn wat de status is. Is het document, of de informatie die is opgenomen in bijvoorbeeld een mappenstructuur op een gemeenschappelijke schijf, wat het beweert te zijn? Is het de originele informatie zoals vastgesteld, zonder dat daarmee later nog geknoeid is of kan zijn? Behalve dat informatie zelf daarover aanwijzingen bevat (origineel briefpapier, handtekening) worden in de praktijk ook kenmerken aan informatie toegevoegd die de authenticiteit moeten helpen aantonen. Dat kan door registratie (metadata toekennen) en door een document zelf van kenmerken te voorzien, zoals een stempel, paraaf, datumaanduiding. Binnen het concern zijn geen eenduidige regels op dit vlak, zodat een grote variatie aan authenticiteits-oplossingen is ontstaan; die zijn niet altijd bewust als zodanig vastgesteld overigens. De door Stadsarchief Amsterdam opgestelde metadatastandaard probeert hierin standaardisatie te brengen. Ook het Programma digitaal archiveren 2015 houdt zich met deze problematiek bezig, onder andere door het formuleren van beleid ten aanzien van het digitaal ondertekenen van documenten. Van uitgaande informatie moet altijd een exemplaar voor de eigen administratie worden achtergehouden, dat van een authenticiteitskenmerk moet worden voorzien en aldus in het archief wordt opgeborgen. Ook van interne stukken moet duidelijk zijn vastgelegd wat de status is. Inkomende stukken zijn meestal uit zichzelf als origineel te herkennen, maar als ze in digitale vorm worden ontvangen (denk aan e-mails inclusief bijlagen) is dat al lastiger. De gemeentelijke archiefinspectie constateert dat de meeste concernonderdelen hieraan voldoende aandacht besteden wat betreft de informatie in niet-digitale vorm. Ten aanzien van de digitale informatie is de situatie een stuk vager. Langzamerhand wordt het uitgangspunt verlaten dat het papieren exemplaar van een bepaald document als origineel wordt beschouwd (‘papier is leidend’). Maar onduidelijk is in dat geval, of digitaal aangemaakte informatie altijd op papier werd uitgedraaid en gearchiveerd. Ook het ongecontroleerd digitaliseren van inkomende stukken waarna het origineel wordt weggegooid (overigens niet toegestaan), en van uitgaande stukken als archief-exemplaar, houdt risico’s in gelet op het achteraf kunnen aantonen van de authenticiteit. Duurzaamheid Duurzaamheid wil zeggen dat informatie zodanig wordt bewaard en beheerd dat deze gedurende de wettelijke bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar blijft. Uiteraard is, in ruime zin, het totaal aan beheermaatregelen gericht op het bereiken van duurzaamheid. In enge zin wordt hier onder duurzaamheid verstaan dat de materialen waarmee en waarop/-in informatie wordt vastgelegd aan wettelijke eisen van duurzaamheid voldoen. Die gelden voor de informatiedragers (papier, inkten, toners, harde schijven, DVD’s, etc.) alsook voor de verpakkingsmaterialen (archiefdozen en –mappen). Door afspraken te maken op centraal niveau (afdeling Concern Inkoop van de Bestuursdienst) is de mogelijkheid gecreëerd om papier dat aan de duurzaamheidseisen voldoet aan te schaffen. Een aantal organisatieonderdelen maakt daar gebruik van. Het Stadsarchief Amsterdam kan goedgekeurde archiefdozen en –omslagen leveren, alsmede andere benodigde materialen. De afgelegde (inspectie-)bezoeken leveren het beeld op dat de duurzaamheid van nietdigitale informatie grotendeels geborgd is. Voor wat betreft digitale informatie is het beeld niet helder. In geen enkel geval kon een organisatie volmondig bevestigen dat aan de regels voor duurzaamheid van digitale informatie voldaan wordt. Veel informatie op VHS-banden, DVD's en CD-Roms moet nog worden omgezet naar een duurzame (digitale) drager (en opslagformaat). Het Stadsarchief formuleert uitgangspunten en regels voor de duurzame opslag van digitale informatie(dragers). Drie praktijkgevallen Andreas: In 2010 en 2011 heeft de gemeentelijke archiefinspectie een inspectie uitgevoerd over Andreas, het centrale bestuurlijke besluitvormingssysteem van de gemeente Amsterdam.

19

Daarover is in juni 2011 een verslag uitgebracht aan de algemeen directeur. De inspectie leverde een lange lijst van aandachtspunten en aanbevelingen op. Zoals gebruikelijk werd om een reactie gevraagd. Deze volgde, na een mondelinge bespreking van het verslag met medewerkers van Bestuursdienst Amsterdam, in december 2012. In de reactie werden de conclusies in het inspectieverslag onderschreven. Wie van de aandachtspunten ten aanzien van (het informatiebeheer in en met behulp van) Andreas kennis neemt krijgt een goede indruk van de complexe problematiek die het informatiebeheer met digitale middelen oplevert, inclusief de traagheid om noodzakelijke veranderingen door te voeren. Andreas wordt de komende jaren volledig vernieuwd. Het Stadsarchief wordt betrokken bij de ontwikkeling en implementatie van het nieuwe Andreas. Wabo en bouw- en woningtoezichtdossiers: Het Stadsarchief Amsterdam is al geruime tijd de drijvende kracht achter een project om te komen tot digitalisering en overbrenging van de bouwdossiers naar het Stadsarchief. Ook hier vormt de complexiteit van de materie een vertragende factor. De gemeentelijke archiefinspectie heeft de juridische componenten die hierbij komen kijken in kaart gebracht. Personeelsdossiers: De gemeentelijke archiefinspectie heeft onderzoek gedaan naar de kwaliteit van het beheer van de personeelsdossiers concernbreed. Dit vloeide mede voort uit de adviesfunctie die de inspectie vervult voor het Servicehuis Personeel, de beheerder van het systeem waarin de (digitale) personeelsdossiers worden bijgehouden. Uit het onderzoek bleek dat de situatie niet al te rooskleurig is: informatie over één en hetzelfde personeelslid, die je normaliter in één dossier verwacht, is als gevolg van de decentrale wijze waarop het personele beheer georganiseerd is geweest in bijna alle gevallen over het gehele concern verspreid geraakt, in analoge en digitale vorm, zonder dat daarvan overzichten beschikbaar zijn en, daardoor, zonder dat de vereiste wettelijke bewaartermijnen (kunnen) worden aangehouden. In samenspraak tussen Stadsarchief en Servicehuis Personeel wordt gewerkt aan een oplossing. 4. Specifieke eisen gesteld aan digitale archiefbescheiden Vrijwel alle informatie wordt beheerd met behulp van een digitaal systeem en ontstaat ook in digitale vorm. Maar hoe zit het met de authenticiteit van die informatie? Een volledig gecontroleerde, beveiligde digitale beheeromgeving is nodig om te kunnen garanderen dat de digitale ‘archiefbescheiden’ geheel en al vertrouwd kunnen worden zoals dat doorgaans met papieren originelen in dossiers ook het geval is. Mede hierom is het van doorslaggevend belang dat systemen waarin informatie wordt opgeslagen en beheerd aan wettelijk bepaalde eisen voldoen. Om organisaties hiervan bewust te maken en tot actie te brengen stelt het Besluit informatiebeheer 2010 dat hieromtrent een verklaring wordt opgenomen in het beheerplan informatiehuishouding. Die moet inhouden dat digitale systemen waarin blijvend te bewaren informatie wordt gearchiveerd al dan niet (deels) voldoen aan de vastgestelde of gangbare eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. De gemeentelijke archiefinspectie constateert dat slechts een kleine minderheid van de beheerplannen aan het afgeven van zo een verklaring voldoende aandacht besteedt. Dat kan weinig anders betekenen dan dat deze problematiek nog onvoldoende op de kaart is gezet. Voor de beheeromgeving van digitale informatie in de fase voordat die wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats of vernietigd wordt, heeft het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) samen met het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspecteurs (WGA, opgegaan in de sectie inspectie van BRAIN) in 2010 een referentiekader opgesteld: RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer). RODIN brengt alle eisen voor een digitale beheeromgeving samen mede bij wijze van checklist. RODIN is intussen bekend

20

binnen de gemeentelijke organisatie als nuttig en waardevol (toetsings-)instrument. Daarmee wordt RODIN echter nog niet op grote schaal ingezet. Tijdens reguliere inspecties hebben de gemeentelijke archiefinspecteurs steeds de conclusie moeten trekken dat organisaties aan het volledig regelen van het digitale informatiebeheer nog niet zijn toegekomen, en dat zij niet aan kunnen tonen dat hun digitale beheeromgeving voldoende op orde is. Dan gaat het bijvoorbeeld om de toepassing van duurzame bestandsformaten, zoals vastgelegd in de door Stadsarchief Amsterdam opgestelde 'Checklist eisen overbrenging archiefbescheiden' en de 'Richtlijn bestandsformaten'? En om de vraag of die voldoen aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht. Ook betreft het de eventuele toepassing van compressie- en encryptietechnieken, die misschien een risico vormen gelet op de bewaartermijn en de toegankelijkheid van informatie. En om vastgesteld beleid voor de conversie of migratie van (informatie in) systemen. Zo moet informatie op CD-Roms en DVD’s tijdig worden omgezet naar een duurzame drager en in een duurzaam opslagformaat, hetgeen vaak aan de aandacht ontsnapt. Het is wel duidelijk dat, ingeval van bedrijfssystemen, regelmatig conversie of migratie wordt toegepast. Daarbij vinden doorgaans tests plaats, waarvan rapporten of verslagen worden opgesteld. Maar desgevraagd heeft de gemeentelijke archiefinspectie nog in geen enkel geval gedocumenteerde verklaringen, zoals wettelijk voorgeschreven, ter beschikking gesteld gekregen om te bezien hoe een omzetting is uitgevoerd en wat dat eventueel voor gevolgen heeft gehad voor de informatie die is omgezet. De gemeentelijke archiefinspectie blijft benadrukken dat informatiebeheer direct moet worden meegenomen bij het ontwerpen en implementeren van werkprocessen en de bijbehorende ICT-middelen: vóórin de informatieketen, bij de ontwikkeling van systemen en de inrichting van een (digitale) beheeromgeving, en niet pas later of zelfs achteraf. Het Stadsarchief streeft een nauwe samenwerking na met de CIO. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Vernietiging De gemeente mag informatie niet zomaar vernietigen. Om te voorkomen dat dit toch gebeurt is een zorgvuldige voorbereiding hiervan vrijwel overal procedureel vastgelegd. Voor gemeentelijke informatie zijn wettelijke bewaartermijnen opgenomen in de laatstelijk in juni 2012 geactualiseerde Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996. Informatie die van cultuurhistorisch belang is wordt blijvend bewaard. In de Selectielijst worden ook deze categorieën informatie aangeduid. Deze lijst wordt binnengemeentelijk aangehouden als basis voor de vernietiging en is algemeen bekend onder de informatiebeheerders. Enkele organisatieonderdelen hebben, aanvullend, een eigen stukkenlijst opgesteld, meestal gerelateerd aan een doorlopende machtiging voor vernietiging (zie hieronder). Van analoge informatie wordt in de regel de bewaartermijn en daarmee het jaar van vernietiging vastgelegd. ‘Bewaartermijn’ is een van de metadata-categorieën in de Amsterdamse metadatastandaard. Informatie wordt pas vernietigd na zorgvuldig intern overleg tussen de behandelaar(s) en de informatiebeheerder, en nadat de gemeentearchivaris een machtiging heeft verleend. Bij het verzoek daartoe moet altijd een gedetailleerde lijst worden gevoegd met te vernietigen informatie én verwijzing naar de relevante rubrieken in de Selectielijst. Veelal wordt een machtiging voor vernietiging incidenteel aangevraagd, voor een concreet informatiebestand. Maar het aantal doorlopende machtigingen, waarbij éénmaal machtiging wordt verleend voor bepaalde categorieën informatie die dan na de verplichte bewaartermijn vernietigd mag worden, groeit. Het spreekt vanzelf dat een doorlopende machtiging alleen wordt verleend wanneer er voldoende

21

vertrouwen bestaat in de zorgvuldigheid waarmee die gehanteerd wordt. Ook hier moet het risico dat informatie onterecht voortijdig verloren kan gaan goed worden ingeschat. Van de diverse vernietigingsacties worden verklaringen opgesteld die aangeven wanneer, hoe en door wie de vernietiging is uitgevoerd. Die bevatten de bovengenoemde lijst met vernietigde informatie én verwijzing naar de relevante rubrieken in de Selectielijst. De omvang van de volgens incidentele machtiging in 2012 vernietigde informatie is ongeveer 325 strekkende meter en 276 magnetische datatapes (2012). Voor 2013 is de omvang ongeveer 2130 strekkende meter, plus informatie op een niet nader gespecificeerd aantal harde schijven. Volgens doorlopende machtiging is 1372 strekkende meter vernietigd in 2012, en in 2013 1257 strekkende meter, 23.168 digitale (zaak)dossiers en 30,36 GB aan andere elektronische data. De organisatieonderdelen behandelen de vernietiging van informatie met de nodige omzichtigheid, getuige de correspondentie die daarover gevoerd wordt met de gemeentelijke archiefinspectie. Het is moeilijk te bepalen of dat ook gezegd kan worden van de vernietiging van digitale informatie. Hiertoe worden tot op heden nauwelijks machtigingen aangevraagd. Uit inspecties komt naar voren dat veel digitale informatie, al dan niet terecht, wordt beschouwd als informeel én dat deze informatie gewoonweg niet vernietigd wordt. Daarbij komt dat overzichten van origineel digitale informatie veelal ontbreken. Gevreesd moet worden dat veel digitale informatie zich nog steeds aan de waarneming, en daardoor aan het noodzakelijke informatiebeheer, onttrekt. En daardoor te lang of te kort wordt bewaard. Dat is vooral een probleem als het langdurig te bewaren informatie betreft. Vervanging Vervanging is het overzetten van informatie op een andere drager waarna de oorspronkelijke drager met de informatie vernietigd wordt en de nieuwe drager inclusief informatie de status van origineel krijgt. Artikel 7 van de Archiefwet 1995 geeft burgemeester en wethouders de bevoegdheid om informatie te vervangen; deze bevoegdheid is gemandateerd aan de hoofden van de organisatieonderdelen en om te zorgen dat de vervanging van analoge door digitale informatie goed wordt voorbereid en uitgevoerd heeft de gemeentelijke archiefinspectie een procedure opgesteld. Immers, het spreekt vanzelf dat vervanging zeer nauwkeurig moet gebeuren want teruggrijpen op de oorspronkelijke informatie is niet meer mogelijk. Tegelijk moet het nieuwe, vervangen document 100% overeenstemmen met het origineel, het moet volledig en betrouwbaar zijn. Vervanging is noodzakelijk wanneer de staat van een document daartoe aanleiding geeft, bijvoorbeeld wanneer de papierkwaliteit onvoldoende is om de voorgeschreven bewaartermijn te halen. Vervanging moet overigens niet verward worden met digitalisering behalve wanneer dat specifiek plaats vindt met het oogmerk om de originelen te vernietigen. Van de verschillende vormen van vervanging komt momenteel digitale vervanging het meest voor, zozeer zelfs dat digitalisering – onterecht – nog wel eens wordt gelijkgesteld aan vervanging. Ruimte- en tijdbesparing, het digitaal maken van werkprocessen, het kunnen delen van informatie en een vereenvoudiging van het beheer (vermijden van een hybride situatie) zijn de motieven om digitaal te gaan vervangen. De organisatieonderdelen mogen alleen tot vervanging overgaan wanneer zij de wijze waarop zij de vervanging gaan laten plaats vinden hebben beschreven in een handboek én nadat de gemeentearchivaris daarover een positief advies heeft uitgebracht. Voor de vervanging van blijvend te bewaren informatie was tot 1 januari 2013 tevens een machtiging van gedeputeerde staten nodig; deze wettelijke bepaling is komen te vervallen onder gelijktijdige aanscherping van de Archiefregeling op dit punt. Ook dient het organisatieonderdeel een besluit tot vervanging te nemen. Aldus is de status van de vervangen informatie duidelijk en is de vernietiging van de originele informatie verantwoord.

22

Vervanging is een zaak van de afzonderlijke organisatieonderdelen. In de regel wordt óf een bestaand, afgesloten archiefbestand vervangen óf de vervanging wordt geregeld voor een lopend proces, zoals de vervanging van inkomende en uitgaande stukken. Dit laatste hebben onder andere enkele stadsdelen besloten. Digitale vervanging wordt, in tegenstelling tot digitalisering van informatie waarvan het origineel gewoon bewaard blijft, meer en meer toegepast. Het is ook een voorwaarde om tot archivering in volledig digitale vorm te kunnen overgaan. Dit betekent dat, gelet op het collegebesluit om vanaf 2015 volledig digitaal te gaan archiveren, vervanging binnen afzienbare tijd op grote schaal, dat wil zeggen concernbreed, zal worden toegepast. Bijlage 5 geeft een overzicht van de organisaties die in 2012 en 2013 een besluit tot vervanging hebben genomen of bezig waren dit voor te bereiden. Met de vervanging van papieren stukken die tot de personeelsdossiers behoren én van de papieren crediteurenfacturen en interne betaalopdrachten zijn alle concernonderdelen, via het Servicehuis Personeel en Amsterdams Financieel Systeem, betrokken bij digitale vervanging. De vervanging van erfpachtdossiers is een verhaal apart. Met de voorbereiding hiervan is veel tijd gemoeid geweest. Tijdens de voorbewerking van de dossiers zijn zogenoemde ‘Joodse erfpachtdossiers’ ontdekt; dossiers inzake door de oorlog getroffen burgers of hun nabestaanden die na de oorlog alsnog met (extra) heffingen werden geconfronteerd. Deze dossiers zouden gewoon worden vervangen maar, in tegenstelling tot de overige erfpachtdossiers, zouden de dossiers niet geschoond worden en dus volledig worden bewaard. Toen algemeen bekend werd dat deze analoge dossiers (na gecontroleerde digitalisering) zouden worden vernietigd leverde dat ontsteltenis op. De burgemeester heeft daarna in de raadsvergadering van 3 april 2013 aangegeven dat deze dossiers in de oorspronkelijke vorm bewaard moeten blijven. Het door de directeur van Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam genomen besluit tot vervanging is vervolgens herzien. Overigens heeft de commotie rond deze zaak ook geleid tot het doen van nader onderzoek naar de behandeling van de genoemde burgers. Vervreemding Van vervreemding van archiefbescheiden is sprake wanneer zij in volledige eigendom overgaan naar een andere partij dan de gemeente Amsterdam. Dat is met name het geval wanneer een taak van de gemeente wordt overgenomen door een andere partij of vice versa. Denk aan een grenswijziging met een buurgemeente waardoor het beheer van de openbare ruimte of het bouwtoezicht bij een andere partij komen te liggen. De dossiers die op de desbetreffende taak betrekking hebben moeten dan worden vervreemd. Dit heeft zich in de afgelopen vijf jaar enkele malen voorgedaan waarbij de gemeentelijke archiefinspectie van advies heeft gediend. Omdat in alle gevallen de aanleiding voor een vervreemding lag in een wettelijke taakwijziging konden de vervreemdingen worden verwezenlijkt zonder daarvoor machtiging aan te vragen bij de minister van OCW of de juiste deskundigen te raadplegen.

6. Overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Informatie met (cultuur-)historische waarde, zoals beleidsstukken, overzichten, rapporten, informatie met een blijvende waarde zoals milieu-informatie of betreffende unieke gebeurtenissen, wordt blijvend bewaard. Deze informatie wordt in principe na twintig, maar in ieder geval niet later dan na dertig jaar overgebracht naar het Stadsarchief Amsterdam. Na overbrenging is de informatie openbaar en door een ieder kosteloos te raadplegen. Met uitzondering dan van die archiefbescheiden die voor een bepaalde periode in openbaarheid moeten worden beperkt. Wettelijke voorschriften daartoe geven met name de Archiefwet

23

1995 en de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Een reden voor openbaarheidsbeperking kan bijvoorbeeld liggen in de onevenredige bevoor- of benadeling van personen of organisaties, of in de noodzaak om de persoonlijke levenssfeer te eerbiedigen. De gemeentelijke archiefinspectie begeleidt het proces van overbrenging. Belangrijke aandachtspunten zijn de staat waarin de archiefbescheiden zich bevinden – de materiële duurzaamheid van de archiefbescheiden zelf en van de verpakkingsmaterialen, de mate van geordendheid en toegankelijkheid – , en de eventueel te stellen beperkingen aan de openbaarheid. Van elke overbrenging wordt een verklaring opgesteld waarin eventuele openbaarheidsbeperkingen en de wettelijke grond daarvoor is opgenomen. De bevoegdheid om archiefbescheiden in openbaarheid te beperken ligt bij de overbrengende organisatie. De gemeentelijke archiefinspectie adviseert hierin. Die adviezen vergen geregeld veel tijd, omdat nauwgezet moet worden bekeken of er voldoende reden is om een bepaald dossier in openbaarheid te beperken. Inspectie heeft zoals ook in voorgaande jaren wederom een naar verhouding groot aantal (toekomstige) overbrengingen in gang gezet en begeleid. Voor een overzicht zie bijlage 6. Veel overbrengingen betreffen aanvullingen op reeds overgebrachte archieven. Enkele overbrengingen springen eruit: � Archieven van de Dienst Ruimtelijke Ordening, 1980-1989 en 1990-2000: een belangwekkend archief gelet op de looptijd, omvang en inhoud; � Archief van Stadsdeel Noord, 1981-1990. Dit is na de overbrenging van het archief van Stadsdeel Osdorp het tweede stadsdeelarchief dat is overgebracht; � Archief van de Stadsdrukkerij en van het Gemeentelijk Reclame(bemiddelings)bureau, 1994-2003: het archief is onder begeleiding van de gemeentelijke archiefinspectie door een oud-medewerker van de Stadsdrukkerij bewerkt. Met deze overbrenging is het gehele archief van deze voormalige diensttak overgebracht; � Archief van de Dienst Binnenstad, 1996-2002: de opvolger van de Dienst Stedelijk Beheer, en de voorloper van Stadsdeel Centrum; � Archief van de Adviesraad Diversiteit en Integratie, 2004-2011: het hybride archief van deze opgeheven adviesraad dat dus bestaat uit papieren stukken en digitale bestanden; � Archief van het Programmabureau Één Amsterdam, 2005-2010: een volledig digitaal archief van recente datum. Het betreft dan ook een zogenoemde vervroegde overbrenging. Dit is wettelijk toegestaan. Wel vraagt een dergelijke overbrenging in de regel meer als het om openbaarheid van de informatie gaat. In dit geval is een deel van de informatie 10 jaar in openbaarheid beperkt; Een overbrenging die speciale aandacht verdient betreft het archief van het Stedelijk Museum, 1985-1979, een belangwekkend, omvangrijk én rijk archief met een uitzonderlijke cultuurhistorische waarde. Formeel is deze overbrenging, met een feestelijke bijeenkomst in het Stadsarchief Amsterdam, afgerond in januari 2014, maar de voorbereiding, en de uitvoering van de bewerking, heeft zich vooral in de jaren daarvoor afgespeeld. De samenwerking van het Stadsarchief Amsterdam met het Stedelijk Museum gaf aanleiding tot grote wederzijdse tevredenheid. Concern Amsterdam voldoet vrijwel aan de wettelijke termijnen voor overbrenging van archiefbescheiden doordat op een enkel organisatieonderdeel na alle daarvoor in aanmerking komende archieven zijn overgebracht. Waar dat niet geval is dringt de gemeentelijke archiefinspectie geregeld bij de verantwoordelijke organisatie aan op actie. Het is bekend om welke archieven het gaat en de reden waarom nog niet tot overbrenging is overgegaan (gebrek aan tijd, mensen en middelen) is dat ook. Een belangrijke categorie bestanden, namelijk de Bouw- en woningtoezichtdossiers, is nog niet overgebracht omdat deze dossiers nog nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering bij de stadsdelen en de Dienst Milieu en Bouwtoezicht. Voor dit uitstel is tot op heden geen machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd. Stadsarchief Amsterdam werkt al jaren samen

24

met de archiefbeheerders om de dossiers overgebracht te krijgen maar daarvóór dienen ze eerst gedigitaliseerd te worden omdat een efficiënt gebruik ervan anders ernstig in gevaar komt. Eind december 2013 is de stand van zaken, dat een zogenoemde scanstraat is ingericht die dient om bouwdossiers te digitaliseren. De digitalisering wordt als vervanging uitgevoerd, hetgeen in dit geval niet betekent dat alle originele analoge documenten worden vernietigd. Een uitzondering wordt gemaakt voor documenten die in papieren vorm zoveel meerwaarde hebben (‘intrinsieke waarde’) dat vernietiging onaanvaardbaar zou zijn (en daarom wettelijk ook niet is toegestaan). De gemeentelijke archiefinspectie is en blijft zeer nauw betrokken bij het proces van digitalisering/vervanging en overbrenging van bouwdossiers, om te bewaken dat aan alle hierbij meespelende aandachtspunten, waaronder openbaarheid en duurzame toegankelijkheid, recht wordt gedaan. 7. Archiefruimten Blijvend te bewaren analoge informatie wordt in afwachting van de overbrenging naar het Stadsarchief opgeslagen en beheerd in archiefruimten – waar overigens ook meestal, en terecht, de op termijn te vernietigen analoge informatie wordt bewaard. Elk organisatieonderdeel is daarvoor zelf verantwoordelijk en vrijwel alle onderdelen hebben zelf een archiefruimte in gebruik; daarnaast worden archieven in een aantal gevallen uitgeplaatst, bij externe professionele archiefopslagbedrijven. Risico’s door bouwkundige gebreken, of van brand, wateroverlast, inbraak, slechte klimaatomstandigheden, ongedierte, schimmelvorming en dergelijke moeten zoveel mogelijk vermeden worden. De praktijk wijst uit dat deze risico’s een zeker realiteitsgehalte niet ontzegd kan worden. Aan de bouwkundige staat en inrichting van archiefruimten stelt de wet daarom eisen. De gemeentearchivaris dient positief te adviseren bij ingebruikneming, verbouwing, veranderingen en dergelijke meer. In de afgelopen twaalf jaar is, concernbreed gezien, de situatie sterk verbeterd. 15 organisaties voldoen volledig aan de eisen en hebben positief advies gekregen. Daarnaast voldoen de meeste organisaties grotendeels aan de regelgeving. Archiefruimten werden door de gemeentelijke archiefinspectie geïnspecteerd op eigen initiatief, in ieder geval als onderdeel van een regulier inspectiebezoek, of omdat een organisatieonderdeel aangaf hierover (liefst positief) geadviseerd te willen worden. In de verslagperiode zijn de archiefruimten van Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam en Stadsdeel Oost van een positief advies voorzien. Zie voor een overzicht van archiefruimten die aan de eisen voldoen bijlage 4. 8. Calamiteiten en veiligheid Het treffen van maatregelen om de veiligheid van archiefbescheiden te waarborgen is een verantwoordelijkheid van de organisatieonderdelen die de archieven vormen. De gemeentelijke archiefinspectie van Amsterdam heeft vanaf 2002 tijdens elke reguliere inspectie aandacht aan dit onderwerp besteed. Daardoor is een lappendeken van veiligheidsmaatregelen ontstaan, variërend van uitgebreide calamiteitenplannen specifiek voor de archieven of regels als onderdeel van een organisatieveiligheidsplan tot totale afwezigheid van aandacht voor dit onderwerp. Er is geen sprake van een eenduidige, duidelijke aanpak concernbreed. De door de gemeentelijke archiefinspectie opgestelde lijst Telefoonnummers bij calamiteiten in archieven is breed bekend binnen het concern. Het is onduidelijk of de gemeente (of onderdelen daarvan) beschikt over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals blijvend te bewaren archiefbescheiden zijn opgenomen (Wet Veiligheidsregio’s, Handreiking regionaal

25

risicoprofiel). In het algemeen hebben organisatieonderdelen geen verzamelplaats aangewezen voor archiefbescheiden die bij een ontruiming om welke reden dan ook elders moeten worden ondergebracht. 9. Middelen en mensen Middelen Het is onduidelijk welk bedrag voor 2014 begroot is specifiek voor kosten verbonden aan het uitvoeren van het informatiebeheer van de gemeente Amsterdam als geheel, noch, welk bedrag hieraan is besteed in 2013. Om een indicatie te verkrijgen zou een omvattend onderzoek moeten worden gedaan. De gemeentelijke archiefinspectie heeft tijdens de reguliere inspecties gedetailleerde vragen gesteld over de diverse kostenposten, zoals personele kosten, opleidingskosten, kosten van in- en externe archiefopslag en van verpakkingsmateriaal, hard- en softwarekosten, en dergelijke meer. De vragen konden slechts ten dele bevredigend beantwoord worden, en dan betreft het nog maar een deel van het concern. Daar komt bij dat een deel van de kosten ‘verborgen’ is, immers, bijna alle informatieverwerkende medewerkers (en dat is de grote meerderheid) hebben vaak zonder dat te beseffen een informatiebeheertaak doordat zij de informatie die zij bij hun taak ontvangen en produceren zelf beheren: opslaan, een naam geven, ordenen, mogelijk misschien zelfs weggooien. Mensen De totale personeelsomvang van het ambtenarenapparaat van de gemeente Amsterdam was (per eind 2013) 14082 fte. Dit is inclusief ‘buitenpersoneel’, dat wil zeggen medewerkers die in de regel geen archief vormen. De personeelsomvang qua informatiebeheerders (DIV, documentaire informatievoorziening, of IDM, informatie- en documentbeheer) bedroeg 181,6 fte. Deze medewerkers waren verdeeld over de gemeente werkzaam, met relatief grote bezettingen bij de stadsdelen, en over het geheel genomen voldoende op de hoogte van de interne richtlijnen voor informatiebeheer. Voor meer specialistische kennis kon men terecht bij de gemeentelijke archiefinspectie, die zelf ook actief aan kennisdeling en –spreiding deed vooral bij de introductie van geactualiseerde of nieuwe regelgeving. Met het beschikbare personeelsbestand kon de gemeente als geheel alle wettelijk verplichte werkzaamheden kwalitatief naar behoren uitvoeren, dat wil zeggen er is voldoende kennis en kunde aanwezig. De opgelopen achterstanden in archiefbeheer, zie onder, zouden de conclusie kunnen rechtvaardigen dat de personeelsformatie informatiebeheerders kwantitatief onvoldoende is. Het is onbekend wat de precieze omvang is van het personeelsbestand ICTers, informatiemanagers en andere functies die aan het informatiebeheer gerelateerd zijn. Het is de verwachting dat dit duidelijk wordt binnen de grote reorganisatie van het concern die in 2014 haar beslag zal krijgen. Achterstanden De reguliere inspecties die de gemeentelijke archiefinspectie heeft uitgevoerd, maar ook ander door Stadsarchief Amsterdam uitgevoerd onderzoek, hebben het beeld bevestigd dat de gemeente als geheel niet ‘bij’ is. Zo is begin 2012 is een overzicht opgesteld waaruit onder andere blijkt dat concernbreed naar schatting 57 strekkende kilometer analoog archief aanwezig is, bestanden die nog een meer of minder ingrijpende bewerkingsactie moeten ondergaan. Met een deel van de betrokken organisatieonderdelen wordt samengewerkt om deze achterstanden weg te werken. Maar het gaat zeker niet alleen om analoge informatie. Een overzicht van de diverse soorten achterstanden: a. het opstellen en actueel houden van overzichten van digitale informatie (dossiers) en digitale (bedrijfs)systemen waarin archiefbescheiden zijn opgeslagen,

26

b. achterstanden in de dossiervorming, zowel analoog als digitaal terwijl vaak ook een relatie tussen analoog én digitaal vastgelegde informatie mist, c. het uitvoeren van beheermaatregelen op de lange termijn, bijvoorbeeld een tijdige vernietiging van informatie, d. het treffen van maatregelen om de digitale beheeromgeving op orde te krijgen waardoor gegarandeerd wordt dat digitale informatie niet voortijdig verloren gaat. De achterstanden hebben te maken met te weinig menskracht, met de steeds complexer wordende (hybride) beheersituatie en de omvang van de te beheren informatie, met het feit dat digitale informatie ongecontroleerd wordt opgeslagen, en met reorganisaties en taakverschuivingen binnen de gemeente. Kortom, zowel de omgeving waarbinnen het informatiebeheer vorm moet krijgen als de media waarvan het informatiebeheer zich bedient zijn aan zo’n grote mate van turbulentie onderhevig dat de stabiliteit die nodig is om een gedegen informatiebeheer neer te kunnen zetten, ver te zoeken is. 10. De uitvoering van het interne gemeentelijk (‘horizontaal’) toezicht Het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte informatie is belegd bij de gemeentearchivaris, ter uitvoering door twee gemeentelijke archiefinspecteurs werkzaam bij het Stadsarchief Amsterdam (2 fte). De kern van de werkzaamheden van de inspecteurs betrof het rapporteren over de stand van zaken bij de organisatieonderdelen. Dat gebeurde aan de gemeentearchivaris, aan de hoofden en uiteindelijk, via onderhavig verslag, aan burgemeester en wethouders. Verder gaven de inspecteurs voorlichting in het algemeen en brachten zij gevraagd en ongevraagd adviezen uit. Ook zagen zij erop toe dat organisaties conform de regelgeving tot vernietiging van informatie overgaan en dat archiefbescheiden tijdig overgebracht worden naar het Stadsarchief, inclusief de inhoudelijke begeleiding waaronder het adviseren ten aanzien van mogelijk te stellen openbaarheidsbeperkingen. Daarnaast hielden zij zich bezig met beleidsontwikkeling, met name ten aanzien van het beheer en behoud van digitaal vastgelegde informatie, en met het opstellen van interne regelgeving. In 2013 is een begin gemaakt met het in kaart brengen van de gevolgen van de concernreorganisatie voor het informatiebeheer. Weliswaar heeft de gemeentelijke archiefinspectie ervaring genoeg met het begeleiden van informatiebeheeracties bij reorganisaties, maar een dergelijke schaalgrootte is ongekend en dat maakt het noodzakelijk om zich te bezinnen op mogelijk noodzakelijke extra maatregelen. Met de programmadirecteur Organisatieontwikkeling is een gesprek gevoerd hetgeen ertoe heeft geleid dat deze exercitie, waarbinnen alle informatie op de goede plek terecht moet komen en geen informatie voortijdig verloren mag gaan, het predicaat ‘risicovol’ heeft gekregen. Bij 14 organisaties werden reguliere inspectiebezoeken afgelegd. Bij een dergelijke inspectie komt het gehele informatiebeheer aan bod, uitmondend in een standaard-verslag (zie bijlage 2) . Naast deze formele inspecties met verslag aan het hoofd van het organisatieonderdeel werden op jaarbasis rond de 70 contactbezoeken afgelegd met een adviserend karakter. Die betroffen meestal een deelonderwerp zoals vernietiging of overbrenging. De gemeentelijke archiefinspectie is de vaste adviseur van de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam. Kwesties die deze commissie behandelt liggen primair op het terrein van de Wet Bescherming Persoonsgegevens maar kunnen ook met het archiefrecht te maken hebben. Ook bij overbrenging van informatie naar het Stadsarchief kan privacybescherming relevant blijken. Dat is zelfs in toenemende mate het geval nu de tendens zich doorzet dat informatie (veel) eerder wordt overgebracht dan tot voor kort gebruikelijk.

27

Voor de Politieregio Amsterdam-Amstelland gold regelgeving overeenkomstig die welke voor de gemeentelijke beheerseenheden is vastgesteld, zodat de gemeentearchivaris van Amsterdam belast was met het archieftoezicht. Gold, want sinds 2013 valt met de instelling van de Nationale Politie, de regionale eenheid Amsterdam qua toezicht op het informatiebeheer onder de Erfgoedinspectie. Overigens heeft de gemeentelijke archiefinspectie zich, middels contact met het Ministerie van Veiligheid en Justitie en het Nationaal Archief, intensief ingezet om binnen deze organisatiewijziging een juiste bestemming voor de archieven aangewezen te krijgen. Informatiebeheer is een apart vak met een eigen organisatorische invalshoek en een eigen werkproces maar is geen doel op zich. Dat betekent dat het informatiebeheer als werkproces verweven is met alle werkprocessen in het concern, hetgeen weer impliceert dat zowel inals extern een veelheid aan contacten werd gelegd buiten het toch al omvangrijke netwerk van informatiebeheerders. Met als doel vakinhoudelijke informatie uit te wisselen, voorlichting te krijgen en te ontvangen, invloed uit te oefenen waar het gaat om het beheer te verstevigen, en niet in de laatste plaats: informatie te ontvangen van de gemeentelijke organisatieonderdelen, zodat de inspectietaken goed kunnen worden ingevuld. Buiten de gemeente is op het vakgebied halfjaarlijks overleg met, respectievelijk, de provinciaal archiefinspecteur, de Noord-Hollandse gemeentelijke archiefinspecteurs en de gemeentelijke archiefinspecteurs verenigd in de Sectie Inspectie van BRAIN (Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (voorheen het landelijk Werkverband Gemeentelijke Archiefinspecteurs). Het laatste gremium is een belangenbehartiger richting wetgever. Er zijn contacten met omliggende gemeenten. Adviserend in die zin dat vertegenwoordigers van Diemen, Amstelveen, Ouder-Amstel en Almere als toehoorder aanwezig zijn bij het halfjaarlijkse overleg met de hoofden informatiebeheer van de stadsdelen en de Bestuursdienst met de gemeentelijke archiefinspectie en dat deze gemeenten ook daarbuiten contact kunnen opnemen om advies. Maar ook op het gebied van concreet beheer van informatie. Op grond van overeenkomsten met de gemeenten Ouder-Amstel en Amstelveen beheert het Stadsarchief Amsterdam historische archieven van deze gemeenten, waarvan de overbrenging door de gemeentelijke archiefinspectie wordt begeleid. De inspecteurs voeren conform overeenkomsten met deze gemeenten ook toezichttaken uit voor Diemen en Amstelveen. Binnen het concern is een netwerk opgebouwd met contactpersonen informatiebeheer bij alle organisatieonderdelen. Er is een vast halfjaarlijks overleg met de contactpersonen van de stadsdelen en de Bestuursdienst. Steeds meer vindt ook overleg plaats met collega’s van buiten het eigenlijke informatiebeheer-terrein. Incidenteel verleent de gemeentelijke archiefinspectie medewerking aan bijeenkomsten die buiten het concern worden georganiseerd en aan de totstandkoming van landelijk beleid. Zo is de gemeentelijke archiefinspectie op uitnodiging van de VNG als adviseur betrokken bij de nieuwe wijze van totstandkoming van de landelijke Selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden middels systeemanalyse, trendanalyse en risicoanalyse.

28

B: Het beheer van de (informatie in de) archiefbewaarplaats

1. De interne gemeentelijke regelgeving De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats én de historische informatie die daar wordt beheerd op grond van overeenkomsten met derde partijen, is mede geregeld in de Archiefverordening 2008 die door de gemeenteraad is vastgesteld op 2 april 2008. Stadsarchief Amsterdam is door burgemeester en wethouders aangewezen als archiefbewaarplaats bij hun besluit van 28 augustus 2007. Het Instellingsbesluit Stadsarchief Amsterdam is door burgemeester en wethouders vastgesteld op 29 maart 2011. Dit besluit regelt de inrichting en taken van het Stadsarchief inclusief het beheer van de informatie, waaronder overbrenging, verwerving, bewaring, beveiliging, raadpleging en gebruik van de informatie en onderzoek in de informatie. In de archiefbewaarplaats worden niet alleen archiefbescheiden van de gemeente opgenomen. In principe komt alle informatie die een relatie heeft met (de geschiedenis van) Amsterdam voor verwerving in aanmerking maar uiteraard wordt hier een strikte selectie toegepast. Diverse bevoegdheden zijn middels mandaatregelingen gemandateerd aan de gemeentearchivaris / directeur Stadsarchief. Er worden archiefbeheertaken uitbesteed. Het gaat om huur van depotruimte in de archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Alkmaar en om technisch onderhoud van het e-depot. Dit is geregeld in overeenkomsten waarin rekening wordt gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid.

2. Interne kwaliteitszorg Het Stadsarchief Amsterdam stelt interne jaarplannen op, zowel voor de organisatie als geheel als per afdeling. De planning- en controlcyclus dient om erop toe te zien dat de gestelde doelen worden gehaald en eventueel bij te sturen. De gemeentearchivaris voldoet aan de gestelde opleidingseisen. Er is een uitgebreid pakket aan interne beheervoorschriften die bekend zijn bij de uitvoerende medewerkers. Op een goede uitvoering van de werkzaamheden wordt toegezien door hiërarchisch en functioneel leidinggevenden. Ook de gemeentelijke archiefinspectie heeft hier een toezichthoudende rol, evenals de privacycoördinator. Vanaf 2010 heeft de gemeentearchivaris inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en zijn bevindingen daarbij geen schriftelijk verslag meer uitgebracht aan burgemeester en wethouders zoals vastgelegd in de Archiefverordening 2008. De gemeentearchivaris/directeur Stadsarchief overlegt regelmatig met de burgemeester waarbij de dan actuele informatiebeheerzaken aan de orde komen. Met ingang van het onderhavige verslag, over 2012 en 2013, zal weer periodiek verslag gedaan worden. 3. Ordening en toegankelijkheid, duurzaamheid, en authenticiteit en context van de informatie Stadsarchief Amsterdam beschikt door middel van het systeem scopeArchiv (kortweg ‘Scope’) over een overzicht van alle informatie die in de archiefbewaarplaats beheerd wordt. De archieven die in Scope geregistreerd staan zijn toegankelijk op dossierniveau, met uitzondering van de nog niet geïnventariseerde archieven, die bekend zijn op archiefblokniveau (per archief). Onder de kenmerken (‘metadata’) die over de informatie in Scope worden vastgelegd zijn: archiefbloknummer, dossiernummer, beschrijving, datering, omvang, en eventuele openbaarheidsbeperkingen. Omdat Scope via de Archiefbank op de website van Stadsarchief Amsterdam geraadpleegd kan worden, samen met een schat aan andere informatie overigens, is de toegankelijkheid van de informatie sterk vergroot, hetgeen door

29

de mogelijkheid van ‘scanning on demand’ is geoptimaliseerd. Het volledige systeem, dat wil zeggen het samenspel van medewerkers en (technische) middelen, garandeert een toegankelijkheid van de informatie zodanig ‘dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is’. De website meldt, onder Raadplegen en gebruiken/Aanvraag originelen, dat het ophalen van de stukken enige tijd in beslag neemt, maar dat "de eerste stukken ... in ieder geval binnen een half uur" gereed liggen bij de uitgiftebalie op de studiezaal. Dan gaat het om papieren stukken. Digitale informatie is in het Informatiecentrum, indien in die vorm beschikbaar, direct raadpleegbaar. Stadsarchief Amsterdam heeft, gelet op de noodzaak om de authenticiteit en context van informatie te kunnen aantonen, een reeks van beheermaatregelen getroffen. Een daarvan is een zogenoemd metadataschema: welke gegevens over de te beheren informatie leggen we vast, waarom en wat is de relatie daartussen? Concernbreed heeft het Stadsarchief een metadatastandaard opgesteld die de standaardisatie concernbreed moet helpen bevorderen zodat informatie die op termijn moet worden overgebracht direct van de juiste (categorieën) metadata wordt voorzien. Informatie wordt inhoudelijk beschreven hetgeen ook de samenhang (‘dossiervorming’, ‘zaakgericht werken’) tussen documenten duidelijk maakt. Er wordt vastgelegd in welke vorm (analoog en/of digitaal) de informatie als origineel moet worden beschouwd. Het opslagformaat wordt vastgelegd alsmede met welke programmatuur de informatie te ‘lezen’ is, voor zover nodig. Ook conversie- en migratie-gegevens worden geregistreerd. Gewaarborgd moet worden dat blijvend te bewaren informatie voldoende duurzaam wordt vervaardigd en beheerd. Wettelijk moet deze informatie 100 jaar mee kunnen zonder noemenswaardige achteruitgang. Aan de wettelijke duurzaamheidseisen voor informatie, gegevensdragers en verpakkingsmaterialen wordt momenteel deels voldaan. De gemeentelijke archieven zijn gevormd door de organisatieonderdelen, die (ook) verantwoordelijk zijn voor de duurzaamheid. Uiterlijk op het moment van overbrenging wordt gecontroleerd of aan de eisen voldaan wordt. Daarna is het een verantwoordelijkheid van het Stadsarchief. In principe worden in de bewaarplaats aanwezige in het verleden overgebrachte audiovisuele gegevensdragers tijdig omgezet naar een duurzamer drager. Daarvoor is nog geen beleid vastgesteld; er wordt nu gewerkt aan een volledig overzicht van aanwezige kwetsbare dragers. Bij de overbrenging van archieven wordt ook gecontroleerd of de archiefvormer omslagen en dozen gebruikt heeft die aan de duurzaamheidseisen voldoen. Het Stadsarchief gebruikt zelf qua duurzaamheid goedgekeurd verpakkingsmateriaal. Niet alle in het verleden overgebrachte archiefbescheiden zijn echter verpakt in omslagen en dozen die voldoen aan de huidige duurzaamheidseisen. Er is nog geen exact overzicht opgesteld, maar op dit moment worden archiefbescheiden in het slechtste verpakkingsmateriaal (portefeuilles) en bouwtekeningen omgepakt. Dat maakt onderdeel uit van een vastgesteld "Behoudsplan voor archieven & collecties 2012-2017" (najaar 2012, voor analoge archiefbescheiden). De volgende stap zal zijn het maken van een plan van aanpak inzake 'niet-stabiele', aan autonoom verval aanwezige, bestanden (zoals bijvoorbeeld papier uit 1850-1950). Voor de duurzaamheid van digitale informatie is een Digitaal Preserveringsplan beleidsplan opgesteld (december 2011). Dit zal in samenwerking met Nationaal Archief en Stadsarchief Rotterdam verder ontwikkeld worden. 4. Digitale informatie in het bijzonder Stadsarchief Amsterdam beheert de formeel in de archiefbewaarplaats opgenomen digitale informatie in een zogenoemd e-depot, dat aan de eisen die aan een dergelijke voorziening worden gesteld voldoet.

30

Functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van digitale archiefbescheiden zijn geïmplementeerd. Aanvullend op het hierboven genoemde metadataschema zijn aanvullend technische metadata geïmplementeerd die het technische beheer voor de toekomst moeten faciliteren. In principe worden open opslagformaten gebruikt. De te gebruiken opslagformaten staan vermeld in de Checklist eisen overbrenging archiefbescheiden en de Richtlijn bestandsformaten die Stadsarchief Amsterdam heeft opgesteld. Compressie en encryptie (versleuteling van informatie) maken het beheer van informatie gelet op de lange bewaartermijn niet makkelijker. Het Stadsarchief beheert één bestand waarbij gebruik is gemaakt van encryptie. Dit bestand is dubbel opgeslagen: geëncrypt en zonder encryptie. Het is in 2009 overgebracht met bijbehorende encryptiesleutel en, uiteraard beveiligd, alleen toegankelijk voor Stadsarchief zelf. In de laatste 5 jaar heeft Stadsarchief Amsterdam geen conversie en/of migratie toegepast op de in het e-depot beheerde informatie. Wel is dit meegenomen in het beleid dat is vastgesteld ten aanzien van het beheer van het e-depot. Dit ziet er eveneens op toe dat digitale archiefbescheiden blijven voldoen aan de eisen die de Archiefwet 1995 stelt. 5. Vervanging en vervreemding van informatie Zoals eerder in dit verslag toegelicht is ‘vervanging’ het overzetten van informatie op een andere drager waarna de oorspronkelijke drager met de informatie vernietigd wordt en de nieuwe drager inclusief informatie de status van origineel krijgt. Om te zorgen dat de vervanging van analoge door digitale informatie goed wordt voorbereid en uitgevoerd heeft de gemeentelijke archiefinspectie een procedure opgesteld die ook gevolgd is voor de vervangingsacties (van analoog naar digitaal) die Stadsarchief Amsterdam zelf heeft uitgevoerd. Het gaat om tekeningen uit het Centraal Tekeningen Archief en om archiefbescheiden uit de bevolkingsadministratie: Archiefkaarten, 1939-1994; en Persoonskaarten, 1939-1994. Daartoe is per geval een besluit genomen door de directeur van het Stadsarchief Amsterdam, hiertoe gemandateerd door burgemeester en wethouders; dit geldt tevens als verklaring van vervanging. Een deel van de vervangen (dus analoge) archiefbescheiden is nog niet vernietigd maar dit staat wel al op de planning. De vervanging is uitgevoerd volgens daartoe opgestelde handboeken. De werkwijze die daarin staat beschreven garandeert dat het overzetten van de informatie gebeurt met juiste en volledige weergave ervan in de nieuwe, digitale exemplaren. Aan alle voor vervanging relevante aspecten is aandacht besteed. In de afgelopen 5 jaar zijn geen archiefbescheiden vervreemd. 6. De overbrenging van blijvend te bewaren informatie naar de archiefbewaarplaats Van elke overbrengingsactie van gemeentelijke archiefbestanden naar de archiefbewaarplaats wordt een verklaring opgemaakt die wordt ondertekend door het hoofd van het desbetreffende organisatieonderdeel en door de gemeentearchivaris. De verklaring geeft een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden inclusief eventueel gestelde openbaarheidsbeperkingen. Bij de verklaring wordt als bijlage de desbetreffende archiefinventaris gevoegd.

31

7. De fysieke archiefbewaarplaats en het e-depot Burgemeester en wethouders hebben Stadsarchief Amsterdam bij hun besluit van 29 maart 2011 aangewezen als archiefinstelling ter beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats. Stadsarchief werkt op basis van een kwaliteitszorgsysteem, namelijk het Model van BRAIN (Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland), in combinatie met een eigen gemeentelijke planning- en controlcyclus, en doet mee met de landelijke benchmarking. De gemeente heeft een eigen, uiteraard door Stadsarchief beheerde archiefbewaarplaats (locatie Vijzelstraat 30-34), die bij besluit van burgemeester een wethouders van 28 augustus 2007 is aangewezen per 7 augustus van dat jaar. Van januari 2011 t/m mei 2013 is tevens gebruik gemaakt van de archiefbewaarplaats van het NoordHollands Archief (ca. 1000 strekkende meter), en vanaf juni 2013 wordt gebruikt gemaakt van de archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Alkmaar (ca. 2700 strekkende meter). De archiefbewaarplaats aan de Vijzelstraat 30-34 voldoet momenteel deels aan de wettelijke bouwtechnische en inrichtingseisen. Depot 2K voldoet niet aan de klimatologische eisen. Gedurende 4 maanden per jaar is de relatieve luchtvochtigheid te hoog (boven 60% RV). Ook is sprake van regelmatige waterlekkage in depot 2K. Dit depot bevindt zich deels onder/grenzend aan buitengrond en deels onder de technische ruimte (op verdieping -1). Sinds de inhuizing in 2007 hebben 8 lekkages door het plafond plaatsgevonden, waarbij in 6 gevallen archiefbescheiden nat zijn geworden. Op twee bekende zwakke plekken hangt nu permanent een opvangzeil met afwatering naar een opvangbak. Onduidelijk is in hoeverre bij het aangepaste stellingenplan rekening is gehouden met de maximaal te belasten vloersterkte. De gemeente beschikt over een eigen e-depot voor de bewaring van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot van Stadsarchief Amsterdam. In februari 2012 heeft de Randstedelijke provinciale archiefinspectie, in haar oordeel ondersteund door Het Expertise Centrum, geconstateerd dat het e-depot aan de eisen voor e-depots voldoet. Althans, aan 65 van de 75 eisen uit ED3 (versie 1) bleek te zijn voldaan; aan de overige werd deels voldaan óf zij zijn niet beoordeeld. In ieder geval werd voldaan aan alle eisen die als 'doorslaggevend' gelden. (ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot, is, bij gebrek aan gedetailleerde regelgeving op basis van de Archiefwet 1995 of enige andere wet, een ‘toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie’, opgesteld door het LOPAI, het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs.) 8. Ter beschikking stelling van informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats De in de archiefbewaarplaats berustende informatie is in principe voor eenieder kosteloos te raadplegen en eenieder kan al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken. Kosten die Stadsarchief Amsterdam in rekening brengt zijn vastgelegd in de Leveringsvoorwaarden voor reproducties 2007, bij besluit van de directeur van het Stadsarchief d.d. 14 mei 2007. Van alle geïnventariseerde archieven is bekend of, en welke, openbaarheidsbeperkingen erop rusten en wat de motivatie daarvoor is; de gemeentearchivaris heeft hierin een adviserende rol. Van de nog niet geïnventariseerde archieven is dat nog onbekend. Milieu-informatie krijgt speciale aandacht in die zin dat, conform artikel 15a van de Archiefwet, deze zo weinig mogelijk (in feite: niet) in openbaarheid wordt beperkt. Anderzijds worden enkele bestanden met persoonsgegevens (cliëntendossiers GG&GD) beheerd die ook 75 jaar na overbrenging nog in openbaarheid beperkt blijven. Gedeputeerde staten hebben daarvoor, conform wettelijk voorschrift, machtigingen verleend op 11 mei 2007 en 13 mei 2009.

32

In het 'Reglement voor raadpleging en gebruik van de archiefbescheiden in het Stadsarchief Amsterdam 2009' en de 'Huisregels 2013' zijn regels geformuleerd inzake de afwijzing van raadpleging of gebruik vanwege de onveiligheid van de verzoeker. Regels inzake de afwijzing van raadpleging of gebruik wegens de slechte materiële toestand ontbreken. Op de website wordt hiervan wel melding gemaakt: "Om redenen van conservering of veiligheid kunnen beperkingen worden gesteld aan de raadpleegbaarheid van originele stukken." Stukken die vanwege de slechte materiële toestand niet geraadpleegd kunnen worden zijn geregistreerd in het beheersysteem ABS Archeion. Afwijzingen worden aldus voldoende gemotiveerd en in individuele gevallen wordt desgewenst een nadere toelichting gegeven. De gemeentearchivaris voldoet aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan. Onder andere zijn dossiers uitgeleend aan GGD Amsterdam en Stadsdeel Oost. Er zijn inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden. Deze staan deels op de website vermeld, en meer in detail in de af te sluiten ‘Overeenkomst van bruikleen’. Burgemeester en wethouders hebben op 8 september 2009 een reglement vastgesteld voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte in Stadsarchief Amsterdam, het Reglement voor raadpleging en gebruik van de archiefbescheiden in het Stadsarchief Amsterdam 2009. Hieruit vloeit voort het besluit van de directeur van het Stadsarchief d.d. 4 november 2013: Huisregels bezoekers 2013. Daarbij wordt als kwaliteitshandvest gebruik gemaakt van het Model BRAIN. Dit gebeurt sinds 2003. Ook wordt in dit kader meegewerkt aan de monitor dienstverlening. Het digitaal ‘bezoek’ en gebruik van digitale of gedigitaliseerde informatie wordt gefaciliteerd door de Archiefbank die via de website en in het Informatiecentrum te raadplegen is. 9. Maatregelen bij calamiteiten, veiligheid Voor zover bekend beschikt de gemeente Amsterdam nog niet over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan ‘waarin ten minste procedures inzake de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde (zoals blijvend te bewaren archiefbescheiden) zijn opgenomen’. Er is geen verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden; archiefbescheiden kunnen opgeslagen worden bij Documentenwacht, waarmee een contract is afgesloten. Wel is er een veiligheidsplan. Het betreft het "Collectiehulpverleningsplan Stadsarchief Amsterdam" (januari 2014). Dit is onderdeel van het Integraal Veiligheidsbeleid van het Stadsarchief. De volgende elementen komen aan de orde: CHV-team, taken bij en na brand, taken bij en na wateroverlast, collectie ontruimingsplan, prioriteitenlijst archieven en collecties, telefoon- en adressenlijsten, checklist jaarlijkse CHV aangelegenheden, beredderingsmateriaal/noodvoorraad, plattegronden. Hiermee wordt eenmaal per jaar geoefend maar die oefening bestaat vooralsnog met name uit informatieuitwisseling. Stadsarchief Amsterdam participeert momenteel niet in een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen. Dat geldt ook voor deelname aan incidentenregistratie ten behoeve van het landelijke veiligheidsnetwerk, die overigens door het Stadsarchief wel overwogen wordt. 10. Middelen en mensen Stadsarchief Amsterdam heeft overzichten van de middelen en de mensen die op de diverse taken worden ingezet. Enkele kerncijfers: op de begroting 2014 van Stadsarchief Amsterdam

33

is €11.100.000 gereserveerd voor de kosten verbonden aan onder andere eigen personeel, inhuur van extern personeel, opleidingskosten personeel, verpakkingsmaterialen voor het papieren archief, archiefbewerking, vernietiging, beheer en onderhoud van het gebouw waaronder de depots, externe opslag van archieven, externe digitalisering van archieven, hard- en software, aansluiting bij Documentenwacht. De vaste personeelsformatie van Stadsarchief bedraagt 98 fte (meegerekend zijn dan niet de medewerkers die op projectbasis advies- en uitvoerende werkzaamheden binnen concern Amsterdam uitvoeren: die betreffen niet-overgebracht archief). Daarnaast werkt een aanzienlijk aantal mensen op een andere dan een ambtelijke basis binnen de organisatie: uitzendkrachten, tijdelijke medewerkers, mensen die via een sociale regeling werken, vrijwilligers. Er zijn achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden, namelijk in de ontsluiting (waaronder inventarisatie) van archieven en in de materiële verzorging. Bij de ontsluiting gaat het om ca. 8.000 strekkende meter, op een totaal van 44.000 strekkende meter aanwezige archiefbescheiden (ca. 15%). Bij materiële verzorging is de omvang onbekend. Momenteel worden de zogenoemde portefeuilles omgepakt. Dat betreft ca. 8.000 strekkende meter). Het wegwerken van de achterstanden in ontsluiting zou in de huidige omstandigheden, op basis van een bewerkingssnelheid van een strekkende meter per 8 uur, 64.000 uren vergen, dat is 38,78 mensjaren. De achterstanden zijn ontstaan omdat er in de loop van jaren te weinig medewerkers konden (en kunnen) worden ingezet om de aanwas aan ontoegankelijke archieven het hoofd te kunnen bieden. Bovendien staat er een ‘erfenis’ aan niet goed bewerkte gemeentelijke archieven die ooit zijn overgebracht naar het Stadsarchief in een tijd dat er nog onvoldoende regelgeving was om ervoor te zorgen dat het Stadsarchief deze archieven conform de archiefwetgeving, volledig bewerkt overgebracht kreeg. Zonder ingrijpen zullen de achterstanden naar verwachting nog groeien. Wel is het wegwerken van de achterstanden in een planning opgenomen. Hieraan wordt, met extra ondersteuning van additionele medewerkers en vrijwilligers, doorlopend gewerkt. Het kwaliteitsniveau waaronder de (vereiste en werkelijke) opleiding van de medewerkers alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing en mogelijk de noodzaak de noodzaak daartoe is bekend bij de directie van het Stadsarchief. Er zijn opleidingsplannen en er is budget gereserveerd. Met de huidige bezetting kunnen alle wettelijk verplichte werkzaamheden kwalitatief goed worden uitgevoerd (kwantitatief niet, zie de hierboven vermelde achterstanden). Voor het interne toezicht op het informatiebeheer van de gemeente Amsterdam (14.082 fte) zijn, naast de gemeentearchivaris, onder diens bevelen twee archiefinspecteurs werkzaam (2 fte). De gemeentearchivaris houdt zich naar schatting voor 0,25 fte bezig met zijn toezichttaak, naast de werkzaamheden als directeur van het Stadsarchief en als beheerder van de archiefbewaarplaats – werkzaamheden die in de praktijk in elkaar vloeien. Toezicht houden is daarbinnen dan weer een duidelijk onderscheiden functie.

34

Bijlagen Bijlage 1: Overzicht beheerplannen informatiehuishouding Dit overzicht is bijgehouden tot 20 november 2013. Toelichting kolommen: Kolom 2: Plan vastgesteld/actueel gehouden? Kolom 3: Multidisciplinaire aanpak, in hoeverre (d.w.z. niet alleen vanuit DIV geschreven)? Kolom 4: Volledigheid: aandacht voor alle punten artikel 3 Besluit Informatiebeheer – behandeling van deze punten? Kolom 5: Huidige situatie infobeheer onder de loep genomen? Kolom 6: Aandacht voor sterkten, zwakten, kansen, bedreigingen organisatiespecifiek (SWOT)? Kolom 7: Aandacht voor bevindingen archiefinspectie? Kolom 8: Overzicht verbeterpunten en plan van aanpak opgenomen?

Organisatieonderdeel ACAM

Advies en Onderzoek, Dienst Afval Energie Bedrijf

Amsterdams 4 en 5 mei Comité

Basisinformatie, Dienst Belastingen Gemeente Amsterdam, Dienst Bestuursdienst Amsterdam

Datering en status beheerplan

Multidis ciplinair

Volledig

Situatie infobeheer

SWOT

Inspec tie

Beheerplan informatiehuishouding 2013 vastgesteld door MT 7 maart 2013 Concept, januari 2013

Ja

Ja

Ja

Ja

Nee

?

Nee

Nee

Nee

Nee

Alleen plan van aanpak

Concept, doel is aanleveren definitief plan vóór 01-022013. Definitief

Ja

Ja

Ja

Nee

Nee

Ja

?

Ja

Nee

Nee

Ja

Versie 1.0, d.d. 05-01-2011, vastgesteld door directeur. Geen plan ontvangen, doel is aanleveren plan vóór 01-022013. 29-04-2013 definitieve versie (als zodanig in de begeleidende brief

Ja

Deels, bijv. geen expliciete verklaring dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f). Ja

Ja

Nee

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

35

Verbeterpu nten en plan van aanpak Ja (planning ontbreekt nog)

Organisatieonderdeel

Brandweer AmsterdamAmstelland Dienstverlening en Facilitair Management

Economische Zaken, Dienst GGD Amsterdam

Datering en status beheerplan aangegeven). Opzet voor plan, dec. 2012 Beheerplan 2012 Versie 2.5 (d.d. 03-052011), vastgesteld. Beheerplan 2013 d.d. 31-012013 vastgesteld door MT Vastgesteld door MT 18-122012 Vastgesteld in directieoverleg 12-02-2013

Multidis ciplinair

Volledig

Situatie infobeheer

SWOT

Inspec tie

Verbeterpu nten en plan van aanpak

?

Nee

Ja

Nee

Nee

Nee

?

Nee

Ja

Nee

Nee

Ja

Nee

Nee

Ja

Ja

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

Ja

Nee

Nee

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

Ja (plan van aanpak is beperkt) Ja

Haven Amsterdam

Beheerplan 2011-2012 vastgesteld door MT d.d. 18-102011

ICT, Dienst

Vastgesteld Informatiebeheerplan 2013-2014 d.d. 05-08-2013 (inclusief nulmeting digitaal) is toegezonden per brief d.d. 3110-2013 Definitief, 14/1506-2012

Ja

Ja, m.u.v. expliciete verklaring dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f). Ja, m.u.v. expliciete verklaring dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f). Ja

Ja

Ja

Deels

Nee

Nee

Aangepaste versie, ontvangen 2503-2013, status: niet vastgesteld 16-01-2013 toelichting op planvorming ontvangen,

?

Ja

Deels

Nee

Nee

Ingenieursbureau Amsterdam Infrastructuur, Verkeer en Vervoer, Dienst Kunstraad, Amsterdamse

36

Organisatieonderdeel

Maatschappelijke Ontwikkeling, Dienst

Datering en status beheerplan geen plan, wel overzicht van de informatie en waar aanwezig. Concept d.d. 2911-2012, in januari 2013 vastgesteld door directie DMO

Multidis ciplinair

Volledig

Situatie infobeheer

SWOT

Inspec tie

Verbeterpu nten en plan van aanpak

Ja

Ja, m.u.v. expliciete verklaring dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f). Ja, m.u.v. expliciete verklaring dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f). Nee; plan focust op twee primaire processen om de resultaten daarvan te kunnen extrapoleren. Ja, m.u.v. expliciete verklaring dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f). Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

Ja (maar alléén geënt op aanbevelingen archiefinspectie)

Deels

Nee

Nee

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Metro, Dienst

Concept 12-032013

Nee

Milieu en Bouwtoezicht, Dienst

Vastgesteld door Directieteam 0506-2012

Nee

Ombudsman, Gemeentelijke

Plan d.d. 30-012013

Ja

Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam Project Management Bureau (PMB)

Concept d.d. 1812-2012

Ja (via SWOT)

Beheerplan 2013 vastgesteld door directie (DOP) d.d. 12-03-2013 (voor Project 1012 is een apart plan opgesteld) Definitief concept, 1-112012 Concept

Ja (via SWOT)

Ja, m.u.v. expliciete verklaring dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f).

Ja

Ja

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

?

Nee

Globaal

Ja

Nee

Ja

Ruimtelijke Ordening, Dienst Servicehuis

37

Organisatieonderdeel Personeel Stadsarchief Stadsbank van Lening Stadsdeel Centrum

Datering en status beheerplan Beheerplan d.d. 07-03-2013 Vastgesteld door MT 5-112012 Concept d.d. 0304-2012 (versie 0.1) Beheerplan 2013, versie 1.0, d.d. 05-03-2013, definitief

Multidis ciplinair

Volledig

Situatie infobeheer

SWOT

Inspec tie

Verbeterpu nten en plan van aanpak

Nee

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

?

Ja

Ja

Nee

Nee

Ja

Ja (o.a. op basis van brainstormsessies)

Ja, m.u.v. expliciete verklaring dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f). Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

Ja

Nee

Nee

Stadsdeel Nieuw-West

Definitief (versie 1.4, 29-11-2012)

? (opgesteld door Team Informatiemanage -ment, verder geen vermeldingen)

Stadsdeel Noord

Versie d.d. 2101-2013, volgens melding stadsdeel besproken met en goedgekeurd door stadsdeelsecretaris Beheerplan 2012 (d.d. 2311-2012), vastgesteld door stadsdeelsecretaris Versie 0.30, vastgesteld door DT 15-01-2013

Ja

Ja

Ja

Nee

Nee

Wel aanbevelingen, geen verbeteracties (deze worden opgenomen in het jaarplan 2013 of projectportfolio). Ja

Ja

Nee

Ja

Ja

Nee

Ja

?; noodzaak multidisciplinaire aanpak wordt onderkend. ?

Ja

Ja

Nee

Ja

Ja

Ja, m.u.v. expliciete verklaring

Ja

Nee

Nee

Ja

Stadsdeel Oost

Stadsdeel West

Stadsdeel Zuid

Concept d.d. 0211-2012

38

Organisatieonderdeel

Stadsdeel Zuidoost

Datering en status beheerplan

Multidis ciplinair

Plan d.d. 29-112012 vastgesteld d.d. 12-12-2012

Ja

Concept (dec. 2012)

?

Stadstoezicht

Conceptplan d.d. 27-11-2012

Nee

Verzekeringszaken, Gemeentelijke Dienst / VGA

Vastgesteld door MT overleg 07-02-2013

Ja

Werk en Inkomen, Dienst

Vastgesteld door DT DWI 17-04-2012; nieuwe conceptversie (0.9) d.d. 27-11-2012

Ja

Wonen, Zorg en Samenleven,

Definitief, door MT vastgesteld

Ja

Stadsregio Amsterdam

Volledig

dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f) Ja, m.u.v. expliciete verklaring dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f). Ja, m.u.v. expliciete verklaring dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f). Nee, o.a. geen expliciete verklaring dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f). Ja, m.u.v. expliciete verklaring dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f). Deels, bijv. expliciete verklaring dat systemen aan eisen voldoen (BI art. 3.2.f) ontbreekt.

Ja

39

Situatie infobeheer

SWOT

Inspec tie

Verbeterpu nten en plan van aanpak

Ja

Ja

Nee

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

Aandacht per organisatieonderdeel.

Nee

Nee

Aanbevelingen wel, geen plan van aanpak (overzicht met planning).

Ja

Nee

Nee

Ja

Deels

Nee

Ja

Ja

Nee, wel

Nee

Aanbevelingen inspectie en verbetermaatregelen opgenomen , te verwezenlijken in 2013 (geen gedetailleerd plan van aanpak). Wel verbeterpu

Organisatieonderdeel Dienst Zuidas, Dienst

Datering en status beheerplan

Multidis ciplinair

Volledig

Situatie infobeheer

04-12-2012 Concept, versie 0.3 d.d. 14-012012

Ja (via SWOT)

Ja

Ja

SWOT

risico’s benoe md. Ja

Inspec tie

Nee

Verbeterpu nten en plan van aanpak nten, geen plan van aanpak. Ja

Bijlage 2: reguliere inspectiebezoeken: ACAM Belastingen Gemeente Amsterdam, Dienst Bestuursdienst Amsterdam (nog af te ronden) Brandweer Amsterdam-Amstelland Economische Zaken, Dienst GGD Amsterdam ICT, Dienst Milieu en Bouwtoezicht, Dienst

Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam ProjectManagementBureau Servicehuis Personeel Stadsarchief Stadstoezicht, Dienst Verzekeringszaken, Gemeentelijke Dienst / VGA

Bijlage 3: bemoeienis met reorganisaties, taakoverdrachten, privatiseringen e.d.: Afval Energie Bedrijf Concern Amsterdam integraal Haven Amsterdam Milieu en Bouwtoezicht, Dienst (overgang naar Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied) Politieregio Amsterdam/Amstelland Stedelijk Museum Bijlage 4: archiefruimten die aan de eisen voldoen: Basisinformatie, Dienst Bestuursdienst Amsterdam Dienstverlening en Facilitair Management GGD Amsterdam Haven Amsterdam Ingenieursbureau Amsterdam Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam

ProjectManagementBureau Ruimtelijke Ordening, Dienst Stadsdeel Centrum Stadsdeel Noord Stadsdeel Oost Stadsdeel Zuid Stadsdeel Zuidoost Wonen, Zorg en Samenleven, Dienst

Bijlage 5: bemoeienis met (digitale) vervanging van archiefbescheiden: ACAM Amsterdams Financieel Systeem (voor alle aan te sluiten organisatieonderdelen) Afval Energie Bedrijf Basisinformatie, Dienst Belastingen Gemeente Amsterdam, Dienst Bouw- en woningtoezichtdossiers

GGD Amsterdam Infrastructuur, Verkeer en Vervoer, Dienst Dienst Milieu en Bouwtoezicht Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam (en indirect alle stadsdelen, vanwege inrichting erfpachtbeheerproces)

40

Servicehuis Personeel (en alle organisatieonderdelen die werden aangesloten) Stadsarchief Stadsdeel Centrum Stadsdeel Noord Stadsdeel Oost Stadsdeel Zuid Stadsdeel Zuidoost Waternet Werk en Inkomen, Dienst Zuidas, Dienst

41

42 Bijlage 6: Organisatieonderdelen en andere organisaties die archiefbescheiden hebben overgebracht naar het Stadsarchief Amsterdam:

2012: Datum

Naam overbrenger

Naam en looptijd archief

Archiefnummer

Strekkende Meter

Jan. 2012

Dienst Persoons- en Geo-informatie Adviesraad Diversiteit en Integratie

Archief van de Burgerlijke Stand van Amsterdam: geboorteregisters, 1911 Archief van de Adviesraad Diversiteit en Integratie, 2004-2011

5009

0,85 meter

30745

Juni 2012

Gemeente Amstelveen

30697

Aug. 2012

30534

9 gigabyte

Aug. 2012

Bestuursdienst Amsterdam Dienst Basisinformatie

30400

0,25 meter

Aug. 2012

Dienst Basisinformatie

5180.A

0,25 meter

Aug. 2012

Stadsarchief Amsterdam

5276

4,62 meter

Aug. 2012

SDA Print+Media

275

1,25 meter

Aug. 2012

SDA Print+Media

30038

0,75 meter

Aug. 2012

SDA Print+Media

Archief van de Gemeente Nieuwer-Amstel (Amstelveen); Dienst Gemeentewerken, 1930-1963 Archief van het Programmabureau Één Amsterdam, 2005-2010 Archief van de Dienst Persoons- en Geoinformatie: straatnaambesluiten en huisnummerbeschikkingen, 1948-2008, aanvulling Archief van de Secretarie, Afdeling Publieke Werken, 1946-1970, aanvulling Archief van de Gemeentelijke Archiefdienst, 1848-1990, aanvulling Archief van de Stadsdrukkerij en van het Weduwenfonds bij de Stadsdrukkerij, 1796-1950, aanvulling Archief van de Stadsdrukkerij en van het Gemeentelijk Reclame(bemiddelings)bureau, 19501993, aanvulling Archief van de Stadsdrukkerij en van het Gemeentelijk Reclame(bemiddelings)bureau, 1994-2003

0,25 meter en 0,82 gigabyte 18,75 meter

30645

4,25 meter

Juni 2012

Totaal 31,22 strekkende meters en 9,82 gigabyte

2013: Datum

Naam overbrenger

Naam en looptijd archief

Archiefnummer

Strekkende Meter

Feb. 2013

Dienst Basisinformatie

5009

0,85 meter

Mrt. 2013

Dienst Basisinformatie

30408

0,25 meter

Mrt. 2013

Stadsdeel Centrum

30840

1,5 meter

Mrt. 2013

Stadsdeel Centrum

30841

1,5 meter

Mrt. 2013

Stadsdeel Centrum

30168

4 meter

Mrt. 2013

Stadsdeel Noord

30093

Mrt. 2013

Dhr. A. van der Hulst

Archief van de Burgerlijke Stand van Amsterdam: geboorteregisters, 1912 Archief van het Bevolkingsregister: persoonskaarten, 1939-1943, aanvulling Archief van de Woningonttrekkingscommissie, 1940-2003 Archief van de Dienst Ruimtelijke Ordening; beeldarchief coördinator straatmeubilair, 1985-1996 Archief van de Dienst Bouw- en Woningtoezicht, aanvulling, 1860-1987 Archief van de Noorderbegraafplaats en de dorpsbegraafplaatsen; aanvulling, 18412012 Archief van de Centrale/Gezamenlijke

2,37 meter en 6,31 gigabyte 0,25 meter

42

5453

43

Mrt. 2013

Dhr. A. van der Hulst

Mrt. 2013

Dhr. A. van der Hulst

Mrt. 2013

Dhr. A. van der Hulst

Juni 2013

Dienst Ruimtelijke Ordening

Juni 2013

Aug. 2013

Dienst Ruimtelijke Ordening Dienst Ruimtelijke Ordening Dienst Ruimtelijke Ordening Dienst Ruimtelijke Ordening Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Amsterdam Museum

Aug. 2013

Stadsdeel Centrum

Aug. 2013 Aug. 2013

Stadsdeel Noord Dienst Wonen, Zorg en Samenleven / Bureau Onderzoek en Statistiek Dienst Wonen, Zorg en Samenleven

Juni 2013 Juni 2013 Juni 2013 Juli 2013

Dec. 2013

Commissie tot wering van schoolverzuim te Amsterdam, aanvulling, 1901-1969 Archief van de Commissie tot wering van schoolverzuim, ressort III te Amsterdam, aanvulling, 1924-1948 Archief van de Commissie tot wering van schoolverzuim, ressort IV te Amsterdam, aanvulling, 1902-1968 Archief van de Commissie tot wering van schoolverzuim, ressort onbekend, mogelijk ressort II te Amsterdam, aanvulling, 19081930 Archief van de Dienst Publieke Werken; Sector Stadsontwikkeling, aanvulling 19281979 Archief van de Dienst Ruimtelijke Ordening, 1980-1989 Archief van de Amsterdamse Planologische Commissie, 1990-2000 Archief van de Dienst Ruimtelijke Ordening, 1990-2000 Archief van de Amsterdamse Planologische Commissie, 1990-2000 Archief van de Sportraad; aanvulling, 1952-1996 Archief van de Dienst Historische Musea; Amsterdams Historisch Museum, 19851994 Archief van de Dienst Binnenstad, 19962002 Archief van Stadsdeel Noord, 1981-1990 Collectie Kenniscentrum Amsterdam; publicaties over statistiek, 1895-2006 Archief van de Stedelijke Woningdienst, 1994-2002

Totaal 318,01 strekkende meters en 6,31 gigabyte

43

5454

0,25 meter

5455

0,25 meter

5456

0,25 meter

5344

9,5 meter

30648

36,87 meter

30660

2,67 meter

30715

70,5 meter

30716

15,75 meter

30352

0,50 meter

30869

6,75 meter

30714

53,5 meter

30712 30525

51 meter 31 meter

30705

28,5 meter