Hoofdstuk 1 Het archief- en informatiebeheer van de gemeente Putten...5

Zaaknummer

*331691*

Hoofdstuk 1 Het archiefen informatiebeheer van de gemeente Putten ............5 1.1

Inleiding ....................................................................................................... 5

1.2

Het opstellen van een Documentair Structuurplan..................................... 6

1.3.

Model van het Documentair Structuurplan DSP ......................................... 8

1.4

Factoren en ontwikkelingen die invloed hebben of krijgen op het archiefen informatiebeheer ...................................................................... 9

1.5

Doel van informatieen archiefbeheerstructuur ...................................... 10

1.6

Randvoorwaarden, wetgeving en regels ................................................... 10

1.7

Vormgeving archieffunctie ........................................................................ 11

1.8

Wat levert het uitvoeren van het DSP op .................................................. 13

1.9

Risico’s en knelpunten voor archiefen informatiebeheer ....................... 14

1.10

Organogram van de gemeente Putten ...................................................... 16

1.11

Missie van de gemeente Putten en visie op de organisatie ...................... 17

1.12

Missie en visie op het archief en informatiebeheer ................................. 17

Hoofdstuk 2 Organisatie van archiefen documentair informatiebeheer .........18 2.1

Archiefwet en -regelgeving........................................................................ 18

2.2

Zorg, beheer en verantwoordelijkheid archiefbeheer .............................. 20

2.3

Kwaliteitsproces archiefen informatiebeheer ......................................... 23

2.4

Afdelingsbeleidsstukken en Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken ......................................................................... 25

2.5

Archiefstructuur......................................................................................... 26

2.6

Archievenoverzicht .................................................................................... 28

2.7

Gemeentearchief Putten ........................................................................... 30

2 van 50

Hoofdstuk 3 Kennis- en handelingenbank, de kern van de digitale bedrijfsvoering .................................................................................35 3.1

Archief- en informatiebeheer, iOverheid , een voorwaarde voor e-Overheid.................................................................................................. 35

3.2

Zaakgericht werken .................................................................................... 35

3.3

Digitaal werken .......................................................................................... 37

3.4

Metadata .................................................................................................... 38

3.5

Kennis- en handelingenbank ...................................................................... 39

Hoofdstuk 4 Programmatuur en duurzaamheid archiefbescheiden ...................44 4.1

Zorgplicht en duurzaamheid ...................................................................... 44

4.2

Bewaren van digitale archiefbescheiden: het e-Depot .............................. 44

4.3

Kwaliteitseisen materialen ......................................................................... 48

4.4

Migratie en conversie................................................................................. 48

4.5

Opslag van bestanden ................................................................................ 49

4.6.

Overzicht van huidige programmatuur en hardware ................................ 50

Bijlagen Bijlage 1

Acties

Bijlage 2

Risicoanalyse op het archiefen informatiebeheer

Bijlage 3

Beleidslijn conversie, migratie en substitutie

Bijlage 4

Overzicht materialen die de gemeente heeft gebruikt

Bijlage 5

Overzicht software

Bijlage 6

Procesbeschrijving Registratie

Bijlage 7

Procesbeschrijving Archivering

Bijlage 8

Procesbeschrijving Vervanging

3 van 50

Geraadpleegde bronnen Archiefwet 1995 / Archiefbesluit 1995 / Archiefregeling 2009 NEN-ISO 15489-1 en 2(NL) Informatie en documentatie – Informatie – en archiefmanagement NEN-ISO 2082 Eisen voor functionaliteit van informatieen archiefmanagement in programmatuur NEN-ISO 23081 Informatie en documentatie – Processen voor informatieen archiefbeheer – Metadata voor archiefbescheiden NEN-ISO 27002 Informatietechnologie - Beveiligingstechnieken – Code voor informatiebeveiliging ED3: Eisen Duurzaam Digitaal Depot, Versie 2.0 (2012) Lopai referentie kader opbouw digitaal Informatiebeheer (RODIN) KING Zaak- en Procesgericht werken Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken Handreiking Strategie elektronische gemeente Zaaktypecatalogus GEMMA Informatiearchitectuur Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en E-Overheid (NUP) VNG Rendement met informatiemanagement Laat DIV maar schuiven De andere Overheid kan niet zonder DIV Baseline Informatiehuishouding gemeenten (2011) Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI‟s) (2012) „Nieuwe schoenen‟: Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht (2012) ICTU: Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast WABO in relatie tot archiefbeheer Het Midoffice: Elektronische dienstverlening tussen frontoffice en backoffice (door Roovers, Kuiper en Keller) 2007 Publicaties Digital Display VIP/DOC magazine Proces en document magazine VNG magazine VHIC magazine Od, Maandblad van de SOD Wouter J. Keller: De gemeente in de cloud: Het nieuwe (zaakgericht) werken! EGEM; Gemma Zaaktypecatalogus Doxis MO3; van analoog naar digtaalVHIC Management met informatie HMDI Ria Maarssen, Ik teken dus ik ben www.vngnet.nl www.digidiv.nl www.doxis.nl www.vhic.nl http://www.e-overheid.nl/onderwerpen/over-het-nup www.nationaalarchief.nl www.digital.nl www.digitaalbestuur.nl www.kbenp.nl www.lopai.nl www.sod-opleidingen.nl

4 van 50

Hoofdstuk 1 1.1

Het archiefen informatiebeheer van de gemeente Putten

Inleiding

Archieven hebben een sleutelrol in administratieve openheid en democratische verantwoording. Daarnaast zijn ze de bewaarplaats van het collectieve sociale geheugen. Om de verantwoording goed te laten plaatsvinden, is van belang dat bij het ontstaan van documenten aspecten met betrekking tot archiefbeheer worden geregeld. Goed archiefen informatiebeheer is een voorwaarde voor het functioneren van het openbaar bestuur en voor de toegankelijkheid van de informatie voor burgers. Informatie is een middel dat een steeds belangrijkere rol in de samenleving krijgt. Het is daarmee ook een onmisbaar, meer risicovol en duurder middel binnen de bedrijfsvoering geworden. Vanwege de rol die het archiefen informatiebeheer heeft in de moderne samenleving en in de democratie heeft de Unesco in 2011 de Universele Verklaring voor Archieven vastgesteld. De verklaring luidt als volgt: “Archieven leggen besluiten, handelingen en herinneringen vast. Archieven zijn uniek en onvervangbaar erfgoed, doorgegeven van generatie op generatie. Archieven worden vanaf hun vorming zo beheerd, dat zij hun waarde en betekenis behouden. Zij zijn gezaghebbende bronnen van informatie, die verantwoord en transparant bestuurlijk handelen ondersteunen. Zij spelen een wezenlijke rol in de ontwikkeling van de samenleving door het veilig stellen van en het bijdragen aan individueel en gemeenschappelijk geheugen. Vrije toegang tot archieven verrijkt onze kennis van de samenleving, bevordert democratie, beschermt burgerrechten en verhoogt de kwaliteit van het leven.” Gemeenten moeten meer gaan doen met minder geld. Digitaal werken biedt daarvoor mogelijkheden en kansen: een kwalitatief hogere dienstverlening tegen lagere kosten. Om dit mogelijk te maken is duurzame en betrouwbare informatie noodzakelijk. Informatie gaat kriskras door de gehele organisatie heen, veelal volgens vooraf gedefinieerde informatiestromen. Het archief staat niet langer „achter muren‟, maar is een harde realiteit bij proceswerkzaamheden.

1

De gemeente Putten legt een basis voor een goed archiefen informatiebeheer in het Documentair Structuurplan (DSP). In het DSP worden relaties gelegd tussen weten regelgeving, organisatiestructuur, werkprocessen en de neerslag daarvan. Het is ook, het woord zegt het al, een „plan‟. Het DSP bevat plannen om het archiefen informatiebeheer verder te verbeteren. Tevens geeft het inzichten in actuele ontwikkelingen die invloed hebben op archiefen informatiebeheer. De gemeente is zelf verantwoordelijk voor het beheer van de eigen informatie. Met het DSP heeft de organisatie een instrument in handen waarmee ze de doelmatigheid en rechtmatigheid van de informatievoorziening kan sturen. Het DSP is naast een beleids- en beheersinstrument ook een verbeterinstrument. Het DSP leidt tot acties welke zijn beschreven in bijlage 1. 1

Archivering is een commodity, interview met Geert-Jan van Bussel, in Od, juli/augustus 2012. Geert-Jan van Bussel is bijzonder lector Digital Archiving & Compliance aan de Hogeschool van Amsterdam.

5 van 50

1.2

Het opstellen van een Documentair Structuurplan

Elk overheidsorgaan heeft de plicht om “de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren” (artikel 3 van de Archiefwet 1995). Omdat elke overheidsorganisatie archief vormt waarvan een deel ook belangrijk blijft voor de samenleving, krijgt dat de status van „cultuurhistorisch erfgoed‟ en wordt dat blijvend bewaard als een morele verplichting naar die samenleving. Om de beschikbaarheid en toegankelijkheid van de overheidsarchieven in de toekomst te waarborgen heeft de Minister van Onderwijs, Cultuur en 2

Wetenschap de Archiefregeling vastgesteld, als nadere uitwerking van het Archiefbesluit 1995. Ook met deze weten regelgeving blijft het digitale archiefbeheer een lastige zaak. Om in de digitale omgeving te blijven voldoen aan de Archiefwet en -regelgeving heeft de Vereniging Nederlandse Gemeente (VNG) in samenwerking met Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeente (KING) een handreiking opgesteld voor het archiefen informatiebeheer, de zogenaamde Baseline informatiehuishouding (Verseon 255264). Het eerste onderwerp van de Baseline is de veranderingen en uitdagingen waar het archiefen informatiebeheer voor staat, hierbij is een beleidsplan een „must‟. De gemeente Putten heeft dit gerealiseerd met dit DSP. Daar de ontwikkelingen op het gebied van archiefen informatiebeheer in beweging blijven, wordt dit plan om de twee jaar herzien. Het toegankelijk maken en houden van informatie vereist vakgerichte deskundigheid. Dit gold al voor het beheer van „papieren‟ informatie en geldt zeker voor het beheer van digitale informatie, dat vele malen complexer is. Digitale informatie moet in de juiste context onder controle zijn en blijven, vanaf het begin van een zaak tot en met het bewaren of vernietigen. Het achteraf ordenen van digitale gegevens, het bepalen welk document (van de tientallen digitale versies of kopieën) de juiste is, is naast een bijna onuitvoerbare en zeer arbeidsintensieve taak, een bijna onmogelijke financiële last. Het DSP wordt vormgegeven vanuit het vakgebied van het archiefen informatiebeheer vanwege de benodigde specifieke vakkennis van de principes van archiefen dossiervorming, het ontsluiten van documentaire informatie en het duurzaam beheer van (papieren of digitale) documenten. Door verdere digitalisering en het automatisch verwerken van informatie is het essentieel om een kwaliteitsproces te hebben, inclusief borgingen door middel van auditing. De gemeente Putten heeft op het gebied van archiefen informatiebeheer al veel zaken duurzaam geregeld. Om het papieren archief ook voor toekomstige generaties goed te bewaren, beschikt de gemeente over een goedgekeurde archiefbewaarplaats. Digitale bestanden die voor bewaring in aanmerking komen, dienen ook duurzaam bewaard te worden. Daartoe is de gemeente bezig een „elektronische‟ archiefbewaarplaats te implementeren. Binnen de gemeente Putten is gezocht naar een „smart‟ oplossing, op basis van hetgeen al geregeld is. Om digitale archiefbescheiden langdurig duurzaam te bewaren, is binnen het huidige

2

Staatscourant 2010 nr. 70

6 van 50

document/recordmanagement gezocht naar mogelijkheden om een e-Depot te realiseren. Een e-Depot is niet alleen een harden softwarevoorziening; het is: “Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige harden software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.”

3

Het archief bevat informatie die onontbeerlijk is voor de dagelijkse werking van een organisatie en vormt een onmisbaar instrument inzake kennisbeheer. Om de functies van het archief goed tot zijn recht te laten komen, is een goed archiefbeheer wettelijk verplicht. Het DSP is ook een instrument om verantwoord archiefbeheer in een digitale omgeving te kunnen neerzetten. Het hart van het archiefen informatiebeheer is de kennisen handelingenbank. Aan de hand hiervan worden zaken en documenten in de juiste context gezet en voorzien van metadata. De kennisen handelingenbank (zie hoofdstuk 3) groeit steeds mee met nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen en is inmiddels niet meer weg te denken als een vaste basis voor de documentaire structuur binnen de Puttense organisatie.

3

ED3: Eisen Duurzaam Digitaal Depot, versie 2.0 (2012)

7 van 50

1.3. Model van het Documentair Structuurplan DSP

Documentair Structuurplan gemeente Putten Toegankelijkheid archiefbescheiden Zaaksgewijze ordening 1. Het archiefen informatiebeheer van de gemeente Putten

2. Organisatie van archiefen documentair informatiebeheer

3. Kennis- en handelingenbank, de kern van de digitale bedrijfsvoering (Afdelingskaarten per Beleidsterrein en Documentair Informatiemodel) (art. 12: 2 en 4)

4. Programmatuur en duurzaamheid archiefbescheiden (artikel 11)

(art. 12: 3)

Inleiding Het opstellen van een Documentair Structuurplan Het Puttens Model van het Documentair Structuurplan Factoren en ontwikkelingen die invloed hebben op het archiefen informatiebeheer Doel van informatieen archiefbeheerstructuur Randvoorwaarden, wetgeving en regels Vormgeven archieffunctie Wat levert een DSP op Risico en knelpunten Organogram gemeente Putten, organisatiestructuur vanaf 5 oktober 2010 Missie van de gemeente Putten en Visie op de organisatie Missie en Visie op het informatie en archiefbeheer (informatievoorziening)

Archiefwet- en regelgeving Zorg, beheer en verantwoordelijkheid archiefbeheer

Archief- en informatiebeheer iOverheid, een voorwaarde voor e-Overheid

Zaakgericht werken

Digitaal werken

Kennisen handelin genbank (Metadat a)

Technische hulpmiddelen

Kwaliteitsproces archiefen informatiebeheer Afdelingsbeleidstukken en Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken Archiefstructuur Archievenoverzicht

Specifieke werkprocessen: -bestuurlijke besluitvorming; -moties en amendementen; -externe zaken(in- en uitgaande post); -interne processen (zaken); -archiefvorming; -facturen; -meldingen openbare ruimte; -verordeningen; -omgevingsvergunningen; -contractbeheer.

De Kennis- en Handelingenbank vormt het hart van het Documentair Structuurplan. De Kennis- en Handelingenbank is in hoofdzaak een digitale (Verseon) aangelegenheid. Het opstellen van afdelingskaarten gebeurt aan de hand van dossiers en overleg met de vakafdelingen. De begrotingsstructuur is leidend .Het trefwoord duidt het proces/zaak aan. Om een voorbeeld te geven van hoe relaties tussen trefwoorden met andere gegevens tot stand worden gebracht, treft u hieronder relaties aan van trefwoorden met onderwerp.

Gemeentearchief Putten Trefwoord

Onderwerp

Omgevingsverunning Bodemonderzoek Jaarrekening Capaciteitsplan Benodigdheden en hulpmiddelen Benodigdheden en hulpmiddelen Agendacommissie

Arendlaan 33 Hoge Einderweg 3 Regio Noord-Veluwe Interne Zaken Gemeente Putten Openbare Werken 12 september 2013

Digitaal wordt de afdelingskaart zo ingericht dat d.m.v. hyperlinken de hierboven weergegeven opsomming van gegevens afzonderlijk zichtbaar wordt. Met name voor de procesbeschrijving is dat van belang. Zie programma Verseon®

e-Depot

Zorgplicht en duurzaamheid Het bewaren van digitale archiefbescheiden e-Depot Kwaliteitseisen materialen Migratie en conversie Opslag van bestanden Overzicht van huidige programmatuur en hardware

1.4

Factoren en ontwikkelingen die invloed hebben of krijgen op het archiefen informatiebeheer

De maatschappij ontwikkelt zich rap verder richting een informatiesamenleving: een open samenleving, waarin digitale informatie onmiddellijk beschikbaar is. Daarnaast verandert de samenleving van een verzorgingsstaat naar een participatiesamenleving. De overheid speelt hierop in met haar dienstverlening en verdergaande decentralisaties zoals die in het Sociaal domein. Gemeenten ontwikkelen zich tot dé poort naar de overheid. In contacten met de overheid wordt van burgers en bedrijven meer zelfredzaam verwacht. De informatie die de overheid inzet, moet betrouwbaar, authentiek, integer zijn („compliance‟). Vaak is de informatie die de gemeente produceert een start van een proces bij een ander overheidsorgaan. Archiefvisie (2011) Vanuit het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) is een visie geformuleerd om landelijk te komen tot een archieffunctie die „toekomstvast is‟. Dit is verwoord in de Archiefvisie (2011). Deze richt zich op archiveren en de omgang met digitale informatie in het digitale tijdperk. Kerndoelstelling is de inrichting van een optimaal functionerende informatieketen tussen archiefvormer (zorgdrager / beheerder) archiefbewaarplaats (beheerder / beschikbaarsteller / archivaris) 4

archiefgebruiker (burger / wetenschapper / journalist) . Voor burgers betekent dit dat overheidsinformatie beter vindbaar is en sneller openbaar wordt. In de Archiefvisie worden vijf onderling samenhangende onderwerpen onderscheiden: duurzaamheid, openbaarheid en selectie, collectievorming, toegankelijkheid, archiefbestel. Aan de Archiefvisie is een programma gekoppeld: de Innovatieagenda. Hierin worden deze onderwerpen „programmalijnen‟ genoemd. De gemeente Putten gebruikt de uitkomsten en bevindingen van de programmalijnen voor haar toekomstig archiefbeheer en zal daar waar nodig haar beleid aanpassen. Op het gebied van openbaarheid en selectie heeft de gemeente Putten een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in het leven geroepen. Visiebrief minister Plasterk (2013): Digitale overheid in 2017 In het regeerakkoord is de doelstelling opgenomen dat de dienstverlening door de overheid beter moet. Bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal afhandelen. De samenleving verandert in een hoog tempo en de manier waarop burgers en overheden met elkaar communiceren verandert mee. Digitale communicatie

4

Bestuurlijke afspraken Innovatieagenda Archiefconvenant 2012-2016. Minister Bussemaker (OCW), het Interprovinciaal Overleg (PIO), de Unie van Waterschappen (UvW) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben afspraken gemaakt om het archief van de overheid toegankelijker en duurzamer te maken.

heeft de afgelopen jaren een hoge vlucht genomen. De samenleving heeft zich de laatste jaren ontwikkeld van een e-samenleving, waarin de nadruk lag op technologische mogelijkheden, naar een (informatie)-samenleving waarin informatiestromen van steeds groter belang zijn. Ook bij de gemeente Putten worden processen steeds meer digitaal. Dit vereist een goed archiefbeheer zodat geborgd wordt dat digitale informatie betrouwbaar en authentiek is, in het van belang voor de bedrijfsvoering, verantwoording en cultuurhistorie. De gemeente Putten wil bij het digitaal werken (al bij de creatie van informatie) meteen zorgen dat het archiefbeheer goed geregeld is, dat wil zeggen volgens de normen van een goede, geordende en geordende staat. Alleen dan kan een besluit genomen worden op basis van de juiste gegevens, binnen de juiste context. Op basis van een goed archiefbeheer kan de efficiency in de bedrijfsvoering worden vergroot. Door een goed archiefbeheer in een digitale omgeving neer te zetten is het ook mogelijk om nieuwe kantoorconcepten te ondersteunen zoals „het nieuwe werken‟. 1.5

Doel van informatieen archiefbeheerstructuur

Om te waarborgen dat informatie die ontstaat in (werk)processen van voldoende kwaliteit is, om diezelfde processen te kunnen ondersteunen en achteraf te kunnen reconstrueren voor verantwoording, bewijs en beleidsevaluatie, goed beheer van informatie noodzakelijk. Hoe belangrijker het proces en de informatie in het proces, hoe beter het beheer van informatie binnen die processen gewaarborgd moet worden. De informatiewaardeketen wordt steeds meer gezien als de kern van digitaal archiveren en compliance. Met de informatiewaardeketen wordt de procesketen bedoeld die de creatie, de vastlegging, de structurering, het beheer, het behoud, de toegankelijkheid, de distributie, de beveiliging, de waardering, de vernietiging en de toetsing van informatie realiseert. Om informatie in een proces te kunnen gebruiken, moet deze voldoen aan een aantal eisen, zoals identiteit, integriteit, authenticiteit, autorisatie en onweerlegbaarheid. Dit moet met juridische, organisatorische en technische maatregelen gewaarborgd worden. 1.6

5

Randvoorwaarden, wetgeving en regels

Het informatiebeheer moet voldoen aan wetgeving, regels en afspraken, normen, standaarden en andere kaders. Deze vorm van compliance vindt plaats binnen de archieffunctie. Hiervoor is een kwaliteitsproces ingericht, waarop zowel interne als externe auditering plaatsvindt. De resultaten worden in het jaarverslag van het gemeentearchief verwerkt. Met dit jaarverslag legt B en W, als zorgdrager voor het archiefen informatiebeheer, verantwoording af aan de gemeenteraad. De provinciale archiefinspectie monitort het gemeentelijk archiefen informatiebeheer.

5

Interview G.J. van Bussel bijzonder lector Digital Archiving & Compliance aan de Hogeschool van Amsterdam

10 van 50

De Wet Openbaarheid van Bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Archiefwet 1995 schrijven voor hoe de overheid moet omgaan met gegevens die door haar zijn opgemaakt of ontvangen. In de Archiefwet en in daaraan gekoppelde regelgeving is vastgelegd op welke wijze informatieen archiefbeheer dient plaats te vinden omwille van goede bedrijfsvoering en om te waarborgen dat het cultureel erfgoed behouden blijft. Met een vaste structuur onder de informatie en een juiste ordening van gegevens moet de samenhang van informatie vanuit de verschillende vakgebieden (en vakapplicaties) duidelijk zijn. Informatie dient vindbaar en uitwisselbaar te zijn. Om te kunnen voldoen aan eisen van authenticiteit en integriteit dient het brondocument gewaarborgd te zijn. 1.7

Vormgeving archieffunctie

Door de decentralisatie in het Sociaal domein komen er nieuwe taken op de gemeente af. De archieffuncties (t.b.v. verantwoording, transparantie, bewijsvoering, goede bedrijfsvoering, cultuurhistorie en beschikbaarstelling) moeten deze taken geborgd zijn. Voor een optimale inrichting van archiefen informatiebeheer zullen op alle niveaus van de organisatie nieuwe vragen gesteld worden en beantwoord moeten worden. Om de functie van het archiefbeheer duidelijk te maken, wordt gebruik gemaakt van het 9-vlaksmodel van prof.dr. Rick Maes. Het 9-vlaksmodel legt verbindingen tussen het primaire proces, het archiefen informatiebeheer en de ICT-ondersteuning. In een effectieve en efficiënte organisatie is het archiefen informatiebeheerdomein gepositioneerd als verbindende schakel tussen het primaire proces en ICT op alle niveaus strategisch tactisch en operationeel.

Afbeelding uit de Doxis WABO-monitor gemeente Putten

11 van 50

Aan de hand van dit model zal de archieffunctie voor de decentralisaties kunnen worden ingericht. Voor de inrichting van de archieffunctie is een actiepunt 1 opgenomen (zie bijlage 1). In de digitale werkomgeving moeten archiefen informatiebeheerders betrokken worden op het moment dat processen ontworpen worden. Op dat moment kan de archieffunctie worden gewaarborgd en kan contextinformatie geborgd worden. Het lean maken van enkele processen zoals in de planning staan heeft gevolgen voor de archiefvorming. Dit impliceert een actieve houding vooraan de informatieketen. De GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA) vormt de basis voor de gemeentelijke informatiearchitectuur en is richtinggevend bij het realiseren van een elektronische overheid. De GEMMA-informatiearchitectuur gaat over informatiefuncties, gegevens, applicaties en landelijke voorzieningen die kunnen worden ingezet bij de dienstverlening aan klanten: burgers, bedrijven en instellingen. Informatiearchitectuur gaat ook over het verzamelen en beheren van de gegevens die voor deze dienstverlening nodig zijn. Het is de landelijke referentiearchitectuur voor het inrichten van zowel bedrijfsvoering als informatievoorziening van de gemeente. Daarbij gaat GEMMA uit van zaakgericht werken, een midofficearchitectuur en het koppelen van werkprocessen en informatiesystemen met berichten op basis van XML en webservices (technieken binnen StUF).

6

Op basis van het Gemma Afgeleide plaat Informatiearchitectuur (applicatie + voorzieningen uit het NUP) is in 2012 gekeken waar en wat al gerealiseerd was van de voorzieningen. In het plaatje is een overzicht gegeven van de kennisen handelingenbank (zie 3.5 Kennis en handelingenbank)

6

voorstel I&A Beleid 2013-2015 Verseon 329775

12 van 50

Gemma informatiestructuur

7

8

Het Verseon-pakket is bij de aanschaf gepositioneerd als een midoffice-systeem ; het bevat o.a. een zakenmagazijn, de procesgang, het DMS/RMS en een koppeling naar het frontoffice en verschillende backoffice-applicaties. De gemeente Putten bouwt daarmee al vanaf 2007 aan de informatievoorziening die leidt tot een „dik‟ midoffice.; De verdere uitbouw van Verseon als midoffice-systeem is als actiepunt opgenomen (zie bijlage 1). 1.8

Wat levert het uitvoeren van het DSP op

De burger, de verschillende bestuurs- en beleidslagen en de individuele ambtenaar zijn erbij gebaat dat documentaire informatie zodanig wordt gestructureerd, zodat relevante, actuele en betrouwbare informatie op elk benodigd tijdstip, in de juiste samenhang, toegankelijk is. Het DSP levert o.a. het volgende op: Verbeterde dienstverlening. Basis voor het interactief communiceren tussen burger en gemeente. Verhoogde kwaliteit en betrouwbaarheid van informatievoorziening. Kwaliteitsverbetering, en daardoor kostenvermindering. Overzichtelijk gegevensbeheer (ook ten gunste van burgers en bedrijven). Basis voor de Elektronische Overheid (e-Government). Verhoogde transparantie van de organisatie.

7 8

Presentatie t.b.v. werkgroep Midoffice BPO/2007/3586 Advies digitale dienstverlening samengesteld bij de aanschaf Verseon

13 van 50

Het stelt de burger in staat het overheidshandelen te controleren en daarover te oordelen. Het maakt het handelen van de gemeente reconstrueerbaar. Bij een volledig digitaal proces: kosten- en tijdsbesparing. Er ontstaat overzicht van papieren- en digitale informatiestromen binnen de gemeente. De structuur van het archief sluit aan op de werkprocessen. Er wordt efficiëntie bereikt in het archiefbeheer met een continue kwaliteitsbewaking. De verantwoordelijkheid ligt op de werkplek. De documentflow is te beheren en te beheersen. Er komen gegevens beschikbaar t.b.v. de bedrijfsvoering, als bijv. gemiddelde behandeltijden, toe-, of afname van diensten/activiteiten, ontstaan van piekbelasting. Er ontstaan prestatie-indicatoren en resultaatmaatstaven. Mogelijkheden voor gegevensuitwisseling en koppelingen. Minder bedenkingen en bezwaren door de kleinere foutenkans bij informatieverstrekking. Mogelijkheden om behandeltijden te verkorten, met als gevolg economische voordelen. Door opslag in een goed archiefsysteem kan informatie uit documenten hergebruikt. Door het beschrijven van het archiefen informatiebeheer wordt het eenvoudiger om informatie uit te wisselen met ketenpartners. Door een goed archiefen informatiebeheer is de gemeente in staat om haar processen beter „in control‟ te hebben.

1.9

Risico’s en knelpunten voor archiefen informatiebeheer

Om de risico‟s in kaart te brengen wordt regelmatig een risicoanalyse op het archiefen informatiebeheer uitgevoerd. Deze maakt deel uit van het kwaliteitssysteem. De risicoanalyse bevat de volgende hoofdonderwerpen: organisatie en processen, beveiliging, koppelingen, archiefbeheer, middelen en personeel. De meest recente risicoanalyse (287127) is uitgevoerd in 2012. Begin 2014 wordt, als onderdeel van de reguliere werkzaamheden, opnieuw een risicoanalyse uitgevoerd. De risico‟s worden gekwantificeerd door het bepalen van de kans dat een dreiging zich voordoet en de gevolgen daarvan (Risico = Kans X Gevolg). Grote risico‟s waarop nog maatregelen moeten worden genomen, zijn als actiepunt opgenomen in het DSP. De kleine risico‟s zijn alleen benoemd. Wanneer de gemeente voldoet aan de wettelijke eisen t.a.v. de documentaire informatiehuishouding worden daarmee risico‟s vermeden die verstrekkende gevolgen zouden kunnen hebben op het gebied van:

14 van 50

Dienstverlening: door incomplete of zoekgeraakte dossiers kunnen klanten niet goed geholpen worden en ontstaat gebrekkige dienstverlening. Efficiënte en effectieve bedrijfsvoering: als veel tijd verloren gaat met zoeken naar dossiers, losse stukken of digitale gegevensbestanden, als niet goed is omschreven wat de status, de procesgang en de verblijfplaats van de archiefstukken is, wordt „lean‟ werken binnen de organisatie onmogelijk. Lean management focust op het voorkomen van verspilling: extra tijd, arbeid of materiaal dat wordt gebruikt om een product of dienst te leveren zonder dat het waarde toevoegt. Juridische bewijslast: als dossiers incompleet of zoek zijn, bestaat het risico dat rechtszaken worden verloren omdat bewijsstukken niet aanwezig zijn. Administratieve en financiële verantwoording: incomplete dossiers of gegevensbestanden bemoeilijken het verantwoorden van het overheidshandelen aan controle-instanties of hogere overheden. Ook bestaat het gevaar dat verplichtingen niet tijdig worden beëindigd omdat de betreffende overeenkomst zoek is. Cultuurhistorisch erfgoed: door onzorgvuldig handelen kan informatie van cultuurhistorische waarde verloren gaan. Mogelijke knelpunten zijn: Tekort aan gekwalificeerde medewerkers i.v.m. arbeidsmarktkrapte. Hoge kosten vanwege achteraf te regelen informatieen archiefbeheer. Hogere beheerkosten en grote risico‟s voor bestuurders door archivering in verschillende systemen. Gevolgen van het niet op orde hebben van te verstrekken gegevens in verband met het ingaan van de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen. Gevolgen van het niet op orde hebben van te verstrekken gegevens in verband met de Wet dwangsom. Gevolgen van het niet tijdig inspelen/anticiperen op nieuwe wettelijke taken/verplichtingen. Archiefoplossingen voor digitale bescheiden die niet voldoen aan Archiefwet en regelgeving. Ontbreken van planningen en kwaliteitbewaking. Het niet tijdig scheiden van te vernietigen / niet te vernietigen informatie waardoor achterstanden ontstaan, met als gevolg inhaalslagen tegen extra kosten. Geen verantwoording kunnen afleggen als er onvoldoende metagegevens worden opgenomen. Kosten van migratietrajecten i.v.m. duurzaamheid van digitale informatie. Kosten van substitutie van archiefbescheiden. Kosten van restauratie van archiefbescheiden. Kosten van ontzuren van archiefbescheiden. Informatiegaten. Gevolgen van verlies van informatie door conversieslagen bij systeemvervanging.

15 van 50

1.10

Organogram van de gemeente Putten

Organisatiestructuur vanaf 5 oktober 2010

16 van 50

1.11

Missie van de gemeente Putten en visie op de organisatie

De missie van gemeente Putten Het streven naar een optimaal welzijn voor de inwoners van Putten en vanuit dat gegeven er alles aan doen om de diverse functies van de gemeente op een daarbij passend niveau in te richten. De visie op de organisatie De organisatie levert een bijdrage aan de voorbereiding en uitvoering van plannen en verleent diensten op basis van door het bestuur uitgezette lijnen. Hieruit voortgevloeid zijn er uitgangspunten vastgesteld voor de gemeentelijke organisatie: om te komen tot een klantgerichte, verantwoordelijke en doelmatige ambtelijke organisatie zijn korte lijnen tussen beleid en uitvoering nodig en is het krijgen en nemen van verantwoordelijkheid op alle niveaus in de organisatie een belangrijke voorwaarde. Hierbij dienen de communicatielijnen eveneens zo kort mogelijk te zijn. Het gaat daarbij zowel om verticale communicatie (tussen leidinggevende en medewerker) als om horizontale communicatie (tussen organisatieonderdelen). Een dergelijke organisatie vereist een doorzichtige structuur met een beperkt aantal organisatieonderdelen en met een duidelijk en logisch samenhangend takenpakket, alsmede met een beperkt aantal hiërarchische niveaus. 1.12 Missie en visie op het archief en informatiebeheer (informatievoorziening) Afdeling Interne Zaken heeft als missie om het informatieen archiefbeheer van de gemeente op orde hebben waardoor informatie vindbaar en toegankelijk is. De visie voor een goed informatiebeheer is dat het archiefen informatiebeheer begint bij de bron. Bij het ontstaan van een document worden meteen de juiste metadata, in het juiste format, vastgelegd in het midoffice. Om dit te realiseren is Verseon als midoffice-pakket aangeschaft, waaraan systemen die archiefinformatie produceren worden gekoppeld. Het informatiebeheer kan op deze manier eenduidig plaatsvinden. Wanneer geen koppelingen mogelijk zijn, is digitaal informatiebeheer niet of nauwelijks mogelijk. De informatie moet zoveel mogelijk centraal benaderbaar zijn. Wanneer de archiefbescheiden voldoen aan de eisen van de Archiefwet zullen zij daardoor betrouwbaar, authentiek en volledig zijn.

17 van 50

Hoofdstuk 2

2.1

Organisatie van archiefen documentair informatiebeheer

Archiefwet en -regelgeving

Informatievoorziening speelt een centrale rol in de bedrijfsvoering. Met regie en controle op de juiste handelwijze en een zorgvuldig archiefen informatiebeheer kan besluitvorming plaatsvinden op basis van de juiste gegevens. De gemeente is voor het uitvoeren van taken gehouden aan weten regelgeving. De Wet Openbaarheid van Bestuur, de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Archiefwet schrijven voor hoe de overheid moet omgaan met gegevens die door haar zijn opgemaakt en ontvangen. Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995 De Archiefwet verplicht de gemeente haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te houden, ook als deze niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen. 9

De zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente is ingevolge artikel 31 van de Archiefwet opgedragen aan burgemeester en wethouders. De wet biedt een formeel kader voor de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden, vanaf ontstaan tot en met vernietiging of blijvende bewaring. Hoofdbeginsel van de archiefwetgeving betreft de openbaarheid van overheidsarchieven na een bepaalde tijd. Een goede zorg en deskundig beheer zijn nodig om de openbaarheid waar te maken. Archiefbescheiden die ouder dan twintig jaar zijn en volgens de selectielijst

10

niet voor

vernietiging in aanmerking komen, dienen na die periode formeel overgedragen te worden aan de archiefbewaarplaats. Deze overbrenging is zeer fundamenteel omdat hiermee de archiefbescheiden openbaar worden. Openbaarheid volgens de Archiefwet betekent dat iedereen recht op inzage in de stukken heeft. Deze vorm van openbaarheid gaat verder dan de Wet Openbaarheid van Bestuur, die alleen recht op informatie geeft. De zorgdrager (B en W) kan bij de overbrenging openbaarheidsbeperkende bepalingen stellen. Op onderdelen is de Archiefwet nader uitgewerkt in het Archiefbesluit. Op hun beurt zijn artikelen uit het Archiefbesluit verder uitgewerkt in de Archiefregeling. Archiefwet en -regelgeving kent per 1 januari 2013 enkele wijzigingen. Belangrijk zijn de wijzigingen die ingegeven zijn door het van kracht worden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in 2012. Het sturende toezicht dat de provincie vooraf uitoefende op de gemeentelijke archiefketen, is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Het college van B en W moet zich in de eerste plaats gaan verantwoorden aan de gemeenteraad voor de archiefwettelijke taken (zie hoofdstuk 2.2.3).

9

Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten (Art. 1c, Archiefwet 1995). 10 Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (geactualiseerde versie 25 juni 2012)

18 van 50

Archiefregeling De Archiefregeling bevat ministeriële regels met betrekking tot de duurzaamheid, de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten / archiefbewaarplaatsen. De regeling betreft nadrukkelijk ook digitale informatie. De Archiefregeling geeft up-to-date richtlijnen voor goed en duurzaam archiefbeheer. Aan dit laatste is, gezien de voortgaande digitalisering, grote behoefte. In de Archiefregeling zijn nieuwe regels opgenomen voor de vervanging van papieren archiefbescheiden. Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer In de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer is vastgelegd op welke wijze de gemeente Putten invulling geeft aan de uitvoering van de Archiefwet en de daarmee verband houdende regels. Archiefverordening gemeente Putten In de Archiefverordening is geregeld hoe het college als zorgdrager inhoud geeft aan de zorg voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De verordening is door de gemeenteraad (als toezichthouder) op 3 februari 2011 vastgesteld. Besluit informatiebeheer gemeente Putten Het Besluit Informatiebeheer bevat regels over de verantwoordelijkheid voor het beheer, de registratie, ordening, selectie en vernietiging, raadpleging en overbrenging van archiefbescheiden. In deze regels wordt aangegeven wie ambtelijk verantwoordelijk is en wie de uitvoering op zich neemt van het archiefen informatiebeheer. Ook zijn er procedures rondom vernietigen en vervangen van archiefbescheiden en rondom overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Het Besluit Informatiebeheer is op 6 april 2011 door het college vastgesteld. Overige weten regelgeving Op het gebied van archiefen informatiebeheer is meer weten regelinggeving van toepassing. De meest in het oog springende zijn: Wet Openbaarheid van Bestuur. (Deze wet regelt het recht op informatie van de overheid. Tot het moment van overdracht van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats is deze wet van toepassing op de openbaarheid van archiefbescheiden.) Wet Bescherming Persoonsgegevens.

19 van 50

Algemene Wet Bestuursrecht. (Deze wet regelt o.m. de verhouding tussen bestuursorganen van belanghebbenden en kan van belang zijn bij besluiten tot vaststelling van een selectielijst. Deze wet kent ook bepalingen inzake het elektronische berichtenverkeer (e-mail en fax).) Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. (Dit wetboek handelt over de bewijsfunctie van authentieke archiefstukken in de artikelen 156 tot en met 161.) Wet Gemeenschappelijke Basisadministratie Persoonsgegevens. Auteursrecht. Burgerlijk Wetboek. Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer. Wet Elektronische Handtekening. Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen. (Voor de uitwisseling van informatie is een handboek beveiligingsprocedure opgesteld. In het handboek zijn niet alleen procedures voor de uitwisseling opgenomen, maar ook voor de eigen bedrijfsvoering waarin de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van gegevens is beschreven.) Wet eenmalige gegevensuitvraag werk en inkomen. (De uitvoering wordt o.a. gerealiseerd met het digitaal klantdossier. Hierin worden alle werken inkomensgegevens van klanten van verschillende overheidsinstanties bewaard.) Wet dwangsom. Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO). Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). 2.2

Zorg, beheer en verantwoordelijkheid archiefbeheer

Zorg Zorg is de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet: verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden en die zaken die noodzakelijk zijn om efficiënt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals voldoende en geschikte huisvesting, deskundig personeel, het vaststellen van beheersvoorschriften en voldoende financiën. De belangrijkste verplichting die de Archiefwet aan de overheidsorganen oplegt is de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. De zorg voor de gemeentelijke archiefbescheiden is ingevolge de Archiefwet opgedragen aan B en W. Deze zorg is uitgewerkt in de Archiefverordening die is vastgesteld door de gemeenteraad.

20 van 50

Het college dient te zorgen voor: een goedgekeurde archiefbewaarplaats en voldoende en doelmatige archiefruimte; het aanwijzen van een beheerder/beheerders; het aanstellen van voldoende en deskundig personeel; vervaardiging en bewaring archiefbescheiden dat behoud voldoende is gewaarborgd; voldoende middelen op de gemeentebegroting; het vaststellen van regels voor beheer voor niet overgebrachte archiefbescheiden; verantwoording aan de gemeenteraad. De zorgplicht t.a.v. digitale archiefbescheiden gaat steeds nadrukkelijker een rol spelen. Er komen daardoor steeds extra taken bij. Medewerkers dienen hiervoor middels extra scholing toegerust te worden. Beheer Beheer is een uitvoerende taak. Tot het beheer behoort het in goede (materiële) staat bewaren, ordenen en toegankelijk maken, beschikbaar stellen en vernietigen van archiefbescheiden. De beheerder is degene die onder verantwoordelijkheid van de zorgdrager (B en W) de ambtelijke verantwoordelijkheid draagt voor de juiste uitvoering van de werkzaamheden. Veel artikelen in de Archiefwet en in het Archiefbesluit stellen regels m.b.t. onderdelen van het beheer, zowel vóór als na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Om archieven in „goede en geordende staat‟ te hebben, zijn in het Besluit Informatiebeheer bepalingen betreffende de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en inzake het beheer van documenten (met inbegrip van e-mail) opgenomen. In het besluit heeft het college de afdeling Interne Zaken belast met deze taken. De archivaris beheert de overgebrachte archiefbescheiden. De archieven worden overgebracht worden naar archiefbewaarplaats c.q. het e-Depot. Regie en toezicht Om te zorgen dan de regels in de Archiefwet worden nageleefd, regelen de Archiefwet en het Archiefbesluit het toezicht op de zorg en op het beheer. De gemeente Putten heeft conform de Archiefwet een archivaris aangesteld. Deze persoon is volgens de gemeentelijke Archiefverordening belast met het beheer van de archiefbewaarplaats. De archivaris adviseert het college van B en W en zorgt dat deze middels het jaarverslag verantwoording kan afleggen aan de gemeenteraad. Interne Zaken zorgt dat aan het begin van het werkproces de structuur wordt aangeven om te waarborgen dat aan het eind van elk proces de informatie op een effectieve en efficiënte manier wordt opgeslagen (de regiefunctie).

21 van 50

In de Archiefverordening is het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geregeld. Daarbij let de archivaris op de toegankelijkheid van archieven, de materiële verzorging, de veilige berging, de tijdige selectie en overbrenging van de archieven naar de archiefbewaarplaats. Er wordt gewerkt vanuit de visie dat een goed archiefen informatiebeheer bij de bron begint. Om dit te realiseren is de toezichtfunctie geïntegreerd in de kwaliteitsprocessen voor het archiefen informatiebeheer. Toezicht op de zorg Toezicht op de zorg betekent het toezicht houden op de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. Dit toezicht wordt voor de gemeentes uitgeoefend door Gedeputeerde Staten. Het feitelijk toezicht wordt uitgeoefend door een aan dit college van GS ondergeschikte ambtenaar, de provinciale archiefinspecteur. Met het van kracht worden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in 2012 is het interbestuurlijk toezicht fors veranderd. Dit toezicht is meer generiek van aard en zal in principe alleen achteraf plaatsvinden. Vertrouwen in de bestuurslaag waar een taak is belegd, staat voortaan voorop. Daarbij past dat gemeenten inzicht geven in hun eigen kwaliteit. Dit zal in eerste instantie plaatsvinden door de verantwoording die de colleges van B en W afleggen over het gevoerde beleid aan hun gemeenteraden. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het generieke toezicht. Om het verslagleggen over het archiefbeheer van de colleges van B en W te structureren, heeft de VNG een raamwerk van archiefindicatoren opgesteld: de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI‟s). Beantwoording van de KPI‟s geeft inzicht in het voldoen van de gemeente aan de wettelijke verplichtingen en vereisten die door de Archiefwet worden gesteld. Het generieke, interbestuurlijk toezicht zal in eerste instantie alleen achteraf plaatsvinden. Het college van GS heeft de volgende generieke instrumenten tot haar beschikking: schorsing en vernietiging van besluiten en indeplaatstreding bij taakverwaarlozing. Toezicht op het beheer Toezicht op het beheer betekent het toezicht houden op de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden. De gemeentearchivaris is tevens belast met dit toezicht bij de archieven van gemeenschappelijke regelingen voor zover deze archieven worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats waarvan hij beheerder is. De archivaris heeft een adviserende rol richting de zorgdrager (B en W) en stelt deze op de hoogte van de situatie rondom het archiefen informatiebeheer.

22 van 50

2.3

Kwaliteitsproces archiefen informatiebeheer

Het archiefen informatiebeheer moet duurzaam zijn zodat authenticiteit en integriteit van archiefbescheiden gewaarborgd zijn. Hiertoe hanteert de gemeente Putten een kwaliteitsproces. Dit kwaliteitsproces is gebaseerd op de Deming Cirkel. Door het uitvoeren hiervan zorgt archief en informatiebeheer ervoor dat het kwaliteitsniveau continu verbeterd wordt en gewaarborgd is.

De activiteiten zijn: PLAN :

Eens in de twee jaar wordt een beleidsplan (DSP) opgesteld voor het archief en informatiebeheer. Het DSP wordt vastgesteld door het college.

DO :

De acties die voortkomen uit het DSP worden vertaald naar het afdelingsplan.

CHECK : De gemeentearchivaris checkt het beleid en de gevoerde acties door middel van audits. De uitkomsten hiervan worden beschreven in het jaarverslag van de gemeentearchivaris. Dit jaarverslag wordt aangeboden aan de gemeenteraad. ACT :

Aan de hand van het jaarverslag worden indien nodig acties ondernomen. Deze worden op genomen in het afdelingsplan. Dit afdelingsplan wordt gebruikt voor input voor het DSP.

Niveaus van controle Het kwaliteitsproces bestaat uit vier lagen. Het doel daarvan is om regie te kunnen voeren op verschillende niveaus. Vier taakniveaus worden onderscheiden: 1. uitvoerende niveau; 2. procesverantwoordelijke; 3. niveau archivaris; 4. niveau provinciale archiefinspectie. Op eerste drie niveaus is sprake van de Deming Cirkel. Op het vierde niveau is sprake van verantwoording naar een hoger echelon.

23 van 50

Er zijn zowel interne als externe controlemechanismen benoemd. Er vindt zowel interne als externe controle plaats, in de vorm van audits. Op de eerste drie niveaus zal een afwijking van de normen leiden tot bijstelling van de taken. Het vierde niveau kan tot ingrijpen van de provincie leiden. De volgende tabel laat zien hoe invulling is gegeven aan de verschillende niveaus van controle. Schema niveaus kwaliteitscontrole Niveau

Wie

Wat

uitvoerend

informatieen

- voldoen de registraties aan - volgens vaste richtlijnen toetsen

archiefmedewerk er (DIVmedewerker, registrator)

de gestelde eisen? - zijn de juiste metadata toegekend? - zijn de scans goed?

Hoe van de werkzaamheden. - controle bij het afdoen en archiveren van de documenten op vastgestelde eisen.

- is de zaak compleet? - zijn de zaken afgerond? proces-

beleids-

- voldoen de procedures?

- uitvoeren risicoanalyse

verantwoordelijk

medewerker IZ

- worden de procedures

- 2 x per jaar steekproef

door iedereen juist toegepast? - blijft de kwaliteit van het

- werken volgens de OTAPmethode (er is een Ontwikkelomgeving waarin

archiefen

wordt gewijzigd, daarna wordt

informatiebeheer overeind

dit doorgevoerd naar de

bij wijzigingen?

Testomgeving, na Acceptatie worden de veranderingen door gevoerd in de Productieomgeving)

niveau archivaris

archivaris /

voldoet de gemeente aan

- jaarlijks uitvoeren audit

beleidsmedewer

weten regelgeving?

- uitvoeren risicoanalyse

ker IZ niveau provinciale

provinciaal

heeft de gemeente een

archiefinspectie

archiefinspecteur

procedure zodat zij kan blijven voldoen aan weten regelgeving?

24 van 50

Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken Op uitvoerend niveau wordt de kwaliteit gewaarborgd door het Kwaliteitshandboek WerkWijzer. Interne Zaken. In dit handboek staat de werkwijze beschreven van de diverse werkprocessen die onder het archiefen informatiebeheer vallen. De archivaris toetst op hoofdlijnen de procedures en toetst of er gewerkt wordt zoals is afgesproken. Door het periodiek bijstellen van het handboek wordt dit actueel gehouden. Een onderdeel van het kwaliteitsproces is de risicoanalyse die uitgevoerd wordt op het archiefen informatiebeheer (zie hoofdstuk 1.9). 2.4

Afdelingsbeleidsstukken en Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken

Behalve de vastgestelde regelgeving wordt de kwaliteit van het archiefen informatiebeheer ook geborgd in beleidsnotities. Het college van burgemeester en wethouders bevestigen daarmee de vastgelegde afspraken. De beleidsnotities worden via een vastgesteld onderhoudsschema getoetst aan de actualiteit en indien nodig bijgesteld.

Titel Archiefverordening, vastgesteld door raad, d.d. 03-02-2011, Verordening (202733), voorstel (202727) Besluit Informatiebeheer, vastgesteld door college B en W d.d. 03-04-2011 (218108) Documentair Structuurplan, vastgesteld door college B en W d.d. 15-07-2009 (168064) Kwaliteitshandboek Interne Zaken (170052) Vijfjaarlijkse vernietigingsronde dossier 10531 Notitie opbergen vertrouwelijke/geheime stukken, vastgesteld door college B en W d.d.19-04-2010 (186178) Jaarplanning Interne Zaken (211792) Notitie archivering website, vastgesteld door college B en W d.d. 01-04-2010 (184762) Beleidslijn conversie, migratie en substitutie, vastgesteld door college B en W d.d. 26-01-2011 (189270) Beleidslijn archivering omgevingsvergunningen, vastgesteld door directie d.d. 02-03-2010 (182806) Handboek Vervanging, vastgesteld door college B en W d.d. 01-04-2010 (218469) Acquisitieprofiel, vastgesteld door college B en W d.d. 22-02-2010 (181039) Machtiging Gedeputeerde Staten vervanging, d.d. 05-04-2011 Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken Om goede onderlinge communicatie en samenwerking te bewerkstelligen worden werkafspraken, werkinstructies en handelwijzen vastgelegd in het Kwaliteitshandboek WerkWijzer. Hierdoor wordt helderheid in de organisatie verschaft over de wijze van werken en het waarom van deze werkwijze. Tevens kan met behulp van dit handboek de kwaliteit

25 van 50

van het werken verbeterd worden. De jaarlijkse toetsing aan de actualiteit is opgenomen in de jaarplanning Interne Zaken. De werkwijze voor taken binnen Interne Zaken die niet zozeer een relatie hebben met archief en documentaire informatievoorziening, zijn vastgelegd in handboeken (telefoon, receptie en huishoudelijke dienst). 2.5

Archiefstructuur

Om voor de hele organisatie de informatie goed toegankelijk te hebben, is de archiefstructuur bepalend. De structuur dient als raamwerk voor de ordening en opberging van de documenten, en Om de toegankelijkheid van de fysieke informatiebestanden optimaal te laten zijn, dient de structuur helder en eenduidig te zijn, zodat er snel en doeltreffend kan worden gewerkt. De archiefstructuur is eveneens van belang voor de indeling / rubricering van digitale documenten zodat zaken in de juiste context geplaatst en teruggevonden kunnen worden en managementrapportages kunnen worden gegenereerd. In de structuur is de voor overheden landelijk toegepaste Basisarchiefcode opgenomen. Deze code heeft een indeling op organisatie, personeel en taken. Opbouw Voor de opbouw van het fysieke archief wordt gebruikgemaakt van de beginselen in de Handleiding Opbouw Bestuursarchief (ODRP 1995). Dit houdt in dat bij de opberging onderscheid wordt gemaakt tussen onbelangrijke stukken, de zgn. „VOS-stukken‟ (Voorselectie Onbelangrijke Stukken), op termijn te vernietigen dossiers en te bewaren dossiers. De VOS-stukken hebben een kortstondige informatiewaarde. Deze worden ongeperforeerd, vindbaar op code, in dozen geplaatst. Documenten die een langere termijn bewaard moeten worden, worden in zuurvrije dossieromslagen geplaatst en volgens de Basisarchiefcode opgeborgen. Digitale archivering vindt zaaksgewijs plaats. De structuur is vastgelegd in de kennisen handelingenbank. Bijzondere archivering Binnen de kaders van de Basisarchiefcode en de Handleiding Opbouw Bestuursarchief vindt overleg met de vakafdelingen plaats als er specifieke wensen voor opberging bestaan. Afspraken daarover worden vastgelegd in de Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken (170052). Er zijn aparte afspraken gemaakt voor: Vertrouwelijke en geheime stukken. Bodemonderzoeken. Ingetrokken bouwvergunningen. Uitleningen.

26 van 50

Vanaf 1990 zijn alle dossiers en ook alle verleende bouwen milieuvergunningen geregistreerd in Verseon. De opbouw van digitale dossiers werd daarmee in gang gezet. Vanaf 1 oktober 2010 (de invoering van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO)), is volledige digitale dossiervorming van de vergunningen in Verseon een feit. Papieren archivering van de vergunningen vindt niet meer plaats. Dit geldt nog niet voor alle dossiervorming. Uitlening van dossiers Om het intern uitlenen van papieren dossiers onder controle te houden worden papieren dossiers via een registratie in het DMS/RMS uitgeleend. Omdat de dossiers op naam worden geregistreerd, is traceerbaar wie de dossiers heeft. Eens in de maand wordt een overzicht vervaardigd van dossiers die langer dan zes weken zijn uitgeleend. Dit overzicht wordt naar medewerkers verstuurd die deze dossiers nog in hun bezit hebben, met het verzoek de dossiers te retourneren of, zo nodig, over te laten boeken of de uitleentermijn te verlengen. Wanneer voor een bepaalde procedure de hulp van een extern bureau wordt ingeschakeld, kan het nodig zijn dat voor de uitvoering van taken papieren dossiers nodig zijn. Er is besloten dat hiervoor een machtiging van het college moet worden gevraagd (Besluit Informatiebeheer, 218108). Worden dossiers buiten het gemeentehuis geplaatst, dan wordt een lijst opgemaakt van de desbetreffende dossiers. Deze lijst wordt door de medewerkers en de ontvanger ondertekend. Bij terugkomst wordt dezelfde procedure gevolgd. In het DMS/RMS wordt van deze handelingen aantekening gemaakt. De archivaris monitort de uitleningen. Ook de uitleningen aan externe bureaus. Bij het uitbesteden van taken moeten tevens afspraken gemaakt worden over de archiefvorming en dossiervorming. Deze dienen vastgelegd te worden in dienstverleningsovereenkomsten. Ketenpartners en archivering De overheid werkt steeds meer ketengewijs. Waarbij niet één overheidsorganisatie een product maakt, maar meerdere overheidsorganen aan een product werken. Vaak is geen sprake van een hiërarchische relatie. De gemeente Putten is dan afhankelijk van de kwaliteit van het informatieen archiefbeheer van die andere organisaties. Welke gevolgen dit heeft voor archivering zal verder moeten worden onderzocht. Vernietiging De Archiefwet schrijft voor dat documenten die voor vernietiging in aanmerking komen ook daadwerkelijk vernietigd moeten worden. Het archief wordt daardoor beheersbaar en beter toegankelijk. Vernietiging van archiefbescheiden en dossiers vindt zowel fysiek als digitaal

27 van 50

plaats. De vernietiging vindt plaats volgens de geldende selectielijsten. De gemeente gebruikt de landelijke selectielijsten: - “Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven”, vastgesteld op 7 november 1983 (deze is geldend voor archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen vóór 1 januari 1996). - “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”, geactualiseerde versie, 25 juni 2012. In de lijsten worden de geldende bewaartermijnen genoemd. Daarna moet tot vernietiging worden overgegaan tenzij een van de uitzonderingscriteria wordt gehanteerd. De werkwijze is opgenomen in het Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken (170052). De gemeente vernietigt eens in de vijf jaar. Voordat daadwerkelijke vernietiging plaatsvindt, wordt een lijst opgesteld met beschrijvingen van de archiefbescheiden die vernietigd kunnen worden. Deze vernietigingslijst wordt na overleg met betrokken afdelingen en na beoordeling en goedkeuring van de archivaris, vastgesteld door het college. Nadat de fysieke dossiers zijn vernietigd, wordt via een script tot vernietiging van de digitale dossiers overgegaan. Daarna wordt een Verklaring van vernietiging opgemaakt. 2.6

Archievenoverzicht

Binnen de gemeente Putten wordt op verschillende plaatsen archief gevormd en bewaard. Het overgrote deel van het dynamisch (lopende zaken) en semi-statisch archief van de gemeente bevindt zich centraal bij de afdeling Interne Zaken. Kleinere archiefgedeelten worden, onder toezicht van de archivaris, „decentraal‟ bewaard. Hierover, en over de wijze van aanleveren en opbergen van stukken, zijn afspraken gemaakt. Deze liggen vast in het Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken (170052) en in de Jaarplanning Interne Zaken (211792). Dynamisch archief Het dynamische archief (archiefblokken 1990-2005 (deels) en 2006-2020) bevindt zich in paternosterkasten op de afdeling Interne Zaken. Voor een groot gedeelte is het archief digitaal te raadplegen. Het te bewaren archief wordt gecontroleerd en zoveel mogelijk gereedgemaakt om t.z.t. te worden overgedragen aan het statisch archief als het archiefblok is afgesloten. Doordat bij de archivering al een splitsing is gemaakt in 'te bewaren' en 'te vernietigen' stukken bespaart dat tijd bij de overdracht. Een deel van het dynamisch archief bevindt zich in de archiefbewaarplaats, te weten de bouwen sloopvergunningen, milieuvergunningen, rioleringsvergunningen en bodemonderzoeken. Deze zijn rechtstreeks op perceel toegankelijk. Naast de archiefbewaarplaats en de paternosterkasten bij Interne Zaken worden er ook archiefbescheiden bewaard bij andere afdelingen. Over het beheer en de overdracht aan het

28 van 50

centrale archief zijn afspraken gemaakt en vastgelegd in het Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken. Afdeling Bestuur, Personeel, Organisatie en Burgerzaken (BPOB) De personeelsdossiers van medewerkers die in actieve dienst zijn van de gemeente Putten, bevinden zich in ladekasten. De kasten staan in een speciale archiefruimte op de afdeling BPOB. Over het beheer en de uitlening zijn afspraken gemaakt. Het archiveren gebeurt door medewerkers van Interne Zaken. De sleutel van de kasten waarin de dossiers staan, zijn alleen in het bezit van de archivaris en, onder diens toezicht, de medewerker Personeelszaken. Met het cluster Burgerij zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop en de termijnen waarbinnen stukken m.b.t. bevolkingsadministratie, burgerlijke stand, paspoorten, rijbewijzen enz. op de afdeling bewaard mogen blijven voordat deze worden aangereikt ter archivering. Met het cluster Voorlichting zijn afspraken gemaakt over het digitaal opbergen van de gemeentelijke informatiepagina‟s in de plaatselijke pers. Met het cluster Bezwaar en beroep zijn afspraken gemaakt over het digitaal archiveren van de processtukken van de commissie voor de Bezwaarschriften. Met het secretariaat zijn er afspraken gemaakt over de archivering van kabinetszaken. Afdeling Bouwen, Ruimtelijke Ordening en Milieu Er zijn afspraken (criteria) vastgelegd voor wat wel, en wat niet wordt opgeborgen in de perceelsdossiers. Ook zijn afspraken gemaakt over de archivering en werkwijze van de WABO-documenten. Samenleving Met deze afdeling zijn afspraken gemaakt over de wijze van opbergen van stukken in de paternosterkasten. Ook over de jaarlijkse afvoer en opslag van cliëntendossiers liggen afspraken vast. De dossiervorming vindt nog niet digitaal plaats, bovendien is er geen koppeling met Verseon; dit is opgenomen als actiepunt (zie bijlage 1). Naast de digitale archiefomgeving dient ook de archiefbewaarplaats met de papieren archieven op orde gehouden te worden. Op de diverse afdelingen staan kasten met daarin documenten die (nog) niet zijn aangeleverd aan Interne Zaken. Dit zijn verborgen achterstanden. Zie actiepunt 9, bijlage 1. Website De informatie die op de website gepubliceerd wordt, valt onder de Archiefwet. Aan de geplaatste informatie kunnen rechten worden ontleend. Door informatie rechtstreeks vanuit Verseon of, via Verseon, vanuit een backoffice-applicatie op de website te plaatsen, kan controle op de geplaatste informatie blijven plaatsvinden. Documenten voor het bestuurs- en raadinformatiesysteem worden rechtstreeks vanuit Verseon op de website geplaatst. Documenten die worden geplaatst vanuit Verseon, worden gelogd. Dit houdt in dat datum en tijd van plaatsing van het document worden vastgelegd. Door vast te leggen welke versie

29 van 50

van een document gedurende een bepaalde tijd op de website heeft gestaan, kan reconstructie plaatsvinden. Afgesproken is dat bij de ontwikkeling van een „dik‟ midoffice alle relevante informatie zal worden opgeslagen in de midoffice-applicatie (advies digitale dienstverlening 140118). Met deze afspraken wordt o.a. beoogd dat voorkomen wordt dat de informatie van de website verloren gaat. Het archiveren van websites is nog volop in ontwikkeling en er zijn nog geen echt sluitende methodes. Deze ontwikkelingen worden gevolgd om te kijken of er al betere mogelijkheden zijn. De gemeente Putten heeft gekozen voor een oplossing die voorlopig toereikend is. Van de bestaande website wordt elke maand een volledige kopie gemaakt van de database en de opbouw van de website; deze wordt beheerd in de archiefbewaarplaats. Hierover zijn afspraken gemaakt met ICT. Deze afspraak is vastgelegd in de jaarplanner van de afdeling en in het Kwaliteitshandboek Interne Zaken. Semi-statisch archief In de archiefbewaarplaats bevindt zich een aantal semi-statische archieven. Het gaat hier om dossiers die afgesloten zijn, maar die nog niet officieel overgedragen zijn aan de archiefbewaarplaats. Deze worden minder vaak geraadpleegd dan dynamische archieven. Om de dienstverlening zo optimaal mogelijk te houden zijn de dossiers ondergebracht in de archiefbewaarplaats. Deze ruimte is dichtbij de afdeling Interne Zaken. Het lichten van deze dossiers wordt hierdoor versneld. Voor de opbouw en ordening van deze archieven is gebruikgemaakt van de Basisarchiefcode (BAC). De vorming van digitale dossiers vindt plaats in Verseon. Vanaf 2004 worden alle ingekomen fysieke documenten geregistreerd, gescand en zijn digitaal beschikbaar. Opgeborgen documenten, zowel opzichzelfstaande als documenten die tot een zaak behoren worden elektronisch in het dossier geplaatst op het moment dat ook fysieke opberging plaatsvindt. Van de dossiers die vallen onder de archiefblokken 1990-2005 en 2006-2020 zijn de beschrijvingen ingevoerd in Verseon en voorzien van een dossierkenmerk. Dit geldt ook voor de beschrijvingen van alle perceelsdossiers (bouwvergunningen, hinderwetvergunningen en milieuvergunningen) vanaf ca. 1945. 2.7

Gemeentearchief Putten

Archiefbewaarplaats De archiefbewaarplaats is in de periode 2003 geheel vernieuwd en in 2011 aangepast aan de nieuwste regels. Gedeputeerde Staten van Gelderland heeft zijn goedkeuring aan de verbouwing van de archiefbewaarplaats verleend. In de archiefbewaarplaats wordt het Puttense culturele erfgoed bewaard. Dit betreft niet alleen gemeentelijke archieven maar ook collecties van particulieren. De overgebrachte

30 van 50

archieven in de archiefbewaarplaats zijn in principe openbaar, tenzij daarop beperkende bepalingen van kracht zijn. In het kader van beveiliging en veiligheid hebben alleen de archivaris, en onder zijn toezicht de medewerkers van archiefen informatiebeheer en medewerker(s) van gebouwenbeheer, toegang tot de archiefbewaarplaats. De archivaris controleert op vaste tijden of de archiefbewaarplaats aan de gestelde eisen voldoet. Door een klimaatbeheersysteem wordt de ruimte gecontroleerd op het klimaat. Daarbij wordt de temperatuur en luchtvochtigheid constant gemeten en geregistreerd. Het systeem geeft een signaal als de waarden niet juist zijn. De archivaris controleert beide waarden minimaal eens per maand op basis van een uitdraai uit het systeem. Zij zorgt ervoor dat er zo weinig mogelijk schommeling in de temperatuur en luchtvochtigheid is. De ruimte wordt gecontroleerd op netheid en wordt schoongemaakt om o.a. stof te verwijderen. De archivaris controleert daarnaast ook op netheid en mogelijke sporen van zilvervisjes en/of papiervisjes. In de archiefbewaarplaats staan ook archieven die nog ontsloten moeten worden. Hiervoor is niet voldoende menskracht en tijd voorhanden. Voor de archieven en collecties is een prioritering voor bewerking aangebracht. De provinciale archiefinspectie heeft in het inspectierapport 2010 aangegeven dat in ieder geval het archiefblok 1940-1975 eind 2012 klaar moest zijn. Deze termijn is niet gehaald; de provinciale archiefinspecteur is hiervan op de hoogte gebracht, de werkzaamheden worden in 2014 afgerond. (actiepunt 8, zie bijlage 1) Het Puttens Historisch Genootschap (PHG) helpt ons met het nader toegankelijk maken van archieven en collecties. Archievenoverzicht / statisch archief De gemeente Putten heeft naast de lopende archieven (2.6.) ook een historisch gemeentearchief. Het gemeentearchief bevat historische archieven van de gemeente en van Puttense organisaties en families. De gemeente Putten deelt de archiefvorming op in archiefblokken die steeds een periode van 15 jaar beslaan. Om te voldoen aan de Wet openbaarheid van bestuur moeten de archiefbescheiden binnen 20 jaar nadat een archiefblok is afgesloten, toegankelijk zijn en officieel zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hierbij wordt een uitloop van 10 jaar toegestaan. Vanaf het moment van overbrenging vallen de archiefbescheiden onder het directe beheer van de archivaris. De archiefbescheiden zijn vanaf dat moment openbaar tenzij er om redenen van bijvoorbeeld privacy vanaf wordt geweken. Die beperking van openbaarheid wordt vooraf vastgesteld.

31 van 50

Depotlijst Om overzicht te hebben over de aanwezige archieven en hun vindplaats, wordt een 'depotlijst archiefbewaarplaats Putten' (41613) gehanteerd. Deze lijst biedt een overzicht van het aantal meters dat in gebruik is (onderverdeeld in dynamisch-, semi-statisch- en statisch archief) en het aantal meters dat is gereserveerd. De verwachting is dat er voor de komende jaren voldoende ruimte beschikbaar is om het archiefmateriaal te plaatsen. De archivaris zorgt dat deze lijst jaarlijks aangepast wordt. Archief gemeentebestuur 1795-1940 Het archief is toegankelijk voor onderzoekers. De inventaris wordt in 2014 op de website geplaatst. Archief gemeentebestuur 1940-1975 In het verleden is een achterstand in het overbrengen van archiefbescheiden ontstaan. Het archief van het gemeentebestuur over de periode 1940-1975 wordt momenteel toegankelijk gemaakt. In 2014 worden deze werkzaamheden afgerond. Eventuele beperkingen op de openbaarheid worden bepaald. Ook worden beschrijvingen van de dossiers op privacygevoelige informatie gecheckt. Dit archiefgedeelte kan dan worden overgedragen zodat derden het kunnen raadpleegbaar. De inventaris wordt op de website geplaatst. (actiepunt, zie bijlage 1) Het gedeelte van de Tweede Wereldoorlog is, omdat er veel vraag naar was, reeds toegankelijk gemaakt. De inventaris hiervan staat op de website. Archief gemeentebestuur 1975-1990 Dit gedeelte is aan de archiefbewaarplaats overgedragen. Het archief is toegankelijk onderzoekers; de inventaris via de website te raadplegen. Particuliere archieven en verzamelingen Het grootste deel van de particuliere archieven en collecties/verzamelingen is ontsloten en toegankelijk voor onderzoekers. Plaatsingslijsten worden op de website geplaatst. Een medewerker van Financiën werkt in deeltijd aan het toegankelijk maken van deze archieven. Verder is de gemeente voor het ontsluiten van deze archieven afhankelijk van vrijwilligers. In 2014 wordt de inventarisatie van de archieven van het landgoed Schovenhorst en van de Stichting Bosbad Klein Zwitserland afgerond.

32 van 50

Andere verzamelingen Het gemeentearchief beschikt over verschillende collecties: Bibliotheek. Krantenknipsels. Collectie prentbriefkaarten. Serie foto‟s (geordend op classificatiecode). Luchtfoto‟s. De bibliotheek wordt toegankelijk gemaakt door het PHG. Deze werkzaamheden worden in de loop van 2014 afgerond. Ook de krantenknipselcollectie wordt verder toegankelijk gemaakt. Overzicht cartografisch materiaal Originele tekeningen, die niet in de dossiers worden opgeborgen, worden liggend bewaard in speciale tekeningenkasten in de archiefbewaarplaats. Grote luchtfoto‟s worden op dezelfde wijze opgeslagen. Overzicht audiovisuele archiefbescheiden Een overzicht van het aanwezige beeld- en geluidsmateriaal is opgenomen in Verseon. Videobanden en geluidsbanden worden overgezet naar dvd en cd zodat dit materiaal raadpleegbaar is in de archiefruimte. Acquisitie en verwerving van archieven Het gemeentearchief behoort een evenwichtige opbouw van de geschiedenis van de gemeente Putten te bevatten en heeft de taak de geschiedenis van de gemeente zo volledig mogelijk in beeld te brengen. Het kan gewenst zijn om particuliere archieven of bedrijfsarchieven op te nemen in de archiefbewaarplaats. Voor het aanvaarden van particuliere archieven heeft de wet geen expliciete regelgeving vastgesteld. Om een goede afweging te kunnen maken is een acquisitieprofiel vastgesteld (Verseon 181045). Aangeboden archieven worden getoetst op hun meerwaarde voor het bestaande archief. Uit het Gelders Archief zijn notariële archieven, de Doop-, Trouw- en Begraafboeken en de huwelijksbijlagen verworven. In het Gelders Archief bevinden zich nog enkele archieven die betrekking hebben op de gemeente Putten. De mogelijkheden om enkele hiervan in kopievorm te verkrijgen, worden onderzocht. Bezoekers gemeentearchief Bezoekersruimte Om documenten beschikbaar te stellen aan bezoekers is naast de archiefbewaarplaats een bezoekersruimte. Deze ruimte is klein en heeft een laag plafond. De ruimte is zo optimaal mogelijk ingericht om de bezoekers toch netjes te kunnen ontvangen. De bezoekers kunnen

33 van 50

gebruik maken van twee computers. In de kasten is naslagwerk te vinden dat door de bezoekers (ter plekke) geraadpleegd kan worden. Er zijn spelregels voor het gebruik van de ruimte en de archiefstukken. De archivaris controleert of bezoekers zich aan deze regels houden. Naast de archiefbewaarplaats is een ruimte gecreëerd voor de genealogiegroep van het Puttens Historisch Genootschap (PHG). De gemeente Putten heeft veel baat bij het werk dat door vrijwilligers wordt verricht, zoals educatie, het opzetten van databestanden (inwoners, woningbestand), het beschrijven van de bibliotheek. De gemeente probeert de voorzieningen voor vrijwilligers zo optimaal mogelijk te houden. Website gemeentearchief Op de website van de gemeente Putten is een apart gedeelte voor het gemeentearchief gecreëerd. Bezoekers kunnen digitale toegangen en beeldmateriaal vinden. Om het beheer van op de website geplaatste informatie zo goed mogelijk te waarborgen, behoren documenten vanuit de midoffice-applicatie op de website geplaatst te worden. Dit geldt in het bijzonder voor documenten uit de bedrijfsvoering. In het komende jaar worden, voor zover dat nog niet gebeurd is, de inventarissen van het archief van de gemeente (1940-1975) en van particuliere archieven op de website geplaatst. Beeldbank In de beeldbank, die via de website van het gemeentearchief te raadplegen is, worden foto's en prentbriefkaarten uit het gemeentearchief geplaatst. Er staan nu ca. 900 afbeeldingen van prentbriefkaarten in, voorzien van een beschrijving. Met behulp van een vrijwilliger wordt dit aantal in de komende jaren uitgebreid. Tevens is een serie pasfoto‟s uit de periode 1940-1945 op de website geplaatst. Door de inzet van het PHG en inbreng van burgers uit Putten zijn intussen bij ca. 4.500 van de in totaal ca. 6.000 pasfoto‟s bekend van wie het portret is. Bezoekers van de website kunnen ontbrekende gegevens aanvullen, zodat compleet en toegankelijk beeldmateriaal ontstaat. Educatie vanuit het gemeentearchief Naast archiefwerkzaamheden worden er van het gemeentearchief ook educatieve activiteiten verwacht. Voor de lagere scholen is, in samenwerking met de museumboerderij De Mariahoeve, een lesprogramma ontwikkeld om basisschoolleerlingen kennis te laten maken met de geschiedenis van Putten rond 1900. Een bezoek aan het gemeentearchief is onderdeel van het lesprogramma. De eerste bezoeken vonden plaats in 2009. In de komende periode worden scholen aangeschreven om zodat nieuwe schoolklassen het programma kunnen volgen. Tevens wordt onderzocht of er andere thema‟s zijn die geschikt zijn voor een educatief programma.

34 van 50

Hoofdstuk 3

3.1

Kennis- en handelingenbank, de kern van de digitale bedrijfsvoering

Archief- en informatiebeheer, iOverheid , een voorwaarde voor e-Overheid

Een toekomstvaste en betrouwbare (elektronische) dienstverlening is alleen te realiseren met adequate inrichting en beheer van de (digitale) informatievoorziening. In het rapport iOverheid (WRR) wordt zelfs gesteld dat investeren in het toegankelijk hebben en houden van informatie een voorwaarde is voor het slagen van ICT-projecten. De basis voor (elektronische) dienstverlening is een uniforme (digitale) infrastructuur voor het beheren van informatie. De gemeente Putten heeft die structuur vastgelegd in het DSP en, meer in het bijzonder, in de kennisen handelingenbank. De kennisen handelingenbank (het referentiekader van taken en zaken die gebruikt worden door de gemeente Putten met daaraan gekoppeld de metadata voor de desbetreffende zaken zoals afdeling, ordening, classificatie, vernietigingstermijn etc.) is in Verseon geïntegreerd en wordt daar ook onderhouden. Om te kunnen samenwerking met ketenpartners is de Puttense handelingenbank aangevuld met het ZTC. De zaaktypecatalogus (model 2.0) van KING is in de handelingenbank ingevoegd. 3.2

Zaakgericht werken

Gemeenten staan voor de uitdaging hun dienstverlening te verbeteren terwijl er bezuinigingen op hen afkomen én zij de omslag moeten maken naar digitaal werken. Zaaken procesgericht werken (verder te noemen „zaakgericht werken‟) is een concept dat digitaal werken mogelijk maakt. Door het registreren en bewaken van de voortgang, verbeteren doorlooptijden; door het bundelen van de informatie per zaak kan de gemeente de klant beter informeren; door het structureren en standaardiseren van de werkprocessen worden deze efficiënter. De moderne variant van zaakgericht werken maakt maximaal digitaal werken mogelijk. Een betrouwbaar archiefen informatiebeheer is essentieel bij zaakgericht 11

werken . De gemeente Putten werkt er al sinds 1999 naar toe om in één stroom (integraal en geautoriseerd) informatie toegankelijk te maken en te houden voor zowel de externe gebruiker (de burger) als voor de interne gebruiker (de bedrijfsvoering, inclusief archief). Zaakgericht werken/ordenen is daarvoor een „must‟ en is daarom gemeentebreed ingevoerd.

11

KING; Baseline Informatiehuishouding Gemeenten, Deel 2b: Documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken

35 van 50

De gemeente werkt en ordent zaaksgewijs. Een van de veel gebruikte omschrijvingen van een zaak is de omschrijving zoals die door het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) is geformuleerd: “Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een wel gedefinieerde aanleiding en een wel gedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.”

12

Een zaak wordt in Verseon geregistreerd als één product met bijbehorende documenten. Als gevolg van de aparte status van het besluitvormingproduct kan één zaak meerdere producten opleveren, nl. het bestuurlijk behandelvoorstel en de zaak zelf. De start van een zaak wordt geïnitieerd door het vastleggen van een product (zaak). Tijdens de behandeling van een zaak kunnen documenten en bestuurlijke behandelvoorstellen worden toegevoegd. Wanneer een zaak is afgehandeld stopt het werkproces. Schematisch kan een zaak in Verseon als volgt worden voorgesteld.

Op grond van het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Putten zijn er procedures opgesteld, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijn bewaakt worden. De volgende gegevens dienen te worden vastgelegd: wanneer is een document ontvangen of opgemaakt; wie is de afzender of vervaardiger; op welke taak heeft het document betrekking; wat is de status en het ontwikkelingsstadium van het document.

12

RGBZ-zaken september 2010 van KING

36 van 50

Doordat de ingekomen post, intern opgemaakte documenten en uitgaande post geregistreerd worden, kan het traject in de organisatie gevolgd en bewaakt worden en kan vooraf en tijdens het proces sturing aan de behandeling worden gegeven. Registratie van een zaak Een zaak begint bij de registratie van een actie (document/e-mail/telefoon). De metadata worden gekoppeld aan een zaak en het proces wordt gestart. In het Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken (170052) zijn afspraken vastgelegd over welke documenten de registrator registreert. Het is van belang dat aan het begin van een zaak de juiste metadata worden toegekend. Hierdoor kunnen vervolgdocumenten eenvoudig worden gekoppeld en de termijnen worden bewaakt. Hetzelfde geldt voor e-mailberichten. Documenten die niet geregistreerd hoeven te worden, worden rechtstreeks naar de desbetreffende afdelingen verzonden. De post wordt na registratie gescand, zodat de documenten meteen digitaal de organisatie ingaan. Hierdoor kunnen de medewerkers de ingekomen post direct raadplegen en in behandeling nemen. Doordat registratiegegevens zijn ingevoerd, kan men de afdoening bewaken. De zaaksgewijze manier van werken maakt het mogelijk dat uitgaande documenten worden vastgelegd door de medewerkers van de vakafdelingen. Men zorgt zelf voor ondertekening, datering en verzending (ook van eventuele afschriften). Voor besluiten, in de zin van de Algemene wet bestuursrecht, vertrouwelijke en geheime stukken, geldt dat deze niet elektronisch verzonden mogen worden op grond van veiligheid en authenticiteit. Afspraken omtrent e-mails zijn vastgelegd in de nota Elektronisch Berichtenverkeer (137382). 3.3

Digitaal werken

Binnen de gemeente is een aantal belangrijke stappen gezet in het digitaal werken. De gemeente werkt zaaksgewijs (een voorwaarde voor digitaal werken), er zijn kwaliteitsprocessen en er worden maatregelen genomen voor duurzaam informatieen archiefbeheer. Door de duurzame archivering kan men met de archiefbescheiden op lange termijn bewijsvoeren en verantwoording afleggen., naast het bedrijfvoeringsbelang is ook van belang voor de cultuurhistorie. De gemeente Putten heeft zijn informatie goed op orde. Hierdoor verkreeg Putten als eerste Gelderse gemeente een machtiging van Gedeputeerde Staten voor vervanging van te bewaren documenten (substitutiemachtiging). Sinds de wijziging in de archiefregeling is er geen machtiging meer nodig van Gedeputeerde Staten. B en W dient nu zelf de verantwoording hiervoor te nemen. Dit houdt echter niet in dat het makkelijker is geworden om substitutie toe te passen. De eisen die aan substitutie worden gesteld, zijn nog steeds dezelfde.

37 van 50

Stap voor stap heeft de gemeente Putten gewerkt aan een digitale omgeving. Zo verloopt een aantal belangrijke processen digitaal zoals de omgevingsvergunning, facturatie, raadsvergadering en college vergaderingen. Het streven is dat binnen enkele jaren geen papier de organisatie meer in gaat en er alleen maar digitaal gewerkt wordt. Gerelateerde acties zijn het invoeren van de digitale handtekening en digitale parafering. (actiepunten, zie bijlage 1) 3.4

Metadata

Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk data over data. De metadata bij een bepaald document (de gegevens) kunnen bijvoorbeeld zijn: de auteur, de datum van schrijven, de afzender, het aantal pagina's en de taal waarin de gegevens zijn opgesteld. Het expliciet opslaan van metadata bij de data waar het betrekking op heeft, heeft als voordeel dat de data makkelijker gevonden kunnen worden. Ten aanzien van de archiefbescheiden worden, omwille van de duurzaamheid, strenge eisen gesteld aan de metadata. Zo moeten ook archivistieke kenmerken worden vastgelegd zoals de context, het opslagformaat en de systeemmetadata. Voor de metadata is voor de overheid een norm de NEN-ISO 23081. In deze richtlijn wordt beschreven welke entiteiten kunnen worden onderscheiden: Model metadata NEN-ISO 23018

13

13

Model uit rapport Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot “Toepassingsprofiel Lokale Overheden”

38 van 50

Vertaald naar de Puttense organisatie krijgen de termen uit vorenstaand model de volgende invulling: Mandaat De taken van de gemeente vastgelegd in wetten (zoals de Gemeentewet), in de Organisatieregeling gemeente Putten, in mandaat- en delegatiebesluiten etc. Bedrijfsactiviteit Processen die nodig zijn om een product te maken of een dienst te leveren. Records management activiteiten Activiteiten die de voortgang status van een record regelen. Actoren Betrokken personen, organisaties (college, raad). Records

14

Een record is een informatieobject met archiefstatus met inhoud die niet meer kan en mag wijzigen. Als begrip is het een verbijzondering van het begrip 'informatieobject'. Het resultaat van de vastlegging van een werkproces. Informatie die als onderdeel van een werkproces wordt ontvangen of gecreëerd, wordt daartoe vastgelegd als een of meer records met (dus) niet meer te wijzigen inhoud. (Digitaal document met metadata). ICT geeft een andere betekenis aan record, terwijl het vanuit archiefoogpunt gaat om een informatieobject en daaraan gerelateerde gegevens. Door middel van de kennisen handelingenbank worden metadata vastgelegd, zoals trefwoord, proces, proceseigenaar, classificatie, dossiersoort etc. De gemeente heeft een overzicht van de metadata die worden gebruikt in Verseon. Met het metadataschema (224131) dat wordt gehanteerd, is het mogelijk om metadata goed toe te passen en te beheren. 3.5

Kennis- en handelingenbank

Het hart van het Puttense model van het DSP is de kennisen handelingenbank. De kennisen handelingenbank is de digitale ingang tot de documenten en maakt deze toegankelijk. In deze kennisbank worden op een eenduidige en gestructureerde manier metagegevens van onze organisatie vastgelegd, met o.a. als doel de archiefbescheiden in toegankelijke en geordende staat te brengen en te bewaren. De kennisen handelingenbank is een gestructureerde verzameling van procedures, werkprocessen, verantwoordelijkheden en handelingen. Om een gedetailleerd overzicht te krijgen van de handelingen binnen de organisatie is het „trefwoord‟ gekozen als uitgangspunt voor de ontsluiting van de documenten. Het trefwoord is binnen de Puttense organisatie synoniem voor een „zaak‟ en een „proces‟. Via het trefwoord worden relaties gelegd met andere metagegevens. Controle hierop is noodzakelijk zodat geborgd is dat 14

KING Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Bijlagen

39 van 50

de juiste onderwerpen benoemd worden en dat documenten op termijn terugvindbaar blijven. Trefwoorden zijn en worden in overleg met de afdelingen vastgesteld; deze zijn per afdeling bijeengebracht op de zgn. „afdelingskaart‟, voorzien van kennisen handelingenbank metagegevens. De dossiervormers hebben een controlerende en corrigerende functie bij dossiervorming en dus bij het opnemen van trefwoorden in de handelingenbank. Tevens zijn de dossiervormers de vraagbaak ten aanzien van de trefwoorden. Door hun controlefunctie kan de kennisen handelingenbank actueel worden gehouden. De beschrijving van de gebruikte controles zijn opgenomen in het Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken. De controles zijn vooral gericht op het begin en het eind van het proces. Bij de controles aan het begin van het proces staat het motto „een goed begin is het halve werk‟ centraal. De controles aan het eind van het proces zijn erop gericht om te controleren of de dossiervormingswerkzaamheden zijn uitgevoerd volgens gemaakte afspraken en om eventueel wijzigingen of correcties aan te brengen. Door deze controles wordt de kwaliteit van het archief verhoogd. Deze waarborgen zijn nodig om het informatieen archiefbeheer betrouwbaar te maken en te houden. De kennisen handelingenbank is niet alleen een opsomming van alle trefwoorden; de kennisen handelingenbank is geïntegreerd in Verseon en wordt gebruikt om relaties te leggen naar andere systemen en andere gegevens (zoals begroting, archief etc.). Deze metagegevens hebben betrekking op een drietal deelgebieden, te weten: de begroting, archivistische gegevens en afdelingsgegevens. De kennisen handelingenbank is het fundament onder het informatiebeheer. De kennisen handelingenbank maakt het beheer van digitale documenten en digitale documentstromen mogelijk. Door digitale documenten voorzien van contextinformatie (metadata) op te slaan en te beheren in het DMS/RMS/zaakmagazijn, kunnen documenten tijdig en in de juiste context beschikbaar worden gesteld aan diegenen die deze informatie nodig hebben. Binnen de eigen organisatie kunnen medewerkers snel over de benodigde informatie beschikken zonder hier lang naar te hoeven zoeken. Bovendien kan informatie digitaal verstuurd worden en via internet toegankelijk worden gemaakt. Adequaat digitaal documentenbeheer levert een belangrijke bijdrage aan de doelmatigheid van de organisatie en aan het verhogen van de klantgerichtheid. Verseon beschikt over een generiek gemeentelijk model, „Het Model Nederlandse Gemeenten‟. Deze basisstandaardinrichting voor de geautomatiseerde informatievoorziening houdt rekening met alle wettelijke bepalingen, zoals de Archiefwet, NEN 15984 en NEN 2028. Het model sluit aan bij landelijke ontwikkelingen zoals Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ), het Internet Publicatie

40 van 50

Model van ICTU. Het Model Nederlandse Gemeenten houdt rekening met de samenhang tussen producten en processen van de gemeentelijke organisatie. De gemeente Putten gebruikt die standaardinrichting reeds voor een gedeelte. Zo wordt het Model gebruikt voor alle ambtelijke en bestuurlijke vergaderingen en is de opbouw en registratie van verschillende soorten archiefdossiers vanuit de standaardinrichting gerealiseerd. Ook is het Model, gebruikmakend van de standaardinrichting, al specifiek gemaakt voor diverse werkprocessen zoals: bestuurlijke besluitvorming; moties en amendementen; in- en uitgaande post; interne processen (zaken); archiefvorming; facturen; meldingen openbare ruimte; verordeningen; omgevingsvergunningen; contractbeheer. Verseon beheert al deze informatie en geeft deze door aan verticale (vak-)applicaties, office systemen, content management systemen etc. Hiervoor heeft Verseon koppelingen met Civision, Squit, Decade en Green Valley. De navolgende afbeelding „opzet DSP Putten‟ geeft weer dat de kennisen handelingenbank een centrale rol heeft. Via de OLO/website worden documenten voorzien van de juiste metadata door middel van trefwoorden in de kennisen handelingenbank. Tevens wordt het document opgeslagen in de juiste klasse en eventueel doorgesluisd naar het juiste systeem. De output verloopt dan ook via de kennisen handelingenbank. Opzet DSP Putten

41 van 50

Relaties en automatische verrijking in Verseon Door een trefwoord aan het product toe te kennen, wordt een link gelegd naar de kennisen handelingenbank. Door de relaties in de kennisen handelingenbank wordt de zaak automatisch verrijkt met de volgende metadata: proces; proceseigenaar; trefwoord; afhandeldatum; afdeling; bewaartermijn; classificatie; dossiersoort; deelbeheersproduct (onderdeel van de begrotingssystematiek) ; beheersproduct (onderdeel van de begrotingssystematiek); zaaktype; klasse; applicaties; waardering (bewaren of vernietigen); afdelingskaart. Relatie trefwoord en begroting Er ligt een relatie tussen de begrotingssystematiek en het trefwoord. Daardoor is het mogelijk om ook de relatie met het deelbeheersproduct en het aantal zaken bij een deelbeheersproduct inzichtelijk te krijgen. In samenspraak met de afdeling Financiën wordt getoetst aan welke begrotingsproducten welke trefwoorden gekoppeld worden. Het onderhoud is opgenomen in de jaarplanning Interne Zaken. Relatie trefwoord en archivistische gegevens Met een vastgelegde relatie tussen trefwoorden en dossiers worden archiefgegevens toegekend, zoals classificatienummer en bewaartermijn. De bewaartermijnen zijn 15

ingevuld op basis van de landelijk vastgestelde selectielijst . Bij het archiveren controleren de dossiervormers aan de hand van de kennisen handelingenbank of de juiste metadata zijn gebruikt.

15

Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, geactualiseerde versie, 25 juni 2012.

42 van 50

Relatie met nieuwe Zaaktypecatalogus (ZTC) Voor het zaakgericht werken heeft KING de Zaaktypecatalogus (ZTC) ontwikkeld. De ZTC definieert de kenmerken voor het beschrijven van een zaaktype. De ZTC is een model; de inhoud dient lokaal (op maat) te worden ingevuld. De catalogus is de basis voor zaaken procesgericht werken. De ZTC maakt onderdeel uit van GEMMA en sluit aan op het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ). De gemeente Putten is bezig met het invoeren van deze ZTC voor de eigen organisatie. Afdelingskaartgegevens Met de relatie tussen trefwoorden en afdelings- en medewerkersgegevens is het mogelijk om de gegevens van de gehele organisatie op te delen naar afdeling en afdelingskaarten. Tevens kan bepaald worden naar welke afdeling de zaken moeten. Elk gemaakt document „hangt‟ daarmee aan een afdeling en medewerker. AO-omschrijvingen Om efficiënter en effectiever te kunnen werken en om te kunnen verantwoorden, zijn en worden werkprocessen en werkinstructies, met synchroon daaraan de daarbij behorende documenten en besluitvorming, vastgelegd. Als men de context van een document wil begrijpen, het ontstaan van archiefdocumenten wil bepalen en wil weten in welke systemen de archiefbestanden zitten, dan is het noodzakelijk dat werkprocessen zijn vastgelegd. In de Archiefregeling worden werkprocessen en archiefbescheiden onlosmakelijk met elkaar verbonden. De gemeente Putten heeft een aantal werkprocessen beschreven. In 2006 zijn door Deloitte ook een tiental processen beschreven; ook deze zijn opgenomen. In het procesbeschrijvingsprogramma Protos zijn alle aanwezige AO-beschrijvingen, proceskaarten en procedures op eenzelfde manier vastgelegd. Er zijn afspraken vastgelegd hoe een proces wordt beschreven in Protos. In Verseon wordt voor het grootste gedeelte gebruikgemaakt van eenvoudige workflow. Het proces bestaat dan uit bijvoorbeeld: „toewijzen medewerker‟, „behandelen‟, „archiveren‟. Verseon bevat ook ingewikkelde workflow-processen, zoals de facturering. De facturen worden volgens een vooraf vastgesteld proces gestuurd. In het proces worden de facturen voorzien van boekingsregels, geaccordeerd, gecontroleerd en betaalbaar gesteld.

43 van 50

Hoofdstuk 4 4.1

Programmatuur en duurzaamheid archiefbescheiden

Zorgplicht en duurzaamheid

In de Archiefwet en in het Archiefbesluit ligt de verantwoordelijkheid vast om de goede, geordende en toegankelijke staat van archieven te waarborgen. In Artikel 3 van de Archiefwet wordt die verantwoordelijkheid voor overheidsorganen als volgt omschreven: "de onder hen rustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden". Onder archiefbescheiden wordt verstaan: bescheiden, ongeacht hun vorm, door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard daaronder te rusten. Archiefbescheiden bevinden zich niet alleen, zoals de term doet vermoeden, in het archief. Ook documenten, bestanden etc. die in behandeling zijn bij een medewerker zijn archiefbescheiden. In de Archiefregeling is vastgesteld aan welke eisen de materialen moeten voldoen waarop archiefbescheiden dienen te worden opgeslagen. De opslagmedia van de huidige digitale bestanden vallen onder deze Archiefregeling. Duurzaamheid van archiefbescheiden is meer dan alleen eisen stellen aan materialen. Het is het beschikbaar stellen van voldoende middelen, het voeren van regie, monitoring en actief nemen van maatregelen. Om hieraan te voldoen heeft Interne Zaken een kwaliteitssysteem ingevoerd dat nog verder verbeterd zal worden Een onderdeel daarvan is het jaarlijks toetsten van de archiefbescheiden en het bepalen of de formaten die worden gebruikt nog voldoen aan de eisen die dan worden gesteld. Een keer in de drie jaar wordt een externe audit gehouden (zie actiepunt bijlage 1) Daarnaast heeft duurzaamheid ook te maken met integriteit en informatiebeveiling. 4.2

Bewaren van digitale archiefbescheiden: het e-Depot

Overbrenging van papieren informatie gebeurt in principe na twintig jaar. Bij digitale informatie is het vanwege de leesbaarheid en toegankelijkheid van gegevens van belang om sneller te gaan overdragen naar een e-Depot. Om digitale informatie duurzaam op te slaan, heeft de gemeente Putten een e-Depot aangeschaft. De implementatie hiervan is eind 2013 van start gegaan en wordt in samenwerking met Circle Software en Doxis Informatiemanagers uitgevoerd. Onder een e-Depot wordt verstaan: Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige harden software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk 16

maakt.

De gemeente Putten heeft haar zaken al op veel onderdelen van het e-Depot geregeld. Er is een kwaliteitsproces, er wordt beleid gemaakt om duurzaam te archieven mogelijk te maken en digitale archieven worden nu al gearchiveerd in een systeem dat voor een groot deel al 16

ED3: Eisen Duurzaam Digitaal Depot, versie 2.0 (2012).

44 van 50

aan de eisen van ED3 voldoet. ED3 biedt, binnen de context van de Nederlandse archiefwetgeving, een toetsingskader voor de lange-termijnbeheer van blijvend te bewaren digitale informatie. Het e-Depot dat de gemeente in samenwerking met Circle en Doxis ontwikkelt, biedt een beheeromgeving voor duurzame opslag van gestructureerde informatie uit Verseon, die voor langdurige en blijvende bewaring in aanmerking komt. Daarnaast biedt het e-Depot een oplossing voor centrale borging en duurzame opslag van digitale informatie die cruciaal is voor het functioneren van de organisatie. Het gaat hierbij om het zeker stellen van belangrijke, nu nog ongestructureerde informatie van afdelingen en medewerkers die nu op verschillende wijzen op netwerkschijven is opgeslagen. Dit geeft het volgende plaatje:

Het e-Depot is gebaseerd op het hierna volgend model. Dit model

17

is een afgeleide van het

OAIS-model (Open Archival Information System). Het OAIS-model biedt een kader waarbinnen de processen binnen een archiefinstelling beschreven worden, van de aanlevering van het document door de archiefvormer, tot aan het beschikbaar stellen van het document aan de gebruiker. Het OAIS- model is ontwikkeld door de ruimtevaartorganisatie NASA, en in 2002 geaccepteerd als ISO-standaard. Het model fungeert als internationaal referentiemodel bij het communiceren met leveranciers over wat noodzakelijk is voor een e-Depot, het overleggen met andere instellingen en partijen die een e-Depot willen ontwikkelen, en bij het controleren of aan alles is gedacht bij de ontwikkeling van een e-Depot.

17

Het model is afkomstig uit: Wat te doen met een digitaal bestand. Onderzoek naar duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij overheden in Noord-Nederland (2013).

45 van 50

DA = digitaal archiefstuk ADA = aangeboden digitaal archiefstuk ODA = overgedragen digitaal archiefstuk BDA = beschikbaar digitaal archiefstuk Het digitale archiefstuk ontstaat binnen de organisatie (DA) of wordt ontvangen door de organisatie (ADA). Het wordt opgenomen (ODA) in de gecontroleerde digitale beheersomgeving (Verseon). De Archiefwet vereist dat archiefbescheiden die voor langdurige bewaring in aanmerking komen, op termijn overgedragen worden aan de archiefbewaarplaats (in de digitale wereld: e-Depot) waar duurzame bewaarcondities heersen. De archiefbescheiden zijn vanaf dat moment in principe openbaar. Vanuit het eDepot wordt het digitale archiefstuk beschikbaargesteld (BDA) aan derden. Sociale media Tegenwoordig beschikken overheidsmedewerkers dankzij ICT over een grote variëteit aan nieuwe mogelijkheden en media om documenten te maken, variërend van tekstbestanden, e-mailberichten, beeld- en geluidsbestanden tot spreadsheets en databases. Daarbij dreigt het beheer van die documenten steeds verder onttrokken te worden aan het toezicht van de zorgdrager, met de nodige risico‟s. Reconstructie van processen wordt daardoor lastig. Denk bijvoorbeeld aan het gemak waarmee e-mails weggegooid worden en ook aan eventuele toezeggingen die worden gedaan via Twitter e.d. Informatie die geplaatst wordt op de sociale media kunnen volgens de Archiefwet als archiefbescheiden worden aangemerkt. Archiefbescheiden zijn: bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. Voor een goede archivering van sociale media wordt een actie opgestart. (actiepunt, zie bijlage 1)

46 van 50

Beeld en geluid De gemeente heeft de uitgebreide verslaglegging van de raad- en commissievergaderingen vervangen door geluidsopnamen en een beperkte verslaglegging. De volgende eisen zijn gesteld: De gemeente houdt het eigendomsrecht van de verslaglegging. Het audioverslag wordt in totaliteit als brondocument in het DMS (Verseon) opgenomen. Het bestandsformaat voor audioverslaglegging is nu MP3, mocht overgegaan worden op audio/videoverslaglegging dan is vooralsnog het MP4-formaat van toepassing. Moties en amendementen worden ook als brondocument bijvoegt in het DMS. Het digitale beknopte verslag wordt als brondocument in het DMS opgenomen. De op de website geplaatste verslaglegging wordt als kopie beschouwd. Eisen die aan het beknopte verslag van de raads- en commissievergaderingen gesteld worden, zijn: Naam van de organisatie. Naam van de vergadering. Begin- en eindtijd van de vergadering. Aanwezige/afwezige leden bij naam (ook als zij bij een agendapunt afwezig zijn). Zoals: voorzitter, griffier (verslaglegger), raadsleden/commissieleden + fractie, wethouders. Agendapunt: naam van agendapunt, korte omschrijving onderwerp, korte omschrijving besluitvorming, besluit, aantal + wie voor of tegen (persoon of fractie). De raadsnotulen moeten ondertekend worden i.v.m. met bewijskracht. Deze verslagen worden in Verseon geplaatst. Van daaruit wordt een kopie op de website geplaatst. De provinciaal archiefinspecteur wijst er in verband met duurzaamheid op, dat er rekening gehouden moet worden met conversie/migratie. In de gemeentelijke beleidslijn Beleidsregel conversie, migratie en substitutie en in Verseon wordt aan de opmerkingen van de provinciaal archiefinspecteur voldaan.

47 van 50

4.3

Kwaliteitseisen materialen

Het Archiefbesluit draagt iedere zorgdrager op zodanige voorzieningen te treffen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na tenminste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. In de Archiefregeling worden eisen gesteld waaraan archiefmaterialen moeten voldoen. Het uitgangspunt is dat wanneer in het begin goede maatregelen worden genomen, in de toekomst de kosten beheersbaar blijven. Om er zeker van te zijn dat de materialen voldoen aan de eisen, wordt eens in de twee jaar aan de leveranciers gevraagd certificaten c.q. verklaringen te geven om aan te tonen dat de materialen voldoen aan de eisen. Er wordt gestreefd om aan de NEN-normen en milieueisen te voldoen. De algemene leveringsvoorwaarden van de gemeente zijn daarop afgestemd. Deze zijn van toepassing bij nieuw aan te schaffen materialen. Bijlage 4 geeft een overzicht van de bij de gemeente Putten gebruikte materialen. De Archiefregeling stelt eisen aan digitale bestandsformaten. Aangezien de bestandsformaten niet los gezien kunnen worden van onderwerpen als substitutie, migratie en conversie is dit geregeld in de Beleidsregel conversie, migratie en substitutie (Verseon 189270). Deze is vastgesteld door het college. (zie bijlage) 4.4

Migratie en conversie

Met de toenemende digitale afhandeling van processen zijn migratie

18

en conversie

19

niet te

onderschatten werkzaamheden. Voor digitale archiefbescheiden zijn extra maatregelen in de wetgeving opgenomen om te voorkomen dat, als gevolg van wijziging van besturingsprogrammatuur of toepassingsapparatuur, niet langer kan worden voldaan aan de eisen die de wetgever stelt (goede, geordende en toegankelijke staat). De zorgdrager heeft daarom de plicht te zorgen dat, indien nodig, migratie of conversie plaatsvindt. Indien conversie of migratie van archiefbescheiden plaatsvindt, dient in een verklaring gespecificeerd te worden aangegeven om welke bescheiden het gaat en hoe getoetst is dat aan de regelgeving voor conversie en migratie is voldaan. De verschillende documentstromen, die fysiek of digitaal kunnen zijn, moeten worden ondergebracht in eenzelfde dossier. Als documenten digitaal binnenkomen terwijl besluiten worden genomen op een papieren reproductie, is het de vraag welk van de twee documenten leidend is: digitaal of papier. Per proces zal er gekeken worden welke drager leidend is. Tijdens de implementatie van het e-Depot wordt de Puttense Beleidsregel conversie, migratie en substitutie tegen het licht gehouden en indien van toepassing herzien.

18

Migratie is gebruikelijke manier om digitale veroudering aan te pakken. Bestanden worden overgezet van een oud bestandsformaat naar een nieuw. Bijvoorbeeld van Word 95 naar Word 2002. 19 Conversie is in feite migratie vanuit een leverancierseigen (vaak gesloten) bestandsformaat naar een open standaard. Bijvoorbeeld van Word 2002 naar PDF of XML.

48 van 50

Migratie en conversie zijn zaken die binnen het informatieen archiefbeheer tot gevolg moeten hebben dat, wanneer deze acties worden uitgevoerd, de informatie betrouwbaar, terugvindbaar en onveranderd is. Belangrijk bij deze actie is dat er een goede procedure aanwezig is. Deze moet geaudit worden op het archiefen informatiebeheer. Het digitaal archiefen informatiebeheer houdt ook in dat er regie wordt gevoerd en iedereen (automatisch) de juiste metadata toevoegt aan de archiefbescheiden. Eisen die worden gesteld aan de archiefbescheiden zijn: Authenticiteit. Betrouwbaarheid. Integriteit. Bruikbaarheid. Uitvoerbaarheid. Visualiseerbaarheid. Gebruik van standaarden. Gebruik van vastgestelde metadata. Duurzaamheid. Wanneer archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische materialen verloren dreigen te gaan of niet meer leesbaar worden, moeten ze worden overgezet op nieuwe dragers. Voorbeelden zijn: verandering van programmatuur, ontbreken van de benodigde afspeelapparatuur. Onder optische dragers wordt onder andere verstaan: Compact disk, optical disk, Cd-rom en WORM-schijf. Bij elektromagnetische dragers wordt gedacht aan onder andere diskettes, computertapes, videobanden, cassettebanden en harde schijven. 4.5

Opslag van bestanden

In de Archiefregeling zijn voor digitale bestanden eisen gesteld waaraan opslagformaten moeten voldoen. Naar aanleiding daarvan heeft de gemeente vaste opslagformaten vastgesteld in de beleidsregel substitutie, migratie en conversie. Dit zijn de formaten waarin digitale archiefbescheiden moeten worden aangeleverd op het moment van overbrenging. Voor gearchiveerde tekstbestanden is dit PDF-A. Documenten die zijn opgeslagen in dit formaat zijn niet meer wijzigbaar. De nadruk ligt op behoud van visuele integriteit. Voor koppelingen tussen gegevensbestanden wordt steeds meer uitgegaan van de XMLtaal. XML staat voor eXtensible Mark-up Language, een op tekstkarakters gebaseerde opmaaktaal voor het verrijken van data met informatie over structuur en betekenis. XML is platformonafhankelijk en kan zowel door mens als machine worden gelezen met behulp van een eenvoudige tekstverwerker. Om deze redenen is XML geschikt voor digitale bewaring. Doordat XML niet afhankelijk is van een bepaalde combinatie van harden software is het

49 van 50

formaat duurzamer dan menig commercieel bestandsformaat. Het aantal conversies zal dus veel geringer zijn, en daarmee de kans dat de authenticiteit van het digitale document nadelig wordt beïnvloed. De ontwikkelingen op het gebied van ICT gaan zeer snel. Veel moet in de komende jaren nog verder ontwikkeld worden aan de hand van nieuwe inzichten en ervaringen in de praktijk. Dit betekent dat er een bewaarstrategie ontwikkeld moet worden. De bewaarstrategie wordt meegenomen in het traject e-Depot. De bestanden worden nu nog opgeslagen op servers van de gemeente. De opslag moet voldoen aan eisen en normen die gesteld worden in de Archiefwet. Meer en meer zullen bestanden worden opgeslagen in de cloud; ook binnen de gemeente Putten zal deze ontwikkeling doorzetten. Opslag in de cloud betekent opslag bij derden. Archief- en informatiebeheer stelt eisen hieraan, om de veiligheid en duurzaamheid van gegevens te borgen. (actiepunt 1, zie bijlage 1) 4.6

Overzicht van huidige programmatuur en hardware

Om deze problematiek, van de geordende en toegankelijke staat en de digitale duurzaamheid, inzichtelijk te maken is een overzicht gemaakt van alle aanwezige programmatuur binnen de organisatie. In de jaarplanning van de afdeling Interne Zaken is opgenomen dat twee keer per jaar aan automatisering het overzicht wordt aangeboden om de stand van zaken te actualiseren. In de Archiefregeling worden items opgesomd die de zorgdrager in het DSP dient op te nemen. De items, die van toepassing zijn, zijn opgenomen in het overzicht van alle programmatuur. Niet alleen de technische informatie van de toepassingprogrammatuur dient te worden vastgelegd, ook de documentatie voor de werking van de programmatuur. In het Documentair Informatiebeleid (10930 en 42004) is vastgelegd dat bij aanschaf van nieuwe software binnen de gemeente Putten de afdeling Interne Zaken (archiefen informatiebeheer) betrokken wordt om te voorkomen dat met deze software nieuwe informatiegaten kunnen ontstaan. Uiteindelijk dient de neerslag van het handelen binnen elke programmatuur te worden opgeslagen in Verseon. Pas dan is effectief archiefen informatiebeheer mogelijk. Het overzicht van software en hardware wordt twee keer per jaar bijgewerkt. Zie Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken (170052).

50 van 50

Hoofdstuk 1 Het archief- en informatiebeheer van de gemeente Putten...5

Recommend Documents