Reactie van WOR-bestuurder op de voorwaarden en adviezen van de COR over de fijnstructuur van de Gemeente Amsterdam. Amsterdam, 3 september 2014

Reactie van WOR-bestuurder op de voorwaarden en adviezen van de COR over de fijnstructuur van de Gemeente Amsterdam Amsterdam, 3 september 2014

2

ALGEMENE VOORWAARDEN EN ADVIEZEN Naast de brief waarin een algemene reactie is gegeven op de voorwaarden en adviezen van de COR hebben wij in aansluiting op de behoefte van de COR om een puntsgewijze reactie te ontvangen deze bijlage geschreven. In onderstaande treft u compact en puntsgewijs mijn reactie op de algemene voorwaarden en adviezen uit het advies van de COR (d/d/ 22 augustus 2014).

A. Algemeen: Voorwaarden 1. De COR kan niet positief adviseren als uit de Gateway review feiten naar voren komen waardoor positief adviseren niet mogelijk is. Om dit te kunnen beoordelen moet de COR uiterlijk op 25 augustus 2014 de Gateway review ontvangen, met daaraan toegevoegd een overzicht van de acties die tot op heden zijn of worden uitgevoerd. Toesturen kan met een beroep op geheimhoudingsplicht. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. Reactie: Conform mijn eerdere toezegging bied ik de COR de mogelijkheid om de Gateway Review vertrouwelijk in te zien. Na besluitvorming door het College zal de Gateway Review ook voor raadsleden vertrouwelijk ter inzage komen te liggen bij de Griffie. De genomen en nog te nemen acties naar aanleiding van de review worden daarbij eveneens inzichtelijk gemaakt. 2. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur indien de begroting structureel wordt opgesteld op basis van de feitelijke loonkosten. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. Reactie: Om een goed beeld van de organisatie te krijgen en te houden is er gezamenlijk behoefte aan financiële informatie die aansluit bij de werkelijke situatie. Ik kan u meedelen dat bij het opstellen van de begroting van de RVE’s de feitelijke loonkosten als uitgangspunt genomen worden. Daarnaast is het uitgangspunt van het college dat de begroting van de nieuwe organisatie moet passen binnen het financiële kader van de huidige begroting. Overigens is het begrotingsrecht het primaat van de politiek. 3. De COR adviseert uitsluitend positief indien inzage wordt geboden in de begroting van de clusters, de RVE’s en de stadsdelen en deze ter informatie (art. 31 WOR) worden voorgelegd aan de medezeggenschapsorganen. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. Reactie: Na besluitvorming door het College wordt de begroting van de gemeente openbaar gemaakt, ten behoeve van behandeling in de raadscommissies en gemeenteraad. De medezeggenschap heeft vanaf dat moment eveneens volledige inzage in de begroting. Zoals bij het vorige punt al opgemerkt is het begrotingsrecht het primaat van de politiek. 4. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien een werken baangarantie wordt gegeven in het geval binnen twee jaar nadat de huidige reorganisatie is aangevangen opnieuw wordt gereorganiseerd. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan is het advies van de COR negatief. Reactie: Ik lees in uw voorwaarde de zorg voor medewerkers. Deze zorg deel ik. U wilt voorkomen dat er na deze reorganisatie binnen twee jaar weer wordt gereorganiseerd, met eventuele boventalligheid of baanverlies tot gevolg. Het gaat u dus om medewerkers die in deze reorganisatie worden geplaatst, maar op enig moment in de komende twee jaren, als gevolg van latere reorganisaties in het kader van de doorontwikkeling of veranderende omstandigheden, boventallig kunnen worden.

3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’

3

Voor de huidige reorganisatie is de afspraak gemaakt dat er baangarantie is voor alle medewerkers in dienst van de Gemeente Amsterdam, met uitzondering van die domeinen waarin op basis een voorlopend besluit reeds een krimp van toepassing was (Domein C Krimp). Vooruitlopend op komende organisatieaanpassingen, waarin de medezeggenschap de rol zal krijgen die haar op grond van de WOR toekomt, kunnen wij een dergelijke baangarantie niet bieden. Ik wil benadrukken dat wij ons enorm inspannen om tijdens deze reorganisatie reorganisatieontslag te voorkomen. Meer daarover kunt u lezen bij het antwoord op voorwaarde acht. Ik stel naast bovenstaande vast dat deze voorwaarde geen betrekking heeft op de reorganisatie behorende bij de huidige fijnstructuur, maar op organisatieaanpassingen na deze reorganisatie, in het kader van de doorontwikkeling. Daarmee valt deze voorwaarde buiten het bereik van het besluit op de fijnstructuur, zoals dat in de adviesaanvraag is voorgelegd. 5. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien eerst de eigen medewerkers geplaatst worden. Pas als alle eigen medewerkers, d.w.z. medewerkers die bij de gemeente in dienst zijn, zijn geplaatst, kan er plaats zijn voor een extern ingehuurde medewerker. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. Reactie: Aan deze voorwaarde wordt voldaan. Tijdens de reorganisatie wordt, op grond van de NRGA, allereerst gekeken naar de plaatsing van medewerkers in vaste dienst van de gemeente en medewerkers die bij de gemeente een tijdelijke proeftijdaanstelling hebben. De nieuwe organisatie wordt daardoor primair ingevuld met ‘eigen’ medewerkers. Pas na het versturen van de definitieve besluiten omtrent de plaatsing kan eventueel extern worden ingehuurd voor de dan bestaande vacatures, met inachtneming van de geldende regels en afspraken voor vacaturevervulling. 6. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien vóór 1 januari 2015 gekomen wordt tot een ‘protocol inhuur en outsourcing’ waarin heldere criteria worden vastgelegd wanneer in te huren of uit te besteden en wanneer juist niet, inclusief de organisatie van het toezicht op de uitvoering van het protocol. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief; Reactie: Graag betrek ik de COR bij de wijze waarop wij externe inhuur kunnen sturen en gericht kunnen inzetten. In lijn met mijn toezegging in de extra COR overlegvergadering van 18 augustus jl., zal er een protocol externe inhuur worden opgesteld. Voor de goede orde merk ik op dat tijdens de reorganisatie allereerst wordt gekeken naar de plaatsing van medewerkers in vaste dienst en ‘proeftijders’ van de gemeente. In bijzondere situaties, waarin sprake is van piekbelasting of noodzaak tot het gebruik van specialistische expertise en inzet op tijdelijke projecten, zal echter gebruik van externe inhuur moeten worden gemaakt. Op dit moment wordt de regie op externe inhuur versterkt en worden instrumentaria ontwikkeld om controle op externe inhuur te houden. 7. De COR adviseert dan ook uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien de afspraak om in het najaar van 2014 een uitwerking van de cultuurverandering aan de COR voor te leggen wordt nagekomen en het plan hierover ter informatie en bespreking aan de medezeggenschap wordt aangeboden. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan is het advies van de COR negatief. Reactie: Cultuurverandering en nieuwe werkwijzen zijn essentieel voor de gewenste flexibele en resultaatgerichte organisatie. Ik ben het dan ook geheel met u eens dat het van groot belang is om, naast aandacht voor de structuur van de organisatie en voor de individuele ontwikkeling van medewerkers, ook expliciet en blijvend aandacht te besteden aan de cultuur van onze organisatie.


4

Een cultuurverandering van deze omvang is een continu proces van ontwikkeling om ervoor te zorgen dat we als één organisatie zo efficiënt en effectief mogelijk werken voor de stad. Het is een permanente dialoog door de hele organisatie heen (ook de medezeggenschapstafel) waarin we onze agenda en onze werkwijzen steeds zullen ijken aan het bestuurlijk kompas (de bestuurlijke inleiding) en de vijf werkzame principes. Graag nodig ik u uit voor een bijeenkomst in het najaar 2014, waar de verschillende programma’s en initiatieven om de gewenste cultuuromslag te realiseren - ter informatie en bespreking - in een plan zullen worden gepresenteerd, zoals de prestatiedialoog, het programma permanent verbeteren en het introductieprogramma topmanagement. 8. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien gedwongen ontslagen worden voorkomen, ook tijdens de doorontwikkeling. Indien niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, luidt het advies van de COR negatief. Zet in op het voorkomen van boventalligheid, zowel in deze reorganisatie als in de doorontwikkeling door gebruikmaking van natuurlijk verloop, vermindering van externe inhuur, organisatie van vrijwillige mobiliteit, strategische personeelsplanning en flankerend personeelsbeleid; Reactie: Het gezamenlijke uitgangspunt van de gemeente en de COR is om zoveel mogelijk gedwongen ontslagen te voorkomen. Er zijn meerdere mogelijkheden om dit te realiseren; door natuurlijk verloop, met strategische personeelsplanning, het stimuleren van mobiliteit en flexibiliteit en het terugdringen van externe inhuur. Daarnaast zal tijdens de plaatsingen selectieperiode ook maximaal gekeken worden naar een goede inpassing (plaatsing) en mogelijkheden voor medewerkers. Omdat we gedwongen ontslagen zoveel mogelijk willen voorkomen, hebben de COR en ik, samen met de vakbonden, flankerend beleid ontwikkeld dat deze ambitie ondersteunt. Het mobiliteitscentrum is intussen gestart, uitstroomarrangementen worden toegepast, het matchingsproces is strakker en minder vrijblijvend georganiseerd en vacatures worden zeer terughoudend extern opengesteld. Zoals het er nu naar uitziet, zullen de gevolgen van de reorganisatie bovendien zeer beperkt zijn wat betreft gedwongen reorganisatieontslag. Op dit moment kan boventalligheid alleen ontstaan in het domein C Krimp. De geleverde informatie, ten behoeve van de advisering door de COR, is gebaseerd op de situatie per 1 april 2014. Per 1 augustus 2014 kunnen wij aangeven dat 94% van de medewerkers in dienst van de gemeente functievolger (functiecategorie 1) is. De overige 6% zal allereerst belangstelling gaan uiten op vacante functies binnen het reorganisatiedomein C en C Krimp. Indien binnen het eigen reorganisatie domein geen passende functie is kunnen zij stadsbreed reageren op vacante functies. Op dit moment zijn er meer functies dan medewerkers in vaste dienst of met een tijdelijke proeftijdaanstelling en is de kans zeer groot dat er een passende functie voor de medewerkers aanwezig is en een reorganisatie-ontslag kan worden voorkomen. Indien de COR dat wenst wil ik de erg meevallende - cijfers die op het moment van besluitvorming bekend zijn over de te verwachten boventalligheid de COR delen. Toezeggen dat niemand wordt ontslagen na een actieve bemiddelingsperiode van twee jaar is echter niet wenselijk. Het verlenen van reorganisatie-ontslag in het onverhoopte geval dat het vinden van een passende andere functie niet slaagt, ligt besloten in de NRGA. De gedachte hierachter is dat het altijd mogelijk blijft dat voor een medewerker binnen de gemeente geen ander, passend werk meer kan worden gevonden. 9. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien voorafgaand aan de verzending van de plaatsingsbrieven helderheid aan de medewerkers wordt verschaft betreffende hun plek in het concern, ook wat betreft de teamindeling. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, luidt het advies van de COR negatief. Reactie: Direct leidinggevenden krijgen, zodra we de plaatsingsbrieven gaan versturen, drie werkdagen de tijd om voordat de plaatsingsbrieven op de deurmat liggen hun eigen medewerkers nauwkeurig te


5

informeren. Hiertoe krijgen zij de benodigde informatie. Op die manier kan iedere medewerker persoonlijk worden geïnformeerd over het (voorgenomen) besluit, voordat hij of zij de brief ontvangt. Het organisatieonderdeel en de afdeling waar geplaatste medewerkers zullen gaan werken, wordt ook in de (voorgenomen) plaatsingsbesluiten vermeld. Als het gaat om de indeling in een team, wil ik graag opmerken dat de nieuwe organisatie op onderdelen flexibeler zal zijn dan de huidige organisatie. Waar teams passend zijn zullen deze ontstaan. Op plaatsen waar dat niet nodig is of passend is zal er gewerkt worden met afdelingen. Een deel van de organisatie kent geen teams en een ander deel van de organisatie heeft (flexibele) teams. Het proces van teamvorming is voorafgaand aan de plaatsing nog niet overal afgerond. Vanzelfsprekend zal aan de medewerkers zodra dat mogelijk is duidelijkheid worden verschaft over de teamindeling. 10. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien dit functieboek uiterlijk voor de verzending van de definitieve plaatsingsbrieven wordt gepubliceerd. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan is het advies van de COR negatief. Reactie: Het huidige functieboek is reeds gepubliceerd en de uitwerking van de functieprofielen voor de nieuwe of sterk gewijzigde functies is aan de COR ter beschikking gesteld. Zodra de plaatsingsbrieven worden verstuurd zullen alle vacante functies per reorganisatiedomein inzichtelijk worden. De website waarop de informatie over de vacante functies te zien is, zal ook in de persoonlijke plaatsingsbrief worden vermeld. 11. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien de boventalligheid als gevolg van deze reorganisatie volledig wordt opgelost. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan is het advies van de COR negatief. De rechten van de huidige boventalligen moeten geborgd zijn, in het bijzonder dat zij mogen solliciteren naar de vrijgekomen functies. Zoals u heeft kunnen lezen in onze reactie op voorwaarde 8 kunnen wij aangeven dat per 1 augustus 2014 94% van de medewerkers in dienst van de gemeente functievolger (functiecategorie 1) is. De overige 6% zal allereerst belangstelling gaan uiten op vacante functies binnen het reorganisatiedomein C en C Krimp. Indien binnen het eigen reorganisatie domein geen passende functie is kunnen zij stadsbreed reageren op vacante functies. Op dit moment zijn er meer functies dan medewerkers in vaste dienst of met een tijdelijke proeftijdaanstelling en is de kans zeer groot dat er een passende functie voor de medewerkers aanwezig is en boventalligheid en eventueel reorganisatie-ontslag kunnen worden voorkomen. 12. De COR adviseert uitsluitend positief indien alle vacatures onmiddellijk worden opengesteld voor alle medewerkers en er derhalve geen beperkingen en/of andere voorwaarden gelden op basis van cluster en/of reorganisatiedomein. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. Reactie: De reorganisatie waarop de COR advies gevraagd is omvat de gehele organisatie. De daarbij horende reorganisatiedomeinen zijn stadsbreed en kennen geen beperkingen op basis van clusters of stadsdelen. De bij deze reorganisatie behorende reorganisatiedomeinen zijn bedoeld om een zo groot mogelijk aantal medewerkers snel zekerheid te geven over hun plaatsing. Indien deze reorganisatiedomeinen worden opgeheven zal een groot deel van de medewerkers langer in onzekerheid blijven. Dat vind ik niet wenselijk. Het is bovendien praktisch niet meer te realiseren om de reorganisatiedomeinen samen te voegen tot één domein, in de huidige fase van de voorbereiding van de reorganisatie. In de taskforce is ook gesproken over een stadsbrede ronde in de plaatsingsprocedure, om zoveel mogelijk medewerkers snel een kans te geven om belangstelling te uiten op vacante functies in andere domeinen dan hun eigen domein, na het afronden van de plaatsingen in de reorganisatiedomeinen A, B, C en C Krimp. Dit vergt nog een formele bekrachtiging door het college, die naar huidig inzicht leidt tot een NRGA-wijziging. Deze wijziging is momenteel in voorbereiding.


6

13. De COR adviseert dan ook uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur indien in het geval dat het takenpakket van een medewerker niet onverkort en onveranderd overgaat naar een RVE/cluster, het afspiegelingsbeginsel wordt toegepast. Reactie: Ik hecht aan een toelichting op dit antwoord, omdat ik heb begrepen dat achter deze voorwaarde de zorg van de COR zit dat tijdens het plaatsingsproces een functiecategorie door een leidinggevende ‘zomaar’ wordt aangepast van categorie 1 naar 2. Met nadruk merk ik op dat de functievergelijking en aan functies toegekende functiecategorieën zijn gebaseerd op de vaste regels hiervoor in het Sociaal Plan Amsterdam. De toedeling van functiecategorieën is onderdeel van een zorgvuldig proces en gebeurt niet lichtzinnig of willekeurig. In het geval dat na het plaatsingsbesluit de functiecategorie gewijzigd wordt, dan geldt dat het (niet-)plaatsingsbesluit met deze wijziging van de functiecategorie voor toetsing kan worden voorgelegd in bezwaar en beroep. U spreekt in uw voorwaarde over het afspiegelingsbeginsel. Het afspiegelingsbeginsel is slechts van toepassing is als er teveel medewerkers zijn, met een functiecategorie 1 (ongewijzigde of licht gewijzigde functie), voor het aantal beschikbare plaatsen in die functie in de nieuwe organisatie. Dan wordt aan de hand van genoemd afspiegelings-beginsel bepaald wie zijn of haar - hooguit licht gewijzigde - functie behoudt, en wie niet (zie artikel 16.18 en 16.27 NRGA). Voor zover de COR op deze situatie doelt, neem ik deze voorwaarde over. Ik merk echter op dat in deze reorganisatie die situatie niet voorkomt. Het is dus niet nodig het afspiegelingsbeginsel toe te passen. 14. De COR adviseert uitsluitend positief indien tegelijk met het definitief besluit over de fijnstructuur een voor elke ambtenaar toegankelijk draaiboek klaar ligt over het plaatsingsproces. Voor dit draaiboek formuleert de COR nog een viertal inhoudelijke voorwaarden, die hier kortheidshalve niet worden herhaald (blz. 29 in de Word-versie). Reactie: Er zal duidelijke communicatie plaatsvinden aan alle medewerkers. Een ‘Draaiboek Plaatsingsproces’ zal hier onderdeel van uitmaken. De werkwijze achter dit draaiboek wordt op dit moment in bijeenkomsten voor de leidinggevenden toegelicht. Zodra het plaatsingsproces start, zal dit aan de medewerkers beschikbaar worden gesteld. Aan de in het advies genoemde vier inhoudelijke voorwaarden is voldaan, voor zover dat mogelijk is: zo besprak ik bij punt 9 kort al de gewenste informatie over de teamindeling in de plaatsingsbrieven (vierde voorwaarde voor het draaiboek). De informatie over de teamindeling zal samen met meer praktische informatie beschikbaar komen voorafgaand aan de start van de nieuwe organisatie. Bij de tweede voorwaarde voor het draaiboek merk ik graag op dat in reorganisaties waarin er medewerkers zijn met functiecategorie 1 aan wie niet op voorhand een functie is toebedeeld, als gevolg van de toepassing van het afspiegelingsbeginsel, deze medewerkers hun belangstelling voor nog openstaande functies kenbaar mogen maken in de belangstellingsregistratie (zie artikel 16.28 NRGA), net als medewerkers met functiecategorie 2. Zoals ik bij de vorige voorwaarde echter al opmerkte, doet deze situatie (toepassing afspiegelingsbeginsel) zich niet voor in deze reorganisatie. 15. Voorwaarde voor een positief advies ten aanzien van de fijnstructuur is dat duidelijk wordt gemaakt hoe de medezeggenschap bij voorkeursregistraties wordt betrokken. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. Reactie: De genoemde voorkeursregistratie gaat om de aansluiting bij individuele wensen van de medewerkers en is primair bedoeld voor praktische zaken. Binnen de nieuwe organisatie is op vele plekken behoefte om de inrichting van teams en soms ook de daarbij horende locatie zo dicht mogelijk op de wensen van de medewerkers te laten aansluiten. Daarvoor is het nodig om de voorkeuren (wensen) van medewerkers te weten. Dat kan door een persoonlijk gesprek, maar bij grote organisatieonderdelen kan dit ook via een digitale uitvraag. Naast de individuele wensen van de medewerkers zal gekeken worden naar een goede teamopbouw waarbij ook diversiteit een rol speelt.


7

Het gaat in geen geval om formele onderdelen van de plaatsing. In een overlegvergadering licht ik graag nogmaals toe waarom de gestelde voorwaarde buiten de reikwijdte van de ingediende adviesaanvraag valt. 16. Voorwaarde voor een positief advies ten aanzien van de fijnstructuur is dat de in hoofdstuk 10 van deel 1 van het COR-advies voorgestelde medezeggenschapsstructuur (COR – GOR – OR) integraal en onverkort wordt overgenomen. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. Reactie: Ik ga de komende maanden graag met de COR in gesprek over de uitwerking van de toekomstige medezeggenschapsstructuur. Hangende dit overleg kan de huidige structuur gehandhaafd blijven. U heeft uw visie op de nieuwe medezeggenschapsstructuur gegeven en gaat uit van OR’en op alle niveaus: concern, cluster en RVE/stadsdelen. Alvorens de nieuwe structuur van de medezeggenschap te bepalen wil ik graag eerst met u in overleg over de uitgangspunten van de zeggenschap en medezeggenschap. Ik stel voor om de komende maanden onder deskundige leiding het gesprek over de nieuwe medezeggenschapsstructuur te voeren.


8

B. Algemeen: Adviezen 1. De COR adviseert duidelijke randvoorwaarden te creëren voor een goede samenwerking tussen de RVE’s en centrale afspraken te maken over verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen cluster (RVE’s) en de bestuurscommissies, alvorens de reorganisatieplannen te implementeren en na te denken over doorontwikkeling. Doorontwikkeling kan overigens pas plaatsvinden en worden geïmplementeerd nadat een nieuwe adviestraject is doorlopen, voor zover er sprake is van een belangrijke wijziging in de organisatie dan wel sprake is van een andere adviesplichtige situatie; Zorg voor duidelijkheid en consistentie inzake gebiedsgericht werken, samenwerking met de stadsdelen en resultaatverantwoordelijkheid per RVE; Reactie: Na besluitvorming zal de nieuwe organisatie per 1 januari 2015 een feit zijn. Ter voorbereiding zijn de clusters / RVE's en stadsdeelorganisaties met een gezamenlijk commitment aan de slag gegaan om het gebiedsgericht werken en de dragende samenleving nader uit te werken. Hierbij vormt de uitwerking van een heldere taakverdeling de basis. Uitgangspunt is dat stadsdelen en clusters/RVE’s elkaar versterken. De samenwerking tussen stadsdelen en clusters/RVE's organiseren we op organisatieniveau en niet op clusterniveau. Dat betekent dat wij generieke afspraken gaan maken over het samenspel tussen clusters en stadsdelen, inclusief afspraken over de wijze van escaleren. Hier zullen we de COR bij betrekken. De uitgangspunten uit het Bestuurlijk Kompas zijn daarvoor richtinggevend. Uiteraard betrekken wij u bij de doorontwikkeling indien er sprake is van advies- of instemmingsplichtige zaken die voortvloeien uit de Wet op de ondernemingsraden. 2. Ontwikkel tevoren spelregels hoe om te gaan met urgente, onvoorziene behoefte aan capaciteit en middelen bij projecten die afwijken van de door RVE’s begrote capaciteit. De COR verwijst in dit verband naar zijn advies inzake de Stadsdelen; Reactie: Het gebiedsgericht werken wordt binnen de gemeente Amsterdam als nieuwe vorm van werken ontwikkeld. Naast lijnsturing en programmasturing wordt gebiedssturing toegevoegd aan het gemeentelijk sturingsmodel om de opgave vanuit de gebieden in kaart te brengen en aan te pakken samen met Amsterdammers en partners van de gemeente. Er wordt met gebiedssturing een sturingscomponent toegevoegd aan de manier van werken van de gemeentelijke organisatie om zo de effectiviteit en uitvoeringskracht van de organisatie te vergroten. De inzet (capaciteit en middelen) van stadsdeelorganisaties en RVE’s hangt af van wat er nodig is in een gebied en kan dus per gebied verschillen. Dat betekent dat de opdrachtgever/opdrachtnemersrol tussen stadsdeelorganisaties en RVE’s niet in beton gegoten is. Ook de samenwerking met externe partners zal steeds verschillend zijn. In sommige gebieden hoeft de gemeente veel minder te doen omdat er een actieve bewonersgroep is die het groen onderhoudt of omdat er bijvoorbeeld veel mantelzorgers actief zijn. Uw advies om escalatiemodellen en spelregels te ontwikkelen om wrijving tussen de verschillende sturingsvormen te voorkomen neem ik mee in de uitwerking van het stedelijk programma gebiedsgericht werken. Het voorkomen van wrijving is daarbij geen doel op zich. Het gaat erom dat we leren de effectiefste keuze te maken om het gewenste resultaat te bereiken. Daarbij kan altijd sprake zijn van een botsing tussen verschillende perspectieven en belangen. De kunst is om een verstandige belangenafweging te maken om het beste resultaat voor Amsterdammers te realiseren. Om deze gebiedsgerichte manier van werken in de organisatie te implementeren worden in het kader van het stedelijk programma gebiedsgericht werken een aantal spelregels voor de nieuwe gemeentelijke organisatie ontwikkeld. Er is begin dit jaar een eenduidige gebiedsindeling vastgesteld en er komt een leermodule gebiedsmanagement. Er wordt een gebiedsdialoog ontwikkeld, dit is een prestatiedialoog over de inzet van de gemeente (stadsdelen en RVE’s) en partners in de gebieden. De gebiedsmanager faciliteert deze gebiedsdialoog. Binnen het stedelijk programma gebiedsgericht werken lopen vier projecten waarmee het fundament voor gebiedsgericht werken in de organisatie wordt gelegd, project 1) het uitwerken van de gebiedscyclus, project 2) gebiedsgericht begroten, project 3) uniforme informatiehuishouding, project 4) gebiedssturing. Voor de start van de nieuwe organisatie is de gebiedssturing uitgewerkt. De gebiedscyclus is in april dit jaar al van start gegaan om


9

te oefenen met deze werkwijze. De ‘gebiedsanalyses light’ en de ‘gebiedsagenda’s light’ zijn klaar. Bij de concernbegroting 2015 wordt een gebiedsparagraaf gemaakt. Parallel daaraan is gestart met het implementeren van de buurtbegroting voor de hele organisatie. Vanaf oktober dit jaar ‘start’ de gebiedscyclus met een verbeterde versie van de gebiedsanalyses die in januari 2015 af zijn. Dan zal de gebiedscyclus gaan aansluiten bij de beleidscyclus en de P&C cyclus van de organisatie. 3. Definieer de samenwerking op basis van partnerschapsrelatie ‘smart’ en geef duidelijk aan via welke mechanismes de vraag en het aanbod op elkaar worden afgestemd; Reactie: De samenwerking rond bedrijfsvoering wordt opgebouwd met de kennis en inbreng van de collega's uit het primaire proces. Onderwerpen als ‘werken in partnerschap’ en ‘gedeconcentreerd werken’ komen daarbij aan de orde. Vooruitlopend op de situatie in januari 2015 worden enkele pilots georganiseerd; een pilot bij Stadsdeel Centrum wordt momenteel voorbereid. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de ervaringen uit TransFM en ICT Centraal. Daarnaast is er een intranetsite geopend om de dialoog over gedeconcentreerd werken aan te gaan. Het proces omtrent aansturing – hiërarchisch en functioneel leidinggevenden – wordt momenteel uitgewerkt. Uiteraard wordt de COR betrokken bij bovengenoemd proces. 4. De COR adviseert om heldere evaluatieafspraken te maken en deze in de medezeggenschapskalender op te nemen. Daarin moet niet alleen naar het proces worden gekeken, maar bovenal of de beoogde doelstellingen ook worden gehaald; Reactie: De doorlooptijd van de organisatieontwikkeling is tot en met 2016. In de tweede helft van 2016 wil ik een onafhankelijke evaluatie van de organisatieontwikkeling uit laten voeren. In het eerste kwartaal van 2015 zal gestart worden met het voorbereiden van deze evaluatie, onder meer door het ontwikkelen van een toetsingskader met indicatoren waarmee het ‘slagen’ van de organisatieontwikkeling ‘gemeten’ kan worden. Het toetsingskader en de opzet van de evaluatie zullen in samenspraak met de COR ontwikkeld worden. De COR kan de in het advies op de fijnstructuur gedane suggesties voor evaluatiecriteria dan inbrengen. In de evaluatie zullen het proces van de organisatieontwikkeling, maar vooral ook de beoogde doelen / effecten van de organisatieontwikkeling, centraal staan. De evaluatie zal in de medezeggenschapskalender opgenomen worden. Ik wil voorstellen om daarnaast in overleg met de COR halfjaarlijks te komen tot een lijst met knelpunten die we snel op kunnen pakken en weg kunnen werken. Tijdens de reguliere OVbijeenkomsten kan de COR ook tussentijds zorgpunten aangeven. 5. Definieer voorafgaand aan evaluaties succesfactoren in overleg met de medezeggenschap; Reactie: Zie mijn antwoord bij punt 4. Graag verneem ik van de COR welke succesfactoren hij bij de evaluatie wil betrekken. 6. De prestatie-indicatoren moeten elk jaar geëvalueerd worden in het kader van de planning& controlcyclus. De resultaten worden teruggekoppeld naar de medezeggenschap; Reactie: Uiteraard zal deze reorganisatie net als andere reorganisaties worden geëvalueerd. In de P&C cyclus zijn evaluatie- en prestatie-indicatoren ingebouwd. Deze cyclus vindt elk jaar plaats. Wij zullen de resultaten aan de COR terugkoppelen. Indien prestatie-indicatoren geactualiseerd moeten worden zal dit plaatsvinden. 7. Voer twee jaar na de start van de nieuwe organisatie een evaluatieonderzoek uit, gericht op de vraag of de nieuwe organisatiestructuur goed werkt en of organisatorische aanpassingen nodig zijn. Daarnaast zijn tussenevaluaties nodig op kortere termijn om knelpunten te signaleren, resulterend in concrete actielijsten. Ook deze evaluaties worden teruggekoppeld naar de medezeggenschap.


10

Reactie: Zoals ik in mijn antwoord op advies 4 heb aangegeven zullen we de reorganisatie evalueren. 8. Breng voor de ingangsdatum van de nieuwe organisatiestructuur samen met de medewerkers de risico’s in beeld, betrek hen bij het bedenken van oplossingen en deel deze schriftelijk met de COR; Reactie: Risico’s t.a.v. de organisatieontwikkeling worden op diverse wijzen geïnventariseerd. In januari is er een Gateway Review uitgevoerd. Daarnaast is het programma Organisatieontwikkeling opgenomen in de regeling risicovolle projecten. Twee maal per jaar wordt over de risico’s en getroffen beheersmaatregelen gerapporteerd aan het college. Graag betrek ik de COR bij het in beeld brengen van risico’s. Daarnaast is elke RVE-manager verantwoordelijk voor het inzichtelijk maken van risico’s voor zijn / haar eigen organisatieonderdeel en hierover verantwoording af te leggen in de reguliere P&Cproducten. De RVE-managers zullen medewerkers hierbij betrekken. 9. Leg voor de ingangsdatum van de nieuwe organisatie vast met welke frequentie het cluster rapporteert aan het gemeentelijk managementteam, werk ook de overige stappen in de rapportagecyclus uit en geef daarvan de frequentie aan; Reactie: Jaarlijks vindt door middel van P&C, maar ook in de beoordelingsgesprekken van directeuren B&O, stadsdeelsecretarissen en RVE managers een gesprek plaats over de voortgang en ontwikkeling van de nieuwe organisatie. Maandelijks gaan stedelijk directeuren met de RVE managers om de tafel om de voortgang te bespreken. 10. Betrek bij de verdere uitwerking van de bezuinigingsopgave de medezeggenschap, zoals overeengekomen in het convenant d.d. 1 juli 2014. Reactie: Uiteraard betrek ik u de komende periode bij ontwikkelingen die voortvloeien uit de bezuinigingsopgave. Tevens zal ik u informeren over de uitwerking van de bezuinigingsopgave. 11. Houd de eerste jaren na ingangsdatum van de nieuwe organisatie jaarlijks een medewerkerstevredenheidsonderzoek en voer een nulmeting uit bij de start van de nieuwe organisatie; Reactie: Ik onderschrijf het belang van een 0-meting na de start van de nieuwe organisatie. De gemeente Amsterdam heeft in dit kader de samenwerking binnen de G4 gezocht om gezamenlijk een Medewerkerswaarderingonderzoek (MWO) uit te voeren in het voorjaar van 2015. We onderschrijven het belang om frequent vinger aan de pols te houden om de ontwikkelingen in medewerkerswaardering te kunnen volgen en stappen te zetten die de waardering kunnen verhogen. 12. Voeg de richtlijn die bedoeld is voor risicomanagement toe aan het reorganisatieplan, zodat voor iedereen duidelijk is welk document als norm wordt gehanteerd; Reactie: Risicomanagement is een vast agendapunt voor het College en het GMT. Hierover worden separaat afspraken gemaakt. Ik deel de wens van de COR om de normen ten aanzien van Risicomanagement helder en eenduidig te hanteren. 13. Betrek bij de verdere uitwerking van de nog openstaande bezuinigingsopgave opgave de medezeggenschap, zoals overeengekomen in het convenant d.d. 1 juli 2014; Reactie: Zie mijn antwoord bij punt 10.


11

14. Zorg voor opleiding en coaching van medewerkers en leidinggevenden voor deze nieuwe manier van werken en evalueer de uitkomsten binnen een termijn van een jaar na de ingangsdatum van de nieuwe organisatie; Reactie: Ik ben het met u eens dat medewerkers en leidinggevenden in staat moeten worden gesteld om aan nieuwe verwachtingen te voldoen. De Amsterdamse School is deze zomer van start gegaan. Wij zullen het thema ‘opleiding’ betrekken bij het medewerkerswaarderingsonderzoek (MWO) om zo de ontwikkelingen te monitoren en te evalueren. 15. De COR adviseert er op toe te zien dat er ruimte is voor vernieuwing en kwaliteitsverbetering van het management, zodat (nieuwe) leidinggevenden kunnen bijdragen aan de noodzakelijke cultuurverandering. De COR adviseert om samen met de medezeggenschap een toetsingsinstrumentarium op te stellen voor deze ambities; Reactie: Bij de selectie van (nieuwe) leidinggevenden worden de gewenste vaardigheden en criteria (zoals verwoord in de vijf principes, resultaatgerichtheid, samenwerken en vakinhoud) net als bij het topmanagement direct meegenomen in de selectieprocedure. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een aantal instrumenten zoals de competentieprofielen en eventueel assessments. Zie verder mijn antwoord bij punt 4. 16. Bespreek de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de diverse lagen en leidinggevenden nog een keer met de medezeggenschap. Hiërarchische en functionele bevoegdheden moeten volstrekt duidelijk zijn, dit om onder andere de synergie te optimaliseren; Reactie: De verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen gemeentesecretaris/algemeen directeur, de clusterdirecteuren en RVE-managers wordt op basis van het Bestuurlijk Kompas in opdracht van het College van B&W in een algemeen en bijzonder mandaatbesluit uitgewerkt. Het voorgenomen mandaatbesluit wordt met de COR besproken. Er is zeker aandacht voor een heldere verdeling tussen hiërarchische en functionele bevoegdheden. Hier wordt ook samen met medewerkers op de werkvloer aan gewerkt. Ik stel voor om dit onderwerp voor een van de overlegvergaderingen te agenderen. 17. Vul de medezeggenschapskalender zo spoedig mogelijk concreet in, doch uiterlijk 31 december 2014; Reactie: Graag ga ik binnenkort met u in overleg om tot een bruikbare medezeggenschapskalender te komen. Laten wij er samen voor zorgen een goede medezeggenschapskalender op te stellen voor 31 december 2014. 18. Bij het vormgeven van deze ICT- IV governance (bestuurlijke afspraken) wil de medezeggenschap geïnformeerd en betrokken worden. In dit advies kan de COR hier geen uitspraken over doen omdat op de peildatum van dit advies de benodigde informatie nog niet beschikbaar was voor de COR. Hetzelfde geldt voor het Archief- en DocumentBeheer (IDM). De COR verwacht hiervoor op korte termijn een adviesaanvraag. Reactie: De Informatie functie zal nog nader worden uitgewerkt en ter advisering aan de COR worden voorgelegd. Hiervoor wordt op dit moment een notitie uitgewerkt. 19. De COR adviseert dat er afspraken worden gemaakt over de intergemeentelijke ‘preferred suplliers’. Het uitgangspunt zoals hierboven genoemd zal ook moeten worden opgenomen in het nog overeen te komen inhuurprotocol met de COR. Zonder een concrete toezegging inzake een dergelijk protocol adviseert de COR negatief ten aanzien van de fijnstructuur;


12

Reactie: De gemeente werkt als één organisatie, dus we maken in beginsel maximaal gebruik van de eigen mensen. Wanneer we capaciteit (kennis, kunde) niet in huis hebben wordt deze ingekocht buiten de deur door de lead buyer. Hiermee werken wij uniform en leggen de verantwoordelijkheid bij de deskundige neer. Zoals bij de beantwoording van de voorwaarden is toegezegd wordt een protocol externe inhuur opgesteld. Hierin zal bovengenoemd uitgangspunt worden opgenomen. 20. Maak duidelijk afspraken wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en opleiding van de BHV medewerkers en borg deze verantwoordelijkheid binnen het cluster. Borg dat er altijd voldoende BHV’ers aanwezig zijn in de verschillende gebouwen (rekeninghouden met bijv. roostering); Reactie: Ik deel uw belang voor een goede zorg voor BHV en ARBO medewerkers. ARBO en BHV medewerkers vallen onder de RVE Personeel- en Organisatieadvies. De RVE Personeel- en organisatieadvies en het Facilitair Bureau zijn verantwoordelijk voor de organisatie en aanwezigheid van ARBO-medewerkers en BHV-ers in de verschillende gebouwen. Na plaatsing hebben wij inzicht in de aanwezigheid van deze rollen per gebouw en RVE. Als blijkt dat dit om extra scholing vraagt van medewerkers, zullen wij hier uiteraard zorg voor dragen. 21. De COR adviseert om een plan te maken voor de ARBO zorg in de transitiefase en de eindfase en dit voor te leggen aan de medezeggenschap. De COR adviseert om ten aanzien van de ARBO een uniform zorgsysteem in te richten voor het cluster, waarop maatwerk per RVE aan moet sluiten. Reactie: Dit proces wordt ingericht samen met alle stakeholders en een instemmingsaanvraag wordt voorgelegd aan de COR. Aanvullend ARBO-beleid of een nadere uitwerking van de wettelijke kaders kent instemmingsrecht van de medezeggenschap. Omdat ARBO direct medewerkers raakt, zal de gemeente ook in de nieuwe situatie actief en dankbaar gebruik maken van ideeën en adviezen van medewerkers zelf en de medezeggenschap hierover. Tot de transitiedatum is ARBO de verantwoordelijkheid van het huidige management, daarna van het nieuwe management. Pas in die nieuwe situatie kan beoordeeld worden of en zo ja welk aanvullend beleid noodzakelijk is. Bij de RVE Personeel- en Organisatieadvies zal dit worden opgepakt. Daar zijn nu al initiatieven voor. Uitgangspunt voor de transitie is verder dat medewerkers die speciale rollen hebben in relatie tot ARBO, zoals BHV-ers en vertrouwenspersonen, deze rollen gewoon blijven uitvoeren. Deze rollen hoeven niet persé beperkt te blijven tot één RVE. Bijvoorbeeld voor de rol vertrouwenspersoon is het juist beter RVE overstijgend te werken. Dat gebeurt nu ook al tussen diensten. 22. De COR adviseert om afzonderlijke RI&E’s aan elkaar koppelen en actief aan de slag gaan met de gesignaleerde risico’s. (Plan van aanpak behoeft instemming van de medezeggenschap); Reactie: Pas in die nieuwe situatie kan beoordeeld worden of en zo ja welk aanvullend beleid noodzakelijk is. Daarbij zullen bestaande RI&E’s zo nodig worden samengevoegd of nieuwe worden georganiseerd. U wordt betrokken in de doorontwikkeling ervan. 23. Adviezen inzake agressie, geweld en ongewenst gedrag:  Hanteer een uniforme manier van melden, analyseren en beheren van Agressie en Geweld;  Zorg in overleg met de decentrale medezeggenschap voor de juiste uitvoering van het beleid op gebied van seksuele intimidatie, agressie & geweld, pesten en discriminatie (PsychoSociale arbeidsbelasting, Arbeidsomstandigheden);  Zorg voor voldoende preventiemedewerkers en vertrouwenspersonen per RVE; Reactie: Het Agressie en geweld beleid, zoals dat nu centraal is geformuleerd, blijft bestaan en zal door het nieuwe management worden uitgedragen.


13

Het advies ten aanzien van de uniforme manier van melden, analyseren en beheren van agressie en geweldsvoorvallen spreekt aan en wordt overgenomen. Bij de RVE Personeel- en Organisatieadvies zal dit worden opgepakt. Daar zijn nu al initiatieven voor. Overigens werken vertrouwenspersonen RVE overstijgend. 24. Besteed veel meer aandacht aan de relatie (driehoek) tussen Strategische Personeelsplanning / Amsterdamse School / Mobiliteitscentrum zowel op centraal niveau als op clusterniveau en geef dit een duidelijke plek. Werk dit uit in overleg met de medezeggenschap. Een en ander moet gezamenlijk vorm worden gegeven en niet van bovenaf worden opgelegd. Dit zijn belangrijke punten voor de doorontwikkeling; Reactie: Dat deel ik met u. De ontwikkeling van strategische personeelsplanning, de Amsterdamse School en het Mobiliteitscentrum hangen nauw met elkaar samen en worden dan ook in samenhang ontwikkeld onder regie van de RVE Personeel- en Organisatieadvies. Een van de uitgangspunten van de RVE Personeel- en Organisatieadvies is juist dat hierin alle P&O medewerkers gezamenlijk werken aan de ontwikkeling en uitvoering van het P-beleid. 25. Communiceer personele zaken omtrent de transitie helder en tijdig naar de medewerkers. (b.v. servicehuis, vakantie uren, ziekteverzuim). De COR adviseert om de medezeggenschap hierbij te betrekken; Reactie: Dit zullen wij zeker doen. Juist door de vorming van een RVE P&O bestaat beter dan voorheen de mogelijkheid om afspraken over deze onderwerpen voor de gehele organisatie te maken. Dat is ook vanzelfsprekend, omdat we één werkgever zijn en omdat alle medewerkers in algemene dienst zijn. Bestaand beleid wordt gecontinueerd en consequenter en eenduidig uitgevoerd. De nieuwe organisatie is daar ook beter op ingericht. Beleidscapaciteit, uitvoering van beleid en advisering daarover zijn straks allemaal geconcentreerd bij de RVE P&O. Nieuwe initiatieven kunnen beter worden opgepakt en gerealiseerd. Overigens is de gemeente van mening dat goed beleid betekent: doen wat we afspreken en het management daar op aanspreken. De COR is vanzelfsprekend de medezeggenschapspartner voor P-beleid. 26. Start onmiddellijk na de startdatum van de nieuwe organisatie met het Leerhuis; Reactie: Het leren wordt georganiseerd vanuit de Amsterdamse School. De positieve ervaring van het leerhuis wordt hierin meegenomen. 27. Stel iedere medewerker in staat om binnen een redelijke termijn te voldoen aan het nieuwe functieprofiel en de bijbehorende competenties. Een schouw in de beginsituatie is hiervoor een bruikbaar startpunt. Reactie: Wij delen uw advies. Vanaf de oprichting van de RVE Personeel- en Organisatieadvies zal dit nader worden uitgewerkt. 28. Het is dienstig de aansturing van de gedeconcentreerde medewerkers en het onderhoud van het P-dossier, m.n. de FBO-cyclus, binnen een jaar te evalueren; Reactie: Wij stellen voor dit mee te nemen als één van de indicatoren voor de evaluatie. 29. Bied de COR uiterlijk op 1 oktober een instemmingsverzoek aan voor de stedelijke klachtenregeling, zodat de COR vóór aanvang van de nieuwe organisatie hierover overeenstemming met u kan bereiken; Reactie: U ontvangt uiterlijk voor 1 oktober een instemmingsverzoek voor de stedelijke klachtenregeling.


14

30. De COR adviseert om extra zorgvuldig om te gaan met zienswijzen van medewerkers in het B-spoor; Reactie: Alle zienswijzen zullen zorgvuldig behandeld worden via een vaste werkwijze. Dit geldt natuurlijk ook voor de medewerkers in Spoor B. 31. De COR adviseert om medewerkers alsnog in hun teams te plaatsen tijdens dit reorganisatieproces of speciale afspraken te maken over de plaatsing in teams, zodat de rol van de medezeggenschap daarbij en te hanteren zienswijze- en bezwaarprocedure worden geborgd; Reactie: Daar waar er gewerkt gaat worden met teams zullen medewerkers vooraf aan de start van de nieuwe organisatie geïnformeerd worden over de teamindeling. In een groot aantal afdelingen zal samen met de medewerkers en de (nieuwe) leidinggevende gekeken worden naar een goede teamindeling. De indeling in teams is geen onderdeel van de formele plaatsing. 32. Voor de plaatsing van afdelingsmanagers en/of teamleiders (3e niveau) moet het principe ‘mens volgt werk’ toegepast worden, conform het Sociaal Plan Amsterdam; Reactie: Tijdens de gehele reorganisatie wordt het principe ‘mens volgt werk’ toegepast. Alleen daar waar het werk sterk wijzigt en daardoor de functie sterk wijzigt of vervalt, ontstaan er grotere veranderingen voor medewerkers. 33. De COR dringt aan op een ruimhartig beleid om medewerkers die al jarenlang in detachering ander werk doen desgewenst de kans te bieden om dit voort te zetten; Reactie: Als een medewerker elders is gedetacheerd vormt zijn oorspronkelijke functie zijn uitgangspositie. Tijdelijke rollen/functies kunnen niet de basis vormen voor een juridisch toetsbare plaatsingsprocedure. Dit lijkt enigszins strijdig met het uitgangspunt dat het sociaal plan hanteert (de inhoud van het werk is bepalend), maar dat benadrukt juist dat de formele positie (generieke functie/niveau) in overeenstemming gebracht moet worden met de actuele feitelijke structurele werksituatie. Bij een detachering is het uitgangspunt dat sprake is van een aantoonbaar tijdelijk karakter. In dat geval wordt de formele functie dus niet aangepast aan de (tijdelijke) actualiteit, en blijft de bestaande formele positie de uitgangssituatie voor plaatsing bij reorganisatie. Het medewerkers zelf laten kiezen is in ieder geval geen optie. Waar mogelijk zal het advies van de COR meegenomen worden met respect voor de correcte juridische procedures. Voor detacheringen geldt hetzelfde als bij waarnemingen: Alleen als uit de concrete feiten en omstandigheden blijkt dat het feitelijk niet meer een detachering is, en verzuimd is een overplaatsingsbesluit te nemen, is dit anders. 34. Corrigeer op korte termijn, maar uiterlijk binnen een jaar na de ingangsdatum van de nieuwe organisatie, ongerechtvaardigde inschalingsverschillen bij functies die in de WORDT-situatie als gelijk worden beschouwd, maar in de WAS-situatie uiteenlopend worden benoemd en beloond omdat ze bij verschillende organisaties worden uitgevoerd. Reactie: Indien er ongerechtvaardigde inschalingsverschillen bestaan nadat het plaatsingsproces is uitgevoerd zal nader worden bepaald of onderzoek noodzakelijk is. Het nemen van een beslissing hierover valt overigens buiten de scope van de adviesaanvraag.


15

C. Specifieke adviezen op organisatieonderdelen CLUSTER SOCIAAL RVE INKOMEN Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Inkomen indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Pas het inrichtingsmodel van de Afdeling Handhaving Werk en Inkomen aan conform het alternatieve plan d.d. 17 juni van de medewerkers afdeling Handhaving. Dit houdt in dat gebiedsgerichte teams worden ingesteld in plaats van doelgroepgerichte teams. Dit leidt tot lagere kosten wegens minder verplaatsingen, is flexibeler bij fluctuaties in de vraag en voorkomt dat door specialisatie de functie van handhaver wordt uitgehold. (Het alternatieve plan is als bijlage in het deeladvies van cluster Sociaal opgenomen); Reactie: De uitgangspunten van het alternatieve plan/inrichtingsmodel zijn dezelfde als die in het originele plan. De vertaling hiervan in een afdelingsstructuur is verschillend. Wij zijn van mening dat structuren niet in beton moeten worden gegoten, maar flexibiliteit moeten bieden om tot de beste resultaten te komen. Wij hebben gekozen voor en houden vast aan een doelgroep inrichting van de afdeling Handhaving Werk en Inkomen. Met deze inrichting sluiten we aan bij het inrichtingsprincipe dat ook bepalend is geweest voor de inrichting van de afdelingen met klantmanagers en de teams met inkomensconsulenten. Om goede resultaten te behalen op het domein Werk en Inkomen (door de RVE’s Inkomen, Werk en Participatie), moeten klantmanagers, inkomensconsulenten en handhavers intensief samenwerken. Een gelijksoortige inrichting van de afdelingen en teams versterkt en vereenvoudigt ook de samenwerking tussen teams en afdelingen. Daarnaast biedt deze indeling wat ons betreft de meest optimale balans tussen generiekheid van de functie en professionele ontwikkeling door meer te specialiseren. Dit betekent echter dat de handhavers ook regelmatig wijkgericht (bijvoorbeeld de handhavers verbonden aan de afdeling activering) of gericht op specifieke groepen (die de doelgroepen doorkruizen, bijv alleenstaande moeders of mensen met mogelijk bezit in het buitenland), zullen werken. In gesprekken met medewerkers van de afdeling Handhaving en de COR hebben we ook aangegeven dat – als het werk daarom vraagt – altijd ruimte moet zijn om in te spelen op gebiedsgerichte issues. Voor het effectief handhaven van fraude is het belangrijk om dit klant specifiek te doen. Fraude houdt zich niet aan gebiedsgrenzen, controle richt zich altijd op klanten. Hoe je controleert en handhaaft is meer klantspecifiek dan gebiedsspecifiek. Na definitieve besluitvorming zullen wij met de medewerkers van de nieuwe afdeling Handhaving Werk en Inkomen verder werken aan werkwijze in de teams. 2.

Het wijzigen en uitsplitsen van takenpakketten mag niet leiden tot uitholling van de functie van inkomensconsulent. De COR wil concreet zien dat het takenpakket inhoudelijk vergelijkbaar blijft.

Reactie: Wij zijn van mening dat er geen sprake is van uitholling van de functie van inkomensconsulent (en handhavingsspecialist (zie ook voorwaarde 1). Zowel de functie van handhavingsspecialist als die van inkomensconsulent blijven generiek. Elke medewerker moet alle werkzaamheden kunnen uitvoeren. Mensen krijgen de kans zich in de verschillende teams gedurende een bepaalde tijd te ontwikkelen op een aantal specifieke taken voor specifieke doelgroepen. Ons beeld is dat hierdoor geen specialistische functies gaan ontstaan, maar dat er een generiek functieprofiel overeind blijft met een breed takenpakket en ruimte om je te ontwikkelen in specifieke rollen. De keuze voor een team is niet voor het leven. Wij hechten veel waarde aan leren. Dit betekent ook dat medewerkers in overleg met hun managers afspraken maken over hun professionele ontwikkeling.


16

3.

In de WAS WORDT lijst 4.0 is de teamindeling van de afdeling Handhaving niet zichtbaar. Dit zal in het definitieve reorganisatieplan alsnog moeten gebeuren voordat tot uitvoering wordt overgegaan.

Reactie: Voorafgaand aan de start van de nieuwe organisatie zal duidelijk zijn hoe de teamindeling vorm krijgt. Deze teamindeling is geen onderdeel van het reorganisatieplan en de plaatsingsbrieven. Zie hiervoor ook mijn reactie in het algemene deel. 4.

Voor alle afdelingen dienen de werkprocessen regelmatig geëvalueerd te worden, omdat knelpunten worden verwacht bij de inkomensconsulenten en bij de handhavers. De medezeggenschap (de raad die het dichtst bij de RVE Inkomen staat) dient hierbij betrokken te worden.

Reactie: Uiteraard zullen we de processen, ketens en samenwerking regelmatig evalueren en waar nodig samen met de medewerkers bijstellen. Wij zullen de medezeggenschap hierbij betrekken. 5.

De functie-inhoud van de teamassistent mag niet worden uitgehold, hetgeen in ieder geval inhoudt dat de combinatie van scanwerk en ondersteunende taken behouden moet blijven om te zorgen dat het werk niet eentonig wordt.

Reactie: De teamassistenten en administratief medewerkers bieden administratieve ondersteuning aan ten behoeve van de teams. We brengen hen nu onder in de afdeling inkomensvoorziening. In deze afdeling komen de nu bestaande verschillende uitvoeringspraktijken (5 werkpleinen immers) samen. Samen met medewerkers gaan we vorm geven aan een meer uniforme werkwijze op terrein van postverwerking, scannen, werk verdelen en teamondersteuning. Wij zijn daarom van mening dat er geen sprake is van uitholling van de functie van teamassistent. De COR heeft een goed punt als het gaat om het onderzoeken van de impact van de verder gaande digitalisering met name op de functies teamassistent en administratief medewerker. N.a.v. de zorg van de COR zullen we dit eind 2015 samen met de COR onderzoeken. Adviezen 1. Aan de hand van een voorkeurregistratie is een voorgenomen teamindeling tot stand gekomen. De locaties waar de werkzaamheden zullen worden verricht zijn nog niet bekend. De COR adviseert de mogelijkheid open te houden om op het moment dat de locaties wél bekend, de medewerkers de gelegenheid te bieden om hun voorkeur aan te passen. Daarna kan een definitieve plaatsen plaatsvinden. Reactie: De afdeling Inkomensvoorziening wordt in zijn geheel gehuisvest in een gemeentelijke locatie in Amsterdam Zuidoost. Deze locatie is tijdelijk ter overbrugging naar een eindsituatie die we in 2017 hopen te bereiken (vermoedelijke huisvesting in Triade). De huisvesting / locatie en de teamindeling is gemeentebreed geen criterium dat wordt meegenomen in de aanstelling, benoeming, plaatsing van medewerkers. Bij de plaatsing van medewerkers in de teams van Inkomensvoorziening speelt de locatie ook geen rol. Alle medewerkers van de afdeling Inkomensvoorziening zijn gehuisvest in Amsterdam Zuidoost. Wij beseffen dat verhuizingen van medewerkers impact hebben op bijvoorbeeld woon-werk verkeer etc. Uiteraard kan er altijd gekeken worden naar maatwerkoplossingen door medewerker en teammanager. 2.

Stel een Plan van Aanpak op met betrekking tot de jongeren- en jongerenbegeleidingsproblematiek, zodat deze op een minder versnipperde wijze binnen het cluster Sociaal kan worden belegd.

Reactie: Naast de RVE Inkomen hebben ook de RVE’s Werk en OJZ een belangrijke rol bij het begeleiden van jongeren (inkomen/voorkomen van uitval school/naar werk etc). Het is belangrijk dat er binnen het


17

cluster goed naar dit proces en een optimale samenwerking tussen de verschillende afdelingen gekeken wordt om zo het beste resultaat voor de jongeren te realiseren. Het feit dat meerdere RVE’s/afdelingen betrokkenheid hebben bij jongeren wil niet perse zeggen dat het ook anders uitgevoerd hoeft te worden. We hebben dit proces benoemd als een keten met belangrijke taken/verantwoordelijkheden. Geconstateerd is inderdaad ook dat er mogelijk overlap bestaat tussen de werkzaamheden van de mensen bij de afdelingen Werk en Re-integratie en Werk en opleiding Jongeren (in de RVE Werk). In september wordt daarom een leantraject gestart om de taken naast elkaar te houden en te komen tot een efficiënt werkproces. 3.

Stel op korte termijn een onderzoek in naar de inschaling van de medewerkers van de afdeling handhaving. De COR heeft vernomen dat de indruk bestaat, dat deze medewerkers anders zijn ingeschaald dan medewerkers van andere RVE’s die hetzelfde, dan wel vergelijkbaar werk doen. De COR wordt graag op de hoogte gehouden van de uitkomsten van het onderzoek. Ook verneemt de COR graag wanneer dit onderzoek zal plaatsvinden.

Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. 4.

Richt op korte termijn de werkprocessen van de RVE’s in en maak heldere afspraken over de samenwerking tussen de RVE’s en de afdelingen daarbinnen.

Reactie: Dit advies nemen we over. Voor de werkprocessen die veranderen geldt dat deze, samen met medewerkers, zullen worden besproken en ingericht (overigens niet alle werkprocessen zullen veranderen), dit geldt zeker ook voor de processen tussen verschillende afdelingen en RVEs. 5.

Wat betreft de afdeling ‘Doelgroepen’ adviseert de COR om nader te onderzoeken hoe deze afdeling goed gepositioneerd kan worden in het cluster Sociaal, rekening houdend met de vele dwarsverbanden met andere RVE s. Graag zien we dit in een plan van aanpak terug.

Reactie: Dit advies nemen we over. Het klopt dat bijzondere doelgroepen met verschillende afdelingen binnen het cluster sociaal samenhang heeft. Positionering bij de RVE participatie zou ook kunnen. Behalve het screeningsloket, dit heeft een nauwe samenhang met inkomensvoorziening en wordt daarbinnen ook gepositioneerd. Op advies van de COR zal mogelijke positionering bij de RVE Activering (en de relatie tot de RVE OJZ en de RVE Wonen (cluster R&E)) in 2015 worden onderzocht. 6.

Breng zo spoedig mogelijk in kaart of er personele gevolgen te verwachten zijn door de invoering van de Participatiewet.

Reactie: De impact en consequenties van de invoering van de Participatiewet zijn door DWI al in kaart gebracht. We zullen de COR hier op korte termijn over informeren. De invoering van de Participatiewet levert voor Werk, Inkomen en Participatie levert overigens vooralsnog geen organisatorische wijzigingen op. Wel wordt er in de volgende implementatiefase nog eens goed gekeken naar koppelingen en doorontwikkelingen die de 3d’s vragen, en die nieuwe dwarsverbanden op clusterniveau vragen. 7.

Onderzoek of ‘Terugvordering en Verhaal’ ingebed kan worden in het op te richten incassobureau FIBA als de vorming van FIBA wordt doorgezet.

Reactie: Recent is de financiële validatie voor FIBA opgeleverd. In het najaar van 2014 wordt de besluitvorming hierover afgerond. Hierbij is de vraag: hoe omvangrijk zijn de te behalen financiële baten? Daarna zijn vervolgstappen met organisatorische keuzen aan de orde waarbij ook de organisatorische vraagstukken aan de orde komen. Op zijn vroegst zal in deze fase gekeken worden naar de positionering van Terugvordering en Verhaal. Wij zullen de COR hierover informeren.


18

RVE WERK Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Inkomen indien aan de volgende voorwaarde wordt voldaan: 1. De teamindelingen dienen zichtbaar te worden gemaakt in de organogrammen en in de WASWORD-lijsten. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. 2. De functie-inhoud van de klantmanager mag niet worden uitgehold. Dat betekent, dat in ieder geval de “intake” behouden moeten blijven of daarvoor in de plaats waarborgen moeten komen, dat de klantmanager voldoende betrokken wordt bij de instroom. Reactie: Elke klantmanager moet alle werkzaamheden kunnen uitvoeren. Mensen krijgen echter de kans zich in de verschillende teams gedurende een bepaalde tijd wat meer te ontwikkelen op een aantal specifieke taken voor specifieke doelgroepen. Ons beeld is dat er een generiek functieprofiel overeind blijft met een breed takenpakket en ruimte om je als medewerker te ontwikkelen in specifieke rollen. Wij zijn van mening dat er geen sprake is van uitholling van de functie van klantmanager. Wij hechten veel waarde aan continue leren en ontwikkelen. Dit betekent ook dat medewerkers in overleg met hun managers afspraken maken over hun professionele ontwikkeling en vanuit welk team dit het beste kan plaatsvinden. Het takenpakket blijft vooralsnog hetzelfde. Ondanks het feit dat de klantmanagers zich gaan richten op een specifieke klantengroep (trede 4, 3 of 1/2) en er klantmanagers zich in de afdeling Intake specifiek gaan richten op de nieuwe klanten zal de functie van klantmanager generiek blijven. Alle klantmanagers richten zich op de “beoordeling van doelmatigheid", ze zijn continu bezig vast te stellen wat er nodig is om een klant zo snel mogelijk aan het werk, participeren te krijgen. Voor de specifieke taak m.b.t. instroom (afdeling intake) geldt dat de klantmanagers in de afdeling intake zich specifiek richten op de nieuwe instroom van klanten en diagnose maakt met behulp van diverse instrumenten om vervolgens de klant over te dragen aan de juiste afdeling om het traject uit te zetten. Hiermee beogen we een betere kwaliteit en een beter beeld van de klant door het methodisch werken waardoor je uiteindelijk efficiënter wordt (ook voor de klant). De overdracht van de klanten naar de overige afdelingen wordt op dit moment uitgewerkt. Belangrijk is dat de klantmanagers voldoende informatie hebben over de klant en de uitkomsten van de intake om hun werk goed te kunnen doen. Dat wordt geborgd. Het gaat hier om een nieuwe werkwijze binnen het domein werk en inkomen. Wij zullen, een half jaar na de start van de nieuwe organisatie, met de COR afspreken hoe en wanneer we deze nieuwe werkwijze gaan evalueren en kijken of het nodig is om de functie van klantmanager specifiek nog te bekijken. Adviezen 1.

Voorkom dat er een overlap ontstaat tussen en binnen de RVE Werk en de RVE Participatie. Duidelijk moet worden welke afdeling waarvoor verantwoordelijk is. In het kader van de doorontwikkeling lijkt het de COR nuttig te onderzoeken of de RVE Werk en de RVE Participatie kunnen worden samengevoegd.

Reactie: De RVE’s Inkomen, Werk en Participatie werken straks intensief samen: men levert samen bijstand aan Amsterdammers en kennen gecombineerde geldstromen. Alle klanten stappen binnen via de afdeling Intake, die gepositioneerd is in de RVE Participatie. Klanten worden ingedeeld via de tredeindelingen waardoor zij specifiek klantmanagement krijgen. Met name de klanten uit trede 2 zullen vervolgens begeleid worden door klantmanagers uit de RVE Participatie, de klanten uit trede 3 en 4 door klantmanagers in de RVE Werk. Dit maakt dat beide RVE's ook verschillende doelstellingen


19

hebben. Wij herkennen de zorg van de COR. Omdat er zo veel verbinding en afhankelijkheid is, is er ook een risico van overlap. Het is belangrijk om eerst van start te gaan met de RVE’s zoals we die nu in het plan van het cluster sociaal hebben voorgesteld. We zullen na de start, zeker m.b.t. de RVE's Inkomen, Werk en Participatie, uiteraard onderzoeken of de voorgestelde werkwijze goed werkt. Hoe dit precies vorm krijgt zullen we met de betrokken RVE managers bekijken en we zullen de COR daar ook bij betrekken. 2.

Laat het Werkgeversservicepunt als doel vacatures/banen hebben en de andere afdelingen als doel het verkleinen van de afstand tot de vacatures/banen. Bij dit laatste zou uitgegaan moeten worden van de afstand van de kandidaat tot de vraag op de arbeidsmarkt.

Reactie: Enerzijds haalt DWI de laatste jaren de doelstellingen voor uitstroom naar werk in de huidige moeilijke arbeidsmarkt, anderzijds kan gesteld worden dat de afstemming in de matchingsketen (van de Amsterdammer die bij DWI binnen stapt voor een uitkering, de vacature die een werkgever aandraagt en de aansluiting op elkaar) zeker beter en efficiënter kan. Om te komen tot een betere matchingsketen is al een aantal stappen gezet. (bijv project herontwerp matchingsproces/lean, een gezamenlijke visie vanuit de RVE Werk). Op dit moment zijn inhoudelijke verbeteringen van de matchingsketen leidend. Als daaruit blijkt dat organisatorische aanpassingen in afdelingen, teams of werkwijze grote voordelen biedt, dan volgt daarover nieuwe besluitvorming met uiteraard betrokkenheid (mogelijk adviesaanvraag) van de COR. RVE PARTICIPATIE Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Participatie indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Het onderdeel diagnose voor de aanvang van de nieuwe organisatie helder is uitgewerkt zodat de startpositie van de klant en het te volgen traject duidelijk zijn. Reactie: De processen en rolverdeling binnen de afdeling Intake worden beschreven en in samenhang met alle betrokkenen wordt een waardestroomanalyse uitgevoerd (dienstverlening en de ontvangende partijen). Ook vindt intensief overleg plaats met de ontvangende partijen (Activering, WSP, Koers naar Werk) over de overdrachtmomenten en documenten en wordt aandacht besteed aan het inbrengen van kennis uit deze laatste onderdelen bij het Intake proces. Streven is om in oktober te starten met het uitvoeren en toetsen van de nieuwe werkprocessen. Specifiek zal het proces vanuit klantperspectief in kaart worden gebracht. Wij zijn het met de COR eens dat dit voor aanvang van de nieuwe organisatie helder moet zijn, met bovenstaande aanpak en planning zal dat ook zo zijn. 2. Het gebiedsgericht werken wordt uitgewerkt in overleg met de stadsdelen. Reactie: Gebiedsgericht werken betekent een andere manier van werken met partners en tussen de verschillende organisatieonderdelen. De zeven nieuwe stadsdeelorganisaties hebben hierin een belangrijke rol. In het programma gebiedsgericht werken zijn in verschillende projectgroepen medewerkers van stadsdeelorganisaties, RVE's en B&O vertegenwoordigd. 3. De teamindeling van de afdelingen ‘’Beleid Werk en Inkomen’, ‘Educatie en Inburgering’ en ‘Intake’ in de WAS WORDT lijsten en het reorganisatiebesluit worden opgenomen. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.


20

4. Tussen de COR en de bestuurder duidelijke afspraken worden gemaakt over het vervolgtraject, waaronder het medezeggenschapstraject, ten behoeve van de drie decentralisaties die volgen op de invoering van de Participatiewet. Reactie: Er wordt een medezeggenschapskalender opgesteld waarin mogelijke adviesaanvragen m.b.t. de drie decentralisaties zullen worden opgenomen. Hierdoor zal de medezeggenschap tijdig betrokken worden bij veranderingen. 5. In de stadsdelen is in elk stadsdeel één fte voor armoedebestrijding aanwezig. Deze zijn in het Bspoor geplaatst. In de beleidsafdeling kan echter maar 5,6 fte geplaatst worden. Omdat medewerkers in het B-spoor functievolgers zijn en de functie ongewijzigd blijft, moet de beschikbare formatie in de beleidsafdeling zodanig worden uitgebreid, dat alle betrokken medewerkers geplaatst kunnen worden. Reactie: In spoor B worden betrokken medewerkers altijd geplaatst. Niet in alle stadsdelen is een fte voor armoedebestrijding aanwezig. In goed overleg tussen het cluster Sociaal en de stadsdelen is overeen gekomen om 5.6 fte toe te voegen aan de afdeling beleid werk en inkomen van de RVE Participatie. Dit zijn nieuwe functies. Deze nieuwe functies zijn vastgesteld en zal conform afspraken en planning in het plaatsingsproces worden opgenomen. Bij een stadsdeel geldt dat er 1 fte overgaat in het zogenaamde B spoor, de overige functies zijn dus nieuw. Adviezen 1. Werk de positie van de afdeling Intake tot andere afdelingen en RVE’s beter uit. De COR adviseert voorts om een evaluatiecyclus tot stand te laten komen, waarin continu wordt bekeken hoe de afdeling zich ontwikkelt. Reactie: Na de definitieve besluitvorming zal die positie, ook samen met de betrokken medewerkers verder worden uitgewerkt. Uiteraard wordt er continue beoordeeld hoe het gaat en of er aanpassingen/wijzigingen nodig zijn. 2.

De COR vindt dat een gebundelde beleidsafdeling bij de RVE Participatie die tevens werkt voor de RVE Inkomen en de RVE Werk niet past in de hoofdstructuur van cluster Sociaal. Logischer is om in elke RVE een beleidsafdeling op te nemen en vanuit de clusterstaf Sociaal via opdrachten en de begeleiding en bewaking daarvan te zorgen voor projectmatig werken en horizontale coördinatie.

Reactie: Omdat de samenhang tussen de RVE’s inkomen, werk en participatie zowel op de uitvoering als op beleid groot is, naast het zogenaamde ‘stippellijntje’ tussen deze RVE’s, er ook gekozen voor één beleidsafdeling. Om dit op te knippen in 3 beleidsafdelingen of de beleidsadviseur te verdelen onder de afdelingen zou heel erg inefficiënt zijn en het risico van slechte afstemming binnen het beleidsterrein Werk en Inkomen vergroten. De RVE’s zijn zelf verantwoordelijk voor hun beleidsadvisering/ondersteuning. Bij de andere RVE’s kan dit door de aard van het werk wel. Die RVE’s zijn vanuit zichzelf al veel meer beleids RVE’s dan de 3 werk & inkomen RVE’s. De kleine strategische unit van de clusterstaf heeft geen taak in opdrachten geven aan de beleidsafdelingen en heeft vooral een rol bij de grotere RVE overstijgende onderwerpen. De keuze om deze beleidsafdeling bij Participatie onder te brengen heeft te maken met de omvang van de 3 RVE’s. 3.

Voorkom dat er een overlap ontstaat tussen en binnen de RVE Participatie en de RVE Werk. Duidelijk moet worden welke afdeling waarvoor verantwoordelijk is. In het kader van de doorontwikkeling, in het bijzonder de invoering van de Participatiewet in 2015, lijkt het de COR nuttig te onderzoeken of de RVE Participatie en de RVE Werk kunnen worden samengevoegd.

Reactie: De RVE’s Inkomen, Werk en Participatie werken straks intensief samen: men levert samen bijstand aan Amsterdammers en kennen gecombineerde geldstromen. Alle klanten stappen binnen via de


21

afdeling Intake, die gepositioneerd is in de RVE Participatie. Klanten worden ingedeeld via de tredeindelingen waardoor zij specifiek klantmanagement krijgen. Met name de klanten uit trede 2 zullen vervolgens begeleid worden door klantmanagers uit de RVE Participatie, de klanten uit trede 3 en 4 door klantmanagers in de RVE Werk. Dit maakt ook de doelstellingen die beide RVE’s hebben verschillend van elkaar. Het is dus duidelijk welke RVE waar verantwoordelijk voor is, maar we herkennen wel de zorg van de COR, omdat er zo veel verbinding en afhankelijkheid is, is er ook een risico van overlap. Het is belangrijk om eerst van start te gaan met de RVE’s zoals we die nu in het plan van het cluster sociaal hebben voorgesteld. We zullen na de start, zeker m.b.t. de drie werk en inkomen RVE’s, onderzoeken en evalueren of de gekozen werkwijze goed werkt. Hoe dit precies vorm krijgt zullen we met de betrokken RVE’s managers bekijken en we zullen de COR daar ook bij betrekken. RVE ONDERWIJS, JEUGD EN ZORG Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Onderwijs, Jeugd en Zorg indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. De afdeling Burgerschap en Diversiteit is een afdeling die een adviserende rol heeft naar het bestuur toe. Er dient voorafgaand aan de uitvoering van die voornemens duidelijkheid te komen of en welke taken er vanuit de stadsdelen overkomen naar deze afdeling. Vervolgens dient een juiste WAS WORDT lijst inclusief de bijbehorende formatie te worden opgesteld. Reactie: Er komen vooralsnog geen taken over van de stadsdelen. De afdeling heeft inderdaad naast een taak in de ontwikkeling en uitvoering van beleid/programma’s en het (zelfs clusteroverstijgend) aanjagen van de inbedding van de diversiteitsthematiek binnen andere domeinen, ook een belangrijke bestuursadviserende rol. De afdeling heeft een veelomvattende, brede en zeer diverse taak. Uitgangspunt is daarbij de huidige opgenomen formatie (en taakverdeling), waarbij volgens het nieuwe flexibele organisatiemodel eventuele wijzigingen in capaciteitsinzet afhankelijk is van eventuele bestuurlijke prioriteiten en opgaven. Een deel van de uitvoering zal overigens binnen overige afdelingen, RVE’s en stadsdelen plaats vinden. 2.

In de WORDT-formatie bij de afdelingen en teams ontbreken ondersteunende functies en/of die van projecten programma-assistent. Het gaat vaak om specifiek op het primaire proces toegespitste ondersteuning en niet slechts om algemene secretariële ondersteuning. Een voorbeeld is de functie van Projectassistent van de afdeling Burgerschap en Diversiteit. Deze (ontbrekende) functies dienen toegevoegd te worden aan de WAS-WORDT lijst en de formatie.


De clustermanagers van Bureau Leerplicht plus zijn functievolgers en dienen als categorie 1 te worden aangemerkt.

Reactie: Alle medewerkers die een functie hebben die niet of licht wijzigt zijn functievolger. 4.

De WAS-WORDT lijst van de betrokken medewerkers op de afdeling Onderwijs moet compleet en juist worden gemaakt. De formatie moet in kaart worden gebracht aan de hand van de totale inzet die op dit moment op de afdeling bestaat (dus inclusief structurele externe inhuur en tijdelijke contracten). Pas dan kunnen vaste medewerkers op grond van de wijze zoals omschreven in het Sociaal Plan op een juiste en eerlijke manier worden geplaatst op de nieuwe afdeling.

Reactie: Zie hiervoor mijn antwoord in het algemene deel.


22

5.

In een aantal afdelingen ontbreekt de teamindeling. De teamindeling dient in het definitieve besluit te worden opgenomen, zodat helder is hoeveel en welke functies in elk team komen en welke managementfuncties daarbij horen.

Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel 6.

De medewerkers van de afdelingen die te maken krijgen met een tweede reorganisatie als gevolg van de decentralisaties van taken van de overheid naar de gemeente dienen een werk-, dan wel baangarantie te krijgen. Deze werk-, dan wel baangarantie hebben de medewerkers ook toegezegd gekregen bij de huidige reorganisatie fijnstructuur. Door de werken baangarantie door te trekken naar een mogelijke tweede reorganisatie wordt voorkomen dat deze medewerkers op korte termijn alsnog hun baan verliezen. Deze garantie moet tenminste tot 1 januari 2017 blijven gelden.

Reactie: Zie hiervoor allereerst mijn reactie in het algemene deel. Door de gelijktijdigheid van de reorganisatie Jeugd en Zorg gelden dezelfde afspraken ten aanzien van werk en baangarantie die op dit moment van toepassing zijn voor de stadsbrede reorganisatie. 7.

De COR dient betrokken te worden bij de evaluatie van de gebiedsgerichte teams van de afdeling Jeugd en de afweging om van deze afdeling al dan niet een zelfstandige organisatie te maken.

Reactie: Wij zullen de COR informeren over de proeftuinen en bekijken graag met de COR hoe zij hier bij betrokken kunnen worden. Graag bespreek ik met u welke gedachte er zit achter het advies om af te wegen van de afdeling Jeugd een zelfstandige organisatie te maken, zodat ik er gerichter op kan reageren. Uiteraard is het zo dat als uit de evaluatie wijzigingen komen in de structuur wij de COR conform WOR zullen betrekken. Adviezen 1. De afdelingen Zorg en Jeugd krijgen (op korte termijn) te maken met grote decentralisaties van taken van de overheid naar de gemeente. Dit leidt tot een mogelijke tweede reorganisatieronde en daarmee tot extra onzekerheid voor de medewerkers. De COR adviseert de reorganisatie fijnstructuur en de doorontwikkelingen in verband met deze decentralisaties zoveel als mogelijk in elkaar te schuiven, zodat de medewerkers zo min mogelijk met twee reorganisaties te maken krijgen. Reactie: Op 1 juli 2014 is door het college een voorgenomen besluit genomen inzake de reorganisatie van de afdeling Jeugd en Zorg. Vanuit het belang van medewerkers om niet in korte tijd met 2 reorganisaties geconfronteerd te worden heeft de COR er bij de bestuurder op aangedrongen om deze reorganisatie Jeugd en Zorg te laten samenvallen met de gemeentebrede reorganisatie. Om die reden heeft de COR versneld advies uitgebracht en heeft er reeds een overlegvergadering over het concept advies plaatsgevonden. De uitkomst van het overleg is verwerkt in het besluit dat als definitief besluit gelijktijdig aan B&W wordt voorgelegd. Aan het advies van de COR deze reorganisatie te laten plaatsvinden tegelijk met de gemeentebrede reorganisatie wordt tegemoet gekomen. Hoewel deze reorganisatie oorspronkelijk is aangekondigd als een doorontwikkeling binnen het cluster sociaal, na de gemeentelijk brede reorganisatie, is de reorganisatie Jeugd en Zorg naar voren gehaald. Dit vanwege de noodzaak om per 1 januari 2015 klaar te staan voor invoering van de decentralisatie van de AWBZ en de Jeugdzorg. Dan moeten de nieuwe afdelingen Jeugd en Zorg staan. Uitstel van besluitvorming brengt de invoering van deze decentralisatie in gevaar. Concreet betekent het voorgaande dat de plaatsingsprocedure inzake de afdeling Jeugd en de afdeling Zorg gelijktijdig plaats vindt met de plaatsingsprocedure van de gemeentelijke reorganisatie. De betrokken medewerkers zitten in het reorganisatiedomein Jeugd en Zorg. Voor het management


23

geldt, net als voor de overige managementfuncties gemeentebreed en in het cluster Sociaal, dat het reorganisatiedomein C gelijk van toepassing is. De reorganisatie Jeugd en Zorg is hiermee geen doorontwikkelingsopdracht meer. 2.

Bij de afdelingen Zorg en Jeugd bestaat het gevaar dat de lijnorganisatie en de gebiedsteams te veel naast elkaar gaan functioneren. De COR adviseert om de lijnorganisatie en de gebiedsteams meer onderling te integreren.

Reactie: Het is inderdaad heel belangrijk om niet naast elkaar, maar mét elkaar samen te werken. De nieuwe inrichting van de afdelingen zorg en jeugd is moet hiervoor zorgen. 3.

Er wordt voorgesteld om te werken met veel verschillende (soorten) gebiedsteams. De COR juicht een gebiedsgerichte benadering toe, maar vraagt zich tegelijkertijd af of de structuur met zoveel soorten gebiedsteams niet vereenvoudigd kan worden. Onderzoek een structurele manier van samenwerken en overleg met de stadsdelen die verder gaat dan een jaarcyclus met gebiedsvisies en een dergelijke wijze van samenwerking, in overleg met de stadsdelen, ook te ontwikkelen. De verdeling van taken en bevoegdheden, deelname aan teams en overlegstructuren dienen op korte termijn helder te worden en te worden uitgewerkt. De COR wordt hiervan graag op de hoogte gehouden en ontvangt graag de nadere uitwerkingen hiervan.

Reactie: Zie hiervoor de reactie behorende bij het adviestraject Jeugd en Zorg. 4.

Voer, net als bij Onderwijs, ook bij Jeugd een netwerkfunctie op stadsdeel/-gebiedsniveau in. Tot nu toe werd deze netwerkfunctie uitgevoerd door de OKC-manager. Om te voorkomen dat kennis en ervaring verloren gaat, moet duidelijk worden waar deze netwerkfunctie wordt belegd. Een goede overdracht is daarbij onontbeerlijk. De COR verneemt graag hoe een dergelijke overdracht zal plaatsvinden.

Reactie: Zie hiervoor de reactie behorende bij het adviestraject Jeugd en Zorg.

RVE SPORT EN AMSTERDAMSE BOS Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Sport en Amsterdamse Bos indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1.

De COR wil voor de uitvoering beschikken over een volledige, juiste en actuele WAS WORDT lijst komen voor de gehele RVE. Verschillende functies zijn in de aangeleverde stukken onder andere teams geplaatst dan nu bekend en gecommuniceerd is door de RVE voorbereiders.


Er dient alsnog een functievergelijking gemaakt te worden voor de managementfuncties in categorie C2 voor een objectieve beoordeling of hier sprake is van een sterk gewijzigde functie, als bedoeld in het Sociaal Plan Amsterdam. Als geen sprake is van een sterk gewijzigde functie, dan dienen deze functies alsnog geplaatst te worden in de categorie C1.

Reactie: Deze functies zijn reeds voorgelegd aan het team functievergelijking voor een objectieve beoordeling. Vervolgens is bepaald of de functies C1 of C2 zijn. Adviezen 1. In de voorgestelde organisatiestructuur worden de huidige afdelingen Sport en het Amsterdamse Bos samengevoegd en geïntegreerd. De COR staat positief tegenover deze ontwikkeling en verwacht dat deze samenwerking, dan wel samenvoeging tot een meerwaarde zal leiden. De


24

COR adviseert daarbij wel duidelijke afspraken te maken over functieonderhoud en functieinhoud in verband met de samenvoeging van gelijkwaardige taken en het voornemen om meer verantwoordelijkheid en zelfstandigheid bij de medewerkers te beleggen. Reactie: Vanzelfsprekend zullen er duidelijk afspraken gemaakt worden over samenwerking, taken en werkzaamheden, binnen de nieuwe RVE Sport en Bos. Voor alle RVE’s geldt dat afspraken worden gemaakt over samenwerking, taken en werkzaamheden. 2.

Verschaf daarnaast duidelijkheid aan de medewerkers over de verantwoordelijkheden van de verschillende managementlagen en de aansturing van de medewerkers.

Reactie: Net als de COR zien wij dit als een vanzelfsprekend en essentieel punt. Het gaat daarbij naast het verschaffen van duidelijkheid juist ook over het gesprek tussen medewerkers en tussen medewerkers en hun (team)managers. RVE GGD Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE GGD indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1.

De centralisering van de bedrijfsvoering moet zodanig geschieden dat de taken gedeconcentreerd worden uitgevoerd en dat maatwerk mogelijk blijft voor die taken die nauw verweven zijn met het primaire proces.

Reactie: De GGD heeft samen met het cluster bedrijfsvoering onderzocht hoe zij kunnen aansluiten bij de centralisering van de bedrijfsvoeringstaken zonder dat dit negatief effect heeft op het bereiken van de resultaten. Hierover zijn goede maatwerkafspraken gemaakt. 2.

De uitvoering van wettelijke taken mag niet in gevaar komen en de kosten voor extern ingehuurde krachten mogen niet toenemen. [De kwaliteit van de dienstverlening en de ondersteuning blijft gehandhaafd, minimaal op het niveau van de eerste helft 2014, en de HKZ certificering van de zorginstelling GGD blijven behouden.

Reactie: Uiteraard is dit ook ons uitgangspunt. 3.

De inzet van alle benodigde ondersteuning bij grote rampen wordt gewaarborgd.

Reactie: Dit advies nemen we vanzelfsprekend over. 4.

Er wordt een participatieparagraaf opgenomen in het definitieve besluit, waarin wordt beschreven hoe het personeel wordt betrokken bij de invoering van de nieuwe plannen en de doorontwikkelingsaspecten. Tevens dient de medezeggenschap tijdig bij advies- en instemmingsplichtige zaken te worden betrokken conform de Wet op de ondernemingsraden en het convenant d.d. 1 juli 2014 “CONVENANT EX ARTIKEL 32 LID 2 WOR”.

Reactie: In het plan van het cluster Sociaal als ook het overkoepelende organisatieontwikkelingsplan staat beschreven hoe medewerkersparticipatie verder gestimuleerd en ingezet zal worden. Het is een van de belangrijkste speerpunten voor de nieuwe organisatie en dat geldt uiteraard ook voor de GGD. Een aparte participatieparagraaf is dan ook niet nodig, de GGD sluit aan bij de gemeentebrede uitgangspunten. Uiteraard zullen wij altijd de WOR volgen bij mogelijke doorontwikkelingen. 5.

De medewerkers van deze RVE die te maken krijgen met een tweede reorganisatie als gevolg van de decentralisaties van taken van de overheid naar de gemeente dienen een werk-, dan wel


25

baangarantie te krijgen. Deze werk-, dan wel baangarantie hebben de medewerkers ook toegezegd gekregen bij de huidige reorganisatie fijnstructuur. Door de werken baangarantie door te trekken naar een mogelijke tweede reorganisatie wordt voorkomen dat deze medewerkers op korte termijn alsnog hun baan verliezen. Deze garantie moet tenminste tot 1 januari 2017 blijven gelden. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Adviezen 1. Behoud de eigenheid van de GGD, maar zorg wel voor een duidelijke samenwerking tussen de GGD en de overige RVE’s binnen het cluster Sociaal. De COR acht het van belang dat wordt gezocht naar gezamenlijke oplossingen voor gezamenlijke problemen. De COR adviseert in dit kader een risicoparagraaf op te stellen voor de RVE GGD. Reactie: Uiteraard zal de GGD, net als de afgelopen jaren, zo goed mogelijk samenwerken met haar partners binnen en buiten cluster sociaal. De nieuwe organisatiestructuur maakt die samenwerking ook makkelijker naar het idee van de GGD. Een aparte risicoparagraaf is vooralsnog niet nodig. 2.

Blijf gebruik maken van de bij de GGD aanwezige expertise en gecertificeerde professionals, alsmede van de publiekscontacten van de GGD voor de communicatie naar de diverse doelgroepen. De afdeling Jeugdgezondheidszorg bereikt bijv. 98% van de jeugd van 0-19 jaar. Voor een goed slagen van de RVE GGD is het van belang dat de gemeente deze meerwaarde ziet en deelt.

Reactie: De GGD zet zoals onder 1 gezegd al haar expertise in voor het bereiken van de bevolking. Zo werkt de GGD ook al mee aan onder andere de top 600 aanpak, samenwerking OKC’s, programma Amsterdamse Aanpak Gezond Gewicht. We zijn uiteraard bereid onze expertise waar gevraagd en soms ook ongevraagd in te zetten. 3.

De RVE GGD krijgt (op korte termijn) - net als de afdelingen Zorg en Jeugd binnen de RVE Onderwijs, Jeugd en Zorg - te maken met grote decentralisaties van taken van de overheid naar de gemeente. Dit leidt tot een mogelijke tweede reorganisatieronde en daarmee tot extra onzekerheid voor de medewerkers. De COR adviseert de reorganisatie fijnstructuur en de doorontwikkelingen in verband met deze decentralisaties zoveel als mogelijk in elkaar te schuiven, zodat de medewerkers zo min mogelijk met twee reorganisaties te maken krijgen.

Reactie: Voor de GGD zijn de personele gevolgen van de decentralisaties minimaal. Met de COR is afgesproken dat deze minimale gevolgen in eerste instantie met de OR van de GGD verder besproken kunnen worden. Over toekomstige wijzigingen/reorganisaties verwijzen wij naar de tekst in het algemene deel. 4.

Stimuleer een cultuurverandering binnen de RVE GGD door meer verantwoordelijkheid te leggen bij de medewerkers. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van Lean management.

Reactie: Uiteraard sluit de GGD aan bij de gemeentebrede ontwikkelingen rond cultuurverandering en bij de uitrol van permanent verbeteren (lean). 5.

Maak afspraken over de evaluatie van de positie van de GGD ten opzichte van externe partijen zoals het rijk, stadsdelen, zorgverzekeraars, politie e.d. Wat voorop moet staan is een evaluatie of de burger beter wordt bediend en of de klantvriendelijkheid is verbeterd of is verslechterd.

Reactie: Er is een onderzoek geweest naar de positionering van de GGD. N.a.v. dat onderzoek is eind 2013 door het college van B&W besloten dat de GGD binnen de Gemeente Amsterdam gepositioneerd blijft.


26

Mocht het nodig zijn om dit nogmaals te onderzoeken en dit besluit te heroverwegen dan doen we dat uiteraard. De inbreng en relatie met externe partners speelt hierbij een belangrijke rol. RVE SUBSIDIES EN INKOOP Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Subsidies en Inkoop Sociaal indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1.

Het team ‘Social Return’ (5 fte) maakt deel uit van de afdeling Inkoop en contractmanagement. Dit team voldoet niet aan de vastgestelde normen voor de “span of control” en er wordt ook geen managementfunctie aangegeven voor dit team. De COR verwacht dat ook de vastgestelde algemene normen voor dit team gelden en de teamindeling daarop wordt aangepast.

Reactie: Social Return is een specialisme en kan niet samengevoegd worden met een andere team. De teammanager heeft extra ruimte en energie nodig voor sturing op de vernieuwing en ontwikkeling, het zoeken naar verbindingen binnen en buiten de gemeente. Dit rechtvaardigt een afwijking van de span of control. 2.

Van de 27 fte van de afdeling Inkoop en contractmanagement zijn 21 functies afkomstig uit spoor A, 9 uit spoor B en de Manager F uit spoor C. De COR acht de indeling in spoor A niet juist. Dit moet worden gewijzigd in spoor B, nu deze afdeling wordt samengesteld uit diverse afdelingen van de latende diensten. Deze aanpassingen dienen te worden doorgevoerd in de WAS WORDT lijsten, dan wel de formatieplannen.

Reactie: Deze afdeling zit in spoor B. Na besluitvorming zal er een plaatsingslijst komen (hierop staan alle mensen) en een formatieplan voor de nieuwe organisatie (behorende bij de begroting). De formatie is niet ter advisering aan de COR aangeboden. Adviezen 1. De COR adviseert om alle medewerkers binnen het cluster Sociaal die zich bezighouden met inkoop en contractmanagement te centraliseren in de RVE Subsidies en Inkoop Sociaal. Zo nodig kunnen ze gedeconcentreerd worden ingezet in andere RVE’s van het cluster Sociaal. Reactie: Alle inkopers (mensen die zich technisch en procedureel bezig houden met inkoop) zullen geplaatst worden bij de RVE Subsidies en Inkoop Sociaal. Medewerkers die zich bezig houden met de beleidsmatige/ inhoudelijke en/of uitvoeringsgerichte kant van de dienstverlening die ingekocht wordt, blijven bij de inhoudelijke RVE's. Dat hoort bij hun rol als opdrachtgever en budgethouder. 2.

De keuzes die worden gemaakt over de RVE Juridisch Bureau hebben ook effect op het cluster Sociaal, in het bijzonder deze RVE. De COR adviseert hierover als volgt. Op het moment dat voor de RVE Juridisch Bureau van het cluster Bedrijfsvoering wordt besloten over te gaan op een thematische specialisatie in plaats van een gebiedsindeling, dan ligt het voor de hand om ook de juristen van cluster Sociaal daar onder te brengen. Wanneer in de RVE Juridisch Bureau van het cluster Bedrijfsvoering de keuze voor gebiedsgericht werken blijft gehandhaafd, dan kunnen de juridische medewerkers Bezwaar en beroep van DWI die zich sec bezig houden met bezwaarschriften en beroepszaken beter hun plek binnen de RVE Subsidies en Inkoop van cluster Sociaal behouden.

Reactie: Bij de RVE Juridisch Bureau wordt overgegaan naar een indeling mede op thema’s/specialismen. Dit betekent ook dat wij het advies van de COR over zullen nemen en de algemeen juristen van het cluster sociaal zullen plaatsen bij de RVE juridisch bureau. De medewerkers bezwaar, beroep en klachten blijven bij de RVE subsidies en inkoop sociaal.


27

CLUSTERSTAF SOCIAAL Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur Clusterstaf van het cluster Sociaal indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1.

De doorontwikkeling van de afdeling Financiën en die van de IV-functie (inclusief IDB-functie) gaat op korte termijn plaatsvinden. De COR zal voor dit traject te zijner tijd tijdig een separate adviesaanvraag ontvangen. De medewerkers van deze afdeling die binnen twee jaar na invoering van deze nieuwe organisatiestructuur te maken krijgen met een tweede reorganisatie dienen een werk-, dan wel baangarantie te krijgen. Deze werk-, dan wel baangarantie hebben de medewerkers ook toegezegd gekregen bij de huidige reorganisatie fijnstructuur. Door de werken baangarantie door te trekken naar een mogelijke tweede reorganisatie wordt voorkomen dat deze medewerkers op korte termijn alsnog hun baan verliezen. Deze garantie moet tenminste tot 1 januari 2017 blijven gelden.

Reactie: Indien de verder doorontwikkeling van de afdeling Financiën en Businesscontrol en de afdeling IV leiden tot aparte reorganisaties dan zal de COR uiteraard hiervoor een adviesaanvraag krijgen. Net zoals de afgelopen periode zullen wij de COR ook de komende tijd hierover regelmatig informeren. Met betrekking tot de baangarantie bij een mogelijke volgende reorganisatie verwijs ik naar mijn reactie in het algemene deel. 2.

De afspraak dat na twee jaar een evaluatie plaatsvindt ten behoeve van de plaatsing van de afdeling Financiën en Businesscontrol binnen het cluster Sociaal (en niet binnen het cluster Bedrijfsvoering), waarbij de medezeggenschap eveneens zal worden betrokken, dient tijdig te worden nagekomen.

Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel Advies Op dit moment zijn (oud)medewerkers van DMO en DWI oververtegenwoordigd in de strategische unit van de clusterstaf. De COR adviseert om medewerkers uit de beleidsvelden Zorg en GGD toe te voegen aan deze strategische unit, alsmede één of meer beleidsmedewerker met kennis van de gebiedsgerichte werkwijze van de stadsdelen. Reactie: In de strategische unit light zitten medewerkers uit alle huidige diensten, dus ook van WZS en GGD. Uiteraard zegt dit niks over de uiteindelijke plaatsing, dan volgen we de plaatsingsprocedure.


28

Cluster Ruimte en Economie CLUSTER RUIMTE EN ECONOMIE ALGEMEEN Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur Cluster Ruimte en Economie indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Positioneer de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor en de (ambtelijke) bevoegdheid tot het vast stellen van nieuwe plannen: a. binnen het cluster R+E en laat deze onder de verantwoordelijkheid van meerdere RVE’s vallen, of b: organiseer hiervoor een geheel transparant proces met goede escalatiemogelijkheden, buiten (de afdeling Gebiedsontwikkeling van) de RVE Grond, voor knelpunten in de planvormingsfase van een project; Reactie: Wij onderschrijven dit punt van de COR. Het is belangrijk om te komen tot een transparant proces voor het vaststellen van nieuwe plannen. Binnen het cluster wordt een procesvoorstel opgesteld waarbij tot een heldere rolverdeling en vooraf benoemde escalatiemogelijkheden komen, bij het vaststellen van nieuwe plannen. 2.

Bied inzage in de financiële begroting van het cluster en de RVE’s en leg deze ter informatie art. 31 WOR aan de cie. R&E (of rechtsopvolger) voor.

Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel Adviezen 1. Bouw voor alle relevante beleidsvelden (Wonen, duurzaamheid etc) zodanige checks & balances in, zodat tijdens de uitvoering van de projecten alle relevante kaders op een juiste wijze worden geïnterpreteerd en toegepast en dat bij botsing tussen kaders een integrale afweging en besluitvorming plaatsvindt. Neem de aanbeveling vanuit de evaluatie van de positionering van Team GO! om de screening van bestuurlijke stukken vanuit Team GO! vergaand te beperken niet over, omdat juist de screening een van de belangrijkste instrumenten is in het kader van de checks & balances; Reactie: De aanbevelingen uit het evaluatierapport worden meegenomen in de ontwikkelopgave. Het geeft een richting met een onderbouwing, die nog moet worden geconcretiseerd. 2.

Positioneer de prioritering in de strategie en planvormingsfase steviger en meer structureel/regulier binnen het cluster en binnen het proces van gebiedsontwikkeling dan in ‘aanbeveling 12’ van de Evaluatie is verwoord, namelijk de oprichting van een incidenteel ‘platform’. Koppel kavelpromotie aan deze clusterbrede prioritering op basis van het ontwikkelperspectief van de stad als geheel, dit in tegenstelling tot de hierop betrekking hebbende aanbeveling van de evaluatie.

Reactie: Binnen het cluster wordt het Ruimtelijk Economisch beraad ingesteld, waar afhankelijk van het vraagstuk de betrokken RVE’s aan deelnemen. Vraagstukken die RVE- en clusteroverstijgend zijn, zoals op het gebied van erfpacht, ontwikkelstrategieën of bv het productieproces om te komen tot 5000 woningen worden hier besproken. Centraal staan de verbindingen tussen de betrokken RVE’s en clusters bij deze vraagstukken. RVE ECONOMIE Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Economie indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:


29

1.

In plaats van de in de adviesaanvraag aangekondigde plaatsing van 9 fte’s ‘economisch beleid’ vanuit stadsdeelorganisaties binnen de RVE Economie, worden ruim 22 fte’s ‘economisch beleid’ van de stadsdeelorganisaties geplaatst binnen de RVE Economie. Deze substantiële aanpassing (van de was-wordt lijst RVE Economie) en het schriftelijke gemotiveerde besluit dat daaraan ten grondslag ligt, dient aan de COR, dan wel de medezeggenschap van het Cluster of de RVE economie (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Economie staat) te worden voorgelegd, voordat tot uitvoering wordt overgegaan.

Reactie: Het gemotiveerde besluit d.d. 3 april 2014 SDS en de GS is overlegd aan de MZ van de RVE Economie. In dit besluit is het uitgangspunt: uitvoering bij de stadsdelen en beleid bij de RVE. Uitvoering betekent vooral het werk op straat, in de wijken, op de bedrijventerreinen en de relatie met bedrijven. Hieronder worden de volgende functies verstaan: accountmanager, winkelstraatmanager, gebiedsmanager. Bij Beleid gaat om het de functies van beleidsmedewerkers met economische deskundigheid die economisch onderzoek entameren, beleid(implementatie)voorstellen formuleren en (deels) uitvoeren, economische programma’s/ jaarbegrotingen opstellen en inhoudelijk adviseren over economische zaken voor bestemmingsplannen, projectbesluiten, bouwvergunningen. Het gaat dus over vormgeven en deels uitvoeren van de gehele Plan, do, act, check cyclus. 2.

Het aangepaste besturingsmodel van de RVE Economie dient conform art. 25 lid 1 WOR ter advisering te worden voorgelegd aan de COR, dan wel de medezeggenschap van het Cluster of de RVE Economie (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Economie staat).

Reactie: Het besturingsmodel is niet aangepast ten opzichte van de adviesaanvraag. Wij zijn dan ook van mening dat het besturingsmodel niet hoeft te hoeven worden voorgelegd aan de COR. Adviezen 1. Vind een oplossing voor de span of control van de manager Ondernemersklimaat op een dusdanige wijze dat een functionele werkrelatie ontstaat. Dit heeft belangrijke gevolgen voor het voorgestelde besturingsmodel van de RVE Economie. Er ontstaat een afdeling (ondernemersklimaat) van ruim 30 medewerkers, terwijl in de adviesaanvraag (terecht) wordt uitgegaan van een maximale ‘span of control’ van 20 tot 25 medewerkers. Reactie: Wij begrijpen de zorg en er wordt gewerkt aan een oplossing. In zijn algemeenheid wordt gestreefd naar een minimale span of control van 20 a 25 medewerkers. Binnen de RVE wordt de totale workload per manager verdeeld, waardoor een evenwichtige verdeling van taken en werkzaamheden ontstaat. Er wordt geen extra manager aangesteld. De precieze verdeling van taken en werkzaamheden wordt met de medezeggenschap besproken. 2.

Beschrijf de door de RVE Economie te behalen resultaten op de in het plan fijn structuur genoemde thema’s ondubbelzinnig en leg deze voor eind 2014 voor aan de medezeggenschap van het Cluster of de RVE economie (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Economie staat).

Reactie: In het kader van de prestatiedialoog tussen RVE-manager en stedelijk directeur zullen resultaten van de RVE smart benoemd worden. Deze zullen besproken worden met de medezeggenschap. 3.

Richt de werkprocessen van de RVE Economie zodanig in dat duidelijk is welke rol (opdrachtgever of opdrachtnemer) de RVE Economie heeft binnen de te vormen ketens. Breng dit in kaart ten opzichte van de overige RVE's, clusters, B&O en de stadsdeelorganisaties, zodat een eenduidig beeld ontstaat over de verdeling van taken/bevoegdheden en de rol van de RVE Economie daarbij. De COR adviseert dit voor eind 2014 ter informatie voor te leggen aan en te bespreken met de medezeggenschap van het Cluster of RVE economie (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Economie staat).


30

Reactie: In het RVE-plan wordt hier al (deels) op ingegaan. De werkprocessen worden besproken met de medezeggenschap en de RVE manager Economie. In overleg zullen één of twee werkprocessen verder worden uitgewerkt. RVE GROND EN ONTWIKKELING Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Grond en Ontwikkeling indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Voor de beoordeling van de was-wordt situatie van de RVE Grond en Ontwikkeling dient het medewerkersoverzicht d.d. 1 maart 2014 (OGA) te worden gehanteerd als de WAS situatie van de OGA medewerkers, waarbij de daarin opgenomen of op dit moment bestaande vacatureruimte gehandhaafd dient te blijven voor de RVE Grond en Ontwikkeling. Reactie: De gehele COR advies aanvraag is gebaseerd op de bezettingsinformatie van 1 april 2014. 2.

Er dienen vervolgafspraken te worden gemaakt over het personeelsbeleid en de kwaliteit van de arbeid binnen de nieuw op te richten RVE Grond en Ontwikkeling. Voorts dient er een werkgelegenheidsgarantie te komen voor wijkers die ondergebracht worden in een andere RVE of een ander cluster, inclusief de garantie dat zoveel als mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen van de wijkers als het gaat om taakbehoud en werkplekbehoud.


De huidige sterke sturing op korte termijn financieel resultaat bij gebiedsontwikkeling conflicteert met relevante bestuurlijk vastgesteld beleidskaders. Daarom moet prioriteit gegeven worden aan de inhoudelijke integrale/clusterbrede discussie over de prioritering van deze soms botsende, (maar wel bestuurlijk vastgestelde) uitgangspunten

Reactie: Team GO heeft als hoofddoel het ontwikkelen van gebieden en heeft daarbij de focus gericht op het uitgeven van grond om zo tot gebiedsontwikkeling te komen. Daarbij worden verschillende belangen afgewogen, waaronder de beleidskaders van DRO en Wonen zorg en Samenleving. De bestuurlijke waarborg voor deze belangenafweging ligt in handen van wethouder van de Burg, die zowel verantwoordelijk is voor de RVE G&O als de RVE Ruimte & Duurzaamheid. Adviezen 1. Definieer de exacte rol en verantwoordelijkheid van de afdeling Gebiedsontwikkeling als die van uitvoeringsverantwoordelijke voor al (elders) vastgestelde plannen en werk dit uit. Reactie: De afdeling Gebiedsontwikkeling is integraal verantwoordelijk voor de gebiedsontwikkeling, die aan de RVE Grond & Ontwikkeling is toegewezen. De afdeling GO is ambtelijk opdrachtgever van concrete gebiedsontwikkeling in opdracht van het gemeentebestuur. Deze rol is wat verantwoordelijkheid betreft ondergebracht bij de RVE Grond & Ontwikkeling. De managers van de gebiedsontwikkeling voeren de regie over de integrale afwegingen, betrekken daarbij de benodigde expertise en leggen keuzes als zodanig ook voor aan de bestuurlijk verantwoordelijken. Verder worden de spelregels voor Gebiedsontwikkeling uitgewerkt. Daarvoor is een eerste brief vanuit het cluster R&E naar de stadsdelen gegaan en een procesvoorstel om de komende maanden maandelijks met elk stadsdeel na te gaan hoe het werk verloopt, waar de knelpunten zitten en waar aanpassingen van de afspraken nodig zijn. 2.

Betrek de medezeggenschap van het Cluster of de RVE Grond en Ontwikkeling (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Grond en Ontwikkeling staat) bij de definitieve inrichting van de afdeling gebiedsontwikkeling.


31

Reactie: Natuurlijk. De afdeling Gebiedsontwikkeling en Transformatie is een van de afdelingen van de nieuwe RVE. Zoals bij alle afdelingen die niet meer in hun oude vorm terugkomen worden hierbij de medewerkers van deze afdelingen en de medezeggenschap betrokken. Gebiedsontwikkeling is verder één van de thema’s die in de tweewekelijkse informele overleggen tussen COR commissie R&E en de stedelijk directeur R&E worden besproken. 3.

Betrek het erfpachtvermogen, het strategisch portefeuillebeheer en de rol van erfpacht bij gebiedsontwikkeling bij de doorontwikkeling van de RVE Grond en Ontwikkeling. De COR adviseert dit mede tot een van de kerntaken van de RVE Grond en Ontwikkeling te benoemen.

Reactie: Wij zijn het geheel eens met uw advies. Erfpacht wordt naast gebiedsontwikkeling als één van de twee pijlers gezien voor de nieuwe RVE. Door het gehele management wordt dit uitgangspunt gedeeld en als doorontwikkelopgave meegenomen in het transitieplan. 4.

Beperk de transformatie niet tot reductie van leegstand, maar werk dit als breed begrip verder uit en breng dit als een volwaardige taak in de RVE onder.

Reactie: Goed advies. Er is inderdaad expliciet voor gekozen om transformatie een vast onderdeel uit te laten maken van de afdeling gebiedsontwikkeling. In de fijnstructuur is ook duidelijk aangegeven dat een belangrijk deel van de nieuwbouw wordt gerealiseerd door transformatie. Transformatie wordt zeker breder opgepakt dan alleen maar de reductie van leegstand, maar ook als een kans voor o.a. tijdelijke bestemmingen. In gebiedsontwikkeling is transformatie een essentieel onderdeel voor het herwaarderen van een wijk of deel van de stad. Daarbij is een veelheid van partijen aan de slag, waaronder de gemeente. In de fijnstructuur is deze gemeentelijke rol uitgewerkt. 5.

Creëer duidelijkheid over het onderscheid tussen de aan de RVE ondersteunende financiële functies en de aan het primaire proces gelieerde financiële functies. Geeft tevens aan of deze laatstgenoemde aan het primaire proces gelieerde financiële functies centraal of decentraal in de RVE worden georganiseerd. Definieer daarnaast de financiële verantwoordelijkheid met betrekking tot projecten < € 5 mln. helder. De COR adviseert deze uitwerking aan de medezeggenschap van het Cluster of de RVE Grond en Ontwikkeling (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Grond en Ontwikkeling staat) voor te leggen en toe te lichten.

Reactie: Op dit moment is de RVE manager bezig om het onderscheid te maken tussen de aan de RVE ondersteunende financiële functies en de aan het primair proces gelieerde financiële functies. In de notitie: “spelregels voor gebiedsontwikkeling” d.d. 6 augustus 2014 wordt een voorstel hoe om te gaan met de financiële verantwoordelijkheid in projecten kleiner dan 5 miljoen. Deze notitie zal ter informatie aan de medezeggenschap worden voorgelegd. 6.

Breid dan wel werk het RVE organisatieplan uit inzake het (strategisch) personeelsbeleid. Budgeteer het (strategisch) personeelsbeleid en maak hierover contractuele afspraken met het cluster Bedrijfsvoering. Deze uitwerking van het (strategisch) personeelsbeleid dient aan de medezeggenschap van het Cluster of de RVE Grond en Ontwikkeling (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Grond en Ontwikkeling staat) te worden voorgelegd en met dit medezeggenschapsorgaan te worden besproken.


Organiseer een strategische conferentie met betrokkenen uit het cluster Ruimte en Economie en de RVE Grond en Ontwikkeling om opiniërend en meningsvormend over de doorontwikkeling van de nog op te richten RVE G&O van gedachten te wisselen.


32

Reactie: Natuurlijk zijn er nog veel punten die een verdere uitwerking behoeven en deze komen ook terug in de opgave voor de doorontwikkeling van de RVE G&O. Dit zal met de betrokken RVE's verder worden uitgewerkt en met de medezeggenschap worden besproken. 8.

Maak een analyse van de kwetsbare processen in de transitieperiode of laat deze maken. Aan de hand van deze analyse dienen oplossingen voor de gesignaleerde problemen/risico’s tot stand te komen, zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande formatie. De COR adviseert deze analyse te bespreken met de medezeggenschap van het Cluster of de RVE Grond en Ontwikkeling (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Grond en Ontwikkeling staat).

Reactie: Voor elke RVE is een analyse gemaakt wat er allemaal moet gebeuren voor de transitie en wat er nodig is om op 1 januari 2015 van start te kunnen gaan. Deze analyse, de opbouw van de RVE en de risico’s waren constant onderwerp van gesprek tussen de RVE voorbereiders en de stedelijk directeur en inmiddels tussen de RVE manager en de stedelijk directeur. Uiteraard kan dit ook onderwerp van gesprek zijn tussen de RVE manager en de medezeggenschap. RVE VERKEER EN OPENBARE RUIMTE Adviezen 1. Voorkomen moet worden dat dezelfde, dan wel nagenoeg dezelfde, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in verschillende RVE’s worden belegd. Leg een overzicht van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van leidinggevenden binnen de RVE Verkeer en Openbare Ruimte (het besturingsmodel van de RVE) en een overzicht van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de RVE Ingenieursbureau bij invoering van de RVE ter informatie voor aan de medezeggenschap van het Cluster of de RVE Verkeer en Openbare Ruimte (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Verkeer en Openbare Ruimte staat). Reactie: Dit moet zeker helder worden. De afbakening tussen de RVE I en RVE V&OR is nu nog in ontwikkeling. De opdrachtgever - opdrachtnemer relatie wordt uitgewerkt in een notitie, als ook de relatie tussen inkoopregie door V&OR en het lead buyership van RVE I. Deze notitie wordt ter informatie aan de MZ verstrekt. 2.

Breng duidelijk in kaart en licht toe waar het beleid ten aanzien van de RVE Verkeer en Openbare Ruimte tot stand komt. Daarbij acht de COR van belang dat de relatie tussen de afdeling strategie van het cluster Ruimte en Economie en de RVE Verkeer en Openbare Ruimte duidelijk wordt gemaakt en daarbij wordt aangegeven hoe men zal voorkomen dat in de nieuwe organisatie op verschillende plekken (binnen één cluster of zelfs daarbuiten) beleid wordt gemaakt.

Reactie: Het beleid van de RVE wordt gemaakt bij de afdeling Kennis en Kaders, in nauw overleg met betrokkenen in de stad; stadsdelen, andere RVE’s en andere clusters. De RVE V&OR bepaalt de stedelijke kaders voor het verkeer- en vervoerdomein en de openbare ruimte. De afdeling Strategie heeft een beeld van alle beleidsvelden en is continue op zoek naar de samenhang daartussen om van daaruit clusterbrede en clusteroverstijgende analyses te maken en op basis daarvan initiatieven te nemen voor de beleidsontwikkeling binnen de cluster. 3.

Stel een plan voor assetmangement op en leg dit plan ter advisering voor aan de COR, dan wel de medezeggenschap van het Cluster of de RVE Verkeer en Openbare Ruimte (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Verkeer en Openbare Ruimte staat).

Reactie: Momenteel wordt gewerkt aan een plan voor assetmanagement. Indien dit plan in de toekomst leidt tot belangrijke wijzigingen in de organisatie met personele gevolgen dan zal dit op basis van art. 25 van de WOR aan de medezeggenschap worden voorgelegd. In elk geval is het mogelijk dit plan in een overleg met u te bespreken.


33

4.

De COR adviseert de medezeggenschap van het Cluster of de RVE Verkeer en Openbare Ruimte (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Verkeer en Openbare Ruimte staat) toe te lichten hoe het centrale en decentrale informatiemanagement er uit komt te zien en op welke wijze dubbelingen zullen worden voorkomen.

Reactie: Elk cluster krijgt een eigen afdeling Informatiemanagement; deze medewerkers zullen zo nodig gedeconcentreerd worden ingezet bij de betreffende RVE's. RVE RUIMTE EN DUURZAAMHEID Voorwaarde De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Ruimte en Duurzaamheid indien de doorontwikkeling aan de hand van een heldere marktanalyse plaatsvindt. De marktanalyse wordt uiterlijk 1 april 2015 opgeleverd. De doorontwikkelingsaspecten dienen conform de Wet op de ondernemingsraden en het convenant d.d. 1 juli 2014 “CONVENANT EX ARTIKEL 32 LID 2 WOR aan de medezeggenschap te worden voorgelegd. Reactie: Als de doorontwikkeling personele consequenties heeft, wordt dit aan de medezeggenschap voorgelegd. Op dit moment is mede op basis van een analyse op de gegevens uit het Vereveningsfonds en de stadsdelen de omvang van de RVE tot stand gekomen. De RVE zal zich in de toekomst richten naar de inkomsten uit de begroting die onder andere wordt afgeleid van de ambities in het programma-akkoord. De omvang van het facilitaire werk in de RVE wordt voor een groot deel bepaald door de financiële ruimte in projecten. Jaarlijks worden prognoses van de omvang van het werkpakket gemaakt. Mede op basis van die prognoses zal de organisatie zich ontwikkelen. Het werkpakket wordt bij elke maanden kwartaalrapportage gevolgd zodat kan worden bijgestuurd. Adviezen 1. Bepaal bij de verdere uitwerking van de fijnstructuur vooraf hoe medewerkers worden betrokken. De COR hecht veel waarde aan participatie van medewerkers. Dit is een belangrijk uitgangspunt voor de nieuwe RVE. Reactie: In de voorbereiding van de RVE is aan de medewerkers ruimte geboden om mee te denken. Daar is ook veel gebruik van gemaakt. De input uit die sessies is ook gebruikt in de uitwerking tot nu toe. In het vervolgproces als er nieuwe stappen worden gezet zal die ruimte wederom geboden worden. 2.

Zorg voor een duidelijke omschrijving van de taken die binnen de RVE Ruimte en Duurzaamheid moeten worden verricht. Vorm vanuit deze omschrijving de organisatie(structuur) incl. verantwoordelijkheidsverdeling en kom vanuit daar tot een plaatsing van medewerkers (aan de hand van de te verrichten taken en de bijpassende profielen en ontwikkelafspraken);

Reactie: De organisatiestructuur wordt opgebouwd vanuit de te verrichten werkzaamheden. De opgave staat voorop. Mede door het programma-akkoord en als gevolg van het gewijzigde bestuurlijk stelsel verschuiven er accenten waar ook in de inrichting van de organisatie rekening gehouden kan worden. Tegelijkertijd blijven er ook werkzaamheden ongewijzigd. De matching van medewerkers en te verrichten werkzaamheden is niet een eenmalig proces maar zal continue aandacht vragen. Daarbij wordt het optimum gezocht tussen organisatiebelang (het resultaat staat voorop) en het individuele belang van medewerkers om zich te kunnen blijven ontwikkelen. Wij nemen het advies dan ook over. 3.

Zorg voor een heldere verantwoordelijkheidsverdeling tussen de functioneel leidinggevende (in het gebiedsteam) en hiërarchisch leidinggevende in de RVE Ruimte en Duurzaamheid. Neem escalatiemogelijkheden op voor het geval er bij verschil van inzicht ontstaat tussen leidinggevenden.


34

Reactie: Hier is zeker aandacht voor. De leidinggevende (teamleider) in de RVE Ruimte en Duurzaamheid is primair verantwoordelijk voor de inzet van de medewerker. Indien er een andere functioneel leidinggevende is, wat op zich geen nieuw gegeven is, worden daarmee afspraken gemaakt over die inzet. Bij verschil van inzicht kan een medewerker altijd escaleren via de hiërarchisch leidinggevenden binnen de eigen RVE Ruimte en Duurzaamheid. 4.

De RVE Ruimte en Duurzaamheid is voor een groot deel facilitair. De COR acht het belangrijk dat de RVE Ruimte en Duurzaamheid ook zelf over budget beschikt om plannen te maken, verder uit te diepen of extra onderzoek te doen als de opdrachtgever hier geen budget voor heeft. De RVE Ruimte en Duurzaamheid lijkt hiervoor over onvoldoende budget te beschikken. De COR adviseert hier rekening mee te houden.

Reactie: Elke RVE krijgt budget toegedeeld op basis van de programmabegroting, die door de gemeenteraad wordt vastgesteld. De prioritering van deze middelen wordt in overleg met de verantwoordelijk wethouder bepaald. 5.

De RVE Ruimte en Duurzaamheid zal in verband met het gebiedsgericht werken op verschillende locaties werkzaam zijn. In verband met de binding met de RVE Ruimte en Duurzaamheid en de vakinhoudelijke uitwisseling tussen collega’s adviseert de COR ervoor te zorgen dat medewerkers op regelmatige momenten op de centrale locatie werken, dan wel die mogelijkheid krijgen.

Reactie: De binding en vakinhoudelijke uitwisseling is binnen Ruimte en Duurzaamheid essentieel. Er zijn meerdere vormen denkbaar om daar inhoud aan te geven en die kunnen in de praktijk naast elkaar bestaan. In het bepalen van de meeste effectieve vorm hebben de medewerkers een belangrijke rol. Zij worden dan ook betrokken bij de vormgeving hiervan. 6.

Zorg voor uniformiteit van de ICT binnen de RVE Ruimte en Duurzaamheid. De COR acht het minimaal nodig dat er mogelijkheden zijn tot inloggen op welke locatie dan ook, eenduidig gebruik van applicaties (nu wordt gewerkt met verschillende versies) en één bron voor data.

Reactie: Dit advies geldt voor de hele stad en hier wordt momenteel hard aan gewerkt. De eerste stappen zijn al gezet met de mailmigratie en de applicatierationalisatie. Er volgen nog meer stappen zoals de overgang naar de Amsterdamse werkplek. Deze stappen zullen zo snel als de centrale planning dat toelaat gezet worden. 7.

Zorg dat de financiële sturingsinformatie ten behoeve van het management in de RVE Ruimte en Duurzaamheid met behulp van hetzelfde programma en op dezelfde wijze wordt verzameld, geanalyseerd en toegepast.

Reactie: Dat is voor de RVE R&D het uitgangspunt. 8.

Verschaf duidelijkheid over de zinsnede “De structuur van de organisatie is flexibel en laat zich afhankelijk van de vraag en de opgave inrichten” (pagina 18 adviesaanvraag).

Reactie: Zie reactie bij punt 2. RVE WONEN Adviezen 1. Besteed extra aandacht aan een heldere taakafbakening tussen de afdeling strategie, de bestuursdienst en de RVE Wonen.


35

Reactie: Ik onderschrijft dit punt. Er worden heldere werkafspraken gemaakt tussen alle RVE managers, het afdelingshoofd Strategie en het hoofd van Bestuur & Organisatie. 2.

De COR vraagt aandacht voor een juiste en zorgvuldige integratie van de medewerkers welke vanuit de stadsdelen komen.

Reactie: Dit heeft mijn aandacht en dat geldt voor alle onderdelen waarbij medewerkers vanuit stadsdelen overkomen. De integratie bij Wonen heeft dan ook de nadrukkelijke aandacht van de desbetreffende RVE manager. Collega's uit de stadsdelen komen bijvoorbeeld al deels op de centrale locatie werken. Voorwaarde De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Wonen indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: Er vindt tijdig een evaluatie plaats over de onderwerpen die hierboven als advies 1. en 2. zijn geformuleerd. De medezeggenschap van het Cluster of de RVE Wonen (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Verkeer en Openbare Ruimte staat) dient hierbij betrokken te worden. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Ten aanzien van advies 1 kan ik u melden dat in de reguliere resultaatgesprekken tussen stedelijk directeur en de RVE managers, als ook met het hoofd Strategie, voortdurend aandacht is voor de relaties met en tussen de verschillende RVE’s en Bestuur en Organisatie (de Bestuursdienst). Evaluatie en reflectie op dit punt in advies 2 is voortdurend in het dagelijks functioneren aanwezig. De integratie is constant onderwerp van gesprek in de prestatiedialoog met de RVE managers. RVE KUNST EN CULTUUR Advies De COR adviseert Kunst en cultuur één op één over te laten gaan van DMO naar het cluster Ruimte en Economie. Reactie: De afdeling Kunst en Cultuur en haar activiteiten gaan over naar het cluster Ruimte en Economie. RVE VASTGOED Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Vastgoed indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Tegenvallers in de vastgoedexploitatie, in welke vorm dan ook, mogen in geen geval ten koste komen van het formatiebudget van de RVE Vastgoed. De formatie kan in de toekomst slechts worden verkleind indien het werkpakket daartoe aanleiding geeft en niet op grond van het vastgoedexploitatieresultaat. Reactie: Er bestaat geen directie relatie tussen tekorten in de vastgoedexploitatie en het budget voor de formatie van de RVE Vastgoed. Als aanpassingen in de portefeuille en het werkpakket leiden tot personele consequenties, zal dit aan de medezeggenschap worden voorgelegd. 2.

Er wordt bij het definitieve besluit, of zoveel eerder als mogelijk, een onderbouwing gegeven van de keuze om het vastgoed met de functies parkeren, sport & recreatie en onderwijs niet overgaan naar de RVE Vastgoed. Tevens wordt uitgewerkt hoe de samenwerking tussen de RVE Vastgoed en de RVE’s die dit vastgoed de komende periode in portefeuille houden, zal plaatsvinden en zal worden gewaarborgd.


36

Reactie: Als onderbouwing geldt: In het kader van 1 Stad 1 Opgave zijn de volgende afspraken gemaakt: - Parkeren: alle parkeergebouwen worden voorlopig ondergebracht bij de RVE Parkeren, waarna de portefeuille wordt ‘geschoond’. Om dit complexe proces niet extra te belasten met een overdracht van het vastgoed, is in samenspraak met de RVE Parkeren afgesproken om de overdracht van het vastgoed naar de RVE Vastgoed op een later moment (indicatie: 20162017) plaats te laten vinden; - Onderwijs: het basisonderwijs (inclusief vastgoed) wordt centraal ondergebracht bij de RVE Onderwijs (het voortgezet onderwijs is reeds centraal belegd). Daar zal een efficiencyslag plaatsvinden en zullen de nieuwe verhoudingen tussen gemeente en schoolbesturen worden uitgewerkt en geïmplementeerd. Om dit complexe proces niet extra te belasten met een overdracht van het vastgoed, is in samenspraak met de trekker de RVE Parkeren afgesproken om de overdracht van het vastgoed naar de RVE Vastgoed op een later moment (indicatie: 2016-2017) plaats te laten vinden; - Sport & recreatie: de eventuele overdracht van de verschillende sportaccommodaties in de stad vindt later plaats, omdat op dit moment eerst de wijze van exploitatie en de positionering van het betreffende vastgoed voor Sport en Recreatie (bijvoorbeeld zwembaden en sportcomplexen) onderzocht en uitgewerkt wordt. Om die reden wordt dit vastgoed nog niet meegenomen in de overdracht aan de RVE Vastgoed. De komende periode bereiden de RVE Vastgoed en de RVE’s Onderwijs, Parkeren en Sport deze overdracht gezamenlijk voor. Al het vastgoed is wel al gezamenlijk opgenomen in één systeem: Vastgoedmaps. Een toelichting op dit proces van overdracht kan op de agenda van het overleg tussen stedelijk directeur en commissie R&E gezet worden. Adviezen 1. De RVE Vastgoed is een volledig nieuw organisatieonderdeel, dit is anders dan bijvoorbeeld de RVE Grond en Ontwikkeling. Besteed extra aandacht aan de totstandkoming van deze nieuwe RVE, in het bijzonder aan het management, het Cluster MT en de medewerkers van deze RVE nu dit ook van hen veel extra energie zal vergen. Bespreek de totstandkoming en de ontwikkeling van de RVE Vastgoed het eerste jaar als vast agendapunt met de medezeggenschap van het cluster of de RVE Vastgoed (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Vastgoed staat). Reactie: Binnen het cluster zal aandacht zijn voor de RVE Vastgoed als nieuw organisatieonderdeel. In het reguliere informele overleg tussen de stedelijk directeur en de cie R&E zal hier verder aandacht aan worden besteed. Zie verder reactie op advies 2. 2.

Stel, nu de RVE Vastgoed een volledig nieuw organisatieonderdeel is, voorafgaand aan de instelling van de RVE Vastgoed specifiek voor de RVE Vastgoed een risicoanalyse op, waarin deze organisatorische randvoorwaarden en daarbij de concrete beheersmaatregelen worden benoemd. Benoem daarbij de mijlpalen met betrekking tot de nog niet (volledig) op orde zijnde randvoorwaarden voor de instelling van de RVE Vastgoed. Leg vervolgens deze risicoanalyse en mijlpalen voor aan de medezeggenschap van het cluster of de RVE Vastgoed (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Vastgoed staat).

Reactie: Er is een uitgebreide strategie om Bureau Gemeentelijke Huisvesting te transformeren naar een RVE Vastgoed. Centraal staan de implementatie van een stedelijke vastgoedstrategie en een verdere professionalisering op gebied van duurzaamheid, efficiënter ruimtegebruik, functiewijziging en inkoop. De transformatie richt zich op het opzetten van nieuwe afdelingen, het opbouwen van een nieuwe administratie, het opzetten van één vastgoedbeheersysteem, het vormen van uniforme beleidskaders voor huurprijzen + subsidiestromen en het ontwikkelen van samenwerkingsverbanden met de RVE’s en de stadsdelen. De risico’s zijn in beeld en daar wordt ook op gestuurd. Als de kans dat risico’s zich voordoen oploopt, wordt dit besproken met de betrokken partijen. 3.

Het is nog niet geheel duidelijk welke resultaten de RVE Vastgoed moet behalen, welke producten in dat kader moeten worden opgeleverd en welke werkprocessen daarvoor moeten worden ingericht. Breng deze aspecten voor het einde van 2014 volledig in kaart en definieer en


37

beschrijf deze (inclusief AO-procedures). Voorts adviseert de COR dit met de medezeggenschap van het cluster of de RVE Vastgoed (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Vastgoed staat) te bespreken. Reactie: De betreffende werkprocessen inclusief AO procedures worden op dit moment beschreven. Deze zijn gereed voor 1 januari 2015. In overleg kunnen een of meer werkprocessen besproken worden met de medezeggenschap. 4.

Bij de medewerkers bestaat de zorg dat de nieuwe functies in de RVE Vastgoed minder interessant zullen zijn dan de oorspronkelijke functies van de medewerkers in de latende organisaties. Dit zou het gevolg zijn van de veranderende werkwijze. Er zal minder integraal worden gewerkt en meer gespecialiseerd. Geef aan op welke wijze er zal worden geïnvesteerd in de vakinhoudelijke kennis van de medewerkers. Bespreek ook dit punt met de medezeggenschap van het cluster of de RVE Vastgoed (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Vastgoed staat).

Reactie: Met het bundelen van alle vastgoedkennis en –expertise in één bedrijf is er veel meer kennisuitwisseling en vakontwikkeling mogelijk dan voorheen en wordt bijvoorbeeld de functie van beheerder juist integraler. Specifieke functies als makelaars en ontwikkelaars worden interessanter vanwege de kans om verder te specialiseren in een bepaald vakgebied en complexe opgaven. Ook biedt de nieuwe organisatie de medewerkers kansen om zich in de verschillende functies (door) te ontwikkelen. Dit zal ook met de medezeggenschap worden besproken. 5.

Veel bestaande verhuringen van gemeentelijk vastgoed zijn momenteel niet rendabel. Het is de COR onduidelijk waaruit deze onrendabele verhuringen na de instelling van de RVE Vastgoed worden gedekt. De COR adviseert dit slechts ten laste van de RVE Vastgoed mag komen, indien hiervoor vooraf een toereikende financiële reserve beschikbaar wordt gesteld aan de RVE Vastgoed. Indien dat niet het geval is adviseert de COR deze tekorten te dekken in de Algemene Dienst.

Reactie: Een zeer belangrijk uitgangspunt. Met de start van het nieuwe stedelijk vastgoedbedrijf zullen de tekorten inzichtelijk gemaakt zijn en zal gezorgd zijn voor de benodigde dekking. Het advies dat de COR hier schetst, delen wij als uitgangspunt. 6.

Maak bij het definitieve besluit kenbaar of het beheer van bouwrijpe terreinen ook onderdeel is van het takenpakket van de RVE Vastgoed.

Reactie: De RVE Grond& Ontwikkeling is verantwoordelijk voor bouwrijpe terreinen. Uiteraard kan het zijn, dat de RVE G&O capaciteit van de RVE Gemeentelijk Vastgoed inhuurt voor het beheer van deze terreinen. 7.

Onderbouw bij het definitieve besluit te onderbouwen hoe ‘vastgoed zal worden ingezet als buurtgericht element’.

Reactie: Als onderbouwing geldt dat in het kader van de bestuurlijke bevoegdhedenverdeling is afgesproken dat stadsdelen gebiedsplannen kunnen opstellen waarin zij, rekening houdend met de maatschappelijke, economische en ruimtelijke opgaven en binnen nader vast te stellen stedelijke kaders, de programmering en de strategie voor gemeentelijk vastgoed kunnen opnemen. De gebiedsplannen beslaan een periode van vier jaar en bevatten o.a. een risicoparagraaf. De RVE Vastgoed heeft daarbij een adviserende rol, zowel richting Stadsdelen als het College van B&W. Als de gebiedsplannen zijn goedgekeurd door het College van B&W wordt het “economisch eigendom” van het daartoe aangewezen vastgoed voor een periode van vier jaar overgedragen aan de betreffende bestuurscommissie. Het feitelijk beheer en eigendom blijft de verantwoordelijkheid van de RVE Vastgoed.


38

8.

De COR verzoekt u aan te geven welke personele consequenties te verwachten zijn als gevolg van het in te voeren beleid om commercieel vastgoed af te stoten. Daarbij verneemt de COR graag hoe daarbij door strategische personeelsplanning boventalligheid wordt voorkomen. Indien dit leidt tot nieuwe inzichten, zullen deze (personele) gevolgen opnieuw ter advisering aan de COR, dan wel de medezeggenschap van het cluster of de RVE Vastgoed moeten worden voorgelegd.

Reactie: Als het afstoten van commercieel vastgoed leidt tot personele consequenties, zal dit aan de medezeggenschap op dat moment worden voorgelegd. Zie ook mijn reactie in het algemene deel RVE PARKEREN Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Parkeren indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Per 1 oktober 2014 wordt de afdeling Parkeergebouwen omgevormd tot een afgeslankte organisatie ter grootte van 35 fte overeenkomstig het reorganisatieplan Parkeergebouwen van 14 maart 2014 met uitzondering van paragraaf 4.5 op pagina 22 van dit plan. Aan deze paragraaf wordt geen uitvoering gegeven, hetgeen betekent dat het transitieteam en de transitietaakstelling uit het reorganisatiebesluit van het college van B&W van 18 maart 2014 zijn gehaald. Dit brengt mee dat geen vervanging door een ander team met een nieuwe doorontwikkelopgave zal plaatsvinden. Reactie: Het college van B&W heeft kennis genomen van de, bij de Ondernemingskamer, gemaakte afspraak tussen Dienst Infrastructuur Verkeer en Vervoer en haar ondernemingsraad om het transitieteam en haar opdracht apart uit te werken van de huidige reorganisatie van Parkeergebouwen. Het transitieteam is het team dat na de reorganisatie zorg gaat dragen voor een verdere doorontwikkeling van Parkeergebouwen naar een regieorganisatie en zal onder andere gaan kijken welke werkzaamheden aan de markt gelaten kunnen worden. Met de afspraak het transitieteam en haar opdracht apart te laten lopen van het reorganisatieplan voor Parkeergebouwen trekt de ondernemingsraad het beroep in. De uitwerking van de opdracht van het transitieteam zal in een later stadium apart worden voorgelegd aan het college. 2.

Om te komen tot één plan voor de doorontwikkeling naar de in het besluit van 18 maart 2014 genoemde reorganisatie wordt één plan voorgelegd door de zeggenschap aan de medezeggenschap van het cluster of de RVE Parkeren (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Parkeren staat). Subsidiair volgen zeggenschap en medezeggenschap de roadmap die door zeggenschap en medezeggenschap van DIVV is afgesproken.

Reactie: Bij de toekomstige ontwikkeling wordt de medezeggenschap betrokken en worden er conform de WOR zaken voorgelegd. 3.

Zeggenschap DIVV en de medezeggenschap van het cluster of de RVE Parkeren (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Parkeren staat) maken nadere afspraken over de voorbereiding van het besluit om te komen tot de reisorganisatie inclusief de door de zeggenschap DIVV op te stellen planning.

Reactie: Dit advies nemen wij helemaal over. 4.

Indien tijdens de boventalligheid van medewerkers Parkeergebouwen (voorziene reorganisatiedatum afdeling Parkeren van DIVV 1 oktober 2014) een formatieplaats beschikbaar is of komt in de RVE Parkeren, in voorbereiding op de RVE parkeren of nadat de RVE parkeren operationeel is geworden, en waarop een boventallige van de reorganisatie van 1 oktober 2014 rechten kon laten gelden voorafgaand aan deze reorganisatie, dan wordt de boventallige weer aangesteld op deze formatieplaats.


39

Reactie: Binnen de reorganisatie van Parkeergebouwen worden alle medewerkers in de gelegenheid gesteld om hun belangstelling kenbaar te maken. Indien na het plaatsingsproces van de concernbrede reorganisatie er nog functies niet vervuld zijn dan wel als blijkt dat er nieuwe vacatures komen, wordt er geworven volgens de mobiliteitsregels van de gemeente Amsterdam. Advies 1. Houd in het definitieve besluit rekening met de procedure bij de Ondernemingskamer ten behoeve van het (separate) voorgenomen besluit tot reorganisatie van Parkeergebouwen en de afspraken die in dat kader, dan wel in die procedure, zijn gemaakt. Reactie: Hier wordt rekening mee gehouden. RVE MATERIAALBUREAU Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Materiaalbureau indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Alle medewerkers van de huidige Materiaaldienst zijn in de C categorie geplaatst. Een aantal nader te bepalen functies zou volgens de COR echter als A-functie moeten worden aangemerkt. Reactie: Het Materiaalbureau zit in spoor C. De structuur verandert. Op basis hiervan zitten de functies in spoor C, functiecategorie 1 en niet in spoor A. Dit betekent niet voor alle functies een inhoudelijke aanpassing. Een deel van de mensen zal dan ook functievolger zijn. 2.

Bij de RVE Materiaalbureau zullen geen boventalligen ontstaan, gelet op de komende formatie in de nieuwe RVE en het aantal fte's dat thans werkzaam is bij de Materiaaldienst.

Reactie: Of er boventalligheid zal ontstaan is pas na afronding van de gehele reorganisatie duidelijk. 3.

Indien in het kader van de doorontwikkeling een nieuwe reorganisatie volgt, dan wel personele consequenties noodzakelijk zijn dan dient de medezeggenschap tijdig bij advies- en instemmingsplichtige zaken te worden betrokken conform de Wet op de ondernemingsraden en het convenant d.d. 1 juli 2014 “CONVENANT EX ARTIKEL 32 LID 2 WOR”.

Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Uiteraard zullen wij de medezeggenschap hierbij betrekken. RVE ZUIDAS Voorwaarde De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Zuidas er een nadere onderbouwing wordt verstrekt over de positionering van het project Zuidas (concreter geformuleerd: waarom is gekozen hiervoor een aparte RVE op te richten?), over de verantwoordelijkheden van de RVEmanager en de clusterdirecteur en het eigen mandaat van de RVE-manager (wat houdt dit mandaat in en wat betekent dit voor de prestatie-indicatoren tussen de RVE manager Zuidas en de clusterdirecteur?). Reactie: Op 9 juli 2012 hebben het Rijk, de Gemeente Amsterdam, de Stadsregio Amsterdam en de Provincie Noord-Holland een voorkeursbeslissing genomen voor het project ZuidasDok. Nu met de voorkeursbeslissing ZuidasDok duidelijkheid is ontstaan, is er een goede reden om de gemeentelijke inspanningen voor zowel Zuidasdok als de gebiedsontwikkeling aan weerszijden van de infrastructuurbundel in een organisatie onder te brengen, die met mandaat zowel de beide onderdelen als de raakvlakken tussen beide onderdelen kan managen. Daarom is gekozen voor een separate RVE Zuidas de gemeentelijke organisatie vorm te geven. Dit geeft de mogelijkheid om zowel de


40

mensen van de Dienst Zuidas als (het grootste deel van) de medewerkers van het DRO officemanagement Zuidas onderdeel uit te laten maken van de RVE Zuidas. De RVE manager is verantwoordelijk voor inhoudelijke en financiële resultaten van de RVE. Deze resultaten zijn in de uitwerking van de RVE Zuidas aangegeven. De stedelijk directeur is verantwoordelijk voor resultaten en financiën op clusterniveau, houdt een prestatiedialoog met de RVE manager over resultaten en financiële prognoses als hiërarchisch leidinggevende. Inzet is altijd de samenhang. De directeur Zuidas heeft een eigen mandaat van het College en een eigen verantwoordelijkheid. De RVE manager Zuidas krijgt in grote lijnen hetzelfde mandaat. Voor de prestatiedialoog tussen stedelijk directeur en RVE manager Zuidas betekent dit dat de realisatie van de overeengekomen resultaten van de RVE manager centraal zullen staan in de voortgangsgesprekken. RVE METRO EN TRAM Voorwaarde De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Metro en Tram indien er in het najaar van 2016 een evaluatie plaatsvindt op clusterniveau over de totstandkoming en ontwikkeling van de RVE Metro en Tram en in deze evaluatie wordt eveneens besproken hoe de RVE Metro en Tram zich verder kan ontwikkelen. Reactie: Wij kunnen ons vinden in deze voorwaarde. De evaluatie vindt plaats na oplevering van de NoordZuidlijn. Daarnaast zal niet alleen gekeken moeten worden naar de positie van de RVE binnen het cluster, maar ook naar de positie van de RVE/Amsterdam binnen de zogenaamde 'Regelkring OV'. Adviezen 1. Geef het Projectencentrum van de RVE Metro en Tram een grotere rol bij de kennisborging. Dat betekent dat de RVE Metro en Tram direct betrokken moet worden bij alle werkzaamheden die worden verricht in het kader van kennisborging. Reactie: Naast haar kerntaken heeft de huidige Dienst Metro de afgeleide taak meegekregen om de opgebouwde kennis en expertise omtrent het project Noord/Zuidlijn en specifieke kennis en expertise omtrent het tram- en metrosysteem te behouden voor de gemeente Amsterdam. Deze taak geldt straks ook voor de RVE Metro & Tram. Vanuit de RVE Metro & Tram is aangeboden om t.b.v. het cluster de rol van ketenmanager kennisborging te vervullen. 2.

Laat de organisatie van de RVE Metro en Tram herkenbaar terugkomen in het managementteam.

Reactie: In het managementteam RVE Metro & Tram zijn alle afdelingen vertegenwoordigd. 3.

Formuleer een streefbeeld en/of verwachting voor de vaste formatie van de RVE Metro en Tram ten behoeve van de doorontwikkeling naar 2017. De COR acht het verstandig hierin ook het Projectencentrum op te nemen.

Reactie: De vaste formatie van de RVE Metro & Tram zal enerzijds slinken als gevolg van de (uiteindelijke) oplevering van de Noord/Zuidlijn en anderzijds groeien als gevolg van een (deels) stabiele opdrachtenportefeuille voor het Projectencentrum. Op dit moment is nog geen zicht op de programmering van de Investeringsagenda OV van de Stadsregio, waardoor nog niet goed kan worden ingeschat wat de minimale jaarlijkse opdrachtenstroom zal zijn. Daarom wordt voor het Projectencentrum nu uitgegaan van een kleine vaste bezetting van circa 2 fte voor het Projectencentrum (de Manager Projectencentrum en een assistent), die wordt aangevuld door externe inhuur inclusief het Ingenieursbureau, de staven van RVE Metro (o.a. projectbeheersing) en wellicht in de toekomst vanuit cluster Bedrijfsvoering. De verschillende staven van RVE Metro & Tram detacheren waar nodig werknemers naar het Projectencentrum en naar de projecten die deel


41

uitmaken van het Projectencentrum. De formatie van de staven wordt dus mede bepaald door de benodigde capaciteit in de projecten en is flexibel. 4.

De COR adviseert de RVE Ingenieursbureau te zien als “preferred supplier” voor de RVE Metro en Tram.

Reactie: De manager van de RVE Metro & Tram is beoogd voorzitter van het zogenaamde 'opdrachtgeversoverleg' van het Ingenieursbureau. Dit onderstreept de intentie van de RVE Metro & Tram om de RVE Ingenieursbureau waar mogelijk in te schakelen. Aandachtspunt hierbij is niet alleen de beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel, maar ook de vraag voor welke deskundigheden het renderend is om deze binnen de gemeente te bezitten en voor welke het efficiënter is om deze projectsgewijs RVE PROJECTMANAGEMENT Adviezen 1. Zorg voor duidelijke afspraken tussen het cluster Ruimte & Economie en het cluster Sociaal in samenspraak met de RVE Projectmanagement over de afbakening van taken/bevoegdheden etc. met de afdeling Projectmanagement in het cluster Sociaal, zodat dubbelingen worden voorkomen en duidelijk wordt welke taken waar worden belegd; Reactie: De RVE-PMB is nadrukkelijk ook bedoeld voor het projectmanagement in het sociaal domein en is daartoe geëquipeerd sinds de fusie van het oude PMB met het voormalige SPA (voorheen het projectmanagementonderdeel binnen DMO) in 2003. In het sociaal domein wordt geen eigen projectmanagement onderdeel gecreëerd. Dat is afgestemd met de stedelijk directeur van het cluster sociaal. 2.

Besteed blijvende aandacht aan de huisvesting en de binding aan de nieuwe organisatie. In dit verband is het noodzakelijk dat hiervoor ook voldoende middelen beschikbaar zijn;

Reactie: De overgang naar de nieuwe organisatie is neergelegd bij het projectteam, waaronder vier werkgroepen werken aan alle onderwerpen die daarvoor belangrijk zijn, waarbij veel aandacht is voor huisvesting en binding aan de nieuwe organisatie. Zo werkt de werkgroep Cultuur, Integratie en Kennis (werkgroep 3) aan een scala aan gezamenlijke activiteiten om de samenwerking tussen alle collega's in de nieuwe RVE PMB optimaal te begeleiden, waaronder de zomerschool, buurtsafari's, werkbezoeken, leerhuisgesprekken, introductieprogramma's kennisuitwisseling en de zomerborrel. Die activiteiten zijn en worden nu al georganiseerd, de integratie is begonnen. Dergelijke activiteiten zullen ook na 2015 worden georganiseerd door de RVE-PMB. De werkgroep Uitvoering, Overdracht en Middelen (werkgroep 4) richt zich op het thema huisvesting. De locatie aan de Weespercampus wordt de centrale plek, het 'thuishonk'. In alle vier werkgroepen werken collega's uit alle latende organisaties samen aan de uitvoering van de verschillende vraagstukken. 3.

Voer een juiste en transparante invulling in van het functiegebouw en maak een harmonisatieslag, zodat wordt voorkomen dat voor medewerkers die (nagenoeg) dezelfde taken en werkzaamheden verrichten andere arbeidsvoorwaarden gelden. Bij een dergelijke harmonisatieslag acht de COR het van belang dat voldoende rekening wordt gehouden met alle medewerkers die in de RVE Projectmanagement worden geplaatst;

Reactie: De werkgroep Functiehuis en Loopbaanontwikkeling (werkgroep 2) heeft een inventarisatie gemaakt van alle huidige functies in de latende organisaties die overkomen naar de RVE PMB. Vervolgens is een eerste opzet gemaakt voor het functiehuis van de nieuwe organisatie. Uiteraard past dit binnen het generieke functiegebouw. Zie hiervoor tevens de in het algemene deel benoemde werkwijze. 4.

Kom op korte termijn, in ieder geval vóór 1 april 2015, met een plan waarin het opleidingsbeleid evenals het opleidingsaanbod duidelijk wordt gemaakt, zodat de ontwikkeling van de medewerkers niet zal stagneren;


42

Reactie: Naast het opleidingsaanbod dat vanuit de Amsterdamse School wordt aangeboden zet de RVE PMB ook in op kennisuitwisseling via het PMB leerhuis, waarbij vakgebieden als projectmanagement, bouwmanagement en planning een belangrijke plaats hebben. In samenwerking met de werkgroep Cultuur, Integratie en Kennis zal worden bekeken hoe het opleidingsbeleid ingevuld wordt. De bevordering en optimalisatie van expertise en kundigheid van medewerkers is een belangrijke doelstelling. 5.

Zorg ervoor dat in de invoeringsfase, dan wel de aanvangsfase van de RVE Projectmanagement het RVE-management zich full-time kan richten op de implementatie van deze nieuwe RVE;

Reactie: De nieuwe manager van de RVE PMB heeft zijn projectdirecteurschap Rode loper neergelegd en zal zich full-time op de implementatie van de nieuwe RVE richten. De overige managementleden werken deels aan projecten, alleen indien dit kan, en zijn allen trekker van één van de werkgroepen die de implementatie van de nieuwe RVE voorbereiden. 6.

De COR adviseert na een periode van een jaar te evalueren hoe de gekozen span of control van het management functioneert en op basis van de resultaten van dit onderzoek vast te stellen of de gehanteerde wijze verantwoord is of een aanpassing noodzakelijk is.

Reactie: In de voorbereiding op de transitie naar de RVE is advies gevraagd aan een organisatiedeskundige over de span of control. De uitkomst hiervan was dat voor de RVE PMB circa zestig mensen op één manager een goede span of control is. De organisatie kan hierdoor plat blijven. Dit is ook opgenomen in het (inmiddels vastgestelde) transitieplan voor de RVE PMB. In totaal komen er zeven managers en zal de organisatie uit ruim vierhonderd medewerkers bestaan. Bij vele medewerkers wordt sterk gehecht aan een grote eigen verantwoordelijkheid en weinig hiërarchische lagen. Uiteraard liggen er uitwerkingsvragen met betrekking tot bijvoorbeeld aansturing. Na een jaar wordt gekeken of dit model werkt. Mocht het op bepaalde punten niet goed werken, dan sturen we bij. RVE INGENIEURSBUREAU Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Ingenieursbureau indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. De aspecten die in het kader van de doorontwikkeling die op grond van de Wet op de ondernemingsraden en het convenant d.d. 1 juli 2014 “CONVENANT EX ARTIKEL 32 LID 2 WOR” aan de medezeggenschap moeten worden voorgelegd, tijdig met de COR, dan wel de medezeggenschap van het cluster of de RVE Ingenieursbureau worden besproken en aan hen worden voorgelegd. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Uiteraard zullen wij u hierbij betrekken. 2.

Er zal geen flexibele schil worden gecreëerd of in stand worden gehouden zolang er medewerkers op de bank zitten bij het cluster Ruimte en Economie, dan wel samenwerkende RVE’ s van RVE Ingenieursbureau.

Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Graag verwijs ik naar de passage bij punt 6 van de algemene voorwaarden. 3.

Een eventuele latere of noodzakelijke inrichting van een flexibele schil wordt ter advisering voorgelegd aan de COR dan wel het medezeggenschapsorgaan van het cluster of de RVE Ingenieursbureau.


43

Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Adviezen 1. Als blijkt dat in het kader van de doorontwikkeling een nieuwe reorganisatie volgt, dan wel personele consequenties volgen, adviseert de COR in een daarop volgende / bijbehorende adviesaanvraag mede een plan van aanpak op te nemen waarin wordt beschreven hoe de personele gevolgen worden opgevangen door bijscholing en/of omscholing in relatie tot de fasering van de invoering van de werkwijze “meer met de markt” in plaats van “standaardengineering”. Licht daarbij toe hoe het werk voor specialisten interessant wordt gehouden om uitstroom zoveel als mogelijk te voorkomen. Reactie: Dit vinden wij een goede suggestie. Een dergelijk Plan van Aanpak zal samen met de afdelingsmanagers en teamleiders opgesteld gaan worden. De voorbereiding en het inwinnen van informatie daarvoor loopt al. De doorontwikkeling wordt in een Plan van Aanpak aan de medezeggenschap worden voorgelegd. 2.

Maak in het kader van de doorontwikkeling afspraken tussen de clusters en betrokken RVE’s om ervoor te zorgen dat de doorontwikkeling van de RVE Ingenieursbureau gelijk zal oplopen met de opdrachtgevende RVE’s van de RVE Ingenieursbureau. Bespreek deze afspraken met de medezeggenschap van het cluster of de RVE Ingenieursbureau (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE ingenieursbureau staat).

Reactie: Dit is inderdaad een belangrijk punt en geldt in twee richtingen: De RVE moet in de gelegenheid zijn om te professionaliseren en zich door te ontwikkelen, opdrachtgevende RVE’s moeten hiervoor de ruimte bieden. Tegelijkertijd werkt Amsterdam hard aan het professionaliseren van opdrachtgeverschap en daarin zal de RVE ruimte bieden aan deze RVE’s. In beide scenario’s is afstemming noodzakelijk. En goede werkafspraken op organisatieniveau zijn daarbij van groot belang. 3.

Zorg ervoor dat de overhead wordt beperkt binnen de RVE Ingenieursbureau. Dit kan concreet door te voorkomen dat de functies coördinator/ medewerker beleidsrealisatie en teamleider worden ingevoerd.

Reactie: Zeker, het beperken van de overhead is in ieders belang. De teamleiders zijn nodig, gelet op de span of control van maximaal 30 personen. De functie van coördinator is vervallen.


44

Dienstverlening en Informatie RVE DIENSTVERLENING Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Dienstverlening indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. De medezeggenschap wordt betrokken bij de doorontwikkelingen van de RVE, conform de Wet op de ondernemingsraden en het convenant d.d. 1 juli 2014 (“CONVENANT EX ARTIKEL 32 LID 2 WOR”). Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Uiteraard zullen wij u hierbij betrekken. 2. De was-wordt lijst betreffende de medewerkers I&N wordt aangepast van C-krimp naar C-gelijk. Reactie: Voor I&N geldt dat dit een onderdeel is van een eerder genomen reorganisatiebesluit met een eigen reorganisatiedomein (RVE Dienstverlening). De medewerkers zijn dus geen onderdeel van C-krimp of C-gelijk. Advies Laat de loketmedewerkers minimaal één keer per jaar een agressietraining en een assertiviteitstraining volgen. Reactie: Met betrekking tot agressie- en assertiviteitstrainingen voor loketmedewerkers volgen wij het gemeentebrede beleid hieromtrent. RVE ONDERZOEK, INFORMATIE EN STATISTIEK Voorwaarde De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Onderzoek, Informatie en Statistiek indien over de invulling van de I-functie een separate adviesaanvraag zal worden voorgelegd aan de medezeggenschap, nu de invulling van de I-functies en daaruit voortvloeiende wijzigingen in de organisatie ten tijde van de onderhavige adviesprocedure nog onbekend zijn. Reactie: We zullen een advies aan u voorleggen (zie algemeen deel). Advies De COR adviseert om op korte termijn duidelijkheid te geven over: 1. de invulling met betrekking tot de rol van de programmaraad bij OIS; 2. de functie omschrijving van de Chief Science Officer (CSO) en de Chief Information Officer (CIO); 3. de verhouding tussen de CSO, CIO, de nieuwe RVE manager van OIS, de nieuwe manager I en de reeds aanwezige manager O&S. Reactie: 1. De invulling van de rol van de Programmaraad bij de RVE OI en S zal najaar 2014 worden uitgewerkt. 2. De functietyperingen zijn in het GMT behandeld en vastgesteld. Langs de kanalen van de gebruikelijke besluitvorming zullen de functieomschrijving van de CSO en de CTO verder worden uitgewerkt. Dit zal in samenspraak met de betrokken collegeleden leiden tot functietyperingen voor deze functies. 3. Over de verhouding tussen de CSO, CIO, RVE manager OI en S, manager I en de manager O+S wordt begin 2015 duidelijkheid gegeven door het cluster D en I en Bestuur en Organisatie.


45

RVE BASISINFORMATIE Adviezen 1. Heroverweeg de splitsing tussen beheer en uitvoering en leg die voorafgaand aan de oprichting van de RVE voor aan de medezeggenschap van de Dienst Basisinformatie (DBI) of het dan bestaande medezeggenschapsorgaan. Reactie: In de voorliggende adviesaanvraag is geen sprake van splitsing van beheer en uitvoering van Basisinformatie. De reorganisatie van deze adviesaanvraag betekent voor Basisinformatie het afsplitsen van bedrijfsvoering en het toevoegen van een onderdeel van de dienst Belastingen (m.b.t. gegevensbeheer vastgoed). Het onderzoek naar Basisinformatie loopt nog. Het reorganisatieplan dat volgt nadat de uitkomsten van het onderzoek geanalyseerd zijn, wordt zo spoedig mogelijk gemaakt en wordt conform de WOR ter advisering aan de COR voorgelegd. 2. De COR adviseert om een eventueel besluit om te splitsen conform artikel 25 lid 1 WOR voorafgaand aan de oprichting van de RVE voor te leggen aan de medezeggenschap van de Dienst Basisinformatie (DBI). Reactie: Op dit moment is nog niet bekend wanneer de uitkomsten van het onderzoek naar Basisinformatie verwerkt zijn in een reorganisatieplan. Wanneer het plan gereed is zullen we dit direct aanbieden aan de medezeggenschap ter advisering conform de WOR. Daarbij wordt bepaald aan welk medezeggenschapsorgaan het plan wordt aangeboden. 3. Rond eerst de lopende reorganisatie geheel af voordat nieuwe besluiten of beleid als gevolg van de doorontwikkeling wordt ingezet. Reactie: Natuurlijk wordt eerste deze reorganisatie afgerond (zie reactie IV-functie in het algemene deel). 4. Neem de bezuinigingsdoelstelling nog eens nader onder de loep en verdeel deze evenredig over de RVE. Voorkomen moet worden dat een deel van DBI te zwaar getroffen wordt. Reactie: Het nog lopende onderzoek naar Basisinformatie is erop gericht om op inhoudelijke gronden bezuinigingen te realiseren. Dit zal de basis vormen voor de bezuinigingsdoelstelling en de verdeling hiervan. Op dit moment is nog niet bekend hoe dit precies verdeeld zal worden binnen de RVE Basisinformatie. RVE STADSARCHIEF Adviezen 1. Actualiseer het Archiefbesluit en het Besluit Informatiebeheer zodat het toezicht op de archivering goed kan worden uitgevoerd. Reactie: Wij zijn het eens dat de Archiefverordening (2008) en het Besluit Informatiebeheer (2010) geactualiseerd moeten worden, zowel naar aanleiding van technische en vakinhoudelijke ontwikkelingen, als in verband met de organisatieveranderingen van de gemeente Amsterdam. Op dit moment wordt door de kwartiermakers IV en het Stadsarchief gewerkt aan deze actualisering. Verwacht wordt dat dit najaar gereed zal zijn en aan het GMT voor vaststelling wordt aangeboden. 2. Laat niet alleen het programma Digitaal Archiveren een speerpunt zijn, maar richt ook een programma in voor de snelle overbrenging van de archieven tot en met 2014. Hierin dient niet alleen de overdracht naar de archiefbewaarplaats goed geregeld te zijn maar ook de substitutie van archiefbestanddelen met administratieve waarde voor alle afzonderlijke RVE’s.


46

Reactie: Digitaal Archiveren met alles wat daarbij komt kijken (professionalisering, beleidsontwikkeling, edepot) is voorlopig in onze ogen al een grote ambitie. Vervroegde overbrenging en digitalisering is daarbij niet onze eerste prioriteit. De RVE Stadsarchief houdt wel toezicht op de correcte verhuizing van archieven die gesplitst worden als gevolg van de reorganisatie. Vervroegde overbrenging van archieven, dat wil zeggen voor de wettelijke termijn van 20 jaar, is in principe wel mogelijk en in sommige gevallen ook wenselijk, maar dan moet aan financiële en inhoudelijke voorwaarden voldaan zijn. Wanneer dat niet het geval is, is goed beheer door zorgdragers (RVE’s en stadsdelen) prioriteit. De RVE Stadsarchief ziet daarop toe. Substitutie van afzonderlijke archiefbestanden door gedigitaliseerde bestanden gebeurt wanneer zorgdragers daaraan prioriteit toekennen en daartoe middelen beschikbaar stellen. 3. Maak onderscheid tussen de verschillende domeinen van IV. (Archivarissen zijn goed in beleid ontwikkelen ten aanzien van schonen, selecteren, bewaren en overbrengen. In een digitale omgeving zijn dezelfde bewaarvoorwaarden van toepassing als in een analoge omgeving. De informatie is dezelfde, de drager is anders). Reactie: Wij onderstrepen het belang van een duidelijk herkenbare IDB/Archieffunctie in de IV eenheden. Beide vakgebieden zullen in toenemende mate geïntegreerd worden, daar zullen de specifieke archiefexpertise en -competenties expliciet onderdeel van uitmaken. 4. Zorg ervoor dat alle systemen goed kunnen functioneren door data en metadata op orde te hebben. Reactie: Het Stadarchief heeft de in het concern vastgestelde metadatastandaard ontwikkeld en kaders aangegeven voor formats voor duurzame opslag. De RVE Stadsarchief houdt toezicht op het gebruik hiervan. Deze aanbeveling is terecht en de uitvoering en handhaving daarvan betreft CIO, ICT en alle RVE’s en stadsdelen. De RVE Stadsarchief kan dit stimuleren maar kan daar vanuit haar rol niet alleen voor zorgen. Voorwaarde De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Stadsarchief er wordt zorg gedragen voor een tijdig en goed trainings- en scholingsprogramma, zodat de medewerkers van IDB toegerust zullen zijn op hun voorwaardenscheppende, adviserende en kaderstellende rol. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. RVE BELASTINGEN Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Stadsarchief indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Het nu voorliggende verbeterplan wordt onverkort gecomplementeerd of overgenomen bij de vorming van een nieuwe RVE. De COR wil voor de uitvoering van de reorganisatie worden overtuigd, dat deze reorganisatie juist niet leidt tot knelpunten bij WOZ herwaardering en invoering ADW. Reactie: Wij gaan er vanuit dat deze voorwaarde over de RVE Belastingen gaat. Uit het verbeterplan volgen de ontwikkelopgaven voor de komende jaren. Uiteraard wordt het verbeterplan overgenomen bij de vorming van de RVE Belastingen. Hierover wordt de medezeggenschap conform de WOR betrokken. 2. De medezeggenschap dient tijdig bij advies- en instemmingsplichtige zaken te worden betrokken conform de Wet op de ondernemingsraden en het convenant d.d. 1 juli 2014 “CONVENANT EX ARTIKEL 32 LID 2 WOR”.


47

Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Graag betrek ik de medezeggenschap hierbij. Adviezen 1. Maak met de medezeggenschap afspraken over een aantal focusgebieden men die in de doorontwikkelingen prioriteit krijgen. Reactie: Deze lijn is al ingezet. De OR van de RVE Belastingen wordt geïnformeerd over alle lopende programma's die voortkomen uit het Verbeterplan en de RVE-vorming. Ook is afgesproken de inrichting en doorontwikkeling van de multidisciplinaire teams binnen de RVE Belastingen nauwlettend met de OR te volgen en het komende jaar te evalueren. 2. Geef een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) topprioriteit. Dit betekent in ieder geval dat een MTO binnen een jaar na invoering van de nieuwe organisatie dient plaats te vinden. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel over medewerkerstevredenheidsonderzoeken. 3. Bied een plan van aanpak inzake het nieuwe werken ter informatie en bespreking aan de medezeggenschap aan. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel over cultuurverandering en ontwikkeling van medewerkers. 4. Dring het aantal externe medewerkers terug, in combinatie met een goed opleidingsplan voor de eigen medewerkers. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. 5. Geef aan hoe de samenwerking tussen de RVE Belastingen en RVE DBI gaat plaatsvinden en leg deze schriftelijk vast. Reactie: De samenwerking tussen Belastingen en Basisinformatie is al intensief gaande in de aanloop naar de oprichting van de beide RVE's en in het kader van de overdracht van de afdeling Gegevensbeheer Vastgoed van Belastingen naar Basisinformatie. In de tweede helft van 2014 zullen nadere samenwerkingsafspraken worden gemaakt en vastgelegd. 6. Vul de functie business controller op zeer korte termijn, in ieder geval voor 1 januari 2015, in. Reactie: DBGA start op korte termijn (nog in de maand augustus 2014) met de werving van een business controller. Dit zal, gezien de lopende organisatieontwikkeling, tot 1 januari 2015 op tijdelijke (detacherings) basis dienen te geschieden. Ook na die datum is de functie noodzakelijk, ofwel binnen de RVE Belastingen dan wel gedeconcentreerd vanuit het cluster Bedrijfsvoering. RVE HANDHAVING EN TOEZICHT INLEIDENDE REACTIE De gemeente Amsterdam heeft in totaal circa 800 handhavers en bestuurlijk toezichthouders in dienst waarvan circa 350 FTE werkzaam zijn in de openbare ruimte. Hiervan is circa 200 FTE werkzaam bij de RVE Handhaving & Toezicht en circa 150 fte bij de stadsdelen. Op basis van het OBT (Organisatie Bestuurlijk Toezicht) is de volgende taakverdeling afgesproken: - De RVE Handhaving en Toezicht voert taken uit in het kader van stadsdeeloverschrijdende en specialistische handhavingstaken, gericht op overlast en veiligheid. - De stadsdelen zijn binnen hun gebied verantwoordelijk voor basistoezicht en –handhaving, met name gericht op leefbaarheid.


48

Voorwaarde De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Handhaving en Toezicht indien voorafgaand aan de totstandkoming van de RVE een protocol “flexibilisering van de handhaving inzet” wordt opgesteld en ter advisering aan de medezeggenschap wordt voorgelegd. Reactie: Wij gaan er vanuit dat de COR bedoelt dat er een protocol moet komen waarin toegelicht wordt wat flexibele inzet inhoudt en hoe dit operationeel kan worden gerealiseerd. Het ontwikkelen van een dergelijk protocol vinden wij een goed idee. Daartoe zou in samenwerking met OOV, de stadsdelen, de RVE Handhaving en Toezicht en eventueel een vertegenwoordiging van de COR ontwikkeld moeten worden. De RVE Handhaving en Toezicht merkt hierbij wel op dat Handhavingsprogramma’s als knellend kunnen worden ervaren indien daarin geen flexibele componenten zitten, maar de inzet daarin voor langere tijd vastligt. Adviezen 1. De COR adviseert om de bestuurlijke verhoudingen, evenals de aansturing van de medewerkers, tussen de RVE en de stadsdelen op korte termijn ter informatie en bespreking aan de medezeggenschap voor te leggen. Reactie: Op basis van de uitgangspunten zoals hiervoor geformuleerd is dit jaar door de directie OOV, bij monde van het hoofd Handhaving en Toezicht, de portefeuillehouder Handhaving en Toezicht van de stadsdeelsecretarissen en de RVE manager Handhaving en Toezicht een actief overleg gestart. Dit stedelijk overleg Toezicht en Handhaving heeft als doel de efficiency en de effectiviteit van de handhavers in de openbare ruimte in gezamenlijkheid verder te ontwikkelen en te optimaliseren. Hierbij zal onder andere worden gekeken naar mogelijkheden tot flexibilisering van de inzet, roostering, meldkamer, etc. Indien hier sprake is van advies- of instemmingsplichtige zaken uit voortvloeien zal dit conform art. 25 en 27 aan de medezeggenschap worden voorgelegd. 2. Laat uniforme regelgeving per domein en centrale aansturing voor Handhaving en Toezicht van toepassing zijn. Reactie: De huidige mandaten voor Handhaving en Toezicht wijzigen niet en de voorliggende structuur wordt niet gewijzigd. Binnen de mandaten wordt samengewerkt. Daartoe wordt op dit moment door het stedelijk overleg een gezamenlijke werkagenda opgesteld. De medezeggenschap zal hierbij conform de WOR worden betrokken. 3. Positioneer het roosteren op één plek in de organisatie. Reactie: De huidige mandaten voor Handhaving en Toezicht wijzigen niet en de voorliggende structuur wordt niet gewijzigd. Binnen de mandaten wordt samengewerkt. Op dit moment wordt door het stedelijk overleg een gezamenlijke werkagenda opgesteld voor Handhaving en Toezicht. De medezeggenschap zal hierbij conform de WOR worden betrokken. 4. Voer geen bonnenquotum in. Reactie: Er is geen sprake van een bonnenquotum. Wel is afgesproken in het kader van 1 Stad 1 Opgave om het aantal geschreven bonnen (en daarmee de opbrengst voor de stad) te verviervoudigen ten opzichte van 2012. Doel van handhaving is primair het verbeteren van de naleving door burgers. Ook andere methodes (zoals communicatie met of belonen van burgers) kunnen daarop effectief zijn. Potentieel zit er ook een spanning op de afspraak tot meer bonnen en het verbeteren van het nalevingsgedrag. We willen geen bonnen vanwege de bonnen, maar we willen nalevingsgedrag. Op verzoek van de burgemeester werken wij reeds aan een notitie waarin we voorstellen doen over nalevingsgedrag.


49

5. Positioneer de Handhavingsacademie, gelet op het specifieke karakter van de academie, als onderdeel binnen de RVE Handhaving en Toezicht, maar laat de inkoop van opleidingen plaatsvinden via de Amsterdamse school. Reactie: In de huidige fijnstructuur is gekozen voor het onderbrengen van alle opleidingen op 1 plaats. Het huidige voorstel is werkbaar (bij de RVE P&O). Voorwaarde is goede afstemming tussen de RVE Handhaving en Toezicht en de Handhavingsacademie over opleidingsaanbod en praktijkwensen vanuit de Handhaving. 6. Breng alle handhavers en toezichthouders in de openbare ruimte onder bij de nieuwe RVE Handhaving en Toezicht. De kwaliteit van de handhaving gaat omhoog door een transparant en uniform beleid te voeren. Zie hiervoor ook rapport Ombudsman over zeer divers toezicht in de openbare ruimte van 11 april 2013. Reactie: Er is niet voor gekozen om alle handhavers en toezichthouders in de openbare ruimte onder te brengen bij de RVE Handhaving en Toezicht. Dit is een bestuurlijke keuze en valt onder het politieke primaat. Op dit moment wordt door het stedelijk overleg wel een gezamenlijke werkagenda opgesteld voor Handhaving en Toezicht. De medezeggenschap zal hierbij conform de WOR worden betrokken. 7. Leg geen quotum op aan de handhavers om de taakstelling te behalen. Reactie: Er is geen sprake van een quotum voor handhavers om de taakstelling te behalen. Wel is afgesproken in het kader van 1 Stad 1 Opgave om het aantal geschreven bonnen (en daarmee de opbrengst voor de stad) te verviervoudigen ten opzichte van 2012. Doel van handhaving is primair het verbeteren van de naleving door burgers. Ook andere methodes (zoals communicatie met of belonen van burgers) kunnen daarop effectief zijn. Potentieel zit er ook een spanning op de afspraak tot meer bonnen en het verbeteren van het nalevingsgedrag. We willen geen bonnen vanwege de bonnen, maar we willen nalevingsgedrag. Op verzoek van de burgemeester werken wij reeds aan een notitie waarin we voorstellen doen over nalevingsgedrag. 8. Kom tot een protocol inhuur flexibele schil handhaving na een grondige evaluatie. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel waar het gaat over het opstellen van een protocol voor externe inhuur. 9. Voorkom dubbelingen in de werkzaamheden door aansturing vanuit een centrale locatie. Reactie: De huidige mandaten voor Handhaving en Toezicht wijzigen niet en de voorliggende structuur wordt niet gewijzigd. Binnen de mandaten wordt samengewerkt. Daartoe wordt op dit moment door het stedelijk overleg een gezamenlijke werkagenda opgesteld. De medezeggenschap zal hierbij conform de WOR worden betrokken. 10. Richt een centrale meldkamer in voor alle handhavers van de gemeente Amsterdam, die een directe verbinding heeft met de ketenpartners. Deze meldkamer kan dan alle handhavers, waar ze zich ook in Amsterdam bevinden snel aansturen. Reactie: Dit wordt nog onderzocht. De RVE Handhaving en Toezicht is bezig met een vooronderzoek naar het inrichten van een centrale meldkamer. Eind van dit jaar worden de bevindingen aan het bestuur voorgelegd. 11. Realiseer een centraal Gemeentelijk cameracentrum, waarbij alle camera’s in de openbare ruimte van de stad worden bekeken. Op basis van deze beelden zou de meldkamer sneller kunnen aansturen.


50

Reactie: Graag geven we hierbij een toelichting geven op ontwikkelingen binnen de stad op dit onderwerp. De CCTR is het centraal gemeentelijk camera uitkijkcentrum. Alle beelden van de gemeentelijke camera’s vanuit de openbare ruimte worden daar onder de supervisie van de politie door medewerkers van de RVE Handhaving en Toezicht uitgekeken. Op dit moment wordt gewerkt aan het mogelijk maken van het doorzetten van die camerabeelden naar de Meldkamer van de RVE Handhaving en Toezicht, met het oog op adequate sturing en inzet van handhavers in de stad. Naast de technische uitwerking heeft dit ook financiële en organisatorische consequenties die nu in beeld gebracht worden. Er loopt daarom een pilot in stadsdeel Oost, die is uitgebreid naar stadsdeel Zuidoost, en wordt ook uitgebreid naar stadsdeel Centrum. Eind van het jaar wordt er geëvalueerd. Uw advies over een gemeentelijk cameracentrum nemen we nu niet direct over. Het is geen onderdeel van het gevraagde advies over de reorganisatie. 12. Rooster centraal in om beter inzicht te krijgen over waar inzet plaats vindt en waar deze nodig is. Reactie: De huidige mandaten voor Handhaving en Toezicht wijzigen niet en de voorliggende structuur wordt niet gewijzigd. Binnen de mandaten wordt samengewerkt. Op dit moment wordt door het stedelijk overleg een gezamenlijke werkagenda opgesteld voor Handhaving en Toezicht. De medezeggenschap zal hierbij conform de WOR worden betrokken. 13. Realiseer een centrale afhandeling van uitgeschreven proces-verbalen. Dit om een standaardisering te krijgen van alle proces-verbalen en hun afhandeling. Reactie: Met het oog op de kwaliteit van de bonnen heeft de RVE Handhaving en Toezicht kwaliteitscontroleurs die de processen verbaal monitoren en hun bevindingen terugkoppelen aan de handhavers. Het is een goed idee een onderzoek te doen naar centrale afhandeling, waarin in eerste instantie geïnventariseerd wordt hoe dat bij de stadsdelen verloopt. 14. Laat onderzoeken of een centrale afhandeling van bezwaarschriften mogelijk een financieel en efficiëntie voordeel zal opleveren. Reactie: Een onderzoek naar centrale afhandeling van bezwaarschriften kan worden uitgevoerd met als voorwaarde dat de ‘couleur locale’ en specialistische kennis behouden blijft. 15. Breng alle handhaving en toezicht openbare ruimte onder in het RVE om een zo efficiënt mogelijke organisatie te krijgen. Er zal dan met duidelijke indicatoren kunnen worden aangegeven hoe de inzet verdeeld kan worden. Reactie: Er is niet voor gekozen om alle handhavers en toezichthouders in de openbare ruimte onder te brengen bij de RVE Handhaving en Toezicht. Dit is een bestuurlijke keuze en valt onder het politieke primaat. Op dit moment wordt door het stedelijk overleg wel een gezamenlijke werkagenda opgesteld voor Handhaving en Toezicht. De medezeggenschap zal hierbij conform de WOR worden betrokken. Over indicatoren: De huidige ontwikkelingen tot informatiegestuurde handhaving (IGH) zullen leiden tot indicatoren voor de inzet van handhaving. Bij de inzet van de Vliegende Brigade van Stadstoezicht wordt daarmee sinds kort geëxperimenteerd. 16. De COR adviseert dat er een standaard briefing komt voor alle handhavers en toezichthouders openbare ruimte. Reactie: Aan de RVE Handhaving en Toezicht is in het kader van het stedelijk IGH programma gevraagd om een uniform briefing en debriefing proces op operationeel niveau voor de gehele stad uit te werken. De stadsdelen worden daarbij uiteraard betrokken. Eind van dit jaar is dit gereed.


51

17. Ga over tot een centrale inkoop en ontwikkeling van hard- en software ten behoeve van de uitrustingsstukken (PDA en App’s) van de handhaver. Reactie: Conform stedelijke afspraak heeft de RVE Handhaving en Toezicht reeds het centraal beheer over onderhoud en aanschaf van PDA’s. Voor app’s is dat nog niet zo duidelijk vastgelegd. Het is mogelijk dat de COR bedoelt dat deze afspraak niet overal wordt nagekomen. Er dient een Europese aanbesteding in 2015 plaats te vinden. In de aanbesteding zal de gevraagde functionaliteit het werken met app’s voor handhavingsprocessen worden meegenomen. Het Ambtelijk Team, stedelijk overleg, Handhaving en Toezicht zal als opdrachtgever functioneren. 18. Laat alle medewerkers minimaal één keer per jaar een agressietraining en een assertiviteitstraining volgen. Reactie: Zie de beantwoording over agressie- en assertiviteitstraining. 19. Voer een leeftijdsfasebewust personeelsbeleid. Reactie: Specifiek m.b.t. de RVE Handhaving en Toezicht: DST is bezig met het opstellen van een strategisch personeelsplan, waarin onder meer veel aandacht is voor leeftijdsbewust personeelsbeleid. Dit plan is dit najaar gereed. RVE MONUMENTEN EN ARCHEOLOGIE Voorwaarde De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Monumenten en Archeologie indien in geval van ontvlechting, de 2,38 FTE formatie die in 2012 ten behoeve van bedrijfsvoering zijn geleverd aan het Stadsarchief Amsterdam terugkeren naar het Bureau Monumenten & Archeologie. Reactie: Bij de overdracht van de bedrijfsvoeringsfuncties van het Stadsarchief is dit meegenomen als uitgangspunt voor de opdeling van capaciteit naar de RVE Monumenten en Archeologie en de RVE Stadsarchief. Adviezen 1. Besteedt specifiek aandacht aan de exploitatie van het gebouw de Bazel en bespreek dit met de medezeggenschap. Als kenniscentrum voor erfgoed ligt er een logisch verband met Stadsarchief Amsterdam en de doorontwikkeling van het gebouw tot een plek waar Amsterdammers kennis kunnen nemen van hun geschiedenis en erfgoed door eigen onderzoek, tentoonstellingen, films, presentaties en educatie. Reactie: Wij zullen de COR informeren over het gebruik van het gebouw De Bazel. In 2013 en 2014 heeft een werkgroep van Stadsarchief/Bureau Monumenten en Archeologie zich gebogen over het gebruik en de programmering van de Bazel als een breed en herkenbaar publiekscentrum voor Amsterdamse geschiedenis en erfgoed . Verdere uitwerking van concepten hierover is on hold in afwachting van de opvolging van de directeuren Stadsarchief en Bureau Monumenten en Archeologie. Vanaf 1 januari 2015 gaat het beheer en de exploitatie van het gebouw over naar Gemeentelijk Vastgoed. Met PMB is hierover onlangs afstemming geweest. 2. Voeg ten aanzien van voorlichting en kennisborging de volgende producten aan de lijst toe:  Werelderfgoed podium;  Project Historische goudmijnen in samenwerking met SAA, in opdracht van de afdeling;  educatieprojecten in het kader van participatie /inburgering;  educatieprojecten voor ketenpartners waaronder een restauratiecursus. Reactie: Wij nemen uw advies graag over en zullen de genoemde producten aan de lijst toevoegen.


52

3. Vind een structurele oplossing inzake de middelloonsom versus eindloonsom problematiek. Reactie: In de komende tijd zal binnen de bestaande begroting gekeken worden naar een gemeentebrede werkwijze. RVE STADSBANK VAN LENING Adviezen 1. Breng de mogelijke personele consequenties als gevolg van herbelenen in kaart en bespreek deze met de medezeggenschap. Reactie: Er gaat geld over naar de RVE Dienstverlening. Definitieve overdracht zal worden bepaald na meting van het aantal transacties na 1 jaar. De wijze van evalueren en consequenties moeten nog worden bepaald. Dit is reeds besproken met de medezeggenschap. 2. Verschaf helderheid over de autorisatie van de medewerkers stadsloketten en bespreek dit met de medezeggenschap. Reactie: Medewerkers Stadsloketten krijgen de autorisatie om te kunnen herbelenen. Dit is reeds besproken met de medezeggenschap. 3. Organiseer minimaal twee keer per jaar één agressie- en één assertiviteitstraining voor alle loket medewerkers. Reactie: Zie de beantwoording over agressie- en assertiviteitstraining.


53

Bedrijfsvoering CLUSTER BEDRIJFSVOERING ALGEMEEN Advies De COR adviseert om daar waar bedrijfsvoeringsfuncties gedeconcentreerd worden uitgevoerd, uren te reserveren voor intervisie en teambuilding in RVE-verband en meer uren voor werkoverleg dan in de huidige situatie, conform de werkwijze van AGA/ABC. Voor zover het gaat om gedeconcentreerd werkende medewerkers moet rekening gehouden worden met extra reistijd. Het benodigde extra budget hiervoor moet bij de normering van bedrijfsvoerings-kosten worden meegenomen. Reactie: We zullen de genoemde punten de komende periode zeker meenemen in de uitwerking van het cluster, de begroting en de werkprocessen. RVE COMMUNICATIEBUREAU Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE communicatiebureau indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. De bekostiging en tarifering van de RVE Communicatiebureau wordt nader uitgewerkt en de COR wordt daarbij betrokken. Ter toelichting: bij ABC wordt nu tegen uurtarieven gewerkt en wordt de capaciteit afgestemd op de verwachte inkomsten. Als straks zonder tarieven gewerkt gaat worden, op basis van genormeerde formatie, dan kan er minder flexibel ingespeeld worden op fluctuaties in de vraag. Reactie: Wij onderschrijven de wens van de COR om de flexibele inzet van medewerkers afgestemd op de interne vraag te ondersteunen via ons nieuwe bekostigingsmodel. Interne facturering op basis van uurtarieven wordt waar mogelijk afgeschaft met als gevolg minder interne administratieve lasten. 2. Voordat de plaatsingsprocedure kan aanvangen, worden het formatieplan en de WAS WORDT lijsten aangepast nu de taken en de formatie van het stafbureau/administratie van de RVE hierin ontbreken. De werking van het stafbureau is een voorwaarde voor het goed functioneren van de RVE, in het bijzonder voor de afstemming van vraag en aanbod en de capaciteitstoedeling. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel Adviezen 1. De COR adviseert om eind 2015 een eerste evaluatie van de RVE uit te voeren, gericht op de succescriteria en knelpunten als genoemd in het preadvies van de Commissie Bedrijfsvoering op pagina 11 en 12. Een integrale evaluatie volgt na twee jaar. Daarnaast zijn tussenevaluaties op kortere termijn, bijvoorbeeld per kwartaal, nodig om knelpunten te signaleren en op te lossen. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. De succescriteria zullen meegenomen worden bij het ontwikkelen van een toetsingskader voor de evaluatie. 2. De COR adviseert om vóór de start van de nieuwe organisatie de wijze van leidinggeven binnen ABC te evalueren, alvorens de managementstructuur voor de hele RVE vast te leggen. Reactie: Waar mogelijk trekken we lering uit de bestaande situatie voor de managementconstructie. De managementstructuur voor de RVE ligt echter al vast in het organisatieplan. 3. Het Communicatiebureau is onderdeel van de bedrijfsvoering. Uit de stukken wordt niet duidelijk of en hoe de vraag/behoefte bij het primaire proces wordt geïnventariseerd naar de omvang en inzet van de benodigde capaciteit. Evenmin is duidelijk of deze vraag integraal voor het cluster


54

wordt opgehaald of dat dit per RVE gaat gebeuren. Tenslotte is ook niet duidelijk hoe hierover wordt beslist. De COR adviseert de samenwerking met het primaire proces nader uit te werken, in het bijzonder de behoeftebepaling en capaciteitstoedeling. De COR adviseert voorts om de samenwerking op basis van partnerschapsrelatie ‘smart’ te definiëren en om duidelijk aan te geven via welke mechanismes de (wisselende) vraag en het aanbod op elkaar worden afgestemd. Reactie: Dit advies nemen we over. Aan bovenstaande wordt al gewerkt en zal een verder invulling krijgen. Zie hiervoor ook mijn reactie in het algemene deel. 4. De COR adviseert om bij de indeling van de medewerkers naar afdeling/team, indien de situatie daarom vraagt, afwijking mogelijk te maken. Reactie: Dit advies nemen we over. Het doel van de reorganisatie is onder meer om de mobiliteit te bevorderen. Dit betekent dat wisselingen tussen afdelingen, teams en RVE’s gewenst is als daar behoefte aan is. 5. Start onmiddellijk na de reorganisatie met de vulling van het Leerhuis. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. 6. Stel iedere medewerker in staat binnen een redelijke termijn te voldoen aan dit nieuwe profiel en de bijbehorende competenties. Een schouw in de beginsituatie is hiervoor een bruikbaar startpunt. Reactie: Dit advies nemen we over en bovenstaande is al gaande. 7. Lever een overzicht van de formatieve ruimte voor communicatie in de was-situatie versus de formatie in de wordt-situatie. Verklaar het eventuele verschil; Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. 8. Verricht nader onderzoek naar mogelijk onterecht achtergehouden capaciteit bij diensten en stadsdelen die ten koste is gegaan van de formatie voor de centrale middelen (ten gunste van de formatie bij Gedeconcentreerd); Reactie: Dit kan eventueel meegenomen worden in de evaluatie en de knelpunten lijst zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel 9. Voor het Communicatiebureau dient het beleid ten aanzien van externe inhuur te worden vastgesteld, waarbij wordt aangesloten op de op gemeentelijk niveau bepaalde afspraken en procedures. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.

RVE FACILITAIR BUREAU Adviezen 1. De COR dringt erop aan om de doorontwikkeling naar een beheerorganisatie van de nieuw toegevoegde panden naar het model van TransFM als een organisch proces over langere tijd te organiseren en niet met een grote reorganisatie - ’Big Bang’ – in 2016. Eventuele krimp moet zoveel mogelijk worden opgelost door natuurlijk verloop in combinatie met een anticiperend personeelsbeleid. Door meer tijd te nemen voor het bereiken van het gewenste eindbeeld wordt het mogelijk gemaakt dat de betrokken medewerkers door middel van gerichte opleidingen de


55

gevraagde competenties kunnen verwerven. Hier ligt een belangrijke opgave voor strategische personeelsplanning. Reactie: Dit advies nemen we over. We zullen de doorontwikkeling op een verantwoordelijke manier bewerkstelligen en binnen dit criterium zo snel mogelijk werken. 2. Maak een opleidingsplan, dat rekening houdt met de te verwachten nieuwe functieprofielen, direct bij de start van de nieuwe organisatie beschikbaar. Reactie: Dit advies nemen we over. Er zal worden gewerkt aan een opleidingsplan. Wat we op 1 januari 2015 gereed hebben, zal op tafel komen. We vragen de ruimte om de kwaliteit van het opleidingsplan begin 2015 te verbeteren. Uiteraard wordt rekening gehouden met de functieprofielen. 3. Besteed in het plaatsingsproces extra aandacht aan medewerkers met mix-functies (gemengde takenpakketten) en ga na of ze wel geplaatst zijn op basis van hun hoofdtaak. Reactie: Dit advies nemen we over. Dit is zeker het uitgangspunt geweest: doet een medewerker nu meer dan 50% facilitaire taken, dan gaat de functie over naar de RVE Facilitair Bureau. 4. Stel meetinstrumenten vast waarmee het bereiken van de gewenste resultaten met betrekking tot de RVE Facilitair Bureau gemeten kan worden en maak hierbij gebruik van het oordeel van de kantoorgebruikers. Reactie: Dit advies nemen we over. KTO’s doen we reeds. Vervolgens moeten we ook de overstap gaan maken naar concreet meetbare resultaten. We zullen wel goed opletten dat e.e.a. past in de LEANfilosofie. Hier gaan we het oordeel van de kantoorgebruikers zeker bij gebruiken. RVE FINANCIEN Voorwaarde Uitsluitend indien eerst de inhuur van externen gemeente breed wordt stopgezet, dan wel dat er een met de COR overeengekomen protocol wordt ingesteld ten behoeve van de inhuur van externen, adviseert de COR positief over de fijnstructuur met betrekking tot de RVE Financiën. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel waar het gaat om het opstellen van een protocol voor externe inhuur. Adviezen 1. Stel een duidelijke raming en bekostiging op die rekening houdt met de wens om interne facturering uit te sluiten, maar wel de integrale kostprijs van de activiteiten in Amsterdam inzichtelijk houdt. Reactie: Dit advies nemen we over. Het is één van de lopende acties onder leiding van DMC. 2. Maak de onderlinge relaties inzichtelijk tussen de RVE’s, Bestuur en Organisatie en de stadsdelen enerzijds en het cluster Bedrijfsvoering anderzijds. Reactie: Dit advies nemen we over om de internal governance helder te maken. Waar we in dit proces adviesplichtig zijn aan de COR, zullen wij hen uiteraard betrekken en advies aanvragen. 3. Zorg voor een duidelijke strategie bij de inrichting van het ‘Administratiekantoor’ gegeven de huidige besluitvorming rondom AFS 1.0.


56

Reactie: Dit advies nemen we over. Onze eerste zorg is dat er per 1 januari een financiële administratie is die zorgt voor voldoende bedrijfscontinuïteit. Prioriteit is dat Amsterdam haar betalingen kan blijven doen. Vandaar dat gestart is met het project ‘inrichting administraties 2015’ waarbij de huidige structuren/systemen op een dusdanige wijze worden heringericht dat de administraties passen op de nieuwe RVE-structuur. Pas als er sprake is van stabiliteit in 2015 zal een volgende fase optreden waarin gewerkt wordt naar uiteindelijk één financiële administratie in één financieel systeem vanuit één organisatie (de RVE Financiën) inclusief het cluster Sociaal. Dit vraagt om een stap-voor-stap aanpak. Een volgende stap maken we pas als dat echt kan. 4. Draag zorg voor de besluitvorming rondom FIBA en de invloed van de totstandkoming van FIBA op de inrichting van de RVE Financiën. Maak de consequenties voor de formatie inzichtelijk. Reactie: Dit advies nemen we over. Recent is de financiële validatie voor FIBA opgeleverd. In het najaar van 2014 wordt de besluitvorming hierover afgerond. Hierbij is de vraag: hoe omvangrijk zijn de te behalen financiële baten? Daarna zijn vervolgstappen met organisatorische keuzen aan de orde waarbij ook de organisatorische vraagstukken aan de orde komen. 5. Om afdelingen goed te laten functioneren, is ons advies om bij Debiteuren en Crediteuren ervoor te zorgen dat de medewerkers voldoende opleiding krijgen en de vaardigheden verkrijgen om in beide disciplines te kunnen functioneren en daardoor breed inzetbaar zijn binnen de organisatie. Zodoende kunnen zij overal gedeconcentreerd ingezet worden in plaats van op één gebied c.q. afdeling. De continuïteit wordt bevorderd omdat er altijd voldoende capaciteit beschikbaar is om de werkzaamheden die zich voordoen, uit te voeren. Hierbij worden de begrippen Debiteuren/Crediteuren en Grootboek ruim geïnterpreteerd, zodat ook financieel-administratieve taken die dicht bij het primaire proces liggen, niet verloren gaan voor de RVE Financiën. Reactie: Dit advies nemen we over. Waar mogelijk werken we dit uit. 6. Werk de control functie volledig en concreet uit. Dit dient een mix te zijn van risicomanagement, juridische control, auditing voor de kwaliteitstoetsing en assurance; administratieve organisatie voor de opzet en instandhouding van de werkprocessen en verbijzonderde interne controle ter voorbereiding op de jaarlijkse accountantscontrole. Reactie: Dit advies nemen we over. Onder leiding van DMC wordt gewerkt aan uitwerking van de control functie. De RVE Financiën draait hierin mee vanuit het F-deel. 7. Draag zorg voor een duidelijke beschrijving van de werkprocessen inclusief taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de hiërarchische en de functionele leiding. Stel hierbij een meetbare, herkenbare en realiseerbare mijlpalenplanning op. Laat de toekomstige structuur helder naar voren komen in een organogram en de WAS-WORDT-lijsten. De teamindelingen en daarmee de capaciteitsinzet zijn op dit moment niet duidelijk. Reactie: Dit advies nemen we over. Deze actie loopt. Uitgangspunt bij de start op 1 januari 2015 is wel eerst stabilisatie en op peil houden van de bedrijfscontinuïteit voordat een verdere ontwikkeling plaats kan vinden. Management van de RVE Financiën zal bij de start een nieuwe vorm kennen op de werkvloer, inclusief bevoegdheden. De medewerkers blijven voorlopig zitten waar ze zaten. En doen wat ze deden. Het management krijgt bij haar aanstelling, samen met het daarvoor ingestelde transitieteam de opdracht om met de medewerkers te kijken naar verdere optimalisering van de samenwerking, taken, werkplekgebruik, etc. Ook de teamindeling zal dan worden uitgewerkt. 8. Zorg voor een duidelijke synchronisatie van de uitvoering van de reorganisatieplanning en AFS implementatieplanning. Hierdoor kan vermeden worden dat wijzigingen of het vervallen van verantwoordelijkheden leiden tot onduidelijkheden over proceseigenaarschap bij de implementatie van het AFS.


57

Reactie: Dit advies nemen we over. Zie antwoord bij adviespunt 3. 9. Het advies is om de invoering van AFS 2.0 iets vooruitlopend te plannen voordat er een grote natuurlijke uitstroom plaatsvindt vanwege pensionering. Hierdoor is er direct na de invoering nog genoeg capaciteit aanwezig om eventuele kinderziektes op te lossen en valt een efficiëntieslag waardoor er mogelijk fte verloren gaan, samen met een natuurlijke uitstroom. Hiermee wordt boventalligheid voorkomen en is er voldoende capaciteit aanwezig tijdens de invoering van AFS 2.0. Reactie: Waar mogelijk houden we uiteraard rekening met de wensen van de COR en de medewerkers. Dit adviespunt valt onder het bestuurlijk primaat. RVE ICT Adviezen 1. Zorg voor opleiding en coaching van medewerkers en leidinggevenden voor deze nieuwe manier van werken en evalueer de uitkomsten. Reactie: Dit advies nemen we over. 2. Er zullen afspraken gemaakt moeten worden om regelmatig, bijvoorbeeld wekelijks, werkoverleg in teamverband te voeren op een centrale plek. Hiermee moet rekening gehouden worden in de normering van de beschikbare capaciteit. Reactie: Dit advies nemen we over. RVE BUREAU INTERIM EN ADVIES Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Bureau Interim en Advies indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Er vindt een heroverweging van de bekostiging c.q. tarifering van het bureau Interim en Advies plaats, waarbij COR wordt betrokken. Reactie: Zie reactie op het COR advies, cluster Bedrijfsvoering - Communicatiebureau, voorwaarde 1 2. Externe adviseurs worden, zoveel als mogelijk, vervangen door interne adviseurs. Reactie: We delen het streven om maximaal gebruik te maken van internen. Onze functies worden daarom conform de regels eerst intern opengezet. Uiteraard moeten de kandidaten wel (kunnen) voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen (competenties en ervaring). Zie hiervoor ook mijn reactie in het algemene deel. 3. In de WAS-WORDT-lijst worden ook de afdelingen of teamstructuur duidelijk gemaakt. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Adviezen 1. Advies is om de beoogde strategische adviseursfuncties (ook) een doorgroeimogelijkheid voor bestaande adviseurs te laten zijn.


58

Reactie: Dit advies nemen we over. De COR lijkt hierbij te verwijzen naar een nieuwe strategische adviesfunctie, het gaat hier om uitbreiding van bestaande zwaardere interim en adviesfuncties bij AGA (schalen 13 t/m 15). Noodzaak hiertoe gezien de opgave van de stad vertaald in een toename in vraag naar stevige verandermanagers. Deze uitbreiding biedt uiteraard kansen voor reeds aanwezige adviseurs om door te groeien, sterker nog, dit heeft de voorkeur. Enerzijds dus door professionalisering van onze club (eigen doorgroei), anderzijds door aanwas van nieuw elan. Volledigheidshalve, de uitbreiding betreft niet alleen zwaardere (senior) functies, maar ook junior en medior-functies. RVE JURIDISCH BUREAU Voorwaarde De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Juridisch Bureau mits de afsplitsing van de stadsdeeljuristen naar de RVE Juridisch Bureau wordt uitgevoerd op basis van functie-inhoud en niet op basis van de afdeling waar ze vandaan komen. Dat betekent dat ook de juristen die bezwaar- en beroepszaken behandelen bij de uitvoerende (lijn)afdelingen in de stadsdelen Centrum, West en Zuid, reeds in deze fase geplaatst moeten worden in de RVE Juridisch Bureau. Reactie: We onderschrijven de hoofdlijnen van uw advies. Adviezen 1. Voorkom versnippering, dubbelingen en overlap in taakvelden binnen de juridische functie door de juridische functies die de gehele gemeente bedienen onder te brengen in de RVE Juridisch Bureau. Van daaruit kunnen de juristen gedeconcentreerd worden ingezet om de overige RVE’s en de stadsdeelorganisaties te ondersteunen. Hevel de specialistische taken ten behoeve van de gehele gemeentelijke organisatie (zoals rechtspositie, aanbesteding etc., inclusief de juridische kwaliteitscontrole) van de Directie Juridische Zaken van ‘Bestuur en Organisatie’ over naar de centrale RVE Juridisch Bureau. Laat de Directie Juridische Zaken zich concentreren zich op de juridische advisering van het centrale bestuur van de gemeente. Reactie: Wij onderschrijven dat versnippering, dubbelingen en overlap in taakvelden moeten worden voorkomen. Dat moet steeds het leidend beginsel zijn voor het uitbalanceren van taken tussen de verschillende juridische organisatieonderdelen. De COR pleit voor doorontwikkeling van het Juridische Bureau. Wij werken dit verder uit in de doorontwikkeling waarbij we kijken naar de juridische functie gemeentebreed. 2. Richt de RVE Juridisch Bureau in naar rechtsgebieden in plaats van op basis van een gebiedsindeling. Reactie: Wij nemen dit advies mee in de doorontwikkeling de komende tijd. Voor de indeling binnen de RVE is een werkgroep van medewerkers voorstellen en opties op een rijtje aan het zetten. Uitgangspunt is een indeling naar inhoud, maar inbedding van een vanzelfsprekende borging van het goed bedienen van de Stadsdelen is en blijft een voorwaarde. Dit COR advies wordt dus gevolgd op termijn. 3. Kies voor innovatieve teamleiders, die vanuit een brede blik vraag en aanbod aan elkaar kunnen koppelen en die hun medewerkers optimaal faciliteren en coachen. Reactie: Dit advies nemen we over. In de werving van de leidinggevenden wordt dit advies gevolgd. 4. Stel vóór de start van de nieuwe organisatie heldere werkinstructies en procesbeschrijvingen op en betrek de uitvoerende medewerkers bij het opstellen en bewaken daarvan.


59

Reactie: Dit advies wordt meegenomen. Voor uniformering van bezwaar en beroep en bijbehorende procedures en werkwijzen wordt een juridische bouwstenen werkgroep gestart met medewerkers uit de verschillende stadsdelen met een projecttrekker. Dit betekent dat bij de start van de RVE de beoogde werkwijze helder is en gestart wordt met de implementatie. Voor overige advisering op het juridische vlak komt er een bouwstenen werkgroep waarin de relatie en werkwijze met ketenpartners in de stadsdelen en bij andere diensten wordt verhelderd ten behoeve van de medewerkers en hen contacten op de werkvloer. 5. Besteed extra aandacht aan het verbeteren van de toepassing van de mediation en de juridische controle. Reactie: Dit advies nemen we over. Dit advies van de COR sluit aan bij de huidige ontwikkelingen in het juridische huis van de gemeente Amsterdam, te weten dejuridificering om sneller resultaten in de stad te boeken en tegelijk verbetering van de juridische kwaliteit en besturing van processen met een heldere rol voor control. Dit advies wordt dus meegenomen in de werkwijze van de RVE Juridisch Bureau. RVE PERSONEEL EN ORGANISATIEADVIES Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Personeel en Organisatieadvies indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Er wordt afgezien van het maken van een scheiding tussen verplichte en vrijwillige mobiliteit. Dat de aanpak anders is, is vanzelfsprekend, maar de COR is van mening dat de groepen niet fysiek moeten worden gescheiden, zulks ter voorkoming van het risico dat de boventalligen worden vergeten of niet meetellen binnen de organisatie. Reactie: Dit advies nemen we over. 2. Draag er zorg voor dat het Mobiliteitscentrum op een centrale, goed bereikbare locatie wordt gehuisvest, die goed is geoutilleerd en waar men zich welkom voelt. Reactie: Dit advies nemen we over. Momenteel is het Mobiliteitscentrum gevestigd op de Daniël Goedkoopstraat. Dit is een centrale en discrete locatie, 1 metrohalte vanaf station Amstel. Adviezen 3. Geef de relatie (driehoek) tussen Strategische Personeelsplanning / Amsterdamse School / Mobiliteitscentrum veel meer aandacht en geef dit een duidelijke plek. Werk dit uit in overleg met de COR. Een en ander moet gezamenlijk vorm worden gegeven en niet van bovenaf worden opgelegd. Dit zijn belangrijke punten voor de doorontwikkeling Reactie: Dit advies nemen we over. Het kost ook even tijd. We zijn nog niet begonnen met de RVE en hebben de afgelopen periode prioriteit gegeven aan bouwen van de structuur en inrichten van de zes afdelingen. Wel hebben we het GMT 6 inhoudelijke thema’s laten vaststellen waar we vanuit de RVE P&O advies alvast mee aan de slag gaan, zodat we op 1 januari een meer dan vliegende start kunnen maken. Strategische Personeelsplanning is een van die thema’s. 4. Hoewel de indeling van de diverse RVE’s logisch is, is voor de COR nog niet duidelijk hoe de RVE’s onderling, alsmede in de rest van de organisatie gaan werken (gedeconcentreerd werken). De COR ontvangt graag bij het definitieve besluit een uiteenzetting hiervan, waarbij (vooral) ook wordt ingegaan op wat dit voor het personeel gaat betekenen.


60

Reactie: We nemen het advies over om de internal governance helder te maken. Waar we in dit proces adviesplichtig zijn aan de COR, zullen wij hen uiteraard betrekken en advies aanvragen. 5. De splitsing van de overlegstructuur tussen de dienst Bestuur en Organisatie en de RVE Personeel en Organisatieadvies met betrekking tot de medezeggenschap kan in de toekomst verwarrend werken. Bestuur en Organisatie is voor wat betreft het beleid de gesprekspartner van de centrale medezeggenschap. Uitvoering en ontwikkeling vindt echter plaats in de diverse afdelingen van de RVE Personeel. De RVE Personeel moet het aanspreekpunt worden voor personeelsbeleid en de medezeggenschap daarover Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. 6. De COR adviseert meer budget beschikbaar te stellen voor het Mobiliteitscentrum nu meer nadruk op de mobiliteit van de medewerkers komt te liggen. Reactie: Dit adviespunt valt onder het politiek primaat. Waar mogelijk houden we uiteraard rekening met de wensen van de COR. 7. Een goed ARBO-zorgsysteem en goede ondersteuning van ARBO-beleid zijn zorgpunten voor de COR. Conform artikel 27 WOR verwacht de COR een instemmingsaanvraag voor elke wijziging daarvan. Uitgangspunt blijft de eindverantwoordelijkheid van de RVE-managers voor ARBO. De RVE Personeel is het meest geschikt om concernbreed beleid voor te bereiden en te ondersteunen. Tevens is het van belang dat het duidelijk is en wordt wie binnen een organisatie een officiële taak heeft op de verschillende aandachtsgebieden binnen het totale ARBO-gebied. Dit is namelijk op dit moment noch concernbreed, noch bij het cluster Bedrijfsvoering bekend. Alle stakeholders dienen betrokken te worden bij het ontwikkelproces. Denk bijvoorbeeld aan inrichting werkplek, veiligheidsadviseur e.d. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. 8. De RVE Personeel en Organisatieontwikkeling heeft een belangrijke taak om bij personeelskrimp en planning van reorganisaties boventalligheid te voorkomen door gebruik te maken van natuurlijk verloop in combinatie met anticiperend personeelsbeleid. De COR vindt het essentieel dat de RVE Personeel en Organisatieontwikkeling vroegtijdig wordt betrokken bij reorganisaties. Reactie: Dit advies nemen we over. 9. De COR meent dat betrokkenheid van de traineepool-organisatie bij de verdere ontwikkeling van de Amsterdamse school gewenst is. Reactie: De Amsterdamse School heeft de traineepool-organisatie zoveel mogelijk geprobeerd te betrekken bij de vernieuwing van de traineepool: Op 5 december 2013 heeft traineepool 13, in aanwezigheid van projectleider en traineebegeleider, een presentatie gegeven aan hun opdrachtgever over hun visie op de wijze waarop de vernieuwing van de traineepool vorm zou moeten krijgen. De programmadirecteur Organisatieontwikkeling heeft de trainees van pool 13 de vervolgopdracht gegeven om op de Proeverij van de Amsterdamse School op 6 maart 2014 deze vernieuwing te presenteren. Ook bij deze vervolgopdracht heeft de traineepool-organisatie meegedacht. In de periode tussen maart en juni is gewerkt aan het voorbereiden van de besluitvorming in het GMT, waarbij verschillende scenario’s zijn uitgewerkt. Ook hier heeft de projectleider van de traineepool-organisatie meegedacht en input geleverd aan de notitie voor het GMT. RVE VERZEKERINGSBEDRIJF AMSTERDAM


61

De COR adviseert positief wat betreft de inrichting van de RVE Verzekeringsbedrijf Amsterdam (VGA) en heeft daarbij als overwegingen:  de organisatie gaat 1: 1 over naar de nieuwe situatie  er zijn geen personele gevolgen, alle mensen gaan over  er zijn geen knelpunten. CLUSTERSTAF BEDRIJFSVOERING (inclusief Informatievoorziening) Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur clusterstaf Bedrijfsvoering inclusief Informatievoorziening indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. De COR ontvangt een nieuwe, separate adviesaanvraag met betrekking tot de onderdelen IVfunctie, de IDB-functie en team Andreas. De COR heeft op dit moment onvoldoende informatie om over deze drie onderdelen te kunnen adviseren. De reorganisatie van deze onderdelen kan niet eerder worden geëffectueerd dan nadat de COR hierover (positief) advies heeft uitgebracht. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. 2. Bij het opstellen van de WAS-WORDT-lijsten is gematcht op generieke functie. Uitgangspunt bij het plaatsingsproces moet de functie-inhoud zijn. Juist bij de ICT is sprake van vergaande specialisatie, zodat de generieke functiebenaming onvoldoende duidelijk maakt wat de functie-inhoud is. Op grond van het Sociaal Plan Amsterdam moeten de feitelijk uitgevoerde taken uitgangspunt zijn voor de matching. Een in overeenstemming met de medewerker ingevuld functie-informatieformulier (FIF) kan daarbij niet worden gemist, en zal vaak zal nog aangevuld moeten worden met specifiekere functie-informatie. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Adviezen 1. Definieer de samenwerking op basis van partnerschapsrelatie ‘smart’ en geef duidelijk aan via welke mechanismes de (wisselende) vraag en het aanbod op elkaar worden afgestemd. Reactie: De samenwerking rond bedrijfsvoering wordt opgebouwd met de kennis en inbreng van de collega's uit het primaire proces. Onderwerpen als werken in partnerschap en gedeconcentreerd werken komen daarbij aan de orde. Vooruitlopend op de situatie in januari 2015 worden enkele pilots georganiseerd; een pilot bij Stadsdeel Centrum wordt momenteel voorbereid. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de ervaringen uit TransFM en ICT Centraal. daarnaast is er een Intranet website geopend om de dialoog over gedeconcentreerd werken aan te gaan. Het proces omtrent aansturing – hiërarchisch en functioneel leidinggevenden – wordt momenteel uitgewerkt. Uiteraard wordt de COR betrokken bij bovengenoemd proces. 2. Laat in het kader van de applicatierationalisatie binnen de clusters ook een rationalisatie tussen de clusters onderling plaatsvinden om verder te standaardiseren en het aantal verschillende applicaties te verminderen. Reactie: Dit advies nemen we over. Recent heeft ieder cluster een projectleider aangesteld die de opdracht heeft de applicatierationalisatie binnen het cluster vorm te geven. De cluster applicatie rationalisatie (CAR) trekkers overleggen wekelijks met elkaar over de afstemming tussen de clusters. De opdracht om de applicaties te rationaliseren ligt bij de clusters. Het CIO office zit het CAR trekkersoverleg voor en coördineert de samenhang. 3. Definieer een duidelijk escalatiemodel voor het risico op frictie tussen de taak en verantwoordelijkheden bij de afdeling Informatievoorziening en de taak en verantwoordelijkheden bij andere clusters.


62

Reactie: Dit advies nemen we over. Dit zullen we organiseren. Het CIO office heeft de “tafel van 10” opgesteld. Deze tafel zijn 10 regels waaraan de informatievoorziening moet voldoen. De eerste regel van de tafel van 10 is dat de business bepaalt. Deze regel is ook mede bepalend voor de verdere ontwikkeling van de inrichting van het IV stelsel. De kwartiermakers van de informatievoorzieningeenheden (IVE) van de clusters overleggen om de week onder voorzitterschap van het CIO office. Hier staan de onderwerpen verantwoordelijkheden binnen het cluster van de IVE’s en de onderlinge samenhang op de agenda. 4. Stel een heldere, realistische planning op voor de inrichting van de IDB-functie, gebaseerd op de beschikbare capaciteit. Reactie: Dit advies nemen we over. Deze planning zal gemaakt worden. De kwartiermaker IVE B heeft een bouwteam ingericht waarin een projectleider inrichting IDB is opgenomen. Deze projectleiders inrichting IDB van de clusters overleggen regelmatig onder voorzitterschap van de SAA en stemmen daar de ontwikkelingen af.


63

Stadsdelen Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur voor de Stadsdelen indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Er voorafgaand aan de invoering van de nieuwe organisatie succesfactoren en evaluatiecriteria worden gedefinieerd aan de hand waarvan zal worden beoordeeld of de nieuwe organisatie voldoet aan de vastgestelde doelstellingen (‘beter, sneller, slimmer, goedkoper’) en binnen een jaar na invoering van de nieuwe organisatie deze evaluatie plaats te laten vinden in samenspraak met de COR, waarna de resultaten van de deze evaluatie eveneens met de COR worden besproken. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. 2.

De COR wordt betrokken bij de organisatieontwikkeling en de totstandkoming van samenwerkingsafspraken in het kader van de drie decentralisaties.


Er inzichtelijk wordt gemaakt aan de hand van welke objectieve criteria is bepaald of een medewerker, waarvan de ene deeltaak bij het stadsdeel is gebleven en de andere deeltaak bij een RVE is ondergebracht, is geplaatst bij het stadsdeel of de RVE, hoe de functie van deze medewerkers zullen worden ingevuld/aangevuld en welke middelen (Amsterdamse School of overige flankerend beleid) aan de medewerkers worden aangeboden om hun flexibiliteit te vergroten.

Reactie: Met betrokken managers van stad en stadsdelen is specifiek gekeken naar de taken van medewerkers waarbij een deel van de taken bij het stadsdeel blijft en een ander deel van de taken naar de RVE gaat. Het criterium daarbij is dat medewerkers geplaatst worden bij het organisatieonderdeel waar het grootste deel van de huidige taken terechtkomen. Deze zorgvuldige afweging hiervoor heeft grotendeels plaatsgevonden middels verificatiesessies waarbij COR leden ook betrokken zijn geweest. In de doorontwikkeling wordt meegenomen hoe de werkzaamheden verder worden ingevuld, met een bijbehorend ontwikkeling-programma voor medewerkers indien dit noodzakelijk is. 4.

Er na een half jaar na de invoering van de nieuwe organisatie en de overgang van medewerkers een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) wordt gehouden onder de medewerkers die van een stadsdeel bij een RVE zijn geplaatst om te bekijken of deze medewerkers vinden dat zij op de juiste functie zijn geplaatst. De resultaten van dit MTO worden besproken met de medezeggenschap.

Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Adviezen 1. De COR adviseert de komende maanden extra aandacht te besteden aan de samenwerking tussen de Stadsdelen en de RVE’s van de vier lijnclusters (cluster Sociaal, cluster Dienstverlening en Informatie, cluster Ruimte en Economie en cluster Bedrijfsvoering). Het stadsdeel treedt op als opdrachtgever en de RVE-manager als opdrachtnemer. De mogelijkheid, dan wel het risico, bestaat dat een spanningsveld tussen het stadsdeel en de RVE-manager ontstaat. Een dergelijk spanningsveld moet zoveel als mogelijk worden voorkomen. Om deze spanningsvelden te neutraliseren adviseert de COR prestatie-indicatoren te formuleren (bijvoorbeeld normen inzake leveringscontrole, verrekenmethodieken en escalatiemodellen voor het oplossen van eventuele onenigheid die toch ontstaat tussen stadsdeel en RVE). 2. Bij de huidige stadsdeelorganisaties wordt het verticaal gepositioneerde directiemodel gehanteerd. Binnen dit model wordt gebruik gemaakt van horizontale programma’s en projecten


64

3.

die door de diensten van de directies worden afgenomen. Deze werkwijze zorgt ervoor dat die directies in het jaarprogramma al duidelijk moeten maken welke diensten in het komende jaar moeten worden geleverd aan de programma’s en projecten. Dat is meestal nog niet helemaal duidelijk aan het begin van het jaar als gevolg waarvan problemen bij de directies ontstaan die tussentijds diensten moeten verlenen waar niet op gerekend was en bij de projecten waar de urgentie om over die diensten te kunnen beschikken opeens groot is. De COR adviseert in de nieuwe organisatie naar een oplossing te zoeken om dergelijke problematiek te voorkomen. De COR acht dit van belang nu ook andere clusters, dan wel RVE’s hiermee te maken zullen krijgen. Duidelijk is geworden dat medewerkers veelal gedeconcentreerd te werk zullen worden gesteld bij de stadsdeelorganisaties. In dat kader adviseert de COR duidelijkheid te verschaffen over de verhouding tussen de hiërarchische leiding en de functionele leiding. Het lijkt erop dat het primaat komt te liggen bij de hiërarchische lijn, de RVE-manager. De COR adviseert deze structuur binnen één jaar na invoering te evalueren en met de medezeggenschap te bespreken.

Reactie op punten 1 t/m 3: De samenwerking van stadsdelen en clusters (en clusters onderling) organiseren we niet op clusterniveau, maar op organisatieniveau. Dat betekent dat we generieke afspraken maken over het samenspel clusters en stadsdelen. Het samenspel, de rolverdeling, zowel bestuurlijk als ambtelijk, gaan we in een eerste set van spelregels vastleggen. Daar waar stadsdelen fungeren als opdrachtgever richting RVE’s maken we nog specifieke werkafspraken per RVE. Ik verwacht echter dat het voorlopig een zoektocht blijft, waarin we ruimte moeten houden om spelregels aan te passen en nieuwe te maken als de werkpraktijk daarom vraagt. Het cluster Bedrijfsvoering geeft met stakeholders van alle clusters en de stadsdelen gezamenlijk invulling aan het partnership dat we willen dat ontstaat. Dit bevat ook de werkwijze rondom gedeconcentreerd werken. Ook het proces omtrent aansturing – hiërarchisch en functioneel leidinggevenden – wordt momenteel uitgewerkt. De personele verantwoordelijkheden liggen bij de lijnmanager. De afspraken en spelregels die uit dit proces voortkomen, kunnen generiek worden gemaakt. Onderdeel hiervan zullen afspraken over escalatie zijn. Deze spelregels worden met de COR besproken. Stadsdelen – Cluster Sociaal en gebiedsgericht werken Voor de drie decentralisaties komen er vier soorten wijkteams over 22 gebieden. Via integrale pilots (één per stadsdeel) die in 2014 draaien, wordt geoefend en geprobeerd de samenwerking met externe partners en het stadsdeel zo effectief mogelijk te laten verlopen. Leerpunten uit de pilots kunnen leiden tot aanpassing van de samenwerkingsvormen. De stadsdeelorganisaties nieuwe stijl en de RVE's binnen het cluster sociaal werken samen in het uitwerken van gebiedsgericht werken in het sociale domein en de uitwerking van de bestuursopdracht 'dragende samenleving'. De opdracht hierbij is om te komen tot een heldere taakverdeling geredeneerd vanuit de opgave, een optimaal resultaat voor jeugdigen en hun ouders. Inzet hierbij is om het zogenoemde ‘grijze gebied’ in het jeugddomein zoveel als mogelijk te minimaliseren. Stadsdelen – Cluster D&I stadswinkels Voor het onderdeel Dienstverlening is een besturingsmodel begin 2014 bestuurlijk vastgesteld. Hierin is op drie niveaus vastgelegd hoe de samenwerkingsrelatie wordt vormgegeven: bestuurlijk, management en medewerkersniveau. De komende periode worden de eerste ervaringen opgedaan met dit model. Stadsdelen – Cluster R&E Gebiedsontwikkeling in brede zin De spelregels voor Gebiedsontwikkeling worden uitgewerkt. Daarvoor is een eerste brief vanuit het cluster R&E naar de stadsdelen gegaan en een procesvoorstel om de komende maanden maandelijks met elk stadsdeel na te gaan hoe het werk verloopt, waar de knelpunten zitten en waar aanpassingen van de afspraken nodig zijn. 4.

De COR adviseert ten behoeve van de onder 1 bedoelde voorwaarde de volgende elementen te evalueren:  de protocollen/handelwijzen in het kader van het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap binnen het gebiedsgericht werken in de RVE’s;


65

 de samenwerking tussen de stadsdelen en het cluster Ruimte en Economie op het domein van gebiedsontwikkeling;  de relatie tussen de back- en frontoffice;  de werking van brede sociale loketten binnen de structuur van het cluster Dienstverlening. (Indien deze loketten binnen de dienstverlenings-structuur niet doelmatig (kunnen) werken heeft dat direct zijn weerslag op het gebiedsgerichte werken, ook bij de stadsdelen);  de doelmatigheid van de omvang en de taak van de bestuursondersteuning van de stadsdelen;  de samenwerking tussen de stadsdelen en het cluster Bedrijfsvoering;  de wijze waarop de belangen in het GMT worden vertegenwoordigd door GS. (GS is portefeuillehouder gebiedsgericht werken; verondersteld kan worden dat in die positie de belangen geborgd zijn);  de ontwikkeling en de werking van de gebiedscyclus binnen de stadsdelen, maar ook stadsdeel overstijgend en de monitoring van deze gebiedscyclus. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. 5.

De COR adviseert ervoor te zorgen de convergentie bij het gebiedsgericht werken binnen anderhalf jaar vorm te geven. Als hiermee te lang wordt gewacht, is het risico groot dat de intentie om over te gaan op convergentie niet zal slagen en er wordt terug gevallen op divergentie. In dat kader adviseert de COR bij de gebiedsanalyses, begrotingen, verplichtingenadministratie e.d. met dezelfde regels en formats te werken.

Reactie: In het organisatieplan is een eerste start gemaakt met de uniformering van de stadsdeelorganisaties. Dit heeft geleid tot een uniforme hoofdstructuur. In de volgende stap worden de onderdelen Staf, Gebiedspool en Gebiedsteams uniform uitgewerkt in een integrale adviesaanvraag voor de COR. In de structuur zijn deze onderdelen dan uniform, alleen de omvang kan dan nog verschillen als daar aantoonbaar inhoudelijke opgaven tegenover staan. Uitgangspunten voor uniformiteit worden opgesteld die kaderstellend zullen zijn voor de implementatie. De implementatiesnelheid kan per stadsdeel verschillen, afhankelijk van de huidige vertreksituatie in het stadsdeel. In de adviesaanvraag wordt ook de planning van de implementatie per stadsdeel meegenomen. 6.

De COR heeft geconstateerd dat er verschillen bestaan in salarisschalen tussen dezelfde functies die bij verschillende organisaties worden uitgevoerd. De COR adviseert dit zoveel als mogelijk te voorkomen en binnen 12 maanden na invoering van de nieuwe organisatie na te denken over de harmonisatie van het functiehuis, dan wel de arbeidsvoorwaarden en dit met de vakbonden en/of de medezeggenschap te bespreken en bij het bevoegde orgaan neer te leggen.


Een aantal huidige taken en bedrijfsprocessen van de stadsdelen zullen worden overgeheveld naar het cluster Sociaal. Uit de WAS WORDT lijsten kan worden afgeleid dat de managers die deze taken en processen uitvoerden, ook overgaan naar het cluster Sociaal. De medewerkers die hierbij ondersteunende werkzaamheden verrichten, blijven echter bij de stadsdelen. Dit heeft tot gevolg dat deze medewerkers op andere taakgebieden, dan de taakgebieden waarin zij zijn gespecialiseerd, moeten worden ingezet. De COR adviseert deze medewerkers onder te brengen bij het cluster Bedrijfsvoering en gedecentraliseerd te plaatsen bij de RVE’s waar genoemde (gespecialiseerde)taken worden uitgevoerd, zodat de ondersteuningskennis en –ervaring niet verloren gaat.

Reactie: Medewerkers ondersteuning zullen vanuit de gebiedspool ondersteunende werkzaamheden gaan verrichten, die aansluit bij hun generieke functieomschrijving van ondersteuner. Daarbij zal waar mogelijk rekening worden gehouden met persoonlijke wensen. Deze werkzaamheden sluiten aan op de huidige praktijk, waarbij medewerkers ondersteuning verschillende en/of meerdere processen ondersteunen.


66

Bestuur en Organisatie Voorwaarden 1. Er wordt voordat de plaatsingsprocedure kan aanvangen een actueel en integraal overzicht opgesteld ten behoeve van de formatie voor Bestuur en Organisatie conform de volgende formule A + B inkomend – B uitgaand – C krimp + C nieuw/gewijzigd. Ter toelichting: Op 30 april 2014 heeft de ondernemingsraad de aangepaste was-wordt lijst ontvangen waarin de nieuwe formatie van Bestuur en Organisatie is opgenomen. Deze telt hierin op tot 365,5 fte, exclusief de ACAM en informatievoorziening. In het reorganisatieplan “Bestuur en Organisatie” van 6 februari 2014 komt de nieuwe formatie op 373 fte. De COR heeft geconstateerd dat er veel wijzigingen zijn doorgevoerd ten opzichte van het oorspronkelijke plan en kan zich daardoor geen goed beeld vormen over de nieuwe formatie. Dit kan pas als het actuele overzicht is verstrekt. Reactie: Na besluitvorming zal er een plaatsingslijst komen (hierop staan alle mensen) en een formatieplan voor de nieuwe organisatie (behorende bij de begroting). De totale formatie is niet ter advisering aan de COR aangeboden. 2.

De medezeggenschap wordt in het kader van de doorontwikkeling tijdig bij advies- en instemmingsplichtige zaken betrokken conform de Wet op de ondernemingsraden en het convenant d.d. 1 juli 2014 “CONVENANT EX ARTIKEL 32 LID 2 WOR”.

Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Advies Besteedt voldoende aandacht aan de benodigde cultuurverandering om de versterkingsopgaven te kunnen realiseren. Een nieuwe werkwijze waarin een betere samenwerking zowel binnen Bestuur en Organisatie als daarbuiten, is noodzakelijk en cruciaal. Het verleden leert dat het lastig is om een cultuurverandering te bewerkstelligen, aangezien dit ook in de recente reorganisaties een belangrijk onderdeel vormde. De COR ziet hierbij een belangrijke taak weggelegd voor de kwartiermaker. Daarnaast pleit de COR ervoor om het veranderproces in te steken als een leerproces waarin de medewerkers ruimte krijgen om het nieuwe werken eigen te maken en indien nodig de nieuwe vereiste vaardigheden op te doen. De COR hecht er waarde aan om de organisatieontwikkeling en de daarvoor nodige cultuurverandering te blijven volgen en stelt voor om dit onderwerp op de agenda te laten terugkeren van de COR, dan wel de medezeggenschap van Bestuur en Organisatie. Reactie: Ik stel het op prijs dat de COR betrokken wil blijven bij de versterkingsopdracht voor B en O en accepteert het aanbod om het onderwerp regulier te agenderen in de overlegvergadering van B en O.


67

ACAM Voorwaarden 1. De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur ACAM indien met betrekking tot de beoogde omvang van de formatie van ACAM deze omvang nog eens kritisch onder de loep wordt genomen. De formatie per 1 juli 2014, zoals omschreven in de organisatieplannen, en de beoogde formatie in de doorontwikkeling, lijkt onvoldoende te zijn om de kwaliteit van het financieel beheer te kunnen waarborgen. De voorgestelde formatie lijkt daarmee niet toereikend. Door de formatie van ACAM uit te breiden, zal de gemeente minder extern hoeven in te huren, zowel binnen de clusters als binnen ACAM, om de benodigde werkzaamheden en audits te verrichten. Dit betekent dat de begroting voor ACAM verruimd kan worden zodat de formatie aan fte auditmedewerkers gehandhaafd blijft en de extra formatie aan auditors en auditmanagers doorgang kan vinden. Indien niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, is het advies van de COR negatief; Reactie: We zijn blij dat uit het advies blijkt het eens te zijn met de gekozen positionering, direct onder de gemeentesecretaris, van ACAM en tevens positief wordt gereageerd op de voorgestane ontwikkeling naar zwaardere functies. Deze ontwikkeling is nodig omdat de werkzaamheden van ACAM zich verbreden met de uitvoering van operational en IT audits. De verandering van de interne taak betekent voor ACAM dat de competenties, kennisniveaus en gedrag op een hoger (strategischer) niveau moeten komen te liggen en nieuwe kennisdomeinen moeten worden ontwikkeld. Daarnaast gaat de accountantscontrole zich uiteindelijk beperken tot ‘top-down’ controle van de gemeenterekening in plaats van accountantscontroles van de rekeningen van de afzonderlijke organisatie-eenheden. Ook dit betekent een verschuiving in werkzaamheden naar een hoger analytisch niveau. Op dit moment is 70% van de urenbesteding van ACAM gerelateerd aan de wettelijke controle, naar verwachting zal dit in de komende jaren ontwikkelen naar 40 tot 50%. Het klopt dat in het voorjaar van 2013 is gebleken dat de huidige bezetting niet voldoende aansluit op de uit te voeren werkzaamheden. De werkdruk van met name auditors en auditmanagers was in die periode erg hoog; voor het management van ACAM is dit een bevestiging dat de bezetting van ACAM een andere opbouw met zwaardere functies nodig heeft. De functie van auditmedewerker is van groot belang voor de jaarrekeningcontrole en de inzet van deze functiegroep vindt ook grotendeels daarop plaats. Het behouden van de huidige bezetting van auditmedewerkers, zoals de COR adviseert, is op de langere termijn niet opportuun, omdat door de verandering en verzwaring in de taken en werkzaamheden van ACAM er naar verwachting voor hen onvoldoende geschikte werkzaamheden beschikbaar zijn. De verwachting van de COR dat de komende jaren meer controlewerkzaamheden nodig zijn door de reorganisatie (omdat de kwaliteit van het financieel beheer onder druk komt te staan) is niet onlogisch, maar het is moeilijk in omvang in te schatten. De directie van ACAM heeft daarom een doorontwikkeling voorgesteld in jaarlijkse, geleidelijke stappen naar eind 2016 om zo in te kunnen spelen op de werkelijke situatie, waarbij wordt uitgegaan van een gelijkblijvend budget voor de personele omvang. Als de werkelijke situatie ertoe leidt dat meer of minder controlewerkzaamheden nodig zijn, dan zal dat van invloed zijn op het al dan niet uitroepen van boventalligheid. Verder verwijs ik ook naar mijn reactie in het algemene deel. 2. De COR adviseert positief ten aanzien van de formatie van ACAM indien begrotingsruimte gecreëerd wordt om naast de verzwaring van het functiegebouw de huidige formatie van per 1 juli 2014 aanwezige auditmedewerkers te handhaven. Hierbij dient opgemerkt te worden dat ACAM de afgelopen jaren al aanzienlijk heeft bezuinigd. Indien niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, is het advies van de COR negatief; Reactie: De verwachting van de COR dat de komende jaren meer controlewerkzaamheden nodig zijn door de reorganisatie (omdat de kwaliteit van het financieel beheer onder druk komt te staan) is niet onlogisch, maar moeilijk in omvang in te schatten. De directie van ACAM heeft daarom een doorontwikkeling voorgesteld in jaarlijkse, geleidelijke stappen naar eind 2016 om zo in te kunnen spelen op de werkelijke situatie. Als de werkelijke situatie ertoe leidt dat meer of minder controlewerkzaamheden nodig zijn, dan zal op dat moment indien nodig een adviesaanvraag de COR of OR ACAM worden voorgelegd.


68

3. Indien eerst de inhuur van externen gemeente waar mogelijk wordt stopgezet, dan wel dat er een met de COR overeengekomen protocol wordt ingesteld ten behoeve van de inhuur van externen, adviseert de COR positief over de fijnstructuur met betrekking tot ACAM. Dat betekent, dat op de formatie plaatsen na de reorganisatie eerst de eigen medewerkers worden geplaatst alvorens deze te bezetten met externen. Indien niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, is het advies van de COR negatief. Reactie: Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.


Reactie van WOR-bestuurder op de voorwaarden en adviezen van de COR over de fijnstructuur van de Gemeente Amsterdam. Amsterdam, 3 september 2014

Recommend Documents