Gemeente Amsterdam College van burgemeester en wethouders Voordracht voor de collegevergadering van 2 september 2014

Numm BD2014er 000769 Directie directie middelen en control Dienst

Gemeente Amsterdam College van burgemeester en wethouders Voordracht voor de collegevergadering van 2 september 2014

B&W

Portefeuille Agendapunt Tekst van openbare besluiten wordt gepubliceerd

Onderwerp

Tekst van openbare besluiten wordt gepubliceerd

Het college van burgemeester en wethouders besluit

Definitief Collegebesluit over de fijnstructuur van de nieuwe gemeentelijke organisatie van de gemeente Amsterdam (uitwerking van het hoofdlijnen besluit).

1. Het college stemt in met de fijnstructuur van de nieuwe organisatie en hiermee de start van het plaatsingsproces van de reorganisatie, op basis van: a. Het bestuurlijk kompas (bijlage 1a), met de volgende uitgangspunten: i. Van buiten naar binnen; een flexibele, slagvaardige overheid ii. Een dienstbare overheid; voorspelbaar en betrouwbaar iii. Eén Amsterdamse organisatie; met één gezicht naar buiten iv. Elke euro wordt efficiënt ingezet, de organisatie is niet duurder dan nodig,we doen geen dingen dubbel v. Samenspel van bestuur en organisatie vi. Resultaatsverantwoordelijk; resultaten in de stad staan voorop vii. Amsterdam is een lerende organisatie en goed werkgever b. De organisatieplannen (bijlage 1b). Het betreft de organisatieplannen van de stadsdeelorganisaties, Bestuur & Organisatie, het cluster Bedrijfsvoering, het cluster Dienstverlening en Informatie, het cluster Ruimte en Economie en het cluster Sociaal (zoals voorgelegd in het college van 18 februari 2014) en de organieke wijzigingen (bijlage 1c) op de organisatieplannen die sinds het hoofdlijnen besluit en het voorgenomen besluit op de fijnstructuur (d.d. 18 februari 2014) zijn doorgevoerd. c. Was-wordt lijsten (bijlage 1d). In deze tabellen zijn de personele veranderingen van de organisatieontwikkeling opgenomen. Vanuit de nieuwe organisatieonderdelen en afdelingen (wordt) en de ‘latende/oude’ organisatie (was). 2. Het college neemt kennis van de te verwachten personele gevolgen van de reorganisatie per 1 januari 2015 en de maatregelen die zijn genomen op het gebied van mobiliteit. 3. Het college neemt kennis van het advies op de fijnstructuur van de Centrale Ondernemingsraad (COR) en stemt in met de reactie van de gemeentesecretaris als WOR-bestuurder (bijlage 2a en 2b). 4. Het college stemt in met onderstaande mandaatbesluiten en de ambtelijke uitwerking hiervan voor de werking van de nieuwe governancestructuur (conform eerdere besluitvorming in oktober 2013): a. Het algemeen mandaatbesluit Gemeentesecretaris / Algemeen Directeur, waarin de gemeentesecretaris: i. De bevoegdheden krijgt die nu in het algemeen mandaatbesluit dienstdirecteuren zijn opgenomen; ii. De rechtspositionele bevoegdheden krijgt die van de NRGA worden overgeheveld. b. Het bijzonder mandaatbesluit, waarin in één verzamelbesluit alle bijzondere mandaten die horen bij het vakgebied van RVE-managers of

1

Portefeuille Agendapunt

Gemeente Amsterdam Burgemeester en Wethouders Voordracht voor de collegevergadering van 2 september 2014

B&W

andere functionarissen rechtstreeks door college aan die functionarissen worden gemandateerd, zoals nu in de verschillende dienstspecifieke en functionarisspecifieke mandaatbesluiten gebeurt. 5. Het College neemt kennis van de belangrijkste risico’s van de reorganisatie en de genomen beheersmaatregelen na de Gateway Review in februari ’14 (bijlage 3) en de wijze waarop het programma organisatieontwikkeling is opgenomen in de regeling risicovolle projecten (RRP). De belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen voor de implementatiefase zijn: a. Interne onrust door onzekerheid over nieuwe perspectief b. Onduidelijkheid in bevoegdheid- en budgetverdeling c. Randvoorwaarden op het gebied van huisvesting, nieuwe werkplek en archivering op onderdelen niet tijdig gereed d. Nieuwe budgetten/middelen en taken door decentralisaties in het sociaal domein en aansluiting van nieuwe (gebiedgerichte) werkwijze en kwalitatieve organisatie e. Kwaliteit / performance van de dienstverlening gaat ten koste door interne veranderingen en druk op de transitie 6. Het college stemt in met de brief aan de gemeenteraad over de fijnstructuur van de nieuwe organisatie (zie bijlage 4). 7. Geheimhouding op deze voordracht en bijbehorende bijlagen op te leggen op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid (WOB) tot openbaarmaking van de besluitvorming.

Bestuurlijke achtergrond Bij ingrijpende reorganisaties neemt het college het besluit (artikel 16.1 NRGA). Vandaar dat de uitwerking van de hoofdstructuur van de organisatie in de fijnstructuur in deze voordracht ter besluitvorming voorligt in het college van B&W. Op 21 mei 2013 heeft het college een voorgenomen reorganisatiebesluit genomen over de hoofdstructuur van de nieuwe gemeentelijke organisatie (‘Naar een sterker Amsterdam: met één gezicht naar buiten)’. Hiermee is gekozen voor de ontwikkeling van een gemeentelijke organisatie die de komende jaren verandert in één flexibele, effectieve en goedkopere organisatie. De huidige zesentwintig gemeentelijke diensten en (ambtelijke organisatie van de) stadsdelen verdwijnen en gaan op in nieuw te vormen RVE’s en (ambtelijke organisatie van de) stadsdelen. Met deze vereenvoudiging van de organisatie kan de gemeente Amsterdam sneller anticiperen op vraagstukken in de stad en bestuurlijke wensen en ambities. De organisatieverandering hangt nauw samen met het nieuwe bestuurlijk stelsel, de bezuinigingen op de organisatie en de drie grote decentralisaties van rijkstaken naar de gemeente. De gemeenteraad is op 23 mei 2013 geïnformeerd via de brief ‘Hoofdlijnen verandering van de gemeentelijke organisatie’. Vervolgens is op grond van artikel 25, eerste lid, onder e, van de Wet op de ondernemingsraad over de personele gevolgen advies gevraagd aan de Centrale Ondernemingsraad (COR). Op 27 juni 2013 is in de raadscommissie EZP het organisatie ontwikkelplan besproken en voor kennisgeving aangenomen. De COR heeft begin oktober 2013 advies uitgebracht over de hoofdstructuur. Op 15 oktober 2013 heeft het college de hoofdstructuur voor de nieuwe organisatie definitief vastgesteld. De gemeenteraad is geïnformeerd over het collegebesluit van 15 oktober 2013 en heeft het definitieve besluit over de hoofdlijnen van de organisatieontwikkeling in de commissie EZP 21 november 2013 besproken en voor kennisgeving aangenomen. Na 15 oktober 2013 hebben de vier kwartiermakers - beoogd nieuwe stedelijke directeuren - van de clusters (Sociaal, Ruimte & Economie, Dienstverlening & Informatie, Bedrijfsvoering), de kwartiermaker van de stadsdelen en de programmamanager Bestuur

2



B&W

en Organisatie (de huidige Bestuursdienst), samen met de programmadirecteur organisatieontwikkeling, de organisatieplannen met daarin, naast de eerder vastgestelde hoofdstructuur, de zogenaamde fijnstructuur opgeleverd. Op 18 februari 2014 heeft het college een voorgenomen besluit genomen over de fijnstructuur van de nieuwe organisatie, en het Bestuurlijk Kompas vastgesteld waarin de leidende principes voor de organisatie zijn uitgewerkt. Op 21 februari 2014 heeft de gemeentesecretaris in de rol van WOR-bestuurder de Centrale Ondernemingsraad (op grond van artikel 25, eerste lid, onder e, van de Wet op de Ondernemingsraden) advies gevraagd op de personele gevolgen van het voorgenomen besluit op de fijnstructuur. Op 26 maart 2014 hebben de COR en de WORbestuurder afspraken gemaakt over de aanvullende informatie die de COR nodig heeft voor de voorbereiding van zijn advies op de fijnstructuur. Op 30 april heeft de WORbestuurder de gevraagde aanvullende informatie aan de COR en aanpassingen van de organisatieplannen verstrekt. In mei 2014 zijn, in overeenstemming met de COR, de stedelijk directeuren benoemd. Tevens heeft de COR versneld advies uitgebracht over de werving- en selectie van de RVE managers en zijn deze managers voor de zomer aangesteld in betrokkenheid met de COR. In juni heeft de COR de WOR-bestuurder om verlenging van de adviestermijn gevraagd. Op 1 juli 2014 hebben de COR en de WOR-bestuurder een convenant getekend waarin overeengekomen is dat de COR uiterlijk 22 augustus 2014 een definitief advies uitbrengt over het voorgenomen reorganisatiebesluit van 18 februari 2014 (bijlage). Het advies van de COR en de reactie van de gemeentesecretaris als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden is bijgevoegd bij dit collegebesluit. Op 20 februari 2014 is de gemeenteraad geïnformeerd over het voorgenomen collegebesluit op de fijnstructuur. Op 27 mei is de gemeenteraad geïnformeerd over de stand van zaken van de reorganisatie en publicaties over externe inhuur. Op 2 juli is de gemeenteraad geïnformeerd over de stand van zaken van het werving en selectieproces van het management, de gehele reorganisatie en de monitor verandertrajecten Onderbouwing besluit Ad. 1 Bestuurlijk Kompas als uitgangspunt voor de fijnstructuur Op 18 februari 2014 heeft het college het Bestuurlijk Kompas (bijlage 1a) vastgesteld (‘de considerans’). Deze bevat de uitgangspunten en leidende principes van de nieuwe organisatie en geldt als toetssteen voor de organisatievoorstellen die aan het college worden voorgelegd en vormt de basis voor de nadere werking van het nieuwe besturingsmodel met het nieuwe College, Bestuurscommissies en de ambtelijke top / het gemeentelijk management team (GMT). In het voorgenomen besluit (op 18 februari 2014) zijn de organisatieplannen voor de nieuwe organisatie vastgesteld (bijlage 1b). De organisatieplannen worden nu definitief vastgesteld, inclusief de in bijlage (1c) genoemde wijzigingen, die de basis vormen voor de implementatie van de organisatorische wijzigingen. Tevens zijn conform hoofdstuk 16.2 uit de NRGA de was-wordt overzichten ter vaststelling als bijlage bijgevoegd (bijlage 1d). Ad. 2 Personele gevolgen en goed werkgeverschap Met deze reorganisatie is heel precies de formatie en bezetting inzichtelijk gemaakt. Alle medewerkers in vaste dienst of met een tijdelijke proeftijdaanstelling vallen binnen deze reorganisatie. Zoals het er nu naar uit ziet zullen de gevolgen van deze gemeente brede reorganisatie zeer beperkt zijn wat betreft gedwongen ontslag. De eerder geleverde informatie ten behoeve van de advisering door de COR was gebaseerd op de situatie per 1 april 2014. Per 1 augustus 2014 kunnen we aangeven dat 94% van de medewerkers

3



B&W

functievolger zullen zijn. De overige 6% zullen belangstelling gaan uiten op vacante functies binnen hun reorganisatiedomein. Indien binnen deze reorganisatiedomeinen geen passende functies zijn kunnen zij binnen de gemeente brede ronde reageren op alle vacante functies. Alleen binnen het krimp domein (3% van de medewerkers) bestaat de mogelijkheid dat er boventalligheid ontstaat (naar huidige informatie is dit naar verwachting niet meer dan 100 fte). Dit valt nu niet precies te zeggen en duidelijk nadat het plaatsingsproces is afgerond. Op dit moment zijn er evenveel of meer functies dan medewerkers in vaste dienst of met een tijdelijke proeftijdaanstelling. Hierdoor is de kans groot dat er een passende functie voor de medewerkers aanwezig is en een reorganisatieontslag kan worden voorkomen. Eén van de doelstellingen van de nieuwe organisatie is minder complexiteit in de sturing, minder managementlagen en op onderdelen andere competenties van het management. De meeste vervallen en nieuwe functies zijn dan ook managersfuncties. De nieuwe organisatie kent maximaal 4 managementlagen en het totaal aantal lijnmanagementfuncties daalt met 14%. Voor meer flexibiliteit stijgt het aantal projecten programmamanagers met 11%. De gemiddelde ‘span of control’ is gestegen van 1:13 in de oude (huidige) organisatie naar gemiddeld 1:17 voor de nieuwe organisatie. Goed werkgeverschap en stimuleren mobiliteit In het huidige Sociaal Plan Amsterdam zijn voorzieningen getroffen voor medewerkers die consequenties ondervinden van reorganisaties. Daarnaast is in overleg tussen werkgever, COR en vakbonden voor de periode 2013 tot 1 januari 2016 aanvullend flankerend beleid afgesproken, waaronder uitstroomarrangementen. In juli 2014 is het mobiliteitscentrum gestart dat medewerkers en mobiliteit (in, door en uitstroom) in brede zin gaat ondersteunen, bevorderen en sturen. Om boventalligheid te beperken en de gewenste mobiliteit te realiseren wordt er strak ‘vacaturemanagement’ nageleefd. Zowel in de huidige situatie als tijdens het plaatsing- en selectietraject. Er wordt steeds goed afgewogen of de gedekte formatieve ruimte omgezet wordt naar een vacature. Vacatures worden alleen extern opengesteld indien deze passen binnen de uitgangspunten van het bestuurlijk kompas en intern niet zijn in te vullen. De afgelopen maanden is de bezetting met gemiddeld 25 fte per maand gekrompen. Tegelijk ontstaat hierdoor de komende periode ruimte binnen de organisatie voor mobiliteit (en talent) en doorontwikkeling waardoor de organisatie een betere afspiegeling kan vormen van de Amsterdamse samenleving (meer ruimte voor jongeren en diversiteit) . Ad.3 Advies van Centrale Ondernemingsraad en reactie WOR-bestuurder daarop De Centrale Ondernemingsraad (COR) heeft de gemeentesecretaris geadviseerd over de inrichting van de nieuwe organisatie. Voor de zomer zijn afspraken vastgelegd in een convenant om tot afronding te komen van de adviesaanvraag. Voor de zorgvuldigheid is extra geïnvesteerd in verificatie van de plaatsingslijsten en heeft de Centrale Ondernemingsraad (COR) extra tijd gekregen voor de voorbereiding van haar advies. Op 22 augustus heeft de COR zijn advies gegeven. De COR geeft hierbij diverse waardevolle adviezen om de implementatiefase en het plaatsingsproces zorgvuldig uit te voeren. Aan een groot aantal voorwaarden kan worden voldaan. Waaronder het opstellen van een ‘protocol externe inhuur’, het beschikbaar stellen van het draaiboek plaatsingsproces en het vertrouwelijk beschikbaar stellen van de Gateway Review. Aan enkele voorwaarden voor een positief advies kan de gemeente niet voldoen. In een aantal gevallen omdat deze buiten de scope vallen van de adviesaanvraag. Waaronder voorwaarden over de begrotingsvoorbereiding. Het begrotingsrecht is het primaat van de politiek. Tevens stelt de COR als voorwaarde dat er geen gedwongen ontslagen vallen. Aan die voorwaarde kan de gemeente niet voldoen. Het gezamenlijke uitgangspunt van de gemeente en de COR is zoveel mogelijk gedwongen ontslagen te voorkomen. Er zijn daarvoor veel maatregelen getroffen (zie hierboven). Eén daarvan is het flankerend beleid dat is opgesteld door de WOR-bestuurder, de COR en de vakbonden. Er kan daarom niet worden toegezegd dat niemand wordt ontslagen na een actieve bemiddelingsperiode van

4



B&W

twee jaar. Dat geldt ook voor de komende organisatieveranderingen (‘doorontwikkeling’). Het verlenen van reorganisatieontslag in het onverhoopte geval dat het vinden van een passende andere functie niet slaagt ligt besloten in de NRGA (rechtspositieregeling). De gemeentesecretaris stelt samen met de COR een medezeggenschapskalender op waarin de vervolgstappen van de organisatieontwikkeling worden gepland en waar de komende periode in gezamenlijk verder aan wordt gewerkt. Ad. 4. Mandaatbesluiten Ter uitwerking van dit besluit over de fijnstructuur zal een aantal mandaatbesluiten worden aangepast c.q. opnieuw worden vastgesteld. Dit betreft ten eerste het Algemeen Mandaatbesluit Algemeen Directeur / Gemeentesecretaris (AD/GS) waarin, vanuit de principes van het Bestuurlijk Kompas, vanuit meer eenduidigheid in sturing (van de bedrijfsvoeringstaken en centrale sturing van het concern) de AD/GS deze bevoegdheden krijgt gemandateerd. Waar nodig worden deze onder gemandateerd aan stedelijk directeuren of RVE managers. Ook kan de AD/GS bepaalde bevoegdheden bij één functionaris beleggen (bv. beslissingen over ICT of huisvesting of het afsluiten van arbo contracten) en kan hij vooraf instructies meegeven. Hierdoor zal meer eenheid ontstaan in de wijze waarop de bevoegdheden worden uitgeoefend en is er minder ruimte voor differentiatie in de bedrijfsvoering. Het Algemeen Mandaat AD/GS vervangt het huidige Algemeen Mandaatbesluit Directeuren. Voor de stadsdeelsecretarissen geldt dat zij de rechtspositionele bevoegdheden via deze constructie van de AD/GS gemandateerd krijgen, terwijl zij in elk geval een deel van hun algemene bevoegdheden zullen krijgen van de bestuurscommissies, voor zover zij beschikken over die bevoegdheden. Daarnaast gaat het om het Bijzonder Mandaatbesluit, waarin alle bijzondere mandaten die horen bij het vakgebied van RVE-managers of andere functionarissen rechtstreeks door het college aan die functionarissen worden gemandateerd (vergelijk bv. de huidige dienst specifieke mandaatbesluiten). De ambtelijke uitwerking van deze mandaatbesluiten vindt de komende maanden plaats (zodat de nieuwe organisatie per 1 januari 2015 operationeel is en mandaten hierbij helder zijn). De uitwerking van de besluiten worden op een later moment voorgelegd door de burgemeester (portefeuillehouder JZ) aan het college. Ook worden deze aan de COR en aan de bonden voorgelegd voor wat betreft het verwijderen van het rechtspositioneel mandaat uit de NRGA, die op voorhand al hebben aangegeven hiervan voorstander te zijn. Ad. 5: Risicomanagement De transitieopgave is omvangrijk en complex en niet zonder risico’s. Voorafgaand aan de implementatiefase zijn op verschillende manieren de risico’s in kaart gebracht. Hiertoe is in januari van dit jaar een Gateway Review gehouden om in kaart te brengen wat de factoren zijn om de verandering tot een succes te brengen. Op basis van deze review zijn diverse maatregelen genomen. Het bestuurlijk kompas is door het college opgesteld. De programmaorganisatie is versterkt op het gebied van regie & control, transitiemanagement en communicatie. Het nieuwe management is versneld en zorgvuldig benoemd, om leiding te kunnen geven aan de verandering (nader uitgewerkt in bijlage 3). Tevens worden er op deelprojecten risicoanalyses, tegenspraak en dwarskijksessies 1 georganiseerd, ondersteund vanuit het ‘programma LetOp ’ van het projectmanagement bureau van de gemeente. Er blijven risico’s verbonden aan de implementatie van de organisatieontwikkeling en 1

Naar aanleiding van de ervaringen bij de bouw van de Noord/Zuidlijn zijn 10 lessen voor projecten opgesteld en is in 2011 het programma LetOp gestart voor het ‘Leren en tegenspraak organiseren bij projecten en programma’s’.

5



B&W

ontegenzeggelijk zullen zich nieuwe risico’s voordoen. Daarom is het programma organisatieontwikkeling opgenomen in de regeling risicovolle projecten van het college. Twee keer per jaar wordt gerapporteerd aan het college over de belangrijkste risico’s en de beheersmaatregelen en aan de Gemeenteraad middels de verandermonitor. Risico’s 1. Interne onrust door onzekerheid over nieuwe perspectief.

Beheersmaatregelen     

2. Randvoorwaarden op het gebied van huisvesting, nieuwe werkplek en archivering op onderdelen niet tijdig gereed.



3. Onduidelijkheid in bevoegdheid- en budgetverdeling



 

   

4. Nieuwe budgetten / middelen en taken door decentralisaties in het sociaal domein en aansluiting van nieuwe (gebiedsgerichte) werkwijze en kwalitatieve organisatie; 5. Kwaliteit / performance van de dienstverlening gaat ten koste door interne veranderingen en druk op de transitie.

 

     

Sinds begin 2014 geïntensiveerd overleg GS en COR, intensieve participatie COR in totstandkoming was/wordt lijsten en processen. Risico (LetOp) sessie met interne review; wat kan er mis gaan, wat zijn beheersmaatregelen. Informatiesessies voor P&O’ers en managers om medewerkers optimaal te informeren voor de start plaatsingsproject. Intensieve communicatie op intranet en via nieuwsbrieven over het plaatsingsproces. Interne campagne, vanuit het perspectief op de nieuwe organisatie (bestuurlijk kompas), week van de nieuwe organisatie. Transitieproject onder leiding van bureau Gemeentelijke Huisvesting, in samenwerking met RVE ICT, clusterstaven en stadsarchief. Vaststellen eindbeeld huisvesting 2017 en stappen daar naar toe. Centraliseren budgetten en beheer om slagvaardiger te opereren. Zwaar en apart project om financiële transitie strak te managen. Regelmatige rapportage op GMT niveau met knelpunten en risico’s. Impactanalyse; waar liggen de grootste problemen, waar gaan diensten ongewijzigd over naar RVE’s en hoeft niets te gebeuren. Opzetten servicedesk om betalingsverkeer te waarborgen in overgangsmaanden. Uitwerking van heldere mandaatsbesluiten voor GS en management in najaar. 3 sleutelfunctionarissen binnen sociaal domein worden versneld aangesteld. Sturing op tijdige inrichting van Financial en Business control (voor 1 november) en beheersmaatregelen implementatie AFS bij de RVE’s binnen Werk & Inkomen Vooruitlopend op de reorganisatie ‘droog oefenen’ met nieuwe eenheden. Ondersteunende systemen meten continu de kwaliteit van dienstverlening; rapportage per kwartaal. Monitoren service levels: hoe snel wordt de klant geholpen, hoeveel uitgiften worden gedaan, etc. Benchmarking door Dashboard Dienstverlening (Venster op Dienstverlening met Rotterdam, Enschede en Eindhoven). Afzonderlijk klant tevredenheid onderzoek na afloop pilot nieuwe stadsloket Nieuw West. Maandelijkse risico review door programmamanagement (1 Stad, 1 Dienstverlening). Opname in Regeling Risicovolle Projecten.

6



B&W

Uitkomsten advies Binnen de gemeente

Besluitvorming voorbereid door bestuursdienstteam van JZ / SB / DMC / Communicatie Advies centrale ondernemingsraad (zie bijlage 2) GMT akkoord Advies DMC P-control: Alle organisatorische uitgangspunten uit het collegebesluit van 18 februari jl. zijn in de uitwerking van de fijnstructuur terug te vinden. Zo is de vier lagen structuur binnen clusters consequent uitgewerkt, is het aantal managementfuncties in totaal gedaald met 14% en is de span of control gestegen. Bij de stadsdelen is er grotendeels een overeenkomstige en uniforme inrichting. De bedrijfsvoering is zoveel mogelijk uit het primaire proces ontvlochten. Evenwel zal strakke sturing op de spanning tussen de ambitie om met sleutelposities vernieuwing te realiseren en de noodzaak van financiële en formatieve reductie blijven vragen om versteviging van concernsturing en – control (door GMT en DMC). Aandachtspunten hierbij zijn invulling van vacatures, reductie van boventalligheid, schaalvervuiling, inzet van flex formatie en externe inleen.

Buiten de gemeente

n.v.t. Uitkomsten inspraak en/of maatschappelijk overleg n.v.t. Behandeling in raadscommissie n.v.t. Datum van behandeling in gemeenteraad

Financiële paragraaf Kosten organisatieontwikkeling Door het college van B&W is in de kadernota 2013 het startbesluit genomen voor de gemeentelijke organisatieontwikkeling. Ten aanzien van de kosten van de voorbereiding van de organisatieontwikkeling is besloten deze te dekken uit de reserve frictiekosten ‘1 Stad 1 Opgave’. In de kadernota 2014 is € 2 miljoen opgenomen voor de organisatie ontwikkeling. Hiervan was € 1 miljoen toegewezen aan de implementatie bestuurlijk stelsel en € 1 miljoen aan programmakosten organisatieontwikkeling. Dit voorstel is conform overgenomen in de begroting 2014. Op 11 februari 2014 heeft het college ingestemd met de voordracht ‘Transitiekosten 1 Stad 1 Opgave’ waarin besloten wordt om de vier trajecten ‘Bestuurlijk Stelsel’, ‘Organisatie Ontwikkeling’, ‘Startfase nieuwe concernorganisatie’ en ‘1 Stad 1 Financieel stelsel’ voor een bedrag van in totaal € 8,3 miljoen ten laste te brengen van de reserve frictiekosten. Tevens is in dezelfde voordracht besloten om € 2 miljoen interne personeelskosten te verrekenen ten voordele van de transitiekosten. In juni 2014 heeft het college de 4 maandsrapportage vastgesteld. In de rapportage zijn 2 de totale kosten geactualiseerd met een totaal bedrag per saldo van € 0,2 miljoen . Daarnaast is een restbedrag van 2013 ter grootte van € 0,4 miljoen toegevoegd aan de dekking van 2014. Tot slot heeft men ingestemd met het voorstel om de extra transitiekosten als gevolg van de uitloop van het project tot eind 2014, vast te stellen op € 2,3 miljoen (per saldo een extra toevoeging van € 1,6 miljoen). Dit leidt tot het volgende beeld van kosten en dekking op de verschillende momenten 2

In dit saldo zit eveneens de kosten voor trainees a € 0,5 miljoen opgenomen die abusievelijk niet zijn meegenomen in de college voordracht van februari.

7


B&W


(bedragen in € miljoen): Overzicht kosten OO scenario 3 2014 2014 per 11/2

Transfer

2014 per 1/5

2014 einde jaar

1,2 3,7

1,3

1,2 6,4

1,2 6,4

Clusters en stadsdelen

6,6

-1,3

1S1F

0,8

Bestuurlijk stelsel Organisatieontwikkeling

Totaal

1,0 1,0

2,0

4,4

5,9

0,5

1,3

0,0

12,5

14,8

Transfer

2014 per 1/5

2014 einde jaar

10,3

10,8

12,4

2,0

2,0

2,0

12,3

Overzicht dekking OO 2014 2014 per 11/2 Reserve Frictiekosten

2,0

Te verrekenen interne P kosten Verrekening overlopende posten 2013

Totaal

2,0

12,3

0,0

0,4

0,4

13,2

14,8

Budgettair neutraal Door P-control (DMC) is onderzoek gedaan naar de vraag of nieuwe organisatie past binnen de financiële kaders van de begroting 2014. Immers het uitgangspunt is dat de operatie budgettair neutraal verloopt. P-control constateert dat voor alle onderdelen een concrete fijnstructuur is uitgewerkt, die is vastgelegd in het personeelssysteem. De fijnstructuur past (d.w.z. met een marge van < 1% bij gelijkblijvende omstandigheden) binnen de geldende gestelde financiële kaders. Besparingsopgave Vanuit het programma ‘Eén Stad één Opgave’ (1S1O) heeft de organisatie ontwikkeling een aantal besparingsopgaven als randvoorwaarde meegekregen. Die besparingsopgaven bestaan voor een aanzienlijk deel uit formatiekrimp, te realiseren door schaalvergroting, bundeling deskundigheid en elimineren van dubbel werk. Op het moment dat de nieuwe organisatieonderdelen worden gevormd kunnen deze maatregelen structureel worden gemaakt (inzet vacatures en boventalligheid en her- of uitplaatsing). Tot die tijd staan de opgaven als formatieve taakstelling in alle betrokken begrotingen. Over de realisatie van de besparingsopgaven wordt door DMC apart gerapporteerd in de bezuinigingsmonitor. Geheimhouding Nvt Voorlichting en communicatie Binnen de gemeente

Intranet, nieuwsbrief, personeelsbijeenkomsten door GMT, Interne Campagne door Directie Communicatie

Buiten de gemeente

1. Opname in B&W besluitenlijst 2. Persbericht Stukken

Meegestuurd

1. De fijnstructuur van de nieuwe organisatie a. Bestuurlijk Kompas Organisatieontwikkeling

8



B&W

b. De organisatieplannen (ter inzage gelegd) c. De wijzigingen op de organisatieplannen (inclusief organogrammen) d. Was-wordt-lijsten (ter inzage gelegd) 2. Advies van COR op de fijnstructuur (2a, ter inzage gelegd) en reactie van de gemeentesecretaris als WOR-bestuurder op het advies van de COR (2b) 3. Memo risicomanagement organisatieontwikkeling (maatregelen Gateway) 4. Brief aan gemeenteraad over de besluitvorming van de fijnstructuur Ter inzage gelegd

Zie hierboven Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en e-mailadres) Roger van Lier, 06 10376076, [email protected] Jeroen Berndsen, 06 23840624, [email protected] Besluit college van burgemeester en wethouders

9

Gemeente Amsterdam College van burgemeester en wethouders Voordracht voor de collegevergadering van 2 september 2014

Recommend Documents