Jaarverslag van de Raad van Toezicht
over het functioneren van het interne toezicht Periode januari – december 2014
Samenvatting Dit verslag geeft weer waar de Raad van Toezicht (RvT) zich op heeft gericht, deels op het toezicht op het College van Bestuur (CvB), deels op de klankbordfunctie. Speciale aandachtspunten waren dit jaar: • Fusietraject met CSG Beilen. Na aanvankelijk een beoogde bestuurlijke fusie, is een scholenfusie tot stand gekomen, per 01 augustus 2013. Vervolgens is implementatie nagestreefd en is men doende elkaar beter te leren kennen. Dat zit op onderwijskundig-, bestuurlijk- en medezeggenschapsniveau. De RvT constateert dat hier adequate stappen in worden gezet. • In 2014 is de discussie opgepakt om nader te bepalen in hoeverre gezamenlijke nieuwbouw in Beilen kan worden nagestreefd, mede in verband met de reservering van gelden door het College van Gemeente Midden Drenthe. Een notitie van september 2014 is besproken in de RvT. Dit is een traject waarbij een plan van aanpak begin 2015 tot positionering moet leiden. Inzake de mogelijkheid om gezamenlijk nieuwbouw te plegen in vestiging Beilen is afstemming gezocht met Dr. Nassau College alsmede lokale bestuurders van gemeente Midden Drenthe. • Nieuwbouw Lariks. Begin 2014 is het nieuwe gebouw in gebruik genomen. Na eerste benutting is vastgesteld wat verbeterd kan worden en is gezocht naar betere aansluiting bij gebruikers van het gebouw. Dat is een ontwikkelingstraject. In september 2014 is het nieuwe gebouw feestelijk geopend; hierbij zijn externe partijen, stakeholders en belangstellenden uitgenodigd. De opening is muzikaal en feestelijk omlijst door eigen leerlingen. De wethouder, dhr. M. Hoogeveen, tezamen met de voorzitter RvT, dhr. E.H.de Jonge, verrichtten de officiële openingshandeling. • Het onderwijskundig thema: de voortgang in het invullen van het intersectoraal onderwijs op vmbo- niveau op de locatie Salland is verder ter hand genomen. Kwaliteitszorg is en blijft vooralsnog voor de RvT aandachtspunt. Invulling van het ICT-programma is nader besproken, maar nog niet een afgeronde discussie. Evaluatie van lessen van docenten wordt ter hand genomen, als eerder geformuleerd voornemen, daar is nog niet over gerapporteerd binnen RvT. Het scoringsinstrument bij het systeem Vensters voor Verantwoording is beperkt in de Raad aan de orde geweest. Wel is uitgebreid ingegaan op de brief van de inspectie inzake kwaliteit onderwijs. • De Inspectie heeft om een verslag gevraagd waarin wordt gevraagd welke gerichte acties de school onderneemt om de opbrengsten op bepaalde afdelingen te verbeteren. Vincent van Gogh heeft daartoe een verbeterplan geformuleerd. Een en ander is een gevolg van een brief van inspectie waarbij conclusies zijn getrokken waarbij bepaalde studierichtingen voor wat betreft opbrengst lagen onder het landelijk gemiddelde. De RvT volgt dit traject met gepaste aandacht. • De voorzitter RvT heeft zijn vertrek aangekondigd in juni en heeft in het najaar 2014 afscheid genomen. Het lid van de Raad van Advies (RvA) die als beoogd nieuw lid RvT reeds deelnam aan de RvT-vergaderingen, dhr. L.G. Stiekema, is bij aftreden van de voorzitter RvT als lid RvT aangetreden per 21 oktober 2014. De toetreding van de heer L.G. Stiekema is gegaan volgens de afspraken die Jaarverslag RVT 2014
2/9
daarover zijn gemaakt in de ledenvergadering 2014. Na het vertrek van de heer De Jonge heeft vicevoorzitter mevrouw W. van Noord de vergaderingen voorgezeten. In januari 2015 zullen de nieuwe voorzitter en vicevoorzitter worden gekozen. • De RvT heeft kennis genomen van de veranderingen in de organisatiestructuur van het centraal kantoor. De RvT wordt hier op basis van een onderzoek dat gestart is in 2014 in 2015 nader over geïnformeerd. Aanpassing van het centraal kantoor hangt samen met positionering van de meer strategische vraagstukken. • Identiteitsbeleid wordt als meerjarige opgave geagendeerd. In deze discussie is de brief van de minister ‘versterking bestuurskracht onderwijs’ van 19 april 2013 als aandachtspunt aan de orde geweest Een van de punten in dit schrijven is dat ons onderwijs onvoldoende differentieert, wat zich onder andere uit in het niet goed bedienen van excellente leerlingen. Vanuit governance is de gedachte om de praktijk van tegenspraak in de onderwijssector te versterken. •De audit- en renumeratiecommissie binnen de RvT zagen toe op financiële rapportage en verantwoording resp. een cyclus inzake functioneren, beoordelen en belonen van het CvB; waar de verantwoordelijkheden van de Raad inzake financiën en beoordeling- en beloningsbeleid collectief blijven, daar is wel ter voorbereiding en optimalisering van besluitvorming de advisering van de commissies effectief gebleken, bijvoorbeeld bij de behandeling van de MARAP’s (management rapportages). De auditcommissie heeft onder andere gekeken naar ontwikkeling leerlingaantallen in relatie met formatieve ruimte. Een derde commissie is gevormd, meer gericht op algemene zaken, die de operationele zaken doorloopt en waar nodig terugkoppelt aan de organisatie c.q. aan de Raad. • Het ziekteverzuim wordt op basis van een cockpitbenadering gevolgd en waar mogelijk beperkt. Er is aandacht besteed aan het thema passend onderwijs. Daarbij is aan de orde hoe om te gaan met verschillende leerlingen en leerstijlen en hoe docenten daarin ook verschillen. De RvT heeft uitgesproken meer aandacht te willen besteden aan haar rol als interne toezichthouder bij vaststelling verantwoordelijkheid, besturing en condities. Oogmerk voor de Raad is om beide functies, - toezicht houden en het zijn van sparringpartner- , te effectueren door expertise intern en extern, bijvoorbeeld ook via de Raad van Advies in te roepen om te komen tot goed omgevingsbewustzijn. Vastgesteld is dat de economische en sociale omgeving verandert en Vincent van Gogh een bijdrage kan leveren met haar onderwijs om toekomstgericht- en toekomstvastheid te bevorderen. Deze vaststelling was in 2013 al benoemd en heeft vanwege andere prioritering onvoldoende aandacht gekregen. Geconstateerd is dat ook in 2014 dat onvoldoende is ‘afgehecht’. Er is in de tweede helft van het jaar wel aandacht aan besteed omdat er met de RvA en de RvT gesproken is over de koers van de school, wat zijn vertaling krijgt in het nieuwe Strategisch Beleidsplan 2016-2019.
Jaarverslag RVT 2014
3/9
De rol van de Raad van Toezicht in de governancestructuur Er is een Raad van Toezicht, een College van Bestuur en een Adviesraad. De Raad van Toezicht houdt toezicht; de Raad vervult tevens een werkgevers- en klankbordrol (volgens het WOK-model: werkgever in relatie tot de bestuurder, opzichter, klankbord). De bestuurder bestuurt zowel de school als de Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs in Noord- en Midden-Drenthe. De Adviesraad adviseert de Raad van Toezicht en het College van Bestuur, als vertegenwoordiger van belanghebbenden uit de maatschappij over het strategisch beleid, de rol van de school als maatschappelijk ondernemer en de wijze van horizontale verantwoording aan de maatschappij. De Raad van Toezicht opereert volgens een van te voren opgestelde jaaragenda (die gelijk loopt met het cursusjaar van augustus tot en met juli) en baseert zich daarbij op de Code Goed Onderwijsbestuur van de sectororganisatie VO-Raad. De jaaragenda van de Raad van Toezicht is opgenomen op de website van de school. De Raad van Toezicht heeft zes keer vergaderd in de verslagperiode – de vergaderingen verliepen op een effectieve manier. Degene die de vergadering afsluit geeft voor afsluiting van de vergadering een korte feedback hoe een en ander verliep. De audit- en renumeratiecommissie zijn daarnaast een aantal keren separaat bijeen gekomen ter voorbereiding op het reguliere overleg. De aanwezigheid (•) van de leden bij de reguliere vergaderingen van de Raad van Toezicht kan als volgt worden weergegeven:
28-01
18-03
20-05
24-06
21-10
25-11
E. H. de Jonge
•
•
•
•
•
•
H. Blouw
•
•
•
•
•
•
N. van der Gaag
•
•
•
•
•
Mevr. W. van Noord
•
•
•
•
•
Mevr. H. G. Horenga
•
•
•
•
•
R. R. Valkema
•
•
•
•
B.A. ten Kate
•
•
•
•
•
L.G. Stiekema
•
•
•
•
•
Jaarverslag RVT 2014
•
•
4/9
De Raad is één keer in afzondering bijeen geweest voor de jaarlijkse evaluatie van het eigen functioneren, op 3 juni 2014. Onder begeleiding van een externe deskundige, dhr. D. le Gras is het toezichtskader van de RvT weer meer geconcretiseerd. De Raad is daarnaast tweemaal bijeen geweest gezamenlijk met de Raad van Advies. De governancestructuur heeft haar weerslag gekregen in de documenten:
Statuten van de Vereniging; Reglement van de Raad van Toezicht; Reglement van het College van Bestuur; Reglement Auditcommissie; Reglement renumeratiecommissie; Managementstatuut; Governancestructuur en visie op governance in CS Vincent van Gogh; Reglement Adviesraad voor CS Vincent van Gogh.
Deze documenten treft u ook aan op de website. De Raad van Toezicht heeft zich ervan overtuigd dat het bestuur en het toezicht hebben gefunctioneerd volgens hetgeen is vastgelegd in de genoemde documenten. De Algemene ledenvergadering van de Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs in Noord- en Midden Drenthe, waar de school vanuit gaat, kwam bijeen op 24 juni 2014. Er werd vergaderd in het nieuwe schoolgebouw en een rondleiding werd verzorgd.
Toezichthoudende en klankbordrol Beleid Het beleid van de school is vastgelegd in het strategisch beleid, het jaarplan, de begroting en de activiteitenplannen van de sectoren. De Raad heeft met het bestuur het jaarplan, de begroting en de activiteitenplannen besproken en heeft deze getoetst aan het Strategisch Beleid 2012 - 2015. De Raad is van mening dat het gekozen beleid past binnen de bestaande wet- en regelgeving en de missie en visie van de school. Interne organisatie De Raad van Toezicht hield toezicht op de interne organisatie door bespreking van documenten die door het College van Bestuur werden aangeleverd en door overleg met de accountant en de vertegenwoordiging van de MR. De Raad bespreekt iedere vergadering de voortgang van de beleidsagenda met het bestuur. Onderwerpen als kwaliteitszorg, sociaal jaarverslag kwamen hierbij onder andere aan de orde. De Raad volgt de ontwikkelingen inzake voorgenomen gezamenlijke inkoop van schoolmaterialen binnen Netwerk Noord. Medio 2014 werd afscheid genomen van het stafhoofd facilitair, dhr. C. van Dam. Hij heeft een functie aanvaard bij Ummo Emmius te Stadskanaal.
Jaarverslag RVT 2014
5/9
Financiële verslaglegging De Raad van Toezicht hield toezicht op financieel jaarverslag en jaarrekening en besprak met de accountant diens schriftelijk verslag. De Raad sprak over de kaders waarbinnen scholen door de overheid gewaardeerd worden op het financiële vlak: •Het weerstandsvermogen – het kader waar scholen in het verslagjaar aan moeten voldoen: weerstandsvermogen = eigen vermogen / totale baten. De overheid geeft aan dat scholen een weerstandsvermogen tussen 10 en 40% dienen te hebben. CS Vincent van Gogh heeft op de peildatum 31 december 2013 een weerstandsvermogen van 32,6% . Het beleidsuitgangspunt is dat gelden die bedoeld zijn voor onderwijs, ook voor onderwijs ingezet moeten worden en zo min mogelijk op een bankrekening moeten staan. • De kapitalisatiefactor – het kader waaraan scholen vermoedelijk over twee jaar aan moeten voldoen: Kapitalisatiefactor = balanstotaal (zonder gebouwen) / totale baten. De overheid geeft aan dat grote scholen onder 35% (factor 0,35) moeten zitten. CS Vincent van Gogh heeft op de peildatum 31 december 2013 een kapitalisatiefactor van 0,484. De Raad gaf goedkeuring aan het financieel jaarverslag en de jaarrekening. De Raad verzocht eerder het CvB om een actieplan in verband met de noodzakelijke bezuinigingen en heeft nadien bezien in hoeverre de begroting past bij de financiële mogelijkheden. De Raad van Toezicht heeft in 2014 een nieuwe accountant aangesteld. Na een uitvoerige selectieprocedure is de keuze gemaakt voor Van Ree Accountants. De Raad keurde de Jaarrekening 2013 goed. De Raad van Toezicht hield de vinger aan de pols wat betreft het risicomanagement van de school. De Raad heeft nadat dit geagendeerd was voor 2013, dit ook gecontinueerd als aandachtspunt. De Raad van Toezicht hield toezicht op het functioneren van de Stichting Steunfonds CS Vincent van Gogh en nam kennis van het jaarverslag en de begroting van de stichting.
Auditcommissie De auditcommissie bestaat uit de leden de heer Blouw, de heer Valkema (voorzitter) en de heer Van der Gaag. De commissie heeft in 2014 een aantal keren vergaderd. De managementrapportage (marap) wordt door de auditcommissie bezien en voorafgaande aan de Raad van Toezichtvergadering met de verantwoordelijke binnen de stafdienst besproken. Dit met in achtneming van ieders rol, welke thema apart met elkaar is verkend waarbij de verwachtingen en houdingen met elkaar zijn gedeeld en besproken. De auditcommissie meldt bijzondere aandachtspunten en zorgt voor awareness waar mogelijk zodat in de reguliere vergadering die zaken voldoende aandacht krijgen die dat behoeven. De auditcommissie bewaakt de meerjarenresultaten waarbij zij oog heeft voor de continuïteit en het besteden van voldoende middelen aan het onderwijs. De auditcommissie heeft in 2014 een keuze traject voor een nieuwe accountant doorlopen en succesvol kunnen afronden met de keuze voor een nieuwe accountant. De selectie is gedaan op basis
Jaarverslag RVT 2014
6/9
van schriftelijke informatie, gehouden presentaties door de accountantskantoren en discussie over een aantal geselecteerde vragen en onderwerpen.
Remuneratiecommissie De renumeratiecommissie, bestaande uit dhr. Ten Kate (voorzitter), mevr. Horenga en dhr. De Jonge, heeft in 2014 een aantal keren vergaderd. Een gesprekken- en beoordelingscyclus wordt doorlopen en heeft geleid tot een bespreking met en beoordeling van de voorzitter CvB. De gesprekken werden vanuit RvT gevoerd door de voorzitter van de renumeratiecommissie en de voorzitter RvT.
Interne aangelegenheden Raad van Toezicht Tegenstrijdige belangen Er zijn bij de Raad geen meldingen gedaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen spelen. In zijn toezichthoudende rol ziet de Raad erop toe dat de leden van de Raad en de bestuurder onafhankelijk zijn. Op basis van aanscherpingen in governancestructuur is afgesproken dat nevenfuncties jaarlijks worden geïnventariseerd. Deelnemingen In het verslagjaar hebben zich geen besluiten inzake deelnemingen voorgedaan die de goedkeuring van de Raad behoeven. Integriteitsbeleid Er is een klokkenluidersregeling – hierop is geen beroep gedaan. Ook bestaan er klachtenregelingen. Deze zijn gepubliceerd op de website. Er hebben zich in het verslagjaar geen situaties voorgedaan die besproken moesten worden met de Raad. Overleg met belanghebbenden Voor de uitoefening van zowel zijn toezichthoudende rol als van zijn klankbordrol acht de Raad het van wezenlijk belang om contact te onderhouden met belanghebbenden. Daartoe vergaderde de RvT eenmaal in 2014 met een delegatie van de Medezeggenschapsraad waarin de deelraden vertegenwoordigd zijn. De Raad van Toezicht en de MR nemen over en weer kennis van elkaars notulen. De Adviesraad overlegde eenmaal met de voorzitter van de Raad van Toezicht en met de voorzitter van het College van Bestuur. De Adviesraad besprak het jaarverslag 2013 van de Raad van Toezicht, het Bestuursverslag 2013 en het Strategisch beleidsplan 2012-2015. Ten einde contact te onderhouden met het verticale toezicht zijn de leden van de Raad lid van de VTOI (Vereniging van Toezichthouders in OnderwijsInstellingen). Onderdeel van het programma van deze vereniging is periodiek overleg met ministerieel verantwoordelijken. Diverse leden van de RvT namen deel aan kenniskringbijeenkomsten.
Jaarverslag RVT 2014
7/9
Teneinde contact tussen Dr. Nassau College en CS Vincent van Gogh te bevorderen, vond een kennismakingsgesprek plaats tussen de vicevoorzitter van de RvT van onze school en de voorzitter van het Dr. Nassau College.
Samenstelling van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht is als volgt samengesteld: E.H. de Jonge Voorzitter sinds 7 april 2009. Lid van de Raad sinds 2008. Lid van het voormalige bestuur sinds 2007. De betreffende zittingstermijn eindigde per juli 2013. De heer De Jonge was op grond van het rooster van aftreden nog één maal herkiesbaar. In de ALV van juni 2013 is de heer De Jonge benoemd voor een nieuwe termijn. De heer De Jonge heeft als specifieke deskundigheid kennis op juridisch gebied. De heer De Jonge is onafhankelijk zoals bedoeld in de governancecode en het Reglement van de Raad van Toezicht. Op 21 oktober 2014 zat betrokkene voor het laatst de vergadering voor; in genoemde vergadering werd de voorzittershamer overgedragen aan de vicevoorzitter, ds. H. van Noord. Betrokkene nam daarbij afscheid van de Raad en zorgde voor afronding van zijn taken. H.M. Blouw Lid van de Raad sinds 2008. De zittingstermijn eindigde per juli 2014. De heer Blouw is herkozen en is op grond van het rooster van aftreden niet meer herkiesbaar. De heer Blouw heeft als specifieke deskundigheid kennis van financiën en treasury. De heer Blouw is onafhankelijk zoals bedoeld in de governancecode en het Reglement van de Raad van Toezicht. N. van der Gaag Lid van de Raad sinds 2012. De zittingstermijn loopt tot juli 2015. De heer Van der Gaag is dan nog tweemaal herkiesbaar. De heer Van der Gaag heeft specifieke kennis en deskundigheid op het gebied van financiën. De heer Van der Gaag is onafhankelijk zoals bedoeld in de governancecode en het Reglement van de Raad van Toezicht. mevrouw H.G. Horenga Lid van de Raad sinds 2009. De zittingstermijn eindigde per juli 2012. Mevrouw Horenga is herkozen en dan op grond van het rooster van aftreden nog een maal herkiesbaar. Mevrouw Horenga heeft als specifieke deskundigheid kennis op het gebied van personeel en arbeid. Mevrouw Horenga is onafhankelijk zoals bedoeld in de governancecode en het Reglement van de Raad van Toezicht. mevrouw W. van Noord Lid van de Raad sinds 2008. De zittingstermijn eindigde per juli 2014. Mevrouw Van Noord is herkozen en is op grond van het rooster van aftreden niet meer herkiesbaar. Mevrouw Van Noord heeft als specifieke deskundigheid kennis op het gebied van maatschappij en religie. Mevrouw Van Noord is onafhankelijk zoals bedoeld in de governancecode en het Reglement van de Raad van Toezicht.
Jaarverslag RVT 2014
8/9
R. Valkema Lid van de Raad sinds 2009. De zittingstermijn eindigde per juli 2012. De heer Valkema is herkozen en dan op grond van het rooster van aftreden nog eenmaal herkiesbaar. De heer Valkema heeft als specifieke deskundigheid kennis van financiën. De heer Valkema is onafhankelijk zoals bedoeld in de governancecode en het Reglement van de Raad van Toezicht. B.A. ten Kate De heer Ten Kate is lid sinds juli 2012. De zittingstermijn loopt tot juli 2015. De heer Van der Gaag is dan nog tweemaal herkiesbaar. Hij heeft specifieke deskundigheid op het gebied van onderwijs en management. De heer Ten Kate is onafhankelijk zoals bedoeld in de governancecode en het Reglement van de Raad van Toezicht. L.G. Stiekema De heer Stiekema is gestart als lid van RvT per 21 oktober 2014 en is daarmee zijn eerste termijn aangegaan. Hij heeft specifieke deskundigheid op het gebied van juridische dienstverlening en kennis van het functioneren van ‘plattelandsscholen.’ De heer Stiekema is onafhankelijk zoals bedoeld in de governancecode en het Reglement van de Raad van Toezicht.
Vast te stellen in de vergadering van de Raad van Toezicht op 27 januari 2015
Voorzitter ds. W. van Noord
Jaarverslag RVT 2014
9/9
