Verslag Masterclass d.d. vrijdag 28 januari 2011 Op vrijdag 28 januari 2011 heeft Deloitte voor de potentiële partners in de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO) een Masterclass “Bouwstenen voor samenwerking” gehouden. Het doel van de masterclass is om met bestuurders en hoger management van de FUMO-partners te bespreken wat de benodigde acties zijn voor het oprichten van een regionale uitvoeringsdienst. Mevrouw Sybilla Dekker is het bestuurlijk boegbeeld voor de RUD-vorming in Nederland. Mevrouw Dekker doet momenteel een „rondje door het land‟ in haar functie als boegbeeld. Zij is uitgenodigd voor een bezoek aan Fryslân en haar bezoek is daarbij gecombineerd met de masterclass. Bij dit verslag is de presentatie gevoegd die tijdens de Masterclass is gebruikt. In dit verslag zijn alleen de belangrijkste opmerkingen en conclusies opgenomen.
Programma van de dag: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Opening Landelijke en provinciale kaders Bouwstenen voor samenwerking Huidig onderzoek: bouwstenen Financiën en IT Bouwsteen Besturing, coördinatie en organisatie Bouwsteen Mensen (Verandermanagement) Afsluiting
1. Opening De dagvoorzitter, Hans Teuben (Deloitte), heet alle aanwezigen welkom en geeft een korte toelichting op het programma van de dag.
2. Landelijke en provinciale kaders Landelijke kaders Mevrouw Dekker schetst de achtergrond van de regionale uitvoeringsdiensten. Zij wijst er daarbij op dat de oprichting van regionale uitvoeringsdiensten moet worden bekeken vanuit het perspectief van goede publieke dienstverlening en de professionalisering van de overheid. Mevrouw Dekker geeft aan dat al veel slagen zijn gemaakt en dat vragen over nut en noodzaak van de regionale uitvoeringsdienst wel voldoende beantwoord zijn. Het voortraject is afgesloten, mevrouw Dekker nodigt nieuwe bestuursleden daarom uit om te kijken naar wat er vanaf 2006 al gebeurd is en daar hun voordeel mee te doen! Zij laat weten dat er geen twijfels bestaan over de komst van de regionale uitvoeringsdiensten. Gemeenten beroepen zich soms op hun autonomie, maar die autonomie impliceert ook dat ze verantwoordelijkheid voor het grotere geheel moeten nemen. Een gemeente vraagt zich af in hoeverre beter gekwalificeerde handhavers zaken beter voor elkaar zouden kunnen krijgen als de betreffende ondernemer niet zelf de verantwoordelijkheid neemt. De verantwoordelijkheid kan hiervoor niet altijd bij de overheid liggen. Mevrouw Dekker vindt het een terechte opmerking, maar het neemt niet weg dat de overheid wel zelf een verantwoordelijkheid heeft om toezicht en handhaving zo goed mogelijk uit te voeren. Een gemeente doet een oproep om de gevoelens rondom dit dossier nu een keer aan de kant te zetten en met elkaar de vraag te beantwoorden: hoe kunnen we een goede dienst organiseren? Mevrouw Dekker is blij dat deze oproep uit eigen gelederen wordt gedaan.
Mevrouw Dekker kijkt vanuit haar functie als boegbeeld wat er nodig is aan ondersteuning in het land. Ze is er van overtuigd dat met de oprichting van de RUD‟s „we er met elkaar beter van worden‟. Ze zal de staatssecretaris meedelen dat er in het eerste deel van 2011 een besluit vanuit Fryslân te verwachten is en ze is er van overtuigd dat Fryslân hierin goede keuzes zal maken.
Friese kaders De heer René van den Bosch (Regisseur FUMO) licht de stand van zaken toe in Fryslân. Gewezen wordt op het feit dat de afgelopen jaren al afspraken met elkaar zijn gemaakt. Natuurlijk kunnen nieuwe bestuurders de vraag stellen in hoeverre zij daaraan gebonden zijn. Alleen is wel het gevaar dat wanneer Fryslân niets doet, de provincie wordt „overruled‟ door het Rijk. Gewezen wordt op het belang van het huidige onderzoek om met elkaar in het voorjaar een volgende stap te kunnen maken. In de 2e helft van maart zal Deloitte de uitkomsten presenteren op basis waarvan er eind april besluitvorming kan plaatsvinden. De heer Van den Bosch roept gemeenten op om nu al te kijken naar wat er aan taken bij de gemeenten overblijft, indien het basistakenpakket naar de RUD overgaat.
3. Bouwstenen voor samenwerking Jan De Hartog (Deloitte) geeft een toelichting op het model Bouwstenen voor Samenwerking. Deloitte heeft de relevante aspecten van samenwerking gebundeld in acht bouwstenen. Het overzicht van bouwstenen is ontleend aan de jarenlange ervaringen van Deloitte met de vorming van samenwerkingsverbanden. Het programma van de Masterclass is daarom ook op deze bouwstenen gebaseerd. Deze dag zal alleen aandacht worden besteed aan de bouwstenen die voor bestuurders het meest relevant zijn. Vooral ook in de periode nadat een keuze is gemaakt voor een model.
4. Huidig onderzoek: bouwstenen Financiën en IT Bouwsteen Financiën Barend Duits (Deloitte) start met een korte toelichting op de stand van zaken van het huidige onderzoek, bestaande uit de twee deelonderzoeken “Doorrekenen Modellen” en “Productie Applicatie FUMO”. Voor het onderzoek zijn gegevens van de verschillende FUMO-partners nodig. Hiervoor is een vragenlijst opgesteld, die is voorgelegd aan een klankbordgroep. De deadline voor het aanleveren van gegevens was 21 januari 2011. Tot op heden is een beperkt aantal vragenlijsten retour ontvangen. Barend Duits doet een oproep aan iedere bestuurder om actie te ondernemen indien de gegevens nog niet zijn aangeleverd. Door enkele gemeenten wordt afgevraagd waarom de lijst zo uitgebreid en gedetailleerd. Barend Duits geeft aan dat dit enerzijds te maken heeft met het kunnen doorrekenen van meerdere varianten. Anderzijds is bewust gekozen voor aansluiting bij de gegevensuitvraag voor de zelfevaluatietool, die de gemeenten in januari hebben ontvangen om zichzelf te kunnen beoordelen op de kwaliteitscriteria voor kritieke massa. Het neemt niet weg dat het invullen van de vragenlijst tijd kost. Barend Duits geeft aan dat de geschatte tijdsinvestering een halve dag is. Een gemeente vraagt of het uitgangspunt „budgetneutraal‟ gehanteerd wordt bij de oprichting van de RUD‟s. Barend Duits geeft aan dat dit een overweging kan zijn bij de keuze voor een model voor de FUMO en dat het als uitgangspunt kan worden meegenomen bij het ontwerp van de FUMO. Al zal er niet aan ontkomen kunnen worden dat er investeringen moeten worden gedaan.
Barend Duits benoemt de mogelijke inverdieneffecten bij samenwerking en wijst op Het Nieuwe Werken dat een besparing kan betekenen op de huisvestingskosten. Door deelnemers aan de Masterclass wordt hier positief op gereageerd en ook geopperd om het concept „Het Nieuwe Werken‟ mee te nemen als uitgangspunt voor de huisvesting. Door gemeenten wordt aandacht gevraagd voor het achterblijvende deel in de organisaties. Er is basiskennis nodig om vragen van burgers en bedrijven te kunnen beantwoorden en ook ten behoeve van het contact met de bestuurder. Barend Duits zegt dat het belangrijk is dat enige deskundigheid georganiseerd wordt bij de achterblijvende organisaties, maar dat het niet uitmaakt of de backoffice dichtbij of veraf is. Afgevraagd wordt waar de kengetallen in de vragenlijst van Deloitte van meer tijd uitgaan dan die van de MAD. Barend Duits zegt dat dit gebruikelijke getallen zijn die in de milieu en bouw worden gebruikt, maar dat bij het ontwerp van de FUMO met elkaar de normgetallen moeten worden bepaald. Met de normgetallen voor de werkvraag kan worden geraamd in welke mate organisaties problemen en/of achterstanden hebben. Gewezen wordt op de conjunctuur van (bouw)aanvragen. De benodigde capaciteit van vandaag is een andere dan die van morgen. Barend Duits geeft aan dat hiermee zeker rekening dient te worden gehouden. In de vragenlijst wordt mede daarom ook gevraagd om een schatting te geven voor de situatie in “2013”. Door gemeenten wordt afgevraagd of er ook gekeken wordt naar de mogelijkheid van meerdere RUD‟s in Fryslân. Gesteld wordt dat meerdere modellen financieel en inhoudelijk moeten worden uitgewerkt, zodat er een afgewogen keuze kan worden gemaakt door bestuurders. Bij sommige gemeenten is enigszins het gevoel dat ze „in een fuik zwemmen‟. Barend Duits geeft aan dat het model van meerdere RUD‟s binnen Fryslân niet aansluit bij de robuustheidscriteria en dat er vooralsnog wordt uitgegaan van één FUMO die mogelijk meerdere vestigingen heeft. Gemeenten benadrukken dat zij toch ook de mogelijkheid van meerdere RUD‟s als model doorgerekend willen zien. Indien alle organisaties de gevraagde data aanleveren, is het doorrekenen van meerdere varianten ook mogelijk.
Bouwsteen IT Michel Hummel (Deloitte) geeft aan wat het huidige deelonderzoek naar de Best passende productie applicatie zal opleveren. Daarnaast vertelt hij welke vragen moeten worden beantwoord bij het ontwerpen van de FUMO. Zowel het OLO als de recente ontwikkelingen in de landelijke basisadministratie hebben de digitale informatie-uitwisseling een behoorlijke impuls gegeven. Helaas zijn er nog steeds standaarden die niet op elkaar aansluiten; dit is de uitdaging die er ligt. De 27 gemeenten in Fryslân hebben keuzes gemaakt in de aanschaf van IT pakketten die het best bij de eigen behoeften aansluiten. Deze pakketten kunnen niet voorzien in de behoefte aan informatieuitwisseling die bij de samenwerking in een RUD noodzakelijk zijn, vooral voor wat betreft de strafrechtelijke kant. Een gemeente wijst erop dat het vraagstuk bij alle RUD‟s in Nederland aan de orde is en vraagt zich af of het wijs is dat iedereen zelf het wiel gaat uitvinden. Michel Hummel zegt dat het Rijk bij de OLO de regie heeft genomen zodat verwacht mag worden dat de koppeling met de justitiële keten ook gezamenlijk vorm gegeven zal worden. Een gemeente roept op om het vooral simpel te houden. Afgevraagd wordt of er niet een bestaand pakket is dat een soort modus biedt. Michel Hummel antwoordt dat er geen standaard is. Er zijn in ieder geval vier leveranciers actief die varianten leveren.
Een gemeente wijst erop dat gemeenten voor de Wabo al keuzes hebben gemaakt. Gesteld wordt dat het beste een optie kan worden gekozen die de minste desinvestering oplevert. Michel Hummel zegt dat in de vragenlijst is meegenomen welke pakketten het beste aansluiten op de behoeften. De leveranciers hiervan worden benaderd voor een financiële onderbouwing met advies. Een eerste versie van de rapportage zal in begin maart verschijnen. Randvoorwaarde hierbij is dat 80% van de gegevens 4 februari a.s. moet zijn aangeleverd. De dagvoorzitter vervolgt het programma met aan te geven dat weerstand niet per definitie negatief hoeft te zijn. Het stellen van vragen en het uiten van zorgen is nodig bij veranderingen. Goed luisteren naar zorgen en weerstanden is voor een regisseur van belang om oplossingen te creëren, waarmee zoveel mogelijk mensen goed uit de voeten kunnen.
5. Bouwsteen Besturing, coördinatie en organisatie Hans Teuben (Deloitte) geeft een presentatie over de bouwsteen Besturing, coördinatie en organisatie. Hij wijst erop dat de deelnemers door de dag heen al verschillende ontwerpcriteria hebben meegegeven voor een FUMO. Zo is bijvoorbeeld aangegeven dat het gebied te groot is voor één FUMO. Bij het ontwerp kan hiermee rekening worden gehouden door aparte kantoren of door flexwerken. Een samenwerking heeft achterblijvende kosten door „restanten van werk‟, maar er ontstaat ook een nieuwe functie: “accountmanager”. Ongeacht de schaal waarop je gaat samenwerken, is het van belang om een goede verbinding te houden dus de samenwerkingsorganisatie en de partnerpartij. Door een gemeente wordt gewezen op de optie van een „netwerkorganisatie‟ of „virtuele organisatie‟, waarbij de medewerkers in de staande organisaties blijven, maar met elkaar worden verbonden middels een (ICT)netwerk. Hans Teuben geeft aan dit kan, maar dat het zeer veel coördinatie betekent. Er zijn niet veel voorbeelden van dergelijke organisaties die na een aantal jaren nog succesvol zijn. Tot slot wordt er op gewezen dat de partijen de komende periode veel keuzes moeten maken. Bestuurlijk kunnen partijen het met elkaar eens zijn, maar de keuzes moeten ook aan de Raden worden voorgelegd. Hans Teuben wijst erop dat het van belang is dat de beelden dan wel gelijk zijn. Wellicht dat de regie in Fryslân de bestuurders kan helpen bij presentaties e.d.
6. Bouwsteen Mensen (Verandermanagement) Els Aarts (Deloitte) geeft een toelichting op het belang en inhoud van goed verandermanagent in het gehele traject van RUD-vorming. “Mensen willen wel veranderen, maar niet veranderd worden”. Afgevraagd wordt hoe mensen kunnen worden verleid, om mee te gaan in het proces. Gesteld wordt dat mensen willen beloond worden. Het proces moet iets positiefs opleveren. Een gemeente wijst erop dat de beloning niet voor ieder partner in de FUMO gelijk is. Voor een kleine gemeente heeft het oprichten van de FUMO mogelijk meer voordelen dan voor een grote gemeente. Het is van belang dat in het proces voor ieder individueel duidelijk kan worden gemaakt wat het oplevert. Mogelijk dat het huidige onderzoek hierin wat kan betekenen. Een gemeente geeft aan dat binnen de eigen organisatie de zorg leeft: wat blijft er over? De angst is dat de eigen organisatie met een mank been achterblijft.
7. Afsluiting Na afsluitende woorden van Hans Teuben (dagvoorzitter Deloitte) bedankt René van den Bosch (regisseur FUMO) iedereen voor zijn/haar aanwezigheid. De hoop wordt uitgesproken dat de dag een bijdrage heeft geleverd om de FUMO dichterbij te brengen.
Vervolg Afgesproken is dat bij de varianten voor “Doorrekenen modellen” ook het model van meerdere RUD‟s wordt meegenomen. De aanwezigen zullen binnen hun eigen organisatie het belang van medewerking aan de lopende deelonderzoeken benadrukken. Aandachtspunten voor de vorming van een FUMO die door deelnemers zijn genoemd, zullen meegenomen worden voor het ontwerp en de beoordeling van modellen.
