Verslag Ledenraad Coöperatie Atelier3D 23 april 2014
5
Aanwezig: Marion Bakker (Erve Eme), Folkert van Wijk (Erve Eme), Robert Wimmers (Erve Eme), Ines Scheffer (Urtica De Vijfsprong), Patrick Reeuwijk (Erve Eme), Laury Schepers (La Cometa, Eetlust), Frits Wirix (Architectburo Wirix), Ronald Duin (Bureau Duin), Marco Greven (Mywheels Zutphen), Adrie Otte (Bioniers), Edwin Roseboom (Baudartius College), Aart van den Berg (Baudartius College), Marco Meurink (Marco Meurink Marketingconsultancy), Wietske Millekamp (Millekamp projecten & advies), Dik Matthes (Matthes Advies), Annemieke Spijker (Buitenboel), Elze Boshart (Eetlust), Mirjam Berntssen (Catering Zutphen, Eetlust), Coert van den Enk (Ipad Zakelijk), Hans Verwey (IVN Zutphen-Warnsveld), Wendy Dienske (De Passie-fabriek), Ton Swagten (Ton Swagten - duurzaamheid projectleiding communicatie, bestuur A3D), John Verheijden (MOOI Informatiebeheer, bestuur A3D), Peter Steerneman (Biotanken, bestuur A3D). Afwezig met bericht: Janine van der Spoel (Van der Spoel Communicatie), Monique van ’t Erve (Van ’t Erve – Leren voor duurzaamheid), Martin Eillebrecht (Infrater). Notulen: Marie-José Heestermans (zzp-er secretaresse), vastgesteld d.d.: ……………..
1. Opening Peter Steerneman opent om 19.45 uur de vergadering en heet iedereen van harte welkom in de inmiddels nieuw ingerichte kas.. Speciaal welkom voor de nieuwe leden van het Baudartius College en van Stichting Archeologisch Themapark Limes (Erve Eme). De laatsten zijn in stijl gekleed . Met Erve Eme zal aan het eind van de vergadering de verhuurovereenkomst van het middeleeuwse erf worden getekend. . Er wordt een extra agendapunt toegevoegd: Wendy Dienske heeft zich kandidaat gesteld voor de functie van voorzitter van de ledenraad, naar aanleiding van de beslissing in december 2013. Na de behandeling van de notulen wordt dit punt verder besproken en kunnen eventuele andere kandidaten zich ook nog melden. De ledenraad is ook naarstig op zoek naar een nieuwe secretaris. Temeer omdat Marie-José Heestermans vandaag voor het laatst de ledenvergadering van Atelier3D notuleert.
2. Stand van zaken Er gebeurt veel buiten op het terrein; duidelijk te zien dat de lente zich ontspringt. Er zijn vele onverwachte bezoekers die nieuwsgierig het terrein oplopen en die zijn enthousiast. Ook veel kinderen zijn te zien: de jeugdtuinen zijn in volle gang waar Mirjam Porte intensief aan werkt met de vrijwilligers. In de verhuurde tuinen wordt hard gewerkt: Gorris Eco-Care, Permacultuur Centrum Nederland, IVN, Annemieke Spijker van Buitenboel is vaak aanwezig: de inrichting van de eigen tuin is flink gewijzigd: er kunnen nog vele vrijwilligers helpen om het achterstallig onderhoud bij te werken (vooral het wieden is nodig). Ook binnen gebeurt er veel: zeer regelmatig diverse vergaderingen. Atelier3D heeft duidelijk de brand overleefd! Er zijn wel partijen voor bijeenkomsten uitgeweken naar het Waterkwartier en/of de Uitwijk. Als regelmatige gebruikers van de kas zijn terug gekomen o.a.: Woongroep de Naobers, ZET Energie, Nederlandse BijenVereniging (NBV) Zutphen e.o.. De kas heeft niet de kwaliteit van het oude gebouw, maar je krijgt er veel voor terug, met name het buitengebeuren en uitzicht.
© A3D 7-5-2014
1 van 6
Veel activiteiten in voorbereiding: o Winkeldeurenproject is in afrondende fase: oa afronding van afstellen van luchtgordijnen o Natuurmonumenten: nieuwe samenwerking. Dit najaar: wilde buitendag. o Duurzaamheidscoach voor basisonderwijs (staat op David vacant: verzoek dit binnen 2 weken in te vullen): om nog voor de zomer met de basisscholen een jaarprogramma voor volgend schooljaar op te gaan stellen (kan effectief worden vanaf 2015). o Duurzame donderdagen: trekken veel publiciteit; programma zit tot juli al vol. Vanaf mei afwisselend bij Eetlust en hier in De Kas. Activiteit is regelmatig in het nieuws. Aanmelding is nog welkom (bij Marco Meurink). o Adri, Marco, Ronald, Alexander zijn bezig met acquisitiegesprekken / markt verkennen. Bij Urtica De Vijfsprong is een duurzaamheidsscan uitgevoerd. Ook met gemeente Zutphen in gesprek om de gemeentelijke organisatie te ‘scannen’. o Met Health&Healing zijn we in gesprek gebleven. H&H kan echter niet een half jaar wachten, zoekt een aanvullende locatie. Kan mogelijk betekenen dat zij een andere locatie zullen betrekken en niet meer in De Kas komen. o Herbouw van het gebouw: in afwachting nog van de gemeente. Verzekering moet aangeven of er voldoende geld beschikbaar komt voor herbouw. Begin mei komt dit bericht via de gemeente binnen. o Huurovereenkomst voor 2014 met gemeente afgesloten. Lagere prijs dan oorspronkelijk; er staan immers veel minder inkomsten tegenover. o Toegezegde subsidie van € 30.000,- t.b.v. duurzame activiteiten wordt binnenkort overgemaakt. Daarmee is samen met inkomsten van lidmaatschappen en huur al bijna de helft van de begroting 2014 ingevuld. o Eind 2013 contact gezocht met Koninklijke Nederlandse Heidemaatschappij (KNHM) (investeringsmaatschappij) voor de financiering van verbouwplannen. Opnieuw in 2014 contact gezocht. Heidemaatschappij is gewend niet alleen geld te verstrekken maar als partner/ participant/ lid mee te denken in het ontwikkelen van initiatieven. Vragen vanuit A3D: kan er procesbegeleiding geboden worden om tot een goed draaiende organisatie te komen? Zij willen graag toewerken met A3D naar een volwaardig ondernemingsplan. En op basis daarvan onderzoeken een investering erbij te doen. Bestuur van A3D heeft hierin vertrouwen en vraagt de ledenraad om een werkgroep te starten ter voorbereiding van de samenwerking. A3D blijft wel zelf in ‘the lead’. KNHM is gewend forse investeringen te doen: zie ook Pakhuis De Zwijger.
3. Vaststelling notulen o o
Verslag vergadering 11 december 2013: wordt vastgesteld. Verslag vergadering 11 februari 2014: wordt vastgesteld. Naar aanleiding van het verslag: wanneer wordt het bord bij de ingang van het terrein vervangen? Logo en uitstraling van De Kas staan op de actielijst. Het bestuur heeft dit moment te veel taken om dit vlot af te handelen; overweging is om de nieuwe naam rond of na de zomer te introduceren. Al wel uit te voeren: schuin over huidige naam: de nieuwe naam alvast melden. Ook wordt bij de introductie en de huisstijl meegenomen de geografische taalkundige toelichting: ‘Ik ben bij De Kas’.
4. Profielen van secretaris en voorzitter In de vergadering van 11-02-2014 zijn de profielen vastgesteld. Wendy wil de rol van voorzitter op zich nemen. Zonder nadere kandidaten wordt Wendy hiervoor unaniem gekozen. Het verzoek is wel om zeer snel ook een secretaris te benoemen. Om
© A3D 7-5-2014
2 van 6
minimaal een paar momenten in het jaar de vergaderingen van de ledenraad goed te kunnen voorbereiden, zaken op een rij zetten en de voortgang van de afspraken te bewaren en te bewaken. Kandidaten voor secretaris kunnen zich per direct melden.
5. Koers organisatie A3D komende jaren Tijdens het ledendiner is de koers gepresenteerd. Peter start met een toekomstbeeld van wat op dat moment de geschiedenis van A3D zal zijn en geeft een nadere uitleg aan de plannen. Dat betekent dat er de komende weken al hard gewerkt moet gaan worden. Maar eerst is belangrijk of de gemeente gaat starten met de her-(ver)bouw van het pand als de verzekering voldoende uit gaat keren en het pand in alle glorie hersteld kan gaan worden. Peter licht het toe met de presentatie en deelt de leden uiteindelijk een 3D-bril uit: montuur staat voor organisatie, rood glas staat voor de locatie Kas en het blauwe glas staat voor de activiteiten. De werkgroep van Ronald, Johan, Janine, Coert en Wietske heeft de profielen van bovengenoemde functies samengesteld. De rode draad is zoals die bekend is in de ledenraad, met duidelijke regels over verantwoordelijkheid en verantwoording. Gekozen kan worden uit twee bestuursvormen: (1) een bestuur op afstand met een beperkt takenpakket en ca. 3 uitvoerders, of (2) voor een bestuur in nabijheid: een brede en platte vorm met 6 in te vullen rollen om het takenpakket evenwichtig in te vullen: o voorzitter die gaat over strategie, beleid en ledenbelangen; o secretaris voor juridische zaken en praktische en administratieve ondersteuning; o penningmeester voor financiën en projecten c.q. de subsidieaanvragen; o verbinder/accountmanager: marketing en opdrachten binnenbrengen waarvan een fee naar de coöperatie gaat; ook belangrijk om naar buiten te treden voor het werven van projecten; o locatieleider voor de kas: om het pand en terrein op de juiste wijze te exploiteren; o programmaleider voor de inhoudelijke doelstelling en afstemming van de projecten van/voor de leden: programma’s die elkaar aanvullen en versterken. Deze laatste bestuursvorm wordt voorgesteld. De vergadering stelt de profielen vast. De functies zijn parttime om naast deze taken ook nog een eigen bedrijf/organisatie te kunnen voeren. De intentie is dat het betaalde rollen/functies worden (hoewel in het begin nog vrijwillig): in de begroting is hiervoor ruimte gemaakt. Het is de bedoeling dat de invulling vlot inkomsten gaat genereren voor de coöperatie. Het voorgelegde voorstel van de werkgroep omtrent de profielen van de bovengenoemde functies wordt door de ledenraad akkoord bevonden. Omdat het huidige bestuur van A3D heeft aangegeven tot juni de taak van bestuurder te kunnen vervullen, wordt vervolgens een mandaat aan de voorzitter van de ledenraad gegeven om samen met een werkgroep (bestaande uit Wendy, Coert, Ronald en Wietske) de functies nader te omschrijven; de bovengenoemde procedure en de kandidaatstelling te omschrijven en rond te sturen (het verzoek is dan aan de leden om binnen 3 dagen te reageren op de omschreven procedure). Eventueel de kennis hierover van de KNMH gebruiken. Alleen A3D leden kunnen solliciteren op genoemde functies. Vervolgens: sollicitatieprocedure om alles op 1 juni gereed te hebben. Het huidige bestuur vult nu met 3 personen de bovengenoemde 6 functies en er is ernstige behoefte aan om taken over te dragen naar anderen, met name het penningmeesterschap en de functie van secretaris.
© A3D 7-5-2014
3 van 6
Het zittende bestuur kan (individueel) aangeven hoe zij haar rol ziet in de komende jaren. Als oprichtingsbestuur treden zij in principe af.
6. Presentatie Eetlust Laury Schepers, Mirjam Berntssen, Elze Boshart en Olaf Heinen vormen samen Eetlust. In de stad is (voor de tijd van 1 jaar) een plek gevonden in de Oude Bornhof. Momenteel wordt er druk geschilderd en ingericht. Aanstaande zondag komen er ca. 70 personen lunchen vanuit De Correspondent uit Zutphen voor een lezing. Er komen nog 3 zulke zondagen. Ook Joris van Ooijen met Denkstof komt een lezing geven op 8 mei. Er kan een ‘troonkamer’ gehuurd worden voor workshops, vergaderingen en privéetentjes, er is een grote ruimte voor het restaurantdeel, er komt een keuken en een winkeldeel (ook voor de bloemen van Annemieke), eigen olie importeren, biologisch brood, kaas van de Vijfsprong, koffie-melange en er kan een terras buiten geopend worden. De buurtbewoners komen dinsdag op de koffie. Diners zijn op inschrijving een paar maal per week mogelijk. Ook de Duurzame Donderdagen zullen een paar keer worden georganiseerd in het kader van eten en drinken. Er komt ook een eigen unieke kaart met een eigen publiek met producten uit de omgeving en het seizoen. De prijs zit niet in een super hoog segment. Er zal hard gewerkt worden om de relatie met A3D te behouden. Als ‘Eetlust’ echt open gaat, zullen alle leden het zeker horen! Er zijn vele nieuwe ‘eetgelegenheden’ die in Zutphen zich gaan vestigen. Diversiteit komt er zeker en de ervaring is dat het de vraag juist versterkt!
7. Begroting 2014 Ton licht een paar zaken van de begroting kort toe. Voordat er een nieuw pand staat met alle faciliteiten, in 2015, is er een beperkte zaalverhuur mogelijk in de kas. Een paar projecten komen niet op de begroting van A3D maar worden wel onder de vlag van A3D verwezenlijkt waarbij een fee van 10% wordt afgedragen. Om te kunnen ondernemen moeten er projecten worden binnengehaald. Er is een softwarepakket aangeschaft (SnelStart) dat momenteel wordt ingevuld door Marco Greven. De Kookklassen kunnen in 2014 nog niet starten, maar zullen het eind van het jaar wel voorbereid moeten worden (lespakketten en werving van scholen) om te kunnen starten in 2015. Rabobank wordt over dit proces geïnformeerd. Zaalhuur inclusief koffie en thee: de begroting is (te) laag opgesteld! Kosten voor de koffie/thee: belangrijk voor de belastingdienst om helder te maken wat voor eigen gebruik is en welk deel bij de verhuur van de zaal wordt getrokken. Inkoop/verkoop/btw terugvragen (facilitair): goed in de gaten houden. Verwacht wordt dat het nieuwe softwaresysteem dit duidelijk gaat maken. Er zal extra aandacht aan worden besteed, met dank voor de tip. Een van de opdrachten van de gemeente is om te investeren in de functie van coördinator voor de jeugdtuinen alsmede voor de functie van ‘duurzaamheidscoach’. Met de gemeente zal zeker 2x per jaar bestuurlijk overleg plaatsvinden en met de ambtenaren blijft een kort lijntje bestaan. Op deze wijze zal de jaarlijkse 30.000,- van de gemeente als structurele subsidie worden geborgd. Gemeente krijgt uiteraard dan ook het jaarverslag.
© A3D 7-5-2014
4 van 6
Om begroting sluitend te krijgen, moet er nog meer ambitie in gebracht worden. Dit kan uit de projecten of extra subsidies en/of giften komen. We moeten met z’n allen omzet genereren. Er zitten veel taakstellende stukken in deze begroting die een appèl doen aan de leden om voor de coöperatie meer inkomsten te realiseren. De vergadering constateert: er moet gestart worden met werken en het realiseren van opbrengsten. Hier ligt geen budget, maar een uitdaging om gericht aan de slag te gaan. De begroting voor 2014 wordt vastgesteld. Met dank aan opsteller Ton.
8. Plannen 2014 Verwachting is dat ná de bouwvak de herbouw gestart kan worden. Nu doet zich de gelegenheid voor dat het bestuur van A3D niet zelf als bouwheer op gaat treden. De volgende wensen zijn vanuit A3D duidelijk richting gemeente kenbaar gemaakt: o Aan de gemeente is verzocht als opdrachtgever / bouwheer op te treden, niet alleen voor de herbouw maar ook voor de rest van de verbouwing. Op dit moment kan de gemeente zelf onderhands aanbesteden waarmee de gelegenheid bestaat dat de wensen van de verbouw van A3D aan het proces kunnen worden toegevoegd. o Het hiervoorbestemde en deels nog te genereren budget (met o.a. de € 175.000,- die de gemeente zou lenen maar nog moet vrijgeven) van A3D wordt hiervoor gebruikt. o Ook is aan de gemeente verzocht de financiering op zich te nemen, zelf te beheren en dat in het gebouw te besteden. o A3D moet wel in gesprek blijven met de investerende partijen: zoals de KNHM, Stichting DOEN, en andere financieringsmogelijkheden. Om een goed businessmodel te ontwikkelen wordt de expertise van de KNHM ingezet. Ook het zoeken naar nieuwe huurders behoort tot dit plan. o De oorspronkelijke plannen van de verbouw blijven voor A3D ook na heroverweging het meest wenselijke uitgangspunt,, waarbij de gemeente in ‘the lead’ is. Even afwachten wat Health & Healing gaat doen (totdat zij weten waar zij zich gaan vestigen). o Werk aan de winkel om financiering te vinden. o Gemeente moet aangeven waarvoor zij de toegezegde € 175.000,- kan gebruiken . Door andere keuzes te maken en door overlap met delen van de herbouw kunnen de plannen waarschijnlijk voor een lager bedrag uitgevoerd worden. o Aan de constructies ‘de niet-eigenaar van het pand regelt de financiering’ en ‘is de investering rendabel te maken voor de gebruikers van het pand’ wordt de komende tijd aandacht besteed. De vraag is of deze totale ontwikkeling wordt gehinderd door de coalitie-strubbelingen van de gemeente Zutphen. Er hangt eerst veel af van waar de verzekering over een paar weken mee gaat komen en vervolgens welke rol de gemeente gaat kiezen. Begin mei komt de verzekering met een bepaald bedrag. Dit geld zal ook in het pand zelf geïnvesteerd moeten worden. Er zijn geen twijfels over de positieve intentie van de gemeente om te herbouwen, en dat zij vanuit behoorlijk bestuur ook het pand weer beschikbaar zullen stellen aan A3D. . Toch wordt geadviseerd dat A3D een heldere huurovereenkomst met de gemeente over het pand en terrein gaat tekenen Conclusies: de hoogste prioriteiten: o Voortgang in de verbouwing; o Afspraken die zijn gemaakt tbv de vorming van een nieuw bestuur; o Het werven van financiële middelen;
© A3D 7-5-2014
5 van 6
o In gesprek gaan met diverse partijen daarover.
Daarnaast aantal praktische zaken, uit te voeren activiteiten voor de plannen van 2014. Er zal nog een actielijst komen, in samenspraak met het bestuur, ook voor alle leden om actief in deel te nemen.
9. Tekenen huurovereenkomst met Erve Eme Tot slot wordt op middeleeuwse wijze de ondertekening beklonken van het tekenen van de huurovereenkomst van de boerderij.
10. Sluiting Voorzitter sluit om 22.00 uur de vergadering waarna een drankje wordt geschonken.
© A3D 7-5-2014
6 van 6
