Verslag Ledenvergadering Coöperatie Atelier3D 11 februari 2014
4
Aanwezig: Wim van Heeringen (Woongroep De Naobers), Piek Stor (Zutphen Bijenstad), Hans Grotenhuis (Vogelwerkgroep Zutphen e.o.), Dorien Bogerd (Stichting Ecologisch Stadspark Zutphen), Wim Bosma (IVN Zutphen-Warnsveld),Wietske Millekamp (Millekamp Projecten & Advies), Ronald Duin (Bureau Duin), Janine van der Spoel (Van der Spoel Communicatie), Marco Greven (MyWheels Zutphen), Annette van Bracht (NBV Zutphen), Joke Volgers (Duurzaam zonder Grenzen), Dik Matthes (Duurzaam zonder Grenzen), Monique van ’t Erve (van ‘t Erve), Geraldine Cornelissen (Zutphen Bijenstad), Wendy Dienske (De Passie-fabriek), Rob Gort (Gort Advies & Management voor Duurzaamheid), Johan Luijendijk (De Ondernemersturbo), Piet van Veen (Van Veen Raad en Daad), Marco Meurink (Marco Meurink Marketingconsultancy), Elze Boshart (Eetlust), Antwan Berntssen (Catering Zutphen), Mirjam Berntssen (Catering Zutphen, Eetlust), Coert van den Enk (IPad Zakelijk), Esther van Riet (De Meewerkcoach), Basten Fiselier (Simplex-Interactive), Arie van der Ent (Slow Food), Mirjam Porte (Urtica De Vijfsprong), Iddo de Goederen (GRPHN), Annemieke Spijker (Buitenboel), André en Tina Visch (Health&Healing Zutphen), Ton Swagten (Ton Swagten - duurzaamheid projectleiding en communicatieadvies), John Verheijden (MOOI Informatiebeheer), Peter Steerneman (Biotanken). Afwezig met bericht: Petra Vervoort (Rurealis Projectbureau), René Roëll (Permacultuur Centrum Nederland) Notulen: Marie-José Heestermans (zzp-er secretaresse), vastgesteld d.d.: …………….. 1. Opening:
Peter Steerneman opent om 19.40 uur de vergadering. A3D is te gast bij een van haar leden, christelijke basisschool De Plotter (waarvoor dank voor de gastvrijheid) omdat in de nacht van 21/22 januari de brand bij De Kaardebol een flinke laag roet en waterschade heeft gelegd over de ambities van A3D. Juist op 21-01 was de financiering van de verbouwing afgerond en kon worden gestart met ‘doen’. Er is nu des te meer te doen. Vandaag de jaarrekening en enige ‘verkennende’ zaken. In toenemende mate onze organisatie als ‘bedrijf’ op gaan starten. Iedereen die bij kan dragen/zou gaan doen op het terrein de komende tijd: schroom niet om werkgroepen op te starten. 2. Verslag vergadering 11 december 2013: Dit was een ‘ingelaste’ vergadering, het verslag komt volgende vergadering aan de orde. 3. Verslag bezoek aan Lex: een aantal mensen heeft een bezoek gebracht aan Lex. Doel: steun betuiging, waardering overbrengen en de wens om de verhoudingen te herstellen.. Dit laatste is niet gelukt. Verslag is, na goedkeuring door Lex, aan ieder verzonden. Vanuit het perspectief van Lex is het een reële weergave. Voor het bestuur geldt dat belevingen deels tegenover en deels naast elkaar staan. Nog voordat de discussie begon over het leiden van de coöperatie in de toekomst, was Lex al opgestapt. De overgang: van aanjagen naar samenwerken werd afgebroken. Jammer dat het ‘t bestuur niet is gelukt samen verder te gaan. 4. Brand: In bewuste nacht is boven in de zaal bij het koffiezetapparaat brand ontstaan die het meeste schade heeft aangericht. Veel rook-, roet- en waterschade. De schade blijkt inmiddels boven 1 miljoen te liggen. Op 10-02 is de definitieve inspectie geweest. Verzekeringsadviseurs, gemeente en betrokken partijen zullen gebouw laten herstellen, mits de verzekering voldoende uitkeert aan de gemeente. Er is ook bekend geworden
1
dat er sprake is van brandstichting. Meerdere vuurhaarden zijn ontdekt. De politie is nog bezig met het onderzoekt naar de toedracht en de dader van deze brandstichting. Praktische punten: Alternatieve ruimte werd door de gemeente aangeboden voor A3D: oude Mulo-gebouw (Waterstraat): wordt geen gebruik van gemaakt (te duur en niet aantrekkelijk voor de idee van A3D). Wens is om zoveel mogelijk op eigen terrein de activiteiten te blijven organiseren. De wijkgebouwen Waterkracht, De Uitwijk en De Plotter zijn mogelijke locaties voor het huren van ruimten. Met kleine aanpassingen toch ook blijven werken in de kas (in combinatie met boerderijen op het terrein). Leden kunnen tegen gereduceerd tarief ruimten gebruiken in genoemde locaties. Leden willen graag geïnformeerd blijven worden over voortgang en afspraken i.v.m. te maken kosten bij uitwijken naar andere locaties. In de kas worden faciliteiten gecreëerd (let op koude in de winter en warmte in de zomer). Voor de huurders van werkplekken wordt gezocht naar leegstaande panden/winkels. Herstelplan/termijnen? Gemeente is in gesprek met verzekering of en beraad zich of rechtstreeks kan worden aanbesteed. De wens is om na 4 weken met herbouw te starten: zal zeker tot eind van het jaar duren. Mogelijkheid van één aanbesteding van herbouw en verbouw wordt besproken. Zou ook financiele voordelen voor A3D kunnen betekenen. Met wijkcentra (Uitwijken en Waterkracht) overlegd: tegen gereduceerd tarief kunnen leden ruimten gebruiken (ook voor commerciële activiteiten). Leden zullen zelf de afspraken hierover moeten vastleggen. Eetlust heeft de mogelijkheid lunches te verzorgen. Verhuur van ruimten – oorspronkelijk plan: veel loop naar het gebouw krijgen. Leden konden de eerste vijf keer gratis een ruimte huren; deze beslissing zorgde voor een enorm gat in de begroting, ook nu het gebouw niet meer is, en de komende periode aanzienlijk minder inkomsten geven: plan is om elk lid minimaal 2x kosteloos een ruimte te laten huren (in de kas), indien verbouw nog niet klaar, kan de vrije huur meegenomen worden naar 2015. Ledenraad gaat akkoord. Huur van De Kaardebol: besproken met de gemeente is dat A3D niet de volledige huur meer zal betalen: wel huur voor terrein en kas. Reeds geplande boekingen door groepen (ook die van buiten) blijven staan; eerst wordt bekeken of deze in de kas kunnen plaatsvinden, zo niet, dan wordt er uitgeweken. Huurprijzen blijven gelijk zoals afgesproken. Catering/lunch zou gecontinueerd kunnen blijven. Activiteiten Eetlust: plan was om al voor de zomer op te starten. In de kas kan dit voor Eetlust niet plaatsvinden. Eetlust kijkt bij diverse ruimtes in Zutphen voor workshops en kleine diners. Oude Bornhof in zicht om een deel van de activiteiten op te starten (semirestaurant, lunchroom, winkeltje). Is nog pril, maar gesprekken zijn gaande. Arrangementen met Eetlust zijn mogelijk. Coöperatieve activiteiten van A3D is een samenwerkingsverband met ondernemers die gezamenlijk voor inkomsten zorgen. Niet alleen het bestuur zorgt voor de inkomsten. Ook de leden zullen hierin ‘waarde moeten creëren’ voor elkaar. Nu versnelling creëren om meer samen te werken tussen leden. Wij zijn samen A3D en we nemen samen dit besluit om winst te gaan nemen.
2
Op David: alle informatie is te verkrijgen over werkgroepen en projecten. Zoek voor goede structuur in activiteiten. Er zijn twee klantgroepen waar A3D zich op gaat richten: Bezoekers van het terrein en de projecten/opdrachtgevers. Leden zijn lid geworden van A3D met als inzet dat ieder zijn eigen doelstelling beter kan bereiken door gebruik te maken van de faciliteiten op het terrein en door samen te werken met andere leden. Alle leden zullen hierin moeten investeren. Het bestuur ontvangt complimenten over wat er al beschikbaar is, ook via het David systeem. Organisatorische bijdragen van leden zullen van harte worden ontvangen. Voortgang bestuur. Het bestuur wil via werkgroepen steeds meer overdragen aan leden. Het bestuur is bereid de huidige inzet te verlengen tot in de zomer. Maar bij voorkeur al volgende ledenraadvergadering, duidelijkheid hebben over de toekomstige organisatie. Een verder uitgewerkt beleidsmodel moet er komen. En na de zomer een nieuw bestuur. Handjes, organisatie en zaken regelen: hierover moet met meerdere leden gebrainstormd worden. Wie zich hiervoor wil inzetten, laat die zich melden. Bestuur profiel en organisatie: binnen vier weken een start mee maken. Bestuur krijgt complimenten voor commitment en vasthoudendheid. Brand heeft wel meer vuur doen aanwakkeren. Bestuur heeft wel nieuwe motivatie moeten vinden, zeker na bekend worden van omvang schade. Samen uit deze crisis komen. Ook bij eerste bijeenkomst vrijdag na de brand bleek al snel dat het roer weer ‘op doorgaan’ stond. Maar: niet alleen oplossingen zoeken, maar ook werken aan de toekomstige organisatie. Prioriteit heeft de vormgeving van de tuin. Dat geeft houvast. Dik Matthes meldt dat zijn voorraad (uit De Kaardebol en niet door brand beschadigd) nu voor 20% korting te koop is. 5. Vormgeving goede toekomstbestendige organisatie en ledenraad Opzet profielen voorzitter en secretaris ledenraad: Wietske doet verslag: besloten is meer vorm te geven aan de ledenraad. Nodig zijn: profielen voor voorzitter en secretaris ledenraad. Uitgangspunt zijn de statuten geweest (doelen en taken van ledenraad/bestuur). Aan alle leden is een voorstel toegezonden. Enkele vragen/opmerkingen worden besproken: o De ledenraad benoemd/schorst het bestuur en heeft een toezichthoudende rol: de kaders zijn hiermee vastgesteld en kunnen alleen gewijzigd worden door wijziging van de statuten. o Ter vergelijking: voor de opzet zijn andere modellen van verenigingen/coöperaties bekeken op omschrijving van profielen. Verhoudingen liggen feitelijk vast vanuit de statuten. o Gekeken is naar soort procuratie en soort leden, beoogde cultuur en de eisen die aan de functies worden gesteld. o Toezicht zal moeten komen uit ledenraad met beleidsplannen en begroting. (Minimale afspraken: Hoe wordt toezicht gehouden, hoe wordt dit gecommuniceerd, waar wordt informatie vandaan gehaald, welke zaken moeten niet over het hoofd gezien worden, hoe vaak wordt dit gedaan). o ‘reglement bestuur’ opstellen, door ledenraad (= ALV) vast te stellen. o Dit geldt ook voor opstellen van huishoudelijk reglement. o Er zullen dan twee entiteiten (bestuur A3D en bestuur coöperatie Ledenraad) ontstaan met ieder een eigen verantwoordelijkheid in de organisatie. De kaders liggen vast en kunnen alleen door statutenwijziging veranderd worden. 3
o Uitgangspunt voor de vaststelling is altijd: ga uit van het slechtste scenario, daarvoor moeten de zaken goed geregeld zijn. Het volgende proces is de opzet van de bestuursprofielen. Er ligt een basisnotitie. Aandachtspunten hierin: Doelstelling en missie formuleren: met pijlers, speerpunten en projecten in eenvoudige lijnen aangeven (bijv. over educatie, activering op gebied van uitvoerende taken, samenstelling van werkgroepen). Goede structuur voor communicatie en verantwoording: Beschrijving van taken en rollen (bestuur op afstand (een directeur die het gezicht naar buiten is) of uitvoerende taken. Het vervolg vraagt organisatie op 2 tot 3 lagen: intern beheerder, interne verbinder/coördinator. Inzet van vrijwillige uren door leden: hoeveel uur op jaarbasis te vragen van een lid. Planning: Eerst bovenstaande punten van het proces, daarna zo snel mogelijk kiezen van voorzitter en secretaris van de ledenraad. Inschrijving openstellen voor invulling functies, binnen termijn van 3 weken. Kandidaten kunnen zich melden (procedure wordt ook bekend gemaakt via nieuwsbrief). Binnen 4 weken kies-klaar. Doel: ontvangst melding van kandidaten. Ledenraad beslist uiteindelijk over de voordrachten. Voorliggende profielen worden door de ALV goedgekeurd. Ronald Duin en Wietske Millecamp blijven een team, met toevoeging van enige extra leden, om samen met bestuur te gaan werken aan de toekomstige organisatie. Na de vergadering hebben zich gemeld: Eef van Oyen, Coert van der Enk, Johan Luijendijk, Janine van der Spoel. De vraag wordt gesteld hoe het mogelijk is voor een zeer uiteenlopend gezelschap (scholen, zzp’er, ondernemers, maatschappelijke organisaties etc.) toch een gezamenlijke missie-visie te vinden: deze ligt bij de duurzaamheid. Doelstelling: met elkaar sterker worden (scholen met accent op educatie; slow-food met voedsel (thema). Diversiteit zal wel zichtbaar moeten blijven. Verschillende partijen in één project zullen kunnen samenwerken. De te varen koers zal nader onderzocht moeten worden. 6. Jaarrekening 2013 Toelichting: o Uitgegeven projectgelden/-kosten: georganiseerde projecten (bekostigen van eenvoudige voorzieningen); gerichte opdrachten voor projecten (voedselbijeenkomst, organisatiekosten). o Nog te ontvangen leningen van leden: gaat over toegezegde leningen. o Huisvestingskosten: o.a. deel van de huur (vanaf mei), ook verbouwingskosten, vergunningentraject, advieskosten. Er wordt gewerkt met een opnieuw vast te leggen begroting voor de verbouwing. o Opbrengsten: prijs voor Groen&Doen: de prijs is door A3D aangevraagd. o Link kosten/opbrengsten en balans wordt nader toegelicht. o Johan heeft de jaarrekening opgemaakt. Er wordt nog een boekhoudprogramma aangeschaft (praktisch voor de één-op-één-aansluiting). KasControleCommissie heeft controle geleverd en verzoekt de vergadering decharge te verlenen aan de penningmeester: er is zeer nauwkeurig gewerkt. Ledenraad verleent penningmeester decharge.
4
Om het ritme van de kascontrole te behouden: Piet stapt uit, Ronald blijft zitten en Mirjam komt erbij. De resultatenrekening 2013 A3D wordt toegevoegd aan dit verslag. 7. Leningovereenkomst Coöperatie A3D en een lid van de Coöperatie Er is lange tijd gesproken over lening-overeenkomst. Vanaf heden is de overeenkomst vastgesteld en beschikbaar voor elk lid van de coöperatie. Eerder bestonden er in de crowdfunding ook leningen van particulieren; deze zijn niet meer te gebruiken: geen bankvergunning. Vanuit de basis opnieuw opstarten. 8. Nieuw lid van A3D: Health&Healing Sinds de afgelopen ledenvergadering een 10-tal nieuwe leden voor A3D (nu op 78). Bestuur heeft zich afgevraagd of de beslissing over de nieuwe grote huurder/lid van A3D zonder overleg met de ledenraad genomen kon worden, maar wil bij deze vergadering alle leden in de gelegenheid stellen nader kennis te nemen van het besluit. Health & Healing, is een deel van het voormalige Ryokan. Zij zullen niet meer in hun geheel op Bronsbergen blijven en waren daarom op zoek naar een nieuwe locatie. Er was net akkoord op betrekken van het souterrain in de Kaardebol en H&H is dus ook lid geworden van A3D. Belangrijk gezien de beoogde samenwerking in de toekomst, hoewel de perspectieven zijn verschoven na de brand. André en Tina Visch geven toelichting over hun bedrijf. Reguliere fysiotherapie en basale geneeskunde naast bewustmaking om mensen weer in verbinding met zichzelf te laten komen, met omgeving en natuur. Dus respectvol met de natuur omgaan. Mede vanwege de brand blijft een deel voorlopig op de Bronsbergen (fysiotherapie); voor het energetische en bewustzijn deel (accupunctuur, healing, cursussen en seminars) wordt nog een tijdelijke oplossing gezocht. Ook voorlichting wordt een belangrijk onderdeel. Planning is dat er ongeveer 80 bezoekers per dag zullen komen; zeven therapeuten en een administratieve kracht. Tina en André zien vooral uit naar de samenwerking binnen A3D. Peter noemt nog dat de maandag vóór de brand alles rond was tussen A3D en Health&Healing (tekeningen, afspraken, plannen, volmondig ja tegen elkaar gezegd). Heroriëntering is noodzakelijk. Match is er en zal terugkomen! 9. Nieuwe naam voor de locatie Commissie heeft voordracht gedaan bij bestuur waarna bestuur heeft besloten (nu de naam, later de huisstijl). Vanuit de laatste drie namen is uiteindelijk gekozen voor ‘De Kas Zutphen’. Er zijn enige reacties over de nieuwe naam. 10. Rondvraag Diverse activiteiten binnen De Kas Zutphen: o Wegens Verbouwing Geopend (→ Wegens Verbranding Gesloten): activiteit is deels wel maar deels niet helemaal goed gegaan wegens gebrek aan belangstelling; er zat ook geen regelmaat in. Doelstelling blijft wel staan, ondanks de brand. o De Duurzame Donderdag: iedere donderdagavond is er wat te doen. Starten met 2 parallelle activiteiten (bijv. iets leuks/lichts (thee)proeverij met iets dat meer inhoud heeft (rond thema duurzaamheid) Erna een borrel . Vraag is of de leden mee willen helpen met organiseren. Opbouw eerst met alleen de leden: hou het klein en ve 1 maal per jaar aan de beurt zijn een donderdagavond in te vullen. Leden zijn akkoord en gestart zal worden met de eerste opzet. Is een goede start om elkaar als A3D-lid beter te leren kennen.
5
o Denk aan de vergunning voor activiteiten in De Kas. o Project Helbergen en Duurzame voedselvoorziening: trekker van dit project is Petra Vervoort. Zij zoekt deelnemers om aan dit onderwerp meer invulling te geven; graag bij haar aanmelden. o Vrijwilligersverzekering voor coöperatie: voorgesteld wordt mee te liften met de vrijwilligersverzekering van de gemeente. Ieder wordt uitgenodigd om deze verzekering te ondertekenen. Ook als iemand incidenteel helpt! Aanmelding is niet noodzakelijk maar wordt zeker aanbevolen. Op de website van de gemeente staat deze verzekering met polisvoorwaarden. 11. Sluiting Voorzitter sluit om 22.20 uur de vergadering.
6