Verslag Vergadering 1e vergadering Buurtvereniging Ludinga met de buurt Datum Donderdag 24 september 2009; 20.00 uur Gehouden te De Piraat te Harlingen Aanwezig van bestuur Jan Tsjerk Loonstra Tineke Wening Gert-Jan Dijkstra Wybren Broersma Mathilde Vogel Afwezig van bestuur
Bennie Trinks Kees Klarenbeek
Bij binnenkomst heeft een ieder twee formulieren gekregen, t.w. een inventarisatieformulier en een formulier waarop ingevuld dient te worden, welk bedrag de bewoners over hebben voor contributie voor de Buurtvereniging.
1.
Voorstellen bestuur Iedereen wordt door Jan Tsjerk Loonstra om 20.20 uur welkom geheten op de officiële oprichtingsvergadering van de Buurtvereniging Ludinga, waarbij ook de inwoners van het plan Ludinga aanwezig zijn, welke zich hebben aangemeld om aanwezig te zijn bij de oprichtingsvergadering. Het ontstaan van de Buurtvereniging is 1 jaar geleden al begonnen, toen Edwin de Boer en Robin Saenen samen een barbecue hadden geregeld. Tijdens deze barbecue is het idee gekomen om een Buurtvereniging op te richten. Maar het heeft even geduurd, voordat het daadwerkelijk zover is gekomen. Jan Tsjerk en Cornelia hebben nu het initiatief genomen om de Buurtvereniging op te starten. Met de Piraat is een datum vastgesteld om hier de vergadering te houden. Daarna zijn de uitnodigingen de deur uit gegaan. Jan Tsjerk geeft aan dat er 201 huishoudens zijn uitgenodigd door middel van een uitnodigingsbrief, waarvan tot nu toe 73 positief hebben gereageerd. Er zijn 2 huishoudens die hebben aangegeven dat er voor hen geen buurtvereniging hoeft te komen. Van de rest van de huishoudens is geen reactie ontvangen.
Pagina 1 van 5
Buurtvereniging Ludinga Harlingen 24-09-2009
Van de 73 positieve aanmeldingen hebben 15 personen aangegeven wel in het bestuur te willen plaatsnemen, bijna alle personen hadden aangegeven graag als algemeen lid te willen functioneren. Toch moesten er 3 belangrijke functies worden toegewezen, t.w. voorzitter, penningmeester en secretaris. Om deze functies toch te laten vervullen, zijn 11 van deze 15 personen op 17 september jl. bij elkaar gekomen om hier over te praten. Uiteindelijk is het bestuur deze avond gevormd. Een ieder gaat zich straks voorstellen. In een buurtvereniging is het mogelijk om een herkiesbaar of een verkiesbaar bestuur te hebben. Het voorlopig bestuur heeft besloten om tot en met 1 januari 2011 in deze samenstelling van het bestuur de buurtvereniging op te richten. Na deze datum zijn de functies weer her-/verkiesbaar. De bedoeling is om per 1 januari 2010 van start te gaan. Tijdens deze vergadering zijn twee bestuursleden niet aanwezig, t.w. Bennie Trinks (penningmeester) en Kees Klarenbeek (algemeen lid). De rest van het bestuur stelt zich aan iedereen voor. Mathilde Vogel woont op Molenrak 12 en is secretaris. Tineke Wening woont op Boontjes 15 en is algemeen lid. Wybren Broersma woont op Molenrak 20 en is algemeen lid. Gert-Jan Dijkstra woont op Molenrak 6 en is algemeen lid. Jan Tsjerk Loonstra woont op Omdraai 24 en is voorzitter. Het is de bedoeling om de algemene leden van het bestuur verantwoordelijk te maken voor een bepaalde (activiteiten)commissie.
2.
Motieven waarom er een buurtvereniging moet komen Een aantal punten waarom er een buurtvereniging moet komen zijn de volgende: 1. Een breed begrip: een goede sfeer in de buurt. 2. Elkaar beter leren kennen. 3. Het regelen van speelplaatsen. 4. Kennismaken met de buurt. 5. Samen sta je sterker tegenover de Gemeente en Klaver Vastgoed.
3.
Activiteiten van de buurtvereniging Jan Tsjerk geeft aan dat er een aantal activiteitencommissies worden samengesteld, t.w. * Jeugd / Jongeren. * Volwassen. * Kas. * Wijkverbetering. * Speeltuin. Iedereen kan zich aanmelden om plaats te nemen in een van deze commissies. Het is de bedoeling om aan het hoofd van elke commissie 1 algemeen lid van het bestuur te laten staan, zodat deze alles wat in de commissies wordt besproken, weer kunnen terugkoppelen naar het bestuur. Ideeën zijn van harte welkom, graag inleveren. De activiteiten welke door de buurtvereniging georganiseerd kunnen worden zijn o.a. * Nieuwjaarsborrel. * Paasactiviteit voor de kinderen. * Buurtbarbecue.
Pagina 2 van 5
Buurtvereniging Ludinga Harlingen 24-09-2009
* Kerstactiviteit. * Pannenkoekenfeest voor de kinderen. * St. Maarten. * Sinterklaas. * Nieuwsbrief maken. * Kaarten sturen bij o.a. geboorte, trouwen, overlijden.
4.
Hoe gaat de oprichting van de buurtvereniging in zijn werk De Buurtvereniging kan zich inschrijven voor beperkte of volledige rechtsbevoegdheid. In het laatste geval moeten dan 3 bestuursleden (voorzitter, penningmeester en secretaris) worden geregistreerd bij de notaris. Jan Tsjerk heeft al contact gehad met notariskantoor Jelsma Koelma in Harlingen. Deze wil graag de buurtvereniging/stichting oprichten. Zij kunnen dan ook de statuten e.d. voor ons verzorgen. Het is dan de bedoeling per 1 januari 2010 van start te gaan met de buurtvereniging. Jan Tsjerk geeft aan dat na het volgende agendapunt een kleine pauze wordt gehouden. De koffie en cake is ditmaal door Cornelia gesponsord. Tijdens de pauze is er tegen betaling frisdrank e.d. te verkrijgen.
5.
Inschrijfgeld Voor de buurtvereniging is een startkapitaal nodig, daarom vragen wij aan een ieder die zich voor de buurtvereniging heeft aangemeld, eenmalig een bedrag van € 15,- voor het inschrijfgeld. Het inschrijfgeld is verplicht voor een ieder die zich aanmeld bij de buurtvereniging. Voor enkele activiteiten moet namelijk ook borg worden betaald voor bijvoorbeeld een tent of springkussen. Het is de bedoeling om per november 2009 het inschrijfgeld te laten betalen door een ieder. Jan Tsjerk vraagt of er iemand bezwaar hier tegen heeft. Iedereen stemt met dit voorstel in. Er moet nog een rekening worden geopend, zodra dit is gedaan, wordt het rekeningnummer aan iedereen bekend gemaakt. Wellicht dat er een machtiging voor deze betaling wordt geregeld. Er is een vraag vanuit het “publiek” of er al bij de Gemeente navraag is gedaan of er eventueel fondsen zijn voor buurtverenigingen of er bijvoorbeeld subsidie kan worden aangevraagd. Dit wordt allemaal nog uitgezocht. Volgende week zal er een afspraak bij de notaris worden gemaakt om het e.e.a. na te vragen. Jelsma Koelma kan dan veel voor ons betekenen. Maandag 5 oktober a.s. heeft het bestuur weer een vergadering, ze gaan dan de ideeën bespreken welke vanavond in ideeënbus zijn gedaan. Het is de bedoeling om activiteitencommissies op te richten, waarbij elke commissie wordt vergezeld met 1 algemeen lid van het bestuur. Wanneer er mensen zijn die in een activiteitencommissie willen plaatsnemen, dit graag even melden bij het bestuur.
Pagina 3 van 5
Buurtvereniging Ludinga Harlingen 24-09-2009
1 keer in de maand zal het bestuur bij elkaar komen om te vergaderen. Wanneer er mensen zijn die enige connecties hebben bij bijvoorbeeld drukkerijen e.d. dit graag aan het bestuur geven in verband met de sponsoringen. Om 20.40 wordt er een kwartier pauze gehouden.
6.
Pauze
7.
Hoogte van de contributie Het bestuur heeft een inventarisatie gemaakt van alle formulieren met de hoogte van de contributies.
De volgende aantallen zijn er uit gekomen. € 15,- : 4 stuks € 20,- : 15 stuks € 25,- : 8 stuks € 30,- : 6 stuks € 35,- : 1 stuks De meerderheid heeft gekozen voor € 20,-, bij deze wordt dan ook het bedrag van de contributie vastgesteld op € 20,-. Het zou mooi zijn wanneer de activiteiten door bedrijven worden gesponsord, bijvoorbeeld de Plus, voor het organiseren van het pannenkoekenfeest of iets dergelijks. Bij enkele activiteiten zal er een extra eigen bijdrage kunnen worden gevraagd. Voor bijvoorbeeld een barbecue, zou er een bedrag van ongeveer € 7,50, gevraagd kunnen worden. In november 2009 zal het bestuur langs de huizen gaan welke nog niet lid zijn van de Buurtvereniging, om te vragen of ze toch nog lid willen worden. Wanneer ze dit niet willen, kunnen ze eventueel donateur van de Buurtvereniging worden, voor bijvoorbeeld een bedrag van € 5,-, zodat ze wel bij de Buurtvereniging betrokken zijn. Er zijn 130 huishoudens welke nog niet gereageerd hebben. Het is wel de bedoeling dat alle nieuwe leden het inschrijfgeld van € 15,- gaan betalen.
8.
Overleg over de naam De vraag is of de naam Buurtvereniging Ludinga bestaan moet blijven of dat er een andere naam bedacht moet worden. Het is wel zo dat het “plan” natuurlijk Ludinga heet, dus misschien is het verstandig om deze naam te behouden. De formulieren die ingeleverd zijn met eventueel andere namen, worden bekeken. Maar de meerderheid die nu aanwezig is vindt dat de naam moet blijven bestaan. Er zal ook een website worden gemaakt, daarvoor moet een domeinnaam worden geregistreerd.
9.
Rondvraag Het idee is gekomen om ook een boekje te maken van de buurtvereniging. Hier zijn natuurlijk kosten aan verbonden, wellicht dat dit gesponsord kan worden. Het boekje
Pagina 4 van 5
Buurtvereniging Ludinga Harlingen 24-09-2009
(nieuwsbrief) kan ook digitaal naar een ieder worden verzonden. Het is ook een idee om een PR commissie op te richten. Graag wil iedereen op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen van de Buurtvereniging. Iedereen wordt via de mail op de hoogte gehouden.
10.
Sluiting De vergadering wordt om 21.15 uur door Jan Tsjerk afgesloten, waarna iedereen wordt bedankt voor zijn/haar komst naar de Piraat.
Pagina 5 van 5
