Verslag 1e Archief 2020 – BRAIN Managementconferentie 12 mei 2014
Op 12 mei vond de 1e Managementconferentie plaats van BRAIN (Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland) en Archief 2020 in Domstad Utrecht. Ter voorbereiding op de conferentie konden de deelnemers – directieleden van overheidsarchiefdiensten - een vragenlijst invullen. De uitkomsten werden gebruikt om het profiel te bepalen van de eigen organisatie aan de hand van een door adviesbureau Berenschot ontwikkeld positioneringsmodel. Dit model geeft inzicht in de huidige positie op het gebied van 5 onderwerpen: publieksbereik, externe oriëntatie, collecties, informatiebeheer en advies & toezicht. Tijdens de conferentie ging men met Chief Information Officers (CIO’s) in gesprek. Daarna ging men gezamenlijk met het positioneringsmodel aan de slag om de huidige situatie van de eigen organisatie af te zetten tegen de gewenste situatie in een veranderende omgeving.
Deelnemers Van de 120 archiefinstellingen hadden 49 instellingen de vragenlijst ingevuld (30 daarvan namen aan de managementconferentie deel). Het betrof vooral middelgrote tot grote archiefinstellingen afkomstig uit alle delen van Nederland.
Opening: aan de slag met het positioneringsvraagstuk Anouk Baving van Archief 2020 en Marens Engelhard, voorzitter van BRAIN en directeur Stadsarchief Amsterdam, heetten de deelnemers welkom en bespraken de redenen om stil te staan bij positionering. Engelhard legde uit dat het positioneringsvraagstuk belangrijk is door de snel veranderende omgeving en de bezuinigingen: “Het is hoog tijd voor een professionele dialoog tussen de instellingen om dit op de agenda te zetten.” Duurzame toegankelijkheid van digitale informatie vraagt volgens Baving om herpositionering. Daarbij is het belangrijk om te weten wat de huidige positie is van de eigen organisatie: “Voor positionering bestaat geen blauwdruk. Het gaat erom met elkaar keuzes te maken.” Fotografie: Anne Reitsma Fotografie en Archief 2020 Verslag: Daan Hertogs, Interim-management & advies, mei 2014
Introductie door Maarten Hillenaar: gezamenlijk op te pakken kernpunten Voor het verwezenlijken van de gewenste situatie is gezamenlijkheid en samen zoeken naar oplossingen heel belangrijk, betoogde Maarten Hillenaar van adviesbureau PBLQ. In zijn vorige functie als CIO Rijk heeft hij zijn complete opgavenpakket gedeeld met en verdeeld onder de CIO’s van alle departementen. Hierdoor is er veel ‘eilandgedrag’ verdwenen en gezamenlijkheid ontstaan die productief is gebleken, aldus Hillenaar. In zijn presentatie haalde hij 4 kernpunten aan die volgens hem gezamenlijk opgepakt moeten en kunnen worden: de tegenstelling tussen Wet openbaarheid van bestuur (WOB) en Archiefwet; waardering/selectie aan de bron; nationale infrastructuur; archief en open source. Deze onderwerpen zijn afkomstig uit de Ketelaar-lezing van Martin Berendse uit 2009. In die lezing zit volgens Hillenaar de essentie: de archieffunctie als motor van het (bedrijfs)proces. “Kunnen BRAIN en Archief 2020 dit omarmen; zo ja, hoe kunnen ze die 4 punten over het voetlicht brengen?” Met zijn introductie zette Hillenaar het onderwerp informatiebeheer in als belangrijk speerpunt van positionering.
Ketens en Paradoxen in een snel veranderende informatiehuishouding “De overheid probeert al 25 jaar greep te krijgen op het digitaliseringsvraagstuk”, zo constateerde Hugo Butter van ICTU. Tijdens zijn uiteenzetting plaatste Butter Archief 2020 binnen de agenda van Dienstverlening 2020 onder het motto: van organisaties naar organiseren. “Je kunt het niet alleen meer af, dus dien je je te organiseren met je omgeving. Met wie ga je wat doen?” Aan de hand van de 5 onderwerpen van het positioneringsmodel stelde hij het volgende voor: Publieksbereik: samenwerken met bijv. de Rijksvoorlichtingsdienst. De RVD is voortdurend bezig overheidsbeleid te verduidelijken aan burgers Collecties: richt je op zaaksystemen. Gebruik rekencentra (of datacentra) als middel om controle te krijgen op zaaksystemen. Rekencentra (grote hardwarecentra met heel veel gegevens) kunnen als voorstadia voor een e-depot gezien worden Advies en toezicht: werken met e-inspecties. De archiefinspecteur zou samen met andere uitvoerders van interne controles, bijvoorbeeld auditdiensten, audits moeten doen op informatieketens Informatiebeheer: basisregistraties. De grote basisregistraties van Nederland zijn essentieel omdat alle andere systemen gebruikmaken van de basisregistraties voor hun basisgegevens Externe oriëntatie: internetorganisaties. Deze zijn de archiefwereld ver vooruit en we kunnen er veel van leren. Als inspirerend voorbeeld haalde hij de website Internet Archive aan. Vervolgens ging Butter in op de 3 paradoxen in het beleid: Privacy en beveiliging: aan de ene kant geeft een burger veel persoonlijke gegevens gratis weg (Facebook, ect.); aan de andere kant spijkeren overheden alles dicht wanneer archiefmateriaal wordt overgebracht Bewaartermijnen en overbrenging: wat is selectie in een digitale wereld? Het vernietigen van alle versies/kopieën van digitale bestanden is onmogelijk. Bewaartermijnen kunnen daarom een middel worden om de kosten in de hand te houden BZK en OCW: de onduidelijkheid tussen beide ministeries over eenzelfde werkterrein. En 3 paradoxen in de uitvoering: Zorgvuldigheid versus snelheid: te strikte toepassing van de Archiefwet. Archivarissen zouden meer fouten moeten durven maken in het belang van noodzakelijke veranderingen Generiek en specifiek: wisselwerking tussen partijen is moeilijk omdat men zich gauw als specifiek ziet Gestructureerd en ongestructureerd: de eeuw van de duurzame toegankelijkheid is de eeuw van de tagging. Mensen gaan dit massaal doen. Hierdoor verdwijnt op termijn ongestructureerde data.
Fotografie: Anne Reitsma Fotografie en Archief 2020 Verslag: Daan Hertogs, Interim-management & advies, mei 2014
Butter raadde aan bruggen te slaan naar ICT en business: “Archief, ICT en business moeten elkaar vinden.”
Bastiaan Vinkenburg: Toelichting positioneringsmodel Het stimuleren van strategie- en visievorming van de archiefsector, en de positionering ten opzichte van stakeholders en van elkaar, hoe doe je dit? Volgens Bastiaan Vinkenburg van Berenschot door de volgende vragen te beantwoorden: Waar staan overheidsarchiefdiensten nu, waar wilt u staan? Hoe denken opdrachtgevers en stakeholders daarover? Wat is de ambitie en strategische richting? Welke stappen moeten worden gezet? Vinkenburg gaf aan dat de tijd rijp is voor archiefinstellingen om stappen te zetten vanwege de kabinetsdoelstelling Digitale Overheid 2017 en de bijbehorende toename van online diensten; de beweging naar voren in de informatieketen; het onderkend maatschappelijk nut van archieven en de druk op de financiering. Ook is het beter om zelf het heft in handen te nemen zodat je bij beleidsbeslissingen beter beslagen ten ijs komt, aldus Vinkenburg. Ook Vinkenburg haalde samenwerking en gezamenlijkheid aan. Volgens hem moeten instellingen en opdrachtgevers meer onderdeel zijn van het werkveld en moeten archiefdiensten onderling meer samenwerken (nieuwe taakverdeling) en netwerken met de stakeholders. Archief 2020 en BRAIN kunnen hierin meedenken. Tot slot haalde Vinkenburg aan dat niet iedereen voorop hoeft te lopen: ook volgen is een goede keuze.
Tafeldiscussies: in gesprek met CIO’s Na de presentaties volgden de tafeldiscussies. (Voor de leesbaarheid zijn de reacties geclusterd per regio.) Den Haag: verantwoordelijkheden en informatiebeheer Volgens gemeentearchivaris Maarten Schenk blijft het lastig om proceseigenaren te overtuigen dat ze ook het digitaal archiefbeheer moeten regelen. Soms zijn incidenten nodig om het besef groter te laten worden. Men is er echter in Den Haag van overtuigd dat men niet meer zonder het Document Management Systeem (DMS) kan. CIO Jan Willem Duijzer bracht in dat storingen m.b.t automatisering aan de orde van de dag zijn, waarmee hij aangaf dat we vaak vergeten dat automatisering geen 100% zekerheid biedt. Hij schetste een symbiose tussen de archivaris en de CIO: de archivaris brengt context aan, de CIO is van de techniek en heeft het directe contact met de business. In de Haagse discussie over waar het gemeentearchief in de organisatie onder te brengen is, is het belangrijk de rol te benadrukken van duurzaamheid van documenten én data. Schenk bracht naar voren dat e-depot een containerbegrip is, waarvan onduidelijk is wat er onder verstaan wordt. Is het iets nieuws voor de langere termijnbewaring of is het een DMS met een langere levensduur? En begin je vooraan (zoals in Den Haag) of achteraan in de keten? Duijzer gaf aan dat hij graag antwoord wil op de vraag welke niet-technische elementen centraal opgepakt kunnen worden. Er is al een gezamenlijke Haagse architectuur opgeleverd (Hadora). Hij vond dat overheidsorganisaties niet meer in het huis van Thorbecke kunnen wonen; digitalisering brengt een geheel andere structuur met zich mee waarin ketens domineren die zich niets aantrekken van de indeling van het Thorbeckehuis. Hij stelde dat het bij ICT-projecten vaak ontbreekt aan aandacht en zorgvuldigheid. Bergen op Zoom: organisatie en samenwerking Gemeentearchivaris Wim Reijnders heeft geen CIO als partner en voert vooral overleg over uitvoering met de hoofden DIV, die ook voortdurend een andere organisatorische plaats krijgen, zo stelde hij. Als meest voor de hand liggende partner op kennisgebied noemde Reijnders de ICT’ers: de bedoelingen liggen in elkaars verlengde. Reijnders gaf aan dat Bergen op Zoom 165 Fotografie: Anne Reitsma Fotografie en Archief 2020 Verslag: Daan Hertogs, Interim-management & advies, mei 2014
samenwerkingsverbanden telt. De komende 10 jaar gaat een enorme schaalvergroting plaatsvinden waarbij standaardisering noodzakelijk is. Reijnders riep op te kijken naar wat er al is en te zoeken naar gemeenschappelijkheid. Reijnders vertelde dat gemeenten digitalisering nog niet zien als een beleidsinstrument, maar als een bedrijfshulpmiddel; daarom wordt in zijn omgeving geen urgentie ervaren. Het is belangrijk om strategisch te kiezen hoe je informatievoorziening en digitalisering benadert: is het een beleidsinstrument of onderdeel van de bedrijfsvoering? Dat bepaalt o.a. wie je aanspreekpunt is: een bestuurder of de hoogst verantwoordelijke ambtenaar. Utrecht: pilots en speerpunten CIO Siem Huijsman stelde dat de ingebruikname van het nieuwe stadskantoor de digitalisering drastisch heeft versneld. Zo wordt er een zaaksysteem ingevoerd met een geïntegreerd digitaal archief. In Utrecht vindt 2 keer per jaar een strategisch informatieoverleg (SIO) plaats, waaraan ook de gemeentesecretaris deelneemt. Chantal Keijsper benoemde de speerpunten van het Het Utrechts Archief (HUA): Het e-depot waar randgemeenten op kunnen aansluiten moet in 2017 klaar zijn Publieksbereik/educatie wordt gemeentebreed opgepakt; centrale vraag daarbij is in welke omgevingen je met je informatie moet zitten Wat is de rol van het HUA in de regio? Daarbij moet o.a. invulling gegeven worden aan de kennisontwikkeling en de rol voor de regio. Ze vertelde dat de G4, het overleg tussen de gemeentearchivarissen/archiefdirecteuren van Amsterdam, Rotterdam, Utrecht en Den Haag, nieuw leven ingeblazen is, mede om te bepalen welke producten ze nodig hebben, en om dubbele inspanningen te voorkomen. Het is belangrijk om aansluiting te zoeken bij grotere partners en de kennis te gebruiken die er al is, aldus Keijsper. Siem Huijsman ziet gemeenten een plek krijgen in netwerkorganisaties, waarbij standaardisering belangrijk is voor de samenwerking. Op de vraag wat de rol van de CIO is, antwoordde Huijsman dat hij in de stuurgroep e-depot zit, mede om te voorkomen dat er geen blokkerende keuzes gemaakt worden. Er worden in Utrecht pilots gedraaid met verschillende zorgdragers.
Op de Sofa met Maarten Hillenaar en Martin Berendse Net vertrokken Rijks-CIO Maarten Hillenaar en bijna vertrekkend ARA Martin Berendse blikten terug op hun samenwerking, de lessen die ze samen hebben geleerd en de resultaten die ze hebben bereikt. Berendse haalde in dit onderdeel de spanning tussen techniek en inhoud aan. De oplossing zit hem in ‘het regelen aan de voorkant’. Daarbij hebben we bij het rijk ook te maken met de verschillende houdingen van de departementen, en met de informatiewereld. Berendse: “De huidige informatiewereld trekt zich niets meer aan van organisatiegrenzen; bestuurlijk verandert er daarom veel. Wie verantwoordelijk is voor welke informatie is een vraag die steeds lastiger te beantwoorden is.” Hillenaar bracht in dat de fundamentele tegenstellingen tussen departementen zijn doorbroken: “Ieder heeft een stukje van de opgave gekregen en dat is een mechanisme gebleken om de kwaliteit van het geheel te borgen.” Volgens Berendse moeten archiefinstellingen zoeken naar de gezamenlijk te maken afspraken: basale gemeenschappelijkheid van techniek, werkplekken en taal. “Als je dat regelt, laat je je identiteit eerder los, en op dat basale niveau is er al veel beschikbaar. En als je het basale geregeld hebt, kun je je bezighouden met de lokale identiteit. Openbaarheid is een van de grootste sleutels daarbij, maar daar kun je pas aan toekomen, als de techniek geregeld is. Dan pas kun je vragen stellen als: wie heeft recht op wat? Ook voor een grote archiefinstelling als het Nationaal Archief betekent dit een grote organisatieverandering.” Kortom: zorg dat je als archiefinstelling naar de voorkant van de keten komt en als je dat niet wilt/kunt, zorg dan dat een ander het voor je doet. Er zijn in de conferentie voldoende bouwstenen aangereikt om een handreiking voor het veranderproces te maken, aldus Berendse. Fotografie: Anne Reitsma Fotografie en Archief 2020 Verslag: Daan Hertogs, Interim-management & advies, mei 2014
Workshops aan de hand van het positioneringsmodel De workshops vormden het laatste onderdeel van het programma. De deelnemers werden ingedeeld per onderwerp van het positioneringsmodel: publieksbereik & collecties, advies & toezicht, informatiebeheer en externe oriëntatie. Iedere groep gebruikte hiervoor het formulier dat ze zelf hadden ingevuld. Volgens veel deelnemers zorgden het formulier en de workshops voor inzicht in de eigen organisatie en het aanbrengen van structuur. Ook hielpen ze om focus te krijgen en zaken te bekijken vanuit verschillende rollen. Waar de groepsleden van de workshop Publieksbereik & collectie de nadruk legden op de eigen identiteit en organisatie, bespraken de deelnemers aan de workshop Informatiebeheer vooral de overeenkomsten, zoals het tekort aan mensen en kennis. Een oplossing die werd aangedragen was kennis halen uit de directe omgeving, bijv. de ICT-afdeling. Ook bij de workshop Externe oriëntatie werd gebrek aan (deskundige) mensen aangeroerd. De deelnemers van de workshop Advies & toezicht worstelden met de organisatie van het SIO. Gedacht werd aan strategische partners bij de gemeenten. Ook vond de groep dat men communicatief vaardiger moet zijn: “De inhoud zit wel goed; we moeten onszelf sexyer gaan verkopen”, was een reactie. Over de keuzes tussen de rollen inspectie en advies was de groep verdeeld; een deel vond het niet bezwaarlijk om eigen vlees te keuren. De deelnemers legden de nadruk op de aanwezige expertise op het gebied van regelgeving bij de inspecteurs. Een aantal deelnemers vond dat er open deuren aan bod zijn gekomen. Maarten Hillenaar reageerde dat open deuren juist de onderlinge overeenkomsten duidelijk maken. En dat het belangrijk is om de deuren naar en voor elkaar open te zetten, en de samenwerking veel nadrukkelijker op te zoeken. Nog enkele reacties: “We hebben het over keuzes en nog niet over de consequenties van die keuzes. Informatiebeheer is een heel andere competentie dan de studiezaal.” “We moeten harde knieën krijgen; een richting inslaan. De sfeer is dat we het wel oplossen maar dat doen we niet. We moeten dus tegen de archiefvormer zeggen dat WE een probleem hebben (we = vormer en beheerder samen).” “We hebben het hier over het bestaan van onszelf. Als wij er niet van wakker liggen dan is het met ons gedaan.”
Afsluiting: ontzorg maar blijf alert en deel Maarten Hillenaar gaf de deelnemers nog 3 aanbevelingen mee: Architectuur is meer dan een kreet; er is te beschrijven wat er gemeenschappelijk is in een gemeenschappelijke taal Hergebruik kennis Ontzorg de organisatie, maar blijf wel een beetje zorgelijk. Ter afsluiting riep Anouk Baving de deelnemers op om de geleerde lessen - en zo nodig ook de ‘open deuren’ - met elkaar te delen: “Het motto van Archief 2020 is tenslotte leren, delen en doen.” Marens Engelhard stelde dat het vakgebied niet meer de grenzen van een tiental jaar geleden heeft: “Het is heel nuttig om als directeuren onderling met elkaar aan het woord te zijn geweest. We gaan hier vervolg aan geven. Ons vakgebied heeft de oude grenzen niet meer. Samen met Archief 2020 gaan we grenzen overschrijden.”
Fotografie: Anne Reitsma Fotografie en Archief 2020 Verslag: Daan Hertogs, Interim-management & advies, mei 2014
