Vergunningprocessen herinrichten? Overweeg een pragmatische workshop-aanpak

Vergunningprocessen herinrichten? Overweeg een pragmatische workshop-aanpak

Stephan Nijveld – Gemeente Venlo Ted Twaalfhoven - ENGAGE

BWT Congres, 29 oktober 2015

mensen ● processen ● resultaten

Moeten we processen herzien? Achtergrond • Nieuwe wet • Samenwerking • Fusies • Uitbesteden • Kostenbesparingen • Nieuwe systemen

VAKKENNIS Focus op WAT er moet gebeuren

Uitbesteden en REGIE VOEREN Uitzoeken en vaststellen HOE het moet gebeuren. Nieuwe vormen van samenwerking !

Het succes wordt bepaald in de uitvoering! Sturen op de inhoud? En sturen op het proces?


Procesmanagement in fabrieken?  Fysiek ! 1. Productcel, 2. Medewerkers mandaat geven, 3. JIT, 4. MRP, 5. Standardisatie, 6. Continu verbeteren

BUFFER 80%

Kwaliteit

Bankwerken

Werk voorbereidng

Machinale

10% van tijd van iedere medewerker

?

?

?

Brainstormtafel

Kwaliteit

Process

team

Ovens

Ingenieur

Planning

Maar…… Bankwerken

Kwaliteit

Lassen

Kwaliteit

Hoe doe je dat ochtend… inIedere een administratieve organisatie?

?


?

Processen bespreek maken in administratieve organisatie

Iedereen anders Moet leren tekenen Kost tijd Anders dan brown paper

Geen betrokkenheid in diepgang

Niet zelf gemaakt Nooit up to date


Wat willen we wel?

Workshop Betrokkenheid Diepgang / Verder gaan

Huiswerk meenemen Continu Verbeteren Handboek

1 omgeving Hulp voor Beginners


Krachtig voor Experts

Slimme hulpmiddelen voor het beter begrijpen, verbeteren en delen van processen


Principes van Lean (OpEx, WCM, TOC, 6Ʃ, Kaizen, etc.)

2

Klantreis

Feiten & data

3

1 Team Empowerment “mandaat” 4

Verbeterconcepten

Continu verbeteren


5

Hidden Factory: Uitzonderingen ontstaan in de uitvoering

? Clean case Happy Flow? Happy Few!

74% van de aanvragen

In organisaties waar veel mensen werken: Taak instructies zijn slechts correct voor 60-90% van de gevallen in iedere individuele taak.

Klant tevredenheid

Prijs & kosten

Servicetijd

kwaliteit

Risico

Medewerker tevredenheid

Etc……

€ …Ik kan uw file niet vinden …Dit is momenteel niet op voorraad …Ik kan die afdeling nu niet bereiken …U kunt het beste bellen met…..

Doorlooptijd

Kosten

Kwaliteit

De som van de uitzonderingen is (meestal) groter dan het aantal in 1x goed

Uitzonderingen – essentieel voor uitvoering en regie. mensen ● processen ● resultaten

Brown Paper Powerpoint Visio

De organisatie Workshops

Generiek

Processen

BPM - tools BPA - tools IT / Beheer Specialist


Ervaringen van Gemeente Venlo – Stephan Nijveld Vergunning aanvraag Dakkapel - HUIDIG


Ervaringen van Gemeente Venlo – Stephan Nijveld Vergunning aanvraag Dakkapel - HUIDIG


Ervaringen van Gemeente Venlo – Stephan Nijveld Vergunning aanvraag Dakkapel - FLITS



Welke was de aanpak? Wie waren betrokken? Hoe lang duurde het?


Vakmensen

Het gaat om de inhoud. Randvoorwaarden. Iedereen weet hoe het moet.

De kwaliteit wordt bepaald in de uitvoering.

Iedere keer voordat we aan het werk gaan bespreken we hoe we het gaan doen.


Procesworkshop is Essentieel voor goed krijgen van processen

HOE? Tips & Trucs voor een goede procesworkshop (whitepaper via www.engage.nl) 1. Alle rollen, van aanvraag tot levering 2. Kick-off: Wat is het doel? 3. Eerst samen HUIDIGE situatie tekenen 4. Nieuwe sessie: inzicht in het proces 5. Discussie over verbetermethodes (lean?) 6. Ontwerp nieuwe situatie 7. Uitvoeren 8. Na 1 maand….. Opnieuw!



ENGAGE ontwerpcriteria Betrokkenheid & empowerment Intuïtief

Snel en goed

Workshop centraal

Grafische iconen 1 enkel scherm Modelleren van het proces

Begrijpen en focus

Van verschillende kanten bekijken Laten zien & verbergen

De verborgen fabriek

Aftakkingen, loops, uitzonderingen Drill down

Business focus

Lean focus. (VA/NVA, bottlenecks etc.)

Impact analyse

Evaluatie, vergelijken en verbeteren in het diagram

Handboek Kosten, flexibiliteit en pay as you go

Direct delen op het internet

SaaS


Overzicht ENGAGE-producten/-modules

Feedback

Feedback Delen / Autoriseren Viewer

Modeler

Tables

Brainstorm

Upload Aanbieden

Publisher

Publiceren / Autoriseren


TeamBoard

ENGAGE bij 63 gemeenten (50% groei dit jaar)

Partners

NCOD, Quint Wellinton, Telengy, Verbeterplaats, Keygroep, MVR & Partners, UNC Plus Delta, BMS

Gebruikers Conferentie

Jaarlijks alle gebruikers. Parallelsessies gemeenten.

Ronde Tafels

Nieuw. Courante onderwerpen. Inrichten sociaal domein. ZTC.

Kennisbank GemProBieb

Best-practices van gemeenten; om te delen met elkaar.

NVVB

Procesmodellen Burgerzaken ook in ENGAGE format beschikbaar.


Vragen? Opmerkingen? Live demo!


Voor meer informatie:

Met dank aan:

ENGAGE Process Suite Engage www.engage.nl

Gemeente Venlo

Ted Twaalfhoven [email protected] 020 530 7280

Stephan Nijveld Teamleider Regie Vergunningen en Meldingen [email protected] 020 530 7280


Vergunningprocessen herinrichten? Overweeg een pragmatische workshop-aanpak

Recommend Documents