ZO BEPAAL JE VOORRAAD- EN BESTELKOSTEN! Een pragmatische aanpak
Ir. Paul Durlinger September 2013
Zo bepaal je voorraad- en bestelkosten
Zo bepaal je voorraad- en bestelkosten! Voorraad- en bestelkosten helpen de onderneming een gefundeerde afweging te maken over seriegroottes (inkoop / productie) en veiligheidsvoorraden. Seriegrootte bepalingen zijn altijd een afweging tussen voorraad- en bestelkosten. Hogere voorraadkosten leiden tot lagere series, lagere bestelkosten leiden tot kleinere series en omgekeerd. In praktijk is het nog niet zo gemakkelijk om een goede schatting te maken van voorraad- en bestelkosten. Soms is het niet duidelijk wélke kosten meegenomen moeten worden en soms is het niet duidelijk wáár de kosten te vinden zijn. Dit komt deels omdat de data die nodig zijn, op twee of drie verschillende plekken in het bedrijf ’’bewaard’’ worden. De controller kent de financiële data (bijv. ruimtekosten) en de logistiek verantwoordelijke het aantal palletplaatsen of het aantal mensen in het magazijn. In dit paper geef ik een stappenplan om snel te komen tot een eerste goede schatting. De methodiek is ’’goedgekeurd’’ door een aantal controllers, die deze methodiek gebruikt hebben in hun eigen onderneming. Een aantal getallen zijn normaliter direct beschikbaar, andere getallen zijn vrij eenvoudig snel verkrijgbaar. Daarnaast kunnen voorraad- en bestelkosten gebruikt worden als management variabele. Ik laat zien hoe het management de hoogte van de voorraad kan sturen. Bij het bepalen van de kosten geef ik eerst een ‘’quick-and-dirty’’ benadering, die echter al een goede indicatie geeft. Als de lezer deze benadering te grof vindt geef ik bij elke kostensoort ook nog een gedifferentieerde benadering. In dit paper behandel ik met name de bestelkosten voor de inkoop van grondstoffen (voor productie) en gereed product (voor groothandels). Voor het bepalen van omstelkosten in productie omgevingen verwijs ik naar Durlinger [2013,1]. 1
Voorraadkosten
Zoals de naam al zegt zijn voorraadkosten, dié kosten die we maken om voorraad aan te houden. In principe moeten we kijken naar dié kostencomponenten, die veranderen wanneer de hoogte van de voorraad verandert. Dit zijn de variabele kosten. In praktijk zou dat betekenen dat veel kosten vast zijn (m.n. de ruimte kosten). Dit leidt echter soms tot verrassende en misschien niet gewenste resultaten. Daarom geven we ook een benadering waarbij we alle kosten, die te maken hebben met voorraadhouden, als variabel beschouwen. Deze benadering is niet zo gek in deze tijd waarbij veel bedrijven werken met een beperkt aantal vaste krachten en een pool van uitzendkrachten. Of waarbij in geval van nood, ruimte wordt ingehuurd bij een verlader. De voorraadkosten zijn te verdelen in 3 soorten: 1.1
Kapitaalkosten Ruimte kosten Risico gerelateerd kosten Kapitaalkosten
Kapitaalkosten zijn eigenlijk het antwoord op de vraag : ‘’wat kost geld?’’. Dit hangt sterk samen met de financiering van de onderneming en daarmee verschillend voor elke onderneming. Wanneer een DGA de gehele onderneming uit eigen zak financiert, volstaat hij misschien met een rendement van 2%. Maar een venture-kapitalist eist misschien wel 22%. De controller weet welk percentage hij moet nemen. Met andere woorden: dit getal is bekend of beter gezegd moet bekend zijn bij de onderneming. Een methode om de kapitaalkosten te bepalen is de WACC (Weighted Average Cost of Capital), die berekend wordt op basis van de financieringsstructuur van een onderneming. Ook hier weet de controller meer van.
IR. PAUL DURLINGER
1
Zo bepaal je voorraad- en bestelkosten
1.2
Ruimtekosten
Over ruimtekosten ontstaat meer discussie omdat hier vaak een mengeling is van vaste kosten en variabele kosten. We willen een pragmatische oplossing hebben en geven daarom drie eenvoudige oplossingsrichtingen. Oplossing 1 Een gemakkelijke oplossing om de ruimtekosten te bepalen is om naar een logistiek dienstverlener te stappen en te vragen wat het kost om de voorraad in zijn magazijnen op te slaan. De dienstverlener zal u een prijs per pallet geven en kosten voor in- en uitslag. In dit geval dient u alleen de kosten voor inslag mee te nemen. Zou u een voorraad hebben van 1 miljoen euro en de dienstverlener vraagt voor het onderbrengen van deze voorraad € 100.000, dan zijn de ruimtekosten 10%. Oplossing 2 We kunnen de variabele kosten ook zelf eenvoudig berekenen. Onder ruimtekosten vallen alle kosten, die gemaakt worden om goederen op en in te slaan. Dit zijn dus magazijnkosten (inclusief stellingen, rollenbanden, heftrucks etc.). Daarnaast zijn er personeelskosten. Dat zijn de kosten van personeel dat in het magazijn werkt om goederen in te slaan. Kosten verbonden aan de uitslag van goederen (bijv. orderpickers) vallen hier niet omdat deze betrokken zijn bij het uitgaande proces. Ook de kosten van ingangscontrole nemen we hier niet mee, omdat deze meer van toepassing zijn bij de bestelkosten. Ingangscontrole kosten hangen meer af van de seriegrootte. Kosten van magazijnen zijn bekend bij de controller. Ze staan op een of andere manier op de W+V rekening. De kosten van personeel zijn ook eenvoudig te bepalen. De magazijnverantwoordelijke kan aangeven hoeveel personen (tijd) toegewezen moeten worden aan het inslaan van de goederen en het op orde houden van het magazijn. De loonkosten zijn dan bekend. Praktijk heeft uitgewezen dat het niet moeilijk is om op deze manier ruimte- en loonkosten te berekenen. En opnieuw is de rekensom dan eenvoudig. Als de kosten voor huisvesting en bijbehorend personeel € 100.000 bedragen bij een voorraadhoogte van 1 miljoen euro, dan zijn de ruimtekosten 10%. Oplossing 3 We beschouwen alle ruimte gerelateerde kosten als vast, omdat we veronderstellen dat we deze op korte termijn niet veranderen. We kunnen op korte termijn niet van gebouwen af en alle medewerkers hebben vaste contracten, waardoor het moeilijk is deze op korte termijn te veranderen. Wanneer we kosten voor gas/water/licht als verwaarloosbaar beschouwen betekent dat, de ruimte gerelateerde kosten nul zijn! Differentiatie Wanneer we oplossing 1 of 2 kiezen krijgen we één percentage voor alle verschillende SKU’s. Toch is dit niet helemaal realistisch. In dat geval zouden bijvoorbeeld de kosten per pallet gelijk zijn terwijl het nog al wat uitmaakt wat op die pallet staat. De waarde van een pallet toiletpapier is misschien € 350 terwijl de waarde van een pallet elektromotoren misschien wel € 20.000 is. Maar het ruimtebeslag is hetzelfde. Ik denk dat het daarom zinvol is om verschillende percentages te gebruiken voor verschillende producten. Als criterium voor de verschillende percentages kunnen we de waarde dichtheid gebruiken of de waarde per pallet. Ik stel voor om drie verschillende waarden te gebruiken (hoge waarde / gemiddelde waarde / lage waarde). Het is moeilijk om een algemene waarde te geven
IR. PAUL DURLINGER
2
Zo bepaal je voorraad- en bestelkosten
omdat dit sterk bedrijfsafhankelijk is. Maar als schot voor de boeg zou ik als grenswaarden per pallet voorstellen: < € 500 Gemiddelde waarde per pallet € 250,= (dit is een aanname!) €500 - € 2.500 Gemiddelde waarde per pallet € 1.500 > € 2.500 Gemiddelde waarde per pallet € 5.000 (dit is een aanname) Uitgaande van bovenstaande aannames zouden en € 250 kosten per pallet per jaar (aanname): Lage waarde dichtheid 100% voorraadkosten Gemiddelde waarde dichtheid 17% voorraadkosten Hoge waarde dichtheid 5% voorraadkosten Soms is het gemakkelijk om de waarde per pallet te bepalen, omdat dit soort gegevens in een of andere vorm in de masterdata zijn opgenomen. Is dat niet zo, dan is met enig overleg snel vast te stellen welke soort producten een hoge dan wel lage waarde dichtheid hebben. Het restant heeft dan een gemiddelde waarde dichtheid. Beter iets dan niets. 1.3
Risicokosten
De risico gerelateerde kosten bestaan voornamelijk uit verzekeringen en risico-incourant. Beide componenten zijn bekend bij de controller. Kosten voor verzekeringen zijn direct beschikbaar, voorzieningen voor incourant zijn een schatting maar zullen normaliter een goede schatting zijn. Deze voorzieningen staan op de balans. Differentiatie Net als bij de ruimtekosten is het niet realistisch om één percentage voor iedere SKU te gebruiken. Er zijn producten met een hoog risico en met een laag risico. Hoogstwaarschijnlijk is daar bij het bepalen van de voorzieningen al impliciet rekening mee gehouden. Sommige productgroepen hebben een hoog risico, andere een laag. Deze kennis kunnen we gebruiken om in de risico kosten te differentiëren. We moeten ook hier pragmatisch te werk gaan. Elke snelle differentiatie is een verbetering! 1.4
Differentiatie ruimtekosten en incourant kosten
Uitgaande van de voorgestelde differentiatie bij de ruimtekosten en de risicokosten krijgen we niet één percentage voorraadkosten voor alle SKU’s maar misschien wel negen. De combinatie van waarde dichtheid en risico incourant kan daarnaast interessante resultaten opleveren voor verder onderzoek. We laten de mogelijkheden in onderstaande tabel zien.
Risico Incourant
Hoog Gemiddeld Laag
Waarde dichtheid Hoog HP*[inc] x LP [wd] GP[inc] x LP [wd] LP [inc] x LP [wd]
Gemiddelde HP[inc] x GP [wd] GP[inc] x GP [wd] LP [inc] x GP [wd]
Laag HP[inc] x HP [wd] GP[inc] x HP [wd] LP [inc] x HP [wd]
*HP =Hoog Percentage GP = Gemiddeld Percentage LP = Laag Percentage De interessante categorieën vinden we linksonder en rechtsboven. Bij de cel linksonder is de waarde dichtheid hoog, dus is het percentage ruimte kosten laag. Het risico incourant is laag dus is het IR. PAUL DURLINGER
3
Zo bepaal je voorraad- en bestelkosten
percentage risico-incourant laag. Dus voor deze categorie producten zullen de voorraadkosten eigenlijk alleen uit kapitaalkosten bestaan. In de rechterbovenhoek vinden we producten met een lage waarde dichtheid (dus hoog percentage ruimte kosten) en een hoog risico incourant Hoog percentage risico kosten). Hier zullen de kapitaalkosten laag zijn ten op zichte van ruimte- en risico kosten. Hier kunnen de voorraadkosten gemakkelijk 50% zijn en 100% hoeft geen uitzondering te zijn! 1.5
Voorraadkosten en marge.
We maken de lezer er op attent dat deze voorraadkosten gebruikt worden om de serie groottes te bepalen en niét de marge. Voor dit laatste verwijs ik naar Durlinger [2013,2]. 2
Bestelkosten
Bij de bestelkosten speelt de vermenging van vaste en variabele kosten een meer significante rol dan bij de voorraadkosten. In mijn optiek bestaan de bestelkosten uit drie belangrijke componenten. Op de eerste plaats de loonkosten van iedereen, die betrokken zijn bij het bestellen van de producten; op de tweede plaats de transportkosten van de leverancier en op de derde plaats de ingangscontrole. De transportkosten zijn altijd een punt van discussie; horen ze thuis bij bestelkosten of voorraadkosten, wat als transportkosten nul zijn bij een bepaald minimum bedrag etc. En ja, misschien zijn deze discussies in een later stadium zinvol, maar ik wil nu in eerste instantie een eerste redelijke schatting hebben van de bestelkosten. Ik parkeer deze discussies dus. 2.1
Loonkosten
Het is opnieuw redelijk gemakkelijk te bepalen welke en hoeveel medewerkers betrokken zijn bij het bestellen van producten en de tijd die er aan besteed wordt. Het (be) zoeken van leveranciers, het reclameren en al dit soort werkzaamheden horen niét bij de bestelkosten. Bij bestelkosten horen kosten, die horen bij het bestellen van producten op basis van besteladviezen van een software systeem of anderszins. Misschien nog beter; bestelkosten zijn dié kosten, die veranderen, wanneer de seriegrootte verandert. Opnieuw blijkt dat het niet moeilijk is om deze kosten te bepalen. We kennen normaliter ook het aantal regels dat per jaar besteld wordt en daarmee dus de loonkostencomponent per regel. Men kan zich afvragen of men ook de kosten van de magazijn medewerkers moet meenemen, die de goederen in de stellingen zetten. Ik heb er voor gekozen om deze kosten onder te brengen bij de voorraad kosten. De kosten van de ingangscontrole bekijk ik wél apart in 2.3. 2.2
Transportkosten
De transportcomponent is eveneens bekend en door de te kijken naar het aantal regels kunnen we eenvoudig berekenen hoeveel deze kosten bijdragen. En ja misschien is hier ook een eenvoudige differentiatie aan te brengen. Differentiatie Een mogelijke differentiatie zou kunnen zijn om te kijken naar leveranciers die franco leveren of niet. Of tussen container-leveringen en vrachtauto-leveringen. Bij containers geldt al vaak dat de ontvangende partij de kosten moet betalen. En deze zijn altijd structureel hoger dan vrachtautokosten. Iets dergelijks geldt ook voor luchtvracht. Dit laatste geldt wanneer producten structureel per vliegtuig aangeleverd worden; dus niet in geval van uitzondering.
IR. PAUL DURLINGER
4
Zo bepaal je voorraad- en bestelkosten
2.3
Ingangscontrole
De kosten voor ingangscontrole zijn in principe ook bekend. Het gaat hier om kosten om zendingen te controleren en kosten bij de kwaliteitsafdeling of laboratorium. En als het aantal bestelregels bekend is zijn dus ook de ingangscontrole kosten bekend. Echter hier kunnen soms grote verschillen bij optreden, wanneer een product specifieke keuringen moet ondergaan. Differentiatie Wanneer er grote verschillen optreden is het beter te differentiëren. Met name bij groothandels in chemicaliën kan dat optreden. Sommige producten zijn door de leverancier gekeurd, andere worden door de ontvangende partij gecontroleerd. En ook hier kunnen grote verschillen optreden. Er kunnen ook grote verschillen wanneer sommige producten per container aangeleverd worden of per vrachtauto. En daarbinnen nog eens of het één order betreft of meerdere orders. Alleen als er een structurele manier van verzenden is, die per product verschilt zou ik deze differentiatie aanbrengen. 4
Voorraadkosten en bestelkosten als managementvariabele
Los van bovenstaande kan het management bovenstaande kosten ook gebruiken als management variabelen. Er zijn een aantal formules in gebruik die bovenstaande kosten gebruiken om seriegroottes te bepalen en veiligheidsvoorraden. Daarbij is het evident dat hoge voorraadkosten leiden tot lagere seriegroottes. Het is immers duur om producten op voorraad te houden. Evenzo is het duidelijk dat lagere bestelkosten zullen leiden tot kleinere series. Bestellen kost immers niet zo veel. Maar het omgekeerde is ook het geval. Als het management lage kapitaal- en ruimte kosten hanteert zal het onherroepelijk leiden tot hoge voorraden. En het is maar de vraag of men dit wilde. In Japan gebruikte men de bestelkosten als management variabele om de seriegroottes omlaag te brengen. Omdat men naar kleine series streefde (eigenlijk een seriegrootte van 1) legde men veel nadruk op het reduceren van omsteltijden. Dit stelde hen in staat deze tijden substantieel te verlagen en daarmee ook de seriegroottes. Iets dergelijks zou men ook kunnen doen bij de bestelkosten. Literatuur Durlinger P.P.J. [2013,1] “Zo bepaal je omstelkosten’’ White paper, www.durlinger.nl Durlinger P.P.J. [2013,2] ‘’Voorraadkosten en marge’’ White paper, www.durlinger.nl
IR. PAUL DURLINGER
5
