Een pragmatische aanpak voor de interface tussen PeopleSoft Campus Solutions en Syllabus Plus
Ludwig Geers, Universiteit van Tilburg Sebastiaan Vermeulen, Universiteit van Tilburg
Introductie Spreker
•
Ludwig Geers. Programmamanager, verantwoordelijk voor de implementatie van Campus Solutions bij de Universiteit van Tilburg.
•
Sebastiaan Vermeulen. Ontwikkelaar en beheerder van middleware en interfaces bij het team Application and Services van de Universiteit van Tilburg
2
Programma (Ludwig)
• • • • • •
Enkele cijfers Uitgangspunten voor de informatiehuishouding Het systeemlandschap De relevante processen op hoofdlijnen Uitgangspunten voor het roosteren De roosterprocessen en de interactie
3
Programma (Sebastiaan)
• • • • • • • • • •
Wat waren we van plan wat hebben we bereikt Eerste voorstel Syllabus Plus Campus Solutions (On)mogelijkheden koppeling Nieuwe inzichten Huidige status Movie Time ! Hoe nu verder Vragen en antwoorden
4
Enkele cijfers
• • • •
5 autonome faculteiten 2 locaties (Tilburg en Utrecht) Circa 13.000 studenten Officieel: 24 bacheloropleidingen en 51 master opleidingen • In de praktijk: 191 opleidingen en 415 varianten • 3.605 vakken op actieve inschrijvingen
5
Uitganspunten voor de informatiehuishouding
• • • • • •
Minder versnippering Kernsystemen per domein (SAP, CS, Microsoft) Drielaagsmodel van beheer (BiSL, ASL en ITIL) Apllicatie- en technisch beheer uitbesteden Functioneel beheer in eigen hand houden Middleware standaardiseren en zelf beheren
6
Procesmodel Onderwijs
Ontwikkelen Onderhouden onderwijs
Resultaat input
Intake studenten
Opstellen studieplan
Bewaken Studievoortgang
Uitvoeren onderwijs
Verzorgen Management informatie
Afstuderen/ Diplomeren
Uitschrijven studie
Resultaat output
Alumni, studiestakers, -onderbrekers
Beheren Personeel
Beheren Financiën
Facilities
Studiebegeleiding
Roosteren
Werven/ Beheren relaties
7
De onderwijsprocessen en enkele systemen
Evalueren Onderwijs cursus evaluatie delen Evalueren
Review systeem SIS
Zaalres Ontwikkelen ESG Onderhouden Onderwijs
opleiding Bewaken Misos Evaluatie syst Verzorgen Studie evaluatie Studie Besturing IT-11 Evalueren mngmnt voortgang docenten informatie BlackBoard
Juricam Tentamenwebappl. SIS Afstudeersyst TAS/CAS Sis-Int copy ZaalresProefpersoon uren Bach ThesUitschrijven Adm Self & peer Diplomeren ISF Intake Vaststellen ESG/ISG/DSG/Comap Uitvoeren Begeleiden Onderbreken assessment Afstuderen studenten studieplan onderwijs studie studie Sis-Int Aanmelden experimenten Sis-Int Scriptiedossier BlackBoard Testimonium adresmutaties
Resultaat input
Resultaat output
Alumni, Stakers onderbrekers
VIS Werven/ Beheren AIS relaties
ESG Zaalres
BlackBoard
Faciliteren Ondersteuning
Misos Misos
SIS Roosteren Info FRW
8
Het systeemlandschap oud
Student & education
CAS Web-SIS
IBG
BSA
Zaal
IT-10 IT-11
SIS
MiBase MISOS
Basc
SIS Int
Blackboard
Comap TAS
Financiën
Research
Person Incasso
VIS
Adres
AIS
OZIS
LDAP
Verkiezingen
Facilities Renaissance Planning en Control Office Net en Girotel PACS
Sport
library
Impact SIS
LBS
Staff
GLW Kaart management
Foto
Chipkaart SAP HR
PnP IPA
9
Het systeemlandschap nieuw
10
Uitgangspunten voor het roosteren
• • • • • • •
Het is een organisatievraagstuk Het is een combinatie van centraal en decentraal roosteren Onderwijsrooster met S+ ondersteunen maar nog tentamens roosteren nog niet Geleidelijk de scope uitbreiden, niet te veel hooi op de vork Roosteren met S+, afbeelden van het rooster voor studenten in CS Niet alle tussentijdse wijzigingen heen en weer schieten last minutewijzigingen, anders weergeven, bijvoorbeeld via de mobiele telefoon
11
Doel proces roosteren met Syllabus Plus
•
het verkrijgen van kwalitatief goede rooster (onderwijsprocessen)
•
Voldoen aan onderwijskundige criteria zoals studeerbaarheid; Voldoen aan de eisen die docenten en studenten aan een rooster stellen; Duidelijk, overzichtelijk en toegankelijk zijn; Betrouwbaar zijn: roosterfouten ontbreken.
van een efficiënt roosterproces (administratieve en processen
Efficiëntie in het maken van roosters; Snelheid in het maken van roosters; Het flexibel in kunnen reageren op verstoringen van het rooster;
•
een betere benutting van de beschikbare zalen
•
integratie van processen (informatieprocessen):
Kwaliteit van de import- en exportfunctie; De integratie met de processen prognosticeren, zaalreserving en tentamenplanning
12
Het Proces Roosteren Onderwijs
Besturen Roosterproces
Resultaat input
Voorbereiden roosteren
Verzamelen rooster informatie
Verzorgen Management informatie
Centraal roosteren
Decentraal roosteren
????
Afronden ????
Uitvoeren onderwijs
Beheren zalen
Ontwikkelen/ Onderhouden onderwijs
Opstellen studieplan
13
Fase 1: Voorbereiden Roosteren (hergebruik bestaande onderdelen)
• •
Vaststellen benodigde onderwijsgegevens uit het lopend studiejaar Maken definitief voorstel tijdkaders roosterproces
Voorbereiden Roosteren
Vaststellen Benodigde Onderwijsgegevens
Vastgestelde te copiëren Onderwijsgegevens lopend studiejaar
Onderwijsgegevens lopend studiejaar
SDB oud
14
Fase 2: verzamelen/invoeren informatie Vastgestelde te kopiëren onderwijsgegevens lopend studiejaar
Inrichten SDB Globale Jaarindeling UvT
Invoeren Gegevens Facultaire jaarindeling SDB
Prognoses Studentenaantallen en groepsgroottes Wensen docenten
Onderwijscatalogus -Programma’s -Vakken -Vakcoördinator -Activiteiten
SDB oud
Ingerichte SDB Met ingevoerde roosterparameters
Studeerbaarheidseisen
SDB nieuw
CS MySiS
Invoeren Gegevens WDC
Gegevens zalen: Gegevens -beschikbare zalen UvT docenten -Faciliteiten zalen UvT -Beschikbare zalen faculteiten -Faciliteiten zalen faculteiten
Planon
SAP-HR
WDC
Gegevens docenten en activiteiten
15
S+
Applicatie-overzicht fase 2
Prognoses Studentenaantallen en groepsgroottes
Globale Jaarindeling UvT Studeerbaarheidseisen
Preferenties docenten
Facultaire jaarindeling
WDC SDB nieuw
Vastgestelde Te copiëren Onderwijsgegevens Lopend studiejaar
SDB oud
Onderwijscatalogus -Programma’s -Vakken -Vakcoördinator -Activiteiten
CS MySiS
Gegevens zalen: -beschikbare zalen UvT -Faciliteiten zalen UvT -Beschikbare zalen faculteiten -Faciliteiten zalen faculteiten
Planon
Gegevens docenten
SAP-HR
16
Fase 3: Centraal roosteren
Ingerichte SDB met ingevoerde roosterparameters
Incidentele activiteiten en congressen Globale Jaarindeling UvT: feestdagen
Genereren rooster UvT
Bevroren rooster UvT Overzicht Van conflicten
Conceptteksten Overgangsregelingen OER-en
Gezamenlijk oplossen conflicten
Controleren roosterinformatie
Oplossingen conflicten
Aanpassingen
??
17 S+
SDB nieuw
Fase 4: decentraal roosteren
Bevroren rooster UvT
Facultair vastgestelde volgorderegels
Correctievoorstellen op conceptroosters
Roosteren onderwijs HOVO
Prognoses Definitieve teksten studentenaantallen Overgangsregelingen en groepsgroottes OER-en
Roosteren taalcursussen
roosteren overige collegeactiviteiten
Concept roosters
Bespreken vaststellen conceptrooster
Definitief rooster UvT
Wijzigingen te roosteren activiteiten Correcties op conceptrooster
SDB nieuw
18
Fase 5: afronden en publiceren rooster
Definitief rooster UvT
Publiceren rooster In S+
Gepubliceerd definitief rooster UvT
Transporteren gegevens naar CS
SDB nieuw
Publiceren
CS MySiS
19
Fase 6: beheren rooster Gepubliceerd definitief rooster UvT
Definitieve Studentaantallen lopend studiejaar (inschrijvingen)
Publiceren Rooster wijzigingen In S+
Openstellen SDB
Doorvoeren Rooster wijzigingen
Wijzigingen onderwijsaanbod Wijzigingen Zalen aanbod
Roosterwijzigingen Wijzigingen Docentenbeschikbaar heid
Gepubliceerd gewijzigd rooster UvT
Planon
SDB nieuw
Transporteren Rooster wijzigingen Naar CS
Publiceren in CS
CS MySiS
20
Uitvoeren onderwijs
• •
Opstellen studieplan en uitvoeren onderwijs Registreren onderwijs in de tijd
Indelen/klaarzetten courses/offerings in Campus Solutions (MySiS) Publiceren definitief rooster in MySiS Openstellen onderwijs voor inschrijving
• • •
Aanmelden voor het onderwijs en controle Indelen onderwijs en toezien op rooster Volgen of afleggen onderwijs
•
Beoordelen en registreren toetsbare eenheid
21
Q +A
22
Ludwig Geers en Sebastiaan Vermeulen
[email protected] [email protected]
23
