2011 -2012
Verenigingsstructuur Beschrijving taakinhoud
Pagina 1 van 31
Inhoud' hoofdstuk 1 : Taakomschrijving bestuursleden .............................................. 5! 1.1! Algemene omschrijving rol bestuur ................................................... 5! 1.2! Voorzitter ...................................................................................... 5! 1.3.1! Takenpakket van de administratie ............................................... 7! 1.4! Penningmeester ............................................................................. 8! 1.5! Bestuurslid Algemene zaken ............................................................. 9! 1.6! Bestuurslid Technische commissie ..................................................... 9! 1.7! Bestuurslid: Topsport ...................................................................... 9! 1.8! Bestuurslid: Clubbinding/communicatie ............................................ 10! 1.9! Bestuurdersaansprakelijkheid .......................................................... 10! hoofdstuk 2 : Financieel beleid ................................................................... 11! 2.1! Begrotingsbeleid ............................................................................ 11! 2.2! Contributiebeleid ........................................................................... 11! 2.3! Activiteiten ................................................................................... 11! 2.4! Sponsorbeleid ............................................................................... 12! 2.5! Subsidies...................................................................................... 12! 2.6! Honorering en contracten trainers .................................................... 12! 2.7! Kantine ........................................................................................ 12! 2.8! Motorcommissie ............................................................................ 12! 2.9! Werkgeverschap ............................................................................ 12! hoofdstuk 3: Algemene zaken .................................................................... 14! 3.1! Ledenadministratie ........................................................................ 14! 3.2! Kleding ........................................................................................ 14! 3.3! Medische zaken ............................................................................. 15! Hoofdstuk 4: Technische commissie............................................................ 16! 4.1! Algemene zaken technische commissie ............................................. 16! 4.1.1! Scheidsrechterszaken ............................................................... 16! 4.1.2! Wedstrijdsecretariaat ............................................................... 16! 4.1.3 ! Zaalindeling ........................................................................... 16! 4.1.4! Accommodatie ......................................................................... 17! 4.1.5! Ballen en materialen: ............................................................... 17! 4.1.6! Formulierenbeheer ................................................................... 17! 4.2! Technische commissie: onderdeel Topteams...................................... 18! 4.2.1! Voorzitter Technische commissie: onderdeelTopteams .................. 18! 4.3! Technische commissie: onderdeel Senioren ....................................... 20! 4.3.1! Voorzitter Technische commissie: onderdeel Senioren ................... 20! 4.4! Technische commissie: onderdeel Jeugd ........................................... 22! 4.4.1! Voorzitter jeugdcommissie ........................................................ 22! 4.5! Technische commissie: onderdeel Mini’s .......................................... 24! 4.5.1! Voorzitter minicommissie .......................................................... 24! 4.6 Ondersteuning ............................................................................... 25! Pagina 2 van 31
hoofdstuk 5: Clubbinding .......................................................................... 26! 5.1! Vrijwilligersbeleid .......................................................................... 26! 5.2! Website ........................................................................................ 26! 5.3! Activiteitencommissie ..................................................................... 27! 5.4! Innovatie...................................................................................... 27! 5.5! Lief en leed ................................................................................... 28! hoofdstuk 6: Communicatie en PR .............................................................. 29! 6.1! Public Relations / Externe communicatie ........................................... 29! 6.1.2! Contacten met de NEVOBO ....................................................... 29! 6.2! Werving ....................................................................................... 29! 6.3! Vertrouwenspersoon ...................................................................... 30! 6.4! Klachtencommissie ........................................................................ 30! hoofdstuk 7: Communicatie ....................................................................... 31! 7.1! Interne communicatie .................................................................... 31!
Pagina 3 van 31
organisatiestructuur Sudosa-Desto (september 2011) Voorzitter
Secretariaat
Alg. zaken
Financiën
Frits Sikkens
Jantje Lammers
Johan Nijzing
Hein Habes
Technische commissie
Leo Dercksen
Albert Barelds
Frans Bennema
teamindeling:
PR
Voorzitter
Frans Bennema
Johan Nijzing
Johan Nijzing
Leo Dercksen
pers
websitebeheer
Kleding
Motorsport
Heren
Frits Sikkens
Rene Boverhuis
Jetske/Carla
Joost Nijhuis
werving
lief & leed
Medisch
verenigingsfinanciën
Dames
Jannie van de Bos
Jan Koning
Hein Habes
Oedse Camphuis
voorzitter Albert Barelds
voorzitter Wim van Oosterom
scheidsrechters
Heren coordinator
Lukas Janssen
Jan Harryvan
zaalindelingen
Dames coordinator
Ina / Albert Barelds
Ellen van den Brink
formulierbeheer
Recreanten
Jaap Hovenga
Margreet Levelink
Anita / Erika
klachtencommissie
wedstrijdsecretariaat
Toernooien
A/B/C-jeugd jongens
Frits Sikkens
Gerlof van der Heide
Ellen van den Brink
Astrid Sijbring
vertrouwenspersoon
Accommodatie
Materiaal (ballen)
selectielijn/open club
Marion Mandenmakers
Ina Barelds
Wietse Koezema
Koos van Delden
NEVOBO Frits Sikkens
innovatie
Kantine Lukas Jansen
Administratie Pierre Krebbers
Pagina 4 van 31
A-jeugd meisjes Els Anker B-jeugd meisjes Els / Mariska C-jeugd meisjes
toernooien-jeugd
Mini's contactpersoon Ilse Lollinga mini-teamindeling Eline / Rita / Marlies mini activiteiten
mini toernooien
ontw/aansturing2sporttechn.2beleid
contributieinning
Jeugd ontw./aansturing22sport.technische2beleid22
(leden)administratie
Senioren ontw./aansturing sport. technische2beleid
activiteiten
Techn. Zaken ontw./aansturing2sport.technisch2beleid
sponsoren
Toplijn
hoofdstuk)1):)Taakomschrijving)bestuursleden) 1.1 Algemene omschrijving rol bestuur Het bestuur is aangesteld door de leden, met als doel richting te geven aan de vereniging. De bestuursleden worden gekozen in de jaarvergadering. De vereniging beschikt over statuten en een huishoudelijk reglement. Het bestuur houdt zich naast voorwaardenscheppende activiteiten voor de dagelijkse gang van zaken, ook bezig met het bedenken, opstellen en vastleggen van inhoudelijk beleid. De uitvoering van het beleid ligt bij de medewerkers (betaalde krachten en vrijwilligers). Het bestuur deze uitvoering alleen beoordeelt. Aandachtspunten zijn o.a. financieel beheer, accommodatie,ontwikkeling, vrijwilligersbeleid en continuïteit van de organisatie. Gezamenlijk vormen de voorzitter, de secretaris en de penningmeester het dagelijks bestuur van de vereniging. Het dagelijks bestuur kan naast de algemene vergaderingen en/of ledenvergaderingen tussendoor als dagelijks bestuur overleg voeren. Dit betreft dan vaak overleggen die te maken hebben met de uitvoering van besluiten van het totale bestuur. Naast deze basisfuncties binnen een bestuur, is er ook nog de functie van overig bestuurslid. De overige bestuursleden nemen deel aan alle algemene vergaderingen van het bestuur. Zij hebben een gelijkwaardige positie in de besluitvorming van het bestuur
1.2 Voorzitter Functieomschrijving De voorzitter van Sudosa-Desto leidt de vereniging volgens een door de leden aangenomen clubkoers en werkt aan de daarin gestelde doelen. Plaats in de organisatie De voorzitter vormt samen met de secretaris en penningmeester het dagelijks bestuur van de vereniging Aansturing en verantwoording De voorzitter is in samenwerking met de overige bestuursleden verantwoordelijk voor het totale verenigingsbeleid. Hij heeft derhalve de bevoegdheid te handelen op alle terreinen, in het belang van de vereniging. De voorzitter legt op de algemene ledenvergadering verantwoording af over het gevoerde en voorgenomen beleid aan de leden.
Pagina 5 van 31
Taakomschrijving Voorzitten van bestuursvergaderingen; In samenwerking met de secretaris: opstellen van de agenda voor de bestuursvergadering en de algemene ledenvergaderingen; Representatieve functie naar buiten toe; Binnen het bestuur aanspreekpunt; Aanspreekpunt voor leden; Vertegenwoordigen van de vereniging bij Nevobo (regio) vergaderingen Werven van nieuwe bestuursleden. Voor de functie noodzakelijke ervaring, kennis houding e.d. Betrokkenheid bij volleybal en Sudosa-Desto; Goede contactuele eigenschappen; Makkelijk benaderbaar (laagdrempelig) Functieomschrijving De secretaris is de contactpersoon tussen instanties van buitenaf en de bestuursleden en de leden van de vereniging en tevens het eerste aanspreekpunt van instanties van buitenaf voor de vereniging, vooral daar waar het bestuurlijke zaken betreft. Plaats in de organisatie De secretaris maakt deel uit van het dagelijks bestuur en is hoofd van het secretariaat, waar verder nog enkele administratieve medewerkers werkzaam zijn. Deze medewerkers voeren administratieve werkzaamheden uit voor het bestuur en voor de verschillende commissies binnen de vereniging. Aansturing en verantwoording De secretaris legt eenmaal per jaar verantwoording af in de vorm van het presenteren van het jaarverslag tijdens de algemene ledenvergadering. Taakomschrijving Het voeren van alle interne / externe correspondentie en het archiveren hiervan. Dit kan papieren correspondentie zijn, maar ook digitale correspondentie in de vorm van e-mail via de mailbox
[email protected] of anderszins. Het, in samenwerking met de voorzitter, opstellen van de agenda voor de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen. Het notuleren van bovengenoemde vergaderingen. Het opstellen van het jaarverslag t.b.v. de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Het up to date houden van de gegevens bij de KvK (namen bestuursleden). Het up to date houden van de statuten en het huishoudelijk reglement wanneer daartoe aanleiding is en besloten is door de algemene ledenvergadering.
Pagina 6 van 31
Het leiding geven aan personen die betrokken zijn bij de administratieve ondersteuning van diverse commissies. Planning langere termijn De bestuursvergaderingen worden aan het begin van het seizoen voor het gehele seizoen gepland. Normaal gesproken wordt om de 4 weken vergaderd. Binnen 4 maanden na afloop van het verenigingsjaar, dat loopt van 1 juli t/m 30 juni, wordt een algemene ledenvergadering gehouden. In deze vergadering wordt rekening en verantwoording afgelegd over het afgelopen boekjaar. Bij voorkeur wordt in de maanden maart of april een 2e algemene ledenvergadering uitgeschreven, waarin de behandeling van de begroting, het vaststellen van de contributie en het benoemen van de kascommissie plaats vindt. Algemene 1e ledenvergadering: jaarlijks in november Algemene 2e ledenvergadering: maart/april
1.3.1) Takenpakket)van)de)administratie) De administratief medewerkers zorgen voor het verstrekken van informatie Vraagbaak voor leden, trainers etc. van de leden aan de NEVOBO teamindeling van de NEVOBO aan de leden wedstrijdschema’s spelerskaarten aan de leden onderling informatie over allerlei zaken wedstrijdorganisatie bestellen van formulieren administratie van zaalindeling communicatie met trainers over zaalindeling toernooien en kampioenschappen (open club etc) administratie rondom het organiseren van/ deelnemen aan toernooien en kampioenschappen
Pagina 7 van 31
1.4 Penningmeester Functieomschrijving het opstellen en verantwoorden van een begroting het afleggen van verantwoording aan de leden over de resultaten zorgen voor een financieel gezonde vereniging door: goed inzicht in structurele inkomsten/uitgaven realiseren; tijdig nakomen van financiële verplichtingen; het inzichtelijk maken van financiële gevolgen van bestuursbesluiten/besluiten van ledenvergadering het voorkomen van schulden; creëren van voldoende financiële reserve. Taak Belangrijkste taak : inzicht- en overzicht hebben en houden betreffende het volledige financiële reilen en zeilen van de vereniging (bewaken dat inkomsten en uitgaven in verhouding blijven staan) en zorgen dat voldaan wordt aan de wettelijke eisen (m.n. belastingdienst). Aansturing Algemeen wordt de taak in samenwerking met de overige bestuursleden en kantinebeheerder uitgevoerd, verder wordt met de betreffende trainers en/of leden contact onderhouden. Organisatie Naast algemene bestuurstaken zijn de onderstaand specifieke taken die worden uitgevoerd door, of vallen onder de verantwoordelijkheid van de penningmeester: Begroting: opstellen t.b.v. de vereniging en kantine omzetten in budgetten bewaken; verantwoording opstellen t.b.v. jaarvergadering; Contracten beoordelen op juistheid en volledigheid; Financieel advies eventueel accorderen; Declaraties en vergoedingen: beoordelen en betaalbaar stellen; administratief verwerken (journaal bijhouden); jaarlijkse controle uitbetalingen t.o.v. de afspraken/contracten. Facturen: binnenkomende facturen beoordelen en betalen; uitgaande facturen opstellen en betaling bewaken; Pagina 8 van 31
Belasting: aangifte BTW voor zover van toepassing, het doen van aangifte loonbelasting; jaaropgave verzorgen; Salaris (voor zover van toepassing) salarisberekening en uitbetaling maandoverzichten verstrekken; jaaropgave verzorgen Administratief opstellen financieel jaarplan verzorgen resultatenrekening beheer diverse bankrekeningen balans opstellen verzorgen boekingen t.b.v. kantine en TT
1.5 Bestuurslid Algemene zaken Taak Het voorbereiden van beleid opstellen en uitvoeren van de onder algemene zaken vallende onderdelen. Aansturing, controle, evaluatie en belangenbehartiging van de algemene zaken Zie ook algemene zaken: hoofdstuk 3
1.6 Bestuurslid Technische commissie Taak Beleid opstellen en uitvoeren van de onder de technische commissie vallende onderdelen. Aansturing, controle, evaluatie en belangenbehartiging van de technische commissie Zie technische commissie: hoofdstuk 5
1.7 Bestuurslid: Topsport Taak Beleid opstellen voor en uitvoeren van de onder de technische commissietopsport vallende onderdelen. Aansturing, controle, evaluatie en belangenbehartiging van de technische commissie Zie technische commissie: toplijn: hoofdstuk 4.2
Pagina 9 van 31
1.8 Bestuurslid: Clubbinding/communicatie Taak Beleid opstellen en uitvoeren van de onder de clubbinding vallende onderdelen. Aansturing, controle, evaluatie en belangenbehartiging van deze onderdelen. Zie clubbinding: hoofdstuk 5
1.9 Bestuurdersaansprakelijkheid De bestuursleden van de vereniging zijn in principe niet persoonlijk aansprakelijk. Belangrijk daarbij is echter wel dat de statuten worden nageleefd en dat wordt gehandeld binnen het mandaat dat door de ledenvergadering is gegeven. Zo geeft de goedgekeurde begroting mandaat voor het doen van uitgaven conform de begroting. Echter een (forse) investering zonder goedkeuring door de ledenvergadering kan leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid. Om de aansprakelijkheid van bestuursleden (vrijwilligers) zoveel mogelijk te beperken is er door Sudosa-Desto een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten bij AON
)
Pagina 10 van 31
hoofdstuk)2):)Financieel)beleid) 2.1 Begrotingsbeleid Sudosa-Desto werkt met een begroting. Deze begroting wordt voorafgaand aan het boekjaar (1juli tot 30juni) opgesteld door de penningmeester, geaccordeerd in het bestuur en vervolgens vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering. De technische commissie werkt met een sub begroting, die deel uitmaakt van de totale begroting. Ook voor de subbegroting geldt dat de penningmeester uiteindelijk verantwoordelijk is voor de inhoud van de begroting, dus de begroting van de technische commissie moet in samenspraak met de penningmeester worden opgesteld. De vereniging streeft ernaar om financieel gezond te zijn. Uitgangspunt voor de begroting moet zijn dat er geen sprake is van een tekort. Om tegenvallers op te vangen moet de vereniging over voldoende eigen vermogen beschikken. De begroting is uitgangspunt voor het doen van uitgaven. Uitgaven die niet in de begroting opgenomen zijn, mogen niet worden gedaan, zonder instemming van het bestuur. De inkomsten voor komen uit contributies, donateursgelden, activiteiten, sponsoring, opbrengsten activiteiten motorcommissie, subsidies en de kantine. (de huidige inkomsten uit de kantine zijn nagenoeg nihil, het streven van het bestuur/de vereniging blijft om een eigen kantine te exploiteren: zie 2.7)
2.2 Contributiebeleid Het contributiebeleid heeft als uitgangspunt het betaalbaar houden van de sport voor onze leden. In de jaarlijkse algemene ledenvergadering worden de contributies vastgesteld. De contributies voor de mini’s, junioren, senioren en recreanten worden jaarlijks geïndexeerd. Bovenop de verenigingscontributie komt de contributie voor het lidmaatschap van de NEVOBO voor leden die in NEVOBOverband wedstrijden spelen. Zie voor de contributieregeling de website van Sudosa-Desto. (Contributieheffing is afhankelijk van wat je er voor wilt bieden. Door betaalbaarheid als uitgangspunt te hanteren zou je de indruk kunnen wekken dat een lage contributie belangrijker is dan een hoge mate van dienstverlening)
2.3 Activiteiten Activiteiten bieden de mogelijkheid om extra inkomsten te genereren. Vaste activiteit is de "Grote Clubactie". Daarnaast organiseert de motorcommissie een TTcamping en genereert zij geld uit het bieden van medewerking aan de superbike.
Pagina 11 van 31
2.4 Sponsorbeleid Sponsorgelden leveren een belangrijke bijdrage aan de inkomsten. Er zijn verschillende mogelijkheden voor sponsoring, deze zijn vastgelegd in het "Sponsorbeleidsplan".
2.5 Subsidies De gemeente Assen verstrekt jaarlijks subsidie voor de jeugdleden tot 18 jaar.
2.6 Honorering en contracten trainers Met betrekking tot vergoeding van de trainers wordt zoveel mogelijk aangesloten bij hetgeen gebruikelijk is; uitgangspunt is een gezond evenwicht tussen kosten voor de vereniging en kwaliteit van de trainer. Uiteindelijk geeft het begrotingsbeleid van de vereniging de maximale beloning van de trainer aan. Met de trainer wordt ofwel een vrijwilligersafspraak, ofwel een urendeclaratie, ofwel een arbeidsovereenkomst afgesloten, via de STK.
2.7 Kantine Sinds 2008 heeft Sudosa-Desto niet meer de beschikking over een eigen kantine en de inherente inkomsten daarvan. Het nadrukkelijke streven van het bestuur is om in de komende jaren opnieuw de exploitatie van een kantine in eigen beheer te krijgen. Naast de inkomsten is dit essentieel voor de clubbinding. Het elkaar ontmoeten rondom het volleyballen is een belangrijke pijler voor een gezond verenigingsleven. De huidige kantine in de Timp is niet de gezellige thuisbasis van weleer in sporthal de Spreng.
2.8 Motorcommissie De motorcommissie is een redelijk zelfstandig functionerende commissie, die jaarlijks een grote bron van inkomsten realiseert door het organiseren van een TT-camping. Vele vrijwilligers van de vereniging ondersteunen de motorcommissie bij de exploitatie, de organisatie is volledig in handen van de motorcommissie. Ook de financiële vergoeding voor de inzet van vrijwilligers voor het assisteren bij de bewaking tijdens de superbike-races is een onmisbare bron van inkomsten voor de vereniging. De motorcommissie zorgt hierbij voor de coördinatie.
2.9 Werkgeverschap Sudosa-Desto is een vereniging die veel vrijwilligers kent. In voorkomende gePagina 12 van 31
vallen kan aan vrijwilligers een zogenaamde vrijwilligersvergoeding worden verstrekt. Deze vergoeding kan onder bepaalde voorwaarden tot € 1.500,-- op jaarbasis belastingvrij worden verstrekt. Indien een vrijwilligersvergoeding wordt overeengekomen, dient dit schriftelijk te worden vastgelegd in een "vrijwilligers overeenkomst". Wanneer er sprake is van een vergoeding boven €1500,-- op jaarbasis, dan wordt er een arbeidsovereenkomst afgesloten via de regeling STK. Er ontstaat dus een werkgever-werknemer-relatie. Voor er een nieuwe trainer wordt benoemd zal er altijd een verklaring van goed gedrag overlegd moeten worden door de nieuwe trainer.
Pagina 13 van 31
hoofdstuk)3:)Algemene)zaken) Doel: Het systematisch en tijdig regelen van de bijkomende voorwaarden voor het uitvoeren van de doelstellingen en clubkoers van de vereniging
3.1 Ledenadministratie Een juiste, duidelijke en up to date administratie van het ledenbestand, waaronder ook niet spelende leden, waardoor er altijd een goed inzicht is in het ledenbestand per categorie. De ledenadministratie is tevens het uitgangspunt voor de inning van de contributie. Taakomschrijving: De ledenadministrateur draagt zorg voor een juiste registratie in het verenigingsbestand en meldt tevens leden aan en af bij de Nevobo, dit voor zover van toepassing. De ledenadministrateur draagt zorg voor het innen van de verenigings- en nevobocontributie. inning verenigingscontributie 1 februari en 1 mei inning Nevobocontributie
: per 1 augustus , 1 november , : verspreid over de inningsdata
3.2 Kleding Het verstrekken van kleding, shirts, broekjes, trainingspakken en sporttassen, aan leden, zodat alle spelende leden uniform gekleed de vereniging vertegenwoordigen bij wedstrijden. Taakomschrijving: De beheerder van de kleding draagt zorg voor het aanschaffen en verstrekken van de kleding en de registratie van rug en borstnummers. Hierbij dient een zo’n klein mogelijke voorraad aanwezig te zijn. De kleding gaat in principe 3 jaar mee met een optie op verlenging van een jaar. Het kledingbeleid wordt geëvalueerd om voor de komende jaren opnieuw vast te stellen of deze werkwijze voldoende aansluit bij de wensen van de leden. De kleding is eigendom van de vereniging, in het contributiebedrag zit een bijdrage versleuteld voor de aanschaf van kleding. Alle junioren- en seniorenteams krijgen een tas met shirtjes en broekjes, in gangbare maten, passend bij het team. Voor een aantal (top) teams zijn ook Pagina 14 van 31
trainingspakken beschikbaar. Op verzoek kan kleding voor een andere maat worden geruild. De kleding wordt aan het einde van het seizoen ingenomen en gecontroleerd op draagbaarheid. Kleding, die zoek is of onevenredige slijtage vertoont, dient te worden vergoed door degene die het in bruikleen heeft. Voor kleding, die gezamenlijk wordt gewassen en daarbij wordt beschadigd, stelt het bestuur per geval een te betalen vergoeding vast. Voor naamsponsoring op de kleding: zie Sponsorbeleidsplan
3.3 Medische zaken Het zorg dragen voor de aanwezigheid van opgeleide BHV-ers in de sporthal en het regelen en in stand houden van basale benodigdheden betreft EHBO en verzorging wordt geregeld door de sporthalbeheerder. In bepaalde gevallen is er vanuit de vereniging een fysiotherapeut aanwezig die geraadpleegd kan worden door de leden. Aansturing en verantwoording: Ieder onderdeel wordt uitgevoerd door een vrijwilliger, waarvan de ledenadministrateur hen vertegenwoordigt in het bestuur. Er zal minimaal 2 x per jaar een overleg plaatsvinden
Pagina 15 van 31
Hoofdstuk)4:)Technische)commissie) 4.1 Algemene zaken technische commissie 4.1.1) Scheidsrechterszaken) Taak: De scheidsrechtercontactpersoon wijst voor alle thuiswedstrijden van heren en dames senioren teams in de 2e t/m 4e klasse van de Nevobo competitie een scheidsrechter aan. Ook voor de 1e klasse dient een tweede scheidsrechter te worden aangegeven. Hij kan hiervoor putten uit de lijst van verenigingsscheidsrechters. Daarnaast is hij het eerste aanspreekpunt voor de scheidsrechtersaanwijzers voor de hogere regio klassen. De werving van scheidsrechters is een taak van de algemene leiding van de technische commissie. Uitgangspunt hierbij is dat de last zoveel mogelijk verdeeld wordt over de teams die aan de competitie deelnemen. Voor de 1e klas en lager betekent dit dat elk team een aantal verenigingsscheidsrechters levert die de wedstrijden fluiten waarvoor het team wordt aangewezen. Voor de hogere teams betekent dit dat elk team twee regioscheidsrechters levert die door de Nevobo ingezet kunnen worden om wedstrijden te leiden in de regio. De opleiding van nieuwe scheidsrechters wordt gecoördineerd door de scheidsrechterscontactpersoon.
4.1.2) Wedstrijdsecretariaat) Taak: aanspreekpunt voor de Nevobo regio Noord als het over wedstrijdzaken gaat het doorgeven van wedstrijdwijzigingen vanuit de Nevobo naar de teams en de scheidsrechters teams die wijzigingen in het wedstrijdprogramma willen aanbrengen moeten dit in overleg met het wedstrijdsecretariaat doen
4.1.3))Zaalindeling) Taak: jaarlijks een overzicht maken van benodigde zaalruimte contacten met de gemeente Assen onderhouden over beschikbaarheid contacten met de gemeente Assen onderhouden over wijzigingen in de gebruiksduur controleren van nota’s, betreffende de zaalhuur Pagina 16 van 31
4.1.4) Accommodatie) Taak: het doorgeven van noodzakelijk onderhoud aan de verantwoordelijke instanties het onderhouden van contacten met de betreffende schoonmaakorganisaties
4.1.5) Ballen)en)materialen:) Taak: Het beheren en zo nodig aanschaffen van volleyballen en andere benodigdheden voor trainingen en wedstrijden op een zo danige manier dat de spelers en trainers optimaal voorbereid kunnen trainen en deelnemen aan de wedstrijden. Taakomschrijving: De beheerder van de ballen en materialen draagt zorg voor een juiste voorraad volleyballen en andere materialen. Tevens wordt er een registratie bijgehouden aan wie/welk team volleyballen en/of andere materialen verstrekt zijn en draagt zorg voor het op tijd inleveren van de verstrekte ballen en materialen. Elk team heeft de beschikking over “eigen” ballen. Deze worden uitgereikt in tassen. Het team dat een bal/ballen kwijt raakt, dient deze te vergoeden.
4.1.6) Formulierenbeheer) Taak: het het het het
tijdig klaarleggen van ingevulde wedstrijdformulieren bijhouden van het wedstrijdbord in de sporthal digitaal doorgeven van de uitslagen van de wedstrijden aan de Nevobo controleren en versturen van de wedstrijdformulieren naar de Nevobo
Pagina 17 van 31
4.2 Technische commissie: onderdeel Topteams Doel: Het zorgen voor een goed presterende toplijn door: het behartigen en verbinden van de belangen van spelers, trainers en coaches in de toplijn; zorg te dragen voor de beschikbaarheid van bekwame trainers en coaches voor de toplijnteams; het contractueel vastleggen van trainers voor de trainers van de toplijnteams het bevorderen van onderlinge samenwerking tussen trainers en coaches, m.n. het afstemmen van trainingsprogramma’s (inhoud, meetrain-mogelijkheden) en het maken van afspraken over prioriteiten (PD) en invalbeurten van spelers uit lagere teams in hogere teams; het contractueel vastleggen van spelers/speelsters van Dames 1/ Heren 1; het onderhouden van contacten met (toplijn)teamgebonden sponsoren en andere relevante instanties/personen.
4.2.1) Voorzitter)Technische)commissie:)onderdeelTopteams) Taak: Belangrijkste taak : waarborgen van de continuïteit, kwaliteit en ontwikkelingsmogelijkheden in de dames- en herentoplijn, in lijn met het verenigingsbeleid. Aansturing: Algemeen wordt de taak in samenwerking met de overige bestuursleden, TC, trainers, coaches, coördinatoren en spelers uitgevoerd. Het onderdeel “Topteams” kent een 4-tal subonderdelen, voor deze onderdelen is een contactpersoon het aanspreekpunt. Heren 1 Nevobo Dames 1 Nevobo Organisatie: Naast algemene bestuurstaken zijn onderstaand specifieke taken die worden uitgevoerd of vallen onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter cie. Top: Financiën: i.s.m. sponsorcommissie zorg dragen voor voldoende sponsorgelden t.b.v. de toplijnteam, m.n. D1 en H1. Contracten opstellen van contracten met trainers en coaches; afstemmen met de penningmeester over financiële aspecten (honorarium en vergoedingen). Declaraties:
Pagina 18 van 31
beoordelen van de rechtmatigheid van declaraties van teams, toplijntrainers en coaches; doorzenden van ontvangen declaraties naar penningmeester.
Pagina 19 van 31
4.3 Technische commissie: onderdeel Senioren Doel: De commissie heeft tot doel om de randvoorwaarden te scheppen om voor senioren op competitief en recreatief niveau het volleybalspel te kunnen beoefenen. Hierbij geldt als uitgangspunt dat de vereniging op alle niveaus van de competitie vertegenwoordigd is volgens een piramideopbouw zodat er voor alle leden de mogelijkheid is om op zijn of haar niveau aan de competitie deel te kunnen nemen. Uitgangspunt hierbij is, dat alle spelende leden zijn ingedeeld bij een team, waarin: zij qua spelniveau aansluiting hebben bij de overige teamleden er redelijkerwijs een gevoel van teamvorming kan ontstaan Op lange termijn is het doel van de breedtesportcommissie dat er een evenwichtige opbouw in de niveaus van de senioren teams is waardoor het voor iedereen mogelijk wordt op zijn of haar niveau aan de competitie deel te nemen.
4.3.1) Voorzitter)Technische)commissie:)onderdeel)Senioren) Taak: het behartigen en verbinden van de belangen van spelers, trainers en coaches zorgdragen voor de beschikbaarheid van bekwame trainers en coaches voor de teams; het benaderen en contractueel vastleggen van trainers binnen het daarvoor ter beschikking gestelde budget; het bevorderen van onderlinge samenwerking tussen trainers en coaches, m.n. het afstemmen van trainingsprogramma’s (inhoud, meetrain-mogelijkheden); beoordelen van de rechtmatigheid van declaraties van teams, trainers en –coaches en deze na goedkeuring doorzenden naar de penningmeester; Aansturing: Algemeen wordt de taak in samenwerking met de overige bestuursleden, TC, trainers, coaches en spelers uitgevoerd. Maandelijks vindt er overleg plaats met de contactpersonen. Het onderdeel “Senioren” kent een 4-tal subonderdelen, voor deze onderdelen is een contactpersoon het aanspreekpunt. 4.3.1.1
Heren Nevobo
In de commissie worden de heren senioren vertegenwoordigd door een contactpersoon, die als taak heeft om zaken vanuit de herenteams in de commissie aan de orde te stellen en zaken die vanuit het bestuur en de
Pagina 20 van 31
commissie van belang voor de heren senioren zijn te communiceren naar de teams toe. 4.3.1.2
Dames Nevobo
In de commissie worden de damessenioren vertegenwoordigd door de contactpersoon, die als taak heeft om zaken vanuit de damesteams in de commissie aan de orde te stellen en zaken die vanuit het bestuur en de commissie van belang voor de damessenioren zijn te communiceren naar de teams toe. 4.3.1.3
Recreanten
In de commissie worden de recreanten vertegenwoordigd door de contactpersoon, die als taak heeft zaken vanuit de recreantenteams in de commissie aan de orde te stellen en zaken die vanuit het bestuur en de commissie van belang zijn voor de recreanten te communiceren naar de teams toe. Daarnaast het onderhouden van contacten met de competitieleiding van het Recreatievolleybal Assen e.o. 4.3.1.4
Toernooien
Het organiseren, op elk niveau, van een nader te bepalen aantal toernooien waaraan de leden van Sudosa-Desto kunnen deelnemen. Taakomschrijving: De organisator van de toernooien draagt zorg voor het organiseren van een aantal toernooien op verschillende niveaus. Te organiseren toernooien: voorbereidingstoernooien : september: in overleg: avond: ochtend: avond: middag: avond: herfstvakantie: ma/di: voorjaarsvakantie: mixtoernooi juni:
Pagina 21 van 31
dames (2e) divisie: heren (2e) divisie dames 1e klasse: en heren 1e klasse: C jeugd jongens en meisjes: alle leeftijden dames 2e en derde klasse; A en B-jeugd: hoog,midden en laag recreanten dames en heren: alle niveaus tweedaags top-jeugd toernooi twee-tegen-twee toernooi einde seizoenstoernooi: alle leden
4.4 Technische commissie: onderdeel Jeugd 4.4.1) Voorzitter)jeugdcommissie) De voorzitter van de jeugdcommissie is de vertegenwoordiger van Susoda-Desto naar ouders/verzorgers van jeugdleden, jeugdleden en coaches. Dit in overleg met de technische commissie en (vice)voorzitter. De voorzitter wordt in de uitvoering van zijn taak ondersteunt door de secretaris van de jeugdcommissie. De functie is een bestuursfunctie. Dit betekent dat de voorzitter aanwezig zal zijn tijdens de maandelijkse bestuursvergaderingen. De jeugdcommissie-leden komen maandelijks bij elkaar om te vergaderen. De voorzitter van de jeugdcommissie leidt deze vergadering. Taak jeugdcommissie: • zorgdragen voor de indeling van de jeugdteams, waarbij er wordt gekeken naar het spelniveau en de mogelijkheden tot het ontwikkelen van een teamgevoel; • halverwege het seizoen i.o.m. coaches en trainers de teamindelingen voor het volgende seizoen bepalen • uiteindelijke teamindelingen communiceren naar wedstrijdsecretariaat • zorgdragen voor de beschikbaarheid van bekwame trainers en coaches voor de teams; • het benaderen en contractueel vastleggen van trainers binnen het daarvoor ter beschikking gestelde budget; • het bevorderen van onderlinge samenwerking tussen trainers en coaches, m.n. het afstemmen van trainingsprogramma’s (inhoud, meetrainmogelijkheden); • Contacten onderhouden met de coaches van de jeugdteams; • Voor aanvang wedstrijdseizoen een informatieavond • Halverwege het seizoen: tussenevaluatieavond • Einde seizoen: evaluatieavond • beoordelen van de rechtmatigheid van declaraties van teams, trainers en –coaches en deze na goedkeuring doorzenden naar de penningmeester; • het organiseren van ouderinformatieavonden (minimaal 1 x per jaar) Aansturing: Algemeen wordt de taak in samenwerking met de overige bestuursleden, TC, trainers, coaches en spelers uitgevoerd. Het onderdeel “Jeugd” kent een 5-tal subonderdelen, voor deze onderdelen is een contactpersoon het aanspreekpunt. Topteams Meisjes A-jeugd Meisjes Pagina 22 van 31
B-jeugd Meisjes C-jeugd Meisjes ABC-jeugd Jongens Maandelijks vindt er overleg plaats met de contactpersonen.
Pagina 23 van 31
4.5 Technische commissie: onderdeel Mini’s Doel: Kinderen tot 12 jaar: het volleybalspel aanleren in niveaugroepen, waarbij kinderen op 12 jarige leeftijd minimaal niveau 6 beheersen laten ervaren dat een teamsport je meer brengt dan bewegen, door het jaarlijks organiseren van sportieve activiteiten - het organiseren van clubbindende toernooien
4.5.1) Voorzitter)minicommissie) De voorzitter van de minicommissie is de vertegenwoordiger van Susoda-Desto naar ouders/verzorgers van de leden tot 12 jaar. Dit in overleg met de technische commissie en (vice)voorzitter. De minicommissieleden komen maandelijks bij elkaar om te vergaderen. De voorzitter van de jeugdcommissie leidt deze vergadering. Taak: zorgdragend voor de indeling van de miniteams, waarbij er wordt gekeken naar het spelniveau en de mogelijkheden tot het ontwikkelen van een teamgevoel; halverwege het seizoen i.o.m. coaches en trainers de teamindelingen voor het volgende seizoen bepalen uiteindelijke teamindelingen communiceren naar wedstrijdsecretariaat zorgdragend voor de beschikbaarheid van bekwame trainers en coaches voor de teams; het benaderen en contractueel vastleggen van trainers binnen het daarvoor ter beschikking gestelde budget; het bevorderen van onderlinge samenwerking tussen trainers en coaches, m.n. het afstemmen van trainingsprogramma’s (inhoud, meetrain-mogelijkheden); Contacten onderhouden met de coaches van de miniteams; Voor aanvang wedstrijdseizoen een informatieavond Halverwege het seizoen: tussenevaluatieavond Einde seizoen: evaluatieavond beoordelen van de rechtmatigheid van declaraties van teams, trainers en –coaches en deze na goedkeuring doorzenden naar de penningmeester; het organiseren van ouderinformatieavonden (minimaal 1 x per jaar) Aansturing: Algemeen wordt de taak in samenwerking met de overige bestuursleden, TC, trainers, coaches en spelers uitgevoerd. Het onderdeel “Mini’s” kent een 3-tal subonderdelen, voor deze onderdelen is een contactpersoon het aanspreekpunt. Pagina 24 van 31
Teamindeling Mini-activiteiten Toernooien mini’s Maandelijks vindt er overleg plaats met de contactpersonen.
4.6 Ondersteuning Voor de ondersteuning en coaching op zowel organisatorisch- als sporttechnisch gebied doen wij een beroep op een combinatiefunctionaris van de gemeente Assen. Voor de specifieke sporttechnische ondersteuning hebben wij een combinatiefunctionaris nodig die gespecialiseerd is in volleybal. Deze inzet staat beschreven in een overeenkomst met de gemeente Assen. (zie overeenkomst inzet combinatiefunctionaris)
Pagina 25 van 31
hoofdstuk)5:)Clubbinding) 5.1 Vrijwilligersbeleid Er zijn twee groepen vrijwilligers; de onbetaalde vrijwilligers (bestuur, ouders van leden, kantinepersoneel etc.) en de vrijwilligers die een vergoeding krijgen (bv. trainers, verzorgers). (zie 2.9) Onkosten, gemaakt door vrijwilligers worden uitsluitend vergoed, indien hier vooraf afspraken over zijn gemaakt.
5.2 Website doel Sudosa-Desto heeft een gemakkelijk toegankelijke, informatieve en actuele website, waarop de vereniging zich presenteert in al haar facetten. De website is een intern communicatiemiddel voor alle leden. organisatie De website wordt in stand gehouden door de web-commissie. aansturing en verantwoording: de webcommissieleden hebben minimaal drie keer per jaar overleg over de ontwikkelingen omtrent de website drie keer per jaar vindt er overleg plaats tussen de webcommissie en het verantwoordelijke bestuurslid taakomschrijving webmaster: de webmaster richt de website aantrekkelijk en overzichtelijk in de webmaster zorgt voor licenties de webmaster autoriseert daartoe aangewezen personen door het bestuur contentmaster: de contentmaster zorgt voor het actueel houden van de web-site, de contentmaster plaatst aangeleverde copy op de website beheerder website: de beheerder van het gastenboek zorgt voor het uitdelen van inlogcodes de beheerder van het gastenboek screent het gastenboek 3 keer per week op beledigende en racistische teksten de beheerder van het gastenboek screent het gastenboek 3 keer per week op pesten z.s.m. plaatsen van de copy september: de website screenen op actualiteit Pagina 26 van 31
-
oktober: overleg webcommissieleden over de ontwikkelingen en inrichting van de website en het bestuur december: de website screenen op actualiteit verlengen abonnementen en licenties februari: overleg webcommissieleden over de ontwikkelingen en inrichting van de website februari: overleg met het bestuur maart: de website screenen op actualiteit
5.3 Activiteitencommissie doel: het bevorderen van het clubgevoel door het organiseren van activiteiten aansturing en verantwoording: het bestuurslid dat de verantwoordelijkheid heeft voor de “communicatie” heeft minimaal 3 keer per jaar contact met de activiteitencommissie. het bestuur begroot jaarlijks een bedrag voor het organiseren van activiteiten, de AC legt hiervoor een financiële verantwoording af aan het bestuur taakomschrijving de AC organiseert verspreid over het volleybalseizoen een viertal activiteiten gericht op de clubbinding van de leden ouder dan 12 jaar.
5.4 Innovatie doel: - het initiëren van aan het zaalvolleybal gerelateerde spelvormen, zodat er een breder aanbod aan volleybalactiviteiten kan worden aangeboden aan de (toekomstige) leden. - Hierbij kan o.a. gedacht worden aan beachvolleybal en bossaball aansturing en verantwoording: het bestuurslid dat de verantwoordelijkheid heeft voor de “clubbinding” minimaal 3 keer per jaar contact met de voorzitter van deze commissie.1
heeft
Taakomschrijving:
1
Deze commissie is nog niet gevormd, ondersteuning bij de uitvoer van deze innovaties vanuit de Nevobo of de combinatiefunctionaris is hierbij noodzakelijk
Pagina 27 van 31
5.5 Lief en leed doel: het bevorderen van het clubgevoel door het verzorgen van een attentie bij “lief en leed” bij een der leden aansturing en verantwoording: het bestuurslid dat de verantwoordelijkheid heeft voor de “clubbinding” minimaal 3 keer per jaar contact met de “lief en leed”persoon.
heeft
Taakomschrijving: het namens de vereniging een blijk van medeleven geven bij geboorte en trouw, ziekte en rouw
Pagina 28 van 31
hoofdstuk)6:)Communicatie)en)PR) 6.1 Public Relations / Externe communicatie Doel De vereniging Sudosa-Desto presenteert zich op een positieve manier naar buiten, zodat de naamsbekendheid, de doelstellingen en de prestaties van de vereniging binnen de nationale volleybalwereld en bij een breed regionaal publiek bekend zijn. Aansturing en verantwoording - de pr functionaris handelt in de geest van de doelstelling - drie keer per jaar vindt er overleg plaats tussen de PR-functionaris en het verantwoordelijke bestuurslid over de afgelopen en komende periode Taakomschrijving - de pr functionaris zorgt voor - het uitbrengen van een magazine m.b.t. de nationaal spelende teams - het uitgeven van een wedstrijdbulletin voor de nationaal spelende teams - het uitgeven van persberichten aan de regionale dagbladen / weekbladen
6.1.2) Contacten)met)de)NEVOBO) Doel Op de hoogte blijven van en het meedenken over ontwikkelingen binnen het volleybal op Nationaal niveau Gebruik maken van elkaars expertise Taak bezoeken van vergaderingen en relevante congressen van de NEVOBO contacten onderhouden op regionaal niveau met de NEVOBO
6.2 Werving Doel Sudosa-Desto streeft naar een ledenaantal van minimaal 600 leden, waarbij een piramidevormige opbouw van het sportieve niveau de basis vormt voor de talenten- en topteams. Taak het werven van leden voor groepen die niet evenredig zijn vertegenwoordigd in de vereniging: jongens bij de mini- en jeugdleden leden met een leeftijd tussen de 20 en 30 Pagina 29 van 31
6.3 Vertrouwenspersoon Doel Leden met vertrouwelijke zaken, die binnen de vereniging spelen en waarvoor men niet terecht kan of wil bij iemand binnen de vereniging, de mogelijkheid bieden deze vertrouwelijk te bespreken met de vertrouwenspersoon. Taak het aanhoren van vertrouwelijke zaken en deze anoniem afhandelen het opstellen van een anoniem verslag dat naar de voorzitter van het bestuur wordt gestuurd De vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht. Deze plicht zorgt ervoor dat de personen die met bepaalde problemen kampen de vertrouwenspersoon ook daadwerkelijk vertrouwen. Met de volgende problemen kan een vertrouwenspersoon vaak te maken krijgen: Pesterijen Het komt nog wel eens voor dat er mensen gepest worden. Als deze personen hun verhaal kwijt willen dan kunnen ze zich wenden tot de vertrouwenspersoon. Discriminatie Discriminatie overlapt een klein beetje met de pesterijen: Het een kan volgen op het ander. Een vertrouwenspersoon kan mensen die gediscrimineerd worden vaak waardevolle tips geven over hoe discriminatie ontlopen kan worden. Seksuele intimidatie Als er mensen naar de vertrouwenspersoon toekomen met klachten over seksuele intimidatie, dan kan deze informatie (met toestemming van het slachtoffer) doorgespeeld worden aan het bestuur. Het bestuur is verplicht de intimidatie te bestrijden.
6.4 Klachtencommissie Mocht je niet tevreden zijn over de gang van zaken binnen Sudosa-Desto en met de directe betrokkenen niet tot een oplossing zijn gekomen, dan kun je een klacht indienen bij de klachtencoördinator, dit is de voorzitter van de vereniging Het bestuur zal alle klachten zeer serieus nemen.
Pagina 30 van 31
hoofdstuk)7:)Communicatie) 7.1 Interne communicatie Doel a. er is een duidelijke zakelijke beschrijving van taken en verantwoordelijkheden, zodat iedereen taken volgens de verwachting kan uitvoeren. b. het bevorderen van het verenigingsgevoel, betrokkenheid en de clubliefde Aansturing en verantwoording - per seizoen wordt er voor iedere taak een uitvoerende persoon gezocht, het verantwoordelijke bestuurslid zorgt voor de planning en aansturing van de realisatie van de verschillende taken Taakomschrijving het aansturen van: - digitale communicatie: o een webcommissie: communicatie door het in stand houden van een web-site regelen teamfoto’s - schriftelijke communicatie o informatievoorziening voor alle leden via informatiegids, mininieuws o jaarlijkse enquête: tevredenheidpeiling, inventarisatie knelpunten - persoonlijke communicatie: o 2 keer per jaar contact te hebben met alle teams/aanvoerders o informatieve bijeenkomsten over volleybal in de brede zin: te denken valt hierbij b.v. aan voorlichting over blessures, nieuwe spelregels o begeleiding wedstrijddagen / bestuurslid van dienst - een activiteitencommissie: o het organiseren van niet op volleybalgerichte activiteiten: voor bepaalde doelgroepen binnen de vereniging: jeugd, topteams, recreanten, seniorleden oud-leden o activiteiten waaraan ieder lid kan deelnemen op vrijwillige basis
Pagina 31 van 31
