Vereenvoudiging van administratieve processen. Ziekenhuis Oost-Limburg Click to add title. Elke Panis Jos Vanoppen. Click to add subtitle

Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis Oost-Limburg Click to add title

Elke Panis Jos Vanoppen

Click to add subtitle

De Haan 2-9-2014 Genk 16-9-2014

1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratieve processen’? 2. Opleiding lean 3. Praktische aanpak 1. Project facturatie 2. Project patiëntenadministratie 3. Andere projecten

1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratieve processen’? 2. Opleiding lean 3. Praktische aanpak 1. Project facturatie 2. Project patiëntenadministratie 3. Andere projecten

Pre-lean - Rommelige bureaus - Hopeloze zoektochten

- Fouten / onduidelijkheden in processen

Pre-lean - Papierloos werken - ‘besparingen’ in administratie (10-punten plan)

- Aandacht voor efficiëntiewinst

Maar Geen kader voor aangeboden Geen integratie

Geen goed proces Top-down aanpak

En dan?

LEAN

1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean 3. Praktische aanpak 1. Project facturatie 2. Project patiëntenadministratie 3. Andere projecten

Wat valt er op aan deze figuur?

business consulting. profoundly different.

Aan wat denken jullie spontaan bij het woord ‘lean’?


LEAN = waarde creëren voor de patiënt, en daarop focussen

7 + 1 categorieën van verspilling: pas toe jullie project 7+1op vormen van verspilling

LEAN = (h)erkennen welke taken waarde toevoegen voor de patiënt en welke niet


Lean is (in beginsel) een kwaliteitssysteem

“We take the 1 million dollar hit now, in stead of the 10 million dollar hit later… - Mr. Sakichi Toyoda, Founding father of Jidoko


LEAN = verwonderd naar onze processen en werking kijken

p. 15

LEAN= voor en door medewerkers

LEAN= de kunst van het klein maken

Lean werken  de productieve werkplek


Basisprincipe 1: Lean kan je enkel leren door het te doen

Tijdlijn Stap

Define

Measure

Analyse

Improve

Control

Training Coaching


Basisprincipe 2: Lean lukt enkel wanneer volledige steun van de directie en langetermijn focus


Basisprincipe 3: spelenderwijs leren

Lean asteria spel: bewustwording en lean principes (2 hour)

5S spel: principes van een productieve werkomgeving

De Kunst van het klein maken(18 min)


Aanpak binnen ZOL: een gezonde mix aan initiatieven

Zorgt voo doorbrake

Creëert verbetercultuur p. 22


Aanpak binnen ZOL: een gezonde mix aan initiatieven Oncologisch dagtraject

Optimalisatie spoed

Efficiënt vergaderen

Optimalisatie admin proces

Efficiënte werkplek p. 23

Verbeterbord Getting things done business consulting. profoundly different.



Leanproject facturatie facturatie

ambulante prestaties

dagklinische prestaties

gehospitaliseerde prestaties

revalidatie prestaties

Veel manueel werk via papieren ereloonstaten Gedeeltelijke ‘automatisatie’ Welke verbetertrajecten mogelijk?

operatiekwartier

Leanproject facturatie verschillende stappen -> analyseren huidige processen; -> ‘mee lopen’ door de leidinggevende -> werkgroepjes -> eventuele externe begeleiding

1. Deelprocessen in kaart brengen

1. Deelprocessen in kaart brengen

2. Bepalen van knelpunten

Eigen werkwijze kritisch bekijken

3. Actiepunten n.a.v. knelpunten

Actie 1 = Automatisering • Waar is al een gedeeltelijke automatisering? • Kan dit uitgebreid worden? • Wat zijn de blinde vlekken? • Welke mogelijkheden bestaan?  concrete actie: Facturatie operatiekwartier via Orline

Automatisering: Plan van aanpak Omschrijving apr mei Automatisering Facturatie via Orbis Demo Agfa registratiemogelijkheden prestaties in Orbis Mogelijkheden onderzoeken Piloot-medische diensten Uitrol naar alle medische diensten Facturatie via Orline Demo registratiemogelijkheden prestaties + materiaalforfait in Orline Mogelijkheden onderzoeken Piloot-medische diensten In overleg met apotheek mogelijkheden van facturatie materialen vanuit Orline implementeren In afwachting van implementatie Orline: in overleg met apotheek aanpassen van papieren ereloonstaten t.b.v. facturatie materialen Facturatie via software momenteel in gebruik door medische diensten (ambulante ereloonstaten) Overzicht software per medische dienst Overzicht input aantal ambulante ereloonstaten door UFK per medische dienst/geneesheer Mogelijkheden onderzoeken Overleg medische diensten Mogelijke alternatieven automatisering ereloonstaten? Contact opnemen met IBM Andere alternatieven? Pijnkliniek Testfase Opstart Wekelijks: Opvolging + feedback

jun

jul

aug

sept

okt

25/jun

05/09 of 07/09

24/jun 24/jun

25/jun

nov

dec

Actie 2 = Optimalisering huidige werking papieren ereloonstaten • Knelpunten registreren en onmiddellijk communiceren • Papierverbruik verminderen • Klassement dagklinische ereloonstaten herorganiseren

Ook hiervoor plan van aanpak

Actie 3 = Analyse van fouten: • Correcties • Tarificatiefoutenlijsten • Lijst ontbrekende gegevens Leren uit fouten en zo in de toekomst vermijden Ook hiervoor plan van aanpak

Actie 4 = Attesten • Verplichtingen versus hetgeen we vandaag doen?  levert 1 dag per maand tijdswinst op!

Ook hiervoor plan van aanpak

Actie 5 = Tarificatiefoutenlijst dagklinische prestaties • • • • •

Analyse huidige werkwijze Bepalen van actiepunten Implementatie nieuwe werkwijze Papierverbruik per maand: 2900 blz -> 445 blz Efficiëntiewinst per maand: 5d -> 3d


Leanproject patiëntenadministratie - Deel spoedgevallen - Probleemdefiniëring: voor personeel: te hoge werkdruk voor leidinggevenden: is werkdruk wel te hoog? moeten alle taken ook effectief gebeuren?

aanpak Definieer

controleer

verbeter

meet

analyseer

Definieer

controleer

verbeter

meet

analyseer

1 – definieer • Uitzuiveren van het takenpakket. • Het efficiënt laten verlopen van de telefonie.

Definieer

controleer

verbeter

meet

analyseer

2 – meet • Meetinstrument taken: Multi momentopname

2 – meet • Analyse takenpakket: – Totaal 27 uur (20 + 7drukke uren) gemeten aan de hand van de Multi Moment Opname-methode (door diensthoofd) • Analyse van de telefonie: – Meting door teamleden +/- 1000 lijnen – Doel? Reden van telefonie achterhalen

Definieer

controleer

verbeter

meet

analyseer

3 – analyseer met de teamleden – Toelichting over lean – Resultaten meting visualiseren en bespreken – Analyse adhv kader

84% tussen taken in

Indeling taken TELEFONIE 0% 10%

16% Eetpauze

55% “1937”

31% algemene

Pauze 21%

Vb. spoedparking

65% front office

0%

36% veiligheidsdeur 32% extern

ANDERE 7%

INSCHRIJVING 30%

20% briefing VPK 5% Nietspoed

ONTHAAL 10% ADMINISTRATIE 21%

29/ wachtzaal 3 38% Mini- forfaits

15% adm hulp VPK

24% MKG doc

Bevindingen: – Ondanks drukte +/- 30% inschrijvingen! • Drukke periodes 10% meer onthaal en 10% minder pauzes – Pieken en dalen- Pauze tussen taken in • Wat kunnen we planbaar maken? – Vaste lijn “1937” grote storing • Waarom oproep? – Miniforfaits, inschrijving baby → Procesanalyse – Orde

Definieer

controleer

verbeter

meet

analyseer

4 - verbeter • 5 S- methode

4 - verbeter • Checklist van taken en tijdsbesteding: opvang pieken en dalen  planbare taken • Opkuis en indeling mailbox • Aantal processen duidelijker in kaart brengen

• Onnodige taken afschaffen

BLIJVENDE AANDACHT Definieer

controleer

verbeter

meet

analyseer


Documenten stroom kritisch bekijken

- Welke documenten zijn nog nodig? - Welke documenten worden niet meer gebruikt?

Elk document met de betrokken leidinggevenden bekeken: doel, nut?  Heeft geleid tot effectieve afschaffing van een aantal documenten die al jaren in omloop waren

Papierloos werken

Zoveel mogelijk papier afschaffen wat niet noodzakelijk is of vervangen door electronische documenten (kunnen niet verloren gaan, papierbesparing, automatische verwerking in WISH, …) Electronisch opnamevoorstel  via mail Documenten digitaal laten tekenen

verbeterborden

Optimalisaties in het volledig traject van de patiënt - Voor de opname ‘mijn ZOL-site’ - Tijdens de opname/raadpleging Taxivervoer Online inschrijven communicatie SMS / mail - Na de opname zorghotel ontslag efficiënter / sneller maken

Procesoptimalisatie binnen en buiten de zorg Externe firma Interne acties Zoeken opleiding Rommel

Met inefficiëntie (wisselend) resultaat

Vragen ?

Vereenvoudiging van administratieve processen. Ziekenhuis Oost-Limburg Click to add title. Elke Panis Jos Vanoppen. Click to add subtitle

Recommend Documents