Verantwoordingsverslag. Crisis-noodopvang vluchtelingen in De Oever Fotografie: Ton Willemse

Fotografie: Ton Willemse

Verantwoordingsverslag Crisis-noodopvang vluchtelingen in De Oever 25-11 – 3-12 2015

Gemeente IJsselstein Gemeente Montfoort Gemeente Lopik

Verantwoordingsverslag crisis-noodopvang De Oever IJsselstein

Inhoudsopgave Inleiding en samenvatting

3

Uitvoeringsverslag

6

1.

De aanloop 1.1 Voorbereiding 1.2 inloopbijeenkomst

6 6 7

2.

Uitvoering

8

2.1 Organisatiestructuur Beleidsteam Uitvoeringsorganisatie Team opvanglocatie Adviseur veiligheid Ondersteuning Secundaire activiteiten Raadsledenbijeenkomst

8 8 9 9 9 9 10 10

2.2. Start van de opvang Aankomst en registratieproces Samenstelling groep vluchtelingen

10 10 11

2.3. De praktijk

11

Fysieke inrichting Het sportpark De sporthal Catering Het scoutinggebouw

11 12 13 13

Bemensing Locatiemanagers en medewerkers Tolken Vrijwilligers catering en activiteiten

14 14 15 15

Nazorg ten behoeve van medewerkers

16

Medische zorg Rode kruis/EHBO Artsen, medische spreekuren

16 16 16

Activiteiten

16

Veiligheid

17

Communicatie

18

2.4. Het vertrek

18

2.5 Afsluitende bijeenkomst

19

Financiële verantwoording

20

2


Inleiding en samenvatting In de periode van 25 november tot en met 3 december heeft de gemeente IJsselstein, in samenwerking met Montfoort en Lopik, een groep van 150 voornamelijk Syrische vluchtelingen crisisnoodopvang geboden in sporthal De Oever in IJsselstein. In dit verantwoordingsverslag is beschreven hoe de organisatie van deze opvang is georganiseerd en uitgevoerd en hoe de opvang gedurende deze periode is verlopen. In het verslag is ook de voorlopige financiële verantwoording opgenomen. Bij wijze van samenvatting begint het verslag hieronder met een chronologische weergave van de organisatie en uitvoering van de opvang. Hierin zijn ook enkele leerpunten opgenomen – onderdelen die anders hadden gekund of waarvan het juist waardevol kan zijn de ervaring te gebruiken in toekomstige (crisis- of organisatorisch vergelijkbare) situaties. 10 – 16 november

Het college oriënteert zich op de haalbaarheid van crisisnoodopvang voor vluchtelingen in IJsselstein.

dinsdag 17 november

Het college besluit na afstemming met de gemeenteraad, een bewonersbijeenkomst te organiseren waarin bewoners worden geïnformeerd over het voornemen om crisis-noodopvang te bieden voor de duur van 9 dagen in sporthal De Oever. De bijeenkomst moet plaatsvinden op 18 november. Besturen van de verenigingen die in de sporthal en op het sportpark actief zijn worden die middag over het voornemen geïnformeerd en uitgenodigd voor de inloopbijeenkomst, evenals het bestuur van de Agnesschool, het Cals-college en de direct omwonenden. Ook pers wordt uitgenodigd om aanwezig te zijn. Via sociale media verschijnen negatieve berichten, maar het aantal is beperkt.

Leer-/ervaringspunten

Waar in andere gemeenten werd gestart met 72-uursopvang en daarna eventueel 1 of 2 keer werd verlengd, besloot het college in IJsselstein direct uit te gaan van een opvang van maximaal 3 x 72 uur = 9 dagen. Deze 9 dagen zijn steeds als uitgangspunt genomen bij de voorbereiding. Door de duidelijkheid vooraf kon aan de gemeenteraden en de inwoners vanaf het eerste moment een duidelijke boodschap worden gegeven, waarop het bestuur later niet terug hoefde te komen. Ook werd het hierdoor organisatorisch en in de communicatie makkelijker om de opvang te realiseren. Duidelijkheid vooraf over de maximumtermijn – en daarvan niet meer afwijken – is waardevol gebleken.

woensdag 18 november

De inloopbijeenkomst wordt gehouden en verloopt kalm. De media spreken de dag erna over een gemoedelijk verlopen bijeenkomst. Aandachtspunt zijn vooral de vragen omtrent veiligheid. Daarnaast blijkt bij veel mensen niet duidelijk te zijn overgekomen dat de opvang eenmalige crisis-noodopvang betreft voor maximaal 9 dagen. Mensen gaan ervan uit dat de groep langer zal blijven, of dat er elke keer een nieuwe groep zal komen. De communicatie hierover wordt verduidelijkt.

3

Verantwoordingsverslag crisis-noodopvang De Oever IJsselstein Leer- / ervaringspunten

De opzet van de avond als inloop-informatiebijeenkomst met een beperkt aantal genodigden, in plaats van een plenaire bijeenkomst, heeft geleid tot een rustige bijeenkomst. Dit is een positieve ervaring en voor herhaling vatbaar. Tegelijkertijd is het uitnodigingsbeleid iets té beperkt gebleken; alleen de meest direct omwonenden zijn uitgenodigd, bewoners van de naastliggende wijk niet. Dat heeft tot onvrede geleid. Bij een selectief uitnodigingsbeleid is het van belang geen mensen onbedoeld uit te sluiten.

donderdag 19 november

Het college besluit op basis van de inloopavond om definitief aan het COA te melden dat IJsselstein bereid is om crisis-noodopvang te bieden voor maximaal 9 nachten, vanaf dinsdag 24 november. De gemeenten Montfoort en Lopik werken mee aan de opvang.

vrijdag 20 november maandag 23 november

De inrichting van de locatie en voorbereiding van de opvang wordt gerealiseerd. De gemeente richt zich op de primaire opvang: de locatie, voedsel, veiligheid en (medische) zorg. De coördinatie van de ‘secundaire’ activiteiten, zoals inzameling van allerhande goederen, organisatie van sociale, sportieve en ontspanningsactiviteiten en het in goede banen leiden van de vrijwillige hulp en bijdragen van inwoners, wordt in handen gelegd van Pulse. Maandagmiddag wordt door het COA aangegeven dat een groep van 150 vluchtelingen op woensdagmiddag zal arriveren.

Leer- / ervaringspunten

De keuze om organisatorisch een splitsing te maken tussen primair en secundaire opvang-activiteiten is een gelukkige gebleken. Hierdoor kon de gemeentelijke organisatie zich focussen op de primaire taken en was de belasting op de gemeentelijke organisatie beheersbaar. Dat dit goed heeft uitgepakt is ook te danken aan de rol die Pulse heeft vervuld en de initiatiefrijke en behulpzame wijze waarop inwoners en verenigingen in IJsselstein een bijdrage hebben geleverd aan de activiteiten.

maandag 23 november

Op maandagavond is de locatie opvangklaar. De sporthal is vooral ingericht als slaapverblijf. Alleen noodzakelijke overige activiteiten, zoals medische zorg, worden in de sporthal georganiseerd. Naast de sporthal is een grote aluminium tent neergezet voor de catering. Voor alle overige activiteiten is het tegenover de sporthal gelegen gebouw van de scoutingvereniging volledig beschikbaar gesteld en ingericht. Raadsleden uit de drie gemeenten bezoeken de locatie voor een rondleiding.

4

Verantwoordingsverslag crisis-noodopvang De Oever IJsselstein Leer-/ervaringspunten

De splitsing in feitelijk 3 van elkaar gescheiden locaties voor de opvang – slaapvertrek, catering, activiteiten – heeft bijgedragen aan de rustige sfeer tijdens de opvang. Ook de keuze voor de sporthal De Oever, met veel ruimte om de hal heen, heeft de impact van de opvang voor de omgeving beperkt en de kwaliteit van de opvang vergroot.

dinsdag 24 november

De laatste puntjes worden op de i gezet. Op basis van de overdracht vanuit de vorige opvang wordt de opvang verder voorbereid.

woensdag 25 november

De groep vluchtelingen arriveert rond half 5 in de middag. De aankomst verloopt rustig en goed.


Met de diverse partijen die aanwezig waren bij (de start van) de opvang zijn vooraf geen praktische afspraken op uitvoeringsniveau gemaakt. Gemeentelijk medewerkers, Rode Kruis en artsen gingen elk min of meer hun eigen gang bij de start, wat leidde tot een minder rustig verloop van de eerste avond dan wellicht mogelijk was geweest. Meer aandacht voor met name praktische afstemming met betrokken partijen is raadzaam.

donderdag 26 november – donderdag 3 december

De opvang vindt plaats, zonder incidenten.

donderdag 3 december

Na lange onduidelijkheid wordt de groep vluchtelingen pas in de avond opgehaald uit IJsselstein. Er is verwarring over de locaties waar de groep naar toe moet. Op het laatste moment verandert de informatie daarover en dreigen gezinnen gescheiden van elkaar naar verschillende locaties te worden overgebracht. Uiteindelijk vertrekken de bussen naar drie locaties. Gezinnen blijven bij elkaar.


In de planning werd rekening gehouden met vertrek van de vluchtelingen om 12 uur. Direct daarna zou begonnen worden met het afbreken van de opvanglocatie, zodat op zaterdag het sportpark weer gebruikt kon worden. Deze planning leidde tot een onprettige afsluiting van de opvang toen deze langer duurde dan gepland. Terwijl de vluchtelingen nog aanwezig waren, werd al gestart met het afbreken van voorzieningen of moest moeite gedaan worden om dit uit te stellen. De planning is achteraf bezien te krap geweest en het risico op een andere invulling daarvan door het COA is onderschat.

vrijdag 4 december

Donderdagavond is al gestart met het leegmaken van de sporthal en het sportpark. Het scoutinggebouw is door Pulse die avond alweer schoon opgeleverd. Op vrijdag wordt de afbouw afgerond en wordt de sporthal schoongemaakt. Op vrijdagavond zijn de sporthal en het sportpark weer gereed voor regulier gebruik.

5


Uitvoeringsverslag 1. De aanloop Door de toenemende instroom van asielzoekers in Nederland zijn de reguliere opvanglocaties van het COA vol. De bouw van nieuwe, (nood)opvanglocaties door het COA verloopt trager dan de instroom. Daarom vraagt het COA sinds enkele maanden aan gemeenten om tijdelijke (crisis-)noodopvang te realiseren. Omliggende gemeenten – Houten, Zeist, Woerden – gaven al aan dit verzoek gehoor. Mede vanwege de aanhoudende instroom blijft de behoefte aan crisis-noodopvang toenemen. En daarmee de vraag aan gemeenten. In de week van 9 november besloot het college de mogelijkheid en het draagvlak voor het bieden van crisis-noodopvang in IJsselstein concreet te verkennen. In deze week vond politieke en bestuurlijke afstemming plaats. Hoewel in deze week, voorafgaande aan een eventueel collegebesluit, voor het overige nog geen voorbereidingen zijn getroffen, werd wel een projectleider vanuit de gemeente aangewezen met de opdracht te verkennen wat er zou moeten gebeuren in het geval een positief besluit zou worden genomen. De rest van die week is benut om informatie vanuit andere gemeenten, die ervaring hebben opgedaan met crisis-noodopvang, op te halen en is ook beschikbare informatie vanuit VRU geïnventariseerd. Daarnaast is, oriënterend, een mogelijke project/organisatiestructuur beschreven en is een concept-draaiboek opgesteld. Hoewel de situatie in elke gemeente uniek is, is de uitgebreide informatie vanuit de VRU, aangevuld met meer ‘hands on’ informatie vanuit ervaringsgemeenten, zeer waardevol gebleken in de voorbereiding. De (ruime) week van besluitvorming en afstemming voorafgaande aan het collegebesluit om daadwerkelijk crisis-noodopvang te bieden, heeft er daarom mede toe geleid dat een ‘vliegende start’ gemaakt kon worden toen het besluit werd genomen. 1.1 Voorbereiding Op 17 november besluit het college na afstemming met de gemeenteraad om een bewonersbijeenkomst te organiseren waarin bewoners worden geïnformeerd over het voornemen om crisis-noodopvang te bieden voor de duur van 9 dagen in sporthal De Oever. Het college heeft ervoor gekozen om direct uit te gaan van 9 dagen. In andere gemeenten is vaak sprake van een aanbod van crisis-noodopvang voor de duur van de daarvoor staande 72 uur. Deze periode wordt dan in de praktijk door de gemeente vaak met eenzelfde periode, en soms zelfs twee keer, verlengd. Deze verlenging brengt organisatorische en communicatieve uitdagingen met zich mee: afspraken met leveranciers, inroostering van medewerkers en dergelijke moeten dan immers op het laatste moment worden aangepast en verlengd. Ook vergt verlenging intensieve aangepaste communicatie aan inwoners en andere betrokkenen. Om dit te voorkomen en direct duidelijkheid te verschaffen, wil het college vanaf het begin uitgaan van een termijn van 3 x 72 uur, i.c. 9 dagen. Waarbij voor iedereen duidelijk is dat dit ook de maximumtermijn is. In de planning is het uitgangspunt daarbij ook dat de sporthal waarin de opvang zal plaatsvinden voor maximaal één weekend buiten gebruik zal mogen zijn. In de week voorafgaand aan dit voornemen zijn verschillende opvanglocaties onderzocht. De nieuwe sporthal De Oever is om diverse redenen het meest geschikt bevonden. De ligging van de sporthal, veel ‘uitloopruimte’ om de sporthal heen en de ruime aanwezigheid van sanitaire voorzieningen maken de hal het meest geschikt. Op basis van de afmeting van de sporthal en ervaringen van het COA wordt het aantal vluchtelingen dat in sporthal De Oever zou kunnen worden opgevangen gesteld op maximaal 150. Het college wil met deze uitgangspunten de mogelijkheid van crisis-noodopvang onderzoeken en wil voordat een definitief besluit genomen zal worden, mede op verzoek van de gemeenteraad, de

6

Verantwoordingsverslag crisis-noodopvang De Oever IJsselstein reactie van de bevolking peilen. De voorgenomen informatiebijeenkomst moet plaatsvinden op 18 november. Besturen van de verenigingen die in de sporthal en op het sportpark actief zijn worden die middag over het voornemen geïnformeerd en uitgenodigd voor de inloopbijeenkomst, evenals het bestuur en ouders van leerlingen van de Agnesschool, het Cals-college en de direct omwonenden. Ook pers wordt uitgenodigd om aanwezig te zijn. Met de Agnesschool wordt afgesproken dat de inloopbijeenkomst in de Agnesschool mag worden gehouden. Via sociale media verschijnen negatieve berichten, maar het aantal is beperkt. In de reacties overheersen: de zorg omtrent veiligheid, de verbazing over het gebruik van de nieuwe sporthal De Oever voor dit doel, verwarring over het eenmalige karakter van de crisis-noodopvang. Herhaaldelijk blijkt dat mensen niet duidelijk hebben meegekregen dat het om eenmalige opvang voor 9 dagen gaat of dat zij geloven c.q. bang zijn dat het daarbij niet zal blijven. 1.2 Inloopbijeenkomst Op 18 november worden de verdere voorbereidingen getroffen voor de inloopbijeenkomst. Onder meer wordt een hand-out opgesteld met veel gestelde vragen en antwoorden. Daarin wordt gefocust op het eenmalige karakter van de opvang, de maatregelen omtrent veiligheid en de reden om De Oever hiervoor te willen inzetten. Met name de vrije ligging van De Oever en de faciliteiten maken deze hal het meest geschikt. Er is voor gekozen om alleen de direct omwonenden, het schoolbestuur en ouders van leerlingen van de naastgelegen Agnesschool en de besturen van alle verenigingen en school die gebruik maken van het sportpark voor de bijeenkomst uit te nodigen. Binnenkomst kan alleen op vertoon van de uitnodigingsbrief. Daarnaast mag (vooraf specifiek uitgenodigde) pers aanwezig zijn. Bij de keuze voor de opzet van de bijeenkomst en het uitnodigingsbeleid zijn ervaringen in andere gemeenten meegewogen. Het doel was te voorkomen dat (grote) groepen tijdens de bijeenkomst de openbare orde zouden verstoren of dat de bijeenkomst zou uitlopen op een ‘anti’-demonstratie zonder individuele reacties te kunnen horen en op individueel niveau mensen te kunnen informeren. Om die reden is ook gekozen voor een ‘inloop-bijeenkomst’ in plaats van een plenaire bijeenkomst met een vaste aanvangstijd. Bezoekers zijn welkom om binnen te lopen met hun vragen tussen 18 en 20 uur. Zij worden bij binnenkomst aan diverse statafels ontvangen en te woord gestaan door medewerkers. Circa 12 medewerkers, die ook bij de verdere uitwerking betrokken zouden zijn, zijn hiervoor op basis van de hand-out uitvoerig gebriefd. Daarnaast staan er collega’s aan de deur om te instroom te kunnen controleren en is voorzien in veiligheidsmaatregelen in overleg met de politie. Tijdens de bijeenkomst zijn collegeleden en raadsleden aanwezig om te luisteren naar de signalen van de inwoners. Uitdrukkelijk wordt, ook door de gebriefde medewerkers, uitgelegd dat deze bijeenkomst bedoeld is om vragen en reacties van omwonenden te horen, zodat het college deze kan meewegen in een eventueel te nemen besluit. De bijeenkomst wordt goed bezocht en verloopt kalm. Felle tegenstanders laten zich niet zien of profileren zich niet als zodanig. De opzet van druppelsgewijze inloop en ‘verwaaiering’ van bezoekers over de diverse statafels lijken daaraan te hebben bijgedragen.

7

Verantwoordingsverslag crisis-noodopvang De Oever IJsselstein Wel zijn er veel zorgen onder de aanwezigen. Met name het waarborgen van de veiligheid van omwonenden, gebruikers van het sportpark en leerlingen van de naastgelegen Agnesschool is bij veel bezoekers een belangrijk punt. Daarnaast is er ook kritiek op het uitnodigingsbeleid. Een aantal bewoners die niet zijn uitgenodigd zijn tóch – via via of als ouder van een leerling – aanwezig en maken bezwaar tegen de kleine kring genodigden. Ook op social media verschijnt hier en daar kritiek op de gemeente omdat zij deze bijeenkomst bewust laat heeft gepland en weinig mensen heeft uitgenodigd. De gemeente luistert niet goed naar de inwoners aldus sommigen. Overigens gaat het daarbij in een aanzienlijk aantal gevallen om mensen die niet duidelijk hadden begrepen dat het om tijdelijke eenmalige opvang ging. Als dit wordt uitgelegd, ook daags na de bijeenkomst via replies op social media of per telefoon, wordt de kritiek snel milder. Op de uitleg en communicatie aan inwoners is vanaf het begin sterk ingezet. Tijdens de bijeenkomst waren formulieren aanwezig om vragen op te schrijven waarop niet direct een antwoord was. Het team communicatie zorgde ervoor dat alle ingediende vragen persoonlijk zijn beantwoord voordat de opvang van start ging. Ook zijn deze antwoorden opgenomen in de veelgestelde vragen en antwoorden op de website van de gemeente. Ook is het verspreidingsgebied van informatiebrieven naar aanleiding van de reacties uitgebreid van 75 woningen naar 225 woningen in de omgeving van de opvanglocatie. Twijfel is er tot slot bij een aantal aanwezigen over de besluitvorming. Men kan moeilijk geloven dat het besluit echt nog niet is genomen. Er is voor gekozen om ook de lokale media uit te nodigen voor de bijeenkomst. Dit heeft geholpen bij de boodschap van transparante besluitvorming. Media (kranten, regionale omroep) hebben de dag na de bijeenkomst in neutrale tot positieve bewoordingen over de inloopbijeenkomst bericht. Men spreekt van een gemoedelijk verlopen bijeenkomst. 2. Uitvoering Op donderdagochtend 19 november neemt het college het definitieve besluit om crisis-noodopvang aan te bieden, voor de periode vanaf dinsdag 24 november tot en met donderdag 3 december 12.00 uur. De gemeentesecretaris meldt dit bij het COA. De in de voorbereidingsfase ontwikkelde projectstructuur, die goeddeels al in werking was tijdens de voorbereiding van de inloopbijeenkomst, wordt nu praktisch ingericht en taken worden verdeeld. 2.1 Organisatiestructuur Bij de inrichting van de organisatiestructuur werd de ‘reguliere’ crisis-organisatiestructuur als uitgangspunt genomen. Deze structuur is vervolgens aangepast, met name versmald, en toegespitst op de specifieke aard van dit project. Beleidsteam Een beleidsteam is ingericht, bestaande uit burgemeester en loco-burgemeester, gemeentesecretaris, hoofd crisis-communicatie, Adviseur veiligheid en projectleider. Nadat de gemeenten Lopik en Montfoort hadden besloten mee te werken aan de opvang, is de gemeentesecretaris van Lopik aan het beleidsteam toegevoegd. Het beleidsteam is dagelijks bijeengekomen – met uitzondering van de weekeinden, echter steeds nadat op grond van de situatie op dat moment werd vastgesteld dat een overleg niet noodzakelijk was. In het beleidsteam werd dagelijks de stand van zaken doorgenomen ten aanzien van organisatie, veiligheid en verloop van de opvang en werd een omgevingsanalyse vanuit communicatie gedeeld. Daarnaast fungeerde het beleidsteam als het platform waar besluiten die op dat moment genomen

8

Verantwoordingsverslag crisis-noodopvang De Oever IJsselstein moesten worden konden worden besproken en kon besluitvorming direct plaatsvinden. Met het mandaat vanuit het beleidsteam stuurde de projectleider de uitvoering aan. Uitvoeringsorganisatie Voor de uitvoering is bij de start van de voorbereiding een kernteam samengesteld. Als uitgangspunt werd genomen dat de focus binnen de gemeentelijke organisatie zou liggen op de primaire zorg tijdens de opvang: het zorgen voor huisvesting, (medische) verzorging, voedsel en veiligheid. Het uitgangspunt daarbij was sober maar doelmatig. Ten aanzien van financiële uitgaven gold: alles wat nodig is, niets wat overbodig is. Daar waar leveranciers zijn ingeschakeld, is dat zoveel mogelijk op basis van meerdere offertes gebeurd. Voor de ‘secundaire’ activiteiten: dagbesteding, inzet van vrijwilligersorganisaties, bewoners en verenigingen die een bijdrage wilden leveren etc., is de welzijnsorganisatie Pulse verzocht om al deze activiteiten in overleg met de gemeente te coördineren en te organiseren. Team opvanglocatie Duidelijk was dat de dagelijkse aansturing en coördinatie op ‘locatie’ tijdens de periode van opvang 24 uur per dag door een locatiemanager zou gaan plaatsvinden. Drie beoogd locatiemanagers en een verantwoordelijke voor de logistiek en het gebouwenbeheer zijn vanaf 17 november bij het project betrokken en hebben alle organisatorische en logistieke activiteiten verricht om de locatie ‘opvangklaar’ te maken. Waar nodig betrokken en informeerden zij anderen binnen en buiten de gemeentelijke organisatie. Hun activiteiten gedurende de voorbereiding bestreken (de coördinatie van) het gehele logistieke voorbereidingsproces, van het leegroosteren van de sporthal en het naastgelegen scoutinggebouw en het zorgen voor alternatieve locaties, tot de inrichting van de sporthal, afspraken met en contractering van catering, leveranciers – van tenten, noodvloer, wifi etc. etc. – , Rode kruis, GGD. Team communicatie Vanuit communicatie is een team medewerkers betrokken bij de uitvoering vanaf het moment dat duidelijk was dat een inloopbijeenkomst georganiseerd zou worden. Communicatie richtte zich via een onderlinge taakverdeling op: de organisatie van de inloopbijeenkomst, de communicatie richting inwoners en andere externe partijen – onder meer via brieven, inrichting van een tijdelijke pagina op de website (ijsselstein.nl/opvang) met daarop de veelgestelde vragen en antwoorden en een live-blog –, sociale media, de perscontacten, interne communicatie (ook met de drie gemeenten), beeldverslaglegging en de voorbereiding van de communicatie op locatie tijdens de opvang: opstellen en vertalen van ‘huisregels’, instructies voor medewerkers, (vertalingen van) aanduidingen en informatie op locatie, etc. Adviseur veiligheid De adviseur veiligheid legde de focus op de beveiliging, zowel voorafgaand aan als tijdens de periode van opvang. De inhuur en aansturing van particuliere beveiliging, het opstellen van een uitgebreid draaiboek veiligheid en de organisatie van de inloopspreekuren voor inwoners ten aanzien van veiligheidsvragen werden gecoördineerd door de adviseur veiligheid. De contacten met de veiligheidsregio en de GHOR verliepen ook via de adviseur veiligheid. De GHOR organiseerde, in overleg met de adviseur veiligheid, ook de medische inzet (Rode Kruis en huisartsenspreekuren op locatie). Na het maken van de initiële afspraken over medische inzet werd de coördinatie overgedragen aan de gemeente en eindigde de rol van de GHOR. Ondersteuning De interne projectorganisatie werd door een team ondersteuning met een aantal taken ontlast. Met name het continue bijhouden van het draaiboek, administratieve taken zoals registratie van vluchtelingen en het verzorgen van de inroostering van medewerkers en tolken op locatie (24-7) gedurende de opvang werden vanuit het team ondersteuning verzorgd.

9

Verantwoordingsverslag crisis-noodopvang De Oever IJsselstein Secundaire activiteiten In overleg met een coördinator vanuit de gemeente is Pulse aan de slag gegaan met het opzetten van secundaire activiteiten met behulp van vrijwilligers en organisaties die een bijdrage wilden leveren. Alle secundaire activiteiten en vrijwillige inzet verliepen gedurende de opvang via Pulse. Vanuit deze projectorganisatie zijn vanaf donderdag 19 november alle voorbereidingen getroffen om crisis-noodopvang met ingang van dinsdag 24 november mogelijk te maken. Raadsledenbijeenkomst Om raadsleden te informeren over en een beeld te geven van de wijze waarop de opvang gerealiseerd zou worden, zijn de raads- en collegeleden van de gemeenten IJsselstein, Montfoort en Lopik uitgenodigd om op maandagavond 23 november (voorafgaand aan de opvang) de opvanglocatie te bezoeken voor een korte rondleiding en toelichting. Door raadsleden uit de drie gemeenten is van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. 2.2 Start van de opvang Het moment waarop vluchtelingen daadwerkelijk naar IJsselstein zouden komen is lang onduidelijk gebleven. Aanvankelijk gaf het COA aan dat in IJsselstein op dinsdag 24 november een groep van 100 vluchtelingen zou arriveren die net in Nederland waren aangekomen, waarmee IJsselstein de eerste opvanglocatie voor deze groep zou zijn. De groep zou in de loop van de week worden aangevuld tot 150. Op maandagmiddag 23 november werd duidelijk dat de groep pas op woensdag 25 november zou arriveren en dat het direct een groep van 150 vluchtelingen betrof die al langer in Nederland verbleven. Het uitstel van de komst van vluchtelingen met een dag heeft ertoe geleid dat dinsdag 24 november benut kon worden voor de ‘puntjes op de i’. Het uitstel zou niet noodzakelijk geweest zijn, maar de extra dag is met name ten aanzien van de verdere inrichting van de locatie en het voorbereiden van medewerkers (uitgewerkte schriftelijke werkinstructies e.d.) en de tijd die vrijwilligers en inwoners van IJsselstein daarmee hadden om spullen te verzamelen (met name dekens) goed benut. Daarnaast heeft op maandagavond en dinsdag regelmatig contact plaatsgevonden met de gemeente Gemert, waar de groep vluchtelingen voor aankomst in IJsselstein gedurende zes dagen werd opgevangen. De ervaringen vanuit Gemert en de van daaruit verkregen informatie over de groep konden worden benut bij de laatste voorbereidingen voor de opvang. Zo is de indeling van de slaapvertrekken in de sporthal aangepast van twee naar drie delen (vrouwen en gezinnen met kleine kinderen, alleenreizende mannen en overige gezinnen). Dergelijke aanpassingen hebben ertoe geleid dat de overgang van Gemert naar IJsselstein wat kleiner werd en de groep snel gewend was. Voor de aankomst van de groep vluchtelingen is de locatie bezocht door de brandweer en GGD voor een inspectie. Later in de week zijn deze herhaald. Aankomst en registratieproces Op 25 november om 16.30 uur arriveerde de eerste van vier bussen op het sportpark. De overige drie volgden spoedig daarna. Bij de aankomst was een bestuurlijke vertegenwoordiging vanuit IJsselstein, Montfoort en Lopik aanwezig. Ook lokale en regionale pers was aanwezig, op uitnodiging. Wel is met de pers de afspraak gemaakt om terughoudendheid te betrachten ten aanzien van cameragebruik en vluchtelingen niet ongevraagd herkenbaar van vooraf te fotograferen. Niet alle fotografen hielden zich aan deze afspraak. Er is voor gekozen om van de aankomst geen ceremonieel welkom te maken. Vluchtelingen werden direct in de cateringtent verwelkomd en daar geregistreerd. Op basis van een lijst met COA-nummers werden de vluchtelingen een voor een geregistreerd en kreeg men een polsbandje met een uniek ‘IJsselsteins’ nummer, dat werd gekoppeld aan de COA-registratiegegevens. Aan de hand van dit genummerde polsbandje werd het eenvoudig om vluchtelingen individueel te identificeren op momenten waarop dat nodig was – bijvoorbeeld in geval van medische aangelegenheden. Daarnaast

10

Verantwoordingsverslag crisis-noodopvang De Oever IJsselstein diende het polsbandje voor de beveiliging als middel om te zien dat men als vluchteling in de sporthal verbleef en dus toegang had tot het terrein. Voor de registratie was aan aantal administratieve medewerkers ter ondersteuning aanwezig. Zoals verwacht wilde de groep het registratieproces zo snel mogelijk afronden om daarna een slaapplek te kunnen uitzoeken en inrichten. Binnen drie kwartier na aankomst waren alle vluchtelingen geregistreerd en was men, onder coördinatie van enkele medewerkers, allemaal voorzien van een eigen slaapplek, dekens en toiletartikelen. Samenstelling groep vluchtelingen De groep vluchtelingen die in IJsselstein heeft verbleven betrof een groep van 151 voornamelijk Syrische vluchtelingen in gemengde samenstelling. Het merendeel betrof gezinnen met kinderen. 28 Kinderen waren onder de 10 jaar, en nog eens 24 tussen de 10 en 18. Verder bestond de groep uit 48 alleenreizende mannen, in de meeste gevallen mannen met een achtergebleven gezin in Syrië. Voor het overige bestond de groep uit ouders, echtparen en enkele alleenreizende vrouwen. Het merendeel van de groep verbleef al circa 2 maanden of langer in Nederland. Voor enkelen was de e crisis-noodopvang in IJsselstein de 12 sporthal waarin werd verbleven sinds aankomst in Nederland. De vele wisselingen van tijdelijk verblijf naar tijdelijk verblijf werd door velen als zwaar en vermoeiend ervaren. Desondanks was er gedurende de hele week sprake van een goede sfeer. De groep was blij met de opvang die geboden werd en mensen hebben hier herhaaldelijk hun waardering voor uitgesproken. Vanaf de dag van aankomst hebben vluchtelingen zich gemeld met het verzoek of zij bij vrienden of familie elders in Nederland mochten overnachten. IJsselstein heeft hierbij het uitgangspunt gehanteerd dat de vluchtelingen vrije mensen zijn en bij hen de verantwoordelijkheid neergelegd in beeld te blijven van de instanties. De vluchtelingen mochten dus elders verblijven mits zij een adres en telefoongegevens konden opgeven en tijdig terug zouden keren. De gegevens werden genoteerd op een kopie van hun ‘loopbrief’ (tijdelijk identiteitsbewijs van de vluchteling). Sommige vluchtelingen zijn één nacht weggeweest, andere bijna de gehele periode van de opvang in IJsselstein. Dagelijks werd de lijst met vertrokken en teruggekeerden vluchtelingen bijgewerkt en administratief verwerkt. De vluchtelingen waren zelf verantwoordelijk voor het vervoer. Sommige werden opgehaald, andere gingen met het openbaar vervoer. De vluchtelingen kregen geen reisgeld, wel zijn er vanuit vrijwilligers geweest die vluchtelingen naar het station in Utrecht hebben gebracht. Eén vluchteling is op eigen verzoek gedurende de week met behulp van de Dienst Terugkeer en Vertrek teruggekeerd naar Syrië. 2.3. De praktijk Onderstaand wordt geschetst op welke manier de opvang gedurende de 8 dagen op locatie was georganiseerd. Fysieke inrichting Het sportpark Een van de belangrijkste aanleidingen om De Oever als opvanglocatie te kiezen, was het feit dat de sporthal omgeven is door sportvelden en veel ruimte. Daardoor was er de mogelijkheid om buiten de hal activiteiten te organiseren en een deel van de inrichting buiten de hal te realiseren. Uiteraard was op voorhand duidelijk dat activiteiten van de sportverenigingen in de sporthal geen doorgang konden vinden gedurende de opvang. De keuze voor een opvangperiode van dinsdag 24 november tot donderdag 3 december 12.00 is dan ook ingegeven door de wens om de sporthal voor maximaal 1 weekend niet beschikbaar te hebben. Een latere start van de opvang zou tot twee weekeinden nietgebruik hebben geleid. Voor de verenigingen zijn in overleg met de verenigingen alternatieve locaties gevonden om de meeste geplande sportactiviteiten te kunnen laten doorgaan.

11

Verantwoordingsverslag crisis-noodopvang De Oever IJsselstein Een discussiepunt was het gebruik van de sportvelden om de hal heen. Hierover is in de voorbereiding overleg gevoerd met de hockeyvereniging. Uiteindelijk is besloten om het sportpark op het gebruik van één veld na, gewoon open te houden voor gebruik, zodat alle trainingen en wedstrijden doorgang konden vinden op het sportpark. Hetzelfde geldt voor de andere daar geplande reguliere activiteiten. Deze keuze heeft niet tot logistieke of andere problemen geleid. Voor het overige is het terrein direct om de sporthal afgesloten met hekken. Dit om enige privacy voor de vluchtelingen te waarborgen en om mede met het oog op de beveiliging een overzichtelijke situatie te creëren; op het terrein direct rond en in de sporthal mochten alleen de vluchtelingen zelf en medewerkers, die zich bij de beveiliging moesten melden, komen. De ingang bij de hekken werd 24 uur per dag bewaakt. Bij twijfel controleerde de beveiliging bij de locatiemanager of iemand die zich bij de ingang meldde inderdaad het terrein op mocht alvorens de betrokkene toe te laten. De sporthal De sporthal is gedurende de opvang zo veel mogelijk beschouwd als het privéterrein van de vluchtelingen. In de sporthal kwamen alleen ingeroosterde medewerkers, ingeplande medische ondersteuning (Rode Kruis, huisartsen) en facilitaire ondersteuning zoals schoonmaak. Deze medewerkers waren herkenbaar door de kleur van hun hesje. Overig bezoek aan de locatie, zoals van bestuurders, is op afspraak en in overleg gepland en in hoeveelheid beperkt gebleven. De locatiemanagers hebben dit uitgangspunt bewaakt en erop gestuurd dat inloop en spontaan bezoek van vrijwilligers of andere geïnteresseerden in de hal zelf in beginsel niet heeft plaatsgevonden. Hoewel dit, blijkend uit reacties van mensen die graag een kijkje wilde nemen, soms als wat angstvallig werd ervaren, was over het algemeen goed uit te leggen dat we de rust in de sporthal zelf zoveel mogelijk wilde respecteren. Vanuit de groep vluchtelingen is aangegeven dat zij dit als zeer prettig hebben ervaren en dat zij zich mede hierdoor veilig, rustig en ‘thuis’ hebben gevoeld. In de sporthal waren de slaapvertrekken ingericht met een zone voor alleenreizende mannen, een zone voor gezinnen en een geheel afgeschermde zone voor alleen vrouwen (en kinderen). In deze laatste zone konden de vrouwen hun hoofddoeken afdoen en haren luchten met de garantie dat ze niet zichtbaar waren voor mannen. In de hal stonden stretchers van het Rode Kruis in rijen opgesteld. De vluchtelingen kregen de vrijheid dit naar elkaar toe te schuiven. De vloer werd beschermd met vloerbedekking en overal zijn voldoende stopcontacten aangebracht voor het opladen van telefoons etc. De verlichting in de hal ging aan het einde van de avond uit. Hiervoor was een vaste tijd aangegeven, in de praktijk was dit wat minder strak en werd gekeken naar de wens van de groep. De eerste dag werd nog gezocht naar de juiste afstelling van de temperatuur in de hal, dit was lastig omdat de thermostaat van de hal niet in de hal zelf hing. Het slaapverblijf zelf werd schoongehouden door de groep. In de hal mocht niet gegeten of gedronken worden. Hoewel deze ‘huisregel’ niet nauwlettend is gehandhaafd en er zeker uitzonderingen hebben plaatsgevonden, is hiermee wel voorkomen dat eten en etensresten in de hal terechtkwamen en daar bleven. Daardoor bleef met het dagelijks ‘luchten’ van de hal door alle buitendeuren ‘s ochtends open te zetten en het vegen en stofzuigen door de groep zelf, de hygiëne in de hal gedurende de opvang zonder aanvullende inspanningen goed op peil. In de sporthal waren de sanitaire voorzieningen aanwezig. Er zijn geen aanvullende sanitaire voorzieningen getroffen naast de reguliere douches en toiletten in de hal. Het aantal toiletten en douches was, gegeven de groep van 150 personen, niet ruim, maar wel voldoende. Drie keer per dag werden deze voorzieningen schoongemaakt door een schoonmaker. Op elk toilet was zeep aanwezig en bij de beveiliging stond desinfecteermiddel voor de handen. In de hal is tevens een medische ruimte ingericht voor het Rode Kruis en de huisartsen. In deze ruimte vond twee maal daags een huisartsenspreekuur plaats. Bij de ingang van de hal ten slotte is een kleine kantoorruimte voor de locatiemanager ingericht. Deze ruimte is 24 uur per dag bemand geweest door een locatiemanager of assistent-locatiemanager. Vanuit deze ruimte vond de aansturing en afstemming van alle activiteiten op locatie plaats. Voor de administratieve processen werd deze ruimte tijdelijk ingericht met een laptop en printer.

12


Catering Op de locatie waren geen mogelijkheden om eten te bereiden. Daarom is voor ontbijt, lunch en diner een cateraar ingeschakeld. De maaltijden, waaronder 1 keer per dag een warme maaltijd, werden kant en klaar aangeleverd. Omdat in de sporthal zelf bewust geen ruimte is ingericht om te eten, is naast de hal een aluminium tentgebouw geplaatst, voorzien van verlichting en verwarming. In deze tent hebben alle maaltijden plaatsgevonden. Voor elke maaltijd is een team van vrijwilligers – via Pulse – georganiseerd om de uitgifte van maaltijden te begeleiden. Dit is zeer goed verlopen. Er waren altijd voldoende vrijwilligers aanwezig. Overigens steeds enthousiaster aangevuld door vooral één van onze gasten die de uitvoering van handen spandiensten met overgave overnam. Ook was de tent groot genoeg om alle vluchtelingen van een zitplaats te kunnen voorzien. Vaak kwam men niet allemaal tegelijk, met name het ontbijt verliep druppelsgewijs. Bij de warme maaltijden was vrijwel altijd sprake van een lange wachtrij bij de uitgifte. De groep was echter zonder uitzondering rustig en gedisciplineerd; er was geen noodzaak tot handhaving van orde of toezien op het goed verlopen van de maaltijdverstrekking. Ook het na afloop afruimen gebeurde vrij automatisch door de gasten zelf. Het oorspronkelijke plan was de cateringtent te sluiten tussen de maaltijden. Echter, de dagritmes van de individuele vluchteling verschilde. Hierop zijn de tijden voor de catering verruimd. Dit was mede mogelijk door de flexibiliteit van de cateraar en de discipline van de vluchtelingen om alles schoon en opgeruimd te houden. De cateringtent werd daarom gedurende de week ook steeds meer de plek waar men zich tussen de maaltijden terugtrok om even rustig te zitten, een gesprek te voeren en contact te leggen. De keuze om een ruime, afdoende verwarmde tent naast de sporthal te plaatsen is zeer goed bevallen en heeft in de praktijk nut en noodzaak bewezen. Het scoutinggebouw De keuze om in de sporthal geen activiteiten uit te voeren en niet te veel mensen toe te laten is mogelijk geworden door de medewerking van de scouting. De scoutingvereniging heeft de sleutels van het tegenover de sporthal liggende scoutinggebouw overgedragen aan de gemeente en heeft alle geplande activiteiten gedurende de opvang, waaronder een weekend met overnachting, op een door de gemeente georganiseerde alternatieve locatie, uitgevoerd. Daardoor hadden we de beschikking over het scoutinggebouw om activiteiten te organiseren en uit te voeren. Het scoutinggebouw was elke dag open van 9 tot aanvankelijk 21 uur, later tot 22 of 22.30 uur, afhankelijk van de dynamiek op een avond. Gedurende de openingstijden waren vrijwilligers van Pulse aanwezig om activiteiten te coördineren. In het scoutinggebouw is een ruimte ingericht met speelgoed en zitgelegenheid voor kinderen en gezinnen. In deze ruimte zijn diverse activiteiten georganiseerd. Daarnaast is een ruimte ingericht voor meedere functies: als ‘winkel’ waar vluchtelingen zaken als toiletartikelen konden krijgen, als activiteitenruimte waar in rust/afgescheiden van de inloop- en zitgelegenheid activiteiten konden plaatsvinden, zoals bijvoorbeeld taalles of activiteiten voor vrouwen. Het scoutinggebouw is gedurende de opvang door het merendeel van de groep vluchtelingen regelmatig bezocht. Soms was het hectisch en druk, maar eigenlijk altijd gezellig. De locatie, niet in de laatste plaats omdat deze buiten de sporthal is gelegen, ademde niet de sfeer van een crisisnoodopvanglocatie, maar die van een druk bezocht buurthuis waar contacten werden opgedaan en ruimte was voor gezelligheid en warmte. Door de beschikbaarheid van het scoutinggebouw werd ook de sporthal gedurende de dag ontlast, doordat spelende kinderen en actieve mensen de activiteiten van het gebouw opzochten. In de hal zelf was het daarom rustiger, iets waar een belangrijk deel van de groep ook behoefte aan had.

13

Verantwoordingsverslag crisis-noodopvang De Oever IJsselstein De beschikbaarheid van het scoutinggebouw en de wijze waarop het gebouw is benut, heeft positief bijgedragen aan de kwaliteit van de opvang. Bemensing Locatiemanagers en medewerkers Gedurende de opvang was altijd een locatiemanager en assistent-locatiemanager aanwezig in de hal. De locatiemanager was verantwoordelijk voor het gehele proces op het sportpark gedurende de dienst. Daarnaast waren elke dienst, met uitzondering van de nachtdienst, twee andere gemeentelijke medewerkers aanwezig. In de roostering was voor elke dienst rekening gehouden met enkele mensen die stand-by waren om eventueel extra ingeschakeld te worden. Hiervan is nooit gebruik gemaakt, de aanwezigheid van vier gemeentelijke medewerkers bleek op elk moment ruim voldoende. Voor de herkenbaarheid droeg de (assistent)locatiemanager altijd een blauw hesje. Andere gemeentelijke medewerkers droegen een groen hesje. Vrijwilligers (voor activiteiten en catering) waren herkenbaar aan een oranje hesje. Aan het dragen van deze hesjes is gedurende de gehele week strak vastgehouden. Zowel voor de vluchtelingen als de beveiliging was dit een overzichtelijke en goede werkwijze. De taken van de gemeentelijke medewerkers gedurende een dienst waren zeer divers. Van algemene logistieke coördinatie – van het legen van vuilnisbakken tot het registreren van in- en uitgaande vluchtelingen – tot het veelvuldig organiseren van medische hulp, het beantwoorden van vragen en het ‘regelen’ van de grote hoeveelheid praktische en minder praktische dingen die de opvang van 150 mensen met zich mee brengen. De locatiemanagers hielden 24 uur per dag een digitaal logboek bij met alle ontwikkelingen, afspraken en regeltechnische zaken die op dat moment speelden. Bij de overdracht van een dienst aan de volgende locatiemanager werd dit logboek met een mondelinge toelichting van de belangrijkste zaken overgedragen. De locatiemanager was op locatie bereikbaar via een vast emailadres en een aparte mobiele telefoon die steeds aan de dienstdoende locatiemanager werd overgedragen. Vooral de locatiemanagers hebben gedurende de opvang een groot aantal diensten gedraaid. Door het aantal locatiemanagers beperkt te houden ontstond bij de locatiemanagers ‘routine’ en behoefde allerhande praktische zaken niet steeds opnieuw eigen gemaakt te worden door een nieuwe eindverantwoordelijke locatiemanager voor wie alles nieuw was. Ook de nachtdiensten zijn, overwegend, door een beperkt aantal locatiemanagers gedraaid, die daardoor meerdere nachten achter elkaar dienst hadden en zo in een nachtelijk ritme konden komen. Ook de andere gemeentelijke medewerkers zijn vaak regelmatig ingeroosterd, maar er zijn ook medewerkers die één of twee keer tijdens een dienst zijn ingezet. De inzet van medewerkers in een voor een goed deel ‘vaste’ groep heeft bijgedragen aan de continuïteit op de locatie, en voor de vluchtelingen en overige betrokken organisaties – rode kruis, artsen, vrijwilligers – geleid tot herkenbaarheid en vaste gezichten. Dat is wederzijds als prettig ervaren. Wel is de opvang daardoor voor een bepaalde groep medewerkers zeer intensief geweest. Zowel ten aanzien van de tijdsinvestering als emotioneel. Zonder uitzondering waren overigens het enthousiasme, de inzet en de betrokkenheid van alle bij de opvang betrokken medewerkers onvoorstelbaar groot. De opvang was voor iedereen nieuw. Voor tal van opkomende praktische zaken was geen pasklaar antwoord. Taken en rollen waren niet tot achter de komma uitgeschreven. Daarnaast heeft de ervaring om zo dicht betrokken te worden bij een groep vluchtelingen in crisis-noodopvang, met alle verhalen, ervaringen en achtergrond van dien, een enorme impact.

14


Medewerkers hebben die taak als vanzelf opgepakt en stonden er. Zonder enige twijfel is het succes van de opvang te danken aan de manier waarop medewerkers met elkaar en op basis van een groot verantwoordelijkheidsgevoel en handelingsvermogen, de opvang op locatie hebben vormgegeven. Dat werd versterkt doordat collega’s op kantoor zo goed mogelijk het dagelijkse werk overnamen. Daarmee hebben de collega’s die niet actief op de opvanglocatie zijn ingezet ook een essentiële bijdrage geleverd aan het succes van de opvang. Tolken Het bovenstaande is ook volledig van toepassing op de tijdens de opvang ingeschakelde tolken. Tijdens elke dienst waren in beginsel 2 Arabisch sprekende tolken aanwezig voor de communicatie. Tolken zijn in eerste instantie gezocht onder de medewerkers van de gemeente, uit zeer diverse geledingen van de organisatie. Zij zijn op grond van hun kennis van de Arabische taal gevraagd om mee te draaien en waren op allerlei manieren enorm waardevol. Om alle diensten voldoende te kunnen vullen was aanvullende inzet nodig. Uit het persoonlijk netwerk van de als tolk functionerende collega’s zijn daarom, met succes, extra Arabisch sprekende vrijwilligers geworven. Door de keuze te maken geen tolken in te huren, met een specifieke ‘vertaalopdracht’, maar gebruik te maken van collega’s en uiteindelijk ook personen uit hun netwerk, beperkte de rol van de tolken zich in de praktijk niet tot het vertalen op verzoek, maar speelden de tolken een sleutelrol op locatie. Van communicatie over medische zaken met artsen en Rode Kruis tot het communiceren over praktische zaken en het voeren van de meer uitgebreide en persoonlijke gesprekken. Hier en daar kreeg en nam men de rol van vertrouwenspersoon of eerste aanspreekpunt. De als tolk aanwezige collega’s zijn ook ingezet om mee te reizen naar arts of ziekenhuis in gevallen waarin dat speelde. Buiten de sporthal zijn vrijwilligers ingezet als tolk. Deze hebben in het activiteitengebouw en bij de activiteiten op andere locaties een goede rol gespeeld. Voor een aantal van hen was het emotioneel zwaar, we hebben daar op moeten letten en een aantal mensen moeten helpen zichzelf in acht te nemen. Vrijwilligers catering en activiteiten Bemensing vanuit Pulse bestond uit een coördinator in het activiteitengebouw die eindverantwoordelijk was voor al het vrijwilligerswerk en de coördinatie daarvan. Er is een vaste groep personen ingezet als coördinator om enige routine te kweken en goed ingespeeld te raken op het werk van de gemeente. Coördinatoren waren van 9 tot 22 uur aanwezig (in twee shifts per dag). Naast deze coördinatoren in het activiteitengebouw (scoutinggebouw) is er een professional gedurende de hele opvangperiode eindverantwoordelijk geweest voor het activiteitenprogramma en de coördinatie daarvan. Alle andere activiteiten buiten de primaire opvang zijn uitgevoerd door vrijwilligers. Daarnaast werd de uitgifte van maaltijden zoals genoemd gecoördineerd door vrijwilligers. De vrijwilligers zijn benaderd door Pulse en hebben zich ook daar aangemeld. Pulse heeft de roostering van vrijwilligers op zich genomen en zorgde voor een voldoende bezetting bij alle activiteiten. Het overleg met andere organisaties en verenigingen die een bijdrage wilden leveren verliep eveneens via Pulse. Gedurende de week heeft zich een enorme hoeveelheid vrijwilligers aangemeld. Voor alle activiteiten zijn voldoende mensen gevonden. Er zijn zelfs mensen die diensten hebben aangeboden waarvan geen gebruik kon worden gemaakt. Hetzelfde geldt voor goederen: er is een enorme hoeveelheid spullen aangeleverd; al snel hebben we moeten communiceren dat er van alles genoeg was, en dan nog kwamen mensen van alles aanleveren. Het is goed gelukt om dit allemaal te kanaliseren en ook om de goederen die na vertrek van de vluchtelingen achterbleven (het grootste deel) daarna een maatschappelijk verantwoorde bestemming te geven. Dit laatste werd door de bevolking ook erg gewaardeerd. Nazorg ten behoeve van medewerkers Voorafgaand aan de opvang is geen plan voor nazorg opgesteld. Vrij snel tijdens de opvang werd echter de impact op medewerkers duidelijk en is in overleg met HR besloten om nazorg te bieden. HR

15

Verantwoordingsverslag crisis-noodopvang De Oever IJsselstein heeft daartoe direct een nazorgplan opgesteld. Een uitwerking hiervan waren dagelijkse koffiemomenten voor betrokkenen (medewerkers gemeenten en vrijwilligers, medewerkers Pulse) vanaf vrijdagochtend 27 november. Tijdens deze georganiseerde momenten was iedereen die actief geweest was op de opvanglocatie welkom om ervaringen te delen en na te praten. Bij deze momenten waren mensen van HR aanwezig. Als de inschatting gemaakt werd dat er behoefte was aan traumabegeleiding kon direct een traumabegeleider van het GIMD worden ingeschakeld. De opkomst tijdens deze koffiemomenten tijdens de 9 dagen was niet groot. Soms kwam er niemand, andere dagen hooguit 3 met een uitschieter naar 10. Er was geen behoefte aan traumabegeleiding. Het laatste koffiemoment was op maandag 7 december. Medische zorg Rode Kruis / EHBO Elke dag zijn medewerkers van het Rode Kruis aanwezig geweest voor medische ondersteuning. Medewerkers van het Rode Kruis die in de vorige opvanglocatie in Gemert actief waren, zijn meegereisd met de groep vluchtelingen om een warme overdracht van medische zaken te kunnen doen. Deze overdracht heeft bij aankomst plaatsgevonden. Op de eerste avond van de opvang verliep de medische verzorging echter hectisch. De vraag naar medische zorg was hoog en de aanwezige medewerkers van het Rode Kruis waren niet in alle gevallen tegen de drukte en de aard van de medische vragen bestand. Dat heeft geleid tot een paniekerige sfeer. In de loop van de week is een vaste groep mensen van het Rode Kruis aanwezig geweest en is de zorgvraag zeer goed opgepakt. Zowel bij de groep vluchtelingen als bij de medewerkers van het Rode Kruis ontstond de nodige rust. Artsen, medische spreekuren Eveneens dagelijks waren artsen van huisartsenpost De Meridiaan aanwezig op locatie. De medische zorg die door hen is geleverd werd door alle vluchtelingen als zeer positief, zorgvuldig en menselijk ervaren. Ook de betrokkenheid van de artsen bij de groep was groot. Dat laat onverlet dat de aard en intensiteit van de medische zorgvraag veel ernstiger was dan verwacht en dat op grond van de overdracht vanuit Gemert kon worden vermoed. Mogelijk heeft het feit dat in IJsselstein relatief lang opvang werd geboden (9 dagen in plaats van 3 of 6) ertoe bijgedragen dat men in de loop van de week aan rust toekwam, waardoor medische problemen er ‘uit kwamen’. Echter een groot deel van de klachten was van dien aard dat deze eerder moeten zijn ontstaan. Geconstateerd kan daarom worden dat de aandacht voor medische problematiek in de voorgaande crisis-noodopvangen beperkt is geweest. Ruim 20 vluchtelingen hebben tijdens het IJsselsteins verblijf een tandarts bezocht, een aantal van hen is met spoed naar een kaakchirurg doorverwezen. Daarnaast hebben enkele vluchtelingen een ziekenhuis bezocht en is in één geval een persoon per ambulance opgehaald uit de opvanglocatie voor een onderzoek in het ziekenhuis. Een aanzienlijke groep maakte gebruik van medicijnen en kuren. Op het gebruik en tijdige toediening daarvan moest in overleg met het Rode Kruis door medewerkers worden toegezien. Tot slot zijn diverse vluchtelingen naar een opticien geweest in verband met kapotte of tijdens hun reis zoekgeraakte, maar wel noodzakelijke, brillen. Ook is een Arabisch sprekende maatschappelijk werkster enkele dagen vrijwillig aanwezig geweest en is een fysiotherapeut ingeschakeld om noodhulp te bieden in situaties waarin de behoefte daaraan in overleg met de artsen acuut werd ervaren. Activiteiten Buiten de ‘primaire’ opvang heeft een grote hoeveelheid activiteiten plaatsgevonden. Veel omwonenden, verenigingen en organisaties hebben hieraan een bijdrage geleverd. In het scoutinggebouw vonden dagelijks binnen-activiteiten plaats, zoals dagelijkse taallessen – die druk werden bezocht –, knutselactiviteiten, film, een henna-workshop voor vrouwen, een dansavond, er zijn pannenkoeken gebakken etc. etc. Ook organiseerde Pulse een poule van vrijwilligers die kleding wilde wassen van vluchtelingen. Men kon een zak kleding afgeven bij het scoutinggebouw om die later gewassen terug te ontvangen. Aan

16

Verantwoordingsverslag crisis-noodopvang De Oever IJsselstein alle vragen om kleding te wassen is volledig door vrijwilligers uit IJsselstein voldaan. Een bijzondere prestatie. Door Pulse is een Facebook-pagina IJsselstein helpt vluchtelingen ingericht, waar alle hulpvragen werden uitgezet. De Facebook-pagina bood bewust geen ruimte voor discussie rondom opvattingen over opvang van vluchtelingen. Opinies – aanvankelijk ook (zeer) negatief van toonzetting – werden actief en snel verwijderd om de pagina ‘schoon’ te houden. Dat was vooral in de eerste dagen nodig. Op het gemeentelijke liveblog werd veelvuldig verwezen naar de Facebook-pagina van Pulse. Ook andersom was sprake van het delen van informatie en konden specifieke vragen – naar goederen of inzet – snel worden verspreid. De ervaring is geweest dat op elk van de vragen snel en ruimhartig werd gereageerd. Veel inwoners hebben spullen gebracht, zoals speelgoed, dekens en kussens – waaraan grote behoefte was –, toiletartikelen – waardoor de noodpakketten van het Rode Kruis gedurende de hele opvang niet behoefde te worden aangesproken; deze pakketten kunnen elders worden ingezet en zijn daar hard nodig. Ook is veel kleding gebracht. Deze kleding is aangevuld met kleding van het Rode Kruis en kon op een aantal momenten gedurende de opvang worden verstrekt. Aan deze kleding was grote behoefte. Naast deze praktische hulp boden veel verenigingen en vrijwilligers hun inzet aan bij het organiseren van activiteiten. Diverse sportactiviteiten zijn georganiseerd – hockey, voetbal –, er hebben stadswandelingen plaatsgevonden, in de moskee is een diner georganiseerd door de moskeevereniging, de locatie is bezocht door muzikanten, een dameskapper etc. etc.. De betrokkenheid van inwoners is door alle betrokkenen en niet in de laatste plaats de vluchtelingengroep als hartverwarmend ervaren. Veiligheid Bij de aankondiging door het college van het voornemen crisis-noodopvang te bieden aan vluchtelingen, kwamen van omwonenden veel vragen en zorgen omtrent veiligheid. Veiligheid, zowel voor omwonenden als voor de groep vluchtelingen, is vanaf het begin een speerpunt geweest bij de voorbereiding en organisatie van de opvang. Het terrein is gedurende de opvang 24 uur per dag door particuliere beveiligers bewaakt. Daarnaast was cameratoezicht aanwezig. In de voorbereiding is een uitgebreid draaiboek Veiligheid opgesteld waarin alle scenario’s en veiligheidsrisico’s zijn opgenomen. Met de locatiemanagers, bestuur van de Agnesschool en andere direct betrokkenen is de inhoud van het draaiboek voorafgaand aan de opvang gedetailleerd doorgenomen. Om vragen en onduidelijkheden van omwonenden ten aanzien van veiligheid snel te kunnen beantwoorden is vanaf de dag voorafgaand aan de feitelijke opvang een dagelijks inloopspreekuur veiligheid georganiseerd op het sportpark. Hierover is aan omwonenden en via pers, social media en de gemeentelijke website/het liveblog gecommuniceerd. De gemeentelijke adviseur veiligheid en de politie waren tijdens deze inloopspreekuren aanwezig om vragen of meldingen met omwonenden te bespreken. Van dit inloopspreekuur is géén gebruik gemaakt. Om die reden is besloten om, toen zich ook in het weekeinde geen bezoekers voor het inloopspreekuur hadden gemeld, het inloopspreekuur te beëindigen. Wel was de veiligheidscoördinator telefonisch bereikbaar voor omwonenden. Er zijn geen meldingen ten aanzien van veiligheid of overlast geweest. Op basis van ervaringen met enkele andere crisis-noodopvanglocaties werd rekening gehouden met onverwacht bezoek of onaangekondigd protest van buitenaf. De politie heeft ten aanzien hiervan enkele preventieve maatregelen getroffen. In de praktijk hebben zich ten aanzien van veiligheid echter geen noemenswaardige incidenten voorgedaan. Op een tweetal avonden heeft een groep nieuwsgierige jongeren van buitenaf zich op luidruchtige wijze op het terrein begeven. De beveiliging kon daarop adequaat reageren. Communicatie Gedurende de opvang heeft communicatie met de ‘buitenwereld’ over het verloop van de opvang vooral plaatsgevonden via een speciaal hiertoe ingerichte pagina op de website. Op de homepage van

17

Verantwoordingsverslag crisis-noodopvang De Oever IJsselstein de gemeente was een button gemaakt en achter die button kwam men op de pagina www.ijsselstein.nl/opvang. Deze tijdelijke pagina bevatte de veelgestelde vragen en het liveblog. Op meerdere momenten van de dag werd het liveblog aangevuld met actuele gebeurtenissen. Zo werd er dagelijks verslag gedaan van het verloop van de opvang. Ook de veelgestelde vragen zijn continue aangepast met actuele informatie. Via alle andere gemeentelijke kanalen werd verwezen naar de tijdelijke pagina en het liveblog. Elke relevante update op het liveblog werd tevens verspreid via social media. Ook was er een direct lijntje tussen de gemeentelijke communicatiemiddelen en de Facebookpagina van Pulse. Aan de buitenkant zag de website er goed uit. Echter, achter de schermen was het minder. Het systeem, Mozard, leent zich bij nader inzien niet of niet voldoende voor een dergelijk liveblog. In dit geval ging het om een redelijk ‘gestructureerde’ crisissituatie. Voordat de opvang van start ging, is er veel tijd gestoken in het inrichten en testen van de tijdelijke pagina en het liveblog. Maar wanneer er sprake is van een ‘echte’ crisis, leent het systeem er zich onvoldoende voor om op adequate en snelle wijze te goed communiceren richting buitenwereld. De pers is voortdurend op de hoogte gehouden van de opvang. Voorbereidingen zijn getroffen om een veelheid van telefonische vragen van bewoners over de opvang op te kunnen vangen, maar in de praktijk is dat niet nodig geweest. Het aantal vragen dat telefonisch of per mail aan de gemeente is gesteld gedurende de opvang, is zeer beperkt. Zoals al eerder is opgemerkt zijn de meeste vragen van inwoners direct met antwoord erbij op de website geplaatst en is daar veelvuldig naar verwezen. Persoonlijke vragen en mailtjes van bewoners zijn direct beantwoord. Via het speciaal geopende mailadres [email protected] konden vragen adequaat en snel worden beantwoord. Bij het klantcontactcentrum zijn twee 030-telefoonlijnen opengesteld in plaats van het algemene telefoonnummer 14 030. Dit zorgde ervoor dat vragen snel en adequaat ontvangen en beantwoord werden. Pulse had vanaf de start van haar voorbereidingen op de crisisopvang een belteam ingericht van 4 vrijwilligers, aangestuurd door een medewerker van Pulse. Dit belteam is de hele periode druk geweest met het beantwoorden van uiteindelijk honderden mails over de hulp die mensen wilde bieden aan vluchtelingen. Dagelijks werd een omgevingsanalyse van signalen en berichten uit onder meer sociale media gemaakt. In de dagen van voorbereiding waren reacties, hoewel beperkt in aantal, soms uitgesproken negatief. Ook op de Facebook-pagina van Pulse lieten tegenstanders van de opvang zich aanvankelijk niet onbetuigd. Omdat deze pagina was ingericht om hulp te coördineren en niet als opinie-pagina was bedoeld, zijn dergelijke reacties steeds direct verwijderd. In de loop van de week droogde de negatieve reacties op social media op. Het rustige en plezierige verloop van de opvang heeft daaraan ongetwijfeld bijgedragen. Met lokale en regionale pers zijn enkele ontmoetingen gearrangeerd. Pers werd bij enkele activiteiten uitgenodigd en van die mogelijkheid is ook gebruik gemaakt. Een aantal sfeerreportages over de opvang is in de media verschenen. Het vertrek Het vertrek van de vluchtelingen is door alle betrokkenen als het minst positieve onderdeel van de opvang ervaren. De aanhoudende onduidelijkheid over de volgende bestemming was daarvan de belangrijkste oorzaak. Hoewel met COA was afgesproken dat de opvang zou duren tot 12 uur op donderdag 3 december, was op donderdagochtend nog niet duidelijk waar de groep naartoe zou gaan en hoe laat zij zouden worden opgehaald. Pas aan het eind van de ochtend werd duidelijk dat het pas ná 16 uur zou worden voordat bussen zouden arriveren. In de loop van de middag verzocht het COA de gemeente om zelf een indeling te maken in twee groepen ten behoeve van twee nieuwe opvanglocaties – één groep alleenreizende mannen en één groep overig. Deze indeling is door gemeentemedewerkers in overleg met de groep vluchtelingen gemaakt.

18


Een half uur voordat de bussen op het terrein arriveerden – rond 19 uur – meldde het COA dat er sprake was van drie, in plaats van twee, nieuwe locaties. Tevens had het COA zelf inmiddels toch een indeling in groepen gemaakt en deze groepen zelf aan de locaties toegewezen. Bij de communicatie aan de groep vluchtelingen over deze nieuwe indeling, bleek dat hierbij geen rekening gehouden was met familiebanden. In enkele gevallen werden vaders ingedeeld voor opvang in Goes en gingen moeder en kinderen naar Stadskanaal. Ook broers, zussen en andere familieleden zouden apart van elkaar op verschillende locaties worden ondergebracht. Dit gegeven leidde tot onrust en protest onder de groep vluchtelingen. Toen de bussen op het terrein arriveerden, ontstond een paniekerige en chaotische sfeer. Al snel werd besloten de indeling van het COA los te laten en de vluchtelingen over de locaties te ‘verdelen’ op een manier waarop families bij elkaar zouden blijven. Dit leidde ook getalsmatig tot een andere verdeling over de locaties en overvolle bussen naar de opvanglocatie in Veenhuizen. De medewerkers op locatie waren onvoldoende op dit scenario voorbereid. Hoewel de gebrekkige en zeer late communicatie door het COA hiervoor aanleiding was en uiteindelijk naar omstandigheden adequaat is gehandeld, verliep het vertrek chaotischer dan nodig was geweest. Doordat de indeling in bussen niet gecoördineerd verliep, zijn de zorgvuldig opgebouwde medische dossiers bijvoorbeeld lang niet in alle gevallen met de juiste bus meegegeven. Ook verliep het afscheid zelf daardoor emotioneler en gehaaster dan gehoopt. Ook is het jammer dat op de dag zelf de organisatie ervan uitging dat de vluchtelingen om 12 uur zouden vertrekken. Er zijn deze dag geen activiteiten meer georganiseerd. Er was geen rekening gehouden met avondeten voor de vluchtelingen, die uiteindelijk na 19 uur nog zouden moeten doorreizen naar Goes, Veenhuizen en Stadskanaal. Aan het eind van de middag is besloten alsnog een provisorische broodmaaltijd te regelen. Daarnaast was in de planning rekening gehouden met de start van de afbouw van de locatie vanaf 14 uur ’s middags. Hoewel in de loop van de dag leveranciers die zaken (hekken, tenten, overgebleven kleding etc.) zouden komen afbreken, Rode Kruis (ophalen van de bedden) en andere vrijwilligers voor de afbouw voor het merendeel konden worden geïnformeerd over de vertraging, liep het terrein in de loop van de dag toch vol met mensen die al kwamen afbreken. Deze strakke planning was mede ingegeven door de noodzaak de sporthal vanaf zaterdagochtend weer regulier te kunnen gebruiken. Bij het vertrek was ook pers aanwezig, die het verloop van het vertrek daardoor van dichtbij heeft meegemaakt. De onvrede over het vertrek en de rol van het COA, verwoord door de burgemeester van IJsselstein, is in de media in de dagen erna uitvoerig belicht. Ook daar werd overigens benadrukt dat met uitzondering van het sluitstuk, sprake is geweest van een goed verlopen opvangperiode waar, afgaande op de vele signalen en reacties, alle betrokkenen inclusief de groep vluchtelingen, met voldoening op terugkijken. Ondanks de vertraagde start van de afbouw, konden door de grote inzet van vrijwilligers en medewerkers op donderdagavond en vrijdag alle noodzakelijke activiteiten worden verricht om de het sportpark weer regulier op te leveren. Op zaterdagochtend 5 december is de sporthal weer regulier in gebruik genomen. Afsluitende bijeenkomst Ter afsluiting is voor alle vrijwilligers en direct en indirect bij de opvang betrokkenen op 8 december een afsluitende bijeenkomst georganiseerd in het Fulco theater. Burgemeester Van Domburg heeft namens de drie gemeenten zijn dank en waardering uitgesproken aan iedereen die betrokken is geweest bij de opvang. De bijeenkomst is zeer goed bezocht. Er was een informele setting, met hapje en drankje, omlijst met een fotopresentatie van de opvang.

19


Financiële verantwoording UITGAVEN Accommodatie

Beheer

exclusief BTW Vloer en electra

9.500

Cateringtent

4.091

Diesel cateringtent

1.322

Verlichting tent

950

Pagodetent

300

Hekken

1.300

Wifi

3.178

Hesjes

344

Tafels en stoelen

300

Mobiele wasbak

193

Catering

40.855

Beveiliging

19.411

Schoonmaak

2.243

Afvalverwijdering

3.000 *

huishoudelijke uitgaven

485

Inzet menskracht

Ambtelijke inzet

29.900 **

Overig

inloopbijeenkomst Agnesschool

100

afsluitende bijeenkomst Fulco Communicatie; fotografie

200

vervangende ruimtes verenigingen

148

Eindoplevering/ reparatie sporthal

4.500 *

Totaal INKOMSTEN

1.200

123.520 Bijdrage COA

120.800

Saldo

-2.720

* inschatting, definitieve facturatie volgt ** raming op basis van gemiddelde inzet ambtelijke medewerkers tijdens de opvang: Berekening inzet menskracht werkdagen opvang (8 etmalen x 3)

24

werkdagen voorbereiding

6

gemiddelde bezetting per werkdag

4

= mandagen (30 x 4)

120

= arbeidsjaren

0,46

gemiddelde kosten arbeidsjaar

65.000

kosten inzet personeel

29.900

20

Verantwoordingsverslag. Crisis-noodopvang vluchtelingen in De Oever Fotografie: Ton Willemse

Recommend Documents