Van der Valk Golf Resort Inverness Property Management Programma 2014

Van der Valk Golf Resort Inverness Property Management Programma 2014

Van der Valk Golf Resort Inverness Property Management Programma 2014 1 Introduktie In 1998 opende Van Der Valk Property Management haar deuren op de golfbaan van Lakeside G&CC. Over de jaren heen is ons bedrijf uitgegroeid tot een Management Company met meer dan 100 woningen in haar portefeuille. Van Der Valk onderhoud uw (investering) woning zoals u dat zelf zou doen. In de bijlage treft u een uiteen zetting van ons bedrijf en een beschrijving van de werkzaamheden die gebaseerd zijn op meer dan 15 jaar ervaring!

2 Organisatie 2.1 Inleiding Onze organisatie heeft 4 afdelingen, die gezamenlijk zorgdragen voor het beheer van uw woning. Iedere afdeling heeft zijn eigen verantwoordelijke manager die u direct kan helpen en antwoord kan geven op al uw vragen. De vier afdelingen zijn:  Service Center & Huishouding;  Front Desk & Conciërge;  Boekhouding;  Nieuw en- verbouw Constructie & Real Estate (makelaardij).

2.2 Service Center & Huishouding Het Service Center is verantwoordelijk voor het onderhoud en schoonmaak van uw woning. Deze afdeling houd zich bezig met activiteiten als tuin en zwembad onderhoud en huishouding. Tevens doet zij de controles van de technische apparaten en inventarisatie van uw woning als deze in ons verhuur programma zit. Ons Service Center informeert u over eventuele reparatie en adviseert u over preventief onderhoud. Voor vragen over of opdracht aan het Service Center kunt u terecht bij de Front Desk manager, hij of zij zal zorgen voor antwoord op uw vragen en kan eventueel een afspraak opzetten met een van onze Service medewerkers om langs te komen indien dit gewenst is.

2.3 Frontdesk & Conciërge Onze Front Desk is en blijft de beste plaats om uw vragen te stellen, onze medewerkers kunnen u helpen en eventueel afspraken opzetten met managers van de andere afdelingen. De desk is alle dagen open van 9:00 tot 18:00 uur. De Front Desk is verantwoordelijk voor alles met betrekking tot ons verhuur programma, maar ook de reserveringen die u zelf maakt. De Front Desk zal zorg dragen dat uw gasten worden ontvangen, in worden geschreven en uitleg krijgen over allerlei zaken die te maken hebben met hun verblijf in uw woning. Het reserveren van Tee-times en tickets naar sportevenementen etc.. kunt u via onze desk laten doen. Laat in ieder geval uw gasten weten waar onze Front Desk locatie is. De frontdesk medewerkers staan iedereen graag te woord aan de balie en zullen zoveel als mogelijk vragen beantwoorden. Uiteraard kunt u uw vragen schriftelijk of telefonisch plaatsen.

2.4 Boekhouding De boekhouding en administratie van uw woning wordt gedaan op het Van Der Valk administratie kantoor. Als huis eigenaar krijgt u een administratie manager toegewezen die verantwoordelijk is voor de boekhouding van uw woning. U kunt ten aller tijden uw administratie inzien en vragen stellen over bepaalde rekeningen. Kom langs als u in Florida bent u bent van harte welkom. Een keer per maand wordt het overzicht van de voorgaande maand op het internet gezet voor u ter inzage. Ook ons administratie kantoor kunt u bellen en of e-mailen met uw vragen.

2.5 Constructie bedrijf & Makelaardij Het constructiebedrijf is verantwoordelijk voor de (ver)bouw van de woningen en het uitvoeren van reparaties die te groot zijn voor onze “Handyman” die via het Service Center werkt. Daarbij kan ons constructie bedrijf zorg dragen voor preventief onderhoud aan uw Airconditioning systeem en de zwembad apparatuur. Bel of email ons voor advies over schilderen en het vervangen van vloerbedekking. Het Constructie bedrijf heeft ook een afdeling makelaardij, u kunt hier terecht voor vragen over aan en verkoop van een woning.  

  Page 2

Van der Valk Golf Resort Inverness Property Management Programma 2014 2.6 Organisatie schema Property Management

Service Center

Front Desk

Huis eigenaar

Boekhouding

Bouw / Makelaardij

2.7 Wie is de persoon om te contacten? Ons bedrijf is zo opgezet dat u als huis eigenaar maar 1 contact persoon heeft, namelijk de Front Desk manager. U kunt hem of haar bereiken via email, telefoon of in persoon op het Front Desk kantoor. Indien u dit wenst kunt u contact opnemen met de verantwoordelijke manager van de afdeling waar u vragen aan heeft.

2.8 Klachtenprocedure property management In het geval dat er service is verleend dat niet voldoet aan uw verwachtingen, kunt u uw klachten kenbaar maken bij de verantwoordelijke manager binnen het property management programma. De managers zullen een standaard procedure moeten volgen bij de afhandeling van een klacht. Uitgangspunt is dat zij trachten het knelpunt met de klant op te lossen. De directie van zal op de hoogte gesteld worden van de eventuele klachten. Indien de klant van mening is dat de klacht niet adequaat of naar tevredenheid is opgelost dan kan de klant zich rechtstreeks wenden tot de directie van Van Der Valk.

3 Property Management Pakketten 3.1 Introductie Er zijn verschillende pakketten denkbaar binnen ons 2014 Property management programma, ieder pakket kan op maat gemaakt worden. Het eerste wat u moet beslissen is of u deel wilt uitmaken van ons verhuur programma. Indien u dit wilt is lidmaatschap van ons Golf & Wellness pakket verplicht, samen met een aantal minimum kwaliteit eisen van uw woning, lees verder in het verhuur programma. De 4 belangrijke verschillen in het Management programma zijn:  Pakket Single Family Home inclusief Golf & Wellness lidmaatschap;  Pakket Single Family Home exclusief Golf & Wellness lidmaatschap;  Pakket Appartement inclusief Golf & Wellness lidmaatschap;  Pakket Appartement exclusief Golf & Wellness lidmaatschap; NB: U kunt lid worden van onze Golf & Wellness club zonder dat u gebruik maakt van het verhuur pakket.

3.2 Property Management Services:

 Tuin onderhoud;  Zwembad onderhoud, chemicaliën en schoonmaak;  Boekhouding & Administratie van de woning;  Periodieke inspectie & controle van de woning;  Onderhoud mechanische en elektrische installaties;  Verzorgen reparaties en vervanging van spullen;  Rapportage richting huiseigenaar; NB: Omschrijving van de services treft u in de bijlage.

  Page 3

Van der Valk Golf Resort Inverness Property Management Programma 2014 4 Financiële afhandeling 4.1 Inleiding De financiële afhandeling van het property management programma is simpel en efficiënt opgezet. We hebben een aantal kosten verdeeld in categorieën kostenposten:  Vaste kosten per maand;  Variabele (terugkerende) kosten per maand;  Additionele kosten per maand;  Belastingen en verzekeringen per jaar;  Verhuuropbrengsten;

4.1.1 Vaste kosten per maand Maandelijks zal er één vast bedrag op de rekening courant van de huiseigenaar geboekt worden ter dekking van alle vaste kosten. In dit bedrag zijn de kosten opgenomen van o.a. de telefoonkosten, televisiekosten, vuilophaal, zwembadonderhoud, tuinonderhoud, etc. De specificatie van de inhoud en de kosten van dit pakket zijn in de bijlage opgenomen.

4.1.2 Variabele (terugkerende) kosten per maand Maandelijks worden de variabele terugkerende kosten geboekt op basis van binnengekomen nota’s. Dit betreffen de nota’s van elektriciteit, water en gas. Dit soort kosten wordt altijd achteraf in rekening gebracht door de diverse bedrijven. Daarom zullen deze kosten vaak één maand vertraagd verantwoord worden op het maandelijkse kosten overzicht.

4.1.3 Additionele kosten per maand Onder deze kostenpost worden de kosten geboekt van eventuele reparaties aan de woningen, vervangingen van materialen, verbouwingen aan uw woning (in opdracht), extra schoonmaakkosten, etc. Het Service Center zal over het al gemeen over deze kosten met de huiseigenaar gecommuniceerd hebben of e.e.a. specificeren in de periodieke rapportage.

4.1.4 Belastingen en verzekeringen per jaar Jaarlijks ontvangt u een rekening van uw verzekeringspremies en onroerendgoedbelasting. Deze kosten worden als aparte kostenpost beschouwd, en dienen door de huiseigenaar zelf te worden voldaan, u zult deze niet terug vinden op onze boekhouding overzichten.

4.1.5 Verhuuropbrengsten Ten aanzien van de verhuuropbrengsten zal voor iedere woning een vast bedrag per nacht worden vergoed aan de huiseigenaar. Deze opbrengst is alleen voor woningen die in ons verhuur programma zijn opgenomen. In het document dat het verhuurprogramma nader toelicht zal hier verder op ingegaan worden.

4.2 Betalingsverkeer property management Van Der Valk Golf Resort Inverness is verantwoordelijk voor het betalen van alle nota’s betreffende het property management van de woning in haar programma. De huiseigenaar is verantwoordelijk om zorg te dragen voor voldoende saldo op de rekening courant van Van Der Valk Golf Resort Inverness, zodat deze in staat is om de nota’s te betalen. Om onderlinge verrekening en vermenging van geldstromen te voorkomen wordt de volgende procedure aangehouden: e

1. De huiseigenaar maakt maandelijks op de 1 dag van de maand een vast bedrag over naar de rekening van Van Der Valk Golf Resort Inverness. Dit bedrag bestaat uit twee componenten: a. Het bedrag van de vaste maandelijkse kosten; b. Een vast voorschot voor de maandelijkse variabele terugkerende kosten; 2. Van Der Valk Golf Resort Inverness zal de huiseigenaren – waarvan de aanslag onroerend goed belasting en/of de factuur van de verzekering door Van Der Valk Golf Resort Inverness is ontvangen of bekend is – actief benaderen. 3. Per kwartaal worden de voorschotten en de eventuele additionele kosten verrekend op basis van nacalculatie;

  Page 4

Van der Valk Golf Resort Inverness Property Management Programma 2014 5 Bijlagen 5.1 Bijlage: Service Center 5.1.1 Werkzaamheden Coördinatie, begeleiding, uitvoering en controle van:  Tuinonderhoud;  Zwembadonderhoud;  Schoonmaken van de woning na uw verblijf of dat van uw gasten;  Ongedierte bestrijding - Pestcontrol;  Vervanging van materialen, meubels en of servies;  Reparaties aan en/of in de woning;  Technische installaties;  Service rondom barbecues, kinderbedjes, etc.  Verhelpen van storingen aan de woning tijdens uw verblijf of dat van uw gasten; Controlerende werkzaamheden:  Eindcontrole na uw verblijf of dat van uw gasten;  Bij leegstand eenmaal per 2 weken controle van de woning;  Controle op juiste werking sprinkler installatie,  Jaarlijkse inventarisatie van alle spullen in de woning (verhuur programma); Overige werkzaamheden:  Vuilophaal (buiten de vaste dagen om ) zo dat na uw verblijf of dat van uw gasten de woning vrij is van afval;  Advisering van de huiseigenaar betreffende benodigd onderhoud;  Email rapportage aan de huiseigenaar betreffende de verrichte werkzaamheden aan de woning;

5.1.2 Service Manager De Service Manager is verantwoordelijk voor alle werkzaamheden binnen het service center. De Service Manager is het aanspreekpunt voor de huiseigenaar voor alle bovengenoemde werkzaamheden. Huurders zullen geen direct contact hebben met de Service Manager, maar klachten en/of storingen doorgeven aan de frontdesk. De frontdesk zal de Service Manager dan meteen op de hoogte stellen zodat deze de storing of klacht kan verhelpen.

5.1.3 Technische dienst Binnen het Service Center zal een klusjesman werkzaam zijn, die wordt ingezet voor alle technische meldingen betreffende de woning. Indien de klusjesman werkzaamheden moet verrichten aan de woning dan zal hiervoor een tarief in rekening gebracht worden bij de huiseigenaar. Voor reparaties en vervangingen tot een bedrag van $100 hoeft vooraf geen toestemming gevraagd te worden van de huiseigenaar. Indien reparaties en vervangingen dit bedrag te boven gaan dan zal vooraf contact opgenomen worden met de huiseigenaar. Tijdens een verhuurperiode is de eerste prioriteit van het Service Center de huurders een goede service te verlenen. De kosten van de service monteur bedraagt $ 28 per uur. De service monteur zal op basis van eenheden van een kwartier worden doorbelast voor de verrichtten werkzaamheden.

  Page 5

Van der Valk Golf Resort Inverness Property Management Programma 2014 5.2 Bijlage: Property Management Pakket Overzicht van de maandelijkse vaste kosten die zijn opgenomen in het pakket: Zwembad onderhoud Tuin onderhoud FDS Vuilophaal Brighthouse standard TV Ongedierte bestrijding Airco onderhoud Golf & Wellness Management fee

$ $ $ $ $ $ $ $ $

80,00 100,00 16,50 38.25 17,50 10,00 135,00 112,00 509.25

 

Deze kosten (behalve de management fee) worden doorbelast op basis van de werkelijke kosten die in rekening worden gebracht door de desbetreffende leveranciers. Eventuele mutaties in deze kostenposten zullen altijd door Van Der Valk aan haar klanten worden doorberekend. De variabele kosten per maand worden geschat op

$ 400,00

Vaste maand kosten: Single Family Home including Golf & Wellness Vaste maand kosten: Single Family Home excluding Golf & Wellness

$ 509.25 $ 374.25

Bij  de  opgave  van  de  kosten  voor  de  twee  pakketten  voor  de  Appartementen is  als  uitgangspunt  genomen  dat  het  tuinonderhoud  is  opgenomen  in  de  kosten  van  de  Condominium  Association.  Ingeval  er  sprake  zou  kunnen  zijn  van  dubbele werkzaamheden of kosten van wege wijzigingen in één van de twee pakketten (property management programma  Van  Der  Valk  en  de  werkzaamheden  benoemd  in  de  Condominium  Association)  dan  wordt  één  van  beide  programma’s  hierop aangepast.      Bijkomende kosten op dit vaste pakket zijn de kosten van het digitale combo pakket dat afhankelijk is van de keuze van de huiseigenaar. Middels dit pakket heeft iedere woning digitale televisie, digitaal telefoneren (gratis in heel Amerika en Canada) en kabelinternet. De kosten van dit pakket bedragen rond de $90 per maand. De genoemde airco service is opgenomen als (preventief) onderhoud van de installaties. Eén maal per jaar zal de installatie worden gecontroleerd en onderhouden. De kosten van het regulier vervangen van de filters ($45) van de installatie is in deze kosten inbegrepen.

  Page 6

Van der Valk Golf Resort Inverness Property Management Programma 2014 5.3 Bijlage: Zwembad onderhoud 5.3.1 Wekelijks        

Aanvegen en eventueel schoonzuigen bodem zwembad Borstelen wanden en bodem zwembad Schoonmaken van het skimmer mandje Controleren analoge en/of digitale tijdklok op instellingen Controleren van pomp en water aansluitingen op lekkage Controleren druk op filterhuis, eventueel schoonmaken van filter cartridge Testen kwaliteit water zwembad en indien nodig chemicaliën toevoegen Controleren van de waterstand in het zwembad

5.3.2 Maandelijks  

Zwembad filter schoonmaken Deck afspoelen, c.q. schoonspuiten met hogedrukreiniger (indien nodig)

5.3.3 Indien noodzakelijk  

Vervangen en of repareren van apparatuur (kosten worden doorberekend aan de huiseigenaar) Bijvullen van het water in het zwembad



5.4 Bijlage: Tuin onderhoud 5.4.1 Wekelijks   

   

Maaien en schoonblazen gazon (zomer frequenter dan winter) Scheiding tussen stoep, weg en oprit bijsnijden Onkruid bestrijden en wieden in de standaard bloem- en plant perken, perken dienen voldoende houtsnippers of grind te hebben Scheiding bloem/plant perken met gazon trimmen Schoonblazen van oprit en stoep Opruimen gazon (losliggende takken, etc.) Verwijderen molshopen en dichtgooien gaten veroorzaakt door graafwerk beesten (eventuele kosten worden doorberekend)

5.4.2 Jaarlijks  

Controle van dakgoten (schoonmaakkosten worden doorberekend aan huiseigenaren) Controle van irrigatiesysteem (reparaties worden doorberekend aan huiseigenaar)

5.4.3 Indien noodzakelijk    

Vervangen en/of toevoegen grind of boomschors (kosten huiseigenaar) Vervangen van planten(kosten huiseigenaar) Dakgoten laten schoonspuiten (kosten huiseigenaar) Bestrijding van groter ongedierte (kosten huiseigenaar)

5.5 Bijlage: Schoonmaak werkzaamheden (alles onder de 1.80 mtr hoogte) 5.5.1 Woonkamer        

Stofzuigen Banken stofzuigen en bovenkant tussen de kussens uitzuigen Salontafel afnemen Lampenkap afnemen TV (kast) afnemen, lades nakijken, afnemen Schuifdeuren schoonmaken (vingertasten verwijderen) Lamellen dicht doen, periodiek schoonmaken schoon maken vensterbanken Ingang tegelvloer dweilen Schoonmaken van de entree Stoelen afnemen

  Page 7

Van der Valk Golf Resort Inverness Property Management Programma 2014 5.5.2 Slaapkamers          

Stofzuigen Bedden opmaken met schoon bedlinnen Bed-rok recht hangen Nachtkastjes afnemen, laden nakijken Lampenkap schoonmaken Lamellen dicht doen, periodiek schoonmaken Schoonmaken vensterbanken Extra lakenset controleren op ieder kamer tegen vlekken en/of scheuren Plastic zakje in afvalemmer Alle kledinghangers één kant hangen

5.5.3 Badkamers          

Vegen en dweilen Bad en/of douchecabine en toilet schoonmaken Controle douchegordijn/wand op reinheid Wasbakken, accessoires en aanrecht schoonmaken Laden en kastjes schoonmaken Handdoeken opvouwen, ophangen en op scheuren en vlekken controleren Zeepjes neerleggen Plastic zakje in afvalemmer Lamellen dicht doen, periodiek reinigen Schoonmaken vensterbanken

5.5.4 Keuken                 

Vloer vegen en dweilen Gasfornuis schoonmaken en oven cleanen (ook deksels en bovenplaat optillen) Afzuigkap schoonmaken Koelkast en vriesvak schoonmaken Magnetron schoonmaken Koffiezetapparaat schoonmaken Keukenkastjes en laden schoonmaken (binnen en buiten kant) Aanrecht en gootsteen schoonmaken Controleren borden, potten, pannen, kopjes, glazen en bestek op reinheid Telefoon ophangen, rechtzetten Vaatwasser nakijken, poeder klaarleggen Wasmachine, droger nakijken en poeder klaarleggen Schoonmaken achter de apparaten (grote apparaten worden niet verplaatst) Afvalemmer legen en schoonmaken, nieuwe zak in hangen Rolcontainer buiten zetten en periodiek schoonmaken (en weer binnen zetten) Schoonmaken vensterbanken Ice maker uitzetten en ijs weggooien

5.5.5 Garage 

Nakijken, eventueel vuil opruimen, aanvegen.

5.5.6 Terras    

 

Meubels onder lanai zetten Kussens naar garage (bij langere periode van leegstand) Extra set naar garage Dek schoonmaken



  Page 8

Van der Valk Golf Resort Inverness Property Management Programma 2014 5.5.7 Algemeen            

Controleren lampen Controleren van de inventaris Schoonmaken alle spiegels Schoonmaken voordeur (binnen- en buitenkant) Thermostaat op 85 graden afstellen(auto/cool) Periodiek (ieder kwartaal) de A/C filters vervangen Periodiek (1x per jaar, het liefs voor de winter) batterijen brandmelder vervangen. De kasten in de gang worden bij de badkamer gerekend De eetkamer en ontbijthoek worden bij de woonkamer gerekend Eventuele extra tafels/kastjes worden mee genomen in de schoonmaak van de betreffende ruimte Ramen van deuren en schuifpuien naar pooldek vingertasten verwijderen Alle stekkers in de stopcontacten

5.6 Bijlage: Opstarten Property Management Programma    

   

Aanbetaling van $2500 voor deposito nutsbedrijven en voor de eerste maand onkosten Aanvragen Gas/Licht/Water/Telefoon en Kabeltelevisie Afsluiten benodigde verzekeringen Afsluiten contracten voor: o Vuilophaal regeling o Termiet Contract o Pest control o Zwembadonderhoud Tuinonderhoud en irrigatiecontrole Woning voorbereiden voor inspectie Huis voorzien van telefoon, brandblusser, verbanddoos, etc. Sleutel aanpassing, slot veranderen

Gedurende de op startfase zal er contact zijn met de (nieuwe) huiseigenaar om alle zaken uit het property management programma goed toe te lichten.

5.7 Bijlage: Adres en telefoon nummers Van Der Valk Golf Resort Inverness 4555 E. Windmill Drive, Inverness FL34453 Tel: (352) 637-1140

Van Der Valk Office 1577 N. Florida Avenue, Hernando FL34442 Tel: (352) 637-1140

Front Desk, Concierge& Reserveringen: [email protected] Tel: (352) 637-1140

Administratie & Boekhouding: [email protected] Tel: (352) 637-5710

Service Center & Housekeeping: [email protected] Tel: (352) 637-1140

Constructie en Verbouw werkzaamheden: [email protected] Tel: (352) 344-9052 Nieuw constructie & Makelaardij [email protected] Tel: (352) 726-5655

  Page 9