Van capaciteitsplanning tot zelfregie de volgende stap in planning
Buddy Walstra September 2015
Wie zijn wij
Onze kengetallen Aantal medewerkers Alliade (moederstichting)
Aantal fte's
Aantal cliënten
723
372
0
3.332
1.806
2.824
Meriant
863
445
815
Reik
624
382
660
Wil
418
229
966
1.485
644
6.711
BaanPlus
14
12
366
Support&Co
91
50
151
7.550
3.940
12.493
Talant
Zorgkompas
totaal
Waar komen we vandaan • • • •
Geen totaal inzicht in onze capaciteitsplanning Meerdere (losse) excel-oplossingen Centraal roosteren door planners Weinig invloed op het rooster door medewerkers • Niet één visie op onze personeelplanning
• Leg vooraf duidelijke kaders vast wat je als organisatie wil bereiken • Werken vanuit een visie op personeelsplanning geeft een gemeenschappelijk uitgangspunt / draagvlak
Visie op personeelsplanning • Personeels- en capaciteitsplanning is samenspel van cliënten/bewoners, verwanten en medewerkers • Duidelijke kaders: sturing op begroting versus planning en planning versus realisatie • Grootschalig faciliteren, kleinschalig organiseren: duidelijke kaders (financiën), meer speelruimte om in te spelen op lokale situatie • Meer ruimte voor zelfregie van medewerkers, indien de mate van eigen verantwoordelijkheid en de kracht van de samenwerking van het team dit toelaat (hybride) • Toegankelijk en simpel systeem dat efficiënt proces ondersteunt. Medewerkers kunnen veel zelf zien en in gang zetten, simpele goedkeuring door leidinggevende, één controleslag • Mogelijkheid tot participatie/toegang van familie/verwanten in het rooster • Systemen en processen zijn ondersteunend, efficiënt en in samenhang
Hoe hebben we het aangevlogen • Opstellen van programma van eisen – – – –
• • • •
Capaciteitsvraagstuk Roosterplanning Medewerker participatie Gebruikersvriendelijkheid
Pakket selectie Processen vastgelegd en afgestemd Uitgangspunten dienstrooster en normen vastgelegd Medewerkers/kostenplaatsen overgehaald vanuit personeelssysteem naar roostersysteem • Roosters van de aankomende maanden ingebracht en gecontroleerd • Normen en inrichting voor capaciteitsplanning ingebracht • Invullen van de afzonderlijke capaciteitsplannen o.b.v. kostenplaats
• Betrek de OR bij het traject van selectie tot implementatie • Betrek alle disciplines van de organisatie bij het project • Hou vast aan je plan/planning • Beter starten dan nooit beginnen
Het proces georganiseerd
• Inzicht in het proces (en afstemming) voorkomt “spraakverwarring” en miscommunicatie • Denken vanuit de cliënt voorkomt intern gerichtheid
Capaciteitsplanning vastleggen
Capaciteitsplanning vastleggen
Primair • Vraag en aanbod van inzet personeel t.b.v. zorg in beeld brengen (uren en geld) • Inzichtelijk maken van de kosten van het rooster (planning versus budget) Secundair • Gebruik van curve planning
Capaciteitsplanning vastleggen • Vastleggen van de centrale normen • Inrichten van de verschillende scenario’s Default Productie Analyse
Capaciteitsplanning vastleggen • Invullen van het capaciteitsplan per kostenplaats • Op basis van het werkaanbod wordt automatisch de benodigde capaciteit berekend
Capaciteitsplanning vastleggen • Overhalen van de bruto-uren o.b.v. contracten • Ingeven van niet-productieve uren Inzicht in benodigd/beschikbare uren
• Gebruik van 4 vormen van capaciteitsplannen:
Default plan Productieplan Analyseplan met koppeling ECD Analyseplan zonder koppeling ECD
Invulling geven aan de planning
Invulling geven aan de planning
Invulling geven aan de planning
Opzetten van een basis rooster: 1. Bezettingseisen zijn uitgangspunt en liggen vast 2. De vaste wensen zijn verwerkt in een (nog nader in te vullen) roostermaand 3. De definitieve invulling van het maand rooster kan plaatsvinden
Invulling geven aan de planning
Invulling geven aan de planning
Ondersteuning van meerdere roostertypes: 1. Centraal roosteren Roosteren door planner van een roosterbureau Roosteren door aandachtsvelder binnen een team 2. Shift-picking Aantal diensten van het rooster zijn al vast ingevuld Open diensten op basis van voorkeur ingevuld 3. Zelfroosteren Is stip op de horizon (grootste vorm van zelfregie medewerker Moet verder worden uitgewerkt hoe dit binnen Alliade past
Invulling geven aan de planning
Direct inzicht in het rooster 1. Welke diensten nog niet vervuld • Aanvraag uitzetten in eigen team • Direct kunnen doorzetten naar flexbureau
Realisatie van het rooster
Voor een juiste verwerking naar de salarisadministratie: 1. Mutaties van gedraaide diensten worden door de medewerker zelf aangeboden 2. Medewerkers zijn in staat om zelf onderling diensten te ruilen 3. Extra diensten kunnen door planner/leidinggevende worden toegevoegd en toebedeeld 4. Aan het einde van de maand moet het rooster geaccordeerd worden door medewerker EN leidinggevende
• Laat medewerker de mutatie gelijk na dienst doorvoeren • Verwerk als leidinggevende 2x per week de mutaties op vaste momenten • Stuur aan de medewerkers een mail dat zij hun rooster moeten accorderen • Controleer of alle medewerkers hun rooster hebben geaccordeerd en spreek ze hierop aan
Onze constateringen tot heden • Roosteren in 4 maanden is succesvol uitgevoerd. Geef de organisatie wel de tijd om aan het nieuwe systeem en de veranderende procedures te wennen • Bewust gekozen voor centraal roosteren om de verandering in eerste instantie zo klein mogelijk te houden • Goed dat de eerste ervaring worden opgedaan met “zelfroosteren” door pilots teams • Vaststellen van de verschillende manieren van roosteren geeft veel duidelijkheid • Eigen inzicht in rooster door medewerker leidt tot meer vragen • Met name opstellen van de normen financiële kaders stof tot overdenken • Zoeken naar de relatie van jaarbudget afdeling en (financiële) capaciteitsplanning
Succes met uw volgende stap in planning!
Het optimale proces Ondersteund voor de totale organisatie
