Van capaciteitsplanning tot zelfregie

Van capaciteitsplanning tot zelfregie de volgende stap in planning

Buddy Walstra September 2015

Wie zijn wij

Onze kengetallen Aantal medewerkers Alliade (moederstichting)

Aantal fte's

Aantal cliënten

723

372

0

3.332

1.806

2.824

Meriant

863

445

815

Reik

624

382

660

Wil

418

229

966

1.485

644

6.711

BaanPlus

14

12

366

Support&Co

91

50

151

7.550

3.940

12.493

Talant

Zorgkompas

totaal

Waar komen we vandaan • • • •

Geen totaal inzicht in onze capaciteitsplanning Meerdere (losse) excel-oplossingen Centraal roosteren door planners Weinig invloed op het rooster door medewerkers • Niet één visie op onze personeelplanning

• Leg vooraf duidelijke kaders vast wat je als organisatie wil bereiken • Werken vanuit een visie op personeelsplanning geeft een gemeenschappelijk uitgangspunt / draagvlak

Visie op personeelsplanning • Personeels- en capaciteitsplanning is samenspel van cliënten/bewoners, verwanten en medewerkers • Duidelijke kaders: sturing op begroting versus planning en planning versus realisatie • Grootschalig faciliteren, kleinschalig organiseren: duidelijke kaders (financiën), meer speelruimte om in te spelen op lokale situatie • Meer ruimte voor zelfregie van medewerkers, indien de mate van eigen verantwoordelijkheid en de kracht van de samenwerking van het team dit toelaat (hybride) • Toegankelijk en simpel systeem dat efficiënt proces ondersteunt. Medewerkers kunnen veel zelf zien en in gang zetten, simpele goedkeuring door leidinggevende, één controleslag • Mogelijkheid tot participatie/toegang van familie/verwanten in het rooster • Systemen en processen zijn ondersteunend, efficiënt en in samenhang

Hoe hebben we het aangevlogen • Opstellen van programma van eisen – – – –

• • • •

Capaciteitsvraagstuk Roosterplanning Medewerker participatie Gebruikersvriendelijkheid

Pakket selectie Processen vastgelegd en afgestemd Uitgangspunten dienstrooster en normen vastgelegd Medewerkers/kostenplaatsen overgehaald vanuit personeelssysteem naar roostersysteem • Roosters van de aankomende maanden ingebracht en gecontroleerd • Normen en inrichting voor capaciteitsplanning ingebracht • Invullen van de afzonderlijke capaciteitsplannen o.b.v. kostenplaats

• Betrek de OR bij het traject van selectie tot implementatie • Betrek alle disciplines van de organisatie bij het project • Hou vast aan je plan/planning • Beter starten dan nooit beginnen

Het proces georganiseerd

• Inzicht in het proces (en afstemming) voorkomt “spraakverwarring” en miscommunicatie • Denken vanuit de cliënt voorkomt intern gerichtheid

Capaciteitsplanning vastleggen

Capaciteitsplanning vastleggen

Primair • Vraag en aanbod van inzet personeel t.b.v. zorg in beeld brengen (uren en geld) • Inzichtelijk maken van de kosten van het rooster (planning versus budget) Secundair • Gebruik van curve planning

Capaciteitsplanning vastleggen • Vastleggen van de centrale normen • Inrichten van de verschillende scenario’s  Default  Productie  Analyse

Capaciteitsplanning vastleggen • Invullen van het capaciteitsplan per kostenplaats • Op basis van het werkaanbod wordt automatisch de benodigde capaciteit berekend

Capaciteitsplanning vastleggen • Overhalen van de bruto-uren o.b.v. contracten • Ingeven van niet-productieve uren Inzicht in benodigd/beschikbare uren

• Gebruik van 4 vormen van capaciteitsplannen:    

Default plan Productieplan Analyseplan met koppeling ECD Analyseplan zonder koppeling ECD

Invulling geven aan de planning

Invulling geven aan de planning

Invulling geven aan de planning

Opzetten van een basis rooster: 1. Bezettingseisen zijn uitgangspunt en liggen vast 2. De vaste wensen zijn verwerkt in een (nog nader in te vullen) roostermaand 3. De definitieve invulling van het maand rooster kan plaatsvinden

Invulling geven aan de planning

Invulling geven aan de planning

Ondersteuning van meerdere roostertypes: 1. Centraal roosteren  Roosteren door planner van een roosterbureau  Roosteren door aandachtsvelder binnen een team 2. Shift-picking  Aantal diensten van het rooster zijn al vast ingevuld  Open diensten op basis van voorkeur ingevuld 3. Zelfroosteren  Is stip op de horizon (grootste vorm van zelfregie medewerker  Moet verder worden uitgewerkt hoe dit binnen Alliade past

Invulling geven aan de planning

Direct inzicht in het rooster 1. Welke diensten nog niet vervuld • Aanvraag uitzetten in eigen team • Direct kunnen doorzetten naar flexbureau

Realisatie van het rooster

Voor een juiste verwerking naar de salarisadministratie: 1. Mutaties van gedraaide diensten worden door de medewerker zelf aangeboden 2. Medewerkers zijn in staat om zelf onderling diensten te ruilen 3. Extra diensten kunnen door planner/leidinggevende worden toegevoegd en toebedeeld 4. Aan het einde van de maand moet het rooster geaccordeerd worden door medewerker EN leidinggevende

• Laat medewerker de mutatie gelijk na dienst doorvoeren • Verwerk als leidinggevende 2x per week de mutaties op vaste momenten • Stuur aan de medewerkers een mail dat zij hun rooster moeten accorderen • Controleer of alle medewerkers hun rooster hebben geaccordeerd en spreek ze hierop aan

Onze constateringen tot heden • Roosteren in 4 maanden is succesvol uitgevoerd. Geef de organisatie wel de tijd om aan het nieuwe systeem en de veranderende procedures te wennen • Bewust gekozen voor centraal roosteren om de verandering in eerste instantie zo klein mogelijk te houden • Goed dat de eerste ervaring worden opgedaan met “zelfroosteren” door pilots teams • Vaststellen van de verschillende manieren van roosteren geeft veel duidelijkheid • Eigen inzicht in rooster door medewerker leidt tot meer vragen • Met name opstellen van de normen financiële kaders stof tot overdenken • Zoeken naar de relatie van jaarbudget afdeling en (financiële) capaciteitsplanning

Succes met uw volgende stap in planning!

Het optimale proces Ondersteund voor de totale organisatie