Van automatiseringsafdeling naar ICT-regieorganisatie Anderhalf jaar later Praten over regie is makkelijker dan regie voeren
René Bosman Manager Informatie & Automatisering Lentiz onderwijsgroep
v 1.0 | sep.14
Onderwerpen 1. Introductie
2. Terugblik 3. Stand van zaken
Portaal
Organisatie
4. Geleerde lessen
5. Vragen
v 1.0 | sep.14
v 1.0 | sep.14
Wie zijn wij? 11 scholen
Lentiz onderwijsgroep 7510
831
leerlingen
medewerkers Status op 1-10-2013
v 1.0 | sep.14
Welk onderwijs verzorgen wij? MAVO
VMBO
HAVO
Lentiz onderwijsgroep
VWO Legenda
VMBO
Cursus MBO
v 1.0 | sep.14
VO
Ministerie OCW
BVE
Ministerie LNV
Waar zijn wij gevestigd? Lentiz onderwijsgroep
Naaldwijk
Maasland Schiedam
Maassluis
v 1.0 | sep.14
Vlaardingen
Onderwijsaanbod in de regio Lentiz | Floracollege Lentiz | Dalton MAVO Lentiz | MBO Greenport
Lentiz | VMBO Maasland Lentiz | MBO Maasland
Lentiz | Reviuslyceum Lentiz | Kastanjecollege
Lentiz | VMBO LIFE College Lentiz | MBO LIFE College
Lentiz | Groen van Prinstererlyceum Lentiz | Geuzencollege
v 1.0 | sep.14
Organogram
v 1.0 | sep.14
v 1.0 | sep.14
Aanleiding
Vernieuwing ICT-infrastructuur
Inventarisatie gebruikerswensen
v 1.0 | sep.14
Benodigde veranderingen Functioneel
• Van ICT-gebruik binnen Lentiz naar altijd, overal en met elk apparaat • Eenvoudig bereikbare centrale voorziening voor informatiedelen en samenwerken
ICT-dienstverlening
• Van aanbod- naar vraaggestuurde ICT • Van inspanningsverplichting naar gegarandeerde kwaliteit (SLA)
ICT-organisatie
• Van ICT-leverancier naar sparringpartner onderwijs en bedrijfsvoering • Van ICT-leverancier naar regieorganisatie
Techniek
• Van decentrale naar centrale ICT-infrastructuur en applicaties
v 1.0 | sep.14
Organisatie
• Meer flexibiliteit ICT-voorzieningen • Vrijheid binnen duidelijke kaders Portaal
Algemeen
Verandertraject • Portaal • Aanbesteding • Techniek • Organisatieontwikkeling
2012
2013
verandertraject
v 1.0 | sep.14
2014 Portaal Organisatie
Portaal Organisatie
v 1.0 | sep.14
Portaal
v 1.0 | sep.14
Portaal: + en • Doel
• Techniek
• Communicatie
• Gebruik
• Lancering
• Digitale vaardigheid
• Introductie gebruik
• Inzicht en structuur
• Handleidingen
• Sturing • Draagvlak
Introductiefilmpje op youtube
v 1.0 | sep.14
Portaal: conclusies • Tempo adoptie van portaal is laag
• Werken met portaal moet je organiseren • Veranderkundige consequenties onderschat • Complexiteit portaal groter dan vooraf gedacht • Draagvlak en inzet management onontbeerlijk • Strak aansturen, vooral in begin
• Informatiebeleid/plan nodig
v 1.0 | sep.14
Organisatie Kernpunten organisatieontwikkeling • Regieorganisatie • Sparringpartner • Vraaggestuurde ICT • Gegarandeerde kwaliteit • Betalen naar gebruik
v 1.0 | sep.14
Regieorganisatie Taak regieorganisatie: regie voeren Al wat nodig is om de ICT-dienstverlening te ontwikkelen en te leveren en de beschikbaarheid te garanderen, ter ondersteuning van de onderwijsprocessen en de bedrijfsvoeringsprocessen.
Waar onder: • Vertalen onderwijs- en bedrijfsvoerings-vraagstukken naar ICT-oplossingen en (nieuwe) ICT-diensten. • Monitoren en sturen op afgesproken servicelevels. • Aansturen van marktpartijen. • Functioneel beheren van centrale applicaties.
• Het op gewenst niveau brengen en houden van de informatiebeveiliging.
v 1.0 | sep.14
Regie voeren Regieorganisatie Vraagzijde
Aanbodzijde
Scholen Lentiz onderwijsgroep
Interne en externe ICT-leveranciers
Afspraken v 1.0 | sep.14
PDC
SLA
Organisatie: + en • PDC-ICT
• Organisatie leverancier
• Rapportages
• Werken met PDC-ICT
• Transparantie kosten
• Planmatig denken
• Bewustwording
• Groei in nieuwe rol • Personele bezetting • Processen t.b.v. regie
v 1.0 | sep.14
Schema producten en diensten
v 1.0 | sep.14
Producten- en dienstencatalogus ICT op portaal
v 1.0 | sep.14
Coderingen en doorbelastingsmodel (1) Velden
Voorbeeld 1
Voorbeeld 2
Product -en/of dienst
Werkplekken
ICT-toegangsbeheer
Soort kosten
Gebruik- en beheerskosten
Beheerslasten
Kostenplaats (KPL)
106100
106100
Kostenplaatsomschrijving
ICT-bedrijf
ICT-bedrijf
Grootboek
41400
41400
Grootboekomschrijving
Diensten derden
Diensten derden
Kostendrager (KDR)
50050
50000
Kostendrageromschrijving
Werkplekken
ICT-toegangsbeheer
Crediteurennr
2225817
2225817
Crediteurenomschrijving
Vancis
Vancis
Omschrijving/extra info
v 1.0 | sep.14
Coderingen en doorbelastingsmodel (2)
v 1.0 | sep.14
Groei in nieuwe rol • Directieteams • Servicedeskmedewerkers • Functioneel beheerders • Manager regieorganisatie
ITIL
BiSL
ASL
Functioneel beheerder, als de spin in het web.
v 1.0 | sep.14
Functies en rollen Scholen
Regieorganisatie
strategisch
• Raad van Bestuur • Schooldirecteur • Stafmanager
• Stafmanager I&A (functie)
• Directeur ICT-leverancier • Accountmanager van ICT-leverancier
tactisch
Aanbodzijde
• • • •
Schooldirecteur Teamleider Stafmanager Docent
• Servicemanager I&A (functie) • Sr. medewerker advies & projecten (functie) • Regisseur Lentizbrede applicaties (rol)
• Service delivery manager
operationeel
Vraagzijde
ICT-leveranciers
• • • •
Schooldirecteur Teamleider Stafmanager Docent
• Servicedesk- en supportmedewerker (functie) • Sr. servicedeskmedewerker (functie) • (Sr.) Functioneel beheerder voor Lentizbrede applicaties (functie)
• Servicedesk (2e/3e lijns) • Servicesupport (2e/3e lijns)
v 1.0 | sep.14
Processen en activiteiten Scholen
Regieorganisatie
• Aandragen van onderwijsontwikkelingen
• Volgen onderwijs- en markt ontwikkelingen • Opstellen en bewaken van: - ICT- en sourcingstrategie - Informatiebeleid - ICT-architectuur - ICT-portfolio
• Bijdrage leveren aan ICT-strategie en ICT-architectuur • Aandragen marktontwikkelingen
• Definiëren van ICT-onderwijsbehoeften (innovatie) • Evalueren van ICT-dienstverlening
• Bundelen, vertalen en adviseren over ICTonderwijsbehoeften (innovatie) • Opstellen onderwijsinformatieplan • Uitvoeren servicelevelmanagement • Uitvoeren leveranciersmanagement • Uitvoeren financieel management
• Aandragen van ICT-oplossingen voor ICT-onderwijsbehoeften • Levering ICT-diensten • Leveranciersmanagement
operationeel
strategisch
Aanbodzijde
tactisch
Vraagzijde
ICT-leveranciers
• Afnemen en gebruiken ICT-producten en ICT-diensten
v 1.0 | sep.14
• Ondersteunen gebruikers • Monitoren en bewaken ICT-diensten • Beheren meldingen (incidenten, verzoeken en wijzigingen) • Uitvoeren functioneel beheer • Beheren Lentiz ICT-middelen
• Leveren ICT-producten en -diensten • Aannemen en afhandelen meldingen • Beheren ICT-middelen • Beheren van kennis
Organisatie: conclusies • Kosten transparant, afrekenen naar gebruik
• Alle partijen moeten nog groeien in hun rol • Accent nog te veel op operationeel en tactisch • Verandering gaat langzamer dan gewenst • Samen denken in producten en diensten is essentieel • Voldoen aan SLA ≠ automatisch tevreden klant
• Flexibel inzetten ICT ≠ nu vragen, morgen klaar • Werken als partners: klant-regieorganisatie-leverancier v 1.0 | sep.14
v 1.0 | sep.14
Geleerde lessen • • • • • • • • • •
Complexiteit en veranderkundige consequenties Opzetten/feedback van gebruikersgroepen Gewenste faciliteit ≠ automatisch gebruikersacceptatie Investeren in professionele ontwikkeling gebruikers Draagvlak en inzet management Portaal = toegang ≠ informatiemanagement Organisatiecultuur: vrijheid of structuur Regieorganisatie opzetten ≠ regie voeren Strak regie voeren, vooral in begin Managen van verwachtingen
v 1.0 | sep.14
Kortom We zijn op de goede weg!
Maar we zijn er nog niet…
v 1.0 | sep.14
v 1.0 | sep.14
Dank voor uw aandacht!
v 1.0 | sep.14
