v.1.47
Verenigingenweb Plus
Stappenplan: Het traject van begin tot eind
Inhoud Stappenplan – Verenigingenweb Plus...................................................................................................................................3 A. Verenigingenweb Traject.......................................................................................................................................................4 Stap 1: Verzamelen........................................................................................................................................................................4 A. Hosting gegevens...............................................................................................................................................................4 B. Grafsche gegevens...........................................................................................................................................................4 C. Ledenbestand......................................................................................................................................................................5 Tips om de import zo soepel mogelijk te laten verlopen............................................................................................ 5 D. Benodigdheden voor koppelingen (optioneel)......................................................................................................5 KNLTB Koppeling........................................................................................................................................................................ 5 Exact koppeling........................................................................................................................................................................... 5 E. Overige Gegevens..............................................................................................................................................................5 Stap 2: Controle ledenbestand.................................................................................................................................................6 Waar moet je op letten:.........................................................................................................................................................6 Stap 3: Controle en in gebruik name website.....................................................................................................................7 Door jullie uit te voeren:........................................................................................................................................................7 Stap 4: Aanleveren fnale ledenbestand................................................................................................................................8 Uit de voeren door vereniging:.............................................................................................................................................. 8 Stap 5. Controle en in gebruik name fnale ledenbestand.............................................................................................9 Het bestand is nog niet correct ingeladen........................................................................................................................ 9 Het bestand is wel correct ingeladen................................................................................................................................. 9 Het bestand is correct ingeladen, maar er is een nieuwe versie............................................................................10 Stap 6. Controle Mail Template...............................................................................................................................................11 Stap 7. Lancering van de website...........................................................................................................................................11 E-mailboxen................................................................................................................................................................................ 11 Website.......................................................................................................................................................................................... 11 Stap 8. Versturen van de eerste ledenmailing...................................................................................................................12 B. Het Ledenbestand..................................................................................................................................................................13 Waar het bestand aan moet voldoen?...........................................................................................................................13 C. Algemene aandachtspunten..............................................................................................................................................14 D. Help en Support......................................................................................................................................................................15 E. Schematisch overzicht project en te aan te leveren zaken:...................................................................................16
Stappenplan – Verenigingenweb Plus Welkom als nieuwe klant bij Genkgo Verenigingenweb. Een overstap naar een nieuwe softwareomgeving en website is vermoedelijk een grote stap voor de vereniging en haar betrokkenen. Je neemt afscheid van oude werkwijzen en toepassingen en stapt over op iets geheel nieuws. Met dit document willen wij je ondersteunen bij het nemen van deze stap. Het is een overzicht van het gehele traject. We raden je aan het hele document goed door te nemen. Bij belangrijke stappen zullen we jullie vragen om feedback te geven. De termijn om deze feedback aan te leveren is 7 dagen. Mocht het niet lukken op de feedback binnen deze periode te versturen, geef dit dan aan. Anders zijn wij genoodzaakt om extra kosten in rekening te brengen.
A. Verenigingenweb Traject Stap 1: Verzamelen Beschrijving: verzamelen van materiaal. Zonder deze gegevens kunnen we niet van start met de volgende stap. We zullen je met de eerste mail een project benodigdheden bestand toesturen. Hier vragen we o.a. om de volgende gegevens:
A. Hosting gegevens 1. Domeinnaam (bijvoorbeeld www.jouwvereniging.nl) 2. Lijst van subdomeinen (bijvoorbeeld lustrum.jouwvereniging.nl) 3. Lijst van e-mail adressen met wachtwoorden 4. Lijst van e-mail aliassen 5. Verhuistoken Standaard gaan wij er van uit dat alle hosting wordt overgezet. Indien je liever hosting in eigen beheer wilt houden, geef dit dan goed aan. Heb je vragen over bepaalde punten of weet je niet zeker wat je moet aanleveren? Bekijk dan ons document over hosting. Hier worden alle hosting zaken op een rij gezet. Dit document is online beschikbaar.
B. Grafsche gegevens •
Het logo van de vereniging. Aanleveren in vector formaat zoals *.eps, *.svg, *.ai (indien niet beschikbaar in hoge resolutie *.png of *.jpg)
•
Kleurcodes van de vereniging (indien deze kleuren niet in het logobestand zijn verwerkt). Voorbeelden: #CC0000 of R10 G30 B230
•
Namen van lettertypes van de vereniging (indien beschikbaar).
Indien er grafsch materiaal is dat wij goed kunnen gebruiken (achtergronden, foto's, visitekaartjes, briefpapier, etc.), stuur deze dan gerust mee. Dit geeft ons betere richtlijnen om de website naadloos aan te sluiten op de huisstijl van de vereniging.
C. Ledenbestand Dit ledenbestand gebruiken we voor het bouwen van de structuur in het Genkgo systeem. Let op! Het is belangrijk om de volledige structuur van het ledenbestand goed aan te leveren. Zodra deze is geïmporteerd zullen wij de structuur blijven aanhouden voor het fnale ledenbestand. Wanneer er wijzigingen zijn in de structuur van het ledenbestand nadat deze is geïmporteerd, zullen wij kosten van 70 euro per additionele import in rekening brengen.
Tips om de import zo soepel mogelijk te laten verlopen •
Maak alle kolommen aan, ook als de informatie er nog niet is, die in het fnale ledenbestand wel aanwezig zal zijn.
•
(Optioneel) Geef in de eerste rij aan wat voor type veld het moet worden. Beschikbare types velden kan je bekijken in de instellingen van de applicatie “Organisatie”.
•
Bekijk voorafgaand goed het onderdeel B van dit document, genaamd 'Het Ledenbestand' voor de eisen die worden gesteld aan het bestand.
D. Benodigdheden voor koppelingen (optioneel) Gaan jullie gebruik maken van een van onze koppelingen? Bekijk de beschikbare documenten om te kijken welke gegevens je dient aan te leveren.
E. Overige Gegevens Heb je nog andere gegevens of bestanden waar we rekening mee moeten houden? (bijvoorbeeld pasfoto's). Geef dit dan goed aan in het project benodigdheden bestand. Stuur de bestanden die we nodig hebben ook mee met de e-mail. Heb je grote (aantallen) bestanden die niet via email verstuurd kunnen worden? Dan kan je deze naar ons toezenden via een online dienst zoals WeTransfer of Mega.
Stap 2: Controle ledenbestand Voorafgaand aan stap twee heeft Genkgo het aangeleverde ledenbestand geïmporteerd in de applicatie Organisatie. Het is nu aan jullie de taak om deze te controleren. Dit doe je door in de applicatie Organisatie naar de map 'leden' te navigeren en een profel te openen. Let op: verderop in traject, bij stap 5, zal een nieuwe import worden gedaan met het 'fnale' ledenbestand. Het is daarom van belang dat de eerste import goed wordt gecontroleerd, zodat eventuele problemen kunnen worden voorkomen.
Waar moet je op letten: •
Zijn alle benodigde velden uit het ledenbestand meegenomen in de import?
•
Zijn er velden die zijn geïmporteerd, maar niet geïmporteerd hadden hoeven te worden?
•
Is geïmporteerde data goed overgenomen?
•
Worden namen met speciale tekens (é, ü ô, etc in bijvoorbeeld 'Léon' of 'Müller') goed weergegeven?
Indien de ledenbestand(en) niet juist zijn geïmporteerd, geef dan goed aan welke zaken dienen te veranderen bij de laatste import. Het kan ook zijn dat je zelf nog verbeteringen dient aan te brengen in het bij ons aan te leveren ledenbestand. Het is van belang dat wij deze mutaties tijdig ontvangen.
Stap 3: Controle en in gebruik name website Beschrijving: in gebruik name van de Verenigingenweb omgeving en website in de testomgeving. Deze fase staat in het teken van beginnen! Ook zul je in deze fase feedback verzamelen aangaande de kleur en stijl van de website alsmede de ontwikkeling van het maatwerk. Aan het einde van deze fase zal de laatste feedback verzamelt zijn. De website dient inhoudelijk klaar te zijn om online te gaan. Aan de andere onderdelen (Organisatie, Communicatie) kan nog worden 'gesleuteld'. Additioneel: Handleiding – Website in gebruik nemen. Dit document is online beschikbaar en zal tevens worden toegezonden.
Door jullie uit te voeren: •
•
1
Website vullen: •
Menustructuur maken
•
Pagina’s vullen met tekst en afbeeldingen
•
Formulieren aanmaken en instellen
•
Eerste nieuwsberichten plaatsen
•
Activiteiten plaatsen
•
Foto’s uploaden en album plaatsen
Aanleveren van feedback n.a.v. het vullen van de website. Enkele vragen die je kunt te stellen zijn bijvoorbeeld: •
Werken alle pagina's naar behoren?
•
Zijn de kleuren, logo's en lettertypes van de vereniging op correcte wijze verwerkt?
•
Is het geleverde maatwerk naar wens?1
indien van toepassing
Stap 4: Aanleveren fnale ledenbestand Eerder gedurende het traject hebben wij het ledenbestand in de applicatie Organisatie geïmporteerd. Deze is door jullie gecontroleerd. Voordat jullie echt aan de slag kunnen met de ledenadministratie in Organisatie zullen wij het fnale - up to date - ledenbestand voor jullie importeren. Let op! Hierbij worden alleen de ledengegevens gewijzigd. Wanneer er wijzigingen zijn in de structuur van het ledenbestand, zullen wij kosten van 70 euro per import in rekening brengen. De oude ledengegevens zullen we eerst verwijderen. Na deze laatste import zullen de ledengegevens dus up to date en klaar voor gebruik zijn. Uit de voeren door vereniging: •
Aanleveren fnale ledenbestand.
•
Bekijk voorafgaand nogmaals onderdeel B van dit document, genaamd 'Het Ledenbestand' voor de eisen die worden gesteld aan het bestand.
Stap 5. Controle en in gebruik name fnale ledenbestand Het fnale ledenbestand is voorafgaand aan stap 5. door ons geïmporteerd in de applicatie Organisatie. Ondanks de controle van het eerste ledenbestand verzoeken wij je om de import nog éénmaal goed te checken. Het bestand is nog niet correct ingeladen Indien het niet goed is gegaan, verzoeken wij je om goed aan te geven wat er verbeterd dient te worden en of we je daarbij kunnen assisteren. We helpen je graag verder op weg.
Het bestand is wel correct ingeladen Indien alles goed is gegaan zal dit de laatste import zijn die Genkgo uitvoert. Vanaf nu kun je dus aan de slag met de ledenadministratie: •
•
•
Het groeperen en indelen van de persoonsgegevens. Deze groepen gebruikt u straks in het aanspreken per e-mail, of – indien van toepassing – voor het sturen van uw facturen en/of contributies in Genkgo Financieel2. Het indelen gaat doormiddel van: •
Mappen
•
Groepen
•
Statische groepen
Bij het groeperen kun je denken aan: •
Commissies
•
Besturen
•
Werkgroepen
•
Teams
Functies maken •
•
Beheerdersrechten toekennen aan leden
Aanmaken van dynamische groepen op basis van vaste zoek criteria (zie het extra aangehechte document “Genkgo - Organisatie - Dynamische Groepen.pdf”).
Met bovenstaande handelingen heb je al kunnen oefenen in stap 2. De wijzingen die je nu aanbrengt zullen echter bewaard blijven voor de toekomst.
2
Indien van toepassing
Het bestand is correct ingeladen, maar er is een nieuwe versie Wanneer het ledenbestand correct is ingeladen en er nog een nieuwe versie wordt aangeleverd, wordt deze niet vergoed binnen het traject. Om een ledenbestand wederom te importeren, zullen wij kosten van 70 euro per import in rekening brengen.
Stap 6. Controle Mail Template Eerder het traject hebben wij je gevraagd om de huisstijl en het logo aan te leveren. Aan de hand van deze regels en het logo hebben wij de zogehete “Mail Template” voor je aangemaakt – Dit is het visuele deel van de mailings. Hier kan nog feedback op worden geleverd. Het gaat dan om het volgende: •
Is de visuele stijl correct en representatief voor de vereniging?
•
Is de informatie in de footer correct?
Dit kunnen wij binnen het traject eenmalig aanpassen. Daarom horen wij graag tijdig of dit van toepassing is. Wij zullen dit dan tijdig aanpassen.
Stap 7. Lancering van de website In deze fase zullen wij samen met jou de gehele Verenigingenweb omgeving gereed maken voor lancering.
Hiervoor zijn nog een paar dingen nodig: E-mailboxen •
E-mailboxen en wachtwoorden aanmaken in Admin (in geval van nieuwe emailadressen)
Website •
Laatste controle van indeling en inhoud van de website
Stap 8. Versturen van de eerste ledenmailing Beschrijving: Nu de website klaar is en jullie werken met het fnale ledenbestand is het tijd om de leden op de hoogte te stellen! Dit gaat door een speciale mailing via onderdeel Communicatie. We hebben deze e-mail alvast voor je klaar gezet in Communicatie - Concepten en is te herkennen aan het onderwerp "uw accountgegevens". Leden die dit mailtje ontvangen krijgen hier hun gebruikersnaam en wachtwoord voor het besloten ledengedeelte op de website. Leden die al een gebruikersnaam en/of wachtwoord hebben krijgen deze e-mail niet. Je kunt de e-mail naar hartelust aanpassen. Het is wel van belang dat de reeds geplaatste woorden {{uid}} en {{password}} in de e-mail blijven staan. Graag horen we van jullie of het gelukt is deze e-mail te versturen en of de leden kunnen inloggen met hun gegevens.
Je Verenigingenweb Plus omgeving en website is nu helemaal klaar. Van harte gefeliciteerd!
B. Het Ledenbestand Het migreren van het ledenbestand is mogelijk met de automatische import functie van Genkgo. Om deze import te laten slagen is het van belang dat het bestand dat je selecteert aan onze eisen voldoet. Zorg dus allereerst voor een goed export vanuit de oude ledenadministratie software. Controleer deze export vooraf met een spreadsheet programma, zoals MS Excel. Een gratis alternatief is het programma Calc, onderdeel van LibreOfce, wat je hier kunt downloaden.
Als het bestand dat wordt aanlevert niet aan de volgende eisen voldoet, dan kunnen wij geen import uitvoeren.
Waar het bestand aan moet voldoen? •
Bestandsformaat: spreadsheet (*.xls, *.xlsx, *.ods, of *.csv). Wij accepteren géén andere formaten. •
Lees hier hoe in MS Excel het ledenbestand opslaat als .csv bestand.
•
Lees hier hoe dit gaat in LibreOfce.
•
Elke eerste regel van een kolom in de spreadsheet is voorzien van een beschrijvende naam (bijvoorbeeld 'postcode', 'studentnummer', etc).
•
Het spreadsheet bevat slechts één werkblad. Als u meerdere typen organisatieobjecten wil importeren (bijvoorbeeld leden en organisaties), zorg dan dat je voor elke lijst een afzonderlijk bestand maakt.
•
De inhoud van álle velden is platte tekst.
•
De velden bevatten géén ‘enters’ of 'returns'. Alle informatie in elk afzonderlijk veld staat op één regel.
•
De velden bevatten géén: aanhalingstekens, tabs, comma's of semicolons (;). Je komt er achter of deze tekens in het bestand zitten door gebruik te maken van de zoekfunctie van uw spreadsheet programma en ze te vervangen voor bijvoorbeeld een streep (–) of spatie. •
Lees meer over zoeken en vervangen in MS Excel.
•
Lees hier hoe dit gaat in LibreOfce Calc
C. Algemene aandachtspunten •
Genkgo gaat pas van start met het project zodra alle benodigdheden uit fase 1 in correcte vorm zijn aangeleverd. Voor sommige zaken zul je op jouw beurt weer afhankelijk zijn van derden (bijvoorbeeld de oude website beheerder). Zorg dus dat je hier op tijd mee in contact komt.
•
Voor een juiste import van ledengegevens is het erg belangrijk om de zaken goed te controleren. We ervaren dat dit vaak wordt onderschat en een oorzaak is van vertraging van het traject. Het importeren doen wij maximaal twee keer. Eénmaal voorafgaand aan de ingebruikname, en éénmaal voorafgaand aan de lancering. Indien meerdere imports verlangd worden, zijn wij genoodzaakt hier extra kosten voor in rekening te brengen. Zorg dus dat de bestanden in orde zijn als je ze naar ons opstuurt. Tip: schakel een derde in om de gegevens te 'dubbelchecken'.
•
Vaak wordt onderschat hoeveel tijd het kost om de website te vullen en helemaal gebruiksklaar te maken. Zorg dus dat je hier genoeg tijd voor in plant en dat je hier, net zoals bij de controle van het ledenbestand, hulp bij krijgt. Genkgo is niet verantwoordelijk voor het vullen van de website. Wel kunnen we je op weg helpen.
•
Vaak zijn bij een vereniging meerdere mensen betrokken, bijvoorbeeld de bestuursleden. Genkgo is niet in staat om aan al deze mensen individueel te woord te staan via e-mail of telefoon. Zorg dus dat er één persoon als woordvoerder wordt aangesteld. Hij of zij kan van de andere betrokkenen de feedback verzamelen en communiceren met Genkgo.
•
Het project krijgt onze onverdeelde aandacht tijdens de verschillende geplande fases. Zorg dus dat je de verlangde bestanden en feedback op tijd aanlevert. Wij kunnen niet garanderen dat we je feedback kosteloos kunnen verwerken als deze binnenkomt na de afgesproken datum.
•
Gaat je vereniging gebruik maken van Genkgo Financieel? Voor gebruik van automatisch incasso is het van belang dat de fnanciële gegevens van de leden voldoen aan de IBAN eisen. Dat betekent dat er naast een rekeningnummer ook een BIC code en een Incasso machtigingsdatum bekend is. Zonder deze gegevens kan er later géén incassobatch worden aangemaakt. Als deze gegevens bij aanvang van het VerenigingenWeb traject nog niet paraat zijn, zorg dan dat je deze verkrijgt en voordat het ledenbestand aanlevert. Voor meer informatie over Incasso, IBAN, BIC, etc kun je onze handleiding “Contributie Innen” bekijken. Deze is te vinden op onze support website support.genkgo.com/handleidingen
D. Help en Support Wij willen dat het werken met onze software vlekkeloos en prettig verloopt. Daarom kan je altijd hulp vinden wanneer dit nodig is. Dat kan op drie manieren:
Genkgo Support Onze support site. Hier zijn in help alle functies stap voor stap uitgelegd, handleidingen, en veelgestelde vragen te bekijken.
E-mail Ideaal om ons te contacteren op elk moment. Wij beantwoorden je e-mail binnen twee werkdagen via het e-mailadres.
Telefoon Als uw vragen dringend zijn en je één van onze medewerkers wilt spreken.
Je vind de 'help' ook in jouw Genkgo omgeving. Deze is te herkennen aan het icoontje van een bolletje met een vraagteken er in.
24/7
24/7
Maandag t/m Vrijdag
support.genkgo.com
[email protected]
+31 (0)20 894 39 31
E. Schematisch overzicht project en te aan te leveren zaken: Fase
* 1
Aanleveren/Uitvoeren door klant
Aanleveren/Uitvoeren door Genkgo
Stap 1: Verzamelen
• • • • •
Hosting gegevens Grafsche gegevens Ledenbestand Benodigdheden voor koppeling* Overige gegevens
•
Document “Project benodigdheden
Stap 2: Controle ledenbestand
•
Controle import ledenbestand
•
Importeren van eerste ledenbestand
Stap 3: Controle en in gebruik name website
• • •
Website vullen Feedback op kleur en stijl website Feedback op maatwerk*
• •
Website in huisstijl zetten Oplevering van het maatwerk.1
Stap 4: Aanleveren fnale ledenbestand
•
Finale ledenbestand
•
Importeren van fnale ledenbestand
Stap 5. Controle en in gebruik name fnale ledenbestand
• •
Controle import Finale ledenbestand Indelen ledenadministratie*
Stap 6. Controle Mail Template
• •
Controle Visuele Stijl Controle Informatie in template
•
Aanpassen aan de hand van feedback
Stap 7. Lancering van de website
• •
Aanmaken extra e-mailboxen Afronden vullen van de website
•
Online zetten nieuwe website
Stap 8. Versturen van de eerste ledenmailing
•
Tekst en inhoud toevoegen mailing
•
Mailing klaarzetten
Indien van toepassing. Afhankelijk van de omvang/karakter van het maatwerk kan dit in fases gaan.
