Interne / externe oproep Ondersteunende Diensten Afdeling Planning & Control Kinderen en jeugdigen hebben het recht om op een humane en evenwichtige manier op te groeien. De hulpvraag van de cliënt is het uitgangspunt van ons handelen, waarbij de veiligheid van kind en jeugdige centraal staat. Jeugdhulp Friesland is door haar omvang en expertise in staat allerlei verschillende vormen van zorg en orthopedagogische behandeling aan kinderen (012) en jeugdigen (12-18) te bieden. Het doel van de behandeling is de autonomie, die past bij de leeftijd en de mogelijkheden, van de cliënt te bevorderen.
De afdeling Planning & Control verricht activiteiten op het gebied van AO-IC, kwaliteitszorg, juridische zaken, projectmanagement, informatiemanagement, kostprijscalculaties, etc. Ter versterking van ons team zoeken wij zo spoedig mogelijk een:
MEDEWERKER AO-IC (M/V) (voor 32 uur per week voor bepaalde tijd) Standplaats: Leeuwarden
Doel van de functie: Het uitvoeren van beleid op gebied van AO-IC, controle activiteiten (ZvW/AWBZ), ontwikkelen en implementeren controletechnieken en methodes, ordening registratieproces gericht op facturering en verbetering kwaliteit registraties zorgproces.
Globale functie – inhoud: Voor nadere beschrijving hoofdactiviteiten en profiel van de functie, zie bijgaande functiebeschrijving.
Functie - eisen: Kennis − Afgeronde HBO opleiding (AC-BE). − Ervaring op het gebied van controle activiteiten, met name gericht op zorgregistratie en -productie. − Kennis van en inzicht in administratieve processen en de administratieve organisatie. − Kennis van wet- en regelgeving op gebied van Zvw (DBC’s-GGZ) en AWBZ. − Aantoonbare kennis van controletechnieken in systemen en opstellen procesbeschrijvingen. Specifieke functiekenmerken: − Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het overdragen van (financiële/productie) informatie en overdragen van kennis en instructie en/of training van administratief medewerkers. − Kan vanuit de analyse de verbeterpunten vertalen in instructies en medewerkers trainen in verbetering kwaliteit van registraties. − Beschikt over een pro-actieve houding ten aanzien van kennis en externe ontwikkelingen. − Accuratesse en nauwkeurigheid voor het op de juiste wijze uitvoeren van de werkzaamheden. − Is ervaren in het werken met geautomatiseerde systemen en applicaties (Office en Excel in het bijzonder). − Affiniteit met IT en systemen. − Doorzettingsvermogen. − Klant- en servicegericht kunnen werken. − Analytisch vermogen. − Integriteit bij het verwerken van financiële en personele gegevens en geheimhouding conform gedragscode inzake cliëntgegevens.
Algemene informatie: − Het betreft een aanstelling voor bepaalde tijd voor de duur van een jaar; − Het aanstellingspercentage is 88,89% (32 uren) gemiddeld per week; − Arbeidsvoorwaarden en inschaling conform de CAO Jeugdzorg schaal 9 (minimaal € 2.314,90 en maximaal € 3.457,42 bruto per maand bij een 36-urige werkweek); − Voor deze vacature wordt zowel intern als extern geworven; interne kandidaten hebben voorrang in de procedure. Voor inlichtingen over de functie kan contact opgenomen worden met de heer G. Luinstra, Hoofd Planning & Control, telefonisch bereikbaar op telefoonnummer: 088-1424090 of 06-49493109 (tijdens kantooruren). Graag ontvangen wij uw schriftelijke sollicitatie (motivatie en C.V.) uiterlijk op 17 december 2013. U kunt, bij voorkeur, solliciteren via onze website www.jeugdhulpfriesland.nl onder het kopje werken bij -> vacatures. Het is ook mogelijk uw brief, onder vermelding van vacaturenummer 2013-45, te sturen naar e-mailadres
[email protected]. De selectie en sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in januari 2014. Wij informeren u per e-mail over het verdere verloop van de procedure.
Functiebeschrijving MEDEWERKER AO/IC (administratieve organisatie/interne controle)
versie 22-11-2013
Waar werk ik en vanuit welke benadering (Algemene kenmerken)
Waarvoor ben ik aangenomen (Doel van de functie)
Welke positie neem ik in de organisatie in? (Organisatorische context)
De afdeling Planning & Control houdt zich o.a. bezig met het ontwikkelen en uitvoeren van beleid en activiteiten op het gebied van administratieve organisatie, interne controle, procesbeschrijving, procesanalyse en verbetertrajecten.
De medewerker AO-IC is verantwoordelijk voor het uitvoeren van activiteiten op gebied van Interne Controle, het leveren van een bijdrage in het ontwikkelen van AO/IC, het beschrijven van de Administratieve Organisatie met als doel het voldoen aan wet- en regelgeving. Hiertoe wordt het
De medewerker AO/IC ontvangt leiding van het hoofd Planning & Control.
controleplan uitgevoerd, controletechnieken ontwikkeld en toegepast, processen geanalyseerd, en systemen en administraties getoetst op kwaliteit, inhoud en consistentie. Daar waar nodig worden betrokkenen geïnstrueerd en wordt een bijdrage geleverd aan de kwaliteit van registratie. Geeft invulling aan vereiste functie van interne controlefunctionaris zoals gemeld in desbetreffende kaderregelingen Resultaatgebieden Waar wordt het op getoetst (Te behalen resultaten) 1. Het ontwikkelen en uitvoeren van ao/ic activiteiten Het consistent uitvoeren van het • Administratieve procedures en processen, zijn controleplan conform planning en de getoetst en geanalyseerd. daarvoor gestelde kaders en wet- en • Controletechnieken en methodes zijn ontwikkeld regelgeving en geïmplementeerd. • Er is geadviseerd en uitvoering gegeven aan Ontwikkelen en implementeren van oplossingsrichtingen voor gesignaleerde controletechnieken en methodes knelpunten. • De processen van input, validatie en facturatie Verbetering van kwaliteit van van zorgproductie zijn gecontroleerd op registraties in het zorgproces juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid. • Gevoerde registraties en processen in systemen Ordenen van het registratieproces voldoen aan kwaliteitseisen en zijn getoetst gericht op facturering van (procesbeschrijvingen). Wat moet ik bereiken (Doelen)
Wat kan ik doen om de doelen te bereiken (Activiteiten) • • • • • • •
Neemt steekproeven uit registratieprocessen en toetst deze op basis van richtlijnen, normen, wet- en regelgeving. Signaleert en adviseert de organisatie over geconstateerde knelpunten. Beoordeelt samenhang in bedrijfsprocessen en toetst deze op consistentie en risico’s. Stelt eisen op ten aanzien van de inrichting van de registratie- en bedrijfsprocessen. Toetst procesbeschrijvingen en doet voorstellen tot verbetering. Rapporteert over de uitkomsten van audits en geeft adviezen ter verbetering van processen en systemen aan hoofd Planning &Control en controller. Rapporteert utkomsten, beoordeling en naleving op het gebied
eindproducten
•
Vertaalt wet- en regelgeving naar controle activiteiten en adviseert hierover.
•
De mogelijkheden om de efficiëntie en betrouwbaarheid van de administratieve organisatie en interne controle te verbeteren en potentiële risico’s te vermijden zijn ontworpen en beoordeeld. Er is gecontroleerd op naleving van procedures en er is volgens de bevindingen gerapporteerd. Interne controles op registratie van zorgactiviteiten zijn uitgevoerd en facturatie van DBC’s zijn uitgevoerd op een wijze dat er voldaan wordt aan de externe wet- en regelgeving. Er is verantwoording afgelegd omtrent de resultaten van controles, inclusief het rapporteren bij verdenking van fraude. Overige interne audits gericht op het vaststellen van de volledigheid van inkomsten van de organisatie zijn geïnitieerd en uitgevoerd. Adviezen zijn onderbouwd aangegeven en zijn, gericht op het bereiken van verbeteringen in de administratieve procedures, registratie, facturatie en controle welke activiteiten tezamen leiden tot de juiste bepaling van facturatie en inkomsten. Wijzigingen in wet- en regelgeving zijn proactief bewaakt en er ziet toe op realisatie van wijzigingsvoorstellen t.b.v. de organisatie.
• •
• • •
•
2. Professionele ontwikkeling waarborgen en realiseren Eigen professionaliteit op peil • Kennis van het expertisegebied is bijgehouden. houden en inzetten en uitdragen • Een voor de functie relevant intern en extern binnen de organisatie. netwerk is onderhouden.
• • • • •
• • •
van wet- en regelgeving en subsidievoorwaarden aan hoofd Planning & Control. Stroomlijnt gegevens m.b.t. zorgapplicaties. Instrueert en/of traint medewerkers op gebied van registratie Stemt ontwikkelingen op gebied van wet- en regelgeving en controletechnieken af in de driehoek Planning&Control, Controller en Financiën. Neemt deel aan het gebruikelijk werkoverleg Heeft een proactieve houding in het bereiken van resultaten t.b.v. de organisatie.
Blijft op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen het eigen expertisegebied. Kan, indien hiertoe aangewezen, kennisoverdracht en training op het eigen expertisegebied verzorgen. Participeert in projecten.
Kennis en Vaardigheden Kennis Afgeronde HBO opleiding (AC-BE). Ervaring op het gebied van controle activiteiten, met name gericht op zorgregistratie en –productie. Kennis van en inzicht in administratieve processen en de administratieve organisatie. Kennis van wet- en regelgeving op gebied van Zvw (DBC’s-GGZ) en AWBZ Aantoonbare kennis van controletechnieken in systemen en opstellen procesbeschrijvingen.
Specifieke functiekenmerken: − Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het overdragen van (financiële/productie) informatie en overdragen van kennis en instructie en/of training van administratief medewerkers. − Kan vanuit de analyse de verbeterpunten vertalen in instructies en medewerkers trainen in verbetering kwaliteit van registraties. − Beschikt over een proactieve houding t.a.v. kennis en externe ontwikkelingen − Accuratesse en nauwkeurigheid voor het op de juiste wijze uitvoeren van de werkzaamheden. − Is ervaren in het werken met geautomatiseerde systemen en applicaties (Office en Excel in het bijzonder). − Affiniteit met IT en systemen. − Doorzettingsvermogen. − Klant- en servicegericht kunnen werken. − Analytisch vermogen. − Integriteit bij het verwerken van financiële en personele gegevens en geheimhouding conform gedragscode inzake cliëntgegevens. Competenties Het competentieprofiel (beroepsgroep 7) maakt integraal onderdeel uit van de functie.
