Interne- en externe oproep
Ondersteunende Diensten Afdeling Financiën Kinderen en jeugdigen hebben het recht om op een humane en evenwichtige manier op te groeien. De hulpvraag van de cliënt is het uitgangspunt van ons handelen, waarbij de veiligheid van kind en jeugdige centraal staat. Jeugdhulp Friesland is door haar omvang en expertise in staat allerlei verschillende vormen van zorg en orthopedagogische behandeling aan kinderen (012) en jeugdigen (12-18) te bieden. Het doel van de behandeling is de autonomie, die past bij de leeftijd en de mogelijkheden, van de cliënt te bevorderen.
Wij zoeken in verband met de zwangerschapsvervanging van een collega zo spoedig mogelijk een:
FINANCIEEL ADMINISTRATIEF MEDEWERKER B voor 20 per week voor bepaalde tijd Standplaats: Leeuwarden Doel van de functie: Het verrichten van allround financieel-administratieve activiteiten en in het bijzonder facturatie van Diagnose Behandel Combinaties (DBC’s) GGZ Cure.
Functie-inhoud: Voor een algemene functiebeschrijving, zie bijgaande functiebeschrijving en competentieprofiel (beroepsgroep 7).
Functie-eisen: Kennis • MBO of HBO werk- en denkniveau (administratief); • kennis van en inzicht in de administratieve processen, alsmede in (het begrippenkader van) de administratieve organisatie; • Kennis en ervaring van en met DBC- registratie en – facturatie; • Kennis van de applicaties Microsoft Office 2003 (Excel), BOMAS (financiële administratie) en Amyyon Care is een pre.
Specifieke functiekenmerken: – Maandelijks verwerken van de geregistreerde verblijfsdagen AWBZ (intramuraal) in het declaratieoverzicht GGZ Kinderen en Jeugdigen; – Maandelijks opstellen van de productiemonitor (verblijfsdagen en DBC’s); – Halfjaarlijks uitvraag DBC GGZ; – Ordelijkheid en systematisch werken / accuratesse en nauwkeurigheid voor het op de juiste wijze verwerken van declaraties en facturaties; – Intern contact (zowel mondelinge als schriftelijk met contactpersonen) over registratie van DBC’s; – Externe contacten met zorgverzekeraars en zorgkantoor met betrekking tot declaraties; – Extern contact met leverancier DBC-registratiesysteem; – Kritisch en signalerend vermogen; – Denkend in oplossingen en mogelijkheden; – Integriteit bij het verwerken van financiële of personele gegevens; – Incidenteel wordt er tussen de locaties in Friesland gereisd.
Algemene informatie: - Het betreft een aanstelling voor gemiddeld 20 uur (55,56%) per week voor bepaalde tijd in verband met vervanging gedurende zwangerschaps- en bevallingsverlof tot en met 31 oktober 2012; - Arbeidsvoorwaarden en inschaling conform de CAO Jeugdzorg schaal 6 (minimaal € 1.862,00 en maximaal € 2.647,22 bruto per maand bij een 36-urige werkweek); - Voor deze vacature geldt dat er in eerste instantie is gekeken naar invulling door een medewerker die (voorgenomen) te plaatsen kandidaat is. Hier is vooralsnog geen plaatsing uit voortgekomen. In de selectieprocedure geldt dat de voorkeur uitgaat naar degene met de grootst mogelijke aansluiting bij het functieprofiel. Bij gelijke geschiktheid van kandidaten heeft de “te plaatsen kandidaat” voorrang bij invulling van de functie.
Voor inlichtingen over de functie kan contact opgenomen worden met de heer F.O. van Delden RA, Hoofd Financiën, telefonisch bereikbaar op telefoonnummer: 058-2333686 (tijdens kantooruren) of 06-49493002 (na 17:00 en op vrijdag). Graag ontvangen wij uw schriftelijke sollicitatie (motivatie en C.V.) uiterlijk op 18 april 2012 U kunt, bij voorkeur, digitaal solliciteren via www.jeugdhulpfriesland.nl (werken bij /vacatures) of door uw brief, onder vermelding van vacaturenummer 2012-15 te sturen naar e-mailadres
[email protected]. Wij informeren u per e-mail over het verdere verloop van de procedure.
FUNCTIEBESCHRIJVING
FINANCIEEL ADMINISTRATIEF MEDEWERKER B
Algemene kenmerken voorziening / afdeling / functie De functie van Financieel Administratief Medewerker B komt voor in de afdeling Financiële Administratie welke onderdeel is van de Economisch Administratieve Dienst. De beschreven functie betreft een medewerker met voornamelijk interne contacten. De Financieel Administratief medewerker B verricht onder andere werkzaamheden ten behoeve van de debiteuren1-, crediteuren- en subadministraties2. De Financieel Administratief Medewerker B voert telefonische gesprekken met crediteuren en debiteuren die betalingsachterstand hebben (over het algemeen met collega’s van de financiële administratie bij bedrijven); soms om nadere informatie in te winnen, soms om hen aan te geven dat er een openstaande post is. Wanneer het gaat om meer dubieuze debiteuren of wanneer er ‘gemaand’ moet gaan worden, worden de gesprekken gevoerd door de manager van de Financiële Administratie. Doel van de functie Het verrichten van financieel-administratieve activiteiten en het, vanuit de financiële administratie, verstrekken van informatie met betrekking tot de financiële positie van de organisatie.
Organisatorische positie De Financieel Administratief Medewerker B ressorteert hiërarchisch onder de manager financiële administratie, waarbinnen de functie is gepositioneerd.
De Financieel Administratief Medewerker B geeft zelf geen leiding aan anderen. De Financieel Administratief Medewerker B geeft, in voorkomende gevallen, functionele aanwijzingen aan één of enkele administratief medewerker(s).
Hoofdactiviteiten – Het verwerken van de onderliggende stukken betreffende debiteurenfacturen. – Het controleren van de dagelijkse verwerking van financiële gegevens. – Het controleren van de aansluiting tussen de boekhouding (het grootboek) en subadministraties zoals debiteuren, crediteuren en activa. – Het bewaken en controleren van het interne budgetteringssysteem. – Het uitvoeren van diverse controles en het signaleren en /of corrigeren van afwijkingen hierin zoals met betrekking tot het controleren van de juistheid van facturen. – Het toetsen van informatie vanuit administratieve processen en het op basis daarvan signaleren van afwijkingen en melden aan leidinggevende. – Het betaalbaar stellen van de facturen en het (doen) controleren van betalingen aan crediteuren. − Het telefonisch beantwoorden van vragen van debiteuren en crediteuren. – Het, waar mogelijk en binnen de daartoe gestelde kaders en procedures, beperken van het debiteurensaldo door het versturen van aanmaningen en het treffen van betalingsregelingen. – Het maken van periodieke rapportages en ad hoc analyses van financiële aard. – Het bewaken van de liquiditeitspositie ten opzichte van de liquiditeitsbegroting en het signaleren van afwijkingen hierin. – Het verzamelen van gegevens voor de jaarrekening en begroting en het opstellen van de liquiditeitsbegroting.
1 De Debiteurenadministratie houdt zich bezig met het opstellen en versturen van facturen, het bewaken van contracten en het bewaken van het debiteurenbestand. 2 Voor de crediteuren- en subadministraties geldt dat intern informatie moet worden ingewonnen bij onduidelijke facturen, boekingen, et cetera.
– – – – –
Het bewaken van de verzekeringsportefeuille, het aanmelden van schades en het bewaken van de voortgang hierin. Het, op verzoek, mondeling en /of schriftelijk verstrekken van informatie uit de financiële administratie aan het management (intern) en belanghebbenden (intern). Het signaleren van mogelijkheden tot verbetering in werkmethoden en procedures binnen de administratieve organisatie. Het archiveren van financiële brondocumenten. Het gebruikelijk deelnemen aan werkoverleg.
Profiel van de functie Kennis – MBO werk- en denkniveau (Administratief), aangevuld met een voor de functie relevante opleiding. – Kennis van en inzicht in de administratieve processen, alsmede in (het begrippenkader van) de administratieve organisatie. – Kennis van de toepassing van de relevante financiële applicaties. Specifieke functiekenmerken – Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het overdragen van (financiële) informatie, het manen van debiteuren en het geven van een toelichting op financiële overzichten. – Ordelijkheid en systematisch werken / accuratesse en nauwkeurigheid voor het op de juiste wijze verwerken van een diversiteit aan financiële gegevens. – Cijfermatig inzicht. – Integriteit bij het verwerken van financiële of personele gegevens. Inschaling: Schaal 6
Vastgesteld te Leeuwarden d.d. januari 2008.
dr. G.G. Anthonio voorzitter Raad van Bestuur
Beroepsgroep 7 secretariaatsmedewerker, financieel administratief medewerker, administratief medewerker, medewerker personeelsadministratie, salarisadministrateur, medewerker bedrijfsvoering/-facilitair, applicatie-/gegevensbeheerder, medewerker Informatievoorziening, zorgtoewijzer, systeem-/netwerkbeheerder
KERNCOMPETENTIES Betrouwbaar Handhaven van waarden van de organisatie en nakomen van afspraken. Anderen (collega’s en klanten) kunnen rekenen op specifieke expertise en competenties. Komt gemaakte afspraken na of meldt tijdig goede redenen om een afspraak niet na te kunnen komen. Neemt verantwoordelijkheid om de door de organisatie genomen beslissingen zo goed mogelijk uit te voeren. Neemt initiatief om het eigen vakmanschap op peil te houden. (lezen van vakliteratuur, opleidingen, leren van collega’s etc.) Controleert beschikbare en aangeleverde gegevens/informatie op juistheid. Gaat zorgvuldig om met de inzage in vertrouwelijke en persoonlijke gegevens. Resultaatgericht Gerichtheid op het behalen van vastgestelde doelen en resultaten. Hanteert de planning (en controlcyclus). Maakt afspraken met de leidinggevende over individuele c.q. teamdoelstellingen zodat duidelijk is welk resultaat van hem/haar verwacht wordt. Toetst regelmatig of het vastgestelde doel nog steeds overeenkomt met de wellicht gewijzigde omstandigheden. Draagt bij afwezigheid werkzaamheden over aan collega’s om de voortgang te waarborgen. Stelt prioriteiten, indien noodzakelijk in overleg met de leidinggevende, in de veelheid van opdrachten en opdrachtgevers. Controleert de voortgang van gemaakte afspraken binnen de afdeling, door collega’s hiernaar te vragen. Ondernemend Kansen binnen het vakgebied en de eigen organisatie kunnen signaleren en onderzoeken. Als een kans zich voordoet deze kunnen oppakken en vertalen naar concrete acties/innovaties. Draagt een actieve en positieve betrokkenheid uit ten aanzien van de eigen taakuitoefening. Komt met voorstellen voor verbetering van diensten of interne procedures op basis van ontwikkelingen en ervaringen in de taakuitoefening. Geeft ongevraagd advies bij bepaalde onderwerpen of projecten vanuit de overtuiging dat zijn/haar expertise wenselijk/noodzakelijk is. Neemt initiatieven die bijdragen aan het bereiken van doelstellingen, wacht niet af.
BEROEPSGROEPCOMPETENTIES
Assertief Effectief communiceren van eigen standpunten. Stelt beleefd grenzen aan de tijd die klanten/collega’s claimen, in verband met het nakomen van afspraken met andere collega’s of andere prioriteiten. Durft indien noodzakelijk stelling te nemen in een gesprek met een klant/collega maar houdt ruimte om in gesprek te blijven. Neemt initiatief om de leidinggevende de middelen te vragen die nodig zijn om het werk in overeenstemming met de doelstellingen uit te kunnen voeren. Laat wel merken dat hij/zij er is om te ondersteunen, maar neemt niet structureel werkzaamheden van een ander over. Spreekt collega’s aan op het juist en volledig aanleveren van benodigde gegevens. Plannen/organiseren In staat om vooruit te kijken en overzicht te houden door structuur aan te brengen. Kijkt vooruit om de haalbaarheid van gemaakte afspraken in te schatten. Onderneemt actie wanneer hij/zij ziet dat een onderdeel van de planning/werkzaamheden in het gedrang gaat komen (pro-actief). Kan schakelen tussen het uitvoeren van verschillende taken. Houdt overzicht over de werkzaamheden ook wanneer er veel zaken tegelijk spelen. Baseert zich in de uitvoering op vastgestelde procedures. Weet informatie terug te vinden door structuur in de werkzaamheden aan te brengen (bijv. registratie van gegevens, lijsten bijhouden, dossiers). Vraaggericht De wensen en behoeften van de (interne) klant signaleren en onderzoeken en hier professioneel op reageren. Is door een vriendelijke houding gemakkelijk te benaderen door klanten/collega’s. Vraagt feedback aan collega’s over het resultaat en de levertijd van de geboden diensten. Onderzoekt wat een collega/klant werkelijk nodig heeft door dóór te vragen. Heeft een servicegerichte instelling ten opzichte van collega/klant wat zich uit door bereid te zijn iedereen (op weg) te helpen. Communiceert duidelijk over wat klanten/collega’s wel en niet kunnen verwachten van de dienstverlening. Vertelt collega’s welke prioriteiten binnen de werkzaamheden gekozen zijn.
