V. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan 1) Anggota rantai pasok bisnis suku cadang PT. TAM, yaitu supplier (mata rantai 1), TAM (mata rantai 2) sebagai agen tunggal pemegang merk Toyota, main dealer Toyota (mata rantai 3), sub dealer/branch/VSP dan partshop (mata rantai 4) yang secara langsung melayani end-user yaitu pemilik kendaraan Toyota yang menggunakan suku cadang asli Toyota (mata rantai 5). 2) PT. TAM telah menerapkan SCM dengan baik.
PT. TAM telah
menerapkan kelima proses manajemen inti dalam SCOR level 1, sehingga seluruh elemen rantai pasok saling terintegrasi dan menghasilkan kinerja yang baik, terlihat dari hasil pengukuran kinerja metrik level 1. Delivery Performance menunjukkan pengiriman on time untuk tujuan luar Jakarta diatas 90% dan tujuan Jakarta diatas 98%. Bahkan pada bulan September mencapai 100% untuk tujuan Jakarta pada semua tipe order.
Order
Fulfillment Lead Time TAM dalam menyampaikan suku cadang cukup singkat dan telah memenuhi target. Lead time yang dibutuhkan dalam menyampaikan order tipe 3 untuk tujuan: Pulau Sumatera= 6-7 hari, Pulau Jawa= 1-3 hari, Pulau Sulawesi= 10-16 hari dan Pulau Irian= 25-28 hari. Supply Chain Response Time adalah 0 (nol) hari yang menunjukkan rantai pasok suku cadang TAM sangat fleksibel. 3) Kategori proses yang sangat kritis untuk PT. TAM adalah kategori proses Deliver Stocked Product (D1) karena PT. TAM bergerak di bidang penyampaian (deliver) suku cadang Toyota kepada main dealer. SCOR Level 3 menguraikan aliran proses dan informasi kegiatan pemrosesan order pada PT TAM. Pada level 4 dilakukan penguraian tugas dari elemen proses pada level 3 sehingga dapat menjadi acuan bagi pelaksana/praktisi. Dalam pengelolaan rantai pasok, aspek kritis yang sangat mempengaruhi keberhasilan rantai pasok adalah sistem informasi pengorderan, sistem informasi persediaan (inventory), ketepatan waktu penyiapan suku cadang untuk dikirim (picking, checking dan packing), dan strategi pengiriman.
61
2. Saran 1) Pemilihan dan penilaian kinerja supplier dan pihak ekspedisi secara periodik dianjurkan untuk perusahaan, agar memudahkan pemilihan supplier dan ekspedisi yang memiliki kinerja terbaik sehingga target lead time dapat tercapai. Selain itu perlu mencari penyebab mundurnya lead time dari target yang ditetapkan dan menentukan strategi yang tepat dalam penyampaian suku cadang, sehingga target delivery on time dapat tercapai. 2) Penelitian lebih lanjut mengenai implementasi sistem barcode dalam konsep sistem ordering dan invoicing yang dapat mengurangi lead time pemrosesan order dan kesalahan pengiriman parts dalam melayani order dari pelanggan. Selain itu dapat pula dilakukan penelitian lebih lanjut tentang pengelolaan Parts Claim (PC) dan Parts Warranty Claim (PWC) di PT. TAM yang termasuk dalam kategori proses Deliver Return (DR) pada level 2 model SCOR.
DIRECTORATE Board of Directors
MARKETING
DIVISION
DEPARTMENT SALES
MARK. PLANN. & CUST. REL.
AFTER SALES MARKETING
SERVICE PARTS LOGISTIC
FINANCE & ADMINISTRATION SUPPORT
# Sales Planning # Dealer Development # Domestic Operation # # # # #
Customer Satisfaction Planning & Analysis Communication Product Planning Accessories
# # # #
Planning Opr. Improv. & Network Dev. Business Development Area Operation
# # # #
New Model & Parts Information Parts Control Supply Operation Warehouse New Warehouse Project Kaizen Group LK3 Committee
TECHNICAL SERVICE
# Training # Technical & Warranty # Workshop
VEHICLE LOGISTICS
# Delivery Control # Logistics I # Logistics II
FINANCE & ADMINISTRATION
Gambar 5. Struktur organisasi Toyota-Astra Motor
# # # # #
Accounting Financing Human Resources General Affairs & Purchasing System Support 24
Tabel 5. Ruang lingkup elemen-elemen SCOR pada rantai pasok PT. TAM
No
Elemen
Mata Rantai 1
Mata Rantai 2
Mata Rantai 3
Mata Rantai 4
Mata Rantai 5
Proses
(Supplier)
(PT. TAM)
(Main Dealer)
(Dealer/Cabang)
(End User)
1
Plan
2
Source
3
Make
Perencanaan kebutuhan suku cadang, perencanaan finansial, perencanaan persediaan suku cadang dan perencanaan pengiriman suku cadang ke pelanggan Pengadaan bahan baku Pemesanan, pengiriman, untuk memproduksi suku pemeriksaan dan cadang Toyota, memilih pengeluaran yang pemasok dan membuat berkaitan dengan kesepakatan dengan pemerolehan suku pemasok cadang dari supplier
Perencanaan pemesanan suku cadang dan pelayanan pelanggan
Perencanaan waktu penggantian suku cadang seharusnya
Pemesanan suku cadang ke main dealer, penerimaan, pemeriksaan dan pengeluaran yang berkaitan dengan pembelian suku cadang
Pembelian suku cadang melalui subdealer/parts shop
Menghasilkan suku cadang Toyota
Dealer/cabang tidak merubah bentuk dan kemasan suku cadang yang disalurkan kepada pelanggan Toyota.
Tidak ada proses membuat oleh end user. End user adalah pengguna suku cadang asli Toyota.
Perencanaan produksi suku cadang, perencanaan finansial dan perencanaan pengiriman
Perencanaan pembelian suku cadang, perencanaan waktu pengiriman atau pendistribusian suku cadang ke sub dealer/ parts shop Pembelian suku cadang dari PT TAM, penerimaan suku cadang dari PT TAM dan pengeluaran yang dikeluarkan berkaitan dengan pembelian suku cadang Pengepakan/pengemasan Main dealer tidak suku cadang merubah baik bentuk maupun kemasan suku cadang yang disalurkan ke subdealer, parts shop dan workshop
38
Tabel 5 (lanjutan) 4 Deliver Melakukan pengepakan/pengemasan, pengiriman suku cadang ke PT TAM, membuat pembukuan suku cadang yang dikirim
5 Return
Mengelola pengembalian produk yang cacat dari PT TAM dan menyediakan transportasi untuk pengiriman suku cadang pengganti
Melakukan pengepakan dan pengemasan sesuai prosedur standar Toyota, melakukan pengiriman dengan transportasi yang tepat dan tepat waktu, mengelola proses pesanan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan (main dealer) mengatur pembukuan kredit, membuat daftar pengiriman barang Pembuatan klaim atas produk cacat kepada TMC dan TMMIN; mengelola parts claim dari pelanggan TAM (main dealer) atas produk yang cacat, kesalahan part number yang dikirim atau jumlahnya kurang; menerima pengembalian barang dan mengganti dengan pembayaran klaim kepada pelanggan
Mengelola proses pesanan, menjaga hubungan baik dengan pelanggan (dealer/parts shop) dan mengatur pembukuan kredit
Pelayanan Tidak ada proses pelanggan dan pengiriman oleh menjaga end-user hubungan baik dengan pelanggan (pemilik mobil Toyota)
Mengirim kembali suku cadang yang cacat pada PT TAM dan menerima pembayaran atas klaim yang diajukan; mengelola klaim dari dealer atas kesalahan suku cadang yang dikirim atau kuantitasnya dan suku cadang cacat; menerima pengembalian suku cadang cacat dari pelanggan dan mengganti dengan part number yang sama
Mengirimkan kembali suku cadang yang cacat ke main dealer dan mengelola klaim dari pelanggan (pengguna suku cadang asli Toyota)
Mengembalikan produk yang cacat atau rusak dalam masa garansi kepada dealerdealer Toyota
39
- database - ES.1 manage sourcing - Signal order parts (customer)
Inputs :
bussiness rules - ES.3 maintain source data
(fax, POS, on-line) - EP.4 manage integrated SC inventory
Process :
Outputs :
D1.1 Process Inquiry & Quote (Input data to System Parts SPLD)
- Output from system parts (database) - price list
- ES.4 manage product - Output database
- ED.2 Assess delivery
- P4.1 Identify, prioritize & aggregate
inventory
- time order entry
D1.2
D1.3
D1.4
D1.5
D1.6
Receive, Enter & Validate Order
Reserve Inventory & Determine Delivery date
Consolidate Orders
Plan & Build Loads
Route Shipment
- S1.1 Schedule product delivery
- Allocation Check List (ACL)
- Input to update database
from Source
D1.8 Receive Product at Warehouse
ED.4 manage finished product inventory
M1.2 Issue product
D1.9 Issuing Process (pick, check, pack)
picking label packing list
- ED.3 Manage Deliver Information
EM.6 Manage Transportation
Invoice A, B & D
D1.10 Load vehicle, Generate Ship Doc., Invoicing, Ship Product
D1.11 Receive & Verify Product at Customer Site
performance
D1.7 Select Carrier & Rate Shipment
- ED.6 Manage transportation
- Authorize expedicy payment - Shipping Instruction - Surat Jalan (Jkt) atau Shipping Document (Out Jkt) - Invoice A-D
55 Gambar 13. Alur kerja dan informasi elemen Deliver Stocked Product (D1)
Inputs :
fax , POS, on-line
fax , POS, on-line
Allocation Check List
Process :
penerimaan order suku cadang
input data ke System Parts SPD
input data ACL oleh man power
Allocation Check List
print-out picking label
picking label + parts
shipping document invoice A, B, C & D
shipping instruction
shipping instruction
parts ready cargo
packing list parts (in the case)
pengiriman part ke pelanggan
persiapan pengiriman barang, pengangkutan (vanning process)
proses pemindahan parts/case ke temporary area
input no. case untuk dipindahkan ke temporary area
packing (bending , nailing , timbang, mengukur volume)
shipping instruction (diserahkan ke gudang)
parts ready cargo
Outputs :
invoice A, B & D utk customer invoice C utk Dept S/O
shipping document surat jalan invoice A, B, C & D
parts di temporary area
picking label
pengambilan part number di gudang dan penempelan picking label
picking label + parts
pengecekan dan pengepakan
packing list parts (in the case)
Gambar 14. Alur pemrosesan order suku cadang PT TAM 58