BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan evaluasi proses pengelolaan obat dengan prioritas analisis pada pemborosan (waste) pada proses pengadaan obat, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa: 1. Masalah dalam proses pengelolaan obat mengenai: prosedur kriteria seleksi obat dan pengorganisasian KFT, sistem pengadaan dan perencanaan anggaran pengadaan obat, sistem distribusi dan penataan ruang, dan farmasi klinik. 2. Proses pengelolaan obat yang paling bermasalah dan diprioritaskan untuk dilakukan perbaikan adalah proses pengadaan obat. 3. Pemborosan (waste) dalam proses pengadaan obat, antara lain: a. Memproses secara berlebihan atau keliru (overprocessing), yaitu duplikasi pembuatan data pesanan obat dan data faktur untuk arsip b. Produksi berlebihan (overproduction), yaitu duplikasi data pesanan obat dan data faktur untuk arsip c. Kreativitas staf yang tidak dimanfaatkan (human potential), yaitu kepala instalasi farmasi membuat usulan pengadaan obat d. Menunggu (waiting), yaitu pembuatan surat pesanan obat menunggu dan memasukkan data obat datang 1 hari, serta lead time obat memanjang. e. Persediaan berlebih (inventory), yaitu obat slow moving kadaluarsa sebelum digunakan. f. Gerakan yang tidak perlu (motion), yaitu staf harus mengambil obat yang letaknya terpisah dari gudang. g. Transportasi (transportation), yaitu sebagian obat disimpan terpisah dari gudang. 4. Akar masalah penyebab pemborosan (waste) antara lain: komunikasi kurang baik, belum ada perencanaan anggaran pengadaan obat, tidak ada data stok minimal, fungsi pengorganisasian KFT tidak berjalan baik, penataan area kerja belum memadai.
76
77
B.
Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka untuk memperbaiki proses pengadaan obat di instalasi farmasi RS Santa Maria Pemalang dapat disarankan hal-hal sebagai berikut: 1. Untuk instalasi farmasi RS Santa Maria Pemalang: a. Menghilangkan
proses
pembuatan
usulan
pesanan
obat
dan
menggantikan surat usulan pesanan obat dengan kartu kanban untuk mempersingkat proses administrasi pembuatan surat pesanan obat.
Kanban Card RS Santa Maria Pemalang Nama barang: _________________________ Stok minimal: _________________________ Jumlah order: _________________________ Suplier: ______________________________ Gambar 11. Contoh Kartu Kanban
b. Menghilangkan proses pembuatan arsip kopi faktur di gudang farmasi, arsip kopi faktur cukup dibuat oleh staf pengadaan saja dengan format yang disepakati agar dapat digunakan bersama oleh staf gudang dan pengadaan. c. Menghitung jumlah stok minimal (minimum stock) setiap 6 bulan sekali, dengan rumus sebagai berikut: Minimum stock = order stock + safety stock Keterangan : Order stock = order lead time x usage Safety stock = Maximum Daily Usage − Average Daily Usage
78
d. Melakukan penataan area kerja gudang farmasi dengan melakukan 5S (sorting, storage, shining, standardize, self discipline) untuk memilah barang yang diperlukan, kemudian dilakukan penataan, pembersihan, dan melakukan hal tersebut
sebagai pembiasaan, serta menegakkan
kedisiplinan tentang hal tersebut. Langkah-langkah yang dapat dilakukan sebagai berikut: 1) Melakukan pengamatan area kerja dan melakukan pemilahan untuk barang yang tidak diperlukan dalam melakukan aktivitas kerja 2) Menggunakan metode stratifikasi/pengkategorian untuk menentukan kriteria pemilahan
Frekuensi Penggunaan Rendah
Kriteria Pemilahan
Frekuensi Penggunaan Sedang
Tidak digunakan dalam setahun terakhir Digunakan dalam 6-12 bulan terakhir Digunakan sekali dalam 2-6 bulan Digunakan lebih dari sekali sebulan
Dibuang
Disimpan di gudang
Disimpan di lokasi tertentu
Digunakan tiap minggu Frekuensi Penggunaan Tinggi
Digunakan tiap hari
Disimpan dekat area kerja atau dibawa
Digunakan tiap jam Gambar 12. Metode Stratifikasi Kriteria Pemilahan
3) Pada saat pengamatan dan pemilahan, juga melakukan red tagging, yaitu memberikan tanda visual yang menyatakan barang tersebut tidak diperlukan dalam operasional.
79
RED TAG Informasi Barang Tanggal: _______Ditandai oleh: ________ Nama barang: ______________________ Lokasi: ____________________________ Kategori £ Peralatan £ Bahan mentah £ Barang jadi £ Dalam proses pengerjaan £ Alat ukur dan £ Bagian mesin instrumen £ Bahan habis £ Lain-lain pakai Alasan Ditandai £ Tidak dibutuhkan £ Usang £ Cacat Saran £ Dikembalikan ke ____________ £ Relokasi £ Dijual Komentar __________________________________ __________________________________ NOMOR RED TAG:_________
Gambar 13. Contoh Red Tag
4) Menentukan tempat penyimpanan untuk semua barang dengan memperhatikan keamanan (safety), kemudahan akses dan efisiensi waktu. e. Memperbaiki standar prosedur operasional pada unit pengadaan mengenai pengecekan status pengiriman obat, bila obat belum datang melebihi lead time yang tertulis di kartu kanban, maka staf pengadaan harus menanyakan kepada pihak suplier dan mencari alternatif solusi lain bila obat tidak dapat dikirimkan. 2. Untuk bagian keuangan RS Santa Maria Pemalang: Menetapkan anggaran untuk pengadaan obat agar bagian keuangan dapat mengatur cash flow dengan baik, dengan cara menginformasikan biaya pengadaan secara teratur agar farmasi dapat mengatur permintaan obat supaya tidak melebihi batas yang sudah ditentukan.
80
3. Untuk direktur RS Santa Maria Pemalang: a. Mengaktifkan fungsi pengorganisasian KFT dengan penambahan dokter purna waktu yang mempunyai minat atau pengetahuan mengenai farmasi dalam KFT. b. Membuat perjanjian kerjasama dengan suplier, khususnya mengenai minimal order, waktu pengiriman barang dan lead time. c. Menerapkan metode lean management menggunakan pemetaan proses untuk menganalisis masalah pada aktivitas proses di unit lain.
4. Untuk peneliti selanjutnya: Perlu dilakukan penelitian lebih lanjut untuk eliminasi pemborosan (waste) pada proses pengelolaan obat yang lain.
