Streekarchief Rijnlands Midden Burgemeester Visserpark 28 2405 CR Alphen aan den Rijn
Croene Hart
postadres: Postbus 13 2400 AA Alphen aan den Rijn Telefoon 0172 46 52 65 Fax 0172 46 55 17
Archieven
v o o r de k l o p p e n d e h i s t o r i e v a n de s t r e e k
Aan Burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn Postbus 13 2400 AA ALPHEN AAN DEN RIJN
Ingekomen:
Alphen aan den Rijn, 25 mei 2011 Ons kenmerk:
SRM 2011-224
Uw kenmerk:
26 MEI 2011
Uw brief van: Behandeld door:
F. de Wilde
Telefoon:
0172 465298
Betreft:
jaarrekening Streekarchief Rijnlands Midden 2 0 1 0 R o u t i n g
%' Opbergen
Geacht college, Hierbij zenden wij u ter kennisneming de jaarrekening 2010 en het bestuursverslag 2010, vastgesteld in de vergadering van de archiefcommissie van 20 april 2011. Tot en met 2008 maakte de financiële administratie van het streekarchief deel uit van de financiële administratie van de gemeente Alphen aan den Rijn. Sinds 1 januari 2010 is de financiële administratie van het streekarchief geheel losgekoppeld van die van de gemeente. Daarom kan nu voor de eerste maal de zogenaamd doorschuif-BTW worden toegepast. Deze BTW wordt doorgeschoven aan de deelnemende gemeenten, die deze weer kunnen terugvorderen bij de Belastingdienst. Hierdoor betreft het een budgetair neutrale wijziging. In de toelichting op de balans dient dan ook de zinsnede "Deze naheffing is ontstaan ..." gelezen te worden als: "Deze naheffing is mede ontstaan ...". Deze wijziging kan niet meer fysiek plaatsvinden, gezien het feit dat de rekening al is gecontroleerd door de accountant. Het bestuursverslag 2010 vermeldt niet alleen de werkzaamheden van de archiefcommissie, maar ook die van de dienst. Vanaf 2011 zullen er afzonderlijke verslagen worden gemaakt; een verslag van bestuur en directie en een verslag van de dienst. Met vriendelijke groet, de archiefcommissie van het streekarchief Rijnlands Midden, de voorzitter.
H.I.P. Oppatja
A l p h e n aan den Rijn, Kaag en Braassem, N i e u w k o o p /nternet; www.groenehartarchleven.nl e-mail:
[email protected]
en
Rijnwoude
rekeningnummer: RABO 157171922 IBAN: NL 78 RABO 0157 171922 of 8/C; RABONL2U t.n.v. Gemeente Alphen aan den Rijn inz. Streekarchief
Jaarrekening Streekarchief 2010 Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Rijnlands Midden
30 maart 2011 Voor identificatiedoeleinden Behorend bij cpntroleverkiaring d.d. 2>o...™<*Gj'r.\..2.0\\
G r o n d s l a g e n voor waardering en resultaatbepalinq Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kostprijs. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen de nominale waarde. Er wordt per 01-01-2010 gebruik gemaakt van doorschuif BTW. Deze staat apart verantwoord in de programmarekening. De baten worden verantwoord wanneer deze daadwerkelijk zijn gerealiseerd. Verliezen worden in aanmerking genomen in het jaar wanneer deze voorzienbaar zijn. De baten en lasten worden toegerekend aan de verslagperiode waarop deze betrekking hebben. Het resultaat vóór mutaties in de reserves (vóór bestemming) wordt bepaald als het verschil tussen de baten (bijdragen deelnemende gemeenten en overige baten) en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen lasten. Voordat het resultaat na mutaties in de reserves (na bestemming) wordt bepaald vinden eventuele toevoegingen en/of onttrekkingen aan de reserves plaats. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Vorderingen en overlopende activa De vorderingen zijn opgenomen tegen nominale waarde, voor zover noodzakelijk onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen zijn opgenomen tegen nominale waarde en staan ter vrije beschikking van het Streekarchief Rijnlands Midden. Kortlopende schulden en overlopende passiva De kortlopende schulden hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar.
Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d . d . .'bQ.iooSKi^r.\:..2Q\V
Balans per 31 december 2010 Activa
31-12-2010
31-12-2009
94.866 0 1.674
192.249 191.325 0
VLOTTENDE ACTIVA Vorderingen en overlopende activa Nog te ontvangen bedragen Debiteuren Vooruitbetaalde bedragen
173
Liquide middelen Totaal activa
Passiva
96.713
383.574
31-12-2010
31-12-2009
0 0 0
0 0 0
96.713
370.047
VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na mutaties reserves
VLOTTENDE PASSIVA Kortlopende schulden en overlopende passiva Rek.courant gem. Alphen ad Rijn Nog te betalen bedragen
Totaal passiva
0
13.527
96.713
383.574
96.713
383.574
T o e l i c h t i n g o p de balans: Nog te ontvangen bedragen € 94.866 Dit bedrag bestaat uit de nog te ontvangen bijdragen van de deelnemende gemeenten. Bestaat uit Nog Nog Nog Nog
te te te te
ontvangen ontvangen ontvangen ontvangen
Exploitatiebijdrage Exploitatiebijdrage Exploitatiebijdrage Exploitatiebijdrage
2010 2010 2010 2010
Gemeente Alphen Kaag & Braassem Nieuwkoop Rijnwoude
52.811,87 13.540,70 19.697,17 8.816.25 € 94.866,00
Deze naheffing is ontstaan doordat het Streekarchief Rijnlands Midden per 01-01-2010 gebruik is gaan maken van doorschuif-btw. Deze btw wordt doorgeschoven aan de deelnemende gemeenten, die deze weer kunnen terugvorderen bij de Belastingdienst. Hierdoor betreft het een budgettair neutrale wijziging. Voor
identificatiedoeieinden
B e h o r e n d bjj c o n t r o l e v e r k i a r i n g d . d . .2sC?..x^o^>r.\;..'^c?\>.
Rekening-courant gemeente Alphen aan den Rijn € 96.712 De rekening courant met de gemeente Alphen aan den Rijn omvat het saldo van de nog te betalen bedragen en ontvangen bedragen. Door afrekening van de deelnemersbijdrage 2008 & 2009 met het voorschot van 2010 is het saldo van de rekening-courant aanzienlijk afgenomen. Liquide middelen (Kas) € 173 Per 1 januari 2010 is er ook een kas opgenomen in de balans. Vooruitbetaalde bedragen € 1.674 Hier is een bedrag opgenomen betreffende storage en beeldbank periode 2011. Niet in de balans opgenomen verplichtingen Het Streekarchief Rijnlands Midden heeft geen 'Niet in de balans opgenomen verplichtingen' per ultimo 2010.
Voor identificatiedoeieinden Behorend bh controleverklaring d . d . . / ic?..ocv?^vrL..^??V.\
Proqrammarekeninq 2010 Realisatie 2009
Begroot 2010
i Real i sat e 2010
BATEN Bijdragen gemeenten Bijdrage gemeente Alphen aan den Rijn Bijdrage gemeente Kaag & Braassem Bijdrage gemeente Ni euwkoop Bijdrage gemeente Ri jnwoude
€ 188.458 € € 66.537 € € 70.131 € € 54.129 € € 379.254 €
206.013 72.776 76.726 59.463 414.979
€ 17.557 € € 396.811 €
7.984 € 5.597 422.963 € 503.703
Personeelslasten Huisvestingslasten Overige lasten Doorgeschoven BTW Totaal lasten
€ 254.592 € € 40.837 € € 101.382 € € € € 396.811 €
271.638 € 272.567 40.673 € 40.673 110.652 € 109.739 € 80.724 422.963 € 503.703
Resultaat voor mutaties reserves
€
■
Mutaties reserves
€
- €
Overige baten Leges (fotokopieën en brieven) Totaal baten
€ 249.675 € 87.903 € 91.066 € 69.462 € 498.106
LASTEN
€
-
€
- €
Resultaat na mutaties reserves
Voor iden tificatiedoeiein den B e h o r e n d bij c o n t r o l e v e r k i a r i n g d.d. 3 c ? . . ï r r s ë «oct..^<3V.\ V
Toelichting o p de proqrammarekeninq T o e l i c h t i n g o p de baten 2010 BATEN:
Realisatie 2009 Begroot 2010 Realisatie 2010
Overige baten: Leges (fotokopieën en brieven)
€
€
€
17.557
7.984
5.597
subtotaal overige baten:
77.557
7.954
5.597
188.458
206.013
249.675
66.537
72.776
87.903
70.131
76.726
91.066
54.129
59.463
69.462
Bijdragen gemeenten: Bijdrage gemeente Alphen aan den Rijn: 72.534 inwoners 1.553 meter archief
x€ x€
1,90 72,15
137.627
112.048 249.675 52.812-
Nog te verrekenen bij 2e voorschot 2010
Bijdrage gemeente Kaag en Braassem 25.642 inwoners 544 meter archief
x€ x€
1,90 72,15
48.653 39.249 87.903
13.541-
Nog te verrekenen bij 2e voorschot 2010
Bijdrage gemeente Nieuwkoop: 26.929 inwoners 554 meter archief
x€ x€
1,90 72,15
51.095 39.971
91.066 Nog te verrekenen bij 2e voorschot 2010
19.697-
Bijdrage gemeente Rijnwoude: 18.547 inwoners 475 meter archief
x€ x€
Nog te verrekenen bij 2e voorschot 2010
1,90 72,15
35.191 34.271 69.462 8.816-
subtotaal bijdragen gemeenten
379.254
414.979
498.106
TOTAAL BATEN:
396.811
422.963
503.703
Overige Baten De baten 2010 zijn een stuk lager dan 2009. In 2009 zijn er extra werkzaamheden verricht voor gemeente Kaag en Braassem. Bijdragen gemeenten De naheffing van de bijdragen van de gemeenten zijn te wijten aan de invoering van doorschuif-btw. Hierdoor worden de lasten verhoogd met de door te schuiven btw.
Voor identificatiedoeieinden Behorend bij controleverkiaring d . d . .:^<2..x>*x*.vr.k..2.Q.\>
Per gemeente is weergegeven wat er nog nagefactureerd zal worden voor 2010. In onderstaande tabel staat het nog een keer weergegeven. Gemeente Alphen aan den Rijn Kaag en Braassem Nieuwkoop Rijnwoude
Begrote bijdrage 2010 €206.013 € 72.776 € 76.726 € 59.463
In rekening gebracht 2010 €196.863 € 74.362 € 71.369 € 60.646
Werkelijke bijdrage 2010 € 249.675 € 87.903 € 91.066 € 69.462
Nog te ontvangen €52.812 €13.541 €19.697 €8.816
KOSTEN PER INWONER personeelskosten totaal: aantal inwoners kosten per inwoner
€ €
272.567 143.652 1,90
KOSTEN PER M1 totale uitgaven excl. personeelskosten & legesbaten gebruikte depotruimte per m1 kosten p e r m l :
€ €
225.539 3.126 72,15
Aantal inwoners per 1-1-2010 conform opgave CBS dd.24-01-2011 Alphen aan den Rijn 72.534 Kaag en Braassem 25.642 Nieuwkoop 26.929 Rijnwoude 18.547 Totaal 143.652 Aantal gebruikte meters per gemeente Alphen aan den Rijn Kaag en Braassem Nieuwkoop Rijnwoude Totaal
1.553 544 554 475 3.126
Voor identificatiedoeieinden Behorend bij controleverkiaring d.d. .%&...
Toelichting lasten 2010: LASTEN:
Realisatie 2009 Begroot 2010 Realisatie 2010 €
Personeelslasten: 4,2 fte 2,0 fte inhuur
236.257 18.335
251.325 20.314
253.957 18.610
254.592
271.638
272.567
Huisvestingslasten: Aandeel in huisvestingslasten Bijdrage uitbreiding archiefbewaarplaats
34.445 6.392
34.445 6.228
34.445 6.228
subtotaal
40.837
40.673
40.673
54.130
60.387
58.948
47.251
50.265
50.791
101.382
110.652
80.724 190.463
396.811
422.963
503.703
subtotaal
Overige lasten: Beheerskosten (archiefbenodigdheden) Kosten ondersteuning van financiën, interne zaken, personeelszaken, automatisering e.d., vlgs. systeem Alphen opslag op salaris: opslag 20 % excl. inhuur Door te schuiven BTW subtotaal ITOTAAL LASTEN:
Huisvestingskosten Het aandeel in de huisvestingskosten is een vast bedrag dat door de gemeente Alphen aan den Rijn in rekening wordt gebracht bij het Streekarchief voor het gebruik van het pand. De bijdrage in de uitbreiding zijn de kapitaallasten die betrekking hebben op de uitbreiding van het Streekarchief. Deze lasten zijn gemaakt door de gemeente Alphen aan den Rijn en worden doorberekend aan het Streekarchief. Overige kosten Beheerskosten Geen bijzonderheden. Overhead De overhead wordt door de gemeente Alphen aan den Rijn in rekening gebracht door een opslag van 20% op de salarislasten, exclusief inhuur. Door te schuiven BTW Hier staat het BTW-bedrag dat wordt doorgeschoven aan de deelnemende gemeenten ter compensatie bij het BTW-compensatiefonds.
Voor identificatiedoeieinden Behorend b i l controleverklaring d.d. .^
#^rrfc...^-o^
Croene H a r t
Archieven
v o o r de k l o p p e n d e h i s t o r i e v a n de s t r e e k
Streekarchief Rijnlands M i d d e n
Vastgesteld in de vergadering van de archiefcommissie streekarchief Rijnlands Midden iretaris, ^
__—-
^
"
de voorzitter,
Deloitte Accountants B.V. Schenkkade 47 2595 AR Den Haag Postbus 90721 2509 LS Den Haag Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9815 www.deloitte.nl
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan de Archiefcommissie van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Rijnlands Midden Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de jaarrekening 2010 van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden te Alphen aan den Rijn gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2010 en de programmarekening over 2010 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van de archiefcommissie De archiefcommissie van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven, en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting, en met de relevante wet- en regelgeving waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. De archiefcommissie van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
299.002/2011/001-bl
Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan alsmede voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door de archiefcommissie van de gemeenschappelijke regeling gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten en toevoegingen aan reserves. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden, uitgezonderd hetgeen is vermeld in de paragraaf 'Onderbouwing van het oordeel'. Onderbouwing van het oordeel De archief commissie heeft voor het jaar 2010 geen normenkader vastgesteld, waarin opgenomen de interne en externe wet- en regelgeving van toepassing op de gemeenschappelijke regeling die geldt als norm voor de rechtmatigheidscontrole. Tevens heeft de archiefcommissie geen financiële verordening en controleverordening vastgesteld voor het jaar 2010. Dit is goedgekeurd door de externe toezichthouder, i.c. Gedeputeerde Staten van de provincie Zuid-Holland. Hierdoor zijn geen kaderstellende documenten beschikbaar waaruit de controlepunten en reikwijdte voor de rechtmatigheidscontrole blijken met als gevolg dat wij niet op rationele wijze de vereiste zekerheid hebben kunnen verkrijgen over de rechtmatige totstandkoming van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden te Alphen aan den Rijn een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2010 als van de activa en passiva per 31 december 2010 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
299.002/2011/001-bl
Om redenen die zijn vermeld in de paragraaf 'Onderbouwing van het oordeel' kunnen wij geen oordeel geven over de juiste totstandkoming in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 213, lid 3 onder d Gemeentewet vermelden wij dat wij geen uitspraak kunnen doen over de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening, omdat niet is voldaan aan de verplichting eenjaarverslag (programmaverantwoording en de paragrafen) op te stellen en aan de jaarrekening toe te voegen die voldoet aan de vereisten van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Den Haag, 30 maart 2011 Deloitte Accountants B.V.
Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden: 1
299.002/2011/001-bl
Croene H a r t Archieven v o o r de k l o p p e n d e h i s t o r i e v a n de s t r e e k
Bestuursverslag 2010
APRIL 2011
Croene H a r t Archieven voor de kloppende h i s t o r i e van de streek
Streekarchief Rijnlands Midden
B e s t u u r s v e r s l a g 2010 Archiefcommissie; vergaderingen en leden In maart werden er verkiezingen voor de gemeenteraden gehouden. Als gevolg van deze verkiezingen werd de samenstelling van de archiefcommissie gewijzigd. De vertegenwoordiger van de gemeente Alphen aan den Rijn, de heer P.L.J.M. Schings, werd in de vergadering van 23 juni benoemd tot voorzitter. In september werd de vertegenwoordiger van de gemeente Nieuwkoop, de heer G.A.H. Elkhuizen, opgevolgd door de heer E. Heijnen. In de vergadering van 3 november werd de vertegenwoordiger van Kaag en Braassem, de heer A.J.M, van Velzen, benoemd tot plaatsvervangend voorzitter. Voor de volledige samenstelling van de archiefcommissie zie bijlage 1. De archiefcommissie vergaderde in 2010 op 3 februari, 23 juni, 22 september en 3 november. In de vergaderingen kwamen de gebruikelijke punten aan de orde, te weten financiën, huisvesting streekarchief, samenwerking Groene Hart Archieven, stand van zaken streekarchief. In afzondelij ke hoofdstukken zal nader op deze punten worden ingegaan. De archiefcommissie besloot in 2009 tot het instellen van een ambtelijke werkgroep, waarvan de leden zo mogelijk drie tot vier weken voorafgaande aan de vergaderingen van de archiefcommissie de vergaderstukken toegezonden krijgen. De streekarchivaris heeft de bijeenkomsten van de werkgroep bijgewoond om vragen uit de werkgroep ten aanzien van de vergaderstukken van de archiefcommissie. Het in 2009 ingestelde ambtelijk overleg heeft dit jaar een vervolg gekend nu toegespitst op het bestuurlijk vlak. Eventuele vragen t.a.v. de stukken voor de archiefcommissie werden tijdens dit overleg nader toegelicht. Financiën Met ingang van 1 januari 2009 is de financiële administratie van het streekarchief ontvlochten van de financiële administratie van de gemeente Alphen aan den Rijn. Wel zal die gemeente de zelfstandige financiële administratie voor het streekarchief blijven verzorgen. Besloten werd om met ingang van het boekjaar 2008 de jaarrekening te laten verifiëren door een accountant. In de vergaderingen van juni en september werden de jaarrekeningen 2008 en 2009 besproken. De accountantsverklaring 2009 had vertraging opgelopen en werd pas begin september afgegeven. De accountant had een aantal kritische opmerkingen, waarmee de archiefcommissie kon instemmen. In de septembervergadering werden de rekeningen 2008 en 2009 defmtief vastgesteld, waarna zij werden toegezonden aan de provincie Zuid-Holland. In de vergaderingen van juni, september en november werden de concept-begroting 2011 en de concept-meerjarenbegroting 2011-2014 besproken. Voor de meerjarenbegroting is voor de jaren 2012-2014 vooralsnog de nullijn gehanteerd. De archiefcommissie sprak de wens uit dat met ingang van 2012 een bezuiniging van 5% wordt ingevoerd. Tijdens de begrotingsbehandeling werden de kosten "overhead Streekarchief', op basis van 20% opslag op de salariskosten, besproken. Geconstateerd werd dat de werkelijke kosten, die zouden moeten worden doorberekend, veel hoger zijn. Het grootste gedeelte van dit bedrag bestaat uit kosten ICT-beheer. De gemeente Alphen aan den Rijn heeft vooralsnog niet het voornemen deze werkelijke kosten door te berekenen. De doorberekening van de overheadkosten zal opnieuw aan de orde komen op het moment dat het streekarchief een andere lokatie zal betrekken.
Bestuurverslag 2010
Croene H a r t Archieven voor de kloppende h i s t o r i e van de streek
Streekarchief Rijnlands Midden
In de novembervergadering werden de begroting 2011 en de meerjarenbegroting 2011-2014 vastgesteld, waarna zij werden toegezonden aan de provincie Zuid-Holland. Huisvesting. In alle vergaderingen van de archiefcommissie kwamen de plannen voor de huisvesting van het streekarchief aan de orde. De archiefcommissie volgt ten aanzien van de huisvesting twee sporen, die elk hun eigen snelheid hebben. De front-office van het streekarchief zal gevestigd worden in het te bouwen Cultuurgebouw in Alphen aan den Rijn. Volgens planning zal het gebouw in de loop van 2014 in gebruik genomen kunnen worden. Het uitgangspunt is dat het streekarchief deelneemt op grond van (geïndexeerde) gelijkblijvende huur in vergelijking met de huidige huisvesting. Als back-office zal een gezamenlijk archiefdepot in Gouda worden ontwikkeld. Dit zal naar verwachting in 2012 in gebruik genomen kunnen worden. Ten aanzien van de huur van het depot wordt uitgegaan van de bedragen zoals genoemd in het eerder opgestelde haalbaarheidsonderzoek. Vanwege de nieuwe samenstelling van de archiefcommissie hadden de leden behoefte aan meer informatie over deze plannen. In de notitie "Structurele oplossing huisvestingsproblemen streekarchief Rijnlands Midden" zijn de tot heden genomen besluiten vastgelegd. In de novembervergadering besloot de archiefcommissie de voorzitter en de secretaris te mandateren voorstellen te doen aan de gemeente Gouda ter verbetering en nadere uitwerking van de samenwerkingsovereenkomst Centraal depot. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt aangegaan om invloed te kunnen uitoefenen op bouwkundige vereisten voor de inrichting van het archiefdepot. Tevens besloot de archiefcommissie definitief tot deelname in het Cultuurgebouw te Alphen aan den Rijn door het aangaan van de intentieovereenkomst ontwikkeling Cultuurgebouw en de plaatsvervangd voorzitter te machtigen deze overeenkomst namens de archiefcommissie te ondertekenen. De bouw- en exploitatiekosten van het Cultuurgebouw worden uitgebreid doorgerekend. Er is een kans dat realisatie van het Cultuurgebouw geen doorgang vindt. Naar aanleiding van een discussie in de gemeenteraad van Alphen aan den Rijn, wordt er gewerkt aan een notitie over het al of niet inrichten van een "cultuurzone" nabij het Burgemeester Visserpark in plaats van het Cultuurgebouw. Deze notitie wordt naar verwachting in maart 2011 aangeboden aan de raad. Een eventuele samenwerkingsovereenkomst zal rond de zomer van 2011 gereed zijn. Pas op dat moment is de realisatie van het Cultuurgebouw onomkeerbaar. Inmiddels blijkt dat bovengenoemde mandaten van de archiefcommissie geen rechtskracht hebben, gezien het feit dat het streekarchief een zogenaamde "lichte" gemeenschappelijke regeling is en daardoor geen rechtspersoonlijkheid heeft. De mandaten zullen nu gegeven worden door burgemeesters en wethouders van de deelnemende gemeenten. Samenwerking Groene Hart Archieven De samenwerking van de streekarchieven Rijnlands Midden en Midden Holland binnen de Groene Hart Archieven wordt steeds intensiever. Eind 2009 en begin 2010 heeft een werkgroep, bestaande uit twee medewerkers van elke dienst, onderzoek gedaan naar de organisatiecultuur van de samenwerkende archiefdiensten. De werkgroep werd hierin bijgestaan door een organisatiedeskundige. Elementen uit het door deze werkgroep opgestelde advies werden door beide directeuren overgenomen.
Bestuurverslag 2010
Croene H a r t Archieven v o o r de k l o p p e n d e h i s t o r i e v a n de s t r e e k
Streekarchief Rijnlands Midden
In juni sloten de directeuren van de samenwerkende archiefdiensten een samenwerkingsconvenant, waarin de inmiddels gegroeide praktijk van samenwerking werd vastgelegd. Het samenwerkingsverband richt zich op het kwalitatief verbeteren van de uitvoering van de taken die in het kader van de Archiefwet berusten bij de streekarchieven. Deze taken betreffen publieksbereik, archiefbeheer en informatie en automatisering. Het uitgangspunt van de samenwerking is budgettair neutraal. Daarnaast werd ook de nieuwe organisatiestructuur van de archiefdiensten vastgesteld. Voor de medewerkers van beide diensten is hierdoor duidelijker geworden aan wie verantwoording moet worden afgelegd. De directeuren werden door de besturen van de streekarchieven aangewezen als eikaars plaatsvervanger. Deze aanwijzing geldt voor de taken die in het kader van de Groene Hart Archieven worden uitgevoerd. Personele zaken De omvang en samenstelling van het personeelsbestand wijzigde gedurende het verslagjaar niet. Wel werd op bescheiden schaal begonnen met het wisselen van studiezaalmedewerkers met het streekarchief Gouda. Hierdoor kan bij afwezigheid of ziekte van studiezaalmedewerkers onderlinge vervanging beter worden gerealiseerd. Gedurende het verslagjaar waren tien vrijwilligers één of meerdere dagdelen werkzaam. De meeste vrijwilligers vervaardigen nadere toegangen op archieven. Voor een overzicht van de in 2010 voltooide bestanden, zie bijlage 2. De gezondheid van de vrijwillig medewerker Jan Wondergem ging in de verslagperiode sterk achteruit. Ondanks zijn zwakke gezondheid bleef hij trouw komen om zijn werkzaamheden te verrichten, die hij sinds het najaar 2001 voor het streekarchief deed. De laatste tijd hield hij zich bezig met het nader toegankelijk maken van de 17e eeuwse doopboeken van Koudekerk. Helaas is hij op 8 november overleden. In het kader van de bezuinigingen wordt gedacht over het stopzetten van sommige taken, die door vrijwilligers worden uitgevoerd. De medewerkers van beide archiefdiensten waren in het verslagjaar tweemaal bijeen voor een personeelsbijeenkomst. De bijeenkomsten bevorderden de onderling band, maar waren ook bestemd voor het verstrekken van informatie door de directeuren ten aanzien van veranderingen in de organisatie. Tijdens de tweede bijeenkomst waren de vrijwilligers aanwezig. Streekarchief Het met subsidie ontwikkelde informatiebeleidsplan en het digitaliseringplan (uitvoering van het informatiebeleidsplan) zijn in het voorjaar vastgesteld. De plannen betreffen de informatiehuishouding van de streekarchieven Het in 2009 in gebruik genomen archiefbeheersysteem MAÏS bevalt goed. Gedurende het verslagjaar werd een aanmerkelijk deel van de archiefbestanden ingebracht en daardoor via de website toegankelijk gemaakt voor het publiek. Voor het halen van aangevraagde stukken voor de studiezaal en de controle op retournering van uitgeleende stukken voldoet het programma eveneens.
Bestuurverslag 2010
Croene H a r t Archieven v o o r de k l o p p e n d e h i s t o r i e v a n de s t r e e k
Streekarchief Rijnlands Midden
- beheer van archieven Gedurende de verslagperiode werd doorgegaan met het ompakken van archieven. Naar schatting 95% van de archieven is inmiddels verpakt in zuurvrije omslagen en dozen. De afzonderlijke blokken van archiefbescheiden, waaruit het omvangrijke secretariearchief van Alphen aan den Rijn bestond, zijn fysiek samengevoegd en hebben een doorlopende nummering gekregen. Begonnen is met het samenvoegen van de twee inventarissen. Beide inventarissen besloegen in de oorspronkelijke vorm meer dan 3.000 pagina's A4. In de zomer van 2010 is begonnen met het samenvoegen van deze inventarissen. Door deze bewerking wordt de inventaris geschikt gemaakt voor invoering in MAÏS. De bestaande archiefinventarissen van gemeentearchieven, waarbij meestal in één inventaris de gehele periode van de zestiende eeuw tot eind twintigste eeuw werd beschreven, werden gesplitst. Daardoor is ook in archivistisch opzicht het verschil in taakuitoefening van het voormalige ambacht en de latere gemeente duidelijker geworden. Een aantal van de nieuw ontstane archieven moest worden herverpakt en hernummerd. Een aantal archieven werd door middel van nieuwe inventarissen of plaatsingslijsten toegankelijk gemaakt. Bovendien werden bestaande inventarissen in MAÏS overgezet. De gehele collectie doop-, trouw- en begraafregisters en gaarderarchieven werd opnieuw geïnventariseerd. Extra aandacht was er voor de omvangrijke archieven van de gemeentelijke diensten, die werden ontdaan van overtollig materiaal. Dit betrof onder meer het archief van het GEB Alphen aan den Rijn, het archief van het IGOR, later Rijnstreekberaad en het archief van de gemeentepolitie Alphen aan den Rijn. Door ompakken, vernietigen en verwerving wijzigt jaarlijks het aantal strekkende meters archief dat door het streekarchief wordt beheerd. Per 31 december 2010 werd per gemeente beheerd: Alphen aan den Rijn Kaag en Braassem Nieuwkoop Rijnwoude totaal
1.553 544 554 475
3.126
- verwerving archieven Van verschillende particulieren werd archiefmateriaal ontvangen, hetzij als schenking, hetzij in bewaring. Een aantal keren betrof dat losse stukken of aanvullingen op reeds aanwezig archiefmateriaal, terwijl het soms volledige archieven betrof. Voor een beknopt overzicht zie bijlage 3 Voorafgaande aan overdracht van particuliere archieven wordt van de beheerders verwacht dat het archief ontdaan is van overtollig materiaal, verpakt wordt in zuurvrije omslagen en dozen en voorzien is van een globale plaatsingslijst. Beheerders van omvangrijke particuliere archieven, meestal kerkgenootschappen, werden regelmatig geadviseerd met betrekking tot selectie op vernietigen en bewaren van archiefstukken, voorafgaande aan overdracht.
Bestuurverslag 2010
Croene H a r t Archieven v o o r de k l o p p e n d e h i s t o r i e v a n de s t r e e k
Streekarchief Rijnlands Midden
Inspectie en advisering Nieuwe ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de informatiehuishouding van de aangesloten gemeenten werden door middel van een nieuwsbrief kenbaar gemaakt. Dit jaar zijn geen integrale inspecties uitgevoerd. Wel werd de jaarlijks terugkerende controle van de vemietigingslijsten uitgevoerd. Nogmaals is extra aandacht gevraagd voor de nieuwe beleidsregel vervanging van archiefbescheiden, die sinds 24 juni 2009 van kracht is. Ook is het referentiekader opbouw digitaal informatiebeheer (RODIN) aangeboden. Dit referentiekader kan een goede leidraad zijn voor de inrichting, het gebruik en de beoordeling van een ( in ontwikkeling zijnde) digitale beheeromgeving, waarin digitale archieven duurzaam en toegankelijk worden beheerd. Externe contacten De meest directe vorm van contact met bezoekers vindt plaats in de studiezaal. Voor de aantallen bezoekers, bezoeken, aangevraagde archiefstukken en bezoeken op de website, zie bijlage 4. In dezelfde bijlage wordt een overzicht gegeven van de aantallen behandelde schriftelijke en per email ontvangen verzoeken om inlichtingen. Voor de nieuw ontwikkelde website ontving Groene Hart Archieven de Geschiedenis online prijs in de categorie archiefdiensten. - educatie Voor verschillende schoolklassen werden rondleidingen verzorgd. Groepen leerlingen deden archiefonderzoek voor het vervaardigen van werkstukken. Voor een overzicht zie bijlage 5. Het streekarchief neemt deel in het overleg tussen erfgoedinstellingen en scholen in Alphen aan den Rijn en het Erfgoedhuis Zuid-Holland in relatie tot educatie. In opdracht van het Erfgoedhuis werd "Het verhaal van Alphen aan den Rijn" geschreven. Het streekarchief verstrekte de auteurs de nodige historische gegevens. De uitgave werd op 17 november gepresenteerd. - historische verenigingen Op zaterdag 10 april werd het boek "Op de bodem van een binnenzeer" gepresenteerd. Het streekarchief was verantwoordelijk voor de samenstelling van dit boek, dat verscheen ter gelegenheid van het 200-jarig bestaan van de Nieuwkoopse droogmakerij. Bovendien was het streekarchief nauw betrokken bij de tentoonstelling over Polder 200, die werden georganiseerd op drie lokaties in de gemeente Nieuwkoop en twee lokaties in de gemeente Alphen aan den Rijn. Over de geschiedenis van de droogmakerij werden lezingen gehouden voor Vrouwen van Nu te Nieuwkoop (13 april) de historische verenigingen Ter Aar (15 april) en Alphen aan den Rijn (17 mei) en de Rotary Rijnwoude (30 augustus). Op 5 mei werd een inleiding gehouden bij de publicatie "Met Kerstmis zijn we Vrij...!" te Koudekerk aan den Rijn en op 8 november een lezing voor de Historische vereniging van die plaats over het jaagpad Leiden-Utrecht.
Bestuurverslag 2010
Croene H a r t Archieven voor de kloppende h i s t o r i e van de streek
Streekarchief Rijnlands Midden
- overige contacten De uitgave van de serie "de kleine geschiedenis van het Groene Hart", in samenwerking met Uitgeverij Waanders in Zwolle, werd in 2010 afgerond. De bijbehorende, door het streekarchief ontwikkelde, tentoonstelling was in januari nog te zien in de bibliotheek Schoonhoven en in februari in de bibliotheek Nieuwerkerk aan den Ussel. De tweewekelijks bijdrage, bestaande uit een historische foto met tekst, geschreven voor het Alphens Nieuwsblad, werd voortgezet. Ter gelegenheid van bevrijdingsdag 2010 werd in samenwerking met de Alphense bioscoop een voorstelling gegeven van de in 1945 gemaakte film over de intocht van de bevrijders in Alphen aan den Rijn. De film was ook op de website van het streekarchief te zien. In de bioscoop waren reproducties te zien van aanplakbiljetten van de Duitse bezetter uit de periode 1940-1945, waarvan de originelen in het streekarchief berusten. Samen met de historische vereniging van Alphen aan den Rijn werd in het Parkfilmhuis een tentoonstelling georganiseerd van schetsontwerpen van de gebouwen van de voormalige Marthastichting. Gedurende het verslagjaar werden regelmatig rondleidingen door het depot gegeven.
Bestuurverslag 2010
Croene H o r t Archieven v o o r de k l o p p e n d e h i s t o r i e v a n de s t r e e k
BIJLAGE 1
Streekarchief Rijnlands Midden
Samenstelling van de archiefcommissie
voor de gemeenteraadsverkiezingen: Alphen aan den Rijn RJ. Blom, voorzitter Kaag en Braasem A.J.M, van Velzen Nieuwkoop mevrouw E. van Leeuwen Rijnwoude C.J. van Velzen na de gemeenteraadsverkiezingen: Alphen aan den Rijn P.L.J.M. Schings, voorzitter Kaag en Braassem A.J.M, van Velzen Nieuwkoop G.A.H. Elkhuizen, opgevold door E. Heijnen Rijnwoude F.V. Ketel Streekarchief
BIJLAGE 2
F. de Wilde, secretaris A.J.J. van 't Riet, notulist
In 2010 voltooide nadere toegangen
- doop-, trouw- en begraafregisters voor 1695 Hazerswoude, Hervormde gemeente, 1621-1695. (2010) Leimuiden, Hervormde gemeente, 1643 - 1695. (2010) Oudshoorn, Hervormde gemeente, 1661- 1695, (2010) - huweljksakten burgerlijke stand Aarlanderveen, 1812 - 1917. (2010) Hazerswoude, 1811-1921.(2010) Zwammerdam, 1811-1940.(2010) - overlijdensakten burgerlijke stand Koudekerk aan den Rijn, 1811 - 1960. (2010) Ter Aar, 1811-1950.(2010)
BIJLAGE 3
In 2010 werden onder meer ontvangen archiefstukken) van:
- Winkeliersvereniging Alphen aan den Rijn; - Aannemersbedrijf Van der Bijl (aanvulling); -LTB; - Collectie Coupépolder, van H. Gerritsma; - Remonstrantse gemeente Nieuwkoop (aanvulling); - Akte uit het rechterlijke archief van Alkemade, van G. van der Peijl; - Collectie aantekeningen Zwammerdam, van W. van Tuijl; - Vredesplatform Ter Aar, 1985-1992, van A. Rijnsburger.
Bestuurverslag 2010
8
Croene H a r t Archieven voor de kloppende h i s t o r i e van de streek
BIJLAGE 4
Streekarchief Rijnlands Midden
Aantallen bezoekers studiezaal en website
Statistiek studiezaal Aantal bezoekers: 660 Aantal bezoeken: 1.275 Aantal aangevraagde stukken: 2.851 (exclusief uitlening aan gemeenten) Aantal beantwoorde schriftelijke vragen: circa 200 Statistieken website: Report: Summary - groenehartarchieven.nl Date Range: 01/01/2010 - 31/12/2010 Total Sessions Total Pageviews Total Hits
Average Sessions Per Day Average Pageviews Per Day Average Hits Per Day
Average Pageviews Per Session Average Hits Per Session Average Length of Session
451.865,00 47.729.793,00 67.998.755,00
1.237,99 130.766,56 186.297,96
105,63 150,48 00:09:46
Help Information Calculation Methodology •
Session: A series of Hits to your site over a specific period of time by one visitor.
•
Pageview: A request to the web server by a visitor's browser for any web page; this excludes images, javascript, and other generally embedded file types.
•
Hit: Any successful request to a webserver from a visitor's browser.
•
Bytes: The quantity of network bandwidth used by the files requested during the selected Date Range.
Urchin 5 ©2005 Urchin Software Corporation
Bestuurverslag 2010
Croene H a r t Archieven v o o r de k l o p p e n d e h i s t o r i e v a n de s t r e e k
BIJLAGE 5
Streekarchief Rijnlands M i d d e n
Overzicht bezoekende scholen
Rondleiding Vianova - 20 mei 2010 Vianova, onderbouw en middenbouw Leonardo, 20 leerlingen - 27 mei 2010, Vianova, groep 3 t/m 5, 26 leerlingen Erfgoedspoor, groep 6, Schatrijk - 31 mei 2010, Het Spectrum, Honingzwam, 18 leerlingen - 31 mei 2010, De Rank, 28 leerlingen - 7 juni 2010, Rehobothschool, 26 leerlingen Het nieuwe ambacht, groep 5, Geheimschrift 9 september 2010, juf Joke en 18 leerlingen uit groep 5, jaarlijks bezoek. Dit jaar geheimschrift met puzzels en oud schrift. En rondleiding depot. Open monumenten klassendag 2010 Alphen aan den Rijn, rondleiding 10 september 2010, groep 7/8, 2 klassen van basisschool Het Spectrum in en een klas van De Stromen bezochten in het kader van Open Monumenten Klassendag het oude raadhuis van Alphen aan den Rijn. De klassen waren in 2 groepen gesplitst en zodoende werden er 6 rondleidingen gegeven deze dag. Een onderdeel hiervan was het bezoek aan het streekarchief Rijnlands Midden in de kelder van het oude raadhuis. Werkstuk ontwikkeling Alphen aan den Rijn 9 november 2010 leerlingen van het Ashramcollege op bezoek voor werkstuk over de ontwikkeling van Alphen aan den Rijn Overige werkstukken Leerling hout- en meubileringscollege werkstuk Bonifaciusschool, bouwtekeningen
Bestuurverslag 2010
10
